Visionempresarial PDF

Manual de Funcionamiento de
la Herramienta Gerencial
Suite Visin Empresarial - SVE
Suite Visin Empresarial
POLICA NACIONAL
OFICINA DE PLANEACIN
GENERALIDADES
Con el propsito de aportar al cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Mando

Institucional, especialmente en lo relacionado con la implementacin de nuevos mtodos y
tecnologas como principios y prcticas indispensables para contribuir con el desarrollo
institucional, como es el proyecto de Fortalecimiento del Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional, la Oficina de Planeacin adelant la adquisicin e implementacin del Software Suite
Visin Empresarial SVE, como un elemento constitutivo del proyecto que hace posible la
automatizacin de la gestin en trminos de los procesos y la estrategia, el software permite tanto
la integracin de los sistemas de informacin utilizados por la Institucin como el seguimiento y
control en tiempo real. Asimismo, facilita a los intervinientes en los procesos (dueos,
responsables y ejecutores desde cualquier lugar, sustentar sus desempeos y ejercer controles de
acuerdo con su rol y competencia.
Esta herramienta adquirida por la Institucin, con licencias ilimitadas, permite su operacin desde
la intranet, brinda apoyo en la definicin de tareas, posee un excelente sistema de
almacenamiento, control, anlisis y seguimiento de incidentes y no conformidades detectadas en
la operacin diaria.
La Suite Visin Empresarial-BSC, evidencia la existencia de un Sistema de Gestin Estratgica,

diseado bajo la metodologa Balanced ScoreCard BSC, incorporando todos los elementos
definidos por la Institucin, es decir, el mapa estratgico, las perspectivas, sus objetivos,
indicadores, iniciativas estratgicas y planes de accin y de esta manera traducir la estrategia en
elementos medibles que direccionen el comportamiento y desempeo de la empresa, para
focalizar y alinear las iniciativas y recursos en el logro de los objetivos propuestos.
Adicionalmente, en el Modulo Sistema de Gestin de la Calidad - SGC, se encuentra una solucin
integral que contribuye a que la Institucin automatice y administre su Sistema de Gestin de
Calidad, apoyando el enfoque por procesos y la mejora contina.
La SVE, cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para apoyar la gestin estratgica a
travs de Balanced Scorecard, y la gestin de procesos a travs del Sistema de Gestin de la
Calidad.
Con el nimo de coadyuvar en la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - MECI,
se apoya en las funcionalidades de sus diferentes mdulos, para evidenciar el cumplimiento a cada
uno de los elementos que componen los Subsistemas: De Control Estratgico, De Control de
Gestin y de Control de Evaluacin.
Igualmente, el Mdulo de Gestin de Riesgos, permite identificar, documentar, medir, controlar y

monitorear, eficaz y eficientemente los riesgos definidos por la Institucin, con el propsito de
cumplir los estndares de ISO 9000, NTC GP:1000 y MECI del Sector Pblico.
BSC
SGC
VISIN EMPRESARIAL
Es una solucin software que permite optimizar el

desempeo de la Institucin y aumentar su ventaja
competitiva, a travs de la integracin del Sistema de
Gestin en una sola Suite, garantizando la centralizacin de
la informacin, facilitando los procesos de toma de
decisiones y promoviendo el seguimiento, el control y la
evaluacin para el mejoramiento continuo.
El software es completamente flexible y parametizable, de
tal manera que toma la imagen organizacional de la
empresa y se convierte en herramienta de comunicacin organizacional.
La Polica Nacional adquiri dos funcionalidades de la Suite Visin Empresarial :
Visin Empresarial - Balanced Scorecard
Visin Empresarial - Sistema de Gestin de Calidad
1. VISIN EMPRESARIAL - BSC (BALANCED SCORECARD)
Definicin y Concepto
Es una solucin software que permite evidenciar al interior de una organizacin la existencia de un
Sistema de Gestin Estratgica, diseado bajo la metodologa del Balanced ScoreCard, define el
Mapa Estratgico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos Estratgicos,
Relaciones Causa Efecto, Indicadores, Metas, Iniciativas, Temas o Ejes Estratgicos, Planes de
Accin.), para monitorear su desempeo y contribuir con el enfoque y alineacin de la estrategia,
adems permite integrar automticamente los sistemas de informacin para la toma de
decisiones.
1.2.
Beneficios de la Suite Visin Empresarial
Es un medio de comunicacin e integracin a travs de la Institucin, ofrece un portal

estratgico desde donde es posible introducir, modificar y visualizar elementos claves del
Sistema por medio de vnculos a diferentes elementos previamente definidos, as como a
direcciones de Internet.
A travs de los Mapas Estratgicos, visualiza los encadenamientos causa efecto, entre
objetivos estratgicos de nivel institucional y los mltiples objetivos que se derivan en los
niveles operativos funcionales de la Institucin.
Permite manejar diferentes indicadores asociados o no, a los Objetivos Estratgicos de la
Institucin. Maneja indicadores de Resultado e Indicadores de Medio o Drivers.
1.1.
Facilita la descripcin de los indicadores de gestin, incluyendo frmulas, unidades de

medida, frecuencia de reporte, responsables de las metas y de los reportes, plazo para el
cumplimiento de la meta, historia del cumplimiento de la meta (ficha u hoja de vida del
indicador).
Utiliza un sistema de semforos, que de acuerdo con lo definido en la poltica institucional,
por medio de colores, visualiza el estado del indicador frente a la meta.
Permite formular planes estratgicos, tcticos y operativos en cascada, facilitando el
despliegue de la planeacin estratgica. Igualmente permite hacer seguimiento y
evaluacin de la gestin.
1.3.
Caractersticas de la Suite Visin Empresarial
Ofrece varios mdulos desde los

cuales es posible acceder a las
diferentes
funcionalidades
del
Sistema, de acuerdo con los roles y
responsabilidades asignados a cada
usuario: un mdulo Administrador,
de Indicadores, de Documentos,
Mejoras, Verificaciones, de Riesgos y
de Reuniones.
Permite la conectividad en lnea con
cualquier base de datos de la
Institucin
a
travs
de
la
infraestructura de red, usando la
arquitectura genrica ODBC (Object
Data Base Conector). Principalmente con motores que contengan bases de datos en
Oracle, SQL Server, Access, Excel y archivos planos.
Permite asignar responsables para cada uno de los indicadores y objetivos del sistema.
Permite el despliegue por WEB con el ciento por ciento de la funcionalidad en esta
plataforma para cualquier tipo de usuario final.
Cuenta con herramientas de anlisis tipo Drill Down, es decir, que permite al usuario
navegar hasta la raz de las variables componentes, verificar su estado y determinar su
influencia en el comportamiento del indicador que se est analizando.
1.4.
Ingreso a la Aplicacin
El ingreso a la aplicacin se realiza utilizando la Intranet a travs de la opcin Balanced

Scorecard. En el evento que existan complicaciones para ingresar a la Intranet, se utiliza el
navegador de Internet Explorer o Mozilla Firefox, digitando la direccin
http://vision.policia.gov.co:8080/suiteve.
Grfica No. 1 Ingreso a la aplicacin
Grfica No. 2 Mdulo de Registro
Para iniciar sesin en Visin Empresarial se digita el nombre de usuario (login) y contrasea; si la
informacin es correcta, permite el ingreso al sistema, en caso contrario, brinda la posibilidad de
digitar nuevamente los datos requeridos.
Si el usuario olvida su contrasea de acceso debe presionar el enlace para restablecer la
contrasea, ingresar el nombre de usuario (login) y presionar el botn <aceptar>, el sistema
La siguiente ventana es el acceso para todos los usuarios del software.
notificar por medio de un correo electrnico (a la cuenta de correo que tenga registrada) su
nueva contrasea de acceso.
En caso que el usuario olvide su contrasea y no tiene registrada una cuenta de correo
electrnico, deber remitirse al administrador del sistema para asignarle una nueva contrasea de
acceso a Visin Empresarial.
Los mdulos y las respectivas opciones del sistema a las cuales tiene acceso un usuario, dependen
del rol al cual pertenezca y de su configuracin de opciones autorizadas.
1.5
Descripcin del Ambiente de Trabajo

Nombre del Mdulo
Logo
Ponal
Encabezado
Men
Lateral
Subsecciones
Grfica No. 3 Ambiente de Trabajo

Mdulo de Registro
En la pantalla de bienvenida predeterminada se presentan dos opciones de ingreso a los

diferentes mdulos de Visin Empresarial; el primero, desde la barra de inicio, en el men
desplegable con las opciones de acceso a los mdulos autorizados para el usuario activo. El
segundo, cuando se accede al Portal Estratgico, haciendo clic sobre el enlace correspondiente del
men lateral.
Los siguientes captulos describen de manera general, las opciones que se pueden encontrar en los
mdulos de la Suite Visin Empresarial y la manera de acceder a ellas.
El ambiente de trabajo est organizado por categoras que contienen vnculos de inters comn,
se puede personalizar con los colores corporativos y el logo de la Polica Nacional, apoyando as el
sentido de pertenencia y motivacin del personal con la Institucin.
2. MDULO ADMINISTRADOR
El Mdulo Administrador es el encargado de las funcionalidades bsicas para la operacin general

del sistema de gestin diseado para la Institucin. Este mdulo debe ser manejado por el
Administrador del Sistema.
Las opciones del Mdulo Administrador estn clasificadas segn su finalidad en las siguientes
subsecciones:
2.1
Seguridad Bsica
Auditora del Sistema
Datos Bsicos
Fuentes Externas
Administracin de Agentes
Licenciamientos
Seguridad bsica
El acceso al sistema se encuentra regulado por un esquema

de seguridad constituido por roles y cuentas de usuario.
Un usuario es una persona autorizada para acceder a la
informacin del sistema. Un rol es un conjunto lgico de
usuarios que tienen acceso a las mismas opciones del
sistema.
2.1.1 Identificacin de Usuarios del Sistema: Los usuarios configurados en la herramienta son
aquellos que tienen alguna responsabilidad sobre la SVE. Cada uno, est identificado a travs de
un usuario y contrasea, previamente configurado, de acuerdo con las polticas y necesidades
institucionales, el usuario puede cambiar de manera opcional su clave, a travs de la opcin
Preferencias, cambiar clave.
2.1.2 Categora de Usuarios: Con el propsito de articular los diferentes mdulos de la Suite
Visin Empresarial (SVE), y utilizar de manera eficiente la herramienta, se diferencian varias clases
de usuarios, de acuerdo con el alcance de sus responsabilidades dentro del Sistema, estas
categoras son:
Dentro de esta categora se encuentran las opciones de

administracin de usuarios, roles y opciones.
Administrador Funcional de la SVE de la Polica Nacional: Es el funcionario encargado de

definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin de la SVE, de acuerdo con las
responsabilidades de cada una de las unidades, adems de prestar asesora y
acompaamiento sobre el funcionamiento de la herramienta.
Administrador de Mdulo: Es el funcionario encargado de definir lineamientos y parmetros

para la operacin y utilizacin de un mdulo de la SVE de acuerdo con las responsabilidades
de las unidades, adems de prestar asesora y acompaamiento sobre el funcionamiento del
mismo.
Administrador SVE de las direcciones, oficinas asesoras, regiones

metropolitanas,
departamentos de polica y escuelas de formacin: Funcionario encargado de acompaar y
capacitar a quienes tengan alguna responsabilidad en el sistema a nivel de sus unidades,
adems de realizar actividades de configuracin en los respectivos planes, indicadores,
documentos, mejoras, verificaciones, riesgos y reuniones.
Usuario final: Es el funcionario encargado de registrar, actualizar y documentar la informacin

en el sistema, dependiendo de las responsabilidades que tenga asignadas.
Usuario de Consulta: Tiene opciones de consulta de la informacin registrada en la SVE,

puede presentar sugerencias y observaciones con respecto a las funcionalidades e
informacin del sistema.
Todo usuario de la SVE, en el momento de ser relevado de su responsabilidad debe asegurar la

transferencia de conocimiento a quien le reciba, haciendo la respectiva acta de entrega de los
antecedentes e informando sobre su situacin actual.
2.1.3 Roles de usuarios y polticas de acceso: Todo usuario que desee ingresar a Visin
Empresarial, debe pertenecer a un rol; esto se hace con el fin de brindar seguridad a la
informacin ya que dependiendo del rol al que pertenezca podr acceder slo a cierta
informacin. La definicin de roles puede obedecer a la estructura orgnica de la Institucin,
procesos, o cualquier otra agrupacin que se requiera.
Grfica No. 4 Categora de usuarios
Para cualquier objeto (un objeto en SVE es un Indicador, plan, documento, presentacin, etc,) de
Visin Empresarial es posible determinar los derechos que tienen determinados roles de usuarios.
Para determinar las opciones de seguridad de determinado objeto, en la pantalla de edicin, se
presiona el enlace a seguridad si esta opcin se encuentra disponible para este tipo de objeto.
2.1.4 Opciones: Las opciones corresponden a las acciones que los usuarios del sistema pueden
ejecutar dentro de cada uno de los mdulos de la suite; estas opciones son asignadas a
determinados roles dependiendo de qu acciones pueden realizar y a que informacin pueden
acceder los usuarios que pertenecen a un rol especfico.
Para el caso de la Polica las opciones de crear, editar o eliminar usuarios, roles y opciones, son
manejadas nicamente por el Administrador Funcional de la SVE.
2.2 Datos bsicos
Como se muestra en la grfica, en esta subseccin del Mdulo Administrador es posible configurar
la informacin bsica para el correcto funcionamiento en Visin Empresarial. Dentro de esta
categora se encuentran las opciones de administracin correspondientes a:
- Empresa
- reas Organizacionales
- Procesos
- Definiciones
- Temporizadores
- Unidades de Medidas
- Estados
- Escalas
- Portal Empresa
- Tpicos de documentacin
- Cargos genricos
2.2.2 reas Organizacionales: Esta opcin permite la configuracin de la jerarqua de reas

organizacionales (direcciones, oficinas asesoras, areas, grupos, regiones, metropolitanas,
departamentos, escuelas de formacin, etc.) que estn aprobados mediante acto administrativo
firmado por el Director General de la Polica Nacional.
2.2.3 Procesos: Permite la configuracin del mapa de procesos de la Institucin. Los procesos
que han sido configurados en la SVE se pueden consultar utilizando los siguientes parmetros de
bsqueda: Nombre, abreviatura, responsable y proceso superior.
2.2.4 Definiciones: Una definicin corresponde a un concepto, trmino o postulado de la
Institucin, como, su misin, visin, polticas, valores, objetivos de calidad, entre otros. Una vez se
han registrado las definiciones, stas pueden ser incluidas en el portal estratgico y en las
presentaciones para ser comunicadas a todos los funcionarios de la Polica Nacional.
2.2.1 Empresa: Esta opcin permite almacenar los datos bsicos de la Polica Nacional, estos
datos son incluidos en el encabezado de los reportes generados por el sistema.
2.2.5 Temporizadores: En Visin Empresarial, un

temporizador es un componente que define la
periodicidad de medicin de los valores de las
variables, es decir, cada cuanto deben ser
capturados los valores de determinada variable, ya
sea de forma manual (solicitando la informacin al
usuario), por medio del clculo de una frmula o a
travs de una consulta a una fuente de datos
externa. El software ofrece la facilidad de manejar
tipos de frecuencias de medicin con una precisin
de minutos, meses, aos, etc.
Temporizadores
Tipo
Mensual (ltimo da del Da Especifico
mes)
Anual (1 de enero)
Evento
Mensual
Intervalo
Bimestral
Intervalo
Trimestral
Intervalo
Semestral
Intervalo
Anual
Intervalo
Grfica No. 5 Temporizadores
Un temporizador puede ser de tipo:
Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo; "Cada 6 horas", "Cada 5 minutos", "Cada 14
meses".
Evento: Captura datos cuando se cumple una fecha y hora especfica; "Todos los meses el da 1",
"Todos los 24 de junio a las 8 horas".
Da Especfico: Captura datos un da especfico de la semana con la posibilidad de determinar una
hora especfica; "Todos los das", "ltimo da del mes", "Todos los lunes".
2.2.6 Unidades de medida: Las Unidades de medida configuradas en el sistema, corresponden a
las unidades utilizadas en el da a da de la Institucin, entre otras se pueden configuran:
Smbolo
Operaciones
Ope
Delitos
Del
Extorsin
Ext
Gramos
Grs
Hectreas
Hec
Homicidios
Hom
Secuestro
Sec
Terrorismo
Ter
Toneladas
Tns
Nmero
Num
Kilomtros
Km.
Personas
Per
Grfica No. 6 Unidades de Medida
2.2.7 Factores de conversin: En la SVE se puede definir factores de conversin entre las
unidades de medida previamente registradas. A travs de los factores de conversin es posible
Unidad de Medida
capturar datos en una unidad de medida y almacenarlos en otra. Un factor de conversin puede
ser utilizado para realizar las conversiones en los dos sentidos, es decir, si dispone del factor de
conversin "Miles de Pesos a Pesos" no es necesario definir el factor "Pesos a Miles de Pesos", el
sistema puede realizar la conversin inversa:
Unidad de Medida
Unidad de Conversin
Factor Multiplicador
Decimal
Porcentaje
100
Galones
Toneladas
0,0033
Gramos
Kilos
0,001
Kilos
Toneladas
0,001
Grfica No. 7 Factores de Conversin
2.2.8 Estados y Escalas: La Polica Nacional puede definir y configurar escalas y estados por
medio de los cuales se mida el cumplimiento de los planes, indicadores, objetivos, CMI. Cada uno
de estos elementos se puede medir a travs de una escala diferente de acuerdo a las directrices
internas de la Institucin.
Es decir, que se puede definir un universo de estados posibles para evaluar el grado de
cumplimiento de un elemento frente a lo esperado para ste. Los estados se encuentran asociados
unos a otros y se definen por una etiqueta descriptiva y un color. Los estados permiten presentar
de forma grfica el grado de cumplimiento de las metas y planes de la Institucin; es posible
definir entre 2 y 5 estados. A cada estado se le asigna un color y se identifica con un nombre. Para
que a un elemento se le pueda medir su grado de cumplimiento se asocia a una Escala.
Grfica No. 7 Escalas y Estados
Para configurar una escala de n estados, siempre se requieren n-1 valores de frontera. Los valores
de frontera determinan los rangos de valores donde es posible ubicar el cumplimiento del
elemento en un estado especfico.
Las escalas se definen para establecer la rigurosidad con que se evala el grado de cumplimiento
de un elemento frente a lo esperado para ste. La funcin de clculo del cumplimiento es
especfica para cada tipo de elemento disponible en la aplicacin, sin embargo, toda funcin de
cumplimiento siempre debe dar como resultado un nmero mayor o igual a cero. En la escala se
define los valores de cumplimiento frontera entre los Estados configurados para la empresa.
Para crear una escala, previamente se debe configurar el conjunto de Estados a emplear en la
empresa. Los valores de las fronteras se encuentren en el rango de [0-1], para representar as los
porcentajes de cumplimiento entre 0% y 100%; es decir, si se quiere establecer que el
cumplimiento de cierto elemento con respecto a su meta es Excelente por encima del 90%, se
ingresa en el primer campo 0.9.
2.2.9 Portal Empresa: Es una herramienta configurable de comunicacin e integracin, en el cual
es posible incluir, publicar y visualizar aspectos como la misin, visin, valores, estrategias, poltica
de calidad, objetivos de calidad, entre otros, por medio de vnculos a definiciones, indicadores,
presentaciones, direcciones de Internet, etc. El Portal Estratgico est organizado por categoras
que contienen vnculos afines a stas.
2.3 Fuentes Externas
En esta subseccin del Mdulo Administrador es posible configurar conexiones y consultas a
fuentes de datos externas, con el fin de capturar informacin necesaria para alimentar variables
o indicadores previamente definidos y configurados en la SVE.
- Fuentes: Son bases de datos a las que Visin Empresarial puede conectarse para capturar la
informacin; para establecer la conexin a las bases de datos externas se utiliza la tecnologa
JDBC, por lo tanto, es necesario contar con el controlador JDBC especfico para el proveedor de la
base de datos externa.
- Consultas: La Suite Visin Empresarial (SVE), puede conectarse a cualquier sistema de bases de
datos que posea un controlador JDBC que permita hacer consultas SQL (Sentencia Query Lenguaje)
o con archivos planos generados por los sistemas de informacin externos de la Polica Nacional.
2.4 Administrar Mensajes
A travs de las opciones de esta subseccin del Mdulo Administrador es posible generar
manualmente mensajes, indicar el reproceso de los ya existentes, conocer la cantidad de mensajes
pendientes y la causa por la cual no se ha procesado.
Dentro de esta categora se encuentran las opciones de: programar mensajes, generar mensajes,
reprocesar mensajes, administrar mensaje y mensajes pendientes.
2.5 Agentes
Los Agentes en Visin Empresarial son componentes software que se ejecutan
independientemente y se encargan de atender los mensajes dentro del sistema. A excepcin del
agente programador de mensajes (Scheduller), todos los agentes se encargan de procesar
mensajes.
Un mensaje es una unidad de informacin que representa una

peticin la cual debe ser atendida por un Agente del Sistema;
el mensaje contiene todos los datos requeridos para que el
agente lo procese y ejecute las acciones asociadas a l.
Para poder ejecutar un agente se requiere configurar una instancia del mismo en el sistema.
Cuando se implanta Visin Empresarial se preconfigura una instancia para cada agente. Cada
instancia tiene asignado un identificador (ID) que debe especificarse en el archivo de configuracin
del agente en la mquina especfica en que se ejecutar.
Los agentes disponibles en el sistema son: programador de mensajes, capturador de datos,
procesador matemtico y servidor de correo.
2.6
Mensajes de Confirmacin
Cada vez que se realiza una accin (crear, editar, eliminar, probar), se muestra un mensaje en la
parte superior de la pgina principal, indicando si la operacin se realiz de manera exitosa o si se
present un error, para ver los detalles del mensaje de confirmacin se debe presionar el enlace
Ver detalles.
3. MDULO BSC
El Ingreso al Mdulo BSC se realiza a travs de la opcin BSC del men

