X Elaboración y Aplicación Metodologías de Seguimiento de La Inversión e Instructivo para La Ejecuci 05202014 1722 Adminfull

Informe Etapa 4: Evaluacin de los Procesos y
Resultados de la aplicacin de los Instrumentos

tcnicos requeridos.
En el marco de la asesora: Elaboracin y aplicacin de
metodologas de seguimiento de la inversin e instructivo para la
ejecucin presupuestaria
Noviembre de 2012
Informe Etapa 4 |1
TABLA DE CONTENIDOS
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Gobierno Regional de Los Lagos
Informe Etapa 4 |2
1. CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO
Versin
Fecha
Descripcin
1.0.0
28/11/2012
Primera Versin del

Documento
Autor / Actualizador
Observador
Katherin Conejeros
Jorge Daz
Daniel Endara
Fecha
Observaciones
Informe Etapa 4 |3
2. INTRODUCCIN
Este documento corresponde al cuarto informe de la consultora: Elaboracin y
aplicacin de metodologas de seguimiento de la inversin e instructivo para
la ejecucin presupuestaria, correspondiente a la etapa Evaluacin de los
Procesos y Resultados de la aplicacin de los Instrumentos tcnicos requeridos.
Dentro de los aspectos considerados en esta cuarta etapa de la consultora se
encuentran las siguientes actividades y sus productos asociados:
Reuniones de coordinacin con el Gobierno Regional, para medir la
aplicabilidad de los instrumentos tcnicos.
Evaluacin de la capacidad de mejoramiento de los procedimientos que se
desarrollan en la ejecucin de un contrato FNDR, tanto en el seguimiento
y el control del 2% y del FRIL, como en el tiempo y el costo de las obras
FNDR.
Capacitacin, a los funcionarios del Gobierno Regional que llevan el
control de los fondos mencionados, y aplicacin del Instructivo y Manual
que mejorar sustancialmente la eficiencia del FNDR en los parmetros
antes mencionados.
Aplicacin y Puesta en Marcha del Instructivo para el seguimiento y control
del 2% de Cultura, Deporte y Seguridad Ciudadana y del Fondo Regional de
inversin Local (FRIL) de acuerdo a Los requerimientos del Gobierno
Regional y de la Ley de Presupuesto.
Aplicacin y Puesta en marcha del manual de procedimientos de costos y
tiempos de la inversi6n FNDR que conlleva contratos explcitos, de
acuerdo a Los requerimientos del Gobierno Regional y de la Ley de
Presupuesto.
Ajustes a los Instrumentos validados: deben sustentarse en los resultados
obtenidos en la puesta en marcha de estos instrumentos tcnicos y deben
sealar con precisi6n los aspectos que requieren cambios y las
orientaciones que deben hacerse.
Es importante destacar que este informe da cuenta de una trabajo personalizado
con cada uno de los analistas de los 3 tipos de proyectos FNDR para la
implantacin del mtodo de seguimiento y control de los proyectos, y de los
manuales de procedimientos e instructivos desarrollados. Adems se realiz la
Informe Etapa 4 |4
capacitacin y transferencia de los instrumentos elaborados, y se est trabaj en
la implementacin de la versin final de los manuales, instructivos y planilla de
control y seguimiento de proyectos.
Adems, en esta ltima etapa del proyecto, se resolvieron inconsistencias e
inconvenientes aparecidos en la etapa de implementacin, de modo de afinar los
instrumentos, procedimientos e instructivos para su puesta en marcha.
Informe Etapa 4 |5
3.
RESUMEN DE ACTIVIDADES DE APLICACIN DE INSTRUMENTOS Y PUESTA

EN MARCHA
Las actividades realizadas para la aplicacin de los instructivos e instrumentos

han sido orientadas en 3 lneas de accin, las que son descritas a continuacin.
3.1
Disponibilizacin de Instructivos y Manuales de Procedimientos
Este trabajo consisti en capacitaciones individuales con los analistas de los

fondos FNDR, FRIL y 2% FNDR, quienes fueron instruidos para asegurar que estn
en conocimiento de los recursos que se encuentran en la red y que pueden
acceder a ellos.
El resultado es que los analistas saben dnde y cmo encontrar los instrumentos,
instructivos y documentos de referencia.
La siguiente estructura muestra el rbol de documentos que se encuentran
disponibles para cada grupo de analistas:
Esta estructura de archivos se encuentra disponible en un servidor compartido en

dependencias del Gobierno Regional de Los Lagos, y accesible desde cualquier
computador conectado a la Red del GORE, en la siguiente direccin:
\\192.168.100.12
Informe Etapa 4 |6
El Directorio cuenta adems con un rbol de navegacin web para facilitar la
bsqueda de documentos, tal como muestra la siguiente figura.
3.2
Implantacin de Mecanismo de Seguimiento y Control de
Tiempos y Costos de las obras FNDR y Seguimiento de Proyectos FRIL y
2%.
En esta lnea de accin se trabaj con los analistas para asegurar que estn en
conocimiento del Mecanismo de seguimiento y control de tiempos y costos de
proyectos FNDR y de seguimiento y control de proyectos FRIL y 2%.
El mecanismo se implant en dos fases:
Informe Etapa 4 |7
Fase 1: Instalacin de las planillas de seguimiento
Esta actividad consisti en instalar cada una de las planillas de seguimiento y
control de los analistas en un servidor compartido en instalaciones del GORE,
permitiendo que cada analista o grupo de analistas acceda a sus planillas para
completar la informacin de los proyectos, y a la vez instalar la planilla maestra
de seguimiento y control de las jefaturas, que les permite acceder de forma
instantnea a la informacin de los proyectos disponibles en las planillas de cada
uno de los analistas. La instalacin de las planillas se realiz bajo la siguiente
estructura de carpetas y permisos:
Inversin FNDR:
FRIL:
Informe Etapa 4 |8
2% FNDR:
Esta estructura de archivos se encuentra disponible en un servidor compartido en

