Diagrama de flujos

Proceso de compra de bien mayor a US$ 500

35

36

Fuente: [Elaboracin de la autora]

Proceso de compra de bien entre US$ 29 a US$ 499

37

Fuente: [Elaboracin de la autora]

38

Sub Proceso de seleccin de proveedor

Fuente: [Elaboracin de la autora]

39

Proceso de solicitud de fondos

Fuente: [Elaboracin de la autora]

40

Proceso de rendicin de gastos

41

Fuente: [Elaboracin de la autora]

Proceso de reposicin de fondos

42

Fuente: [Elaboracin de la autora]

Proceso de solicitud de pago

Fuente: [Elaboracin de la autora]

43

Proceso de pago a proveedor

Fuente: [Elaboracin de la autora]

44

45

46

Narrativa de procesos
Proceso de compra de bien mayor a US$ 500
N

1
2

3
4

DESCRIPCION
Identifica necesidad de compra
- En relacin a la ejecucin del proyecto se efecta la
solicitud de la compra del bien.
Elabora documento con las caractersticas del bien
- Elabora un documento donde describe las caractersticas
especficas de los bienes (equipos, materiales) a comprar e
indica los cdigos de proyecto para cargar el gasto y el
presupuesto asignado.
Enva documento de caractersticas del bien
- Enva mediante correo electrnico al cotizador para su
respectiva revisin y cotizacin
Revisin de documento
- Recibe y revisa el documento de solicitud, procede a
estimar el costo del bien.
- Si:
- Tiene consultas, debe preguntar al solicitante.
- No tiene consultas, continua con la actividad No. 5.
Revisa lista de proveedores
- Ingresa a la Intranet para revisar la lista de proveedores
oficiales que tiene la institucin.
- Si:
- El bien a comprar tiene un proveedor oficial,
contina con la actividad No. 11.
- El bien a comprar no tiene un proveedor oficial y el
costo estimado excede los U$ 500, continua con la
actividad No. 6.
Solicita 3 cotizaciones
- Se toma contacto con 3 proveedores distintos.
- Si:
- El proveedor no emite cotizacin digital, entonces se
debe obtener cotizacin fsica, firmada y sellada por
el proveedor.
- El proveedor emite cotizacin digital, entonces la
solicitud de cotizacin ser realizada mediante
correo electrnico.
- El proveedor no emite cotizacin, entonces debe
llenar el formulario de cotizacin emitido por la
institucin, solicitando su firma y de ser posible una
tarjeta de presentacin.
Elaboracin de cotizacin

RESPONSABLE(S)
Solicitante

Solicitante

Solicitante

Cotizador

Cotizador

Cotizador

Proveedor

47

8
9

10

11

12

- Elabora la cotizacin con la siguiente informacin.

- Logo del proveedor.
- Fecha de emisin, direccin y telfonos del proveedor
- Detalle y costo del bien.
- Forma de pago. Si el proveedor acepta el pago mediante
cheque, la cotizacin debe indicar el nombre a quien se
emitir el cheque.
Entrega cotizacin
- Emite y entrega al cotizador el documento de cotizacin.
Recepcin de 3 cotizaciones
- Recibe y revisa las cotizaciones, pues deben tener la
informacin detallada en la actividad No. 7.
- Si:
- La cotizacin no tiene la informacin detallada en
la actividad No. 7, solicita nuevamente al
proveedor.
- La cotizacin no tiene la informacin detallada en
la actividad No. 7, continua con la actividad No.
10.
Elabora formulario de cuadro comparativo (CC)
- Elabora formulario de cuadro comparativo con la
siguiente informacin:
- Indicar el proyecto y programa.
- Nombres y firmas del solicitante y cotizador
- Fecha de solicitud y cotizacin
- Nombre del bien a comprar
- Detalle y cantidad
- Direccin y telfono de los proveedores
- Proveedor seleccionado
- Razn para la seleccin
Elabora formulario Orden de Pago (OP)
- Elabora el formulario de orden de pago con la siguiente
informacin:
- Detallar el pago (nico o fraccionado) (bolivianos
o dlares).
- Nombre a quien se gira el cheque.
- Detallar especficamente el objetivo y la utilidad
del bien a comprar.
- Indicar el monto que se pagara por el bien.
- Indicar el proyecto o rea que hace uso del bien.
- Fecha de elaboracin del formulario (OP).
- Llenar los respectivos cdigos de proyecto
(Proyecto, cdigo costo, financiera y actividad).
Envi de CC y OP a Jefe de Proyecto