Mdulos, enseguida se presenta una nueva pantalla de bienvenida al
mdulo. Enseguida se desplega un men de exploracin con las
opciones del Mdulo. En cualquier momento se puede seleccionar
una de las pantallas como pgina inicial, escogiendo en el men
Preferencias la opcin Pgina Inicial.
3.1.
Mis responsabilidades
Mis Responsabilidades es la primera opcin a la cual tiene acceso un usuario, al elegir esta opcin
le permite observar el listado de objetivos, indicadores e iniciativas de los cuales es responsable en
la SVE. Desde all, puede hacer clic sobre cualquiera de las variables y en el men emergente
seleccionar alguna de las siguientes opciones: explorar variable, estadsticas, agregar comentario,
ver comentario, ver BSC y explorar. Al seleccionar la opcin Explorar Variable, aparecer una
nueva ventana la cual contiene diferentes fichas con toda la informacin de la variable.
Para cada uno de estos podr observar, el estado, el nombre, valor, meta, cumplimiento, unidad
de medida, tendencia, comentarios, vigencia del dato.
Estado (1): Segn la escala asignada a la variable, con un color indica su cumplimiento.
Nombre de la variable (2)
Valor (3): Valor para la fecha seleccionada.
Meta (4): Valor de la meta asociada a la variable para la fecha escogida.
Cumplimiento (5): Porcentaje de cumplimiento de la variable respecto a su meta
Unidad de medida (6): Smbolo de la unidad de medida de la variable
Tendencia (7): Indica si el valor de la variable aument, disminuy o se mantuvo igual respecto al
periodo anterior.
Comentarios (8): Indica si hay comentarios asociados a la variable para el periodo consultado.
Vigencia del dato (9): Indica la fecha de prxima captura del dato, o en otras palabras la fecha
hasta la cual es vigente el dato que se muestra.
Desde la opcin Mis Responsabilidades, se puede observar los valores de las variables para cierto
periodo de acuerdo con la funcin resumen asignada a cada una en la configuracin. La funcin
resumen es una caracterstica de la variable que permite para un periodo determinado de tiempo
sumar, promediar o simplemente mostrar el valor mnimo, mximo o el ltimo valor de la variable
en el sistema.
Para esto, se escoge en la parte superior de la ventana la fecha para la cual se quiere ver los datos
y en la casilla Periodo si se requiere por semana, mes, trimestre, semestre o ao al cual pertenece
la fecha previamente seleccionada y enseguida se oprime la opcin Actualizar. En la nueva
pantalla se mostrarn los valores para el periodo escogido. Para conocer la funcin resumen que
ha sido aplicada a una variable se coloca el cursor sobre el valor de una de las variables.
La Funcin Resumen como su nombre lo indica es utilizada para obtener un resumen de los datos
de los indicadores desde las opciones de consulta (Presentaciones, rboles de consulta,
Estadsticas, etc.) pues permite la agrupacin por periodos. De acuerdo a la Funcin Resumen se
presenta un dato correspondiente al promedio, acumulado, mximo, mnimo o ltimo valor del
periodo elegido:
Promedio: Obtiene el promedio de los valores encontrados para la variable en el periodo de
agrupacin.
Suma: Obtiene la sumatoria o acumulado de los valores encontrados para la variable en el
periodo de agrupacin.
Mximo: Presenta el mayor de los valores encontrados para la variable en el periodo de
agrupacin.
Mnimo: Presenta el menor de los valores encontrados para la variable en el periodo de
agrupacin.
ltimo valor: Presenta el ltimo de los valores registrados por la variable en el periodo de
agrupacin.
Opcin BSC
Al ingresar a la opcin BSC del men explorador observarn los diferentes Cuadro de Mando
configurados en el Sistema, para ver un Cuadro de Mando Integral solo se debe hacer click y
seleccionar la opcin Ver BSC. Por defecto podr visualizar el CMI con todos sus componentes de
manera tabular. Cada una de las perspectivas mostrar sus objetivos y estos a su vez sus
indicadores. Para cada uno de ellos encontrar su estado, valor actual, el valor de su meta,
tendencia y si tiene comentarios o iniciativas asociadas encontrar un icono sealando esto.
3.2.
Grfica No. 8 Cuadro de Mando Integral
En la parte superior de la presentacin tabular del BSC encontrar una pestaa con la opcin
Mapa, en esta opcin se visualiza el mapa estratgico respectivo con todos sus objetivos y las
relaciones causa-efecto entre los mismos. Desde all es posible ver para cada objetivo su estado,
valor, tendencia, y los comentarios o iniciativas asociadas.
Grfica No. 9 Informacin del Objetivo
Sobre cada variable del sistema se puede realizar las siguientes operaciones, presionando
click:
Grfica No. 10 Mapa Estratgico
Adicionalmente, si en el Cuadro de Mando Integral han sido configurados temas estratgicos,

estos podrn ser visualizados por medio de la opcin Temas ubicada en la parte superior de la
ventana. Al seleccionar uno de los temas, en el mapa, se desplegar nicamente los objetivos que
pertenecen a este.
3.3.
Indicadores y sus hojas de vida
La hoja de vida del indicador o ficha tcnica, incluye frmula, variables componentes, unidades de
medida, frecuencia de clculo, anlisis de variables asociadas, valor de metas, tendencia,
responsables, descripcin, comentarios y anlisis del comportamiento frente a la meta o metas
relacionadas.
El software permite definir todo tipo de indicadores y hacer el seguimiento a su cumplimiento,

adems de navegar por todo el rbol del indicador, segn su frmula de clculo.
Grfica No. 11 Anlisis de la Variable
3.4.
Diseo y consulta de presentaciones
Una Presentacin es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una pantalla
grfica, que contiene valores de variables y/o definiciones del sistema. Las presentaciones son
creadas por el administrador del sistema desde el mdulo Administrador y se disean de acuerdo
a la imagen y tipo de informacin requerida en cada unidad.
Un objeto de Visin Empresarial: Perspectivas, objetivos, indicadores, planes, iniciativas,

estadsticas, reportes, documentos u otras presentaciones.
URL: Direcciones web o de intranet a donde el usuario puede dirigirse para complementar la
informacin que se est presentando.
3.5.
Grupos de rboles y polticas de asignacin: Son esquemas para organizar la informacin
y proporcionar seguridad al manejo de la misma. Existen dos tipos de rboles:
rbol de Consulta: El rbol de consulta es una estructura (estilo explorador de Windows) que
se maneja para poder consultar la dependencia entre variables. Es un objeto conceptual de
Visin Empresarial que consiste en una estructura jerrquica de elementos llamados nodos. Un
nodo puede hacer referencia a una o a un conjunto de variables subordinadas a l. Los rboles
de consulta son creados por el administrador del sistema desde el mdulo Administrador de
Visin Empresarial.
Para ingresar a una presentacin se presions click sobre la opcin Presentaciones del men
explorador y se selecciona de la lista la presentacin que se desea consultar, las presentaciones
pueden contener vnculos a otros objetos del software o sitios web externos.
Para ingresar a un rbol se presiona click sobre la opcin rboles de Consulta del men
explorador. Por defecto encontrar el rbol Mis Variables con el listado de todas aquellas que
durante la configuracin han sido asignadas al usuario, as como los dems rboles que hayan
sido asignados al rol, al cual pertenece.
Al seleccionar de la lista cualquiera de los rboles encontrar agrupados los datos y las metas
en carpetas independientes, y a su vez cada uno de estos de acuerdo a la periodicidad de
medicin (temporizador). A travs de la caja de chequeo ubicada en la parte superior
denominada Valores Vigentes, se puede consultar y filtrar los valores vigentes de las variables.
rbol de Entrada de datos: Mediante esta estructura de rbol se puede ingresar los datos
manuales al sistema (estilo hoja de clculo). Un rbol de entrada de datos tambin puede
observarse como rbol de consulta.
Mediante la opcin Entradas Manuales del men explorador se puede consultar el rbol de
entrada de datos Mis Variables creado por defecto, en donde se encontrar las variables que
fueron configuradas como entrada manual y a cargo del usuario activo. Al mismo tiempo se
encontrar los rboles de entrada de datos que hayan sido definidos para el rol del usuario
activo.
Grfica No. 12 Entradas Manuales
3.6.
Reportes
En la herramienta es posible generar reportes que muestran de manera resumida el desempeo

de variables seleccionadas del Sistema. Visin Empresarial, trae configurado un reporte que
visualiza el comportamiento de los Cuadros de Mando Integral, automatizados en la SVE, con sus
respectivos objetivos, indicadores, metas y las iniciativas o planes asociados. Al igual que desde las
dems ventanas del software, es posible seleccionar el periodo de consulta deseado.
En las casillas del campo Valor se debe digitar los datos para cada periodo solicitado, no es
necesario utilizar punto para decimales. Para almacenar la informacin se presiona el botn
Guardar.
3.7. Consulta de Estadsticas

