La toma de decisiones

Decidir: Es la accin humana que enfrentada al suceso externo debe identificar los futuros estados de ese
suceso y determinar posibles cursos de accin, que respondan a pautas preferidas o preestablecidas.
La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o ms alternativas.
El Proceso racional de la toma de decisiones consta de seis pasos:
1.
2.

Asegurarse de la necesidad de una decisin: Existe un problema o una disparidad entre cierto
estado deseado y la condicin.
Identificar los criterios de decisin: Identificar criterios que sean importantes para la toma de
decisiones, es decir relevantes.

3.

Ponderar los criterios: Se priorizan los criterios segn su importancia en la decisin

4.

Desplegar las alternativas: Se enumeran todas las alternativas viables

5.

Evaluacin de las Alternativas: Se analiza cada uno respecto al criterio ponderado

6.

Seleccionar la mejor alternativa: Seleccionar la mejor entre aquellas enumeradas y evaluadas.

Tipos de decisiones
Programadas: Son as en la medida que son repetitivas y se ha desarrollado un mtodo definido para
manejarlas. Se basan en soluciones anteriores y se apoyan en un procedimiento, regla o poltica.
No programadas: Son aquellas donde los problemas no son habituales o repetitivos. Generalmente son
tomadas por los niveles jerrquicos ms altos. Son nicas y no recurrentes, por lo tanto no tienen una
solucin programada.
Son situaciones que no estn estructuradas por impredecibles, variables e inestables, por lo que ante la
aparicin del problema se debe hacer el proceso de decisin.

Funciones de los Sistemas de Informacin

1.

Procesar Transacciones: Dentro de esta funcin se encuentran las siguientes tareas:

Recoleccin de Datos: Los sistemas de informacin procesan entradas de datos; precisamente la entrada
de datos se produce en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en la organizacin
Asociado con la recoleccin de datos hay tres aspectos relevantes:

2.

Mtodo de Captacin: Es la primera etapa en la recoleccin de datos. Se puede realizar

manualmente o por identificacin automtica que permite capturar datos en forma rpida por
ejemplo OCR, banda magntica.
Registro: Para que los datos captados puedan ser utilizados, se debern registrar de acuerdo a las
caractersticas del equipo utilizado por el sistema, a fin que sean utilizables por dicho sistema
Volumen de Datos recolectados: El volumen de datos que se genera en una organizacin es
realmente importante, y el sistema de informacin debe capturarlos a todos.

Crear y mantener archivos

Identificacin de datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior
recuperacin. A estos elementos individuales de los archivos se los llama campos. Cada datos se identifica
con un nombre y un valor asociado a el.
Clasificacin de Datos: Cuando se registra una transaccin, se debe efectuar sobre esta una clasificacin
en base a algn o algunos atributos de la misma, de modo que invocando dicho atributo a posteriori, la
informacin pueda ser recuperada.
3.

Producir informes

Dentro de las salidas posibles la produccin de informes adquiere especial significatividad. Toda salida de
un sistema de informacin debe alcanzar uno o ms de los siguientes objetivos:

Expresar informacin relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el
futuro
Sealar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.

Iniciar una accin

Confirmar una accin

Componentes de un sistema de informacin

Hardware: Los dispositivos electrnicos y electromecnicos que producen datos. El hardware se

puede referir a una unidad o a todos los instrumentos que se usan en un sistema de computacin
Software: Serie de conjunto o series de instrucciones, mtodos o procedimientos y lenguajes, que
permiten usar la computadora

Procedimientos: Son mtodos operativos claros que determinen de que manera se van a usar los
recursos del sistema, con el fin de satisfacer los requerimientos de las personas que usen de el.
( habitualmente estn en manuales de operaciones)

Personas: Se los conoce como usuarios, aquella persona que o bien es responsable del ingreso de
datos e instrucciones al sistema, o bien utiliza informacin producida por el sistema. Esto los
distingue entre usuarios directos e indirectos.

Base de datos: Es un conjunto integrado de datos almacenados en diferentes registros. Un

registro es un conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada.

Volpentesta define a los Sistemas de Informacin en 2 pticas:

Sistemas de informacin orientados hacia las actividades administrativas y la toma de

decisiones.

Sistemas de informacin orientados hacia las funciones organizacionales

Sistemas de informacin orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones

1. El sistema de procesamiento de transacciones se basa hoy en da en Sistemas computarizados

que estn reemplazando a sistemas manuales. Tiene procesos con rutinas muy estructuradas y
procesos para resguardar la informacin.

2. El sistema de informacin administrativa proporciona entradas de datos para los procesos de

decisin administrativas
3.

El sistema de apoyo a la toma de decisiones proporciona informacin para emitir un juicio

respecto a una situacin no estructurada

Sistemas de informacin orientados hacia las funciones organizacionales

A un sistema de informacin tambin se lo puede clasificar en relacin a las funciones organizacionales
que utilizan su informacin. (Por funcin se entiende a una serie de actividades relacionadas en forma
cercana, como ser finanzas, produccin, comercializacin, recursos humanos). Las caractersticas
distintivas de cada funcin hace que estas tengan necesidades especificas de informacin por lo que
podra llegar a considerarse un sistema de informacin de ayuda para cada una de ellas.
De esta manera un sistema de informacin queda conformado como una asociacin de sistemas de
informacin diseada para apoyar los subsistemas funcionales de la organizacin. Cada subsistema
funcional necesita las aplicaciones para poder realizar todo el procesamiento de informacin vinculado
con dicha funcin.

