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Pruebas de auditoria para la evaluacin definitiva del control interno

Con la finalidad de facilitar la evaluacin del sistema de control interno, ste se divide en
una serie de segmentos, llamados tambin subsistemas, sobre los cuales se aplican las
pruebas de funcionamiento, y son, por lo general, los siguientes:
- Caja Ingresos
- Caja Egresos
- Ventas y cuentas por cobrar
- Compras y cuentas por pagar Planillas
- Existencias y costos de ventas
Cada uno de estos aspectos se desarrollan dentro de las siguientes subdivisiones:
- Objetivos del control interno
- Control contable
- Pruebas de funcionamiento
1. CAJA INGRESOS
Objetivos del control interno
Los objetivos de un slido sistema de control interno de caja ingresos son los siguientes:
Objetivos de Control Interno : Caja - Ingresos
- Los ingresos obtenidos, en efectivo y/o con cheques, deben ser registrados en los libros de
contabilidad. De otro lado, los ingresos registrados contablemente hayan sido obtenidos.
- Los ingresos obtenidos deben ser depositados en su totalidad y de manera oportuna en
cuentas comentes bancarias de la empresa.
- Los ingresos deben ser registrados en el periodo a que corresponden.
- Los ingresos deben ser correctamente registrados en los mayores auxiliares y en el mayor
general.
Control contable
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de ingresos de caja, como condicin previa a cualquier
decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que
desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en
las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este
subsistema.
Control Contable
a. Segregacin de funciones, tanto para el manejo de los Ingresos como para el
registro de los mimos.
La posibilidad de errores o irregularidades se reducen a la mnima expresin cuando se ha
implementado una adecuada segregacin de funciones. Un slido sistema de control interno

considera que la persona encargada de recibir el dinero en efectivo y/o cheques. no realice
las siguientes funciones:
- Firmar y/o autorizar cheques.
- Registro contable de los ingresos.
- Conciliaciones bancarias.
- Control de cuentas corrientes de clientes.
b. Depsitos ntegros y oportunos de los ingresos de caja.
La persona encargada de abrir la correspondencia debe preparar y firmar la relacin diaria
de ingresos recibidos. Esta relacin debe incluir necesariamente el nmero del cheque:
banco girado; y el nombre del cliente. Las boletas de depsito selladas por el banco deben
ser comparadas con la relacin de ingresos y con las anotaciones en el rubro de caja. por
una persona distinta a la encargada de recepcionar los ingresos.
Las oportunidades para sustituir ingresos o para cubrir faltantes se limitan con el depsito
inmediato de los ingresos.
c. Procedimientos para el control de los ingresos por ventas al contado.
Los procedimientos para el control de los ingresos en efectivo producto de ventas al
contado varan de acuerdo a la actividad econmica de le empresa. Es importante la
utilizacin de boletas y/o facturas de venta prenumeradas por imprenta que deben ser
custodiadas por terceras personas; y, en su caso, la utilizacin de mquinas registradoras.
Tanto los totales de las cintas de las mquinas registradoras como los totales de ventas
diarias al contado y cobranzas en efectivo, deben ser comparados con las boletas de
depsito bancario y con las anotaciones en el libro de caja.
Se proporciona proteccin adicional cuando el personal del departamento de contabilidad y/
o de la oficina de auditoria interna realizan arqueos sorpresivos en periodos conos de
tiempo.
d. Correcto registro contable de los ingresos.
Los ingresos deben registrarse identificando a los clientes y cada una de las facturas
canceladas. Se debe evitar el registro de ingresos que se acrediten a los clientes de manera
global, debido a que este procedimiento dificulta el anlisis de las cuentas por cobrar, el
control de las cuentas vencidas y la clasificacin adecuada del pasivo corriente y a la largo
plazo.
e. Registro previo de los ingresos de caja como cuentas por cobrar.
Deben incluirse procedimientos que permitan detectar, por medio de una revisin de
cuentas por cobrar vencidas, ingresos no contabilizados y/o no recibidos.
Pruebas de funcionamiento

En primer lugar, los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se
aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos
del auditor. En segundo lugar, el alcance de las pruebas depender del resultado de la
evaluacin preliminar de la eficacia del control interno contable, as como del grado de
confianza que el auditor deposita en el mismo.
Es necesario tener en consideracin que. en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin; etc.
Pruebas de Funcionamiento : Caja - Ingresos
a. Examinar el libro de Caja-Ingresos para determinar la existencia de partidas poco
usuales. Establezca su origen y naturaleza.
Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los
procedimientos normales de control. Este tipo de transacciones. comprenden:
- Transacciones con empresas vinculadas y/o con personal del cliente. Se debe tener
conocimiento de la empresa matriz y/o de las empresas filiales o afiliadas: asimismo se
debe obtener una relacin de los principales ejecutivos de la empresa bajo examen. Esta
informacin permitir que el auditor identifique transacciones que requieren mayor nfasis
en el trabajo de auditoria y hechos que deben ser revelados en los estados financieros.
- Transferencias bancarias y entre compaas. El objetivo del auditor ser comprobar que
tanto el ingreso como el egreso se haya realizado en el mismo perodo contable.
- Obtener informacin acerca de otros tipos, de ingresos poco usuales, como por ejemplo:
1) Ventas de valores; 2) Enajenacin de activos fijos 3) Ventas de desechos y desperdicios;
4) Enajenacin de intangibles; etc.
b. Confrontar la relacin diaria de ingresos recibidos con las anotaciones en el libro
de caja.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre la recepcin y el
registro de los ingresos estn funcionando adecuadamente. Algunas empresas preparan por
separado relaciones dianas de ingresos en efectivo y por medio de cheques. En ambos casos
los totales de cada relacin deben compararse con las anotaciones en el libro Caja-Ingresos.
Deben desarrollarse procedimientos adicionales para comprobar las partidas ms
significat1vas. como: 1) verificar el depsito bancario; 2) cruzar con el estado de cuenta
corriente bancario, y 3) criticar el asiento de diario correspondiente, y su respectiva
anotacin en el libro mayor.
c. Confrontar las boletas de depsitos bancarios con las anotaciones en el libro de
caja. Asimismo, confrontar las boletas de depsitos con los crditos en los estados de
cuenta corriente y con los asientos en los libros diario y mayor, investigar los ingresos
depositados con atrazo.

Estos procedimientos tienen como objetivo comprobar que los ingresos de efectivo y
cheques hayan sido depositados ntegramente y de manera oportuna en bancos y registrados
en el libro de ingresos de caja.
Cuando el auditor detecte el incumplimiento de estos procedimientos de control en todo o
en parte, debe proceder a informar al cliente tal situacin y los riesgos que involucra. El
mantener el efectivo en caja no es conveniente, ya que podra generar ingresos financieros
por intereses y/o ingresos por dividendos (inversiones temporales en acciones).
d. Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el libro caja.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre el registro de
los de los ingresos de caja estn funcionando adecuadamente. Se debe efectuar la sumatoria
del libro caja y las reconciliaciones de todas y cada una de las cuentas corrientes bancarias.
e. Confrontar selectivamente determinado nmero de operaciones de caja con los
registros de control de cuentas por cobrar comerciales y con el libro mayor.
El objetivo de este procedimiento es comprobar que los ingresos de caja estn debidamente
contabilizados; es decir, registrados en el libro mayor y abonados oportunamente y en su
totalidad a las cuentas corrientes correspondientes (Cuentas por cobrar comerciales; otras
cuentas por cobrar, etc.).
f. Confrontar las facturas y/o boletas de venta al contado con los ingresos registrados.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles para ventas al contado
estn funcionando adecuadamente y que los ingresos en efectivo y/o cheques, hayan sido
registrados en los libros de contabilidad en su totalidad y con la debida oportunidad.
g. Revisar la documentacin sustentatora de los ingresos diversos (dividendos e
intereses recibidos en efectivo) con los registros auxiliares de control y el mayor
general.
Este procedimiento tiene como objetivo comprobar que los controles sobre ingresos
diversos estn funcionando en forma adecuada y que estos ingresos hayan sido registrados
en su totalidad y con la debida oportunidad.
Se debe tener en consideracin toda la gama; de ingresos diversos que existen para la
actividad econmica de la empresa, con la finalidad de obtener seguridad razonable de que
no existan ingresos no registrados. Ejemplos comunes de ingresos diversos son; l)
dividendos en efectivo; 2) intereses provenientes de bonos; 3} prestamos de accionistas y/o
empresas vinculadas; 4} ventas de desechos y desperdicios; etc.
VIGSIMA PRIMERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; y a

la evaluacin preliminar del control interno; proseguimos con la cuarta etapa referida a la
evaluacin definitiva del control interno.
Habiendo desarrollado, en el informativo de la quincena anterior, las pruebas de auditoria
para la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al Subsistema de CajaIngresos, continuamos con el Subsistema correspondiente a Caja-Egresos
Caja Egresos
Objetivos del control interno
Los objetivos de un slido sistema de control interno de caja egresos son los siguientes:
Los egresos de caja deben ser registrados en los libros de contabilidad. Asimismo, los
egresos registrados contablemente hayan sido efectivamente realizados.
Los egresos registrados contablemente deben estar sustentados documentariamente,
(Ejemplo: recibos de caja, boletas y/o facturas de venta, etc).
Los egresos de caja deben corresponder al giro del negocio.
Los egresos deben ser registrados en el periodo en que corresponden y contabilizados en
las cuentas correspondientes.
Los egresos deben ser correctamente registrados en los mayores auxiliares y en el mayor
general.
Control contable
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de egresos de caja, como condicin previa a cualquier
decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que
desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tienen efecto en
las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles para este
subsistema.
CONTROL CONTABLE
a. Segregacin de funciones, tanto para el manejo de los egresos como para el registro
de los mismos.
Personas distintas deben encargarse de preparar los cheques, firmarlos y/o autorizarlos,
preparar las conciliaciones bancarias y participar en el manejo de los ingresos y egresos de
caja.. De igual manera, las personas relacionadas con el manejo de efectivo (ingresos y/o
egresos no deben participar en el registro y control de las cuentas por pagar y planillas. La
segregacin de las funciones del manejo y registro de los ingresos constituye un elemento
bsico de control sobre los egresos.
b. Todas las cuentas bancarias deben ser autorizadas por el directorio o por personas
designadas por ste.
Es usual que el directorio autorice la cancelacin y apertura de las cuentas bancarias,
haciendo la anotacin correspondiente en el libro de actas. Con la finalidad de evitar que se
realicen desembolsos indebidos, es importante que todas las cuentas bancarias sean
autorizadas y que estn plenamente identificadas en los registros contables de la empresa
bajo examen.

c. Todos los egresos deben estar debidamente sustentados con documentacin


probatorias de los bienes y servicios recibidos.
Los procedimientos para el control de los egresos deben incluir la exigencia de que se
adjunten las facturas autorizadas de proveedores, la gua de remisin y la orden de compra
correspondiente, para la revisin de la persona autorizada a firmar cheques, Dichos
documentos deben ser debidamente anulados (cancelados, sellados y/o perforados) bajo la
supervisin de la persona encargada de firmar los cheques, antes de ser devueltos al
departamento de contabilidad para su archivo. Este procedimiento reduce al mnimo la
posibilidad de la duplicidad de pagos.
d. Los cheques no utilizados deben ser controlados.
Los cheques no utilizados deben ser autorizados y mantenerse bajo custodia de personas de
confianza y que no participan en el control y registro de las cuentas por pagar. El
departamento de contabilidad debe registrar y controlar los cheques no utilizados.
e. Deben establecerse controles sobre la firma de cheques.
La firma de cheques debe representar un elemento eficaz del control interno sobre egresos,
para lo cual el auditor debe comprobar que:
Las personas que firman cheques sean funcionarios o empleados responsables.
Existan tramos de montos para la firma individual o mancomunada de cheques.
Exista una prohibicin para firmar cheques en blanco.
El nmero de cheques debe ser anotado en las facturas canceladas de los proveedores y en
las copias correspondientes.
f. Las conciliaciones bancarias deben realizarse con procedimientos adecuados y
preestablecidos.
Los estados de cuentas bancarias deben ser conciliados con el movimiento y los saldos
contables. En las conciliaciones bancarias deben considerarse los siguientes conceptos:
Saldo segn estado bancario.
Depsitos en trnsito.
Cheques pendientes.
Notas de abono no contabilizadas.
Notas de cargo no contabilizadas.
Otras partidas pendientes.
Saldo segn libros de contabilidad.
Pruebas de funcionamiento
Al igual que para el segmento de ingresos, los elementos de control que se verifican. los
procedimientos que se aplican y el alcance de las pruebas, varan de un trabajo a otro de
acuerdo a los objetivos del auditor. Asimismo, el alcance de las pruebas depender del
resultado de la evaluacin preliminar, de la eficacia del control interno contable, as como
del grado de confianza que el auditor deposita en el mismo.
Es necesario tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como:
La naturaleza del negocio

Volumen de operaciones
Tipo de organizacin, etc.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTOS CAJA - EGRESOS
PRUEBA
a. Examinar el libro de Caja - Egresos para determinar la existencia de partidas poco
usuales. Establezca su origen y naturaleza.
Objetivo.
Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los
procedimientos normales de control. Este tipo de transacciones comprenden:
Transacciones con empresas vinculadas y/o con personal de la empresa. Se debe tener
conocimiento de la empresa matriz y/o de las empresas filiales o afiliadas; asimismo, se
debe obtener una relacin de los principales ejecutivos de la empresa auditada. Esta
informacin permitir que el auditor identifique transacciones que requieran mayor nfasis
en el trabajo de auditoria y hechos que deban ser revelados en los estados financieros.
Transferencias bancarias; entre compaas. El objetivo del auditor ser comprobar que
tanto el ingreso como el egreso se hayan realizado en el mismo periodo contable.
Obtener informacin acerca de otros tipos de egresos poco usuales, como por ejemplo: 1)
Prdidas en ventas de valores: 2) Prdidas en enajenacin de activos fijos: 3) prdidas en
enajenacin de intangibles; 4) Partidas extraordinarias (prdidas como consecuencia de
huelga de trabajadores, prdidas de suministros de activos no cubiertos por compaas de
seguros), etc.
b. Efectuar la evaluacin del control interno del rea de Caja - Egresos.
Este procedimiento se realizar desarrollando el cuestionario de control interno para Caja
Egresos. El auditor utilizar su criterio para aplicar la evaluacin mencionada a travs de
diagramas flujo o descripciones narrativas o una combinacin de ambos.
c. Comprobar la autenticidad de los fondos y depsitos, propiedad de la empresa. que se
encuentran en bancos o en trnsito.
Desarrollar pruebas de bancos aplicando, entre otros, los siguientes procedimientos:
Verificacin de las sumas de las conciliaciones bancarias.
Cotejar los saldos de la circularizacin, el estado bancario y el saldo segn libros.
Comparar la suma de las columnas de ingresos y egresos con el Libro Caja.
Verificar las partidas pendientes con la documentacin sustentatora.
Comparar la fecha de los egresos bancarios y la documentacin sustentatora.
Verificar la secuencia numrica de los cheques.
Hacer secuencia de operaciones pendientes.
VIGSIMA SEGUNDA PARTE
En el Informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, correspondiente al subsistema
de Caja-Egresos.

En esta oportunidad proseguimos con la explicacin de la evaluacin definitiva del control


interno correspondiente al subsistema de ventas y cuentas Dar cobrar.
Ventas y Cuentas por Cobrar
Objetivos del control interno
Los objetivos de un slido sistema de control interno para Ventas y Cuentas por Cobrar son
los siguientes:
Objetivos del Control Interno : Ventas y Cuentas por Cobrar
- Los bienes remitidos y los servicios prestados a Clientes deben ser facturados y
registrados contablemente. Asimismo, los dbitos a Clientes correspondan a bienes
remitidos y servicios prestados.
La notas de crdito a favor de clientes por concepto de devoluciones, descuentos y
bonificaciones deben ser elaboradas y registradas contablemente. De igual manera, los
abonos a clientes deben corresponder a conceptos validos.
- Las ventas realizadas (incluyendo, en su caso, cantidades, precio, condiciones de pago,
plazo de entrega de los bienes, etc.) deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la
empresa al respecto.
- Las ventas y los cargos a cuentas de clientes deben ser establecidos en concordancia de
las polticas de la empresa al respecto.
- Todas las ventas deben ser aplicadas a cuentas por cobrar (excepto las de contado) y
registradas adecuadamente en el periodo correspondiente. Los crditos a clientes deben
registrarse en el momento que se recibe bienes devueltos.
- Todas las ventas, crditos por devoluciones y dbitos por intereses y otros cargos, deben
ser oportunamente registrados en mayores auxiliares y pasados al libro mayor.
Consideraciones especiales
Un sistema de control interno eficaz debe proporcionar una seguridad razonable de que los
objetivos descritos precedentemente hayan sido logrados. De ser as, y las pruebas de
cumplimiento confirman esta conclusin, el trabajo sustantivo podra limitarse a:
* Verificacin de cortes;
* Anlisis detallados;
* Procedimientos selectivos de confirmacin; y
* Revisin de la antigedad de los saldos para cerciorarse de la recuperabilidad de cuentas
por cobrar ala fecha del balance general

Para fines de pruebas de cumplimiento, deben tomarse en consideracin todas las clases de
transacciones relacionadas con ventas y cuentas por cobrar. Algunos ejemplos se detallan a
continuacin:
* Remisin de mercaderas en forma total y en forma parcial;
* Ventas al contado, a crdito o en consignacin;
Ventas a empresas vinculadas y a terceros; y
Exportaciones y ventas nacionales.
El auditor debe poner especial atencin a los procedimientos para identificar ventas entre
segmentos y ventas a clientes importantes que posiblemente requieran ser revelados en los
estados financieros o en notas a los mismos. Los principios de contabilidad generalmente
aceptados requieren la revelacin de transacciones entre segmentos (FASB 14:
"FINANCIAL REPORTING FOR SEGMENTS OF A BUSINESS")
Las ventas realizadas a empresas vinculadas deben ser examinadas cuidadosamente por el
auditor y dependiendo del volumen de las operaciones, condiciones y otras caractersticas,
debera considerar la posibilidad de realizar pruebas por separado. En estas transacciones
debe prestarse atencin especial a la base sobre la cual se fijan los precios y otras
condiciones de venta.
De otro lado, si los procedimientos de circularizacin de saldos se aplican al cierre del
ejercicio, se pueden considerar tanto como pruebas de cumplimiento como pruebas de
validacin. Si estos procedimientos son aplicados a una fecha preliminar, lo cual es
frecuente en nuestro medio, el auditor debe considerarlos como pruebas de cumplimiento.
Control contable
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidas para el
procesamiento de las transacciones de ventas y cuentas por cobrar, como condicin previa a
cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las
transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a
continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecta a la probable eficacia de
los controles para este subsistema.
CONTROL CONTABLE: VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR.
a. Segregacin de funciones: facturacin, aprobacin de crdito, cuentas por cobrar,
ingresos de caja y embarques.
Personas distintas, en lo posible, deben encargarse de;
- Aprobar los crditos a los dientes.
- Autorizar los embarques.
- Preparar y verificar las facturas.
- Confrontar los registros auxiliares con las cuentas de control de cuentas por cobra.
- Confrontar los ingresos recibidos de clientes.
- Controlar la mercadera que sale del almacn para ser enviada a clientes.
- Controlar el procesamiento y reportes finales del sistema de cmputo.
- Aprobar la provisin para cuentas de cobranza dudosa.

- Aprobar el castigo de cuenta: por cobrar clientes.


A continuacin presentamos un ejemplo de I segregacin de funciones:
En la medida de lo posible, las funciones de operacin, proceso, cobro, depsito, registro y
verificacin Interna de los Ingresos deben segregarse para que el fraude a error por parte de
cualquier trabajador a tercero pueda descubrirse en el curso normal de las operaciones.
Por ejemplo, las distintas funciones implicadas en el proceso dentro de un perodo pueden
segregarse entre las distintas unidades organizativas de la siguiente manera:
SEGREGACIN DE FUNCIONES
Actividad
1. Recepcin del pedido del cliente
2. Autorizacin del crdito de la seccin de cobro y crdito del cliente; actividad de cobro.
3. Envi y preparacin de documentos de remisin.
4. Preparacin de la factura
5. Mantenimiento de los registros
6. Cancelacin de cuentas y autorizacin de devoluciones y provisiones.
7. Recepcin, deposito y registro de los pagos de clientes.
Realizada por
1. Departamento de ventas o departamento de servicio.
2. Departamento de finanzas.
3. Despacho
4. Seccin facturacin del departamento de finanzas.
5. Seccin de cuentas corrientes del departamento de finanzas.
6. Departamento de contabilidad, previa autorizacin de un gerente no responsable de las
funciones precedentes.
7. El cajero.
En las medianas y pequeas empresas (PYMES), la organizacin puede no ser lo
suficientemente grande como para proporcionar una completa segregacin de funciones
principales. En estos casos, las obligaciones de las personas que realizan estas funciones
deben segregarse en todo lo posible para asegurar que se detecten los errores o fraudes.
En tales situaciones, la auditoria interna o las verificaciones de la direccin deben hacerse
frecuentemente.
b. Los bienes entregados y servicios prestados a clientes deben ser facturados y
registrados en forma oportuna y que los cargos a clientes representen adeudos vlidos.
Los procedimientos de control sobre los bienes entregados y servicios prestados a clientes
incluyen generalmente lo siguiente:
* La recepcin de la orden de compra (pedido) del cliente.
* La aprobacin del crdito por una persona autorizada.

* La expedicin de la gua de remisin y otros documentos que se envan al departamento


de facturacin y que sirve de base para facturar a clientes despus de entregar los productos
o prestado los servicios correspondientes.
* La expedicin de la factura (o boleta) de venta.
De igual manera, el auditor deber tener en consideracin lo siguiente:
* Las facturas de venta deben ser comparadas con las guas de remisin y las rdenes de
compra para comprobar los productos vendidos (cantidad y calidad) y verificar el
cumplimiento de las condiciones de venta.
* Los precios deben corresponder a las listas de precios autorizado. Los descuentos,
rebajas bonificaciones otorgadas deben obedecer a polticas establecidas por el directorio
y/o gerencia.
* Deben existir procedimientos para comprobar que los precios sean aplicados
correctamente y que los clculos de cantidades y precios se determine correctamente.
* El empleado que enva las facturas a los clientes debe estar plenamente identificado.
* Todas las facturas de venta deben ser contabilizadas en base a una copia que debe
proporcionar el departamento de facturacin.
* Deben existir procedimientos para garantizar que tanto las ventas como las cuentas por
cobrar se registren en el periodo a que corresponden y por los montos totales. :

VIGSIMA TERCERA PARTE


Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente: a la comprensin de los sistemas: ya la
evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente
a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de ventas y cuentas por cobrar.
Ventas y Cuentas por Cobrar (Continuacin)
c. Todas las notas de Crdito a clientes deben ser emitidas correcta y oportunamente.
Las notas de crdito a clientes, principalmente las que corresponden a devolucin de
mercadera vendida, deben ser debidamente documentadas (guas de ingreso al almacn y
debidamente autorizadas por funcionarios que no participan de la recepcin, registro
custodia del efectivo.
d. Deben existir polticas que establezcan que las lneas de crdito deben ser
aprobadas antes del envo de la mercadera al cliente.
El auditor debe comprobar que existan procedimientos para garantizar que no se envo
mercadera al cliente sin previa revisin y automacin de su lnea de crdito. Si las lneas
de crdito son excedidas stas deben ser autorizadas por el jefe inmediato.
En cuanto a las cuentas de cobranza dudosa el auditor debe establecer lo siguiente:
- Si las cobranzas dudosas se asignan a un cobrador especializado en estas cuentas.

