Está en la página 1de 20

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

REA USUARIA, RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES Y COMIT ESPECIAL


I. rea usuaria
A. Definicin
El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere
para el cumplimiento de sus objetivos y metas. El artculo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
en adelante, la Ley - establece que el rea usuaria es la dependencia de la Entidad cuyas necesidades pretenden ser
atendidas con determinada contratacin, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos
formulados por otras dependencias. Cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en rea usuaria al
momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento. En este requerimiento, que se
materializa a travs de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad,
debe acompaarse las caractersticas del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere. El
requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya
elaboracin tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requera para el ejercicio
presupuestal.
Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado
que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados. En ese sentido, la ejecucin
de tareas requiere de bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. El presupuesto para los bienes y
servicios est representado en el PAC. Los pedidos del rea usuaria tienen que estar en funcin de las tareas y
acciones que se van a realizar para lograr los fines estratgicos institucionales. Precisamente, esta necesaria
vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importante pues obliga al rea usuaria a presentar sus
requerimientos ante el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrndose as
con el tiempo que toman los procesos de seleccin
Al respecto, el artculo 13 de la Ley seala que sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el rea usuaria deber
requerir la contratacin de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duracin establecidos para
cada proceso de seleccin, con el fin de asegurar la oportuna satisfaccin de sus necesidades.
De otro lado, el artculo 11 del Reglamento indica que el rea usuaria es la responsable de definir con precisin las
caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de
sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla conforme lo dispone el artculo 13 de la Ley.
Las normas antes citadas ordenan que el rea usuaria deber describir el bien, servicio u obra a contrata al plantear su
requerimiento; definir con precisin su cantidad y calidad, e indicar la finalidad pblica para la que debe ser
contratado.
Definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el rea usuaria debe realizarse
respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el artculo 4 acpite e) de la Ley.
La norma pone nfasis en el hecho que es el rea usuaria quien debe encargarse de elaborar los requisitos tcnicos
mnimos. Para ello debe considerar cules son sus necesidades reales
Este nfasis normativo se debe interpretar tambin como una prohibicin legal para elaborar requisitos tcnicos
mnimos con la intencin de favorecer a determinados proveedores, dejando de lado otros que pueden ofrecer
bienes, servicios u obras en la calidad que la entidad realmente necesita, consiguiendo dems un precio menor.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Sobre esto ltimo, no debe perderse de vista que el artculo 2 de la Ley seala que el objeto de dicha norma la Ley
es establecer las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que
realicen las Entidades del Sector Pblico, de manera que stas se efecten en forma oportuna y bajo las mejores
condiciones de precio y calidad
En ese orden de ideas, si el rea usuaria elabora los requisitos tcnicos mnimos con el propsito de favorecer a
determinado grupo de proveedores sin considerar sus reales necesidades, est incumpliendo la norma antes citada.
Este hecho le generar responsabilidades de carcter administrativo, civil y penal.
Del mismo modo, la norma citada indica que la elaboracin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el
rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Debern evaluar en cada
caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.
Precisa adems que esta evaluacin deber permitir la concurrencia de una pluralidad de proveedores en el mercado
para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. De otro lado, indica que deber evitarse incluir requisitos
innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.
De esta manera, se advierte que el artculo 13 de la Ley es consecuente con la finalidad legal referida a maximizar el
valor del dinero de los contribuyentes.
Si el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, establece requisitos
tcnicos mnimos que realmente necesita que tenga el bien o servicio que solicita y que permite la participacin de
una pluralidad de postores, se alcanzar el objetivo planteado por el artculo 2 de la Ley.
Asimismo, las especificaciones tcnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos tcnicos, normas
metrolgicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere. Estas podrn recoger las condiciones determinadas en las
normas tcnicas, si las hubiere. Por ejemplo, cuando el rea usuaria requiere la contratacin del servicio de seguridad
y vigilancia para sus instalaciones, deber recurrir a las normas tcnicas establecidas para el caso por la Direccin
General de Control de Servicios de Seguridad, Control de Armas, Municin y Explosivos de Uso Civil DICSCAMEC.
En el caso de obras, la normativa de contrataciones establece que se deber contar con la disponibilidad fsica del
terreno o lugar donde se ejecutar la misma y con el expediente tcnico aprobado, y cumplir con los requisitos
establecidos en el Reglamento.
La Entidad cautelar su adecuada formulacin con el fin de asegurar la calidad tcnica y reducir al mnimo la necesidad
de su reformulacin por errores o deficiencias tcnicas que repercutan en el proceso de ejecucin de obras.
Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al Principio de Razonabilidad antes
citado. Esto en la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a las
reales necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y requisitos en el personal,
acordes con la obra que se pretende ejecutar
A manera de ejemplo, presentamos el caso de una municipalidad que pretende convocar a un proceso de seleccin
para la compra de escobas y recogedores. Dicha Entidad establece como requisitos tcnicos mnimos los siguientes:
REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

