BALANCE GENERAL.

Tambien llamado estado de situacin financiera o estado de posicin

financiera, muestra informacin relativa a una fecha determinada sobre los
recursos y obligaciones financieros de la entidad; por consiguiente, los
activos en orden de su disponibilidad, revelando sus restricciones; los
pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; as
como el capital contable o patrimonio contable de dicha fecha. (NIF A-3).
A continuacin se define algunas cuentas pertenecientes al Balance General y
de acuerdo a la clasificacin de los activos y pasivos.
CUENTAS DE ACTIVO
Activo: Presenta todos los bienes y derechos que son propiedad del negocio.

Caja: Representa dinero en efectivo; se considera como efectivo los

billetes del banco, monedas, cheques recibidos, giros bancarios,
postales, telgrafos, etc.

La cuenta de caja aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo; disminuye

cuando se paga en efectivo.

Bancos: Representa el valor de los depsitos a favor del negocio,

hechos en las distintas instituciones bancarias.

La caja de bancos aumenta cuando se depositan dinero o valores al cobro;

disminuye cuando se expiden cheques contra el banco.

Mercancas: Es todo aquello que se hace objeto de compra o venta.

La cuenta de mercancas aumenta cuando nos compran o nos devuelven

mercancas; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancas.

Clientes: Son personas que deben al negocio por haberles vendido

mercancas a crdito, y a quienes no se exige especial garanta
documental.

La cuenta de clientes aumenta cada vez que se venden mercancas a crdito;

disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la
mercanca o se le concede alguna rebaja.

Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son ttulos de

crdito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.

La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se reciben cuenta de

cambio o pagars a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se
endosa uno de estos documentos o se cancelan.

Deudores diversos: Son personas que deben al negocio por un

concepto distinto de la venta de mercancas.
Las cuentas anteriores son las que, por lo regular, tienen movimiento
constante en todo negocio comercial.

Terrenos: Son los espacios de tierra que pertenecen al comerciante.

Edificios: Representan las casas que son propiedad del comerciante.

Mobiliario o equipo de oficina: Se considera como mobiliario o equipo

de oficina los escritorios, sillas, libreros, mostradores, bsculas,
vitrinas, mquinas de oficina, etc.

Equipo de entrega o de reparto: Son todo los vehculos de transporte

que se utilizan en el reparto de las mercancas, tales como camiones,
camionetas, bicicletas, motocicletas, etc.

Maquinaria: Representa el conjunto de maquinas de las que se sirven

las industrias para realizar su produccin.

Las cuentas de terrenos, edificios, equipo de oficina, etc.; tienen un

movimiento muy semejante: aumentan cada vez que se compre uno de esos
bienes; y disminuye cuando se vendan o se den de baja por inservibles.

Depsitos de garanta: Contratos mediante los cuales se amparan las

cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios
que el negocio va a disfrutar.

Gastos de instalacin: Son todos los gastos que se hacen para

acondicionar el local a las necesidades del negocio, as como para
darle al mismo cierta comodidad y presentacin.

Papelera y tiles: Son los materiales tiles que se emplean en labores

de la empresa, siendo los principales el papel tamao carta u oficio,
papel carbn, bloques de remisiones, talonarios de factura o recibos,
libros, registros, tarjetas, lpices, borradores, tintas, secantes, etc.

Propaganda o publicidad: Son los medios por los cuales se da a

conocer al pblico determinada actividad, servicio o producto que el
negocio proporciona, produce o vende. Los medios mas conocidos son
los folletos, prospectos, volante, anuncios en diarios, radiodifusoras y
otros vehculos de divulgacin.

Primas de seguros: Son los pagos que hace el comerciante a las

compaas aseguradoras, por los cuales adquieren bienes de su
negocio contra incendios, robos y accidentes.

Rentas pagadas por anticipado: son el importe de una o varias rentas

mensuales, semestrales o anuales, correspondientes al local que ocupa
el negocio, que aun no estando vencidas se hayan pagado
anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo as
el contrato de arrendamiento o por convenir a los intereses del
comerciante.

Intereses pagados por anticipado: Son los intereses que se pagan

antes de la fecha de vencimiento del crdito. Este caso se presenta en
los prestamos en el que los intereses se descuentan a la cantidad
originalmente recibida.

CUENTAS DE PASIVO
Pasivo: Representa las deudas y obligaciones a cargo del negocio.

Proveedores: Son las personas o casa comerciales a quienes debemos

por haberles comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna
garanta documental.

Documentos por pagar: Son ttulos de crdito a cargo del negocio,

tales como letras de cambio, pagares, etc.

Acreedores diversos: Son las personas a quienes debamos por un

concepto distinto de la compra de mercanca.

Acreedores hipotecarios o cuentas por pagar: Son los contratos que

tienen como garanta bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los
terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no
consumibles rpidamente.

Intereses cobrados por anticipado: Son los intereses que an no

estando vencidos, se hayan cobrando anticipadamente.

Rentas cobradas por anticipado: Son el importe de una o varias rentas

mensuales, semestrales o anuales, que aun no estando vencidas, se
hayan cobrando anticipadamente

Cierre contable

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de

resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.
Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado
para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser
una prdida o una utilidad.
Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos,
costos y costos de produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.
El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la
respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el
patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se
incrementar.
No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y
gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.
Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los
ajustes y conciliaciones del caso.
Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los
activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de

cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciacin, Mtodos de

depreciacin, Provisin de cartera, y Amortizacin de activos intangibles]
Es importante tambin la conciliacin de las cuentas bancarias lo que le permitir

realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a
cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier
otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clsico de las
reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el
cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.
Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realizacin de los ajustes
necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorizacin o desvalorizacin,
tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.
Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de
los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.
Esto conlleva implcitamente a la existencia de una planeacin con el objetivo de
conseguir el mejor resultado posible segn los objetivos que se quieran lograr.
La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios,
las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten
variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para
decidir cual es el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos
trazados.
Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras
de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos
que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
La realizacin de una correcta planeacin de polticas contables permite que la
empresa, adems de mostrar una situacin econmica y financiera real, que pueda
tambin incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad
econmica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.
La definicin de las polticas y procedimientos contables no es una tarea que se
deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que
algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el
principio y durante todo el tiempo.
Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten
el periodo siguiente, de suerte que la planeacin debe ser constante, y para nada
improvisada.
Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo
de incidir en los resultados finales. stas deben enmarcarse dentro de una poltica
de prudencia que no comprometa para nada ni la situacin econmica ni financiera
de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carcter legal.
Es importante que al momento de fijar las polticas contables, as como se le brinda
importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la
parte econmica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las
medianas y pequeas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.