3.

los procesos tienen mltiples versiones

4. el trabajo se realiza en el lugar razonable
5. se reducen las actividades de control y verificacin
6. las actividades de conciliacin se minimizan
7. se ofrece al cliente un solo punto de contacto
8. el trabajo se organiza en actividades centralizadas
descentralizadas
9. se permite a los trabajadores, tomar decisiones
10. se considera el apoyo que brinda la tecnologa informtica

1. las tareas se comprenden en una sola.

Esto evita prdidas de tiempo con tantos pasos laterales y necesidades de
conciliar, haciendo as ms efectivo el proceso.
Por ejemplo si en una oficina administrativa se recibe un documento. Una persona
firma de recibido, otra persona revisa la documentacin y una tercera persona
autoriza el trmite. Una manera de eficientar el proceso seria que una sola
persona firmara de recibido, revisara y autorizara el trmite.
Hay que considerar que no siempre es posible comprimir todos los pasos de un
procedimiento, en una tarea que pueda ser ejecutada por una sola persona. En
algunas situaciones los diversos pasos tienen que ejecutarse en localidades
distintas y por personas distintas, como se explica en el ejemplo siguiente:
2. las actividades se realizan en un orden lgico y no siguiendo secuencias
artificiales diseadas.
En muchos casos para ejecutar un proceso, esperamos a que finalice un paso
para iniciar con el siguiente, aunque esto no sea realmente necesario.se pueden
realizar actividades simultaneas acortando el ciclo del proceso en forma
considerable, por ejemplo;
Para la edicin de un libro, se realiza un anlisis de contenido, correccin, de
estilo y diseo grfico. Cada fase de este proceso requiere por lo menos tres
semanas de trabajo. Si se ejecuta en forma secuencial se requieren nueve
semanas para finalizar el trabajo.
Una alternativa seria realizar el anlisis de contenido, y luego plenamente realizar
la correccin de estilo y el diseo grfico, y finalmente integrar la obra. Al realizar
dos pasos en forma paralela el proceso completo se reduce a seis y media
semanas.
3. los procesos pueden tener mltiples versiones

Los tradicionales procesos nicos para todas las situaciones, son generalmente
muy complejos, pues tienen que incorporar procedimientos especiales y
excepciones para tomar en cuenta una gran variedad de situaciones, por ejemplo:
Utilizar el mismo proceso y los mismos requisitos para autorizaciones de crdito,
aunque los montos de crditos varen.
4. El trabajo se realiza en el lugar indicado
Un aspecto primordial es que el trabajo se realice en donde tenga ms sentido, en
el departamento donde se tenga mejor informacin, donde la respuesta sea ms
rpida, el que est ms cerca de los clientes. Adems de evitar nuevamente los
innecesarios pasos laterales, como se observa en este ejemplo:
Recibir servicio de atencin medica de alguna clnica y ser enviado a otra para
estudios de laboratorio.
5. reducir las verificaciones y controles.
Los procesos convencionales estn llenos de controles elaborados para evitar el
abuso. Sin embargo el porcentaje de casos de abusos es mnimo comparado con
las desventajas de un proceso complicado e ineficiente. Los procesos rediseados
toman el riego de abuso limitado. En lugar estrictamente verificar el trabajo a
medida que se realiza.se establecen controles globales o diferidos. Estos sistemas
estn diseados para tolerar abusos moderados o limitados, demorando el punto
dentro de la secuencia del proceso, en que el abuso detecta o bien, examinando
patrones colectivos en lugar de casos individuales. Por ejemplo:
Solicitar autorizacin para ejercer cada gasto presupuestado, cuando ya se ha
autorizado un monto semestral y mensual. Las verificaciones pueden hacerse en
forma mensual y efectuar las correcciones. Se puede requerir autorizacin solo
para gastos que excedan de un monto definido.
6. las actividades de conciliacin se minimizan
Esto se logra, reduciendo el nmero de contacto externo que tiene un proceso y
con ello se minimiza la probabilidad de que se reciba la informacin incompatible
que requiere conciliacin.
Como se explica en el ejemplo: llevar el registro de alumnos en un departamento y
efectuar el cobro de inscripciones en otro. Luego deber conciliarse el registro de
alumnos con los pagos realizados.
7. se ofrece al cliente un solo punto de contacto.