dependencias del Gobierno Regional de Los Lagos, y accesible desde cualquier
computador conectado a la Red del GORE, en la siguiente direccin:
\\192.168.100.12
Adems se configur el acceso en modo lectura de los analistas que trabajan en
grupos, a las planillas de sus colegas, para facilitar el acceso a consultas de
datos, segn los siguientes criterios:
Inversin FNDR: se dio acceso cruzado de lectura a los analistas que
trabajan juntos.
FRIL: se dio acceso de lectura a los analistas Ignacio Ortiz y Miguel Soto, a
la planilla nica de seguimiento de Patricio Ziga.
2% FNDR: se dio acceso de lectura a la planilla de Cultura, a los analistas
de Deportes y Seguridad. Se dio acceso de lectura a la planilla de
Deportes, a los analistas de Cultura y Seguridad. Se dio acceso de lectura a
la planilla de Seguridad, a los analistas de Deportes y Cultura.
Informe Etapa 4 |9
Fase 2: Estandarizacin de planillas y migracin de datos
En el caso de Inversin FNDR se trabaj en la estandarizacin de la Planilla de
Seguimiento en los siguientes aspectos:
Nombres de cabecera modificados en los casos correspondientes.
Campo Estado, se incorpora lista desplegable con estados definidos.
Se agrega hoja Evaluacin de Riesgo para la evaluacin de riesgo de los
proyectos de inversin.
Se incorporan los campos requeridos a la Planilla de Seguimiento individual
en los casos que la Planilla original de cada analista no la tuviese.
Es importante mencionar que las modificaciones realizadas a las planillas
individuales fueron las estrictamente necesarias para el correcto funcionamiento
de la Planilla Maestra que extrae el conjunto de datos, tratando de no modificar
considerablemente el formato original de cada analista.
En el caso de 2% FNDR se implant la Planilla nica de Control y Seguimiento de
proyectos, a partir de planillas de seguimiento existentes, estandarizando la
nomenclatura de los campos, y migrando los datos existentes desde las planillas
de Cultura, Deportes y Seguridad Ciudadana. Adems, a cada una de las planillas
se seguimiento de proyectos de Cultura, Deportes y Seguridad, se incorpor la
siguiente informacin:
Campo Estado, que se incorpora con una lista desplegable con estados
definidos.
Hoja Evaluacin de Riesgo para la evaluacin de riesgo de los proyectos.
En el caso del FRIL, se implant una planilla de seguimiento de proyectos similar
a la usada por los analistas, incorporando las siguientes modificaciones:
Nombres de cabecera modificados en los casos correspondientes.
Campo Estado, que se incorpora con una lista desplegable con estados
definidos.
Hoja Evaluacin de Riesgo para la evaluacin de riesgo de los proyectos
de inversin.
Es importante mencionar que las modificaciones realizadas a la planilla usada
actualmente fueron las estrictamente necesarias para el correcto funcionamiento
I n f o r m e E t a p a 4 | 10
de la Planilla Maestra de Seguimiento de Proyectos, que extrae el conjunto de
datos, tratando de no modificar considerablemente el formato original.
Junto a lo anterior y para cada uno de las lneas de proyectos, se entreg un
Instructivo para facilitar el uso de la planilla de control y seguimiento, que
contiene las indicaciones para completar los campos requeridos, cambios de
estado, Evaluacin de Riesgo y las consideraciones necesarias para el correcto
funcionamiento de la misma.
3.3
Actualizacin de documentos y planillas de control y seguimiento
En esta lnea de accin se trabaj con los administradores para instruirlos

respecto a cmo actualizar, modificar y compartir los documentos de modo que
el Gobierno Regional tenga independencia y autonoma en seguir ampliando y
mejorando el modelo de procedimientos.
Adems, junto a cada documento entregado, se entrega en formato digital los
documentos editables para que puedan ser actualizados cuando sea necesario.
Para la actualizacin del Directorio de Instructivos e Instrumentos, y de las
Planillas de Control y Seguimiento de Proyectos, se adjunta anexo a este informe
los siguientes procedimientos:
Manual de Mantencin del Directorio de Instructivos e Instrumentos del
GORE X.
Manual de Mantencin de la Planilla de Seguimiento de Proyectos de
Inversin FNDR.
Manual de Mantencin de la Planilla de Seguimiento de Proyectos de 2%
FNDR
Manual de Mantencin de la Planilla de Seguimiento de Proyectos de FRIL.
4. EVALUACIN DE LA IMPLANTACIN
El trabajo de implantacin del mecanismo de seguimiento y control de tiempos y
costos (planilla maestra automatizada) y de los manuales de procedimientos e
instructivos, realizado en reuniones individuales y grupales, permiti por un lado
difundir, capacitar y reforzar el uso de los instructivos e instrumentos, y por otro
analizar el nivel de apropiacin y disposicin de los analistas para el uso de los
mismos. A continuacin se revisarn y analizarn los resultados y eventuales
problemas del proceso de implantacin.
4.1
Evaluacin general y nivel de apropiacin de los analistas
4.1.1 Fondo Inversin FNDR

Se trabaj individualmente con los analistas para instruirlos sobre el acceso a los
recursos disponibles y al uso de la Planilla de Seguimiento actualizada a partir de
los datos entregados por cada uno de ellos. En general, se tuvo buena disposicin
para la capacitacin entregada y se manifest aceptacin ante los cambios
presentados. No se presentaron mayores dificultades, ya que el uso de la Planilla
de Seguimiento es una prctica habitual dentro del equipo de inversiones, por lo
tanto el xito de la implantacin depender de la capacidad del Gobierno
Regional para reforzar en forma permanente el uso de estos instrumentos.
A continuacin se presenta la evaluacin general de cada uno de los Analistas:
Nombre Analista
Evaluacin
Isabel Alegra
Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Buena

disposicin ante los cambios realizados. La planilla fue
implementada correctamente para su uso.
Karin Barrientos
Se actualiz la planilla personal incorporando campos

requeridos, los que fueron menores. Hubo problemas en la
implementacin debido a que utiliza hipervnculos a otras
planillas donde maneja los proyectos de forma individual,
dichos problemas deben ser solucionados.
Alejandro Berguecio

implementada correctamente para su uso.
Paola Cabello
Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal de

forma preliminar ya que no se obtuvieron los datos
actualizados.
Ren Crcamo
Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Las

modificaciones realizadas fueron un poco mayor respecto al
resto de los analistas debido a que trabaja con Programas.
Se incorporaron los campos requeridos y el formato. La
planilla fue implementada correctamente para su uso.
Paulina Huidobro

dichos problemas ya fueron solucionados y qued listo para
su uso.
Gloria Quezada

dichos problemas deben ser solucionados.
Vctor Munzenmayer
Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Las

modificaciones realizadas fueron un poco mayor respecto al
resto de los analistas debido a que manejaba
principalmente datos de programacin de pagos, pero no de
seguimiento. Se incorporaron los campos requeridos y el
formato necesario. La planilla fue implementada
correctamente para su uso.
Jorge Vera

implementada exitosamente para su uso. En su caso
particular, la Planilla de seguimiento de la jefatura no
extraer los datos del analista debido a que su compaera
de equipo concentra esa informacin.
En el caso de los analistas de Inversin FNDR, el uso de una planilla diferenciada

para cada analista, con algunas estandarizaciones mnimas necesarias para la
lectura de su informacin, facilitar el trabajo de los analistas en el registro de
la informacin de seguimiento de proyectos.
4.1.2 Fondo FRIL
Se trabaj individual y grupalmente con los analistas para instruirlos sobre el
acceso a los recursos disponibles y al uso de la Planilla de Seguimiento a partir de
los datos entregados por Patricio Ziga. En general, se tuvo buena disposicin
para la capacitacin entregada y se manifest inters por contar con
procedimientos e instrumentos estandarizados. Sin embargo, en este equipo
existe una dinmica de concentracin de la informacin que puede generar
problemas a la hora de mantener actualizada dicha informacin, pues solo una
persona concentra la informacin de los dems analistas y la registra en la
planilla de control y seguimiento. Aunque esta dinmica requiere que el equipo
FRIL se rena al menos una vez por semana para compartir la informacin y
completar la planilla de seguimiento, no permite a todos los analistas
empoderarse de sus proyectos, generando una dependencia hacia uno de los
miembros del equipo.
Respecto al registro de la informacin, no se presentaron mayores dificultades,
ya que el uso de la Planilla de Seguimiento es una prctica que ya se realiza en el
equipo.
A continuacin se presenta la evaluacin general de cada uno de los Analistas:
Nombre Analista
Evaluacin
Ignacio Ortiz
Se trabaj nicamente en la apropiacin de los

