Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

SISTEMA DE COMPRA Y FACTURACIN

ELECTRNICA
Poveda Darwin*; Arias Byron. **
*Escuela Politcnica Nacional, Facultad de Ingeniera Elctrica y Electrnica, Quito, Ecuador
e-mail: darwin.poveda@epn.edu.ec
** Escuela Politcnica Nacional, Facultad de Ingeniera Elctrica y Electrnica, Quito, Ecuador
e-mail: byronariasm@gmail.com

1. JUSTIFICACIN
La importancia de implementar un sistema de compra y facturacin de manera automatizada
permitir operar y llevar un mejor control de la mercanca existente en el negocio, con la
ayuda de nuestro sistema la micro-empresa pasa a un peldao ms a ser una empresa con un
sistema automatizado que lleve el conteo y anuncie un punto de reorden ayudando al dueo
a hacer los pedidos de su mercanca a tiempo y pueda dar un mejor servicio a sus clientes.
2. DEFINICIN DE LA APLICACIN
La aplicacin se la ha definido para ser implementada en el campo de ventas a nivel de
tiendas pequeas o minimarkets, en la cual con nuestra aplicacin se podr registrar en una
base de datos todos los productos que se oferten en la tienda, adems de registrar los
proveedores y diferentes usuarios (vendedores), el manejo de un catalogo permitir que el
usuario administre de mejor manera sus productos, esto se emplea al momento de realizar
una venta. El usuario podr generar una factura despus de cada venta realizada y enviarla
al correo de sus clientes. La aplicacin tambin permite al usuario que revise las ventas que
realizo mensualmente y poder comprobar si su negocio est creciendo, finalmente que
maneje un inventario de productos y el kardex del mismo se vaya actualizando conforme se
realicen ventas o se adquieran ms productos.
Entre otras funcionalidades se puede mencionar: los usuarios podrn autenticarse para
utilizar la aplicacin, es una aplicacin de escritorio y para un sistema operativo Windows,
maneja un servidor de correo a partir de las facilidades que brinda GMAIL, y utilizar una
base de datos en SQL.
3. ANLISIS DE REQUERIMIENTOS
3.1. DEFINICIN DE ACTORES
ACTORES
Sistema
Sistema
Sistema
Servidor de Correo
Servidor de Correo

REQUERIMIENTOS
Validar el ingreso de los usuarios
Actualizar el Inventario (Kardex)
Informar sobre los productos con stock mnimo o
menor.
Registro de Correos Electrnicos
Usar el servidor de Correo de GMAIL para enviar
facturas

TIPO
REQU.
F
F
F
F
NF

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

Administrador/Vendedor

El sistema debe permitir la administracin de

Productos

Administrador/Vendedor

Generar Facturas (Subtotales, total, IVA,

Descuentos)

Enviar Facturas al correo del cliente

Administrador/Vendedor

Que pueda acceder al sistema

Administrador/Vendedor

Mostrar Catlogo de productos

Administrador/Vendedor

Filtrar considerando criterios

F
F
F

Administrador/Vendedor
Administrador
Administrador

Administracin de Clientes(CRUD)
Soportar la administracin de perfiles(CRUD)

F
F
F

Administrador

Aplicacin sea de escritorio (SO: Windows) y en el

lenguaje de programacin C#

NF

Manejar un BBDD en SQL de mis clientes,

productos, proveedores, facturas, ventas

Administrador
Administrador
Administrador
Administrador
Administrador

Administracin de Usuarios(CRUD)
Administracin de Proveedores(CRUD)
Administracin de Facturas(CRUD)

NF
F
F
F

Registro e Impresin de Ventas por mes (Libro

Diario)

Mostrar los productos prximos a caducarse (7

das)

Administrador
Administrador

Las interfaces deben ser amigables e intuitivas

F
F

Administrador

Permitir crear categoras para clasificar los

productos

Administrador

Calcular el porcentaje de utilidad de cada uno de

los productos

3.2. HISTORIAS DE USUARIO

Administracin de productos
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU01
11/12/2015
Fecha:
Administracin de productos
planificada Prioridad:
5
Estimacin: 6

Se puede agregar, eliminar, modificar y buscar un producto, incluyendo sus caracteristicas

principales. Adicionalmente me debe mostrar un aviso de los productos a caducarse.
Inventario
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:

HU02
planificada
2

Fecha:
Inventario
5
Prioridad:

11/12/2015
Estimacin:

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

Descripcin:
Puedo ver el inventario de los productos existentes y as saber la cantidad de productos que
tengo, al igual que se debe ir actualizando el kardex de inventario.