El proceso queda desierto pues los requisitos tcnicos mnimos no fueron adecuadamente elaborados: no se
indica la cantidad de escobas y recogedores, y las caractersticas no se encuentran adecuadamente detalladas,
por lo que no permite la presentacin de una propuesta adecuada.
Si bien es cierto, existe la posibilidad de presentar consultas y observaciones, ello no ocurre en todos los casos,
como en las Adjudicaciones de Menor Cuanta para bienes y servicios. No se presentan las etapas de consultas y
observaciones a las bases.
A continuacin, observamos cmo fueron modificados estos requisitos tcnicos mnimos para una segunda
convocatoria:
REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS
*NOTA: La entrega ser en tres partes en el almacn de limpieza pblica.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Recordemos que cuando el rea usuaria elabora las caractersticas tcnicas, stas deben ser detalladas.
Debe indicarse con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras objeto de contratacin.
A. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las caractersticas tcnicas.
Precisamente el artculo 12 del Reglamento indica que, sobre la base de las mismas, el rgano encargado de
las contrataciones tiene la obligacin de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar lo
siguiente:
1. El valor referencial.
2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.
3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.
4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el
caso.
5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de
ser necesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.
El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad,
si es que esta dependencia as lo requiere. Esta afirmacin se fundamenta en el artculo 13 del cuerpo legal
antes citado, el cual establece que, para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las
contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada a
brindarlo bajo responsabilidad.
Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la contratacin de estudios de
preinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin con
el rgano encargado de las contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando
tenga que realizarse por paquete, o en forma separada.
B. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial
El Comit Especial tambin requiere la participacin del rea usuaria en el desarrollo del proceso de
seleccin.
En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirse
a aspectos que han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en el
expediente tcnico los cuales bajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por el comit especial sin
la opinin previa del rea usuaria.
Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial pertenece al rea usuaria, no debe perderse de
vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en las
respuestas relacionadas con los requisitos tcnicos mnimos, que han sido elaborados por esta.
Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultado para hacer las
consultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que stas se refieran al requerimiento o a las
caractersticas tcnicas.
Al respecto, el artculo 31 del Reglamento de la Ley, al precisar las competencias del Comit Especial, seala
que puede consultar los alcances de la informacin proporcionada en el Expediente de Contratacin y