instrumentos e instructivos, ya que este Analista no posee
una planilla de seguimiento personal que contenga toda la
informacin de sus proyectos.
Patricio Ziga
Hubo problemas en la implementacin debido a que su

planilla de seguimiento cambia de formato con cierta
frecuencia. Por ende, se actualiz la planilla de proyectos
incorporando cambios menores requeridos para funcionar,
sin interferir en su dinmica de registro.
Miguel Soto
Se trabaj nicamente en la apropiacin de los

instrumentos e instructivos, ya que este Analista no posee
una planilla de seguimiento personal que contenga toda la
informacin de sus proyectos. Buena acogida a la
estandarizacin de procedimientos y uso de los instructivos
e instrumentos.
En el caso del Analista FRIL que registra los datos, el uso de la planilla existente
con algunas estandarizaciones mnimas necesarias para la lectura de su
informacin, facilitar su trabajo en el registro de la informacin de seguimiento
de proyectos y disminuir la sensacin de cambio de prcticas laborales que
podran dificultar el proceso de registro de la informacin.
4.1.3 Fondo 2% FNDR

Se trabaj individual y grupalmente con los analistas para instruirlos sobre el
acceso a los recursos disponibles y al uso de la nueva Planilla de Seguimiento de
Proyectos, elaborada y actualizada segn la informacin entregada por cada
grupo de analistas (Cultura, Deporte, Seguridad Ciudadana). En general, hubo
gran inters y disposicin para la capacitacin entregada, principalmente por los
analistas con menos tiempo en la institucin. Sin embargo, hubo algunas
dificultades en la implantacin del mecanismo de seguimiento, dado que la
prctica de registrar informacin en una nica planilla de control y seguimiento
no es habitual en todos los equipos, existiendo mltiples planillas con
informacin en el mismo equipo, y sin estandarizacin entre las mismas. Por lo
tanto el xito de la implantacin depender de la capacidad del Gobierno
Regional para reforzar en forma permanente el registro de la informacin en
forma estandarizada, oportuna y permanente.
A continuacin se presenta la evaluacin general de cada uno de los grupos de
Analistas:
Nombre Analista
Evaluacin
Cultura
Se trabaj en la migracin de los datos a la nueva planilla

estandarizada, en la disponibilizacion y apropiacin de los
procedimientos e instructivos, y en el uso de la planilla,
con excelente recepcin y disposicin del equipo. Las
principales dificultades se presentaron al migrar la
informacin a una nica planilla, dado que la prctica
habitual del equipo es usar distintas planillas segn la etapa
del proceso, lo que no les permite tener un mapa completo
de la situacin de un proyecto.
Deportes

estandarizada, en la disponibilizacin y apropiacin de los
con solo algunos de los integrantes del equipo, ya que hubo
inasistencias a las reuniones y capacitaciones programadas.
Sin embargo esto no fue impedimento para la implantacin
dado que uno de los miembros del equipo manejaba la
informacin de todos los proyectos. Las principales
dificultades se presentaron al migrar la informacin a una
nica planilla, dado que la prctica habitual del equipo es
usar distintas planillas segn la etapa del proceso, lo que
no les permite tener un mapa completo de la situacin de
un proyecto.
Seguridad Ciudadana

estandarizada, en la disponibilizacin y apropiacin de los
con solo uno de los integrantes del equipo, ya que el
segundo miembro no particip de las capacitaciones
realizadas. La principal dificultad se present en relacin a
la poca informacin disponible en planillas para migrar a la
planilla nica estandarizada de seguimiento, en relacin a
los campos definidos para dicha planilla.
Respecto al nivel de apropiacin de los procedimientos e instructivos, dicho

proceso tomar tiempo, pues conlleva cambio de prcticas laborales que en
algunos casos es difcil de lograr por mltiples razones personales, profesionales
e histricas, lo que requiere un reforzamiento permanente de los responsables de
la institucin.
4.2
Evaluacin
procedimientos
de
la
capacidad
de
mejoramiento
de
los
A partir del trabajo realizado, en particular el conocimiento de las dinmicas

internas y de los equipos de trabajo, el equipo de consultora considera que
existe capacidad y potencial en los equipos profesionales para implantar los
procedimientos entregados, y una vez lograda esta etapa, se debe avanzar en
generar y registrar indicadores operativos que permitan cuantificar la efectividad
y eficacia de los procedimientos. De esta forma se dispondr de informacin
histrica que posibilitar entrar a una nueva etapa de mejoramiento continuo,
logrando consolidar un alto nivel de madurez asociado al modelo de calidad
definido para las instituciones pblicas.
5. AJUSTES A LOS INSTRUMENTOS E INSTRUCTIVOS
Para realizar los ajustes finales a los instrumentos e instructivos se realiz una
reunin con las jefaturas de Inversin FNDR (Andrea Carrasco) e Inversin
Complementaria (Elmo Almonacid), para validar las observaciones surgidas en la
revisin con los analistas en la etapa anterior y que no fueron aplicadas.
A continuacin se presenta el resumen de observaciones y el resultado de la
revisin.
5.1
Observaciones FNDR
Nombre instructivo o instrumento
Observado por
Instructivo para gestin de convenio mandato
Isabel Alegra
1 Importante: Se debe validar lo indicado Los convenios que son del

subttulo 33 deben ir a toma de razn de contralora siempre.
Resultado: Se debe indicar que el envo a Contralora se realiza para los

Proyectos sobre 10.000 UTM y para los Programas y Estudios sobre 5.000 UTM.
Instructivo para supervisin de la ejecucin
!
Isabel Alegra, Ren Crcamo
2-b: Validar si se dejarn los siguientes puntos, ya que el Gobierno Regional

actualmente no cuenta con ellos
" Credencial de identificacin
" Kit de inspeccin
Resultado: Dejar los puntos.

!
El instructivo est orientado a visitas de inspeccin de obras y no se incluye

las particularidades de los Programas.
Resultado: Queda como se dise porque la mayora correspondera a obras.

