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Una guía BBS

(Breve, Básica y Sencilla )

para la incorporación y aplicación de TIC´s (Tecnologías de Información y Comunicación) en Bibliotecas…

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Diego Ariel Vega

Biblioteconomía I – IFTS Nº: 13

Diego Ariel Vega

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Índice
Introducción Esbozando la idea de un proyecto Punto de partida 3 (+ 1) puntos claves Etapas a cumplir Aplicación práctica Recursos humanos Instalaciones y tecnologías A digitalizar y automatizar funciones Nuevas alternativas Servicios tradicionales y novedosos Bibliobytes Conclusiones Bibliografía Artículos, notas y entrevistas consultadas en línea Blogs consultados Páginas de inicio y oficiales visitadas y consultadas Glosario 03 04 09 12 16 19 20 22 33 40 48 55 58 60 61 63 63 64

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Introducción

en todos los ámbitos de nuestra vida resulta tan obvio y evidente que constituye casi una perogrullada. Ningún tipo de organización esta exenta de incorporar la automatización y la informática a sus tareas y actividades, y su supervivencia, en la independencia de estos y estas ya no novedosos, sino habituales y cotidianos métodos y herramienta se torna prácticamente insostenible. Así entonces, las bibliotecas, organizaciones que entre sus funciones principales poseen la producción, organización, distribución, difusión y almacenamiento de

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oy en día hablar de la importancia y de la influencia de las nuevas tecnologías

información, entendidas como unidades de información en su acepción equivalente no pueden esquivar esta nueva tendencia hacia la digitalización e incorporación al mundo virtual que día a día se agiganta. Informatizar las bibliotecas se convierte de esta forma en una premisa, en una necesidad, casi en una obligación para los bibliotecarios, que no pueden seguir apoyándose solamente en libros, fichas y papeles, sino que deben incorporar todos los nuevos instrumentos electrónicos y digitales, con las numerosas ventajas que ofrecen, para continuar a la par de los requerimientos y necesidades de los usuarios, adoptándose a estos tiempos dinámicos que exigen no quedarse estancados. Por lo expuesto y a los efectos de colaborar ante estas nuevas exigencias que se imponen, se elabora esta “breve BBS guía (básica, breve y sencilla) para la incorporación y aplicación de tecnologías de información y comunicación en bibliotecas”, con el objetivo de ayudar a los bibliotecarios a encarar el desafío de elaborar un proyecto general, con un enfoque macro que pueda resultar útil para todo tipo de bibliotecas, como una especie de tutorial, que paso a paso contribuya a orientarlos en este nuevo reto, difícil por cierto, pero justamente por eso sumamente interesante, atrayente e indispensable en estos tiempos. De esta forma, tratamos de aportar algo para la preservación de estas instituciones, para que no se estanquen en el pasado, para que se adapten al presente y se anticipen a lo que viene, y así puedan sobrevivir en el tiempo prestando atención y tomando prestadas las palabras del escritor norteamericano Ray Bradbury cuando expresa “Sin bibliotecas, ¿qué nos quedaría?; no tendríamos pasado ni futuro.”

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Esbozando la idea de un proyecto
“Cristaliza tus metas. Elabora un plan para alcanzarlas. Fíjate una fecha límite. Entonces, con suprema confianza, lleva adelante tu proyecto." Paul J. Meyer

Para que la incorporación de nuevas tecnologías y la informatización de una unidad de información sean exitosas, deberá realizarse una planificación rigurosa y detallada, que contemple todos los aspectos necesarios y adecuados para asegurar su correcta implementación y su posterior mantenimiento y actualización constante. De esta forma, planteamos la elaboración de un proyecto, es decir un emprendimiento planificado cuidadosamente que incluye una serie de actividades y tareas coordinadas e interrelacionadas que se van desarrollando gradualmente hasta lograr el objetivo propuesto. Entendemos de esta forma, como todo proyecto, se debe considerar que el mismo es temporal, por lo cual se deberá establecer su comienzo y su final y que se va a desarrollar de forma incremental. Generalmente los proyectos surgen por diferentes vías, como pueden ser una idea o inquietud, una demanda del mercado, un avance tecnológico, requisito legal o necesidad de adaptación a requerimientos de usuarios. En el caso de las bibliotecas, podemos entender que todos estos ejemplos cuadran con la realidad que atraviesan, y que hoy en día es innegable y fundamental la necesidad de incorporar la tecnología a estas organizaciones. Por lo tanto, entendemos que en menor o mayor dimensión, toda biblioteca deberá encarar un proyecto de informatización y automatización con el objetivo de introducir nuevas tecnologías para aprovechar las numerosas oportunidades y los beneficios que estás pueden otorgar para desarrollar sus actividades y favorecer a la gestión administrativa. Asimismo, se pueden desarrollar modificaciones y actualizaciones que permitan mejorar los servicios tradicionales que las bibliotecas brindan desde sus comienzos. Desde la gestión de los usuarios, hasta el servicio de referencia, pasando por las búsquedas y consultas automatizadas, todas estas tareas y actividades pueden

favorecerse por los beneficios de la incorporación de modernas herramientas que facilitarán y en muchos casos mejorarán y ampliaran su desarrollo. Entre los adelantos existentes que pueden utilizarse, se pueden mencionar todo lo referente a automatización, procesamiento, recuperación de información y gestión de
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grandes bases de datos interrelacionadas, redes de telecomunicaciones, digitalización de documentación y soportes digitales de almacenamiento entre muchos otros. De esta forma, para la incorporación de las nuevas tecnologías en las unidades de información es fundamental, necesario y obligatorio en primer lugar el desarrollo de un proyecto adecuado con su correspondiente planeamiento para poder seguir sus lineamientos y concluir de forma exitosa el proceso. Como ya veremos, en todo proyecto deberán considerarse las tres restricciones principales: alcance, costo y tiempo y añadir la cuota fundamental de “calidad” para terminar de delinear el plan general necesario. A su vez, deberán considerarse el ciclo de vida y las etapas que conforman todo proyecto a fin de realizar la planificación adecuada que permita un desarrollo gradual y controlado para facilitar y permitir su seguimiento, detectar desvíos para ser encauzados y así lograr el cumplimiento del objetivo final. Para el puntapié inicial, se puede realizar un análisis FODA, que si bien pose un objetivo orientado para la toma de decisiones, puede resultar de utilidad en etapas previas de desarrollo de proyectos. Consiste en una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso de la misma.

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La sigla F.O.D.A. está conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).

Analizando estas cuatro variables, tanto las

fortalezas como debilidades son

internas de la organización, por lo que es posible actuar y ejercer influencia en forma directa sobre ellas. En cambio, tanto las oportunidades como las amenazas son aspectos de índole externo, por lo que en general resulta más complicado el poder modificarlas.

En un ejemplo más puntual, sobre la aplicación en bibliotecas en general:

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la unidad de información, por las cuales está en una posición privilegiada que la permite diferenciarse de otras bibliotecas. Podrían originarse en recursos que se controlan (presupuesto económico, personal, tecnologías, etc.), capacidades y habilidades que se poseen (personal más capacitado, recursos informáticos, etc.), actividades que se desarrollan (precursores en brindar servicios on-line, etc.) De esta forma, las bibliotecas pueden contar con algunas características que las permitan destacarse del resto, como ser una colección equilibrada y acorde a las necesidades de sus usuarios, una buena infraestructura edilicia, un personal amable, eficiente y capaz, etc.

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la biblioteca, lo cual le permiten obtener ventajas, como ser la ubicación física, la posibilidad de crear consorcios para realizar compras cooperativas y reducir costos, la cercanía con instituciones que puedan efectuar donaciones, etc. Las bibliotecas deberán explorar el ambiente que las rodea y tener en cuenta los posibles beneficios que se puedan obtener del mismo. Así, la colaboración con otras bibliotecas, escuelas, universidades, con organizaciones culturales, barriales, radios e inclusive con empresas, pueden otorgar grandes ventajas para cubrir requerimientos y suplir carencias.

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Una destacada y adecuada estructura edilicia, una completa infraestructura y una ubicación física accesible pueden constituir oportunidades interesantes para obtener ventajas o conformarse como fortalezas importantes que le permitan a la biblioteca destacarse del resto.

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a otras unidades de información, por ser recursos inexistentes o reducidos (presupuesto, tecnologías, etc.), habilidades que no se poseen (personal no capacitado), actividades que no se desarrollan positivamente, etc. Frente a estas situaciones desfavorables, las unidades de información deberán ser conscientes y tratar de solucionar y apuntar a mejorar esos aspectos. Así, se podrán desarrollar cursos de capacitación para el personal que lo requiera, proyectar nuevos servicios que la biblioteca no brinda o incorporar nuevas herramientas que actualmente no se utilizan y que favorecerían y facilitarían las tareas y actividades de la institución

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización, las cuales son de índole diversa

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(desde reducciones de presupuesto, donaciones, subsidios, etc. por problemas económicos, falta de apoyo político, modificaciones de planes, programas o legislaciones, hasta

condiciones climáticas de exposición a desastres naturales, etc.). En estos aspectos, las bibliotecas deben ser previsoras y estar muy atentas, ya que pueden verse muy afectadas en su normal desenvolvimiento, e inclusive resultar muy perjudicadas por ejemplo ante situaciones de inundaciones, incendios, etc. que pueden afectar considerablemente su patrimonio.

Agua, fuego, terremotos y huracanes, algunos de los enemigos que la naturaleza presenta, conjuntamente con el accionar negativo de los seres humanos en los robos, saqueos, vandalismos y las guerras presentan grandes amenazas para las bibliotecas en la actualidad

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Punto de partida
“Una travesía de mil millas comienza con un paso” Lao Tsé

Más allá de la utilidad que puede brindar un análisis F.O.D.A. previo, hay que tener en cuenta que antes de encarar un proyecto, debemos realizar un paso clave y fundamental: el relevamiento. Si bien esta palabra aún no está reconocida en el diccionario de la Real Academia Española, su utilización en el ámbito de proyectos, particularmente en el desarrollo de software, comunicaciones, tecnología y hasta en estadística, es habitual y extendida. El relevamiento implica una serie de actividades que están orientadas a determinar la situación actual existente, la forma en que se desarrollan habitualmente las tareas y actividades, la metodología utilizada, las funciones etc. de cualquier operación, sistema, sector, departamento, organización, etc. En definitiva, el relevamiento intentar reflejar el “presente”, y responder a preguntas básicas y elementales: “¿Cómo se hace actualmente?”, “¿Quién lo hace?”, “¿En cuánto tiempo?”. “¿De qué forma?”, “¿Bajo que normas o procedimientos?”, “¿Quién, como, cuando y donde se controla?”, etc. para de esta forma poder si se permite la analogía, obtener una radiografía de lo que estamos “relevando”. En el caso de las bibliotecas, y de acuerdo a su tamaño y a la magnitud y complejidad del proyecto que se va a encarar, puede ser una etapa simple, sencilla y de corta duración, o un proceso de revisión completo y global de todas las tareas, actividades, procedimientos y circuitos administrativos de la organización que puede llevar varios meses. Lo importante en esta etapa, más allá de su extensión y dificultad, radica en la realización de forma correcta y adecuada, ya que es el punto de partida, la base sobre la cual se va a planificar y es fundamental su adecuación a la realidad y actualidad que se enfrenta. Para su realización existen infinidad de técnicas y herramientas (muchas de ellas automatizadas y elaboradas para estos fines) para la recolección de datos y la confección de información, entre las cuales se pueden mencionar:    

Entrevistas personales y grupales Observaciones personal Investigaciones Reuniones de trabajo
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Cuestionarios y encuestas Estimaciones Muestreos Informes Gráficos, planillas y diagramas Etc.