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier
modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado
de las contrataciones, segn corresponda.
Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin podr requerir el
apoyo del rea usuaria a efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido en los requisitos
tcnicos mnimos.
Si el motivo de declaratoria de desierto est referido a las caractersticas del objeto contractual, el Comit
Especial solicitar informacin al rea usuaria, quien adems se encuentra obligada a darle el apoyo
correspondiente.
C. Casos especiales
1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco
El artculo 100 del Reglamento de la Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un
bien o servicio deber consultar el Catlogo Electrnico de Convenios Marco.
Precisa adems que si el catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas, las Entidades, a
travs del rgano encargado de las contrataciones, estarn obligadas a contratarlos de los proveedores
adjudicatarios. Previamente verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems
condiciones establecidas en las correspondientes fichas del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, por
medio de la emisin de rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a un
proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados
corresponden a procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico, mediante la suscripcin del
contrato.
El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la Entidad pblica escoge desde un
catlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes o servicios, y realiza la contratacin de manera
directa a travs de una orden de compra, de servicio o contrato.
Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismo gil para la
contratacin. Permite a la Entidad no solamente escoger a la brevedad al contratista sino tambin la marca
del bien; e inclusive fraccionar la compra en el tiempo y con distintos proveedores.
Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien o servicio cuyas caractersticas son distintas a aquel que
aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminos que debe seguir en el siguiente orden
estricto:
Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializan por la modalidad de
subasta inversa a fin de verificar si en el mismo se encuentra el bien o servicio requerido.
Segundo: convocar al proceso de seleccin que corresponda de la manera clsica.
En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del Convenio Marco, el rea usuaria al momento de
realizar su requerimiento debe verificar si el bien o servicio con las caractersticas que requiere se encuentre
en el catlogo del convenio marco.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en el catlogo de bienes y servicios
que se comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del
proceso de seleccin que corresponda.
2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones
Hemos indicado que el rea usuaria es la responsable de determinar las caractersticas de los bienes,
servicios y obras que requiere para la satisfaccin de sus necesidades y el cumplimiento de sus metas.
Asimismo, hemos enfatizado que los requisitos tcnicos mnimos deben responder a las necesidades reales
de la Entidad, en concordancia con el Principio de Razonabilidad, en aras del objetivo planteado por la Ley.
Atendiendo a estos puntos, debemos tener en cuenta que existen situaciones en las cuales solamente un
proveedor cumple con la totalidad de los requisitos tcnicos mnimos y adems el bien o servicio requerido
no admite sustituto.
La coyuntura descrita en el prrafo anterior faculta a la entidad pblica para recurrir a una exoneracin del
proceso de seleccin por la causal contemplada en el artculo 131 del Reglamento de la Ley.
En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan bienes o servicios sustitutos a
los requeridos por el rea usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, la
Entidad podr contratar directamente, vale decir, a travs de una exoneracin de proceso de seleccin.
En este caso, adems de presentar el requerimiento, luego de las coordinaciones con el rgano encargado
de las contrataciones de la Entidad, que le indicar que solamente un proveedor cumple con los requisitos
tcnicos mnimos, el rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legal
sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con determinada caracterstica que no puede
ser sustituida.
3. El rea usuaria en la culminacin del contrato
El artculo 176 del Reglamento de la Ley indica que la conformidad requiere del informe del funcionario
responsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la
calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran
necesarias. Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que servir
como insumo para la emisin de la conformidad.
En efecto, resulta consecuente que aquella rea que realiz el requerimiento y estableci los requisitos
tcnicos mnimos sea quien determine al final de la ejecucin contractual que recibi por parte del
contratista aquello que efectivamente requiri.
En resumen, las principales funciones del rea usuaria son las siguientes:
Requerir los bienes, servicios u obras de conformidad con lo previsto en el artculo 13 de la Ley.
Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad pblica del
objeto de la contratacin.
Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas durante el
proceso de seleccin. Puede leer una opinin del OSCE en:
http://www.osce.gob.pe/userfiles/archivos/281-10%20-%20MINCETUR%20-%20LP_1_2010.doc
Responsabilizarse de que el pedido cumpla con las exigencias legales mencionadas.
Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las caractersticas o
especificaciones tcnicas y de los trminos de referencia. En este caso debe tener en cuenta la

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

prohibicin de indicar marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares,