En esta opcin es posible generar grficos
o tablas que muestren el comportamiento
de las variables del sistema a travs del
tiempo. Este comportamiento se puede
observar para una sola variable o para
grupos de estas.
Para consultar
estadsticas sobre variables se presione
click sobre la opcin Estadsticas del men
explorador. Tambin se puede ingresar a
sta
opcin
directamente
desde
cualquiera de las ventanas de consulta de
informacin y anlisis de datos
presionando clic sobre la variable y
eligiendo Estadsticas en el men emergente.
Grfica No. 13 Estadsticas
Para generar una estadstica se selecciona las opciones, teniendo en cuenta la siguiente
informacin:
En Modo Cumplimiento: Para consultar los datos en porcentajes de cumplimiento del indicador
respecto a su meta.
Fecha: Se ingresa la fecha lmite de la consulta.
Puntual: Permite consultar el ltimo valor disponible a la fecha de consulta. Si se utiliza en
conjunto con la opcin valores vigentes se presentar el valor vigente a la fecha de consulta.
Meta y Estados: Esta opcin se selecciona para graficar o consultar los valores de la meta
asociada al indicador y los estados segn la escala.
Agrupacin: Permite visualizar en la grfica o tabla los valores resumidos segn la Funcin
Resumen asociada a cada variable para el periodo de tiempo escogido, segn la opcin
seleccionada: Semanas, meses, bimestres, trimestres, semestres, aos.
Periodos adicionales: Permite escoger un nmero de periodos adicionales que se quieran
graficar. Al elegir n periodos se debe ingresar la distancia en meses existente entre los periodos.
Adicionalmente se puede seleccionar la opcin Superponer Periodos para graficar los periodos uno
sobre otro. Con esta opcin es posible mejorar la diferenciacin del comportamiento de una
variable en mltiples periodos.
Histrico: Se escoge dependiendo de la cantidad de das, semanas, meses o aos que se desea
consultar.
El formato de datos permite visualizar los datos mediante un grfico o tabla. Los tipos de grfica
disponible son lneas, reas, barras. El tipo de grfico en tortas solo se encuentra disponible para
grficos puntuales. Al ubicar el puntero del ratn sobre alguno de los puntos graficados se puede
conocer exactamente el periodo al que pertenece y el valor de la variable en esa fecha, o conocer
el valor directamente sobre cada punto, habilitando la opcin Ver Rtulo.
Una vez generada la grfica, es posible
realizar una proyeccin del valor de la
variable con respecto a su meta,
seleccionando la casilla Proyeccin.
Adicionalmente, se podr observar la
grfica de las componentes de la
variable haciendo click sobre cualquier
punto del rea graficada.
Al graficar en reas o barras se puede
apilar los valores de las variables para
cada periodo con el fin de visualizar un
consolidado, utilizando la opcin
Apiladas:
Grfica No. 14 Estadsticas
Grfica No. 15 Tabla de Datos
Al consultar los datos en modo tabla se genera una lista en la cual se puede observar la fecha, de
acuerdo con el temporizador, el valor de la variable, las metas y estados:
4. PLANES DE ACCION
El Mdulo de Planes permite definir una estructura que incluye las tareas,
acciones y recursos asignados a cada uno de los planes formulados por la
Polica Nacional, involucrando de sta forma a todo el personal y
enfocando sus acciones y determinaciones hacia la estrategia de la
Institucin. Los conceptos ms importantes dentro de este mdulo son:
Plan: Es la disposicin general de un proyecto planteado en un espacio de
tiempo, para lograr o aportar a una iniciativa, que involucra la ejecucin
de acciones para dar cumplimiento a las tareas programadas y contiene el total de los recursos
empleados en cada una de ellas. En el plan se deben identificar las categoras o etapas del mismo
con cada una de sus tareas, el presupuesto, responsables y un cronograma o programacin para
cada una de las actividades.
Categora: Es una divisin o clasificacin de un plan en diversas etapas.
Subcategoras: Es una subdivisin de la categora que permite la desagregacin de la misma,
cuando la complejidad del desarrollo de cada categora as lo amerite.
Tarea del plan de accin: Es la mxima desagregacin de la planificacin estratgica, que
contribuye al logro del plan y su cumplimiento se materializa con la ejecucin de acciones.
Si para el desarrollo de una tarea se requiere la participacin de un corresponsable, en cuyo caso
se denomina Recurso debe sealarse la unidad y el tiempo estimado para su contribucin.
Tiempo: Corresponde al periodo entre el cual se prev el inicio y la finalizacin de la ejecucin del
Plan de Accin. En consecuencia se debe considerar la fecha en la cual se dar cumplimiento al
reporte de la primera accin y la fecha en la cual se dar cumplimiento al reporte de la ltima
accin.
Presupuesto: Es la sumatoria de los recursos estimados para dar cumplimiento a cada tarea.
En la SVE, es posible hacer seguimiento a los planes definidos por la Institucin, ya sea que
desarrollen la estrategia, o estn relacionados con los riesgos, planes de mejoramiento, etc.
Accin: Es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se

especifica el consumo progresivo de recursos (dinero, tiempo y personas).
4.1 Mis Responsabilidades

Esta opcin permite observar el listado de todos los planes y
tareas de las cuales el usuario activos es responsable, detallando
para las tareas aquellas en las cuales es un recurso y aquellas en
las cuales se requiere su aprobacin, clasificadas de acuerdo con
su estado atrasadas, en desarrollo, prximas a realizar, etc., el
responsable de cada tarea documenta el avance (gestin del
conocimiento).
Para cada uno de los planes podr observar:

Cumplimiento: El icono de estado representa el cumplimiento del plan de acuerdo con la escala
que le fue asignada y teniendo en cuenta su avance. El icono ubicado a su derecha Indica si el plan
se encuentra atrasado, al da o adelantado de acuerdo con las fechas programadas de sus tareas.
Nombre: Muestra el nombre asignado al plan.
Fecha Inicial Programada: Muestra la fecha en la cual debe iniciarse el plan de acuerdo a las tareas
programadas.
Fecha Final Programada: Muestra la fecha en la cual debe finalizarse el plan de acuerdo a las
tareas programadas
Avance: Indica el grado de porcentaje de avance del plan de acuerdo a lo programado y ejecutado.
Plan: Nombre del plan al cual pertenece la tarea

Nombre: Nombre de la tarea
Estado: El icono de estado representa el estado de la tarea de acuerdo con la escala que le fue
asignada y teniendo en cuenta el avance de la misma.
Fecha Inicial Programada: Muestra la fecha en la cual debe iniciarse la tarea de acuerdo a lo
programado.
Fecha Final Programada: Muestra la fecha en la cual debe finalizarse la tarea de acuerdo a lo
programado.
Cumplimiento: Indica si la tarea se encuentra atrasada, al da o adelantada de acuerdo con las
fechas programadas para la misma.
Para cada una de las tareas podr observar:
Al hacer clic sobre una variable se desplega un men emergente para seleccionar alguna de las
siguientes opciones:
La opcin Explorar Plan permite conocer la informacin del plan, incluyendo sus datos bsicos,
categoras y tareas y acceder a las opciones de edicin del mismo.
La opcin Informe de Avance genera un resumen del estado del plan para un periodo
determinado con base en las tareas finalizadas y prximas a finalizar para un periodo
determinado.
Grfica No. 16 Informe de Avance
Perodo: Permite seleccionar el intervalo de tiempo para agrupar el avance de las tareas del
plan en el diagrama.
Fecha inicial planeada: Indica la fecha de inicio programada para el plan
Fecha final planeada: Indica la fecha de finalizacin programada para el plan
Puntos totales alcanzados: Indica los puntos totales que se han alcanzado en la ejecucin
del plan desde su inicio hasta la fecha actual (no tiene en cuenta las fechas desde y hasta
seleccionadas en la parte superior)
Avance Global: Indica el porcentaje de avance del plan desde su inicio hasta la fecha actual
(no tiene en cuenta las fechas desde y hasta seleccionadas en la parte superior)
Total puntos alcanzados: Indica el nmero total de puntos alcanzados del plan desde su
fecha de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.
Total puntos planeados: Indica el nmero total de puntos planeados del plan desde su fecha
de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.
De la estadstica del plan que se genera en el informe de avance, se destacan los puntos que se
resumen a continuacin:
Efectividad: Es la relacin entre el Total de Puntos Alcanzados y Total de Puntos Planeados

desde la fecha de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.
Puntos alcanzados: Indica el total de puntos alcanzados en el periodo comprendido entre la
fecha desde y la fecha hasta sealadas en la parte superior.
Tareas Finalizadas: Muestra la relacin de tareas del plan que fueron finalizadas durante el
periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta escogidas.
Tareas que debieron haber terminado: Muestra la relacin de tareas del plan que debieron o
deben finalizarse durante el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta
escogidas.
Tareas prximas a terminar: Permite observar las tareas que debe ser finalizadas despus del
periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta. La casilla Das permite ingresar el
nmero de das posteriores a la fecha hasta para el cual se desea observar las tareas a finalizar.
Grfica No. 17 Diagrama de Gantt
Para conocer la informacin sobre una tarea en particular se escoge la opcin Explorar tarea, con
la posibilidad de conocer los datos bsicos, acciones, recursos y las tareas que le preceden.
En la parte izquierda se encuentra el listado de las categoras con sus respectivas tareas y para
cada una de estas su fecha de inicio, finalizacin y los puntos que le han sido asignados. En la parte
derecha se visualiza el respectivo diagrama con los intervalos de duracin de cada una de las
categoras y tareas.
Diagrama de Gantt: Los planes pueden ser visualizados y editados por sus responsables por medio
del diagrama de Gantt. Para acceder a esta opcin, se ingresa a la ventana de exploracin del plan,
y se oprime sobre el recuadro Funciones de Edicin, la opcin Diagrama de Gantt.
Desde el diagrama de Gantt, las tareas y categoras pueden ser exploradas por cualquier usuario
con acceso al plan, y editadas solo por el responsable del plan o los responsables de las tareas y
categoras respectivas.
4.2 Bsqueda de Planes

