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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL

INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES


PRCTICAS DESEMPAADAS EN EL REA DE LA SUB-GERENCIA DE
DESARROLLO URBANO EN LA ENTIDAD GUBERNAMENTAL
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PACASMAYO

ALUMNO

: PEDRO MARTIN LLAGUENTO PORTILLA

JEFE INMEDIATO

: ING. JUAN CARLOS ROMERO CRUZ

JEFE DEL AREA

: ING. SEGUNDO DANIEL PEREZ TAVERA

GUADALUPE PER
2016

I.

INTRODUCCION

Una de las actividades indispensables, que el estudiante de la Facultad de


Ingeniera Industrial debe realizar antes de obtener el ttulo, es el desarrollo
de las Practicas Profesionales; que es un punto importante en el futuro
profesional que nos espera. Es mediante stas que se ponen en prctica los
conocimientos adquiridos durante los 5 aos de estudios universitarios y que
a su vez amplia nuestros conocimientos a nivel tcnico profesionales en las
diversas especialidades que contempla nuestra carrera.
La Facultad de Ingeniera Industrial de la Universidad Nacional de Trujillo,
contempla como requisito indispensable la realizacin de las Prctica
Profesionales, las cuales tienen una duracin mnima de 3 meses. Las Prcticas
Profesionales constituyen un conjunto interrelacionado de actividades,
orientadas a la formacin del perfil profesional del Ing. Industrial, y con el fin de
aplicar y aprender nuevos conocimientos.
El presente informe, recoge la informacin referente a actividades realizadas
durante el periodo de prcticas profesionales en la Municipalidad Provincial de
Pacasmayo, en el rea de Desarrollo Urbano y Rural, llevados a cabo entre los
meses de Febrero y Diciembre del ao 2015.

II.

ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION

UBICACIN
Las prcticas profesionales se desarrollaron en la MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE PACASMAYO en la Unidad de Proyectos de Infraestructura y
Obras de la Sub-Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural, ubicado en Jr. Dos de
Mayo N 360 del distrito de San Pedro de Lloc.

MISION: La Municipalidad Provincial de Pacasmayo cuenta con una estructura y


organizacin que cumple con los requisitos bsicos de gestin, que inicia un
proceso de reconversin por decisin de sus autoridades y ejecutivos para
adecuarse a los nuevos retos de la descentralizacin, para convertirse en una
institucin competitiva que responda a las nuevas exigencias que establecen las
normas legales, a fin de generar el proceso de desarrollo social y econmico que
requiere la provincia
VISION : La Municipalidad Provincial de Pacasmayo ser una Institucin que ha
logrado realizar su gestin tcnica y administrativa en el nivel de EXCELENCIA
CON ROSTRO HUMANO, con autoridades y trabajadores eficientes y
capacitados trabajando con buenos indicadores de gestin, como garanta de la
sostenibilidad y rentabilidad de los servicios y actividades que promueven el
desarrollo de la comunidad provincial

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

SOBRE LA ENTIDAD Y EL AREA EN ESPECFICO


REFERENTE A LA ENTIDAD EN GENERAL DONDE SE DESARROLLARON
LAS PRCTICAS
II.1.

ORGANIZACIN
PACASMAYO

DE

LA

MUNICIPALIDAD

II.1.1. DE LOS RGANOS DE GOBIERNO

PROVINCIAL

DE

II.1.1.1.

Del Concejo Municipal: - El Concejo Municipal


es el mximo rgano de gobierno de la
Municipalidad Provincial de Pacasmayo, que
ejerce funciones normativas y fiscalizadoras.
Est integrado por el alcalde, quien lo preside, y
nueve (09) regidores; son elegidos en sufragio
directo por los vecinos de la provincia de
Pacasmayo.
El Concejo Municipal ejerce sus funciones de
gobierno en el aspecto normativo mediante
ordenanzas
y
acuerdos.
Los
asuntos
administrativos concernientes a su organizacin
interna, los resuelve mediante resoluciones de
alcalda.
Sus atribuciones estn contenidas en el artculo
9 de la Ley Orgnica de Municipalidades

