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14.1. Conceptos previos.

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos


fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables
que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede
ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento
de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de
registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un
campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla
de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente,
y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es
decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu
sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
14.2. Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un
documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de
correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente
para combinar correspondencia.

Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata


de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y
hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de
asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos
generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros
vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo
paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que


contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento
combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la
opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente
para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho


podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de
Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva

- Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin


Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
- Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en
lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos,
hacer clic en ella y elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de
Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista.

Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en


ella se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos
en el que indicaremos de dnde coger los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por


ejemplo, as que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre,
deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo
donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar
seleccionada la opcin Todos los orgenes de datos, que incluye todos los
tipos aceptados para la combinacin. Obviamente tambin podramos
cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el
men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo
Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se
combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.
Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con
varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla basarnos; si es un libro
de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc

En l podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cules


utilizar. Lo normal es que estn todos seleccionados, pero si queremos
descartar alguno no tenemos ms que desactivar su casilla haciendo clic
en ella. Tambin podremos utilizar las herramientas disponibles paras
ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle ms
adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos
siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra
carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin.
Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que
aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el
panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo...,


Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms
elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los
campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a
insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente
para seguir con el asistente.

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto,
Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios...
para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opcin


Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo
para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el
documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En
este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual
o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal
sin combinacin.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el
panel de tareas.
14.3. La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas
cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente
que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la
pestaa Correspondencia.

Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las


ampliaremos ms adelante.

Editar lista de destinatarios.


Permite abrir el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los
cambios convenientes.
Bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor
un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
Lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea
de saludos tal como vimos con el asistente.

Insertar campo combinado.


Permite insertar en la posicin
del cursor un campo del origen de datos.

Resaltar campos de combinacin.


Permite resaltar los
campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta
forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la


detallamos ms adelante.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento con botones


para avanzar y retroceder por los diferentes destinatarios. Tambin podrs
buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la
carta.
4.5. Ver datos combinados
Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer

clic en el botn
. Este botn permite ver el documento principal
con los nombres de los campos o bien con los datos.

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer


registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco
complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma

fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono


los campos del origen de datos aparecern resaltados.

14.7. Buscar un registro


Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y
tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los
botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el
botn
. Permite ir a un registro concreto indicando el valor
que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botn


aparece el cuadro de
dilogo Buscar entrada que vemos en la imagen.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.


En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que
buscar el valor.
Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro
de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra
en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del
origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve
otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del
origen.
Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l
y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro
registro con las mismas caractersticas.
14.8. Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de
enlazar con ellos, no slo para mostrarlos en el documento, sino tambin

para manipularlos. Haciendo clic en el icono


se abre el cuadro de
dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde
encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que
se van a utilizar.
14.9. Filtrar destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que
tengan un determinado valor en un campo de combinacin. Por ejemplo
podramos decidir utilizar nicamente los clientes de Alicante.

En la pestaa Correspondencia hacemos clic en


. En el cuadro
de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en
el encabezado del campo correspondiente, en este caso Poblacin, y se
desplegar una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin.


Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que
aparecen en el campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante.
Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos
los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se
combinarn.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen
poblacin.
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor
en el campo poblacin.
(Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar. Este cuadro
tambin se puede abrir haciendo clic en Filtrar...en la ventana de

destinatarios que se inicia al pulsar


se aprecia en la siguiente imagen:

. La ventana es como la que

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern


cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan
combinados. Se puede poner una condicin o varias. Cada lnea es una
condicin.

Lo nico que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo


de comparacin a realizar de entre las disponibles e introducir
manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el
campo Comparar con: cuando se compruebe si el valor est o no vaco.
Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin direccin,
seleccionaremos Campo: direccin y Comparacin: No est vaco.
Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos
escribir nada. Por supuesto, no tendra sentido hacerlo, porque no vamos a
compararlo con nada.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se
leera: poblacin es igual a Valencia, de esta forma slo apareceran
combinados los clientes de Valencia.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para
formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan
Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen
algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha
de su encabezado ya no se muestra negra, sino azulada.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se
combinarn con el documento principal. Cada fila corresponde a un
destinatario y por cada destinatario se generar un documento (carta,
mensaje de correo electrnico, etiqueta, etc.)
La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de
verificacin sirve para indicar qu destinatarios queremos utilizar,
normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que
desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de
encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic
sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edicin.
Se abrir este cuadro de dilogo:

Desde aqu podremos cambiar los datos del destinatario o incluso aadir
nuevos. Tambin podremos posicionarnos en un valor en concreto
utilizando el botn Buscando.
Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de
datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las
flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos
en el siguiente apartado.
14.10. Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo, por ejemplo
nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego
sea ms fcil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de
la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se

ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la


columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos
ordenar las cartas por provincia y dentro de la
misma provincia porpoblacin y dentro de la
misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la
ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar.
Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el botn Editar lista de
destinatarios y desde ah ya podemos seleccionar Ordenar....

Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual


queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de
menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por ms campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldran las cartas ordenadas por poblacin y
dentro de una misma poblacin por cdigo postal.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
14.11. Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de
direcciones, una lnea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene
definido unos campos estndares para referirse al nombre del
destinatario, su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen por qu
coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no
es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad
me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en nuestro
origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin
necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde
definimos estas asociaciones. Este cuadro de dilogo tambin se puede
abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos


estndares que utilizar Word en combinar correspondencia y a
la derechaindicamos el nombre del campo del origen de datos con el
que se corresponde.
Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que
un campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. Para el
resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir
el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a
utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace
falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no
definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.
14.12. Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el

resultado de la combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo siguiente.

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios


despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos
visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta:
...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a
combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a
combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del
segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en
blancoHasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya
conoces.
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a
paso: Combinar al imprimir
14.13. Combinar en correo electrnico
Dentro de Imprimir documentos, la opcin Enviar mensajes de
correo electrnico permite enviar cada carta del resultado de la
combinacin en un correo electrnico. Con la creciente utilizacin del
correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho

trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este,
adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la
opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del
mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la
direccin de e-mail del destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de


formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos
adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un
programa de correo electrnico compatible con MAPI como por
ejemplo, Microsoft Outlook 2013, ya que se iniciar para poder realizar
el envo de correos.
14.14. Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cmo utilizar el asistente de combinacin
de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y
enviar cartas personalizadas. Pero sta no es la nica opcin.
Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos
tambinimprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a
los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente
en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:
Utilizar la opcin de combinar correspondencia que permite enlazar
con una base de datos o crear un conjunto de registros de forma
manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el
ejemplo de las cartas.
O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el
gestor de correo electrnico de Microsoft Office.
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto.
Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de
correspondenciaen la pestaa Correspondencia. Es ah donde
seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin
podramos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en
el panel lateral.

En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su


configuracin.

Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del


sobre, la fuente y la posicin del texto, en la pestaa Opciones de

sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa


del resultado. Adems, podremos indicar la orientacin del sobre en
la bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de impresin.

En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de


etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable
de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que
tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en
concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si
elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser
capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si
nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear
una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus propiedades.

Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una


tabla que dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se
aprecie a simple vista, pero est ah, por eso aparecen las pestaas
de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos

cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es


conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que
restara hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo
largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo
incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma
masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms sencillo es
situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear y
seleccionar Sobres o Etiquetas.

En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la


diferencia es que nos sitan en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en
forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems,
vemos informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la
impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar
estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo
listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico.
Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo
electrnico, aunque slo est disponible en determinados pases.
Infrmate en tu oficina de correos ms cercana de si es posible realizar tal
operacin.

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