Fondo Rotativo y Caja Chica

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
UNIDAD DE FONDO ROTATIVO

Esta Unidad se encarga de aperturar, rendir, consolidar, hacer reposicin,
archivar, revisar documentacin, liquidar y registrar el manejo de fondos
rotativos, siendo estos una disponibilidad de recursos financieros (efectivo o
cheque), que la Tesorera entrega a un funcionario responsable para su manejo
y pueda cubrir gastos urgentes de funcionamiento e inversin de poca cuanta
que no necesariamente espera el trmite de una orden de compra.
Objetivo general
Definir de manera clara y precisa las responsabilidades del personal que
participa en la gestin de Fondos Rotativos de la Municipalidad.
Base legal
La Unidad de Fondo Rotativo tiene como base para su gestin la siguiente
normativa:
Acuerdo del Ministerio de Finanzas Pblicas No. 06-98, modificado con los
Acuerdos Ministeriales 1-2007 y 10-2012.
Acuerdo Ministerial 13-98.
Resolucin Conjunta No. 01-2005 de Direccin de Contabilidad del Estado y

Tesorera Nacional.
Las normas especficas que se establezcan en las regulaciones legales de

constitucin de cada Fondo Rotativo.
CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

La constitucin representa la asignacin inicial para Fondo Rotativo, dentro de la
Unidad se establece una cantidad monetaria cada inicio de ao para que
sufrague gastos emergentes.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Objetivos
Las metas que se persiguen para el realizar el procedimiento de constitucin
son los siguientes:
Realizar adecuadamente la constitucin o ampliacin del Fondo Rotativo.
Establecer por medio de Acta un acuerdo para la constitucin del Fondo

Rotativo anual.
Establecer las autoridades que deben de participar en la constitucin o

ampliacin del Fondo Rotativo.
Requisitos
Para el procedimiento
de constitucin de Fondo Rotativo se necesita la
documentacin siguiente:
Acta de Constitucin de Fondo Rotativo.
Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo.
Comprobante nico de Registro -CUR-
Cheque que contiene el monto inicial de Fondo Rotativo.
Normas
Las normas que regulan la constitucin de Fondo Rotativo para que sea
oportuna ante las distintas autoridades de la Municipalidad son las siguientes:
Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

(Q 15,000.00).
La constitucin del FR se formaliza con la entrega de fondos a un

funcionario autorizado, con el fin de que se realicen gastos de
funcionamiento e inversin.
La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de

acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Municipalidad establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca

cuanta efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades
presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no
Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad
Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin
podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del
Grupo 400.
La Constitucin de Fondo Rotativo no afecta el presupuesto, solo se registra

contablemente.
La Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo debe de contener el Vo. Bo.

del Alcalde Municipal.
No se aceptar la Solicitud de Constitucin si no es cotejada con la

disponibilidad presupuestaria.
Dentro de la Solicitud de Constitucin de fondos se establecer los

responsables de su manejo.
PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita reporte de disponibilidad financiera
Solicita el reporte de disponibilidad financiera para la
Director
elaboracin de la Solicitud de Constitucin del Fondo
Financiero
Rotativo.
Verifica el reporte de disponibilidad financiera y lo

traslada
Luego de realizar la verificacin correspondiente
traslada al Director Financiero.
Encargado de
Tesorera
Recibe el reporte de disponibilidad y elabora

solicitud de constitucin
Recibe el reporte y elabora solicitud del Fondo
Rotativo, donde se indican los nombres de los
responsables para su manejo, tramita la firma y Vo. Bo.
del Alcalde Municipal.
Director
Financiero

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
4
8
9
10
11
12
13
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Firma, da Vo. Bo. y traslada la solicitud de
constitucin
Alcalde
Se entrega la Solicitud de Constitucin al Alcalde para
Municipal
que otorgue su visto bueno.
Recibe Solicitud de Constitucin y analiza
Recibe la Solicitud para la Constitucin del fondo, si no
Concejo
llena los requisitos no aprueba la solicitud finalizar el
Municipal
procedimiento.
Solicita elaboracin de Acuerdo de Constitucin de
Fondo Rotativo
Concejo
Si aprueba, solicita la elaboracin del Acuerdo de
Municipal
Constitucin de Fondo Rotativo.
Elabora Acuerdo de Constitucin de Fondo
Rotativo
Secretaria
Conforme lo establecido en la legislacin aplicable se
Municipal
realiza el Acuerdo de Constitucin de Fondo Rotativo.
Traslada proyecto de Acuerdo al Concejo Municipal
Secretaria
Realiza el debido traslado para su aprobacin.
Municipal
Recibe proyecto de Acuerdo de constitucin
Concejo
Del Fondo Rotativo a constituirse para el presente ao.
Municipal
Concejo
Aprueba y firma el Acuerdo
Municipal
Aprobado por un representante del Concejo Municipal y
y Director
Director Financiero
Financiero de
-DAFIMTraslada el expediente de Constitucin
Con el Acuerdo aprobado y Solicitud de Fondo Rotativo
Secretaria
se traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado y
Municipal
solicitud firmada y sellada.
Recibe expediente e ingresa datos en el sistema
Para obtener el Comprobante nico de Registro y Encargado de
hacer efectiva la constitucin del Fondo Rotativo en Contabilidad
SICOIN-GL.
Aprobacin del pago
Encargado de
Luego que el sistema apruebe la Constitucin del
Tesorera
Fondo Rotativo, el sistema genera el pago del mismo.

