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la Herramienta Gerencial
Suite Visin Empresarial - SVE
POLICA NACIONAL
OFICINA DE PLANEACIN
GENERALIDADES
La SVE, cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para apoyar la gestin estratgica a
travs de Balanced Scorecard, y la gestin de procesos a travs del Sistema de Gestin de la
Calidad.
Con el nimo de coadyuvar en la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - MECI,
se apoya en las funcionalidades de sus diferentes mdulos, para evidenciar el cumplimiento a cada
uno de los elementos que componen los Subsistemas: De Control Estratgico, De Control de
Gestin y de Control de Evaluacin.
BSC
SGC
VISIN EMPRESARIAL
Definicin y Concepto
Es una solucin software que permite evidenciar al interior de una organizacin la existencia de un
Sistema de Gestin Estratgica, diseado bajo la metodologa del Balanced ScoreCard, define el
Mapa Estratgico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos Estratgicos,
Relaciones Causa Efecto, Indicadores, Metas, Iniciativas, Temas o Ejes Estratgicos, Planes de
Accin.), para monitorear su desempeo y contribuir con el enfoque y alineacin de la estrategia,
adems permite integrar automticamente los sistemas de informacin para la toma de
decisiones.
1.2.
1.1.
1.3.
1.4.
Ingreso a la Aplicacin
Para iniciar sesin en Visin Empresarial se digita el nombre de usuario (login) y contrasea; si la
informacin es correcta, permite el ingreso al sistema, en caso contrario, brinda la posibilidad de
digitar nuevamente los datos requeridos.
Si el usuario olvida su contrasea de acceso debe presionar el enlace para restablecer la
contrasea, ingresar el nombre de usuario (login) y presionar el botn <aceptar>, el sistema
notificar por medio de un correo electrnico (a la cuenta de correo que tenga registrada) su
nueva contrasea de acceso.
En caso que el usuario olvide su contrasea y no tiene registrada una cuenta de correo
electrnico, deber remitirse al administrador del sistema para asignarle una nueva contrasea de
acceso a Visin Empresarial.
Los mdulos y las respectivas opciones del sistema a las cuales tiene acceso un usuario, dependen
del rol al cual pertenezca y de su configuracin de opciones autorizadas.
1.5
Logo
Ponal
Encabezado
Men
Lateral
Subsecciones
El ambiente de trabajo est organizado por categoras que contienen vnculos de inters comn,
se puede personalizar con los colores corporativos y el logo de la Polica Nacional, apoyando as el
sentido de pertenencia y motivacin del personal con la Institucin.
2. MDULO ADMINISTRADOR
Seguridad Bsica
Auditora del Sistema
Datos Bsicos
Fuentes Externas
Administracin de Agentes
Licenciamientos
Seguridad bsica
2.1.1 Identificacin de Usuarios del Sistema: Los usuarios configurados en la herramienta son
aquellos que tienen alguna responsabilidad sobre la SVE. Cada uno, est identificado a travs de
un usuario y contrasea, previamente configurado, de acuerdo con las polticas y necesidades
institucionales, el usuario puede cambiar de manera opcional su clave, a travs de la opcin
Preferencias, cambiar clave.
2.1.2 Categora de Usuarios: Con el propsito de articular los diferentes mdulos de la Suite
Visin Empresarial (SVE), y utilizar de manera eficiente la herramienta, se diferencian varias clases
de usuarios, de acuerdo con el alcance de sus responsabilidades dentro del Sistema, estas
categoras son:
Para cualquier objeto (un objeto en SVE es un Indicador, plan, documento, presentacin, etc,) de
Visin Empresarial es posible determinar los derechos que tienen determinados roles de usuarios.
Para determinar las opciones de seguridad de determinado objeto, en la pantalla de edicin, se
presiona el enlace a seguridad si esta opcin se encuentra disponible para este tipo de objeto.
2.1.4 Opciones: Las opciones corresponden a las acciones que los usuarios del sistema pueden
ejecutar dentro de cada uno de los mdulos de la suite; estas opciones son asignadas a
determinados roles dependiendo de qu acciones pueden realizar y a que informacin pueden
acceder los usuarios que pertenecen a un rol especfico.
Para el caso de la Polica las opciones de crear, editar o eliminar usuarios, roles y opciones, son
manejadas nicamente por el Administrador Funcional de la SVE.
2.2 Datos bsicos
Como se muestra en la grfica, en esta subseccin del Mdulo Administrador es posible configurar
la informacin bsica para el correcto funcionamiento en Visin Empresarial. Dentro de esta
categora se encuentran las opciones de administracin correspondientes a:
- Empresa
- reas Organizacionales
- Procesos
- Definiciones
- Temporizadores
- Unidades de Medidas
- Estados
- Escalas
- Portal Empresa
- Tpicos de documentacin
- Cargos genricos
2.2.1 Empresa: Esta opcin permite almacenar los datos bsicos de la Polica Nacional, estos
datos son incluidos en el encabezado de los reportes generados por el sistema.
Temporizadores
Tipo
Mensual (ltimo da del Da Especifico
mes)
Anual (1 de enero)
Evento
Mensual
Intervalo
Bimestral
Intervalo
Trimestral
Intervalo
Semestral
Intervalo
Anual
Intervalo
Grfica No. 5 Temporizadores
Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo; "Cada 6 horas", "Cada 5 minutos", "Cada 14
meses".
Evento: Captura datos cuando se cumple una fecha y hora especfica; "Todos los meses el da 1",
"Todos los 24 de junio a las 8 horas".
Da Especfico: Captura datos un da especfico de la semana con la posibilidad de determinar una
hora especfica; "Todos los das", "ltimo da del mes", "Todos los lunes".
2.2.6 Unidades de medida: Las Unidades de medida configuradas en el sistema, corresponden a
las unidades utilizadas en el da a da de la Institucin, entre otras se pueden configuran:
Smbolo
Operaciones
Ope
Delitos
Del
Extorsin
Ext
Gramos
Grs
Hectreas
Hec
Homicidios
Hom
Secuestro
Sec
Terrorismo
Ter
Toneladas
Tns
Nmero
Num
Kilomtros
Km.