II.1.2. DE LOS RGANOS DE ALTA DIRECCIN


II.1.2.1.
De la AlcaldaLa alcalda es el rgano ejecutivo
del gobierno local. El alcalde es el representante
legal de la municipalidad y su mxima autoridad
administrativa.
-El alcalde es el personero legal de la
municipalidad, convoca y preside las sesiones del
Concejo Municipal y le corresponde las funciones
ejecutivas del gobierno municipal. Preside el
Comit Provincial de Defensa Civil y el Comit
Provincial de Seguridad Ciudadana. El Alcalde
ejerce sus funciones ejecutivas mediante decretos
y resoluciones de Alcalda, con sujecin a las
leyes y Ordenanzas vigentes. Sus atribuciones
estn contenidas en el Artculo 20 de la Ley
Orgnica de Municipalidades, normas
complementarias y disposiciones legales sobre
materia municipal

II.1.3. DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL Y LA GERENCIA MUNICIPAL


II.1.3.1. La Administracin Municipal.- La administracin
Municipal adopta una estructura gerencial, sustentndose en
principios
de
programacin,
direccin,
ejecucin,
supervisin, control concurrente y posterior. Se rige por los
principios
de
legalidad,
economa,
transparencia,
simplicidad, eficacia, eficiencia, participacin y seguridad
ciudadana y por los contenidos en la Ley N 27444.La
gestin municipal, es de responsabilidad administrativa y

poltica del alcalde como lo establece la ley y del gerente en


el plano ejecutivo.
II.1.3.2.
De la Gerencia Municipal.- La administracin
municipal est bajo la direccin y responsabilidad del
Gerente Municipal, funcionario de confianza a tiempo
completo y dedicacin exclusiva designado por el Alcalde,
quien puede cesarlo sin expresin de causa, el gerente
Municipal tambin puede ser cesado mediante acuerdo del
concejo Municipal adoptado por dos tercios del nmero hbil
de regidores, en tanto se presenten cualquiera de las
causales previstas en la ley.-La Gerencia Municipal est a
cargo del Gerente Municipal, quien es un Directivo Superior
designado por el Alcalde, depende y es removido por ste o
por acuerdo del Concejo Municipal, cuando se establezcan
fehacientemente las causales de ley.
3.2.4.- DEL RGANO CONSULTIVO DELIBERATIVO
3.2.4.1.- De las Comisiones de Regidores.-Las
Comisiones de Regidores son rganos Consultivos del
Concejo, encargados de efectuar estudios, formular
propuestas y Proyectos de Gestin Municipal, emitiendo
dictamen en los casos que corresponda, a fin de ser
sometidos al Concejo de acuerdo a las atribuciones
conferidas en la Ley Orgnica de Municipalidades. Se rigen
por su propio reglamento.
3.2.5.-DE LOS RGANOS DE COORDINACIN
3.2.5.1.-Del Concejo de Coordinacin Local Provincial.El Consejo de Coordinacin Local Provincial es un rgano
de coordinacin y concertacin de la Municipalidad
Provincial de Pacasmayo, no ejerce funciones ni actos
gobierno. Est integrado por el Alcalde Provincial de
Pacasmayo quien lo preside; los regidores provinciales, los
alcaldes distritales de la provincia de Pacasmayo,
representantes de las organizaciones sociales de base,
comunidades campesinas, asociaciones, organizaciones
de productores, gremios empresariales, profesionales,
universidades y juntas vecinales de la provincia de
Pacasmayo.

3.2.5.2.- Del Comit Provincial de Defensa Civil.-El


Comit de Defensa Civil de la Municipalidad Provincial de
Pacasmayo es un rgano de participacin ciudadana.
Orienta las acciones a proteger la integridad fsica de la
poblacin y su patrimonio, ante los efectos de los
fenmenos naturales o provocados por accin del hombre,
que producen desastres o calamidades.