Catlogo
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU03
planificada

Fecha:
Catlogo
5
Prioridad:

11/12/2015
Estimacin:

Puedo tener acceso al catlogo de los productos para el momento de realizar una venta, tambin
poder filtrar los productos de acuerdo a cualquier caracterstica del mismo

Administracin de usuarios
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU04
11/12/2015
Fecha:
Administracin de usuarios
planificada Prioridad:
4
Estimacin: 6

Se puede agregar, modificar, buscar y eliminar un usuario del sistema ya se este administrador,
vendedor o cualquier tipo de usuario

Administracin de perfiles
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU05
11/12/2015
Fecha:
Administracin de perfiles
planificada Prioridad:
4
Estimacin: 6

Se puede agregar, modificar, buscar y eliminar un perfil de usuario

Administracin de factura
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU06
11/12/2015
Fecha:
Administracin de factura
planificada Prioridad:
4
Estimacin: 8

Se puede agregar, modificar, buscar, eliminar y generar una factura despus de cada venta, para
un cliente.
3

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

Administracin de envo de correo

Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU07
11/12/2015
Fecha:
Administracin de envio de correo
planificada Prioridad:
4
Estimacin: 10

Implementar un servidor de correo GMAIL desde el cual se enviaran todas la facturas a cada
cliente

Login
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU08
planificada

Fecha:
Login
3
Prioridad:

11/12/2015
Estimacin:

Los usuarios de la aplicacin deben poder ingresar al sistema, el mismo que validara el ingreso
y dara los permisos respectivos de acuerdo al perfil del usuario

Administracin de clientes
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU09
11/12/2015
Fecha:
Administracin de clientes
planificada Prioridad:
3
Estimacin: 6

Se puede agregar, modificar, buscar y eliminar un cliente del sistema para poder generar la
factura

Administracin de proveedores
Nmero de HU:
Nombre de Hu:
Disposicin:
Descripcin:

HU10
11/12/2015
Fecha:
Administracin de proveedores
planificada Prioridad:
3
Estimacin: 6

Se puede agregar, modificar, buscar y eliminar un proveedor para registrarlo en el sistema.

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3.3. PLAN DE ENTREGAS

4. El tiempo de entrega se ha establecido tomando en cuenta los mdulos.

Mdulo

Tiempo
Total(Semanas
estimado Holgura
20
(horas)
(horas) Total(Horas) horas/semana)

Administracin de
Productos
Inventario
Catlogo

6
8
5

3
4
2,5

9
12
7,5

0,45
0,6
0,375

Administracin de
Usuarios

0,45

Administracin de
Perfiles

0,45

Administracin de
Factura

12

0,6

Administracin de
Envi De Correo
Login

10
5

5
2,5

15
7,5

0,75
0,375

Administracin de
Cliente

0,45

Administracin de
Proveedores

3
TOTAL:

9
99

0,45
4,95

4.1. MDULOS
MDULO

CDIGO

LOGIN

CU_01
CU_02
CU_03

ADMINISTRACIN
DE PRODUCTOS

CU_04
CU_05
CU_06
CU_07

ADMINISTRACIN
DE USUARIOS

CU_08
CU_09

NOMBRE

ROL

PRIORIDAD

Ingresar al
Sistema
Agregar
Producto
Eliminar
Producto
Modificar
Producto
Buscar
Producto
Aviso de
caducidad de
productos
Agregar
Usuario
Eliminar
Usuario
Modificar
Usuario

Administrador
/Vendedor

Administrador/Vendedor

Administrador

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

ADMINISTRACIN
DE PERFILES

ADMINISTRACIN
DE FACTURA

ADMINISTRACIN
DE CLIENTE

CU_10
CU_11
CU_12
CU_13
CU_14

Buscar Usuario
Agregar Perfil
Eliminar Perfil
Modificar Perfil
Buscar Perfil

CU_15

Generar Factura

CU_16

Eliminar
Factura

CU_17

Modificar
Factura

CU_18

Visualizar
Factura

CU_19

Ingresar Cliente

CU_20

Modificar
Cliente

CU_21

Eliminar
Cliente

CU_22

Buscar Cliente

CU_23
ADMINISTRACIN
DE PROVEEDORES

CU_24
CU_25
CU_26
CU_27

INVENTARIO
CU_28

ADMINISTRACIN
DE ENVI DE
CORREO

CU_29

CU_30
CU_31
CATALAGO
CU_32

Registrar
Proveedor
Modificar
Proveedor
Eliminar
Proveedor
Buscar
Proveedor
Mostrar
inventario
Actualizar
inventario
Implementar
servicio de
correo
electrnico
Envo de
facturas al
cliente
Mostrar
catalogo
Filtrar
productos