Personas
Per
Grfica No. 6 Unidades de Medida
2.2.7 Factores de conversin: En la SVE se puede definir factores de conversin entre las
unidades de medida previamente registradas. A travs de los factores de conversin es posible
Unidad de Medida
capturar datos en una unidad de medida y almacenarlos en otra. Un factor de conversin puede
ser utilizado para realizar las conversiones en los dos sentidos, es decir, si dispone del factor de
conversin "Miles de Pesos a Pesos" no es necesario definir el factor "Pesos a Miles de Pesos", el
sistema puede realizar la conversin inversa:
Unidad de Medida
Unidad de Conversin
Factor Multiplicador
Decimal
Porcentaje
100
Galones
Toneladas
0,0033
Gramos
Kilos
0,001
Kilos
Toneladas
0,001
2.2.8 Estados y Escalas: La Polica Nacional puede definir y configurar escalas y estados por
medio de los cuales se mida el cumplimiento de los planes, indicadores, objetivos, CMI. Cada uno
de estos elementos se puede medir a travs de una escala diferente de acuerdo a las directrices
internas de la Institucin.
Es decir, que se puede definir un universo de estados posibles para evaluar el grado de
cumplimiento de un elemento frente a lo esperado para ste. Los estados se encuentran asociados
unos a otros y se definen por una etiqueta descriptiva y un color. Los estados permiten presentar
de forma grfica el grado de cumplimiento de las metas y planes de la Institucin; es posible
definir entre 2 y 5 estados. A cada estado se le asigna un color y se identifica con un nombre. Para
que a un elemento se le pueda medir su grado de cumplimiento se asocia a una Escala.
Para configurar una escala de n estados, siempre se requieren n-1 valores de frontera. Los valores
de frontera determinan los rangos de valores donde es posible ubicar el cumplimiento del
elemento en un estado especfico.
Las escalas se definen para establecer la rigurosidad con que se evala el grado de cumplimiento
de un elemento frente a lo esperado para ste. La funcin de clculo del cumplimiento es
especfica para cada tipo de elemento disponible en la aplicacin, sin embargo, toda funcin de
cumplimiento siempre debe dar como resultado un nmero mayor o igual a cero. En la escala se
define los valores de cumplimiento frontera entre los Estados configurados para la empresa.
Para crear una escala, previamente se debe configurar el conjunto de Estados a emplear en la
empresa. Los valores de las fronteras se encuentren en el rango de [0-1], para representar as los
porcentajes de cumplimiento entre 0% y 100%; es decir, si se quiere establecer que el
cumplimiento de cierto elemento con respecto a su meta es Excelente por encima del 90%, se
ingresa en el primer campo 0.9.
2.2.9 Portal Empresa: Es una herramienta configurable de comunicacin e integracin, en el cual
es posible incluir, publicar y visualizar aspectos como la misin, visin, valores, estrategias, poltica
de calidad, objetivos de calidad, entre otros, por medio de vnculos a definiciones, indicadores,
presentaciones, direcciones de Internet, etc. El Portal Estratgico est organizado por categoras
que contienen vnculos afines a stas.
2.3 Fuentes Externas
En esta subseccin del Mdulo Administrador es posible configurar conexiones y consultas a
fuentes de datos externas, con el fin de capturar informacin necesaria para alimentar variables
o indicadores previamente definidos y configurados en la SVE.
- Fuentes: Son bases de datos a las que Visin Empresarial puede conectarse para capturar la
informacin; para establecer la conexin a las bases de datos externas se utiliza la tecnologa
JDBC, por lo tanto, es necesario contar con el controlador JDBC especfico para el proveedor de la
base de datos externa.
- Consultas: La Suite Visin Empresarial (SVE), puede conectarse a cualquier sistema de bases de
datos que posea un controlador JDBC que permita hacer consultas SQL (Sentencia Query Lenguaje)
o con archivos planos generados por los sistemas de informacin externos de la Polica Nacional.
2.4 Administrar Mensajes
A travs de las opciones de esta subseccin del Mdulo Administrador es posible generar
manualmente mensajes, indicar el reproceso de los ya existentes, conocer la cantidad de mensajes
pendientes y la causa por la cual no se ha procesado.
Dentro de esta categora se encuentran las opciones de: programar mensajes, generar mensajes,
reprocesar mensajes, administrar mensaje y mensajes pendientes.
2.5 Agentes
Los Agentes en Visin Empresarial son componentes software que se ejecutan
independientemente y se encargan de atender los mensajes dentro del sistema. A excepcin del
agente programador de mensajes (Scheduller), todos los agentes se encargan de procesar
mensajes.
Para poder ejecutar un agente se requiere configurar una instancia del mismo en el sistema.
Cuando se implanta Visin Empresarial se preconfigura una instancia para cada agente. Cada
instancia tiene asignado un identificador (ID) que debe especificarse en el archivo de configuracin
del agente en la mquina especfica en que se ejecutar.
Los agentes disponibles en el sistema son: programador de mensajes, capturador de datos,
procesador matemtico y servidor de correo.
2.6
Mensajes de Confirmacin
Cada vez que se realiza una accin (crear, editar, eliminar, probar), se muestra un mensaje en la
parte superior de la pgina principal, indicando si la operacin se realiz de manera exitosa o si se
present un error, para ver los detalles del mensaje de confirmacin se debe presionar el enlace
Ver detalles.
3. MDULO BSC
3.1.
Mis responsabilidades
Mis Responsabilidades es la primera opcin a la cual tiene acceso un usuario, al elegir esta opcin
le permite observar el listado de objetivos, indicadores e iniciativas de los cuales es responsable en
la SVE. Desde all, puede hacer clic sobre cualquiera de las variables y en el men emergente
seleccionar alguna de las siguientes opciones: explorar variable, estadsticas, agregar comentario,
ver comentario, ver BSC y explorar. Al seleccionar la opcin Explorar Variable, aparecer una
nueva ventana la cual contiene diferentes fichas con toda la informacin de la variable.