Proveedor

Cotizador

Cotizador

Cotizador

Cotizador

48

13

14

15
16

17

- Enviar el CC y OP al jefe de proyecto para revisin y

autorizacin.
Verifica presupuesto y cdigos
- Revisa cdigos de la documentacin y verifica el
presupuesto asignado a la compra del bien.
- Si:
- El costo del bien a comprar supera el presupuesto
asignado, entonces debe informar, consultar y
justificar
ante
instancias
superiores
(financiadores, jefe de administracin) el
sobregiro de la compra o puede compensar el
costo con otras partidas presupuestarias.
- El costo del bien a comprar est bajo el techo
presupuestario, contina con la actividad No. 14.
Autoriza la compra
- Si:
- La informacin de la documentacin es correcta,
entonces autoriza la compra mediante correo
electrnico.
- La informacin de la documentacin no es correcta
entonces la documentacin es devuelta y el
cotizador regresa a la actividad No. 11.
Informa a proveedor adjudicacin de la compra
- Enva adjudicacin de compra al proveedor mediante
correo electrnico.
Impresin de documentos
- Imprime la siguiente documentacin:
- Orden de pago
- Cuadro comparativo
- Documentacin de caractersticas del bien
- Correos de solicitud y autorizacin de compra del
bien.
- Si:
- Las cotizaciones son digitales, imprimir y adjuntar
a la documentacin.
- Las cotizaciones no son digitales, adjuntar a la
documentacin.
Nota: Adjuntar toda la documentacin de respaldo en
relacin a la compara del bien.
Enva documentacin al comit de compras
- El jefe de proyecto firma la documentacin en constancia
de verificacin y autorizacin.
- Enva la documentacin (CC, OP, cotizaciones y
documentos de respaldos) al comit de compras para su

Jefe de Proyecto

Jefe de Proyecto

Cotizador

Cotizador

Cotizador

49

respectiva revisin.
18 Verifica documentacin
- Recibe la documentacin debidamente firmado por el jefe
de proyecto.
- Si:
- La documentacin tiene errores de transcripcin o
falta documentos de respaldo, continua con la
actividad No. 19.
- La documentacin no tiene errores de transcripcin
y tiene los respaldos correspondientes, contina
con la actividad No. 20.
19 Rechaza documentacin de compra del bien
- Informa al cotizador las razones de rechazo, el cotizador
regresa a la actividad No. 16.
20 Aprobacin de la compra del bien
- Firma el cuadro comparativo en constancia de
conformidad.
- Devuelve documentacin al cotizador.
- Si:
- La compra del bien es menor e igual a US$ 2000,
el cotizador ingresa la Orden de Pago a
contabilidad.
- La compra del bien es menor e igual a US$ 4000,
continua con la actividad No. 21.
- La compra del bien es menor e igual a US$ 5999,
continua con la actividad No. 23.
- La compra del bien es mayor a US$ 6000, continua
con la actividad No. 26.
21 Entrega documentacin al Representante de Pas
- Entrega al Representante de Pas la documentacin de la
compra del bien, para su respectivo registro de firma.
22 Recibe y firma documentacin
- Recibe la documentacin de la compra del bien,
debidamente llenado y firmado por el cotizador, el
solicitante, jefe de proyectos y comit evaluador.
- Si:
- Tiene consultas sobre la compra del bien, el
cotizador verbalmente justifica la adquisicin del
bien.
- No tiene consultas, firma documentacin en
constancia de aprobacin.
- Devuelve documentacin al cotizador.
- Cotizador ingresa y registra de la Orden de pago.
23 Enva documentacin al jefe de proyecto

