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APUNTES DE EXCEL

TIPOS DE DATOS

VARIABLES: frmulas y funciones

CONSTANTES: texto, nmeros y fechas

Texto: por defecto


queda alineado a la
izquierda

N y Fechas: por
defecto quedan
alineados a la derecha

OJO con los nmeros que llevan


texto. ESTE NO ES UN N
Tenemos que personalizarlos para
que se puedan hacer operaciones
matemticas con ellos

Como personalizar un n:
-

Si estas trabajando con Excel 2003, desde el men Formato opcin Celdas
ficha Nmero.

Si estas trabajando con Excel 2007,


accedes a la ficha Nmero.

Una vez all eliges la categora Personalizada y uno de los cuatro primeros tipos,
segn te interese (0; 0,00; #.##0; #.##0,00).

La opcin elegida aparecer en el recuadro de la parte superior. All aades el texto


que t quieras, metido entre comillas dobles.

desde esta flecha

NOTA: Se pueden personalizar los nmeros antes de escribirlos (seleccionando


previamente las celdas donde van a ir) o una vez escritos.
Si se te olvida alguno, recuerda que puedes emplear la varita mgica
para copiar el formato.
Introducir y editar datos en una celda
Para introducir datos en una celda, se coloca el cursor en la celda que se quiere, se
escriben los datos y se validan de cualquiera de estas formas: con un Intro, con las teclas
de movimiento, con el tabulador, pinchando en otra celda o usando el botn
que
aparece a la izquierda de la barra de frmulas.
NOTA: si usamos el botn

, la celda activa sigue siendo la misma.

Si se quiere cancelar la entrada de datos, se puede emplear la tecla Escape o el botn


NOTA: para introducir los mismos datos en un de celdas (adyacentes o no) a la vez, se
seleccionan las celdas, se escribe el dato y se pulsa Ctrl.+ Intro para validarlos.
NOTA: para introducir o modificar los mismos datos en varias hojas a la vez, se
seleccionan las hojas y al escribir en una de ellas ya se copian directamente en las otras.
NOTA: para modificar un dato, se puede hacer doble clic en la celda, usar la barra de
frmulas o seleccionar la celda y pulsar F2.

CREAR SERIES DE DATOS

Para crear una serie de datos, basta con estirar del controlador de relleno desde la celda
donde hemos introducido el dato y se copiar en el resto de casillas.
Cuando quiero crear una serie que aumente en una unidad, escribo el primer nmero y
estiro del controlador de relleno al mismo tiempo que presiono la tecla Ctrl..
Para crear series numricas con un incremento distinto de uno, se escriben los dos
primeros nmeros de la serie, se seleccionan y se estira del controlador de relleno.
Las series de datos se pueden crear en cualquier direccin (abajo, arriba, izquierda o
derecha).
Las series de los meses del ao y de los das de la semana ya estn predeterminadas en
el ordenador.
ALINEACIN DE DATOS
Adems de poder poner los datos en la parte izquierda, derecha o central de la celda
, tambin podemos alinearlos de forma vertical o darles una inclinacin.

En Excel 2003, accedemos desde el men Formato opcin Celdas ficha Alineacin.
En Excel 2007, podemos emplear estos botones

o acceder al cuadro de

dilogo desde

Aqu puedo poner el


texto en la parte
superior, inferior o
central de la celda.

El texto quedar con


la inclinacin que se
le d a esta aguja o
con los grados que
se indiquen.

FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS


Todas las acciones que se van a explicar se pueden realizar desde:
-

En Excel 2003, men Formato opciones Filas o Columnas

En Excel 2007, ficha Inicio

Insertar Filas y Columnas


Otra forma de insertar una fila es: pinchar en el nmero de la fila por debajo de la que
quiero aadir, clic en el botn derecho del ratn y elijo la opcin Insertar (la fila se coloca
por encima de la seleccionada).
Para insertar una columna, se pincha sobre la letra de la columna a la derecha de la que
quiero aadir, clic en el botn derecho del ratn y elijo la opcin Insertar (la columna se
aade a la izquierda de la seleccionada).
Eliminar Filar y Columnas
La forma ms rpida es seleccionar bien el nmero de la fila o filas que quiero eliminar,
clic en el botn derecho del ratn y elijo Eliminar. Lo mismo ocurre para las columnas.
Cambiar el tamao de las Filas y Columnas
Adems de con las opciones Alto de fila y Ancho de columna, tambin puedo hacerlo de
forma manual

desde la cabecera de las columnas o de las filas.