3.2.6.-DE LOS RGANOS DE PARTICIPACIN


3.3.6.1.- Del Comit Provincial de Seguridad
Ciudadana.-El Comit Provincial de Seguridad Ciudadana
es un rgano ejecutivo del Sistema Nacional de Seguridad
Ciudadana, encargado de planear, organizar, ejecutar,
coordinar y controlar los planes, programas y proyectos de
seguridad ciudadana que se desarrollen en el mbito del
distrito capital o cercado y, eventualmente, a nivel
provincial cuando la naturaleza de la problemtica lo
requiera. Adems, tiene funcin tcnico normativa respecto
al cumplimiento de las funciones de los comits distritales,
dentro de su demarcacin territorial, en el marco de la
poltica nacional sobre seguridad ciudadana diseada por
el Comit Nacional de seguridad Ciudadana ((CONASEC).
3.2.6.2.- Del Concejo de Concertacin y Desarrollo
Local Distrital.-El Concejo de Concertacin y Desarrollo
Local Distrital est conformado por los representantes de
las organizaciones urbanas y rurales y las organizaciones
sociales de base del distrito de San Pedro de LLoc. Es el
encargado de apoyar a la poblacin organizada en la toma
de decisiones relacionadas con asuntos de su propio
inters y propician la identificacin de la poblacin con su
gobierno local. Se constituye a propuesta del alcalde, de
los regidores o a peticin de los vecinos.
3.2.7.-DE LOS RGANOS DE DEFENSA INSTITUCIONAL

3.2.7.1.- De la Sub Gerencia de Procuradura Pblica


Municipal.-La Sub Gerencia de Procuradura Pblica
Municipal es un rgano de Asesoramiento en Defensa
Judicial encargado de la representacin y defensa de los
intereses y derechos de la Municipalidad. Est a cargo del
Procurador Pblico Municipal designado por el alcalde y
depende administrativamente de la Municipalidad; en lo
funcional y normativo su dependencia es del Consejo de
Defensa Judicial del Estado.
3.2.8.- DEL RGANO DE CONTROL
3.2.8.1.- De la Sub Gerencia de Control Interno.- De la
Sub Gerencia de Control Interno es la responsable de
efectuar la verificacin de los resultados de la gestin de
los rganos internos de la Municipalidad en los aspectos
administrativos, econmicos, financieros y contables, con
el objeto de comprobar que las acciones que realiza se
ajusten a los planes aprobados, a las leyes y normatividad
vigentes, As mismo cautela, fiscaliza, evala y fomenta la
correcta utilizacin de los recursos de la Municipalidad.
3.2.9.- DE LOS RGANOS DE APOYO A LA ALCALDIA
3.3.9.1.- De la Unidad de Secretara General, Trmite
Documentario y Archivo.-La Unidad de Secretara
General, Trmite Documentario y Archivo es el rgano de
apoyo a la alcalda, responsable de programar, ejecutar y
coordinar el apoyo administrativo al Concejo Municipal, as
como dirigir las acciones de trmite documentario y archivo
central.
3.2.9.2.- De la Seccin de Archivo Central.- La Seccin
de Archivo Central es un rgano de apoyo administrativo;
es responsable de organizar, planificar, registrar y archivar
el acervo documentario que se genere en todas las reas.
3.2.9.3.- De la Seccin de Imagen Institucional.- La
Seccin de Imagen Institucional es un rgano de apoyo
administrativo; es responsable de programar, ejecutar y
coordinar las acciones de informacin, comunicacin y
relaciones pblicas de la Municipalidad Provincial.