Para cada uno de estos podr observar, el estado, el nombre, valor, meta, cumplimiento, unidad
de medida, tendencia, comentarios, vigencia del dato.
Estado (1): Segn la escala asignada a la variable, con un color indica su cumplimiento.
Nombre de la variable (2)
Valor (3): Valor para la fecha seleccionada.
Meta (4): Valor de la meta asociada a la variable para la fecha escogida.
Cumplimiento (5): Porcentaje de cumplimiento de la variable respecto a su meta
Unidad de medida (6): Smbolo de la unidad de medida de la variable
Tendencia (7): Indica si el valor de la variable aument, disminuy o se mantuvo igual respecto al
periodo anterior.
Comentarios (8): Indica si hay comentarios asociados a la variable para el periodo consultado.
Vigencia del dato (9): Indica la fecha de prxima captura del dato, o en otras palabras la fecha
hasta la cual es vigente el dato que se muestra.
Desde la opcin Mis Responsabilidades, se puede observar los valores de las variables para cierto
periodo de acuerdo con la funcin resumen asignada a cada una en la configuracin. La funcin
resumen es una caracterstica de la variable que permite para un periodo determinado de tiempo
sumar, promediar o simplemente mostrar el valor mnimo, mximo o el ltimo valor de la variable
en el sistema.
Para esto, se escoge en la parte superior de la ventana la fecha para la cual se quiere ver los datos
y en la casilla Periodo si se requiere por semana, mes, trimestre, semestre o ao al cual pertenece
la fecha previamente seleccionada y enseguida se oprime la opcin Actualizar. En la nueva
pantalla se mostrarn los valores para el periodo escogido. Para conocer la funcin resumen que
ha sido aplicada a una variable se coloca el cursor sobre el valor de una de las variables.
La Funcin Resumen como su nombre lo indica es utilizada para obtener un resumen de los datos
de los indicadores desde las opciones de consulta (Presentaciones, rboles de consulta,
Estadsticas, etc.) pues permite la agrupacin por periodos. De acuerdo a la Funcin Resumen se
presenta un dato correspondiente al promedio, acumulado, mximo, mnimo o ltimo valor del
periodo elegido:
Promedio: Obtiene el promedio de los valores encontrados para la variable en el periodo de
agrupacin.
Suma: Obtiene la sumatoria o acumulado de los valores encontrados para la variable en el
periodo de agrupacin.
Mximo: Presenta el mayor de los valores encontrados para la variable en el periodo de
agrupacin.
Mnimo: Presenta el menor de los valores encontrados para la variable en el periodo de
agrupacin.
ltimo valor: Presenta el ltimo de los valores registrados por la variable en el periodo de
agrupacin.
Opcin BSC
Al ingresar a la opcin BSC del men explorador observarn los diferentes Cuadro de Mando
configurados en el Sistema, para ver un Cuadro de Mando Integral solo se debe hacer click y
seleccionar la opcin Ver BSC. Por defecto podr visualizar el CMI con todos sus componentes de
manera tabular. Cada una de las perspectivas mostrar sus objetivos y estos a su vez sus
indicadores. Para cada uno de ellos encontrar su estado, valor actual, el valor de su meta,
tendencia y si tiene comentarios o iniciativas asociadas encontrar un icono sealando esto.
3.2.
En la parte superior de la presentacin tabular del BSC encontrar una pestaa con la opcin
Mapa, en esta opcin se visualiza el mapa estratgico respectivo con todos sus objetivos y las
relaciones causa-efecto entre los mismos. Desde all es posible ver para cada objetivo su estado,
valor, tendencia, y los comentarios o iniciativas asociadas.
Sobre cada variable del sistema se puede realizar las siguientes operaciones, presionando
click:
La hoja de vida del indicador o ficha tcnica, incluye frmula, variables componentes, unidades de
medida, frecuencia de clculo, anlisis de variables asociadas, valor de metas, tendencia,
responsables, descripcin, comentarios y anlisis del comportamiento frente a la meta o metas
relacionadas.
3.4.
Una Presentacin es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una pantalla
grfica, que contiene valores de variables y/o definiciones del sistema. Las presentaciones son
creadas por el administrador del sistema desde el mdulo Administrador y se disean de acuerdo
a la imagen y tipo de informacin requerida en cada unidad.
Para ingresar a una presentacin se presions click sobre la opcin Presentaciones del men
explorador y se selecciona de la lista la presentacin que se desea consultar, las presentaciones
pueden contener vnculos a otros objetos del software o sitios web externos.
Para ingresar a un rbol se presiona click sobre la opcin rboles de Consulta del men
explorador. Por defecto encontrar el rbol Mis Variables con el listado de todas aquellas que
durante la configuracin han sido asignadas al usuario, as como los dems rboles que hayan
sido asignados al rol, al cual pertenece.
Al seleccionar de la lista cualquiera de los rboles encontrar agrupados los datos y las metas
en carpetas independientes, y a su vez cada uno de estos de acuerdo a la periodicidad de
medicin (temporizador). A travs de la caja de chequeo ubicada en la parte superior
denominada Valores Vigentes, se puede consultar y filtrar los valores vigentes de las variables.
rbol de Entrada de datos: Mediante esta estructura de rbol se puede ingresar los datos
manuales al sistema (estilo hoja de clculo). Un rbol de entrada de datos tambin puede
observarse como rbol de consulta.
Mediante la opcin Entradas Manuales del men explorador se puede consultar el rbol de
entrada de datos Mis Variables creado por defecto, en donde se encontrar las variables que
fueron configuradas como entrada manual y a cargo del usuario activo. Al mismo tiempo se
encontrar los rboles de entrada de datos que hayan sido definidos para el rol del usuario
activo.
3.6.
Reportes
En las casillas del campo Valor se debe digitar los datos para cada periodo solicitado, no es
necesario utilizar punto para decimales. Para almacenar la informacin se presiona el botn
Guardar.
Para generar una estadstica se selecciona las opciones, teniendo en cuenta la siguiente
informacin:
En Modo Cumplimiento: Para consultar los datos en porcentajes de cumplimiento del indicador
respecto a su meta.
