CMO HA INFLUIDO EL DOCUMENTO ELECTRNICO EN LA COMUNIDAD DE

SANTOS REYES NOPALA?

Los

documentos electrnicos hay hecho un

gran

cambio

ya

que

antes hablbamos de papel, tinta, corrector, lpiz y dems; ahora solo abrimos
Word y podemos hacer con ms rapidez y eficacia lo que tiempo atrs ocupaba ms
tiempo.
Hay ventajas y desventajas sobre este nuevo tipo de documentos, aqu te
diremos cules son, adems de sus caractersticas y sus funciones, empezando con
su definicin:
Un documento electrnico es un documento cuyo soporte material es algn
tipo de dispositivo electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn
tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de
detectores de magnetizacin.
Los documentos electrnicos nacen con la creacin de las primeras
computadoras pues se llaman documentos electrnicos a toda expresin en lenguaje
natural o imagen que sea resultado u obtenida mediante medios informticos, los
primeros documentos fueron dados por las computadoras en los clculos que hacan,
algunas mquinas por su modo de funcionar utilizaban tarjetas que pueden ser
consideradas como documentos que calculaban otros documentos, hoy en da la
definicin de documentos informticos se puede dar simplemente diciendo:
En resumen el documento electrnico debe entenderse como toda expresin
en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurdica.
Actualmente y cada vez ms, los documentos electrnicos integran mayor
parte de los recursos de informacin de las organizaciones. Por eso es muy
importante que se disee un buen sistema de gestin de documentos que soporte las
necesidades de la organizacin y sea capaz al mismo tiempo de proveer la

informacin requerida rpida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en

el sistema. Se pueden establecer tres caractersticas que deben cumplir los
documentos en ese sistema:
Ser accesibles y estar disponibles con facilidad, pero manteniendo la
seguridad en el almacenamiento.
Ser manejables para que sirvan de base a la creacin de nuevos documentos.
Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas
versiones para que los usuarios tomen decisiones basadas en informacin precisa.
El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un
aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser
ledos directamente por el ojo humano.
El contenido del documento electrnico puede ser separado del medio en el
que se registr originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la
obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnologa. La ventaja es que la
informacin no tiene por qu variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a
manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad,
caractersticas fundamentales en la documentacin de archivo.
La estructura fsica de un documento electrnico carece de importancia y no
es vlida para determinar la autenticidad de la informacin que contiene, ya que se
modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lgica que
permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura
interna (campos, mrgenes, prrafos...). Se trata de la estructura que le dio el
creador al documento, y deber ser la que aparezca en la pantalla del usuario.
La identificacin de los documentos electrnicos se hace ms complicada
cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo,
reconoceremos fcilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedar muy
claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de clculo, sistemas
multimedia.

La preservacin de estos nuevos documentos tambin difiere, ya que el

tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrnico vara entre cinco
y treinta aos, segn qu soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven
obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos
soportes a otros para poder seguir accediendo a la informacin. Por tanto, el modo
de preservar estos documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros.
Caractersticas
Facilita el conocimiento de cada individuo ya que se dan a conocer beneficios
que te pueden dar al realizar un documento electrnico como:
Es capaz de almacenar informacin tanto en forma de texto, imgenes diagramas
etc.
Se opera desde un ordenador o PC
No tiene lmite de caracteres.
Es virtual
Optimiza los recursos de recuperacin de la informacin en cuanto formato y tiempo
Eficacia de realizar transacciones en la informacin
Facilita el proceso del texto y da recuperacin de respaldo a la informacin
El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio,
subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de computo
Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para:
Modificar
Imprimir
Eliminar

Ventajas:
elimina el extravo de documentos.
permite un rpido y fcil acceso a la informacin.
resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos
controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad.
Firmas digitales.
permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.).
resguarda la documentacin.
protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin.
agiliza y hace ms eficiente el servicio a clientes.
ordena de manera lgica los expedientes.
permite una fcil distribucin de documentos va internet o intranet.
protege los documentos contra la accin de agentes externos y deterioro de los
mismos.
reduce costos de operacin. Incrementa la productividad.
Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
-los documentos electrnicos cuidan y ahorran espacio, son fciles de modificar al
igual que fcil acceso, reproduccin y distribucin.
-la informacin se puede resguardar en varios documentos electrnicos
-se puede controlar el acceso a la informacin por niveles de seguridad
-se puede incrementar la productividad en una empresa pues son muy prcticos
-permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.).
-reduccin del uso del papel, lo que evita gastos.
-mayor accesibilidad de los usuarios a toda la informacin disponible
-no se daa o deteriora el documento.
-puede transferirse de uno a otro dispositivo.
-puedes corregir tus faltas de ortografa.
-su manipulacin es fcil.
La bsqueda de la informacin es dinamizada.
Facilita la recuperacin y actualizacin de la informacin.

Se ahorra espacio ya que no necesita agrupacin fsica.

Se reproduce de manera sencilla.
Posee gran capacidad de almacenamiento.

Desventajas:
-se corre el riesgo de que la piratera se haga presente y, con ello, que los autores
carezcan de los beneficios que, por derecho, les corresponden.
-se requiere de proteccin y, por lo tanto, de los derechos de los autores y de los
lectores para que estos ltimos puedan seguir teniendo acceso a informacin
confiable.
-no hay forma de que la informacin sea confiable.
-es necesario depurar los archivos frecuentemente.
-prdida de la informacin por la manipulacin.
-prdida de tiempo en la bsqueda de documentos y en la modificacin.
-incompatibilidad de programas.
-no puedes tener un control de fiabilidad y autenticidad.
-la tecnologa digital de imgenes es cambiante.
-costos en la adquisicin de lectores.
-pueden ser copiados.
Su consulta es mediante una mquina especfica (hablamos en este caso de la
computadora).
Se puede perder alguna informacin en el momento de migrar de una tecnologa a
otra.