Comit de compras

Comit de compras

Comit de compras

Cotizador

Representante de Pas

Cotizador

50

24

25

26

27

28

- Escanea documentacin debidamente llenado y firmado

por las instancias correspondientes y la enva al jefe de
proyectos mediante correo electrnico.
Recibe y solicita autorizacin del Gerente Regional
- Recibe y revisa que la documentacin haya sido llenada
en su totalidad y que se encuentre firmado en los
campos que correspondan.
- Informa al Gerente Regional de Programas sobre la
adquisicin del bien y solicita la aprobacin de la
compra mediante correo electrnico.
Aprobacin la compra del bien
- Enva un correo electrnico al jefe de proyecto y al
cotizador en conformidad de aprobacin de compra.
- El cotizador imprime correo de aprobacin e ingresa la
Orden de Pago.
Enva documentacin al Representante de Pas
- Escanea documentacin debidamente llenada y firmada
por las instancias correspondientes y la enva al
Representante de Pas y Jefe de Proyecto mediante
correo electrnico.
Recibe y solicita aprobacin del Director Regional
- Recibe y revisa que la documentacin haya sido llenada
en su totalidad y que se encuentre firmado en los
campos que correspondan.
- Informa al Director Regional sobre la adquisicin del bien
y solicita la aprobacin de la compra mediante correo
electrnico.
Aprobacin la compra del bien
- Enva un correo electrnico al Representante de Pas, Jefe
de Proyecto y cotizador en conformidad de aprobacin
de compra.
- El cotizador imprime correo de aprobacin e ingresa la
Orden de Pago.

Jefe de Proyectos

Gerente Regional de
Programas/Cotizador

Cotizador

Representante de Pas

Director
Regional/Cotizador

Proceso de compra de bien entre US$ 29 a US$ 499

N

DESCRIPCION

Identifica necesidad de compra

- En funcin a la ejecucin del proyecto se efecta la
solicitud de la compra del bien.
2 Notifica al cotizador
-Enva la solicitud de compra de bien, mediante correo
electrnico.
3 Revisa lista de proveedores

RESPONSABLE(S)
Solicitante
Solicitante
Solicitante

51

- Consulta al jefe de administracin sobre la lista de

proveedores oficiales.
- Si:
- El bien a comprar tiene un proveedor oficial,
contina con la actividad No. 8.
- El bien a comprar no tiene un proveedor oficial y el
costo estimado no excede los U$ 499, continua con
la actividad No. 4.
Identifica proveedor
-Busca un proveedor en el internet o gua de negocios.
-Selecciona un proveedor.
-Solicita al proveedor una cotizacin con las
caractersticas del bien a comprar.
Prepara cotizacin
- Elabora la cotizacin con la siguiente informacin.
Logo del proveedor.
Fecha de emisin, direccin y telfonos del
proveedor
Detalle y costo del bien.
Forma de pago. Si el proveedor acepta el pago
mediante cheque, la cotizacin debe indicar el
nombre a quien se emitir el cheque.
Elaboracin de cotizacin
- Elabora la cotizacin con la siguiente informacin.
- Logo del proveedor.
- Fecha de emisin, direccin y telfonos del proveedor
- Detalle y costo del bien.
- Forma de pago. Si el proveedor acepta el pago mediante
cheque, la cotizacin debe indicar el nombre a quien se
emitir el cheque.
Entrega cotizacin
- Emite y entrega al cotizador el documento de cotizacin
mediante email o impresa (presentacin fsica de la
cotizacin)
Elabora formulario Orden de Pago (OP)
- Elabora el formulario de orden de pago con la siguiente
informacin:
- Detallar el pago (nico o fraccionado)
(bolivianos o dlares).
- Nombre a quien se gira el cheque.
- Detallar especficamente el objetivo y la utilidad
del bien a comprar.
- Indicar el monto que se pagara por el bien.
- Indicar el proyecto o rea que hace uso del bien.

Cotizador

Proveedor

Proveedor

Proveedor
Cotizador

52

10

11

12

13

- Fecha de elaboracin del formulario (OP).

- Llena el campo cdigo de costos
Enva documentacin al Jefe de Proyecto
- Enva la documentacin al jefe de proyecto para revisin
y autorizacin.
- Solicita al jefe de proyecto los cdigos de proyecto para
cargar gastos. (Proyecto, financiera y actividad).
Verifica presupuesto
- Revisa la documentacin y verifica el presupuesto
asignado a la compra del bien.
- Si:
- El costo del bien a comprar supera el
presupuesto asignado, entonces debe informar,
consultar y justificar ante instancias superiores
(financiadores, jefe de administracin) el
sobregiro de la compra o puede compensar el
costo con otras partidas presupuestarias.
- El costo del bien a comprar est bajo el techo
presupuestario, contina con la actividad No. 14.
Enva la autorizacin de compra de bien
- Si:
- La informacin de la documentacin es correcta,
entonces mediante correo electrnico autoriza la
compra y especifica los cdigos de proyecto para
cargar el costo de la compra del bien.
- La informacin de la documentacin no es
correcta entonces la misma es devuelta, y el
cotizador regresa a la actividad No. 4.
Informa a proveedor adjudicacin de la compra
- Enva adjudicacin de compra al proveedor mediante
correo electrnico.
- Proporciona al proveedor los datos de facturacin.
Impresin de documentos
- Imprime la siguiente documentacin:
- Correos de solicitud y autorizacin de compra del
bien.
- Si:
- Las cotizaciones son digitales, imprimir y
adjuntar a la documentacin.
- Las cotizaciones no son digitales, adjuntar a la
documentacin.
Nota: Adjuntar toda la documentacin de respaldo en
relacin a la compara del bien.
-Remite la documentacin al jefe de proyecto para que la

