lanificacin y diseo de bases de datos en el contexto de un sistema

de informacin

Fase de planificacin y diseo

Anlisis del contexto de aplicacin. Definicin del tipo de unidad de informacin

y documentacin UID. Cules son las necesidades y funciones que requieren de
automatizacin. Qu tipos de datos, se gestionan habitualmente, que funciones
desempea, qu procesos y actividades lleva a cabo, qu unidades y equipos
gestionan qu departamentos y llevan a cabo qu tareas.
Definicin de los departamentos que gestionan la unidad de informacin y
documentacin.
Definicin de las actividades y funciones que llevan a cabo.
Diseo de un diagrama relacional entre los departamentos actividades,
funciones, documentos y tipos de datos o informaciones que se gestionan en la
institucin.
Definicin del procedimiento normalizado de trabajo para cada actividad en la
institucin.
Disear el procedimiento de gestin de la informacin en la institucin de
manera tal, que ahorre costes a la hora de registrar, describir, catalogar y recuperar los
contenidos. El diseo debe tener en cuenta cules son las funciones claves de la
institucin, las tablas que gestionan la informacin, los campos de descripcin
imprescindibles, el nivel de profundidad con el que se desea tratar la informacin.
Elaboracin del pliego de especificaciones. Consiste en el desarrollo de un
documento que proyecte las capacidades, funciones, procesos y estructura del
sistema que se construir y desarrollar. Esto es determinar qu tipo de sistema de
bases de datos se utilizar (relacional, mixto, documental), qu funciones tendr cada
tabla del sistema, qu campos y su descripcin sobre el contenido de los mismos. Por
otra parte el pliego deber ir acompaado de un cronograma de trabajo en el que se
planifiquen las fases del proceso de desarrollo y prueba, el equipo de personas que
intervendrn, el tiempo de desarrollo y los objetivos obligatorios y optativos en cada
fase. Puede resumirse en los siguientes:
Institucin o UID que se automatizar. Descripcin de la institucin.
Lista de actividades y procesos que desempea la institucin.
Descripcin, calificacin en orden de importancia, informacin o documentacin que se
gestiona, posicin que ocupa el proceso en la cadena documental de la institucin.
Lista de problemas de la institucin a la hora de abordar la gestin de
su documentacin e informacin.
Lista de caractersticas, propiedades y particularidades del sistema de
informacin que se disear para solucionar cada uno de los problemas de la lista. Se
debe detallar cada una de las soluciones a fin de obtener un documento de gua en las
siguientes fases.
Lista de bases de datos, tablas y campos con sus correspondientes
especificaciones. Dicho de otra forma, cules son los cometidos de cada tabla, la
estructura de la base de datos piloto y la primera aproximacin a un prototipo de
sistema de informacin.
Desarrollar la lista de relaciones y campos claves de las tablas de la
base de datos.
Diseo inicial o borrador de las pantallas de interfaz para la gestin de
informacin. Cada pantalla estar constituida por uno o varios formularios que tendrn
un cometido especfico y una interaccin con una base de datos, tabla y campos
especficos.

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datos en el contexto institucional

Fase de desarrollo

Creacin de la base de datos.

Creacin de las tablas de la base de datos.
Creacin de los campos de la base de datos.
Desarrollo del interfaz de interaccin con la base de datos.
Desarrollo de los procesos de tratamiento de la informacin.
Durante la fase de desarrollo resulta muy habitual encontrar aspectos que no
se recogieron en el pliego de especificaciones. Ello es debido a que resulta imposible
predecir todos los aspectos de la automatizacin hasta que no profundiza en las
implicaciones que conllevan el tratamiento de la informacin y la correcta
representacin de la misma en todas sus fases y procesos en una institucin. En este
sentido es conveniente anotar todos los cambios, modificaciones y ampliaciones a
modo de extensin del pliego de especificaciones o cuaderno de bitcora con las
observaciones y reflexiones durante el proceso de creacin y desarrollo.
Probablemente las soluciones y problemas encontrados en esta fase redundarn en
una mayor experiencia del desarrollador documentalista y en sus habilidades para
afinar mejor futuros sistemas de informacin. Tambin, dichas anotaciones pueden ser
utilizadas para justificar la ampliacin en los plazos de los cronogramas y asegurar al
usuario o institucin final, la mxima calidad en el acabado final.

