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Jess Picazo

COMBINAR
CORRESPONDENCIA

La combinacin de correspondencia es
una poderosa herramienta para escribir y
enviar una carta o un correo electrnico
personalizado a varias personas diferentes
al mismo tiempo. Tambin puedes usarla
para crear sobres o etiquetas con la
informacin de cada destinatario. La
combinacin de correspondencia importa
datos desde otra fuente, como por ejemplo
Excel y luego usa esos datos para
reemplazar marcadores de posicin a
travs del mensaje con la informacin
correspondiente de cada individuo al cual
vas a escribirle. Puedes usarla para crear
rpidamente mensajes personalizados
para cientos de personas de una sola vez.

Comprende qu es lo que te permite


hacer la funcin "Combinar
correspondencia". La funcin "Combinar
correspondencia" es una caracterstica
diseada para crear cartas y mensajes de
correo electrnico en forma masiva, as
como tambin sobres y etiquetas con
informacin diferente para cada uno de los
mensajes. Puedes cargar una base de
datos de destinatarios o ingresarlos
manualmente y luego usar marcadores de
posicin o "campos" para completar
automticamente la informacin de cada
destinatario en su propia copia.

Crea una hoja de clculo de


destinatarios (opcional). Puedes ingresar
manualmente cada uno de los destinatarios
durante el proceso de combinacin de
correspondencia, lo cual est bien si solo
quieres enviar mensajes a un puado de
personas, pero notars que es mucho ms
fcil crear una hoja de clculo o una base
de datos antes de comenzar.

Haz clic aqu para ver instrucciones de


cmo crear una hoja de clculo en Excel.

Haz clic aqu para ver instrucciones de


cmo crear una base de datos en Access

Haz clic en la pestaa


"Correspondencia" para abrir las
herramientas de "Combinacin de
correspondencia". Si vas a usar Word
2003 o una versin anterior, haz clic en el
men "Herramientas" y selecciona "Cartas
y correspondencia" "Mostrar barra de
herramientas Combinar correspondencia".

Haz clic en el botn "Iniciar


combinacin de correspondencia" y
selecciona un formato. Puedes usar
"Combinar correspondencia" para crear
correos electrnicos, cartas, sobres,
etiquetas y directorios. Tambin puedes
seleccionar "Documento normal de Word"
si no ests seguro de cul usar.

Si seleccionas "Sobres", aparecer la


ventana "Opciones de sobre", que te
permitir seleccionar qu formato se les
dar a los sobres, as como tambin el
tamao que tienen los sobres fsicos.

Si seleccionas "Etiquetas", aparecer la


ventana "Opciones de etiqueta", que te
permitir seleccionar el tipo de papel de la
etiqueta y el tamao de cada una.
Haz clic en "Seleccionar destinatarios" y
selecciona de qu forma quieres agregar
destinatarios a la combinacin de
correspondencia. La parte de destinatarios es la
ms poderosa de combinacin de correspondencia

ya que te permite reemplazar los marcadores de


posicin o "campos" en la carta con la informacin
personal de cada destinatario. Puedes ingresar los
destinatarios manualmente, cargar un archivo de
base de datos u hoja de clculo, o cargar tus
contactos de Outlook.

Si seleccionas "Escribir una lista nueva",


aparecer una nueva ventana que te permitir
ingresar manualmente la informacin de cada
destinatario. Esto es til si no tienes acceso a una
hoja de clculo con la informacin de tus
destinatarios, pero tambin es la forma ms lenta de
ingresar los datos. Puedes hacer clic en
Personalizar columnas para crear campos
personalizados para los datos que vas ingresar.

Si seleccionas "Utilizar una lista existente",


podrs examinar los archivos de tu computadora
para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas
de clculo, incluyendo aquellas creadas en Excel o
Access. Tambin puedes hacer clic en Nuevo
origen y conectarte a un servidor SQL en lnea.

Si eliges "Seleccionar de los contactos de


Outlook", se cargarn tus contactos de Outlook y
podrs quitar la marca en la casilla de aquellos
contactos que no quieras incluir.

Comienza a crear tu documento como lo


haras normalmente. Una vez que hayas
ingresado los destinatarios podrs
comenzar a crear tu documento. Puedes
hacerlo desde cero o usar cualquier
plantilla. Es importante ingresar primero los
destinatarios para que puedas usar los
campos apropiados al momento de crear el
documento.

Haz clic aqu para ver instrucciones de


cmo crear una carta formal.

Haz clic aqu para ver instrucciones de


cmo escribir un prctico boletn de
noticias por correo electrnico.
Haz clic en el botn Lnea de
saludo para crear un saludo
personalizado. Si quieres ver cmo se
ver el saludo en cada copia de la
combinacin de correspondencia, puedes

usar la vista previa de la ventana que


aparece.

Haz clic en el botn Insertar campo


combinado y selecciona el campo que
quieras insertar en el documento. Estos
campos luego se reemplazarn con los
datos obtenidos desde la base de datos de
destinatario al momento de generar los
documentos.

Por ejemplo, si quieres que el


documento muestre el primer nombre y el
apellido, debes seleccionar "Nombre",
presionar la barra espaciadora y hacer clic
en el botn Insertar campo
combinado una vez ms y seleccionar
"Apellido".

Como otro ejemplo, puedes usar el


botn Bloque de direcciones para crear

sobres con la direccin de cada


destinatario impresa. Escribe tu propia
direccin en el rea de direccin de
devolucin en la plantilla del sobre y luego
agrega "Bloque de direcciones" al rea del
destinatario en la plantilla.

Puedes seleccionar cualquier campo


que contenga datos del destinatario.
Asegrate de que se aplique a todos los
destinatarios de la lista, ya que los campos
en blanco sern muy obvios al leer el
documento.
Haz clic en el botn Resaltar campos
de combinacin para destacar los
campos insertados. Esto har que sea
ms fcil darse cuenta de cmo se vern
los campos al momento de editarlos.
Haz clic en el botn Vista previa de
resultados para ver cmo quedar el
producto final. La pantalla cambiar para
mostrar el documento con la

correspondencia combinada con la


informacin del primer destinatario.
Busca errores. Haz clic en el
botn Buscar errores para hacer que
Word escanee todos los documentos con
correspondencia combinada para
asegurarse de que todos los destinatarios
tienen datos vlidos para cada uno de los
campos. Te informarn acerca de cualquier
dato invlido para que puedas solucionar el
problema antes de continuar.

Finaliza el proceso de combinacin. Una vez


que hayas terminado de revisar los errores,
puedes finalizar el proceso de combinacin y
crear los documentos individuales. Cuando

presiones el botn Finalizar y


combinar tendrs tres opciones:[1]

Editar documentos individuales. Podrs


elegir sobre qu entradas deseas aplicar esta
accin. Una vez que lo hagas, se crear un
nuevo documento, que tendr una nueva
pgina por cada entrada. Luego podrs revisar
el documento y hacer ediciones manuales en
cada una de las pginas.

Imprimir documentos. Podrs elegir sobre


qu entradas deseas aplicar esta accin. Una
vez que lo hagas, los documentos se enviarn
a la cola de impresin y se imprimirn en forma
individual.

Enviar mensajes de correo


electrnico. Podrs definir la lnea de asunto
as como tambin seleccionar el campo que
contiene las direcciones de correo electrnico
de los destinatarios. Podrs enviar los
mensajes de correo electrnico en forma
masiva usando Outlook. Ten en cuenta que
esta opcin enviar inmediatamente el
mensaje, as que asegrate de que todo est
bien!

FIN!