fabricantes determinados, o de consignar una descripcin que oriente la adquisicin o contratacin
de marca, fabricante o tipo de producto especfico. Slo ser posible solicitar una marca o tipo de
producto determinado.
II. El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad (OEC)
La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es
aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al
interior de una Entidad.
En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento. Puede tener la categora de
gerencia, oficina, unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacin interna.
El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el rea usuaria y el
comit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacin eficiente dentro del marco
normativo aplicable.
Actualmente, el artculo 6 de la Ley seala que los funcionarios y servidores que formen parte del rgano
encargado de las contrataciones de la Entidad, debern estar capacitados en temas vinculados con las
contrataciones pblicas.
Adicionalmente, el artculo 5 del Reglamento de la Ley establece que los funcionarios y servidores del
rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienen
directamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente
certificados, debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos:
1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta
(80) horas lectivas;
2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) aos;
3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada, no menor de un (1)
ao.
Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y servidores del rgano
objeto de comentario estn capacitados no solamente de manera terica sino tambin prctica, en temas
de contratacin pblica o gestin logstica en general.
Este requisito legal tiene como finalidad que los rganos encargados de las contrataciones cuenten con
personal calificado que permita a la Entidad satisfacer sus necesidades de bienes, servicios y obras para el
cumplimiento adecuado y oportuno de las metas y finalidades planteadas.
Un rgano encargado de las contrataciones conformado por personas calificadas en las condiciones
previstas se convertir en un principal aliado de las reas usuarias antes que en una dependencia
burocrtica que retrasa las contrataciones requeridas y no ejecuta adecuadamente el Plan Anual de
Contrataciones
De otro lado, la norma establece que esta capacitacin deber ser para aquellos funcionarios y servidores
del rgano encargado de las contrataciones que intervienen directamente en alguna de las fases de la
contratacin estatal.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Esto ltimo debe entenderse como el hecho de que solamente estn obligados a ser capacitados los
servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuya labor se relaciones estrictamente
con la contratacin de un bien, servicio u obra
A manera de ejemplo, podemos indicar que debern recibir esta capacitacin los funcionarios y servidores
del rgano encargado de las contrataciones que se encarguen de elaborar el estudio de posibilidades que
ofrece el mercado, participen como miembros del comit especial y realicen actividades vinculadas a la
supervisin de la ejecucin contractual.
Sin perjuicio de lo establecido por la normativa, es recomendable que la capacitacin se realice tambin a
otros rganos de las entidades como reas Usuarias, rgano de Control Institucional, Asesora Jurdica,
Secretara General, Gerencia General, Titulares de Pliego entre otros, puesto que de esa manera se podrn
unificar criterios entre las distintas dependencias de la Entidad, lo que redundar en un mejor manejo de las
compras pblicas.
Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las
dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus
requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas,
sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades.
Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE,
siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad.
Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rgano encargado de
las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual de
Contrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contrataciones
revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los
crditos presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional.
En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a su
cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor
estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones.
Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar una indagacin de
mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones. Posteriormente, al momento de
realizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este
valor estimado no podr ser considerado como una fuente para el indicado estudio.
Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten a
los montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo de
diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere el
monto previsto en el presupuesto institucional.
Por otro lado, el artculo 8 del Reglamento de la Ley establece que el Plan Anual de Contrataciones aprobado
estar a disposicin de los interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en el
portal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precio
equivalente al costo de reproduccin.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia contemplado en el
artculo 4 acpite h) de la Ley.
El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como el gasto que incurrir la Entidad en
fotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastos como personal,
electricidad, gastos administrativos entre otros.
Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente de
Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca en el
Reglamento.
De otro lado, el artculo 10 del Reglamento establece que el rgano encargado de las contrataciones tiene a
su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo en el que dicha
custodia est a cargo del Comit Especial. Dicha custodia implica mantener un adecuado sistema de archivo
que permita conservar el expediente de contratacin en buenas condiciones, por un periodo mucho mayor a
diez (10) aos. Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su
aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamente deber verificar que
efectivamente contiene los siguientes documentos:
1.

2.
3.

Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmados en las
especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico, respectivamente. En el caso
de obras adems debe contarse con la viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversin
Pblica.
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativa sobre
contrataciones del Estado.
Disponibilidad presupuestal.

Es sumamente importante que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad verifique la


existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementos indispensables para la
aprobacin del Expediente de Contratacin.
En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmente imposible
aprobar el expediente de contratacin.
Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber
contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que haya sido modificado en
algn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que
declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los
requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior.
A. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticas
tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar
La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con
el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativas
tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la


convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos
innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores.
Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el estudio de
posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento.
Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de las
Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas tcnicas deben ser
objeto de modificacin; de manera tal que la contratacin se enmarque en los estndares planteados para
el caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente.
En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papel
fundamental: conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad de
potenciales postores a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber
comunicar inmediatamente al rea usuaria qu extremo de las especificaciones tcnicas o trminos de
referencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo proveedor.
Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarle al rea
usuaria cules sern los extremos que requieren ser afinados, de modo tal que puedan escoger las mejores
alternativas que ofrece el mercado.
Por ejemplo, en el caso de la compra de bienes, el rea usuaria podra requerir, de manera involuntaria, una
caracterstica que se encuentra descontinuada en el mercado que ha sido reemplazada por una ms
evolucionada. En este supuesto, en virtud a la coordinacin dispuesta en la normativa sobre contratacin
pblica, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad est en la obligacin de indicar al rea
usuaria cules son los ajustes que debe hacer en sus especificaciones, para retirar la caracterstica
descontinuada y considerar aquella que se encuentra vigente en el mercado.
Precisamente, como ya lo mencionamos anteriormente, el Artculo 11 del Reglamento de la Ley, al ocuparse
de las caractersticas tcnicas de lo que se va a contratar, indica que el rea usuaria es la responsable de
definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que
requiera para el cumplimiento de sus funciones. Esta actividad debe desarrollarla de acuerdo a lo indicado
en el Artculo 13 de la Ley.
Asimismo, la citada norma acota que el rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea
usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las
caractersticas de lo que se va a contratar.
Esta norma es consecuente con la coordinacin que debe existir entre el rea usuaria y el rgano encargado
de las Contrataciones de la Entidad para realizar los ajustes necesarios en los requisitos tcnicos mnimos;
pero no debe perderse de vista que la responsable final de la determinacin de las caractersticas tcnicas es
el rea usuaria.
Sobre esto ltimo, debe tenerse en consideracin que si el rea usuaria cuenta con el sustento tcnico
necesario para establecer en su requerimiento una o ms caractersticas que solamente las cumple un
proveedor y que adems se trata de un bien o servicio que no admite sustituto, entonces corresponde
iniciar el trmite para la exoneracin contemplada en el artculo 20 acpite e) de la Ley.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Ahora bien, la contratacin de esta eventual exoneracin se realizar conforme al procedimiento