Cada una de estos métodos y herramientas tiene sus ventajas y beneficios y resultan más apropiadas para diferentes situaciones y objetivos, y deberá analizarse su aplicación para realizarse de forma adecuada. En caso de no contar con personal experimentado y capacitado en este tipo de tareas, se recomienda la contratación de personal externo para tales fines, teniendo en cuenta que esto conlleva ventajas y desventajas para los resultados que deberán considerarse y evaluarse a la hora de decidir. La realización por parte de terceros, puede resultar más objetiva y eficiente en cuánto a su experiencia en la actividad, pero a su vez requerir más tiempo por el menor conocimiento de las características propias de la organización. A su vez puede prestar a reticencias por parte del personal que se puede sentir vigilado y no colaborar, o inclusive boicotear el relevamiento de diversas formas. Para la realización se deberá conformar un equipo de relevamiento que será el encargado de realizar estas tareas, y se deberá avisar al personal afectado, contemplando los tiempos operativos que se perderán mientras se encuentren en esta situación. Más allá de todo, el relevamiento, como ya fue mencionado, es una etapa clave y fundamental que no puede obviarse y deberá realizarse en forma cuidadosa y detallada constituyendo los cimientos sobre los cuales se va a construir la planificación futura. El relevamiento deberá ser planificado para ser desarrollado en forma profunda y completa, teniendo en cuenta diversos aspectos entre los cuales se pueden mencionar como principales la situación actual en cuanto tecnología, aplicación y conocimientos, el tipo de biblioteca y su público, sus necesidades y objetivos, los servicios que presta, la disposición edilicia, infraestructura, mobiliario, el personal y su capacitación y los recursos económicos que permitan el mantenimiento. El análisis a realizar y el resultado obtenido deberá ser lo más objetivo, exhaustivo y detallado posible. Una metodología posible sería la realización de una primera etapa con su correspondiente análisis, una segunda etapa, con un análisis más detallado y su evaluación, la preparación del informe y la exposición de resultados finales.

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Para un ejemplo de índole general, recurrimos en el presente trabajo a considerar la informatización de biblioteca que no posee ninguna de sus funciones ni la prestación de sus servicios automatizados, y que no posee ningún tipo de tecnología aplicada. Para este caso, el relevamiento debería incluir y considerar como mínimo los siguientes aspectos: o Datos generales sobre la biblioteca (clasificación, tipología, características generales y particulares o específicas, días y horario de atención, historia, objetivos, misión, visión, etc.) o Usuarios (cantidad de socios y visitantes, diferenciación por tipología, características principales, usuarios actuales y potenciales, consultas mensuales/anuales, impacto sobre la población, etc.) o Servicios que se brindan (Referencia, Consultas, Salas Especiales, Sala Multimedia, Actividades Culturales, Servicios fuera de la Biblioteca, Aulas para Capacitación, para Cursos, Jornadas, etc.) o Recursos humanos (cantidad, formación, títulos, profesionales, personal administrativo y/o informático y de mantenimiento, cursos, capacitación, tareas y funciones, etc.) o Colección (soportes, documentos especiales, colecciones diferenciadas, cantidades, forma de adquisición, prácticas de conservación, control inventario, espacio disponible, etc.) o Catalogación y Clasificación (normas, reglas, tesauros, índices, formatos de ingreso información, catálogos existentes, etc.) o Cooperación y participación en Redes interbibliotecarias y con otras instituciones o Presupuesto o Edificio (aspecto externo e interno, señalización interna y externa, distribución física, seguridad, accesibilidad, mobiliario, ambientación y climatización, salidas emergencia, personal seguridad, alarmas, instalación eléctrica y cableado existente, etc.) o Etc.

Para finalizar, vale señalar que una cuestión fundamental y de gran relevancia es el análisis pormenorizado de toda la documentación interna utilizada para la gestión de la biblioteca (Manuales de Procedimiento, Políticas de Seguridad, Calidad, de Desarrollo de Colección, etc.) que debería estar actualizada y sujeta a revisión periódica y constante..

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3 (+ 1) puntos claves
“La única diferencia entre un sueño y un objetivo es una fecha” Edmundo Hoffens

Anteriormente mencionamos la importancia del conocimiento y determinación de las tres restricciones de todo proyecto: alcance, costo y tiempo y el plus adicional de “calidad” que todo proyecto siempre debe perseguir. Un adecuado equilibrio en estos aspectos seguramente contribuirá al normal desenvolvimiento de las tareas y actividades necesarias para la concreción de un proyecto exitosos. A continuación nos detenemos en cada uno de estos puntos clave para detallar y clarificar un poco las consideraciones a realizar.

La teoría de la triple restricción en los proyectos

En primer lugar, y como punto de partida inicial, hay que definir el alcance del proyecto, lo cual implica la determinación de los objetivos en forma clara, detallada, sin ambigüedades y con precisión. Esto facilita el posterior desarrollo, ya que si no se tiene claro a que se apunta, adonde se dirige un proyecto, el resultado final está destinado al fracaso. La complejidad y magnitud de los objetivos perseguidos pueden variar ampliamente conformando un abanico de numerosas variantes y posibilidades de diferente envergadura que conformarán un factor determinante a la hora de determinar los costos y el tiempo necesario. La definición del alcance es muy importante ya que permite

establecer los límites del proyecto, es decir, lo que se va a abarcar y hasta adonde, y por ende que cuestiones no se incluyen en el mismo. Esta definición clara y precisa evita futuros malos entendidos e inconvenientes, por lo cual la ambigüedad debe ser eliminada totalmente.
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Un objetivo puede consistir en la incorporación de una nueva tecnología a un proceso que se realizaba manualmente, como ser el registro del inventario o la clasificación y catalogación de documentación en formato digital a través de la incorporación de bases de datos digitales en detrimento del papel. En otro orden, pueden utilizarse herramientas novedosas que generen nuevas tareas y actividades, como la digitalización de los fondos bibliográficos o la creación de una biblioteca virtual con su correspondiente catálogo en línea. Y en forma más profunda, puede implicar una renovación total de las actividades, servicios y funciones de la biblioteca a través de la aplicación de la informática y la automatización en todas sus aplicaciones. De esta forma, además de los objetivos mencionados anteriormente se perseguiría la informatización de la gestión administrativa en su totalidad, incluyendo los servicios tradicionales y la administración de los usuarios, la creación y el mantenimiento de una página web, blogs, boletines, etc. en línea para difusión y brindar servicios virtuales, sistemas automáticos de control de características del ambiente para preservar la colección, la instalación de sistemas de control y seguridad automatizados, etc.

Ya sea a través de una página web, o de un blog, las posibilidades de difusión de los servicios y las actividades de la Biblioteca a través de Internet son variadas y muy interesantes…

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De lo expuesto anteriormente se desprende que los objetivos pueden ser tan diversos y diferentes, que sería imposible listarlos en su totalidad. En gran medida van a depender del siguiente aspecto a considerar, el factor económico, que puede a su vez limitar nuestros objetivos y obligar a un replanteo, para su determinación de forma tal que sean factibles de ser cumplidos. En segundo lugar, como mencionamos con anterioridad, nos encontramos en todo proyecto con un límite impuesto por el factor económico. Así, los costos que genera la concreción de un proyecto deberán estar correctamente determinados de antemano, con la elaboración de un presupuesto inicial, que podrá contemplar algún margen de diferencia eventual y que se podrá ir ajustando dentro de los límites establecidos, pero que deberá tratar de ser lo más exacto y objetivo posible. En esta determinación, la relación “costobeneficio” de la implementación del proyecto, con los resultados y beneficios que se generarían por su finalización deberá ser un ítem fundamental en el análisis y las consideraciones, a la hora de decidir si se encara el mismo. El tiempo tirano es nuestra tercera pata en esta tríada que hay que tratar de equilibrar, para lo cual en la etapa de planificación, se deberán elaborar cronogramas de tareas y actividades detallados, con hitos y productos o documentos entregables que permitan realizar un seguimiento adecuado al desarrollo del proyecto. Estas líneas de tiempo proyectivas permitirán la determinación de la fecha límite, del plazo final de concreción y finalización, que deberá contemplarse y controlarse en forma continua para realizar los ajustes necesarios en casos de retrasos o imprevistos. A tales efectos, se deberá confeccionar un cronograma que contemple en forma detallada en cuanto a su duración, su fecha de inicio y de conclusión, de todas las tareas y/o actividades que pueden realizarse en forma simultánea, aquellas que requieren la finalización de tareas y/o actividades anteriores (predecesoras) y los tiempos muertos entre las mismas. Inmerso en el triángulo de las restricciones, el enfoque orientado a la calidad, que todo proyecto debe contemplar, es el cuarto eslabón de esta cadena que no debe descuidarse y que continuamente debe guiar el desarrollo de todo proyecto, para que se elaboren ya sea productos o servicios de un alto nivel de eficacia y eficiencia para satisfacer los requerimientos de los usuarios. La gestión de la calidad es clave y debe incorporarse en todas las etapas del mismo, determinando su alcance y criterios de adecuación a normas y legislaciones internacionales. Se deberá conformar un “Plan de Aseguramiento de la Calidad” a fin definir la actividades requeridas y los objetivos a cumplimentar para que se garantice la calidad del proyecto desde sus inicios. Este marco

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facilitará posteriormente la incorporación de la unidad de información a través de un “Plan de Gestión de Calidad” con una constante y continua evaluación, dentro de las normas internacionales de calidad que brindan un plus adicional de prestigio y relevancia en el ámbito.

Obtener la certificación de las normas

ISO

internacionales de calidad vigentes en el año por parte de un certificador oficial habilitado, es un desafío importante que una biblioteca puede encarar a fin de validar la excelencia en los servicios que brinda y en la forma de desarrollar sus actividades

Para finalizar, cabe señalar que cualquier proyecto serio deberá contemplar los riesgos e inconvenientes que podría surgir durante su implementación, por lo cual durante la planificación deberá incluir la “Gestión de Riesgos” que suele conllevar a la elaboración de planillas de “Registros de Riesgos” y derivar en la elaboración de una “Matriz de riesgos”, donde se deben identificar los mismos, analizarlos y evaluarlos en cuanto a su posibilidad de ocurrencia y su criticidad, para definir niveles y prioridades de tratamiento y realizar las acciones de prevención, detección y corrección necesarias.

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Etapas a cumplir
“¨Todavía falta mucho, vamos paso a paso” Reinaldo “Mostaza” Merlo

Todo proyecto requiere una planificación cuidadosa y la subdivisión en una serie de etapas que se consideran necesarias para su desarrollo exitoso. A tales efectos, pasamos a detallar brevemente las etapas que todo proyecto debería contemplar a fin de permitir su concreción de forma organizada y consecuente. Más allá del nombre particular que se le asigne, ya que su denominación puede variar de acuerdo a los autores, al tipo de proyecto o la superposición de tareas, existe una serie de etapas bien diferenciadas que todo proyecto atraviesa que a continuación pasamos a detallar:

Iniciación: en esta etapa se autoriza formalmente el proyecto, generalmente a través del auspicio y el apoyo de un patrocinador o iniciador con el nivel suficiente para asegurar su realización. Se refina el alcance y los recursos, se documentan restricciones y suposiciones iniciales. Se realizan el “Acta de Constitución del Proyecto” y el “Enunciado de Alcance Preliminar” documentos de carácter amplio que posteriormente se refinarán. Esta etapa se nutre del relevamiento realizado, de los contratos pertinentes que puedan existir, de los factores ambientales de la biblioteca y del enunciado del trabajo del

proyecto entre otros. En esta etapa es fundamental la determinación del líder del proyecto y de su equipo de trabajo, de los objetivos del proyecto, criterios de aceptación, limites, entregables, organización (organigrama), riesgos iniciales y costos de magnitud.

