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UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA



SESIDN 25

I nstituto., lnfnrrnatica

IJNTRODUCCIONJ A. MS EXCEL" 2001 (I)

~OBJETIVOS

Conocer la nueva interfaz de Microsoft Excel 2007

Conocer los pasos para el ingreso de datos, asl como la selecclon de celdas, filas y columnas Utilizar listas para la generacion raplda de valores

~MARCO TE6RICO

1. INTRODUCCION

Es un programa de hoja de calculo que nos ayudara a calcular, manejar y presentar datos en un agradable ambiente grafico. Esta apllcaclon combina tres tipos de programas:

./ Hoja de Calculo

./ Graficos de tipo estadistico ./ Base de datos

Dada la variedad de posibilidades de la hoja de calculo, podra ser utilizado por todo aquel que necesite trabajar con numeros, tales como: cuadros estadisticos, financieros, balances, etc.; asl como acceder y organizar rapldarnente una informacion 0 especular con diferentes conjuntos de datos tales como: listas de alumnos, empleados, etc. Todo 10 que se hace en este programa se alrnacenara formando el libro de trabajo, el cual es el archivo principal con el que trabaja Excel. Los libros de trabajo de Excel tienen la extension .xLSX

Aunque su funclon principal es realizar calculos numericos, su usa no esta restringido a los departamentos de contabilidad 0 finanzas de las empresas, ya que todos los dias son mas usuarios que necesitan analizar y manejar sus datos importantes.

A. INICIAR MS EXCEL

Siga los siguientes pasos:

./ Si esta utilizando el menu Inicio (Claslco), hacer clic en el menu Inicio, seleccione Programas, Microsoft Office y luego Microsoft Office Excel 2007. En caso co ntrario , haga clic en el menu Inicio, Todos los Programas, Microsoft Office, Microsoft Office Excel 2007.

Si en el Escritorio hay un icono de nombre Microsoft Excel, hacer doble clic sobre el mismo.

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Microsoft office Excel mOl

B. LA PANTALLA INICIAL

La interfaz de usuario (elementos que se observan en pantalla) ha recibido un redisefio que es importante apreciar y conocer. La tradicional barra de menus y botones se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Esto significa que, sequn el trabajo que se deba realizar, Excel 2007 muestra los comandos necesarios.

Microsoft Excel 2007

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La pantalia que se muestra a continuaci6n puede no coincidir exactamente con la que vea en su computador, ya que cada usuario tiene la posibilidad de decidir que elementos desea ver en cada momento.

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~ Inicic Imertllr Diseno de pagiria,

Librct - Microsoft Excel

Formulas Daters Reviser vista

Complemerrtos ~ ~ 15 X

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Figura N° 209: Pantalla Inicial de MS Excel

@ EI Bot6n de Microsoft Office, al hacer clic sobre el se encontraran muchas opciones presentes dentro del menu Archivo en versiones anteriores de Excel.

tnfurme Anual.xlsx Micmsoft Excel

DNUf1l0

Dccumentcs recientes

DAbrir

~ .§uardar

~ Ggardar como ..

~ Irnurtmir

~.E'rep,arar

~ 1nviar

~~ PUQlicar

1 Intcrme Anual.xtsx f: InformeAqosto.xtsx 2. Resumen.xlsx

~ Datos.xtsx

I ~ ·Op(ione~ de' ~(el II X ialir: de Excel I

Figura N° 210: Opciones del Boton de MS Office

La Barra de Herramientas de Acceso Rapido, l~ I ...~ en esta barra se

coloca las opciones adicionales (botones) que usted actlvara en caso de requerir su uso.

La lista de fichas, muestra las pestanas con diferentes opciones. AI hacer clic sobre una ficha se rnostrara su contenido.

Diielio. de pigin.al FormuPacs.< Doa:t!ls

.vlita

Figura N° 211: Lista de Fichas

La Cinta, es el conjunto de iconos localizados encima del area de trabajo de Excel 2007. Reemplaza a los menus y barras de herramientas de versiones anteriores de Excel.

Microsoft Excel 2007

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Los comandos se agrupan en grupos, que son reunidos en fichas. Esas fichas se encuentran relacionadas con algun tipo de actividad y algunas solo aparecen al realizar una determinada tarea.

Una forma de minimizar y restaurar la cinta de opciones es haciendo doble clic con el mouse sobre la ficha activa de la cinta. Para realizar esta tarea con el teclado, se utiliza la cornblnaclon de teclas CTRL +F1.

Los botones relacionados entre sl forman un grupo. Por ejemplo:

rn~ ~

filh rtap.ti '",~iE' ~

Figura N° 212: Ejemplo del Grupo Porlapapeles

EI elemento denominado Inicializador de Cuadro de Dlaloqo, ~ rnostrara un cuadro de dlaloqo con opciones adicionales.

La ficha Inicio posee grupos de iconos relacionadas con los formatos de las celdas y con su allneaclon: las opciones para copiar, cortar y pegar porciones de la plan ilia; y algunas cuestiones asociadas con la busqueda y con el ordenamiento de datos.

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~(),(Eiffi:ar

La ficha Insertar, podremos incluir tablas dlnarnlcas, graficos e lmaqenes, Tamblen se introducen algunas cuestiones relacionadas con la inclusion de cuadros de texto y de simbolos, entre otros puntos.

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To g,1 as iLw I'll cl ~ M~,

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Cf~.(Ulilr· Iii: [ltj~~,~si~tl ~ sa

G:JI'umn, Hip"fVimulo

- ' ~-li'ma r D at,,,,, gffifcw, •

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Figura N° 214: Ficha Inserlar

~,'wa~rA dectetJfta- m:.,~

~ E,ncatl:c~dQ y ill~ d~ l1,;iill~a .,lij 41 WQr)'ilArt T [2

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La ficha Disefio de paqlna, podremos seleccionar temas. Los temas son conjuntos de opciones relacionadas con el aspecto de nuestra plan ilia, que ya se encuentran predisefiadas y que podremos elegir para trabajar. Dentro de esta ficha tarnblen encontraremos las opciones relacionadas con la conflquraclon de paqlnas y los ajustes de lmpreslon,

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La ficha Formulas se encuentra orientada al manejo de las funciones propias de Excel.

Figura N° 216: Ficha Formulas

Microsoft Excel 2007

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La ficha Datos, encontraremos todo 10 referido al ordenamiento de datos y a su filtrado, asl como tamblen las herramientas relacionadas con el manejo de datos, como las validaciones y los esquemas.

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La ficha Revisar incluye las herramientas destinadas al control de la ortografia y de la traducclon y, por el otro, las cuestiones relacionadas con la inclusion de comentarios en las celdas y con la protecclon de la informacion.

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~ ~""leW', Il~r<;l' dI'i'P",m'o:rr '1,~~ 1~S;;tJ:'~~ ':r'", •. m,j'lHfi,\l!il.<:" rnJ;t~_rgs

La ficha Vista, incluye grupos relacionados con las distintas formas de visualizar datos que nos proporciona Excel 2007; la posibilidad de administrar las ventanas, cuando tenemos varios archivos abiertos; y la lntroducclon de macros.

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<>~ult"'J~ ,·.r",~i~"' Ll ~ ddrabBj~ t .. :~ia""s~
l,Q~-m Ifmt-all-a Figura N° 219: Ficha Vista

La ficha Complementos es la ultima ficha, donde se visualiza todos los complementos que se encuentren activos. Estos son funcionalidades complementarias que agregan comandos personalizados y caracterfsticas especializadas a Microsoft Excel 2007.

Si pulsamos la tecla AL T apareceran las teclas de acceso en cada una de las opciones existentes en la cinta.

Adernas de las fichas, encontramos:

Los Botones de Vista de Pagina, son botones que permiten cambiar entre los modos de vistas disponibles.

Figura N° 220: Botones de Vista de Pagina y Zoom

En la Vista Normal :E133 (boton ubicado mas a la izquierda), permite observar una hoja tradicional de Excel. EI boton Disefio de Pagina 11im, ofrece una vista que facilita el disefio de la hoja para su lmpreslon, Se muestran unas reglas que ayudan en la conflquraclon de los marqenes. Se muestran las zonas predeterminadas de encabezado y pie de paqlna, permltlendose su edlclon,

EI boton ubicado mas hacia la derecha es Vista previa de saito de paqlna @ que se utiliza para tener una vista previa asl como realizar algun cambio de los saltos de paqlna para la lmpreslon,

Allado de los botones de vistas, se tiene un control para modificar el factor de zoom.

Cada vez que se inicia una seslon de Excel automatlcamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Llbro l. Un libro de trabajo esta formado por varias hojas, por defecto, inicialmente consta de 3 hojas aunque el numero de estas varlara entre 1 y 255.

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a) HOJA DE CALCULO

Es el area donde el usuario trabajara, Sirve para almacenar, mostrar y analizar datos. Tiene el aspecto de una gran hoja cuadriculada conformada por 16384 columnas y 1048576 filas (las columnas se nombran con letras A, B, C .. ,XFD Y las filas se numeran 1, 2, 3, ... 1048576)

b) CELDA

Es la minima unidad de almacenamiento constituida por la lntersecclon de una fila y una columna. Sirve para almacenar un dato 0 expreslon, Las celdas se nombran con el titulo de la columna y numero de fila a la que pertenecen.

c) RANGO

Conjunto de celdas que en la pantalla adoptan la forma de un bloque rectangular que Excel trata como una unidad. Ejemplo: B2:C5 (Todas las celdas comprendidas desde B2 hasta C5)

B

c

D

Ei Figura N° 221: Rango de celdas

d) BARRA DE FORMULAS

Muestra el contenido real de la celda activa. Si la celda contiene una formula, en la hoja de calculo se mostrara el resultado y en la barra de formulas rnostrara la ecuaclon 0 funcion

emple~a~da~'~==T===========================================~

( f~1 @

Figura N° 222: Barra de Formulas

e) CUADRO DE NOMBRES

Muestra el nombre de la celda activa donde se encuentra el indicador de celdas. Desde este cuadro tarnblen se pueden definir y mostrar los nombres de rangos creados en el libro de trabajo.

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Figura N° 223: Cuadro de nombres

Para asignar un nombre a un range de celdas, primero seleccione el rango, escriba el nombre en el cuadro de nombres y presione la tecla ENTER.

f) BARRA DE ETiQUETAS

Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de calculo, Permite moverse por las distintas hojas del libro de trabajo.

, 1~"'4 '.. H l H~j;a1 / Ht;yja2 I' H~jaS I t;j ,.

Figura N° 224: Barra de Etiquetas

g) BARRA DE ESTADO

Muestra el modo en que se encuentra Excel, por defecto cuando reclen se empieza a trabajar se encuentra en modo Listo, carnblara a modo Introducir cuando ingrese un dato 0 formula y a modo Modificar si edita el contenido de una celda.

2. DIFERENCIA ENTRE LlBROS Y HOJAS

Existe una diferencia que es necesario indicar. AI igual que un documento de Word tiene paqlnas que forman un solo archive, un libro de Excel tiene hojas las cuales forman un unlco archivo. Una hoja de calculo es parte de un libro y un libro tiene la extension XLSX que almacena todas las hojas incluidas en dicho libro. Asi se podra tener por ejemplo un libro de ventas.xt.sx

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3. INGRESAR Y CORREGIR DATOS

A. TIPOS DE DATOS

En una celda se podra introducir 2 tipos de Informacion: Valores y texto

./ Valores: Es cualquier informacion que se puede evaluar nurnerlcamente, incluyen numeros, fechas y formulas maternatlcas. Las fechas se consideran como valores porque se almacenan como tal. Aceptan tarnblen algunos simbolos como separador decimal (,). Los signos +, -, ( ) y el porcentaje (%)

Nota: Cuando ingrese un valor por defecto se justificara hacia la derecha .

./ Texto: Es una cadena de caracteres que general mente se utiliza como texto descrlptlvo, tales como titulo de informes, cabecera de columnas se puede incluir cualquier cornblnaclon de letras, nurneros y signos especiales.

Nota: Cuando ingrese texto, este se justificara hacia la izquierda.

B. INGRESO DE DATOS

./ Seleccione la celda donde se va a escribir el dato (hacer clic)

./ Escriba el dato correspondiente. Si ha cometido alqun error utilice la tecla BACKSPACE para corregir .

./ Presione la tecla ENTER 0 una tecla del cursor de flechas (teclas direccionales)

C. EDICION DE DATOS

./ Recupera los datos de una celda para despues ser corregido 0 modificado pulsando la tecla F2 (tamblen haciendo doble clic sobre la celda 0 editando el contenido de la barra de formulas).

Desplazamiento en la hoja de calculo y libro de trabajo

Cuando Pulse Excel desplaza el indicador
Flecha Arriba I Abajo Fila anterior I siguiente
Flecha Izquierda I derecha Columna anterior I siguiente
TAB I Shift TAB Celda siguiente I anterior
ALT + Av Pag Pantalla derecha
ALT + Re Pag Pantalla izquierda
Re Pag I Av Pag Pantalla arriba I abajo
CTRL + Inicio Primera celda de la hoja
CTRL + Fin Ultima celda de la hoja que contenga datos
CTRL + Flecha Arriba Primera celda de la columna activa
CTRL + Flecha Abajo Ultima celda de la columna activa
CTRL + Flecha Izquierda Primera celda de la fila activa
CTRL + Flecha Derecha Ultima celda de la fila activa
CTRL +Av Pag Hoja siguiente
CTRL + Re Pag Hoja anterior
F5 Permite ir a una celda especifica Nota: Se indica en la tabla anterior el uso de Av Pag, si usted no dispone de esta tecla, considere el uso de Pg Down y para el caso de Re Pag, utilice Pg Up.

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4. MANEJO DEL MOUSE

Cuando se trabaja con el puntero del mouse se hace mas facll y rapldo la selecclon, ingreso y movimiento de datos, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que se sefiala en una celda 0 rango.

A. PARA SELECCIONAR UN RANGO DE CELDAS

./ Lleve el puntero del mouse sobre la celda a seleccionar .

./ Presione el boton izquierdo cuando el puntero tenga la siguiente apariencia 0 y arrastre para seleccionar varias celdas adyacentes. Cuando haya seleccionado todas las celdas que desee, suelte el boton izquierdo.

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Figura N° 225: Seleccion de celdas contiguas

B. SELECCIONAR RANGOS DE CELDAS

Haga clic en la primera celda del range y, a contlnuaclon, arrastre hasta la ultima celda. Para seleccionar rangos de celdas no contiguos tendra que pulsar la tecla CTRL mientras realiza los arrastres.

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Figura N° 226: Seleccion de range de celdas no contiguas

C. SELECCIONAR FILAS

Colocar el puntero del mouse sobre el identificador de la fila a seleccionar. EI puntero tendra una apariencia como una flecha de color negro.

1';. B C 0 ":
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LL,l, I
W - _I!:
. , Figura N° 227: Selecclon de filas Si selecciona la primera fila de su selecclon y mantiene presionada la tecla SHIFT, luego realiza un clic sobre el indicador de la ultima fila de su selecclon, entonces loqrara una selecclon de filas contiguas.

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~igUra N° 228: Seleccion de filas contigUa:-

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Si desea seleccionar varias filas debera presionar la tecla CTRL para realizar una selecclon no contigua.

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Figura N° 229: Seleccion de filas no contiguas

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D. SELECCIONAR COLUMNAS

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i I(,*~ . '~Il HPI~l.E Hej"a1 _flHClji;
.. Figura N° 230: Selecclon de columnas

Si selecciona la primera columna de su selecclon y mantiene presionada la tecla SHIFT, luego realiza un clic sobre el indicador de la ultima fila de su selecclon, entonces loqrara una selecclon de columnas contiguas.

~. A 11 B !I c I}" I
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Ii j, ~ ·~I. H,,-1IJ_ /HD'al :/ Ha.3,·'" O...t:J1 ::.1 1111 iii Figura N° 231: Selecclon de columnas centlquae

Si desea seleccionar varias columnas debera presionar la tecla CTRL para realizar una selecclon no contigua.

1 2.

E. SELECCION DE UNA HOJA

./ Colocar el puntero sobre el boton de filas y columnas .

./ Luego dar clic sobre €II y se selecclonaran todas las celdas de la hoja actual.

ubicado en la lntersecclon de los identificadores

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F. PARA COPIAR UNA CELDA

./ Seleccionar la celda a copiar

./ Lleve el puntero del mouse sobre el controlador de relleno de la celda a copiar . ./ Haga clic cuando el puntero sea + yarrastre para copiar el contenido y formato.

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2 5

3

7

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Figura N° 233: Copiar el contenido y formato de una celda

En caso necesite colocar copias en celdas que no sean adyacentes, se debe: ./ Seleccionar la celda a copiar

./ Llevar el puntero del mouse sobre el contorno de la celda a copiar . ./ Presionar y mantener presionada la tecla CTRL

./ Presionar el boton izquierdo del mouse y sin soltar, arrastrar a la posicion donde desea colocar la copia .

./ Soltar el boton del mouse.

G. PARA MOVER

./ Lleve el puntero del mouse sobre el borde de la celda 0 range de celdas seleccionadas .

./ Haga clic cuando el puntero sea y arrastre a una nueva ublcaclon (celda)

H. COPIAR VARIAS CELDAS, GENERAR SERIES Y LlSTAS

EI controlador de relleno permite a traves de un arrastre copiar el valor 0 texto y generar correlativamente nurneros y fechas.