Instructivo para modificaciones de proyectos
!
Paola Cabello
1-Importante: Donde dice Por compensacin de partidas no debiera ir, ya

que en estricto rigor no debiera realizarse (las UT no debieran informar).
Resultado: Eliminar este punto.
Instructivo
para
Contratacin
!
Licitacin,
Adjudicacin
Karin Barrientos
1 b: No es obligatorio que las unidades tcnicas enven las bases de

licitacin al Gobierno Regional segn el convenio completo e irrevocable.
Resultado: Redactar indicando que se deben enviar las bases como una
recomendacin para tener asesora del Gobierno Regional.
!
1 e: Fijar un plazo segn convenio mandato, mximo 5 das para informar al

Gobierno Regional el ID de licitacin.
Resultado: Definir como 3 das desde que ha sido publicada la licitacin.
Planilla de seguimiento
!
Isabel Alegra
Hay ciertos campos de la planilla de control y seguimiento que no son

completados por los analistas ya que corresponden a informacin que maneja
la Unidad de programacin y control presupuestario.
Resultado:) Son definidos los campos requeridos por la jefatura y se acuerda

incorporarlos en las planillas individuales en caso que no lo tengan. Adems se
acuerda modificar para que la Planilla de la jefatura slo capture los datos de
Paulina Huidobro (ya que ella tiene los de Jorge Vera). Los analistas tendrn
acceso en modo lectura a la Planilla de Seguimiento de su compaero de equipo.)
5.2
Observaciones FRIL

Instructivo
proyectos
!
para
revisin
de
Observado por
admisibilidad
de
Miguel Soto
Sobre el cierre del proceso de admisibilidad, se indica que no se elabora un

certificado de aprobacin de admisibilidad para cada proyecto. Se indica que
el secretario del CORE elabora y entrega un Oficio con la priorizacin de los
proyectos y el monto.
Resultado: No existe un certificado de admisibilidad por proyecto, pero si un

certificado con la priorizacin de los proyectos y el monto, que es el requisito
para comenzar la revisin de admisibilidad. El cierre de la admisibilidad se
gatilla cuando se registran los resultados de admisibilidad en el sistema.
Instructivo para gestin de convenio mandato
!
Miguel Soto, Ignacio Ortiz
Dado que se observa en el instructivo anterior que no se elabora certificado

que acredita admisibilidad, no es necesario que aparezca en este instructivo
el certificado como requisito para elaborar el convenio mandato.
Resultado: Segn el punto anterior, la gestin de convenios tiene como requisito

que el proyecto sea admisible y que haya sido seleccionado por el CORE.
!
Se indica que la firma del Convenio por parte del Alcalde se realiza
inmediatamente despus de elaborar el Convenio, sin pasar por visacin
Jurdica ni de la Jefatura (de Unidad y Divisin). Una vez que ya est firmado
por el Alcalde, se enva a Jurdica, visacin de las Jefaturas y firma del
Intendente.
Resultado: Se corrige el flujo, el que debe ser: Jurdica, Jefatura, firma de

Alcalde y firma del Intendente.
!
En relacin al punto anterior, se indica que la resolucin se elabora una vez

que el convenio vuelve firmado por el Alcalde, y juntos se van a revisin de
Jurdica.
Resultado: Se indica que son procesos distintos, por lo que no necesariamente

van juntos. Sin embargo se recomienda que la resolucin debiera elaborarse
junto con el convenio, y seguir el mismo flujo excepto la firma de Alcalde.
Instructivo para supervisin de la ejecucin
!
Ignacio Ortiz
Actualmente no se hace una planificacin de las visitas de supervisin. Se

recomienda evaluar con la Jefatura si se debe mantener esa seccin en el
instructivo.
Resultado: Se indica mantener la seccin, acuando el concepto de priorizacin

de proyectos a visitar.
!
No se especifica lo que ocurre cuando se rechaza una solicitud de vehculo.

Se recomienda incorporar al instructivo el dejar algn tipo de constancia de
que no se realiz una visita programada por falta de vehculo y que sea
visada por la Jefatura.
Resultado: Se indica que se debe avisar a la Jefatura de la Unidad, y

reprogramar la visita.
!
En la especificacin de los implementos que se deben llevar a una visita de

supervisin, se recomienda sacar aquellos implementos que no existen en el
GORE: Cmara fotogrfica, Casco, Credencial de Identificacin.
Resultado: Se indica mantener el punto, especificando que la Cmara se puede

reemplazar por un Telfono Celular con cmara, y que la credencial de
identificacin puede ser reemplazada por una tarjeta de presentacin.
Instructivo para gestin de pagos
!
Miguel Soto
Se recomienda incorporar el plazo tope de recepcin de solicitudes de

remesa, el que debera ser el da 22 de cada mes. Si la solicitud llega
despus de ese da, se debera dejar para el mes siguiente.
Resultado: Se indica incorporar este punto.
Instructivo para
proyectos FRIL
!
licitar,
adjudicar
contratar
Patricio Ziga
Especificar todos los documentos que se deben adjuntar respecto a la

apertura de la licitacin, segn instructivo FRIL. Sin embargo no se encontr
dicha informacin en el instructivo.
Resultado: Se consult a Patricio Ziga y se incorporaron los documentos

especificados en las bases generales de licitacin.
Instructivo para realizar seguimiento tcnico de

proyectos FRIL
!
Patricio Ziga
Se recomienda especificar en el instructivo de Seguimiento Tcnico que el

ITO tambin debe informar la programacin financiera. Sin embargo no se
especifica en qu instancia (dado que el informe de avance fsico y financiero
que se haba especificado para ser pedido junto a cada estado de pago se
solicit sacar, ver observaciones aplicadas).
Resultado: Se indica que se debe solicitar una actualizacin junto a cada estado
de pago.
Instructivo para realizar solicitud de remesa de

proyectos FRIL
!
Patricio Ziga
La Unidad Tcnica no debe solicitar la 4ta copia cedible al Ejecutor.
Resultado: Se indica no hacer mencin a la 4ta copia.
5.3
Observaciones 2% FNDR
Observado por
Instructivo para gestin de convenios
Vanessa Daz, Jimena Soto,

Liza Campos
Se indica que el Analista no es el encargado de gestionar la firma del

Representante Legal.
Resultado: Se indica que el Analista si es el responsable.

!
Corregir la distribucin de las copias. Se indica que se entrega copia del

Convenio y Resolucin a Oficina de Partes.
Resultado: Se indica la distribucin, considerando que se firman dos copias del

convenio: original del convenio para la DAF y otro para el representante legal del
beneficiario. Copias del convenio para Oficina de Partes, y carpeta del proyecto.
Resolucin original a DAF, y copias a Oficina de Partes, representante legal de
beneficiario y carpeta del proyecto.
!
Se indica que la visacin del Departamento de Jurdica debera ser antes de

la visacin del Jefe de Unidad y del Jefe de Divisin.
Resultado: Se corrige el flujo, quedando de la siguiente manera: Jefe de Unidad,

Jurdica, Jefe de Divisin, firma del beneficiario y firma del Intendente.
Instructivo para gestin de pago
!
Liza Campos
Se indica que no es posible contactar a los beneficiarios (representante legal)

con dos semanas de anticipacin para confirmar la asistencia a la ceremonia
de entrega de recursos, por la variabilidad de agenda del intendente, por lo
que este plazo debera ser menor.
Resultado: Se indica no detallar tiempo.