3.2.9.4.- De la Gerencia de Gestin Institucional


Administrativa y Financiera.-La Gerencia de Gestin
Institucional Administrativa y Financiera es el rgano
responsable de asegurar la unidad, racionalidad y
eficiencia de los sistemas de personal, tesorera y
contabilidad, abastecimiento, servicios auxiliares, almacn
y patrimonio, presupuesto y finanzas, informtica y
estadstica, rentas y ejecucin coactiva.
3.2.9.5.- De La Unidad de Personal.- La Unidad de
Personal est a cargo de un ejecutivo, con categora de
jefe de unidad y depende del Gerente de Gestin
Institucional Administrativa y Financiera.
3.2.9.6.- De la Unidad de Tesorera y Contabilidad.- La
Unidad de Tesorera y Contabilidad est a cargo de un
ejecutivo con categora de jefe de unidad, quien depende
del Gerente de Gestin Institucional Administrativa y
Financiera.
3.2.9.7.- La Unidad de Abastecimiento y Servicios
Auxiliares.- La Unidad de Abastecimiento y Servicios
Auxiliares, es el rgano de apoyo encargado de planificar,
organizar, normar, ejecutar y proporcionar los recursos
materiales y servicios que requieren todas las reas de la
Municipalidad.
3.2.9.8.- De la Unidad de Presupuesto y Finanzas.- La
Unidad de Presupuesto y Finanzas est a cargo de un
ejecutivo con categora de jefe de unidad, quien depende
de la Gerencia de Gestin Institucional Administrativa y
Financiera, sus funciones son las siguientes:
1. Coordinar, programar, formular, controlar
preventivamente (a nivel de compromiso) y evaluar
el presupuesto municipal de acuerdo con la
normatividad vigente.
2. Orientar, coordinar, conducir el proceso de
formulacin del Presupuesto Institucional de
AperturaPIA de la Municipalidad Provincial de
Pacasmayo y sus modificatorias, conjuntamente
con la Unidad de Planificacin.

3.2.9.9.- De la Seccin de Informtica y Estadstica.- La


Seccin de Informtica y Estadstica, es la encargada de
brindar a la Unidad de Presupuesto y a las diferentes
dependencias de la Municipalidad Provincial de
Pacasmayo, asesoramiento, consultora y capacitacin en
el uso de tecnologas de informacin y telecomunicaciones,
en la optimizacin de procesos y organizacin, y en el
desarrollo de sistemas informticos basados en
estndares. As mismo ofrece servicios de desarrollo y
mantenimiento de sistemas, de procesamiento de datos,
de diseo, instalacin y mantenimiento de redes y servicios
de administracin de la informacin y centraliza la
estadstica municipal.
3.2.9.10.- La Unidad de Rentas.- La Unidad de Rentas es
el rgano de apoyo encargado de organizar, normar,
ejecutar, controlar y fiscalizar los recursos econmicos que
por concepto de tributacin municipal se recauda; depende
jerrquicamente de la Gerencia de Gestin Institucional
Administrativa y Financiera.
3.2.9.11.- De la Unidad de Ejecucin Coactiva.- La
Unidad de Ejecucin Coactiva es el rgano de apoyo de la
Municipalidad Provincial de Pacasmayo y es responsable
de las cobranzas coactivas de deudas tributarias y no
tributarias.
3.2.10.- DE LOS RGANOS DE ASESORAMIENTO
3.2.10.1.- De la Sub Gerencia de Asesora Legal.- La
Sub Gerencia de Asesora Legal es el rgano de
asesoramiento de la Municipalidad, responsable de
conducir, ejecutar y evaluar las acciones en el campo
jurdico-legal administrativo
3.2.10.2.- De la Sub Gerencia de Planificacin y
Racionalizacin.- La Sub-Gerencia de Planificacin y
Programacin de Inversiones, es el rgano de asesora de
la Municipalidad, responsable de conducir, asesorar,
ejecutar y evaluar los procesos de planificacin y
racionalizacin.