Por medio de esta opcin es posible acceder a los planes que
han sido configurados en la SVE, tanto los que han sido
creados para el usuario que est activo como para los planes
de otros usuarios, habilitndolo por medio del administrador
del software. La ventana presenta en la parte superior un
buscador con los siguientes criterios:
Nombre: Nombre del Plan
Responsable: Nombre del usuario responsable del plan
Estado: Se selecciona el estado (planeado, en desarrollo, atrasado, finalizado, cancelado) en el cual
se encuentra el plan a buscar. Si no se conoce puede seleccionar la primera opcin (vaco) con la
cual la bsqueda no se restringe por el estado del mismo.
Fecha inicial mayor que: Filtra y muestra aquellos planes cuya fecha de inicio es posterior a la
fecha seleccionada.
4.3 Crear Plan
A continuacin, utilizando la opcin bsqueda de planes y la funcin Agregar se puede crear las
categoras definidas para el plan y las tareas definidas para cada categora. Para cada tarea se
debe configurar el nombre de la tarea, la descripcin, el responsable, es decir, la persona
encargada de la ejecucin de la tarea; el peso, que corresponde a la valoracin cualitativa de la
tarea dentro del plan; la fecha inicial y fecha final programada y el presupuesto, que corresponde
al valor presupuestado para la ejecucin de la tarea (entre parntesis se muestra el valor
disponible del presupuesto frente al total asignado al plan), para finalizar se oprime el botn
Guardar.
La nueva pantalla muestra en la parte inferior las opciones: Acciones, Recursos y Tareas que le
preceden.
Una accin es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se
especifica el consumo progresivo de los recursos. Las acciones representan el avance sobre una o
ms tareas del plan y por lo tanto son reportadas por los usuarios responsables de cada una de
stas. Para reportar una accin de una tarea, seleccione la opcin Agregar ubicada en la parte
Esta opcin permite crear nuevos planes, para hacerlo solo se debe seleccionar la opcin Crear
Plan, enseguida se desplegar una pantalla en la que se digita la siguiente informacin: Nombre
asignado al plan, descripcin; responsable, por defecto aparece el nombre del usuario que est
creando el plan, si es necesario puede asignar otro responsable; escala y presupuesto asignado,
para finalizar se debe presionar la opcin guardar.
inferior derecha del men de acciones, inmediatamente se desplegar la siguiente ventana en la

cual debe digitar la siguiente informacin:
Fecha inicial real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de inicio del avance.
Fecha final real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de final del avance.
Tiempo Tarea (horas): En este campo se digita el tiempo en horas dedicado a la ejecucin
de la tarea
Gasto: en este campo se incluye el dinero invertido en la ejecucin del avance de la tarea.
Para aprobacin: Esta casilla se chequea cuando con la accin que se reportada la tarea
queda finalizada y desea comunicarlo al responsable del plan para su aprobacin.
Autor: Aparece por defecto el nombre del usuario que reporta la accin.
Fecha: Aparece por defecto el da y hora en el cual se est registrando la accin.
Ttulo accin: Nombre descriptivo de la accin que se est registrando.
Accin: Descripcin del avance ejecutado.
Editar Archivos Adjuntos: Es posible adjuntar cualquier tipo de documento con el fin de
soportar la informacin que est siendo registrada.
Editar Documentos Asociados: Permite asociar documentos creados por medio del mdulo
documentos.
Es posible crear cuantas acciones sean necesarias para registrar el avance de una tarea. Cuando la
tarea se termina, se debe solicitar en la ltima accin, la aprobacin de la tarea al responsable del
plan, quien podr visualizarlas por medio de la opcin Mis Tareas por Aprobar en la opcin Mis
Responsabilidades.
Grfica No. 18 Accin de Cumplimiento
Le corresponde al responsable del plan verificar la informacin (acciones) cargada por el

responsable de la tarea, pues es necesario contar con un elemento de juicio que permita comparar
que el archivo adjunto (digitalizado) corresponda con exactitud a la tarea descrita en el plan de
accin.
Los recursos son un conjunto de personas de las que se dispone para llevar a cabo un plan. Estos
recursos son programados por las tareas que conforman el plan y consumidos en cada una de las
acciones ejecutadas. Es posible seleccionar uno o ms recursos para una tarea, dependiendo de
las necesidades institucionales y de la responsabilidad que tengan las unidades frente al tema.
Las tareas que preceden, como su nombre lo indica, son aquellas que deben ser completadas
previamente antes de pasar a la siguiente tarea.
Todas estas opciones son visualizadas a travs de la opcin Mis Responsabilidades del mdulo plan
de accin.
5. MDULO CALIDAD
El mdulo de calidad contribuye a la optimizacin del Sistema de Gestin de Calidad de la

Institucin, a travs del apoyo que brinda a las actividades de planeacin, implantacin,
administracin, mantenimiento y mejoramiento continuo del mismo, integrando la informacin
clave definida dentro de los procesos que identifican su cadena de valor y permitiendo una gestin
efectiva de su desempeo.
Entre los beneficios que se destacan del mdulo de Calidad, es posible mencionar los siguientes:
Permite acceder fcilmente a los distintos componentes del Sistema de Gestin de Calidad:
desde la poltica y los objetivos hasta el detalle de los diferentes procesos, mejoras y
auditorias.
Logra mejores resultados en menos tiempo, al disponer de unos sistemas y procesos
centrales que favorecen el flujo eficaz de la informacin.
Alinea al personal con las polticas y procesos del Sistema de Gestin Integral.
Integra la Institucin a travs de los procesos definidos dentro de su cadena de valor.
Permite al mando institucional hacer seguimiento y control de todas las tareas y compromisos
del Sistema de Gestin Integral
Facilita las tareas rutinarias del SGI, permitiendo enfocarse en la medicin, anlisis y mejora
continua.
Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la informacin del SGI.
Los mdulos del Sistema de Gestin de Calidad pueden ser complementados con el mdulo de
Indicadores con el fin de poder medir objetivos de calidad, procesos de la empresa o cualquier
otro elemento que se considere permita tomar decisiones acertadas.
Componentes bsicos del Mdulo de Calidad
Visin Empresarial, permite configurar y administrar los elementos bsicos del Sistema de Gestin
de Calidad, incluyendo su Poltica de Calidad, Objetivos y Mapa de Procesos, Manual de calidad y
la documentacin de los procesos y registros requeridos.
Este Mdulo est integrado por los siguientes componentes: Documentos, Mejoras y
Verificaciones.
5.2
Documentos. Este mdulo permite llevar un seguimiento detallado del proceso de
aprobacin de documentos de calidad de la Institucin. Este flujo de aprobacin puede ser
personalizado y definido por el administrador del mdulo de documentos de acuerdo con la Gua
de Gestin Documental de la Polica Nacional. Los documentos pueden ser numerados de acuerdo
a varios criterios permitiendo la trazabilidad y seguimiento y pueden ser almacenados en el
repositorio de Visin Empresarial o en un repositorio externo.
5.1
Asimismo, este mdulo facilita la administracin y control de registros, permitiendo establecer

disposiciones especficas de almacenamiento, organizacin y acceso a todos los registros de la
Institucin.
Igualmente, es posible definir los flujos o conjuntos de pasos requeridos para la liberacin de
nuevas versiones de los documentos. Una vez se ha creado el flujo de documentos es posible
modificar sus datos bsicos, establecer sus opciones de seguridad, y crear, editar y/o eliminar
pasos.
Las opciones del Mdulo Documentos se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las
opciones de Configuracin.
Mis Responsabilidades:
Visin Empresarial facilita la identificacin de las responsabilidades de cada usuario en la creacin

y flujos de liberacin de nuevas versiones de documentos. En la primera seccin de esta ventana
"Pasos Asignados" se puede consultar los documentos con versiones en proceso en los cuales el
usuario activo es responsable de alguno de los pasos del flujo de aprobacin.
En la segunda seccin de esta ventana "Versiones por Crear" se puede observar el listado de
documentos de los cuales es responsable el usuario activo, que no tienen ninguna versin oficial ni
en proceso. En la seccin Versiones por Revisar, muestra el listado de documentos que estn en la
etapa de revisin.
5.2.2 Consulta y edicin de Documentos. A travs de esta ventana es posible consultar los
documentos activos con versin oficial disponibles para el usuario que est realizando la
5.2.1
bsqueda, es decir, aquellos documentos de los que el usuario es responsable, es el lder del
proceso y/o rea organizacional asociada al documento o pertenece a algn rol asociado para el
control de copias del documento, o aquellos documentos sobre los cuales se le han asignado
derechos explcitos.
Para realizar bsquedas se presiona el enlace en el submen Usuario del Mdulo Documentos,
teniendo en cuenta los parmetros de bsqueda: por nombre, cdigo, tipo o palabras claves,
aparecer una lista con los documentos creados, el resultado contiene informacin relativa al
nombre, el cdigo, el tipo, la versin, la fecha de versin y las palabras claves.
Grfica No. 19 Bsqueda de Documentos
Al hacer click (izquierdo) sobre un tem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un men
contextual cuyas opciones aparecen dependiendo de los derechos que tenga el usuario activo
sobre el documento especfico; estas opciones son Explorar documento, nueva versin, editar,
documentos asociados y eliminar.
Al explorar el documento aparece el nombre asignado al documento, la descripcin; el cdigo, que

es un identificador del documento, asignado manualmente por el usuario o generado
automticamente por el sistema; el tipo de documento, el flujo del documento; el usuario
responsable, el nombre del proceso, si el documento fue asociado a un proceso especfico; el
nombre del rea organizacional, si el documento fue asociado a un rea organizacional
determinada.
Asimismo, presenta el nombre del documento referente, empleado en la generacin del cdigo
automtico del documento si el formato de cdigo lo requiere; las palabras claves representativas;
la versin actual, es decir el nmero de la ltima versin liberada; la fecha y hora de la liberacin
de la versin documento.
En esta ventana se puede observar la informacin bsica del documento y acceder a su ltima
versin liberada. En la parte superior derecha se muestra un cono representativo del documento
y al hacer click sobre este cono se puede tener acceso al archivo en su versin oficial.
Grfica No. 20 Bsqueda de Documentos
Tambin indica si el documento pertenece al listado maestro; el rol de control de copia, al igual
que el control de cambio, es decir, el listado de todas las versiones del documento ordenadas de la
actual a la ms antigua.
Crear Documentos
Para crear un documento se escoge la opcin Crear,

inmediatamente se despliega una ventana en la cual se procede a
incluir la informacin que requiere la hoja de vida del documento.
Todos los campos marcados con un asterisco son obligatorios.
Una vez ha sido creado el documento, el responsable asignado y el
administrador del mdulo tienen la posibilidad de modificar la
informacin bsica, cambiar el estado y establecer las opciones de
seguridad del documento. El responsable del documento puede
ser un usuario especfico o un rol de usuarios.
5.2.3
5.2.4
Listado Maestro de Documentos
Grfica No. 21 Listado Maestro de Documentos
A travs de esta opcin se consultan los documentos que hacen parte del Listado Maestro de
Documentos. De forma predeterminada la seccin "Criterios" aparece colapsada, al desplegarla
se consultan los documentos del listado maestro por medio de los criterios de bsqueda. Al hacer
click (izquierdo) sobre un tem de la tabla de resultados, aparece un men contextual que permite
explorar la informacin relativa al documento. Los registros encontrados se presentan en una
tabla de resultados con las siguientes columnas:
5.2.5. Configuracin flujo de activos, flujo de documentos y tipo de documentos: En visin

Empresarial es posible crear y configurar el flujo de activos, de documentos y el tipo de
documentos, previamente definidos por la Institucin. Una vez se ha creado el flujo y el tipo de
documento, es posible modificar sus datos bsicos, establecer sus opciones de seguridad, y crear,
editar y/o eliminarle pasos. Para editar un flujo de documentos desde la tabla de resultados de la
pantalla de bsqueda se hace click sobre el flujo a modificar, y en el men contextual se selecciona
la opcin que se quiere realizar. Los cambios que se hagan a un flujo de documentos tendrn
efecto para las nuevas versiones de los documentos ms no para las versiones que estn en curso.
El responsable del paso del flujo de documentos puede ser el responsable del proceso o rea
organizacional asociados al documento. La explicacin de las opciones que se pueden asignar
explcitamente a un paso, es decir, las acciones que el responsable del paso puede ejecutar se
explican en la siguiente tabla:
Cdigo: Identificador asignado al documento.