!
Se indica que se debera incluir en el instructivo las acciones asociadas a la

entrega de recursos cuando el beneficiario tiene rendiciones de proyectos
anteriores con problemas, y la consecuencia de que los cheques caducan
mientras se resuelven los problemas.
Resultado: Se indica incorporar una indicacin que Analista debe gestionar la

revalidacin de cheques.
!
!
!
Instructivo para visitas de verificacin de actividades
!
Priscila Sez, Liza Campos
Se indica que no existe actualmente un calendario de visitas como lo seala

el instructivo, pero que es importante mantener dichas instrucciones y que se
comience a hacer.
Resultado: Se indica mantener este punto ya que debera hacerse.

!
Se sugiere que debera incorporarse tanto a este como al instructivo del

ejecutor, que est presente en una visita de verificacin de carcter
obligatorio al menos un integrante de la Directiva de la Institucin
beneficiada.
Resultado: Se indica incorporar el punto a ambos instructivos.

!
Se indica que no deberan aparecer elementos que se deben llevar a la visita

y que no existen o no estn disponibles en el GORE, como Cmara Fotogrfica
y Credencial de Identificacin GORE.
Resultado: Se indica mantener el punto, especificando que la Cmara se puede

reemplazar por un Telfono Celular con cmara, y que la credencial de
identificacin puede ser reemplazada por una tarjeta de presentacin.
!
Se indica que no debera estar en el listado de tems a verificar en una visita

de verificacin de actividades, la actualizacin de la copia de la libreta con
los movimientos bancarios (aplica en el caso de aportes realizados por otras
entidades).
Resultado: Se indica que se debe mantener el punto.

!
Instructivo para revisin de rendiciones
!
Se debera especificar que las boletas y facturas recibidas deben estar en

buen estado, o en caso contrario venir acompaadas con una copia clara de
respaldo.
Resultado: Se indica que se debe especificar que no se aceptan copias.

!
Se debera incorporar a la verificacin de una rendicin recibida que venga

un Informe de Rendicin Econmica.
Resultado: Se indica no incorporar dicho punto, considerando que los

Beneficiarios no tienen capacidad de hacer un informe de estas caractersticas.
!
Respecto a la verificacin de actividades, se indica que no se verifican los

aportes de otras fuentes porque Contralora no lo pide.!
Resultado: Se indica que si se deben verificar dichos aportes.

!
Instructivo para el ejecutor de proyectos 2% FNDR
!
Incorporar que en la rendicin de gastos debe presentar obligatoriamente el

formulario 29.

!
Si indica que se debe presentar en la rendicin el formulario 29.
Se indica que se debera especificar el monto mximo de las boletas en el

instructivo precisando que el tope es $5000, y no como se define
actualmente (referenciando el monto mximo indicado en el reglamento
vigente del fondo).!
Resultado: Se indica no precisar el monto y hacer referencia al Reglamento del

ao en curso.
!
!
Planilla de seguimiento de proyectos 2% FNDR
Ignacio
Arancibia,
Liza
Campos
!
Eliminar columnas "Total del Proyecto y Aporte Solicitado", debido que la

columna Monto Aprobado por el GORE es lo prioritario en la rendicin.
Esto es para los tres fondos.
Resultado: Se indica no eliminar las columnas mencionadas.

!
Eliminar el campo Nueva fecha de trmino, que se completa cuando hay

una modificacin de tipo Aumento de Plazo, ya que slo ocurre para
algunos proyectos, y se puede manejar como dato en el campo observaciones
asociadas a la modificacin.!
Resultado: Se indica no eliminar la columna mencionada, y se indica adems que

se debe dividir la Fecha de Resolucin y Convenio en dos campos: Fecha de
Resolucin y Fecha de Convenio.
!
5.4
Listado de instructivos e instrumentos
A continuacin se listan los instructivos e instrumentos que se han disponibilizado

dentro de un servidor compartido en el Gobierno Regional de Los Lagos. Los
documentos se encuentran diferenciados por fondo, es decir, Inversin FNDR,
FRIL y 2% FNDR. Para cada uno de ellos se despliega una seccin con Manuales de
Procedimientos, Instructivos e Instrumentos.
El directorio sealado contiene los siguientes documentos:
FNDR
Procesos de Inversin FNDR
Manual de Procedimientos para Definicin de Cartera de Proyectos CORE
Manual de Procedimientos para Asignacin Presupuestaria
Manual de Procedimientos para Elaboracin y Firma de Convenio Mandato
Manual de Procedimientos para Licitacin, adjudicacin y contratacin
Manual de Procedimientos para Supervisin de la Ejecucin
Manual de Procedimientos para Gestin de Pagos
Manual de Procedimientos para Modificacin de Proyectos
Manual de Procedimientos para Reprogramacin de Pagos
Manual de Procedimientos para Gestin de solicitudes
Manual de Procedimientos para Cierre Administrativo de Proyectos
Manual de Procedimientos para Caucin de Boletas de Garanta
Manual de Procedimientos para Devolucin de Boletas de Garanta
Manual de Procedimientos para Cobro de Boletas de Garanta
Manual de Procedimientos para Revisin Tcnica para Liquidacin de
Contrato
Roles de Inversin FNDR
Actividades del Analista de inversiones
Actividades de la Unidad Tcnica
Actividades del Jefe del Departamento de Estudios de Inversiones
Actividades de la Secretaria DACG
Instructivos de Inversin FNDR

Rol Analista de Inversiones
Instructivo para Gestin de Asignacin Presupuestaria
Instructivo para Gestin de Convenio Mandato
Instructivo para la Supervisin de la Ejecucin
Instructivo para la Gestin de Pagos
Instructivo para Modificaciones de Contrato
Instructivo para Completar la Planilla de Control y Seguimiento
Rol Unidad Tcnica
Instructivo para Licitacin, Adjudicacin y Contratacin
Instructivo para Seguimiento Tcnico de Proyectos
Instructivo para la Solicitud de Pagos
Instructivo para Recepcin de Obras
Instrumentos de Inversin FNDR