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B

c

Figura N° 235: Generaci6n de series I

Luego de seleccionar las celdas correspondientes, lIeve el puntero del mouse sobre el controlador de relleno (esquina inferior derecha de la selecclon), cuando el puntero del

mouse cambie de forma y muestre el signo +, haga clic y arrastre.

Entonces generara los valores correlativos como se muestra a contlnuaclon:

11 A B C I
~
2 Aula 404
~ -';:~1~405 -
4 Aula 406
---; Aula407
5
r- -
6 Aula 408
~ Aula 409
.s, ~. Figura N° 236: Generaci6n de series II

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Existen dos formas para generar copias en las celdas:

Una forma es con el puntero del mouse, seleccionando el range de celdas y arrastrandolo, La otra forma es seleccionando y presionando la cornblnaclon de teclas CTRL +J que en Excel se utiliza para rellenar celdas.

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. 1

Figura ND 237: Rellenar celdas presionando CTRL+J

hola

hcls

belh; ~"---.--

Para repetir un dato en un range de celdas seleccionadas, siga los siguientes pasos: ./

Seleccione el range de celdas donde se lntroduclra los datos. Escriba el dato en la primera celda del bloque seleccionado .

./ Presione la cornblnaclon de teclas CTRL +ENTER.

Nota: Excel posee dos listas para los meses del ano y dos listas para los dias de la semana.

Cuando realiza la copia 0 generacion de series de valores, se observa un recuadro en la parte inferior de los valores generados, alii encontraremos las opciones:

Copiar celdas, realiza una copia de los valores.

o '';:0 piar ,"1~a.5 ~ R.ellerf::l.r.·~~ri~

Rel/enar serie, genera la serie de valores.

Rel/enar formato s610, aplica el formato sequn tenga aplicado la celda original.

o Rerlenilr-~in fQJmato Rel/enar sin formato, realiza la generacion de valor pero no aplica el formato de la celda original.

Figura ND 238: Opciones de autorrelleno

~ACTIVIDADES DE LA PRAcTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasena elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Cuantas filas y columnas tiene una hoja de Excel?

2. "Como se seleccionan varias columnas?

3. "Como se selecciona una hoja?

4. "Como se genera una lista?

Microsoft Excel 2007

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0.

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SE:8IIDN 26

I nstitutc; Informatica

~NTRODUCCI6Nj A. MS EXCEL" 2007 (II) ~OBJETIVOS

Conocer sobre la tnserclon, moolflcaclon y elimlnaclon de celdas, filas y columnas Conocer sobre la aslqnaclon de nombres.

~MARCO TEO RICO

1. MANEJO DE COLUMNAS Y FILAS

Se puede insertar columnas 0 filas en la hoja de calculo asl como eliminarlas. Cuando utilice formulas las funciones camblaran autornatlcarnente sus referencias de acuerdo al nurnero de columnas 0 filas eliminadas 0 insertadas.

A. INSERTAR COLUMNAS 0 FILAS

Las columnas se insertan a la izquierda y las filas se aiiaden arriba de donde estamos situados. Para insertar una columna 0 fila, utilice alguna de las siguientes formas:

./

Selecciona una fila 0 una columna sequn 10 que necesite insertar. Seleccione de la ficha Inicio, grupo Celdas, Insertar.

Figura N° 239: Opcion Insertar

Debe elegir la opclon Insertar filas de hojas, si desea insertar nuevas filas. En cambio, si desea insertar nuevas columnas eleqira la opclon Insertar columnas de hojas.

Tarnblen puede activar el menu contextual del rotulo de la columna 0 fila y seleccionar la opclon Insertar.

Nota: Si deseamos insertar varias columnas 0 filas a la vez se debera seleccionar un range de columnas 0 filas antes de elegir la opclon Insertar.

B. ELiMINAR COLUMNAS 0 FILAS

Cuando queramos eliminar columnas 0 filas, las referencias de formulas y funciones se actuallzaran automatlcarnente.

Seleccione la columna 0 fila a eliminar, elija la opclon Eliminar de la ficha Inicio.

Figura N° 240: Opcion Eliminar

Microsoft Excel 2007

Pagina 150

Debe elegir del menu, la opci6n Eliminarfilas de la hoja, para el caso de filas y la opci6n Eliminar columnas de la hoja, si desea eliminar columnas.

Tarnblen puede activar el menu contextual del r6tulo de la columna 0 fila y seleccionar la opci6n Eliminar.

C. CAMBIAR EL ANCHO DE LA COLUMNA

EI ancho de la columna puede adaptarse a un modo personalizado, para ello ubicar el puntero del mouse hasta que ado pte la forma +. Luego mantenga presionado el bot6n izquierdo del mouse y arrastre hasta que la columna tenga el ancho deseado.

5 Figura N° 241: Cambiando el ancho de la columna

Tarnblen el ancho de la columna se puede modificar mediante la ficha Inicio, grupo Celdas, Formato.

Figura N° 242: Opcion Formato

Donde al hacer clic aparecera un menu donde se escoge la opci6n Ancho de columna.

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_j 1\;~'o-,j(Jsta,- e, lt" d<:'til",

Q'9<'"rn;, ~"lali ~amlbi_'aJ.~U:nom~,e'.d': I" ",oja MoN'er'o. ("Opf;3i:" Indla.;"

t6ro, do' otj Q"~1!a

Figura N° 243: Opciones del boton formato

Para modificar el ancho de varias columnas a la vez, tendra que seleccionar las columnas que desee cambiar y modificar el tarnano,

Para ajustar el ancho de la columna al contenido, haga doble clic cuando vea el simbolo de ajuste+.

EI ancho predeterminado de la columna se puede definir para una hoja de calculo, Cuando el ancho de una columna predeterminado se define, todas las columnas adoptaran esa medida, excepto las que se hayan cambiado previamente. Para ello:

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas, Formato.

~ ~wtege, hajjL ~ ~l'iJ Qli""' (~Ijj~

~ Form.,to -di' ,o;_~d"l;"

Microsoft Excel 2007

Pagina 151

./ En el menu escoger la opci6n Ancho predeterminado ...

./ En la ventana que se Ie muestra tendra que escribir el ancho de columna

-- -

Ancho estandar lRJ~

.~~rna d)"fjd"r·(feq,lumtlac m==J IlilGe.pta, 'I I Cam¢1ar 1

Figura N° 244: Ancho predeterminado

D. CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA

Tiene que arrastrar el borde inferior del nurnero de la fila hacia abajo hasta que la fila tenga el alto deseado.

_}:-

~

Figura N° 245: Cambiando el alto de fila Otra forma de cambiar el alto:

./ Ir a la ficha Inicio, en el grupo Celdas, Formato, opci6n Alto de fila

./ En la ventana que aparece tendra que escribir un valor para el alto de la fila

-----_.-

Alto de fila LIJ L8J

~Ifu deftra: c::IIIiI=--- __ __j

11 Aceptar II I' Cauce Ia r

Figura N° 246: Alto de fila

Para poder cambiar el alto de varias filas a la vez, tenemos que seleccionar las filas que deseamos cambiar y modificar su alto.

Para que se autoajuste al contenido de las celdas, tendra que hacer doble clic en la linea de separaci6n que esta en el titulo de la fila.

E. OCUL TAR UNA FILA 0 FILAS

./ Debe seleccionar la fila 0 filas que desea ocultar

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas, Formato, dentro de Visibilidad, Ocultar y mostrar, hacer clic en Ocultar filas.

Tarnblen puede hacer clic derecho sobre la fila 0 filas seleccionadas y dentro del menu contextual, elegir la opci6n Ocultar.

F. OCUL TAR UNA COLUMNA 0 COLUMNAS

./ Debe seleccionar la columna 0 columnas que desea ocultar

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas, Formato, dentro de la opci6n Visibilidad, Ocultar y mostrar, hacer clic en Ocultar columnas

Tarnblen puede hacer clic derecho sobre la columna 0 columnas seleccionadas y dentro del menu contextual, elegir la opci6n Ocultar.

G. MOSTRAR UNA FILA 0 FILAS

./ Debe seleccionar una fila antes y una fila despues de la columna 0 columnas ocultas.

Microsoft Excel 2007

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./ Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas, Formato, dentro de la opclon Visibilidad, Ocultar y mostrar, hacer clic en Mostrar filas.

Tarnblen puede hacer clic sobre la fila 0 filas seleccionadas y dentro del menu contextual, elegir la opclon Mostrar.

H. MOSTRAR UNA FILA 0 COLUMNA

./ Debe seleccionar una columna antes y una columna despues de la columna 0 columnas oculta .

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas, Formato, dentro de la opclon Visibilidad, Ocultar y mostrar, hacer clic en Mostrar filas 0 Mostrar columnas.

Tamblen puede hacer clic sobre las columnas seleccionadas y dentro del menu contextual, elegir la opclon Mostrar.

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Figura N° 247: Menu contextual

2. MANEJO DE HOJAS

AI iniciar una seslon en Excel 0 crear un nuevo libro de trabajo, este libro se presenta con 3 hojas por defecto, pudiendo insertar 0 eliminar hojas. Excel utiliza las hojas para organizar la informacion referida a un mismo proyecto 0 trabajo en un unlco libro.

Para desplazarse por las diferentes hojas del libro de trabajo, podra utilizar alguno de los siguientes rnetodos:

./ CTRL +Av pag .

./ CTRL +Re pag .

./ Clic sobre la etiqueta de la hoja

./ Si tiene muchas hojas, puede utilizar la barra de desplazamiento de hojas. ! I~ .~ ~ ~I I "!lija! /HQja2' /'Hoja3 Ib .... 1

Figura N° 248: Barra de etiquetas de hojas

A. CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA DE CALCULO

Por defecto Excel asigna a sus hojas unos nurneros que se van incrementando de uno en uno Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. Pero puede definir nuevos nombres para mejorar la orqanlzaclon de su informacion en ellibro de trabajo.

Una posibilidad para cambiar el nombre es haciendo doble clic sobre la etiqueta de la hoja y escribir el nombre que desea.

I~ ~ ...... 1 I ALIMENT.o.CIl]N. /SALUD ?VPJIENDA LEI}U(Al[lm~A

Figura N° 249: Cambiar el nombre de la hoja de calcute

Otra forma, usted puede activar el menu contextual de la etiqueta de la hoja, haciendo clic boton derecho sobre la etiqueta de la hoja y eligiendo Cambiar Nombre.

Tarnblen puede utilizar la ficha Inicio en donde encontrara el grupo Celdas, Formato

Microsoft Excel 2007

Pagina 153

AI hacer clic sobre €II, se mostrara un menu en donde se eleqira la opclon Cambiar el nombre de la hoja

B. INSERTAR UNA HOJA DE CALCULO

Excel presenta por defecto 3 hojas de calculo cuando se inicia, si qulslerarnos insertar mas hojas a su libro, tendriamos que hacer 10 siguiente:

./ Hacer clic en la ficha Inicio, luego clic en el grupo Celdas, Inseriar ./ En el menu correspondiente elegira la opclon Inseriar hoja.

Si usted desea puede utilizar el boton c /:t:J Y

I~; '4 ,~ t~1 I !i~iia:;L l .Haii,<!2 /' HoTa:S' _i"'t;:!j

I,II1=rtuf ~oj<l dfO cil Icu In rM'i3yl:i~->-.lUlll

Figura N° 250: Insertar una hoja de ealculo

Uno puede cambiar el nurnero de hojas por defecto que tiene Excel, cuando se inicia la aplicaclon 0 crea un nuevo libro. Para ello siga los siguientes pasos:

./ Hacer clic en el Beton de Microsoft Office, Opciones de Excel, Mas frecuentes donde se muestra la categoria AI crear nuevos libros, donde esta la opclon Incluir este nomero de hojas.

Figura N° 251: Personalizar el numsro de hojas Nota: EI nurnero maximo de hojas que Excel maneja es de 255.

C. MOVER UNA HOJA DE CALCULO

Si desea trasladar de un lado a otro 0 tratar de copiar una hoja entera tendremos que hacer 10 siguiente:

./ Lleve el puntero del mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea trasladar . ./ Realice el arrastre a su nueva ublcaclon,

l 'Hi;ljal .. d'H~ja2 ZHoja~; I HMa4,(/.H0Ja.5'.:!tJ :"1

Figura N° 252: Mover una hoja de calcuto

Nota: Para crear una copia de la hoja, tiene que presionar la tecla CTRL mientras arrastra la hoja a su nueva ublcaclon,

Tarnblen se puede utilizar el menu contextual (clic derecho), y tendra que elegir la opclon Mover 0 copiar.

--------------

MoYer Q copiar L2JL8]

I~ I"''''pt",· ) l . C"n,~I"

M.ov,r-·h·"'j.l.;; .se I,£don.-a.ap ~H"ibro<

I Libro5

Ho a1

HOja:! Hoja3 Hoj"a'4

Hoja5 .

(mover al final)

Figura N° 253: Mover 0 copiar

Nota: Para crear una copia de la hoja, tiene que activar la casilla de veriflcaclon Crear una copia.

Microsoft Excel 2007

Pagina 154

D. ELiMINAR UNA HOJA DE CALCULO

Se debe tener cuidado cuando elimine una hoja ya que al hacerlo pierde totalmente todo el contenido de la hoja y la informacion no se restablecera, salvo que tenga una copia en un dlsposltlvo de almacenamiento.

,/ Hacer clic en la ficha Inicio, luego hacer clic en grupo Celdas, Eliminar

~ m'

'r

Figura N° 254: Opcion Eliminar

,/ Entonces hacer clic en Eliminar hoja.

Tamblen puede activar el menu contextual de la etiqueta de la hoja a eli minar, y seleccionar la opclon Eliminar. Luego aparecera en pantalla:

------------------------------------------------------

MicPO'&oft Offic'e Excel [8J

I [ ,Elim in~r II I G~",""I.r I

Figura N° 255: Mensaje de conflrmaclen para la ellmlnaclen

3. APLICAR NOMBRES DE RANGOS

Estos nombres se asignan previamente a los rangos seleccionados y pueden ser utilizados en funciones 0 formulas. Ejemplo:

=SUMA(VENTAS)

=BUSCARV(A3, TABLA1, 2, 0)

A. CREAR NOMBRES DE RANGOS

Para asignar un nombre, siga los siguientes pasos:

,/ Seleccione la celda 0 range de celdas a los que desea asignar un nombre.

,/ Pulse en el cuadro de nombres, situado en el extremo izquierdo de la barra de formulas.

,/ Escriba el nombre de la celda 0 range y presione la tecla Enter.

VENTAS ~ (

Ix 115[10

~ LU,a:_dro' ~j'~·r1~mbre~ ~.-;:!

D

Esquivel Sallch"ez

Erneslo Javier

isee

E Xi
FEBRERB MAItZO
20,,[16 2iiki
17/[10 1,BGQ
1:9Q0 1200
15iJO :1.301}
l};;O lS5lt NOMIIRES

J]QO

APHLIDOS

ENERO

Salas MOl:lteverd e

GlIille rmi na Juana

S antes rsa rcia

Marra del R05a rio

Manriql1e Gutierrez Nica nor Pedro 1400

Figura N° 256: Crear nombres de rangos

Nota: Los nombres de rangos tendran una longitud maxima de 255 caracteres y no contener espacios en blancos

Tarnblen puede definir un nombre, realizando la selecclon de la celda 0 rango, luego ir a la ficha Formulas, grupo Nombres definidos, Asignar nombre a un rango, donde aparecera una ventana y usted podra definir el nombre respectlvo.

Microsoft Excel 2007

Pagina 155

~ ---------

Nombre nuevo CYJ['gJ

I VENTAS2

l'Libro

-:1

B. VISUALIZAR NOMBRES DE RANGOS

Figura N° 257: Asignar nombre a un rango

./ Hacer clic en la lista desplegable del Cuadro de nombres

./ Se mostrara un listado con todos los nombres de rangos asignados en el libro de trabajo .

./ Si hacemos clic en alguno de los nombres, Excel selecclonara el rango.

TABlAl VENTAS

~

-3

-

II

-

__.:S_

6

-

7

--

g

-

APELLIDOS NDMBRES; EN Elf 0 FEBREIUh "4A.RZQ
~s;qlJivel.s;;nche, Ern e 5tO -j avl er 1500 2000 2100
Salas Monte~erde GOJi lIe,,,,i"';,, Juana 14{1l1 17[10 1&00
_C:::;I nt,r.~, ,L-; ~ r,r:r~ Mori~ rl~·1 R".<.~ri~ 17f1r1 l'Qrm J·JfI[)
Manriq ue GUtie rrez N leaner Pedro 14DO 16[10 1&'00
lM.ailiimi Torr'e.s rulra Noelia 1550 1750 1850 1

Figura N° 258: Visualizar nombres de rangos

C. ELIMINAR NOMBRES DE RANGOS

Para eliminar un nombre de rangos debe ir ala ficha Formulas, grupo Nombres definidos y hacer clic en Administrador de nombres.