3.2.10.3.- Sub Gerencia de Programacin de


Inversiones.- La Sub Gerencia de Programacin e
Inversiones est a cargo de un directivo superior con
categora de sub gerente, quien depende de la gerencia
municipal.
3.2.11.- DE LOS ORGANOS DE LINEA

3.2.11.1.- De la Gerencia de Gestin Ciudadana.- La


Gerencia de Gestin Ciudadana, es el rgano de lnea de
la Municipalidad, responsable de conducir, asesorar,
ejecutar y evaluar los procesos de desarrollo urbano y
rural, desarrollo econmico y social y servicios pblicos.
3.2.11.2.- De la Sub Gerencia de Desarrollo Urbano y
Rural.- La Sub Gerencia de Desarrollo Urbano es el
rgano de lnea responsable de planificar, ejecutar y
controlar las actividades en materia de: acondicionamiento
territorial, desarrollo y control urbano y rural, formalizacin
de los asentamientos humanos, desarrollo de la
infraestructura y equipamiento de los servicios bsicos. As
como la regulacin del transporte pblico, defensa civil y
condiciones de medio ambiente adecuados que requiere la
colectividad para mejorar su nivel de vida.
La Sub Gerencia de Desarrollo Urbano, para el mejor
cumplimiento de sus funciones, est conformada
orgnicamente por:
Unidad de Proyectos, Infraestructura y Obras
Departamento de Maquinarias Unidad de Transporte y
Trnsito Unidad de Catastro y Acondicionamiento
Territorial Unidad de Defensa Civil y Medio Ambiente.
3.2.11.3.- De la Unidad de Proyectos Infraestructura y
Obras.- La Unidad de Proyectos, Infraestructura y Obras
est a cargo de un ejecutivo con categora de jefe de
unidad quien depende de la Sub Gerencia de Desarrollo
Urbano.
3.2.11.4.- Del Departamento de Maquinarias.- El
Departamento de Maquinarias es el rgano de Lnea
encargado de mantener operativos los vehculos livianos y
pesados de propiedad de la Municipalidad, prev y
asegura servicios oportunos y eficientes a la comunidad.

3.2.11.5.- De la Unidad de Transporte y Trnsito.- La


Unidad de Transporte y Trnsito est a cargo de un
ejecutivo, con categora de jefe de unidad, quien depende
del Sub Gerente de Desarrollo Urbano.
3.2.11.6.De
la
Unidad
de
Catastro
y
Acondicionamiento Territorial.- La Unidad de Catastro y
Acondicionamiento Territorial est a cargo de un ejecutivo
con categora de jefe de unidad, quien depende de la Sub
Gerencia de Desarrollo Urbano.
3.2.11.7.- De la Unidad de Defensa Civil, y Medio
Ambiente.- La Unidad de Defensa Civil y Medio Ambiente,
est a cargo de un ejecutivo con la categora de jefe de
unidad, quien depende administrativamente del Sub
Gerente de Desarrollo Urbano y Rural.
3.2.11.8.- De la Sub Gerencia de Desarrollo Econmico
y Social.- La Sub Gerencia de Desarrollo Econmico y
Social es el rgano de lnea responsable de planificar,
ejecutar y controlar las actividades en materia de gestin
de MYPES, proyectos productivos, promocin turstica,
mercados
y
ferias,
financiamiento,
cooperacin
internacional, registro civil, participacin ciudadana,
educacin, salud, deportes y recreacin, DEMUNA, apoyo
al discapacitado, OMAPED y programas alimentarios.
3.2.11.9.- De la Unidad de Gestin de MYPES y
Proyectos Productivos.- La Unidad de Gestin de
MYPES y Proyectos Productivos est a cargo de un
directivo con categora de jefe de unidad, quien depende
de la Sub Gerencia de Desarrollo Econmico y Social.
3.2.11.10.- Unidad de Promocin Turstica, Mercados y
Ferias.- La Unidad de Promocin Turstica Mercados y
Ferias est a cargo de un Ejecutivo con categora de jefe
de unidad, quien depende de la Sub Gerencia de
Desarrollo Econmico y Social.
3.2.11.11.- La Unidad de Financiamiento y Cooperacin
Internacional.- El Departamento de Financiamiento y
Cooperacin Internacional est a cargo de un ejecutivo con
categora de jefe de unidad, quien depende de la Sub
Gerencia de Desarrollo Econmico y Social.