Formato Informe de Visita a Terreno
Formato Ficha de Supervisin de Obras
Formato Informe de Evaluacin de Modificacin
FRIL
Procesos FRIL
Manual de Procedimientos para Difusin y Capacitacin
Manual de Procedimientos para Ingreso de Proyectos
Manual de Procedimientos para Admisibilidad Administrativa
Manual de Procedimientos para Seleccin de Proyectos
Manual de Procedimientos para Elaboracin y Firma de Convenios
Manual de Procedimientos para Licitacin, Adjudicacin y Contratacin
Manual de Procedimientos para Autorizacin de Administracin Directa
Manual de Procedimientos para Supervisin de Inicio de Obras
Manual de Procedimientos para Visita de Supervisin de Obras
Manual de Procedimientos para Gestin de Pago
Manual de Procedimientos para Modificacin de Proyecto
Manual de Procedimientos para Programacin Mensual de Pagos
Manual de Procedimientos para Liquidacin de Proyecto
Manual de Procedimientos para Devolucin de Recursos
Manual de Procedimientos para Cierre Administrativo
Roles FRIL
Actividades del Analista FRIL
Actividades del Jefe de Unidad de Inversin Complementaria
Instructivos FRIL
Rol Analista FRIL
Instructivo para Revisin de Admisibilidad de Proyectos
Instructivo para Gestin de Convenio Mandato
Instructivo para la Formalizacin de un Proyecto
Instructivo para Supervisin de Inicio de Obras
Instructivo para Supervisin de la Ejecucin
Instructivo para Gestin de Pagos
Instructivo para Gestin de Modificaciones
Instructivo para Cierre Administrativo de Proyecto
Rol Unidad Tcnica
Instructivo para Licitar, Adjudicar y Contratar Proyectos FRIL
Instructivo para Seguimiento Tcnico de Proyectos FRIL
Instructivo para Realizar Solicitud de remesa de Proyectos FRIL
Instructivo para Recepcin de Proyectos FRIL
Instrumentos FRIL
# Formato Informe de Visita a Terreno
# Formato Ficha de Supervisin de Obra
# Formato Informe de Evaluacin de Modificacin
2% FNDR
Procesos 2%FNDR
Manual de Procedimientos para Publicacin del Reglamento
Manual de Procedimientos para Recepcin de Proyectos
Manual de Procedimientos para Admisibilidad Administrativa
Manual de Procedimientos para Evaluacin Tcnica y Cualitativa
Manual de Procedimientos para Seleccin y Publicacin
Manual de Procedimientos para Elaboracin y Firma de Convenios
Manual de Procedimientos para Gestin de Pagos
Manual de Procedimientos para Entrega de Recursos
Manual de Procedimientos para Visita de Verificacin de Actividades
Manual de Procedimientos para Gestin de Modificaciones
Manual de Procedimientos para Rendicin y Cierre Administrativo
Roles 2% FNDR
Actividades del Analista 2%
Actividades del Jefe de Unidad de Inversin Complementaria
Instructivos 2% FNDR
Rol Analista 2%FNDR
Instructivo para Revisin de Admisibilidad y Evaluacin Tcnica y
Cualitativa de Proyectos
Instructivo para Gestin de Convenios
Instructivo para Gestin de Pago
Instructivo para Visitas de Verificacin de Actividades
Instructivo para Gestin de Modificaciones
Instructivo para Revisin de Rendiciones
Rol Ejecutor de Proyectos 2% FNDR

Instructivo para el Ejecutor de Proyectos 2% FNDR
Instrumentos 2% FNDR
Formato de Ficha de Visita de Verificacin de Actividades
Formato Informe de Evaluacin de Modificacin
Adems de lo anterior fueron incorporados instrumentos que han sido de

elaboracin de los mismos funcionarios del Gobierno Regional y otros documentos
de referencia de normativa. La documentacin anteriormente mencionada se
encuentra en los documentos anexos entregados, estos son Manual de
Procedimientos e Instructivos para FNDR, FRIL y 2% FNDR.
6. Recomendaciones
A continuacin se presentan las principales recomendaciones asociadas al
proceso de implantacin de los manuales de procedimientos, instructivos e
instrumentos desarrollados en el marco de esta consultora.
Es importante tener presente que la formalizacin de procesos y
procedimientos conlleva a un esfuerzo adicional de seguimiento, control y
monitoreo. Lograr que se respeten los procedimientos establecidos es un
proceso lento y continuo que requiere un reforzamiento permanente. En
tal sentido es importante definir metas y plazos para evaluar el nivel de
implantacin de los productos entregados. La implantacin definitiva de
los productos entregados puede demorar entre uno y dos aos.
Una vez lograda la implantacin de los procedimientos definidos, surgir

de forma natural nuevas necesidades de herramientas e instrumentos de
apoyo informtico que mejoren las prestaciones en el registro y flujo de la
informacin, apuntando a la implementacin de sistemas de informacin
que faciliten la concentracin de los datos, la rapidez y disponibilidad de
los datos, y la generacin de informes y reportes en tiempo real.
En la implantacin de nuevos procesos y procedimientos, uso de

instructivos e instrumentos, conlleva cambio de prcticas laborales que en
algunos casos es difcil de lograr por mltiples razones personales,
profesionales e histricas. En tal sentido se recomienda asociar a los
indicadores de desempeo profesional el uso de los procedimientos e
instructivos entregados en esta consultora.
Toda implantacin de un modelo de calidad requiere la definicin de un
responsable, con un rol profesional especfico (Responsable de Calidad),
que debe reforzar, monitorear, mejorar y controlar que se respeten los
procedimientos e instructivos, apoyado con mecanismos de registro y
generacin de indicadores que permitan medir el desempeo de los
procesos. Adems, dicho profesional debe ser responsable de mantener la
disponibilidad del repositorio digital y gestionar y controlar la mejora y
mantencin de los documentos.
Se recomienda que se trabaje en fomentar una cultura de compartir la
informacin operativa asociada a los proyectos para mejorar los tiempos
de respuesta asociados a los requerimientos administrativos y operativos.
Se recomienda dar un plazo de 6 meses para garantizar el mayor grado de
asimilacin de los procesos, procedimientos e instructivos, antes de
hacerlos pblicos (sitio web del GORE). Es importante que despus de
dicho proceso se pueda respaldar con una resolucin firmada por el
intendente donde se instruya y se valide dichos manuales e instructivos.
Se debe tener presente que cambios en los reglamentos y disposiciones
legales que puedan realizarse en el futuro tendrn impacto en los procesos
y procedimientos establecidos, los que debern ser mantenidos y
actualizados.
Se propone realizar una estrategia especial para involucrar a las Unidades
Tcnicas en el conocimiento y aplicacin de los instructivos, buscar
mecanismos de disponibilizacin de los recursos, y en especial,
mecanismos de verificacin que den fe que los utilizan. A juicio de la
Consultora, ste es uno de los principales factores de riesgo que tiene
impacto directo en el tiempo y en los costos de los proyectos.
Se propone destinar recursos en las planificaciones econmicas futuras
para facilitar la adquisicin de equipamiento tcnico necesario para las
visitas a terreno, as como los medios de transporte requeridos.
Se propone que una vez validado y verificado el funcionamiento del
mtodo de control y seguimiento de tiempos y costos de los proyectos
implantado (Planilla Maestra automtica), se escale a una nueva planilla
resumen a un mayor nivel jerrquico, que rescate la informacin de las
planillas maestras de seguimiento de Inversin FNDR, 2% FNDR y FRIL.
7. ANEXOS.
7.1
Anexo 1: Manual de Mantencin del Directorio de Instructivos e