Cotizador

Jefe de Proyecto

Jefe de Proyecto

Cotizador
Cotizador

53

misma sea firmada.

14 Firma documentacin y solicita pago
-Firma documentacin como constancia de conformidad
de compra del bien y devuelve al cotizador.
-El cotizador solicita el pago, ingresando el formulario
Orden de Pago.

Jefe de
Proyecto/Cotizador

Sub Proceso de seleccin de proveedor

N

DESCRIPCION
Recepciona ofertas
-Se Recepciona las propuestas de los proveedores.
-Revisa que la cotizacin contenga fecha, logo, forma de
pago, garanta, monto por unidad y total.
-Si:
- Solicito 1 o 3 cotizaciones, continua con la actividad
No. 2
- Solicito por licitacin, continua con la actividad No.
4.
Evala caractersticas
-Evala las propuestas de cada proveedor.
-Compara caractersticas propuestas entre cotizaciones.
-Compara precios entre cada proveedor.
Selecciona proveedor
- Selecciona al proveedor de acuerdo a los criterios
establecidos.
- Selecciona al proveedor que tenga la mejor propuesta,
independientemente del costo.
Evala caractersticas
-Asegura que los proveedores respondan objetivamente a los
requerimientos identificados.
-Compara caractersticas propuestas entre cotizaciones.
-Evala criterios financieros, econmicos tcnica y
profesional
Selecciona al proveedor y notifica al administrador
- Evaluar la relacin calidad-precio de la manera ms objetiva
posible.

- Notifica al administrador sobre la eleccin del proveedor e

indica al administrador las condiciones de contrato.
6 Elabora contrato
- Elabora contrato segn modalidad proporcionada por el
cotizador.
7 Enva documentacin
-Mediante correo electrnico se enva al cotizador el contrato

RESPONSABLE(S
)

Cotizador

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Administrador
Administrador

54

10

11

elaborado, para que sea revisado por el cotizador y las

instancias pertinentes.
Remite contrato al proveedor
-El contrato debe ser revisado antes de ser enviado al
proveedor.
-Si
- Hay conformidad de contrato, enva contrato al
proveedor para su revisin.
- No hay conformidad, el cotizador corrige el
documento y notifica al jefe de Administrador de los
cambios.
Nota: Antes de enviar el documento de contrato final al
proveedor, el jefe de administracin y cotizador deben estar
conformes con el contrato elaborado.
Revisa contrato
- El proveedor revisa el contrato de manera detallada.
- Si:
- Tiene conformidad del contrato, continua con la
actividad No. 10
- No existe conformidad del contrato, devuelve
documentacin al cotizador, especificando los
artculos que deben ser modificados.
Firma documentacin
-Firmar la documentacin en constancia de conformidad.
-Enviara la documentacin con la firma de forma escaneada
mediante correo electrnico o fsicamente.
Imprime contrato
-Si el contrato fue enviado mediante correo electrnico, se
proceder a imprimir el contrato y adjuntar al
Formulario de Orden de Pago de compra de bien.
-Si el contrato fue enviado de forma fsica, se adjuntara al
Formulario de Orden de Pago de compra de bien.

Cotizador

Proveedor

Proveedor

Cotizador

Proceso de solicitud de fondos

N

DESCRIPCION
Identifica la necesidad de solicitar fondos
- En relacin a la ejecucin del proyecto u otra necesidad
justificada solicita fondos con cargo a rendir.
- Si:
- La solicitud es por compras menores, continuar con
la actividad No. 2.
- La solicitud es por viaje local y viticos, continuar
con la actividad No. 5.

