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Gerencia de

Comunicaciones
Ing. Msc estrella Bascaran Castanedo

Definición de Comunicación
La comunicación es el intercambio de información
(mensaje) entre, por lo menos dos personas,
donde una funge como emisor y la otra como
receptor, siendo estos papeles intercambiables.
Se dice que una comunicación es efectiva cuando
es transferida por el emisor y comprendida 100%
por el receptor. Chiavenato (1997)

Procesos de Comunicación
El proceso de comunicación de un mensaje
incluye, además de los emisores y los
receptores, un canal de comunicación y
procesos de codificación y decodificación del
mensaje, así como de retroalimentación y
posibles interferencias (barreras) Robbins, &
De Cenzo (1996).

3) Si estos propósitos son bien logrados en conjunto. .propósitos de la comunicación como actividad gerencial 1) Facilitar la información y compresión necesarias a las personas para que puedan desempeñar sus tareas con un mínimo esfuerzo (habilidad para trabajar) 2) Proporcionar la motivación. (Trabajo en equipo). cooperación y satisfacción del trabajo (voluntad de trabajar). entonces se obtiene una mejor comunicación entre los miembros que conduce a un alto desempeño de los cargos.

Gestión de Comunicaciones en Proyectos inicio Identificar Stakeholders Control Distribuir Información Planificar las Comunicaciones Planificación Ejecución Informar el desempeño Gestionar las expectativas .

Reglas de la Buena Comunicación 1. Asegúrese que el mensaje ha sido comprendido Una buena comunicación supone expresarse con claridad Y esperar cualquier reacción . Transmita el mensaje breve y en términos concisos 3. Tenga claro lo que desea comunicar 2.

Comprobar que el mensaje ha sido recibido 1. Evaluar la penetración de lo expresado 2. Mejore la comunicación al invitar a participar . Escuchar opiniones externas 4. Escuchar al personal 3.

TIPS a considerar 1. Aprenda a formular preguntas . Detecte Prejuicios 5. Aprenda a escuchar 4. Influencia Cultural 2. Lenguaje Corporal 3.

Mejorar las Habilidades de Escuchar 1. Retroalimentar en forma verbal o gestual al orador 3. No interrumpa hasta escuchar el pensamiento completo . Hacer preguntas 4. Centrar la atención en la persona que habla 2.

Formal 2. Escrito Oral Gestos y Símbolos Imágenes Enfoque combinado 1. 2. 5.Método vs Modo de Comunicación 1. 3. Informal . 4.

Barreras para el logro de una comunicación efectiva 1. 3. percepciones y sentimientos). desviaciones no deseadas del cronograma y flujo de fondos estimados) . 2. Psicológicas (emociones. Físicas (ubicación geográfica). Políticas (pautas gubernamentales. Propias del proyecto (indefiniciones en el plan de trabajo y alcance del proyecto. costumbres) 4. Intelectuales (manejo de conceptos diferentes sobre una misma información). 5. personalidad.

Establecer la estrategia de comunicación 5. Realizar un diagnóstico de la necesidad de información 3. Conseguir apoyo Gerencial 2. Implementar el plan . Armar el calendario de eventos y la matriz de comunicaciones 4.Plan de Comunicaciones El plan estratégico de comunicación es un elemento imprescindible en toda organización o proyecto y que debe ser desarrollada en varios pasos: 1.

Calendario de Eventos Tomado del libro Administración Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002) Editorial Mac Graw. Hill Mexico. .

Hill Mexico. .Matriz de Comunicaciones Tomado del libro Administración Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002) Editorial Mac Graw.

Reuniones La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo. . con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo. para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas.

Seguimiento y revisión del proyecto 2.Tipos de Reuniones 1. Solución de problemas 3. Seguimiento a Cartera conflictos de recursos de proyectos y . Revisión del diseño técnico 4. Seguimiento al plan de adquisiciones 5.