Instrumentos del GORE X.
Dentro de la red interna del Gobierno Regional de Los Lagos se implement un

rbol de directorios donde se disponibilizaron distintos documentos (Manuales,
instructivos, procesos, instrumentos, etc.).
Estructura del directorio
El directorio se dividi en 3, en base a los principales proyectos de inversin del
GORE.
FRIL
2% FNDR
Inversin FNDR
Dentro de cada uno de estos directorios se puede navegar y seleccionar lo que se
desee.
Actualizacin de documentos
Si se desea actualizar un documento, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Ubicar el documento que se desea modificar.
2. Realizar los cambios correspondientes.
3. Guardar el documento con el mismo nombre y reemplazarlo en el
directorio.
4. El documento ya est disponible para su uso.
Agregar un nuevo documento al rbol de directorio

Si se desea agregar un nuevo documento al directorio se deben seguir los
siguientes pasos (Para ejemplificar, supondremos que el nuevo documento que se
desea ingresar pertenece a un nuevo proceso FRIL):
1. Crear el documento que se desea ingresar en formato pdf
(nuevodocumento.pdf) asociado al proceso.
nuevodocumento.pdf
2. Definir el nuevo proceso. Supongamos que deseamos ingresar un nuevo
proceso del FRIL, denominado Nuevo Proceso FRIL.
3. Luego, debemos introducir esta nueva ruta en el directorio, para ello
debemos editar el archivo men.html. Para el ejemplo, debemos
ubicar el trozo de cdigo de los procesos del FRIL, en este caso la lnea
46 y agregar un nuevo proceso, es decir, cambiar el N 15 por el 16.
4. Luego, ir hasta el final de los procesos, y agregar el proceso 16. En este

caso, ir hasta la lnea 61 y bajo ella agregar esta nueva lnea,
reemplazndolo por los datos del nuevo proceso.
5. Finalmente, insertar el nuevo documento al directorio de procesos del

FRIL:
FRIL/MANUALES PROCEDIMIENTOS/PROCESO/nuevodocumento.pdf,
que se encuentra dentro de la carpeta Inversiones de la red del GORE.
7.2
Anexo 2: Manual de Mantencin de la Planilla de Seguimiento de

Proyectos de Inversin FNDR.
DESCRIPCIN DEL FUNCIONAMIENTO

Para poder implementar un procedimiento de seguimiento y control de los
proyectos, se tomaron las planillas de los analistas y se estandarizaron. En estas
planillas se registran los datos relevantes que competen al proyecto. Luego, se
desarrollaron 3 planillas de seguimiento y control (FNDR, FRIL y 2%), que por
medio de una macro obtiene el consolidado de las planillas de los analistas. Esta
planilla resumen se le disponibilizar al jefe encargado de cada grupo de
analistas para poder llevar un seguimiento actualizado del estado de cada uno de
los proyectos.
Para el caso particular de los proyectos de inversin FNDR, se hace un
consolidado de 9 planillas distintas.
ESTRUCTURA DE CARPETAS
A continuacin se define la estructura de carpetas de los proyectos de
inversin FNDR que se alojarn en el servidor del GORE de Los Lagos con los
respectivos usuarios que tendrn permisos de acceso a las carpetas:
AGREGAR UNA NUEVA PLANILLA DE EXTRACCIN DE DATOS

Para definir una nueva planilla desde donde extraer los datos se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Definir la estructura de carpeta: Se debe definir la carpeta en donde se
alojar la nueva planilla como se muestra en el ejemplo.
2. Definir la nueva planilla de extraccin de datos: Se debe definir la

nueva planilla, siguiendo el mismo modelo de las otras planillas de
inversin FNDR y se debe alojar en la Carpetaejemplo.
3. Definir quin tendr permiso a la Carpetaejemplo.
4. Modificar carpetas en servidor: Crear esta nueva Carpetaejemplo en

el servidor, copiar la planillanueva.xls" dentro de la carpeta, y luego
definir el permiso de acceso a las carpetas.
5. Modificar el cdigo en la Planilla Seguimiento FNDR 2012.xlsm:
a. Se debe ingresar a dicha planilla y abrir el editor de Visual Basic.
Para ello teclear al mismo tiempo alt + f11.
b. Dirigirse a la lnea 43 y cambiar el valor de la variable nanalistas
por 10 (ya que ahora sern 10 las planillas de donde se extraern
los datos).
c. Dirigirse a la lnea 78 y ubicar el trozo de cdigo donde se

definen desde que planillas se extraern los datos, una vez ah,
copiar el trozo de cdigo de un Elseif y agregarlo abajo como se
muestra en el ejemplo. Se debe modificar la ruta, es decir, la
nueva Carpetaejemplo y la planillanueva.xls.
d. Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla est lista para

ejecutarse y extraer los datos desde las 10 nuevas planillas.
CAMBIAR LA COLUMNA IDENTIFICADORA PARA CONTAR EL ALTO DE LOS

PROYECTOS
La planilla de seguimiento cuenta con una columna identificadora, es un dato

requerido, y es la que sirve para poder contar el nmero de proyectos (contar el
nmero de filas) que se manejan dentro de la misma hoja.
En el caso de los proyectos del 2% FNDR la columna identificadora es la cabecera
nombrada CODIGO BIP. Si se desea cambiar la columna identificadora se debe
hacer lo siguiente:
1. Abrir la planilla Planilla Seguimiento FNDR 2012.xlsm.
2. Abrir el editor de cdigo en Visual Basic, para ello teclear
simultneamente alt + f11.
3. Ubicarse en la lnea de cdigo 25 y cambiar el nombre N por el nombre
de la cabecera que se desea contar. Por ejemplo si se desea que la
columna identificadora sea ahora NOMBRE se debe modificar por ese
nombre.
4. Cerrar y guardar los cambios, luego la planilla est lista para ejecutarse.
CREAR NUEVAS PLANILLAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA UN NUEVO

AO
Para lograr el seguimiento y control de los proyectos en un nuevo ao se debe
proceder de la siguiente manera:
1. Se debe definir la nueva estructura de archivos a ocupar. Para
ejemplificar, asumiremos que queremos realizar un nuevo seguimiento de
los proyectos para el ao 2013. Independiente de los archivos extras que
puedan existir dentro de estas 10 carpetas (Gloria Quezada, Karin
Barrientos, Alejandro Berguecio, Paola Cabello, Isabel Alegra, Vctor
Munzenmayer, Ren Crcamo, Paulina Huidobro, Jorge Vera y Planilla
seguimiento-FNDR)), se deben crear 10 nuevos archivos y nombrarlos con
el respectivo ao de seguimiento. El formato y diseo de estos nuevos
archivos debe ser igual a los existentes del ao 2012 para lograr el
correcto funcionamiento de la planilla de seguimiento.
2. Una vez creado los archivos, debemos dirigirnos a la Planilla Seguimiento

FNDR 2013.xlsm.
3. Una vez ah, abrir el editor de visual basic. Para esto debemos teclear
simultneamente Alt+f11.
4. Luego, debemos dirigirnos a la lnea 78 y ubicar la lnea de cdigo donde
referencia los archivos del ao 2012. Una vez identificados, debemos
modificar el nombre por los nuevos archivos del ao 2013.
7.3
Proyectos de 2% FNDR
DESCRIPCION DEL FUNCIONAMIENTO

los proyectos.
Para el caso particular de los proyectos del 2% FNDR, se hace un consolidado de 3
planillas distintas, ya que los analistas trabajan en grupo.
A continuacin se define la estructura de carpetas de los proyectos 2% que se
alojarn en el servidor del GORE de Los Lagos con los respectivos usuarios que
tendrn permisos de acceso a las carpetas:

siguientes pasos:

nueva planilla, siguiendo el mismo modelo de las otras planillas del 2%,
y se debe alojar en la Carpetaejemplo.