Aclministrador de nornbres LZl[g]

I FOtrQ "I

IM.~!:!o;;;'Tik£ra;;,~ ..;.I.;,;.~ s: 'I ... qJ'·~~ __ ... I..,s ... r@;.;;;'~;;.;fter;;.;~;,;;a ....... 1 ",,~;.;;J'(Jb;;;:itt ... · """"",-..;co ... m .. ~n~~

t2I TABlA.i {"AFElLIDOS·,'NO... ~Hojal!$B$2"~$7 librc;

@ VENTA5 ~

{"1500';'ZOOO'; "21 .. ·, ~Hoj a [' {,[lq:3: ~ .$7 libm

·3e. re_ft~r~i~~

1~~rl=-H~-'-11-~-0-'~-&-:7----------------~[~==-l

Cerret 1

Figura N° 259: Administrador de nombres

Como se puede observar, se muestran los nombres definidos anteriormente, se selecciona aquel que se desea borrar y se presiona sobre el bot6n Eliminar.

Microsoft Excel 2007

Pagina 156

Nota: Si alguna de las formulas utiliza un nombre de range y despues 10 elimina, la formula rnarcara un error de referencia.

4. OPCION BORRAR

Excel permite borrar el contenido de celdas 0 rangos de celdas, tarnblen puede borrar formatos (bordes, sombreados, formato de nurneros, comentarios, etc.)

Para poder utilizar esta opclon, siga los siguientes pasos:

./ Seleccione la celda 0 range de celdas que desea eliminar

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Modificar, Borrar y luego hacer clic en la opclon que requiera

utilizar

Donde:

Borrar todo, ellrnlnara todo 10 que contenga la celda, formatos, datos, comentarios, etc. Borrar formatos, ellrnlnara los formatos establecidos en filas y columnas que se han aplicado a los rangos seleccionados.

Borrar contenido, solo ellrnlnara el contenido. Tarnblen se puede utilizar la tecla Suprimir. Borrar comentarios, esta opclon ellrnlnara el comentario insertado en la celda.

~ACTIVIDADES DE LA PRACTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe alqun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contraseiia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Como se seleccionan varias columnas?

2. "Como se elimina una fila?

3. "Como se inserta una nueva hoja?

4. "Como se modifica el ancho de una columna?

5. "Como se oculta una fila?

6. "Como se asignan un nombre a un range de celdas?

7. "Que pasos se necesitan para eliminar el formato de un range de celdas?

Microsoft Excel 2007

Pagina 157

o

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 27

I nstituto., lnfnrrnatica

FORMAT"Q DE LJBROS ~OBJETIVOS

• Conocer los pasos para modificar la presentaclon de los datos en un libro de Excel.

~MARCO TEO RICO

1. INTRODUCCION

Permite cambiar el formato y diseiio de los datos de las celdas de una hoja de calculo para mejorar su presentaclon, pudiendo aplicar diseiios personalizados 0 preelaborados a las tablas.

EI formato de celdas sirve para modificar el formato nurnerlco, la allneaclon, el aspecto de la fuente (tipo de letra, tarnano, color, etc.), los bordes, sombreados. EI formato de celdas puede ser aplicado directamente desde la ficha Inicio:

~.,:, l,,-*.,rt" r - ~EITmirlar:y. .F9~mato ,._

i;:~[daS'

ICONO NOMBRE FUNCION

ItalHH:i y 1 Fuente Permite cambiar el tipo de letra.

In -I Permite cambiar el tamario de la letra en
T amana de fuente
puntos.
G] Negrita Pone el texto en negrita.
fKl Cursiva Para que el texto se muestre inclinado
hacia la derecha.
~ ""1 Subrayado Permite subrayar el texto.
C] Alinear en la parte Alinea el contenido de la celda en la parte
superior superior
~ Aumentar tarnario de Aumenta el numero de puntos del tarnano
fuente de la fuente
[£J Disminuir tamario de Disminuye el numero de puntos del
fuente tarnario de la fuente
~ Alinear en el medio Alinea el contenido de la celda en el
medio de forma vertical. Microsoft Excel 2007

Pagina 158

ICONO NOMBRE FUNCION
~ Alinear en la parte Alinea el contenido de la celda en la parte
inferior inferior
I EE "I Bordes Agrega 0 quita los bordes alrededor de
las celdas.
[&t .. I Color de relleno Asigna color de fondo a las celdas.
IA .. 1 Color de fuente Permite cambiar el color de la letra.
I~"I Orientaclon Aplica una determinada orientacion
(tncllnaclon) al contenido de la celda.
~ Alinear texto a la Alinea el contenido de la celda a la
izquierda izquierda.
~ Centrar Alinea el contenido al centro de la celda.
~ Alinear texto a la Alinea el contenido a la derecha de la
derecha celda.
m' Combinar y centrar Une ranges de celdas y deja el texto
centrado.
~ Disminuir sangria Disminuye la sangria izquierda al
contenido de la celda.
~ Aumentar sangria Aumenta la sangria izquierda al contenido
de la celda.
1-5enml ~I Formato de nurnero Aplica un formato sequn usted elija de la
lista
~ Formato de nurnero Asigna el simbolo de moneda al numero,
de contabilidad
f%l Estilo porcentual Multiplica el valor de la celda por 100 y
asigna el simbolo porcentual.
~ Estilo millares Asigna el separador de miles al nurnero.
I+D81 Aumentar decimales Aumenta decimales a los numeros,
0J Disminuir decimales Disminuye decimales a los numeros,
. 2. FORMATO DE CELDAS

Otra manera de aplicar disefio a sus celdas es mediante el cuadro de dlaloqo Formato de celdas. Para acceder a este cuadro siga alguna de las siguientes formas:

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Numero, Formato de numero .

./ Presionar la combinaci6n de teclas CTRL +1

./ Activar el menu contextual de la celda 0 celdas a cambiar el formato y seleccionar la opci6n Formato de celdas.

Cuando ingrese observara la siguiente ventana, compuesta por:

A. FICHA NUMERO

Modifica la presentaci6n de los numeros en la celda, se escoge entre cualquiera de las doce categorias disponibles, donde las once primeras nos permiten utilizar formatos listos,

Microsoft Excel 2007

Pagina 159

mientras que en la categoria Personalizada se tendra que utilizar codlqos para elaborar una presentaclon propia.

Formato de oeldas rnLKl

1- """ptar. .~ r . CanGelar r

TN~~~~~'_: I Ilii'leadqn II Foente II 8eede" II R,_eU$ 0 II Protege" I

Categona:

~lii~4.imJ$6Iii __ ~! iV1uestra

Namero MQl"Jeda CDritBbilidad Fe.tha . Hora Porcerrteje

Fracp6n

Cientifita

Texto

Especial

Persorralizada

L~< celdas con form am general no nenen urr formate e'iPedft (0 de nUl'r.ler'9·

l~OU

.!:_I

Figura N° 261: Ficha Numero

Las categorias son:

General, visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

Numero, permite visualizar los nurneros en formatos enteros, con decimales, separador de miles.

Moneda, permite visualizar el nurnero con un simbolo monetario, que se ubica al lado del nurnero.

Contabilidad, permite visualizar el nurnero con un simbolo monetario. Se diferencia del anterior en que el simbolo monetario se ubica sobre el extremo izquierdo de la celda.

Fecha, visualiza la fecha correspondiente sequn el formato elegido de la lista disponible. Hora, se visualiza la hora en un formato elegido de la lista.

Porcentaje, visualiza los nurneros como porcentajes.

Fraccion, expresa un valor en forma de fracclon sequn el formato elegido. Cientifica, expresa el valor en forma de potencia de 10.

Texto, el dato de la celda se reconoce como texto, inclusive si es un numero,

Especial, contiene algunos formatos especiales, como son el codlqo postal, el numero de telefono, etc.

Personalizada, permite aplicar un formato creado por el usuario.

AI elegir cualquier opclon, rnostrara un modele de como quedara el contenido de la celda(s) seleccionada(s) en el recuadro Muestra que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la ventana.

B. FICHA ALiNEACION

Permite modificar la allneaclon u orientaclon de los datos contenidos en la celda(s) seleccionada(s), pudiendo personalizar dichas celdas como uno desee.

Microsoft Excel 2007

Pagina 160

--------------------------------------------

Fa rmato de C!!l d as LIlI29



Alineadcin .del texto -----------------------

-Oriellt3doFl--

-- ,---------, ..

I Cenrr ari.:dl '5i:'1F1gria:

,["rteal: I 0 l ¢"j I

Ilohrior \:::JI

D DlotnbUido 1'" bii",do

Conir 01 delle, to D Ajust3r·le~lo

D RedQOF hasta ~j",tar D o;;ombin·ar (eld as:

De deredi a ~ i;;qui",d-a D irecoon del !e xto;

T

Texte --.



. .

--

Figura N° 262: Ficha Alineacion

Horizontal: Permite cambiar la allneaclon horizontal del contenido de la celda, es decir con respecto al ancho de la celda. De manera predeterminada el texto se alinea a la izquierda, los numeros a la derecha y los valores logicos y de error en el centro, esta allneaclon horizontal predeterminada es General.

Vertical: Permite cambiar la allneaclon vertical del contenido de la celda, es decir con respecto al alto de la celda. De manera predeterminada el texto se alinea en la parte inferior de la celda.

Orientaci6n: Permite cambiar la orlentaclon del texto. Tarnblen se puede utilizar el cuadro Grados para especificar el anqulo de giro, utilice nurneros positivos para girar el texto de la parte inferior izquierda a la parte superior derecha 0 nurneros negativos para girar el texto de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha.

Ajustar texto: Ajusta el contenido de la celda en varias Ifneas incrementando el alto de la fila.

Reducir hasta ajustar: Reduce el tamafio de fuente hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Une las celdas seleccionadas en una sola.

Si activa la opclon Combinar celdas y dentro de la categorfa Alineaci6n del texto opclon Horizontal, elige Centrar el resultado sera un centrado en la zona de selecclon,

~ B C EI E T""""lLSI

Ip LA.NlllA DE LA EMPRESA PRoAcrIV4. s.J,t,"'~. ~

~I~--------------~--~~--------------------·---

Figura N° 263: Combinar celdas I

B

c

D

E

PLA.N ILLA Ill: lA EMPRESA p·flQACTI VA 5.A.A.

Figura N° 264: Combinar celdas II

Tarnblen es posible hacerlo mediante una selecclon de las celdas y utilizando Combinar y centrar ,~~f.

Para separar celdas previamente combinadas, desactivar la casilla de veriflcaclon Combinar celdas.

Microsoft Excel 2007

Pagina 161

C. FICHA FUENTE

Permite modificar la apariencia de los datos de una hoja de calculo, Con esta ficha podemos modificar el tipo de fuente, estilo, tamafio, tipo de subrayado, color de fuente, tamblen podemos aplicar los efectos disponibles como Tachado, Superfndice y Subfndice.

Tg_mafiio:
L1
s ~:
9
io
I'
:1 12 ~
14 --;;;;;;-11 AliRea00n j i.·:.:~.~.~.~.!.~._J I Bordes II Relleno. II Pl"oteg~r I

Euente: ~=stili):

'N-or-ma--:-j --------,

Celibr!

Ji'?&l~I""1 IJ~I J~_

lilm'lll!llll~.i.mm~ii!1!inl" •••••• ~.:::::I' Cursivi:I

'It A.gency FB Negrit.

1t A]gerian Neqrtta Oursiva

'It Alial

'It AIial Black

r-sq,-,-~r_ay:_a'_do_:: ---------,., 'riig_0iIOir:iiiiiii1:31

I Ninguno MII~ 1 ~'dl ~ Fu~~teQOfn1al

Vista previa

o IaGllado D Su~er·j"r:i~ic~ D Subi~gice.

AaBbCcYyZt

~cep;"r II I Cancelar I

Figura N° 265: Ficha Fuente

AI modificar las opciones de esta ficha se rnostrara un modelo de como quedara el contenido de las celdas seleccionadas en el recuadro Vista previa que se encuentra ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

D. FICHA BORDES

Permite trazar Ifneas en los bordes 0 lados de las celdas seleccionadas, pudiendo utilizar diferentes estilos de Ifneas y colores.

AI elegir cualquier opclon, rnostrara un modelo de como quedaran las celdas seleccionadas en el recuadro Borde que se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana.

---------- - - - -

Formato de cetuas 11l~

~ !d~~ ~ -----------

_- :-[Je,to

Color:

N~me fO II Alineacion IIF;uentel'B~id~'J I 'Re,lIen"' II Proleg~r I

L_~~~-=~ -,

,Line~--

Pree.tabledd 0'

I Aulomatico r\11 ~ -, -

L2TI ITIill WF [QJ] ~

. EI e~ti 10 de borde .selerdonedo puede aplica,se .al hacer- die en algJJno de-los preestebledd os; en el -dla~r"'ma de vi"ta· previa 0 en 108' bctones.deerrbe,

Figura N° 266: Ficha Bordes

Microsoft Excel 2007

Pagina 162

E. FICHA RELLENO

Permite establecer un color de relleno y tramado en las celdas seleccionadas.

F~rmato de Cl!ldas ------ t1J~

1

5inmlgr

Automabco

0.0 ••••••• O.OOODOOOO D ••• IliI.O.DO •••••••• 1lI •• Q .11 II ••••

••••••••••• • ••• •••••

6stlq de Trame:

[Erec!i;)_sde,relleno." I I !1a~. tolore;s._"

Canceler j"

Figura N° 267: Ficha Relleno

~ACTIVIDADES DE LA PRACTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "C6mo se cambia el formato del valor 10 para que se muestre con tres decimales?

2. "C6mo se aplica un relleno a una celda?

3. "C6mo se aplica una inclinaci6n al texto de una celda?

4. "C6mo se centra un texto entre columnas?

5. "C6mo se aplica un autoformato?

6. "C6mo se colocan varias lineas en una celda?

Microsoft Excel 2007

Pagina 163

o

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 28

I nstituto., lnfnrrnatica

FORMAT"Q DE LJBROS IJIJ ~OBJETIVOS

Conocer usar saltos de linea en una celda. Conocer sobre la protecclon de una hoja y libro.

~MARCO TEO RICO

1. INSERTAR UN SAL TO DE LiNEA DENTRO DE UNA CELDA

./ Pulse en la barra de formulas (0 en la celda, si esta modificando), en la posicion donde desee insertar el saito de linea .

./ Presione la comblnaclon de teclas AL T +ENTER

2. AUTOFORMATO

Permite aplicar formatos preelaborados de manera raplda para mejorar la apariencia de nuestras hojas de calculo, Para ello siga los siguientes pasos:

./ Haga clic en una celda que pertenezca a la tabla a dar formato y en la ficha Inicio, grupo Estilo, opclon Dar formato como tabla .

./ A contlnuaclon se mostraran las opciones disponibles de autoformato . ./ Seleccione uno de los diserios y presione el boton Aceptar.

3. ESTABLECER PROTECCION A HOJAS Y LlBRO

A. PROTEGER UNA HOJA

Algunas veces necesitaremos evitar que los datos sean modificados, para ello se requiere seguir los siguientes pasos:

./ Ir a la ficha Revisar, Grupo Cambios, Proteger hoja, aparecera la siguiente ventana:

Microsoft Excel 2007

Pagina 164

Pr,oteger hoja --GZJLRl

~ Prhteger 'fiOj'fy.~ciri'terild!; ·de.[':eldas biOi"l"eadas'

~o.db:,a~eft·a;paca desprqieger,la boja::

E!2[EI1j,tif',alo~JJs.l,lil.~.o~i>;d~ e~:l:iDja d!2~lru,19":

~

~ Se:lec!:,icir1ar6='1d<l~ desbloqueedes D Aplic.af furmam a c;"ldas D Aplicar forrneto G cohmnes. D ApliC£lJ forrnato a :Alas D 111~EI"tar:·cQlumnCis. D-iI1sertar flJas D 111~er tar hip_!2ptfn culos D EliminEir colernnes D Eliminilr fllas

Figura N° 268: Proteger hoja

./ Se debe seleccionar aquello que se perrnltlra realizar al usuario .

./ Se debe ingresar una contrasefia con la vermcaclon correspondiente y las celdas

protegidas no seran editables.

Tamblen se puede proteger una hoja, al hacer clic derecho sobre la hoja y utilizando la opclon Proteger hoja.

Cuando nos ubicamos en una hoja protegida, en la ficha Revisar, grupo Cambios, aparecera Desproteger hoja y se ingresa la contrasefia respectiva, teniendo nuevamente acceso para la edlclon de la hoja.

B. PROTEGER UNA HOJA DE FORMA PARCIAL

Si necesitamos que solo algunas celdas se encuentren protegidas en una hoja, se debe seguir los siguientes pasos:

./ Seleccionar las celdas que desea dejar desprotegidas .

./ Sobre la selecclon, hacer clic derecho y usar la opclon Formato de celdas, luego acceder a la ficha Proteger.

U~tas persondlizadas ------- --~~

Figura N° 269: Proteger una hoja ./ Desactivar la casilla de Bloqueada.

Numeco II J\li~ead6D II F"ente II ,Bordes II Relleno j ,~r~~~~r, 1'----- ----,

o Bloqueede

[]Qcult3

No se pueden .blccuear-u ccultarceldes a ruenos que le hoja de calculi) este .proteelde (fiche

Revisa:rr.gr,upo Cemblos, botcn Prcteuer hojs). .

Microsoft Excel 2007

Pagina 165

./ Presionar el boton Aceptar .

./ Luego de esto, puede realizar los pasos anteriormente descritos para proteger una hoja, solo que ahora algunas celdas seran editables.