3.2.11.12.- La Unidad de Participacin Ciudadana y


Mesa de Concertacin.- - La Unidad de Participacin
Ciudadana y Mesa de Concertacin, est a cargo un
ejecutivo con la categora de jefe de unidad, quien
depende directamente del Sub Gerente de Desarrollo
Econmico y Social.
3.2.11.13.- La Unidad de Educacin, Cultura, Salud,
Deportes y Recreacin.- La Unidad de Educacin,
Cultura, Salud, Deportes y Recreacin, est a cargo de un
ejecutivo con categora de jefe de unidad, quien depende
del Sub Gerente de Desarrollo Econmico y Social.
3.2.11.14.- Seccin de Biblioteca.- La Seccin de
Biblioteca est a cargo de un ejecutivo y depende de la
Unidad de Educacin, Cultura, Salud, Deportes y
Recreacin.
3.2.11.15.-La Unidad de Defensora Municipal del Nio,
del Adolescente y Apoyo al Discapacitado (DEMUNAOMAPED).- La Unidad de Defensora Municipal, del Nio,
del Adolescente y Apoyo al Discapacitado, est a cargo de
un ejecutivo con categora de jefe de unidad, quien
depende directamente de la Sub Gerencia de Desarrollo
Econmico y Social.

3.2.11.16.- La Unidad de Programas Alimentarios y


Servicios de Proteccin Social.- La Unidad de
Programas Alimentarios y Servicios de Proteccin Social,
est a cargo de un ejecutivo con categora de jefe de
unidad quien depende del Sub Gerente de Desarrollo
Econmico y Social.
3.2.11.17.- La Unidad de Registro Civil.-La Unidad de
Registro Civil, est a cargo de un ejecutivo con la categora
dejefe de unidad, quien depende directamente del Sub
Gerente de Desarrollo Econmico y Social.
3.2.11.18.- La Sub Gerencia de Servicios Pblicos.-La
Sub Gerencia de Servicios Pblicos es el rgano de lnea
responsable de planificar, organizar, dirigir, ejecutar y
controlar las actividades en materia de servicios de
limpieza pblica y reas verdes, mercado, camal,
seguridad pblica y polica municipal.

3.2.11.19.- Unidad de Limpieza Pblica, reas Verdes y


Vivero.- La Unidad de Limpieza Pblica, reas Verdes y
Vivero est a cargo de un ejecutivo, quien depende de la
Sub Gerencia de Servicios Pblicos.
3.2.11.20.-Unidad de Mercados y Camal.-La Unidad de
Mercados y Camal est a cargo de un ejecutivo, quien
depende del Sub Gerente de Servicios Pblicos.
3.2.11.21.- Unidad de Seguridad Pblica y Polica
Municipal.-La Unidad de Seguridad Pblica y Polica
Municipal est a cargo de un ejecutivo, quien depende del
Jefe de la Unidad de Servicios Pblicos.
3.2.12.- DE LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS

3.2.12.1.- De la Unidad de Saneamiento de Agua y


Alcantarillado (USAA).-La Unidad de Saneamiento de
Agua y Alcantarillado es un rgano desconcentrado,
responsable de brindar con calidad, servicios de agua para
consumo humano y alcantarillado, a la comunidad usuaria
del distrito de San Pedro de Lloc, compatibilizando su
desarrollo con la proteccin al equilibrio ecolgico y
encargada de organizar, asesorar, promover y conducir
integralmente el servicio de agua y alcantarillado
3.2.13.-DE LOS RGANOS DESCENTRALIZADOS
Los rganos Descentralizados de la Municipalidad son
aquellos entes con personera propia y con autonoma
econmica y administrativa para resolver los asuntos de su
competencia. Se crean por acuerdo del Concejo Municipal o
se asume su administracin por disposicin legal expresa.
Fuente: Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial
de Pacasmayo (ROF).

