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S er vicio de Innova cin y Pro spe ctiva

WebOffice
Manual de Usuario de la versin 4.0

Versin:<v01r03>
Fecha: 24/05/10

Queda prohibido cualquier tipo de explotacin y, en particular, la reproduccin, distribucin,


comunicacin pblica y/o transformacin, total o parcial, por cualquier medio, de este
documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andaluca.

Consejera de Economa, Innovacin y


Ciencia

WebOffice v4.0.0: Manual de Usuario

Servicio de Innovacin y Prospectiva

HO J A DE CONT ROL
Ttulo

WebOffice v4.0.0

Entregable

Manual de Usuario

Nombre del Fichero

MUS_WebOffice400_20100524_Manual_Usuario_v01r03.odt

Autor

Guadaltel, S.A.

Versin/Edicin

<v01r02>

Aprobado por

Fecha Versin

24/05/10

Fecha Aprobacin
N Total Pginas

28

REGISTRO DE CAMBIOS
Versin

Causa del Cambio

Responsable del Cambio

Fecha del Cambio

Creacin del
0100

Documento

Guadaltel, S.A.

16/03/2010

0101

Diseo corporativo

Guadaltel, S.A.

14/04/2010

0101

Logotipo

Guadaltel, S.A.

18/05/2010

0102

Revisin

Guadaltel, S.A.

24/05/2010

CONTROL DE DISTRIBUCIN
Nombre y Apellidos
M Luisa de la Vega Royo
Jacinto Viera Molina

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NDICE

1 Descripcin del sistema....................................................................................................................... 4


1.1 Objeto........................................................................................................................................... 4
1.2 Alcance......................................................................................................................................... 4
1.3 Funcionalidad................................................................................................................................ 4
1.3.1 Funcionalidad sustituida......................................................................................................... 4
1.3.2 Funcionalidad aportada.......................................................................................................... 4
1.4 Mapa del sistema.......................................................................................................................... 5
1.4.1 Modelo Lgico........................................................................................................................ 5
1.4.2 Modelo de Navegacin........................................................................................................... 5
2 Operativa del sistema.......................................................................................................................... 6
2.1 Asistente de configuracin............................................................................................................ 6
2.1.1 Asistente de configuracin...................................................................................................... 6
2.2 WebOffice..................................................................................................................................... 8
2.2.1 rea del documento............................................................................................................... 8
2.2.2 Men...................................................................................................................................... 9
2.2.3 Barra de Herramientas e Informacin................................................................................... 13
2.2.4 Panel de Edicin de Campos de Entrada............................................................................. 18
2.3 Resultados de reemplazo de variables....................................................................................... 21
2.3.1 Resultados de reemplazo de variables................................................................................. 21
2.4 Informacin de la Configuracin actual....................................................................................... 24
2.4.1 Informe de Configuracin Actual.......................................................................................... 24
3 ANEXOS............................................................................................................................................ 26
4 GLOSARIO........................................................................................................................................ 27
5 BIBLIOGRAFA Y REFERENCIAS.................................................................................................... 28

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1 Descripcin del sistema


1.1 Objeto
El presente documento pretende ser el Manual para los usuarios de WebOffice v4.
WebOffice es un Applet basado en el ncleo de OpenOffice Writer y, por tanto, su base es la de un
editor de textos avanzado. Este documento har hincapi en las funcionalidades propias de
WebOffice, profundizando menos en aquellas funcionalidades que vienen dadas por el ncleo
OpenOffice Writer, que podrn ser consultadas en el manual oficial de la suite OpenOffice
( http://es.openoffice.org/ ).

1.2 Alcance
El documento es aplicable a la versin 4 de WebOffice y va dirigido a la direccin del proyecto en la
Consejera de Economa, Innovacin y Ciencia y al colectivo de usuarios y desarrolladores de
sistemas que integran WebOffice como herramienta para la gestin de escritos dentro de
procedimientos segn el dominio semntico w@ndA.
WebOffice ha sido desarrollado dentro del marco de la Junta de Andaluca.

1.3 Funcionalidad
1.3.1 Funcionalidad sustituida
N/A.

1.3.2 Funcionalidad aportada


WebOffice es un editor de textos basado en el componente Writer de OpenOffice y est orientado,
esencial aunque no exclusivamente, a la gestin de escritos en procedimientos soportados por
Trew@.
La principal funcionalidad aportada por esta versin es la posibilidad de gestionar los campos de
entrada que contenga el documento. Una primera aproximacin a esta funcionalidad permite
plantearse el uso de WebOffice como una alternativa al uso de documentos pdf editables utilizando
en su lugar plantillas de OpenOffice bloqueadas que contengan campos de entrada para que sean
indicados por el usuario.