- Si las cancelaciones de las cuentas por cobrar dudosas son aprobadas por un empleado
responsable que no participe en el manejo de efectivo.
- Si existe un control adecuado para las cuentas canceladas y un procedimiento de
seguimiento hasta lograr su recuperacin.
e. Los saldos y movimientos de las cuentas por cobrar y ventas deben ser
confrontados con las respectivas cuentas de control.
El procedimiento de confrontar los saldos movimientos de las cuentas por cobrar y ventas
con las respectivas cuentas de control debe realizarse en forma peridica y cualquier
diferencia debe ser investigada. El resultado de las investigaciones debe ser de
conocimiento de un funcionario de superior jerarqua, quien deber autorizar los asientos de
reclasificacin y/o ajuste que corresponda.
f. Deben existir controles para garantizar la exactitud de los registros de cuentas por
cobrar.
El auditor debe comprobar el cumplimiento de algunos procedimientos bsicos que de
alguna manera garantizan la exactitud de los registros de las cuentas por cobrar:
- Circularizacin de saldos de clientes en forma mensual, incluyendo un detalle de la deuda
factura por factura y separadamente las notas de dbito o crdito que correspondan. Debe
existir evidencia de la confrontacin de los movimientos y saldos de la confirmacin de
clientes con los que aparecen en los registros auxiliares y cuenta de control en el mayor
general. Asimismo, debe existir evidencia de las investigaciones, de las diferencias y los
asientos de ajuste correspondientes.
- Los anlisis de cuentas por cobrar por antigedad de saldos deben ser revisados por
personas distintas a las que tengan que ver con ventas y cuentas por cobrar.
- Los registros analticos de cuentas por cobrar deben ser confrontados peridicamente con
el mayor general.

g. Deben existir procedimientos para garantizar que ingresan a caja todos recursos
provenientes de otros ingresos.
El auditor debe comprobar que se ejerza un control contable sobre otros ingresos, por
ejemplo:
- Enajenacin de activos fijos.
- Enajenacin de intangibles.
- Venta de inversiones a corto y largo plazo.
- Venta de desecho y desperdicio.
- Intereses y dividendos.
- Alquileres y regalas.
- Recuperacin de prdidas de ejercicios anteriores.

Asimismo, el auditor debe comprobar que exista una adecuada segregacin de funciones en
lo relativo al manejo de otros ingresos y el registro de las transacciones
correspondientes.
I
h. Deben existir procedimientos relativos a anticipos y a cuentas por cobrar al
personal para asegurar que este tipo de operaciones se reflejen adecuadamente en los
registros contables
Es importante que la empresa auditada cuente con procedimientos para controlar todos los
anticipos y cuentas por cobrar al personal. Se debe poner especial nfasis en las cuentas por
cobrar antiguas. Si lo saldos de estas cuentas por cobrar son significativos, ser necesario
evaluar la necesidad de revelar su composicin en nota a los estados financieros.
Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado da confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.
En sus pruebas de ventas, el auditor utiliza por lo general la factura de venta como punto de
partida (en algunos casos se utiliza la gua de remisin). El procedimiento consiste en
comparar una muestra de guas de remisin y las facturas de venta correspondientes, con la
finalidad de comprobar la eficacia de los elementos de control contable diseados para
garantizar que todas las guas de remisin sean facturadas El auditor debe examinar guas
de remisin antiguas pendientes de facturacin, facturas de venta emitidas pero no enviadas
a los clientes e investigar las partidas poco usuales y las ventas por montos significativos.
Por medio de una verificacin de la numeracin correlativa de los documentos, el auditor
realiza pruebas para cerciorarse de que todas las facturas de venta o servicios prestados
hayan sido anotadas en el registro de ventas correspondiente. La no observancia de la
numeracin correlativa podra dar lugar a la existencia de ingresos registrados de menos.
Para cerciorarse de que no se hayan registrado ventas ficticias, el auditor realiza
generalmente las siguientes pruebas: 1) la revisin selectiva del registro de ventas para
detectar nmeros inexistentes de facturas de venta y 2) la verificacin selectiva de los
asientos anotados en el registro de ventas.
Pruebas de Funcionamiento : Ventas Cuentas por Cobrar

Prueba a.
Examinar el registro de ventas y el mayor auxiliar de cuentas por cobrar y la cuenta de
ventas del libro mayor, para determinar si existen partidas poco usuales.
Objetivo
Identificar las transacciones infrecuentes que podran quedar al margen de los
procedimiento podra servir como una prueba sustantiva, ya que con frecuencia ayuda a
identificar problemas potenciales que pudieran afectar las cuentas contenidas en los estados
financieros.
Prueba b.
Verificar el control establecido sobre la documentacin referida a guas de remisin,
facturas de venta y notas de crdito emitidas en el ejercicio.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de verificar que estn disponibles para su revisin
todas las transacciones realizadas en el ejercicio. Sobre esta base el auditor podr
seleccionar una muestra de transacciones para aplicar pruebas detalladas de cumplimiento.
Prueba c.
Comparar las facturas de venta con las ordenes de compra y con las guas de remisin, para
verificar productos, cantidades, precios, plazos, etc.
Objetivo
Este procedimiento tiene por objetivo: 1) verificar que los cargos a clientes correspondan a
productos entregados y/o embarcados y 2) comprobar que los productos entregados o
servicios prestados hayan sido debidamente facturados.
El primer objetivo se logra a travs de una prueba selectiva del registro de ventas. Para
lograr el segundo objetivo la prueba se deber realizar sobre una muestra de las guas de
remisin.
El auditor deber investigar las guas de remisin no facturadas y las facturas emitidas que
no cuenten con guas remisin. La existencia de estas partidas podra significar la
subestimacin o sobrestimacin de los ingresos.
En todo caso el auditor deber considerar la posibilidad de aumentar el alcance de sus
pruebas, principalmente para relacionar las guas de remisin con las ordenes de compra y
ambas con las facturas de venta. Asimismo se deber verificar los cargos a los clientes en el
mayor auxiliar con el registro de ventas y con el movimiento del kardex de almacn.
Prueba d.
Comprobar que antes del envi de la mercadera al cliente se haya autorizado el crdito
correspondiente.
Objetivo
Desarrollar pruebas sobre una muestra de facturas de ventas para verificar el cumplimiento
de la poltica de crditos establecida por el directorio y/o la gerencia. El auditor deber
tener siempre presente que todo exceso sobre el crdito autorizado podra tener el efecto de

incrementar las cuentas morosas. Asimismo, se constituye en elemento importante para la


determinacin de la suficiencia de la provisin para cuentas de cobranza dudosa.
Una fuente importante para verificar el cumplimiento de la poltica de crditos son los
expedientes de los clientes que se encuentran bajo el control de a seccin crditos y
cobranzas.
VIGSIMO CUARTA PARTE
En el informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno con el Subsistema Ventas y
Cuentas por cobrar.
En esta oportunidad proseguimos con el estudio del Subsistema Ventas y Cuentas por
cobrar: pruebas de funcionamiento:
Ventas y cuentas por cobrar
(continuacin)
Pruebas de funcionamiento
Prueba e.
Verificar el cumplimiento de las condiciones de venta contenidas en las facturas
correspondientes.
Objetivo
En base a una muestra de facturas de venta, el auditor deber verificar el cumplimiento de
las condiciones de venta, a saber: 1) Clase de mercadera: 2) cantidad; 3) calidad; 4) precio
unitario; 5) precio total; 6) lnea; de crdito; 7) plazo de entrega; 8) fecha de cancelacin; 9)
descuentos, rebajas y bonificaciones otorgadas; etc.
Se aplicar la tcnica del clculo para todas las operaciones.
Las polticas de venta deben estar establecidas por escrito y el auditor est en la obligacin
de verificar su cumplimiento, como parte de su evaluacin definitiva de control interno para
el rea de ventas y cuentas por cobrar.
Prueba f.
Efectuar la revisin de los crditos y otras bonificaciones otorgadas a clientes para
establecer el importe de los mismos y comprobar que hayan sido debidamente autorizadas y
sustentados. Revisar los reportes diarios de ingreso al almacn por devoluciones.
Compruebe el registro oportuno de los crditos y bonificaciones.
Objetivo
Este procedimiento tiene por objetivo: 1) Verificar la validez de los crditos otorgados a
clientes por concepto de devoluciones y bonificaciones; y 2) comprobar el otorgamiento de
los crditos y que stos hayan sido debidamente registrados.
El primer objetivo se logra a travs de una prueba selectiva de las notas de crdito
registradas. Para lograr el segundo objetivo, las pruebas debern basarse en otras fuentes de

evidencia, por ejemplo, documentacin que sustenten las devoluciones, recepcin de


mercaderas, correspondencia, etc.
La validez de los crditos y bonificaciones registrados se comprueba generalmente a travs
de la revisin de los reportes diarios de ingreso al almacn por devoluciones y
correspondencia, relacionada.
Cuando se revise la documentacin mencionada, el auditor debe comprobar que los crditos
y bonificaciones hayan sido autorizados y que se haya observado la poltica establecida al
respecto. Un procedimiento importante es la confirmacin de las cuentas por cobrar, en lo
que respecta a obtener una prueba eficaz para determinar s los crditos y bonificaciones
otorgadas a clientes han sido registrados correcta y oportunamente pero no establece la
validez de los mismos.
Se debe considerar la posibilidad de circularizar selectivamente las cuentas cobrar
canceladas o asegurarse por otras fuentes que las cancelaciones eran apropiadas, por
ejemplo, revisando la correspondencia que sustenta las gestiones de cobranza, avisos
legales, cartas notariales, etc.
Prueba g.
Confrontar selectivamente el movimiento en el registro de ventas con la contabilizacin de
las facturas y notas de crdito correspondientes.
Objetivo
Este procedimiento permite al auditor obtener una seguridad razonable de que las
transacciones del segmento de Ventas y Cuentas por cobrar han sido registradas en el
periodo a que corresponden. Asimismo, con la finalidad de obtener una seguridad,
razonable de que los procedimientos establecidos son adecuados para garantizar que en los
estados financieros, las ventas y crditos no estn presentados en exceso, el auditor puede
llevar a cabo los siguientes procedimientos: 1) En base a una muestra de facturas de venta
contrastar stas con sus correspondientes guas de remisin y/o documentos de embarque y
con la orden de compra o pedido del cliente; 2) Una vez completado el procedimiento
anterior confrontar las facturas seleccionadas con su registro en el libro mayor.
Prueba h.
Comprobar la confiabilidad de la clasificacin de las ventas y delas cuentas por cobrar a
clientes.
Objetivo
Este procedimiento tiene por finalidad asegurarse de que tanto las ventas como las cuentas
por cobrar a clientes se hayan clasificado en forma correcta a las cuentas correspondientes.
Prueba i.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el registro de ventas.
Objetivo

Este procedimiento se puede llevar a cabo de dos maneras: 1) Si la contabilidad es manual,


las pruebas de sumas y sumas cruzadas deben ser lo suficientemente extensas para
proporcionar una seguridad razonable respecto a la exactitud de los clculos aritmticos; 2)
Si la contabilidad es llevada por medio de una computadora, las pruebas correspondientes
pueden ser incorporadas a los procedimientos de auditoria que se aplican a un sistema
computarizado.
Prueba j.
Confrontar los totales anotados en el registro de ventas con los mayores auxiliares y con el
libro mayor.
Objetivo
Este procedimiento tiene por finalidad asegurarse de que los asientos tanto en los mayores
auxiliares como en el mayor general hayan sido anotados en forma correcta de los libros de
primera entrada.
Prueba k.
Comprobar los procedimientos seguidos en el corte documentario para facturas de venta,
guas de remisin y notas de crdito.
Objetivo
Este procedimiento tiene un objetivo fundamental. Las transacciones de Ventas y Cuentas
por Cobra; deben ser registradas en el periodo a que corresponden".
Ciertas empresas realizan corte documentario mensualmente, como procedimiento de
control interno ejecutado por el departamento de contabilidad o por la oficina de auditoria
interna. Otras empresas realizan el corte documentario trimestralmente (empresas que
cotizan sus acciones en la Bolsa de Valores de Lima.
Sin embargo, la mayora de empresas realiza el corte documentara con motivo del cierre
del ejercicio anual.
Si los procedimientos del corte documentario parecen satisfactorios, el alcance de las
pruebas realizadas al cierre del ejercicio puede limitarse a una verificacin de las
transacciones registradas inmediatamente anterior y posterior a la fecha de cierre y una
discusin de los procedimientos de corte documentario con l personal encargado en la
empresa.
Compras y cuentas por pagar
Los objetivos de un slido sistema de control interno de Compras y Cuentas por Pagar son
los siguientes:
.
Objetivos de Control Interno : Compras y Cuentas por Pagar
- Los bienes o servicios recibidos deben ser registrados contablemente. Asimismo, los
crditos a proveedores corresponden a bien o servicios recibidos.
- Las compras realizadas deben ser autorizadas de acuerdo a las polticas de la empresa al
respecto.

- Las compras deben ser registradas en forma apropiada, clasificadas a las cuentas
correspondientes y reflejadas en el perodo a que corresponden.
- Las compras deben ser resumidas en forma correcta y pasadas al libro mayor y mayores
auxiliares.
Consideraciones especiales
El auditor debe tener en consideracin que la evaluacin del control contable del
subsistema de compras y cuentas por pagar est directamente relacionada con el trabajo que
se realiza en el rea Caja egresos. Recordamos que en la evaluacin de este subsistema el
auditor confronta selectivamente los egresos de caja con los documentos que sustentan las
cuentas por pagar y otros documentos relacionados con la finalidad de comprobar la
existencia de evidencia suficiente y competente que sustente el egreso, De otra parte, en el
examen de cuentas por pagar, el auditor necesita constatar que los controles y
procedimientos del cliente proporcionan una seguridad razonable de que las compras y las
cuentas por pagar conectadas con los egresos correspondientes representan obligaciones
vlidas por concepto de bienes o servicios recibidos, En tal sentido, algunas transacciones
seleccionadas para su verificacin detallada en la evaluacin de compras y cuentas por
pagar sern las mismas que se comprobaron en la evaluacin del subsistema caja-egresos
Asimismo, el auditor debe tener presente que su evaluacin del rea compras-cuentas por
pagar tambin proporcionan seguridad en otras reas de la auditoria, incluyendo
determinados, aspectos del rea existencias - costo de ventas, caja-egresos y otras cuentas
del activo, Al efectuar la evaluacin del control contable del subsistema compras-cuentas
por pagar, el auditor debe tener en consideracin esta relacin, para determinar la
naturaleza y alcance de sus pruebas.
VIGSIMO QUINTA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; ya la
evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente
a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de compras y cuentas por pagar.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)
Control Contable
Dependiendo de la actividad econmica Que desarrolla la empresa, las compras
generalmente siguen e! proceso siguiente
1. Requisicin
Los procedimientos para solicitar mercaderas o materias primas constituyen un aspecto
fundamental del control administrativo. Un procedimiento importante es el denominado
'Punto Optimo de Pedido', que consiste en establecer, por cada tem, una cantidad mnima a
partir de la cual se tiene que reponer las existencias con una requisicin.

2. Orden de Compra
Una vez recibida la requisicin del almacn de mercaderas o del almacn de materias
primas (en base al plan de produccin), el departamento de compras se encarga de la
localizacin de los proveedores, negociar las condiciones de compra y colocar las rdenes
de compra.
Las adquisiciones se inician con la emisin de la orden de compra y su envo al proveedor.
Generalmente una copia del documento puede ser utilizada por el almacn para cerciorarse
de que los bienes que estn recibiendo corresponden a las existencias solicitadas.
Asimismo, el departamento de contabilidad puede utilizar otra copia como parte de la
documentacin sustentara del registro de cuentas por pagar y su pago posterior.
3. Recepcin
Las existencias recibidas por el almacn deben ser revisadas para verificar tanto la cantidad
como la calidad de las mimas. Este procedimiento se documenta con 1a orden de compra y
la nota de recepcin (Parte de Ingreso al Almacn), documentos que sustentan el pago de la
factura al proveedor.
En el caso de la adquisicin de servicios, se necesita una constancia de que los servicios
hayan sido prestados, para sustentar el pago. En algunos casos, la aprobacin de la factura
por parte de un funcionario responsable puede proporcionar la evidencia necesaria; en otros
casos pueden existir evidencias concretas, por ejemplo, contratos, copias de avisos
publicitarios, etc.
4. Registro
Les cuentas por pagar deben ser registradas en la cuenta apropiada en el periodo
correspondiente. Previamente las facturas de los proveedores deben ser revisadas para
determinar su conformidad con la orden de compra y la gua de remisin de las mercaderas
y/o insumos recibidos.

5. Cancelacin
Con la finalidad de obtener al mximo los documentos por pronto pago, en lo posible, las
facturas deben ser canceladas oportunamente.
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de compras y cuentas por pagar, como condicin previa
a cualquier decisin que deba tener respecto a las pruebas de funcionamiento de las
transacciones que desee llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a
continuacin tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de
los controles para este subsistema.
Control Contable
a. Segregacin de funciones: requisicin, orden de compra, recepcin, registro y
cancelacin.

La segregacin de las funciones de requerimiento, recepcin registro y cancelacin


representan un elemento bsico de control sobre las compras y cuentas por pagar. Lo ideal
es que diferentes personas sean encargadas de emitir las rdenes de compra a los
proveedores, recepcionar las mercaderas y/o Insumos, registrar las facturas y efectuar el
pago correspondiente. Si una segregacin completa de funciones resulta poco prctica o
demasiado onerosa, deben existir procedimientos complementarios para garantizar que la
gerencia sea informada de posibles discrepancias, como parte integral del proceso contable.
Hasta donde sea posible, personas distintas deben encargarse de:
- Preparar las rdenes de compra.
- Aprobar las rdenes de compra.
- Emitir las notas de crdito a proveedores.
- Emitir y aprobar los partes de ingreso al almacn.
- Comparar las facturas de los proveedores con las rdenes de compra y los partes de
ingreso al almacn.
- Aprobar las facturas de los proveedores.
- Registrar las facturas I1 en los libros auxiliares de control y en el mayor general.
b. Debe existir procedimientos para cerciorarse de que en las compras de las
mercaderas y/o insumos se obtienen los precios mas ventajosos.
Algunos procedimientos para cerciorarse de que en las compras se obtienen los precios ms
bajos de mercado, en las mismas condiciones de calidad, son los siguientes:
- Se deben obtener cotizaciones de varios proveedores (usualmente no menos de tres)
- Las listas de precios deben mantenerse actualizadas.
- Establecer los mecanismos para sustentar las adquisiciones de existencias a precios
superiores a los que figuran en las listas de precios.
El cumplimiento de estos procedimientos que usualmente son establecidos por escrito,
deben ser revisados por personas independientes, de preferencia por los auditores internos.
c. Las rdenes de compra deben ser considerados como documento bsico para
sustentar el registro y pago de las facturas de los proveedores.
La orden de compra es el documento fundamental, que marca el inicio del proceso de las
transacciones de compras y cuentas por pagar. , Se utiliza como base para pactar una
operacin de compra y como documento para sustentar el registro y pago de las facturas de
los proveedores.
E1 auditor debe agotar los procedimientos para cerciorarse de que el control contable sobre
las rdenes de compra resulte adecuado, por ejemplo, que estn prenumeradas, que anoten
en forma correlativa en un registro formal, que sean autorizadas por una persona
responsable.
Algunas operaciones, como las adquisiciones de activos fijos o intangibles, no se
encuentran bajo el control del departamento de compras. En estos casos el auditor debe
verificar el cumplimiento de los procedimientos supletorios implementados por la empresa
auditada, por ejemplo, presupuestos de inversin.

d. Todas las notas de cargo a proveedores deben ser emitidas correcta y


oportunamente.
En algunos casos se pueden enviar notas de cargo a los proveedores, por ejemplo, por
concepto de mercaderas averiadas o siniestradas, entregas incompletas, devoluciones, etc.
En la mayora de las empresas el departamento de compras se encarga de emitir las notas de
cargo a los proveedores. En estos casos se debe enviar al departamento de contabilidad una
copia, para fines de control. Se deben implementar procedimientos que aseguren la
cancelacin de las facturas por pagar previa deduccin de las notas de cargo
correspondientes.
e. Deben existir procedimientos para controlar la recepcin de los bienes y servicios.
Una funcin importante para poder determinar si las cuentas por pagar corresponden a
pasivos validos por concepto de mercaderas y/o insumos recibidos es el control de la
recepcin de bienes y servicios; funcin que debe ser independiente a la de compras.
Usualmente una copia de la orden de compra es enviada al departamento de recepcin para
que sea confrontada con los bienes a ser recibidos.
Es recomendable que en esta copia no se incluyan los precios de los productos con la
finalidad de lograr la eficacia en el conteo de los mismos en el momento de la recepcin.
En cuanto al control de la recepcin de los bienes y servicios, el auditor debe establecer lo
siguiente:
- Si el departamento de recepcin comprueba el estado de conservacin de los bienes y si
son pesados, contados y medidos al momento de entrega por el proveedor.
- Si las cantidades y descripciones de los bienes son confrontadas con la orden de compra.
- Si el descubrimiento de cualquier faltante o artculo defectuoso es comunicado
inmediatamente al departamento de contabilidad y a los proveedores.
- Si existe un registro de control auxiliar de las recepciones.
- Si se elaboran informes de recepcin que son, firmados, fechados y controlados por
personas distintas.
- Si una copia del informe de recepcin es enviada al:
- Departamento de compras, para su seguimiento en caso de que el proveedor atienda la
orden de compra en envos parciales o cuando se descubran productos averiados que se
tendrn que devolver posteriormente.
* Departamento de contabilidad, con la finalidad de ejecutar acciones de control sobre las
facturas por pagar y pagos subsecuentes. Para lograr mayor eficacia en el control, una copia
del informe de recepcin debe ser remitida oportunamente y directamente al departamento
de contabilidad.
* Equipo encargado de mantener los registros de inventarios perpetuos. El informe de
recepcin debe ser el documento de origen para registrar los asientos correspondientes en
los mencionados registros.
VIGSIMO SEXTA PARTE
En el Informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta

etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, con el subsistema compras y
cuentas por pagar.
En esta oportunidad proseguimos con el estudio del mencionado subsistema control
contable.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)
CONTROL CONTABLE
f. Comprobar si los procedimientos seguidos en relacin con cuentas por pagar
proporcionan una seguridad razonable de que las facturas de proveedores sean
correctas y que correspondan a los bienes y servicios recibidos.
Por lo general el departamento de cuentas por pagar se encarga de: 1) Preparar un archivo
que rena los documentos que sustentan las operaciones de compra (es decir, ordenes de
compra, guas de remisin, facturas de proveedores), 2) Comparar las facturas con las
ordenes de compra y con las guas de remisin, y, 3) Comprobar los clculos aritmticos en
las facturas de proveedores.
Tanto el departamento de cuentas por pagar como el departamento de compras, ya sea en
forma conjunta o por separado, pueden encargarse del control de las entregas parciales en
relacin a las rdenes de compra no atendidas con un solo envo.
Principalmente el auditor deber determinar:
- Si la oficina de recepcin enva las facturas recibidas directamente al departamento de
cuentas por pagar.
- Si todas las facturas recibidas son controladas por el departamento de cuentas por pagar.
- Si el departamento de cuentas por pagar confronta las facturas con las rdenes de compra
y las guas de remisin, para verificar cantidades, precios, condiciones, etc. y si estos
documentos son reunidos en un solo legajo.
- Si tratndose de servicios recibidos, una persona distinta a la que contrat la obligacin
obtiene evidencia de que se haya prestado el servicio.
- Si las facturas, ordenes de compra y guas de remisin no correspondidos permanecen sin
investigar.
- Si son verificados los cargos por concepto de flete o intereses.
- Si existen procedimientos que eviten el pago de facturas sin documentacin sustentatora.
g. Deben existir procedimientos para proporcionar una seguridad razonable de que
las cuentas por pagar y los cargos correspondientes estn debidamente contabilizados.
El auditor debe comprobar lo siguiente:
- Que la factura sea codificada clasificada a la cuenta apropiada por una persona
competente y revisada antes de correr los asientos correspondientes.
- Que el importe total de facturas pendientes de pago es confrontado con el saldo de las
cuentas por pagar del libro mayor.
- Que los saldos deudores que aparecen en cuentas por pagar son aclarados oportunamente
para que se efecte la aplicacin, correspondiente contra facturas posteriores o se haga el
reembolso.
- Que existen procedimientos satisfactorios en lo que respecta a referencias cruzadas entre
desembolsos y comprobantes o facturas.
- Que se confirman peridicamente los Saldos de proveedores.

