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Preguntas Frecuentes

Plataforma ScienTI
Aplicativos
CvLAC y GrupLAC

Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin - Colciencias


Direccin de Fomento a la Investigacin

Bogot D.C., 14 de Noviembre de 2014

Introduccin
Colciencias viene trabajando en el lanzamiento de la Convocatoria Nacional 693 de 2014 para el
reconocimiento y medicin de grupos de investigacin, desarrollo tecnolgico o de innovacin y para
el reconocimiento de investigadores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin 2014,
y como resultado de este trabajo se han realizado algunas mejoras en los aplicativos para facilitar el
ingreso de informacin y se ha elaborado este documento donde se presentan los cambios
realizados y las preguntas frecuentes sobre el uso de los aplicativos CvLAC y GrupLAC con el objeto
de facilitar el uso por parte de los usuarios.

1. Preguntas frecuentes
1.1

Aplicativo - CvLAC

a. Cmo realizo la eliminacin de un producto de mi CvLAC, si est vinculado a un


grupo de investigacin?
Para realizar la eliminacin de un producto que se encuentra vinculado al GrupLAC, primero se debe
contactar al lder del grupo que tiene vinculado el producto para que lo elimine del respectivo GrupLAC, el
lder debe realizar los siguientes pasos para realizar ese proceso: Ingresar a la opcin Productos del
grupo/Productos vinculados seleccionar la opcin Eliminar en el producto que se va a desvincular:

El sistema solicitar confirmacin de la eliminacin de producto:

Se debe seleccionar la opcin Eliminar. Con esta accin el producto queda desvinculado del GrupLAC en el
cual estaba registrado. Los mismos pasos se pueden realizar con las redes, eventos y proyectos vinculados.
En este punto el producto todava se encontrar registrado en el CvLAC, si desea eliminarlo tambin del
currculo debe realizar el proceso a travs de CvLAC as:
Ingresar al listado de productos de su inters a travs del men principal y hacer clic en la opcin Eliminar

El sistema solicita confirmacin y posteriormente realiza la eliminacin.

b. Dnde puedo registrar un captulo de libro que NO es de investigacin y cmo se


diferencian de los de investigacin?
Para registrar cualquier captulo de libro ingrese a la opcin: Produccin Bibliogrfica/Libro resultado de
investigacin/Captulo en libro resultado de investigacin; para diferenciar un captulo resultado de un
libro resultado de investigacin y uno que no lo es recuerde que debe adjuntar la certificacin del libro
resultado de investigacin.
Para esto, en el listado de captulo, ingrese al captulo de libro de su inters y haga clic en la opcin Editar,
el sistema desplegar una pantalla como la siguiente:

En la parte de Libro, puede actualizar el libro seleccionado haciendo clic en la opcin Buscar o puede
actualizar la informacin del libro seleccionado haciendo clic en la opcin Editar libro y actualizar la
informacin que considere necesaria, en particular el tipo de libro en el que se encuentra el captulo as:

Adems tenga en cuenta que para este proceso se requiere adjuntar el certificado del libro en el que se
encuentra el captulo si es un libro de investigacin, esto se realiza a travs de la opcin Detalles del libro
seleccionado.
La opcin para cargar el certificado slo estar disponible para los libros declarados como resultado de
investigacin:

Finalmente, tenga en cuenta que luego de realizar el proceso de verificacin de informacin y calidad del
libro se determinar si el captulo corresponde o no a un captulo en libro resultado de investigacin. Y
Colciencias dispondr la opcin para diferenciar estos captulos de libro desde el registro de los mismos en el
aplicativo CvLAC.

c. Cmo investigador en qu casos debo realizar la inscripcin a la Convocatoria 693


de 2014?

Para los currculos de personas que se encuentren actualmente vinculadas a grupos de


investigacin, es decir que tengan una vinculacin abierta en un grupo de investigacin a la fecha de
fin de la ventana de observacin de la convocatoria, no se solicitar la inscripcin, ya que la
informacin de sus hojas de vida ser avalada por la institucin a la que pertenece el grupo de
investigacin en el cual se encuentra vinculado.
Por lo anterior, slo en caso de no pertenecer a ningn grupo de investigacin actualmente, deber
realizar la inscripcin a la convocatoria, si desea participar en el proceso de Reconocimiento de
investigadores.
Si este es el caso, en la pgina principal se desplegar la invitacin para participar en la
convocatoria, como se muestra a continuacin:

Luego de aceptada la invitacin, se mostrar un mensaje en la pgina principal, Se encuentra


inscrito(a) en la convocatoria 2014, como se muestra a continuacin.