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Adems de la funcionalidad mencionada en el prrafo anterior y de las utilidades tpicas de un editor


de texto, la principal funcionalidad que aade WebOffice (y que lo convierte en una herramienta
fundamental en la gestin de tareas documentales) es la posibilidad de utilizar variables en los
documentos y poder sustituirlas posteriormente por los valores correspondientes. Esto posibilita el
poder utilizar plantillas documentales en las que un alto porcentaje de texto es esttico para todos los
documentos, mientras que otros valores sern marcados como variables puesto que variarn en
funcin de cada caso.

1.4 Mapa del sistema


1.4.1 Modelo Lgico
Se entiende WebOffice como un subsistema propio que convive en un entorno ms complejo de
soporte a la tramitacin electrnica. Por tanto no se aplicar en este documento una atomizacin del
subsistema en mdulos.

1.4.2 Modelo de Navegacin

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2 Operativa del sistema


2.1 Asistente de configuracin
Des cripcin
del proce so
Ventanas que
lo c omponen

Asistente de configuracin que prepar el equipo cliente para poder utilizar


WebOffice.
Asistente de configuracin

2.1.1 Asistente de configuracin


Des cripcin de la ventana
Asistente de configuracin que permitir configurar el equipo cliente para poder utilizar WebOffice,
pudiendo seleccionar la versin de OpenOffice instalada en el equipo para asociarla a la
aplicacin como ncleo de su funcionamiento.
Tambin podr seleccionarse el fichero ComponentesWebOffice.jar en caso de que no haya sido
descargado automticamente.

A c ciones permitidas
Seleccin de la versin de OpenOffice que se asociar a WebOffice.
Seleccin del fichero ComponentesWebOffice.jar necesario para el funcionamiento de WebOffice.

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Elementos de la ventana
C aptura

Nombre
Versin
OpenOffice

Des cripcin funcional


Lista desplegable con las versiones OpenOffice que han sido
encontradas en el equipo cliente (slo se busca en las rutas por
defecto utilizadas por OpenOffice durante su instalacin).
Botn que permite seleccionar la ruta desde la que se buscar

Examinar ruta
OpenOffice

el ejecutable de OpenOffice. Por tanto, bajo la ruta seleccionada


o bajo alguno de sus subdirectorios deber existir el ejecutable
de OpenOffice.

Examinar
Componentes

Botn que permite seleccionar la ubicacin exacta en la que se


encuentra el fichero ComponentesWebOffice.jar.

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2.2 WebOffice
Des cripcin
del proce so

Aplicacin. Pantalla principal que muestra el documento y los mens y


herramientas disponibles.
rea del documento

Ventanas que
lo c omponen

Men
Barra de herramientas e Informacin
Panel de edicin de campos de entrada

2.2.1 rea del documento


Des cripcin de la ventana
rea proporcionada por el ncleo OpenOffice Writer, con sus mismas caractersticas de aspecto y
funcionalidades bsicas que permiten la visualizacin y edicin clsica de documentos escritos.
Incluye la barra de herramientas de formato propia de OpenOffice.
Para una informacin detallada sobre el uso de OpenOffice Writer y de sus funciones de edicin
tanto bsicas como avanzadas, acceder a la web oficial de la suite en http://es.openoffice.org/ o a
la seccin de ayuda desde OpenOffice Writer, en el men Ayuda Ayuda de OpenOffice.org F1.

A c ciones permitidas
Opciones de edicin de documentos escritos tpicas de editores de textos avanzados.
Opciones de formateo de texto mediante la barra de herramientas propia de OpenOffice Writer.

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2.2.2 Men
Des cripcin de la ventana
Men de la aplicacin que combina funcionalidades estndar de OpenOffice con otras propias de
WebOffice. Las operaciones estn agrupadas en 6 grupos de men:

Archivo

Edicin

Insertar

Herramientas

Configuracin

Ayuda

A c ciones permitidas
Men Archivo
Guardar
Guardar Copia ...
Exportar en formato PDF ...
Vista preliminar
Imprimir
Propiedades
Cerrar esta instancia
Terminar
Men Edicin
Deshacer
Rehacer
Copiar
Cortar
Pegar
Seleccionar todo
Men Insertar
Salto manual ...
Campos
Smbolos ...
Seccin ...
Hiperenlace

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Servicio de Innovacin y Prospectiva

Encabezamiento
Pie de pgina
Nota al pie / Nota al final ...
Marca de texto
Nota
ndice
Sobre
Marco
Tabla
Regla horizontal ..
Imagen
Video y sonido
Objetos
Marco flotante
Archivos ...
Men Herramientas
Zoom
Ortografa ...
Men Configuracin
Cambiar configuracin cliente
Configuracin actual ...
Men Ayuda
Acerca De ...
Elementos de la ventana
C aptura

Nombre
Guardar

Des cripcin funcional


Salva el documento en la ubicacin indicada a WebOffice
mediante el fichero de configuracin.
Salva una copia del documento en la ubicacin que seleccione

Guardar copia ...

el usuario mediante un dilogo de exploracin de ficheros.