C. PROTEGER UN LlBRO

Algunas veces necesitaremos evitar que el libro sea modificado, para ello se requiere seguir los siguientes pasos:

./ Ir a la ficha Revisar, grupo Cambios, Proteger libro y utilizamos la opclon Restringir

edlclon, Proteger estructuras y ventanas .

./ Se debe ingresar una contrasefia junto con la venncaclon solicitada.

Las hojas si no estuviesen protegidas seran editables, pero no se puede eliminar una hoja aunque no este protegida.

~ACTIVIDADES DE LA PRACTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe alqun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Como se inserta un saito de linea en una celda?

2. "Como se protege una hoja?

3. "Que pasos son necesario si desea proteger solo algunas celdas de una hoja?

4. "Que cambios no se pueden realizar cuando se tiene protegido un libro?

Microsoft Excel 2007

Pagina 166

0.

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 29

I nstitutc; Informatica

CONSTRUCCUlN DE FORMUl"AS ij'J0BJETIVOS

Conocer los principios baslcos para la edlclon de formulas Conocer sobre el uso de comentarios en las celdas.

~MARCO TEO RICO

1. INTRODUCCION

Permite cambiar el formato y diseiio de los datos de las celdas de una hoja de calculo para mejorar su presentaclon, pudiendo aplicar diseiios personalizados 0 preelaborados a las tablas.

Una formula es una ecuaclon que realiza calculos con los datos de una hoja. Es una secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores, que generan un valor nuevo a partir de los valores existentes.

Una formula se ingresa como si estuviese ingresando cualquier dato en la celda. En Excel, la formula comienza por un signo igual (=), tarnblen se puede utilizar el signo mas (+) seguido del calculo que realiza.

2. OPERADORES DE CALCULO DE LAS FORMULAS

A. OPERADORES ARITMETICOS

Ejecutan operaciones baslcas como suma, resta, multlpllcaclon, etc produciendo resultados numerlcos,

Operador Significado Ejemplo
+ (signo mas) Suma 5 + 10
- (signo menos) Resta 17 - 2
* (asterisco) Multlpllcaclon 4*7
/ (barra oblicua) Division 50/10
% (signo de porcentaje) Porcentaje 18%
A (acento circunflejo) Exponente 2A3 B. OPERADORES DE COMPARACION

Comparan dos valores y generan un valor logico (VERDADERO 0 FALSO) como resultado de la comparaclon,

Microsoft Excel 2007

Pagina 167

Operador Significado Ejemplo
= (igual) Igual a A1 = 81
> (mayor que) Mayor que A1 > 81
< (menor que) Menor que A1 < 81
>= (mayor e igual que) Mayor e Igual que A1 >= 81
<= (menor e igual que) Menorelgualque A1 <= 81
<> (distinto) Distinto de A1 <> 81 C. OPERADOR DE TEXTO "&"

Combina uno 0 mas valores de texto para generar una porclon de texto

Operador Significado Ejemplo
& (y comercial) Conecta 0 "Instituto " & "de
con cate na dos " & "Informatica"
valores para qenerara
generar una valor Instituto de
de texto continuo. Informatica 3. PRECEDENCIA DE OPERADORES

Si se combinan varios operadores en una unlca formula, Excel ejecutara los calculos en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si la formula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si la formula contiene un operador de meltipllcaclon y otro de division) Excel evaluara los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluaclon, escriba entre parentesls la parte de la formula que se calculara en primer lugar.

Operador Descripcion
: (dos puntos), (coma), (un espacio) Operadores de referencia
- Neqaclon (como en - 2)
% Porcentaje
A Exponente
* y I Multlpllcaclon y Division
+y- Suma y Resta
& Concatena dos cadenas de texto
= < > < = >= <> Cornparaclon 4. MOVER Y COPIAR UNA FORMULA

Si qulslerarnos mover una formula, las referencias de celdas no carnblaran, mientras que si copiamos una formula, las referencias relativas de celdas carnblaran, veamos un ejemplo:

E] A I Il' C 0 E"
I
"QDltiQ EAI'HrQAD PREGItl m([AL
CP1001 5 1 =C3'03
(1'1002 1,25 =C4"Dtt
CPIOOJ 2_ ,=CS'05
CPlDIJ4 7 ,5 ·=C",'O[;,
CPlO05 10 1,L5 =(7'07 F

Figura N° 270: Mover y copiar una formula

Microsoft Excel 2007

Pagina 168

AI copiar la f6rmula las referencias de las celdas cambian, usted veriflcara que en el caso presentado se ha realizado una copia hacia las filas por debajo de celda donde se ingres6 la f6rmula original. Observe que las referencias han cambiado en la declaraci6n del nurnero de fila.

Nota: Si desea mostrar las f6rmulas en las celdas debe presionar el Boton de Microsoft Office, Opciones de Excel, Avanzadas. Mostrar opciones para esta hoja y activar la casilla de verificaci6n Mostrar formulas en celdas en lugar de los resultados calculados.

5. REFERENCIAS DE CELDAS

Conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de calculo, Por ejemplo, la referencia de celda que aparece en la intersecci6n de la columna A y la fila 1 es A 1.

A. REFERENCIAS RELATIVAS

Cuando se crea una f6rmula, normal mente la referencia de la celda 0 de un range se basa en la posici6n relativa respecto a la celda que contiene la f6rmula.

Una referencia de celda, como A1, indica a Excel c6mo buscar otra celda a partir de la celda que contiene la f6rmula con dicha referencia. Si copiamos una f6rmula que utiliza referencias relativas, la f6rmula carnblara dependiendo de donde vamos a copiarla

B. REFERENCIAS ABSOLUTAS

Especifica la direcci6n exacta de una celda, independientemente de la posici6n de la celda que contiene la f6rmula. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1. Si copiamos una f6rmula con referencias absolutas, la f6rmula no camblara,

C. REFERENCIAS MIXTAS

En algunos casos la referencia se podra dar mixta, es decir que parte de la referencia de la columna 0 fila sea absoluta y la otra parte sea relativa.

Si copiamos una f6rmula con referencias mixtas, la f6rmula carnblara la columna 0 la fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no varlara la columna 0 fila que si tenga el signo $ delante.

Veamos un ejemplo:

I);RRll

ENlERO FERRERO M:!,(R'l0

.A saODO

B 70000

C 4[1000

[l 10000

E ·2[tGOO

t

FEBRERfJ

MARto

AIlRll

5%

1U%

-1,50%

En este caso, se desea calcular la proyecci6n de ventas para los meses de Febrero, Marzo y Abril. Como se observa la tasa de variaci6n esta dada en una tabla adicional lIamada ESTIMACION POR MES Y alii se muestran los porcentajes a considerar para calculo del mes correspondiente, teniendo en cuenta que el porcentaje mostrado es con respecto al mes anterior.

Se plantea que los porcentajes mostrados estan calculados con respecto a Enero, por tanto, en la celda D3, se debe escribir la siguiente f6rmula:

Microsoft Excel 2007

Pagina 169

=C3+C3*C$11

c n E F
'ZONA EI'JEiJ.O' FEBRERO ~A~ZP A._Ifllll
A SOMO ,~COl t-C3 ~ C$11 =[}3+D3 • osn =E3 +E3' E$11
!l 70(100 =C4t-c4~C$1! =D4+D4'D$11 =E4+E4"E$1i
C 4:QOOP: ~C5t-C5~C$n =[)S·+05 • [J $11 =E5+E5'E$11
D lO(lDQ =C5t-t6$C$11 =D&+O 6" [J $11 =E5+E6"E$11
E 20@O ~C7t-C7"C$11 =[17+07' osn =E7 +E7' [$11 T

~~-----~--~~~-~~~~,~~~~ --~-=~-~~------_~----I

Figura N° 272: Ejemplo de Referencias Mixtas II

En las siguientes columnas donde se encuentran los meses podemos ver los cambios efectuados para cada mes (referencia relativa), mientras que la fila no debera cambiar (referencia mixta)

6. COMENTARIOS

A. INSERTAR UN COMENTARIO

Un comentario es una anotaclon que se puede dejar en las celdas, a manera de lndlcaclon que solo aparece cuando nos asomamos a la celda que tiene un comentario, esta celda suele mostrar una marca roja en la esquina superior derecha.

c

Figura N° 273: Celda comentada

B. CREAR UN COMENTARIO

./ Seleccione la celda 0 celdas a las que va a insertar el comentario .

./ Pulse SHIFT +F2 0 ingrese a la ficha Revisar, grupo Comentarios y elija la opclon Nuevo Comentario 0 active el menu contextual y seleccione la opclon Insertar Comentario.

C. MODIFICAR UN COMENTARIO

./ Ubicarse en la celda que tiene el comentario a modificar .

./ Pulse SHIFT +F2 Y modifique. Tarnblen puede ir a la ficha Revisar, grupo Comentarios y elegir la opclon Modificar comentario 0 utilizar el menu contextual con la opclon Modificar comentario.

D. ELiMINAR UN COMENTARIO

./ Ubicarse en la celda que tiene el comentario a eliminar

./ Active el menu contextual, elija la opclon Eliminar comentario 0 en la ficha Revisar, grupo Comentarios elegir la opclon Eliminar.

Microsoft Excel 2007

Pagina 170

E. VISUALIZAR COMENTARIO

Si necesita ir de comentario en comentario debe ir ala ficha Revisar, grupo Comentarios y elegir la opci6n Anterior 0 la opci6n Siguiente

Si necesita que se muestren u oculten los comentarios, debe ubicarse en la celda que tiene un comentario, activar el menu contextual, elegir la opci6n Mostrar u ocultar comentarios 0 en la ficha Revisar, grupo Comentarios y hacer clic en la opci6n Mostrar u ocultar comentarios.

Si necesita observar todos los comentarios de las hojas, debe ir a la ficha Revisar, grupo Comentarios, Mostrar todos los comentarios.

~ ~ ~ [.J r 1[J~fi'lr LI urrrltar tI!lTnETlt,WI')S

. ~ Ml'I\~tra~ t(,I'I:I,i'Hitlq:~:I"'iH1il"'nta~lO!

NIil,",(o ELlmlrrtllF J!i.m~rtof ·ll"CguJel'lte ' .

(llrrfffc1tiJrifm . . k.... lII'lm)rar EiitriiEtLs. manm~rtbs

Com f rri'!i,BJr~o;~

Figura N° 274: Visualizar comentarios

En ocasiones lnsertara un comentario y este se ve siempre, a veces 0 inclusive ni siquiera se ve la marca, esto se controla siguiendo los siguientes pasos:

Presionar el Bot6n de Microsoft Office, Opciones de Excel, Avanzadas, Mostrar, en Para las celdas con comentarios mostrar, encontrara las opciones:

./ Sin comentarios ni indicadores .

./ S610 indicadores y comentarios al activar . ./ Comentarios e indicadores.

~ACTIVIDADES DE LA PRAcTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. Comente sobre el orden de evaluaci6n de los operadores en una f6rmula. Dar un ejemplo.

2. "Que se modifica en una f6rmula cuando se copia a las columnas adyacentes?

3. "Que es una referencia absoluta?

4. "C6mo se inserta un comentario?

Microsoft Excel 2007

Pagina 171

o

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 30

I nstituto., lnfnrrnatica

FORMUl"AS Y FUNJCIONES I ~OBJETIVOS

Conocer sobre la estructura y edlclon de funciones. Conocer sobre el uso de funciones de Excel.

~MARCO TEO RICO

1. INTRODUCCION

Las funciones son formulas predefinidas que ejecutan calculos simples 0 complejos utilizando valores especfficos, lIamados argumentos, que van en un orden determinado 0 estructurado. Los argumentos pueden ser valores constantes, 0 extrafdos de la hoja 0 resultados de otras formulas 0 funciones. Las funciones se utilizan para simplificar y reducir las formulas en una hoja de calculo, especial mente las que ejecutan calculos prolongados 0 complejos.

2. ESTRUCTURA DE UNA FUNCION

Cuando se empieza a estructurar una funcion comienza con el signo Igual ( = ), y acompafiado por el nombre de la funclon, un parentesls de apertura, los argumentos 0 expresiones de la funclon van separados por coma ( , ) 0 tarnblen puede ser por punto y coma ( ; ) y el respectlvo parentesls de cierre.

Argumentos 0 Expresiones separados por Punto y Coma

Figura N° 275: Estructura de una funci6n

Nombre de la funclon Para poder obtener una lista de funciones disponibles, tenemos que hacer clic en una celda y presionar la cornblnaclon de teclas SHIFT+F3

Argumentos: Valores que utiliza una funclon para ejecutar los calculos u operaciones. EI tipo de argumento que utiliza una funclon es especffico para esa funclon. Los argumentos mas cornunmente utilizados son: valores numericos, valores de texto, referencias de celda, rangos de celdas, nombres, rotulos, valores logicos tales como verdadero 0 falso y funciones anidadas.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nurnero 0 texto), formulas 0 funciones.

Microsoft Excel 2007

Pagina 172

3. ESCRIBIR FORMULAS

Cuando cree una f6rmula que contenga una funci6n, el cuadro de dlaloqo Pegar Funci6n Ie ayudara a introducir las funciones de la hoja de calculo, A medida que se introduzca una funci6n en la f6rmula, el cuadro de dlaloqo Pegar Funci6n ira mostrando el nombre de la funci6n, cada uno de sus argumentos, una descripci6n de la funci6n y de cada argumento, el resultado actual de la funci6n y el resultado actual de toda la f6rmula.

A. INSERTAR FUNCIONES CON EL ASISTENTE

./ Situarse en la celda donde desee introducir la funci6n .

./ Ir a la ficha F6rmulas, grupo Biblioteca de funciones, Inseriar Funci6n

Figura N° 276: Biblioteca de funciones

./ Tamblen puede presionar el bot6n Inseriar funci6n I .fx.lubicado allado izquierdo de la Barra de f6rmulas 0 pulse las teclas SHIFT +F3.

