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5. Formatos.................................................................................................................... 21
5.1. Formatos de pgina .......................................................................................................... 21
5.1.1. Tamao del papel ..................................................................................................... 22
5.1.2. Mrgenes .................................................................................................................. 22
5.1.3. Diseo de pgina ...................................................................................................... 23
5.2. Formato fuente ................................................................................................................. 24
5.3. Formatos de prrafo ......................................................................................................... 25
5.3.1. Sangras .................................................................................................................... 25
5.3.2. Alineaciones ............................................................................................................. 26
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copiados antes de pegarlos en el documento nuevo con las etiquetas inteligentes de las
Opciones de Pegado. Existe la posibilidad de aplicar caractersticas especficas a los
datos, basndose en el contenido.
Solamente colocando el ratn encima del icono de pegado nos aparecer una flecha, que
pinchndola nos desplegar un submen con las distintas posibilidades de pegado.
Solamente colocando el ratn encima del icono de autocorreccin nos aparecer una
flecha, que pinchndola nos desplegar un submen con las distintas posibilidades de
autocorreccin.
1.5. Compatibilidad de formato de archivo
La compatibilidad entre Office XP, Office 2000, y Office 97 (a excepcin de Access 97)
permite a los usuarios de las tres versiones compartir documentos de forma
transparente. La versin 2002 de Access emplea el formato de archivo de Access 2000
por defecto.
1.6. Archivo nuevo (Panel de tareas)
Ahora es posible crear un documento nuevo desde otro, crear documentos desde
plantillas almacenadas en la red, y ver una lista de plantillas y documentos empleados
recientemente. Todo ello al mismo tiempo.
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formato a tu documento.
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Archivo:
formato a tu documento.
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Edicin:
Ver:
Insertar:
Formato:
Tabla:
Ventana:
2.3. Regla
En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible se
puede activar con el men Regla| Ver.
La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura.
Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio
documento sin necesidad de entrar en los mens.
Las sangras se pueden modificar con los tringulos de la regla. Hay tres: dos a la
izquierda y uno a la derecha.
Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra de la primera lnea y la sangra
francesa. El tringulo de la derecha marca la sangra de la derecha.
Para modificar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn cuadrado que hay en la
zona izquierda de la regla:
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La primera lnea del prrafo empezar donde marca el tringulo superior izquierdo,
el resto de las lneas donde marca el tringulo inferior izquierdo.
2.4. Barra de estado
La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra
constantemente una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el
cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo; la posicin del
cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc.
Estos son marcas que luego no se imprimirn y que tienen como funcin indicar los
espacios, saltos de prrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas
marcas al principio pueden resultar incmodas son de una gran utilidad para llevar un
correcto control del formato.
Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su
presentacin al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botn
de la barra de
herramientas Estndar. Se desactiva presionando el mismo botn.
Esta vista presenta el documento ya encajado en las pginas tal y como luego
se imprimir, con las notas, los encabezados y los pies de pgina. Resulta ms
claro trabajar con l que con el modo Normal. Pero tiene el inconveniente de
que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la
apariencia real de las pginas, es mucho ms lento. Se suele utilizar para hacer
correcciones en el formato del documento.
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3. Administracin de documentos
Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier
programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo
debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema.
3.1. Guardar la primera vez
Para guardar un documento recin creado se puede elegir el men Archivo|
Guardar o pulsar el botn
de la barra de herramientas Estndar. Aparecer
un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se est empleando,
aunque en todos tendr parecidas opciones:
En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que contiene la
unidad o carpeta seleccionada. Si se hace doble clic sobre una carpeta aparecer el
contenido de la misma.
Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el siguiente
paso es escribir el nombre del archivo en el recuadro Nombre del archivo
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El men que se despliega es muy amplio, para recorrerlo se puede utilizar la barra de
desplazamiento.
Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botn Guardar.
3.2. Guardar los cambios
Despus de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en
cuando a medida que se efectan cambios sobre el documento. Si se pulsa el botn
el documento volver a guardarse en la misma unidad que la primera vez y con
el mismo nombre. No aparecer ninguna ventana.
