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COLEGIO PREUNIVERSITARIO

1ro SEC. 22/06/15

INGENIEROS UNI

Word combinaciones
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el
documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del
origen de datos.

Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede
ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista
de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de
combinar.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms
adelante. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla
basarnos; si es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.

La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de
tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la
pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

Editar lista de destinatarios.


Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de
combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
Bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como
vimos con el asistente.
Lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el
asistente.

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1ro SEC. 22/06/15

INGENIEROS UNI

Insertar campo combinado.


origen de datos.

Permite insertar en la posicin del cursor un campo del

Resaltar campos de combinacin.


Permite resaltar los campos combinados si la
opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma
es ms fcil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones para avanzar y retroceder por los
diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la
creacin de la carta.
Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono


de la
pestaa Correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar.
Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal
entre << y >> esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la
accin de combinar.
Aqu tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.