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HOJA

DISEO, DOCUMENTACIN E IMPLEMENTACIN DE


PLANEACION ESTRATGICA EMPRESARIAL

1 DE 15

VERSIN
01
09/11/2015

AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)

PE001

INTRODUCCION
El presente proyecto a realizarse dentro de la AMIB busca la mejora de los
procesos internos del rea de certificacin, dictamen y archivo, donde se maneja
toda la documentacin de los sustentantes, as como en el rea de aplicacin
encargada de asignar a los aplicadores de los exmenes; se busca eliminar el
exceso de cajas que se encuentra en el espacio de trabajo y evitar el uso excesivo
de papel en los expedientes de los sustentantes, mejorando adems los tiempos
de respuesta de los resultados con las instituciones bancarias y la atencin a los
sustentantes. Todo el marco de trabajo estar apegado a la metodologa de ITIL,
asegurando la calidad del trabajo realizando y cubriendo las expectativas del
cliente.
JUSTIFICACION
El uso constante de Tecnologas de Informacin basadas en el uso de nuevos
softwares empresariales, es lo que ha llevado a las organizaciones a desarrollar
nuevas estrategias de negocio, para lograr ventajas en la mejora de sus procesos.
La combinacin de las tecnologas de informacin basadas en el uso de
software y los procesos de negocios, han originado nuevos conceptos de negocio
con un enfoque ms automatizado.
La implantacin de estos servicios han impacto fuertemente a la empresas debido
a que modifican los procesos de negocio. Es importante entonces realizar una
planeacin estratgica para empresas como AMIB (Asociacin Mexicana de
Intermediarios Burstiles) que apoyarn a una empresa para alcanzar la ventaja
competitiva deseada.
Dentro de la Planeacin Estratgica, se debe determinar que debe hacerse, cmo
se va a hacer y cmo puede darse cuenta una empresa, si el implementar un
sistema automatizado cumple o no con los objetivos deseados y establecidos.
Donde la correcta realizacin de una estrategia de implementacin de software
implica con el involucramiento de todos los procesos del negocio, as mismo el
reajuste de dichos procesos.
Este proceso comienza con un anlisis de la situacin actual de la empresa,
evaluando el entendimiento de la estrategia, los procesos operativos y la
aceptacin del software dentro la organizacin, continuando con las
modificaciones necesarias para adaptarse a la operacin del mismo, y la
infraestructura de la tecnologa requerida, esto con el fin de mejorar la eficiencia y
la productividad de la empresa.

No. 1

2015

HOJA

DISEO, DOCUMENTACIN E IMPLEMENTACIN DE


PLANEACION ESTRATGICA EMPRESARIAL

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VERSIN
01
09/11/2015

AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)

PE001

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA


Para poder conocer las principales problemticas que enfrenta los procesos dentro
de la AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles) es necesario
realizar un anlisis de identificacin y seleccin de las tecnologas que mejor
ayuden a lograr los objetivos de la organizacin , siempre desde una perspectiva
de rentabilidad econmica; cubriendo todos los aspectos que llevan consigo la
incorporacin de tecnologas de la informacin, incluyendo los sistemas de apoyo,
la reestructuracin en los procesos y la capacitacin de los usuarios en la
organizacin.
Dentro del anlisis realizado, la principal problemtica que se tiene dentro de
AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles) es el tiempo que se
toman en los procesos internos del rea de certificacin, donde se maneja toda la
documentacin, que permite la aplicacin de exmenes, buscando facilitar el
proceso de entrega de documentos por parte de nuestros clientes y a su vez
eliminar el exceso de cajas que ocupan un gran espacio en el rea de trabajo,
permitiendo facilitar el tiempo de respuesta de los resultados con las instituciones
bancarias y la atencin al cliente.
La principal ventaja encontrada para facilitar el tiempo de respuesta de estos
procesos es con la creacin de un Sistema Informtico, que automatizar todos
los procesos actuales dentro del rea de certificacin ya que ser capaz de
desarrollar y generar una respuesta inmediata y eficaz; as mismo, en conjunto
con las partes interesadas de la AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios
Burstiles), se realizar un anlisis a fondo donde se conozca la misin y la visin
de la empresa y de ah determinar la estrategia a seguir para poder realizar este
plan de trabajo.
Esto incluye adems la seleccin de socios estratgicos que acompaen al
proyecto en todo su desarrollo y explotacin, y la responsabilidad de que
se cumplan los objetivos trazados con la empresa.