3.3. Guardar como
La opcin Guardar como del men Archivo se utiliza cuando se quiere
guardar el documento:
De esta forma sern visibles todos los archivos que puede abrir este programa.
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4. Escribir y editar
4.1. Desplazamiento del cursor por el documento
Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios
cientos de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta una
barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de
desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse hacia
arriba y hacia abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos
o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento.
Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicar
el nmero de las pginas por las que se va desplazando.
Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una lnea vertical parpadeante en la
parte superior del rea de trabajo: es el llamado punto de insercin que va indicando el
lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La lnea horizontal que aparece al
final del texto escrito es la gua de escritura que indica el lmite inferior del
documento.
Punto de insercin
Gua de Escritura
Para mover el punto de insercin para escribir en otro sitio basta con hacer clic con el
ratn all donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en medio
del texto, la flecha
se transforma en un cursor con forma de
pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
Tambin se
Si se quiere seleccionar una lnea hay que poner el cursor en la parte izquierda
del margen (en la llamada zona de seleccin) hasta que se convierta en una
flecha que apunta hacia la derecha y entonces hacer clic.
Para seleccionar un prrafo hay que hacer doble clic en la zona de seleccin a
la izquierda del prrafo.
Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la zona
de seleccin, o ir al men Edicin y aplicar Seleccionar todo.
4.3. Funciones de edicin
Las funciones de edicin aparecen en prcticamente todos los programas. Su
utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as
gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de
un lugar a otro.
4.3.1. Copiar
El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al
programa sobre qu texto se quiere ejecutar la accin. Despus se selecciona el
men Edicin|Copiar o el botn
. El texto copiado no desaparecer del
lugar de origen, pero el ordenador ha creado una copia de l, slo hay que
indicarle dnde se quiere depositar con la funcin Pegar.
Para pegar el texto copiado se selecciona el men Edicin|Pegar o el
botn
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El programa buscar esa palabra desde la posicin actual hasta el final del
documento, la primera coincidencia que encuentre la seleccionar y el programa
esperar rdenes sobre el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar.
La bsqueda se puede afinar ms pulsando el botn Ms:
Aparecern varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para el que
debe sustituirlo es posible especificar algunas cuestiones de formato con el men
desplegable Formato.
Se pueden hacer, adems, bsquedas especiales con el men desplegable Especial,
que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc. de hacer coincidir
maysculas, la palabra completa o usar un carcter comodn.
Las opciones Coincidir mays/mens y Palabras completas sirven para
limitar la bsqueda a la localizacin de esa secuencia de caracteres cuando constituya
una palabra completa, o limitar la bsqueda a la perfecta coincidencia de maysculas
y minsculas con el trmino definido de bsqueda.
La palabra encontrada se puede sustituir automticamente por otra. Para sustituir se
pulsa la pestaa Reemplazar de la ventana:
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Aparecer
el
recuadro
Reemplazar con, dentro de l se escribe el texto por el cul se quiera sustituir
el texto encontrado.
Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botn Reemplazar. Si se quieren
Reemplazar todas las palabras que coincidan con los criterios de bsqueda de una
sola vez se pulsa el botn Reemplazar Todas.
Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar Siguiente.
Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botn Cancelar para
cerrar la ventana.
5. Formatos
Word permite que el resultado final del trabajo sea idntico al que saldra de una
imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se
aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va
escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposicin se vern agrupadas en
tres categoras: pgina, carcter y prrafo.
Las ms habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de
herramientas sin necesidad de entrar en los mens, por ellos se vern primero cmo
se aplican por este procedimiento, completando la explicacin en algunos casos con
la opciones de los mens.
5.1. Formatos de pgina
Dentro de esta categora se agrupan instrucciones como el tamao y orientacin del
papel, los mrgenes, encabezados y pies de pgina, etc. La mayor parte de ellas se
concentran en el cuadro de dilogo Configurar pgina al que se accede desde el
men Archivo.