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Impresin y entrega de cheque

Se genera un cheque que el sistema genera para
14
proceder a su impresin y
realizar entrega al
Encargado de Fondo Rotativo.
No.
ACTIVIDAD
Recibe cheque e ingresa de datos de cheque

15 Recibe cheque y expediente e ingresa datos del
cheque al mdulo de Fondo Rotativo.
Cambia el cheque
16 En la agencia interna de BANRURAL para la
disponibilidad de fondos.
Resguarda el efectivo
17
Resguardo del efectivo para compras menores.
Archiva el expediente de Constitucin de Fondo
Rotativo
18
Para su debida custodia se archiva el expediente de
Constitucin.
Encargado de
Contabilidad
RESPONSABLE
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Contabilidad

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

Es un incremento al monto original constituido del Fondo Rotativo a la fecha. La
ampliacin del fondo surge por la falta de disponibilidad monetaria que requiere
la Unidad a cargo para solventar gastos por compras o adquisicin de servicios,
la ampliacin se puede dar solamente si el fondo es menor al mximo
establecido de quince mil quetzales (Q15,000.00).
Objetivos
A continuacin se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo
persigue al momento de ampliar el monto constituido de fondos.
Mantener una disponibilidad de efectivo adecuada para cubrir gastos de

funcionamiento e inversin emergentes.
Evitar la falta de fondos al momento que existan gastos imprevistos en un

momento determinado.
Requisitos
Para la debida realizacin del procedimiento
de ampliacin se necesita la
siguiente documentacin:
Solicitud de ampliacin del Fondo Rotativo.
Justificacin para la ampliacin del Fondo Rotativo.
Normas
Las normas que regulan el procedimiento de ampliacin son las siguientes:
Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

(Q 15,000.00).

Municipalidad establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca

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GRUPO 18
cuanta efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades

presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no
Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad
Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin
podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del
Grupo 400.
La aprobacin para ampliacin del monto de Fondo Rotativo se har

conforme lo disponga el Concejo Municipal.
PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Realiza un anlisis para una ampliacin
Para proceder a realizar la solicitud de ampliacin se
Director
realizar un anlisis del monto constituido del Fondo
Financiero
Rotativo.
Solicita Reporte de Disponibilidad Financiera
Solicita el reporte de disponibilidad financiera para la
elaboracin de la solicitud de modificacin por
ampliacin del Fondo Rotativo.
Elabora Reporte de Disponibilidad Financiera y
traslada
Procede a realizar el reporte de disponibilidad
financiera y corrobora que existan fondos suficientes
para realizar la ampliacin del fondo.
Recibe el Reporte de Disponibilidad y elabora
Solicitud de Modificacin para Ampliacin
Recibe el reporte, si no existiesen fondos suficientes se
dar por terminado el procedimiento. Si existiesen
fondos el Director Financiero realizar la solicitud de la
modificacin.
Traslada Solicitud de Modificacin de Ampliacin y
Reporte de Disponibilidad
Se traslada la Solicitud de Modificacin y el Reporte de
Disponibilidad Financiera al Concejo Municipal para
que se apruebe o desapruebe la solicitud.
Director
Financiero
Encargado de
Presupuestos
Director
Financiero
Director
Financiero

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
6
10
11
12
13
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe documentacin y analiza
Concejo
Recibe solicitud y reporte si no aprueba la solicitud,
Municipal
finaliza el procedimiento.
Solicita elaboracin de Acuerdo de Modificacin
por Ampliacin del monto original del Fondo
Concejo
Rotativo
Municipal
Modificacin del Fondo Rotativo.
Elabora Acuerdo de Ampliacin del Fondo Rotativo
y lo traslada al Director Financiero
Secretaria
Conforme lo autorizado y aprobado por el Concejo
Municipal
Municipal se elabora el Acuerdo de Modificacin por
Ampliacin del monto de Fondo Rotativo ya constituido.
Recibe expediente de modificacin, autoriza y
traslada
Recibe el expediente de modificacin por ampliacin
Concejo
del monto constituido a la fecha de Fondo Rotativo,
Municipal
autoriza el mismo y lo traslada para su debido registro
en sistema -SICOIN GL-.
Recibe expediente, registra en -SICOIN GL- y
traslada
Recibe el expediente y registra en el sistema la Encargado de
ampliacin del monto de Fondo Rotativo. El sistema Fondo Rotativo
genera automticamente el expediente de pago para
luego trasladarlo y que este sea aprobado.
Recibe y aprueba expediente modificacin por
ampliacin del monto de Fondo Rotativo
Encargado de
Luego de recibir el expediente el Encargado, aprueba
Tesorera
el expediente de pago para ser trasladado y poder
generar el cheque de pago.
Traslada el expediente
Traslada el expediente completo para que el Encargado Encargado de
de Contabilidad genere el cheque de pago en el
Tesorera
sistema.
Recibe el Expediente de Pago y genera cheque en
sistema
Encargado de
Se genera un cheque que el sistema -SICOIN GLContabilidad
emite.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Imprime y entrega de cheque

Encargado de
14 Se procede a su impresin y se realiza entrega al
Contabilidad
Encargado de Fondo Rotativo.
Recibe cheque e ingresa de datos del mismo
Encargado de
15 Recibe cheque y expediente e ingresa datos del
Fondo Rotativo
cheque al mdulo de Fondo Rotativo.
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Cambia el cheque
Encargado de
16 En la agencia interna de BANRURAL para la
Fondo Rotativo
disponibilidad de fondos.
Encargado de
17
Resguardo del efectivo para compras futuras.
Fondo Rotativo
Recibe el expediente y archiva
18 Para su debida custodia se archiva el expediente de
modificacin por ampliacin del Fondo Rotativo.
Encargado de
Contabilidad

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GRUPO 18
DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO

Es una reduccin al monto original asignado de Fondos Rotativos. La gestin
para una disminucin del monto se deber gestionar mediante la elaboracin de
una solicitud y su respectiva justificacin del por qu existe la necesidad de una
disminucin de fondos.
Objetivos
A continuacin se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo
persigue al momento de disminuir el monto constituido de fondos.
Mantener la disponibilidad monetaria necesaria para solventar gastos

emergentes.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Evitar que para el manejo de pagos de gastos exista una cantidad elevada
de disponibilidad monetaria sin utilizar.
Requisitos
Para la debida realizacin del procedimiento
de disminucin se necesita la
siguiente documentacin:
Solicitud de Disminucin del Fondo Rotativo.
Justificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.
Acta con Acuerdo de Modificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.
Normas
Las normas que regulan el procedimiento de disminucin son las siguientes:

Municipalidad establezcan.
Solamente se realizarn disminuciones al fondo cuando el monto utilizado

no supere un 75% del fondo original constituido.
Solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta efectuados con

dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes
de los renglones del grupo 100 Gastos no Personales, grupo 200 Materiales
y Suministros y grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepcin de los
renglones 321, 325 y 327. Tambin podrn afectarse los renglones 411, 412,
416, 419, 423, 425, 426 y 432 del grupo 400.
PROCEDIMIENTO DE DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
Realiza un anlisis para una disminucin