Fecha: Se ingresa la fecha lmite de la consulta.
Puntual: Permite consultar el ltimo valor disponible a la fecha de consulta. Si se utiliza en
conjunto con la opcin valores vigentes se presentar el valor vigente a la fecha de consulta.
Meta y Estados: Esta opcin se selecciona para graficar o consultar los valores de la meta
asociada al indicador y los estados segn la escala.
Agrupacin: Permite visualizar en la grfica o tabla los valores resumidos segn la Funcin
Resumen asociada a cada variable para el periodo de tiempo escogido, segn la opcin
seleccionada: Semanas, meses, bimestres, trimestres, semestres, aos.
Periodos adicionales: Permite escoger un nmero de periodos adicionales que se quieran
graficar. Al elegir n periodos se debe ingresar la distancia en meses existente entre los periodos.
Adicionalmente se puede seleccionar la opcin Superponer Periodos para graficar los periodos uno
sobre otro. Con esta opcin es posible mejorar la diferenciacin del comportamiento de una
variable en mltiples periodos.
Histrico: Se escoge dependiendo de la cantidad de das, semanas, meses o aos que se desea
consultar.
El formato de datos permite visualizar los datos mediante un grfico o tabla. Los tipos de grfica
disponible son lneas, reas, barras. El tipo de grfico en tortas solo se encuentra disponible para
grficos puntuales. Al ubicar el puntero del ratn sobre alguno de los puntos graficados se puede
conocer exactamente el periodo al que pertenece y el valor de la variable en esa fecha, o conocer
el valor directamente sobre cada punto, habilitando la opcin Ver Rtulo.
Una vez generada la grfica, es posible
realizar una proyeccin del valor de la
variable con respecto a su meta,
seleccionando la casilla Proyeccin.
Adicionalmente, se podr observar la
grfica de las componentes de la
variable haciendo click sobre cualquier
punto del rea graficada.
Al graficar en reas o barras se puede
apilar los valores de las variables para
cada periodo con el fin de visualizar un
consolidado, utilizando la opcin
Apiladas:
Al consultar los datos en modo tabla se genera una lista en la cual se puede observar la fecha, de
acuerdo con el temporizador, el valor de la variable, las metas y estados:
4. PLANES DE ACCION
El Mdulo de Planes permite definir una estructura que incluye las tareas,
acciones y recursos asignados a cada uno de los planes formulados por la
Polica Nacional, involucrando de sta forma a todo el personal y
enfocando sus acciones y determinaciones hacia la estrategia de la
Institucin. Los conceptos ms importantes dentro de este mdulo son:
Plan: Es la disposicin general de un proyecto planteado en un espacio de
tiempo, para lograr o aportar a una iniciativa, que involucra la ejecucin
de acciones para dar cumplimiento a las tareas programadas y contiene el total de los recursos
empleados en cada una de ellas. En el plan se deben identificar las categoras o etapas del mismo
con cada una de sus tareas, el presupuesto, responsables y un cronograma o programacin para
cada una de las actividades.
Categora: Es una divisin o clasificacin de un plan en diversas etapas.
Subcategoras: Es una subdivisin de la categora que permite la desagregacin de la misma,
cuando la complejidad del desarrollo de cada categora as lo amerite.
Tarea del plan de accin: Es la mxima desagregacin de la planificacin estratgica, que
contribuye al logro del plan y su cumplimiento se materializa con la ejecucin de acciones.
Si para el desarrollo de una tarea se requiere la participacin de un corresponsable, en cuyo caso
se denomina Recurso debe sealarse la unidad y el tiempo estimado para su contribucin.
Tiempo: Corresponde al periodo entre el cual se prev el inicio y la finalizacin de la ejecucin del
Plan de Accin. En consecuencia se debe considerar la fecha en la cual se dar cumplimiento al
reporte de la primera accin y la fecha en la cual se dar cumplimiento al reporte de la ltima
accin.
Presupuesto: Es la sumatoria de los recursos estimados para dar cumplimiento a cada tarea.
En la SVE, es posible hacer seguimiento a los planes definidos por la Institucin, ya sea que
desarrollen la estrategia, o estn relacionados con los riesgos, planes de mejoramiento, etc.
Al hacer clic sobre una variable se desplega un men emergente para seleccionar alguna de las
siguientes opciones:
La opcin Explorar Plan permite conocer la informacin del plan, incluyendo sus datos bsicos,
categoras y tareas y acceder a las opciones de edicin del mismo.
La opcin Informe de Avance genera un resumen del estado del plan para un periodo
determinado con base en las tareas finalizadas y prximas a finalizar para un periodo
determinado.
Perodo: Permite seleccionar el intervalo de tiempo para agrupar el avance de las tareas del
plan en el diagrama.
Fecha inicial planeada: Indica la fecha de inicio programada para el plan
Fecha final planeada: Indica la fecha de finalizacin programada para el plan
Puntos totales alcanzados: Indica los puntos totales que se han alcanzado en la ejecucin
del plan desde su inicio hasta la fecha actual (no tiene en cuenta las fechas desde y hasta
seleccionadas en la parte superior)
Avance Global: Indica el porcentaje de avance del plan desde su inicio hasta la fecha actual
(no tiene en cuenta las fechas desde y hasta seleccionadas en la parte superior)
Total puntos alcanzados: Indica el nmero total de puntos alcanzados del plan desde su
fecha de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.
Total puntos planeados: Indica el nmero total de puntos planeados del plan desde su fecha
de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.
De la estadstica del plan que se genera en el informe de avance, se destacan los puntos que se
resumen a continuacin:
Para conocer la informacin sobre una tarea en particular se escoge la opcin Explorar tarea, con
la posibilidad de conocer los datos bsicos, acciones, recursos y las tareas que le preceden.
En la parte izquierda se encuentra el listado de las categoras con sus respectivas tareas y para
cada una de estas su fecha de inicio, finalizacin y los puntos que le han sido asignados. En la parte
derecha se visualiza el respectivo diagrama con los intervalos de duracin de cada una de las
categoras y tareas.