establecido en el artculo 135 del Reglamento de la Ley. Dicha norma establece que la contratacin del bien,
servicio u obra objeto de la exoneracin, ser realizada por el rgano encargado de las contrataciones de la
Entidad o el rgano designado para el efecto.
En otras palabras, el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a cargo de realizar el
procedimiento de exoneracin, a menos que en el documento que apruebe la misma se designe a otra
dependencia.
B. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
El artculo 19 de la Ley establece que el rgano encargado de las contrataciones en cada Entidad es
responsable en caso del incumplimiento de la prohibicin a que se refiere dicho artculo.
La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual consiste segn el
artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de
proceso de seleccin.
Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar un
estricto control de los requerimientos enviados por las distintas reas usuarias a lo largo de un ejercicio
presupuestal, a fin de determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento.
Sin perjuicio de esta obligacin legal, debe tenerse en consideracin que el citado artculo 20 ha considerado
supuestos en los cuales, no obstante encontrarnos ante un caso de fraccionamiento, la norma ha estimado
pertinente tomarlo como una excepcin. Dichos casos son los siguientes:
1. Cuando estando acreditada la necesidad en la etapa de planificacin, la Entidad restringi la
cantidad a contratar por no disponer a dicha fecha la disponibilidad presupuestal correspondiente;
situacin que vara durante la ejecucin del Plan Anual de Contrataciones al contarse con mayores
crditos presupuestarios no previstos, provenientes de, entre otros, transferencias de partidas,
crditos suplementarios y recursos pblicos captados o percibidos directamente por la Entidad.
2. En el caso que con posterioridad a la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, surja una
necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada, la cual deber ser atendida en su
integridad a travs de una contratacin, salvo que respecto de la contratacin programada aun no
se haya aprobado el Expediente de Contratacin.
3. Cuando se contrate con el mismo proveedor como consecuencia de procesos de seleccin con
objetos contractuales distintos o en el caso que concurran procesos de seleccin con contratos
complementarios, exoneraciones o con procesos bajo regmenes especiales.
4. Tratndose de una contratacin efectuada a travs del Catlogo de Convenios Marco.
5. En caso se requiera propiciar la participacin de las microempresas y pequeas empresas, en
aquellos sectores donde exista oferta competitiva, siempre que sus bienes, servicios y obras sean
de la calidad necesaria para que la Entidad se asegure el cumplimiento oportuno y los costos sean
razonables en funcin a las condiciones del mercado.
Es muy importante que el rea usuaria, rgano encargado de las contrataciones, rgano de control
institucional, rea legal y dems dependencias de la Entidad encargadas de analizar la existencia de
fraccionamiento conozcan claramente estas excepciones, a fin de evitar retrasos en la contratacin
programada por la Entidad.
As por ejemplo, si un rea usuaria que fue creada luego de la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones,
realiz durante 10 meses en el ao hizo la compra de tner para sus impresoras, a razn de S/ 1,000.00 (Un