Para proceder a realizar la solicitud de disminucin se
realizar un anlisis del monto constituido del Fondo
Rotativo.
Elabora solicitud de modificacin para disminucin
del monto de Fondo Rotativo
Realiza la solicitud de la modificacin para entregarla al
Concejo Municipal para que sea aprobado o
desaprobado.
Recibe solicitud de disminucin y analiza
Recibe la solicitud de modificacin del Fondo Rotativo,
si no aprueba la solicitud, finaliza el procedimiento.
Solicita elaboracin de Acta que contendr el
Acuerdo de Disminucin de Fondo Rotativo
Modificacin del Fondo Rotativo.
Elabora Acuerdo de Disminucin del Fondo
Rotativo y lo traslada al Director Financiero
Conforme lo autorizado y aprobado por el Concejo
Municipal se elabora el Acuerdo de Modificacin por
Disminucin del monto de Fondo Rotativo ya
constituido.
Recibe expediente de modificacin autoriza y
traslada
Recibe el expediente de modificacin por ampliacin
del monto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, lo
autoriza y realiza su traslado al Encargado de Fondo
Rotativo.
Director
Financiero
Director
Financiero
Concejo
Municipal
Concejo
Municipal
Secretaria
Municipal
Director
Financiero
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expediente y realiza el depsito por
disminucin del monto de Fondo Rotativo
Recibe el expediente por la modificacin, prepara el Encargado de
efectivo a reintegrarse y as proceder a depositarlo en Fondo Rotativo
la cuenta de la Municipalidad donde debito el monto
original del Fondo Rotativo.
Adjunta boleta otorgada por el banco y traslada el Encargado de
expediente para ser registrado en el sistema
Fondo Rotativo
Realizado el reintegro del monto disminuido, el banco
le genera una boleta al Encargado, esta deber de ser
adjuntada en el expediente para luego ser trasladado y

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
registrado.
Recibe expediente y lo registra en -SICOIN GL9 Recibe el expediente y registra en el sistema el nmero
de boleta por la disminucin del monto de Caja Chica.
Archiva el expediente de Modificacin por
Disminucin del monto del Fondo Rotativo.
10
modificacin por ampliacin del FONDO ROTATIVO.
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Contabilidad

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
RENDICIN, EJECUCIN Y REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO

Los procedimientos de rendicin, ejecucin y reposicin se ven entrelazados
para la gestin del Fondo Rotativo. En la etapa de la ejecucin se realiza la
afectacin presupuestaria segn el monto rendido y la solicitud del reintegro del
fondo. Para luego dar paso a la etapa de rendicin que se realiza con base a los
documentos de los gastos efectuados en la etapa de ejecucin. Por ltimo en la
etapa de reposicin se hace entrega del reintegro de los fondos empleados en la
etapa de ejecucin al responsable de Fondos Rotativos por medio de un cheque
emitido en -SICOIN GL-.
Objetivos
La Unidad encargada de Fondo Rotativo deber de velar por cumplir los
siguientes objetivos:
Mantener el debido manejo de Fondo Rotativo por medio de procedimientos

que generen confiabilidad al Encargado del mismo.
Generar los debidos registros y resguardo de documentacin para futuras

revisiones o auditorias.
Evitar la falta de efectivo cuando surjan gastos por concepto de compra o

adquisicin de bienes o servicios contemplados como gastos emergentes y
de pequea cuanta.
Requisitos
Los documentos a utilizar en los procedimientos de rendicin, ejecucin y
reposicin de Fondo Rotativo son los siguientes:
Orden de Compra o carta que consigne el gasto a realizar.
Vale
Facturas por compra de bienes o servicios.
Formulario de rendicin emitido por -SICOIN GL-
Cheque por concepto de reposicin de fondos.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Normas
La normativa aplicable para el manejo de fondos del Fondo Rotativo es la
siguiente:
El Director Financiero deber verificar la razn por la que se realizar el

gasto, si est conforme dar su Vo. Bo. para poder pagarlo con fondos del
Fondo Rotativo.
El gasto no puede exceder la cantidad de mil quinientos (Q 1,500.00).

El Encargado de Fondos Rotativos verificar que la solicitud cumpla con las
normas correspondientes.
El Encargado de Tesorera verifica la solicitud y da el Vo. Bo. para

autorizacin.
El reembolso del monto de fondos deber realizarse en tres das mximo, si

no se diese el reembolso a tiempo se le descontar del sueldo del empleado
interesado que realiz la solicitud.
El Encargado de la compra verifica que los datos de la factura estn

correctos.
Se estampar en la factura del gasto incurrido el sello fechador que

identifique a la oficina y que diga PAGADO POR FONDO ROTATIVO.
El registro de la(s) factura(s) por gastos pagados con fondos del Fondo
Rotativo debern ser registradas en -SICOIN GL- diariamente.
La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por
medio de firma.
Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas.
Las facturas en todos los casos, debern expedirse a nombre de la

Municipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien
adquirido, precio unitario y el importe total en nmero y letra.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida.
Cuando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de

comensales y motivo oficial del consumo.
En el caso de que existan facturas de gasolina estas debern especificar:

nmero de litros consumidos, nmero de placas, kilometraje, nombre y firma
del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar
el motivo de su uso y el nombre y firma del propietario.
Todas las compras menores que se efecten en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la
firma del Jefe Superior de la Unidad Solicitante.
Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechazados
por el Director Financiero para su reposicin.
PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO ROTATIVO

No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora solicitud/entrega de bienes y tramita firma
del Jefe Inmediato Superior (de la unidad que
Unidad
1 solicita la realizacin del gasto)
Solicitante
Elabora la solicitud de compra y tramita la firma de
autorizacin de su jefe superior inmediato.
Traslada la solicitud autorizada y firmada por el
Jefe de la Unidad Solicitante al Director Financiero
El Director Financiero recibe la solicitud del gasto,
Unidad
2 analiza dicha solicitud, si no procede, termina el
Solicitante
procedimiento. Si procede el gasto se traslada al
Encargado de almacn para la respectiva verificacin
de existencia.
Recibe solicitud, verifica existencia o certifica
inexistencia del bien
Encargado de
3
Recibe solicitud, verifica la existencia del bien y
Almacn
certifica la inexistencia de lo solicitado.
Firma y sella la solicitud
Encargado de
4
Revisa la solicitud, firma y sella la solicitud.
Almacn