Recuerde que para participar en los procesos usted debe autorizar el uso de la informacin
registrada en el aplicativo.
d. Cmo puedo autorizar el uso de la informacin registrada en el aplicativo?
Para autorizar el uso de la informacin y participar en los procesos realizados por Colciencias debe
ingresar al enlace TRMINOS Y CONDICIONES y hacer clic en la casilla de verificacin aceptando
los trminos y condiciones y luego guardar como se muestra a continuacin.

Casilla de verificacin

Saldr un mensaje
correspondiente
Trminos
y condiciones al cdigo de la certificacin del currculo

e. Cmo registro mis artculos de investigacin electrnicos y cules son los


requerimientos de existencia de los mismos?

Para ingresar la informacin de un artculo electrnico dirjase en el men principal, a la seccin de


produccin Bibliogrfica/Artculo/ y seleccione la opcin Crear artculo:

Al dar clic en el enlace, se despliega la seccin Artculo Publicado en revista especializada, donde deber
ingresar la totalidad de la informacin requerida.
Como en este ejemplo se quiere registrar un artculo electrnico, en el campo de Medio de divulgacin se
deber seleccionar la opcin de medio electrnico, habilitndose los campos obligatorios correspondientes
para el caso (Nombre del artculo, Ao, Mes, Revista, Volumen, Pas, URL y el DOI).

f.

Dnde registro mi libro completo resultado de investigacin y qu informacin es


importante diligenciar?

Para registrar el libro resultado de investigacin ingrese en el men principal a la opcin Produccin
Bibliogrfica/Libro resultado de investigacin/Libro completo resultado de investigacin.
All se habilitara una ventana donde deber registrar la informacin correspondiente al Nombre del libro,
ISBN, editorial y fecha de publicacin.

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Finalmente, despus de realizar el registro de la informacin, recuerde adjuntar el certificado de la entidad


que avala que el producto es resultado de investigacin.

g. Cmo ingreso la informacin de los registros asociados a los productos de


Software, Diseo industrial o Esquema de circuito integrado?
Para el ingreso de la informacin de los anteriores productos, pulse el botn: Produccin tcnica y
tecnolgica, el cual encontrar en el men principal del aplicativo. Para los tres tipos de producto se ingresa
a la opcin correspondiente, por ejemplo para el caso de un diseo industrial:

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Para ingresar la informacin de los registros asociados dirjase a la parte inferior de esta pantalla, donde
encontrar las opciones para indicar que el producto tiene Registro asociado:

En el formulario anterior podr ingresar la informacin de registro, en caso de que el producto tenga patente o
secreto empresarial, tambin puede seleccionar las opciones correspondientes.
Si el diseo industrial ya se encuentra registrado en el aplicativo, y desea ingresar la informacin del registro
asociado, puede acceder al listado de los diseos industriales, y pulsar el enlace Editar:
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Aqu puede ingresar informacin de cada uno de los registros asociados al producto seleccionado de Diseo
industrial, Software o Esquema de trazado de circuito integrado, como la opcin correspondiente como se ve
a continuacin:

4. Dnde puedo ingresar la informacin de las marcas registradas?


Para crear e ingresar la informacin de las marcas registradas, pulse el botn: Produccin tcnica y
tecnolgica, en el men principal del aplicativo, luego pulse el enlace: Signos distintivos.

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Se desplegar la siguiente pantalla:

Pulse el enlace: Crear signos distintivos, y diligencie el formulario que se presenta a continuacin:

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Los signos distintivos pueden ser:

Luego de diligenciado por completo el formulario, pulse el botn: Guardar, y a continuacin se mostrar la
informacin guardada.

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h. Cmo registro las memorias de eventos publicadas en revistas especializadas?


En el men de CvLAC, se ingresa al opcin Apropiacin social y circulacin de conocimiento /Circulacin de
conocimiento especializado/Evento Cientfico.
Luego hacer clic en el enlace Editar, al evento que se desea registrar memorias, y luego clic en el enlace
Gestionar productos.

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All se despliega la opcin Captulos de memoria, en esta opcin puede registrar la informacin de las
memorias publicadas tanto en libros como en revistas especializadas.

i.

Dnde puedo registrar los aportes realizados durante mi trayectoria profesional?

En el men de CvLAC, se ingresa a la opcin Datos generales /Aportes y contribuciones.

En la pantalla que se despliega puede ingresar los principales aportes y contribuciones realizados durante su
trayectoria profesional.

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j.

Por qu las tesis que registro en el CvLAC no se visualizan en el verificador de


informacin?

