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DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION (DNC)

Objetivos Generales:

Identificar las principales tareas que realizan los colaboradores, detectando las
principales debilidades que impidan o afecten la calidad de su cumplimiento

Objetivos Especficos:

Identificar las deficiencias en los trabajadores

Identificar los problemas que afecten el funcionamiento eficiente de la empresa

Proponer planes alternativos de capacitacin que solucionen las necesidades


detectadas.

El Diagnostico de Necesidades de Capacitacin(DNC) es el proceso de investigacin sistemtico,


dinmico, flexible y participativo que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas
para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los
participantes de una empresa o institucin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la
misma.Es un proceso para conocer las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes
que el personal requiere cumplir para desempearse efectivamente en su puesto de trabajo.El
objetivo del DNC es identificar las discrepancias entre lo que es y lo que debera ser

.
Porque se debe hacer un DNC?
El papel del profesional que hace la deteccin de necesidades debe ser muy cuidadoso, de l
depende que la organizacin sea competitiva en su entorno. Un buen administrador de los recursos

humanos, es el responsable de solicitar la capacitacin debe investigar lo que sucede en el rea


donde trabaja para conocer y detectar las necesidades reales de capacitacin.
Cundo hacer un DNC?
Las actividades de capacitacin que realiza cada empresa deben satisfacer necesidades internas y
deben lograr objetivos especficos asociados a su desarrollo estratgico.
Cada empresa tiene diferentes necesidades de capacitacin segn el rubro y/o especialidades
tcnicas en que se desenvuelve; los equipos y maquinaria que utilice; el nivel de tecnologa
empleada y su tipo de organizacin. El problema es cmo detectar esas necesidades de
capacitacin, para analizarlas y satisfacerlas en forma efectiva.
Algunos parmetros para realizar un DNC pueden ser:

Problemas observables en las diferentes unidades de la organizacin.


Desviaciones en la productividad.
Rechazo de productos y/o servicios por mala calidad.
Altos ndices de accidentes, ausentismo laboral y rotacin de personal.
Deficiente operacin y/o mantenimiento de mquinas y equipo de trabajo.
Bajos estndares de rendimiento del trabajador por unidad de tiempo.
Procedimientos de trabajo mal concebido o inexistente.
Incumplimiento de las metas de produccin preestablecidas.
Errores observables en los trabajadores de la ejecucin de sus tareas.
Baja o alta de personal. Puestos de trabajos de vacantes en la empresa o que se estima
quedaran vacantes debido a la movilidad, retiros e ingresos de personal.
Cambios de funcin o de puesto por ascensos del personal a puestos de mayor
complejidad,responsabilidad y remuneracin, a travs de lneas de promocin interna.

A su vez las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

Pasadas.- Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el
desarrollo del proceso de capacitacin.
Presentes.- Las que se reflejan en el momento que se efecta el DNC
Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y
que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Son cuatro las preguntas que debe permitir obtener el DNC:


Quines necesitan capacitacin?
En que necesitan capacitacin?
Con qu nivel de profundidad?
Cundo y en qu orden deben ser capacitados?

En el procedimiento para realizar el DNC


Se determinan en primer lugar las actividades, los puestos o las temticas en las que se
realizara el diagnostico, enseguida.
Se seleccionarn las tcnicas a utilizar
Se elaboran los instrumentos necesarios para recabar la informacin

Durante la realizacin del diagnstico se aplican los instrumentos previamente diseados:

A partir de la informacin recabada se determinan las reas en las que existen las
discrepancias.
Se diferencia entre los problemas de capacitacin y los que son de tipo administrativo.
Se especifican las necesidades de capacitacin y el nivel de profundidad que se requiere.
Se analiza la gravedad del problema y los costos de resolverlos,
Se jerarquizan los problemas,
Se determinan quienes son los trabajadores con dichas necesidades y con toda la
informacin,
Se integra un informe final.

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de necesidades de capacitacin, pero
en todas ellas se compara lo que es en contra lo que debera ser, el DNC se puede realizar a partir
de:

La revisin de los anlisis de puestos,


El anlisis del inventario de habilidades que tenga la empresa,
El anlisis del desempeo de los trabajadores,
Las quejas de los clientes,
El anlisis de problemas de la empresa.

DISEO DE PROGRAMA DE CAPACITACION

Objetivos Generales:

Preparar al personal para la ejecucin eficiente de sus responsabilidades que asuman en sus
puestos.

Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para otros puestos para
los que el colaborador pueda ser considerado.

Modificar actitudes para contribuir a crear un clima de trabajo satisfactorio, incrementar la


motivacin del trabajador y hacerlo ms receptivo a la supervisin y acciones de gestin

Objetivos Especficos:

Proporcionar orientacin e informacin relativa a los objetivos de la Empresa, su organizacin,


funcionamiento, normas y polticas

Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo

Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos


para el desempleo de puestos especficos

Introduccin
Los programas de capacitacin de los empleados y trabajadores son el recurso ms valioso de toda
la actividad de recursos humanos; de all la necesidad de invertir en tales planes al proporcionarlos
de manera continua y sistemtica, con el objeto de mejorar el conocimiento y las habilidades
del personal que labora en una empresa.
La capacitacin har que el trabajador sea ms competente y hbil, al utilizar y desarrollar
las actitudes de ste. De esta manera, la organizacin se volver ms fuerte, productiva y rentable.
Los programas de capacitacin son la respuesta a los problemas que se encuentran en los
diagnsticos previos a su elaboracin y son la base para orientar acciones posteriores.
Un plan de capacitacin debe ser preciso y estructurado. Es importante que se atiendan las
necesidades de formacin y entrenamiento, as mismo, que estn alineadas con las necesidades de
formacin de la compaa.
Es imprescindible tener clara cul es la filosofa de un programa de desarrollo humano. Debe estar
orientado al fortalecimiento de las habilidades del recurso humano de la empresa. De esta manera,
se interiorizan las competencias y se dar un mayor alcance y sentido a la labor que se realiza cada
da.
Definicin de programa de capacitacin
El programa de capacitacin es una accin planificada cuyo propsito general es preparar e integrar
al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de
habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo en el trabajo. La capacitacin en la
empresa debe brindarse en la medida necesaria haciendo nfasis en los aspectos especficos y
necesarios para que el empleado pueda desempearse eficazmente en su puesto.
Describir proceso de elaboracin plan de capacitacin
El programa de capacitacin se emprende de dos modos. El interno y el externo. El primero se
realiza dentro del mismo grupo de trabajo, se conoce tambin como capacitacin inmanente. El
segundo, un agente externo a la empresa brinda los conocimientos que se requieren, sta se
denomina capacitacin inducida. Ambos mtodos son efectivos y se utilizan segn las circunstancias
lo requieran.
A continuacin mencionamos cinco pasos que constituyen el programa de capacitacin:
1. Deteccin y anlisis de las necesidades: Identifica fortalezas y debilidades en el
mbito laboral, es decir, las necesidades de conocimiento y desempeo.
2. Diseo del plan de capacitacin: Se elabora el contenido del plan, folletos, libros, actividades.
3. Validacin del plan de capacitacin: Se eliminan los defectos del plan haciendo una
presentacin a un grupo pequeo de empleados.
4. Ejecucin del plan de capacitacin: Se dicta el plan de capacitacin a los trabajadores.

5. Evaluacin del plan de capacitacin: Se determinan los resultados del plan, los pro y los
contra del mismo.
PROGRAMACIN Y DESARROLLO DE LA CAPACITACIN
Un programa de capacitacin intenta ensear a alguien un nuevo conocimiento, para acrecentar
el valor de esa persona en la organizacin. Esto en funcin de los resultados del anlisis de las
necesidades.
En este sentido, un plan de capacitacin se enfocar, al menos, en cuatro cuestiones, a saber:

Objetivos de la capacitacin.

Deseo y motivacin de la persona.

Principios del aprendizaje.

Caractersticas de los instructivos.


Un programa de capacitacin de estar estructurado del siguiente modo:
1. Contenido