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Planificación: es quizás la etapa más importante del proyecto, ya que consiste en la identificación de sus principales componentes para poder estimar con precisión el alcance, la duración y los costos asociados. Requiere identificar “que se quiere hacer”, “para cuándo”, “cómo hay que hacerlo”, “quiénes lo harán” y “para que se requiere”. El objetivo es poder dirigir, evaluar el estado del proyecto y preveer costos y tiempos. Se elabora el “Plan de Gestión del Proyecto”, que es el documento principal y el más importante, guía y base del proyecto en si mismo, que se deberá mantener actualizado y que debe incluir los lineamientos y las reglas sobre la planificación, ejecución, supervisión, control y cierre del mismo. Este documento incluye la identificación de las necesidades para el desarrollo del proyecto, y la definición de su alcance, productos entregables, la estructura de descomposición del trabajo con todas las tareas y actividades y sus responsables, la estimación de duraciones, desarrollo del cronograma, identificación de riesgos, planificación de la calidad, recursos humanos, comunicaciones, adquisiciones y costos. Esta etapa debería conllevar al entre un 10 y un 30% del tiempo total, de acuerdo a la magnitud del proyecto, ya que de la misma dependerá la conclusión exitosa del proyecto. Ejecución: durante esta etapa se realizan los procesos definidos en el “Plan de Gestión del Proyecto”, lo cual implica la coordinación del personal y los recursos, las actividades propias del proyecto, la variación y re-planificación. En esta etapa se deberá realizar la gestión de la ejecución, el aseguramiento de la calidad, las adquisiciones y desarrollo del equipo, la evaluación y selección de proveedores y la distribución de la información y comunicación.

Control: es una etapa crucial que se desarrolla en forma conjunta y solapada al resto de las etapas, donde se incluyen todos los procesos que obtienen, miden y difunden información sobre el rendimiento, para evaluar mediciones y tendencias a fin de mejorar, incluyendo análisis pormenorizado y gestión de riesgos, elaboración de una serie de informes de rendimiento sobre el estado, control de cambios, grado de avance y previsiones, revisión de cronogramas, costos, recursos y calidad, verificación del desempeño del equipo y comunicaciones. Dentro de sus actividades, se incluye detectar aquellos desvíos que puedan comprometer el cumplimiento del proyecto, para lo cual se deberán realizar las tareas de prevención en caso de ser posible o de corrección necesarias. Implica la comparación de lo “ejecutado” versus lo “planificado” y es la etapa que asegura el cumplimiento de los estándares de calidad proyectados.

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Cierre: implica la conclusión formal del proyecto, con la entrega de los productos o la inauguración de los servicios proyectados ya funcionando, y si bien muchas veces no se le otorga la importancia debida, se debe llevar a cabo siempre y en forma adecuada. A partir de esta finalización del proyecto, se puede obtener la retroalimentación de las tareas y actividades realizadas, y así elaborar un documento de “lecciones aprendidas” que deberá analizarse para los futuros desarrollos. Su objetivo es documentar el estado final del proyecto, generar los archivos del mismo y obtener un “documento formal de aprobación”. Las etapas expuestas precedentemente conforman los eslabones básicos que constituyen cualquier tipo de proyecto, por lo cual, un líder de proyecto deberá contemplar su existencia y desarrollo. En las bibliotecas, en muchos casos suelen ser los bibliotecarios mismos los encargados de elaborar, ejecutar y liderar proyectos, y muchas veces carecen de la formación adecuada para su planificación y gestión, por lo cual resultaría sumamente conveniente y necesario que se capaciten al respecto.

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Aplicación práctica
“Aquella teoría que no encuentre aplicación práctica en la vida, es una acrobacia del pensamiento.” Swami Vivekananda

En los capítulos anteriores desarrollamos la teoría y la explicación de lineamientos generales y básicos incluidos en cualquier tipo de proyecto, con una breve ejemplificación de aquellas consideraciones que se deberán atender para encarar la informatización e incorporación de nuevas tecnología en bibliotecas. En los capítulos siguientes, nos centraremos en forma más detallada en aquellas cuestiones particulares que deberán atenderse para tales fines, recordando que existe infinidad de bibliografía y cursos respecto al tema tratado previamente para asesorarse y capacitarse. De esta forma, y con el objetivo de ordenar la exposición, en formas un tanto arbitrarias incluidas las siguientes áreas de aplicación práctica que a continuación se desarrollaran: “Recursos Humanos”, “Instalaciones y tecnologías”, “A digitalizar y automatizar funciones”, “Nuevas Alternativas”, “Servicios Tradicionales y Novedosos” y para finalizar “Bibliobytes”. Antes de proceder a este análisis, resta señalar que idealmente, y por diferentes motivos, que van desde el mayor conocimiento del funcionamiento actual interno y las necesidades, hasta la motivación de los empleados y su compromiso con la institución, suele ser recomendable encargar la tarea a personal interno. En caso de no poseer empleados capacitados y preparados para encarar este desafío, otra opción es analizar la contratación de alguna empresa profesional dedicada al diseño y desarrollo de proyectos, que sin embargo deberá trabajar necesariamente con empleados internos. Más allá de la metodología, lo que siempre debe considerarse, es la conformación de un equipo de proyecto multidisciplinario que incluya a todos los participantes involucrados con sus correspondientes definiciones de obligaciones y responsabilidades correctamente delimitadas y difundidas por toda la organización. A estos efectos, la participación efectiva de los bibliotecarios, los auxiliares de biblioteca y el personal de apoyo administrativo, más allá de los niveles directivos y medios, que realizan las tareas cotidianas y que se verán afectados por los cambios que se introduzcan es fundamental e indispensable para que el proyecto pueda desarrollarse en forma exitosa, lo cual se tratará con mayor detalle en el siguiente capitulo.

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Recursos humanos “Nuestro principal activo son nuestros empleados”
Frase con variantes similares utilizada (demasiado a menudo y no de forma tan sincera) por múltiples organizaciones

Para la concreción de cualquier proyecto de forma exitosa se requiere la participación y el compromiso del personal de la organización, sin el cual sería casi imposible la realización del mismo. Más allá del apoyo y la decisión de los directivos y niveles gerenciales de la organización, el empuje otorgado por los empleados de menor jerarquía es crucial para llevar a cabo las tareas necesarias. Así, la motivación y la participación efectiva de aquellos que en definitiva deberán utilizar las nuevas tecnologías y que se verán afectados en cuánto a la ejecución habitual de sus tareas, es fundamental e indispensable. Cualquier proyecto requerirá como ya fuera

mencionado, como condición indispensable la conformación de un equipo multidisciplinario que deberá incluir

especialistas en diferentes áreas, desde los usuarios finales que utilizarán las herramientas, servicios o productos que se desarrollen, hasta los encargados de su mantenimiento, pasando por los desarrolladores y todos los involucrados de las diferentes áreas y sectores. Un aspecto primordial en estos casos se refiere a la capacitación del personal. En las bibliotecas es sumamente necesario que los empleados estén capacitados para desarrollar las tareas y adaptarse a los cambios que el manejo de la información va requiriendo. Es recomendable la formación en carreras relacionadas con la bibliotecología y las ciencias de la información para todos los empleados de una unidad de información, y la capacitación continua de los mismos para mantenerse actualizados, ya que no importa que efectivas, novedosas o beneficiosas sean las herramientas o tecnologías que se traten de aplicar; si a los futuros usuarios no se los prepara para su utilización, están condenadas al fracaso de antemano. Capacitar a los trabajadores presenta para los mismos un doble beneficio, ya que más allá de permitirles realizar sus actividades de forma más eficiente y eficaz, los mantiene motivados fomentando su crecimiento y desarrollo personal,

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estableciendo un vínculo con la institución. De esta forma se tratará de apuntar a la conjugación y la alineación de los objetivos particulares de los empleados con los objetivos generales de la organización, para que en carriles paralelos se ejecuten y desarrollen colaborando en beneficio mutuo. La expresión remanida en el ámbito de la administración de “ponerse la camiseta” puede aplicarse en las bibliotecas, tratando de generar en los empleados una identificación con su lugar de trabajo, un compromiso efectivo con sus tareas, en un ámbito ameno que contemple sus intereses y necesidades.

Retornando a la incorporación de las tecnologías para su ambiente de trabajo, incluyendo el mobiliario a utilizar por los empleados, deberían circunscribirse a los principios de la ergonomía que consideran la comodidad, eficiencia, productividad, y adecuación de los objetos, desde la perspectiva de los usuarios, por lo cual el

planteamiento ergonómico consiste en el diseño de los productos y los trabajos de forma tal que éstos se adapten a las personas y no al contrario. Así, habrá que considerar los siguientes aspectos: o Condiciones ambientales: temperatura, iluminación, ruido, vibraciones, etc. o Distribución del espacio: y de los elementos dentro del espacio como ser el mobiliario, útiles y accesorios para la comodidad como percheros, armarios, etc. para los empleados. o Factores organizativos: turnos, salario, horarios, horas extras, vacaciones, rotación de tareas, relaciones jerárquicas, etc.

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Instalaciones y tecnologías

“Toda la tecnología tiende a crear un nuevo entorno humano. Los entornos tecnológicos no son meramente pasivos recipientes de personas, son procesos activos que reconfigurar a las personas y otras tecnologías similares.” Herbert Marshall Mcluhan

En lo referente a las instalaciones y la incorporación de tecnologías que se pueden aplicar en las unidades de información, como procederemos a detallar a continuación, existe una multiplicidad de aspectos a considerar y a evaluar para determinar las

necesidades para su implementación. Para una exposición más clara, nos valemos del establecimiento de las siguientes categorías:

o Ingreso y egreso de usuarios y personal

Para el ingreso y el egreso del personal actualmente se puede recurrir a una gran variedad de métodos de automatización a través de la utilización de tarjetas o lectores de huellas digitales que pueden habilitar o restringir accesos a determinados lugares con molinetes, arcos de seguridad, etc. En caso de ser necesario y posible, esto puede hacerse extensivo para los usuarios. Las tecnologías actuales permiten la instalación de dispositivos antirrobo de control automático en los documentos que van mejorando día a día, desde las iniciales bandas magnéticas de seguridad, pasando por las pequeñas etiquetas marcadoras de radiofrecuencia como las de la empresa “3M”, que hoy ya contienen otras mejoras evolucionando en etiquetas RFID, lo cual permite además la inclusión de un código de barras utilizable para identificar los documentos para inventarios y préstamos. A través de la instalación de las correspondientes antenas electromagnéticas en los sectores de acceso se asegura la activación de las alarmas en caso de que se quiera retirar ejemplares sin su registro previo. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estos sistemas suelen ocasionar abundantes falsas alarmas, por lo cual muchas veces ni los usuarios ni el personal lo respetan, y de esta forma pierde eficacia. Para solucionarlo se requiere una correcta calibración y una formación de usuarios y personal, con alternativas de armarios anteriores para que se pueda depositar objetos personales, bolsos, mochilas y carteras.

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o Automatización de turnos En bibliotecas de mayores dimensiones donde la afluencia de pública es continua y en grandes cantidades en se podría recurrir a la instalación de un sistema automatizado de turnos, que inclusive podría derivar a los usuarios desde el mostrador inicial a los respectivos sectores y departamentos de acuerdo a los

requerimientos de los mismos. Adicionalmente se podría instaurar un sistema de citas para regular la afluencia del público y la cantidad de personas que ingresen a una sala determinada en forma simultánea, y hasta brindar la opción de obtener los turnos a través de Internet con varios días de anticipación otorgando mayor comodidad a los usuarios evitando colas o esperas interminables. o Ambientación Climatización

Hoy en día, la implementación de un sistema de control automático en las instalaciones de las bibliotecas, referentes a las unidades de calefacción, ventilación y aire acondicionado, y equipos de iluminación es una necesidad, y casi una obligación por las grandes ventajas que otorga a la hora de controlar los factores claves de temperatura, humedad y luminosidad que pueden afectar en forma profunda las colecciones. A su vez,

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esto permite generar ahorros significativos de energía, que reducen los costos y ayudan a proteger el ambiente. A tales efectos, los sistemas

denominados HVAC que corresponden al acrónimo inglés de Heating, Ventilating and Air Conditioning y Aire (Calefacción,

Ventilación

acondicionado),

engloban el conjunto de métodos y técnicas que estudian y analizan el tratamiento del aire en cuanto a (des) su enfriamiento, humidificación,

calentamiento,

calidad, movimiento, etc.

o Seguridad (robos, hurtos, destrucción, etc. agua, fuego, etc.)