Los productos que se visualizan en el verificador de informacin corresponden a los que se encuentran
definidos en el documento conceptual de la convocatoria, por lo tanto, las tesis desplegadas all son trabajos
dirigidos concluidos de pregrado, maestra y doctorado.
En este primer ejemplo, la tesis (como lo muestra la imagen), se encuentra en curso al no registrar fecha de
finalizacin, por lo cual, no se va a visualizar en el verificador de informacin.

Mientras que si la tesis ya est concluida, se deber completar la informacin colocando la fecha de
finalizacin y de esta forma se va a visualizar en el verificador de informacin.

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k. Dnde puedo registrar en mi CvLAC las presentaciones de trabajo, pster y


captulos de memoria, relacionados con eventos cientficos?

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Las presentaciones de trabajo, pster y captulos de memoria son productos que se generan durante la
realizacin de eventos cientficos, fueron reubicados en la reestructuracin de CvLAC, por lo tanto estos
productos se pueden ubicar a travs de la siguiente ruta:
Apropiacin social y circulacin de conocimiento/Circulacin de conocimiento especializado/Evento
cientfico.
A continuacin se presenta el cambio de estructura realizado:

Para ver la informacin de esos tems de informacin se debe ingresar al mdulo de eventos cientficos, se
despliega el listado de eventos que corresponde a los eventos relacionados con los tems de informacin de
presentaciones de trabajo, captulos de memoria, participaciones y organizaciones de evento de la versin
anterior de CvLAC.

La informacin detallada del evento junto con sus productos se visualiza a travs del enlace Detalles.
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Para registrar productos ingrese por la opcin Registrar producto(s) el sistema desplegar el listado de
productos del evento y la opcin para adicionar otros, para esto, haga clic en el cono Aadir.

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Aqu se desplegarn las opciones para ingresar Captulos de memoria, Presentaciones de trabajo y Pster.
Haga clic en los enlaces correspondientes para crear un nuevo producto o editar uno existente.
Captulos de memoria

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Presentaciones de trabajo

Pster

Finalmente, recuerde revisar las fechas de inicio y finalizacin de los eventos, ya que esta informacin es
utilizada para poder vincular posteriormente esta informacin en los grupos de investigacin.

l.

Dnde puedo registrar los Trabajos dirigidos/Tutoras que se encuentran en curso o


finalizadas?

Las tutoras en curso y finalizadas fueron unificadas en la reestructuracin hecha en CvLAC, es necesario
revisar las fechas de inicio y finalizacin (si ya finaliz), ya que esta informacin no se encontraba en la
versin anterior de CvLAC, en este momento el estado del producto viene dado por la informacin registrada
anteriormente.

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Para los nuevos registros, el sistema identifica las tutoras en curso o finalizada si se ha registrado o no el
mes y ao de inicio y finalizacin de la misma. Si el Trabajo dirigido/Tutora an est en curso no registre la
fecha de finalizacin. Se recomienda evitar el registro de fechas futuras.

Para registrar estos productos ingrese por la ruta Actividades de formacin - Trabajo
dirigido/Tutora.
m. Dnde deben adjuntarse las certificaciones solicitadas?
Los documentos deben ser adjuntados desde CvLAC ya que los productos tambin van a revisarse de
manera individual. A continuacin se listan los productos que requieren adjuntar documentos:

Variedades Vegetales

Nueva raza

Innovacin de proceso o procedimiento

Spin-Off

Software. Financiado por una institucin.

Innovacin generada en la gestin empresarial

Norma y regulacin

Reglamento tcnico

Consultora e informe tcnico

Generacin contenido Impreso. Excepto artculos y libros

Generacin contenido Virtual

Generacin contenido Multimedia

Espacios de participacin ciudadana

Participacin ciudadana en proyectos de CTI

Estrategias pedaggicas para el fomento a la CTI - Carga de documentos

Estrategia de comunicacin del conocimiento

Para adjuntar un documento debe ingresar al mdulo correspondiente a alguno de los listados en el apartado
anterior, por ejemplo Variedad vegetal en el listado se ingresa a la opcin Detalles

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En la parte inferior de la pantalla se desplegar el listado de documentos que deben adjuntarse. Al ingresar a
la opcin Adjuntar el sistema desplegar el formulario de bsqueda y seleccin del archivo, recuerde que
deben ser archivos en PDF.