Tras salvar la copia, se seguir trabajando con el documento
original, no con la copia.

Exportar en
formato PDF ...

Muestra el dilogo que permite exportar una copia del

Vista preliminar

Simula el modo en que quedara el documento una vez impreso.

documento en formato PDF.

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Imprimir

Propiedades ...

Muestra el dilogo de impresin para sacar una copia impresa


del documento.

Muestra las propiedades del documento.


Equivale al Cerrar de OpenOffice: No mata el proceso soffice.bin

Cerra esta
instancia

por lo que debe utilizarse en caso de tener instancias de


OpenOffice Writer abiertas.
Nota: Salir de la aplicacin mediante el aspa de la ventana tiene
este efecto.
Cierra la instancia de WebOffice y termina el proceso soffice.bin.

Terminar

Equivale al Terminar de OpenOffice, con lo que cualquier


instancia de OpenOffice Writer se ver afectada por esta accin.

Deshacer

Cancela la ltima accin realizada sobre el documento.

Rehacer

Restaura el ltimo cambio deshecho.

Copiar

Cortar

Pegar

Seleccionar todo
-

Salto manual ...

Campos

Copia en el portapapeles el texto seleccionado.


Mueve al portapapeles el texto seleccionado, eliminndolo del
documento.
Inserta el contenido del portapapeles en la posicin actual del
cursor sobre el documento.

Selecciona el contenido completo del documento.


Permite insertar saltos de lnea, de columna y de pgina.
Permite seleccionar entre una serie de campos predeterminados
para ser insertados en el documento tales como fecha, hora,
nmero de pginas, autor, etc.

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Smbolos ...

Seccin ...

Hiperenlace

Encabezamiento

Pie de pgina

Nota al pie / Nota


al final ...

Marca de texto

Nota

ndice

Muestra un dilogo donde poder seleccionar caracteres


especiales para insertar en el documento.

Muestra el dilogo de insercin de secciones.

Permite insertar un hiperenlace en el documento mediante el


dilogo establecido a tal efecto.
Inserta una seccin en el documento destinada a contener el
encabezado del mismo.
Inserta una seccin en el documento destinada a contener el pie
de pgina del mismo.
Permite insertar notas al pie o notas finales numeradas de forma
automtica o mediante caracteres.
Inserta una marca de texto que se podr utilizar para navegar
por el documento.

Inserta una nota recordatoria o aclaratoria sobre el documento.


Muestra el dilogo que servir para insertar ndices y tablas de
contenidos sobre el documento.

Sobre

Permite insertar sobres postales sobre el documento.

Marco

Inserta marcos o frames sobre el documento.

Tabla

Regla horizontal ..
Imagen

Muestra el dilogo de creacin de tablas, pudiendo especificar


filas, columnas, etc. antes de insertarla.

Inserta separadores horizontales de diferentes estilos.


Permite seleccionar un fichero de imagen que ser incrustada

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en el documento.
Video y sonido

Objetos

Marco flotante

Archivos ...

Zoom ...

Ortografa ...

Inserta ficheros de video y sonido sobre el documento.


Permite insertar objetos OLE, Plug In, frmulas y diagramas
sobre el documento.
Inserta un marco flotante en el documento.

Inserta ficheros en el documento.

Permite ajustar la escala a la que se visualiza el documento.

Lanza la revisin ortogrfica sobre documento.

Cambiar
configuracin
cliente

Permite acceder al Asistente de Configuracin para cambiar la

Configuracin
actual

Permite acceder a un informe de configuracin para conocer al

Acerca De ...

configuracin actual.

detalle la configuracin cliente actualmente establecida.


Accede a la pantalla de crditos de la aplicacin donde se
puede consultar, entre otros datos, la versin de WebOffice.

2.2.3 Barra de Herramientas e Informacin


Des cripcin de la ventana
Barra de herramientas de la aplicacin que contiene muchas de las opciones incluidas en el
men. Se completa con otras funcionalidades y una barra de informacin sobre procesos.