Diagrama de Gantt: Los planes pueden ser visualizados y editados por sus responsables por medio
del diagrama de Gantt. Para acceder a esta opcin, se ingresa a la ventana de exploracin del plan,
y se oprime sobre el recuadro Funciones de Edicin, la opcin Diagrama de Gantt.
Desde el diagrama de Gantt, las tareas y categoras pueden ser exploradas por cualquier usuario
con acceso al plan, y editadas solo por el responsable del plan o los responsables de las tareas y
categoras respectivas.
A continuacin, utilizando la opcin bsqueda de planes y la funcin Agregar se puede crear las
categoras definidas para el plan y las tareas definidas para cada categora. Para cada tarea se
debe configurar el nombre de la tarea, la descripcin, el responsable, es decir, la persona
encargada de la ejecucin de la tarea; el peso, que corresponde a la valoracin cualitativa de la
tarea dentro del plan; la fecha inicial y fecha final programada y el presupuesto, que corresponde
al valor presupuestado para la ejecucin de la tarea (entre parntesis se muestra el valor
disponible del presupuesto frente al total asignado al plan), para finalizar se oprime el botn
Guardar.
La nueva pantalla muestra en la parte inferior las opciones: Acciones, Recursos y Tareas que le
preceden.
Una accin es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se
especifica el consumo progresivo de los recursos. Las acciones representan el avance sobre una o
ms tareas del plan y por lo tanto son reportadas por los usuarios responsables de cada una de
stas. Para reportar una accin de una tarea, seleccione la opcin Agregar ubicada en la parte
Esta opcin permite crear nuevos planes, para hacerlo solo se debe seleccionar la opcin Crear
Plan, enseguida se desplegar una pantalla en la que se digita la siguiente informacin: Nombre
asignado al plan, descripcin; responsable, por defecto aparece el nombre del usuario que est
creando el plan, si es necesario puede asignar otro responsable; escala y presupuesto asignado,
para finalizar se debe presionar la opcin guardar.
Fecha inicial real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de inicio del avance.
Fecha final real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de final del avance.
Tiempo Tarea (horas): En este campo se digita el tiempo en horas dedicado a la ejecucin
de la tarea
Gasto: en este campo se incluye el dinero invertido en la ejecucin del avance de la tarea.
Para aprobacin: Esta casilla se chequea cuando con la accin que se reportada la tarea
queda finalizada y desea comunicarlo al responsable del plan para su aprobacin.
Autor: Aparece por defecto el nombre del usuario que reporta la accin.
Fecha: Aparece por defecto el da y hora en el cual se est registrando la accin.
Ttulo accin: Nombre descriptivo de la accin que se est registrando.
Accin: Descripcin del avance ejecutado.
Editar Archivos Adjuntos: Es posible adjuntar cualquier tipo de documento con el fin de
soportar la informacin que est siendo registrada.
Editar Documentos Asociados: Permite asociar documentos creados por medio del mdulo
documentos.
Es posible crear cuantas acciones sean necesarias para registrar el avance de una tarea. Cuando la
tarea se termina, se debe solicitar en la ltima accin, la aprobacin de la tarea al responsable del
plan, quien podr visualizarlas por medio de la opcin Mis Tareas por Aprobar en la opcin Mis
Responsabilidades.
Todas estas opciones son visualizadas a travs de la opcin Mis Responsabilidades del mdulo plan
de accin.
5. MDULO CALIDAD
Permite acceder fcilmente a los distintos componentes del Sistema de Gestin de Calidad:
desde la poltica y los objetivos hasta el detalle de los diferentes procesos, mejoras y
auditorias.
Logra mejores resultados en menos tiempo, al disponer de unos sistemas y procesos
centrales que favorecen el flujo eficaz de la informacin.
Alinea al personal con las polticas y procesos del Sistema de Gestin Integral.
Integra la Institucin a travs de los procesos definidos dentro de su cadena de valor.
Permite al mando institucional hacer seguimiento y control de todas las tareas y compromisos
del Sistema de Gestin Integral
Facilita las tareas rutinarias del SGI, permitiendo enfocarse en la medicin, anlisis y mejora
continua.
Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la informacin del SGI.
Los mdulos del Sistema de Gestin de Calidad pueden ser complementados con el mdulo de
Indicadores con el fin de poder medir objetivos de calidad, procesos de la empresa o cualquier
otro elemento que se considere permita tomar decisiones acertadas.
Componentes bsicos del Mdulo de Calidad
Visin Empresarial, permite configurar y administrar los elementos bsicos del Sistema de Gestin
de Calidad, incluyendo su Poltica de Calidad, Objetivos y Mapa de Procesos, Manual de calidad y
la documentacin de los procesos y registros requeridos.
Este Mdulo est integrado por los siguientes componentes: Documentos, Mejoras y
Verificaciones.
5.2
Documentos. Este mdulo permite llevar un seguimiento detallado del proceso de
aprobacin de documentos de calidad de la Institucin. Este flujo de aprobacin puede ser
personalizado y definido por el administrador del mdulo de documentos de acuerdo con la Gua
de Gestin Documental de la Polica Nacional. Los documentos pueden ser numerados de acuerdo
a varios criterios permitiendo la trazabilidad y seguimiento y pueden ser almacenados en el
repositorio de Visin Empresarial o en un repositorio externo.
5.1
Mis Responsabilidades:
5.2.1
bsqueda, es decir, aquellos documentos de los que el usuario es responsable, es el lder del
proceso y/o rea organizacional asociada al documento o pertenece a algn rol asociado para el
control de copias del documento, o aquellos documentos sobre los cuales se le han asignado
derechos explcitos.
Para realizar bsquedas se presiona el enlace en el submen Usuario del Mdulo Documentos,
teniendo en cuenta los parmetros de bsqueda: por nombre, cdigo, tipo o palabras claves,
aparecer una lista con los documentos creados, el resultado contiene informacin relativa al
nombre, el cdigo, el tipo, la versin, la fecha de versin y las palabras claves.
Al hacer click (izquierdo) sobre un tem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un men
contextual cuyas opciones aparecen dependiendo de los derechos que tenga el usuario activo
sobre el documento especfico; estas opciones son Explorar documento, nueva versin, editar,
documentos asociados y eliminar.