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Traslada solicitud
Se traslada la solicitud al Encargado de Presupuesto.
Encargado de
Almacn
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe
solicitud,
verifica
disponibilidad
presupuestaria
Encargado de
6 Recibe y verifica la disponibilidad presupuestaria de la
Presupuesto
Unidad y si esta cuenta con los recursos para solventar
el gasto que se desea realizar.
Si no existiese asignacin presupuestaria
Encargado de
6.1 Si no existe asignacin se deber gestionar la
Presupuesto
modificacin presupuestaria.
6.2
Si existe asignacin presupuestaria

Se codifica, firma y sella la solicitud
Se traslada la solicitud
Se traslada a Encargado de Fondo Rotativo para su
verificacin.
Recibe solicitud y verifica
8 Recibe solicitud, verifica si cumple con las normas
establecidas para el efecto.
Elabora el vale
9 El Encargado de Fondo Rotativo deber elaborar el
vale correspondiente al gasto que se est en gestin.
Entrega efectivo a travs de un vale
El Encargado de Fondo Rotativo entregar el efectivo
10
por medio de un vale para realizar la compra
respectiva al Encargado de Compras.
Recibe efectivo y firma vale de recibido
11 El Encargado de Compras recibe el efectivo y firma de
recibido el vale.
Realiza la compra o adquisicin del servicio
12 El Encargado de compras realiza la compra o
adquisicin del servicio para luego pagar al proveedor.
Solicita la factura respectiva, revisa que todos los
12. datos estn correctos
1 Revisa que todos los datos contenidos en la factura
estn de acuerdo a las normas establecidas.
7
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo
Rotativo
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
13
Traslada factura, bien o servicio adquirido al

empleado interesado
Luego de verificar la factura este de acuerdo a las
normas establecidas, proceder a la entrega del bien o
servicio al empleado interesado.
Encargado de
Compras
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe factura, bien o servicio adquirido y verifica
Recibe factura por el bien o servicio adquirido para
Empleado
14
luego verificar que la factura y los bienes o servicios
Interesado
cumplan con lo requerido.
Razona y firma de aceptacin
14.
Empleado
Razona la factura y firma la misma como aceptacin
1
Interesado
de que todo est correcto en el gasto efectuado.
Gestiona firma del Jefe Superior Inmediato
14. El empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de su
2 Jefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) al
Encargado de Compras
Traslada factura verificada, razonada, firmada y
sellada
14.
Se entrega la factura con todos los requerimientos al
3
Encargado de Compras para que este realice el debido
ingreso a almacn del bien.
Recibe la factura razonada, firmada y sellada, la
15 adjunta a los documentos soporte de la compra
Para gestionar la entrada de bienes al almacn.
16
17
18
Gestiona al ingreso del almacn

El Encargado de compras gestiona el ingreso de los
bienes adquiridos.
Entrega el expediente de compra
Se entrega al Encargado de Fondo Rotativo (solicitud
de compra, factura razonada, recibo de caja si lo
hubiere, ingreso a almacn y otros documentos que
ampare la compra) y liquida el vale.
Recibe y revisa expediente de compra
Si est conforme con el expediente recibido, se
entrega el vale al Encargado de Fondo Rotativo, (o
bien si se encuentra inconforme se anula el vale),
estampa el sello de "PAGADO POR FONDO
ROTATIVO" en la factura recibida.
Empleado
Interesado
Empleado
Interesado
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Fondo
Rotativo

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
19
Ingresa los datos de la(s) factura(s) al mdulo de

Fondo Rotativo del -SICOIN GLDado de conformidad el expediente de compra, se
registra en -SICOIN GL- la(s) factura(s) generadas por
la compra de bienes o la adquisicin de servicios.
Encargado de
Fondo
Rotativo

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
20
21
22
23
24
25
26
27
PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita y llena formulario para reposicin de
fondos en -SICOIN GLAl tener como mnimo el 25% del monto total de Caja Encargado de
Chica devengado, el Encargado generar e imprimir el
Fondo
formulario FONDO ROTATIVO, para solicitar su
Rotativo
reposicin y deber adjuntar los documentos originales
y todos aquellos documentos de respaldo.
Traslado de expediente y formulario para gestin de
firma
Encargado de
Traslada al Encargado de Contabilidad y Director Fondo Rotativo
Financiero el expediente con el formulario de reposicin
Firma de autorizacin
El Encargado de Contabilidad y el Director Financiero
Encargado de
firman el formulario de reposicin luego de haber
Contabilidad
verificado que los datos contenidos en el expediente y
formularios estn correctos.
Elabora instruccin de pago en el sistema
-SICOIN GLEncargado de
Luego de autorizar el formulario el Encargado de
Contabilidad
Contabilidad consigna en un formulario prestablecido
por -SICOIN GL- la reposicin de fondos.
Aprueba en el sistema la reposicin de los fondos
Aprueba en el sistema la reposicin del Fondo Rotativo,
Encargado de
en el se genera de forma automtica el expediente de
Contabilidad
regularizacin del gasto del fondo para ser trasladado
al Encargado de Tesorera.
Traslado del expediente de regularizacin del gasto
de Fondo Rotativo
Encargado de
Se realiza el traslado del expediente al Encargado de
Contabilidad
Tesorera para su revisin y aprobacin.
Recibe, revisa y aprueba expediente
El Encargado recibe el expediente corrobora los datos Encargado de
contenidos en el expediente y gestiona el pago del
Tesorera
expediente de Fondo Rotativo.
Traslado del expediente de regularizacin del gasto
de Fondo Rotativo
Encargado de
Se realiza el traslado del expediente al Encargado de
Tesorera
Tesorera para su revisin y aprobacin.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
28
29
30
31
32
33
34
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe el expediente y gestiona en el sistema el
cheque de reposicin
Encargado de
El Encargado recibe el expediente de Fondo Rotativo,
Contabilidad
genera en el sistema -SICOIN GL-, el cheque de
reposicin del fondo.
Imprime y autoriza el cheque
Imprime y autoriza el cheque por medio de la firma del Encargado de
Director Financiero y de su persona para reposicin de
Contabilidad
Fondo Rotativo.
Entrega cheque al Encargado de Fondo Rotativo
Encargado de
Entrega el cheque al Encargado de Fondos Rotativos
Contabilidad
para su registro.
Recibe cheque e ingresa de datos del mismo
Recibe cheque y expediente e ingresa datos del Encargado de
cheque al mdulo de Fondo Rotativo de -SICOIN GL- , Fondo Rotativo
luego de ello procede a hacerlo efectivo.
Cambia el cheque
Luego de ingresar los datos del mismo el Encargado Encargado de
realiza el cambio del cheque en la agencia interna de Fondo Rotativo
BANRURAL.
Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe el expediente y archiva
Encargado de
Contabilidad
reposicin de fondos del Fondo Rotativo.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