La implementación de un sistema de seguridad automatizado, con la instalación de un circuito cerrado de televisión (CCTV) con cámaras de seguridad, alarmas, sensores y detectores, etc. en sectores claves como ser los lugares de acceso y egreso de las personas, depósitos, salas de acceso restringido, ascensores y pasillos es fundamental para facilitar el control de las instalaciones, especialmente en unidades de información de grandes dimensiones. Estos sistemas permiten supervisar la actividad que se desarrolla, realizar control sobre accesos y egresos, e inclusive si un área está ocupada o De esta forma, se puede

determinar desocupada.

programar al software del sistema para apagar y encender dispositivos como, por ejemplo, unidades de aire acondicionado, o aspersores de agua en casos de incendio.

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o Equipamiento informático (software y hardware)

En este aspecto, la instalación de computadores personales para el personal y terminales de autoconsulta para los catálogos digitalizados, ya sea en una Intranet o en línea en Internet, es fundamental e indispensable para permitir el aprovechamiento de la informática. En relación al hardware, deberá considerarse la instalación de computadoras modernas con la posibilidad de ser actualizadas y configurables de acuerdo a los requerimientos de los empleados. Adicionalmente se deberán establecer las políticas de backup de los servidores y las computadoras personales a fin contar con el respaldo de la información en caso de problemas. Más allá del sistema operativo indispensable y el software de oficina (procesadores de texto, planillas de cálculo, gestión de bases de datos, agendas y calendarios, diapositivas y presentaciones, navegadores web, etc.) se deberán instalar todos los programas y aplicativos necesarios para la gestión bibliotecaria donde podrán adquirirse algunos de los software existentes o desarrollar un sistema propio. Un ejemplo de estos sistemas de gestión integral es el software Pérgamo, de WalySoft Sistemas, que ofrece una solución para automatización de todas las áreas claves que requiere la gestión. Fue desarrollado en función de las necesidades planteadas por los bibliotecarios, y provee soluciones concretas, sencillas y poderosas que lo convierten en una herramienta práctica, profesional y amigable. Con muchos años en el mercado y muchos proyectos concretados en todo tipo de bibliotecas, ofrece además el respaldo de la empresa en base a su experiencia para implementar en forma eficaz y rápidamente, brindándole también toda la asistencia post-

implementación que necesite.

Entre los programas gratuitos y de uso libre de Gestión Integral de Bibliotecas podemos mencionar:

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Abies: es una aplicación diseñada para la gestión de bibliotecas escolares de las comunidades autónomas españolas. Aguapey: es un software de gestión de la información diseñado por el equipo técnico de la Biblioteca Nacional de Maestros (BNM), destinado a las

bibliotecas escolares de Argentina. Ofrece la posibilidad de aplicar estándares bibliotecológicos. Sus módulos: Catalogación, Circulación y OPAC. Avanti: se enfoca sobre un sistema escalable que se adapta a cualquier tamaño de

biblioteca y es de implementación neutral e independiente del sistema operativo. Para ello usa el lenguaje de programación Java que permite usar el mismo programa en diferentes sistemas operativos. El diseño del programa se orienta en un modelo general de biblioteca, no en una biblioteca en particular. Biblio: Es una aplicación destinada a la gestión y administración de bibliotecas de centros educativos: consultas bibliográficas, altas de libros, gestión de préstamos, listados, etc.

Emilia: es un sistema bibliotecario integrado completo que ofrece entre otros un OPAC, las funciones de la circulación y de la administración, las capacidades Z39.50 y la compatibilidad 100% del ORUJO. Se alcanza la compatibilidad del ORUJO usando la cebra conjuntamente con MySQL. Gnuteca: es un sistema de automatización de todos los procesos de una biblioteca, independiente del tamaño de su acervo o de la cantidad de usuarios. Koha: es un sistema integrado de bibliotecas, su desarrollo es dirigido por una comunidad mayor de bibliotecas que colabora para alcanzar sus metas tecnológicas.
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Micro CDS/ISIS: (Computarized Documentation System - Integrated Set for Information System), también conocido como MicroISIS, es un sistema generalizado de almacenamiento y recuperación de información, basado en menús, diseñado especialmente para el manejo computarizado de bases de datos no numéricas, es decir, bases de datos constituidas principalmente por texto. Funciona bajo el sistema operativo MS-DOS. El MicroISIS, ha sido desarrollado en la UNESCO por Giampaolo del Bigio y se autoriza su uso bajo licencia, sin cargo, con el compromiso de no cederlo ni comercializarlo. Asimismo, está disponible una versión para equipos VAX, bajo VMS y otra para operar bajo sistema operativo UNIX. Fue diseñado para el registro de documentos. Su mayor uso se da en el campo bibliográfico, pero puede aplicarse al registro de documentación de diversa índole como ser legajos personales, historias clínicas, información jurídica, expedientes, y en general, a toda base de datos con información estructurada en "fichas", con datos textuales. Una de sus principales ventajas es su capacidad de manejar un número ilimitado de bases de datos, cada una de las cuales puede contener datos totalmente diferentes. Existe una versión denominada “WinISIS” basada en Windows 3.1, que también corre bajo Windows 95, 98, Millenium, NT y XP sin problemas específicos conocidos. OHL-Personal Home Library: es un sistema especialmente realizado para la administración de colecciones y servicios de bibliotecas y centros de información OSDLS: Open Source Digital Library System / Phyteas: se ejecuta bajo Linux. Integran tecnologías como XML, RDF, MySQL, Javascript, Java, RMI, LiveConnect, y otras en una arquitectura. Los módulos disponibles actualmente incluyen a: Phyteas, un editor Marc y OPAC. Open Biblio: es un sistema bibliotecario automatizado escrito en PHP que contiene OPAC, circulación, catalogación, y funcionalidad de la administración de personal.

OpenBook: es un sistema de gestión bibliotecaria desarrollada para pequeñas bibliotecas escolares y públicas por la Technology Resource Foundation. Se basa en un sistema ya existente: Koha, Incluye: 3 módulos: OPAC, módulo de catalogación, módulo de circulación y está optimizado para Linux, pero funciona también con Windows NT. Es compatible con Marc21. Utiliza tecnologías como: PHP, Perl, MySQL, servidor Apache.
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OpenIsis; se presenta actualmente como una librería de funciones para el lenguaje de programación C. No es una aplicación, lo que generalmente conocemos por programa, sino una herramienta para programadores que desean desarrollar programas para Isis, sobre todo en ambiente Web. Maneja bases de datos más grandes que MicroIsis y WinIsis y no permite manipular bases de datos para Windows o para Unix indistintamente. Sus funciones actuales incluyen la visualización de registros en forma secuencial y la búsqueda en texto libre. Maneja campos y subcampos repetibles y cuenta con asociaciones para ser utilizados con los lenguajes de programación Perl y Java. phpMyLibrary: el programa consiste en la catalogación, circulación, y el módulo del webpac. Los programas también tienen una característica de las

importaciones/exportaciones. El programa sigue terminantemente el el estándar de USMARC para agregar el libro y no literario WebLis: Sistema integrado de biblioteca basado en CDS/ISIS.

Una mención especial dentro de los programas de código abierto, es para ABCD (Automatización de Bibliotecas y Centros de Información) un nuevo software que reemplazaría la familia de ISIS, desarrollados por personal de la UNESCO/BIREME desde su primera versión 20 años atrás en MS-DOS y que está cerca de convertirse en una realidad. Este software integrado para administración de bibliotecas, comprende las funciones básicas bibliotecarias.

Durante Noviembre del año 2009 se promete la publicación del release 0.9.5, y a principios de diciembre la versión oficial.

Para más información y consulta sobre sus funcionalidades, incluyendo demos de prueba on-line:

http://hrueda-isis.blogspot.com/2008/06/isis3-qu-es-abcd-primera-nota.html http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=27&item=13 http://reddes.bvsalud.org/projects/abcd

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En lo referente a sistemas operativos y software de aplicaciones ofimáticas hay que considerar que en caso de ser programas propietarios habrá que adquirir las licencias correspondientes y considerar el costo de renovación de las mismas, con la ventaja del mantenimiento que las mismas suelen brindar. Sin embargo, es de destacar que existen muchas opciones de software libre o gratuito de excelente calidad como el sistema operativo “Linux” y la suite ofimática “Open Office” que no implicaría costo alguno para la biblioteca.

Adicionalmente no deben faltar los dispositivos periféricos necesarios para cumplir las tareas, ya sean fotocopiadoras, impresoras, escáneres o los modernos equipos

multifunción, que en conjunto con teléfono, fax, etc. son esenciales en la actualidad para poder desempeñar las tareas habituales de cualquier unidad de información.

o Comunicaciones y redes En lo concerniente a las comunicaciones y a las redes, en las bibliotecas deberá realizarse un análisis detallado de los sectores a fin de determinar aquellos espacios donde se requerirá conexiones para comunicación y redes, con el fin de realizar el cableado

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necesario, considerando no solo las necesidades actuales, sino previniendo cambios que a futuro pudieran intensificar su capacidad o requerir su utilización en otros lugares. La unidad de información debería contar con un sistema telefónico acorde a sus dimensiones, con los internos correspondientes para cada sector, área o departamento, con las líneas habilitadas para recibir llamados de consulta del exterior y con la posibilidad de recibir y enviar fax donde sea necesario. También debería contar con un sistema Intranet que cuente con los módulos necesarios para la gestión administrativa, incluyendo la posibilidad de comunicarse electrónicamente a través de emails entre los distintos sectores, e inclusive con software para chatear o efectuar videoconferencias en caso de ser necesario. La conexión a Internet es otro requisito casi indispensable para poder desarrollar las tareas y así tener comunicación directa con otras instituciones y contar con una fuente extra muy importante para obtener información. o Salas Multimedia En la actualidad, toda biblioteca debería contar idealmente con múltiples Salas Multimedia donde se posibilite a los usuarios desarrollar diferentes actividades. Una sala debería contemplar el acceso a computadoras con consultas al catálogo en línea, a Internet y software adicional para adquirir información como ser enciclopedias y diccionarios digitales por parte de los usuarios.

En otra/s sala/s, se deberá contar con la posibilidad de reproducción de videos en diferentes formatos, para ser utilizada para diversas actividades como ser formación de usuarios, realización de tele-conferencias, presentaciones, charlas, jornadas y cursos de capacitación de empleados.

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Estas

salas

deberán

estar

equipadas correctamente y contar con personal capacitado a su cargo para su atención y mantenimiento siempre

disponible y contar con las capacidades y el equipamiento adecuado para las actividades que se desarrollen en las mismas como ser equipos de

proyección, pizarras, computadoras, etc. Adicionalmente, en la actualidad se torna muy importante debido a la proliferación y el crecimiento de los equipos portátiles, que dentro de las unidades de información se provea el servicio de acceso a Internet a través de redes inalámbricas (Wi-FI), con la correspondiente señalización informativa y el ancho de banda adecuado, a fin de que los usuarios cuenten con la posibilidad de utilizar sus propios equipos dentro de la biblioteca.

En forma anexa,

la biblioteca deberá contar con la disponibilidad de otros

dispositivos de almacenamiento de información como CD´s, DVD´s, memorias Flash, pendrives, etc., diferentes cables y conectores, fuentes de energía con protección adecuada,

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proyectores, cámaras digitales, etc. a fin de poder ser utilizadas en caso de necesidad y así desempeñar sus tareas y actividades de la mejor manera posible.

Contratación de servicios Para finalizar, cabe señalar que debido a la complejidad y el conocimiento necesario para encarar estas modificaciones, cabe la posibilidad de consultar y contratar algún servicio externo que brinde asesoramiento e incluso realice el trabajo. Existen actualmente muchas empresas especializadas en el desarrollo de sistemas integrales que contemplan la mayoría de las cuestiones tratadas anteriormente y que son una alternativa ideal para las instituciones que no poseen personal especializado para llevar a cabo estas tareas.

