Administracin de Empresas

2015 2do Cuatrimestre

Unidad 3 - Metodologa para el Diseo Administrativo

Metodologa
Prof. Gabriela Groschopp
1

Introduccin

Proyecto

Qu es un Metodologa

Escenarios de proyectos de DGPA

Metodologa de gestin de ciclo continuo

Fases de un proyecto de mejora continua

Gestin del Cambio

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

Pgina 2

Proyecto
Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

Metodologa DGPA

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Proyecto vs Trabajo Operativo

Caractersticas

Proyecto

Trabajo operativo

Realizacin
Similitudes

Restricciones
Control
Periodicidad

Diferencias

Objetivo
Resultado

Participantes:

Sponsor
Director (lder) del proyecto
Equipo del proyecto
Cliente
Usuario

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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Etimologa
mat "ms all",

ods "camino" y
logos "estudio

Frases:
Si uno no sabe a dnde va, cualquier camino es bueno (Alicia en

el Pas de las Maravillas)

Si uno no sabe dnde est, un mapa no sirve para nada (W. S.

Humphrey)

Qu es una metodologa?
Un lenguaje comn -> equipo de trabajo
Una hoja de ruta

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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Caractersticas:
nica

aceptada y reconocida por el equipo de trabajo

un medio de comunicacin eficaz
simple y poderosa

prolija
clara

lo suficientemente adecuada para alentar al equipo de

trabajo a que la utilice

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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Escenario de Proyecto estructural

Grandes proyectos cross de la organizacin por ej:

Reingeniera estructural
Implementacin de ERP
Fusin de empresas / unidades de negocio

Escenario de Gestin de ciclo continuo

Gestin permanente
Mejora continua
Procesos
Administrativos

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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Ciclo de mejora continua

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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PLANIFICA
CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Para cada fase:

Objetivo
Principales tareas
Entregables
Acuerdos

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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PLANIFICA
CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Sentar las bases del proyecto

Identificar en el proceso:

Objetivo
Alcance
Cliente
Responsable/Dueo del proceso

Definir proyecto:

Objetivo
Alcance
Actores
Plan global del proyecto

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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PLANIFICA
CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Plan global del proyecto

Objetivo Proyecto
Alcance del Proyecto
Plan del Proyecto

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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PLANIFICA
CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Comprender el estado actual

Comprender el contexto del proceso

Entorno empresarial
Expectativas / Valor para el cliente
Mapa de procesos

Mecanismos internos del proceso

Actividades
reas
Sistemas de informacin
Reglas de negocio
Mtricas
Controles

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Refinar alcance?
Diagnstico

Se cumple los objetivos?

Agrega valor al cliente?
Desempeo?
Interrupciones?
Riesgos mitigados?
Operacin amigable?
Reglas de negocio consistentes?
Cumple con las normativas?

Estado de situacin: diagnstico

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Disear la solucin

Diseo global
Evaluar alternativas
Analizar factibilidad tcnica, comercial y econmica
Presentar las alternativas al cliente para su decisin y
aprobacin

Diseo detallado
Definicin del proceso
Simulacin?
Especificaciones de sistemas
Establecer:
Presupuesto
Plan de trabajo
Acordar el detalle del proceso y de las especificaciones con el
cliente.

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Propuesta global de solucin

Diseo detallado del proceso

Aprobacin de la propuesta global de solucin

Aprobacin del diseo detallado

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Procesos Admnistrativos

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CIN

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DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Produccin de la solucinh
Desarrollo del nuevo proceso
Equipo de desarrollo
Construir o cambiar los sistemas informticos
Desarrollar / reestructurar reas
Crear/modificar roles / responsabilidades
Desarrollo material operativo
Talleres de capacitacin
Programa de comunicacin
Control del proyecto!
Documentacin
Pruebas
Aceptacin de los usuarios del proceso

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Procesos Admnistrativos

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CIN

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DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Proceso desarrollado listo para implementar

Aprobacin de pruebas por parte del cliente

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Procesos Admnistrativos

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CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Puesta en funcionamiento del proceso

Formalizar el proceso
Maneras de implementacin
En paralelo
Sitios pilotos
Big bang

Resistencia
al cambio!

Proceso actualizado en ejecucin

Aprobacin de implementacin por parte del cliente

Se termin el proyecto?
Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Comprobar que el desempeo es el esperado

Medir eficacia (perspectiva del cliente)
Medir eficiencia (perspectiva de las operaciones internas)
Metas de
Desempeo del
Proceso

define

entrega
dentro

atiende
Proceso
Administrativo

Metas de Entrega
del Producto o
Servicio

entrega

Producto o
Servicio

Cliente

Mediciones de desempeo

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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PLANIFICA
CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Asegurar la integridad y desempeo del proceso en el

tiempo
Analizar los datos recolectados en Verificacin
Dos opciones:
Actuar: intervenir en el proceso en tiempo real
Definir acciones:
Identificar oportunidades de mejora (OM)
Priorizar OM
Oportunidades de Mejora
Clasificacin y priorizacin de OM

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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CIN

ANLISIS

DISEO

CONSTRUC
CIN

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

ESTADO
ACTUAL

TRANSICIN

ESTADO
FUTURO

Resistencia
al cambio!

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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PLANIFICA
CIN

ANLISIS

CONSTRUC
CIN

DISEO

IMPLEMENT
ACIN

VERIFICA
CIN

ACCIN

GESTIN DEL CAMBIO

Construir una cultura de la transformacin

Anlisis de impacto y acciones necesarias

Crear un programa de capacitacin

Comunicacin del cambio

Desarrollo de habilidades

Anticipar!

Diseo y Gestin de
Procesos Admnistrativos

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