- Que los saldos en cuenta corriente de los proveedores sean conciliados con el libro mayor.
h. Las personas que realizan funciones vinculadas con cuentas por pagar deben ser
distintas a las que se dedican a actividades relacionadas con egresos, compras y la
recepcin de bienes o servicios.
Es importante que exista una adecuada segregacin de funciones con la finalidad de evitar
la malversacin de rondas por medio de pagos a proveedores inexistentes.
Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, pare lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como : 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.
Pruebas de Funcionamiento : Compras Cuentas por Pagar
Prueba a.
Examinar el registro de compras y las cuentas relacionadas con compras y gastos en el libro
mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de
ser el caso, deben ser investigadas.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que
posiblemente no se encuentran comprendidas dentro de los procedimientos normales de
procesamiento.
Algunos ejemplos de cuentas por pagar que pudieran parecer infrecuentes se mencionan a
continuacin:
- Facturas por pagar por compra de activo fijo, inversiones, intangibles, etc.
- Deudas como resultado de un juicio.
- Deudas como consecuencia de un fraccionamiento tributario.
- Refinanciamiento deudas.
- Capitalizacin de pasivos.
Es importante tener en consideracin la posibilidad; de que se realicen pagos ilegales o
irregulares a funcionarios de empresas pblicas o privadas. No obstante que el auditor no
est en la obligacin de detectar fraudes y/o pagos ilegales, de acuerdo a normas de
auditoria generalmente aceptadas (SAS 17), debe estar vigilante a la posibilidad de que se

hayan cometido actos ilegales. El mencionado SAS l7 establece una serie de medidas que el
auditor debe adoptar en el supuesto caso que ste detecte actos (pagos) ilegales. Una de las
medidas ms importantes consiste en la obligacin de comunicar los hechos a la gerencia y
otros funcionarios con autoridad suficiente para que tomen medidas correctivas.
Si la empresa auditada es parte de un grupo econmico y entre las empresas del grupo se
han realizado operaciones significativas, el auditor debe establecer las caractersticas
sobresalientes de dichas operaciones. Si las transacciones de compras ente las compaas
vinculadas econmicamente son Importantes el auditor debe considerar la realizacin de
pruebas cruzadas para comprobar su validez. De otro lado, de acuerdo con el SAS 6, las
transacciones con accionistas, directores, empleados, sus familiares cercanos, inversionistas
cuya inversin se contabiliza por el mtodo de participacin y terceros con influencia
importante sobre las polticas de la gerencia. representan transacciones con partes
relacionadas.
Prueba b.
Comprobar la vigencia del sistema de control sobre las ordenes de compra, guas de
remisin y facturas por pagar. Cruzar los documentos de origen para su revisin con los
libros de primera entrada.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar la razonabilidad del universo del cual se
van a seleccionar las muestras para su examen.
Los documentos fuente no identificados o no ubicados fsicamente, tanto del universo como
de la muestra seleccionada, deben ser sujetos a una investigacin especial, debido a que
podran indicar la existencia de errores, irregularidades, fraudes y/o pagos indebidos.
Con la finalidad de comprobar que los registros en los libros de primera entrada estn
completos, el auditor, en base a muestras, debe cruzar los documentos de origen con los
registros de compras y de ingresos al almacn. De igual manera el auditor debe obtener una
muestra de ordenes de compra, guas de remisin del proveedor, partes de ingreso al
almacn y de facturas recibidas y confrontarlos con los documentos de origen.
Debido a que el examen de compras y cuentas por pagar est vinculado con la revisin del
subsistema Caja Egresos, frecuentemente resulta prctico y factible combinar las pruebas
que se realizan en estos dos subsistemas. El auditor podr seleccionar indistintamente el
cheque o la factura como punto de partida de la prueba.
En el caso que el auditor seleccione los cheques como punto de partida, este debe
examinarlas ordenes de compra, las facturas canceladas y los pagos a cuenta de facturas
pendientes, etc. ; para obtener la seguridad de que se estn cumpliendo los procedimientos
establecidos para cuentas por pagar. Utilizando los cheques o las facturas como punto de
partida, el auditor debe, en base a las muestras seleccionadas ordenes de compras, guas de
remisin del proveedor, partes de ingreso al almacn y facturas), comprobar los pagos con
la correspondiente documentacin sustentatora.
Prueba c.
Confrontar las rdenes de compra con los pedidos de almacn (requisiciones de compra).
Verificar la razonabilidad de las cantidades y precios y el factor de uso o consumo para los
fines del negocio.

Revisar las cotizaciones recibidas.


Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las compras hayan sido
debidamente autorizadas y realizadas en concordancia con las polticas y procedimientos
establecidos por la empresa.
Por lo general, las autorizaciones de las compras se comprueban a travs de las rdenes de
compra y de los pedidos de almacn. Estos documentos indican tanto la cantidad, como los
precios de los bienes solicitados. El auditor comprueba los precios confrontando los valores
que aparecen en las ordenes e compra con los de las listas oficiales y/o con los que
aparecen en las respectivas cotizaciones.
Deben investigarse las diferencias observadas entre los procedimientos de compra
establecidos por el cliente y aquellos seguidos en las partidas seleccionadas para su
revisin; debe establecerse la importancia de estas diferencias para fines de la auditoria y
deben ser comunicadas a la gerencia oportunamente.

VIGSIMO SETIMA PARTE


Continuando con el desarrollo de la octava fase do la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas. y a
la evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa
correspondiente a la evaluacin definitiva del control interno. Subsistema de compras y
cuentas por pagar
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR (CONTINUACION)
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO
COMPRAS-CUENTAS POR PAGAR
Prueba d.
Comparar las facturas de proveedores con las ordenes de compra, guas de remisin y
partes de ingreso al almacn.
Objetivo
El principal objetivo de este procedimiento consiste en comprobar que las cuentas por
pagar correspondan a deudas verdaderas por concepto de bienes o servicios recibidos. Por
lo general, ciertos informes de secciones y o departamentos sirven para sustentar los
servicios recibidos.
Con el procedimiento precedente (c), se verifico la orden de compra con la cual se inicia la
operacin. Con este procedimiento se busca realizar un seguimiento de la operacin, para
cerciorarse de que los bienes o servicios requeridos hayan sido recibidos y facturados por el
proveedor en forma adecuada.

Prueba e.
Comprobar lo adecuado de los clculos aritmticos en las facturas.
Objetivo
Este procedimiento tiene por finalidad comprobar si estn funcionando adecuadamente los
controles para verificar las facturas de proveedores. En algunos casos las diferencias
encontradas pueden ser producto de errores de clculo. En otros casos pueden revelar la
existencia de problemas que, de no corregirse, pudieran tener serias consecuencias. En este
ltimo caso las mencionadas diferencias deben ser comunicadas a la gerencia, de igual
manera, el auditor debe medir el impacto potencial de dichas diferencias sobre los Otros
procedimientos de auditoria.
Prueba f.
Examinar los reclamos de proveedores, crditos, bonificaciones y devoluciones; comprobar
que exista la autorizacin y documentacin necesaria y examinar los importes
correspondientes; revisar los informes de embarque y conocimientos de embarque
correspondiente a devoluciones.
Objetivo
Este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los importes que corresponden
bienes y servicios recibidos estn registrados como cuentas por pagar. Asimismo, que todos
los crditos a favor de la empresa por concepto de devoluciones, mercadera devuelta, etc.,
estn registrados como una cuenta por cobrar.
Los reclamos pueden verificarse a travs de la revisin de los informes de embarque,
conocimientos de embarque, correspondencia con proveedores, etc.
Prueba g.
Comprobar lo adecuado de la asignacin contable de las transacciones de compra.
Objetivo
El propsito de este procedimiento es comprobar que los cargos contables que
corresponden a las compras hayan sido asignados a las cuentas apropiadas en apego a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los errores de clasificacin contable se deben por lo general a lo siguiente: 1) la falta de
experiencia del personal que codifica y/o digita las transacciones de compra: y 2) la falta
de supervisin contable.
Los errores de clasificacin se agravan cuando afectan en forma combinada tanto al balance
general como al estado de ganancias y prdidas y son por montos significativos.
En todo caso, el auditor deber tener en consideracin la naturaleza y la importancia relativa
de los importes de los errores de clasificacin en el momento de planificar las pruebas
sustantivas.
Prueba h.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos en el diario, el registro de compras y
otros registros relacionados.
Objetivo

El propsito de este procedimiento es comprobar que las transacciones de compra hayan


sido resumidas adecuadamente para su registro en el mayor general. En el caso que las
transacciones sean abundantes, este procedimiento se puede aplicar a travs de pruebas
selectivas.
Prueba i.
Comprobar el traslado al libro mayo de las transacciones anotadas en el registro de
compras.
Cruzar las compras de existencias con los registro de inventarios perpetuos.
Objetivo
El propsito de este procedimiento es comprobar que las transacciones anotadas en el
registro de compras hayan sido trasladadas correcta y oportunamente al libro mayor
principal y mayores auxiliares. De otro lado, la aplicacin de este procedimiento permite
complementar las labores en las reas de existencias y activo fijo.

Objetivo j.
Revisar las rdenes de compra atendidas parcialmente o no atendidas, facturas, guas de
remisin de proveedores y reportes de ingreso al almacn para determinar la existencia de
partidas antiguas o poco usuales; y de ser el caso, investigarlas.
Los procedimientos de auditoria para compras y cuentas por pagar usualmente comprenden
pruebas para verificar si las erogaciones son cargadas al perodo a que corresponden. Es
importante tener en consideracin que las cuentas por pagar no pueden permanecer
indefinidamente en el pasivo de la empresa. De acuerdo a principios de contabilidad las
partidas antiguas, despus de un tiempo prudencial, deben ser reconocidas como ingresos y
controladas a travs de cuentas de orden.
PLANILLAS
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos de un slido sistema de control interno de planillas son los siguientes:
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
PLANILLAS
* Las planillas de sueldos y salarios deben ser registradas en su totalidad.
* Las planillas de sueldos y salarios registradas en libros deben corresponder a servicios
efectivamente recibidos.
* El puesto de trabajo debe ser autorizado y el trabajador debe ser contratado por personal
idneo. El calculo de sueldos y salarios debe basarse en remuneraciones (mensuales o
diarias) autorizadas y las deducciones deben realizarse en base a las leyes laborales
vigentes y canceladas a la Administracin Tributaria: AFPs y otras instituciones.
* Los sueldos y salarios deben ser calculados en forma correcta, utilizando la medida
apropiada de tiempo trabajado y las tarifas autorizadas para efectuar deducciones y
reembolsos.

* Las planillas de sueldos y salarios deben ser debidamente registradas en las cuentas
adecuadas y en el perodo correspondiente.
* Las planillas de sueldos y salarios debe ser resumidas en forma correcta y registradas en
el libro mayor general y mayores auxiliares.
Consideraciones especiales
El objetivo fundamental a lograrse por medio de las pruebas de Planillas es cerciorarse que
los nombres de las personas que aparecen en las planillas de sueldos y salarios concurran
efectivamente al local de la empresa y cumplan con sus horarios de trabajo. Asimismo, el
auditor debe comprobar que se registren en las planillas los sueldos y jornales aprobados
por los funcionarios encargados. De igual manera debe cerciorarse que los impuestos
previamente clasificados hayan sido aplicados a los costos de produccin y/o gastos de
operacin.
Dependiendo de la naturaleza de la planilla (numero de trabajadores, composicin y grado
de complejidad9 y la eficacia de los controles establecidos sobre esta funcin, en algunos
casos se hace necesario llevar a cabo las pruebas detalladas de esta clase de transacciones,
mientras que en otros casos basta con aplicar pruebas globales para satisfacerse de la
razonabilidad de las planillas y los cargos derivados. Por ejemplo, en una empresa con un
reducido numero de trabajadores, si el auditor puede satisfacerse de la razonabilidad de los
importes presentados en los registros auxiliares, por lo general resulta suficiente efectuar la
conciliacin entre los importes que aparecen en los registros auxiliares y el monto del gasto
por concepto de planillas que se muestra en el libro mayor.
De otro lado, aunque sean muchos, si el numero de trabajadores es relativamente constante
y su sueldo-salario se calcula en base a cuotas que por lo general son fijas, puede ser que
resulte suficiente evaluar en forma global la razonabilidad de importes registrados en las
cuentas del mayor que son afectadas por las planillas. No obstante, en algunos casos, si el
sistema de costos por concepto de planillas es complicado o si representa un factor
importante en la evaluacin de las existencias, puede ser necesario que el auditor lleve a
cabo pruebas mucho ms detalladas para poder satisfacerse respecto a la eficacia de los
elementos de control sobre el sistema establecido y la confiabilidad del importe y la
distribucin de los costos relacionados. En todos los casos, el auditor determinar el
enfoque apropiado con base en su comprensin del flujo de transacciones dentro del
sistema y su evaluacin de la eficacia de los controles establecidos sobre el sistema.
El trabajo realizado en el subsistema de planillas sirve de base para la verificacin de otros
subsistemas relacionados, por ejemplo, costos, gastos, pasivos, etc.
CONTROL CONTABLE
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de planillas, como condicin previa a cualquier decisin
que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las transacciones que debe
llevar a cabo. Las consideraciones que se mencionan a continuacin tiene efecto en las
decisiones del auditor respecto a la probable eficacia del control para este subsistema.
CONTROL CONTABLE

a. Segregacin de funciones: preparacin de la planilla, registro contable, pago, etc.


La segregacin de funciones de preparacin de planilla., registro contable y pago de
sueldos y salarios, representan un elemento bsico de control sobre el subsistema de
planillas. Una adecuada segregacin de funciones reduce la posibilidad de que:
La planilla incluya trabajadores fantasmas;
Se produzca una sobreestimacin en los haberes de los trabajadores: y
Se retire del banco una cantidad de dinero superior a la necesaria.
El departamento de personal (que debe ser independiente del departamento de planillas)
debe encargarse de custodiar los expedientes de los trabajadores que por lo general contiene
informacin referente al sueldo/salario de los trabajadores, fecha de inicio de actividades,
vacaciones, promociones, aumentos de sueldos, prstamos, deducciones diversas, etc.
Toda esta informacin complementada con las tarjetas de tiempo y/o control de asistencia,
sirven de base para la elaboracin de las planillas. La persona que prepara las planillas no
debe efectuar los pagos a los trabajadores.
El auditor debe establecer las personas que tienen la responsabilidad de:
Custodiar los expedientes de personal.
Autorizar la contratacin y despido del personal.
Aprobar los aumentos de sueldos y salarios y autorizar las promociones de puestos.
Controlar l tiempo trabajado.
Preparar las planillas de sueldos y salarios.
Firmar cheques.
Realizar los pagos semanales, quincenales o mensuales a los trabajadores.
Conciliar las cuentas bancarias para planillas.
Controlar la exactitud de la informacin procesada electrnicamente, cuando se utilice un
sistema de cmputo para elaborar las planillas.

VIGSIMO OCTAVA PARTE


En el informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, con el Subsistema de Planillas.
En esta oportunidad proseguimos con el estudio del mencionado subsistema control
contable
PLANILLAS (CONTINUACION) CONTROL CONTABLE
b. Deben existir procedimientos que garanticen que en las planillas se incluyan solo
personal autorizado.
La contratacin de personal debe ser autorizada por el departamento de personal. Dicha
autorizacin debe incluirse en el expediente de cada trabajador, adems de la
documentacin que sustente el sueldo o jornal aprobado y sus correspondientes descuentos
y deducciones.

c. Deben existir procedimientos que garanticen la precisin en la elaboracin de las


planillas.
Es importante verificar la confiabilidad de la documentacin bsica, como tarjeras de
control de tiempo, reportes de control de asistencia, reportes de trabajos realizados, etc.,
como requisito previo para lograr precisin en la elaboracin de las planillas, tanto de
sueldos como de jornales. En el caso que los sueldos y salarios se establezcan en base a las
horas trabajadas, debe utilizarse para este fin un reloj marcador. Las tarjetas de control de
tiempo deben ser aprobadas por el Jefe del Departamento de Personal u otro funcionario
debidamente autorizado. En el caso que las remuneraciones se calculen en base al sistema
de destajo, una tercera persona debe ejercer el control sobre la productividad del trabajador.
El auditor debe establecer si los clculos de sueldos y salarios son revisados por una
persona distinta a la que elabor las planillas. La revisin debe comprender la
comprobacin con los documentos fuente y la verificacin de los clculos matemticos.
Asimismo, los documentos que sustentan las asignaciones a los costos de produccin, como
son; las hojas de distribucin de tiempo, los resmenes de costos por ordenes de trabajo;
deben ser comparados con los importes que aparecen en las planillas de sueldo y salarios.
De otro lado, el auditor debe cerciorarse de la existencia de procedimientos para garantizar
que las deducciones se hayan realizado adecuadamente y contabilizado en las cuentas
apropiadas.
d. La distribucin de los costos debe basarse en documentacin elaborada por
personal distinto al que trabaja en el departamento de planillas.
La aplicacin contable de los importes contenidos en las planillas debe basarse en
informacin proveniente de otras fuentes (por ejemplo, rdenes de produccin, hojas de
costos por ordenes de trabajo, etc.), con la finalidad de cerciorarse de que refleje el trabajo
efectivamente realizado o el tiempo incurrido.
e. La elaboracin de las planillas y el pago de los sueldos y salarios deben ser
realizadas por personas distintas.
Un slido sistema de control interno prev que las funciones de preparacin de planillas v
de pago de sueldos y salarios se realicen por personas distintas. Los sueldos y jornales no
cobrados deben ser custodiados por personas independientes al departamento de planillas, y
por corto tiempo, pasado el cual se deben depositar en cuentas corrientes bancarias de la
empresa. Cuando el trabajador, posteriormente, reclama sus haberes no cobrados
oportunamente, se proceder a girar el cheque correspondiente. Este procedimiento tiene un
propsito adicional: prever y evitar la existencia de trabajadores fantasmas que den lugar a
la apropiacin indebida de recursos financieros de la empresa. Si la empresa ha adoptado
como poltica concretar los fondos, para el pago de planillas a travs, de sendas cuentas
corrientes bancarias, las conciliaciones de estas cuentas deben ser realizadas por personas
independientes al departamento de planillas.

Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican y el alcance de
las pruebas, varan de un trabaja a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De Igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos pueden ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones; 3) tipo de organizacin, etc.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO
PLANILLAS
Prueba a.
Examinar el registro de planillas y las cuentas relacionadas en el libro mayor con la
finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de ser el caso,
deben ser investigadas.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que
posiblemente no se encuentren comprendidas dentro de los procedimientos normales de
procesamiento. Algunos ejemplos de transacciones que pudieran parecer infrecuentes se
mencionan a continuacin:
* Registros contables sustentados en documentacin distinta a la que se usa normalmente
para elaborar el asiento por concepto de planillas.
* Variaciones importantes en el monto de las planillas , comparndolas con el mes o meses
anteriores.
* Diferencias significativas de los costos histricos con los costos estimados o estndar;
Prueba b.
Conciliar y revisar la cuenta bancaria que se mantiene para el pago de planillas.
Objetivo
Un slido sistema de control interno considera el uso de cuentas bancarias separadas para el
pago de planillas. El auditor debe revisar los procedimientos utilizados en la conciliacin
bancaria. Debe cerciorarse que en la conciliacin se incluyan los siguientes procedimientos:
Comprobacin de la secuencia numrica de los cheques cobrados por concepto de sueldos y
salarios.
Seguimiento de los cheques girados y no cobrados. La existencia de estos cheques puede
deberse, entre otros, a los siguientes motivos: 1) trabajadores inexistentes (fantasmas); 2)
trabajadores que han hecho abandono de trabajo. En ambos casos debe procederse de la
siguiente manera: 1) Comunicar los hechos a la gerencia; y 2) recomendar la anulacin de
los cheques , en cuestin.

Confrontacin de los cheques cobrados con las planillas de sueldos y salarios para verificar
los beneficiarios, importes y fechas.
Comparacin de los endosos con las firmas correspondientes registradas en las planillas y/o
en el departamento de personal.
Verificacin de la autenticidad de las firmas que aparecen con los cheques.
Prueba c.
Comparar las planillas al comienzo y al final del ejercicio para identificar rotacin de
trabajadores y fluctuaciones en los importes mensuales.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de identificar transacciones para su revisin posterior.
Para la revisin de estas transacciones se pueden aplicar los procedimientos que se
describen en los acpites d), e) y f) siguientes.
Dependiendo de si es el primer ao de auditoria o si es un cliente recurrente; y del resultado
de la evaluacin preliminar del control interno, el auditor puede optar por aplicar pruebas
globales o pruebas detalladas para verificar la razonabilidad del control interno del
subsistema de planillas.
Prueba d.
Revisar los expedientes de personal para determinar la veracidad y exactitud de los datos
contenidos en las planillas de sueldos y salarios.
Objetivo
El objetivo de este procedimiento es comprobar que los trabajadores incluidos en las
planillas hayan sido debidamente autorizados y sus sueldos y jornales aprobados por
funcionarios responsables. Asimismo, se debe verificar los descuentos (por adelantos y/o
prestamos) y deducciones sociales. Los primeros deben realizarse en cumplimiento de la
poltica de la empresa para prestamos y adelantos. Los segundos deben calcularse en
funcin de las leyes laborales vigentes.
Para las pequeas empresas se pueden revisar todos los expedientes del personal. Para las
grandes empresas (generalmente esta clase de empresas cuentan con un elevado numero de
trabajadores), es usual seleccionar una muestra representativa de expedientes, los cuales
pueden diversificarse en los distintos departamentos existentes en las reas administrativas
y en las reas productivas.
Prueba e.
Confrontar en forma individual los sueldos y salarios pagados con la evidencia
documentaria que sustenta las remuneraciones mencionadas.
Objetivo
La aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que el pago de sueldos y
salarios corresponde servicios efectivamente recibidos. Los sueldos y salarios deben
compararse con l documentacin que sustenta el tiempo y la calidad del trabajo realizado
(por ejemplo, tarjetas de tiempo, hojas de costos, ordenes de produccin, reportes de
rendimiento por maquina y/o por proceso, etc.).

Prueba f.
Confrontar los sueldos y jornales autorizados con las remuneraciones pagadas. Comparar
los descuentos efectuados con los requisitos legales y/o contractuales al respecto.
Comprobar el pago de la deducciones a las instituciones publicas y privadas
correspondientes.
Objetivo
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar que las remuneraciones anotadas en las
planillas hayan sido calculadas en base a sueldos y jornales debidamente aprobados y que
los descuentos se hayan realizado en concordancia con normas legales vigentes.
Cuando el control interno no es satisfactorio es imperativo realizar pruebas detalladas de
descuentos de prestamos y de impuestos y contribuciones sociales retenidos. Aun cuando
el control interno sea satisfactorio, el auditor debe comprobar que los impuestos y
contribuciones sociales retenidos sean entregados a la administracin tributaria (SUNAT);
al organismo administrador de la seguridad social (IPSS); y otros organismos
correspondientes como AFPS, SENSICO; SENATI, etc.
Es importante tener en consideracin que el dejar de pagar los impuestos y contribuciones
retenidos a los organismos antes mencionados, en forma oportuna puede originar una serie
de contingencia, sin perjuicio de las multas, moras, recargos correspondientes.
Prueba g.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas de sueldos y salarios.
Objetivo
La aplicacin de este procedimiento tiene por finalidad comprobar que los sueldos y
salarios se hayan calculado correctamente. Si la documentacin de planillas resulta
voluminosa, el auditor aplicar sus pruebas en base a una muestra significativa.
Si la documentacin y el numero de trabajadores no es muy significativo, el auditor debe
considerar la posibilidad de revisar todas las transacciones involucradas. Asimismo, el
auditor debe revisar las planillas mecanizadas a travs de procedimientos de auditoria
computarizados, de ser el caso.
VIGSIMO NOVENA PARTE
Continuando con el desarrollo de octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual
hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas referidas a la
conformacin del archivo permanente; a la comprensin de sistemas, y a la evaluacin
preliminar del control interno, proseguimos con la cuarta etapa correspondiente a la
evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de planillas.
PLANILLAS (CONTINUACIN)
PRUEBA DE FUNCIONAMIENTO
PLANILLAS
Prueba h.
Revisar prorrateo de sueldos y salarios con la documentacin que sustente la
distribucin a los costos y gastos.

