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Normas para Creacin, Aprobacin y Manejo de un Fondo Rotatorio

Se Dictan las presentes Normas para la Creacin, Aprobacin y Manejo


de un Fondo Rotatorio
DE LA CREACIN
1. La creacin de los FONDOS ROTATORIOS se har previo informe
favorable de la Direccin de Finanzas; en cuanto a que la Unidad
solicitante, presente en rendicin Fondos Rotatorios, Cajas Chicas,
Anticipos para propsitos similares y en funcin de la disponibilidad
presupuestaria. El custodio debe estar cubierto por una fianza de
fidelidad, y que el Director o Jefe de la Unidad Ejecutora presente
la autorizacin de la persona que actuar como Custodio del Fondo.
DE LA APROBACIN
1. La aprobacin de los Fondos Rotatorios ser potestad del Ciudadano
Rector, a solicitud de los Directores de Unidades, previa
presentacin de la documentacin que justifique la creacin del
mismo.
DE LAS RESPONSABILIDADES
1.

Los Directores de Unidades sern administradores responsables


ante el Ciudadano Rector de los fondos asignados.

2. El funcionario a quien el Director de la Unidad delegue el manejo


del Fondo Rotatorio, ser responsable ante sta, del manejo de los
mismos.
3. Los custodios de los Fondos Rotatorios deben estar cubiertos por
una fianza de fidelidad para manejar estos Fondos de acuerdo al
procedimiento establecido para tales fines.
4. Los custodios de los Fondos Rotatorios sern responsables por el
reporte de activos fijos que adquiera la Unidad, y debern enviar
copia de la orden de compra y de la factura al recibir el bien al
Depositante de Bienes Nacionales para su registro.

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5. El funcionario con carcter de Custodio ser responsable de los


documentos, as como tambin de llevar registros internos y de
preparar las rendiciones de cuentas.

DEL MONTO Y DISTRIBUCION


1. El monto del FONDO ROTATORIO ser hasta de CINCUENTA MIL
BOLIVARES (Bs. 50.000,00).
2. La distribucin del Fondo Rotatorio se har entre las partidas
presupuestarias autorizadas para su afectacin, con base en
un
porcentaje del monto total de dichas partidas, el cual se establecer
de comn acuerdo entre el Director de la Unidad y el Director de
Finanzas al ser asignadas sus cuotas de gastos.
Este Porcentaje una vez establecido, no debe ser objeto de
variaciones, salvo que la dinmica del gasto as lo exija y para lo cual
debe autorizarlos el seor Rector.
DEL MANEJO
1. Todos los Fondos Rotatorios sern manejados a travs de
Cuentas Bancarias y stas debern estar a nombre de la
Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado".
2. El Ciudadano Rector autorizar en cada Unidad Depositante, las
firmas registradas para movilizar dichos Fondos mediante cuenta
corriente abierta a estos efectos.
3. Para manejar la cuenta se requieren firmas conjuntas del Director
de la Unidad ejecutora y del Custodio del Fondo.
4. Los cheques no podrn ser emitidos al portador y debern llevar el
sello de "NO ENDOSABLE".
5. El Director de la Unidad Ejecutora a la cual ha sido asignado el
Fondo Rotatorio, deber participar de inmediato a la Direccin de
Finanzas el nombre del Banco y el nmero de cuenta corriente donde
fue depositado el monto del Fondo, as como tambin, los nombres de
la persona o personas autorizadas para movilizar la referida cuenta
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corriente, y los facsmiles de sus firmas; esto ltimo en tarjeta por


separado anexas a la comunicacin referida.
6. Los Fondos Rotatorios sern utilizados para efectuar erogaciones
correspondientes a las Partidas Presupuestarias 20 y/o 50 excepto
viticos y pasajes cuyas erogaciones se seguirn canalizando a travs
de la Direccin de Finanzas.
La afectacin de las partidas antes indicadas, debern cumplir con lo
establecido en el Reglamento de Compras y dems Normas existentes
al respecto y para lo cual debern enviar adjunto a la requisicin
cotizaciones a fin de que se permita elaborar la Orden de Compra.
7. El efectivo integrante de los Fondos Rotatorios deber mantenerse
depositado en cuenta corriente bancaria, no obstante se podr
mantener en efectivo UN MIL BOLIVARES (Bs. 1.000,00) destinados
a efectuar gastos urgentes de menor cuanta.
8. No podrn utilizarse los Fondos Rotatorios para los siguientes fines:
a. Efectuar gastos de personal
b. Efectuar gastos correspondientes a las especficas de la
Partida 20 que estn
centralizadas, en la direccin de
servicios Administrativos, las cuales son: 301, 304, 305, 311,
314, 325, 326, 331, 334, 364, 341, 342, 372, 377. La
especfica 381 queda autorizada para realizar gastos hasta por
CINCO MIL BOLIVARES(Bs. 5.000,00)
c. Efectuar gastos por conceptos no autorizados.
d. Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza.
e. Para hacer adelantos a cuenta de entregas futuras.
f. Efectuar compras que estn sujetas a control perceptivo.
DE LA RENDICIN DE CUENTA:
1. La rendicin de cuenta del Fondo Rotatorio ser presentada por la
Direccin Ejecutora ante la Direccin de Finanzas, durante los

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primeros cinco (5) das hbiles de cada mes siguiente o antes, si diera
lugar.
La rendicin de cuenta constar de los siguientes documentos:
a.

Relacin de comprobante.

b.

Facturas o comprobantes de los pagos en original firmados por


el Director de la Unidad Ejecutora, el funcionario responsable
del Custodio del Fondo y por el Beneficiario.

c.

Estado de cuenta del Fondo Rotatorio.

2. El importe de cada rendicin de cuenta de un Fondo Rotatorio ser


restituido una vez aprobada dicha rendicin por la Direccin de
Finanzas, verificada la documentacin presentada y la correcta
imputacin del gasto, se proceder al registro contable del gasto
causado, remitindoles luego a la Contralora Interna, junto con la
Orden de Pago, para efectuar la correspondiente reposicin.
3. Antes del 31 de diciembre de cada ao deber efectuarse una
rendicin de cuenta de lo ejecutado a esa fecha, a los fines del cierre
del Ejercicio Fiscal.
4. Con la ltima rendicin de cuenta correspondiente a un Fondo
Rotatorio, deber agregarse la constancia de la devolucin a la
Tesorera, de las sumas no utilizadas.
5. La asignacin del Fondo Rotatorio no caduca al cierre del ejercicio
presupuestario. En tal sentido al iniciarse el nuevo perodo se librar
una orden de pago por el importe correspondiente a la asignacin
inicial.
Del Registro de la Ejecucin Presupuestaria:
1. Se registrar como compromiso el monto de la constitucin inicial del
Fondo Rotatorio.
2. Se registrar en forma progresiva como gastos causados y pagados,
el monto de las rendiciones aprobadas, cuyo movimiento afectare en
la misma fecha del compromiso establecido inicialmente.
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3. El importe comprometido ser ejecutado al cierre del ejercicio en


funcin de los gastos reales
Estas normas regirn para las dems unidades que manejan Fondos
Rotatorios en cuanto les sean aplicables.
El incumplimiento por parte del Administrador del Fondo y del
Custodio del mismo de las normas establecidas para el manejo del
Fondo y de las disposiciones especiales, fijadas para cada caso, los
har personal y solidariamente responsables a los efectos penales y
administrativos que pudiera corresponder.

Barquisimeto, enero 12 de 1983

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