Cuando seleccione el archivo haga clic en Enviar cuando el archivo se ha cargado, el sistema le notificar
con un mensaje como el siguiente:

Cuando se ha recargado la pgina se desplegar el enlace que permite ver o descargar el documento
adjuntado.
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Este mismo proceso debe ser realizado en todos los mdulos que requiere certificaciones.

n. Cmo puedo actualizar la informacin de alguno de los soportes ingresados para


alguno de mis productos?
La actualizacin de los documentos adjuntos, se genera cuando se hace el mismo proceso para
adjuntar un documento por primera vez, se ejecuta al momento de seleccionar la opcin Adjuntar,
luego Seleccionar archivo y finalmente, pulsar la opcin Enviar, se genera el estado de carga del
documento y al cerrar la pestaa de adjuntar documento, se podr observar que el documento
anterior ha sido reemplazado.

Seleccione adjuntar

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o. Debo cambiar de lugar los artculos que no cumplen con la definicin de artculo de
investigacin al tem Otro artculo publicado?
No es necesario realizar este cambio en los artculos. Colciencias despus de realizar la verificacin de cada
uno de los artculos ubicar los productos en el mdulo correspondiente de acuerdo con las definiciones del
documento conceptual.

p. Dnde puedo realizar el ingreso de informacin de un coautor que no se encuentra


registrado en el sistema?
El componente de coautores fue modificado para facilitar la bsqueda de las personas que tambin tienen
registrado su currculo y permitir establecer las relaciones de cooperacin. De modo que el sistema primero
ofrece la posibilidad de realizar la bsqueda de la persona y si no se encuentra registrada, permite crear el
registro despus de hacer la bsqueda correspondiente.
A continuacin se describe el procedimiento a seguir para la creacin de coautores.
a) Ingresar a la opcin de Coautores y hacer clic en el botn Aadir

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b) Seleccionar a la persona que desea ingresar como coautor del producto que se est registrando,
haciendo clic en el enlace con el nombre de la persona.

c) Si la persona no se encuentra en el listado de los coautores ya registrados por usted en la


Plataforma, utilice la opcin Buscar para realizar una bsqueda en la Plataforma de personas que
ya estn registradas en el sistema. Puede realizar la bsqueda por nmero de identificacin o por
nombre:

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d) El sistema desplegara el listado de personas que coinciden con los criterios de bsqueda, con la
opcin de visualizar el CvLAC, si la persona que desea registrar se encuentra en el listado la puede
vincular haciendo clic en el enlace Agregar.

e) Si la persona no se encuentra registrada puede realizar una nueva bsqueda haciendo clic en el
enlace Nueva bsqueda o ingresar la informacin del nuevo coautor haciendo clic en el enlace
Crear.
f) El sistema despliega el formulario de creacin con los datos bsicos para la identificacin dentro de
la plataforma.

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g) Al ingresar los datos de la persona, si se encuentra un registro con CvLAC con el mismo nmero de
identificacin se indicar que ya existe y se desplegar la opcin de vincularlo y el respectivo enlace
a CvLAC.

h) Si la coincidencia es por nombre, se mostrarn las opciones disponibles; si ninguna de las opciones
corresponde con el coautor que usted quiere registrar, puede ingresarlo al sistema con la opcin
Crear
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q. Es necesario volver a certificar mi currculo para el actual proceso de Convocatoria?


No es necesario realizar nuevamente el proceso de certificacin del currculo. Si usted ya realiz el proceso la
certificacin estar vigente a partir de la fecha en la que se haya realizado por primera vez.

1.2

Aplicativo - GrupLAC

a. Por qu los integrantes del grupo se ven como inactivos, si an se encuentran


activos en el grupo?
Los integrantes del grupo de investigacin tienen el estado de activos, si su fecha de finalizacin de la
vinculacin no se ha diligenciado, mientras que si esta fecha ya fue registrada, aun cuando sea una fecha
posterior, el sistema tomar la vinculacin como cerrada y el estado del integrante como inactivo.
Actualmente, el sistema no va a permitir el registro de un ao y mes posteriores a la fecha en la que se est
diligenciando la informacin, por lo cual, las fechas de finalizacin de la vinculacin de los integrantes que
sean futuras sern eliminadas del sistema. Esta fecha slo debe registrarse cuando el integrante de comn
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acuerdo con el lder del grupo termine su vinculacin en el grupo. Se recomienda evitar el registro de fechas
futuras cuando registre un integrante al grupo.

b. Cmo debo realizar la vinculacin de un producto, proyecto, evento o red del


aplicativo CvLAC de uno de los integrantes de mi grupo?
Para realizar la vinculacin de un producto, proyecto, evento o red, el lder del grupo cuenta con las opciones
Vinculacin de productos, Vinculacin de eventos y Vinculacin de redes bajo el tem Productos
del grupo en el men y con la opcin Proyectos vinculados.