Objetivo
La finalidad de este procedimiento es comprobar que la distribucin de los sueldos y
salarios a los costos de produccin y gastos de operacin sea correcta y este de acuerdo
con el trabajo realizado y el tiempo invertido. El auditor debe tener en consideracin
que la aplicacin de este procedimiento esta estrechamente relacionado con la
evaluacin del subsistema existencia y costo de ventas. De igual manera este
procedimiento esta vinculado con la evaluacin de los activos fijos, en el caso que estos
sean fabricados por la empresa.
Prueba i.
Comprobar la exactitud de los clculos aritmticos de las planillas y de los cuadros de
distribucin de costos y gastos y el correspondiente traslado al libro mayor y libros
auxiliares d control.
Objetivo
La aplicacin de este procedimiento es comprobar que las operaciones relativas a planillas
hayan sido clasificadas y registradas correctamente en el libro mayor y mayores auxiliares
en el periodo a que corresponden.
Prueba j.
Presenciar el pago de planillas.
Objetivo
Este procedimiento tiene por objeto comprobar la existencia fsica de los trabajadores
incluidos en las planillas de sueldos y salarios. El pago puede ser en cheque o en efectivo,
en ambos casos la observacin del pago de planillas debe ser sorpresivo. En el caso de
jornales se puede decidir por observar el pago de cuatro semanas consecutivas en forma
selectiva o a la observacin de una o dos semanas en forma total. Es importante que el
auditor este presente desde el inicio hasta el termino del proceso. En el caso del pago en
efectivo puede optarse por requerir los sobres al cajero y recontar el dinero, ensobrarlo
nuevamente y devolverlo al cajero. En ningn momento el auditor debe entregar el sobre al
trabajador. Si las circunstancia lo permiten se debe requerir a los trabajadores su documento
de identidad.
En algunos casos se puede encontrar en los sobres junto al dinero en efectivo comprobantes
de descuentos o algn tipo de objeto de valor.
En estas circunstancias se debe proceder a anotar los mencionados documentos para su
seguimiento posterior.
Prueba k.
Examinar los sueldos y salarios no cobrados.
Objetivo
El objetivo de este procedimiento es comprobar las normas establecidas para controlar los
sueldos y salarios no cobrados y evaluar su eficacia.
Como se dijo en un procedimiento anterior los sueldos y salarios no cobrados deben ser
custodiados por persona distinta al pagador (cajero) y por corto tiempo. Si permanecen en

esa condicin por dos o tres das, deben ser depositados en la cuenta corriente bancaria
destinada a planillas. En ningn caso debe sobrepasar la fecha de pago de la planilla
siguiente, ya que puede originar una cadena de acumulaciones que siempre es peligrosa.
Cuando el trabajador impago reclame sus remuneraciones se proceder a girarle el cheque
correspondiente.

EXISTENCIA Y COSTO DE VENTAS


Objetivos del control interno
Los objetivos de un slido sistema de control interno de existencias y costo de ventas son
los siguientes:
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
EXISTENCIAS Y COSTO DE VENTAS
Las existencias deben ser comprobadas peridicamente a travs de recuentos fsicos en base
a procedimientos previamente elaborados. Las diferencias del inventario fsico (sobrantes o
faltantes) deben ser registrados en el mayor general y en los mayores auxiliares de control.
La materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricacin deben ser acumulados y
aplicados adecuadamente a las existencia (productos en proceso y productos terminados).
Las existencias deben registrarse de acuerdo a la polticas establecidas por la empresa, las
adiciones y deducciones deben ser contabilizadas adecuadamente.
Las existencias y los costos deben ser aplicados en el periodo a que corresponden.
Asimismo, deben ser registrados adecuadamente en el libro mayor y mayores auxiliares.
Consideraciones especiales
Las existencias son, sin lugar a dudas, las partidas ms importantes en una empresa, ya sea
comercial o industrial, y el xito de los negocios depender, en gran parte, del grado de
control que se ejerza sobre ellos
Debido a la complejidad del mundo moderno con una economa globalizada, en que
predominan las fusiones de empresas y alianzas estratgicas que trascienden las fronteras
nacionales y continentales, el objetivo de predominio del mercado se fundamenta en la
calidad del producto y el precio.
El ahorro en todos los sectores de la empresa es vital para sobrevivir.
El ahorro en los costos de produccin es fundamental para intentar un crecimiento
sostenido y consolidar su posicin en el mercado.
El auditor puede coadyuvar en este proceso compenetrndose en el conocimiento del
negocio. Para este fin es indispensable programar y realizar un recorrido por la fbrica y
almacenes durante el cual debe efectuar un levantamiento de informacin bsica, en grado
tal que le permita en visitas posteriores levantar apropiadamente los sistemas de control
interno y contable de produccin y almacenes.

De otro lado, la observacin de los inventarios de existencias es un procedimiento bsico de


auditoria y dependiendo de la poltica de la empresa, se puede realizar en la primera visita
como en la visita interina.
Algunas empresas acostumbran a realizar sus inventarios de existencias al cierre del
ejercicio o en fecha prxima (anterior o posterior) Otras realizan inventarios mensuales por
tipo de producto o lneas de productos En todos los casos es preferible presenciar el
recuento fsico de las existencias al cierre del ejercicio. En el caso que tuviera que observar
los inventarios en fecha distinta al cierre, deber aplicar procedimientos que le permitan
convalidar las cifras con las que aparecen en el balance general al cierre del ejercicio.
Control contable
En la mayora de empresas industriales, el sistema de existencias comprende la siguientes
etapas:
Adquisiciones, La materia prima y materiales deben ser requeridos oportunamente por el
departamento de produccin, por medio de requisiciones, al departamento de compras y en
cantidad suficiente. Un buen control interno considera un Punto Optimo de Pedido (POP),
en base al establecimiento de una existencia mnima para cada insumo.
Recepcin, La materia prima y materiales deben ser recontados y revisados en el momento
de recepcin, con la finalidad de comprobar la calidad y cantidad correspondiente.
La recepcin se evidencia con la emisin de un parte de ingreso al almacn, el mismo
que se distribuye al departamento de compras y al departamento de compras y al
departamento de contabilidad, para continuar con el proceso de pago de la facturacin
correspondiente.
Almacenamiento de materia prima y materiales, Los insumos son custodiados en locales
adecuados y, controlados en su ingreso y en su salida para produccin. Dependiendo de la
actividad productiva, ciertas empresas constituyen pequeos almacenes de materias primas
y materiales auxiliares en los centros de produccin.
Fabricacin, Corresponde al proceso de produccin que depende de la actividad industrial
a que se dedica la empresa.
Almacenamiento de productos terminados, Corresponde a la custodia de los productos
terminados y recibidos de los centros de produccin.
Despacho de productos, Consiste en el envo de los productos terminados a los clientes
con la correspondiente gua de remisin.
Sistema de costos, En esta actividad se acumulan los costos y se prorratean en los
productos en proceso y productos terminados. El sistema tambin considera el costeo de las
materias primas y materiales auxiliares.
El auditor debe tener en consideracin la eficacia de los controles establecidos para el
procesamiento de las transacciones de Existencias y Costo de Ventas, come condicin

previa a cualquier decisin que deba tomar respecto a las pruebas de funcionamiento de las
transacciones que desee llevar a cabo, las consideraciones que se mencionan a continuacin
tienen efecto en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles
para este subsistema.
CONTROL CONTABLE
a. Segregacin de funciones: adquisicin, recepcin, almacenamiento, supervisin de
recuentos fsicos, registro de transacciones, etc.
La segregacin de las funciones de adquisicin, recepcin, almacenamiento, supervisin de
recuentos fsicos, y registro de transacciones, representan un elemento bsico control del
subsistema de existencias y costo de ventas. Lo ideal es que diferentes personas sean
encargadas de emitir las rdenes de compra, recepcionar las mercaderas y/o insumos,
realizar los inventarios y registrar las transacciones. Si una segregacin completa de
funciones resulta poco prctica o demasiado onerosa, deben existir procedimientos
complementarios para garantizar que la gerencia sea informada de posibles discrepancias
como parte integral del proceso contable.
El auditor debe identificar a las personas que realizan las funciones siguientes:
* Emitir las rdenes de compra.
* Recepcionar las mercaderas y/o insumos.
* Custodia de las existencias (Almacenaje).
* Registrar y custodiar los inventarios perpetuos.
* Autorizar las salidas de mercaderas y/o insumos (para la produccin, devolucin a
proveedores o devolucin a la fbrica para la continuacin del proceso productivo).
* Autorizar y supervisar los recuentos fsicos de existencias.
* Registrar contablemente las transacciones.
* Realizar el pago a proveedores.
Un slido sistema de control interno debe proteger el patrimonio de la empresa en general y
proteger las existencias en particular. Los controles deben disearse y ejecutarse de tal
manera que se reduzca al mnimo cualquier posibilidad de sustracciones sistemticas de
mercaderas y/o insumos, alterando los documentos que sustentan los ingresos y salidas de
las existencias, modifican el registro de las transacciones en el krdex o en los libros de
contabilidad.
TRIGSIMA PARTE
En el informativo de la quincena anterior continuamos desarrollando, en el marco de la
octava fase de la auditoria de estados financieros, denominada Primera Visita, la cuarta
etapa referida a la evaluacin definitiva del control interno, concluyendo el Subsistema de
Planillas e iniciando el Subsistema de Existencia y Costo de ventas.
En esta oportunidad proseguimos con el estudio del ultimo de los subsistemas mencionados
en el prrafo anterior, con el tema correspondiente a control contable.
EXISTENCIAS Y COSTO DE VENTAS (CONT1NUACION)

La proteccin del patrimonio de la empresa comienza desde el momento en que se


recepcionan las existencias, verificando tanto la cantidad como calidad. Las mercaderas o
insumos que no se ajusten las caractersticas tcnicas requeridas o son defectuosas no deben
ser recibidas, dejando constancia del hecho en la gua de remisin del proveedor.
Un slido sistema de control interno prev procedimientos para evitar el acceso al almacn
por parte del personal de otras reas. En todo caso el acceso debe ser con autorizacin
expresa de la gerencia u otro funcionario autorizado.
Algunas empresas tienen dos o ms almacenes en la localidad en que ejercen su actividad
econmica o cuentan con almacenes en el interior del pas. En estos casos es conveniente
que un supervisor visite peridicamente los mencionados almacenes para verificar el
cumplimiento de los procedimientos de control establecidos por la gerencia. En las grandes
empresas esta funcin es realizada por la oficina de auditoria interna, independientemente
de las visitas realizadas por los auditores independientes.
c. El movimiento de las existencias debe ser controlado a travs de procedimientos
adecuados.
Las salidas del almacn deben estar sustentadas por requisiciones de materias primas y
materiales elaboradas por el departamento de produccin. Estas requisiciones deben
cumplir los requisitos siguientes:
* Deben ser preparadas por personas independientes; del almacn.
* Deben ser firmadas y autorizadas por funcionarios responsables.
* Deben ser prenumeradas por imprenta y su secuencia numrica debe ser controlada por
el jefe de produccin.
* Deben ser firmadas por las personas que reciben las existencias, en seal de conformidad.
Si por alguna razn parte de las materias primas o materiales auxiliares no son utilizadas
por la Planta Industrial, stas deben ser devueltas inmediatamente al almacn, previa
anotacin en la requisicin que le dio origen.
d. Cuando se llevan registros de inventarios perpetuos se debe tener en consideracin
lo siguiente:
Un slido sistema de control interno para existencias debe tener en consideracin lo
siguiente:
- Si son llevados por personas independientes del almacn.
En la medida que los registros de inventarios perpetuos sirven para el control de las
cantidades de las existencias, es importante que sean llevados por, personas independientes,
del departamento de contabilidad.
- Si la persona encargada del registro de los inventarios perpetuos recibe oportuna y
adecuadamente los documentos que sustentan los ingresos, devoluciones y salidas de
existencias.
Con la finalidad de garantizar que los registros de inventarios perpetuos sean precisos y se
mantengan, permanentemente actualizados, es importante que existan procedimientos que
permitan asegurar que toda la documentacin sustentatora del movimiento de existencias
sea entregado oportuna y adecuadamente a la persona encargada de llevar los inventarios
perpetuos.

- Si los registros de inventarios perpetuos son conciliados con otros registros.


Los registros de registros perpetuos son mayores auxiliares que deben conciliarse con su
respectiva cuenta de control en mayor general.
- Si los recuentos fsicos de existencias son comparados con el registro de inventarios
perpetuos.
Los recuentos fsicos de existencias deben ser comparados con registro de inventarios
perpetuos y las diferencias (sobrantes y/o faltantes deben ser debidamente investigadas, y,
de ser el caso, ajustadas en el libro mayor.
e) Cuando no se llevan registros de inventarios perpetuos se debe comprobar la existencia
de otros procedimientos para garantizar un adecuado control sobre las cantidades de
inventarios.
Se debe tener en consideracin que no es indispensable mantener registros de inventarios
perpetuos para lograr un buen control de las existencias. En las pequeas y medianas
empresas este; control puede ser sustituido por los procedimientos alternativos siguientes:
1) Supervisin constante por parte de la gerencia o el propietario; y , 2} Remisin constante
de los porcentajes de utilidad bruta en base a recuentos fsicos. Las fluctuaciones
importantes en los porcentajes de utilidad bruta deben ser investigadas, por que podran ser
la consecuencia de sustracciones ilegales, errores o causas similares.
En esta clase de empresas (PYMES), el inventario final de existencias puede determinarse
por la frmula tradicional (inventario inicial mas compras, menos devoluciones menos
costo de ventas, resultado que necesariamente debe ser comparado con el recuento fsico
de las existencias, que debe realizarse por lo menos al cierre del ejercicio.
f) Los recuentos fsicos de existencias deben ser realizados por personas independientes del
almacn.
Un slido sistema de control Interno requiere que los recuentos fsicos de existencias sean
realizados por personas independientes al almacn, con la finalidad de ejercer un efectivo
control sobre el almacenero. Como mencionramos en acpites precedentes, el resultado
del recuento fsico debe ser contrastada con el inventario perpetuo y las diferencias, si las
hubiere, deben ser debidamente investigadas.
g) Deben existir procedimientos para garantizar que todos los costos correspondientes sean
tomados en cuenta en el proceso de evaluacin de existencias.
Es importante, aunque no indispensable, implementar un sistema de contabilidad, de costos,
que permita proporcionar a la gerencia informacin correcta, facilitar el control de los
inventarios, y facilitar la elaboracin de los estados financieros.
Obviamente, el sistema de costos que se decida implementar debe estar de acuerdo a las
necesidades de informacin de la gerencia. Sin embargo un sistema de costo debe
comprender la acumulacin de tres elementos indispensables: l) los materiales directos: 2)
la mano de obra directa; 3) los gastos indirectos de fabricacin. Cuando la empresa haya
implementado un sistema de contabilidad de costos, se debe tener en consideracin lo
siguiente:
Integracin al sistema de contabilidad financiera
En la actualidad muchas empresas no cuentan con un sistema de costos integrado a la
contabilidad financiera. Cuando un sistema de costos esta integrado al sistema de
contabilidad financiera, permite una mayor confiabilidad de datos y sirve de gran ayuda al
auditor independiente, en la medida que para comprobar los registros de costos, ste puede
confiar en los resultados obtenidos en el examen de otras cuentas, por ejemplo, planillas,
compras y cuentas por pagar, etc.

Existencia de un sistema de costos estndar.


Los costos estndar son considerados como una medida, de la eficiencia, por esta razn, la
norma general establece que el valor real debe llevarse al valor estndar. De igual forma, es
permitido la utilizacin de los costos estndar en la implementacin del mtodo: ultimas
entradas, primeras salidas, UEPS. En el proceso de evaluacin de las existencias el auditor
debe cerciorarse que las variaciones entre los costos reales y los costos estndar sean
debidamente analizadas e investigadas.
Incorporacin a las existencias de todos los costos de produccin.
Todos los costos (directos e indirectos) incurridos en el proceso de produccin deben
acumularse en el valor de las existencias (productos en proceso y productos terminados), en
fiel cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados en nuestro pas.
Deben existir procedimientos establecidos para garantizar que la materia prima, la mano de
obra directa y los gastos de fabricacin se acumulen dependiendo del sistema de
produccin en las respectivas hojas de costo hasta la acumulacin del proceso y la
determinacin del costo unitario.
Costeo de entregas parciales
En los casos en que, por diversos motivos, no es posible atender en su totalidad el pedido
de un cliente y se tenga que realizar entregas parciales de productos terminados, se deben
establecer procedimientos para que esas entregas se costeen adecuadamente. En la medida
que al realizar las entregas parciales no se ha concluido con el proceso productivo de todo
el lote, con la finalidad, de cumplir con la asignacin de costos, se pueden estimar los
costos a ser absorbidos en fechas posteriores.
h) Se deben establecer procedimientos adecuados para determinar el costo de la produccin
en proceso.
Resulta un procedimiento complejo y laborioso determinar el costo de la produccin en
proceso a una lecha determinada, debido a que, se tiene que establecer la acumulacin de
gastos de cada uno de los elementos del costo. Dependiendo del sistema de produccin
utilizado por la empresa. se debe realizar un corte en las correspondientes hojas de costos,
para as determinar acumulacin de los costos y gastos al cierre del ejercicio: mayor
dificultad se encontrar en la determinacin de los gastos indirectos de fabricacin, que
corno ha quedado dicho, pueden ser sujetos a estimacin.
El recuento fsico de existencias, adquiere singular importancia en la determinacin del
costeo de los productos en proceso.
i) Deben existir procedimientos para controlar existencias entregadas en consignacin, y las
entregadas a terceros en calidad de depsito.
Es importante establecer la solvencia moral y econmica de las personas naturales y/o
jurdicas a quienes se les entrega mercaderas en consignacin. Las garantas ofrecidas por
los clientes tambin deben ser verificadas. Las existencias (materia prima o productos
terminados) entregados a terceros en calidad de deposito debe estar documentada. As como
las plizas de seguro correspondiente, Independientemente de los procedimientos de
auditoria tradicionales, el auditor no debe prescindir de los siguientes: 1) circularizacin de
saldos a clientes y almacenes de depsito: y 2) Verificacin de la existencia fsica de les
bienes mencionados. En relacin a las existencia entregadas en calidad de depsito; se debe
comprobar si han sido en totalidad o en parte) entregados en garanta de prstamos, ya sea
de empresas vinculadas econmicamente o de bancos o empresas financieras.
j) Deben existir procedimientos que permitan detectar las existencias obsoletas o de
rotacin lenta.

La poltica de registrar, por cada producto, la fecha de antigedad es importante para


detectar existencias obsoletas o de rotacin lenta. El mantenimiento de esta clase de bienes
requiere la utilizacin de espacios fsicos que generan gastos. En tal sentido se debe evaluar
la necesidad de rematar las existencias obsoletas y 1as de lento movimiento, ya que, por lo
general, utilizan parte de los almacenes que podran ser ocupados por materias primas o
productos terminados que se mantienen en almacenes de depsito. Cuando esta clase de
existencias son significativas debe aplicarse el mtodo costo beneficio, como paso previo a
cualquier decisin posterior.
TRIGSIMA PRIMERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la Octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos denominado Primera Visita, luego de comentar las tres primeras etapas
referidas a la conformacin del archivo permanente; a la comprensin de los sistemas; y a
la evaluacin preliminar del control interno, proseguimos con la Cuarta etapa
correspondiente a la evaluacin definitiva del control interno: Subsistema de existencias y
costo de ventas
EXISTENCIAS Y COSTO DE VENTAS (CONTINUACION)
Pruebas de funcionamiento
Los elementos de control que se verifican, los procedimientos que se aplican, el alcance de
las pruebas varan de un trabajo a otro de acuerdo con los objetivos del auditor. De igual
manera, el alcance de las pruebas depender del resultado de la evaluacin preliminar, de la
eficacia del control interno contable, as como del grado de confianza que el auditor
deposita en el mismo.
Es importante tener en consideracin que, en algunos casos los procedimientos que se
detallan a continuacin pueden ser excesivos, mientras que en otros casos puede ser
insuficientes, para lo cual el auditor tendr que aplicar procedimientos adicionales,
dependiendo de ciertos factores como: 1) la naturaleza del negocio; 2) volumen de
operaciones: 3) tipo de organizacin, etc.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO
EXISTENCIAS Y COSTOS DE VENTAS
a) Examinar el registro de existencias y costo de ventas y cuentas relacionadas en el libro
mayor con la finalidad de establecer la existencia de partidas infrecuentes, las cuales, de ser
el caso, deben ser investigadas
Este procedimiento tiene la finalidad de establecer las transacciones poco usuales que
posiblemente no se encuentren comprendidas dentro de los procedimientos de
procesamiento.
Algunos ejemplos de transacciones que pudieran parecer infrecuentes se mencionan a
continuacin:
Fluctuaciones importantes en los costos de produccin al cierre del ejercicio,
comparndolos con el costo obtenido de los lotes (procesos) producidos en meses
anteriores,
Fluctuaciones importantes en los distintos elementos del costo (Materia prima, mano de
obra directa, gastos indirectos de fabricacin para lotes iguales. Esto se logra comparando
las hojas de costos de distintos lotes del mismo producto y por cantidades iguales
b) Examinar el tratamiento contable de los costos de produccin: materia prima.

Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar la valorizacin y la evaluacin de las


materias primas.
En la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al subsistema de compras y
cuentas por pagar, el auditor comprueba las compras de materia prima. Si en esa etapa se ha
llegado a la conclusin que los procedimientos establecidos para las compras en general y
para las compras de materia prima en particular funcionan correctamente el auditor puede
continuar el proceso de verificacin en base a la muestra seleccionada en la prueba de
compras y cuentas por pagar y llevarla hacia los registros auxiliares de existencias (kardex,
inventarios perpetuos, etc.) y compararlos con su registro en el libro mayor.
c) Examinar el tratamiento contable de los costos de produccin: mano de obra directa.
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar la razonabilidad de los importes que por
concepto de mano de obra se asignan a los costos de produccin.
En la evaluacin definitiva del control interno correspondiente al subsistema de planillas, el
auditor comprueba los montos registrados como mano de obra. Si en esa etapa se ha llegado
a la conclusin que los procedimientos establecidos para planillas funcionan correctamente,
el auditor puede continuar el proceso de verificacin en base a la muestra seleccionada en
la prueba de planillas y llevarla hacia los registros auxiliares de mano de obra (mayores
auxiliares) y compararlos con su registro en el libro mayor.
Especial nfasis se tiene que poner para verificar el traslado de la mano de obra directa de
las planillas a las hojas de costos correspondientes.
As, se tiene que comprobar las asignaciones por hora-hombre, horas-maquina u otro
sistema parecido, dependiendo del sistema de produccin utilizado por la empresa.
d) Examinar el tratamiento contable de los costos de produccin: gastos indirectos de
fabricacin.
Este procedimiento tiene la finalidad de comprobar la razonabilidad de los gastos indirectos
de fabricacin aplicados a los productos en proceso y productos terminados.
En la evaluacin definitiva del control interno correspondiente a los subsistema de compras
y cuentas por pagar y de planillas, el auditor comprueba las compras de materia prima y
materiales indirectos y los montos registrados como mano de obra (directa e indirecta),
respectivamente. Si en esas etapas se ha llegado a la conclusin que los procedimientos
establecidos, tanto para las compras (de materia prima y materiales indirectos) como para
planillas (mano de obra directa y mano de obra indirecta) funcionan correctamente, el
auditor puede continuar puede continuar el proceso de verificacin en base a las muestras
seleccionadas tanto en las pruebas de compras y cuentas por pagar como en las pruebas de
planillas y llevarlas hacia los registros auxiliares de existencias y de mano de obra y
compararlos con los correspondientes asientos en el libro mayor.
En la medida que los gastos indirectos de fabricacin se aplican a los costos de las
existencia utilizando distintos mtodos de distribucin es importante darle un nfasis
especial a la revisin de los mtodos de prorrateo (primario y secundario) aplicados.
e) Revisar la evidencia documentaria y los registros que sustentan la entrega de materia
prima a la fabrica (produccin en proceso) y el traslado de produccin en proceso a
productos terminados.
Como ha quedado dicho, el auditor inicia la evaluacin definitiva del control interno del
subsistema de existencias y costo de ventas, con la evaluacin de las compras y cuentas por
pagar en la medida que haya seleccionado en su prueba compras de existencias.
Aunque se pueden seleccionar muestras distintas (dependiendo si es una primera auditoria
o auditoria recurrente), es conveniente considerar la posibilidad de continuar con la muestra

seleccionada en la revisin del segmento compras y cuentas por pagar como parte de la
revisin del segmento de existencias y costos de ventas, especficamente para el rubro de
materia primas. Si en el examen previo (compras y cuentas por pagar), el auditor ha negado
ha conclusin que las materias primas han sido recibidas adecuadamente (en condiciones de
cantidad y calidad), valorizadas y registradas correctamente. Puede continuar
confiadamente con el seguimiento de existencias seleccionadas hacia los registros
auxiliares de control y seguir con la verificacin con la documentacin sustentatora de las
entregas a la fabrica para la produccin de los artculos correspondientes.
El inicio del proceso productivo se da partir de un Plan de Produccin debidamente
aprobado por la gerencia. Es en cumplimiento de este plan que se da inicio al proceso con
la correspondiente orden de produccin, documento en el que se establece, entre otros, la
fecha del inicio de la produccin, la cantidad de unidades a producir y l nmero de lote.
Este documento da origen a la comisin de otro: hoja de costos. En este formulario, muy
importante por cierto, el auditor debe poner especial inters, ya que en l, se resumen
detalladamente todos los consumos de materia prima, mano de obra directa y los gastos
Indirectos de fabricacin. Por las hojas de costos seleccionados se deben revisar todas las
aplicaciones de materia prima, a partir de las correspondientes requisiciones de materiales,
comparndolas con los Vales de salida de almacn. Ambos documentos deben contener,
por lo menos, la siguiente informacin: 1) N de orden de produccin, 2) N de lote a
producir; y 3) cantidad de materia prima. El seguimiento posterior requiere la verificacin
de la entrega de los productos terminados al almacn comprobando tanto los reportes de
salida de produccin como los reportes de ingreso al almacn de productos terminados.
Especial atencin requieren los reprocesos, ya sea por rutina establecida por el
departamento de control de calidad, o por la elaboracin de subproductos.
Finalmente se debe verificar el registro contable (a travs de una comprobacin de los
mayores auxiliares y del mayor general) de la produccin en proceso y de los productos
terminados.
f) Comprobar la informacin contenida en la gua de remisin con la que aparece en la
factura de venta. Asimismo, comparar las cantidades contenidas en las facturas de venta
con las que aparecen en los registros auxiliares de control de existencias.
Siempre basado en una muestra, el auditor deber seleccionar una cantidad razonable de
guas de remisin y ubicar las facturas de venta correspondientes.
Una vez identificadas las facturas de venta se debe comprar con la informacin contenida
en los registros auxiliares de control de existencias (kardex, inventarios permanentes, etc).
El auditor debe tener en consideracin el resultado de la evaluacin definitiva de control
interno del subsistema de ventas, cuentas por cobrar, y de ser el caso considerar la
posibilidad de realizar un seguimiento de las facturas seleccionadas en la revisin del
mencionado segmento a travs de la evaluacin del subsistema existencias y costos de
ventas.
g) Revisar la composicin del costo de ventas y la correcta aplicacin al periodo
correspondiente.
El costo de los productos terminados debe corresponder al costo de ventas de esos
productos pos las cantidades facturadas.
Es importante realizar un corte documentario tanto de las guas de remisin como de las
facturas de ventas a los clientes para comprobar que los costos y las ventas
correspondientes se apliquen en un mismo ejercicio, en cumplimiento de principios de
contabilidad generalmente aceptados.