RESPONSABLE(S
)
Solicitante

55

4
5

La solicitud es por viaje al extranjero y viticos,

continua con la actividad N 7.
Elabora nota de justificacin para la compra con cargo a
rendir
-Elabora una nota de justificacin para la compra y la remite
al jefe de proyecto mediante correo electrnico.
Calcula gastos y elabora Orden de Pago
- Prepara la Orden de Pago por el monto calculado para
gastos.
Nota: El concepto de Orden de Pago deber ser claramente
detallado.
Imprime documentacin
-Imprime nota de justificacin y el Formulario de Orden de
Pago, continua con la actividad No. 11.
Elabora formulario de Requerimiento de Viticos
- Elabora el Formulario de Requerimiento de Viticos,
considerando tarifas establecidas (tabla de viticos).
Nota: Las tarifas son establecidos por el jefe de proyecto en
coordinacin el jefe de administracin y finanzas
Imprime documentacin y respaldos
- Imprime el Formulario de Requerimiento de Viticos, el
plan de trabajo todos los respaldos que justifiquen el viaje
local y viticos, continua con la actividad No. 11.
Llena el Formato de Travel Request
- Ingresar y loguearse en la siguiente direccin: http://spuk.practa.org.uk/TravelPlanner/Lists/TravelReques
t/AllItems.aspx.

- Llena formulario digital Travel Request con los datos

solicitados.
8 Saca una copia del carnet de seguro
- Se debe adjuntar al Formulario de Ordenes de Pago por
viticos de viaje con cargo a rendir, una copia del carnet
de Seguro de Viaje.
9 Elabora el Formulario de Requerimiento de Viticos
-Llena los datos en el Formulario de Requerimiento de
Viticos.
Nota: Se considera Gastos por Viticos de viaje: Tramite de
pasaporte y visas, alojamiento, alimentacin, pago de
impuestos por uso del aeropuerto, transporte al aeropuerto,
movilidad local, llamadas telefnicas por motivos de trabajo
y llamadas personales hasta por 20 minutos semanales.
Asimismo, gastos pequeos a utilices de oficina, materiales
y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos
del viaje.

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante

56

10 Imprime documentacin
-Imprime la siguiente documentacin
- Formulario de Requerimiento de Viaje.
- Carnet de Seguro de Viaje.
- Formulario de Orden de Pago
11 Remite documentacin al Jefe de Proyecto y solicita
cdigos de proyecto
-Remite documentacin al Jefe de Proyecto, para su
Solicitante
aprobacin.
-Solicita el cdigo de proyecto (T8) para cargar gastos
12 Revisa documentacin
-Revisa y verifica la conformidad de los fondos solicitados
-Si:
- Autoriza la solicitud, continua con la actividad No.
Jefe de Proyecto
13
- No autoriza solicitud y devuelve documentacin al
solicitante para su correccin.
13 Indica cdigo de proyecto y firma documentacin
-Entrega la documentacin firmada e indica los cdigos de
Jefe de Proyecto
proyecto (T8) para que se carguen los gastos
14 Remite documento al Administrador
Solicitante
-Remite documentacin al Administrador para revisin y
verificacin.
15 Revisa documentacin
-Verifica y revisa toda la documentacin presentada por el
solicitante
-Si:
Administrador
- Aprueba autorizacin, continua con la actividad No.
17
- Caso contrario, continua la actividad No. 16
16 Devuelve documentacin para su correccin
-Si encuentra observaciones devolver al emisor la
documentacin para su correccin.
17 Firma y devuelve documentacin
-Firma y devuelve la documentacin en conformidad a los
Administrador/
gastos solicitados.
Solicitante
-Registra proceso en contabilidad.
1.- Proceso de rendicin de gastos
N
RESPONSABLE(S
DESCRIPCION

)
1 Elabora formulario de Rendicin de Gastos
Solicitante
- Llena el Formulario Rendicin de Gastos con los cdigos
correspondientes de cada proyecto de acuerdo a los
respaldos ordenados cronolgicamente.