Introduccin y Antecedentes

Evaluacin de necesidades
2. Descripcin del programa

Proceso de formulacin

Caracterizacin del contexto

Diagnstico

Planificacin de la capacitacin

Esquema de conceptualizacin y diseo


3. Objetivos
4. Componentes

Fortalecimiento tcnico

Fortalecimiento administrativo

5. Programacin esquemtica

Primera etapa

Segunda etapa
6. Recursos financieros requeridos

DISEAR UN PLAN DE CAPACITACIN


Un plan de capacitacin consta de varias fases, entre estas existe:
PLANEACIN DE LA CAPACITACIN
Fase 1: ANLISIS DE LA SITUACIN (deteccin de necesidades de capacitacin):
Esta etapa es vital para justificar los cursos o la accin de capacitacin que se solicita. En esta etapa
se cumple con la deteccin de las necesidades de capacitacin. Por tales se entienden las
deficiencias que poseen los empleados o trabajadores.
Para determinar las necesidades de capacitacin es necesario investigar todos los hechos
observables que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan
con xito sus labores, o incurren en accidentes.
Una vez hecho el diagnstico para el plan de capacitacin, sigue la eleccin y prescripcin de
los medios de capacitacin, con el objeto de satisfacer las necesidades de capacitacin. Se procede
a determinar los elementos principales del plan de capacitacin:

A quin debe capacitarse: Empleado, trabajador, gerente.

Quin ser el capacitador: Facilitador, asesor

Acerca de qu capacitar: Tema o contenido del programa.

Dnde capacitar: Lugar fsico, organismo o entidad.

Cmo capacitar: Mtodos de capacitacin y recursos necesarios.

Cundo capacitar: Periodo de capacitacin y horario.

Cunto capacitar: Duracin de la capacitacin, intensidad.

Para qu entrenar: Objeto o resultados esperados.


ORGANIZACIN DE LA CAPACITACIN

Fase 2: DISEO DEL PLAN DE CAPACITACIN:


Con la informacin anterior, se procede al diseo del plan de capacitacin. Los expertos consideran
que el diseo de un plan de capacitacin debe enfocarse al menos en cuatro aspectos
fundamentales:
Definicin de objetivos de la capacitacin: Es el resultado al cual se quiere llegar con el plan de
capacitacin. Se requieren de dos objetivos:

Objetivos terminales: Indican la conducta que mostrarn los participantes al finalizar la


capacitacin. Pues segn, la teora de aprendizaje, todo conocimiento nuevo adquirido produce en la
persona un cambio de conducta.

Objetivos especficos: Son objetivos de menor nivel, stos se van logrando conforme avanza
el desarrollo del plan. Se refieren a conductas observables que el participante realiza y, por lo tanto,
son directamente evaluables. Expresan un mayor grado de especificidad, por tal razn se les
denomina tambin: objetivos operacionales.
EJECUCIN DE LA CAPACITACIN
Fase 3: IMPLEMENTAR EL PLAN DE CAPACITACIN
Existe una amplia variedad de mtodos o tcnicas para capacitar. El mejor mtodo depende de:

La efectividad respecto al costo.

El contenido deseado del programa.

La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta.

Las preferencias y la capacidad de las personas.

Las preferencias y capacidad del capacitador.

Los principios de aprendizaje a emplear.

La ejecucin de la capacitacin presupone:

Adecuacin del plan de capacitacin a las necesidades de la organizacin. Calidad del


material de capacitacin.

Cooperacin del personal de la empresa.

Calidad y preparacin de los instructores.

Calidad de los aprendices.

Uno de los mtodos de uso ms generalizado es la capacitacin en el trabajo, porque proporciona la


ventaja de la experiencia directa, as como una oportunidad de desarrollar una relacin con el
superior y el subordinado.
La capacitacin de aprendices y los programas de internado revisten especial eficacia porque
brindan experiencia en el puesto y fuera de ste.
Otros mtodos fuera del trabajo incluyen las conferencias o discusiones. La capacitacin en el aula,
la instruccin programada, la capacitacin por computadora, las simulaciones, los circuitos cerrados
de televisin, la capacitacin a distancia y los discos interactivos de video. Todos estos mtodos
pueden suponer una aportacin al esfuerzo de capacitacin de un costo relativamente bajo en
relacin con la cantidad de participantes que es posible acomodar.
EVALUACIN DE LA CAPACITACIN
Fase 4: EVALUACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN
Permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso. Existen cuatro
criterios bsicos para evaluar la capacitacin:

Reacciones: Los participantes felices tienen ms probabilidades de enfocarse en los principios


de capacitacin y utilizar la informacin en su trabajo.

Aprendizaje: Probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de capacitacin


proporciona un parmetro bsico sobre los participantes, que pueden medirse de nuevo despus de
la capacitacin para determinar las mejoras.

Comportamiento: El comportamiento de los participantes no cambia una vez que regresan al


puesto. La transferencia de la capacitacin es una implantacin efectiva de principios aprendidos
sobre los que se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques:

Presentar elementos idnticos.

