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Plan de transicin de la certificacin con las normas ISO 9001 e ISO 14001,

versin 2015
Fecha de Emisin: 2015-10-05

Dirigido a: Empresas titulares de la certificacin ICONTEC de sistemas de


gestin con las normas ISO 14001 e ISO 9001

1. Aprobacin de la revisin de las normas ISO 14001 e ISO 9001


El 15 y 23 de septiembre del presente ao se publicaron las nuevas versiones de las
normas internacionales de requisitos de sistema de gestin ambiental (ISO 14001) y de
sistema de gestin de la calidad (ISO 9001) respectivamente, por parte de la
Organizacin Internacional de Normalizacin ISO.
En esta versin de las normas de sistema de gestin se adopta la estructura de alto nivel
establecida por la ISO para facilitar la compatibilidad y alineacin con otras normas ISO
de sistemas de gestin. La estructura de alto nivel contiene los siguientes elementos:

Contexto de la organizacin
Liderazgo
Planificacin
Soporte
Operacin
Evaluacin del desempeo
Mejora

2. Principales cambios en la norma ISO 14001 versin del 2004


La versin 2015 de la norma ISO 14001, adopta la estructura de alto nivel y se observa
que se enfoca no solo a la conformidad de la organizacin, en el cumplimiento de
requisitos legales y otros requisitos ambientales, sino mucho ms a su desempeo en: la
preservacin del ambiente en su alcance de actividades, la prevencin de la
contaminacin, el control de residuos y contaminacin cuando se generen, incluyendo las
consideraciones de beneficio econmico por estas actuaciones. Considerando este
enfoque se pueden mencionar entre sus principales cambios los siguientes:

Gestin ambiental estratgica: se incrementa la gestin ambiental dentro de los


procesos de planeacin estratgica de la organizacin. Tambin se incluye un
nuevo requerimiento para entender el contexto de la organizacin y de esta
manera identificar y aprovechar posibles oportunidades en beneficio de la
organizacin y del medio ambiente.

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Liderazgo: para asegurar el xito del sistema, se ha aadido una nueva clausula
para aquellas personas que se encuentran en posiciones de liderazgo, con el fin
de promover la gestin ambiental dentro de la organizacin.

Proteccin del ambiente: la expectativa sobre las organizaciones se ha ampliado a


comprometerse con iniciativas proactivas para proteger el medio ambiente de
daos y degradacin, consistentemente con el contexto de la organizacin.

Desempeo ambiental: hay un cambio en el nfasis en relacin con la mejora


continua, desde el mejoramiento del sistema de gestin hasta el mejoramiento del
desempeo ambiental. En consonancia con los compromisos de la poltica de la
organizacin, segn sea aplicable, reducir emisiones, vertimientos y residuos a
niveles determinados por la organizacin.

Pensamiento en el ciclo de vida del producto o servicio: adems del requisito de


gestionar los aspectos ambientales asociados con los bienes y servicios
suministrados, las organizaciones deben extender su control e influencia de los
impactos ambientales asociados con el uso del producto y, al final de su vida til,
su tratamiento o disposicin final, sin que esto implique el requisito de hacer la
evaluacin del ciclo de vida.

Comunicacin: se ha aadido el requisito de desarrollar una estrategia de


comunicacin con el mismo nfasis en las comunicaciones externas e internas.
Esto incluye un requisito de suministrar informacin confiable y consistente, y el
establecimiento de mecanismos para que las personas que trabajan bajo el control
de la organizacin hagan sugerencias sobre el mejoramiento del sistema de
gestin ambiental. La decisin de comunicar externamente es potestad de la
organizacin pero la decisin debe tener en cuenta los reportes de informacin
requerida por organismos reguladores y las expectativas de otras partes
interesadas.

Menor nfasis en documentacin: se incorpora el trmino informacin


documentada en lugar de documentos y registros. Para alinear con ISO 9001,
la organizacin tendr la flexibilidad para determinar cundo se necesitan
procedimientos para asegurar el control eficaz de los procesos.