Aparecera el siguiente cuadro de dlaloqo:

- ~~~~- --~-

lnsertar fun cion I1JI'8J

~uscar 'Una fundon:

selecocner U[JB JjJndon:

PROMEDIO SI

HIPER VINCULO CONTAR

MAX

SENO

SUI-1A(numerol;numero2;~ •. }

Suma tcdos los rumeros en un fango de celdes.

Ayuda sobre esta fund6n

I Acepter I I Canceler

Figura N° 277: Insertar funci6n

./ Seleccione una categoria de la funci6n, esto hara que en el cuadro de lista de la derecha s610 se muestren las funciones de la categoria elegida, y por 10 tanto se reduclra la lista .

./ Seleccione la funci6n a utilizar, en la parte inferior se muestra los distintos argumentos y una breve descripci6n de la funci6n. Tarnblen hay un bot6n Ayuda sobre esta funci6n para obtener una descripci6n detallada de dicha funci6n .

./ Presione el bot6n Aceptar.

Luego de aceptar se mostrara una ventana para desarrollar la funci6n elegida guiandonos en los pasos.

Es necesario apreciar algunas diferencias que presenta esta versi6n.

Caracteristica Excel 2003 Excel 2007
Numero maximo de caracteres en una 1000 8000
f6rmula
Numero maximo de argumentos de una 30 255
funci6n Microsoft Excel 2007

Pagina 173

B. FUNCIONES BAslCAS

=SUMA(argumento1; argumento2; ... )

Permite realizar la suma de los argumentos dados. =PROMEDIO(rango)

Obtiene el promedio 0 media aritrnetlca de los valores de un range de celdas. =MAX.(rango)

Devuelve el valor maximo de un conjunto de valores. =MIN(rango)

Devuelve el valor minima de un conjunto de valores.

C. FUNCIONES PARA CONTEOS

=CONTAR(rango)

Cuenta las celdas de un range especifico, considera s610 las celdas que contengan numeros,

=CONTARA(rango)

Cuenta las celdas de un range especifico, considera tamblen los valores nulos, de error y de textos.

=CONTAR.BLANCO(rango)

Cuenta el numero de celdas en blanco dentro de un rango. =CONTAR.SI(rango; criterio)

Cuenta las celdas, dentro de un rango, que no estan en blanco y cumplen con el criterio especificado.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterio1,criterio1 .... )

Cuenta el nurnero de celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones 0 criterios.

D. FUNCIONES MATEMATICAS

Este tipo de categorias agrupan a funciones trigonometricas como seno, coseno, logaritmo, etc. Veamos algunas:

=ABS(numero)

Devuelve el valor absoluto de un nurnero, es decir un nurnero sin su signo. Ejemplo:

Funciones Resultado
=ABS(2) Es igual a 2
=ABS(-2) Es igual a 2 =ALEATORIO( )

Devuelve un numero aleatorio entre 0 y 1. Este valor se actuallzara autornatlcarnente cuando se produzca un calculo,

Ejemplo:

Funciones Descripcion Resultado
=ALEATORIOO Genera un nurnero entre 0 y 1 0.38444063
=ENTERO(ALEATORIOO*10) Genera un nurnero entre 0 y 10 3 Microsoft Excel 2007

Pagina 174

=ENTERO(numero)

Esta funci6n redondea un numero hasta el entero inferior mas pr6ximo. Ejemplo:

Funciones Resultado
=ENTERO(8,9) Es igual a 8
=ENTERO(8,2) Es igual a 8
=ENTERO(-8,9) Es igual a-9 =POTENCIA(numero;potencia)

Eleva un nurnero a la potencia especificada. Ejemplo: =POTENCIA(3;2) sera 9

Para poder elevar un numero, tarnblen se puede utilizar el acento circunflejo ("). Ejemplo: =3"2

=PRODUCTO(numero1 ;numero2; ... )

Multiplica todos los valores, numeros que figuran como argumento y devuelve el producto.

=RAIZ(numero)

Devuelve la raiz cuadrada de un nurnero, Ejemplos:

=Raiz(49) es igual a 7 =Raiz(-36) es igual a #iNUM1

=REDONDEAR(numero;decimales)

Permite redondear el numero a la cantidad de decimales especificada. Ejemplo:

Funci6n Resultado
=REDONDEAR(2,2643;3) 2,264
=REDONDEAR(25,56;0) 26
=REDONDEAR(30,6;2) 30,6 =TRUNCAR(numero;decimales)

Permite truncar el numero a la cantidad de decimales especificada. Ejemplo:

Funci6n Resultado
=TRUNCAR(2,2643;3) 2,264
=TRUNCAR(25,56;0) 25
=TRUNCAR(30,6;2) 30,6 =SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma)

Suma las celdas en el range que coinciden con el argumento criterio. Ejemplo:

Supongamos que el range A1 :A3, contiene los siguientes valores de propiedad para 3 casas: 10000, 20000 Y 30000, respectivamente. EI range B1 :B3 contiene comisiones de venta de 100, 200 Y 300 entonces:

Microsoft Excel 2007

Pagina 175

=5UMAR.51(A1 :A3, ">15000", 81 :83) es igual a 500 =5UMA.CUADRAD05(argument01; arqurnentoz: ... )

Eleva cada argumento ingresado y procede a la sumatoria de los mismos.

E. FUNCIONES ESTAOisTICAS

=MODA(rango)

Devuelve el valor que se repite con mas frecuencia en una matriz 0 range de datos. =MEDIANA(rango)

Devuelve el numero que se encuentra en medio de un conjunto de nurneros, es decir, la mitad de los numeros es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

=FRECUENCIA(datos;grupos)

Calcula la frecuencia de repetlclon de los datos en un rango. =PRONOSTICO(x;conocido_y;conocido_x)

Calcula 0 pronostica un valor futuro a traves de los valores existentes

F. FUNCIONES LOGICAS

=SI(prueba_16gica; si_es_verdadero; si_es_falso)

Devuelve un valor si el argumento prueba_logica es Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso.

Ejemplo:

=51(A 1 ="F"; "Es mujer"; "Es hombre")

~ACTIVIDADES DE LA PRAcTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Que funciones permite calcular el valor mas alto de una serie de datos?

2. "Como se genera un valor al azar?

3. "Como se calcula la media arltrnetlca de una serie de datos?

4. "Como calcularia un promedio ponderado?

5. "Cuando seria utll el uso de la funclon 51 anidado y que limitaciones tiene?

Microsoft Excel 2007

Pagina 176

0.

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 31

I nstitutc; Informatica

FORMUL"AS Y FUNJCIONES II ij'J0BJETIVOS

Conocer sobre el uso de funciones en Excel.

~MARCO TEO RICO

1. FUNCIONES DE TEXTOS

Todas estas funciones permiten manipular textos 0 porciones de textos dentro de una celda:

=MAYUSC(texto)

Convierte el texto en mayuscula. Ejemplo: =MAYUSC("total") se obtendra TOTAL

Si C3 contiene producto, entonces: =MAYUSC(C3) se obtiene PRODUCTO

=MINUSC(texto)

Convierte el texto en mlnusculas. Ejemplo: =MINUSC("TOTAlES") se obtendra totales

=NOMPROPIO(texto)

Cambia a mayuscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren despues de un caracter que no sea una letra. Convierte todas las dernas letras a mlnusculas, Ejemplo:

=NOMPROPIO("este es un TiTULO") se obtendra Este Es Un Tltulo

=IZQUIERDA(texto; nu m_ca racte res)

Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto (las primeras). Ejemplo: =IZQUIERDA("Curso Excel";5) se obtendra Curso

=DERECHA(texto;num_caracteres)

Extrae caracteres del extremo derecho de un texto (las ultlrnas). Ejemplo: =DERECHA("Curso Excel";5) se obtendra Excel

=HALLAR(texto_buscado;dentro_de_texto;num_inicial)

Busca un valor de texto dentro de otro (no reconoce rnayusculas y rnlnusculas), Ejemplo:

=HAlLAR("u";"Esto es un ejemplo";1) se obtendra 9

Microsoft Excel 2007

Pagina 177

=ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_ de_texto;num_inicial)

Busca un valor de texto dentro de otro (si reconoce rnayuscula y rnlnuscula). Ejemplo: =ENCONTRAR("e"; "Esto es un ejemplo"; 1) se obtendra 6

=ENCONTRAR("E"; "Esto es un ejemplo"; 1) se obtendra 1

=LARGO(texto)

Devuelve la longitud de una cadena de texto (nurnero de caracteres incluyendo los espacios en bianco). Ejemplo:

=LARGO("Curso de Word") se obtendra 13

=EXTRAE(texto;posici6n_inicial;num_caracteres)

Extrae un numero de caracteres del texto a partir de una posicion. Ejemplo: =EXTRAE("Mi curso de Excel";4;5) se obtendra curso

=CONCATENAR(texto1 ;texto2; ... ) Concatena 0 une argumentos de texto.

=CONCATENAR("VALOR ";" TOTAL") se obtendra VALOR TOTAL

=SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo) Sustituye un texto por otro, sin especificar posicion inicial.

=SUSTITUIR("Javier Lazo"; "Javier"; "Marco Antonio") se obtendra Marco Antonio Lazo

=ESPACIOS(texto)

Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras.

=REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;num_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto, en funcion del nurnero de caracteres que especifique, con una cadena de texto diferente.

=REPETIR(texto;num_de_veces)

Repite el texto un nurnero determinado de veces.

2. FUNCIONES DE FECHA Y HORA

=DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;metodo)

Calcula el numero de dias entre dos fechas basandose en un ano de 360 dlas (doce meses de 30 dias) que se utiliza en algunos calculos contables.

Donde:

Fecha_inicial y fecha_final, son las dos fechas entre las que se desea calcular el nurnero de dias.

Metodo, es un valor logico que especifica si se utlllzara el rnetodo de calculo europeo 0 americano.

FALSO u omitido US (NASD). Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente, de 10 contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes.

VERDADERO Metodo europeo. Las fechas iniciales 0 finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes.

Microsoft Excel 2007

Pagina 178

Ejemplo:

=DIAS360("30-1-08"; "1-2-08") es igual a 1

Si la celda D10 contiene la fecha 30-1-08, la celda D11 contiene la fecha 1-2-08 y entonces:

=DIAS360(D10; D11) es igual a 1

=HOYO

Devuelve el numero de serie de la fecha actual.

=DIA(num_serie)

Devuelve el dia del mes correspondiente a num_serie. EI nurnero se expresa como un nurnero entero comprendido entre 1 y 31. Ejemplo:

=DIA("4-ene") devuelve 4

=ANO(num_serie)

Devuelve el ano correspondiente a num_de_serie. Ejemplo: =ANO("25-dic-08") devuelve 2008

=MES(num_serie)

Devuelve el mes correspondiente a num_de_serie. Ejemplo: =MES("25-dic-08") devuelve 12

=FECHA(alio; mes; dia)

Devuelve la fecha correspondiente =FECHA(2008; 10; 30) devuelve 30/10/2008

=HORA(num_de_serie)

Devuelve la hora de un valor de hora. =HORA("17: 15:25") devuelve 17

=MINUTO(num_de_serie)

Devuelve los minutos de un valor de hora.

=MINUTO("17:15:25") devuelve 15

=SEGUNDO(num_de_serie)

Devuelve los segundos de un valor de hora. =SEGUNDO("17: 15:25") devuelve 25

3. FUNCIONES DE BUSQUEDA

Estas funciones permiten localizar datos de una tabla 0 lista definida. =BUSCARH(valor_buscado; matriz_de_comparaci6n; indicador_filas; ordenado) Busca un valor en la fila superior de una tabla y devuelve el valor ubicado en la columna especificada

Va/or_buscado: Valor que se busca en la primera fila.

Matriz_de comparaci6n: Conjunto de informaci6n donde se buscan los datos.

Microsoft Excel 2007

Pagina 179

Indicador_filas: Numero de fila de matriz_de_comparacion desde el cual se debera devolver el valor.

Ordenado: Si desea que el elemento buscado coincida exacta 0 aproximadamente.

IEl A ~ C D E
1 I _ __j L ~
2 I (ODIGO DEl PRODUcrO (-0101 _Data mgrasado por usted
3 IlESCRIPCION DEl PRODUCm MainDo~rd ECS G3l Formula
4 PRECIO 60 Formula I
5 I I I
5 ICOI)IGO C-0101 C-0102 C-0103 C-0104
7 DESCRIPCION Mainboard ECS Gal Mainboard Intel DG31Gl MainbQard A5US P45 Mainboard Gigabyte P45
g PRECIO 60 85 205 200 I

Figura N° 278: Funciones de busqueda I

_j

En la celda B2, se ingresa un valor que debe corresponder a un codigo existente en el registro de la empresa.

En la celda B3 se colocara la formula: =BUSCARH(B2;B6:E8;2)

Donde se busca el valor de la celda C2 en el rango C6:F8, ubicando la coincidencia con la primera fila del rango. Luego devuelve el valor ubicado en la columna donde existe coincidencia y en la segunda fila del rango, por ese motivo el valor del tercer parametro es 2.

Un detalle importante de la funcion =BUSCARV( ) es que si la lista 0 rango donde hay que buscar esta desordenado, tendremos que aiiadir la palabra FALSO 0 a (Cero), al final de la formula. Por ejemplo: =BUSCARH(B21 ;B6:E8;2;FALSO)

En nuestro caso no es necesario, pues esta altabetlcarnente ordenado.

Cuando se declara como ultimo para metro FALSO, aun estando ordenada alfabeflcamente la lista, dara un mensaje de error #N/A si ingresa un c6digo inexistente.

=BUSCARV(valor _buscado; ordenado)

Busca un valor especffico en la columna extrema izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

matriz_de_comparaci6n;

indicador_columnas;

Valor_buscado, es el valor que se busca en la primera columna de la matriz, puede ser un valor, una referencia 0 una cadena de texto.

Matriz_de_comparacion, es el conjunto de informacion donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango 0 un nombre de rango.

Indicador_columnas, es el nurnero de columna de matriz_de_comparacion desde la cual debe devolverse el valor coincidente.

Ordenado, es un valor logico que indica si desea que la funclon BUSCARV busque un valor igual 0 aproximado al valor especificado

c

D

'CO-D-IG-O-D-El-P-RO-D-U-cr-O----,-----C--Ol-OS-----, Data ing!esado par ustad 1 f"-D=ES_:::CR_:_:_:IP_::C:_:c1 O_:_:_N ::_:DE=l_:_:P Rc_:O_.:o_D_:_:U C:..:._TO~____:M.:..::a:.:..:i "=-bo:_:":.;::,dc:._· F O::::"""CO",," n::_:· P_:45=-------i Fa rmu la

"--PR""E=CI-'-0 -+ __c3=20"---- __ ---i Formula

(-0101

Mainboa,d lntal DG31Gl

ISODIGO.

DES(RIP.CION

PRECIG
se
85
205
200
320
155
395
42() J Mainboard ECSG31

C-0102

C-OI03

Mainboard ASUS P45

C-0104

Mainooard Gigabyte P45

C-0105

Mainboard Fox-conn P45

C-Ol05

Mainboard lntel DG45ID

(-0107

Mainboard Intel DX48SH

C-0108 Mainboard Gigabyte X4B

_j_

Figura N° 279: Funciones de busqueda II

Microsoft Excel 2007

Pagina 180

En la celda C2, se ingresa un valor que debe corresponder a un codiqo existente en el registro de la empresa.

En la celda C3 colocaremos la formula:

=BUSCARV(C2; B7: 014;2)

Esta hoja va a permitir hacer una consulta a un listado. La formula rnlrara 10 que hay en la celda C2, y 10 buscara en el range B7:014. Una vez que 10 encuentre, (10 encontrara en la primera columna), mostrara 10 que hay 2 columnas a su derecha (contandose ella), es decir, la descrlpclon del producto.

Observe detenidamente los tres argumentos que nos pide la funclon =BUSCARV, primero la celda donde estara 10 que intentamos buscar (el codlqo), luego el range donde ha de buscarlo, y por ultimo el numero de columna que queremos mostrar.

Ahora, escribiremos la formula para la celda C4. Baslcarnente es igual a la anterior, pero ahora el numero de columna sera el 3, es decir, rnostrara el precio:

=BUSCARV(C2; B7: 014;3)

Solo faltara comprobar las dos formulas escribiendo cualquier codlqo de la lista de articulos en la celda C2.

Un detalle importante de la funclon =BUSCARV( ) es que si la lista 0 range donde hay que buscar esta desordenada, tendremos que aiiadir la palabra FALSO 0 a (Cero), al final de la formula. Observe este ejemplo:

=BUSCARV(C1 ;A7:C15;2;FALSO)

En nuestro caso no hace falta, pues la lista esta alfabetlcarnente ordenada.

Sin embargo, en el uso cotidiano tal vez resulte mejor declarar como ultimo pararnetro FALSO, aun estando ordenada alfabeticamente la lista, pues nos dara un mensaje de error #N/A si ingresa un codigo inexistente.

~ACTIVIDADES DE LA PRACTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contraseiia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Que funciones permite extraer caracteres por la izquierda y por la derecha?

2. "Como se concatena el contenido de dos celdas en una celda?

3. "Como se calcula la edad de una persona?

4. "Que pasa si la primera columna de la matriz de cornparaclon esta desordenada?

5. "Que sucede si ingresa un codiqo no existente cuando usa la funclon BUSCARV?

Microsoft Excel 2007

Pagina 181

o

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 32

I nstituto., lnfnrrnatica

FORMUl"AS Y FUNJCIONES III

~OBJETIVOS

Conocer la nueva interfaz de Microsoft Excel 2007

Conocer los pasos para el ingreso de datos, asl como la selecclon de celdas, filas y columnas Utilizar listas para la generacion raplda de valores.

~MARCO TEO RICO

1. MENSAJES DE ERROR

#jDIV/O!

5e ha intentado dividir un nurnero entre cero 0 celda en blanco. #(_NOMBRE?