Nombre: Nombre del documento.
Versin: Nmero de la ltima versin del documento.
Fecha Versin: Fecha de liberacin de la versin del documento.
OPCIN
Rechazar paso
Cancelar flujo
Ver documento
Subir documento
Editar campos
Reasignar paso
FUNCIN
Devolver el flujo del documento al paso anterior.
Cancelar el flujo de aprobacin de la nueva versin del
documento.
Tener acceso a la versin del documento que se est
evaluando en el flujo de documentos.
Poder realizar modificaciones a la versin del documento
y establecer esta versin modificada como la versin del
documento a evaluar en el flujo.
Modificar los datos bsico del documento.
Asignar la ejecucin del paso a otro usuario.
Grfica No. 22 Pasos del Flujo de Documentos
En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos de los tipos documentales que de acuerdo con
la Gua de Gestin Documental de la Polica Nacional, han sido configurados en la Suite Visin
Empresarial:
Abreviatura
Formato Cdigo
Formato
Automtico
Si
Acta
AC
(Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(#

Proceso - Tipo Doc.)
Caracterizacin
proceso
CP

Si
Circular
CI

Si
Comunicacin Oficial
OF

Si
Conceptos
CO

Si
Directiva
DI

Si
Estudio de
Planeacin
EP

Si
Formato
FR

Si
Gua
GU

Si
Instructivo
IN

Si
Manual
MA

Si
Mapa de Procesos
MP

Si
Nombre
Mapa de Riesgos
MR

Si
Memorando
ME

Si
Memoria local y
Topogrfica
MT

Si
Orden de Servicio
OS

Si
Plan
PA

Si
Poligrama
PO

Si
Procedimiento
PR

Si
Resolucin
RS

Si
Grfica No. 22 Tipos de Documentos
5.2.6 Registros: En la SVE se ingresan los registros de calidad que representan las evidencias de las
acciones definidas en los procedimientos, formatos, guas e instructivos que conforman el Sistema
de Gestin de la Calidad, con el fin de facilitar su completa identificacin, trazabilidad y
seguimiento. Los registros tienen un cdigo asignado manual o automticamente por el sistema
de acuerdo a varios criterios.
Es necesario recordar que el Proceso, rea Organizacional, Documento Referente y Tipo de

Almacenamiento dependen directamente de la Tabla de Tiempos de Retencin documental a la
cual estn asociados.
5.2.7
Reportes.
Uno de los reportes que es posible generar es el listado maestro de registros, para la consulta se
pueden especificar filtros de clasificacin de los registros para la generacin del listado maestro
por proceso o rea organizacional, documento referente, y tipo de almacenamiento. En este caso
se debe especificar el tipo de almacenamiento que tienen los registros que desea clasificar en el
listado maestro a generar, desde Visin Empresarial, magntico, impreso, otro.
Una vez se han creado los registros, se muestran los disponibles para el usuario activo, es decir,
aquellos registros en los cuales el usuario es el autor, responsable de la tabla de tiempos de
retencin o es lder del proceso y/o rea organizacional a la cual estn asociados; o es miembro
de alguno de los roles autorizados para ver los registros.
5.3
Componente de Mejoras.
Este mdulo de la Suite Visin Empresarial permite registrar, documentar y hacer seguimiento a
las acciones correctivas y preventivas que se deriven del sistema, soportado en un flujo definido
para la identificacin, aprobacin y ejecucin de dicha mejora. En la siguiente ventana se
muestran los campos a diligenciar cuando se hace una solicitud de mejora, los campos marcados
con asterisco son obligatorios.
Grfica No. 23 Solicitud de Mejoras
Las opciones del Mdulo Mejoras se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las
opciones de Configuracin
5.3.1 Configuracin: Este submen agrupa las opciones encargadas de la configuracin de Tipos
de Mejoras establecidos en la norma de Calidad y las definidas por la Institucin. La opcin
Bsqueda permite hacer una consulta de las mejoras disponibles para el usuario; en la opcin
Tipos de Mejoras se definen los posibles tipos de mejoras y sus respectivos formatos de cdigo y
en Aceptacin de Mejoras, se define el responsable de aceptar las mejoras que tienen alcance de
toda la Institucin.
En la siguiente tabla se muestran algunos tipos de mejora configurados en la Suite Visin
Empresarial, por defecto la herramienta trae definidos los tipos que establecidos en la norma de
calidad.
Todos los usuarios con permisos para ingresar en la herramienta, pueden iniciar el flujo de mejora
mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario adecuado con
respecto a la configuracin del Flujo de Trabajo.
Grfica No. 24 Tipos de Mejoras
5.3.2 Mdulo de Mejoras Usuario: Este submen est

compuesto por la opcin Mis Responsabilidades, Mejoras y
Solicitar Mejora.
La opcin Mis Responsabilidades permite consultar las mejoras en
las cuales el usuario activo participa dentro del flujo de la mejora,
utilizando uno de los siguientes criterios:
Nombre de la Mejora: Nombre asignado a la mejora.

Tipo: Tipo asociado a la mejora, previamente definido por el Administrador del mdulo (ver
Tipos de Mejoras).
Cdigo Mejora: Identificador asignado a la mejora, manualmente por el usuario o generado
automticamente por el sistema.
Paso Asignado: Paso del flujo de la mejora del cual el usuario es responsable.
Estado del Paso: Estado actual de los pasos del flujo de la mejora en los cuales el usuario es
responsable. Es decir, puede estar en ejecucin, ya ejecutados y prximos a ejecutarse. Por
defecto aparecen listados los pasos del flujo que estn en ejecucin.
Fecha Solicitud Posterior a: Fecha igual o aproximada a la fecha de creacin de la mejora.
Para consultar las solicitudes que han sido asignadas a un usuario en particular y que se
encuentran pendientes de aprobacin, se ingresa a la opcin Mis Responsabilidades del Mdulo
Mejoras. Para aprobar alguna de las solicitudes pendientes, se hace clic sobre esta y se ingresa a la
opcin Editar del men emergente.
5.3.3 Bsqueda de mejoras: Esta opcin hace posible consultar todas las mejoras registradas,
para realizar la consulta se ingresan los valores de los criterios por los que se desea consultar y
luego se presiona el botn Buscar, por defecto se muestran todas las acciones creadas por el
usuario consulta con su estado actual, para consultar una accin abierta por una persona
especifica se debe utilizar el campo nombre de la mejora.
Los registros encontrados se presentarn en una Tabla de Resultados, al hacer click izquierdo
sobre un tem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un men contextual con las
opciones Editar y Eliminar. La primera opcin permite cambiar el paso o estado actual de la
Los registros encontrados se presentarn en una tabla de resultados con la siguiente informacin:
Nombre, Tipo, Cdigo, Fecha Solicitud, Paso Actual, Paso en el Flujo y Estado del Paso, es decir,
que est en ejecucin, prximo a ejecutarse y ya ejecutado.
mejora, al paso inmediatamente anterior, tambin se puede modificar las opciones de seguridad
de la mejora. La otra opcin es Eliminar el registro de la mejora, esta solo se puede eliminar si su
estado actual es cancelada o finalizada.
5.3.4
Pasos de Flujo para las Mejoras
Grfica No. 25 Pasos del Flujo de Mejoras
Solicitud Mejoras: Todos los usuarios con derechos de Visin Empresarial, pueden iniciar el flujo
de mejora mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario
adecuado con respecto a la configuracin del flujo de trabajo.
Aceptacin: En esta ficha el usuario responsable designado segn el alcance de la mejora, podr
aceptar la ejecucin de la mejora solicitada o cancelar su flujo. Para la aceptacin de la mejora el
usuario deber asignar los usuarios encargados de los pasos: Anlisis, Aprobacin, Ejecucin y
Verificacin del Flujo de la Mejora, con la opcin de ingresar un comentario para justificar su
decisin.
Anlisis: En esta ficha el usuario responsable, elegido en el Paso Aceptacin, debe realizar un
anlisis detallado de la mejora documentando sus causas y efectos.
El responsable de este paso tiene la posibilidad de Devolver el Paso, en este caso se solicita al
usuario responsable del Anlisis (paso anterior) de la mejora, informacin ms precisa sobre las
causas y los efectos de la mejora, con la cual el usuario responsable del paso de Aprobacin pueda
tomar la decisin ms adecuada en cuanto a la autorizacin de la ejecucin de la mejora; por lo
tanto cuando la mejora se devuelve nuevamente al paso Anlisis es necesario ingresar un
comentario donde se justifique esta decisin y se indiquen los requerimientos pertinentes.
Ejecucin: En esta ficha el usuario responsable debe documentar las acciones efectuadas en la
ejecucin de la mejora. Para finalizar el paso Ejecucin el usuario responsable debe proporcionar
la informacin suficiente sobre la accin efectuada en el cumplimiento de la mejora para que el
encargado de la Verificacin pueda corroborar su correcta ejecucin.
Verificacin: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la informacin suministrada
por el encargado del Paso Ejecucin, debe revisar y aprobar la ejecucin de la mejora, devolver la
mejora nuevamente al paso Ejecucin o cancelar su flujo.
Al finalizar el flujo de la mejora, el usuario responsable confirma la correcta ejecucin de la
mejora; en este caso debe ingresar un comentario que sustente esta actuacin.
Aprobacin: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la informacin suministrada

por el encargado del Paso Anlisis, debe aprobar la ejecucin de la mejora, devolver la mejora
nuevamente al paso Anlisis o cancelar su flujo.
5.4
Componente de Verificacin. En esta opcin se crean las Revisiones Gerenciales
especificando tpicos de anlisis y de decisin para cada una de ellas. La informacin puede estar
soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales
adjuntos. Esta funcionalidad facilita la ejecucin de esta tarea, asegurando el conocimiento y
facilitando la identificacin de mejoras. Tambin facilita la administracin y control de registros,
permitiendo establecer disposiciones especficas de almacenamiento, organizacin y acceso a
todos los registros de la Institucin.
En esta seccin tambin se puede visualizar la jerarqua de Procesos de la empresa. Este rbol est
compuesto por dos tipos de conos, uno que representa a los procesos que tienen subprocesos y
otro que representa a los procesos que no tienen subprocesos. Igualmente en esta ventana se
puede visualizar la jerarqua de las reas Organizacionales de la Polica que se han configurado en
la SVE en el mdulo Administrador.
Las opciones de Verificacin se dividen en Revisiones Gerenciales y Auditoras, y en cada una de
ellos estn disponibles las opciones para el Usuario y las opciones de Configuracin.
5.4.2 Programas de Auditora. Visin Empresarial permite un acceso directo a los Programas
de Auditoras y a las Auditoras de las cuales el usuario es el auditor lder. Los Programas de
Auditora se crean especificando la fecha, el Auditor Lder y se puede relacionar un Plan o una
Mejora. Una vez se ha creado el programa de auditoras, el responsable del programa puede
modificarle sus datos bsicos, crear, editar y/o eliminarle auditoras.
5.4.1. Revisin Gerencial: En Visin Empresarial es posible programar revisiones gerenciales y