Es la fase en la que se registran los documentos pagados a travs del fondo y
que no sern reembolsados, se devuelve el efectivo que no se ha utilizado, y se
realiza la afectacin contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo para el
siguiente perodo.
Objetivos
La Unidad encargada de Fondo Rotativo en el procedimiento de liquidacin del
mismo busca los objetivos siguientes:
Conciliar el efectivo manejado con el no utilizado, para conocer el grado de

ejecucin del Fondo Rotativo.
Registrar los documentos pagados a travs del fondo que no sern

reembolsados, adems devolver el efectivo que no se ha utilizado, y realizar
el registro contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo.
Requisitos
La documentacin requerida para realizar el procedimiento de liquidacin de
fondos del Fondo Rotativo es la siguiente:
Expediente de compras (orden de compra, facturas, vales)
Formulario de liquidacin FONDO ROTATIVO emitido por -SICOIN GL-
Reporte de liquidacin de Fondo Rotativo.
Boleta.
Normas
Para realizar la liquidacin de Fondo Rotativo debidamente se tomarn en
cuenta las siguientes normas:
La liquidacin se deber realizar antes del 31 de Diciembre de cada ao.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
La devolucin del sobrante de Fondo Rotativo se realizar antes del 31 de

Diciembre de cada ao.
Si existiese saldo del Fondo Rotativo faltantes de liquidar se realizar un

Acta donde se haga constar el procedimiento para liquidar dicho saldo.
El Encargado de Fondo Rotativo velar porque cada expediente de

liquidacin
del
Fondo
contenga
la
documentacin
de
respaldo
correspondiente, la cual debe estar integrada por: Solicitud de compra,

documentacin original de legtimo abono, documentos autorizados que
respalden los pagos, liquidacin de los gastos realizados.
Trasladar a la Unidad de Contabilidad de la Direccin de Administracin

Financiera los documentos de soporte originales que respalden la liquidacin
del fondo para su resguardo y archivo.
No.
1
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingresa datos de las facturas pagadas al sistema
-SICOIN GLEncargado de
Ingresa los datos de las facturas pagadas al Sistema, Fondo Rotativo
genera registro de liquidacin.
Genera e imprime el reporte de Fondo Rotativo
El Encargado genera e imprime el reporte de manejo Encargado de
de FONDO ROTATIVO y adjunta todos los documentos Fondo Rotativo
originales.
Firma reporte de liquidacin
El Encargado firma el reporte y coloca la leyenda Encargado de
Liquidacin Final de Fondo Rotativo deposita el Fondo Rotativo
efectivo restante a la cuenta que indique la Tesorera
antes del 31 de diciembre del ejercicio fiscal vigente.
Traslada documentacin de liquidacin final
Encargado de
Se transfiere al Encargado de Contabilidad la
Fondo Rotativo
documentacin de liquidacin final del Fondo Rotativo.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y revisa expediente de liquidacin final y
documentacin original adjunta El Encargado de
5 Contabilidad verificar que se cumpla con todas las Encargado de
Contabilidad
normativas vigentes para compras realizadas con
fondos de Fondo Rotativo.
Revisa y compara los datos
Encargado de
6 Ingresados en el sistema los datos ingresados en la
Contabilidad
liquidacin y los compara con el reporte impreso y
firmado.
Aprueba la liquidacin final del Fondo Rotativo
El Encargado de Contabilidad luego de revisar y
Encargado de
7 comprar los datos contenidos en la liquidacin final de
Contabilidad
Fondo Rotativo procede a su aprobacin con el fin de
ingresar los datos al sistema y poder generar un
expediente de Rendicin Final de Fondo Rotativo.
Genera el expediente de Rendicin (liquidacin)
final de Fondo Rotativo en -SICOIN GL8 El Encargado de Contabilidad genera el expediente de Encargado de
Contabilidad
Liquidacin Final en el sistema -SICOIN GL- para luego
emitir el CUR contable de reintegro de Fondo Rotativo.
Elabora la instruccin de liquidacin de Fondo
Rotativo en el mdulo de Contabilidad
9 Con ello el Encargado de Contabilidad genera el CUR Encargado de
de reintegro de Fondo Rotativo, con base a la boleta de
Contabilidad
depsito, por el monto enterado en cuenta monetaria
de la Municipalidad.
Revisa los registros en el mayor auxiliar de cuentas
Conjuntamente con el Encargado de Contabilidad
Director
10 revisa los registros en el mayor auxiliar de cuentas para
Financiero
corroborar que no existan saldos pendientes de liquidar
con relacin a fondos utilizados en Fondo Rotativo.
Elaboracin de Acta, si existiesen saldos
pendientes de liquidar de Fondo Rotativo
En el caso de existir saldos pendientes de liquidar no
Director
11 reintegrados por el Encargado de Fondo Rotativo al
Financiero
finalizar el ejercicio fiscal vigente, el Director Financiero
levantar acta y solicita al Alcalde el Acta para realizar
registro contable que corresponde.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe Acta, autoriza y traslada a Encargado de
Contabilidad
Alcalde
Para realizar registro contable correspondiente por
12
parte del Encargado de Contabilidad, el Alcalde
Municipal
autorizar el Acta donde se establece la existencia de
saldos pendientes a liquidar.
Recibe Acta y elabora registro contable
El Encargado crea la cuenta Deudores de la Encargado de
13
Municipalidad con nombre y nmero de empleado
Contabilidad
responsable del Fondo Rotativo.
Archiva documentacin
Encargado de
14 Custodia y archiva la documentacin completa de la
Contabilidad
liquidacin Fondo Rotativo.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
UNIDAD DE CAJA CHICA