Cabe señalar que la responsabilidad del funcionamiento y el mantenimiento de los equipos tecnológicos es exclusiva responsabilidad de los encargados y del personal de las áreas que tienen a su cargo esta función. Sin embargo, sería deseable que el personal de las bibliotecas se familiarice con los aspectos técnicos básicos de las herramientas tecnológicas, principalmente con lo relativo a los equipos informáticos, ya que en muchos casos un

conocimiento mínimo y elemental puede permitir solucionar inconvenientes menores sin necesidad de depender de otros sectores.

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A digitalizar y automatizar funciones

“Toma todo aquello que amas, digitalízalo y ponlo en la red." John Perry Barlow

Habiendo incorporado el personal adecuado y

desarrollado un plan con sus

objetivos y límites bien definidos, y considerando la posibilidad de incorporación de las tecnologías existentes, centramos la atención en las funciones y tareas que los bibliotecarios desarrollan, que pueden ser automatizadas parcial o totalmente, para analizar sus ventajas y beneficios.

Gestión de usuarios

En lo referente a la administración de los usuarios, utilización de software adecuado para tales fines brinda un sinnúmero de ventajas por la facilidad de manejar los ingresos, modificaciones y egresos de los mismos. Con un software correctamente desarrollado, la unidad de información podrá recolectar la información que considere necesaria de sus usuarios y mantenerla actualizada sin inconvenientes. Esto posibilitará obtener una cantidad de información muy valiosa para realizar estadísticas, estudios y proyecciones. Si el aplicativo es un módulo integrante de un software de gestión integral de la institución, los empleados bibliotecarios ni siquiera deberían preocuparse del ingreso y el mantenimiento de los datos, tarea que sería responsabilidad de otro sector específico, como administración o ingreso de usuarios. A lo sumo, los empleados deberían consultar el estado de los usuarios en el programa y chequear pagos o bajas. Actualmente existe la posibilidad de identificar a los usuarios con un “Carnet de Biblioteca” que posee sus datos incluidos dentro de un código de barras o aún más avanzado con etiquetas RFID para ser utilizado para el control de acceso, prestamos y otros servicios que presta la biblioteca. etc. La informática presenta adicionalmente grandes posibilidades de comunicación para con los usuarios a través del correo electrónico para diversas necesidades, o elaborar grupos y listas de distribución de información. En definitiva, la gestión de los usuarios en las bibliotecas se ve enormemente beneficiada por la incorporación de las tecnologías y hoy es fundamental su aplicación para permitir desarrollar sus tareas de forma óptima.
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Gestión de préstamos, controles e inventarios

La informatización de la gestión de préstamos es casi de una necesidad imperiosa en estos tiempos, donde las numerosas herramientas que existen otorgan grandes ventajas a la función. De esta forma, el seguimiento y el control se pueden realizar en forma

automatizada, con la posibilidad por ejemplo del registro de los préstamos mediante la utilización de etiquetas RFID, recibir mensajes de avisos de vencimientos del día para los bibliotecarios que pueden contrastar con el material ingresado e incluso con envíos de mensajes de aviso para recordar vencimientos de préstamos a usuarios con anticipación. Adicionalmente se puede permitir la realización de reservas de material disponible con mensajes de aviso a los bibliotecarios para que dispongan los materiales para su posterior retiro. Nuevamente, la posibilidad de confección de estadísticas a través de los datos recolectados brinda enormes posibilidades para determinar promedios, utilización del servicio, reservas, solicitud de material para futuras adquisiciones, etc. Como herramientas, la mayoría de los aplicativos de gestión integral de bibliotecas incluyen un módulo que posee esta funcionalidad.

Aplicación de tecnologías informáticas y automatización en el servicio de Préstamos

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En relación a la posibilidad de efectuar controles de existencias e inventarios, este tipo de tecnologías presenta innumerables ventajas a la hora de agilizar la realización de los mismos y de otorgar una mayor fidelidad y velocidad en su realización, evitando errores de tipeo y la necesidad de contar con personal exclusivamente encargado de ingresar los datos al sistema.

Procesos Técnicos y gestión documental

Para la realización de las actividades de catalogación, clasificación e indización, existen hoy en día programas informáticos que posibilitan su realización de forma automática. A partir de ellos por ejemplo se puede asignar las notaciones correspondientes a los conceptos indizados de un documento o realizar análisis de textos mediante un coeficiente de correlación y/o aparición de términos significativos, que considera como descriptores aquellos términos con mayor cantidad de ocurrencias en el mismo. Si bien estas tareas siempre serán realizadas en forma más eficiente por un ser humano, resulta interesante contar con la posibilidad de contar con herramientas que puedan facilitar el trabajo, por ejemplo para realizar un análisis general previo en grandes cantidades de volúmenes, y a su vez tener en cuenta que las mismas se van optimizando y mejorando en su funcionalidad. No hay que perder de vista, que el análisis documental se encuentra ligado de forma indisoluble a la búsqueda y recuperación de la información dentro del ciclo de la información, por lo cual hay que considerar que estas tareas deben realizarse de forma eficaz, eficiente y con el nivel de calidad, seguridad y profundidad adecuadas. A partir de poderosos programas que cuentan con la capacidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) impresos en los textos para convertirlos al formato digital, inclusive

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en algunos casos reconociendo el formato que poseen, existen actualmente en el mercado alternativas de software y hardware para realizar estas tareas de Gestión Documental. Un concepto fundamental en el ámbito bibliotecario en relación a la catalogación y la gestión documental estaría dado por la creación de metadatos, es decir como su acepción original manifiesta, la elaboración de datos acerca de los datos, proporcionando información mínima y necesaria para acceder a los recursos. Además, los metadatos pueden incluir información descriptiva sobre el contexto, calidad y condición o características del dato, por lo cual no sólo se refiere a la descripción bibliográfica, sino que también contiene se refiere a otro tipo de información relevante como materias, precio, condiciones de uso, etc. En los documentos electrónicos de cualquier tipo, la asignación de metadatos suele ser muy importante para la posterior recuperación de la información con mayor eficiencia.

Catálogos digitales y en línea

Una de las tareas tradicionales de los bibliotecarios, consiste en la confección de los catálogos que permitan posteriormente la recuperación de la información cuando sea requerida. Con la informática, esta tarea cobra otra dimensión, ya que deja de lado el mundo material del papel, de las fichas y el fichero como soporte y almacenamiento de los catálogos, para pasar al universo virtual de la electrónica y los bytes.

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Las ventajas que otorga la posibilidad de elaborar catálogos a través del uso de software de gestión de bases de datos, ya propietarios y adaptables o confeccionados exclusivamente para ese propósito, son numerosas y a continuación pasamos a detallar algunas de ellas. En primer lugar, mencionamos la no dependencia del soporte papel, de libros o fichas que podrían ser destruidas y dañadas con facilidad, o deterioradas con el tiempo, y del espacio físico requerido para su alojamiento. Sin embargo, hay que considerar que las bases de datos digitalizadas requieren cuidados en cuanto a la existencia y realización de backups periódicos de los datos y otras cuestiones de seguridad relativas a la alimentación y prevención de accidentes, intrusiones, virus, etc.

Otro beneficio que otorga la creación de catálogos digitales radica en la facilidad de ingreso, edición, eliminación, copiado y recuperación de los datos con un aumento en la productividad de los empleados y sus tareas. Para los usuarios, una vez que se realiza su capacitación en cuánto a su utilización, brindan grandes ventajas al poder realizar sus búsquedas en forma personal y simultanea sin necesidad de requerir de los bibliotecarios ni tener que esperar a que otros usuarios terminen sus consultas. Adicionalmente, si los catálogos se encuentran en Internet, se posibilita la utilización de los mismos de forma remota sin necesidad de concurrir a la biblioteca con la comodidad y facilidad que esto significa.

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Para la realización de catálogos básicos y elementales se puede utilizar cualquier software de base de datos que se pueda configurar según las necesidades del usuario, desde el conocido Access de Microsoft, o la versión gratuita del Open Office, el Base. Otras opciones más específicas y elaboradas para esos fines están conformadas por, entre muchos otros, los programas para confección de catálogos de bibliotecas, como el “Visual Bibliotecas”, “Bibliotecas Total”, “Bibliotecas XL”, “Gestión de Libro”, “LiberOne”, “GC Biblioteca”, “BookCat”, “Book Librarian” , que en algunos casos son de uso gratuitos o poseen demos o versiones de prueba, o con capacidades más limitadas y los anteriormente mencionados software de Gestión Integral de Bibliotecas que incluyen en su mayoría esta funcionalidad. Muchos de estos programas permiten la posibilidad de publicar el catálogo en forma directa o a través de alguna interfaz en Intranets o en Internet para así explotar todas sus potencialidades.

Una opción gratuita para la publicación de bases de datos en-línea en Internet confeccionadas con winISIS, para empresas que no posean servidores propios, se encuentra en: http://www.winisisonline.com.ar/

Una mención especial merece el un conjunto de programas de software diseñado y producido por el Proyecto Biblioteca Digital de Nueva Zelanda desarrollado y distribuido en colaboración con la UNESCO y la ONG de Información para el Desarrollo Humano para crear y distribuir colecciones digitales, Greenstone, que brinda una nueva forma de organizar y publicar la información a través de Internet o en forma de CD-ROM. Greenstone es un software abierto que se encuentra disponible en varios idiomas tanto en su interfaz completa como en su documentación y está distribuido conforme a los términos de la Licencia Pública General GNU. Su objetivo es brindar la posibilidad a los usuarios de de construir sus propias bibliotecas digitales, con orientación particular a

universidades, bibliotecas y otras instituciones de servicio público.

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Entre sus principales ventajas se puede mencionar, más allá de los beneficios que todas las aplicaciones de código fuente abierto otorga; la función de servidor Web, la creación de discos CD-ROM, la creación de colecciones, posibilidades plurilingües, plugins y clasificadores para diversos tipos de documentos de origen. A su vez, comprende una función de autoinstalación que permite instalar el programa fácilmente en Windows y Unix.

Greenstone Librarian Interface (GLI) o Interfaz Gráfica Bibliotecaria

Otro tipo de información primordial que el ámbito bibliotecario debe contemplar y considerar, es el acceso a las bases de datos digitalizadas de publicaciones los medios de

electrónicas, que actualmente es uno de

acceso más importantes en materia de información académica y científica, por las enormes ventajas en cuánto a facilidad de distribución, actualización y cooperación que posibilitan para con sus usuarios.

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Nuevas alternativas

“Entre dos alternativas, elige siempre una tercera” Proverbio Hebreo

Con la aparición de la informática, el auge de las telecomunicaciones y el desarrollo de nuevas tecnologías los bibliotecarios tienen que adaptarse a los nuevos requerimientos de la era digital y a las necesidades de los usuarios de información confiable, segura y disponible en un ámbito dinámico y cambiante. Así, nuevas actividades, nuevos servicios, nuevas funcionalidades y capacidades son requeridos para aprovechar las ventajas y beneficios que estas herramientas brindan.