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

mil con 00/100 nuevos soles) en cada compra; no se configura fraccionamiento porque la contratacin no
fue dividida para cambiar de tipo de proceso de seleccin.
En efecto, en el caso antes sealado, la contratacin para todo el ao de tner para dicha rea usuaria
asciende a la suma de S/ 10,000.00 (Diez mil con 00/100 nuevos soles). Dicha contratacin se encuentra
fuera de un proceso de una seleccin en virtud al acpite h) del numeral 3.3 del artculo 3 de la Ley.
En cambio, si la compra de tner hubiera sido por una suma mayor a tres (3) UIT, se hubiera configurado el
fraccionamiento, pues se dividi la contratacin para evitar realizar el proceso de seleccin que
corresponde.
Un tpico caso de fraccionamiento lo encontramos cuando por ejemplo, se pretende comprar medicamentos
para todo el ao pero se divide la contratacin, y se requiere mensualmente los medicamentos necesarios
para cubrir la necesidad de los prximos treinta das.
C. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valor referencial
El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia tambin la
determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en
consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido rgano determinar lo siguiente:
1. El valor referencial.
2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores.
3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro.
4. Informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el
caso.
5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de
ser necesario.
6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.
Asimismo, la normativa sobre contratacin pblica obliga que el indicado estudio tome en cuenta
presupuestos y cotizaciones actualizados. Estos debern provenir de personas naturales o jurdicas que se
dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes cuando corresponda; o a travs
de portales y/o pginas Web, catlogos, entre otros. Deber emplearse como mnimo dos (2) fuentes.
Es importante que los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad
conozcan que, cualquiera fuera el nmero de cotizaciones que hayan conseguido, nicamente poseen una
fuente y que slo de manera excepcional podrn elaborar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado
con una sola fuente.
La normativa establece que tambin tomar en cuenta, cuando la informacin est disponible, los precios
histricos, las estructuras de costos, las alternativas existentes segn el nivel de comercializacin, los
descuentos por volmenes, la disponibilidad inmediata de ser el caso, las mejoras en las condiciones de
venta, las garantas y otros beneficios adicionales, as como tambin la vigencia tecnolgica del objeto de la
contratacin de las Entidades. Para la determinacin del valor referencial, el rgano encargado de las
contrataciones est facultado para solicitar el apoyo que requiera del rea usuaria, la que estar obligada a
brindarlo bajo responsabilidad.
B. Suscripcin del contrato
Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo es precisamente la
suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamente firme, el
Comit Especial debe entregar el expediente del proceso de seleccin al rgano encargado de las
contrataciones de la Entidad a fin que el mismo pueda citar al contratista para la firma del contrato.
El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa, teniendo en
cuenta el objeto y tipo de proceso convocado.
III. El Comit Especial
A. Definicin
Antes de definirlo, les presentamos el siguiente caso: Una institucin especializada en oftalmologa, saturada
por la cantidad de pacientes, obtuvo el presupuesto para construir algunos consultorios adicionales y otros
ambientes necesarios. Cuando su director, acompaado de sus asesores, estuvo seguro de que estaban
dadas las condiciones para iniciar el proceso de contratacin de la obra, design a tres mdicos
oftalmlogos para que integren el Comit Especial.
Su presidente, tan pronto recibi el Expediente de Contratacin, convoc a sus colegas para elaborar las
bases administrativas y, cuando empezaron a analizar la informacin que se les haba proporcionado,
quedaron sorprendidos por la cantidad de documentos que estaban contenidos en dos archivos
voluminosos. Al observar el contenido encontraron, entre otros datos, la memoria descriptiva, las partidas,
los metrados, el anlisis de precios unitarios y los planos de la futura edificacin.
Cerraron los tomos, los ataron en un paquete conforme les haban entregado y subieron a la oficina del
director quien estaba imaginando cmo se vera la placa de bronce grabada con la inscripcin Pabellones
construidos en la gestin del Dr. ., pero su pensamiento fue interrumpido por la llamada de su secretaria
que le anunci la presencia de los miembros del Comit Especial de la obra. Que pasen, dijo, un poco
irritado. Entonces ingresaron.
El presidente del Comit Especial coloc los files del expediente tcnico en el escritorio del director, los
abri y ubic las pginas que contenan las partidas y metrados, adems de las que contenan los planos y
habl: Seor director qu somos nosotros? Oftalmlogos, lo mximo en aspectos de la visin y,
sealando los documentos, continu, pero en este caso no la vemos[3].
Este caso nos permite reconocer que el nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir un
Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien,
del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta
alternativa, siempre ser beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios
indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del proceso de seleccin.
La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit Especial es el rgano facultado
para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su
culminacin con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin
Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de la Entidad o de otro
funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados con
nombre propio y con indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse
tantos suplentes como titulares se haya designado..

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno
(permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directas y de menor cuanta. El
encargo
para
desempear
la
funcin
del
comit
especial
es
irrenunciable[1].
B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial
La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el Titular de la Entidad o
por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para ms de un proceso de
seleccin.
Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quien
ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes y
su respectiva correspondencia con los titulares para el caso de reemplazo.
Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de los
miembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria.
Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo en
calidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otra
entidad pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima.
No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios que ejerzan
funciones de control o fiscalizacin, excepto personal del rgano de control interno cuando ste
sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases,
o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los funcionarios que en
su calidad de miembros de un Comit Especial hubieren sido sancionados por resolucin
debidamente fundamentada.
Dejar de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con posterioridad a su
designacin.
Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el Decreto
Legislativo N 078-2009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo mximo de dos (02) das
despus de haberse aprobado el Expediente de Contratacin.
C. Cambio de los miembros del Comit Especial
Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso fortuito o fuerza mayor;
es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan imposible el cumplimiento de su funcin, tales
como enfermedad, muerte, culminacin del contrato, cese en las funciones, entre otros. La remocin
deber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el documento de remocin se nombrar su
reemplazo.
D. Reemplazo por los suplentes
En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser reemplazado por uno de los suplentes
de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la ausencia para determinar
responsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el cargo de
miembro suplente.