Preparar la reunión (recursos humanos y materiales de apoyo).Sugerencias para la preparación de Reuniones 1. Tener la agenda con el orden del día 5. 4. Indicar las normas que la van a regir. 3. Determinar los tiempos estimados de duración por cada tema a tratar. Establecer los objetivos de la misma 2. (y cumplirlos) .

Definir quien será el moderador(quien debe controlar el grupo y ordenar las intervenciones. . concluir y llevar nota de los acuerdos.Sugerencias para la gestión de Reuniones 1. 2. Definir quien debe ser la persona que se encargue de resumir.

Sugerencias para después de Reuniones 1. . Siempre elaborar acta de la Reunión indicando los compromisos y responsabilidades asumidos por cada uno de los participan en la reunión.

Presentaciones La presentación es un proceso en el cual un contenido de un tema se expone ante un auditorio u otro lugar. la presentación generalmente intenta informar y dar idea a una persona de algún tema.org o Microsoft PowerPoint. También se puede realizar presentaciones en programas de presentaciones. como OpenOffice. .

5. 4. refrigerios y salones con mucha anticipación. 2. Hacer un bosquejo de la presentación con un lenguaje sencillo que comprenda la audiencia. Solicitar el equipo audiovisual. . Conocer la audiencia y el salón a usarse. 8. Utilizar regencia durante su presentación. 7. Hacer copias de los materiales que se entregarán. Practicar (mas de lo que se piensa que se debe hacer) 6. 3. Determinar el propósito de la presentación. Preparar ayudas visuales y probarlas.Preparación de Presentaciones 1.

sea sincero.Durante las Presentaciones 1) Espere un poco de nerviosismo (todos los oradores lo experimentan) 2) Conozca las primeras dos o presentación y también su cierre tres frases de su 3) Use el enfoque de las 3D en su presentación 4) Hable con la audiencia con claridad y seguridad. 5) Utilice los movimientos apropiados que ayuden a presentar un punto 6) Dedique tiempo a la interacción con la audiencia 7) Al responder a las preguntas. franco y seguro .

costo. riesgo.Informe de Proyectos Es una herramienta que permite confirmar prioridades en un lapso de tiempo predeterminado presentando indicadores de tiempo. planes de contingencia para el periodo siguiente. abastecimiento. cambios y avances del periodo. Su diseño forma parte del plan de comunicaciones del proyecto .

El cliente está interesado en particular en los logros del proyecto (que avances se han hecho hacía el logro del objetivo del proyecto).Informe de Avance del Proyecto (1) Es importante recordar que un informe de avances no es un informe de actividades. No confunda la actividad o la diligencia con el avance o el logro. en lugar de en que actividades estuvo ocupado el equipo. .

el gerente del proyecto para el cliente.Informe de Avance del Proyecto (2) Los informes sobre los avances del proyecto los pueden preparar: 1. . los miembros del equipo para el gerente del proyecto o para su gerente funcional (en una organización matricial). 2. 3. el gerente del proyecto para la alta dirección de la compañía del proyecto.

.Informe de Avance del Proyecto (3) Tomado del libro Administración Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002) Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Informe de Avance del Proyecto (4) Tomado del libro Administración Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002) Editorial Mac Graw. Hill México. .

Beneficios reales para el cliente. etc. 5. materiales. 6. Requisitos originales del cliente vs. . 3. Una breve descripción del proyecto. Consideraciones futuras. 4. La necesidad original del cliente vs.Informe de cierre del Proyecto 1. Grado hasta el que se cumplió el objetivo original del proyecto. 2.) 7. documentos como dibujos e informes. Una relación de todas las partidas para entregar (equipos. objetivo original del proyecto. Información de pruebas realizadas. programas de computación.

Documentación del Proyecto y Control de cambios e .

2ª Edición de Editorial Thompson Paginas 290 a 383 disponible en 30133 Modulo 4 .Lecturas Recomendadas Para una mejor comprensión se sugiere la lectura del capitulo 12 del libro sobre las comunicaciones del proyecto “Administración Exitosa de Proyectos” de Jack Guido & James Clements.