Catálogos centralizados y redes de bibliotecas

A partir de la confección de catálogos digitales, existe la posibilidad de confeccionar catálogos centralizados y así conformar grandes redes interbibliotecarias, donde cada unidad de información provee sus propios datos que se comparten para el beneficio y acceso de todos. Esta posibilidad ofrece grandes ventajas para los usuarios que pueden consultar la disponibilidad de la información de forma más ágil y efectiva, sin necesidad de efectuar múltiples consultas en diferentes bibliotecas. Las redes de bibliotecas y los catálogos compartidos posibilitan la cooperación entre instituciones, organismos y empresas de forma más eficiente y eficaz. Así, las universidades, instituciones gubernamentales y centros de documentación, con sus características particulares y sus necesidades diferenciadas, inclusive geográficamente muy distanciadas pueden conformar una base de datos unificada que facilite la localización de los documentos necesarios con relativa simplicidad. Las unidades de información, ahora cuentan con herramientas que posibilitan cooperar y compartir recursos de forma real y crear grandes redes de acceso a sus datos con beneficios importantes para sus usuarios. Como desafío se presenta la necesidad de construir las interfaces necesarias, que permitan ser los puentes de enlace entre los datos que en formatos dispares y con características disímiles se almacenan en la actualidad. Para esto, la normalización y homogeneización de formatos, y la actividad de organismos nacionales e internacionales que creen las normas y reglas estándares son fundamentales y esenciales.
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De esta forma, más allá de los protocolos ya normalizados en el ámbito de la informática como los protocolos de comunicación y transporte de datos en Internet, el TCP/IP y el Z.39-50; los bibliotecarios tienen que empezar a familiarizarse y a entender por su importancia los principales formatos de archivos de documentos de uso generalizado como el PDF, los lenguajes como el HTML y XRML, los enlaces de citas como

OpenURL, Crossref y DOI, los formatos para metadatos como el XML, MARC 21, Dublin Core, MODS y METS que empiezan a convertirse en pilares y estándares de esta época para seguir soñando con la posibilidad de conseguir un lenguaje de datos universal que nos permita comunicarnos de forma adecuada, eficaz y eficiente en el mundo digital.

Ejemplo de metadatos en formato Dublin Core embebido en HTML

Digitalización Constantemente escuchamos la palabra “digitalizar”, a veces como traducción o sinónimo de otro término adoptado en la lengua castellana, “escanear”, pero muchas veces no se entiende su significado, ni la implicancia de este proceso. Digitalizar es traducir información en formato impreso como ser textos, imágenes o sonidos, a un formato que pueda ser interpretado por los microprocesadores de las computadoras, que en definitiva es el existencia o no del paso de energía eléctrica a través de sus circuitos, representadas por los bit (acrónimo de binary digit) valores binarios 0 (cero) y 1 (uno). De ahí surge esa denominación de “digitalizar”, de transformar algo a dígitos, a unos y ceros.

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Una de las ventajas de la digitalización, es que se facilita el ingreso de los datos y se posibilita su búsqueda específica en volúmenes muy grandes de información (como pueden el catálogo entero de una biblioteca en una base de datos); y también permite procesar la información para ofrecer productos acordes a los intereses particulares de los usuarios y gracias a las telecomunicaciones acceder y compartir la misma de forma casi inmediata. En definitiva, digitalizar la información permite realizar una serie de procesos que anteriormente resultaban muy complicados y dificultosos. Como ventaja adicional, la digitalización favorece la conservación y preservación de los documentos impresos, que pueden ser utilizados en formato digital para su consulta sin ocasionar deterioros en los originales. Hoy en día, la tendencia apunta a la elaboración y utilización cada vez más asidua de documentos electrónicos, ya sean libros electrónicos (e-books), fotos, imágenes, audio, video, etc. y de esta manera, los diferentes formatos de archivos “.pdf”, “.jpeg”, “.mp3”, “.html”, etc. ya son habituales y cotidianos para el manejo de la información.

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En cuánto a los documentos originalmente impresos, hoy en día a través de software OCR (optical character recognition) de reconocimiento de caracteres se posibilita el reconocimiento y la extracción de los caracteres que componen un texto impreso para almacenarlos en un formato digital con el cual puedan interactuar programas de edición de texto. En estos casos, más allá de los programas comerciales también existen opciones gratuitas como “Softi FreeOCR”, “Simple OCR” y “Onmiformat”, e inclusive una alternativa en Internet (www.free-ocr.com) que a partir de una imagen permite esta funcionalidad para 6 idiomas diferentes.

En la actualidad existen múltiples herramientas para digitalizar información de todo tipo y en cualquier documento (texto, imágenes, fotos, diapositivas, audio, video, etc.) en gran variedad de formatos, tamaños, resoluciones y

características para todas las necesidades.

En definitiva, no importa el método o las herramientas utilizadas, ya sea en forma automática, mediante la utilización de máquinas creadas para ese fin; con la participación humana por parte de los empleados o inclusive a través de la terciarización de la actividad mediante la contratación de empresas especializadas, los bibliotecarios tienen que

afrontar la tarea y la responsabilidad de digitalizar toda la información impresa y de otros orígenes que sea relevante ya que cada vez es más imperiosa su disponibilidad en formato electrónico para su fácil acceso y utilización.

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Ejemplo de servicio de digitalización de información de diversos soportes ofrecido por la empresa mexicana Digix (http://www.digix.com.mx/)

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Bibliotecas electrónicas, digitales y virtuales

Para encarar el tema de las bibliotecas en el ambiente digital y considerando las diversas denominaciones que actualmente se mencionan; principalmente bibliotecas electrónicas, digitales y virtuales, vamos a proceder a diferenciar la terminología, para empezar a entender un poco, y así aclarar sus diferencias y características particulares. Al respecto, nos valemos de las palabras que el Lic. Saúl Martínez Equihua utiliza en su libro “Biblioteca digital: conceptos, recursos y estándares”, Buenos Aires: Alfagrama, 2007; que a su vez hace uso de las definiciones básicas de Estela Morales Campos que a continuación se transcriben: “Biblioteca electrónica: es aquella que cuenta con sistemas de automatización, que le permiten una ágil y correcta administración de los materiales que resguarda, principalmente en papel. Asimismo, cuenta con sistemas de telecomunicaciones que le permitirán acceder a su información, en formato electrónico, de manera remota o local. Proporciona principalmente catálogos y listas de colecciones que se encuentran físicamente dentro de un edificio.

Biblioteca digital: estas bibliotecas tienden a digitalizar sus colecciones y adquirirán información en formatos electrónicos, magnéticos y discos ópticos, y en algunos casos ya no tendrán información registrada en papel (generalmente son bibliotecas pequeñas en cuanto al número de usuarios, con una colección básica, con un espectro de materia reducido, y una cobertura acotada en cuanto a tiempo y temas).

Biblioteca virtual: es aquella que permite acceder a la información desde puntos remotos, sin necesidad de tenerla físicamente. Incorpora avances tecnológicos; es una modalidad que se inserta en los servicios de información especializada, ya que administra el acceso a información remota que se encuentra en colecciones que poseen otros puntos de servicio, pero a la cual se puede acceder mediante las telecomunicaciones. Hasta la fecha esta modalidad se da sobre temas muy específicos.”

Las definiciones anteriores, si bien un poco básicas y escuetas, resultan útiles para empezar a vislumbrar las diferentes acepciones y variantes que empiezan a surgir con la

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incorporación de las herramientas informáticas y las telecomunicaciones en el ámbito de las unidades de información. En la actualidad, todavía se presentan confusiones y existen opiniones contradictorias entre diferentes autores respecto a las definiciones puntuales que existen entre este nuevo tipo de bibliotecas que actualmente se desarrollan. Como ejemplo de esta situación, como bien señala el autor en la obra anteriormente citada, la palabra “virtual” tiende a llevar a la confusión, en la asociación del concepto con la simulación de espacios, más propias de lo que sería una biblioteca de “realidad virtual” que hiciera uso de las tecnologías para justamente simular la percepción de las instalaciones de una biblioteca.

La simulación de espacios en una biblioteca de realidad virtual

Otros autores intentan mejorar las definiciones, combinando los términos, y resultando por ejemplo en la complicaciones. Una propuesta diferente que resulta interesante es presentada por el autor, en base a la clasificación propuesta por Michel Bauwens que establece lo que denomina “niveles de virtualización” donde se representan los niveles de desarrollo de las bibliotecas a futuro, que serían: biblioteca electrónica virtual, generando aún más

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“Nivel 1: Se tiene acceso a OPAC, aunque no pierde de vista que esta fase corresponde a la biblioteca automatizada o electrónica.

Nivel 2: Existe un acceso electrónico a colecciones virtuales, pero con la entrega de documentos reales o impresos. Coexisten documentos impresos y electrónicos.

Nivel 3: Se da un acceso a colecciones a colecciones virtuales, que constan de documentos producidos electrónicamente. Antes de que se pueda contar con una colección de documentos de naturaleza electrónica, será necesario en una primera fase digitalizar la colección impresa que se tenga. En la última fase de este nivel se experimentará un acceso ilimitado a inmensas colecciones, compuestas por publicaciones generadas digitalmente.”

Para finalizar este análisis, lo que resulta importante destacar, citando nuevamente a al Lic. Saúl Martínez Equihua, es que “las fronteras y/o convergencias entre la biblioteca digital, la virtual y la electrónica no son muy claras.” (…) “…podemos observar que los tres tipos requieren y se desarrollan bajo la utilización de las tecnologías de información y comunicación (TIC).” (…) “…en relación con el binomio biblioteca tradicional/biblioteca digital se genera lo que podríamos llamar biblioteca híbridas.”

Biblioteca:
¿Digital, Electrónica o Virtual?
por ahora definiciones indefinidas…

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Servicios tradicionales y novedosos

“Innovar es encontrar nuevos o mejorados usos a los recursos de que ya disponemos.” Peter Drucker

Los servicios bibliotecarios tradicionales pueden actualmente modernizarse para adaptarse a los tiempos actuales permitiendo a los bibliotecarios optimizar su desarrollo y de esta forma brindar a los usuarios una mejor atención a sus necesidades. A su vez, con la incorporación de nuevas herramientas, se puede permitir la creación y la elaboración de servicios novedosos muy atrayentes y efectivos para llevar la biblioteca a otro nivel en su misión de proveer información, entretener y capacitar a los usuarios, por lo cual a continuación procedemos a señalar brevemente algunas consideraciones al respecto.

Servicio de Referencia

En este ámbito, la utilización de la informática y las nuevas tecnologías es crucial, ya que los nuevos soportes digitales brindan acceso a todo tipo de información que trasciende el tradicional formato del libro y del texto impreso y de cintas, microfichas y otros dispositivos de almacenamiento y reproducción ya casi obsoletos, para ampliarse en una gama de posibilidades innumerables con la incorporación del audio, video, imágenes, etc. en el lenguaje de los bytes. Adicionalmente, la recuperación de la información en estos formatos es instantánea y puede ser accesible desde lugares remotos, lo cual facilita su intercambio y distribución, y con Internet, el nuevo mundo digital brinda numerosas alternativas. Otro aspecto que se mejora notablemente con las telecomunicaciones, es la comunicación con los usuarios, ya que con las nuevas tecnologías se presenta la posibilidad de brindar el servicio a distancia, a través de e-mail, formularios de consulta, o incluso con la utilización del chat o de videoconferencias.

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Otra de las ventajas fundamentales que ofrece la información electrónica, se presenta a través de su característica distintiva que posibilita la inclusión de hipervínculos, posibilitando el acceso a información multimedia instantánea, lo cual es de un valor inconmensurable, sin dejar de considerar que todavía nos encontramos explorando las nuevas posibilidades y que aún no se desarrollo todo el potencial en este ámbito.

En la actualidad, más allá de su denominación, los hipervínculos o enlaces Web, hipertextos o links, aumentan las posibilidades de acceso a información en diferentes formatos con contenidos multimedia a través de Internet y diversos dispositivos digitales.

Con estas nuevas herramientas, los bibliotecarios referencistas cuentan con muchas opciones para satisfacer los requerimientos de información de los usuarios. No obstante deberán realizar un trabajo previo de análisis, selección, depuración y elaboración de información a fin de determinar la confiabilidad y fiabilidad de las fuentes electrónicas que se utilicen.

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Préstamos a usuarios e inter-bibliotecarios

Como ya fuera mencionado anteriormente, en lo referente a la gestión de préstamos de documentos físicos, la administración y gestión de este servicio en particular se puede optimizar y mejorar notablemente con la implementación de nuevas tecnologías. Al respecto, cabe mencionar la facilidad que actualmente se dispone a través de los catálogos on-line y los catálogos centralizados de redes de bibliotecas e instituciones, que permiten la localización, tanto por parte de los usuarios, como de los bibliotecarios de los documentos en forma más dinámica y eficiente. De esta forma, con la utilización de numerosas herramientas como los formularios on-line, y la ventaja que aportan las telecomunicaciones a través del email, chat o videoconferecia, la realización y el control de préstamos interbibliotecarios puede realizarse con mayor facilidad y eficacia.