DESARROLLO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA

No. 1

2015

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PLANEACION ESTRATGICA EMPRESARIAL

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VERSIN
01
09/11/2015

AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)

PE001

La AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles) tomar en cuenta el


siguiente esquema de Planeacin estratgica.
1. Creacin de un comit de planeacin.
2. Seleccin de los integrantes en base a sus conocimientos y experiencias.
3. Apoyo a miembros del comit de planeacin disminuyendo la dependencia del
comit de direccin.
IDENTIFICACION DE PARTES INTERESADAS
CLIENTES
Los clientes son la parte fundamental de nuestra empresa, ya que ellos son
los que realizan los trmites para poder realizar los exmenes, y a ellos se
les quiere brindar una satisfaccin, y muestra de ello, se realizar encuestas
que nos ayude a determinar cules son las necesidades bsicas de los
clientes, que nos ayuden a mejorar el proceso de papeleo, que es un poco
tardado en esta rea.
DUEO
El dueo de la empresa a travs del Sistema Informtico tendr la ventaja
de poder facilitar los procesos dentro del rea de capacitacin y aplicacin
de exmenes, ya que con el sistema informtico, se dar fcil manejo de la
informacin y una mejora importante es el rpido acceso a los resultados de
la aplicacin de los exmenes que a su vez sern eficientes, y la principal
ventaja es que el Sistema potencializara el nivel de rapidez de los procesos
y de respuesta a las instituciones bancarias que se obtendrn en un
mediano y largo plazo por la facilidad de respuesta del sistema.
SPONSOR
El Sr._________, dueo de la empresa AMIB, ser el encargado de proveer
los recursos necesarios para lograr la ejecucin eficiente y oportuna de
cada uno de los objetivos de la organizacin, as como de poder desarrollar
e implementar un programa de capacitacin para el uso del sistema
desarrollado.
EJECUTOR

No. 1

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PLANEACION ESTRATGICA EMPRESARIAL

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VERSIN
01
09/11/2015

AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)

PE001

El Sr__________, ser el encargado de la ejecucin efectiva de la


estrategia.

DESARROLLO DEL CASO


ALCANCE DE LA PROPUESTA
Automatizar los procesos del rea de certificacin de la AMIB (Asociacin
Mexicana de Intermediarios Burstiles).
Agilizar el proceso de aplicacin de exmenes, y la generacin de resultados de
los mismos, para tener una mejora en el tiempo de respuesta, y brindar
informacin inmediata a las partes interesadas, tales como los sustentantes y a las
asociaciones pertinentes.
CRONOGRAMA

No. 1

2015

Oportunidades:

Amenazas:

No se tiene dependencia de terceros


nica empresa de certificacin
Contacto directo con los clientes
Planes de trabajo flexibles
Estructura lineal y no jerrquica
Capacidad para manejar escenarios
inesperados
Manejo de altas cargas de trabajo
Fortalezas:

No se respetan las polticas


Se brindan demasiadas excepciones
No se tiene un control claro de los
procesos
Mejor distribucin del trabajo
Juntas de trabajo fuera de tiempo o
innecesarias
No se cuenta con planificaciones
certeras
Debilidades:

Roles de trabajos bien definidos


Manuales de procedimiento y de
procesos bien estructurados y
especificados para cada rea.
Retroalimentaciones oportunas
Fuertes lazos de comunicacin
Cualquier cambio se somete a
valoracin de todos los implicados
Eficiencia de procesos en la
mayora de las reas de trabajo

Alta carga de Trabajo


No se respetan los tiempos establecidos
Demora en la entrega de reportes
Cambios de planes inesperados
Falta de capacitacin entre empleados
Saturacin de espacios
Procesos repetitivos y/o son obsoletos
No se cuenta con un Sistema de
Informacin (software)

FASE 1 ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIN


ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIN (FODA)

FASE 2 DEFINICION DE LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIN

FASE 3 DEFINICION DE MISION VISION Y OBJETIVOS ORGANIZACIONALES


Se deber de definir la misin de la organizacin y traducirla a objetivos concretos,
los ejecutores y partes interesadas del plan estratgico darn paso con la
siguiente fase, se identificarn los objetivos actuales de la organizacin y su
estrategia.

MISION
Desarrollar un Sistema Informtico en el rea de certificacin de la empresa, que
nos permita reducir tiempo de atencin a nuestros clientes, y ahorrando recursos
como de papelera y a su vez acelerar los procesos internos del rea.
VISION
En un corto plazo (1 ao) incrementar los procesos que se desarrollan dentro de la
empresa haciendo evaluaciones que nos permitan definir si la estrategia debe
continuar para continuar con la reduccin de tiempo y recursos.
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
Mejorar los procesos internos del rea de certificacin, implementando un sistema
informtico que reduzca los tiempos de atencin, ahorrando recursos tanto de
espacios como de papelera y otros recursos.
METAS
Establecer una meta fija del 40% a un corto plazo (1 ao) donde nos indique que
los procesos se estn cumpliendo de manera especfica, y nos est facilitando el
agilizar los procesos en el rea de certificacin, desarrollado desde el S.I, para
reducir tiempos de atencin a clientes.
INDICADORES
Asegurarnos en un periodo de 1 ao que el 60% de los procesos internos del rea
de certificacin que sern soportados en un S.I. cumplan con los requisitos que
nos planteamos en las metas especificadas, para la reduccin de tiempos y
recursos.

INICIATIVA
Desarrollar un Sistema Informtico que nos permita agilizar los procesos internos
del rea de certificacin, que nos permita reducir los tiempos de atencin, y que a
su vez nos permita reducir los recursos como de papelera.

FINANZAS
Incrementar el nivel de venta de la ferretera a travs de implementacin de un
sistema de e-commerce, haciendo la adquisicin de sus productos una nueva
experiencia para el cliente
CLIENTES

Tener una mejor distribucin de los procesos para que nuestros clientes no
tengan problemas en la realizacin de trmites dentro de nuestra rea.
PROCESOS
Implementar un sistema de informacin que permita a el rea de
certificacin tener el control de sus procesos y facilitar el manejo de la
informacin y la aplicacin del examen, reduciendo papeleo innecesario y
mejores resultados.

APRENDIZAJE
Disear e implementar un programa de capacitacin a los trabajadores para
el uso adecuado del sistema informtico, para lograr la mejora en la
operacin de la empresa.

ANLISIS INTERNO Y EXTERNO DE AMIB (Asociacin Mexicana de


Intermediarios Burstiles).
Se realizar un anlisis interno y externo de la empresa para poder reunir
informacin sobre posibles factores que ayuden a lograr los objetivos de la
empresa.
Fuerzas tecnolgicas.
Se realizarn equipos de trabajo comprendidos por el gerente del rea de
certificacin, as como empleados que conozcan todos los procesos del rea, lo
cual nos permite explotar su creatividad, y a la vez, eficiencia en la creacin del
plan que se generar.
Tomando en cuenta que los proyectos tecnolgicos, en general, y ms an
queriendo replantear los procesos dentro de todo un rea de la organizacin, es
un gran reto, por lo tanto son grandes demandantes de tiempo hacia el interior de
la AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles), y que distraen, por lo
tanto, los recursos necesarios para atender las necesidades operativas de la
empresa. Por esto ser de vital importancia que la informacin se encuentre en el
momento correcto, para tener una ventaja competitiva que puede marcar la