Este cuadro de dilogo presenta tres pestaas, una para cada grupo de instrucciones:
Mrgenes, Tamao del papel y Diseo de pgina. Aunque presentan
este orden se empezar por el que lgicamente parece el primer paso: la eleccin del
papel.
El cuadro de opcin Aplicar a que aparece en la parte inferior de los tres apartados
se utiliza cuando se est trabajando con secciones. Se ver su empleo cuando se
llegue a la parte correspondiente a las secciones.
5.1.1. Tamao del papel
En este apartado se configura el tamao y la orientacin del papel. En el
submen Tamao del papel aparecen los tamaos soportados por la
impresora que se tenga seleccionada. En la versin castellana del programa
suele estar seleccionado el tamao Din A 4, que es el que suelen usar todas las
impresoras.
5.1.2. Mrgenes
Los mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del
papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el
cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.
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En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder a
las Opciones de Impresin situadas en la parte inferior del apartado
Papel. Nos aparecer un nuevo cuadro de dialogo con las distintas opciones
para activar o desactivar ( parte inferior):
Fuente:
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Estilo de fuente:
cursiva
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Tamao:
Efectos de Texto:
etc.
se llama efectos al
superndice
5.3.1. Sangras
Una sangra es la separacin que se puede dejar entre un prrafo y el margen.
Hay varios tipos de sangras:
Sangra de primera lnea: si es slo la primera lnea la que se separa.
Sangra izquierda: se separan todas las lneas con respecto al margen
izquierdo.
Los prrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en
la parte izquierda
y uno en la derecha
. Basta con arrastrarlos
sobre la regla y colocarlos como se ve en esta ilustracin:
Sangra
izquierda
Sangra de
primera
lnea
Prrafo
Sangra
derecha
con
Prrafo
sangra derecha.
francesa.
Prrafo
sangra
Prrafo
con
sangra
primera
lnea. Prrafo
izquierda.
con
Sangra
francesa
con
sangra derecha.
izquierda.
lnea.
1.
francesa.
Prrafo
con
sangra
francesa.
Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con el men
Formato|Prrafo. Los valores se introducen numricamente en el cuadro de
opcin correspondiente:
5.3.2. Alineaciones
Word admite varios tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y
justificada. La alineacin por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra
basta con pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas de
formato o elegirla del cuadro de dilogo Prrafo del men Formato.
Izquierda
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Centrada
Derecha
Justificada
Prrafo
alineado por
el centro. Prrafo
Prrafo
derecha. Prrafo
justificada.
alineado por la
alineacin
derecha. Prrafo
alineado por la
justificada.
derecha. Prrafo
alineacin
alineado por la
derecha..
Prrafo
Prrafo
justificada.
con
alineacin
Prrafo
con
justificada.
con
alineacin
Prrafo
con
justificada.
con
alineacin
Prrafo
con
alineacin justificada.
1,5 lneas
Doble
5.3.4. Tabuladores
Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma lnea
(como en un ndice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en
la ilustracin siguiente, se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de
tabulacin.
Pas
Capital
PIB
Habitantes
Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulacin segn
el tipo de alineacin que se quiera.
La tecla de tabulacin desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que
se detenga en un punto concreto hay que poner en l una marca de tabulacin.
Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulacin haciendo
clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla
, y despus
volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no
hay ms que ir pulsando la tecla de tabulacin para que el cursor se detenga en
los lugares marcados.
Si se quiere mover uno de los altos de tabulacin una vez hecha la tabla, hay
que tener en cuenta que son independientes para cada prrafo, por lo que si se
quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los
prrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.
Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar
en el cuadro de dilogo Tabulaciones del men Formato, seleccionar el
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Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un prrafo que se suelen
aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado hay que seleccionar la
pestaa Sombreado:
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Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno
haciendo clic sobre un color de la paleta. A continuacin se selecciona la trama, que
es la intensidad con la que sea aplicar el color. En Vista previa se ver cmo va
quedando el prrafo o la tabla.
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