En lo referente a préstamos “virtuales”, el concepto toma otra dimensión, debido a las características particulares de la información digitalizada y las opciones son numerosas y variadas ya que con los documentos electrónicos se obtienen grandes ventajas a la hora de posibilitar el acceso a la información por parte de los usuarios. De esta forma, la disponibilidad física del material deja de ser un impedimento, así como la dificultad de accesibilidad, transporte y contacto directo, que en cuestión de instantes puede ser solucionada. Con la aplicación de medidas de seguridad adecuadas, como la creación de perfiles de usuario con sus correspondientes contraseñas, o de métodos más sofisticados como la encriptación de datos a través de tecnologías como la “firma digital”, se puede manejar el problema de la confidencialidad y la pertinencia en el acceso a la misma. Por lo

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tanto, hoy en día es posible poner a disposición de los usuarios, información digitalizada confiable, segura y adecuada, en forma casi instantánea y a un costo razonable, brindando múltiples oportunidades para el desarrollo de estas actividades.

Información en otros formatos

En la actualidad, ya hace un buen tiempo que los libros, diarios, revistas, mapas, boletines, folletos, catálogos, etc. impresos en el tradicional formato dejaron de ser monopólicos en cuánto a recurso de información, debido a que la información digitalizada, ya sea en CD´s, DVD´s, memorias Flash en dispositivos USB, en los discos rígidos de las PC´s, PDA´s y notebooks, o inclusive en forma virtual circulando en archivos por Internet y en los múltiples servicios de almacenamiento de información digital en línea existentes, es un elemento clave, necesario y cada vez más requerido por los usuarios para su utilización, por las innumerables ventajas y beneficios que presenta.

A lo largo de la historia, además de los soportes impresos tradicionales siempre existieron y se fueron desarrollando otros formas para almacenar diferentes contenidos y tipos de información, como las cintas de audio y video, las microfichas o más atrás en el tiempo las tarjetas perforadas, precursoras de la era digital. Sin embargo, en los últimos tiempos, con la irrupción de la informática, las telecomunicaciones y los numerosos cambios que se generaron con la digitalización de la información, empezaron a proliferar numerosos dispositivos de reproducción y almacenamiento de diversas características para cubrir las diferentes necesidades de los usuarios.

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Elaboración de bibliografías, confección de estadísticas y otros informes

Con las computadoras personales y la facilidad de creación, edición y copiado de documentos, sumado a la recuperación a través de las bases de datos electrónicas y software generales o más específicos para cada necesidad en particular, estas tareas se simplifican y se puede desarrollar en forma más eficiente y eficaz. La manipulación de los datos se torna mucho más sencilla y se brindan muchas alternativas a la hora de realizar estas actividades en algunas ocasiones rutinarias y no tan relevantes, pero en otros casos muy importantes y significativas.
Ejemplo de bibliografía elaborada con herramientas informáticas

Comunicación institucional

Para la comunicación y el contacto con los usuarios, las bibliotecas poseen actualmente numerosas herramientas que la informática brinda, principalmente a través del uso del correo electrónico y de Internet, por ejemplo a través de la confección y a la utilización de páginas web, blog, rss, etc. o la elaboración de los tradicionales boletines, listas de distribución, de correo o novedades, etc. ahora en un formato digital.

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RSS es una familia de formatos de fuentes web codificados en XML que son utilizados para suministrar a suscriptores de información actualizada para todo tipo de sitios que se actualicen con frecuencia y por medio del cual se puede compartir la información y usarla en otros sitios web o programas. Esto se denomina redifusión web o sindicación web (traducción incorrecta, pero de uso muy común).Permite distribuir contenido sin necesidad de un navegador, a través de un software diseñado para leer estos contenidos RSS, denominado “agregador”. No obstante, también es posible utilizar el mismo navegador para ver los contenidos RSS. Las últimas versiones de los principales navegadores (Internet Explorer, Firefox, Chrome, etc.) permiten leer los RSS sin necesidad de software adicional. ¿Cómo funciona? En forma cotidiana visitamos varias páginas de Internet para ver si hay alguna novedad en nuestros sitios favoritos. En su esencia, el RSS permite un cambio de concepción respecto a la búsqueda de información, ya que se invierte la relación porque “el receptor ya no va en busca de la información; es la información la que va en busca del receptor”. Al utilizar un agregador de RSS no es necesario visitar cada uno de los sitios porque se recibirán todas las novedades en un solo lugar. El agregador revisa las páginas favoritas en búsqueda de contenido nuevo y lo incluye automáticamente. Su gran crecimiento e importancia se desarrollo de la mano de la creciente popularidad de los weblogs, Las ventajas principales de manejar un agregador de RSS son:      Privacidad: no usas el correo electrónico para subscribirte a los feeds de RSS Protección contra el spam y los virus: es imposible recibir spam con los RSS Fácil de cancelar: si no se quiere recibir más un feed se selecciona y se elimina Posibilidad de importar/exportar las subscripciones Ausencia (por lo general) de publicidad

Difusión Selectiva de Información (DSI)

Es un servicio que se brinda a los usuarios la posibilidad de recibir resultados de un perfil de búsqueda personalizada, y así ser alertados ante la incorporación de documentos sobre áreas temáticas de su interés. De esta forma, los usuarios se encuentran continuamente actualizados sobre aquella información que resulta de su interés, como ser la incorporación de ejemplares en la biblioteca de ciertos temas, actividades culturales o académicas que se realicen, etc.

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Se puede confeccionar un conjunto de referencias que respondan a un perfil de usuario que se pueda personalizar, siendo de esta forma un perfil estrictamente individual (perfil personalizado) o un conjunto de listas de un grupo homogéneo de usuarios al cual se puede solicitar la incorporación (perfil de grupo) que se confecciona por requerimientos de información estandarizada y compartida por un interés común que suele ser pública como un grupo de trabajo, estudio, entretenimiento, etc. A pesar de las diferencias, en ambos casos, se parte de la decisión del usuario de suscribirse al servicio y configurar sus características, como ser la temática o las características de los datos o información a recibir, el tipo de aviso y alertas, la periodicidad, formatos, etc.

Ejemplo del servicio de DSI provisto por la Biblioteca digital de ciencia y tecnología Mileva http://www.bibliotecadigitalmileva.com

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Bibliobytes
“En un mundo ideal, ordenador y libro comparten mesas de trabajo” Alberto Manguel

Para finalizar nuestro trabajo, y antes de proceder a las conclusiones, intentaremos esbozar algunas ideas acerca del futuro que las nuevas tecnologías, la automatización, la informática y las telecomunicaciones, con todas sus ventajas y beneficios les deparan a las bibliotecas y su funcionalidad. El título de este capítulo, hace alusión al híbrido que en la actualidad se presenta, donde las unidades de información, se ven cada vez más impelidas a utilizar los unos y ceros digitales, las herramientas informáticas y las telecomunicaciones en todos sus servicios y actividades, para poder desenvolverse de forma adecuada y adaptarse a las necesidades cambiantes de los usuarios que exigen estar a la orden del día en materia de adquisición, manipulación y distribución de información. Como ya señalamos anteriormente, actualmente existe cierto grado de confusión en la utilización de la terminología a la hora de definir las diferencias entre las bibliotecas tradicionales, y las nuevas bibliotecas que brindan sus servicios y se desarrollan en forma virtual o electrónica, principalmente a través de Internet. Sin embargo, a pesar de falta de normalización terminológica y aún en presencia de definiciones encontradas, clasificaciones contradictorias o carencia de acuerdo entre los diferentes autores, la realidad presenta una biblioteca donde la información digitalizada se vuelve imprescindible y necesaria.

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De esta manera, retomando, recopilando y entrelazando definiciones podemos entender que una biblioteca digital es una biblioteca en la cual una proporción significativa de sus recursos de información se encuentran disponibles en formato digital por lo cual son accesible por medio de computadoras, pda´s, notebooks, e-readers, reproductores de MP3, etc. y una gran variedad de dispositivos electrónicos. En relación a su funcionamiento, podemos entender una biblioteca digital como un sistema de tratamiento técnico, acceso y transferencia de información digital, estructurado alrededor del ciclo de vida de una colección de documentos digitales, sobre los cuales se ofrecen servicios interactivos de valor añadido para el usuario final. Por otro lado, la denominación de biblioteca virtual tiende a utilizarse mayoritariamente para hacer referencia a aquellas bibliotecas cuyas bases de datos están situadas en Internet, y cuyos datos están a disposición de los usuarios que los pueden consultar a través de la red. En este caso es fundamental destacar que se encuentra presente dentro del concepto, el efecto de la integración de la informática y las comunicaciones cuyo exponente esencial es Internet, por lo cual se avanza un paso más y no basta con que los contenidos de la biblioteca se encuentren en formato digital. Esto sería una parte necesaria, pero no suficiente, ya que una biblioteca virtual implica que posea sus fuentes de información disponibles de alguna manera virtual con acceso ubicuo, es decir, sin importar dónde resida la información físicamente ni quién se encargó específicamente de su procesamiento y almacenamiento. Esta concepción entiende a la biblioteca tanto en su ambiente físico como en sus procesos o funciones, y refleja el dinamismo que se manifiesta en el mundo digital.

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La virtualidad se asocia a la idea de flexibilidad y adaptabilidad que las bibliotecas modernas deben presentar para poder seguir en carrera en este presente que exige cambios constantes y veloces para satisfacer demandas crecientes y cambiantes de los usuarios. Con esta idea se busca despegar de la biblioteca entendida como espacio físico, como lugar de almacenamiento de documentos, también físicos, y se entra en una nueva dimensión donde se pierde la noción de tangibilidad de los soportes, al entrar en una era de información más efímera y volátil, sin necesidad de un objeto que la contenga indefinidamente. Ahora el predominio del trabajo en línea presenta nuevas oportunidades y los atributos de espacios físicos se modifican con la aparición de las nuevas formas de acceso a la información ya no lineal y secuencial, con la opción de los múltiples enlaces combinados, la hipermedialidad, y el ritmo vertiginoso de respuesta. La biblioteca se presenta como un espacio de trabajo compartido, más allá de la colección particular de documentos que presente, incorporando flexibilidad a través de la informática y las telecomunicaciones. Durante toda su historia, las bibliotecas supieron adaptarse a los cambios en las tecnologías y a los nuevos soportes, y desde las colecciones compuestas por tablas de arcilla, por papiros, pergaminos o libros, hasta la realidad de bibliotecas digitales con la automatización y optimización de procesos y servicios tradicionales, y la creación y el desarrollo de nuevas funciones. Con la virtualidad, siguen los cambios, y se empieza a integrarse todo en un espacio compartido de red globalizada sin límites. En una biblioteca virtual se ofrecen grandes posibilidades, ya que más allá del texto como fuente tradicional, se pueden incluir documentos de audio, videos, gráficos, imágenes, fotos, etc. con un acceso veloz y continuo a través de su localización y navegación con los hipervínculos (alternativa ideal para la edición de obras de consulta y de textos con gran referencialidad interna y externa). Su implementación es una alternativa muy interesante a considerar en lugares donde no se cuenta con muchos recursos o se dificulta la creación, el mantenimiento y el desarrollo de una biblioteca convencional. Por todo lo expuesto, resulta evidente que en definitiva, los bibliotecarios tienen la obligación de empezar a involucrase en el aprendizaje de las nuevas herramientas y tecnologías, a fin de poder mantenerse acordes a la realidad imperante, con profesionalismo y compromiso.