REFERENTE AL REA DONDE SE DESARROLLARON LAS PRCTICAS


rea:
SUB GERENCIA DE DESARROLLO URBANO
Unidad:
-Unidad de Proyectos, Infraestructura y Obras.
-Unidad de Catastro y Acondicionamiento Territorial

Procesos a cargo del practicante:


-Recepcionar expedientes referentes a solicitudes de:
i. Constancias de Adjudicacin.
ii. Constancias de Posesin.
iii. Certificados de Posesin.
iv. Sub Divisin de Lotes.
v. Ttulos de Propiedad. ( Solo en zonas registradas por la
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PACASMAYO en la
SUNARP)
-Realizar las inspecciones correspondientes para cada solicitud,
determinando si su documento procede o no, mediante la evaluacin
de requisitos mnimos en cada caso.
-Realizar los
aceptabilidad.

informes

de

cada

expediente

concluyendo

su

-Realizar el dibujo georreferenciado en 2D actualizando los planos


existentes de los Asentamientos Humanos en expansin
pertenecientes a la provincia de Pacasmayo.
I.

INFORME APLICATIVO
I.1.
JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN
I.1.1. Importancia del trabajo de aplicacin
I.1.1.1.
Diagrama de Pareto
- El diagrama de Pareto en este caso ser usado para
determinar las principales causas de que los expedientes
ingresados tengan un tiempo excesivo sin atender, eso
involucra malestar en los administrados y quejas dirigidas a
nuestra rea.

I.1.1.2.
Diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa es importante para identificar todas
las causas que puede tener un determinado problema. En
este trabajo haremos uso de este diagrama para identificar
todas las causas de la demora en la entrega de documentos
a los administrados, la ineficiencia del proceso de atencin.
I.1.1.3.
5S
La aplicacin de las 5 S, es importante para mantener un
ambiente laboral adecuado, donde todo est organizado y
fcil de encontrar, disminuyendo el tiempo de bsqueda y de
atencin de los administrados, bajo la responsabilidad de
todo el personal que labora en la Sub-Gerencia.

I.1.2.

I.2.

Objetivos del trabajo de aplicacin


I.1.2.1.
Objetivo general
Contribuir con la identificacin y solucin de
problemas que se presentan en Municipalidad
Provincia de Pacasmayo en el rea de la Sub
Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural, para
poder obtener un proceso de atencin eficiente,
sin demora y buen trato.
I.1.2.2.
Objetivos especficos
- Analizar los factores internos y externos de la
entidad.
- Identificar los principales problemas que se
presentan en la Sub Gerencia.
- Determinar las tcnicas ms adecuadas que
permitan solucionar los problemas hallados.
- Aplicar las tcnicas para la solucin de los
problemas.
BASE TERICA DE LA APLICACIN
I.2.1. DIAGRAMA DE PARETO
El diagrama permite mostrar grficamente el principio de
Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay
muchos problemas sin importancia frente a unos pocos muy
importantes. Mediante la grfica colocamos los "pocos que
son vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la
derecha.
El diagrama facilita el estudio de las fallas en las industrias o
empresas comerciales, as como fenmenos sociales o
naturales psicosomticos.
I.2.2.

DIAGRAMA ISHIKAWA
El mtodo consiste en definir la ocurrencia de un evento o
problema no deseable, esto es, el efecto, como la cabeza
del pescado y,
despus, identificar los factores que
contribuyen a su conformacin, esto es, las causas, como
las espinas del pescado unidas a la columna vertebral y a
la cabeza del pescado. Por lo general, las principales causas
se subdividen en cinco o seis categoras principales:
humanas, de las mquinas, de los mtodos, de los
materiales, del medio ambiente, administrativas, cada una de
las cuales se subdividen en sub-causas. El proceso contina
hasta que se detectan todas las causas posibles, las cuales
deben incluirse en una lista.

I.2.3.