De acuerdo con el documento conceptual la vinculacin de productos slo se podr realizar con la
autorizacin del autor del producto, para esto en el aplicativo GrupLAC se encuentra la opcin, para que el
lder del grupo de investigacin haga la respectiva invitacin de vinculacin de los productos realizados por
sus integrantes. Por favor tener en cuenta que la invitacin se puede realizar nicamente para los productos
que hayan sido realizados en el perodo de vinculacin del integrante al grupo, los productos publicados
previa o posteriormente a esta vinculacin no sern visualizados en el GrupLAC.
Para realizar la invitacin se debe seleccionar la opcin correspondiente en el men, el sistema desplegar el
listado de productos, proyectos, eventos o redes vinculados al grupo de acuerdo con la seleccin realizada.

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Es posible realizar la invitacin uno a uno o en bloque, para esto se utiliza la opcin correspondiente. En
cualquiera de los dos casos el sistema desplegar el listado de integrantes del grupo, al seleccionar uno de
ellos se despliega el listado de sus productos dentro del perodo de vinculacin del integrante al grupo,
los productos que no se encuentren en este lapso no sern desplegados y no podrn vincularse al grupo.
Cuando se seleccionan los productos el sistema crea la invitacin al CvLAC del integrante seleccionado y
stos slo se visualizarn en la produccin del grupo cuando el dueo del CvLAC del producto haya
aceptado la vinculacin.
Se pueden revisar las solicitudes realizadas pulsando la opcin Todas las solicitudes en la pantalla del
listado de los productos vinculados al grupo.

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c. Por qu no visualizo los productos de uno de los integrantes de mi grupo de


investigacin?
Por favor recuerde que los productos que pueden vincularse al grupo son aquellos que fueron realizados o
publicados dentro del perodo de vinculacin del integrante en el grupo, los productos que no se
encuentren en este lapso de tiempo no sern visualizados y no podrn vincularse al grupo de investigacin.

d. Si un integrante acept la vinculacin a mi grupo, por qu no puedo vincular su


produccin?
Cuando una persona acepta la invitacin para ser parte del grupo de investigacin es necesario que se
completen los datos de vinculacin de esta persona, para esto en la pantalla inicial se mostrarn las
invitaciones contestadas de las personas.

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Para verificar las respuestas, se hace clic en el enlace Personas esto despliega el listado de personas que
respondieron a la invitacin.

Para registrar los datos faltantes se debe pulsar el enlace Ver esto despliega el detalle de la vinculacin de
la persona, asegrese de ingresar la fecha de inicio de la vinculacin para que el sistema pueda determinar
los productos realizados por este integrante en el grupo, esto permitir visualizarlos e iniciar el proceso de
vinculacin de los mismos.

e. Cmo es el proceso de vinculacin de Empresas de base tecnolgica en GrupLAC?


Las empresas de base tecnolgica o Spin-Off son un tipo de producto que puede ser ingresado en el currculo
del investigador que genera este producto, su vinculacin se realiza en GrupLAC a travs de la opcin
Vinculacin de productos; estos productos eran registrados desde el aplicativo GrupLAC, si su grupo tiene
informacin registrada est se tendr en cuenta en el modelo dentro de los perodos de vinculacin y
ventanas de observacin correspondientes. Sin embargo, recuerde que ya no est habilitada esta opcin en
el aplicativo GrupLAC.

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f.

Los integrantes y productos que tena vinculados al grupo de investigacin


requieren la autorizacin del respectivo dueo del CvLAC del que fueron vinculados?

No, para los integrantes, los productos y los proyectos vinculados antes del 31 de Octubre de 2013, el sistema
da por hecho estas aceptaciones. Tenga en cuenta, que como el aplicativo no exiga tener CvLAC al
momento de vincular un integrante, es posible que en el listado an sean visibles integrantes sin el enlace
CvLAC.

g. Dnde se vern todas las solicitudes que ha realizado el grupo ya sea que lo han o
no aceptado?
Todas las solicitudes se pueden ver en la pantalla del listado de productos vinculados, se ingresa a travs de
la siguiente ruta en el men: Productos del grupo / Vinculacin de productos. Se pueden verificar los
estados de las solicitudes pulsando el enlace Todas las solicitudes:
Producto 1
Producto 2
Producto 3
Producto 4
Producto 5
Producto 6

.
.
.

Producto 7
Producto 8
Producto 9
Producto 10

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Producto 11
Producto 12

Producto 13
Producto 14
Producto 15

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Luego clic en el enlace Detalle:

Producto 15
Producto 16
Producto 17
Producto 18

Pedro Prez
Producto 18
2013-12-20
Solicitada

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