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Zindy

Diagnostico Auditoria Administrativa


Auditoria Administrativa
La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado
actual de la empresa y qu tan lejos est de lo que quiere ser y qu medidas
adoptar para alcanzar sus metas o qu cambios pertinentes deben hacerse
para acceder a un mejor nivel de desempeo.
Es una tcnica que utiliza varios procedimientos especializados y se
apoya en el mtodo cientfico para la investigacin. El proceso de investigacin
supone una actuacin sistemticamente organizada y estandarizada, para
obtener un diagnstico al menor costo y con la mayor confiabilidad. Para ello,
debe emplear tcnicas para minimizar el error, reducir el costo y establecer
mtodos de trabajo aplicados al caso de estudio con un mximo de eficiencia y
administracin de recursos.
Investigacin Preliminar
Una vez que se ha definido la direccin y los factores que se auditarn, la
secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o
investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la
organizacin.

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal,


informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con
los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una reformulacin de los objetivos,


estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, permite
perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva.

Este acercamiento inicial demanda mucha precisin, ya que la informacin


tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusin
cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:

Determinar las necesidades especficas.


Identificar los factores que requieren de atencin.
Definir estrategias de accin.
Jerarquizar prioridades en funcin del fi n que se persigue.
Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores.
Especificar el perfil del auditor.

Zindy

Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo


definido.

Vicky
Diagnostico Preliminar
Es la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de
su experiencia y visin; en base a esto se prepara un marco de referencia el
cual fundamente la necesidad de auditar, considerando para ello los siguientes
elementos:

Gnesis de la organizacin (Creacin, cambios, manejo y delegacin de


facultades.)
Infraestructura (Procesos-funciones, modificaciones de estructura, nivel
de desarrollo tecnolgico.)
Formas de operacin (Desempeos, logros, expectativas, proceso de
tomas de decisiones.)
Posicin competitiva (Naturaleza, dimensin, sector, giro, competencias
centrales. clientes, proveedores.)

Examen:

Recopilacin de informacin
Tcnicas de recoleccin
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevistas
Cuestionarios
Cedulas

Medicin

Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin de trabajo

En esta etapa se inicia la ejecucin de los programas para obtener la


informacin necesaria del rea sujeta a revisin. Es de seleccin y aplicacin
de las tcnicas recoleccin que se estimen viables de acuerdo con las
circunstancias propias de la auditoria.

Mara de Los ngeles


Tcnicas de recoleccin:
Manera de enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga
posible su examen, esta informacin es para emplear sola o en combinacin de
las siguientes tcnicas:
Investigacin documental:

Normativa
Administrativa
Mercadeo
Ubicacin geogrfica
Estudios financieros
Situacin econmica

Observacin directa:
Revisin fsica para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
Acceso a redes de informacin:
Para detectar informacin operativa o normativa y facilitar el intercambio
electrnico de datos, manteniendo una relacin interactiva.
Entrevistas:

Saber que se quiere y tener claro el propsito.


Establecer anticipadamente la distribucin de trabajo
Concertar previamente la visita
Atender el compromiso
Clasificar la informacin obtenida
Registrar la informacin por escrito en una bitcora

Cuestionarios:
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas.
Cedulas:
Integradas por formularios que incluyen casillas o bloques que facilitas la
agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.
Evaluacin:

Propsito
Procedimiento
Tcnicas de anlisis administrativo
Formulacin del diagnstico administrativo

Gaby
Propsito y procedimiento:
En esta etapa se aplican procedimientos y tcnicas de anlisis administrativo
para evaluar la informacin obtenida en la fase de instrumentacin-examen
para emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente:

Concentracin de informacin obtenida


Clasificacin de la informacin
Evaluacin de los resultados
Determinacin de soluciones

Tcnicas de anlisis administrativo:

Base conceptual: Establecer naturaleza y magnitud de necesidades de


factores en sus funciones, determinacin de los recursos, cauce de
acciones.
Marco de referencia: Partiendo del diagnstico preliminar se determinan
las bases de actuacin de las variables y estrategias.
Contenido: Para que el diagnostico administrativo aporte elemento de
decisin deben incorporar los siguientes aspectos:
Contexto: fisonoma de la empresa de acuerdo a su situacin actual y su
trayectoria.
Informacin operativa: gestin de funciones, procesos y proyectos,
anlisis del proceso administrativo.
Desempeo: comportamiento, resultados, manejo de indicadores y de
gestin.
Estrategia competitiva: Enfoques, procesos, habilidades y propsitos.
Liderazgo: Cultura organizacional, trabajo en equipo, calidad de vida.
Perspectivas: Estructura, oportunidades de negocio, potencial de
innovacin, control estratgico.

Obdulio
Objetivo Del Diagnostico
Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las
causas y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de
los elementos bajo anlisis, as como sustentar los criterios para obtener y
manejar la informacin de manera fluida y consistente para respaldar el
proyecto de auditora administrativa, a partir de:

Justificar la necesidad de auditar.