Esta maneja un fondo de efectivo disponible para efectuar gastos de mnima
cuanta adems le permite facilitar y agilizar el procedimiento de compras por
gastos menores, busca asegurar, el dinamismo a nivel administrativo y que sea
congruente a los mecanismos de control establecidos por la Municipalidad.
Objetivo general
Mantener recursos en efectivo para cubrir gastos urgentes cantidades no
elevadas, que se generen en el ejercicio fiscal que est vigente, de las diferentes
unidades o direcciones que forman la Municipalidad de San Miguel Petapa.
CONSTITUCIN DE FONDO DE CAJA CHICA
El Fondo de Caja Chica debe constituirse por medio de un Acuerdo de la
autoridad superior, al detallar el perodo de vigencia y liquidacin, as como la
persona responsable de administrarlo.
Objetivos
El personal encargado de Caja Chica debe velar por cumplir con los siguientes
objetivos:
Realizar adecuadamente la Constitucin de Caja Chica.
Establecer por medio de una Resolucin un acuerdo para la Constitucin de

Fondo de Caja Chica.
Establecer las autoridades que deben participar en la constitucin de Fondo

de Caja Chica.
Requisitos
Para la constitucin del fondo de Caja Chica es necesaria la documentacin
siguiente:
Resolucin de Constitucin de fondo de Caja Chica.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Solicitud de Constitucin de fondo de Caja Chica.
Vale a nombre del Encargado de Caja Chica, que contiene el monto inicial.
Normas
Las normas para el procedimiento de constitucin de fondo para Caja Chica son
las siguientes:
Los fondos para Caja Chica deben constituirse hasta por un monto de
Q5,000.00.
Las compras de bienes y servicios individuales que se efecten con cargo al

fondo de Caja Chica, no deben ser superiores a Q500.00.
Este fondo no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores

que excedan el lmite establecido.
nicamente podrn realizarse compras y/o pagos que estn comprendidos

en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente.
PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO PARA CAJA CHICA
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora Solicitud de Constitucin y traslada
Elabora solicitud de constitucin para fondo de Caja
Chica, en ella se indican los nombres de los
Director
responsables para su manejo, el monto autorizado, el
Financiero
tiempo de vigencia. Se prosigue con el traslado de la
misma.
Recibe, firma de Vo. Bo. y traslada la solicitud de
constitucin
Alcalde
Recibe la solicitud para que de su autorizacin para
Municipal
entregar la misma para que otorgue su visto bueno.
Recibe Solicitud de Constitucin y analiza
Recibe la solicitud para la constitucin del fondo, si no
Concejo
llena los requisitos no aprueba la solicitud finalizar el
Municipal
procedimiento.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
4
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita elaboracin de Acuerdo de Constitucin de
Caja Chica
Concejo
Si aprueba solicita la elaboracin del Acuerdo de
Municipal
Constitucin del fondo para Caja Chica por medio de
Acta.
Elabora Acuerdo de Constitucin de Caja Chica
Secretaria
Conforme lo aprobado por el Concejo Municipal elabora
Municipal
Acta para el Acuerdo de Constitucin de Caja Chica.
Traslada el Acta de Acuerdo al Concejo Municipal

Realiza el debido traslado para su aprobacin.
Secretaria
Municipal
Recibe Acta de Acuerdo de Constitucin y aprueba

El Concejo Municipal recibe el Acuerdo de Caja Chica a
constituirse para el presente ao.
Concejo
Municipal
Firman Acta de Acuerdo de Constitucin

Aprobado el Acuerdo un representante del Concejo
Municipal y Director Financiero firman el Acta de
Acuerdo de Constitucin de fondos para Caja Chica.
Concejo
Municipal
y Director
Financiero de
-DAFIM-
10
11
12
13
Traslada expediente de Constitucin

El Acta de Acuerdo aprobado y la Solicitud de
Secretaria
Constitucin de fondos para Caja Chica son
Municipal
trasladados a contabilidad para autorizar el desembolso
de fondos de Fondo Rotativo
Recibe y archiva expediente de Constitucin y
autoriza desembolso
El Encargado de Contabilidad recibe el expediente para Encargado de
verificarlo y archivarlo. Luego de ello autoriza al Contabilidad
Encargado de Fondos Rotativos el desembolso de
fondos.
Realiza Desembolso
Del total de fondos de Fondos Rotativos se incorpora Encargado de
al fondo de Caja Chica la cantidad establecida en el Fondo Rotativo
Acta de Acuerdo de Constitucin
Recibe desembolso y firma documento de haber
recibido el efectivo
Encargado de
El Encargado de Caja Chica recibe el monto para la
Caja Chica
apertura del fondo y firma documentacin de recibido.
Encargado de
Resguardo del efectivo para compras menores.
Caja Chica

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
EJECUCIN, RENDICIN Y REPOSICIN DE FONDO DE CAJA CHICA

Una vez constituido el fondo para Caja Chica, se procede a su utilizacin, la cual
satisface la necesidad de efectivo para las distintas unidades que conforman la
Municipalidad con relacin a la compra de bienes y/o servicios. Al acumular
determinada cantidad de compras plenamente justificadas, se agotar la
disponibilidad del fondo de Caja Chica, el cual debe ser reintegrado para poder
adquirir nuevas compras.
Objetivos
Los objetivos especficos que persigue la Unidad de Caja Chica en relacin a los
procedimientos de ejecucin, rendicin y reposicin de fondos son los
siguientes:
Realizar adecuadamente la operacin de Caja Chica.
Establecer la documentacin adecuada para justificar legalmente la

adquisicin del bien o servicio, que el o los empleado(s) estn interesados
en adquirir, para la Municipalidad.
Establecer las autoridades que deben participar en la operacin del manejo