En esta ventana se puede observar la informacin bsica del documento y acceder a su ltima
versin liberada. En la parte superior derecha se muestra un cono representativo del documento
y al hacer click sobre este cono se puede tener acceso al archivo en su versin oficial.
Tambin indica si el documento pertenece al listado maestro; el rol de control de copia, al igual
que el control de cambio, es decir, el listado de todas las versiones del documento ordenadas de la
actual a la ms antigua.
Crear Documentos
5.2.3
5.2.4
A travs de esta opcin se consultan los documentos que hacen parte del Listado Maestro de
Documentos. De forma predeterminada la seccin "Criterios" aparece colapsada, al desplegarla
se consultan los documentos del listado maestro por medio de los criterios de bsqueda. Al hacer
click (izquierdo) sobre un tem de la tabla de resultados, aparece un men contextual que permite
explorar la informacin relativa al documento. Los registros encontrados se presentan en una
tabla de resultados con las siguientes columnas:
OPCIN
Rechazar paso
Cancelar flujo
Ver documento
Subir documento
Editar campos
Reasignar paso
FUNCIN
Devolver el flujo del documento al paso anterior.
Cancelar el flujo de aprobacin de la nueva versin del
documento.
Tener acceso a la versin del documento que se est
evaluando en el flujo de documentos.
Poder realizar modificaciones a la versin del documento
y establecer esta versin modificada como la versin del
documento a evaluar en el flujo.
Modificar los datos bsico del documento.
Asignar la ejecucin del paso a otro usuario.
Grfica No. 22 Pasos del Flujo de Documentos
En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos de los tipos documentales que de acuerdo con
la Gua de Gestin Documental de la Polica Nacional, han sido configurados en la Suite Visin
Empresarial:
Abreviatura
Formato Cdigo
Formato
Automtico
Si
Acta
AC
Caracterizacin
proceso
CP
Si
Circular
CI
Si
Comunicacin Oficial
OF
Si
Conceptos
CO
Si
Directiva
DI
Si
Estudio de
Planeacin
EP
Si
Formato
FR
Si
Gua
GU
Si
Instructivo
IN
Si
Manual
MA
Si
Mapa de Procesos
MP
Si
Nombre
Mapa de Riesgos
MR
Si
Memorando
ME
Si
Memoria local y
Topogrfica
MT
Si
Orden de Servicio
OS
Si
Plan
PA
Si
Poligrama
PO
Si
Procedimiento
PR
Si
Resolucin
RS
Si
5.2.6 Registros: En la SVE se ingresan los registros de calidad que representan las evidencias de las
acciones definidas en los procedimientos, formatos, guas e instructivos que conforman el Sistema
de Gestin de la Calidad, con el fin de facilitar su completa identificacin, trazabilidad y
seguimiento. Los registros tienen un cdigo asignado manual o automticamente por el sistema
de acuerdo a varios criterios.
Reportes.
Uno de los reportes que es posible generar es el listado maestro de registros, para la consulta se
pueden especificar filtros de clasificacin de los registros para la generacin del listado maestro
por proceso o rea organizacional, documento referente, y tipo de almacenamiento. En este caso
se debe especificar el tipo de almacenamiento que tienen los registros que desea clasificar en el
listado maestro a generar, desde Visin Empresarial, magntico, impreso, otro.
Una vez se han creado los registros, se muestran los disponibles para el usuario activo, es decir,
aquellos registros en los cuales el usuario es el autor, responsable de la tabla de tiempos de
retencin o es lder del proceso y/o rea organizacional a la cual estn asociados; o es miembro
de alguno de los roles autorizados para ver los registros.
5.3
Componente de Mejoras.
Este mdulo de la Suite Visin Empresarial permite registrar, documentar y hacer seguimiento a
las acciones correctivas y preventivas que se deriven del sistema, soportado en un flujo definido
para la identificacin, aprobacin y ejecucin de dicha mejora. En la siguiente ventana se
muestran los campos a diligenciar cuando se hace una solicitud de mejora, los campos marcados
con asterisco son obligatorios.
Las opciones del Mdulo Mejoras se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las
opciones de Configuracin
5.3.1 Configuracin: Este submen agrupa las opciones encargadas de la configuracin de Tipos
de Mejoras establecidos en la norma de Calidad y las definidas por la Institucin. La opcin
Bsqueda permite hacer una consulta de las mejoras disponibles para el usuario; en la opcin
Tipos de Mejoras se definen los posibles tipos de mejoras y sus respectivos formatos de cdigo y
en Aceptacin de Mejoras, se define el responsable de aceptar las mejoras que tienen alcance de
toda la Institucin.
En la siguiente tabla se muestran algunos tipos de mejora configurados en la Suite Visin
Empresarial, por defecto la herramienta trae definidos los tipos que establecidos en la norma de
calidad.
Todos los usuarios con permisos para ingresar en la herramienta, pueden iniciar el flujo de mejora
mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario adecuado con
respecto a la configuracin del Flujo de Trabajo.
Para consultar las solicitudes que han sido asignadas a un usuario en particular y que se
encuentran pendientes de aprobacin, se ingresa a la opcin Mis Responsabilidades del Mdulo
Mejoras. Para aprobar alguna de las solicitudes pendientes, se hace clic sobre esta y se ingresa a la
opcin Editar del men emergente.
5.3.3 Bsqueda de mejoras: Esta opcin hace posible consultar todas las mejoras registradas,
para realizar la consulta se ingresan los valores de los criterios por los que se desea consultar y
luego se presiona el botn Buscar, por defecto se muestran todas las acciones creadas por el
usuario consulta con su estado actual, para consultar una accin abierta por una persona
especifica se debe utilizar el campo nombre de la mejora.