Administrador

Vendedor/Administrador

Vendedor/Administrador

Administrador

Administrador

Administrador
4
Administrador/Vendedor

Administrador/Vendedor

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

4.2. ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN

5. DISEO
5.1. DIAGRAMA DE CLASES

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

5.2. DIAGRAMA DE BASE DE DATOS

Provee

Cliente

id_Producto PFK
id_Proveedor PFK

Producto
PK id_Producto
descripcion
fecha_Vencimiento
precio_comprado
precio_vedido
marca
stock_max
stock_min
unidad_medida

Proveedor
PK

PK

id_Proveedor
ruc
nombre
direccion
telefono
celular

PK id_Item

stock
id_Producto FK

Empleado

PK id_Factura

Inventario
id_Inventario

CI
nombre
apellido
correo
direccion
telefono
celular

Factura

Item

PK

id_Cliente

cantidad-float
total-float
id_Producto FK

num_Factura
fecha
subtotal
iva
descuento
total
id_cliente FK
id_empleado FK
id_item FK

PK id_Empleado
ci
nombre
apellido
cargo
nickname
password
telefono
celular
direccion
correo

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

5.3. DIAGRAMA DE PROCESOS

GENERACIN DE FACTURA

Ingresar a Factura

Registrar los items de compra

Calcular: Subtotal,
Iva y Total

V
Recalcular el Total

F
Tiene descuento?
F
V

Ingresamos un nuevo
cliente

Desea Factura?
F

V
Existe cliente
Registramos los
datos en la factura

Envio de la factura al
correo

Ingresamos en el
nombre del Cliente:
Consumidor Final

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

Registro de Ventas por mes

Consulta a la BBDD de
las facturas en un mes
Desplegar todos los
items de las Facturas
Sumar todos los
subtotales
Mostrar una tabla y
grafico de las ventas
mensuales

CLCULO DE % DE UTILIDAD DE PRODUCTO

Consulta del precio de compra y de

venta de cada producto

Hacer la siguiente operacin:

%U=(Precio_venta*100)/
precio_compra-100
Mostrar el nombre del
producto y el resultado de
la operacin

10

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

INGRESO DE PRODUCTOS

Ingresar a la Administracin
de Productos

Buscar el producto
F
V
Existe el producto?

Crear un nuevo
producto

Modificar:
cantidad
fecha_Vencimiento
precio_comprado
precio_venta

MOSTRAR EL CATALOGO DE PRODUCTOS

Empleado

Sistema

Base de Datos

Consulta de productos
Establecer Conexin
Respuesta Exitosa
Consulta de Productos

Resultado Consulta
Resultado Consulta
loop0

Filtrado Bsico de Productos

Consulta

[parameters]

Resultado Consulta
Resultado Consulta

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Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

5.4. VISTAS
Perfil Administrador
Interfaz de administrador:

Interfaz de ingreso de productos:

12

Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

Interfaz de ingreso de usuarios:

Perfil de vendedor
Interfaz de venta:

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Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

Interfaz de factura:

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES

Es evidente que unas de las fases ms importantes es la de anlisis de requerimientos, ya

que estos son la base de toda la aplicacin a desarrollar y estn estrechamente ligados a
la fase de diseo, adems que de acuerdo a lo que se defina en esta etapa tambin se
tendr idea del alcance que tendr la aplicacin, por este motivo que esta etapa es de
mucho cuidado y hay que realizarla de una forma muy analtica.
Al finalizar la etapa de Diseo, podemos concluir que esta una de las fases ms
importantes en el proceso de desarrollo de software ya que aqu definimos la parte
Lgica, datos y Vistas de la aplicacin, por lo tanto implica una buena parte del tiempo.
El Diseo debe ser llevado a cabo con mucho detalle para no tener que corregir algo en
el momento de implementar el sistema o peor an en el momento de pruebas.
Ha sido un nuevo reto el tener que disear una aplicacin de software, debido que
implica un mayor anlisis y entendimiento de cada uno de los requerimientos del usuario
y esto plasmarlo en diagramas.

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Sistema de Compra y Facturacin Electrnica

6.2. RECOMENDACIONES

Es recomendable que en las etapas de anlisis de requerimientos y parte de la etapa de

diseo se la realice conjuntamente con el cliente, debido a que debemos estar seguros de
haber captado la idea del usuario y que estemos de acuerdo en los requerimientos, en
parte del diseo es recomendable explicar al cliente los mdulos que se van a
implementar y as definir prioridades.
Se recomienda seguir la metodologa XP para este tipo de proyectos de mediano alcance
para al final de cada etapa tener todos los artefactos necesarios para el desarrollo de la
siguiente fase y no tener que regresar a realizar algo que se nos olvid.

15