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A c ciones permitidas
Guardar
Guardar Copia ...
Exportar en formato PDF ...
Vista preliminar
Imprimir
Enviar adjunto en correo electrnico
Propiedades
Deshacer
Rehacer
Cortar
Copiar
Pegar
Seleccionar todo
Zoom
Ortografa ...
Reemplazar variables
Mostrar / ocultar campos
Mostrar / ocultar edicin de campos
Cambiar configuracin cliente
Configuracin actual ...
Acerca de
Elementos de la ventana
C aptura

Nombre

Guardar

Des cripcin funcional


Salva el documento en la ubicacin indicada a WebOffice
mediante el fichero de configuracin.
Salva una copia del documento en la ubicacin que seleccione

Guardar copia ...

el usuario mediante un dilogo de exploracin de ficheros.


Tras salvar la copia, se seguir trabajando con el documento
original, no con la copia.

Exportar en
formato PDF ...

Muestra el dilogo que permite exportar una copia del


documento en formato PDF.

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Vista preliminar

Imprimir

Enviar adjunto en
correo electrnico
...

Propiedades ...

Simula el modo en que quedara el documento una vez impreso.

Muestra el dilogo de impresin para sacar una copia impresa


del documento.
Incluye el documento como fichero adjunto en el gestor de
correos del equipo cliente. El documento se incorporar con el
nombre noname si todava no ha sido salvado desde WebOffice.

Muestra las propiedades del documento.

Deshacer

Cancela la ltima accin realizada sobre el documento.

Rehacer

Restaura el ltimo cambio deshecho.

Cortar

Copiar

Pegar

Seleccionar todo

Zoom ...

Mueve al portapapeles el texto seleccionado, eliminndolo del


documento.

Copia en el portapapeles el texto seleccionado.

Inserta el contenido del portapapeles en la posicin actual del


cursor sobre el documento.

Selecciona el contenido completo del documento.

Permite ajustar la escala a la que se visualiza el documento.

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Ortografa ...

Lanza la revisin ortogrfica sobre documento.

Reemplazar
variables

Lanza el proceso de reemplazo de variables por el valor

Mostrar / ocultar
campos

indicado en el xml de configuracin recibido por WebOffice.


Muestra alternativamente el nombre de los campos y sus
valores en el documento. Tiene el mismo efecto que la pulsacin
de la tecla F9.

Mostrar / ocultar
panel de edicin
de campos

Muestra / oculta el panel destinado a la edicin rpida de los

Cambiar
configuracin ...

Permite acceder al Asistente de Configuracin para cambiar la

Configuracin
actual ...

Permite acceder a un informe de configuracin para conocer al

Acerca de ...

campos de entrada contenidos por el documento.

configuracin actual.

detalle la configuracin cliente actualmente establecida.

Accede a la pantalla de crditos de la aplicacin donde se


puede consultar, entre otros datos, la versin de WebOffice.

Adems de las opciones disponibles en la barra de herramientas, existe un rea de informacin


destinada a comunicar la actividad en curso o el resultado de actividades realizadas por la aplicacin:

La informacin mostrada en esta barra de informacin ser:

Pro ce so a ctualmente en curso : Por ejemplo: Cargando el documento

R e sultado del reemplazo del variables.

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R e sultado de la g eneracin del do cumento en formato PD F : En este punto es importante


destacar la novedad de WebOffice v4 con respecto a versiones anteriores:
Si el proceso de reemplazo de variables arroja incidencias, la generacin automtica del PDF
es cancelada, de modo que el usuario deber salvar manualmente el documento en PDF si
determina que el proceso debe continuar an cuando se han producido incidencias. Hasta
ahora el proceso no se interrumpa en ningn momento, generndose y salvndose
automticamente el PDF independientemente de la existencia o no de incidencias.

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2.2.4 Panel de Edicin de Campos de Entrada


A este panel se accede mediante el botn Mostrar / ocultar edicin de campos de la barra de
herramientas.
Des cripcin de la ventana
Panel destinado a facilitar la edicin de los campos de entrada del documento. El panel puede
cargar los campos mediante 2 procesos:

Indicacin de los campos, caractersticas y organizacin, mediante el xml destinado a tal


efecto (imagen de la izquierda).

Anlisis automtico del documento en bsqueda de los campos de entrada que en l se


contienen (imagen de la derecha).

A c ciones permitidas
Edicin de los campos de entrada del documento.