diferencia y el incremento de la velocidad de tiempos, permitiendo aprovechar las


oportunidades y anticiparse a las amenazas.
Fuerzas competitivas.
Si bien ya es del conocimiento en general, la AMIB (Asociacin Mexicana de
Intermediarios Burstiles), es la nica institucin que ofrece certificaciones de este
tipo, y no hay ningn competidor que amenacen; no obstante, la realizacin de
este anlisis externo se realizar para estar preparados en caso de que existan
factores externos que amenacen estos procesos, generando las estrategias
adecuadas para generar mayores oportunidades.
IDENTIFICACION DE LAS OPORTUNIADES Y AMENAZAS EXTERNAS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
No se tiene dependencia de terceros
No se respetan las polticas
nica empresa de certificacin
Se brindan demasiadas excepciones
Contacto directo con los clientes
No se tiene un control claro de los
Planes de trabajo flexibles
procesos
Estructura lineal y no jerrquica
Mejor distribucin del trabajo
Capacidad para manejar escenarios Juntas de trabajo fuera de tiempo o
inesperados
MEFE
DE AMIB (Asociacin Mexicana de innecesarias
Intermediarios Burstiles)
Manejo de altas cargas de trabajo
No se cuenta con planificaciones certeras

MEFE
OPORTUNIDADES
No se tiene dependencia de terceros
nica empresa de certificacin
Contacto directo con los clientes
Planes de trabajo flexibles
Estructura lineal y no jerrquica
Capacidad para manejar escenarios inesperados
Manejo de altas cargas de trabajo
AMENAZAS
No se respetan las polticas
Se brindan demasiadas excepciones
No se tiene un control claro de los procesos
Mejor distribucin del trabajo
Juntas de trabajo fuera de tiempo o innecesarias
No se cuenta con planificaciones certeras

CALIFICACI
ON
TOTAL

PESO
0,1
0,15
0,06
0,06
0,06
0,1
0,08

4
4
4
3
3
4
3

0,4
0,6
0,24
0,18
0,18
0,4
0,24

0,1
0,05
0,06
0,05
0,05
0,08
1

2
2
2
1
1
2

0,2
0,1
0,12
0,05
0,05
0,16
2,92

La suma de los resultados ponderados de la Matriz MEFE est por encima de 2.5
lo que indica que la situacin externa de la AMIB es favorable.

IDENTIFICACION DE LAS OPORTUNIADES Y AMENAZAS INTERNAS


FORTALEZAS

Roles de trabajos bien definidos


Manuales de procedimiento y de
procesos bien estructurados y
especificados para cada rea.
Retroalimentaciones oportunas
Fuertes lazos de comunicacin
Cualquier cambio se somete a
valoracin de todos los implicados
Eficiencia de procesos en la mayora
de las reas de trabajo

DEBILIDADES
Alta carga de Trabajo
No
se
respetan
los
tiempos
establecidos
Demora en la entrega de reportes
Cambios de planes inesperados
Falta de capacitacin entre empleados
Saturacin de espacios
Procesos repetitivos y/o son obsoletos
No se cuenta con un Sistema de
Informacin (software)

MATRIZ MEFI AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)

MEFI

CALIFICACI
ON
TOTAL

PESO

FORTALEZAS
Roles de trabajo bien definidos
Manuales de procedimiento y de procesos bien estructurados y
especificados para cada rea.
Retroalimentaciones oportunas
Fuertes lazos de comunicacin
Cualquier cambio se somete a valoracin de todos los implicados
Calidad en certificaciones
DEBILIDADES
Alta carga de Trabajo
No se respetan los tiempos establecidos
Demora en la entrega de reportes
Cambios de planes inesperados
Falta de capacitacin entre empleados
Saturacin de espacios
Procesos repetitivos y/o son obsoletos