Si quiero cambiar la medida a ms de una comuna a la vez, selecciono las columnas que
quiero modificar desde la cabecera de las letras y cuando cambie la medida en una de
ellas, se modificar en todas las que tengo seleccionadas. Lo mismo ocurre para las filas.

HOJA DE CLCULO: EXCEL


DEFINICIONES BSICAS

N 1 = Celda activa es la celda en la que se estn introduciendo los datos. Est rodeada con
un borde oscuro y tambin se reconoce porque aparece su nombre en el cuadro de nombres.
N 2 = Cuadro de nombre casilla situada en la parte superior izquierda que se utiliza para
mostrar o cambiar los nombres de las celdas.
N 3 = Barra de frmulas muestra el contenido (texto, nmeros o una frmula de clculo) de la
celda que est seleccionada.
N 4 = Controlador de relleno es un pequeo punto de color negro que se encuentra en la
esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el ratn al controlador de
relleno, el puntero toma la forma de una cruz negra fina y pequea. El controlador de relleno es
muy til para copiar frmulas y rellenar rpidamente datos.
Celda de referencia o referencia relativa es
el conjunto de coordenadas que ocupa una celda
en la hoja (letra de la columna seguida por el
nmero de la fila), como B3 o AD345.
Si se copia una frmulas con referencias relativas
de celdas en otro lugar, las referencias se ajustan
automticamente.
Referencia absoluta hace referencia a una
celda con una ubicacin especfica. Se usa
cuando no se quiere que cambie el valor de la
celda al operar con ella, se indica mediante un
signo $ antes de la letra de la columna o del
nmero de la fila, como en: $B$3, A$45 o
$AD345. Si se copia una frmulas con
referencias absolutas de celdas en otro lugar, las
referencias no se ajustan.
NOTA: con la tecla F4 fijamos las referencias absolutas.
Desbordamiento Ocurre cuando un dato es demasiado largo y no cabe en la celda. Si la celda
de la parte derecha no contiene nada, el dato pasar a ella; pero si est ocupada slo se podr
ver la parte del dato que quepa en la celda (aunque la celda lo contiene todo).
Los nmeros se comportan de otra manera. Si no cabe en el ancho de la celda, lo transforma a
notacin cientfica (5E+3 equivale a 5000) y si sigue sin caber, muestra
.
Si se hace la columna ms ancha, ya se ve el nmero

SELECCIN DE ELEMENTOS
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango tendremos que seleccionar
aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. Cuando seleccionamos
celdas es importante fijarse en la forma del puntero del ratn, para ver si realmente estamos
seleccionando o realizando otra operacin.
La forma que toma el puntero es la de una cruz gruesa blanca
TEXTO DE UNA CELDA

Haciendo doble clic en la celda si tiene el cursor dentro o desde la barra de frmulas.
UN RANGO DE CELDAS

Pinchar la primera celda del rango y arrastrar hasta la ltima o pinchar la primera y mantenido
pulsada la tecla maysculas
CELDAS DISCONTINUAS

Pinchar la primera celda del rango y mantenido pulsada la tecla Control, ir seleccionando el resto
de celdas.
UNA COLUMNA

Hacer clic sobre el identificativo de la columna (la letra).


UNA FILA

Hacer clic sobre el identificativo de la fila (el nmero.)


TODAS LAS CELDAS DE LA HOJA

Hacer clic sobre la esquina superior izquierda entre el identificativo de la fila 1 y el de la columna A
o usar la combinacin de teclas Ctrl + E.
UNA HOJA DE UN LIBRO

Hacer clic en la etiqueta de la hoja


DOS O MS HOJAS ADYACENTES

Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, manteniendo pulsada la tecla maysculas, hacer clic
en la etiqueta de la ltima hoja.
DOS O MS HOJAS NO ADYACENTES

Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, manteniendo pulsada la tecla control, hacer clic en la
etiqueta de las hojas que se quieren seleccionar.
TODAS LAS HOJAS DE UN LIBRO

Hacer clic con el botn secundario del ratn en una etiqueta de una hoja y seleccionar la opcin
Seleccionar todas las hojas del men emergente.
CLCULOS SENCILLOS
Para relacionar en una frmula los distintos valores que vamos a utilizar en un clculo, tenemos
que usar operadores. Los operadores bsicos de Excel son:
SUMA +
RESTA
MULTIPLICACIN *
DIVISIN /
Clculos combinados cuando en una misma frmula tenemos que realizar diferentes tipos de
clculo, Excel resolver las operaciones con un determinado orden de prioridad, siguiendo el
criterio matemtico (potencias y raices / multiplicaciones y divisiones / sumas y restas). Si
queremos cambiar el orden, es necesario usar parntesis.
De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 porque lo primero que se realiza es la divisin 5/3
y el resultado de =(3+4+5)/3 es 4 porque lo primero que se hace es (3+4+5) y luego se divide
entre 3.