del Fondo de Caja Chica.
Requisitos
Para los procedimientos de operacin se necesita la siguiente documentacin,
esta tambin contempla documentacin requerida para la reposicin del fondo.
Facturas pagadas con fondos de Caja Chica.
Vale de Caja Chica.
Vale de Fondo Rotativo.
Solicitud de compra de bienes o servicios.
Solicitud de reposicin de fondos para Caja Chica.
Formulario de Liquidacin parcial de Caja Chica.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Normas
Para el debido manejo de recursos monetarios del fondo de Caja Chica se toma
en cuenta la siguiente normativa:
La designacin de la persona para la custodia, manejo y administracin del

fondo de caja chica, la realizar el Alcalde Municipal.
Los responsables designados (empleados que ponen visto bueno) para el

manejo de un fondo de Caja Chica, conjuntamente con el custodio del fondo
sern solidariamente responsables del correcto manejo de los recursos
financieros.
La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por
medio de firma.
Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas.
Las facturas en todos los casos, debern expedirse a nombre de la

Municipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien
adquirido, precio unitario y el importe total en nmero y letra.
Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida.
Cuando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de

comensales y motivo oficial del consumo.
En el caso de que existan facturas de gasolina estas debern especificar:

nmero de litros consumidos, nmero de placas, kilometraje, nombre y firma
del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar
el motivo de su uso y el nombre y la firma del propietario.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Todas las compras menores que se efecten en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la
firma del Jefe Superior de la Unidad solicitante.
Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechazados
por el Director Financiero para su reposicin.
La liquidacin de vales de Caja Chica se realizar en un mximo de dos das,

si no procede a su liquidacin en el tiempo establecido se descontar del
sueldo del empleado responsable del vale.
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIN Y RENDICIN DE FONDO DE CAJA
CHICA
No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora solicitud y tramita firma del Jefe Inmediato
Superior (de la unidad que solicita la realizacin del
Unidad
gasto)
Solicitante
Elabora la solicitud de compra y tramita la firma de
autorizacin de su jefe superior inmediato.
Traslada la solicitud autorizada y firmada por jefe
superior al Director Financiero
El Director Financiero recibe la solicitud del gasto,
Unidad
analiza dicha solicitud, si no procede, termina el
Solicitante
procedimiento. Si procede el gasto se traslada al
Encargado de Caja Chica.
Recibe solicitud y verifica
Encargado de
Recibe solicitud, verifica si cumple con las normas
Caja Chica
establecidas para el efecto.
Elabora vale de Caja Chica
Encargado de
El Encargado de Caja Chica deber elaborar el vale
Caja Chica
correspondiente al gasto que se encuentre en gestin.
Entrega efectivo a travs de vale de Caja Chica
El Encargado de Caja Chica entregar el efectivo por
medio de un vale para realizar compra respectiva al
Encargado de Compras.
Encargado de
Caja Chica

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
Recibe efectivo y firma vale de recibido

El Encargado de la Unidad Solicitante recibe el efectivo
y el vale para costar en l una firma de haber recibido
el efectivo.
Unidad
Solicitante
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Realiza la compra o adquisicin del servicio
El Encargado de realizar la compra o adquisicin del
Unidad
7
bien o servicio realiza la misma y procede a pagar al
Solicitante
proveedor.
Solicita la factura respectiva, revisa que todos los
datos estn correctos
Unidad
8
Revisa que todos los datos contenidos en la factura
Solicitante
estn de acuerdo a las normas establecidas.
Razona y firma de aceptacin
Unidad
8.1 Razona la factura y firma la misma como aceptacin de
Solicitante
que todo est correcto en el gasto efectuado.
Gestiona firma del Jefe Superior Inmediato
Unidad
El empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de su
8.2
Jefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) al
Solicitante
Encargado de Compras.
Traslada factura verificada, razonada, firmada y
sellada
Unidad
8.3 Se entrega la factura con todos los requerimientos al
Solicitante
Encargado de Compras para que sea ingresado a
almacn (si fuese un bien).
Recibe factura razonada, firmada y sellada, adjunta
los documentos de soporte por compra o Encargado de
9
adquisicin de bienes o servicios
Compras
Para gestionar la entrada de bienes al almacn.
Gestiona al ingreso del almacn y traslado de
expediente de compra
El Encargado de compras gestiona el ingreso de los
Encargado de
bienes adquiridos. Se entrega al Encargado de
10
Compras
Contabilidad (solicitud de compra, factura razonada,
recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almacn y otros
documentos que ampare la compra) para su
verificacin de legalidad de la documentacin.
11 Recibe documentacin, verifica y traslada
Encargado de
Tiene a su cargo le verificacin de la legalidad de la
Contabilidad
documentacin (facturas) recibida por el Encargado de
Compras para luego ser trasladado al Encargado de

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Caja Chica.
Recibe y estampa sello de pago
Si est conforme con el expediente recibido, se
Encargado de
12 entrega el vale al Encargado de Caja Chica, se
Caja Chica
estampa el sello de "PAGADO CON CAJA CHICA" en
la factura recibida.
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registra en Libro de Caja Chica la(s) compra(s)
realizada(s)
Encargado de
13
El Encargado de Caja Chica registra las compras
Caja Chica
realizadas diariamente para luego trasladarlos.
Traslada los expedientes de compra
Traslada al Encargado de Fondo Rotativo el Encargado de
14
expediente de compras pagadas con fondos de Caja
Caja Chica
Chica para su registro en el Sistema -SICOIN GL-

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE CAJA CHICA

No.
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17
18
19
20
21
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora liquidacin de fondos para reposicin
Se llena el formulario de Liquidacin de fondos de Caja Encargado de
Chica, para poder respaldar la solicitud de reposicin
Caja Chica
de fondos.
Elabora solicitud de reposicin de fondos para Caja
Chica
Al tener un 75% mximo del monto total de Caja Chica Encargado de
devengado, el Encargado de Caja Chica requerir
Caja Chica
reposicin de fondos al Director Financiero por medio
de una solicitud.
Traslada solicitud y formulario de liquidacin
El Encargado de Caja Chica traslada solicitud y Encargado de
formulario para que el Director financiero apruebe la
Caja Chica
reposicin de fondos para Caja Chica.
Aprueba solicitud de reposicin de fondos para
Caja Chica y traslada
El Director Financiero luego de verificar la solicitud y
Director
formulario, aprueba los mismos por medio de una firma,
Financiero
traslada al Encargado de Fondo Rotativo para que
realice el debido desembolso.
Recibe documentacin y realiza desembolso
Encargado de
El Encargado de Fondo Rotativo realiza el desembolso
Fondo Rotativo
que hace constar en un vale de Fondo Rotativo.
Recibe reposicin de fondos
Encargado de
El Encargado de Caja Chica recibe la reposicin de
Caja Chica
fondos, por medio de un vale de Fondo Rotativo.
Encargado de
Caja Chica