5S
Las 5S es una metodologa prctica para el establecimiento
y mantenimiento del lugar de trabajo bien organizado,
ordenado y limpio, a fin de mejorar las condiciones de
seguridad, calidad en el trabajo y en la vida diaria. Est

integrado por cinco palabras japonesas que inician con la


letra s, que resumen tareas simples que facilitan la
ejecucin eficiente de las actividades laborales.
Las 5S fue un programa desarrollado por Toyota para
conseguir mejoras duraderas en el nivel de organizacin,
orden y limpieza; adems de aumentar la motivacin del
personal.

I.3.

METODOLOGA
I.3.1. DIAGRAMA DE PARETO
Por solicitud del jefe de la sub gerencia, se me asign
elaborar un diagrama de Pareto identificando las
principales causas por las que en la oficina se posterga la
entrega de documentos a los administrados.
Durante los primeros das de observacin pude identificar
todas las posibles causas del problema antes
mencionado, detallndolas a continuacin:
Hay problemas al buscar expedientes ya que se
registran en un libro y no en una base de datos.
Solo existe una secretaria dedicada a la redaccin
de Certificados, Constancias y Ttulos y otra para
la atencin y registro de documentos.
Ya no hay espacio en la oficina de secretara para
guardar documentos por lo que se traspapelan o
se pierden.
No hay un lugar especfico donde colocar los
archivadores de cada rea.
Muchos de las solicitudes no cumplen con los
requisitos y son derivados sin revisar.
Algunos documentos ingresados no cumplen con
los requisitos que se estipulan en el TUPA
( TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS).
o Luego de identificadas todas las causas,
proced a observar por 3 semanas ms, la
frecuencia con la que suceda cada una.

Causas

Frecuencia

Falta de una base de Datos


para el registro y bsqueda
de Expedientes segn su
estado.

28

I.3.2.

Falta de personal para


actividades especficas.

35

Sobrecarga de expedientes
por registrar.

23

Falta de espacio para los


archivadores.

47

Los requisitos establecidos


no se cumplen.

16

Desorden en el rea.

41

Finalmente con ayuda del programa Minitab, hice el


diagrama de Pareto correspondiente para identificar las
principales causas de la postergacin de la entrega de
documentos.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Se realiz un anlisis para identificar todos los problemas
que se presentan en la Sub-Gerencia, dentro de las
cuales est, la demora en la entrega de Documentacin.

Mediante una lluvia de ideas (brainstorming), con ayuda


del personal de la Sub-Gerencia, identifiqu todas las
posibles causas de este problema, las cuales fueron:
Todos los documentos son registrados en un
cuaderno de cargo
No existe un lugar adecuado para organizar los
archivadores
Falta de personal dedicado al registro y
organizacin de documentos.
Falta de un espacio adecuado para las
secretarias.
Las computadoras estn en mal estado, y con
virus, lo que impide el uso de memorias USB.
La tinta de la impresora se agota continuamente y
demora en ser reemplazada.
Al agotarse la tinta, recurren a nuestra rea,
donde muchas veces las computadoras estn
ocupadas y deben esperar.
El rea de secretara est desordenado por lo que
es difcil encontrar a tiempo algn documento.
Errores en la redaccin de documentos, por lo que
despus del debido reclamo, suelen demorar los
dems expedientes.

I.3.3.

Los pagos hechos para la obtencin de algn


documento, deben ser firmados por el Jefe de
rea, que muchas veces se encuentra ocupado.
Se pierden los lapiceros, necesarios para que el
administrado firme los cargos.
Falta de ventilacin en las reas, provocando
incomodidad en el personal.
Los planos registrados por COFOPRI con los que
se
realizan
las
inspecciones
estn
desactualizadas,
realizando
informes
con
Nomenclatura de Lotes errneas.

Agrup las causas identificadas en el brainstorming en


las diferentes categoras establecidas por Ishikawa
(medicin, materiales, mano de obra, medio ambiente,
mtodos, maquinaria).
Finalmente con ayuda del programa Minitab realic el
diagrama de Ishikawa para el problema de la demora en
la entrega de Documentacin.

5S

BILIOGRAFA
http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm

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