E. Tipos de Comit Especial


1. Permanente
Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuanta que se vayan a
convocar en el curso del ao

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

2. Ad Hoc (para un proceso especfico)


Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un concurso pblico. En adjudicaciones directas
y de menor cuanta puede designarse uno cuando sea necesario.
F.

Derechos del Comit Especial


Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a recibir el
Expediente de Contratacin debidamente aprobado.
Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de Contratacin, realizar
observaciones y sugerir modificaciones. Si se aceptara esto ltimo, es necesario que el Expediente
de Contratacin vuelva a aprobarse.
El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina orgnica de la
Entidad para el mejor desempeo de sus actividades.
Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le asigna.
Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin, aunque su
aprobacin deber realizarlas la misma autoridad que lo aprob.
Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la oficina de Logstica. Si esta la
acepta debe ser aprobado por el funcionario que dio visto bueno al Expediente de Contratacin y
solicitarse la certificacin presupuestal.
Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza mayor o falta
grave debidamente acreditada.

En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial pocas veces son expertos en
asuntos de contratacin; por lo que resulta natural que se les haya dado la facultad de exigir la asesora de
cualquier otro rgano, funcionario o servidor de la Entidad a efectos de llevar correctamente el trabajo que
se le ha encomendado.
Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como correlato la autonoma en el
ejercicio de sus funciones.
La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte de diversas personas interesadas en el
negocio que va implcito en todo proceso de seleccin, siempre estar presente. La razn reside en que
finalmente, en las manos de ste, de algn modo est la adjudicacin de contratos, cuyos montos van desde
unos pocos miles a varios millones de nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de
autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de otro modo no podr alegar
violacin de su fuero, sino que se habr convertido en cmplice de las acciones ilcitas.
G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial
El da siguiente de su designacin, el presidente del Comit Especial debe convocar a los dems
miembros para su instalacin.
Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.
Conducir el proceso de seleccin hasta su culminacin.
Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno de los cuales puede abstenerse
de emitir su voto. Los acuerdos pueden ser unnimes o por mayora.
Sus decisiones deben constar en actas.
La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los miembros; salvo
que alguno de ellos haya votado en contra.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

H.

Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y de las


propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin en
la fecha y hora prevista en el calendario del proceso de seleccin. Una vez producido este evento,
cesa el deber de confidencialidad y aparece el de transparencia, en virtud del cual se deber
permitir que cualquier postor revise toda la informacin generada en el transcurso del proceso de
contratacin.
Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia - no puede modificar las bases

El comit especial tambin es responsable de los requisitos mnimos

Las normas que regulan las contrataciones del Estado no establecen responsabilidad del Comit Especial
respecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin en
dos criterios: el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las
cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo
concepto, sumamente amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier persona
que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con la
conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un
experto en el objeto del contrato.
I.

Funciones del Comit Especial


Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.
Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin, que ocurre en los
siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor
ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el
contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso o porque haya
desaparecido la necesidad[5].
A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren conocimiento y
experiencia en logstica y en las normas que regulan las contrataciones del Estado; pues, aunque se
les provee de determinada informacin, est en sus manos completarla hasta convertirla en una
oferta vlida, firme, seria y, sobre todo, para los fines buscados.

El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial implica necesariamente el conocimiento de los
derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos.
J. Fuentes de informacin para elaborar las bases administrativas
Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes principales: reglas del proceso
de seleccin, requisitos mnimos y factores de evaluacin, el Comit Especial recurrir a las siguientes
fuentes de informacin:
1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del contrato
La fuente de informacin principal son las bases estandarizadas publicadas por el OSCE, en las que
se ha sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son aplicables a los procesos de
seleccin. A ellas deben aadirse la informacin propia de la institucin y la que consta en el
Expediente de Contratacin.
2. Requisitos mnimos
La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales que regulan el
objeto del proceso de seleccin.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