5e ha introducido un nombre de range inexistente. Tarnolen puede ser que no se haya encerrado una cadena de caracteres entre comillas dobles. Finalmente se da si usted desea utilizar un nombre de range no declarado previamente.

#jVALOR!

5e ha introducido una formula rnaternatlca que hace referencia a un dato de tipo texto. #jREF!

5e ha borrado un range de celdas cuyas referencias estan incluidas en una formula. #N/A

No hay informacion disponible para el calculo que se quiere realizar. #jNUM!

5e ha introducido un argumento incorrecto en una funclon de la hoja de calculo, #jNULO!

5e ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una formula para indicar una lntersecclon, pero los rangos no tienen celdas comunes.

##########

Aparece en una celda cuando el ancho de la columna es insuficiente para mostrar el valor almacenado, debe modificar el ancho de su columna.

Es importante, recordar que algunas funciones a pesar de utilizar valores no valldos no muestran mensajes de error porque obvian esos valores no valldos, Por ejemplo, se desea hallar la sumatoria de los valores desde la celda B3 hasta la celda B7

Microsoft Excel 2007

Pagina 182

[! cA.

B

-I

Figura N° 280: Algunas funciones no muestran mensajes de error La formula utilizada seria:

VALOR

=SUMA(B3:B7)

Observe que en la celda B6, existe un texto, sin embargo la formula se evalua y muestra un resultado.

1

3

A

5

11

2. ESTILO ADICIONALES DE REFERENCIA

Si necesita hacer referencia en su formula a todas las celdas de una 0 varias filas, debe utilizar la forma NUMERO DE FILA INICIAL: NUMERO DE FILA FINAL. Ejemplos:

Si quiere sumar todas las celdas de la fila 8, seria =SUMA(8:8)

Si quiere sumar todas las celdas de la fila 10 Y 11, seria =SUMA(1 0:11)

Si necesita hacer referencia en su formula a todas las celdas de una 0 varias columnas, debe utilizar la forma nombre de columna inicial:nombre de columna final. Ejemplos:

Si quiere sumar todas las celdas de la columna D, seria =SUMA(D:D)

Si quiere sumar todas las celdas de la columna E y F, seria =SUMA(E:F)

Algunas veces, los datos que hayamos ingresado en un libro de Excel, estaran ubicados en diferentes hojas, se emplea la forma 'NOMBRE DE HOJA'!RANGO. Asumiremos que tenemos un libro de Excel, donde existen varias hojas, nos encontramos en la hoja CONTABILIDAD y se requiere calcular el mayor de los costos de producclon ubicados en una hoja denominada COSTOS_PROD desde la celda F5 hasta la celda F20.

= MAX(COSTOS_PROD!F5:F20)

Esta expreslon tiene la forma =FUNCION(NOMBRE DE HOJA!RANGO)

En la formula anterior, se tiene el nombre de la hoja de calculo COSTOS_PROD y luego, un signo de exclarnaclon precede a la referencia de rango. No se utilizaron las comillas simples porque no hay espacios en blanco en el nombre de la hoja. Si utiliza las comillas simples y el nombre de la hoja no incluye espacios en blanco, Excel se encarqara de removerlas autornatlcarnente de la formula.

A contlnuaclon otros casos que se presentan cuando trabajemos con formulas:

Si se necesita hacer referencia a una hoja de otro libro y ese libro se encuentra en la carpeta actual, se utiliza la forma '[NOMBRE DE LlBRO.xlsx]NOMBRE DE HOJA'!RANGO

Tenemos dos libros, PRESUPUESTO.xlsx donde se tiene la hoja ESTIMADO ENERO Y otro libro EJECUCION.xLSX donde se tiene la hoja REAL ENERO. En la hoja ESTIMADO ENERO se encuentra el total en la celda H80 mientras que en EJECUCION ENERO se tiene el total en la celda H100. Se desea calcular la diferencia entre el presupuesto y la ejecucton. Si nos ubicamos en la celda H82 de la hoja ESTIMADO ENERO, la posible formula a utilizar seria:

='[ESTIMADO ENERO'!H80 - '[EJECUCION.xLSX]REAL ENERO'!H100

Microsoft Excel 2007

Pagina 183

Observe que en la primera parte de la formula no se indica el nombre del libro porque nos encontramos en el libro PRESUPUESTO.

Si el libro se encuentra en una carpeta diferente a aquella donde se encuentra grabado el libro donde estamos trabajando, entonces utilizaremos la forma 'NOMBRE DE UNIDAD:\CARPETA\SUBCARPETA\[NOMBRE DE LlBROXLSXjNOMBRE DE HOJA'!RANGO. EI NOMBRE DE UNIDAD se refiere a la letra que identifica a la unidad de almacenamiento, es decir C, D u otra en su computadora.

Si necesita hacer referencia a una computadora diferente a la actual, por ejemplo, en una red local, donde tenga los privilegios de acceso, se utiliza la forma '\\SERVIDOR\CARPETA\[NOMBRE DE LlBRO.xlsxjNOMBRE DE HOJA'!RANGO

Si necesita hacer referencia a una ublcaclon en Internet se utiliza 'DIRECCION WEB/CARPETAI[LlBRO.xlsxjHOJA'!RANGO

Recuerde que las comillas simples son necesarias cuando existiese espacios en blanco en el nombre de la hoja, del libro 0 de la carpeta.

3. FUNCIONES ANIDADAS

En algunos casos, puede que deba utilizar una funcion como uno de los argumentos (valores que utiliza una funclon para lIevar a cabo operaciones 0 calculos) de otra funcion,

EI nurnero de niveles de anidamiento en una formula, en Excel 2003 era de 7 niveles mientras que en Excel 2007 es de 64 niveles.

En el caso de la funclon SI tenemos:

=sttconorcton logica; acclon si la condlclon es verdadera; acclon si la condiclon es falsa) Tenemos dos alternativas sequn sea el resultado de la condiclon logica. Sin embargo, existen problemas en donde se necesitan evaluar mas de una condlclon logica porque hay mas de dos alternativas.

Por ejemplo, tengamos el caso de una persona que invierte en la Boisa de Valores

II-

J ACCIDNES DE LA BOLSA [liE VALOR:ES

EMPRESA

HOY -.A¥ER DE;£ISION
4 5
lit! 14
"l 7
'7 1:0
4- 3 Fid e as 1l1le.rI Gl;,Isto

lI'ele'roni'to

1

1-

I Figura N° 281: Ejemplo de Funciones Anidadas I

F

J

Segun los planes del inversionista, su decision se basara en los siguientes criterios:

Si el porcentaje de variaclon del precio es exactamente de 5% 0 mas, su decision sera VENDER.

Si el porcentaje de variaclon del precio es menor a 5% y hasta exactamente igual -5%, su decision sera MANTENER

Si el porcentaje de variaclon del precio es menor a -5%, su decision sera COMPRAR

Se debe tener en cuenta que las decisiones del inversionista son aplicables solo para este ejercicio.

Analizando este caso, tendremos tres posibles respuestas, entonces necesitamos mas de una condiclon logica 0 comparaclon,

Microsoft Excel 2007

Pagina 184

En este caso tenemos un caso del tipo:

=SI(condici6n 16gica 1; acci6n si es verdadera; SI(condici6n 16gica 2; acci6n si es verdadera; acci6n si es falsa))

= SI(PORCENTAJE DE VARIACION DEL PRECIO>=S%;"VENDER"; SI(PORCENTAJE DE VARIACION DEL PRECIO>=-S%;"MANTENER";"COMPRAR"))

= SI((CS-DS)/DS>=O,OS; "VENDER"; SI((CS-DS)/DS>=-O,OS; "MANTENER"; "COMPRAR")) Considerar que para el caso, este planteamiento resuelve el problema, se debe tener cuidado porque en otros casos la soluci6n dependera de las condiciones del nuevo problema y no sera necesariamente de esta forma.

Recuerde que las funciones anidadas pueden utilizar diferentes funciones, por ejemplo:

En la celda 88 deseamos calcular el promedio, considerando s610 la menor y la mayor de las notas mostradas

NOTA

Figura N° 282: Ejemplo de Funciones Anidadas II En la celda 88, se ingresaria una f6rmula como: =PROMEDIO(MIN(83:87);MAX(83:87))

ijJACTIVIDADES DE LA PRACTICA

J5

17

18

19

20

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Que mensajes se presentan cuando hay algun error en una f6rmula?

2. "C6mo seria su f6rmula si quiere sumar todos los valores de las columnas C, F, G?

3. "C6mo es posible hacer referencia a un range en otro libro?

4. "Que es el anidamiento de funciones?

Microsoft Excel 2007

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UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SE:8IIDN 33

I nstltuto d. Informatica

~MPRESI6N ijJOBJETIVOS

Conocer sobre la lmpreslon de los datos ingresados en un libro.

~MARCO TEO RICO

1. INTRODUCCION

Es frecuente que se desee obtener una copia impresa de la informacion contenida en las hojas de calculo, para ello es necesario definir el range de celdas a Imprimir. Adernas se podra modificar las caracteristicas de su hoja (tarnano, orlentaclon, rnarqenes, etc.) antes de Imprimir el trabajo.

2. DEFINIR EL AREA DE IMPRESION

./ Seleccionar el range de celdas que desea imprimir .

./ Ir a la ficha Diseno de pagina, grupo Configurar pagina, Area de impresion. Elegir Establecer area de tmpresion.

__j Dlse-~Il !::fe pa,gln:ol

Mj~L o,,~~." l~go I ~ .. I L~ ::~ !'I

.- .~. '" [m~f~sl!fufl -.,- n't!ulo;l~

[mJftgu I f,t<l.ble(~:r ~'r.e'~1 de im_l1le·~'i61n

§:t'r~<I r ,a r ~.aU!j e [1iI11P ~~'!mJ n

Figura N° 283: Establecer area de Impreslen

Existe la opclon denominada Borrar area de impresion que se utiliza cuando desee eliminar una definicion de area de lrnpreslon existente.

3. VER AREA DE IMPRESION

Para ver el area de lrnpreslon podemos utilizar la Vista Previa de saito de paqlna, para ello accedemos al boton ubicado en la parte inferior derecha 0 en la ficha Vista, Vista previa de saIto de pagina.

Microsoft Excel 2007

Pagina 186

"

PRE':'

'C-OIO

I.M'; nboa rd ECS'G31

6"

)10,

85

..... 1M,; riboa rd AgUg I ,45

iI"""' I .

205

15

Figura N° 284: Vista previa de saito de pagina

Si en la figura anterior se arrastra el limite (linea de color azul), ubicando el puntero de mouse sobre ella y manteniendo presionado el boton izquierdo, estara modificando su area de lmpreslon,

4. CONFIGURACION DE pAGINA

Se puede controlar la apariencia 0 diseiio de las hojas de calculo impresas cambiando las opciones del cuadro de dlaloqo Configurar pagina. Las hojas de calculo podran ser impresas en orlentaclon vertical u horizontal, tarnblen se podra utilizar distintos tamaiios de papel, cambiar los rnarqenes superior, inferior, izquierdo 0 derecho, etc .

./ Ir a la ficha Diseflo de pagina .

./ Hacer clic en Margenes, Margenes personalizados

A. CONFIGURAR pAGINA

Permite modificar la orlentaclon del papel, escala y tamaiio que se utlllzara

./ Ir a la ficha Diseflo de impresi6n y hacer clic en el Inicializador del cuadro de dlaloqo del grupo Ajustar area de impresi6n

~-..I\,ndl!Q; A<i;ttom~ti:o ".

9~O AfI'u; A,ii'0I11~ti;O ~

.& --:-----1'

sg, g(aJa~ tUlU%' T

1'lJururr·ir~ .. Gf Impresien ~

Figura N° 285: Ajustar area de Impreslen

Entonces se rnostrara un cuadro de dialoqo:

-- --- --- ------ -

Gonfigurar p~-gilla ~rgJ

rp~~!':'~TI Ma-rgenes II 5ncabezad®y pie de pagina II Hojij I

crenteocn

0~erti(al

[AJ 0 tjor;,ontal

Afuste ce escala -----------------

o Ajl!Ftar ai, IIOD r~1 % del t3mafiOiflor.mal

o ~o<t;r" ~ p:agi~,,_de·cnLho pot ~.de zlto

Iamafiodel pspel: 1~-A4===============~i'-jl

t?iid"qdi:l~ im'preSi6n: 1L...30_0.:..;pp,;_p ~kv I

E'rim~r·D.Qmero.de pagi'f1p: I Automatico I

I lmpriimir ; , , I I vlata preliQlinar· J I ~iones",

Figura N° 286: Configurar pagina

Microsoft Excel 2007

Pagina 187

Orientaci6n, permite elegir entre vertical y horizontal.

Escala, aumenta 0 reduce el tamafio de la hoja de calculo de acuerdo al porcentaje que se defina. Por defecto la escala es de 100%, si desea que el contenido de la hoja de calculo salga impreso en forma condensada utilice un porcentaje menor.

Tamafio del papel, permite establecer el tamafio de papel que puede ser carta, oficio, A4, etc.

Calidad de impresi6n, indica la resoluci6n que se Ie va a especificar para la calidad de impresi6n del libro activo.

Primer numero de paqlna, introduzca Autornatlco para empezar la numeraci6n de las paqlnas con el numero "1" 0 el nurnero donde se desea que inicie la numeraci6n.

Imprimir, envlara el trabajo de impresi6n hacia la impresora.

Vista preliminar, nos permltlra observar una vista previa de la paqlna a imprimir.

Opciones, permite configurar opciones especificas para la impresora seleccionada como predeterminada.

B. CONFIGURAR MARGENES

./ Ir a la ficha Diseno de pagina.

__j iLli se no, d~ p.a.gi'na 1'-----_----=- -r-

In1 ~ D

M~r!l'~·ne~ ml~Dltiltf~~ If,;IIii_~filJ Ar,~", (1;11' w:r~~~ foniJ;G lmpduHr

lm pn es i ci·~. ~ ['i,t[J:10I.

C<lnflgurar iJ<i_gi(l<l [';j

Figura N° 287: Ficha Diseno de Pagina

./ Hacer clic en grupo Configurar paginas, Margenes, Margenes personalizados

Permite especificar los marqenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja de calculo, asl como establecer la distancia entre el Encabezado y la parte superior de la paqlna 0 entre el Pie y la parte inferior de la paqlna.

Tamblen se puede centrar los datos de la hoja de calculo en la paqlna impresa, activando las casillas de verificaci6n Horizontalmente y Vertical mente en la secci6n Centrar en la paqlna,

C;;~~ ---------- --- l1J~

~ r:·.0A~.~.~.~.~:~·:T I En(~beza,do -y pie ,de p'agina -I~

~uperlor: ~ncabezado:,

~ IIi,s::1

I/_qoierdil :

11/8 ;: I

Dered,o:

II,S - :,1

Infenorr

11;9 : I

Pie de. 'P~giD.a: ~ ~

Certtrar en la pagin a D .t:!ori~ontalmer:Jte· D \l:eiticalmentg

Figura N° 288: Configurar Margenes

Microsoft Excel 2007

Pagina 188

C. CONFIGURAR ENCABEZADO Y PIE DE pAGINA

Configurar p<i.gi nil I1J l8J

I

Encabezado:

I

I (ninguno)

I Personalizar encabe~ado", I I Pe~~onalizar pie ,de pagina ,.. 1

Pie de pagiQB:

I (ninguno)

I

I

D pag.ina§. mpares y pares dlferentes

D Prirnere pagina Qife~ente

o Ajb!.star la escele con el documento

o i!linear con r-rarpenes de paginB

I [mprrnlr.. , I I Vista preliDlinar I I Qpdones .. , I

r:::o.u,Plar II I Canceler I

Figura N° 289: Configurar Encabezado y Pie de Pagina

Se puede utilizar los encabezados y pies de paqlna predefinidos de Excel 0 los personalizados presionando los botones de Personalizar encabezado 0 Personalizar pie de paqlna para construir nuevos modelos, combinando el texto deseado con la lnserclon de codlqos de fecha, hora, nurnero de paqina, etc.

------------------ ---------

Encabezado [1JlRJ

I Aceptar I I Canceler I

Encabezado 1'----- ----,

Para dar formato al texto, seleccionelo y elija el boton Aplicar formato al texto.

Para nsertsr un numero de paginaI fecha. hera, ruts de archive, nombre de archive 0 nombre de ficha, sitire el cursor en el cuedrc de eddon 'I elija el beton aprcpiado.

Para nsertsr la imagen ... prestone el boron Inserter imagen. Para dar formate a la imagen, situe el curser en el cuadrc de edicicn y presicne el bcton Formato de imagen.

Secdon izquierda: Secdon central: Secdon dered-e:
-:11 -II ~I Figura N° 290: Personalizar Encabezado

D. CONFIGURAR HOJA

Permite controlar que parte de la hoja de calculo ha de imprimirse, especificando el area de lrnpreslon, las impresiones 0 no de las Ifneas de division de la hoja, titulos de las filas y columnas (A, B, C etc. y 1, 2, 3 etc).

Para incluir los encabezados de las filas y columnas, active la casilla de veriflcaclon Titulos de filas y columnas.

Para hacer que se repitan en cada paqlna los rotulos de columna, pulse en Repetir filas en extremo superior e introduzca las filas que contienen los rotulos.

Para que se impriman las Ifneas de division de las celdas, active la casilla de veriflcaclon Lineas de division.

Orden de las paqlnas, permite indicar cual sera el orden de enurneraclon e lrnpreslon de las paqinas.

Microsoft Excel 2007

Pagina 189

I[ Aceptar ~ I Canceler I

A[ea de impresicn: II L~

Imprimir titulos

Repetir filas en extreme superior: [~]

Repetir columnes a la igquierda: [~]

Imprimir

D Ijreas de division D ~Janco y negro

D CgJidad de borr ador

~omentarios;, I (ninguno) ~jl :========~

Errcres de celde como: ,---I mo_str_ad_o ,="l<v_ I

D EQcabezados de files y columnas

Orden de las paginas

@Hada abejo, lueao hecla la derecha o :t:!ada la dereche, luego hada abajo

~ ~

I Imprimir. , I I Vista preliminar I I Qpdenes.. I

Figura N° 291: Configurar Hoja

5. SAL TOS DE pAGINA

Excel lnsertara saltos de paqlna autornatlcos cuando una hoja sea mas grande que la paqlna del papel elegido para imprimir.