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Conclusiones

Las bibliotecas, como unidades y sistemas de información, que tienen entre sus funciones principales la formación, educación, entretenimiento y satisfacción de las necesidades de información de sus usuarios, hoy en día enfrentan el desafío de adaptarse a cambios constantes en las demandas de la sociedad por la aparición de nuevas tecnologías que afectan su principal activo: “la información”. Hoy en día, la información, ya considerada como un término adicionado a la conformación de una nueva realidad de la sociedad, en cuánto a la importancia y relevancia que adquiere su creación, manipulación y distribución, sea en aspectos económicos, sociológicos y culturales; es un elemento crucial y esencial para el desarrollo de los seres humanos. En este paso previo de incorporación de tecnologías de información y comunicación en la sociedad, y en miras a la conformación de un nivel superior en la denominada sociedad del conocimiento, con la interpretación de la información dentro de su contexto y con alguna finalidad específica; las bibliotecas, pueden cumplir un rol significativo y determinante, de mucho valor y relevancia. Para esto, se requiere un cambio de mentalidad, una apertura hacia la nueva realidad que se esta viviendo y una visión de anticipación a los cambios que cada día se presentan, más numerosos, exigentes y continuos. Así, los bibliotecarios del futuro, gestores de la información y en una visión más ambiciosa generadores de conocimientos, deberán entender que su profesión adquiere otra dimensión, otro significado, y para ello se deberán adaptar continuamente a los nuevos requerimientos que vayan surgiendo, en materia de tecnologías, herramientas y capacidades necesarias para su manejo. Como se expuso en el presente trabajo, en la actualidad las posibilidades de incorporación de nuevas tecnologías en las bibliotecas son múltiples y diversas y presentan numerosas ventajas y beneficios en su aplicación, por lo cual la conclusión evidente y lógica nos lleva a entender que la tendencia a la informatización, automatización e incorporación de nuevas tecnologías en las unidades de información sea cada vez más generalizada, convirtiéndose en un futuro no muy lejano en la regla y no la excepción.

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Los conceptos de tiempo y espacio cobran otros significados y tienen una relevancia particular en la aldea global que las tecnologías y las telecomunicaciones permitieron desarrollar, con Internet a la cabeza, como ejemplo emblemático de este nuevo orden de cosas que continúan desarrollándose. En este contexto, las fronteras geográficas, la disponibilidad física y el factor temporal cambian completamente y adquieren nuevos significados. Ahora las bibliotecas deberán adaptarse a las nuevas realidades, donde los documentos en múltiples soportes y formatos deberán estar disponibles de inmediato para una cantidad cada vez mayor y más exigente de usuarios que requieren mejores servicios, más eficientes y eficaces, y en forma simultánea. Cada vez se reduce más la brecha entre consulta y respuesta, entre acceso y recepción, entre búsqueda y localización, y de esta forma el dinamismo y la optimización de las metodologías y los mecanismos se vuelve esencial. La información ya no es escasa en cuanto a cantidad o en dificultad de acceso, por lo cual se presenta el desafío de otorgarle un valor adicional, un agregado que permita diferenciar lo relevante y lo importante, de lo trivial o no significativo, lo veraz y lo real de lo falso y no confiable. A través de la introducción de las nuevas tecnologías, y la incorporación de novedosas herramientas dentro de las bibliotecas en esta tarea de

clasificación, organización, discernimiento y distribución de información, puede ser su principal tarea, a fin de asumir un rol trascendente que les permita evitar la condena al ostracismo y de un destino de museo en un desuso y olvido general. Entender que el futuro ya está desarrollándose, y que requiere involucrarse en la digitalización y la información electrónica, será un punto clave y fundamental para permitir a las bibliotecas, que de una buena vez adquieran el lugar que se merecen, y que en su acepción de “unidades de información” se conviertan en verdaderos centros proveedores, distribuidores y generadores de este nuevo bien, tan preciado en esta nueva era, de unos y ceros electrónicos, y así agregar a su prefijo “biblio” de libros de denominación tradicional, los “bytes” del presente y el porvenir, y transformarse en “bibliobytes”.

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Bibliografía
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Artículos, entrevistas y notas consultados en línea

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http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0100-19652003000200011&script=sci_arttext&tlng=pt

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Trejo Delarbre, R. (2001). Vivir en la sociedad de la información orden global y dimensiones locales en el universo digital. En: Revista Iberoamericana de Ciencia, Tecnología, Sociedad e Innovación, 1. Disponible en: http://www.oei.es/revistactsi/numero1/trejo.htm Valenzuela Urra, C. (200?). Tecnología y cambio: una visión desde la perspectiva bibliotecaria. Consultado el 15/03/09. Disponible en: http://creal.upla.cl/humanidades/carreras/bibliotecologia/publicaciones/tecnolog%ED a%20y%20cambio.pdf. Artículos docentes Software libre: una alternativa para las bibliotecas Lic. María Laura Porcel Iturralde1 y Lic. Mabel Rodríguez Mederos http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_6_05/aci090605.htm Software bibliotecario. Abierto y gratuito http://www.procesos-tecnicos.com.ar/software/OpenSource.htm Crear un documento RSS http://www.desarrolloweb.com/articulos-copyleft/articulo-rss-crear-undocumento.html

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Blog consultados

Gestión de calidad y evaluación en bibliotecas Blog personal de Liselie Soto (bibliotecaria) http://biblionormas.blogspot.com/ Libro y Bitios Blog personal de José Antonio Millán http://jamillan.com/librosybitios/blog/ El documentalista enredado Blog de Marcos Ros-Martín y Maria Elena Mateo y Julio Ruiz. http://www.documentalistaenredado.net/

Páginas oficiales y de inicio y visitadas y consultadas
Wikipedia www.wikipedia.org Biblio Tech www.ringgold.com/biblio-tech/ Software Abies http://abies.cnice.mec.es/ Free OCR www.free-ocr.com/ Greenstone digital library software www.greenstone.org/ Winisis on-line www.winisisonline.com.ar/

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Glosario

Hipermedialidad: es el término con que se designa al conjunto de métodos o procedimientos para escribir, diseñar, o componer contenidos que tengan texto, video, audio, mapas u otros medios, y que además tenga la posibilidad de interactuar con los usuarios. El enfoque hipermedia de estos contenidos, los califica especialmente como medios de comunicación e interacción humanas, en este sentido, un espacio hipermedia es un ámbito, sin dimensiones físicas, que alberga, potencia y estructura las actividades de las personas. Etiquetas RFID: son una alternativa real a los códigos de barras en las bibliotecas. Actualmente son muy delgadas y fáciles de colocar en un libro por ejemplo pegadas en la parte interior de la cubierta o escondidas en la encuadernación. Cada etiqueta consiste en una pequeña antena y un chip que contiene información acerca del documento. Un sistema de etiquetas RFID consiste en: una única identificación para cada documento de la biblioteca, unidades de lectura que leen la identificación y activan y desactivan el sistema de protección antirrobo, y antenas de seguridad. Las antenas crean un campo de radiofrencuencia, lo que hace posible detectar los intentos de robo o los materiales cuya protección no ha sido debidamente desactivada. La principal diferencia es su posibilidad de almacenar

información sobre el documento en la misma etiqueta.

Ergonomía (del griego: ergos y nomos, respectivamente - actividad y normas o leyes naturales). Una traducción literal sería la de las normas que regulan la actividad humana. Es tanto: la disciplina científica relacionada con la comprensión de las interacciones entre humanos y otros elementos de un sistema, así como la profesión que aplica teoría, principios, datos y métodos para diseñar a fin de optimizar el bienestar humano y el rendimiento global del sistema. Como disciplina busca que los humanos y la tecnología trabajen en completa armonía, diseñando y manteniendo los productos, puestos de trabajo, tareas, equipos, etc. en acuerdo con las características, necesidades y limitaciones humanas. Dejar de considerar los principios de la Ergonomía llevará a diversos efectos negativos que - en general - se expresan en lesiones, enfermedad profesional, o deterioros de productividad y eficiencia. Analiza aquellos aspectos que abarcan al entorno artificial construido por el hombre, relacionado directamente con los actos y gestos involucrados en toda actividad de éste. En todas las aplicaciones su objetivo es común: se trata de adaptar los productos, las tareas, las herramientas, los espacios y el entorno en general a la capacidad y necesidades de las personas, de manera que mejore la eficiencia, seguridad y bienestar de los consumidores, usuarios o trabajadores (Tortosa et al, 1999). Es una ciencia en sí misma, que conforma su cuerpo de conocimientos a partir de su experiencia y de una amplia base de información proveniente de ciencias como la psicología, la fisiología, la antropometría, la biomecánica, la ingeniería industrial, el diseño y muchas otras. La lógica que utiliza la ergonomía se basa en el axioma de que las personas son más importantes que los objetos o que los procesos
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productivos; por tanto, en aquellos casos en los que se plantee cualquier tipo de conflicto de intereses entre personas y cosas, deben prevalecer los de las personas. Los principios ergonómicos se fundamentan en que el diseño de productos o de trabajos debe enfocarse a partir del conocimiento de cuáles son las capacidades y habilidades, así como las limitaciones de las personas (consideradas como usuarios o trabajadores, respectivamente), diseñando los elementos que éstos utilizan teniendo en cuenta estas características.

OCR: El software de reconocimiento óptico de caracteres, abreviado habitualmente como OCR (Optical character recognition), extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de edición de texto.Mientras que en una imagen los caracteres se describen indicando cada uno de los píxeles que los forman, al convertirlos a un formato de texto (por ejemplo ASCII o Unicode), pasan a estar descritos por un solo número, por lo que se produce una reducción significativa del espacio en memoria que ocupan. A partir de ahí el texto es reconocido como texto, de modo que se pueden buscar en él cadenas de caracteres, exportar el texto a un editor de textos, o a otras aplicaciones, etc. Actualmente, junto con el texto, se registra también el formato con el que ha sido escrito. Una variante es el Reconocimiento óptico de marcas (optical mark recognition) que se utiliza para reconocimiento de marcas. Un ejemplo sería la corrección automática de exámenes de tipo test, en los que la respuesta correcta se rodea con un círculo

Ejemplo básico de funcionamiento de OCR

OPAC: (del inglés Online public access catalog) es un catálogo automatizado de acceso público en línea de los materiales de una biblioteca. Generalmente, tanto el personal de la biblioteca como el público tienen acceso a él en varias terminales dentro de la biblioteca o desde el hogar vía Internet. Desde mediados de los 80 se ha sustituido el catálogo de tarjeta por el OPAC en la mayoría de las bibliotecas universitarias y nacionales. Desde mediados de los años 1990, las interfaces tipo texto basados en OPAC están siendo

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sustituidas por interfaces basadas en Web. El OPAC forma a menudo parte de un sistema bibliotecario integrado. En la actualidad, unas 30.000 bibliotecas tienen registros bibliográficos en un OPAC del OCLC, llamado WorldCat, que es un catálogo de los materiales de biblioteca realizado con la colaboración de bibliotecas públicas y privadas por todo el mundo, sobre todo en Estados Unidos y Canadá. WorldCat muestra cuántas bibliotecas poseen el mismo libro o material. Los usuarios de WorldCat deben conectar su propio OPAC de su biblioteca para ver la información de las demás bibliotecas. El OCLC WorldCat no es técnicamente un OPAC en sí mismo, sino un Macro OPAC; es una base de datos bibliográfica usada principalmente por el personal de la biblioteca (bibliotecólogos) de las instituciones que tienen una suscripción anual a los servicios de OCLC. No es utilizada por los usuarios o el público en general a menos que su biblioteca local suscriba al servicio de la referencia del OCLC FirstSearch. El OCLC WorldCat es también investigable mediante los motores de búsqueda como Google y Yahoo, buscando por "OCLC WorldCat Open". La mayoría de los sistemas bibliotecarios integrados trabajan en plataforma Windows. Sin embargo en años recientes con el auge del software libre, se han desarrollado igualmente sistemas bibliotecarios completos como Koha disponible en plataforma Linux que ponen a disposición de diferentes tipos de usuarios las prestaciones de estos sistemas de gestión de bibliotecas. Los actuales módulos de OPAC se sirven de listas desplegables, ventanas emergentes, cajas de diálogo, operaciones de ratón, y otros componentes gráficos del interfaz, con el fin de simplificar la entrada de los datos para la búsqueda y formato de visualización de los registros.

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