57

- Si:
-

La rendicin es por compras menores, continuar con

la actividad No. 2.
- La rendicin es por viaje y vitico local o extranjero,
continuar con la actividad No. 3.
- La rendicin es por consumo de consumo de
alimentos en una reunin, continua con la actividad
N 4.
Nota: Si el responsable del gasto no tuviera los cdigos de
proyecto y la partida T8, deber solicitar al inmediato
superior.
2 Ordena facturas y elabora recibos
-Se ordenan las facturas en relacin al orden y llenado del
Formulario de Rendicin de Gastos.
-Cada factura debe ir pegada en una hoja. El encargado de
recepcionar el proceso, no aceptara facturas
sobrepuestas en una sola hoja.
-Cada factura deber ser firmada por el responsable del
gasto.
-Elaborara recibos internos (RI) por gastos en movilidad.
-Si
- El gasto es menor o igual al monto entregado,
contina con la actividad No. 5.
- Si el gasto es mayor al monto entregado, solicita una
reposicin de fondos.
3 Elabora informe de viaje y ordena documentos
sustentatorios de viaje Calcula gastos y elabora Orden
de Pago
- Elabora un informe en el que se indica todas las actividades
que se realizo durante el viaje.
Nota: El encargado de recepcionar solicitudes de pago, no
aceptara Formulario de Rendicin de Gastos, si no se emite
un informe de viaje.
-Se ordenan las facturas en relacin al orden y llenado del
Formulario de Rendicin de Gastos.
-Cada factura debe ir pegada en una hoja. El encargado de
recepcionar el proceso, no aceptara facturas
sobrepuestas en una sola hoja.
-Cada factura deber ser firmada por el responsable del
gasto.
-Elaborara recibos internos (RI) por gastos en movilidad.
-Si
- El gasto es menor o igual al monto entregado,
contina con la actividad No. 5.

Solicitante

Solicitante

58

5
6

9
10

Si el gasto es mayor al monto entregado, solicita una

reposicin de fondos.
Adjunta lista de participantes e indica el tema tratado
-Adjunta la lista de participantes previamente firmada por los
mismos.
-La lista debe indicar el tema tratado.
-Si
- El gasto es menor o igual al monto entregado,
contina con la actividad No. 5.
- Si el gasto es mayor al monto entregado, solicita una
reposicin de fondos.
Deposito de saldo en cuenta bancaria
- El responsable del gasto deber depositar el saldo en la
cuenta bancaria del proyecto que asumir los gastos.
Imprime documentacin y remite al inmediato superior
- Imprimir toda la documentacin que sustente el gasto
realizado.
- Adjuntara el comprobante de depsito.
- Remitir al inmediato superior, toda la documentacin del
proceso.
Revisa documentacin
- Revisa la Rendicin de Gastos.
- Si:
- El inmediato superior no esta conforme, devuelve al
responsable del gasto, toda la documentacin para su
correccin.
- El inmediato superior esta conforme, continua con al
actividad No. 8.
Nota: Si el inmediato superior se encuentra de viaje, la
solicitud de aprobacin de la rendicin de gastos, se
realizara mediante correo electrnico.
Firma y devolucin de documentacin
-Si:
- El inmediato superior no se encuentra de viaje,
firmara el Formulario de Rendicin de Gastos y
devolver la documentacin al responsable del gasto.
- El inmediato superior esta conforme y se encuentra
de viaje, el responsable del gasto solicitar la
aprobacin mediante correo electrnico.
Remite documentacin al Administrador
- Remite la Rendicin de Gastos, junto con los documentos
sustentatorios Revisa la Rendicin de Gastos.
Revisa documentacin
- Revisa la Rendicin de Gastos.

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Inmediato Superior

Inmediato Superior

Solicitante
Administrador

59

- Si:
-

El Administrador no esta conforme, contina con la

actividad No. 11.
- El Administrador esta conforme, continua con al
actividad No. 12.
11 Devuelve documentacin
-Devuelve al responsable del gasto, toda la documentacin
para su correccin.
12 Firma y devuelve documentacin
-El administrador firmara la Rendicin de Gastos en
constancia de conformidad
Revisa y verifica la
conformidad de los fondos solicitados.
-El solicitante ingresara el Formulario de Rendicin de
Gastos, para registrar los gastos en el sistema SUN.
Nota: El plazo para entregar la Rendicin de Gastos en caso
de viajes es de siete (7) das calendario, contados a partir de
la fecha de regreso a su localidad base. El plazo por otros
conceptos es de tres (3) das calendario. Si este periodo esta
en el final del cierre mensual debern rendirse lo
correspondiente al mes que se cierra y el resto en los cinco
(5) das hbiles.