A partir del mencionado corte documentario se deben revisar todas las ventas diferidas y en
realizacin subsecuente.
Con la evaluacin del subsistema de existencias y costo de ventas concluye la cuarta etapa,
correspondiente a la primera visita, denominada: evaluacin definitiva del control interno.
En el informativo de la quincena siguiente continuaremos con la quinta y ultima etapa:
Carta de Recomendaciones para mejorar el control interno.
TRIGSIMA SEGUNDA PARTE
Seguimos con el estudio de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la cual
hemos denominado Primera Visita.
Ya hemos desarrollado las cuatro primeras etapas: conformacin del archivo permanente,
comprensin de los sistemas, evaluacin preliminar de control interno, y evaluacin
definitiva del control interno.
Nos toca ahora proseguir con la quinta etapa correspondiente a la carta de recomendaciones
para mejorar el control interno.
e) Carta de recomendaciones para mejorar el control interno
Despus de realizar la evaluacin preliminar del control interno, ya sea a travs de
cuestionarios, diagramas de flujo o descripciones narrativas o una combinacin de ellos, de
llevar a cabo la evaluacin definitiva del control interno con el desarrollo sistemtico de las
denominadas pruebas de funcionamiento, el auditor deber informar oportunamente a la
gerencia las debilidades de control interno detectadas en las mencionadas pruebas,
recomendando, en cada caso, las medidas que tendr que adoptar para superarlas.
Al respecto, la Norma Internacional de Auditoria N 6 Evaluacin del Riesgo y del Control
Interno (norma revisada en octubre de 1991), establece en el prrafo 49 lo siguiente:
Como resultado de su estudio y de sus pruebas de los sistemas de contabilidad y control
interno, el auditor puede identificar las debilidades de estos. El auditor debe comunicar a la
gerencia, en fecha oportuna, y al apropiado nivel jerrquico, las debilidades, materiales que
ha podido identificar en el diseo o en el funcionamiento de los sistemas de contabilidad y
control interno, la comunicacin debe ser hecha preferentemente por escrito, pero si el
auditor juzga que la comunicacin verbal es la apropiada, sta debe ser comentada en los
papeles de trabajo. Es importante que indique en la comunicacin, que se est refiriendo
solamente a las debilidades que ha identificado como resultado de su examen, y que ste no
ha sido proyectado para establecer la identidad del control interno con fines
administrativos.
Las declaraciones sobre Normas de Auditoria y el informe sobre el Control Interno.
Las Declaraciones sobre Normas de Auditoria (SAS), emitidas por el Comit Ejecutivo de
Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores Pblicos (AICPA),
relacionadas con el Informe de Control Interno son las siguientes:
SAS 1
:Declaraciones sobre Normas de Auditoria: Secciones 640 y 6541
SAS 20
:Requerimientos de comunicacin sobre debilidades importantes en
el control interno.
SAS 30
:Informe sobre el control interno contable (Reemplaza el SAS 1,
secciones 640 y 641).
Segn las normas de auditoria mencionadas precedentemente, un auditor independiente
puede comprometerse a informar sobre el sistema de control interno contable en distintas
formas. As, el auditor independiente puede comprometerse a:

Expresar una opinin sobre el sistema de control interno contable vigente a una fecha
especifica.
Informar sobre el sistema de la entidad, para uso exclusivo de la administracin,
organismos de supervisin y control u otras instituciones, basado nicamente en un estudio
y evaluacin del control interno contable realizado como parte de una auditoria de los
estados financieros de la entidad, el cual no es suficiente para expresar una opinin sobre el
sistema en su totalidad.
Informar sobre todo o parte del sistema de la entidad, para al uso restrictivo de la
administracin o de organismos gubernamentales de supervisin y control, basado en los
criterios establecidos previamente por los mencionados organismos.
Emitir otros informes con propsitos especiales sobre todo o parte del sistema de la entidad
para el uso respetivo de la administracin, organismos gubernamentales de supervisin y
control y otras terceras partes especificas.
Un auditor independiente tambin puede verse involucrado en el sistema de control interno
contable de la entidad en tal forma que no se vea obligado a informar de acuerdo con las
normas que estamos comentando. Por ejemplo, un auditor puede comprometerse a dar una
asesora sobre cmo mejorar el sistema en estas circunstancias el profesional contable
puede comunicar los resultados de su trabajo por medio de cartas, memorando o cualquier
otro medio menos formal nicamente para la informacin interna de la administracin. Es
esta parte de nuestro estudio nos limitaremos a comentar el segundo de los compromisos
mencionados precedentemente, es decir, el de informar sobre el sistema de la entidad, para
el uso exclusivo de la administracin, basado nicamente en el estudio y evaluacin del
control interno contable realizado como parte de una auditoria de los estados financieros de
la entidad.
En tal sentido, la evaluacin del control in temo de una empresa puede dar lugar a dos
situaciones:
Que las deficiencias del control interno sean tan importantes que impidan proporcionar a la
administracin una certeza razonable de: 1) que los activos estn protegidos del uso o
disposicin no autorizados; y 2) que los registros financieros son confiables para la
preparacin de estados financieros; y
Que las deficiencias del control interno sean medianamente importantes, pero que no
requieren ser incluidas en el dictamen del auditor.
La primera de estas situaciones, requiere sea mencionada en el dictamen del auditor, motivo
por el cual estudiaremos este tema en la Fase dcimo primera, correspondiente al Trmino
de la auditoria. Por el momento comentaremos la segunda situacin relacionada con las
deficiencias de control interno medianamente importantes, que si bien es cierto no
requieran ser incluidas en el dictamen del auditor, deben ser comunicadas a la
administracin de la entidad.
A quien se debe dirigir la carta de control interno
Es importante que la carta de control interno se remita a la persona apropiada, si se quiere
lograr los efectos esperados; es decir, coadyugar al mejoramiento del sistema de control
interno del cliente. En todo caso, se recomienda tener en consideracin lo siguiente:
Se debe enviar a la persona con suficiente autoridad como para exigir el cumplimiento de
las recomendaciones efectuadas por el auditor.
Informar directamente a los empleados responsables de sus propios errores, negligencias,
deficiencias o fallos, invita a la indiferencia, ocultamiento o discusiones o actitudes que
tienen por finalidad evadir sus responsabilidades. El destinatario natural es la gerencia

general; sin embargo si se acuerda otro destinatario, ste debe ser ajeno a la gestin
financiera para no limitar el enjuiciamiento de dicha gestin
Si se dirige la carta a la gerencia general y/o director ejecutivo, se conseguir, adems,
demostrar el gran inters del auditor por los asuntos de la empresa y su capacidad para
plantear sugerencias constructivas.
Si los comentarios del auditor se pueden calificar como de extrema gravedad se debe
informar inmediatamente al Presidente del Directorio y/o al Director que preside el comit
de auditoria nombrado por el directorio.
Oportunidad de la carta de control interno
Como hemos dicho en captulos anteriores, en una auditoria tradicional se realizan por lo
menos tres visitas a la empresa examinada. Pueden ser ms visitas, dependiendo de la
actividad econmica y volumen de operaciones. Tambin pueden ser menos de tres visitas
(cuando los auditores son designadas tardamente).
En todo caso, se recomienda emitir y entregar la carta de control interno, en las siguientes
oportunidades:
Primera visita
Como ha quedado dicho, en la primera visita el auditor realiza la evaluacin preliminar y
definitiva del control interno, con la finalidad de determinar el alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoria para formarse una opinin sobre la razonabilidad de los estados
financieros por l examinados.
Al trmino de la primera visita debe enviarse inmediatamente la carta de control interno a
la gerencia.
Visita interina
En esta segunda visita el auditor realiza principalmente lo siguiente: 1) Arqueos de caja,
valores y documentos; 2) Supervisin de la toma de inventarios fsicos de existencias; 3)
Circularizacin de saldos de bancos, clientes, proveedores, abogados, compaas de
seguros, personal, etc.; y 4) Ampla la evaluacin definitiva del control interno por las
transacciones registradas desde la primera visita. Como resultado de esta segunda visita
pueden surgir una serie de deficiencias de control interno, que de ser importantes deben ser
comunicadas inmediatamente a la gerencia.
Visita final
En esta visita, por lo general, se desarrollan procedimientos para verificar los saldos de las
cuentas que sustentan los estados financieros. Si se detectan deficiencias de control interno
contable en esta ltima visita, stas deben ser comunicadas a la gerencia en forma oportuna.
Como ha quedado establecido, la carta de control Interno puede emitirse en varias
oportunidades, en el transcurso del trabajo de auditoria. Si bien se recomienda, como regla
general, emitir el mencionado documento al finalizar cada una de las visitas referidas
precedentemente, es importante dejar claramente establecido que si en el proceso de
auditoria se descubriera un fraude o errores graves, estos hechos deben ser comunicados
inmediatamente a la gerencia. En el caso que se tuvieran indicios de la participacin activa
de la gerencia en estos hechos, la carta de control interno debe ser entregada al Presidente
del Directorio en el ms breve plazo posible.
Forma y contenido
Existen diversas formar y estilos para preparar la carta de control interno. Sin embargo,
debe incluir por lo menos los siguientes aspectos:
Carta dirigida a la gerencia
Aspectos de carcter general

Organizacin
Caja ingresos
Caja egresos
Ventas y cuentas por cobrar
Compras y cuentas por pagar
Planillas
Existencias y costo de ventas
Aspectos tributarios
Contingencias
Algunos auditores clasifican las debilidades de control interno por orden de importancia,
otros las exponen por reas. Las observaciones en algunos casos redactan incluyendo la
respectiva recomendacin. En otros casos se presenta una recomendacin de carcter
general seguida de ejemplos que demuestran la deficiencia de control.
Carta borrador
Es usual elaborar una carta de control interno en borrador y discutirla con los distintos
funcionarios responsables de las deficiencias que contiene. Este mecanismo permite superar
supuestos malos entendidas y obtener documentos y registros pendientes de entrega por
parte de los mencionados funcionarios. Asimismo, ofrece la oportunidad de conocer la
actitud de cada funcionario frente a las cuestiones planteadas. Cumplido este paso previo se
proceder a emitir el informe definitivo
Comentarios posteriores
Despus de enviar la carta de control interno a la empresa, el auditor debe sugerir que la
gerencia traslade; cada funcionario las deficiencias por las cuales es responsable,
requirindoles sus comentarios al respecto. Los mencionados comentarios deben ser
remitidos al auditor para su evaluacin final.
Cartas de aos anteriores
Independientemente de si los estados financieros del ao anterior hayan sido examinados
por otros auditores independientes o si se tratase de una auditoria recurrente, los auditores
actuales deben realizar un seguimiento de las deficiencias de control interno contenidas en
la carta de control interno del ao inmediato anterior y el resultado se debe entregar a la
gerencia conjuntamente con la carta de recomendaciones para mejorar el control interno del
ejercicio presente.
TRIGSIMO TERCERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como Primera Visita, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a la carta de recomendaciones para mejorar el control interno que
iniciramos en el Informativo de la quincena anterior.
c. Carta de recomendaciones para mejorar el control interno (continuacin)
Un modelo sencillo
Como comentremos en el Informativo de la quincena anterior, existen distintas formas de
presentacin de la carta de control interno dependiendo de la poltica adoptada por los
auditores independientes y de la actividad econmica y volumen de operaciones de la

entidad; as como de la cantidad de deficiencias de control interno determinadas por el


resultado de la evaluacin definitiva del control interno.
A continuacin presentamos en modelo sencillo de carta de control interno para ser usado
para las pequeas y medianas empresas.
Lima 8 de setiembre de 1997
Seor
Victor Alvalez
Gerente General
MICROTEX S.A.
Ciudad
Asunto: Carta de recomendaciones
Como parte del examen de los estados financieros de MICROTEX S.A. al 31 de diciembre
de 1997. hemos efectuado un estudio y evaluacin del sistema de control interno contable
en la profundidad que estimamos necesaria para evaluar el sistema como lo requieren las
normas de auditoria generalmente aceptadas. El propsito de nuestro estudio y evaluacin
fue determinar la naturaleza. periodificacin y alcance de los procedimientos de auditoria
necesarios para expresar una opinin sobre los estados financieros de la empresa. El estudio
y evaluacin fue ms limitado que el que seria necesario para expresar una opinin sobre el
sistema de control interno contable considerado en su conjunto.
La gerencia de MICROTEX S.A. es responsable de establecer y mantener un sistema de
control interno contable. Para cumplir esta responsabilidad es necesario que haya
estimaciones y juicios para evaluar los beneficios esperados y los costos asociados a los
procedimientos de control.
Los objetivos del sistema consisten en proporcionar a la direccin una garanta razonable,
aunque no absoluta, de que los activos estn protegidos ante una prdida por una utilizacin
o venta no autorizada, y de que las operaciones se efectan en conformidad con la
autorizacin de la gerencia y se registran debidamente para poder preparar unos estados
financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable puede
no obstante que se produzcan errores o irregularidades y no sean detectados. Adems la
proyeccin de cualquier evaluacin del sistema a periodos futuros est sometida al riesgo
de que los procedimientos puedan resultar insuficientes debido a los cambios en la
situacin o a que el grado de cumplimiento de los procedimientos
pueda disminuir.
Sin embargo, el estudio y evaluacin puso de relieve las situaciones siguientes que creemos
que presentan un riesgo apreciable de que se produzcan errores o irregularidades de una
magnitud tal que repercutira significativamente sobre los estados financieros de Microtes
S.A. y de que no serian detectados a tiempo.
Organizacin y funciones
1. La empresa no dispone de un plan escrito de organizacin. Estos planes incluyen
normalmente descripciones por escrito de los trabajos y un organigrama y se basan en los
objetivos a corto y largo plazo de la misma. Las descripciones de los trabajos deben
centrarse por entero en el trabajo, en lugar de hacerlo en algunas de las personas lo realizan

y deben ser preparadas mediante un programa de evaluacin de trabajos. Tiene una gran
importancia ya que sirven de instrumento para relacionar un puesto con otro y se deben
evaluar en trminos de magnitudes monetarias. El programa mismo de evaluacin de
puestos de trabajo puede llevar a resultados importantes en otros aspectos, a saber;
empleados que tienen un mejor conocimiento de su puesto de trabajo y su potencial de
ascenso; seria mas fcil de evitar la duplicidad de esfuerzos; podran identificarse con
mayor facilidad las funciones operacionales y de asesora.
Un organigrama seria muy til para identificar:
a. El flujo de autoridad.
b. Las relaciones de personal ejecutivo y de asesora.
c. Los nombres de funciones y grupos
d. Los puestos y nombres de directivos
Debido a los beneficios que pueden obtenerse, recomendamos la preparacin de una
descripcin por escrito del puesto de trabajo y un organigrama formal.
Deberan reevaluarse las tareas asignadas al personal de la empresa con responsabilidades,
y ms en concreto:
a.
Deberan separarse totalmente las tareas del cajero del registro de las letras y
cuentas a cobrar y de los asientos correspondientes en los registros auxiliares de control.
b.
Los estados mensuales de cuenta corriente enviados a los clientes deberan ser
manejados por un empleado que no tenga acceso a caja y sea independiente del que registre
las cuentas a cobrar.
c.
El departamento de contabilidad debe estar totalmente separado de las funciones de
cobranzas y pagos
Caja y bancos
l. Durante la verificacin de los cobros, se observ que, durante el mes de agosto de 1997,
de los 28 descuentos concedidos a clientes, 6 de ellos, por un importe total de 23.420
nuevos soles, no cumplan el requisito de los 30 das. Se sugiere que se tenga; ms cuidado
con el otorgamiento de descuentos por pronto pago y controlar todas las aprobaciones de
tal manera que la gerencia pueda determinar, para fines de gestin, el importe total del
descuento concedido en un plazo superior a 30 das despus, de la fecha de facturacin.
2. Pudimos observar que antiguos funcionarios de la empresa estn todava autorizados
para firmar cheques girados sobre varias cuentas bancarias. Recomendamos que se revise y
actualice el numero de funcionarios apoderados autorizados a firmar cheques en todas las
cuentas bancarias. Se recomienda tambin que la empresa mantenga una relacin de
funcionarios autorizados a aprobar desembolsos y a girar cheques y que la actualice
peridicamente.
3. Las firmas autorizadas deben estar limitadas a aquellos empleados que no tengan acceso
a caja.
Cuentas por cobrar
1. Debe hacerse una revisin mensual del listado de cuentas por cobrar por un funcionario
responsable e independiente del departamento de crditos y cobranzas, para determinar la
propiedad de la clasificacin por su antigedad y por clientes, situacin de cobro y
seguimiento de los deudores morosos.

2. Debe hacerse un anlisis formal por escrito, que podra ser entregado peridicamente a la
gerencia u otro funcionario, independiente del departamento de crditos y cobranzas, de
todas las cuentas pendientes de cobro originadas hace ms de 90 das. Este anlisis debe
incluir copias de las cartas de requerimiento de pago, fotocopias de las comunicaciones
pertinentes entre la empresa y los clientes y las razones de la morosidad en el pago.
Existencias y contabilidad de costos
1. Las debilidades existentes en el sistema actual de contabilidad de costos ha hecho
necesario realizar ajustes importantes de inventario al final del ejercicio entre los valores
contable y fsico, lo que indica que los informes preliminares internos e informacin sobre
costos de produccin ha sido imprecisa. Es fundamental efectuar una mejora del sistema de
contabilidad de costos si la gerencia quiere disponer, de la informacin necesaria para
tornar decisiones adecuadas y oportunas.
Recomendamos que se estudie seriamente la adopcin de un nuevo sistema de contabilidad
de costos que satisfaga las necesidades de informacin de la gerencia y que facilite:
a. La segregacin de inventarios entre clasificaciones bsicas: materias primas, productos
en proceso y productos terminados.
b. La correcta valuacin de las existencias.
c. La determinacin correcta y oportuna del costo unitario de los productos terminados.
2. Recomendamos que se implementen procedimientos adicionales que permitan hacer una
comparacin detallada de todos los documentos informticos de inventario de entrada
versus los de salida durante la actualizacin de los inventarios permanentes como
consecuencia de los recuentos fsicos anuales. Se observ durante la aplicacin de los
procedimientos de auditoria del inventario que no se ha efectuado una comparacin
detallada de las nuevas cantidades reflejadas en los documentos informticos de salida con
los de entrada.
Planillas
l. Actualmente el encargado de planillas es quien tiene la responsabilidad de reconciliar la
cuenta bancaria de planilla y distribuir los cheques a los empleados de oficina.
Recomendamos que estas responsabilidades estn divididas.
2. Los cheques deberan ser distribuidos a los empleados de almacn por alguien que no sea
el encargado o persona que prepara la planilla.
Ventas
1. Debe contabilizarse la secuencia numrica de las facturas de venta con el fin de
asegurarse que se han registrado todas las ventas. Actualmente, el departamento de pedidos
mantiene un registro donde se listan los pedidos de venta a medida que se reciben de las
dos tiendas con que cuenta la empresa y la fecha de envo de los productos. Se contabiliza
la secuencia numrica de los pedidos de venta, pero no se asegura que todos ellos se
registren como ventas. Adems revisamos el registro de pedidos de venta correspondiente
al mes de agosto de 1997 y observamos que 25 de los 290 pedidos de venta no fueron
contabilizados y 79 ms no presentaban ninguna indicacin de si los productos fueron
enviados o si se haban cancelado.
2. La empresa no prepar proyecciones de 'lentas ni presupuestos para 1997. Puesto que la
planificacin financiera parte de una prediccin slida del volumen de ventas que se

traduce a una previsin del volumen de produccin, recomendamos que una comisin
designada por la gerencia, prepare proyecciones de ventas detalladas, incluyendo el
representante de los departamentos de ventas, fabricacin y contabilidad.
Esta informacin constituir la base del presupuesto operacional, la proyeccin del cash
flow y el presupuesto de inversiones. La utilizacin de este tipo de planificacin financiera
permitir conocer a todos los departamentos y a la direccin los objetivos a alcanzar y
proveer al directorio una norma estndar mediante la cual juzgar a los diferentes niveles de
direccin.
Cuentas por pagar
l. Las facturas deben marcarse con un sello fechador de pagado o anularse para impedir la
duplicacin del pago. Durante la revisin, se observ que varias facturas haban sido
pagadas ms de una vez.
2. Debe hacerse una verificacin independiente de las facturas por pagar y las provisiones
correspondientes para asegurarse de que coinciden. Observamos que l importe de varias de
ellas era superior al correcto.
Activos fijos
l. Como resultado del anlisis de los activos fijos de la empresa, hemos observado, que los
bienes conformantes del patrimonio de la empresa, en .su totalidad carecen de una placa o
sticker codificado que los identifique.
Sugerimos la conveniencia de que en el futuro, todos los bienes de capital adquiridos por la
empresa, deben ser codificados inmediatamente despus de decepcionados por el
departamento del almacn. La codificacin definitiva la puede realizar la seccin de control
de patrimonial del departamento de contabilidad.
2. Recomendamos que la empresa mantenga registros individuales de control por cada uno
de los bienes de capital, donde se consigne:
Cdigo asignado
Costo histrico
Ubicacin del bien
Depreciacin anual y acumulada
Reevaluaciones, etc.
3. Con la finalidad de mejorar el sistema de control interno para activos fijos implementado
por la empresa, recomendamos se introduzcan los siguientes procedimientos adicionales:
Reglamentar la poltica de tratamiento de capitalizacin y de les gastos de mantenimiento
de los bienes.
Que toda la documentacin que sustente la propiedad de los bienes se encuentre a nombre
de la empresa.
Que se controle el movimiento interno por el traslado de los bienes de un rea a otra,
dentro del edificio principal, como el traslado a las dos tiendas y viceversa.
Estas situaciones fueron consideradas a la hora de determinar la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas de auditoria que se han de aplicar en el examen de los estados
financieros correspondientes a 1997, y no afecta al informe final sobre los mencionados
estados financieros, el cual remitiremos en la fecha acordada.
Atentamente.
CPC Luis Atoche

Matricula 797922
TRIGESIMO CUARTA PARTE
En el Informativo de la quincena anterior continuamos con el desarrollo de la octava fase
de la auditoria de estados financieros, a la cual hemos denominado Primera Visita,
correspondiente a la etapa designada como carta de recomendaciones para mejorar el
control interno, en el que presentamos un modelo sencillo para pequeas y medianas
empresas.
A continuacin presentamos un segundo modelo de carta de recomendaciones, el mismo
que es de uso comn en nuestro medio.
VILLA. ZAPATA Y ASOCIADOS
SOCIEDAD DE AUDlTORIA
Edificio Cancn
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Av. Azteca 121 Mxico
Emiliano Zapata
Setiembre 18, 1997
Seores
INDUSTRIAL MAYA S.A.
Av. La Reforma 777
Capital Federal
Att: Sr. Mario Moreno
Gerente General
Estimado seor Moreno:
En relacin con el examen de los estados financieros de Industrial Maya S.A., por el ao
1997, segn nuestro acuerdo de prestacin de servicios profesionales, bajo los trminos de
nuestro contrato, hemos revisado los procedimientos contables y evaluado el sistema de
control interno contable utilizado por la compaa. Nuestro examen fue conducido con la
finalidad de determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de
auditoria necesarios, para expresar una opinin sobre sus estados financieros; por esta
razn, dicha revisin y evaluacin no estuvo dirigida a descubrir todas las deficiencias que
pudieran existir en el control interno, lo cual precisara de un estudio especial sobre la
materia.
Como es de vuestro conocimiento, el sistema de control interno contable de una empresa
tiene como finalidad principal salvaguardar los activos de la misma, 1segurar que las
transacciones se contabilicen adecuadamente y finalmente, que los estados financieros sean
preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Establecer y
mantener dichos sistemas es de responsabilidad de la compaa, la que tiene que evaluar
cuidadosamente el beneficio a obtener con el costo de los procedimientos de control.
Nuestra revisin ha revelado que existen reas en las que podra incrementarse la eficiencia
o implementarse un sistema de control interno ms efectivo.
En las pginas siguientes hacemos una descripcin de las recomendaciones sugeridas para
mejorar el sistema de control interno de Industrial Maya S.A.,
Este informe se emite nicamente para uso del Directorio y de la Gerencia y no debe
utilizarse con ningn otro propsito.