Estudio de sistemas
El estudio de sistemas es el proceso en el cual se determinan las necesidades de informacin para la toma
de decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada nivel de la organizacin y se
estudian los procesamientos de transacciones con el objetivo de aumentar la eficiencia general de la
organizacin.
Las actividades especficas que se desarrollan en un estudio de sistemas son numerosas y variadas, entre
ellas:
1.
2.

Comprender situaciones en donde se supone que puede aumentarse la eficiencia

Determinar las necesidades de informacin que los centros de decisiones necesitan para el
proceso de toma de decisiones; forma de presentacin, frecuencia, etc.

3.

Establecer que tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las dems actividades
administrativas

4.

Obtener informacin sobre operatorias y procedimientos rutinarios a fin de establecer con

precisin como trabajan.

5.

Examinar crticamente la situacin actual para detectar errores o fallas que puedan subsanarse,
elaborando un estado del problema

6.

Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solucin de los
problemas y la relacin costo-beneficio de su implantacin

7.

Disear el sistema o las modificaciones al mismo que satisfagan todos los objetivos considerados
durante el desarrollo del estudio de sistemas.

8.

Verificar como se implementa el sistema o sus modificaciones por parte del personal de lnea,
estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la implementacin y el
posterior mantenimiento.

Caractersticas del estudio de sistemas

1.

2.

3.

Identificacin de problemas: El hombre de sistemas debe efectuar su trabajo en contacto con las
personas que realizan sus tareas en las organizaciones. Estas personas tienen la sensibilidad de
sus problemas pero en muchas oportunidades les resulta difcil explicarlos; o el problema no era
el sealado.
El estudio de sistemas trata de comprender y conocer una situacin para determinar si sobre la
misma pueden efectuarse cambios que la mejoren y en definitiva, mejoren el conjunto.
El trabajo de sistemas de desarrolla en forma de staff por lo que los resultados del estudio se
transforman en recomendaciones que el personal de lnea debe implementar. Por ese motivo es
fundamental que dicho personal se integre desde el primer momento, de modo que su
participacin activa los motive a fin de comprender claramente los objetivos del estudio,
hacindolos participes de las decisiones que al respecto se vayan tomando.

Problemas que se pueden presentar al realizar un estudio de sistemas

Desinters del personal clave, Resistencia al Cambio, Conflicto de Intereses, Apego al Sistema Antiguo
Metodologas para el estudio de sistemas
Un estudio de sistemas, algunas veces tambin llamado desarrollo de sistemas o proyectos de desarrollo
de sistemas, se apoya en una metodologa y en un conjunto de herramientas y tcnicas para poder realizar
la sntesis, el anlisis, el diseo y la implementacin.
Una metodologa se define como una disposicin lgica y secuencial de pasos y procedimientos
orientados hacia el desarrollo de una tarea.
Existen 3 enfoques metodolgicos diferentes:
1.
2.

Metodologa del ciclo de vida

Metodologa del anlisis estructurado

3.

Metodologa del diseo evolutivo ( o desarrollo de prototipos)

La ms utilizada es el Ciclo de vida, basada en el enfoque analtico. Permite un abordaje de los problemas
de sistemas cuando el estudio deber dirigirse hacia un mejoramiento o hacia un rediseo. Pasos a seguir
en este enfoque:
1er Paso: Sntesis
Fase 1: Investigacin preliminar
La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio sobre un
sistema actual para tratar de mejorarlo o la creacin de uno. Lo anterior puede comenzar por la deteccin
de amenazas, como por el aprovechamiento de oportunidades.
Los resultados son los siguientes:

Definir el objeto de estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a involucrar.
(que se requiere y porque motivos).
Trazar el panorama sincrtico: Para trazar el panorama sincrtico hay que hacer una bsqueda
de informacin que abarque los aspectos de la organizacin y su ambiente y de esta manera
comprender el suprasistema que contiene el sistema que va a ser estudiado.

Evaluar la factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el sistema en
estudio. Tipos de Factibilidad

Aceptar o rechazar el estudio: Se basa en los resultados y conclusiones del estudio de

factibilidad. Si el estudio es aceptado, se debe describir el mismo, establecer fechas de inicio y
finalizacin de las tareas y un detalle de los recursos necesarios en cada etapa del mismo.

Herramientas y actividades para desarrollar la etapa de sntesis

Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal tcnico o ejecutivo. Sirve para conocer
las reales motivaciones y problemas.
Observacin y visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visin global de la
organizacin.
Revisin de documentos y antecedentes: Organigrama, Estado de situacin patrimonial,
restricciones legales, ventas, etc.

