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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS

I. DE LOS LIBROS CONTABLES Y SUS REGISTROS


1- El Artculo 32 del Cdigo de Comercio, establece que se deben llevar los siguientes
libros:

Diario
Mayor
De Inventario y Balance
Auxiliares que considere conveniente.

2. Los Libros Diario y de Inventario antes de ponerse en uso, deben ser: presentados
ante uno de los Organismos indicados a continuacin: Tribunal, Registro Mercantil,
Juzgado de la localidad, o la Superintendencia de Cajas de Ahorro para su respectiva
autorizacin.
3. En el libro Diario, se asentara da a da las operaciones que se efecten en la
Asociacin, reflejando el deudor y el acreedor o se resumirn mensualmente, los
totales de la operacin conservando todos los documentos o soportes probatorios de
las transacciones efectuadas da a da. (Artculo 34 del Cdigo de Comercio.)
4. El libro de Inventario debe contener una descripcin estimatoria de todos los bienes
muebles e inmuebles y, de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculadas a la
Asociacin. El libro de Inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado de
Ganancias y Perdidas, los cuales debern estar firmados por los miembros de los
Consejos de Administracin y Vigilancia, respectivamente. (Articulo. 35 del Cdigo de
Comercio.)
5. Evitar cometer errores en los libros contables, tales como:

Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.


Dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos.
Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, tachaduras y enmendaduras.
Borrar los asientos o partes de ellos.
Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los
libros. (Artculo 36 del Cdigo de Comercio.)

6. Los errores y omisiones que se cometan al efectuar un Asiento de Diario, puede


corregirse con la elaboracin de un nuevo asiento, en la fecha en que se note la falta.
(Artculo 37 del Cdigo de Comercio.)
7. Adems de los Libros Oficiales antes referidos, se deben Llevar Los siguientes
auxiliares:
Libro de Caja Chica: Debe contener la relacin de las facturas de los gastos con sus
respectivas fechas y montos. Aqu se indica la fecha y monto de la reposicin
efectuada.

SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO


ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS
FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve
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De Bancos: Con relacin a la cuenta corriente, esta debe contener todo lo ingresado
por concepto de depsitos y notas de crditos, y de egresos correspondiente a la salida
de cheques y notas de dbitos. Igual tratamiento se le dar a las cuentas de ahorro.

Colocaciones e Inversiones: Contendr informacin detallada de los instrumentos


Financieros, tales como: banco emisor, monto invertido, fecha de emisin y
vencimiento (plazo), tasa y beneficiario.

Prstamos por Cobrar: Debe contener informacin detallada de los tipos de


prstamos que tiene cada afiliado y, las retenciones efectuadas por este concepto.
Cuentas por Cobrar: Debe reflejar informacin de las transacciones que originaron
las mismas.
Aportes y Retenciones de socios por Cobrar. Debe indicar informacin de los
montos adeudados por la empresa o ente Oficial.

Cuentas por Pagar. Debe transcribirse el detalle de todos sus compromisos u


obligaciones contrados por la Asociacin.

De Activos Fijos: Debe contener informacin de los bienes muebles e inmuebles,


indicando el monto y la fecha de su adquisicin. Igualmente, se deber controlar la
depreciacin de estos bienes, en este mismo libro.
De Ahorros Estatutarios, Voluntario y Oficial. En este libro se controlar la
informacin referente a lo ingresado por concepto de ahorro estatutario y voluntario.
Control de inventarios: Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de
Ahorro Similares, que compren artculos para la venta debern controlar dichos
inventarios. Se debe dejar constancia del mtodo de valoracin de estos
inventarios.

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II. FORMAS EN QUE PUEDEN SER REGISTRADA LA CONTABILIDAD


1. EN FORMA MANUAL
Ordenar archivos de documentos por mes. Todo registro contable debe estar
debidamente soportado por los documentos, que originaron la operacin.
Dar uso a los libros contables previstos en el artculo 32 del Cdigo de Comercio, y
llevar los mismos de acuerdo a lo sealado en los artculos 33, 34, 35, 36, 37 y 38
de la citada Ley.
Utilizar el Modelo de Cheque Voucher o Comprobante, el cual debe poseer una
numeracin en forma sucesiva. En este cheque se debe dejar evidencia como
medida de control interno de la identificacin legible de las personas quienes
elaboran, revisan, contabilizan y aprueban las operaciones contables, as como
tambin de su beneficiario, este ltimo debe colocar su cdula de identidad. Se
recomienda disear este formato con las respectivas casillas (VER ANEXO 1)
Colocar a los cheques los sellos de NO ENDOSABLE Y EL DE CADUCIDAD.
Utilizar el sello de ANULADO, en todos aquellos formatos que posean numeracin y
que hayan sido inhabilitados.
Utilizar el formato de Asiento de Diario, al contabilizar las operaciones. Dicho
formato debe contener las casillas correspondiente a la identificacin legible de las
personas que realizan, revisan, autorizan y contabilizan las transacciones.
(ANEXO 2.)