Enfocarse en los principios generales.

Establecer un clima para la transferencia.

Resultados: Con relacin a los criterios de resultados, se piensa en trminos de la utilidad de los
programas de capacitacin.
Para realizar una evaluacin adecuada, deben considerarse dos aspectos principales:

La evaluacin del desempeo de la tarea especfica que el trabajador realiza: En sta se examinan
los siguientes aspectos:

Cumplimiento de la cuota de trabajo.

Habilidad demostrada en realizacin del trabajo.

Dominio de la tcnica necesaria.

Inters demostrado en el trabajo.

Uso de elementos, materiales mquinas de trabajo, etc.

La evaluacin de las caractersticas personales del trabajador: Se analizan aspectos tales como:

Espritu de colaboracin.

Espritu de superacin.

Responsabilidad.

Iniciativa.

Actitud positiva.

Asistencia y puntualidad.

Disciplina en el trabajo.

Relaciones humanas con sus compaeros de trabajo


La etapa final del plan de capacitacin, es la evaluacin de los resultados obtenidos. Esta evaluacin
debe considerar dos aspectos:

Determinar si la capacitacin produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de


los empleados.

Verificar si los resultados de la capacitacin presenta relacin con la consecucin de las metas
de la empresa.
Adems de los dos aspectos anteriores, es necesario determinar si las tcnicas de capacitacin
empleadas son efectivas. La evaluacin de los resultados del entrenamiento puede hacerse entre
niveles:

Nivel organizacional: En este nivel la capacitacin debe proporcionar resultados como


aumento de la eficiencia.

En el nivel de los recursos humanos: Proporciona resultados como aumento de la eficiencia


individual de los empleados.

Nivel de las tareas y operaciones: En este nivel debe proporcionar resultados como aumento
de la productividad, mejoramiento de la calidad de los productos y los servicios.
Para obtener datos objetivos y completos del plan de capacitacin, es conveniente realizar tres
tipos de evaluacin. A saber:

Evaluacin diagnstica: Se efecta al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja
el diagnstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecucin de
las acciones, as como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que
requiere. Esta evaluacin permite analizar la situacin actual de la organizacin, los fines que busca
lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la funcin de
capacitacin con referencia al que hacer global del centro de trabajo.

Evaluacin intermedia: Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias


cuando an se est en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos dbiles y
errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos.

Evaluacin sumaria: Se enfoca en los logros obtenidos como resultado de las actividades
efectuadas afn de establecer parmetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo.
SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIN
Fase 5: SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Como parte del proceso evaluador se considera necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual
implica conocer los resultados y su repercusin en el ambiente de la organizacin. El seguimiento es
un proceso integral, dinmico y participativo enfocado a la obtencin de informacin para la toma de
decisiones en cuanto a la planeacin de las acciones y su retroalimentacin, la ubicacin,
desempeo y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su formacin fue la requerida,
o no y por qu.
Un buen plan de capacitacin debe contemplar acciones de monitoreo y seguimiento, no slo con
respecto a los aspectos logsticos sino a la organizacin y planeacin de reuniones orientadas a
verificar el impacto que ha logrado la capacitacin en el incremento de la productividad, verificar la
pertinencia metodolgica y pedaggica con relacin a la transferencia del aprendizaje a los puestos
de trabajo.
El seguimiento precisa de acciones y solicitudes que deben atender quienes estn participando en
los diferentes programas y acciones de capacitacin, tales como reuniones, informes, formatos que
deber ser llenados, etc..

Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que tienen que ver con los recursos
humanos, materiales y financieros utilizados durante la realizacin del plan. La obtencin de
informacin es relevante para una nueva planeacin y operacin de las acciones de capacitacin. Se
obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal
capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron en su formacin y la forma en
cmo estos estn siendo aplicados en la prctica laboral cotidiana (organizacin, efectividad,
evaluacin, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.).
Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

Anlisis el desempeo profesional del personal capacitado.

Comparacin del desempeo del personal capacitado con el no capacitado.

Orientacin de la planeacin en las acciones para su mejor operacin.

Valoracin de las capacidades de las entidades responsables del programa (recursos


humanos y materiales).

Identificacin de necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas.

Determinacin de los objetivos y metas a cubrir en la empresa.