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional cambia el aspecto de las celdas dependiendo de si se cumple una
determinada condicin.
Para aplicar un formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar
ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el men Formato condicional.
Excel 2007 posee muchas opciones de formato condicional, pero una de las ms usadas es

Ejercicio:
-

Copia los datos de la tabla

Selecciona los datos de la columna PROMEDIO

En la ficha INICIO ESTILOS despliega FORMATO CONDICIONAL y elige la opcin


RESALTAR REGLAS DE CELDA ES MENOR QUE

En el cuadro de dilogo que aparece, escribe el n 4 y selecciona una de las opciones de


formato. Acepta.

Podemos aplicar ms de una regla al mismo rango de datos.

FUNCIONES
Una funcin es una frmula que ya viene predeterminada por el programa y que usa palabras
especficas en una estructura concreta.
Excel clasifica las funciones por categoras: Fecha, Matemticas, Estadsticas, Lgicas,
Financieras, etc, pero todas tienen la misma estructura:

El nombre de la funcin se puede escribir tanto en maysculas como en minsculas. El


argumento puede ser un rango de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de
funcin. No se dejan espacios en blanco dentro de la estructura de la funcin.
Funciones bsicas
-

SUMA halla la suma de todos los valores de las celdas especificadas.

PROMEDIO calcula la media aritmtica de los valores de las celdas especificadas.

MXIMO devuelve el valor numrico ms alto que se encuentra en el rango de datos.

MNIMO devuelve el valor numrico ms bajo que se encuentra en el rango de datos.

Ejercicio:
-

Copia los datos de la tabla

Calcula la media entre la nota del trabajo prctico y la de la evaluacin para cada uno de
los alumnos.

Halla el valor mximo y el mnimo de las notas medias.

Funciones para contar datos


=CONTAR (RANGO) cuenta las celdas que tienen datos numricos.
=CONTARA(RANGO) se usa para contar las celdas que no estn vacias.
=CONTAR.BLANCO(RANGO) cuenta las celdas que estn vacas.
=CONTAR.SI(RANGO;CONDICIN) cuenta las celdas que cumplen la condicin
especificada como argumento. La condicin debe ir escrita entre comillas.

Ejercicios:
-

Copia los datos de la siguiente tabla

Halla la cantidad de celdas que contienen datos numricos

Cuenta las celdas que contienen datos

Cuenta las celdas que estn vacias

Halla la cantidad de celdas que tienen nmeros menores que 10

Cuenta las celdas que tienen palabras que empiecen por c

Copia los siguientes datos en una hoja nueva y halla los datos que se piden

Funcin SI
Decide el contenido de una celda dependiendo de que la prueba lgica sea cierta o falsa.

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que se pueda evaluar como verdadero o


falso.

Valor_si_verdadero es el valor que devolver si la Prueba_lgica es verdadera.

Valor_si_falso es el valor que devolver si la Prueba_lgica es falsa.

Reglas para el uso de la funcin SI:


-

Si la funcin va al principio de una frmula debe empezar por el signo =

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmeros o texto), frmulas o funciones.
Ejem: =SI(A5>=10;APTO;NO APTO)
=SI(A5>=10;MAX(B2:B10);MIN(B2:B10))
=SI(A5<>10;B2+B3;B2-B3)

Los argumentos que han de ser mostrados como texto tienen que ir entre comillas. No se
usan comillas para los nmeros.
Ejem: =SI(A5=B;100;0)

Los argumentos se escriben entre parntesis, separndolos por punto y coma y sin
espacios en blanco.

EJEMPLO 1
-

Copia la siguiente tabla

En la columna D se deben comparar


los gastos pronosticados con los que
se han tenido en realidad y si los
gastos actuales son mayores que los
pronosticados, aparecer un mensaje
diciendo Presupuesto excedido, en
caso contrario, aparecer la celda
vaca.

EJEMPLO 2
-

Copia la siguiente tabla

Calcula las existencias al final de mes.

En la columna accin aparecer Reponer inventario si las existencias a final de mes son
menores que el stock mnimo. En caso contrario aparecer No reponer