Agradecemos la atencin dispensada durante la ejecucin de nuestro trabajo y quedamos a


su disposicin por si desearan alguna ampliacin o comentario adicional en relacin con el
contenido del presente Informe.
Atentamente,
CPC. Emiliano Zapata, Socio
INDUSTRIAL MAYA S.A.,
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO DERNADAS
DEL EXAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 1997
A. Consideraciones generales
1. Informacin requerida no proporcionada Mediante Memorndums Ns. O l. 02, 03, 04 Y
05 (reiterativo), de fechas 10, 14, 17 Y 24 de julio y 04 de agosto del presente ao,
respectivamente, hicimos nuestro requerimiento de informacin necesaria para el desarrollo
de nuestra labor de auditoria; sin embargo, hasta la fecha de emisin del presente informe,
no se nos ha proporcionado lo siguiente:
a. Libros de Inventarios y Balances.
c. Libro Diario. c. Libro Mayor.
d. Libros de Planillas de Sueldos y Salarios.
e. Libro Caja.
f. Balance de Comprobacin al 30 de junio de 1997.
g. Anexos detallados de la composicin de saldos al 30 de junio de 1997.
h. Archivo de impuestos.
i. Registro de compras,
j. Registro de ventas.
k_ Copia de inventario fsico de existencias al 30 de junio de 1997.
l. Vouchers de ingresos y egresos de febrero a junio de 1997.
m. Detalle del clculo de la provisin de beneficios sociales y composicin del saldo al 30
de junio de 1997,
n. Determinacin del costo de ventas al 30 de julio de 1997,
o. Archivo de plizas de seguros vigentes al 30 de junio de 1997.
p. Registro de Acciones y Transferencias.
El no contar con la informacin sealada precedentemente, constituye una limitacin
importante al alcance de nuestro examen, al no tener los elementos de juicio necesarios que
permitan determinar la razonabilidad de sus operaciones v consecuentemente de la
informacin financiera consignada en sus estados financieros al 31 de diciembre de 1997.
2. Carencia de Manual de Organizacin y funciones
La compaa no cuenta con su correspondiente Manual de Organizacin y funciones, que le
permita una adecuada distribucin de funciones de su personal: as como establecer
responsabilidades. La Gerencia debe evaluar la necesidad de contar con el mencionado
documento, por constituir una importante herramienta de gestin empresarial.
3. La compaa no cuenta con un organigrama estructural
Situacin que no permite visualizar objetivamente la estructura orgnica de la empresa as
como la distribucin de su personal.

Es conveniente que la gerencia elabore un organigrama en el cual se aprecie las diferentes


reas operativas que conforman la empresa, lo cual va a facilitar el conocimiento de su
organizacin estructural y la distribucin de su personal,
B. Contabilidad
1. Ausencia de Manual de Normas y Procedimientos
El departamento de Contabilidad carece de su correspondiente Manual de Normas y
Procedimientos que permita delegar responsabilidades entre su personal, as como
uniformizar criterios en el tratamiento contable de sus operaciones. Sera conveniente que
se evale la necesidad de contar con el mencionado documento por constituir una
herramienta de gestin y de control interno.
2. No se nos proporcionaron libros y registros contables
A la fecha de nuestro examen (Agosto de 1997) no se nos facilitaron los libros y registros
contables de la compaa (Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor,
Libros de planillas de Sueldos y Salarios, Registro de Compras, Registro de Ventas, etc.);
situacin que constituye una seria limitacin al alcance de nuestro trabajo; que de
mantenerse podra tener un efecto importante en nuestro dictamen sobre los estados
financieros,
3. No se efectan anlisis de cuentas
El personal del departamento de contabilidad no sigue la prctica de efectuar
peridicamente anlisis de cuentas que les permita detectar de manera puntual errores que
pueden ser regularizados oportunamente, Esta situacin le resta confiabilidad a los saldos
consignados en los estados financieros.
Es necesario que se implemente como una prctica sana de control interno, la realizacin de
anlisis mensuales de cuentas que permitan conciliar los saldos contables con los
operativos, a la vez de mostrar saldos razonables en sus estados financieros.
4. Necesidad de revisin e implementacin del Software del Departamento Contable
Como resultado de nuestra evaluacin, hemos observado la necesidad de revisin e
implementacin del software del Departamento de Contabilidad, por cuanto el programa
utilizado no emite toda la informacin requerida para una adecuada operatividad del rea,
lo cual origina una informacin financiera con arraso e incompleta; asimismo, se incurre en
trabajos que demandan mayor tiempo y esfuerzo.
Recomendamos evaluar la necesidad de implementar un adecuado programa o un conjunto
de programas que permitan contar con la informacin necesaria de acuerdo a los
requerimientos del sistema contable con la finalidad de obtener informacin oportuna, clara
y precisa sobre las, operaciones de la empresa, contribuyendo de manera ms efectiva a la
toma de decisiones.
5. Inadecuado control del archivo y de los libros contables
Durante la realizacin de nuestro examen, hemos observado que no existe un control
adecuado en el archivo y custodia de los libros y registros contables de la compaa, lo que
no permite una rpida ubicacin tanto de los libros y registros contables como de la
documentacin sustentatoria de las operaciones. Sugerimos que la gerencia general emita
las directivas del caso con la finalidad de proteger los archivos de documentos y libros
societarios, segn lo establecido por la Ley General de Sociedades.
C. Ventas - Cuentas por cobrar - Ingresos
1. No se nos proporcion el Registro de Ventas.

Debido a que no nos facilitaron el Registro de Ventas, no hemos podido determinar el


alcance de nuestro examen por no contar con la informacin base para obtener la muestra
correspondiente.
2. No cuentan con Manual de Normas y Procedimientos
La compaa no cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos correspondientes a las
involucradas con las operaciones de ventas, cuentas por cobrar e ingresos, respectivamente;
de manera que permita uniformizar criterios en, el tratamiento de sus operaciones, adems
de facilitar un adecuado conocimiento de la operatividad de dichas reas. Es conveniente
que la gerencia general evale la necesidad de contar con el referido documento por tratarse
de una herramienta de gestin y de control interno favorable y necesario para la empresa.
D. Compras - Cuentas por pagar - Egresos
1. No cuentan con Manual de Normas y Procedimientos
La empresa no cuenta con su correspondiente Manual de normas y Procedimientos
correspondiente a las reas involucradas con las operaciones de compras, cuentas por pagar
y egresos, respectivamente; que permita uniformizar criterios en el tratamiento de sus
operaciones. Recomendamos que la gerencia general evale la necesidad de contar con el
mencionado documento, el mismo que facilitara un adecuado control interno sobre el rea.
2. Las rdenes de compra no son prenumeradas
Como resultado de nuestra revisin selectiva de la documentacin sustentatoria de las
adquisiciones de la empresa por el perodo transcurrido entre el primero de enero y el 30 de
agosto de 1997; hemos comprobado que las rdenes de compra son numeradas en forma
manua1. Este procedimiento puede permitir la duplicidad de la numeracin de dicha
documentacin, dificultando el control sobre su emisin y seguimiento posterior.
Consideramos necesario implementar el uso de formatos prenumerados para la emisin de
rdenes de compra.
3. No se nos proporcion el Registro de Compras
Debido a que no nos facilitaron el Registro de Compras, no hemos podido determinar el
alcance de nuestro examen por no contar con la informacin base, para obtener la muestra
correspondiente.
E. Planillas y Personal
1. Limitaciones al alcance de nuestro examen
No hemos podido realizar nuestro examen sobre el rea de planillas y personal, al no
habrsenos facilitado la informacin requerida para su realizacin:
- Libro de Planillas de Sueldos y Salarios
- Boletas de pago
- Files personales
- Contratos por prestacin de servicios.
TRIGESIMO QUINTA PARTE
Continuando con el desarrollo de la octava fase de la auditoria de estudios financieros a la
cual hemos designado como Primera Visita, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a la carta de recomendaciones para mejorar el control interno que
iniciaremos en el informativo correspondiente a la primera quincena anterior comenzamos
desarrollando un segundo modelo de carta de recomendaciones, el mismo que concluimos a
continuacin.

c. Carta de recomendaciones para mejorar el control interno (continuacin)


Segundo modelo: Microtex S.A.
F. Impuestos
1. Archivo de impuestos incompleto
Como resultado de nuestra revisin de impuestos correspondientes al ejercicio econmico
de 1997, observamos que el archivo correspondiente no incluye toda la documentacin
sustentatoria.
Informacin faltante:
- Impuesto General a las Ventas: declaracin de pagos mensuales por los meses de enero a
junio de 1997.
- Impuesto a la Renta - Tercera Categora: declaracin de pagos mensuales por los meses de
enero a abril de 1997.
La ausencia de esta documentacin no nos ha permitido efectuar una eficiente y completa
revisin de los mencionados impuestos.
Se recomienda instruir al personal responsable acerca del adecuado archivo y
mantenimiento de la referida documentacin con la finalidad de evitar contingencias
tributarias futuras.
G. Inventarios y Costos
1. Limitaciones al alcance de nuestro examen
Debido a la carencia de informacin y/o documentacin, no obstante nuestras reiteradas
solicitudes, no nos ha sido posible efectuar nuestra evaluacin acerca de los controles
internos existentes en el rea de inventarios y costos.
La documentacin sustentatoria de los inventarios y costos es fundamental, en la medida
que es el soporte para determinar la razonabilidad del rubro existencias en el balance
general: y del rubro costo de ventas, en el estado de ganancias y prdidas.
H. Seguros
1. Limitaciones al alcance de nuestro examen
No nos fue facilitado el archivo de plizas de seguros, vigentes al 30 de junio de 1997, por
lo que no hemos podido efectuar nuestras pruebas de verificacin correspondiente: y,
consecuentemente, no podemos emitir, nuestra opinin acerca del control existente en el
rea de seguros.
De otro lado, no nos ha sido posible establecer si los activos de la empresa estn
debidamente protegidos.
Hasta aqu, el segundo modelo de carta de recomendaciones para mejorar el control interno
correspondiente a la empresa MICROTEX S.A., que iniciramos en el Informativo de la
quincena anterior.
A continuacin presentamos un tercer modelo:
Seguimiento de las recomendaciones de control interno del ao anterior. Es usual en
nuestro medio enviar esta carta en un mismo informe. a continuacin de la carta de
recomendaciones del ao actual.
CLINICA LA SALUD S.A.

SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO DEL AO


1996
Como parte de nuestro trabajo de auditoria de los estados financieros de la clnica La Salud
S.A. por el ao 1997, hemos efectuado un seguimiento de las recomendaciones de control
interno formuladas por el ao 1996, por otros auditores independientes.
El resultado del seguimiento antes mencionado, lo detallamos a continuacin:
1. Facturacin - Cuentas Corrientes - Cobranzas
Parte esencial de nuestro examen del ejercicio 1995, fue hacer nfasis en el rea de
facturacin, crditos y cobranzas, que de acuerdo a nuestra experiencia es algo lgida.
Producto del examen que hemos efectuado, damos algunas recomendaciones que de
implementarse ayudarn en algo a sobrellevar los problemas actuales, pero de ninguna
manera a solucionarlos, porque para esto I se necesita cambiar los sistemas administrativos
de procedimientos y flujos documentarios de dichas reas, mediante un estudio de
consultora, que s sera definitivo.
a. Los descuentos deberan ser autorizados y sustentados. Como referencia daremos:
a.1 Algunas ventas de medicinas para pacientes hospitalizados tienen un 10% sin
autorizacin para su otorgamiento.
a.2 La factura N 7296 tiene un descuento del 6% sin que exista autorizacin escrita al
respecto.
I
Situacin actual.
a.1 El descuento del 10% es automtico y general para todos los pacientes hospitalizados.
a.2 El recibo N' 4933 tiene un descuento del 15% sin que exista autorizacin escrita al
respecto.
b. Se debera agilizar el envo de las facturas de venta de servicios al Departamento de
Crdito, y Cobranzas, lo cual conllevara a acortar los perodos de cobranza que
actualmente son, de 39 das aproximadamente, desde la emisin de la factura. A
continuacin presentamos algunos ejemplos:
Factura
Entrega
No.
Fecha
al cliente
Cobranza
41319 30.04.96
41396 30.04.96
41211 30.04.96

03.06.96
10.06.96
14.07.96

25.08.96
10.07.96
05.09.96

Situacin actual
Se ha agilizado el envi de las facturas al Departamento de Crditos y Cobranzas; sin
embargo, el perodo de cobranza es de 120 das, aproximadamente, como se demuestra a
continuacin:
Factura
No. Fecha
58277 29.05.97
56071 10.03.97
53648 28.01.97

Entrega
al cliente
11.06.97
11.05.97
23.03.97

cobranza
17.09.97
16.09.97
16.09.97

c. Deberan practicrseles a los cobradores, arqueos de facturas por cobrar, por lo menos
dos veces por semana, ya que el deficiente control interno actual permite que pueda haber
retencin de cobranzas.
Situacin actual
Se practican arqueos diarios a los cobradores.
d. Mensualmente se deben conciliar las cuentas corrientes individuales con las cuentas del
Mayor General, como prctica de control
Situacin actual
En proceso de implementacin.
e. Se debe cambiar el flujo actual de documentos del procedimiento integral de facturacin,
pues por el actual no se conoce con certeza qu departamento tiene todos los documentos
pendientes de cobranza.
Nuestra firma quiso efectuar un arqueo de facturas emitidas pendientes de cobro, pero de la
evaluacin que hicimos del flujo documentario, llegamos a la determinacin que era
imposible hacerlo en las actuales circunstancias o que simplemente, de realizado, no se
llegara a ninguna conclusin valedera. Como se apreciar, esta situacin impide a la
Clnica efectuar un control eficiente y eficaz de las cobranzas.
Situacin actual
En proceso de implementacin.
2. Programa Seguro de Salud.
a. Recomendamos que el profesional encargado de los exmenes mdicos preliminares
practicados a los nuevos socios al Programa 'Seguro de Salud', firme la respectiva
Declaracin Jurada.
Observamos que en algunos casos los mdicos no firman dicha declaracin.
Situacin actual
Desde 1997 no es requisito obligatorio el examen mdico para la inscripcin en el
Programa .Seguro de Salud. En los casos que estos se realizan (personas mayores de 60
aos), los mdicos firman la respectiva declaracin jurada.
b. Como medida formal las Solicitudes de afiliacin al Programa Seguro de Salud, deben
llenarse ntegramente.
Hemos observado que la mayora de esos documentos carecen de informacin de los
cnyuges, dependientes, etc.
Situacin actual
En la actualidad las solicitudes de afiliacin al Programa .seguro de Salud, se llenan en su
integridad.
3. Abastecimientos
a. Se debera cumplir siempre con el procedimiento de autorizar las rdenes de Compra por
el Jefe de Abastecimientos.
Observamos que la mayora de ellas carecen del visto bueno del mencionado funcionario.
Segn fuimos informados, esta situacin se origin por que el Jefe de Abastecimiento se
encontraba de vacaciones. Si este fuera el caso, debera existir un funcionario o empleado
que asuma la mencionada funcin.

Situacin actual
De las pruebas efectuadas no se observ deficiencias.
b. Las rdenes de Compra son documentos de control y de ordenamiento administrativo,
por lo que su emisin y autorizacin debe ser siempre anterior a la compra.
Del examen que efectuamos vemos que muchas veces la emisin del documento se hace
posterior al ingreso de la mercadera. Lo cual hace suponer que el mencionado documento
se emite para regularizar.
Situacin actua1
De las pruebas obtenidas se observ que las rdenes de compra se preparan con un precio
determinado para cada medicina o material, quirrgico y cuando se recibe la mercadera
tienen otro precio. Ante esta situacin el Jefe de abastecimientos prepara otra orden de
compra.
Como se puede apreciar, esta deficiencia de control se mantiene desde aos anteriores, por
lo cual es necesario que se cuente con las Listas de Precios de los laboratorios y otros
proveedores, debidamente actualizados, ya que hemos observado que ste es el principal
motivo de las diferencias de precios existentes entre las rdenes de compra y las facturas de
venta.
c. Recomendamos que como prctica sana de control, la Solicitud de compra sea autorizada
por el Jefe de Almacn.
No obstante que el Almacn es el departamento encargado de su emisin, el documento no
tiene el visto bueno de su jefe.
Situacin actual
La administracin manifiesta que todas las solicitudes de compra son visadas por el Jefe de
Almacn. Sin embargo, en nuestra revisin selectiva del rea de compras por los primeros
seis meses del ao 1997, hemos observado algunos de estos documentos sin la autorizacin
correspondiente.
4. Inventarios fsicos de existencias
Durante el ao 1996 hemos observado la toma de inventarios fsicos de existencias tres
veces, en los meses de febrero, abril y junio. En la supervisin de los mencionados
inventarios detectamos algunas deficiencias que se pueden corregir con una mejor
preparacin y cumplimiento de las instrucciones correspondientes.
a. Recomendamos que para evitar sustracciones de medicinas durante los recuentos fsico
se revise al personal que participa en los mismos, al momento de retirarse.
b. Es necesario que, previamente al inicio de los recuentos fsicos se efecte el corte
documentario correspondiente, a fin de tener un control de los ingresos y salidas.
El cumplimiento de estas recomendaciones es muy importante para proteger el patrimonio
de la empresa y para garantizar la razonabilidad del rubro existencias en el balance
general; y del costo de servicios vendidos que se muestra en el estado de ingresos y Gastos.
Situacin actual
En el ao 1997 hemos presenciado los recuentos fsicos de medicinas y materiales en cuatro
oportunidades, en los meses de enero, febrero, marzo y junio, con los Siguientes resultados.
a. Aunque en menor escala, las sustracciones de medicinas y vitaminas continan, por
exceso de confianza del Jefe de Almacn.
b. Se realiza el corte documentario correspondiente, pero no se realiza el seguimiento
correspondiente.

TRIGESIMO SEXTA PARTE


En el Informativo de la quincena anterior continuamos con el desarrollo de la octava fase
de la auditoria de estados financieros, a la cual hemos denominado Primera Visita,
correspondiente a la etapa designada como: carta de recomendaciones para mejorar el
control interno, en el que presentamos un tercer modelo: Seguimiento de las
recomendaciones de control interno del ao anterior, el mismo que seguiremos
desarrollando a continuacin.
e. Carta de recomendaciones para mejorar el control interno (Continuacin)
Tercer modelo: Clnica La Salud S.A.
5. Recomendacin de carcter contable
a. Dentro de la cuenta Obras en Curso se mantienen trabajos ya terminados que, estn en
pleno uso y que por lo tanto deberan empezar a depreciarse, por lo que deberan
contabilizarse en su cuenta respectiva de activo fijo.
I
Algunos ejemplos:
Concepto
Nuevos Soles
Remodelacin Sala de Partos
45.900
Remodelacin Centro Geritrico
94,200
Situacin actual
Esta situacin ha sido superada en 1997.
b. Se tiene contabilizados como intangibles los pagos hechos por diversos contratos de
servicios administrativos. De acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados no pueden considerarse esos egresos como activo, sino deben registrarse como
resultados del ejercicio.
Los gastos son:
En Nuevos Soles
Desarrollo de sistemas
(incluye programas diversos,
que por razones operativas son
sustituidos en corto plazo)
12,000
Desarrollo de estructura
organizacional
5,000
Auditoria de sistemas
8.000
Tasacin parcial de activos
fijos
5.000
30.000
Situacin actual
En el mes de enero de 1997 se trasladaron estos importes de la cuenta intangibles a gastos
generales de administracin.
En nuestra revisin por el ao 1997 no hemos encontrado casos similares.

c. Durante nuestra visita en noviembre de 1996, observamos que el listado auxiliar


mecanizado de proveedores se encontraba, registrado hasta el mes de abril del mencionado
ao. Siendo este registro un elemento indispensable para controlar las cuentas individuales
y para cuadrar la cuenta del mayor, sugerimos que siempre est actualizado.
Situacin actual
En nuestra visita correspondiente al mes de agosto de 1997, comprobamos que el Registro
Auxiliar de Proveedores mantiene un atraso de tres meses.
d. Formando parte de la cuenta Maquinaria y Equipo, existe:
En Nuevos Soles
Un monitor fetal
22.000
Una lampar WA
18.000
Los cuales han sido contabilizados como una donacin del MIAMI HOSPITAL; sin
embargo, no se cuenta con la documentacin que sustente esta operacin, por lo que no
debe considerarse como 'Capital! Adicional', mientras no se tenga la aceptacin del
proveedor, debe ser registrado como pasivo.
Situacin actual
Esta situacin ha sido superada, regularizndose en el mes de enero de 1997.
6. Prstamos al personal
Debido a que no existe un Reglamento de Personal, donde se indique las condiciones para
el otorgamiento de prstamos a los trabajadores, sugerimos que slo se otorgue prstamos a
los empleados que hayan cancelado el prstamo anterior.
Esta prctica no se cumple. Como referencia daremos:
Nombres y
Saldo
Nuevo
Apellidos
Pendiente
Prstamo
Juan Prez Lpez
S/.800
S/.1.200
Carmen Silva Tello
700 1.100
Situacin actual
De nuestra revisin selectiva de los prstamos al personal en el primer semestre de 1997,
hemos determinado una situacin similar. Ejemplos.
Nombres y
Saldo
Nuevo
Apellidos
Pendiente
Prstamo
Luis Torres Calvo
S/.900
S/.1.300
Pedro Campos Laos
600
1.000
Como hemos podido apreciar la carta de recomendaciones para mejorar el control interno,
se presenta al concluir la primera visita y, de ser el caso, al trmino de la visita interina.
Este documento se emite en calidad de Borrador para Discusin y luego de discutir con los
funcionarios involucrados se prepara y entrega a la gerencia el documento definitivo. La
mencionada carta consta de dos partes. La primera conteniendo las recomendaciones
provenientes del examen de las transacciones del ao actual; y la segunda con las
recomendaciones del ao anterior y su seguimiento correspondiente.
10 VISITA INTERINA

En la novena fase de la auditoria de estados financieros a la cual hemos denominado Visita