0,1

0,4

0,08
0,08
0,06
0,06
0,12

3
3
4
3
4

0,24
0,24
0,24
0,18
0,48

0,09
0,08
0,1
0,06
0,08
0,04
0,05
1

1
1
2
1
2
1
2

0,09
0,08
0,2
0,06
0,16
0,04
0,1
2,51

ADECUACION DE FODA PARA CREAR ESTRATEGIAS


ESTRATEGIAS FO

ESTRATEGIAS DO

Crear un sistema de informacin


(software).
Aprovechar el uso de las nuevas
tecnologas de informacin para crear
un sistema de calidad

Crear un sistema de informacin


(software) que ayude a mejorar el
proceso del rea de certificacin
Contratar una empresa para que
desarrolle el software.

ESTRATEGIAS FA

ESTRATEGIAS DA

Desarrollar un programa de
Generar un plan de accin para reducir
capacitacin para el uso del software
las cargas de trabajo.
creado.
Realizar una buena planeacin en caso
Aprovechar el buen ambiente de
de que sea necesario alguna junta o
FASE
4 IDENTIFICACION
METAS
trabajo,
y roles definidos,DE
para
crear E INDICADORES
reunin. DE LA ORGANIZACIN
empata y motivacin entre los

FINANZAS

Aumentar el nivel de venta - Indicador: Ventas actuales.


Meta: Aumento en un 30%
Iniciativa: Implementacin de un sistema e-commerce.

CLIENTES

Entrega de Documentacin.
Indicador: Satisfaccin del cliente.
Meta: Satisfaccin del 95%
Iniciativa: Iniciar un programa
satisfaccin de los clientes

de

encuestas

de

PROCESOS

Automatizacin de procesos en el rea de certificacin.

Indicador: Tiempo de duracin en los procesos.


Meta: Reducir en 80% la duracin de los procesos.
Iniciativa: Implementacin del sistema de automatizacin

APRENDIZAJE

Capacitacin
Indicador: Tiempo de duracin en los procesos dentro de la
empresa.
Meta: Aumentar el nivel de eficiencia en el uso del sistema.
Iniciativa: Plan de capacitacin.

COMUNICACIONES
Se realizarn visitas a la AMIB (Asociacin Mexicana de Intermediarios Burstiles)
por parte de los responsables de la realizacin del plan estratgico 1 vez semana,
para tener una reunin con las personas responsables por parte de AMIB, con la
finalidad de aclarar y resolver puntos importantes que se generen en el proceso de
la realizacin de dicho plan.
Se realizaran entrevistas y encuestas al personal de la empresa, con el fin de
reunir informacin importante que ayude a lograr la realizacin del plan
estratgico.
En caso de no ser necesaria una reunin, todas las vas de comunicacin se
realizarn por medios electrnicos (e-mail, videoconferencias, etc.) o va
telefnica.
Responsables Involucrados en la comunicacin del proyecto.
Rol

Analista de
procesos

Nombre

Puesto

rea

No. telefnico

Correo Electrnico

Hernandez
Gmez Angel
Alfredo

5564301559

aahgz87@hotmail.es

Naranjo Tllez
Mario Alberto

5536495310

mario_nt@outlook.com

Flores Gonzlez
Luis Armando

5511528184

Responsables por parte del cliente.

TCTICO

NIVEL

NIVEL ESTRATGICO

Rol

Nombre

Puesto

rea

No. telefnico

Correo Electrnico

NIVEL
OPERATIVO

FASE 5 MAPA ESTRATEGICO DE LA ORGANIZACIN

OBJETIVO 1

OBJETIVO 2

OBJETIVO 3

OBJETIVO 4