3. Principales cambios en la norma ISO 9001 versin del 2008


La versin 2015 de la norma ISO 9001, adopta la estructura de alto nivel y se enfoca no
solo a la eficacia de la organizacin, sino a su desempeo. Considerando este enfoque
se pueden mencionar entre sus principales cambios los siguientes:

Mayor nfasis en el contexto de la organizacin, considerando a otras partes


interesadas diferentes al cliente, incluyendo a la misma organizacin y sus
beneficios econmicos

Direccin estratgica de la organizacin, como pilar del sistema de gestin

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Incremento de requisitos de liderazgo

Requisito explcito para el pensamiento basado en riesgos para apoyar y mejorar


el entendimiento y aplicacin del enfoque por procesos

Requisito para definir el alcance y lmites del sistema de gestin de la calidad.

Menos requisitos prescritos

Menos nfasis en documentos

Mejora en la aplicabilidad de la norma para organizaciones de servicios

Mayor nfasis en el logro de resultados esperados para mejorar la satisfaccin del


cliente

4. Transicin de las certificaciones otorgadas con las normas ISO 9001:2008


e ISO 14001:2004 a la versin 2015 de las mismas.
Los cambios en los requisitos de una norma de sistema de gestin implican actividades
de actualizacin, tanto para la organizacin cuyo sistema de gestin esta certificado,
como para los organismos de evaluacin de la conformidad. Lo anterior implica que se
requiera establecer un plan de transicin para las certificaciones vigentes. Por esta razn,
ICONTEC teniendo en cuenta las directrices del Foro Internacional de Acreditacin (IAF)
definidas en los documentos IAF-ID 9 e IAF-ID 10 y los lineamientos del Comit ISO para
Evaluacin de la Conformidad (CASCO), estableci lo siguiente:

Definir un periodo de transicin de 3 aos contados a partir de la publicacin de la


norma ISO 9001:2015 y de la norma ISO 14001:2015.

Los certificados de sistema de gestin ambiental con la norma ISO 14001 versin
del 2004, no sern validos a partir del 15 de septiembre del 2018.

La fecha de expiracin de los certificados con la norma ISO 14001:2004 expedidos


durante el periodo de transicin tendrn como fecha de vencimiento la fecha de
finalizacin del periodo de transicin, es decir 2018-09-14.

Los certificados de sistema de gestin de la calidad con la norma ISO 9001:2008,


no sern validos a partir del 23 de septiembre del 2018.

La fecha de expiracin de los certificados con la norma ISO 9001:2008 expedidos


durante el periodo de transicin tendrn como fecha de vencimiento la fecha de
finalizacin del periodo de transicin, es decir 2018-09-22.

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5. Recomendaciones para las organizaciones titulares de la certificacin


ICONTEC de sistema de gestin con la norma ISO 14001 del 2004 o ISO 9001
del 2008
Para las organizaciones titulares de la certificacin ICONTEC de su sistema de gestin
con la norma ISO 14001 del 2004 o con la norma ISO 9001 versin del 2008, se
recomiendan las siguientes directrices para actualizar exitosamente el sistema de gestin
y por ende su certificacin:
Conocer los requisitos y conceptos de las nuevas normas revisadas, ISO
9001:2015 e ISO 14001:2015, segn aplique.
Identificar brechas organizacionales, que necesitan ser abordadas para cumplir los
nuevos requisitos.
Definir y desarrollar un plan de transicin para la actualizacin del sistema de
gestin de la organizacin, que incluya actividades, responsables, cronograma de
ejecucin y recursos.
Suministrar el entrenamiento y conocimiento apropiado a todas las partes que
tienen un impacto en la eficacia y desempeo de la organizacin, en los nuevos
requisitos y en el resultado esperado de su implementacin.
Establecer el contexto de la organizacin y, revisar el direccionamiento estratgico
de la organizacin.
Revisar o confirmar el alcance del sistema de gestin certificado.
Actualizar el sistema de gestin para cumplir los requisitos revisados y
proporcionar la verificacin de la eficacia.
Verificar peridicamente el avance y la eficacia del plan de transicin.
Programar, planificar y ejecutar la auditora interna al sistema de gestin,
considerando los requisitos de la nueva norma.
Definir e implementar las correcciones y acciones correctivas pertinentes.
Realizar la revisin del sistema de gestin por la alta direccin de la organizacin.

Coordinar y confirmar con ICONTEC el desarrollo de la auditora de actualizacin.