Este mecanismo es muy efectivo y necesario cuando los pasos del proceso son
tan complejos o estn tan dispersos que es imposible integrarlos en una persona o
en un pequeo grupo. Actuando como amortiguador entre el complejo problema y
el cliente, una sola persona atiende al cliente como si fuera responsable de todo el
proceso, aun cuando en realidad no lo es, como se observa en el ejemplo
siguiente:
En algunas oficinas gubernamentales se tiene muchas veces que hacer la solicitud
sobre un trmite en una ventanilla, recibir asesora sobre el llenado de formatos en
otra, entregar documentos en otra, pedir informacin sobre el trmite en otra;
cuando sera ms prctico para el usuario recibir toda la atencin en una sola
ventanilla.
8. el trabajo se organiza en actividades centralizadas y descentralizadas
Esto se logra a travs de procesos informticos que permiten distintas unidades
de una organizacin actuar como si fueran completamente autnomas y al mismo
tiempo se goza de las ventajas que crea la centralizacin. Es muy importante
considerar que los controles estn incorporados electrnicamente, como sucede
en el ejemplo siguiente:
Tal es el caso de los sistemas de nmina nicos para matriz y filiales de empresas,
que permiten concentrar toda la informacin en la matriz, pero al mismo tiempo
operarse en forma independiente por cada una de las filiales, afectando en forma
automtica la base de datos central.
9. se permite a los empleados que tome decisiones
Los empleados pueden resolver los problemas en forma inmediata, en lugar de
tener que esperar repuestas autorizadas de sus jefes para muchos asuntos que
ellos mismos puedan resolver, por ejemplo:
Poder decidir sobre un cambio de artculos para los clientes, sin tener que pasar
por una serie de autorizaciones engorrosas.
10. se considera el apoyo de la tecnologa informtica
La informacin puede estar disponible al mismo tiempo, en tantos lugares como
sea necesario y la actualizacin de la informacin se realiza en forma inmediata,
por ejemplo:
Tener disponible al mismo tiempo tanto para un departamento de compras, como
para el rea de finanzas, los requerimientos de los usuarios, su presupuesto
disponible, las solicitudes de compra y el presupuesto comprometido.

Para hacer un rediseo ser muy til de contestar las

siguientes preguntas:
Qu otras maneras se tienen que hacer esta tarea?
Cmo ejecutara el proceso una sola persona?
Qu se tendra que eliminar o combinar para que esto fuera posible?
Qu trabajo se tendra que transferir a otra parte?
Cmo ejecutara las tareas un solo trabajador?
Cmo le ayudara la tecnologa?

Pasos para redisear un proceso:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Establecer la visin del nuevo proceso

Diseo tcnico
Diseo social
Ajustes al proceso
Implementacin
Estandarizacin

1. establecer el objetivo a lograr y una visin del nuevo proceso

En esta fase de delinea como sera el nuevo proceso y se diagrama en forma
general.es un diseo a un nivel general, pero que contiene los suficientes detalles
para mostrar cmo seran las cosas en el futuro.
2. elaborar un diseo tcnico
Define lo que se tiene que hacer y cmo se har. Aqu se desarrolla el proceso
rediseado. Describiendo paso a paso el flujo de proceso, que se hace, quien lo
hace, y con qu criterios lo hace. Los objetivos de realizar el diseo tcnico y
documentarlos son:
a) Asegurar un desempeo uniforme de la funcin
b) Describir el manejo de dificultades durante el proceso
c) Mantener los procedimientos de accin simples

d) Disponer de informacin documentada para entrenar a todos los

involucrados, realizar anlisis mejoras al proceso e informar a los usuarios
de cambios.
e) Estandarizar el proceso para asegurar que cumpla con los requisitos de los
clientes y para minimizar la variabilidad de cualquier actividad.
3. diseo social
El diseo social implica ajustar la organizacin de las personas que participan en
la ejecucin del proceso, con base en los cambios realizados en el diseo tcnico.
Esto requiere una revisin de las descripciones de los puestos, una revisin de los
perfiles y ajustar la estructura organizacional si se hace necesario.
4. ajustar el proceso
En muchas ocasiones los procesos son rediseados por personas distintas a
quienes lo van a operar, o bien no pueden participar la totalidad de los
involucrados en el proceso de rediseo. Por lo tanto, es muy importante realizar
secciones de ajuste con ellos para involucrarlos en el proceso y recibir sus
aportaciones, sobre aspectos que pudieran haberse pasado por alto.

5. implementar el rediseo
Para la implementacin, una vez que el proceso ha sido ajustado y aprobado se
sigue los siguientes pasos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Desarrollo de sistemas informticos de soportes, si se requieren

Adecuacin de la infraestructura fsica
Adecuacin de la estructura organizada
Capacitacin de las personas involucradas en el proceso
Difusin de los cambios a los involucrados
Inicio de operacin del nuevo proceso

Los primeros tres puntos se refieren a la implementacin de rediseos en

organizaciones de cierta magnitud
6. estandarizacin
Una vez realizada la implementacin se desarrolla las tareas para estandarizar, es
decir, asegurar que el rediseo del procedimiento est funcionando como fue
planeado previamente.