Determinar el alcance de la auditora.
Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas.
Establecer criterios para coordinar las acciones.
Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros
y tecnolgicos.
Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades.
Desarrollar el marco de trabajo.
Seleccionar en forma tentativa los indicadores de financieros y de
gestin.
Definir el cuerpo de tcnicas para captar la informacin.
Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin.
Precisar los mecanismos de decisin, supervisin y control.
Especificar la forma y periodicidad para reportar avances.

Pablo
Contenido Del Diagnostico
En la parte de la introduccin se sugiere exponer la razn de la auditora en la
empresa, el periodo en que se llev a cabo y, en caso de estar plenamente
identificada, la problemtica que enfrenta.
En el objetivo se plantea en forma directa y clara lo que se pretende con la
realizacin de esta actividad.
Por su parte, el anlisis de la situacin actual es un punto neurlgico en el que
se describe de manera objetiva la funcionalidad de la organizacin, sin emitir
juicio alguno, ya que el objetivo es retratar una realidad. La identificacin de
problemas potenciales requiere de una mente aguda y con buen sentido crtico,
ya que con base en la situacin actual de la empresa, el evaluador debe
realizar sealamientos de las posibles complicaciones que enfrentara la
organizacin en caso de seguir operando con el esquema actual.
Adems de analizar la situacin actual y evidenciar los problemas potenciales,
es necesario proponer alternativas de solucin, para disminuir al mximo los
riesgos que comprometan la estabilidad de la organizacin; aqu es donde se
precisa de creatividad por parte del auditor.
Mediante recomendaciones, la persona que evala seala aspectos precisos
que considera adecuado atender; por supuesto, la decisin final la toma la
organizacin. Al final del contenido del diagnstico administrativo, el evaluador
presenta las propuestas a la organizacin de manera detallada. stas deben
ser viables y apegadas a la situacin real existente. La rapidez con que se
atienden las necesidades de la empresa cobra cada vez mayor peso para
mejorar, o por lo menos mantener, los niveles de competitividad deseables;
por lo tanto, resulta imprescindible aplicar mejoras administrativas, que
faciliten identificar a tiempo los aspectos que pudieran amenazar el ptimo
desempeo de la organizacin.

Ejemplo:

Pablo
Asesores administrativos
Fecha
Lic. _____
Director General de Industrias
Empresa
Presente
Asunto: Diagnstico administrativo
Licenciados:
Atendiendo la labor que nos fue encomendada para realizar un diagnstico administrativo de la organizacin
que usted dirige, nos permitimos informarle que la actividad de auditora qued concluida y que conforme a los
resultados de sta, presentamos el siguiente documento, que de ser aprobado dara pie a la siguiente etapa.
I. OBJETIVO
El objetivo primordial de este trabajo fue el de evaluar el funcionamiento integral de la organizacin a efecto de
presentar la realidad de las condiciones en las que se encuentra.

II. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL


En la organizacin se detectaron, entre otros, los siguientes aspectos de carcter general y particular.
Efectividad del personal
En los ltimos ocho meses, el rendimiento del personal se ha visto afectado por los siguientes factores relacionados con
la administracin de recursos humanos:
a) Definicin de una poltica salarial.
b ) Carencia de un programa de capacitacin y adiestramiento.
Gerencia administrativa
En esta rea se requiere en forma prioritaria reestructurar el control de operaciones de la organizacin, especialmente en
lo siguiente:
1. El diseo de la organizacin interna no responde a la realidad; es decir, est desvirtuado y las funciones que realiza el
personal no corresponden a lo estipulado.
III. PROBLEMAS POTENCIALES
Consideramos que en el caso de prevalecer la situacin antes expuesta, se corre el riesgo de que se presenten las
circunstancias que a continuacin se indican.
_______________________________

Pablo
IV. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN
Ante los riesgos potenciales que amenazan el correcto desempeo de la organizacin, se proponen las siguientes dos
alternativas, las cuales buscan dar flexibilidad y profesionalizacin a la administracin de la empresa.
V. RECOMENDACIONES
Con base en todo lo expuesto en este documento, nos permitimos presentar en forma sintetizada algunas
recomendaciones que consideramos oportuno aplicar de manera inmediata en su organizacin.
Efectividad
a) Instrumentar formalmente la grfica salarial de la organizacin, con base en niveles y categoras, de acuerdo con lo
previsto en el Contrato Colectivo de Trabajo.
b) Reactivar la efectividad del Programa de capacitacin y adiestramiento, as como el cumplimiento de incentivos ya
devengados, y definir la poltica de ascensos.
Gerencia administrativa
1. Disear la organizacin interna de esta gerencia y redisear los procesos donde est involucrada.

Reiteramos nuestro agradecimiento por la confianza otorgada a esta firma para la realizacin de la auditora.
Esperamos que el presente trabajo responda a sus exigencias; nosotros estamos a su disposicin para aclarar cualquier
punto.

Atentamente,
Lic. __________________
Firma de Auditoria
Auditores independientes

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