Los registros encontrados se presentarn en una Tabla de Resultados, al hacer click izquierdo
sobre un tem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un men contextual con las
opciones Editar y Eliminar. La primera opcin permite cambiar el paso o estado actual de la
Los registros encontrados se presentarn en una tabla de resultados con la siguiente informacin:
Nombre, Tipo, Cdigo, Fecha Solicitud, Paso Actual, Paso en el Flujo y Estado del Paso, es decir,
que est en ejecucin, prximo a ejecutarse y ya ejecutado.
mejora, al paso inmediatamente anterior, tambin se puede modificar las opciones de seguridad
de la mejora. La otra opcin es Eliminar el registro de la mejora, esta solo se puede eliminar si su
estado actual es cancelada o finalizada.
5.3.4
Solicitud Mejoras: Todos los usuarios con derechos de Visin Empresarial, pueden iniciar el flujo
de mejora mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario
adecuado con respecto a la configuracin del flujo de trabajo.
Aceptacin: En esta ficha el usuario responsable designado segn el alcance de la mejora, podr
aceptar la ejecucin de la mejora solicitada o cancelar su flujo. Para la aceptacin de la mejora el
usuario deber asignar los usuarios encargados de los pasos: Anlisis, Aprobacin, Ejecucin y
Verificacin del Flujo de la Mejora, con la opcin de ingresar un comentario para justificar su
decisin.
Anlisis: En esta ficha el usuario responsable, elegido en el Paso Aceptacin, debe realizar un
anlisis detallado de la mejora documentando sus causas y efectos.
El responsable de este paso tiene la posibilidad de Devolver el Paso, en este caso se solicita al
usuario responsable del Anlisis (paso anterior) de la mejora, informacin ms precisa sobre las
causas y los efectos de la mejora, con la cual el usuario responsable del paso de Aprobacin pueda
tomar la decisin ms adecuada en cuanto a la autorizacin de la ejecucin de la mejora; por lo
tanto cuando la mejora se devuelve nuevamente al paso Anlisis es necesario ingresar un
comentario donde se justifique esta decisin y se indiquen los requerimientos pertinentes.
Ejecucin: En esta ficha el usuario responsable debe documentar las acciones efectuadas en la
ejecucin de la mejora. Para finalizar el paso Ejecucin el usuario responsable debe proporcionar
la informacin suficiente sobre la accin efectuada en el cumplimiento de la mejora para que el
encargado de la Verificacin pueda corroborar su correcta ejecucin.
Verificacin: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la informacin suministrada
por el encargado del Paso Ejecucin, debe revisar y aprobar la ejecucin de la mejora, devolver la
mejora nuevamente al paso Ejecucin o cancelar su flujo.
Al finalizar el flujo de la mejora, el usuario responsable confirma la correcta ejecucin de la
mejora; en este caso debe ingresar un comentario que sustente esta actuacin.
5.4
Componente de Verificacin. En esta opcin se crean las Revisiones Gerenciales
especificando tpicos de anlisis y de decisin para cada una de ellas. La informacin puede estar
soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales
adjuntos. Esta funcionalidad facilita la ejecucin de esta tarea, asegurando el conocimiento y
facilitando la identificacin de mejoras. Tambin facilita la administracin y control de registros,
permitiendo establecer disposiciones especficas de almacenamiento, organizacin y acceso a
todos los registros de la Institucin.
En esta seccin tambin se puede visualizar la jerarqua de Procesos de la empresa. Este rbol est
compuesto por dos tipos de conos, uno que representa a los procesos que tienen subprocesos y
otro que representa a los procesos que no tienen subprocesos. Igualmente en esta ventana se
puede visualizar la jerarqua de las reas Organizacionales de la Polica que se han configurado en
la SVE en el mdulo Administrador.
Las opciones de Verificacin se dividen en Revisiones Gerenciales y Auditoras, y en cada una de
ellos estn disponibles las opciones para el Usuario y las opciones de Configuracin.
5.4.2 Programas de Auditora. Visin Empresarial permite un acceso directo a los Programas
de Auditoras y a las Auditoras de las cuales el usuario es el auditor lder. Los Programas de
Auditora se crean especificando la fecha, el Auditor Lder y se puede relacionar un Plan o una
Mejora. Una vez se ha creado el programa de auditoras, el responsable del programa puede
modificarle sus datos bsicos, crear, editar y/o eliminarle auditoras.
Las opciones del Mdulo de Gestin de Riesgos se dividen en las opciones disponibles para el
Usuario y las opciones de Configuracin.
6.1
Etapas de gestin del riesgo: A continuacin se listan los estados posibles en que se puede
encontrar un riesgo a medida que va fluyendo en las etapas de gestin del riesgo.
Nuevo: Para iniciar la creacin de un riesgo se escoge la opcin Crear, a continuacin inicia la
etapa de Identificacin, el Nombre es la informacin mnima para crear un riesgo, pero an no se
puede pasar a la siguiente etapa.
Identificado: Una vez haya sido diligenciado toda la informacin sobre el riesgo y se de click en el
botn "siguiente" el riesgo pasa al estado identificado. En esta etapa se desarrollan las siguientes
actividades: Determinar las causas internas y externas de los riesgos; describir los riesgos a los que
est expuesta la Institucin; y describir los efectos que los riesgos pueden ocasionar a la
Institucin.
6.1.3 Valoracin: Permite determinar el nivel o grado de exposicin a los impactos de riesgo y
establecer las prioridades para su tratamiento y los parmetros para fijacin de polticas. Una vez
el riesgo ha sido Calificado y Evaluado, es posible registrar los controles que actualmente aplican al
riesgo, si son correctivos o preventivos y los resultados obtenido con dichos controles.
La siguiente figura muestra la ventana de valoracin del riesgo, en ella se puede consultar la
informacin general del riesgo, la informacin de las etapas anteriores y se puede registrar los
controles existentes y sus caractersticas, adems obtendr la matriz de calificacin, evaluacin y
respuesta.
6.1.4 Manejo: La etapa de manejo del riesgo permite determinar claramente las polticas para
manejar los riesgos y las acciones y los indicadores que medirn el cumplimiento de las acciones
cuyo objetivo es evitar el riesgo o propender porque el impacto ante el riesgo sea el mnimo. Una
vez se diligencia la informacin sobre las polticas de manejo del riesgo, las acciones a realizar y la
forma de medir la efectividad de estas acciones el riesgo pasa al estado gestionado.