3. Factores de evaluacin
La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de los miembros del
Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de evaluacin constituyen el nico aporte
real del Comit Especial y de los cuales es el nico responsable.
A continuacin les presentamos el siguiente caso:
Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y funcionarios. El
pedido estimado fue de 50000 litros para un ao. Con esta informacin, la oficina de logstica
realiz el estudio de mercado y solicit cotizaciones.
Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de 650 ml, otras
por envases de litro y otras por envases de veinte litros. En este momento, se dieron cuenta, en la
entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y decidieron adquirir el lquido en botellas
de 650 ml.
Al revisar la informacin recibida de los proveedores que cotizaron el volumen elegido,
encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron que ese sera
el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el expediente de contratacin
estaba completo, pidieron su aprobacin y la obtuvieron sin contratiempos, pues al fin y al cabo se
trataba de comprar agua.
El Comit Especial, luego de recibir el Expediente de Contratacin aprobado y sin hacer ningn
reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoria
en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no producindose ninguna de ellas. Este
hecho fue considerado como un sntoma de un proceso ejemplar; de modo que slo caba esperar
la fecha de presentacin de ofertas en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de
sobres y otra de muestras, estas ltimas pedidas para asegurar la calidad del producto.
En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario establecido, slo
haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Los
evaluadores consideraron que el producto no reuna las caractersticas de calidad, entre ellas, el
registro sanitario: Procedieron a redactar el acta del resultado, que incluy la declaratoria de
desierto del proceso de seleccin.
Posteriormente se comunicaron con los distribuidores de agua de marcas conocidas, con la
finalidad de conocer las razones de su ausencia en el proceso. Ellos les dijeron que el valor
referencial no representaba el costo de mercado.
Dos das despus, cuando en la oficina del rgano de control interno se acab el bidn de agua,
pidieron su reemplazo; pero en la oficina de logstica les comunicaron que no disponan del
producto. Asimismo les precisaron que el proceso para adquirirlo se haba declarado desierto por
falta de postores; pero que no se preocuparan, porque en tres das, como mximo, tendran el
preciado lquido en envases individuales para saciar su sed.
Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin acerca de los
envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en botellas de 650 ml.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO

AGENCIA ANDINA PARA EL DESARROLLO HUMANO DEL PERU - ADEHPERU

Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les peda que


justifiquen la razn de comprar agua en el envase antes citado; pues lo comn y razonable es que
se adquiriera en recipientes de 20 litros, como se haca normalmente y cuyo costo, adems, era
mucho menor.
La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la declaratoria de
nulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaron
en el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba presentado un recurso de apelacin,
porque consideraba que las razones expuestas para rechazar su oferta (carencia de registro
sanitario) no estaba previsto en las bases, de modo que no hubo ms remedio que esperar la
ratificacin de la nulidad, previo trmite de la impugnacin.
Qu fall en este proceso de seleccin? En primer lugar, la oficina de logstica (OEC) no hizo un
trabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar un pedido sin
importar el porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber sido parte de las decisiones
estratgicas de la institucin representada en la optimizacin de los recursos humanos. Se habra
previsto, entonces, la compra del agua necesaria para el personal de la Entidad, as como la
cantidad, la calidad, la forma de presentacin, las condiciones sanitarias, entre otros datos que
habran servido para que el requerimiento de compra sea un pedido bien elaborado.
De otro lado, la oficina de logstica (OEC) al no haber realizado una correcta gestin del pedido
(tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio de mercado, lo que
gener un valor referencial subvalorado; es decir, el Expediente de Contratacin no fue elaborado
de manera correcta.
A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna evaluacin del
Expediente de Contratacin, no se percat de sus deficiencias y traslad su contenido al texto de
las bases, las que, debido a la ausencia de consultas y observaciones, estaban irremediablemente
viciadas de nulidad.
Este ejemplo sencillo ilustra tres aspectos fundamentales de los actos preparatorios del proceso de
contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado buscado; pues un
Expediente de Contratacin bien elaborado garantiza la calidad de los productos que se va a
contratar, las condiciones de la transaccin comercial y el precio correcto; asimismo, un Comit
Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea un
texto coherente y objetivo que promueva un proceso de seleccin transparente.

Pie de pgina:
[1] Art. 20 de la Ley y 27 al 34 del Reglamento.
[2] Art. 34 del Reglamento.
[3] Esta ancdota es contada por el Ing. Miguel Salinas Seminario, consultor de obras y expositor en temas
de contratacin pblica.
[4] Art. 28 del Reglamento.
[5] Art. 27 del Reglamento.

COORDINACION DE CAPACITACION DIPLOMADO EN CONTRATACIONES PBLICAS DEL ESTADO