5. Modificar el cdigo en la Planilla Seguimiento 2% FNDR 2012.xlsm:
por 4 (ya que sern 4 las planillas de donde se extraern los
datos).
copiar el trozo de cdigo de un Elseif y agregarlo abajo como se
nueva Carpetaejemplo y la planillanueva.xls.


PROYECTOS
En el caso de los proyectos del 2% FNDR la columna identificadora es la cabecera
nombrada N. Si se desea cambiar la columna identificadora se debe hacer lo
siguiente:
1. Abrir la planilla Planilla Seguimiento 2% FNDR 2012.xlsm.
columna identificadora sea ahora Nombre Proyecto se debe modificar
por ese nombre.

AO
puedan existir dentro de estas 4 carpetas (2% Cultura, 2% Deporte, 2%
Seguridad y Planilla seguimiento-2porciento), se deben crear 4 nuevos
archivos y nombrarlos con el respectivo ao de seguimiento. El formato y
diseo de estos nuevos archivos debe ser igual a los existentes del ao
2012 para lograr el correcto funcionamiento de la planilla de seguimiento.

2% FNDR 2013.xlsm.
7.4

Proyectos de FRIL.
DESCRIPCION DEL FUNCIONAMIENTO

los proyectos.
Para el caso particular de los proyectos FRIL, se hace un consolidado desde una
sola planilla y se extraen los datos que se requieren.
A continuacin se define la estructura de carpetas de los proyectos FRIL que
se alojarn en el servidor del GORE de Los Lagos con los respectivos usuarios
que tendrn permisos de acceso a las carpetas:

siguientes pasos:

nueva planilla, siguiendo el mismo modelo de las otras planillas del
FRIL, y se debe alojar en la Carpetaejemplo.

5. Modificar el cdigo en la Planilla Seguimiento FRIL 2012.xlsm:
por 2 (ya que sern 2 las planillas de donde se extraern los
datos).

copiar el trozo de cdigo del IF y agregarlo abajo como se
nueva Carpetaejemplo y la planillanueva.xls. Adems,
cambiar el IF por un Elseif.


PROYECTOS
En el caso de los proyectos FRIL la columna identificadora es la cabecera
nombrada NOMBRE PROYECTO. Si se desea cambiar la columna identificadora
se debe hacer lo siguiente:
1. Abrir la planilla Planilla Seguimiento FRIL 2012.xlsm.
columna identificadora sea ahora ID se debe modificar por ese nombre.

AO
puedan existir dentro de estas 2 carpetas (Patricio Zuniga y Planilla
seguimiento - FRIL), se deben crear 2 nuevos archivos y nombrarlos con el
respectivo ao de seguimiento. El formato y diseo de estos nuevos
archivos debe ser igual a los existentes del ao 2012 para lograr el
correcto funcionamiento de la planilla de seguimiento.

FRIL 2013.xlsm.

X Elaboración y Aplicación Metodologías de Seguimiento de La Inversión e Instructivo para La Ejecuci 05202014 1722 Adminfull

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Informe Etapa 4: Evaluacin de los Procesos y

Resultados de la aplicacin de los Instrumentos

Gobierno Regional de Los Lagos

Primera Versin del

Gobierno Regional de Los Lagos

Gobierno Regional de Los Lagos

Gobierno Regional de Los Lagos

RESUMEN DE ACTIVIDADES DE APLICACIN DE INSTRUMENTOS Y PUESTA

Las actividades realizadas para la aplicacin de los instructivos e instrumentos

Disponibilizacin de Instructivos y Manuales de Procedimientos

Este trabajo consisti en capacitaciones individuales con los analistas de los

Esta estructura de archivos se encuentra disponible en un servidor compartido en

Gobierno Regional de Los Lagos

Gobierno Regional de Los Lagos

Gobierno Regional de Los Lagos

Esta estructura de archivos se encuentra disponible en un servidor compartido en

Gobierno Regional de Los Lagos

Gobierno Regional de Los Lagos

Actualizacin de documentos y planillas de control y seguimiento

En esta lnea de accin se trabaj con los administradores para instruirlos

Gobierno Regional de Los Lagos

Evaluacin general y nivel de apropiacin de los analistas

4.1.1 Fondo Inversin FNDR

Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Buena

Se actualiz la planilla personal incorporando campos

Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Buena

Gobierno Regional de Los Lagos

Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal de

Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Las

Se actualiz la planilla personal incorporando campos

Se actualiz la planilla personal incorporando campos

Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Las

Se trabaj en la actualizacin de la planilla personal. Buena

En el caso de los analistas de Inversin FNDR, el uso de una planilla diferenciada

Gobierno Regional de Los Lagos

Se trabaj nicamente en la apropiacin de los

Hubo problemas en la implementacin debido a que su

Se trabaj nicamente en la apropiacin de los

Gobierno Regional de Los Lagos

4.1.3 Fondo 2% FNDR

Se trabaj en la migracin de los datos a la nueva planilla

Se trabaj en la migracin de los datos a la nueva planilla

Gobierno Regional de Los Lagos

Se trabaj en la migracin de los datos a la nueva planilla

Respecto al nivel de apropiacin de los procedimientos e instructivos, dicho

A partir del trabajo realizado, en particular el conocimiento de las dinmicas

Gobierno Regional de Los Lagos

Nombre instructivo o instrumento

Instructivo para gestin de convenio mandato

1 Importante: Se debe validar lo indicado Los convenios que son del

Resultado: Se debe indicar que el envo a Contralora se realiza para los

Isabel Alegra, Ren Crcamo

2-b: Validar si se dejarn los siguientes puntos, ya que el Gobierno Regional

Resultado: Dejar los puntos.

El instructivo est orientado a visitas de inspeccin de obras y no se incluye

Resultado: Queda como se dise porque la mayora correspondera a obras.

1-Importante: Donde dice Por compensacin de partidas no debiera ir, ya

Resultado: Eliminar este punto.

Gobierno Regional de Los Lagos

1 b: No es obligatorio que las unidades tcnicas enven las bases de

1 e: Fijar un plazo segn convenio mandato, mximo 5 das para informar al

Resultado: Definir como 3 das desde que ha sido publicada la licitacin.

Hay ciertos campos de la planilla de control y seguimiento que no son