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA

En esta fase se devuelve el efectivo, traslada documentacin pendiente de
registro y cualquier otro documento requerido para la debida liquidacin de
fondos de Caja Chica, se llevar a cabo a finales de cada ao al igual que la
liquidacin final de fondos de Fondo Rotativo.
Objetivos
Para lograr cumplir con el procedimiento de liquidacin de fondo de Caja Chica
se deber de velar por cumplir los objetivos siguientes:
Realizar adecuadamente la liquidacin de Caja Chica.
Generar a tiempo la liquidacin de fondos de Caja Chica y contribuir al buen

manejo de fondos del Fondo Rotativo.
Requisitos
La documentacin necesaria para liquidar debidamente el fondo de Caja Chica
es la siguiente:
Formulario de liquidacin final de fondos de Caja Chica.
Facturas pendientes de ingresar.
Formularios de liquidacin parcial de fondos de Caja Chica.
Normas
La normativa aplicable a este procedimiento es el siguiente:
Al finalizar el ejercicio fiscal de la Municipalidad se efectuar una liquidacin

total del fondo de Caja Chica, para efectos del cierre contable y
presupuestario.
La liquidacin final se deber realizar antes o al mismo tiempo que la

liquidacin de Fondo Rotativo.
El valor del mismo se repondr al inicio del siguiente ao fiscal.

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
La liquidacin del Fondo de Caja Chica, deber estar respaldada con la

documentacin original de cada una de las compras o pagos efectuados.
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA
No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Llena formulario de liquidacin final de fondos
El Encargado llena el formulario de Liquidacin Final de
Encargado de
fondos de Caja Chica, este deber estar acompaado
Caja Chica
de los formularios de liquidacin parcial y facturas por
los gastos generados pendientes de registrar
Traslada
formularios
y
documentos
para
Liquidacin Final
El Encargado de Caja Chica traslada los formularios y Encargado de
documentos al Encargado de Contabilidad para que
Caja Chica
revise y compare datos de los formularios adjuntados
con el formulario de liquidacin final.
Recibe, revisa datos contenidos en formularios y
traslada
El Encargado revisa los datos contenidos en Encargado de
formularios para verificar la razonabilidad de las
Contabilidad
cantidades contenidas en los mismos y as conseguir la
aprobacin del formulario de liquidacin final por parte
del Director Financiero.
Recibe y aprueba formulario para Liquidacin Final
de fondos de Caja Chica y traslada
Director
El Director Financiero aprueba el formulario de
Financiero
Liquidacin Final de fondos para Caja Chica para luego
ser trasladados al Encargado de Fondo Rotativo.
Recibe formularios y documentacin y coteja con Encargado de
efectivo a recibir
Fondo Rotativo
El Encargado de Fondo Rotativo recibe formularios y
documentacin relacionada a compras para luego Encargado de
cotejar con el Encargado de Caja Chica el efectivo a
Caja Chica
devolver y proceder a la liquidacin del fondo.
Ingresa datos de facturas al sistema -SICOIN GLUna vez cotejado el efectivo del fondo de Caja Chica el Encargado de
Encargado de Fondo Rotativo procede al ingreso de Fondo Rotativo
datos de facturas y liquidacin del fondo de Caja Chica
para luego trasladarla al Encargado de Contabilidad
Recibe y archiva documentacin
Encargado de
Custodia y archiva la documentacin completa de la
Contabilidad
liquidacin final de fondos de Caja Chica.

PRCTICA INTEGRADA
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Fondo Rotativo y Caja Chica

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

UNIDAD DE FONDO ROTATIVO

Acuerdo Ministerial 13-98.

Resolucin Conjunta No. 01-2005 de Direccin de Contabilidad del Estado y

Las normas especficas que se establezcan en las regulaciones legales de

CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Realizar adecuadamente la constitucin o ampliacin del Fondo Rotativo.

Establecer por medio de Acta un acuerdo para la constitucin del Fondo

Establecer las autoridades que deben de participar en la constitucin o

de constitucin de Fondo Rotativo se necesita la

Acta de Constitucin de Fondo Rotativo.

Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo.

Comprobante nico de Registro -CUR-

Cheque que contiene el monto inicial de Fondo Rotativo.

Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

La constitucin del FR se formaliza con la entrega de fondos a un

La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Municipalidad establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca

La Constitucin de Fondo Rotativo no afecta el presupuesto, solo se registra

La Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo debe de contener el Vo. Bo.

No se aceptar la Solicitud de Constitucin si no es cotejada con la

Dentro de la Solicitud de Constitucin de fondos se establecer los

PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

Verifica el reporte de disponibilidad financiera y lo

Recibe el reporte de disponibilidad y elabora

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

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Impresin y entrega de cheque

Recibe cheque e ingresa de datos de cheque

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AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

Mantener una disponibilidad de efectivo adecuada para cubrir gastos de

Evitar la falta de fondos al momento que existan gastos imprevistos en un

Solicitud de ampliacin del Fondo Rotativo.

Justificacin para la ampliacin del Fondo Rotativo.

Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

cuanta efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades

La aprobacin para ampliacin del monto de Fondo Rotativo se har

PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

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Imprime y entrega de cheque

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DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO

Mantener la disponibilidad monetaria necesaria para solventar gastos

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Solicitud de Disminucin del Fondo Rotativo.

Justificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.

Acta con Acuerdo de Modificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.

La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de

Solamente se realizarn disminuciones al fondo cuando el monto utilizado

Solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta efectuados con

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Realiza un anlisis para una disminucin

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