registrar los anlisis y decisiones que surjan a partir de estas. La informacin puede estar
soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales
adjuntos. Esta funcionalidad facilita a la direccin la ejecucin de esta tarea, asegurando el
conocimiento y facilitando la identificacin.
6. MDULO DE GESTIN DE RIESGOS
El Mdulo de Gestin de Riesgos, permite identificar

los riesgos (Nombre y Descripcin), asociar los
riesgos a los procesos, clasificar los riesgos (Riesgo
Estratgico, Operativo, Financiero, de Cumplimiento,
Tecnolgico etc.) y hacer el anlisis causa-efecto para
cada uno de ellos.
Adems mide el impacto de los riesgos en la
Institucin (leve, moderado, catastrfico), asigna a
cada riesgo una probabilidad de ocurrencia (alta,
media, baja) y evala los riesgos (riesgo aceptable,
tolerable, moderado, importante o inaceptable)
Igualmente, es posible definir controles para mitigar los riesgos en los procesos (plan de calidad,
auditora Interna, reunin de seguimiento etc.); definir acciones para controlar los riesgos
identificados (responsables, cronograma); y generar reportes personalizados (Mapa de Riesgos)
con la informacin de cada riesgo que se desee consultar.
Esta opcin de la herramienta, permite cumplir con los requerimientos necesario para cumplir con
el Modelo Estndar de Control Interno adoptado a travs del decreto 1599 del 20 de mayo del
2005 en lo que respecta a la Administracin de riesgos. Adems se debe seguir lo establecido en
el Documento Lineamientos Metodolgicos para la Administracin del Riesgo en la Polica
Nacional.
Las opciones del Mdulo de Gestin de Riesgos se dividen en las opciones disponibles para el
Usuario y las opciones de Configuracin.
Grfica No. 26 Etapas de Gestin del Riesgo
6.1
Etapas de gestin del riesgo: A continuacin se listan los estados posibles en que se puede
encontrar un riesgo a medida que va fluyendo en las etapas de gestin del riesgo.
Grfica No. 27 Etapa de Identificacin
Nuevo: Para iniciar la creacin de un riesgo se escoge la opcin Crear, a continuacin inicia la
etapa de Identificacin, el Nombre es la informacin mnima para crear un riesgo, pero an no se
puede pasar a la siguiente etapa.
Identificado: Una vez haya sido diligenciado toda la informacin sobre el riesgo y se de click en el
botn "siguiente" el riesgo pasa al estado identificado. En esta etapa se desarrollan las siguientes
actividades: Determinar las causas internas y externas de los riesgos; describir los riesgos a los que
est expuesta la Institucin; y describir los efectos que los riesgos pueden ocasionar a la
Institucin.
6.1.1 Identificacin: La informacin de la identificacin del riesgo ayudar a determinar cul es

el impacto, es decir, la magnitud de las consecuencias potenciales y la probabilidad y/o posibilidad
de ocurrencia del riesgo que se est analizando. En esta etapa se puede apreciar dos estados:
6.1.2 Calificacin: Se logra a travs de la estimacin de la probabilidad de su ocurrencia y el

impacto que puede causar la materializacin del mismo. Para realizar la calificacin y evaluacin
del riesgo se debe realizar con base en la informacin de la identificacin del riesgo.
Grfica No. 28 Etapa de Calificacin
6.1.3 Valoracin: Permite determinar el nivel o grado de exposicin a los impactos de riesgo y
establecer las prioridades para su tratamiento y los parmetros para fijacin de polticas. Una vez
el riesgo ha sido Calificado y Evaluado, es posible registrar los controles que actualmente aplican al
riesgo, si son correctivos o preventivos y los resultados obtenido con dichos controles.
La siguiente figura muestra la ventana de valoracin del riesgo, en ella se puede consultar la
informacin general del riesgo, la informacin de las etapas anteriores y se puede registrar los
controles existentes y sus caractersticas, adems obtendr la matriz de calificacin, evaluacin y
respuesta.
Al realizar la estimacin de la probabilidad y el impacto del riesgo se obtiene la calificacin del

riesgo de acuerdo a la intercepcin de los valores de probabilidad e impacto que se determinen.
En esta etapa es posible medir las consecuencias de los riesgos sobre las personas, recursos y
objetivos de la Institucin; y establecer los criterios de calificacin y evaluacin que permitirn
tomar las decisiones necesarias para su tratamiento.
Grfica No. 29 Etapa de Valoracin
Grfica No. 30 Etapa de Manejo
6.1.4 Manejo: La etapa de manejo del riesgo permite determinar claramente las polticas para
manejar los riesgos y las acciones y los indicadores que medirn el cumplimiento de las acciones
cuyo objetivo es evitar el riesgo o propender porque el impacto ante el riesgo sea el mnimo. Una
vez se diligencia la informacin sobre las polticas de manejo del riesgo, las acciones a realizar y la
forma de medir la efectividad de estas acciones el riesgo pasa al estado gestionado.
6.1.5 Monitoreo: Una vez se han realizado las etapas de identificacin, anlisis, valoracin y
manejo de las polticas del riesgo, este queda en estado Gestionado, listo para que se realice el
monitoreo adecuado que asegure que se lleven a cabo las acciones necesarias para evitar que el
riesgo se materialice o impacte en el menor grado a la institucin en caso de hacerse realidad.
Las revisiones de un riesgo las puede hacer el responsable del riesgo o un usuario activo a quien le
hayan sido asignado permisos sobre el riesgo. Como en cada una de las etapas en la ventana de
Revisin se puede consultar la informacin de las anteriores etapas.
Dados los diversos cambios internos y externos que puede afectar la Institucin y su entorno, el
anlisis, valoracin y manejo de un riesgo puede necesitar cambios para ajustarse a la situacin
real. Visin Empresarial, permite volver a realizar una etapa de la administracin del riesgo ya
realizada. Cuando un riesgo se encuentra en la etapa de Monitoreo tambin es posible cambiar
las anteriores etapas: Calificacin, Valoracin y Manejo.
6.2
Factores de Riesgo
A partir del contexto estratgico que se analice, conozca y comprenda se pueden definir los
factores de riesgos internos y externos a los cuales se est expuesto y que pueden afectar en
diversos niveles los objetivos de la Institucin.
6.3
Bsqueda de Riesgos
Est opcin se utiliza para buscar y recuperar un riesgo que ha sido registrado ya sea para iniciar
una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la informacin de alguna etapa que haya
sido guardada parcialmente.
La informacin del riesgo que se muestra en la tabla de resultados de la bsqueda es: nombre,
proceso asociado, estado, responsable, prxima revisin, si esta activo o no.
Grfica No. 31 Resultado Bsqueda de Riesgos
Existen siete campos por medio de los cuales se pueden hacer las bsquedas de un riesgo:
nombre, proceso estado de riesgo, responsable, estado del cumplimiento, fecha de prxima
revisin y estado activo. Por medio de esta opcin se puede buscar y recuperar un riesgo que ha
sido registrado ya sea para iniciar una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la
informacin de alguna etapa que haya sido guardada parcialmente
6.4
Mapa de Riesgos
El mapa de riesgos es una herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de los
riesgos ordenada y sistemticamente, haciendo la descripcin de cada uno de estos y las posibles
consecuencias. En la Suite Visin Empresarial es posible generar el mapa de riesgo institucional y/o
por procesos, de los riesgos que por lo menos estn en la etapa de calificacin y en estado Activo.
Mapa de Riesgos Institucional
Mapa de Riesgos por Procesos
7. MDULO DE REUNIONES
Utilizando esta opcin la Institucin puede hacer la programacin, documentacin y seguimiento a

las reuniones y los compromisos que desde estas se originen; genera automticamente la
notificacin de invitacin a los participantes, con la agenda de la reunin: objetivos, participantes,
lugar, fecha y hora y puntos a tratar. Durante el desarrollo de la reunin se puede registrar las
asistencias y las anotaciones de cada punto as como los compromisos y conclusiones a las que el
grupo llegue, generando automticamente el acta de la reunin.
7.1
Crear reuniones
Esta opcin permite crear la definicin genrica de una reunin que peridicamente se realice en
la Institucin, es decir, definir la estructura de una clase de reunin planteando su nombre,
frecuencia, objetivos, responsable, tipo, proceso, agenda predeterminada e invitados habituales.
7.2
Mis responsabilidades
7.2.1 Reuniones por Agendar: En esta seccin se genera para el usuario activo el listado de
sesiones de reunin de las cuales es el moderador y estn prximas a realizarse y necesitan ser
agendas.
El listado de sesiones visibles en esta seccin depende del tiempo que con anterioridad se haya
configurado a cada clase de reunin.
La opcin de iniciar reunin debe ser escogida cuando efectivamente se inicie la reunin dado que
la fecha y hora en que se haga esta accin ser almacenada por el sistema como el momento de
inicio real de la reunin.
7.3
Buscar reuniones
Esta opcin le permite buscar y recuperar una reunin que ha sido creada. Podr editar una
reunin para cambiar alguna de sus caractersticas o para continuar con el registro de la
informacin de una que haya sido guardada parcialmente. Una bsqueda se puede realizar por
nombre, moderador o frecuencia. Las acciones que se pueden realizar con las reuniones
encontradas son: editar, eliminar, activad/desactivar, buscar sesiones y agendar extraordinaria. La
estructura bsica de una clase de reunin se puede modificar. Ya sea porque cambio algo en la
estructura o porque se cre parcialmente.
7.2.2. Reuniones Programadas: En esta seccin le aparecer al usuario activo el listado de

sesiones de reunin de las cuales es el moderador o a las cuales est invitado. Si es moderador,
podr iniciar, editar y cancelar la reunin.
7.4
Compromisos: Esta opcin permite crear los compromisos que se desprenden de la
reunin y no necesariamente deben estar asociados a uno de los temas tratados. Una vez se ha
creado el compromiso, ya sea desde un tema o en nuevos compromisos, aparece en el listado de
nuevos compromisos, la diferencia radica en que el campo Tema estar vacio para los
compromisos que no se relacionan directamente con un tema.
Al realizar la bsqueda de los compromisos, en la tabla de resultados se puede observar

