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ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS 1

ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Ana M. Cardona Cardona

Universidad Metropolitana

Nota de la Autora

Maestra de Educación Secundaria con Especialización en Matemáticas. Actualmente se

desempeña como profesora de repasos de GED en EDUTEC escuela en la zona oeste de Puerto

Rico. Cursa estudios graduados en Administración y Supervisión Educativa en la Universidad

Metropolitana Recinto de Aguadilla. Es autora del artículo Estrategias para el Análisis de

Sistemas Computarizados. Publicado en www.scribd.com.


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Abstract (Resumen)

Las compañías, para desarrollarse, necesitan información y la necesitan rápida, veraz,

oportuna y suficiente, de eso se encarga el Sistema de Información Computarizado.Cada día las

empresas enfrentan nuevos desafíos: deben alcanzar niveles máximos de calidad y satisfacción

de sus clientes, lanzar nuevos productos, posicionar y consolidar los ya existentes, buscar mayor

participación de mercado, etc. Enfrentar cada uno de estos retos implica cubrir necesidades de

información mayores día a día y, aunque la estadística, la computación y la ingeniería están muy

desarrolladas, casi nunca se posee toda la información que se necesita para tomar decisiones de

marketing, esto es debido en gran parte a que la economía y las personas son altamente

variables. Esta dinámica, ligada a la necesidad de obtener utilidades, obliga a las empresas a

requerir más y mejor información y a diseñar sistemas que les permiten conseguirla y

administrarla de la mejor manera.


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Estrategias para el Análisis de Sistemas Computarizados

Se entiende por Sistema al conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un

fin. Un Sistema de Información o Sistema Computadorizado sería el conjunto de elementos que

interactúan entre sí con el objetivo de apoyar las actividades de una empresa, negocio o

institución educativa. Estas son las fases para instaurar un Sistema Computadorizado en la

Administración: Planificación, Análisis, Diseño e Implantación. Partiremos del Análisis para

diseñar e implantar alguna de las actividades administrativas del sistema educativo.

La fase del Análisis responde a las preguntas de quién va a usar el sistema, qué hará el sistema, y

dónde y cuándo será utilizado. El analista debe recolectar información para conocer la situación

de la institución, luego deberá modelar el sistema (crear un modelo) usando diagramas y otras

herramientas.

Durante esta fase se desarrolla una de las 3 estrategias de análisis (Automatización,

Mejoramiento y Reingeniería), se crea un plan de trabajo y se recopila información del sistema

vigente y de lo que se espera del sistema futuro.

Estrategias para el análisis

El análisis de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con

el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados. El análisis es el proceso

de clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas y emplear la información específica

sobre lo que el sistema debe hacer.

De acuerdo con Romero, B. (2007) el análisis del sistema, conocido también como

análisis de requerimientos, consiste en el proceso de recoger información sobre el sistema

vigente (llamado as-is sistem), que puede estar o no computadorizado, identificar sus fortalezas y

problemas, y analizarlo para producir un concepto para el nuevo sistema (llamado to-be system).
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La meta de la fase del análisis es entender los requerimientos para el nuevo sistema y desarrollar

un concepto de sistema que determinará si es o no necesario un nuevo sistema.

Independientemente de la estrategia de análisis que se utilice, el proyecto ha de fluir a

través de estas tres etapas fundamentales: comprender el sistema actual (as-is system), identificar

áreas de mejoramiento y desarrollar un concepto del nuevo sistema (to-be system).

Existen tres estrategias básicas de análisis: Automatización del proceso de administración (BPA

= Business process automation), mejoramiento del proceso de administración (BPI = Business

process improvement), y reingeniería del proceso de administración (BPR = Business process

reengineering).

El proceso de administración es simplemente un set de actividades que se realizan para

lograr una meta. Por ejemplo, cualquier tienda tiene un proceso administrativo para ordenar

productos, un proceso administrativo para facturar a los clientes, para aceptar devoluciones, etc.