Administrador

Administrador /
Solicitante

Proceso de reposicin de fondos

N

2
3

DESCRIPCION
Solicita rembolso de gastos
-La solicitud de rembolso debe ser justificable y aprobada
por el jefe de proyecto o inmediato superior.
Nota: Si el responsable del gasto no tuviera los cdigos de
proyecto y la partida T8, deber solicitar al jefe de proyecto
inmediato superior.
Elabora la Rendicin de Gastos por el monto total
-Llena el Formulario de Rendicin de Gastos por el monto
total asignado.
Elabora formulario de Orden de Pago
- Elabora el Formulario de Orden de Pago por la diferencia
en la rendicin de gastos.
- Detallara de manera especfica y clara el concepto del
Formulario de Orden de Pago.
Adjunta documentos de respaldo
-Adjuntar documentos que sustenten el gasto por la
diferencia (facturas, recibos externos y en el caso de
gasto de movilidad recibos internos).
Remite documentacin al jefe de proyecto

RESPONSABLE(S
)

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Solicitante
Solicitante

60

7
8

9
10

11
12

- Imprimir toda la documentacin que sustente el gasto

realizado.
- Remitir al inmediato superior, toda la documentacin del
proceso.
Revisa documentacin
- Revisa la Rendicin de Gastos.
- Si:
- El inmediato superior no esta conforme, continua
con la actividad No. 1
- El inmediato superior esta conforme, continua con al
actividad No. 8.
- Nota: Si el inmediato superior se encuentra de viaje, la
solicitud de aprobacin de la rendicin de gastos, se
realizara mediante correo electrnico.
Devuelve documentacin
-Devuelve al responsable del gasto, toda la documentacin
para su correccin.
Firma y devolucin de documentacin
-Si:
- El inmediato superior no se encuentra de viaje,
firmara el Formulario de Rendicin de Gastos y el
Formulario de Orden de Pago y devolver la
documentacin al responsable del gasto.
- El inmediato superior esta conforme y se encuentra
de viaje, el responsable del gasto solicitar la
aprobacin mediante correo electrnico.
Remite documentacin al Administrador
- Remite la Rendicin de Gastos, junto con los documentos
sustentatorios Revisa la Rendicin de Gastos.
Revisa documentacin
- Revisa la Rendicin de Gastos.
- Si:
- El Administrador no esta conforme, contina con la
actividad No. 11.
- El Administrador esta conforme, continua con al
actividad No. 12.
Devuelve documentacin
-Devuelve al responsable del gasto, toda la documentacin
para su correccin.
Firma y devuelve documentacin
-El administrador firmara la Rendicin de Gastos en
constancia de conformidad
Revisa y verifica la
conformidad de los fondos solicitados.
-El solicitante ingresara el Formulario de Rendicin de

Solicitante

Inmediato Superior

Inmediato Superior

Solicitante

Administrador

Administrador
Administrador /
Solicitante

61

Gastos y el Formulario de Orden Pago, para el registro

de la rendicin de gastos en el sistema SUN y solicitar el
pago correspondiente.
Nota: No se rembolsara gastos por bebidas alcohlicas.
Proceso de solicitud de pago
N

1
2

4
5

DESCRIPCION
Solicita Pago
- Solicita pago segn formulario ingresado (Orden de
Pago, Rendicin de Gastos y Reposicin de Fondos).
Revisin de documentacin a contabilidad
-Si:
- Existe la necesidad de revisin de la
documentacin presentada, el cotizador debe
entregar la documentacin al encargado de
recepcin de solicitud pago.
- No existe la necesidad de revisin de
documentacin, continua con la actividad N. 6.
Revisa la documentacin del proceso solicitado.
- Revisa la siguiente informacin y documentacin:
- Firmas requeridas por el proceso.
- Autorizaciones segn corresponda el proceso.
- Cdigos de proyecto correctamente llenados.
- Coincidencia del monto a pagar.
- SI:
- La documentacin presentada es incorrecta,
continua con la actividad N. 4
- La documentacin presentada es incorrecta,
continua con la actividad N. 5
Devuelve documentacin para correccin
-Explica la razn de rechazo de documentacin.
-Devolver la documentacin para su posterior correccin.
Devuelve documentacin, para continuar con la
solicitud de pago
- Encargado re recepcin de solitud de pago devolver la
documentacin.
- Si:
- El proceso tiene adjunto el Formulario de Orden
de Pago a Proveedor o Rendicin de gastos con
Orden de Pago o Rendicin de gastos, continua
con la actividad N. 6
- El proceso tiene adjunto el Formulario de
Solicitud de Fondos y no cancelo el cargo a rendir

RESPONSABLE(S)
Solicitante

Cotizador

Contabilidad

Encargado de
recepcin de solitud
de pago
Encargado de
recepcin de Solitud
de Pago/Solicitante