2do Paso: Anlisis

Fase 1: Investigacin detallada
Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organizacin para determinar donde son
necesarios los cambios que la mejoren. Interesa estudiar el sistema actual para comprender las
necesidades y requerimientos del nuevo sistema.
La nica forma de poder investigar cuales son las necesidades y requerimientos es estudiando el sistema
actual, recopilando todos los datos relacionados a este.
Tcnicas de relevamiento de informacin

Entrevistas
Cuestionario

Revisin de registros y documentos

Observacin personal.

Tcnicas para registrar la informacin reunida

rboles de decisin: Se expresa como una sucesin encadenada de condiciones que desembocan
en una accin.
Tablas de decisin: Son matrices donde se vuelcan en columnas y filas las condiciones y las
acciones.

Lenguaje estructurado: Se utilizan para procesos no tan complejos, se expresan por medio de
acciones directas como sumar facturas, luego archivarlas.

Cursogramas: Son la representacin grafica de las rutinas o procedimientos administrativos, es

decir representan en forma analgica las secuencias sistemticas de acciones que se efectan
para satisfacer las distintas finalidades de la organizacin.

Fase 2: Anlisis, evaluacin y determinacin de requerimientos

Se tratan de obtener conclusiones sobre la eficacia y eficiencia del sistema a la luz de los objetivos
identificados en el inicio del estudio, ms precisamente, en base a la determinacin del panorama
sincrtico.
Herramientas

Tcnica del interrogatorio: Conjunto de preguntas, cuyas respuestas brindan los elementos
necesarios en los que se basaran las conclusiones.
Capacidad: Se determina por la aptitud del sistema para alcanzar los objetivos que se tuvieron en
cuenta al momento de recomendar su funcionamiento.

Comunicacin: Se evala como el sistema difunde la informacin entre los distintos sectores
para coordinar e integrar tareas.

Costos: Mantenimiento, mala entrega, mala atencin, se visualiza en la relacin beneficio-costo.

Competitividad: El sistema genera una ventaja competitiva

3er Paso: Diseo

Esta etapa es la solucin a los problemas detectados en las anteriores.
La etapa de diseo es una etapa de sntesis, ya que necesita agrupar todas las partes que se separaron de
modo que finalmente conformen un conjunto unificado.
El mtodo del diseo se inicia con formulaciones generales en las cuales no se consideran los detalles.
Una vez realizado ese diseo general se realiza una prueba de factibilidad que si se resuelve
positivamente, habilita para entrar en la siguiente fase de diseo detallado.

Fase 1: Diseo General

Toda la informacin reunida durante la investigacin detallada y que ha sido analizada y evaluada, se
utiliza ahora para establecer el diseo del nuevo sistema o modificar uno ya existente.
El sistema debe ser sencillo y que no de lugar a confusin por parte del personal de la organizacin.
Fase 2: Diseo detallado
Se especifica la vista en el diseo general, determinando quien hace cada cosa y como. Se lleva al papel el
sistema (se formaliza). Se disean las herramientas: cursogramas, organigramas, DFD, manuales, normas,
es decir se elabora un programa de implementacin.
Secuencia de diseo
Cabe sealar que la secuencia de actividades varia dependiendo de la naturaleza del sistema, pero sin
embargo una manera comn de comenzar el diseo es por sus salidas.
Diseo de las salidas: La lgica de construccin de un sistema de informacin indica que se inicia con la
definicin de sus salidas: lo que el usuario necesita del sistema. Se toma en cuenta el destino, el medio, el
uso, la frecuencia y la apertura de informacin para disear dicha salida.
Diseo de las entradas: Despus de determinar lo que el usuario necesita como salida, se requiere disear
las entradas que van a producir esas salidas.

Diseo de archivos: Los archivos permiten la sistematizacin de datos de manera que cuando ellos se
necesiten repetidamente en una misma operacin o para varias operaciones no deban ingresarse
nuevamente al sistema como parte de entradas.
Diseo de procedimientos: Los procedimientos se especifican para todo el personal que esta o va a estar
vinculado al sistema, determinando que tareas deben ejecutarse y quienes son los responsables de las
mismas.
4to Paso: Implementacin
Representa las tareas por las cuales el nuevo sistema es llevado a la prctica reemplazando al anterior.
La implementacin de sistemas consta de las siguientes fases:
Fase 1: Planeamiento y programacin de la implementacin
En esta fase se programan las actividades necesarias para lograr la implementacin (que actividades y
cuando deben realizarse); elaborar las instrucciones de la implementacin y la determinacin del personal
y la asignacin de las responsabilidades.
Fase 2: Capacitacin y entrenamiento del personal
Para operar bien los sistemas, el personal relacionado con su uso, debe recibir las suficientes
capacitaciones y entrenamientos que les permita conocer como deben utilizarlo, sus funciones, etc.
Fase 3: Conversin del sistema
La conversin significa el reemplazo del sistema anterior por el nuevo sistema. Hay que traspasar
archivos, o sea compatibilizar los datos de esos archivos al formato y estructura del
Fase 4: Seguimiento y mantenimiento
Una vez que el sistema fue implementado, se verifica que todo funcione como fue planeado. Tal vez sea
necesario hacer reparaciones o mejoras que adapten el sistema a situaciones.