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En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto,
Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios...
para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
clic en el botn
. Este botn permite ver el documento principal
con los nombres de los campos o bien con los datos.
En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se
combinarn con el documento principal. Cada fila corresponde a un
destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta,
mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de
verificacin sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar,
normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que
desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de
encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic
sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:
Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir
nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto
utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de
datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las
flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos
en el siguiente apartado.
14.10. Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo
nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego
sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de
la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se
resultado de la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.
trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este,
adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la
opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del
mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la
direccin de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.