Fase de pruebas

Prueba de los formularios e interfaz de interaccin del sistema de informacin

para cada una de las tablas de la base de datos.
Comprobar que las funciones de insercin de datos, modificacin, eliminacin y
recuperacin funcionan correctamente.
Comprobar que las tablas de la base de datos almacenan todos los datos que
se necesitan para describir sus objetos.
Comprobar que los procesos de tratamiento de la informacin funcionan bien.
Insertar registros en todas las tablas con todos los formularios del sistema,
para comprobacin global. Creacin de una base de conocimiento piloto con una
cantidad de registros suficientes para realizar las pruebas.
Realizar un chequeo de diversos aspectos:
Valoracin del interfaz. Arquitectura de la informacin, usabilidad y
accesibilidad.
Valoracin del funcionamiento de cada mdulo.
Valoracin de la capacidad descriptiva del sistema.
Valoracin de la capacidad de recuperacin de informacin,
Generar una lista de consultas de prueba, comprobar si
recupera todos los contenidos de la base de conocimiento piloto.
Valoracin de la apariencia. Diseo sencillo, claro y comprensible,
Valoracin de los mecanismos de ayuda y asistencia del sistema.

Fase de renovacin y ampliacin

Correccin de los errores detectados en la fase de pruebas.

Ampliacin del sistema de bases de datos; nuevas tablas, campos y funciones.

Fase final

Comprobacin integral del sistema de bases de datos. ltima prueba y

chequeo.
Implantacin final del sistema en la UID.

Ejemplo de pliego de especificaciones

Institucin: biblioteca universitaria.

Definicin: La biblioteca universitaria es un centro de informacin y
documentacin que tiene como objetivo la adquisicin, catalogacin y clasificacin de
fondos bibliogrficos y recursos electrnicos para su prstamo y difusin destinados a
un pblico objetivo constituido por alumnos universitarios, profesores e investigadores.
Servicios: Los servicios de la biblioteca son el prstamo de documentos, el
servicio de informacin y referencia, el catlogo bibliogrfico de consulta, el servicio de
desideratas, actividades de formacin de usuarios, etc.
Procesos: Son la adquisicin de documentos, el prstamo y devolucin de
documentos, la recuperacin de los fondos bibliogrficos, la catalogacin, clasificacin,
identificacin de autoridades, etc.
Problemas: La automatizacin de la biblioteca es insuficiente, ya que slo
existe una hoja de clculo con un inventario sencillo de los libros de la biblioteca. No
puede llevarse a cabo la cadena documental, etc.
Proyeccin del sistema de informacin:
Ttulo del proyecto: Automatizacin de la biblioteca universitaria desarrollo de un SIGB.
Definicin de mdulos, tablas, relaciones y funciones.
Mdulo

Tabla

Relaciones

Funciones

Pre-catalogacin

Registrar la informacin bsica para la iden

documentos que la biblioteca adquiere.

Registro

Lista de documentos registrados en el siste

alta, pasivos y expurgados.
Catlogo

Autoridades, Clasificacin,
Tipo de documento

Catalogacin

Catalogacin de los documentos de acuerd

MARC21.

Publicaciones peridicas

Catalogacin multinivel de las publicacione

revistas, control de ejemplares y artculos d

Autoridades

Autoridades

Catlogo, Funciones

Registro completo de las autoridades que i

mencin de responsabilidad de los docume
Diferenciacin de los tipos de autoridades
funciones.

Clasificacin

Clasificacin

Catlogo

Registra las clasificaciones decimales que

catlogo para determinar la categora tem

Prstamo y circulacin

Circulacin

Usuarios, Catlogo, Polticas

de prstamo

Registra el tipo de usuario, el identificador

de documento, el identificador del docume
prstamo, el estado del prstamo, la fecha
penalizaciones, etc.