Tarnblen pueden establecerse saltos de paqlna en forma manual, forzando los lugares en los que se debe realizar el cambio de paqlna. AI introducir un saito de paqlna, se mostrara una linea punteada para indicar el lugar en el que se produclra el corte. Se inserta un saito de paqlna slfuandose en la celda que se desea aparezca en la siguiente paqlna y seleccionando en la ficha Diseiio de paqlna, grupo Configurar paqlna, Saltos y luego hacer clic en Insertar saito de paqlna.

Si se selecciona una fila, 0 la celda activa es la primera de la fila, antes de insertar el saito de paqina, el cambio de hoja sera justo en esa fila, es decir un saito de paqlna vertical en la hoja actual.

Si selecciona la primera celda de una columna, solo se lnsertara un saito de paqlna horizontal.

Si la celda activa es la primera de una fila dentro del area de lrnpreslon, antes de insertar el saito de paqina, el cambio de hoja sera justo en esa fila, es decir un saito de paqlna vertical.

Si la celda activa es diferente a la primera celda de una fila y columna, Excel lnsertara el saito tanto para la fila en la que se esta posicionado como para la columna, es decir tanto vertical como horizontal.

En caso necesite retirar algun saito previa mente colocado, debera ubicarse en la posicion donde fue insertado e ir a la ficha Diseiio de paqina, grupo grupo Configurar paqlna, Saltos y luego hacer clic en Quitar saito de paqlna.

6. VISTA PRELIMINAR

Presionar el Boton de Microsoft Office, Imprimir, Vista preliminar

Microsoft Excel 2007

Pagina 190

ti:i;) In It'J - ~ , ~ ., ... Librof.xlsx - Microsoft txce! ~ X

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Itnpr'imir Configurar zoom cenar ersta

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zoom

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VIsta previa

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T

T

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Vista pre\i(a: pagina 1 de 1

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; .

Figura N° 292: Vista Preliminar

La opclon Imprimir perrnltlra mostrar un cuadro de dlaloqo para configurar opciones de lmpreslon,

La opclon Configurar paqlna nos permite acceder a un cuadro de dlaloqo con las opciones Pagina, Margenes, Encabezado y pie de paqlna, Hoja.

La opclon Zoom perrnltlra acercar 0 alejar la vista de la hoja.

Si el trabajo realizado ocupa mas de una paqlna puede hacer clic en los botones Pagina siguiente y Pagina anterior 0 presionar las teclas Av Pag y Re pag.

La opclon Mostrar marqenes nos permite modificar los rnarqenes de lrnpreslon. La opclon Cerrar vista preliminar nos permite salir de esta vista.

~ACTIVIDADES DE LA PRAcTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Como define un area de lmpreslon?

2. "Como configura la paqlna a imprimir?

3. "Cual es el uso de los saltos de paqlna?

4. "Como puede imprimir un range de celdas sin que esten definidos en un area de lrnpreslon?

Microsoft Excel 2007

Pagina 191

o

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 34

I nstituto., lnfnrrnatica

CREACION Y ED~C~6N DE GRAFICOS ~OBJETIVOS

Conocer los pasos para la creaclon y edlclon de graficos.

~MARCO TEO RICO

1. INTRODUCCION

Un grafico es una representaclon grafica de un conjunto de datos de la hoja de calculo, ayudan a comprender mejor los resultados que las tablas nurnerlcas. Se encuentran graficos de Ifneas (en bolsa y aplicaciones financieras), de barras (en atlas y aplicaciones demograticas) 0 de pastel (habituales a la hora de mostrar porcentajes). La hoja de calculo y los graficos creados a partir de ella estan vinculados dlnarnlcamente, es decir, las modificaciones efectuadas en la informacion contenida en la hoja se representan autornatlca e inmediatamente en los graficos correspondientes.

Los graficos se utilizan para facilitar a los usuarios la vlsuallzacion, comparaclon de los datos.

2. ESTRUCTURA DE UN GRAFICO

Serie de datos

Un grupo de datos relacionados entre sf que deseamos mostrar graficamente. Un grafico puede contener una 0 mas series de datos. Estos valores se pueden representar en columnas, puntos de Ifneas 0 sectores de un cfrculo y suelen corresponderse con las filas en la hoja de calculo,

Categorias

Reflejan los elementos de una serie de datos. Suelen corresponderse con las columnas de la tabla y se muestran en forma de etiquetas 0 rotulos bajo el eje horizontal. Son utilizados para dar orden u organizar los valores de las series de datos.

Eje de valores 0 de ordenadas EI eje vertical

Eje de categorias 0 de abscisas EI eje horizontal.

Marcas de division

Segmento que cruza el eje y marca la escala.

Area de trazado

Area delimitada por los ejes y en la que se representa el grafico. Contiene las ifneas, columnas 0 cualquier representaclon de otro tipo de los datos.

Microsoft Excel 2007

Pagina 192

Lineas de division

Son las lineas que parten de las marcas de divisi6n y se extienden a traves del grafico produciendo una reticula. Son opcionales.

Leyenda

Cuadro explicativo del significado de las series.

Titulos del grafico, de ordenadas y de abscisas

Texto de encabezamiento de los graficos y de los ejes de ese grafico

3. CRITERIOS PARA SELECCIONAR UN TIPO DE GRAFICO

./ Si se desea realizar comparaciones 0 representaciones de valores 0 series de datos tendrfamos que utilizar un grafico de Columna. Las variantes de este tipo de grafico son Barras, Cilfndrico, C6nico y Piramidal.

./ Para mostrar comportamientos, conductas y tendencias de una series de datos en un mismo periodo podrfamos utilizar un grafico de Lfneas, una de las variante es el tipo Area .

./ Un grafico Circular nos sirve para mostrar distribuciones 0 proporciones de un valor de un conjunto de valores, tarnblen podrfamos utilizar graficos de Anillos.

4. INSERTAR GRAFICOS

Los pasos a seguir para insertar un qrafico son los siguientes:

./ Seleccionar el range de celdas a representar en el grafico.

ABC [l E

EMPRESA MI CASA S.A.A.. __J

VENTAS MENSUALES 2007

:3 IME!> TV VHS' ';COCINA
rEnew -
4 2[10 50 10
5 IFelJreuo 40 30 20
§ Mar.w 15· 20 :<0
7 Ab,ril 2{l( 40 to
8 Mayo -50< 70 100
9 Iuruo 10' 20 15
1:0 Julio 30 45 1,5
-11 Ag'ostb zs 30 25
ulS,eptiembre 15, 20 10
13 Odubre- 10 15 5 _ 14 Naviem_br.e 2(Jr 25 25

~DiCiembre L 15, 100 j 25 -----'

Figura N° 293: Tabla a representar en el grafico

./ Ir a la ficha Insertar, grupo Graflcos y escoger entre las opciones el tipo de grafico a utilizar. AI hacer clic sobre un tipo, se rnostraran los subtipos existentes.

Microsoft Excel 2007

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k:l A B 10 D E F G H I I J K L
~ EMPRESA MI CASA S.A.A. I +-
- -
VENTAS MENSUALES 2007 - -
3 IMES lV VHS COCINA 4==
4 rEnem - -
20 50 10
5 I Febrero - - r- - -
40 }O zo - - - f-- - r- - - - -
6 IMaliro 15 20 20
7 IAb'il - r-- - -- 1- - r--
20 40 10
8 IMayo - - - - - - -
50 70 100
9 IJur'lio =E- -
10 20 15 l- I-- _.
10 Julio 30 45 15
11 Agosto - +
25 30 25
- r-- - I- - -
12 Septiembre 15 20 10 1- ~:. ••• 0 - - -
13 Octubre 10 15 5 120 '1=
--
14 Noviembre 20 25 25
15 Diciembre 75 100 25 1 100
~ =f== t 80 1-
17 1-
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~ - - -f- I ~~ <t.~~rQ ~'br., 'i? ~ .... ..;;.(:' "\~ ""..: ..... ~fQ$"O o~"...~ ."e? -c ~;?
~ 1 r. _____,. ~Q ~C}~ <o~ I -
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27 ....
- - -' I '.-
23 ~_j_
'--- . . .. Figura N° 294: EJemplo de ereacron de graflco

./ EI grafico se lnsertara como un objeto en la hoja actual.

5. MODIFICAR GRAFICOS

./ Seleccionar el grafico, con ello se actlvaran las fichas Diseiio, Presentaclon y Formato . ./ En la ficha Diseiio, se encontrara:

[ambiiar tip~ Guaniar como

de· g.F~Jj,(1) pl:anttlla

1i. a

uml:iiar'en1ir.e Sel~(~i!om~ D'i,.e,n!lJ

til as !f! "(0 IIU mnas rj~t() s r~. iJ·j d I), •

r;laro~ [)f.s:e.nGJ~ d-e !l:raft"w

~------~~~----~

11~~~I:x~ [r§J
MlDli,,!
!lfafico
E~tHo'5 fiie, dii's.f:ni:l HIJ1,(;3.d6n Figura N° 295: Opciones de la Ficha Diseno

./ Grupo Tipo, al hacer clic en Cambiar tipo de grafico aparece una ventana para utilizar otro tipo de grafico en reemplazo de aquel usado originalmente.

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-------------------------
Cambiar tipo de graft co [1JrgJ

E:l Plerttillas Columne _:!t.1
lli[ialu"ma =oJ ill~[B]]~[Ji]Mg
Ie; Linea -
~ Clrculer ~~UOOd~~~[lM]
~ Barra
~ Area
Li X Y'(Dispersi6n) ~~[~]~~
llll.Il Co.thodciries
~ Sup~rft<ie. Lfnee
@ Anilios EJ~BEJB~~
~o Burbuja
o.
~ Radial Cir:rnl",.
Ifttlll~II~1 VliilI~"IIa.ul l .... 1
[ Admirii<tr:;.r pl:;~1iII,o .. ':' I [ E?t;h;lo<~r 001'110. p'rod"""rmio'ad~ 1 II A'",pmr il I (,;ncol:;r t
. Figura N° 296: camblar tlpo de grafico

La opclon Guardar como plantilla, sirve para guardar en una plantilla, los cambios que se realicen en el formato y diseiio al grafico, de tal manera que se pueda utilizar en otra oportunidad.

En el grupo Datos encontramos:

Cambiar entre filas y columnas, permite cambiar la dlsposlclon de los datos entre los ejes del grafico.

Seleccionar datos, rnostrara las opciones

Rango de datos del grafico, muestra el range que incluye los datos utilizados para crear el grafico.

Cambiar fila/columna, para intercambiar los datos entre filas y columnas.

Entradas de leyenda (Series), muestra las series actualmente definidas. Los botones Agregar, Editar y Quitar permiten aiiadir nuevas series de datos, modificar la definicion actual de los rangos de las series y quitar una serie de datos.

Etiquetas del eje horizontal (categorfa) muestra 10 que se colocara como leyenda de un eje. EI boton Editar permite modificar la definicion de la serie utilizada para las etiquetas .

.wlecci onar orlgen de datos rn ['gJ

II A'ce"tar ~ I .Cenceler

1"1

IIHS merNA

Abril

Enero Pebrero

Mayo

~-----------~

I· C~ldas ocqltas v \,I'Ci.oas I

Figura N° 297: Seleccionar origen de datos

Grupo Diseiios de graficos, permite utilizar algun diseiio existente con modificaciones de la dlsposlclon de los elementos del grafico.

Grupo Estilos de Diseiio, se dispone de un conjunto de botones que aplican cambios en el estilo del grafico.

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Grupo Ubicaci6n, Mover grafico, permite modificar la ubicaci6n entre un objeto insertado en una hoja existente usando la opci6n Objeto en, si desea ubicar el grafico en una hoja de grafico, debe usar la opci6n Hoja nueva, escribiendo el nombre que se aslqnara a esa hoja.

M;;ver gr;i.fi~ ----------- ~-rgJ

II A<eptar i I ~an""Jai

S~e(odrie donde desea colorer'el g~afko:

[ij,l]LI ®Hoj.~~e~';; ,---I VE_I'I_TA_S·_20_O?c___ -------'

Figura N° 298: Cambiar ublcaclen del grafico

En la ficha Presentaci6n, se encuentra:

Ihdl ~ lln~iH T

fuJ B3HiI. as'!:Endentes D d~'ITi"ndente5 LIm:,;; ilE

Gila- 3-D terrdenrie T ~ Banas d~ errc r ...

Fil !1)ij.~ ArJ,,u[S~'

---~~= ~---~~---~~------~

Figura N° 299: Opciones de la Ficha Presentaclon

11iJ,1 ~ (lIDd~ G~fiUl ,

, _ @ PI~1'I1l interior !lei !lfilfl~!l

An;~' d.!'

Grupo Selecci6n actual, donde hay una lista desplegable donde se elige el elemento del grafico, es decir, area de trazado, area de grafico, ejes, leyenda y las series de datos, sobre el cual deseamos aplicar un formato mediante la opci6n Aplicar formato a la selecci6n, si deseamos aplicar un relleno, color de borde, estilo de borde, sombra 0 un efecto 3D.

Grupo Insertar incluye las opciones Imagen, Formas y Cuadro de texto.

Grupo Etiquetas, tiene las opciones:

Titulo del grafico, R6tulos del eje, Leyenda, Etiquetas de datos, Tablas de datos.

Grupo Ejes, tiene las opciones Ejes y Lineas de cuadricula.

Grupo Fondo, tiene:

Area de trazado, Cuadro Gratlco, Plano inferior del grafico, Giro 3D si el grafico es de tipo 3D.

En caso utilice un determinado tipo de grafico, se tendra disponible en el Grupo Anallsls las opciones de Lineas, Barras ascendentes 0 descendentes y Barras de error.

En el Grupo Propiedades, se puede cambiar el nombre del objeto grafico.

En la ficha Formato, se presentan:

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ll\iltQJ)~Q' del !l r..afk~ T II --- --
J r AbC) G G ~ Rell'eno d'J;! fJ~HmaJ T
~ AP,ll'i(arformatoa ~a ~.~le'(I[i6n-J .... ~ C'ontomo (]le fmm~fT
~ Resta'IJIe-(e~ parra h.a,(,;o~ co·iH"lI!'hii! ~'I estill;o -;:1 .- Efectos de' fIHI'FI;H •
-
Selec(torin-adIJal E~tll'QS 0: e forma r;;. -_
I - A ... ~ Traer al trente • Ig. .AIr,raelH'" "'0 I ;1
!fou A A\ - Iii 7~ti,2 elli1l
I T t! ... 'i!t:h Enul-a r al ~-.:Jtl[f 0 ... !£jAgrupiir ...
.ij ,J:,,\ ... ~ PaFle~ dl~ seleccto n ~r.. Gtrar or ~i1.2,7 [m .; I
Es't1tQ;~deWornArt r=;j O[g an tzar Tam afi Q ,... Figura N° 300: Opciones de la Ficha Formato

Grupo seieccicn actual, con las opciones que se encontraban en la anterior ficha.

Grupo Estilos de forma, con opciones para mejorar la apariencia del grafico, adernas estan las opciones de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

Grupo Estilos de WordArt, con una galeria de efectos de WordArt, asl como las opciones Relleno de texto, Contorno de texto y Efectos de texto.

Grupo Organizar, con las opciones Traer al frente, Enviar al fondo, Panel de selecclon, Alinear, Agrupar, Girar.

Grupo Tamaiio, con opciones para ajustar tanto el ancho como el alto del grafico

~ACTIVIDADES DE LA PRAcTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contraseiia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Como se inserta un grafico?

2. "Como modificaria la escala de un eje?

3. "Como se configura las lineas de division de un grafico?

4. "Que opciones se dispone para ubicar un grafico?

5. "Como se modifica el area de trazado?

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o

UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 35

I nstituto., lnfnrrnatica

OPCIONJES A,VANJZADAS IJ

~OBJETIVOS

Conocer el uso de formularios en Excel. Realizar el ordenamiento de los datos. Establecer el filtrado de los datos.

~MARCO TE6RICO

1. INTRODUCCION

Una base de datos contiene informacion dispuesta en forma de tabla. Cada conjunto de informacion relacionada con un mismo sujeto u objeto constituye un registro. Cada parcela de informacion dentro de un registro constituye 10 que se llama un campo. Asi, en la tabla los campos corresponden a las columnas, en tanto que los registros estan representados por las filas. Los nombres de los campos serian los rotulos de las columnas.

2. FORMULARIOS PARA TRABAJAR CON BASE DE DATOS

Permite mostrar la informacion de la tabla en un formulario de manera personalizada registro por registro, de tal manera que podamos aiiadir, modificar y eliminar registros.

Para poder usar esta opclon, debemos:

./ Hacer clic en el interior de la tabla de datos .

./ Seleccionar la opclon Formularios que aparecera en la Barra de acceso rapldo .

./ Para habilitar esta opclon, se debe presionar el Boton de Microsoft Office, Opciones de Excel, Personalizar. En Comandos disponibles en, seleccionar la opclon Comandos que no estan en la cinta de opciones, de la lista que se muestra en la parte inferior se selecciona Formulario ... y se presiona el boton Agregary luego Aceptar.

Aparecera el siguiente cuadro de dlaloqo, que muestra el registro donde estamos ubicados en la tabla de datos:

<ONA: IESTE
ENERO: 800
FE~RERO: 900
!'lAR20: 11000 Q_errar

Restau-ar

Buscar gnterior

I Buscar ;;Iigulente 1

crrtetos

Figura N° 301: Formularios

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Nota: En la parte superior aparece SUELDOS porque es el nombre que se ha colocado a la hoja con los datos utilizados.

Donde:

Nuevo, permite agregar registros despues de la ultima fila que se tiene en la tabla de datos. Eliminar, sirve para eliminar registros

Restaurar, permite deshacer los cambios realizados en el registro actual. Buscar anterior, muestra el registro anterior