6.1.5 Monitoreo: Una vez se han realizado las etapas de identificacin, anlisis, valoracin y
manejo de las polticas del riesgo, este queda en estado Gestionado, listo para que se realice el
monitoreo adecuado que asegure que se lleven a cabo las acciones necesarias para evitar que el
riesgo se materialice o impacte en el menor grado a la institucin en caso de hacerse realidad.
Las revisiones de un riesgo las puede hacer el responsable del riesgo o un usuario activo a quien le
hayan sido asignado permisos sobre el riesgo. Como en cada una de las etapas en la ventana de
Revisin se puede consultar la informacin de las anteriores etapas.
Dados los diversos cambios internos y externos que puede afectar la Institucin y su entorno, el
anlisis, valoracin y manejo de un riesgo puede necesitar cambios para ajustarse a la situacin
real. Visin Empresarial, permite volver a realizar una etapa de la administracin del riesgo ya
realizada. Cuando un riesgo se encuentra en la etapa de Monitoreo tambin es posible cambiar
las anteriores etapas: Calificacin, Valoracin y Manejo.
6.2
Factores de Riesgo
A partir del contexto estratgico que se analice, conozca y comprenda se pueden definir los
factores de riesgos internos y externos a los cuales se est expuesto y que pueden afectar en
diversos niveles los objetivos de la Institucin.
6.3
Bsqueda de Riesgos
Est opcin se utiliza para buscar y recuperar un riesgo que ha sido registrado ya sea para iniciar
una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la informacin de alguna etapa que haya
sido guardada parcialmente.
La informacin del riesgo que se muestra en la tabla de resultados de la bsqueda es: nombre,
proceso asociado, estado, responsable, prxima revisin, si esta activo o no.
Existen siete campos por medio de los cuales se pueden hacer las bsquedas de un riesgo:
nombre, proceso estado de riesgo, responsable, estado del cumplimiento, fecha de prxima
revisin y estado activo. Por medio de esta opcin se puede buscar y recuperar un riesgo que ha
sido registrado ya sea para iniciar una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la
informacin de alguna etapa que haya sido guardada parcialmente
6.4
Mapa de Riesgos
El mapa de riesgos es una herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de los
riesgos ordenada y sistemticamente, haciendo la descripcin de cada uno de estos y las posibles
consecuencias. En la Suite Visin Empresarial es posible generar el mapa de riesgo institucional y/o
por procesos, de los riesgos que por lo menos estn en la etapa de calificacin y en estado Activo.
Mapa de Riesgos Institucional
7. MDULO DE REUNIONES
Crear reuniones
Esta opcin permite crear la definicin genrica de una reunin que peridicamente se realice en
la Institucin, es decir, definir la estructura de una clase de reunin planteando su nombre,
frecuencia, objetivos, responsable, tipo, proceso, agenda predeterminada e invitados habituales.
7.2
Mis responsabilidades
7.2.1 Reuniones por Agendar: En esta seccin se genera para el usuario activo el listado de
sesiones de reunin de las cuales es el moderador y estn prximas a realizarse y necesitan ser
agendas.
El listado de sesiones visibles en esta seccin depende del tiempo que con anterioridad se haya
configurado a cada clase de reunin.
La opcin de iniciar reunin debe ser escogida cuando efectivamente se inicie la reunin dado que
la fecha y hora en que se haga esta accin ser almacenada por el sistema como el momento de
inicio real de la reunin.
7.3
Buscar reuniones
Esta opcin le permite buscar y recuperar una reunin que ha sido creada. Podr editar una
reunin para cambiar alguna de sus caractersticas o para continuar con el registro de la
informacin de una que haya sido guardada parcialmente. Una bsqueda se puede realizar por
nombre, moderador o frecuencia. Las acciones que se pueden realizar con las reuniones
encontradas son: editar, eliminar, activad/desactivar, buscar sesiones y agendar extraordinaria. La
estructura bsica de una clase de reunin se puede modificar. Ya sea porque cambio algo en la
estructura o porque se cre parcialmente.
7.4
Compromisos: Esta opcin permite crear los compromisos que se desprenden de la
reunin y no necesariamente deben estar asociados a uno de los temas tratados. Una vez se ha
creado el compromiso, ya sea desde un tema o en nuevos compromisos, aparece en el listado de
nuevos compromisos, la diferencia radica en que el campo Tema estar vacio para los
compromisos que no se relacionan directamente con un tema.
GLOSARIO
Fuentes: Son bases de datos a las que Visin Empresarial puede conectarse para capturar la
informacin; para establecer la conexin a las bases de datos externa utilizando tecnologa JDBC.
Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo.
Mis responsabilidades: Permite observar el listado de los compromisos o responsabilidades que
tiene un usuario activo frente a cada uno de los mdulos de la SVE, ya sea un objetivo, indicador e
iniciativa, plan de accin, tarea, mejora, auditoria, entre otros.
Opciones: Son las acciones que los usuarios del sistema pueden ejecutar dentro de cada uno de
los mdulos de la Suite.
ANEXOS
FUNCIONES ADMINISTRADOR FUNCIONAL SVE PONAL
Perfil: Ingeniero de Sistemas, Ingeniero Industrial o Administrador de Empresas
Funciones Administrador Funcional de la SVE
Definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin de la SVE, de acuerdo
con las responsabilidades de las unidades.
Realizar el seguimiento y la evaluacin al cumplimiento de tareas y responsabilidades de
las unidades, as como de su contenido.
Prestar asesora y acompaamiento a las diferentes unidades en el funcionamiento de la
SVE.
Presentar sugerencias y recomendaciones para mejorar el funcionamiento de la
herramienta.
Definir roles y responsabilidades de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta las
responsabilidades de los mismos.
Definir los formatos e instrumentos que permitan diligenciar la informacin a las unidades
comprometidas para que realicen el respectivo cargue.
Determinar la parametrizacin y afinamiento de la informacin que permita la evaluacin
de los resultados y entrega de los mismos.
BIBLIOGRAFA