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anterior, deber realizar la rendicin de gastos de

los fondos asignados anteriormente para que
posteriormente se otorgue adelantos con cargo a
rendir cuenta.
- El proceso tiene adjunto el Formulario de
Solicitud de Fondos y cancelo el cargo a rendir
anterior, continua con la actividad N 7.
6 Ingresa y registra proceso
- Registrar en el cuaderno de registro de solicitudes de
pago el formulario de Orden de Pago segn
corresponda, pago de proveedor o reposicin de
fondos.
- Ingresa en el cuaderno la siguiente informacin:
- Fecha
- Nombre del cotizador (solicitante)
- Monto
- Indica la documentacin de respaldo.
- Firma cuaderno de registro.
7 Llena formulario por rendir
- Solicita el Formulario por Rendir.
- Llena formulario con los datos solicitados.
- Adhiere el formulario atrs del Formulario Orden de
Pago.
8 Ingresa y registra proceso
- Registrar en el cuaderno de registro de solicitudes de
pago el formulario de Orden de Pago segn
corresponda, pago de proveedor o reposicin de
fondos.
- Ingresa en el cuaderno la siguiente informacin:
- Fecha
- Nombre del cotizador (solicitante)
- Monto
- Indica la documentacin de respaldo.
Firma cuaderno de registro.

Solicitante

Solicitante

Solicitante

Proceso de pago a proveedor

N

DESCRIPCION

RESPONSABLE(S
)

Revisa Ordenes de Pago

-Revisa rdenes de Pago con cheques listos para entregar a Responsable de Pago
proveedor.
2 Notifica al cotizador de pago a proveedor
Responsable de Pago
-Toma contacto con el cotizador para solicitar la autorizacin
de pago al proveedor.

63

-Si:
-

3
4

El bien comprado fue entregado, continua con la

actividad No. 4.
- El bien comprado no fue entregado, continua con la
actividad No. 3
No procede al pago
- Indica los motivos para no proceder con el pago respectivo.
Procede con el pago
-Autoriza y si fuera necesario, indica el proceso para
proceder con el pago respectivo.
-De necesitar documentacin especfica, debe solicitar al
responsable de pago.
Se contacta con el proveedor
- Procede a contactarse con el proveedor para coordinar el
pago a proveedor.
- Si
- El proveedor viene a recoger el cheque, continua con
la actividad No. 6.
- El proveedor no recoge cheque, continua con la
actividad No. 7.
Coordina con el proveedor
- Revisa que la documentacin (factura y nota de entrega)
est completa. En caso de faltar documentacin debe
notificar al proveedor, para que sea entregada en el
momento del pago.
- Informa al proveedor de que su pago est listo.
- Solicita y coordina una fecha de pago, continua con la
actividad No. 8.
Envan a realizar pago
-Revisa que la documentacin (factura y nota de entrega)
est completa. En caso de faltar documentacin debe
notificar al proveedor, para que sea entregada en el
momento del pago.
-Coordina con una persona de oficina para realizar el pago,
continua con la actividad N. 8.
Solicita documentacin al proveedor
-Solicita al proveedor Carnet de Identidad.
-Si:
- Faltara la factura solicita al proveedor.
- Faltara la nota de entrega deber solicitar al
proveedor.
Entrega de documentacin
- Entregar toda la documentacin solicitada por el
responsable del pago.

Cotizador

Cotizador

Responsable de Pago

Responsable de Pago

Responsable de Pago

Responsable de Pago

Proveedor

64

10 Revisa documentacin
- Se asegura que la factura y la nota de entrega estn selladas
por el proveedor.
- Saca una fotocopia del carnet de identidad del proveedor.
- Si:
- Falta documentacin, continua con la actividad No.
11.
- No falta documentacin, continua con la actividad
12.
11 No procede el pago
-Notificara las razones que le impiden proceder con el pago.
12 Solicita firmas y sellos
-Indica al proveedor la documentacin que debe firmar y
sellar, para proceder con el pago.
13 Proveedor firma documentacin
-Proveedor debe firma y sellar el Formulario de Orden de
Pago y la fotocopia del cheque en constancia de
conformidad y entrega del cheque
14 Archiva documentacin
-Adjunta al proceso la documentacin firmada por el
proveedor.
-Se asegura que la documentacin tenga todas las firmas
respectivas y luego archivarla en la carpeta respectiva.

Responsable del
Pago

Responsable del
Pago
Responsable del
Pago
Proveedor

Responsable del
Pago