Se recomienda que sta sea mximo a los 2 aos de haberse publicado las
nuevas normas por la ISO, es decir en el ao 2017. No obstante lo anterior, se
debe tener en cuenta que las fechas mximas de actualizacin sern: para la
norma ISO 14001, 2018-09-14; y para la norma ISO 9001, 2018-09-22.
El titular de la certificacin ICONTEC al cual corresponda su renovacin durante el
periodo de transicin puede solicitar dicha renovacin con las normas ISO 14001:2004 e

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ISO 9001:2008. Sin embargo puede considerar solicitar la renovacin con las nuevas
versiones si el sistema de gestin de la organizacin ya est debidamente actualizado.
En estos casos, en los cuales el titular solicite la renovacin de su certificado con las
versin 2004 de la ISO 14001 con la versin 2008 de la ISO 9001, se debe tener en
cuenta que la fecha mxima de vigencia de los certificados ser:
ISO 14001:2004 Septiembre 14 de 2018
ISO 9001:2008 Septiembre 22 de 2018

6. Opciones para realizar la auditora de actualizacin de la certificacin


ICONTEC con la norma ISO 9001 e ISO 14001
ICONTEC en la actualidad cuenta con la capacidad operativa para realizar la
actualizacin de los certificados desde el presente ao, de tal manera que la organizacin
que lo considere pertinente puede desde la fecha de publicacin del presente plan de
transicin, solicitar la auditora de actualizacin.
De acuerdo con los plazos y condiciones establecidos por el IAF, los cuales han sido
adoptados por ICONTEC, para la transicin de la certificacin, el titular de la certificacin
ICONTEC tiene dos alternativas para realizar la actualizacin de la certificacin del
sistema de gestin:
-

Alternativa A: Actualizacin de la certificacin al momento de la renovacin del


certificado con la norma ISO 14001 del 2015 o la norma ISO 9001 del 2015 segn
corresponda, dentro del periodo correspondiente al ciclo de certificacin actual de
la organizacin y antes de la fecha lmites para la transicin.

Alternativa B: Actualizacin de la certificacin mediante renovacin anticipada


con la norma ISO 9001 del 2015 o la norma ISO 14001 del 2015 segn
corresponda, en fecha anterior al prximo vencimiento de su certificados y antes
de finalizacin del periodo de transicin en el 2018.

En el caso en que el certificado ICONTEC de sistema de gestin ISO 14001:2004 e/o ISO
9001:2008 se encuentre suspendido a la entrada en vigencia del presente plan de
transicin o durante el transcurso del mismo, el titular de la certificacin podr solicitar la
auditora de reactivacin y la auditora de actualizacin de la certificacin de manera
conjunta. Para tal fin, la auditora se realiza con una duracin correspondiente a la
auditora de renovacin, de manera que permita evaluar todo el sistema de gestin y, se
realice dentro de los plazos establecidos en el presente plan de transicin.

7. Opciones para realizar la auditora de otorgamiento de la certificacin


ICONTEC con la norma ISO 14001:2004 o ISO 9001:2008 durante el periodo
de transicin
La organizacin que actualmente est implementando el sistema de gestin con la norma
ISO 14001:2004 o ISO 9001:2008 puede solicitar la certificacin ICONTEC de sistemas
de gestin con dicha versin durante el periodo de transicin, sin embargo se recomienda

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que haga su solicitud de auditora de certificacin mximo hasta 12 meses posteriores


contados a partir de la publicacin de la nueva versin de la norma ISO 14001 o ISO 9001
segn corresponda.
Los certificados ICONTEC de sistemas de gestin emitidos con la norma ISO 14001:2004
o ISO 9001:2008 durante el periodo de transicin tendrn vigencia hasta 2018-09-14 y
2018-09-22 respectivamente.
Para las organizaciones a las cuales se les apruebe el otorgamiento o renovacin de la
certificacin del sistema de gestin durante el periodo de transicin con la norma ISO
14001 del 2004 o con la norma ISO 9001 del 2008, podrn seleccionar una de las dos
alternativas expuestas anteriormente para la actualizacin de su certificado ICONTEC.
Se recomienda a las organizaciones que estn decidiendo implementar el sistema de
gestin de calidad o ambiental que utilicen las normas ISO 9001 e ISO 14001 e su versin
2015.
Con gusto estaremos atentos a resolver cualquier inquietud con relacin al presente plan
de transicin. Para tal fin, nuestros Ejecutivos de Cuenta, Directores Regionales y
Gerentes de sede estarn a su disposicin para recibir sus sugerencias e inquietudes.

Direccin de Evaluacin de la Conformidad


ICONTEC International

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