Automatización del proceso administrativo

Significa abandono o reemplazo de la forma básicamente manual de operar la

organización por el uso de la tecnología de la computadora para hacer parte del trabajo. La

automatización del proceso generalmente provee mayor eficiencia para los usuarios, aunque los

servicios no se vean impactados. Este proceso apenas impacta en la empleomanía, ya que los

procesos fundamentales de la administración–el trabajo que hacen los usuarios–permanece

esencialmente incambiable, a pesar de que utilizan ahora nuevas herramientas. Por ejemplo, el

fichero de tarjetas de la biblioteca ha sido cambiado por un fichero automático.

Mejoramiento del proceso administrativo

Significa hacer cambios moderados a la forma tradicional de operar la organización con

el propósito de tomar ventaja de las nuevas oportunidades que ofrece la tecnología, o copiar lo
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que la competencia está haciendo. BPI puede mejorar la eficiencia (haciendo las cosas correctas)

y mejorar la efectividad (haciendo correctamente las cosas). Por ejemplo, los estudiantes pueden

tener acceso al inventario de la biblioteca de la universidad, pero no pueden leer ni sacar el

material sin antes ser autorizados.

Reingeniería del proceso administrativo

Significa un cambio fundamental de la forma que opera la organización para tomar ventaja

de las nuevas ideas y de la nueva tecnología. Requiere un rediseño completo del negocio antes

del sistema de información para que soporte el nuevo sistema. Por ejemplo, los estudiantes no

necesitan autorización para sacar los materiales de la biblioteca, pues tienen acceso vía Web al

texto en su totalidad. En este caso, la tecnología ha cambiado fundamentalmente el proceso

administrativo.

Tabla1

Estrategia de Análisis
Etapas Fundamentales

Estrategia Identificación del Identificación del Desarrollo del


sistema vigente mejoramiento concepto del nuevo
sistema
Automatización del Recogida de Análisis del problema Recogida de
proceso información Raíz que causa el información mínima
administrativo extensiva problema
Mejoramiento del Recogida de Tiempo de duración del Recogida de
proceso información análisis información
administrativo extensiva moderada
Reingeniería del Recogida de Análisis del resultado Recogida
proceso información mínima Análisis de la tecnología
administrativo Eliminación de actividad
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Desarrollo de un plan de análisis

El plan de análisis consiste en la planificación de aquellas actividades que el equipo del

proyecto conducirá durante la fase del análisis. El plan del análisis ha de especificar las

actividades que se requieren en cada una de las tres etapas de esta fase: para comprender el

sistema actual (as-is system), para identificar áreas de mejoramiento y para desarrollar un

concepto del nuevo sistema (to-be system). Una de las actividades centrales de este plan de

análisis está las relacionadas con la recopilación de información que se requiere para el

desarrollo de las tres etapas del análisis, así como el desarrollo de los modelos de procesos y de

datos.

Este plan de análisis se integra se integrará al Plan de Trabajo iniciado en la primera fase

de Planificación. Por consiguiente deberá tener el mismo diseño y formato de dicho plan de

trabajo. Este plan ha de considerar para cada una de las tres estrategias, el valor potencial del

negocio, el costo del proyecto, la amplitud del análisis y el riesgo.

Tabla 2

Características de las estrategias para el análisis


Automatización del Mejoramiento del Reingeniería del proceso
proceso proceso administrativo
administrativo administrativo
Valor potencial del
Bajo-Moderado Moderado Alto
negocio
Costo del proyecto Bajo Bajo-Moderado Alto
Amplitud del
Mínima Mínima-Moderada Muy amplia
análisis
Riesgo Poco-Moderado Poco-Moderado Mucho
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Referencia

Romero, B. (2007). Estrategias para el Análisis de Sistemas Computadorizados. Jornal of

Computer Strategies, 5,23-31. Recuperado de http://www.Compusysana.com/doc492