Buscar siguiente, muestra el registro siguiente

Criterios, permiten buscar registros que cumplan cierto criterio 0 condlclon, Cerrar, sirve para cerrar la ventana Formulario

3. ORDENAR UNA BASE DE DATOS

La informacion de la tabla puede mostrarse ordenada en funcion a cualquier columna, es decir, en base a cualquier campo.

Siga los siguientes pasos:

./ Ir ala ficha Datos, Ordenar

Ordenar ~~

I o~l Mregar nivel II 'x ~Iiminar ni'llel 11 ~ '~opiar ni'llel II r;-] 1411 Qpdones'", I I~ r1is datos tienen enc:abezados

~umna r---- __ ~~-lror~de='_na~rs"'__egu_·n ~"",1 ~Cri~ter~,io _de~ord~en~.ao~·6n~~~1

Ordenerpor ,---I ---"@~lllvalores ~I '---IA_az =E~1

Figura N° 302: Ordenar una Base de Datos

./ En Ordenar por, elija el criterio para proceder a la ordenaclon, En Ordenar sequn establece si se ordenara por los valores u otra caracterfstica y en Criterio de ordenaclon, se especifica como se ordenaran los datos y las opciones que se muestran dependen del tipo de datos.

EI boton Opciones permite distinguir entre rnayusculas y rnlnusculas, asl como determinar si se ordena de arriba hacia abajo 0 de izquierda a derecha.

Para ordenar por mas de un criterio, se utiliza el boton Agregar nivel, para afiadir otros criterios adicionales.

4. LlSTAS PERSONALIZADAS

Para crear una lista personalizada, siga los siguientes pasos: ./ Desarrolle una lista en el orden que desee .

./ Seleccione la lista:

~. ' ,~[:"~~,._ c

Figura N° 303: Valores de la lista personalizada

Microsoft Excel 2007

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./ Se debe hacer clic en el Boton Microsoft Office, despues, hacer clic en Opciones de Excel. Ahora, se hace hace clic en Mas frecuentes y en Opciones principales para trabajar con Excel, se hace clic en Modificar listas personalizadas .

./ En Importar lista desde las celdas debe mostrarse una referencia que coincide con la selecci6n previa y entonces se hace clic en Importar .

./ Los elementos de la lista se agregaran al cuadro Listas personalizadas . ./ Finalmente haga clic en Aceptar.

5. ORDENAR SEGUN LlSTA PERSONALIZADA

Se requiere definir una lista personalizada que servlra para la ordenaci6n .

./ Ir a la ficha Datos, Ordenar yen la ventana de Ordenar se sigue el procedimiento de forma similar al explicado con anterioridad, s610 que en Criterio de ordenaci6n se utiliza la opci6n Lista personalizada ...

6. APLICAR FIL TROS PARA SELECCIONAR REGISTROS

Cuando tenemos una base de datos una de las operaciones mas comunes que realizamos es hacer una consulta, para buscar registros que coincidan con un valor 0 criterio, esto podemos realizarlo utilizando la opci6n Autofiltro, el cual filtra los registros de la base de datos de manera que solo se visualicen los que cumplan una determinada condici6n.

Para aplicar Filtros a una base de datos, debemos:

./ Hacer clic en el interior de la tabla de datos

./ Ir a la ficha Inicio, grupo Modificar, Ordenar y filtrar, finalmente elegir la opci6n Filtro

Figura N° 304: Aplicar filtros

Vamos a hacer un filtrado para que muestre los registros que tengan H en el campo Sexo.

Iii '1iJ ~ l ·/l"lTatil71'"'"1!_ ~ ...

i~· Qrdena·r cena 7..

~ i· O£denard'E za IA

Qrdenar po·r ccpdr

~ jj_O,," r Filtrmf. SEXQ· flitrar per 'Qim

Fillros d,.!exto

:~. [lj] CSele cdonsr todo) '-·~H

--OM

I

Figura N° 305: Opciones de filtrado de registros ./ Desplegar la lista del campo Sexo y seleccionar H

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./ Para volver a mostrar todos los registros seleccionamos (Seleccionar todo) en la lista del campo Sexo. Tarnblen se puede utilizar la opclon Borrar filtro de "Nombre de campo".

Si seleccionamos Filtros de texto nos mostrara una ventana con las opciones:

,j;; ~'nj i en e, ,. 1':!Q c~ rittene.;

Figura N° 306: Opciones de filtros de texto

Si hacemos clic en la opclon Filtro personalizado aparecera una ventana como:

Autofiltro personalizado Gl]C8J

1',!I"l<trar I as 'ftlall>iEI1 las 'tual es :

SEXO

U,;e, 'I' p~,,;'[ep',,,,!;;.nt3r- rnalqll~r' G3,Eid"r ifidividual

U"e' -~ par a",~w'eserit,!r rua Ig.~i"'- ,sB,ie cl e"I'a';;."ter,eg

r-ACBPiai l I,-----c-, a-ric-el-a'-----.,

Figura N° 307: Filtro personalizado

Luego de haber quitado el anterior filtro, veamos como se puede mostrar las cuotas comprendidas entre 275 y 495. Para ello, hacemos clic en la lista del campo Cuota, hacemos clic en Filtros de nurnero y aparece:

j:) igua I a.;

M:wor,q~'.",

Mayer ~, ig~iil qu e",

!:clenIDr que;

M'.n~ r 0 i'9 U" I .qus.; ]!;ntre",

Qre:<: mejeres.;

's uPJ::rim o:I!el p rom. duo !nf' er lo r ,.1' promedl °

Figura N° 308: Filtros de numero

Entonces hacemos clic en la opclon Filtro personalizado ... y especificamos el criterio:

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Mp strer J as ftl~~.:en las OJ iil:~s', CLJOTA

I e~ mayor 0) jgwal il IL·2_.7._~ ----''--'"

e-: dQ

lJ~e· '1 'I\'ar .. representsr qJalquier. (,ar~der individual U~e '''PijiI'a ,(,~pT'esl'n't3 r o;:"a:lqui ... r, .erie., d E ,c;;;ra(w:,,<;

Figura N° 309: Autofiltro personalizado

Procedemos a quitar el anterior filtro, hacemos clic en la lista del campo Inscripci6n, hacemos clic en Filtros de fecha y en la opci6n de Filtro personalizado ... aparece:

,E;s i.g,ual ;3 .. ,

8,1'1,\"" .. Q,',pu';,,,. tnt, ....

Proxim e ~ em aha

Esta seruana Semene paS.:IQi3

Proxi;m(l!!l.ii2s E:sf~'·m-es·· Mes pasad:_Q

Pro;::/m (J trl mestre Est, trtrn estre "ITrimestJ"re-1[asa(!jQ,

Er·oxi:mo.an·/J· ];It',","" 8nJrO p::i~adlo

Figura N° 310: Filtros de fecha

Si hacemos clic en Filtro personalizado aparece una ventana como se muestra a continuaci6n:

M95tTar I m~:filas 'Eri'J~~'i1::JaleE :

IN58RlPGION

~les_ig_~_I_a~ __ ~~vl 1~1 ~v=1 ~

@y_ 0'12

·1:J~ei' par" FePFe~eFi-t3r C1JaLqwih .ciirac'ter Inili.,.idu"oil U~" '* 'par a -r:~p~e senter OJal~ui Sf sef;(~,de Gl".3~ter~~

Figura N° 311: Autofiltro personalizado utilizando fechas

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7. FILTROS AVANZADOS

Cuando vayamos a definir un criterio en una celda, no debemos utilizar el rotulo de la columna sino filtros avanzados.

Siga los siguientes pasos:

./ Escriba los criterios en celdas

./ Haga clic en el interior de la tabla de datos

./ Ir a la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, Avanzadas se rnostrara la siguiente ventana:

Fittro ;';'<lI.llz<I-do--- ClJ~

Atd6n

@Eiltrar'l.ai-ijstasih-FOG",erla e.otro .1~liJilF

O-·:~6_Riar,.aQ-lr!) Iu:g'ar'

F.canQoqe la 'Ii.la_: &~$lID-~e'cri~i§s: I ~===~ Copl~r a:

D :l_6IQ-r~.;Jiatr:Q~:ul'ji(ils

II Acr:p1a_r ~ [ -Cancelar

Figura N° 312: Filtro avanzado

Donde:

Acci6n, sirve para elegir donde filtrar los datos

Rango de /a /ista, es el area donde esta la tabla de datos

Rango de criterios, area donde se escriblo la condiclon 0 condiciones. Copiar a, se selecciona la celda a partir de donde se rnostrara el resultado

S6/0 registros unicos, solo muestre una vez un registro que cumpla con las condiciones, a pesar que este repetido en la tabla.

~ACTIVIDADES DE LA PRAcTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe algun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contrasefia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Que pasos se necesitan para el uso de formularios?

2. "Como se ordenan los datos de una tabla de Excel?

3. "Como se ordena sequn una lista personalizada?

4. "Como se filtran los datos?

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UNIVERSIDAD CATOLICA DE SANTA MARfA

SESIDN 36

I nstituto., lnfnrrnatica

OPCIONJES A,VANJZADAS IJIj

~OBJETIVOS

Conocer sobre herramientas que permitan la consolldaclon y anal isis de los datos. Aprender sobre la publlcaclon web.

Realizar la creaclon y uso de una macro.

~MARCO TEO RICO

1. SUBTOTALES

Lo mas comun que se hace en una base de datos para realizar calculos es hallar los Subtotales, para ello es necesario que previamente la tabla se ordene en base al campo por el cual quiere generar los resultados parciales.

VENDEDOR PRODUcrO MONllU
N_"'-e'll i:l ;sa I as i..:!=ntes 1150,_
Gu i Iletmc' tu lira T e-I evtsbr.~s 400IJ
luis; E5tF~mad_O-y[.o- 'Cdcin;a~ 5-000.
Marin BCalante TQallas. 200
Luis E~r-e'fnadoy[~ ,Ce-mputarjn~5 7(](1i(l
Nqelia Sala,s~ PerfiJfnes- '" 2.1)(I(l.
co:. r ~rs.llt-e nll ,1200_
Elisa SD:tomayr;:u'
Pedro P.az Computadof.as> SIJf}q
6:!JiII Brm 0' LIln~ R_,e.-.'f.ri:g era ~or E' s 3500
"", -
Redro Pia'l Te:l evl"iores soo Figura N° 313: Tabla a representar con subtotales

./ Procedemos a ordenar la tabla, en este caso se ordenara por Vendedor, dado que se desea conocer el subtotal del monto de ventas por vendedor .

./ Haga clic en el interior de la tabla de datos

./ Haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema y Subtotal.

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Subtotalos ---~- m~

"I

.E_:ara cada camilio, en,

·leStill ·til·

D~ENDEDOR DPRODUCTO

~

MONTO

~,B~~mpl,"'Oir.,.ubtt.rnlel"'fl:hl'I~' D.s.alro,de pa~ina efltre'~ [,UPIlS, ~ R~Su;[Qe[f.d"~,,,jp'd~.lo,,d'atos

1 Qwitar t£Jdo. 1 II Aceptar II 1 Ca~""laj

Figura N° 314: Subtotales

En el cuadro Para cada cambio en, se especifica la columna que contiene los elementos por quienes se desea realizar el subtotal de los valores.

Seleccione el tipo de funcion a utilizar para realizar el subtotal de los valores.

Active una 0 mas casillas en Agregar subtotal a para especificar las columnas que contienen los valores de los que se desea obtener el subtotal.

2. TABLAS DINAMICAS

Se utiliza para resumir grandes volumenes de datos, podra girar sus filas y columnas para ver diferentes resurnenes de datos, tarnblen podra filtrar los datos mostrando diferentes paqinas, Debe ser muy importante la cantidad de informacion a manejar para que el uso de la tabla dlnarnlca se justifique.

Para crear tablas dlnarnlca debemos:

./ Ir ala ficha Insertar, grupo Tablas, Tabla ainsmce, opclon Tabla dinamica

[rear tabla dirnimica 121~

'5"Ie¢iOfi~ '1@5'Bato,H1Ue deiie<t.ilFiqli2aT ® .ileiec,oone .una tab'l~ 0 ,ran:go

T~.a' 0 ralil,g"o; I iMii##M:ijm O!J~ ke Ll~i3 ·fuentE gii!"iIatlls,e ~'!E:rJ3a

I Eiegr rnnl3C~l

I\j~t>r,= de "Qf'e<iw'

'E1ija diinil~ de sea 'Ollomr' el informe de, tablllf:liilEfll1l"" ® [:jw e~ a -: boja"de ,c"'I.mlo

a I1Qja ;il~ caJrul ~ axit.lEnte·· ~----------------~I~~· I

Figura N° 315: Crear tabla dlnarnlca I

./ AI presionar el boton Aceptar aparece una nueva vista como se muestra:

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1

Tabla dinamicat

5 Para generar un mtorme, seleccione 7 los campos de la lrsta de campos de la tabla dinamica

Figura N° 316: Crear tabla dlnamlca II

./ Debemos hacer clic dentro de la zona como se muestra, de tal forma que se habilite sobre el lado derecho, las opciones para la definicion de la tabla dlnarnlca:

DCOD-lGO

~ AI'ELLmOS 1C INOM B RES D EST t>:DD CIVIL

~SEXO

D FECHA DE INGRE"SO ~OlSTRHO DHOBB:IE

Figura N° 317: Lista de campos de tabla dinamica

./ Luego aparece la informacion resumida en base a los campos del paso anterior, de la siguiente manera:

3 C_uen:ta 'Il_eJAPElLlDOS y, iii OM&RES Retu!:(}sdeecolu_mniiEl

[IJH 'M

Tota I genera!

1 2: 1 2: 2:

1 1

3 ~ 2: 2: 2: 2:

CERCIl.DO 7 CERRO·COLORADO

-10: ,4

Figura N° 318: Tabla dlnarnlea

14

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3. PUBLICACION EN pAGINAS WEB

Si desea que los usuarios quieran manipular datos desde la Web entonces se pueden crear paqlnas Web a partir de una hoja de calculo 0 todo el libro guardando los datos con funcionalidad. Los pasos para publicar en la paqina Web, son los siguientes:

,/ Presionar el Beton de Microsoft Office, Guardar como, Otros formatos, Se rnostrara la siguiente ventana:

--------------------------------------------------------------------- -

GlJ~nl~r como lIlL8J

~Mi;pii

": J Mipiifiwde ~'r~d

,/ Elegir elementos a publicar (Hoja, Todo el libro) y presionar el boton publicar.

Aparecera el cuadro de dlaloqo siguiente:

4. MACROS

Si realiza frecuentemente una tarea en Excel, se puede automatizar mediante una Macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en modules de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. AI grabar una macro, Excel almacena informacion sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos.

Garpetll de ~rchivos Carpets de archives Garpetll de archivos

lljfi8f,2008.1J: 2.2 12/ii81,2001i 17: 22 llj08flO08 17:22

t:ipriiB,.'de "relity'" LITa~b,:cI.~\"'-=le==b,'~htm~--~=_----------------------------___c'=,,~1 """d5, "","",!ipo ~~"'~ ~cll ~~ ,htmf ~ I [;.,mbi"ar'titulci " 1

I ~"blibr." 1

• h ••• _ ••••

Ooodo el)ibro afg:~I~!,~~~,;".8~j,~,1,

Figura N° 319: Guardar como pagina Web

Publicer como pagiml Web ------------- tmrgJ

Elemento a pubjcar-

~~g;flr ;1.; .. ;IiiZI-,';=iiffil·==="I.m;;.;.I.;.;$II.1ftIIII;===~~i

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Figura N° 320: Publicar como pagina Web

Microsoft Excel 2007

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A. GRABAR UNA MACRO

Antes de grabar una macro debemos planear los pasos y los comandos que se desea que ejecute la macro .

./ Primero activaremos una ficha para crear nuestra macro. Para ello, presionar el Boton de Microsoft Office, Opciones de Excel, Mas frecuentes, Opciones principales para trabajar con Excel, Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones, luego presionar Aceptar .

./ Ahora vamos a ver un ejemplo sobre como crear una macro que modifique el Zoom al 50%

./ En la ficha Programador, grupo Codigo y hacemos clic en Grabar macro, aparecera la siguiente ventana:

Grabu macro CZJ~

Aceptar I I Car:lI:::elar.

rf:ietodQ 'acrr~vladG:

CTll:C+D

~e~cflp_d~n:

I Ejer"p,lo de uso ge '110<10'

Figura N° 321: Grabar macro

./ Escribir un nombre para la macro y si desea especifica una tecla de rnetodo abreviado . ./ Presionar el boton Aceptar .

./ Realizar la operaclon que desea registrar en la macro .

./ Recuerde que todo 10 que haga se grabara en la Macro que ha creado . ./ Ahora realizaremos paso a paso la tarea a automatizar.

ZO(l>ffi ITl~

A~mei1\o .o2bg"to '0,10G% Oz\~, 0'~q$F O~5%

Oy~tl:ls.~' 1~<~~elE7~,~~r{a 1~ ~.~~~na 'OEer::sGni91i~ado: ~'o/D-

~ /i,ceptar' 11 1 -Cancelar

Figura N° 322: Ejemplo de grabacion de macro

./ Una vez terminada vamos a la ficha Programador, grupo Codlqo y hacemos clic en el boton Detener grabacion.

Para ejecutar la macro, debemos:

./ Pulsar la cornblnaclon de teclas asignada a su macro: CTRL + Letra asignada 0 en la ficha Programador, grupo Codlqo, comando Macros, aparecera la siguiente ventana:

Microsoft Excel 2007

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ml rnner maITg

·Elir.nina~·:

NQmb~e ~~ la macrp:~

@D~!liiiiIlIIi!-~mm~::=====:J~~- [4 ~eGutar

[ P~~.o·.a paso 1

MOQiDcar .1 Gr~ar l

I [ Qpdones:"

~------------------~

r1.;:!Is:..~s: .. ~n: I"'Gdos.lo~ libro·s.ab·iertos. V I

Df,oip<Jcitl-

I. Csnceiar

Figura N° 323: Asignar nombre a la macro

./ Presionar el boton Ejecutar y observe el cambio (pruebe con otra hoja de calculo), ~ACTIVIDADES DE LA PRACTICA

1. Encienda la computadora: CPU y monitor, si existe alqun desperfecto 0 faltante en el equipo

comunicarlo inmediatamente.

2. AI aparecer la solicitud de contraseiia elegir ellogin alumno y digitar como clave alumno.

3. Realice las actividades de la practlca indicadas por el docente

4. AI concluir la practlca, avise a su profesor y luego salga del Windows XP realizando los pasos recomendados. Finalmente apague su equipo (CPU y pantalla)

~CUESTIONARIO

1. "Que pasos se realizar para calcular subtotales?

2. "Cuando es utll el uso de una tabla dlnarnlca?

3. "Como se publica en una paqina web?

4. "Como se crea una macro?

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