Los comprobantes de ingresos deben estar numerados en forma sucesiva, y en el


mismo se debe indicar, el concepto del ingreso y monto, igualmente debe contener
la identificacin legible de las personas que elaboran y revisan. (ANEXO 3).

En los casos de que se lleven fondos de caja chica, estos deben ser soportados,
cada vez que se haga la reposicin de los mismos.
El monto de Caja Chica debe ser establecido por los miembros del Consejo de
Administracin, y el mismo debe ser utilizado para gastos menores. Es
recomendable elaborar un reglamento para el manejo de la caja chica.
Se deben efectuar arqueos sorpresivos a los fondos de Caja Chica. Las personas
que realicen estos arqueos deben ser diferentes a la persona que tiene bajo su
custodia dicho Fondo, es decir esta funcin debe ser ejecutada por un miembro del
Consejo de Vigilancia.
Llevar los libros auxiliares actualizados mensualmente, y vigilar de que sus saldos
se correspondan con los existentes con el libro Mayor. En el caso de que se reflejen
diferencias, debe procederse a su revisin y ajuste respectivo.
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Los registros auxiliares de Bancos deben ser conciliados mensualmente, para evitar
mantener partidas con una antigedad superior a tres meses, y Partidas sin
registrar en la contabilidad.
Se debe elaborar un formato para las Conciliaciones Bancarias.
Los montos de capital invertidos en instrumentos financieros, deben poseer sus
respectivos ttulos como soporte de colocacin.
Se debe habilitar archivos de expedientes de los Asociados, los cuales deben estar
soportados con los documentos de las operaciones efectuadas.
Dichos archivos pueden estar controlados, por el nmero de cdula de identidad o
por los apellidos de los asociados.
En los casos de Prstamos Hipotecarios, se debe controlar en forma estricta la
documentacin, que avalan dichos crditos.
Los archivos contables deben mantenerse en un lugar seguro.
Dar cumplimiento a las Circulares 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 emanadas por la
Superintendencia de Cajas de Ahorros. (ANEXO 4.)
Se deben elaborar Los Estados Financieros en forma mensual, y Los
correspondientes al final del ejercicio econmico, tienen que ser auditados por una
firma de Contadores Externos debidamente inscrita a la Superintendencia y luego
ser aprobados por la asamblea de socios, conjuntamente con los miembros de los
consejos de Administracin y de Vigilancia.
Deben mantener un control de la nmina del personal de la Asociacin.
Facilitar la informacin necesaria a los auditores externos para la elaboracin de la
Auditoria Externa.
Se deben emitir Estados de Cuentas a los asociados, con la periodicidad, que
establece los Estatutos de la Asociacin.
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2. EN FORMA MECANIZADA
Se deben ingresar los datos tales como: nmero, Fecha, cdigo contable exigido
por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, descripcin de las operaciones y el
monto de la operacin en el sistema computarizado, a fin de confirmar los
respectivos asientos de diario, y procesar los libros diario, mayor y auxiliares
requeridos para el buen funcionamiento de la asociacin. Se recomienda adquirir un
programa especfico para Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de
Ahorro Similares.
Proceder a recopilar mensualmente los registros computarizados tales, como
listados (de Asientos de Diario, Mayor e inventarios), listados financieros, as como
los respectivos libros auxiliares, y mantenerlos en un lugar seguro.
Todas las operaciones deben ser debidamente soportadas.
Independientemente de tener registros en forma mecanizada, se tienen que llevar
los libros manuales exigidos en el artculo 32 del Cdigo de Comercio.
Dar cumplimiento a los otros puntos sealarlos en el aparte de la contabilidad
manual.
El Consejo de Administracin tiene que consignar al cierre de cada trimestre, un
Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas, el monto de los haberes y el
nmero de asociados dentro de los 30 das continuos siguientes al cierre de cada
trimestre. En caso de que no se pueda cumplir con esta norma, se tendr que
solicitar a La Superintendencia de Cajas de Ahorro, por escrito una prrroga que no
puede exceder de quince (15) das continuos antes del vencimiento del trmino
establecido.
Por otra parte, se debe consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro,
dentro de los noventa (90) das continuos siguientes al cierre del ejercicio
econmico, los Estados Financieros en original, auditados por un contador o firma
de contadores pblicos externos debidamente colegiados, registrados ante la
Superintendencia de Cajas de Ahorro. En caso de no cumplir con este requisito en
el plazo referido, se podr solicitar por escrito una prrroga que no puede exceder
de cuarenta y cinco (45) das continuos antes del vencimiento del trmino
establecido.
Los Estados Financieros, trimestrales y anuales as como la auditoria externa
efectuada al cierre del ejercicio econmico, deben presentarse de acuerdo con el
Cdigo de Cuenta Contable y dems Normas Operativas elaboradas por la
Superintendencia de Cajas de Ahorro.
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