Interina, comentaremos el trabajo de auditoria en las oficinas del cliente, en una segunda
visita.
Es usual en nuestro medio que el auditor antes de retirarse de las oficinas del cliente, al
trmino de la primera visita, se ponga de acuerdo con el coordinador de auditoria designado
por la empresa, acerca de la fecha en que va a realizar la visita interina (segunda visita).
Esta fecha se coordina en funcin a la oportunidad en que el cliente tiene previsto el
inventario fsico de existencias. En todo caso se debe planificar la segunda visita antes del
cierre del ejercicio. De ser el caso, el Memorndum de Planeamiento debe ajustarse a la luz
de las nuevas fechas que se fijen para el inicio de la visita interina.
Cuando diseamos las fases que comprende la auditoria de estados financieros (Informativo
de la primera quincena del mes de abril de 19961. precisamos que la novena fase
correspondiente a la visita interina, comprende las siguientes etapas:
a. Continuacin de la evaluacin del control interno.
b. Arqueos de efectivo, cheques, comprobantes, valores, plizas de, seguro y otros
documentos.
c. Circularizacin de saldos en bancos, de clientes, proveedores y personal, de compaas
de seguros y abogados. De igual manera a terceros que pudieran tener bienes en custodia,
garanta o consignacin.
d. Supervisin del inventario fsico de existencias; y en su caso, del inventario de activo
fijo.
e. De ser el caso, considerar la posibilidad de emitir una segunda carta de recomendaciones
para mejorar el control interno.
A continuacin pasamos a desarrollar todas y cada una de estas cinco etapas que
comprenden la novena fase de la auditoria de estados financieros.
a. Continuacin de la evaluacin del control interno
Cuando la primera visita se realiza con mucha anticipacin al cierre del ejercicio, por lo
general, la evaluacin del control interno abarca los primeros seis o siete meses del ao,
dando como resultado la primara carta de recomendaciones para mejorar el control interno,
que como hemos dicho en el acpite precedente incluye las deficiencias de control
determinadas en el ao vigente y el resultado del seguimiento de las recomendaciones del
ao anterior
De ser as, en la segunda visita o visita interina se realizar la evaluacin del control interno
correspondiente a los meses no cubiertos. El alcance de las pruebas depender del resultado
obtenido en la primera visita. Si se lleg a la conclusin que existe un control interno
fuerte, el alcance ser menor, debiendo seleccionar un mnimo de transacciones por todos
los meses restantes o mantener el mismo nivel de transacciones por slo dos o tres meses de
los no examinados. Caso contrario, si se lleg a la conclusin que existe un control interno
dbil, el alcance ser mayor, debiendo abarcar, en este caso, todos los meses restantes.
Como tambin se ha dicho, al concluir la segunda visita o visita interina, se puede emitir
una segunda carta de recomendaciones para mejorar el control interno.
b. Arqueos de efectivo, cheques, comprobantes, valores, plizas de seguro y otros
documentos.
Es una sana poltica de control interno que la empresa realice a travs del departamento de
contabilidad o de la oficina de control interno, recuentos fsicos del efectivo, cheques, vales

y/o comprobantes que sustentan retiros de efectivo, valores, plizas de seguro, y otros
documentos, como facturas por cobrar, letras por cobrar, facturas por pagar, letras por
pagar. Tambin debern arquearse los cheques girados y no entregados a los proveedores.
El auditor deber realizar un arqueo de caja, en fecha lo ms cercana posible al cierre del
ejercicio. Consiste en la comprobacin fsica del contenido de Caja de la entidad, y en el
caso, de los fondos fijos distribuidos en distintos departamentos. Se debe realizar en
presencia del cajero responsable y. si es posible, sin previo aviso al mismo. En caso de que
existan varios fondos de caja chica, se efectuar el arqueo de forma simultnea en todos
ellos.
Se comenzar clasificando el efectivo por tipos de moneda y dentro de sta por unidades
homogneas. Posteriormente se anotar el nmero de unidades de cada clase y su valor
total, obteniendo al final el valor total del efectivo. Se prepararn por separado relaciones
detalladas de documentos financieros encontrados, tales como cheques, valores, etc. Otra
partida importante la componen las denominadas entregas a rendir cuenta y los
comprobantes no contabilizados; en ambos casos se proceder a detallarlos y analizar su
antigedad su documentacin sustentatoria y adecuada aprobacin. La experiencia
demuestra que en este anlisis suelen detectarse partidas de gasto no contabilizadas y. en no
muy pocos casos, fraudes de mayor o menor importancia.
Una vez sumadas todas las partidas, el importe deber cuadrarse con el saldo que aparece
en los libros de contabilidad. Si como resultado de los hallazgos efectuados durante el
trabajo se descubren partidas no contabilizadas o mal clasificadas, se propondr a la
gerencia de la empresa auditada los correspondientes asientos de ajuste.
El arqueo sirve tambin como instrumento de deteccin. Para ello pueden prepararse las
siguientes pruebas dentro del mismo:
Comprobacin de los pagos y cobros anteriores a la fecha del arqueo, verificando su
correcta contabilizacin dentro del perodo.
Comprobacin de los pagos anteriores y posteriores a la fecha de cierre del balance
efectuado mediante cheques rdenes de transferencia. Aunque no se refiere al efectivo en
caja, incluimos aqu esta prueba porque los talonarios de cheques por lo general estn en
poder del tesorero o cajero. Se deber verificar el perodo en que se contabilizan, teniendo
en consideracin que los cheques deben contabilizarse en el momento en que se giran,
independientemente de que haya sido o no cobrados.
TRIGESIMO SETIMA PARTE
Continuando con el desarrollo de la novena fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como visita interina, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a los arqueos de caja que iniciaremos en el informativo correspondiente a
la quincena anterior.
b. Arqueo de Efectivo, cheques, comprobantes, valores, plizas de seguros y otros
documentos (continuacin)
Lo ideal para el auditor es efectuar el arqueo a la misma fecha del cierre de los estados
financieros. Si esto no fuera posible deber efectuarse un seguimiento de las operaciones
realizadas entre la fecha del cierre y la del arqueo, investigando partidas inusuales o poco
corrientes.

Una prctica comn en la actualidad consiste en el sistema denominado "Fondo Fijo de


Caja", que brinda importantes ventajas en cuanto a su control. Bsicamente consiste en
asignar un importe determinado que se considere suficiente para atender las necesidades de
la empresa en un perodo razonable. Dicho importe se entrega en efectivo al cajero. y ste
realiza los pagos que corresponden debidamente sustentados. Cuando el nivel del efectivo
baja al mnimo previsto, el cajero presenta los documentos sustentatorios de los gastos y se
le repone exactamente el importe de los mismos, de forma que se vuelve a contar en Caja
con el efectivo inicialmente establecido. Evidentemente, este sistema no permite los
ingresos en Caja, que debern efectuarse siempre de forma directa en los bancos. La ventaja
fundamental del procedimiento radica en que el cajero siempre tiene en su haber la misma
cantidad. bien en efectivo o en comprobantes. de forma que le resulta muy sencillo su
control.
Arqueos de efectivo: procedimientos
A continuacin presentamos los procedimientos de auditoria para un arqueo de fondos.
Recontar el efectivo y otros valores mantenidos en custodia en la caja principal. incluyendo
cobranzas por depositar. sueldos y jornales no cobrados, moneda extranjera, fondos de
terceros mantenidos en custodia, etc.
Al concluir el recuento, solicitar al cajero, o al responsable del fondo que confirme por
escrito que los fondos bajo su custodia fueron recontados en su presencia y le fueron
devueltos intactos.
Preparar una relacin (o relaciones por separado) de los adelantos de sueldos y jornales y
gastos pagados con fondos de caja chica pendientes de rendicin de cuenta. Comprobar que
se hayan cumplido las polticas en vigencia sobre el particular; principalmente en lo que se
refiere a las autorizaciones.
Establecer los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar. Dicho procedimiento debe
comprender los pasos siguientes, tanto para las cobranzas efectuadas por cobradores como
para las recibidas en mostrador:
1) Control de los talonarios de cobranzas recibidas, en uso y los terminados en fecha
reciente.
2) Verificacin del ltimo recibo utilizado en dichos talonarios y visualizacin de todos los
recibos posteriores an no utilizados.
3) Verificacin del ltimo recibo de dichos talonarios incluidos en depsitos bancarios
anteriores al arqueo.
4) Determinacin de los fondos sujetos a arqueo mediante la sumatoria de todos los recibos
comprendidos entre el ltimo utilizado (2) y el ltimo depositado (3). controlando la
secuencia numrica de los mismos.
Revisar el registro de cheques recibidos en mostrador del da del arqueo y del da anterior
al mismo y comprobar que se hayan emitido los recibos de cobranzas correspondientes.
Controlar que los talonarios de recibos de cobranza sin utilizar se encuentren intactos y
bajo custodia de un empleado responsable no vinculado a las funciones de caja y/o cuentas
corrientes.
Determinar los fondos sujetos a arqueos.
Verificar que los comprobantes de gastos identificados de acuerdo con el tercer
procedimiento, hayan sido incluidos en la reposicin inmediata posterior al arqueo, y que
los anticipas hayan sido debidamente regularizados.
Verificar el depsito bancario de los fondos sujetos a arqueo por cobranzas a depositar.

Comprobar que el saldo de la cuenta de mayor general 'Fondo Fijo" coincida con el
importe incluido en el acta de arqueo.
Arqueo de caja: un caso sencillo
A continuacin presentamos un caso sencillo de Arqueo de Caja realizado a la empresa
MIPESA el 31 de diciembre de 1996.
El arqueo, que se realiza como parte del examen de caja y bancos en una auditoria de
estados financieros, comprende, adems de los fondos recontados (billetes y monedas), lo
siguiente:
Cheques para depsito (Anexo A);
Desembolsos y vales no contabilizados (Anexo B); y
Cobranzas no contabilizadas (Anexo C).
JUAN GAMERO Y ASOCIADOS
ARQUEO DE CAJA
CLIENTE
: MI PESA
CAJERO
: SR. CESAR LEON R.
AUDITOR : SR. MIGUEL DURAND P.

FECHA DEL ARQUEO: 31.12.96


HORA DE INICIO
: 5.00PM
HORA DE TRMINO : 6.00PM

FONDOS RECONTADOS
DINERO EN EFECTIVO:
BILLETES
DE S/. 100.00 x
50
DE S/. 50.00 x
500
DE S/. 20.00 x
625
DE S/. 10.00 x
150

44.000

=
=
=
=

5.000
25.000
12.500
1.500

MONEDAS
DE S/. 5.00 x 200 =
1.000
DE S/. 2.00 x 700 =
1.400
DE S/. 1.00 x 1.150 =
1.150
DE S/. 0.50 x 300 =
150
DE S/. 0.20 x 750 =
150
DE S/. 0.10 x 500 =
50
DE S/. 0.05 x 100 =
5
TOTAL EFECTIVO

3.905
47.950

OTROS DOCUMENTOS:
CHEQUES PARA DEPOSITO (ANEXO A)
TOTAL ARQUEADO
100.810
CONCILIACION DE SALDOS
TOTAL ARQUEADO (FONDO + DOCUMENTOS)
Ms: Vales no contabilizados (Anexo B)
106.310
Menos: Cobranzas no contabilizadas (Anexo C)

100.810
5.500
5.500

100.810
SALDO SEGUN LIBRO CAJA AL 31.12.96
DIFERENCIAS

100.810
-.-

NOTA: El cajero cuya firma se registra seguidamente, deja constancia por medio de la
presente que fueron entregados a los auditores todos los fondos y documentos integrantes
de caja en M.N., los mismos que practicado el arqueo correspondiente, me fueron devueltos
conformes.
CAJERO

AUDITOR

JUAN GAMERO y ASOCIADOS


ANEXO A
CHEQUES PARA DEPOSITO
FECHA NUMEROBANCO

BENEFICIARIO

15.12.96
27.095
20.12.96
28.12.96
30.12.96
31.12.96
5.000
31.12.96

0683415

CONTINENTAL MIPESA

CONCEPTO

IMPORTE
S/.

PAGO S/.RELACION

1567237 LATINO
035017
CREDITO
281750
LIMA
357621 WIESE

MIPESA
MIPESA
MIPESA
MIPESA

PAGO FACT. 1526


5.000
PAGO FACT. 1617
5.000
PAGO FACT. 1720
10.000
PAGO FACT. 1900

357622

MIPESA

PAGO FACT. 1898

LATINO

52.905
CAJERO

AUDITOR

JUAN GAMERO y ASOCIADOS


ANEXO B
VALES NO CONTABILIZADOS
FECHA NUMERO NOMBRE
CONCEPTO
AUTORIZADO
IMPORTE
S/.
28.12.96 0235
ANTONIO VALLEJO COMPRAS VARIAS
G.G.
1.500
29.12.96 0350
MOISES MANRIQUE PAGO MANTENIMIENTO G.G.
DPTO.
G.G
1.000
30.12.96 0520
ZAIDA SALAZAR
MOVILIDAD
G.G
500

810
S/.

30.12.96 2650
2.000
30.12.96 0850
500
S/.5.500

JORGE GARCIA

COMPRAS NAVIDEAS

G.G.

LUCIO RUIZ

MOVILIDAD

G.G.

CAJERO

AUDITOR

JUAN GAMERO Y ASOCIADOS


ANEXO C
COBRANZAS NO CONTABILIZADAS
DOCUMENTO
AUTORIZADO
NUMERO
FECHA
NOMBRE
POR
001580
31.12.96 CONSERVERA GARRIDO S.A. Gte. Ventas
S/.5.500
CAJERO

IMPORTE
S/.
5.500

AUDITOR

TRIGSIMO OCTAVA PARTE


En el Informativo de la quincena anterior continuamos con el desarrollo de la novena fase
de la auditoria de estados financieros. a la cual hemos denominado Visita Interina,
correspondiente a la etapa designada como Arqueos de efectivo, cheques, comprobantes,
valores, plizas de seguros y otros documentos, en el que presentamos un modelo sencillo
de Arqueo de Caja.
b. Arqueos de efectivo, cheques, comprobantes, valores, plizas de seguros y otros
documentos (continuacin)
Hasta aqu hemos presentado modelos de arqueos de efectivo, cheque y comprobantes. A
continuacin presentamos ejemplos de arqueos de valores y de plizas de seguros.
Juan Gamero y Asociados
ARQUEO DE VALORES
Cliente
: MI PESA
Custodio
: Pedro Valente
Auditor
: Julio Iglesias
Acciones de
Certificado
Valor Total
N
Industriales comunes
Paramonga
A-2142N
Pesquera Austral
B-9312N

Fecha
Hora de inicio
Hora de Trmino
Numero de Acciones

2.000
3.000

: 31.12.96
: 9.00 a.m.
: 9.50 a.m.
Valor por Accin

1.00
1.00

2.000
3.000

Mineras comunes
Atacocha
Condestable
Volcn
2.000
Servicios pblicos
EDELNOR 'A'
2.000
Telefnica B
Telefnica C

C-3218N
B-1719N
A-1211N

4.000
3.000

A-2192N
B-9299N
C-8836N

Mineras del Trabajo


Milpo
B-3793N
Raura
C-4291N
Total Arqueado 31.000

1.00
1.00

4.000
3.000

2.000

1.00

2.000

1.00

5.000
5.000

1.00
1.00

5.000
5.000

3.000
2.000

1.00
1.00

3.000
2.000

El tesorero, cuya firma se registra seguidamente, deja constancia por medio de la presente,
que fueron entregados a los auditores todos los valores: los mismos que practicado el
arqueo correspondiente me fueron devueltos conforme.
TESORERO
N = Valores con cotizacin burstil.

AUDITOR

Juan Gamero y Asociados


ARQUEO DE SEGUROS
Cliente
: MIPESA
Custodio
: Pedro Valente
Auditor
: Julio Iglesias

Fecha
Hora de Inicio
Hora de Trmino

Pliza Cas. De Cobertura Bienes o Personas


Seguros
Aseguradas
USS
42110 RlMAC Incendio Existencias, Mobiliario
42111
42112
42113
42114

Vigencia
Del
10.07.96

: 31.l2.96
: 9.50 a.m.
: 10.15 amo
al

Sumas
Aseguradas

10.07.97 96.000

RIMAC Robo
Existencias, Mobiliario
10.07.96 10.07.97 72,000
RIMAC Todo Riesgo Vehculos
10.07.96 10.07.97 33.000
RIMAC Todo Riesgo Vehculos
10.07.96 10.07.97
14.000
RlMAC Lucro cesante Locales
10.07.96 10.07.97 130.000

El tesorero, cuya firma se registra seguidamente. deja constancia por medio de la presente,
que fueron entregados a los auditores todas las palizas de seguros, las mismas que
practicado el arqueo correspondiente me fueron devueltos conforme.
TESORERO

AUDITOR

Arqueo de valores
Dependiendo de la poltica establecida, los valores por lo general se encuentran en poder
del Tesorero o del Cajero de la empresa. Una vez identificado el custodio se proceder a
realizar el arqueo correspondiente.
De preferencia, el arqueo de valores deber realizarse al cierre del ejercicio o en fecha
cercana. Si no es posible realizar este procedimiento el 31 de diciembre del ao vigente se
deber realizar una conciliacin entre los importes obtenidos a la fecha del arqueo y los
registrados al cierre del ejercicio.
El monto total obtenido en el arqueo deber ser confrontado posteriormente con el saldo
que aparece en la respectiva cuenta de control del Mayor General, y en los rubros Valores
Negociables y/o 'Inversiones en Valores' del balance general al 31 de diciembre del ao
vigente.
Arqueo de plizas de seguros
A continuacin presentamos un modelo de arqueo de plizas de seguros.
El arqueo de plizas de seguros, que por lo general se realiza al cierre del ejercicio, sirve de
base para preparar el Anexo 16 requerido por la Comisin Nacional Supervisora de
Empresas y Valores.
C. Circularizacin de saldos
Es usual obtener informacin respecto a los saldos deudores y acreedores, mediante la
comunicacin directa con bancos, clientes y proveedores previamente seleccionados. Este
procedimiento, conocido comnmente como Circularizacin, es utilizado con mayor
frecuencia por los auditores, ya que la confirmacin o ratificacin de un activo o un pasivo
por una tercera persona independiente proporciona mayor confianza que la que se pueda
obtener al examinar los registros producidos internamente por la empresa auditada.
Adems, la confirmacin normalmente ser ms eficaz que otros procedimientos
alternativos de auditoria, ya que se trata de un procedimiento fundamental. Sin embargo, su
utilizacin no exime al auditor de la responsabilidad de asegurarse de la razonabilidad de
las cuentas por cobrar y/o pagar.
Personas naturales y jurdicas a circularizar
A continuacin presentamos una relacin de personas naturales y jurdicas a circularizar, la
misma que no es limitativa ni excluyente:
Bancas y empresas financieras.
Clientes y otras cuentas por cobrar.
Proveedores y otras cuentas por pagar.
Compaas de seguros.
Abogados.
Terceros que pudieran tener bienes en custodia, garanta o consignacin.
Personal.
Circularizacin a bancos y empresas financieras
Este procedimiento puede proporcionar una confirmacin independiente de los saldos y/o
transacciones individuales, y que puede proporcionar evidencia de la efectividad de los
sistemas y controles.

Los resultados de las circularizaciones de las cuentas corrientes bancarias, son utilizados
con frecuencia en relacin con las pruebas sobre conciliacin de saldos bancarios y para
proporcionar evidencia de prstamos, activos otorgados en garanta. Avales, etc.
El nmero de cuentas bancarias a circularizar depende de diversos factores, como por
ejemplo:
Cantidad y tipo de cuentas,
Importancia relativa y riesgo asociado con los saldos bancarios,
Evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin y control.
En la seleccin inicial de cuentas corrientes bancarias, se debe incluir necesariamente,
cuentas con saldo cero y cuentas con saldo acreedor. De preferencia la seleccin debe
hacerse mediante un mtodo de azar o sistemtico, utilizando estratificacin cuando sea
posible, Adems, las cuentas que son consideradas significativas tambin debern ser
incluidas, como por ejemplo:
Principales bancos,
Saldos individualmente significativos.
Cuentas con problemas conocidos.
En ciertas circunstancias, la Circularizacin puede llevarse a cabo antes del cierre del
ejercicio a menos que existan debilidades de control significativas.
Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de
seleccin adoptados.
Programa de trabajo. Presentamos a continuacin un ejemplo de programa de trabajo para
la Circularizacin de saldos de bancos y empresas financieras, el cual tendr que adaptarse
necesariamente a la actividad econmica, organizacin y volumen de operaciones de la
empresa auditada.
Preparar una relacin completa de todas las cuentas corrientes bancarias con saldo deudor
o acreedor al cierre del ejercicio, y de las cuentas saldadas a la fecha del balance pero que
hayan tenido movimiento durante el ejercicio. La relacin mencionada deber comprender
cuentas de depsito a plazo, prstamos, cartas de crdito, letras en cobranza y/o en
descuento, y fondos en depsito o custodia.
Preparar o hacer que el cliente prepare los formularios estndar de Circularizacin de
saldos.
Coordinar que la empresa autorice al barco a cumplir con el requerimiento de auditoria.
Esto puede hacerse mediante la firma de la carta circular por el gerente general u otro
funcionario autorizado. Tambin se puede otorgar, en carta por separado, una autorizacin
especial vlida hasta nuevo aviso, la cual se deber acompaar al formulario estndar.
Preparar un listado de control de la Circularizacin.
Despachar por correo directamente los formularios estndar de Circularizacin de saldos.
Registrar las fechas de despacho y recepcin en el listado de control.
Si no se recibiera respuesta en un plazo prudencial, preparar y enviar una segunda
Circularizacin. Si tampoco se recibiera respuesta a este segundo pedido, ser necesario
comunicarse telefnicamente con los bancos indagando el motivo de la falta de atencin a
las circulares. Si los saldos en bancos fueran muy significativos, se deber considerar la
posibilidad de realizar una visita personal con la finalidad de obtener la correspondiente
respuesta.

Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar inmediatamente un


seguimiento de las diferencias observadas, de la siguiente manera:
- Revisar el sobre y el formulario estndar para identificar cualquier posible evidencia de
falta de autenticidad.
- Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato.
Hallazgos en la Circularizacin a Bancos. En la Circularizacin a bancos y empresas
financieras, en algunos casos el auditor suele encontrar situaciones que podran afectar la
razonabilidad del saldo de caja y bancos. A continuacin presentamos algunos casos de esas
situaciones, conjuntamente con la accin que debe tomar el auditor al respecto.
Hallazgo
1. La empresa se niega a firmar las cartas decir Circularizacin a los bancos, aduciendo la
confidencialidad de las cuentas-corrientes.
2. Despus de efectuar todas las gestiones posibles no se obtienen confirmaciones bancarias
de cuentas con saldo significativo.
3. Como consecuencia de la Circularizacin de saldos se descubren restricciones al uso de
los fondos de propiedad de la empresa.
4. Como resultado de la Circularizacin de saldos se descubre que ejecutivos ya cesados en
sus cargos siguen disponiendo de firma en las cuentas bancarias.
Accin del Auditor
1. El auditor deber decidir, en funcin de la importancia relativa de los saldos y los
procedimientos alternativos de que dispone, entre revelar la, limitacin al alcance de los
procedimientos en su dictamen o emitir una opinin parcial, sin opinin en esta rea.
2. El auditor revelar este hecho como limitacin al alcance de sus procedimientos,
independientemente de los procedimientos alternativos que deber llevar a cabo.
3. Si la empresa no acepta la revelacin de las restricciones en nota a los estados
financieros el auditor deber hacerlo constar en su dictamen.
4. En principio no es un hecho que afecte a los estados financieros, pero si supone un punto
dbil para la proteccin de los activos de la empresa. Esta situacin deber ser informada
inmediatamente a la gerencia para que tome las medidas del caso.
MODELO CARTA CIRCULAR
11 MIPESA
. Av. Universitaria 1310 Lima.
Lima, 14 de diciembre de 1997.
I Seores:
Banco Continental l
I
Av. Repblica de Panam 3055
I
San Isidro
I Muy seores nuestros:
I Les solicitamos enviar directamente a nuestros audiI tores. seores JUAN GAMERO y ASOCIADOS, domiciliados en Av. MolIendo 118,
oficina 104. Lima. la informacin que solicitamos a continuacin. tanto en
nuevos soles como en moneda extranjera, segn formato adjunto.
Si no e:dstiera saldos de las partidas que se solicitan. srvase anotar la sigla NI A, en el
espacio correspondIente y, si ste fuera insuficiente. les agradeceremos indicar los totales.
acompaando los detalles adicionales necesarios. '.

Con nuestro reconocimiento anticipado por su cooperacIn. nos reiteramos de Uds.