informacin relaciona con el Ttulo, Descripcin, Estado, Responsable, Fecha lmite y Reunin. Las
acciones que puede realizar sobre cada uno de estos registros son: explorar, documentar, revisar,
reasignar responsable y cancelar compromiso.
Grfica No. 32 Compromisos de Reuniones
GLOSARIO
Accin: Es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se

especifica el consumo progresivo de los recursos (dinero, tiempo y personas).
Agentes: Son componentes software que se ejecutan independientemente y se encargan de
atender los mensajes dentro del sistema.
rbol de Consulta: Es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una estructura
jerrquica de elementos llamados nodos.
rbol de Entrada de datos: Es una estructura, estilo hoja de clculo que se utiliza para ingresar los
datos manuales al sistema. Un rbol de entrada de datos tambin puede observarse como rbol
de consulta.
Categora: Es la subdivisin subclasificacin de un plan en diversas etapas, que mediante la
ejecucin de tareas contribuye al cumplimiento del Plan general.
Categora de Usuarios: Son diferencias entre varias clases de usuarios, de acuerdo al alcance de
responsabilidades dentro del Sistema.
Cumplimiento: Porcentaje de cumplimiento de la variable respecto a su meta.
Definiciones: Corresponde a un concepto, trmino o postulado de la Institucin, tal como, su
misin, visin, polticas, valores, entre otros.
Estado: Indica con un color el cumplimiento de la variable, segn la escala que le haya sido
asignada a la variable.
Fuentes: Son bases de datos a las que Visin Empresarial puede conectarse para capturar la
informacin; para establecer la conexin a las bases de datos externa utilizando tecnologa JDBC.
Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo.
Mis responsabilidades: Permite observar el listado de los compromisos o responsabilidades que
tiene un usuario activo frente a cada uno de los mdulos de la SVE, ya sea un objetivo, indicador e
iniciativa, plan de accin, tarea, mejora, auditoria, entre otros.
Opciones: Son las acciones que los usuarios del sistema pueden ejecutar dentro de cada uno de
los mdulos de la Suite.
Evento: Captura datos cuando se cumple una fecha y hora especfica.
Plan: Es la disposicin general de un proyecto planteado en un espacio de tiempo, que involucra la

ejecucin de tareas y contiene el total de los recursos empleados por cada una de ellas, con el fin
de alcanzar un objetivo meta.
Parmetros del sistema: Los parmetros del sistema son argumentos (variables) predefinidos en
Visin Empresarial para la realizacin de consultas en las fuentes de datos externas.
Parmetro de Usuario: Un parmetro de usuario es un argumento (variable) definido por el
usuario para la realizacin de la consulta en una fuente de datos externa. En la sentencia SQL de la
consulta este tipo de parmetro debe incluirse especificando el nombre de la variable delimitado
por el signo $.
Presentacin: Es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una pantalla grfica,
que contiene valores de variables y/o definiciones del sistema.
Reportes: Manera resumida del desempeo de variables seleccionadas del Sistema.
Rol: Es un conjunto lgico de usuarios que tienen acceso a las mismas opciones del sistema.
Seguridad bsica: Es el acceso al sistema que se encuentra regulado por un esquema de seguridad
constituido por roles y cuentas de usuario.
Temporizador: Es un componente que define la periodicidad de medicin de los valores de las
variables.
Unidades de medida: Corresponden a las unidades utilizadas en el da a da de la Institucin.
Usuario: Es una persona autorizada para acceder a la informacin del sistema.
ANEXOS
FUNCIONES ADMINISTRADOR FUNCIONAL SVE PONAL
Perfil: Ingeniero de Sistemas, Ingeniero Industrial o Administrador de Empresas
Funciones Administrador Funcional de la SVE
Definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin de la SVE, de acuerdo
con las responsabilidades de las unidades.
Realizar el seguimiento y la evaluacin al cumplimiento de tareas y responsabilidades de
las unidades, as como de su contenido.
Prestar asesora y acompaamiento a las diferentes unidades en el funcionamiento de la
SVE.
Presentar sugerencias y recomendaciones para mejorar el funcionamiento de la
herramienta.
Definir roles y responsabilidades de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta las
responsabilidades de los mismos.
Definir los formatos e instrumentos que permitan diligenciar la informacin a las unidades
comprometidas para que realicen el respectivo cargue.
Determinar la parametrizacin y afinamiento de la informacin que permita la evaluacin
de los resultados y entrega de los mismos.
En coordinacin de los Administrador de los mdulos de la SVE, disponer la elaboracin

de guas o manuales necesarios en las que se consignen las directrices para el
funcionamiento de los mdulos.
FUNCIONES ADMINISTRADOR MODULOS SVE

Perfil: Ingeniero de Sistemas, Tecnlogo o Tcnico en Sistemas, y/o conocimientos en el
manejo de aplicativos, Excel, Power Point, entre otros.
Funciones
Definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin del mdulo a su cargo,
de acuerdo con las responsabilidades de las unidades.
Realizar el seguimiento y la evaluacin al cumplimiento de tareas y responsabilidades de
las unidades, as como del contenido.
Prestar asesora y acompaamiento a las diferentes unidades en el funcionamiento del
Mdulo.
Presentar al administrador funcional de la SVE, las sugerencias y recomendaciones para
mejorar el funcionamiento del Mdulo.
Definir roles y responsabilidades de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta las
responsabilidades de los mismos y las directrices del Administrador Funcional de la SVE.
Definir los formatos e instrumentos que permitan diligenciar la informacin a las unidades
comprometidas para que realicen el respectivo cargue.
Determinar la parametrizacin y afinamiento de la informacin que permita la evaluacin
de los resultados y entrega de los mismos.
Coordinar con el Administrador Funcional de la SVE, la elaboracin de guas o manuales

necesarios para definir y entregar a los usuarios las directrices para el funcionamiento.
FUNCIONES ADMINISTRADOR SVE DE LAS DIRECCIONES Y OFICINAS ASESORAS, REGIONES,

METROPOLITANAS, DEPARTAMENTOS DE POLICA Y ESCUELAS DE FORMACIN
Perfil: Ingeniero de Sistemas, Tecnlogo o Tcnico en Sistemas, y/o conocimientos en el
manejo de aplicativos, Excel, Power Point, entre otros.
Funciones
Aplicar los lineamientos y metodologas definidos para la operacin y utilizacin de La
Suite Visin Empresarial, teniendo en cuenta las responsabilidades de las unidades.
Realizar el seguimiento al cumplimiento de tareas y responsabilidades de las unidades, as
como de su contenido.
Prestar asesora y acompaamiento a los usuarios finales que conforman la respectiva
unidad, en el funcionamiento de los Mdulos de la Suite Visin Empresarial
Presentar ante el administrador funcional de la SVE, las sugerencias y recomendaciones

para mejorar el funcionamiento del Sistema.
Mapa General de las funcionalidades de la Suite Visin Empresarial
BIBLIOGRAFA
Manual Introduccin a Visin Empresarial

Manual Usuario - Modulo Administrador
Manual de Configuracin - Solucin BSC
Manual Usuario - Solucin BSC
Manual de Configuracin - Solucin SGC
Manual Usuario - Solucin SGC
Manual Usuario y Configuracin Modulo Riesgos
Manual Usuario y Configuracin - Modulo Reuniones
Lineamientos Metodolgicos para la Administracin del Riesgo en la Polica Nacional.

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Manual de Funcionamiento de

Suite Visin Empresarial

Con el propsito de aportar al cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Mando

La Suite Visin Empresarial-BSC, evidencia la existencia de un Sistema de Gestin Estratgica,

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Igualmente, el Mdulo de Gestin de Riesgos, permite identificar, documentar, medir, controlar y

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Es una solucin software que permite optimizar el

1. VISIN EMPRESARIAL - BSC (BALANCED SCORECARD)

Beneficios de la Suite Visin Empresarial

Es un medio de comunicacin e integracin a travs de la Institucin, ofrece un portal

Suite Visin Empresarial

Facilita la descripcin de los indicadores de gestin, incluyendo frmulas, unidades de

Caractersticas de la Suite Visin Empresarial

Ofrece varios mdulos desde los

El ingreso a la aplicacin se realiza utilizando la Intranet a travs de la opcin Balanced

Suite Visin Empresarial

Grfica No. 1 Ingreso a la aplicacin

Grfica No. 2 Mdulo de Registro

Suite Visin Empresarial

La siguiente ventana es el acceso para todos los usuarios del software.

Descripcin del Ambiente de Trabajo

Grfica No. 3 Ambiente de Trabajo

En la pantalla de bienvenida predeterminada se presentan dos opciones de ingreso a los

Suite Visin Empresarial

El Mdulo Administrador es el encargado de las funcionalidades bsicas para la operacin general

El acceso al sistema se encuentra regulado por un esquema

Suite Visin Empresarial

Dentro de esta categora se encuentran las opciones de

Administrador Funcional de la SVE de la Polica Nacional: Es el funcionario encargado de

Administrador de Mdulo: Es el funcionario encargado de definir lineamientos y parmetros

Administrador SVE de las direcciones, oficinas asesoras, regiones

Usuario final: Es el funcionario encargado de registrar, actualizar y documentar la informacin

Usuario de Consulta: Tiene opciones de consulta de la informacin registrada en la SVE,

Todo usuario de la SVE, en el momento de ser relevado de su responsabilidad debe asegurar la

Suite Visin Empresarial

Grfica No. 4 Categora de usuarios

2.2.2 reas Organizacionales: Esta opcin permite la configuracin de la jerarqua de reas

Suite Visin Empresarial

2.2.5 Temporizadores: En Visin Empresarial, un

Un temporizador puede ser de tipo:

Suite Visin Empresarial

Grfica No. 7 Factores de Conversin

Grfica No. 7 Escalas y Estados

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Un mensaje es una unidad de informacin que representa una

Suite Visin Empresarial

El Ingreso al Mdulo BSC se realiza a travs de la opcin BSC del men

Suite Visin Empresarial

Suite Visin Empresarial

Grfica No. 8 Cuadro de Mando Integral

Grfica No. 9 Informacin del Objetivo

Suite Visin Empresarial

Grfica No. 10 Mapa Estratgico

Adicionalmente, si en el Cuadro de Mando Integral han sido configurados temas estratgicos,

Indicadores y sus hojas de vida

Suite Visin Empresarial

El software permite definir todo tipo de indicadores y hacer el seguimiento a su cumplimiento,

Grfica No. 11 Anlisis de la Variable

Diseo y consulta de presentaciones

Un objeto de Visin Empresarial: Perspectivas, objetivos, indicadores, planes, iniciativas,