Informes

No

No

El mdulo no tiene tablas especficas, pero

las tablas del sistema para realizar la conta
cantidad de documentos segn tipologa, c
usuarios segn tipologa, etc.

Mdulo de configuracin

No

No

El mdulo de configuracin es un interfaz p

tablas auxiliares del sistema, concretamen
funciones, tipo de usuario, tipo de docume
prstamo, etc. Ello permite la configuracin
parmetros que determinan la categorizaci
las tablas.

Mdulo de usuarios

Usuarios

Tipo de usuario

Registra toda la informacin imprescindible

los usuarios suscritos a la biblioteca.

Mdulo de mantenimiento

No

No

Mdulo de interfaz con funciones de actua

compactacin y reparacin de las tablas de

No

No tiene tablas especficas asignadas. Util

sistema para exportar todos sus registros e
SQL, XML, MARC, etc. Por otra parte el m
permitir el proceso de importacin de datos
disponibles. Esto es inferir en la base de d
introduccin de informacin en las tablas.

Autoridades, Clasificacin,
Tipo de documento

Emplea como tabla principal el catlogo pe

recuperacin y representacin de la inform
en el mismo, la representacin de las auto
en la autora de los documentos y las tipolo
documentales en cada caso. La funcin pr
es la bsqueda de informacin.

Funciones

Autoridades

Permite registrar todas las posibles funcion

autoridad en la catalogacin de un docume
Autor principal, Autor, secundario, Prologui
literario, Editorial, Traductor

Tipo de usuario

Usuarios

Define las distintas categoras de usuarios

Tipo de documento

Catlogo

Define los tipos documentales que se emp

descripcin bibliogrfica del catlogo. Por e
Monografa, Obra de referencia, Informe, A
Jornadas.

Polticas de prstamo

Tipos de usuarios, Tipo de

documento

Determina qu caractersticas de prstamo

cada tipo de usuario y documento generan
polticas de prstamo.

Mdulo de migracin de datos

Mdulo de OPAC

No

Catlogo

Especificaciones de las tablas (Diccionario de datos).

Atributos especiales y
caractersticas

Nulo

Comentario

auto_increment

No

Identificador autonum

Cdigo de barras del u

timestamp

No

Fecha de registro inicia

date_update

date

Fecha de actualizacin
usuario

date_suscription

date

Fecha de suscripcin,
biblioteca

lastvisit

date

Fecha de la ltima visit

del usuario al sistema

online

varchar(10)

utf8_general_ci

Valores
predeterminados: on,
off

No

Estado actual del usua

no conectado

level

varchar(100)

utf8_general_ci

Valores
predeterminados: 1, 2,
3, 4

No

Nivel de acceso a las f

sistema

typeuserid

int(11)

No

Identificador del tipo de

en la tabla tipos de us

status

int(11)

No

Estado del usuario. 0 r

representa activo, 2 rep
penalizado

fullname

varchar(350)

utf8_general_ci

No

Nombre completo del u

apellidos

location

varchar(500)

utf8_general_ci

Direccin de contacto d

phone

varchar(100)

utf8_general_ci

Telfono de contacto d

dni

varchar(25)

utf8_general_ci

Documento nacional de

email

varchar(100)

utf8_general_ci

Campo

Tipo de campo

id

int(11)

barcode

varchar(100)

date_entry

Cotejamiento

utf8_general_ci

Valores
predeterminados: 0, 1,
2

Correo electrnico del

faults

varchar(10)

utf8_general_ci

varchar(10)

utf8_general_ci

penalty

imguser

Nmero de faltas acum

usuario

Nmero de das de pen

varchar(500)

utf8_general_ci

text

utf8_general_ci

notes

Direccin URL en la qu
imagen del usuario

Notas u observaciones
text

urlresources

utf8_general_ci

Direcciones URL referi

Diagrama de relaciones

Diseo del interfaz