Muy atentamente.
Sabina Rospigliosi Letuna Gerente General
c.c : Auditores Independientes Archivo
Circularizacin de clientes
Antes de continuar es necesario aclarar cierta confusin existente en el uso de los trminos
"circularizacin" y "confirmacin", ya que muchos auditores los usan como sinnimos. y
no es as, ya que la circularizacin es el procedimiento por el cual se remiten a los clientes
sus saldos pendientes de pago y/o sus estados de cuenta corriente solicitndoles su
conformidad o disconformidad con ellos; mientras que la confirmacin es la respuesta del
cliente reconociendo su deuda a la empresa auditada.
Hecha esta aclaracin. debemos sealar que la confirmacin de cuentas por cobrar
constituye probablemente el procedimiento ms importante de la auditora financiera. Este
procedimiento proporciona una verificacin de la eficacia de control interno y la existencia
de las cifras efectivas correspondientes a las cuentas por cobrar.
La confirmacin de las cuentas por cobrar constituye un procedimiento de auditora
generalmente aceptado. segn el SAS 1, prrafos 331.01 y 331.03. que reproducimos a
continuacin:
"331.01 La confirmacin de centas por cobrar y la observacin de inventarios son
procedimientos de auditora generalmente aceptados. El auditor independiente que emite
una opinin sin haberlos utilizado debe tener presente que tiene la responsabilidad de
justificar la opinin expresada.
331.03 La confirmacin de las cuentas por cobrar requiere comunicacin directa con los
deudores. ya sea durante el perodo que se audita o despus; el auditor independiente
deber determinar la fecha de confirmacin, el mtodo de solicitar las confirmaciones y el
nmero que deba solicitarse.
TRIGESIMO NOVENA PARTE
Continuando con el desarrollo de la Novena Fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como visita interina, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a la Circularizacin de saldos a bancos y empresas financieras, que
iniciaremos en el informativo correspondiente a la quincena anterior.
c. Circularizacin de saldos
Circularizacin a bancos y empresas financieras
A continuacin presentamos un modelo de Circularizacin a bancos y empresas financieras,
que comprende lo siguiente:
Modelo Carta Circular
Modelo de Formulario Estndar (anverso y reverso)
Modelo de Hoja Resumen
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.

Lima, 14 de diciembre de 1997.


Seores:

Banco continental
Av. La Republica de Panam 3055
San Isidro

Muy seores nuestros:


Les solicitamos enviar directamente a nuestros auditores, seores JUAN GAMERO Y
ASOCIADOS, domiciliados en Av. Mollendo 118, oficina 104, Lima, la informacin que
solicitamos a continuacin, tanto en, nuevos soles como en moneda extranjera, segn
formato adjunto.
Si no existiera saldos de las partidas que se solicitan, srvase anotar la sigla N/A, en el
espacio correspondiente y, si este fuera insuficiente, les agradeceremos indicar los totales,
acompaando los detalles adicionales necesarios.
Con nuestro reconocimiento anticipado por su cooperacin, nos reiteramos de uds.
Muy Atentamente,
Sabina Rospigliosi Betuna
Gerente General
c.c: Auditores Independientes
Archivo
Circularizacin de clientes
Antes de continuar en necesario aclarar cierta confusin existente en el uso de los trminos
Circularizacin y confirmacin, ya que muchos auditores los usan como sinnimos.
Y no es as, ya que la Circularizacin es el procedimiento por el cual se remiten a los
clientes sus saldos pendientes de pago y/o sus estados de cuenta corriente solicitndoles su
conformidad o disconformidad con ellos; mientras que la confirmacin es la respuesta del
cliente reconocimiento su deuda a la empresa auditada.
Hecha esta aclaracin, debemos sealar que la confirmacin de cuentas por cobrar
constituye probablemente el procedimiento ms importante de la auditoria financiera. Este
procedimiento proporciona una verificacin de la eficacia de control interno y la existencia
de las cifras efectivas correspondientes a las cuentas por cobrar.
La confirmacin de las cuentas por cobrar constituye un procedimiento de auditoria
generalmente aceptado, segn el SAS 1, prrafos 331.01 y331.03, que reproducimos a
continuacin:
La confirmacin de cuentas por cobrar y la observacin de inventarios son procedimientos
de auditoria generalmente aceptados. El auditor independiente que emite una opinin sin
haberlos utilizado debe tener presente que tiene la responsabilidad de justificar la opinin
expresada.

331.03 La confirmacin de la cuentas por cobrar requiere comunicacin directa con los
deudores, ya sea durante el periodo que se audita o despus; el auditor independiente
deber determinar la fecha de confirmacin, el mtodo de solicitar las confirmaciones y el
numero que deba solicitarse.
Fecha del
Pedido:
BANCO INFORMANTE:

DESTINATARIO
JUAN GAMERO Y ASOCIADOS
AV. MOLLENDO 118 OF.104
LIMA 1.-

Muy seores nuestros:


De acuerdo con el pedido que nos ha formulado el cliente que indicamos a continuacin,
nuestros libros con dicha firma mostraban los siguientes saldos al cierre de operaciones
al............................................................
Cliente:
INFORME BANCARIO
1. Cuentas corrientes, a plazo, de ahorros y otros depsitos de cualquier naturaleza de libre
disposicin.
INTERESES
DENOMINACION DE LA CUENTA
FECHA DE ABONADO TIPO SALDOS
(Indicar si es Cta., Cte., a Plazo, etc.)
APERTURA HASTA EL
2. Sobre giros y cualquier tipo de avance con o sin garanta.
INTERESES
DENOMINACION DE LA CUENTA FECHA DE VENCIMIENTO PAGADO TIPO
SALDOS
PRESTAMO
HASTA EL
3. Contratos de cambio (Compra y/o Venta)
Tipo de
Nmero Comp. / Vta.
(Del Banco)
ANVERSO

Importe

Vencimiento Cambio Inters

4. Valores en custodia.
Nmero del depsito Designacin Valor Nominal

Observacin

Observaciones

5. Documentos descontados [inclusive Vales, Pagars, etc.)


Importe
Nmero
Girado
Vencimiento Observaciones
6. Documentos en cobranza (Letras, facturas, etc.) por cuenta del cliente.
Importe
Nmero
Girado
Vencimiento Observaciones

7. Documentos en cobranza (Letras, .Facturas, etc.) a cargo del cliente.


Importe
Nmero
Girado
Vencimiento Observaciones
8. Crditos documentarios y crditos simples.
Nmero
Importe
Depsito en Vencimiento Observaciones
Garanta
De acuerdo con nuestros libros, a la fecha citada, el mencionado cliente no tenia ninguna
otra cuenta u obligacin con este Banco.
De uds. Atentamente
REVERSO
CUADRAGESIMA PARTE
En el informativo de la quincena anterior continuamos con el desarrollo de la novena fase
de la auditoria de estados financieros, a la cual hemos denominado Visita Interina,
correspondiente a la etapa designada como Circularizacin de saldos; en el que
presentamos modelos de Circularizacin de bancos y su correspondiente hoja resumen.
Proseguimos con el tema referido a la Circularizacin de clientes que iniciramos en la
quincena anterior.
c. Circularizacin de saldos (continuacin)
Circularizacin de clientes: mtodos
Existen dos mtodos de Circularizacin de clientes:
El mtodo positivo, en que la comunicacin se dirige al deudor solicitando que ratifique
directamente al auditor si el saldo indicado es correcto o no.
El mtodo negativo, en que se enva una comunicacin directamente al deudor, pidindole
que avise al auditor nicamente en caso de desacuerdo con el saldo indicado.
El mtodo que se ha de utilizar queda a criterio del auditor. Es preferible utilizar el mtodo
positivo cuando exista un pequeo nmero de cuentas de relativa importancia o cuando
parezca existir una probabilidad algo superior a la normal de que aparezcan polmicas,
equivocaciones o irregularidades en las cuentas. El mtodo negativo es aceptable en la
mayora de los casos; y aunque en nuestro medio el auditor independiente se resiste a su
uso, es el que se emplea con mayor frecuencia a nivel mundial.
A continuacin presentamos un modelo de Circularizacin por el mtodo positivo, que es el
ms usado en nuestro medio, con su correspondiente hoja resumen; y un modelo de
Circularizacin por el mtodo negativo.
MODELO DE CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima, 14 de diciembre de 1997
Seores:
Compaa Pesquera Sechura S.A.
Carretera Sechura Bayovar Km. 49

Piura.
Muy seores nuestros:
Con la finalidad de comprobar nuestros saldos al 30.11.97, les solicitamos indicar su
conformidad o reparo el saldo de su estimada cuenta que asciende, y a la fecha indicada a
S/. 150.000 a favor nuestro.
Mucho agradeceremos se sirvan dar respuesta, en carta y sobre que se adjunta, directamente
a nuestros auditores:
Seores
GAMERO PAZ y ASOCIADOS
Av. Moliendo 118. Oficina 104
Lima.
Haciendo mencin a cualquier pago posterior aplicable al saldo.
Con nuestro agradecimiento anticipado por su pronta atencin, nos es grato suscribimos de
Uds.
Muy atentamente,
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
METODO POSITIVO
ESTA NO ES UNA SOLICITUD DE PAGO
Srvase examinar el movimiento y el saldo de su cuenta que aparece en el estado adjunto. Si
no est de acuerdo con sus libros, srvase explicar las diferencias que encuentre y
comunicarse con nuestros auditores, seores:
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS
Av. Mollendo 118, Oficina 104
Lima.
Que estn efectuando un examen de nuestros estados financieros.
Esto no constituye una solicitud de pago y no debera hacerse ningn pago a nuestros
auditores.
Atentamente.
PEDRO LOPEZ RISCO
Gerente General
CONSERVERA NAZCA S.A.
METODO NEGATIVO
Habamos comentado anteriormente que las normas de auditoria generalmente aceptadas
(SAS. 1; prrafo 331.07) permiten, en ciertos casos, circularizar a clientes solicitndoles la
confirmacin de una factura que forma parte del saldo total adeudado. A continuacin

presentamos un modelo de Circularizacin, por el mtodo positivo, conocido tambin como


identificacin especfica o de partidas individuales.
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima
Lima. 14 de diciembre de 1997
Seores:
FRUTOS DEL CAMPO S.A.
Carretera Panamericana Sur. Km. 180,
CAETE.
Muy seores nuestros:
Nuestros auditores estn realizando un examen de nuestros estados financieros y pretenden
obtener una confirmacin directa de la exactitud del importe de la factura adeudada. Tengan
la bondad de comparar el importe de la factura que se indica a continuacin con el de sus
archivos, anotando al dorso detalles de cualquier irregularidad que pudiera existir. (Se
adjunta una copia de la factura para facilitarles la localizacin de la informacin solicitada e
identificar las discrepancias que puedan existir). A continuacin firmen esta carta en el
espacio correspondiente y enven la directamente a nuestros auditores.' Para una mayor
comodidad se adjunta un sobre de respuesta debidamente franqueado. Esto no representa
una solicitud de pago y no debera hacerse ningn envo de cheques a nuestros auditores. El
saldo de su cuenta puede incluir otras facturas; sin embargo, para fines de confirmacin,
nuestros auditores estn interesados nicamente en esta concreta.
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS

MIPESA

HOJA RESUMEN DE CIRCULARIZACION DE CLIENTES


AL 30 DE NOVIEMBRE DE 1997
CLIENTE
DIRECCIONRESPUESTASALDOS
30.11.97FECHA DE
SOLICITUDCONFORMEDIF. NO
ACLARADADIFERENCIA
ACLARADASIN RESPUESTAOTROS
MOTIVOSDEVUELTASCorporacin
Pesquera
Sechura S.A.
Pesquera
Austral S.A.

Inversiones
Stop S.A.
Grupo
SIFESA
Ferreteria
Santa S.A.
Fibras Pesqueras SRL.

Distribuidora
INCORESA SA
Minas de
Arcata S.A.
ARCOSA
PESCATLAN
TICO S.A.Carretera Sechura
Km. 49
Av. Argentina
3028 Callao
Av. Argentina
379, Callao
Marscal Miller 2621. Lince
Bo1ognesi 301. Chimbote
Av. Elmer Faucett
1645. Bellavista
Germn Carrasco
2110. Lima

Av. Repblica de Panam 305S. S.I.


Jr. 110 121.
Callao
Av. Rivera Nava
rrete 580. S.l.
150.000
334.100
250.000
1,550.00

280.000

187.000

661.000

375.000

159.000
171.000
14.12.97
14.12.97

14.12.97
14.12.97

14.12.97

14.12.97

14.12.97

14.12.97

14.12.97
14.12.97
30.01.98
14.02.98

13.03.98

14.02.98

17.02.98

28.02.98

13.03.98

28.02.98
28.02.98

30.03.98
TOTAL CIRCULARIZADO
TOTAL NO CIRCULARIZADO

4,117.100
2,402.900

64%
36%

TOTAL CUENTA CLIENTES

6,520.000

100%

Fecha de la auditoria.
Factura N.
Fecha de la Factura
Importe de la Factura.
Atentamente,
LUIS LINARES CASTRO
Gerente General
________________________________________________________
Seores: GAMERO PAZ y ASOCIADOS
El importe de la factura indicado anteriormente es el correcto. (si no es el correcto hgase
una cruz aqu. y seale la diferencia al dorso).
EMPRESA
Enviar esta confirmacin a las oficinas de GAMERO PAZ Y ASOCIADOS, sito en Av.
Moliendo 118, oficina 104, Lima.
Programa de trabajo
A continuacin se ejemplifican los pasos que deben contener un programa de trabajo
detallado de Circularizacin de saldos de clientes. La enumeracin de los pasos trata de

abarcar todas las circunstancias que puedan presentarse y debe adaptarse a la medida de
cada trabajo.
1. Obtener un listado completo de los saldos a cobrar a la fecha de la Circularizacin.
a. Comparar el total con la conciliacin de la cuenta de control de cuentas por cobrar y
examinar las partidas conciliatorias inusuales.
b. Cuando este listado no haya sido probado de otra manera, asegurarse de que concuerda
con los saldos de las cuentas individuales.
c. Asegurarse que los cortes de despachos y cobranzas fueron adecuadamente establecidos.
2. Seleccionar las cuentas o transacciones individuales a circularizar segn el plan.
3. Registrar los detalles importantes en una planilla de control de Circularizacin.
4. Revisar con los funcionarios responsables de la empresa la relacin de cuentas que
proponemos para la Circularizacin.
a. Identificar las cuentas que no desea circularizar y registrar sus motivos. Considerar
procedimientos alternativos si resulta adecuado no circularizar dichas cuentas.
b. Si fuera posible solicitar se suspendan todos los envos de facturas a clientes hasta la
fecha en que se realice nuestro seguimiento.
c. Disponer que se prepare y firme, por parte de funcionarios de la empresa, dos copias de
cada pedido de confirmacin. Debern ser preparadas en papel membretado de la empresa,
cuando sea posible.
d. Si fuera posible, incluir en el pedido de confirmacin una copia del estado de cuenta
corriente de cada cliente o una relacin de facturas pendientes de pago o copia de las
facturas no canceladas a la fecha de la Circularizacin.
5. Despachar la Circularizacin. El auditor debe, personalmente, enviar por correo o
mensajero las cartas circulares en su totalidad.
6. Enviar una segunda Circularizacin despus de un perodo razonable utilizando la
segunda copia del pedido de confirmacin. Observar los mismos procedimientos descritos
anteriormente. Anotar la fecha en que se enviaron las segundas cartas circulares en la
planilla de control de Circularizacin.
7. Procesar rpidamente las respuestas realizando los siguientes pasos:
a. Ingresar los detalles de las respuestas en la planilla de control.
b. Analizar las respuestas para evaluar su autenticidad.
c. Si la respuesta indica un desacuerdo con los saldos o transacciones, investigar, conciliar y
considerar las implicancias de la diferencia.
d. 'Realizar un seguimiento de cualquier otro tipo de informacin incluida en las respuestas.
e. Cuando surjan dudas o diferencias informadas por los deudores, suministrar fotocopias
de las respuestas a un funcionario del nivel apropiado y solicitar que estas objeciones sean
investigadas y probar las conciliaciones preparadas.
8. Si no se recibe una respuesta despus de la segunda Circularizacin, se debern
considerar todos los pasos incluidos a continuacin:
a. Examinar los saldos no confirmados para comprobar que abarcan una cantidad de
partidas especficas.
b. Revisar los movimientos posteriores de la cuenta para determinar el grado en que se
redujo el saldo Circularizado mediante el pago subsecuente de los deudores. Determinar si

estos pagos estn relacionados con las partidas especficas (facturas, notas de dbito, etc.)
de la cuenta. Los pagos de los deudores deben ser comparados con el libro de caja y los
depsitos bancarios y si fuera posible con el estado de cuenta corriente bancario.
c. Comparar rdenes de compra de los clientes, guas de remisin debidamente firmadas en
seal de recepcin de la mercadera facturada y las copias de las facturas de venta, para
confirmar que los productos requeridos han sido debidamente entregados.
9. Completar el resumen de Circularizacin de cuentas por cobrar y obtener conclusiones
sobre sus resultados.
CUADRAGESIMO PRIMERA PARTE
Continuando con el desarrollo de la novena fase de la auditoria de estados financieros a la
cual hemos designado como visita interina, proseguimos con el avance de la etapa
correspondiente a la Circularizacin de saldos a clientes, que iniciaremos en el informativo
correspondiente a la segunda quincena de Noviembre del ao en curso.
c. Circularizacin de saldos (continuacin)
Circularizacin de proveedores
En cumplimiento del programa de auditoria para cuentas por pagar comerciales y para otras
cuentas por pagar, se debe realizar una Circularizacin de los saldos adeudados a
proveedores al cierre del ejercicio o a fecha cercana. Si los proveedores son pocos deben
ser circularizados en su totalidad, Si son muy numerosos se seleccionar una muestra
representativa. Aunque en la mayora de pases se hace constar en la carta circular el monto
de la deuda, en nuestro medio se suele obviar este dato, esperando que el acreedor lo
confirme.
En el caso de otras cuentas por pagar (prstamos de empresas vinculadas o de terceros), es
importante solicitar nos confirmen las garantas otorgadas en relacin a los prstamos
concedidos. Se debe solicitar una exposicin completa de cada uno de los prstamos, como
por ejemplo de: 1) Monto; 2) Plazo de vencimiento; 3) Tasa de inters; 4) Detalle de cuotas
mensuales o trimestrales vencidas pendientes de pago; y 5) Garantas otorgadas.
A continuacin presentamos un modelo de carta-circular a proveedores y la correspondiente
hoja resumen.
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
TELE 2.000
Av. Javier Prado Este 3190
San Borja.
Muy seores nuestros:
Con la finalidad de comprobar los saldos de nuestras cuentas, les solicitamos enviar
directamente a nuestros auditores:

Seores
GAMERO PAZ y ASOCIADOS
Av. Mollendo 118. Oficina 104
Lima.
Un resumen de (los) saldo (s) que mantengamos (o mantenamos) con Uds. Al 31.12.1997.
Mucho agradeceremos se sirvan dar respuesta, haciendo mencin de cualquier pago
posterior que Uds. hubieran recibido de nuestra parte.
Con nuestro agradecimiento anticipado por su pronta atencin, nos es grato suscribimos de
Uds.
Muy atentamente.
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
Circularizacin de Compaas de Seguros
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
El Pacfico-Peruano Suiza
Av. Arequipa 660-Apartado 595
Lima.
Muy seores nuestros:
En relacin al examen de nuestros estados financieros mucho les agradeceremos
proporcionar directamente a nuestros auditores, seores GAMERO PAZ y ASOCIADOS.
Av. Mollendo 118, Oficina 104, Lima, por seguros que tenemos contratados al 31 de
diciembre de 1997, con el siguiente detalle:
- Nmero de pliza
- Vigencia del seguro
- Momo asegurado
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS

CLIENTE: MIPESA

HOJA RESUMEN DE CIRCULARIZACION DE PROVEEDORES


AL 31 DE DICIEMBRE DE 1997

PROVEEDOR
DIRECCIONRESPUESTASALDOS
30.11.97FECHA DE
SOLICITUDCONFORMEDIF. NO
ACLARADADIFERENCIA
ACLARADASIN RESPUESTAOTROS
MOTIVOSDEVUELTAS
Tele 2.000

SGS del Per

ERFOLG S.R.L.
Despachos Aduaneros
Tacna S.A.
UNICOLOR

BENNYY TOYAMA
CORPORATION
Mc. Kinnon Chain
Limited
El Pacifico
Peruano
Suiza
Av. Javier Prado Este 3190
San Borja
Av. Repblica de Panam 3500
San Isidro
Alfredo Salazar 410

Sal Isidro
Los Zorrales 130
San Isidro
Tandem Works Wak,
field Road England
New Toyama Building 720
Osaka, Japn
P.O. Box Randur 212S
U.SA
Av.cArequipa 660
Lima
36.000

414.000

125.000

185.000

98.000

250.000

182.000

213.000

15.12.97

15.12.97

15.12.97

15.12.97

15.12.97

15.12.97

15.12.97

15.12.97

15.01.98

15.02.98

20.02.98
14.02.98

18.02.98

10.03.98

28.02.98

13.03.98

TOTAL CIRCULARIZADO
TOTAL NO CIRCULARIZADO

1,503.000
1,197.000

64%
36%

TOTAL CUENTA CLIENTES

2,700.000

100%

- Riesgo -cubierto
- Valor total de la prima
- Importe de la prima vencida, al 31.12.97.
Agradecindoles por la atencin que sirvan dispensar a la presente, nos reiteramos de
ustedes,
Muy atentamente,
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
c.c.: Auditores Independientes
Archivo
Circularizacin de Abogados
MODELO CARTA CIRCULAR

MIPESA
Av. Universitaria.1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
Estudio Rodrigo Elas y Medrano
Av. San Felipe 758
Jess Maria
Muy seores nuestros:
Habiendo acordado contratar los servicios de los Seores CAMERO PAZ Y ASOCIADOS,
con domicilio en Av. Moliendo 118, oficina 104, Lima, para que practiquen la auditoria del
presente ejercicio econmico, agradeceremos a Uds. proporcionarles por escrito la siguiente
informacin:
l. Relacin de las acciones judiciales iniciadas a deudores morosos, montos de las mismas y
estado actual del proceso ..
2. Acciones pendientes con la Administracin.
Tributaria por concepto de impuestos pagados en exceso, reclamaciones, etc.
3. Relacin de acciones jurdicas iniciadas por acreedores nuestros, juicios laborales y
otros.
4. Deudas contingentes provenientes de contratos, garantas otorgadas, gravmenes sobre
bienes de activo fijo, existencias u operaciones de naturaleza similar.
5. Otros aspectos que Uds. estimen de importancia con relacin a la situacin econmicofinanciera de nuestra empresa.
Con nuestro agradecimiento anticipado, nos repetimos de Uds.
Muy atentamente,
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
c.c. : Auditores Independientes
Archivo.
GAMERO PAZ Y ASOCIADOS
CLIENE: MIPESA
CIRCULARIZACION DE ABOGADOS HOJA DE RESUMEN
ABOGADOSDIRECCIONPRIMERA
SOLICITUDSEGUNDA SOLICITUDFECHA
CONFIRMACINEstudio Rodrigo Elas Medrano
Estudio Borea Abogados

Estudio Fernndez Port carrero, Asoc.


Pedro Prez Pasco
Juan925@ 929292929292929292929292929292092

93bjbj22939393939393939393939393939393939393

94.94X9494X9494(9494949494949494949494949494949494949494949494949494949494 9
49494949494949494 949494949494949494 9494949494949494949494949494949
49494949494949494949494949494949494949494949494949494949494949494
9494949494949494 9494949494949494949494949494949494p9494949494p94949494
94p9494949494p94 -

08.01.98
08.01.98
08.0.9814.01.98
18.01.98

20.01.98
31.01.98
Circularizacin de terceros que pudieran tener bienes en custodia, garanta o consignacin
MODELO CARTA CIRCULAR
MIPESA
Av. Universitaria 1310
Lima.
Lima. 15 de diciembre de 1997
Seores:
ALMACENES ANDINOS S.A.
Av. Argentina 3030
Callao

Muy seores nuestros:


Habiendo acordado contratar los servicios de los Seores GAMERO PAZ y ASOCIADOS,
con domicilio en Av. Mollendo 118. Oficina 104. Lima, para que realicen la auditoria de los
estados financieros de nuestra empresa al 31 de diciembre de 1997, agradeceremos a
ustedes proporcionarles por escrito la siguiente informacin:
1. Relacin de Materias primas, materiales auxiliares o productos terminados en vuestro
poder al 31.12.97, en calidad de bienes en custodia.
2. Relacin de materias primas, materiales auxiliares o productos terminados en vuestro
poder al 31.12.97, en calidad de garanta de prstamos otorgados por terceros.
3. Relacin de mercadera recibida en consignacin pendiente de realizacin al 31.12.97.
En todos los casos srvanse indicar el estado de conservacin de todos y cada uno de los
bienes de nuestra propiedad y en vuestro poder.
Con nuestro agradecimiento anticipado, nos repetimos de Vos.
Muy atentamente.
JUAN LINARES CASTRO
Gerente General
c.c. : Auditores Independientes
Archivo.