REF: PF-GG-13

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Descripcin de Cargo

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Revisin

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Revis: Ingeniero Supervisor de Calidad

Aprob: Gerente General
Fecha: 06.02.08
Fecha: 06.02.08
1. IDENTIFICACIN DEL CARGO
Nombre del Cargo:
Secretaria
El cargo reporta directamente al:
Gerente General
Cargos de la organizacin que le reportan:
Ninguno.
2. REQUISITOS EDUCACIONALES
Educacin Superior Completa (Instituto Profesional o Centro de Formacin Tcnica), en posesin del ttulo en alguna
de las siguientes disciplinas:

Secretaria Ejecutiva

Secretaria Ejecutiva mencin Computacin

Secretaria Ejecutiva y Administrativa

Secretaria Administrativa
3. FORMACIN REQUERIDA
Cursos de capacitacin en alguna (s) de las siguientes reas:

Computacin (Windows: Word, Excel, Power Point, Internet, and Outlook).

Relaciones Pblicas

Trabajo en Equipo

Atencin al pblico
4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO
El cargo tiene las siguientes responsabilidades asociadas:

Atender Clientes y Proveedores.

Operar central telefnica, fax, fotocopiadora, equipos y programas computacionales.

Manejar proceso de Emisin, Archivo y Respaldo de documentos, as como tambin la administracin del archivo
tcnico.

Conocimientos de procesos de Deteccin y Solucin de No Conformidades.

Mantener confidencialidad en el manejo de la informacin de Clientes y de la empresa.

5. HABILIDADES REQUERIDAS
5.1. Competencias Tcnicas:

Capacidad y habilidad para la atencin de Clientes y Proveedores.

Capacidad y habilidad para relacionarse y trabajar en equipo con el resto del personal de la empresa.

Capacidad y habilidad para construir y mantener un clima laboral grato y respetuoso con pares y superiores.

Capacidad y habilidad para el manejo eficiente de operacin de fax y fotocopiadora.

Capacidad y habilidad para el manejo eficiente de la operacin de la central telefnica.

Capacidad y habilidad en el manejo del proceso de Emisin, Archivo y Respaldo de documentos.

Capacidad y habilidad para el manejo eficiente de:

Excel
Word
Power Point
Correo Electrnico
Fax y Fotocopiadora

Capacidad y habilidad para la redaccin y emisin de informes.

Capacidad y habilidad para el manejo del proceso de administracin de archivo tcnico.

Capacidad y habilidad para manejar informacin confidencial de los Clientes y de la empresa.

Conocimientos de la matriz de Inventario de Peligros y Evaluacin de Riesgos asociado a su cargo.

Conocimientos de la matriz de aspectos e impacto ambiental correspondiente a las actividades de su cargo.

5.2. Competencias Institucionales:

Acuciosidad: competencia que se traduce en trabajos y tareas realizados en forma meticulosa, prolija, cuidando
los detalles y velando por la calidad de las mismas.

Cumplimiento de Compromisos: esta competencia se traduce en una meticulosidad en la determinacin de

plazos a comprometer, el esfuerzo y la perseverancia por cumplir los plazos comprometidos y la capacidad para
generar espacios y oportunidades para la renegociacin de plazos.

Probidad, Responsabilidad, Transparencia: Estas tres competencias se constituyen como la base tica de la
organizacin. La competencia de la Probidad, consiste en la mantencin de una conducta moralmente
intachable y una entrega honesta y leal al desempeo del cargo. La Responsabilidad define una conducta
orientada a los objetivos y las metas de la empresa, siempre bajo los cdigos de la legislacin vigente. Por
ltimo, la Transparencia, se contempla en actos que no dan lugar a ninguna duda que efectivamente se
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resguardan los recursos e intereses organizacionales y se promueve el cumplimiento de los objetivos y metas de
la empresa.

Creatividad: habilidad para desplegar una conducta proactiva, que facilite la solucin de problemas y que
potencie los procesos existentes.

Autonoma: capacidad para realizar el trabajo o tarea encomendada con la mnima supervisin y proveyndose
de los recursos necesarios para llevarla a buen trmino.
5.3. Competencias Organizacionales:

Alineamiento con Objetivos: capacidad para desplegar conductas y actitudes alineadas con las metas y objetivos,
sean stos cualitativos y/o cuantitativos, de la empresa.

Capacidad de Trabajo en Equipo: habilidades relacionales y capacidad para el desarrollo e implementacin de

conductas y actitudes que se transformen en una contribucin a la consolidacin de equipos de alto rendimiento

Capacidad de Darse a Entender: capacidad para comunicarse en forma efectiva con los distintos miembros de la
organizacin y tambin con los agentes externos relacionadas con sta.

Manejo de Relaciones Internas: capacidad para desplegar conductas y actitudes que fomenten y preserven un
buen ambiente de trabajo. Dentro de este tipo de conductas se encuentran: trato respetuoso hacia los
compaeros de trabajos (superiores, pares y subordinados), capacidad para enfrentar los conflictos en forma
transparente y objetiva, bsqueda de oportunidad apropiada para el planteamiento de inquietudes personales y/o
grupales.

Manejo de Relaciones con Clientes: aplicacin, en las relaciones con Clientes, personal y terceros, de conductas
y actitudes que velen siempre por los intereses de la empresa, desplegando en las relaciones un trato cordial y
respetuoso, mas no por ello menos firme.
6. EXPERIENCIA LABORAL

5 a 8 aos de experiencia como Secretaria Ejecutiva de una mediana a gran empresa, preferentemente en el
rea de la Minera, Consultora o Servicios a la Minera.

3 aos de experiencia participando en procesos de elaboracin de propuestas.

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