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Elementos de la ventana
C aptura

Nombre

Des cripcin funcional


Slo disponible en caso de haberse recibido el xml destinado a
informar sobre los campos de entrada del documento. Este rbol

rbol de Bloques

servir para organizar los campos de entrada bloques de datos,


facilitando su localizacin y mejorando su organizacin y
presentacin.
Lista que contiene los campos del documento. Estar presente
tanto si se ha recibido el xml como si no. En caso de estar
visible el rbol de bloques, esta lista mostrar los campos
pertenecientes al bloque actualmente seleccionado. Si no se ha
recibido xml la lista mostrar todos los campos de entrada que
se han detectado en el documento.
Colores e icono grafa:
En caso de haber recibido el xml de campos de entrada, la lista
se enriquece con la utilizacin de colores e iconografa que
permite obtener una informacin rpida sobre los campos que
muestra:

Lista de Campos

C ampo en negrita: Campo de cumplimentacin obligatoria. No


se podr salvar el documento si el valor del campo no ha sido
indicado.
C ampo en rojo: Indica que es un campo de cumplimentacin
obligatoria cuyo valor an no ha sido indicado.

Acceso directo al campo: Indica que el campo ha sido


localizado sobre el documento y al seleccionarlo sobre la lista se
podr acceder a su edicin.

Campo no localizado: Indica que el campo indicado en el xml


no se ha encontrado en el documento con lo que su edicin no
ser posible.

rea de edicin e
informacin

rea destinada a la edicin del campo de entrada seleccionado


actualmente en la lista de campos. El usuario slo tendr que
escribir el valor deseado para el campo y pulsar Enter o cambiar

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de campo para aplicar los cambios. En caso de haber recibido


informacin de los campos mediante xml el usuario podr utilizar
la tecla Escape para asignar al campo el valor por defecto o
inicialmente recibido. Adems dispondr de una pestaa de
Informacin donde se mostrar ayuda a la cumplimentacin u
otro tipo de informacin en caso de haber sido indicada en el
xml.

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2.3 Resultados de reemplazo de variables


Des cripcin
del proce so
Ventanas que
lo c omponen

Informe de resultados que informar de como ha ido el proceso de reemplazo de


variables.
Resultados de reemplazo de variables

2.3.1 Resultados de reemplazo de variables


Al reemplazar variables, la aplicacin permite acceder a una pantalla de resultados que informa de
como ha ido el proceso de reemplazo. Para ello hay que pulsar sobre la barra de informacin sita bajo
la barra de herramientas:

Des cripcin de la ventana


En esta pantalla se podr consultar el resultado del proceso de reemplazo de variables. Se
podrn ver las incidencias ocurridas durante el proceso y los consejos que da el sistema para su
correccin.

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A c ciones permitidas
Filtrar los resultados: Slo los correctos, Slo las incidencias o todos.
Informacin detallada de cada una de las incidencias registradas.
Elementos de la ventana
C aptura

Nombre

Des cripcin funcional


El usuario podr seleccionar qu registros desea ver en la tabla
de resultados:
Todo s: Muestra todos los resultados, tanto los correctos como

Filtro de
resultados

los que informan de incidencias.


Correctos: Slo muestra los resultados que han sido correcto,
ocultando las incidencias.
Incidencias: Slo muestra las incidencias, ocultando los
resultados que han sido correctos.
Tabla destinada a mostrar los resultados obtenidos. Cada
variable procesada se traduce en un registro de la tabla que
est compuesta por las siguientes columnas:

Tabla de
resultados

Tipo: Indica el tipo de variable procesada (Normal, imagen o


tabla).
Variable: Indica el nombre de la variable procesada.
Valor: Indica el valor por el que deba ser reemplazada la
variable segn lo indicado en el xml de configuracin recibido.

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En contrada: Indica si la variable ha sido localizada o no en el


documento.
Clase a so ciada: Indica si la variable vena con un valor
proveniente de una clase o, en todo caso, no vena marcada
como valor no encontrado por parte de Trew@.
R eemplazada: Indica si la variable ha sido localizada y
reemplazada correctamente por su valor indicado.
Al seleccionar un registro de la tabla, en la seccin informacin
-

Informacin
detallada

detallada se mostrar detalladamente informacin sobre el


resultado de reemplazar la variable seleccionada. En caso de
haberse producido incidencias muestra consejos para
determinar el origen de dichas incidencias.

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2.4 Informacin de la Configuracin actual


Informa de la configuracin actualmente establecida en el equipo cliente para el
Des cripcin
del proce so

uso de WebOffice. Adems tambin permite conocer los datos ms importantes


indicados por el xml de configuracin recibido por WebOffice. Es una herramienta
fundamental para el hipottico contacto con el servicio tcnico en caso de
incidencias.

Ventanas que
lo c omponen

Informe de Configuracin Actual

2.4.1 Informe de Configuracin Actual


Des cripcin de la ventana
Muestra pormenorizadamente la informacin referente a la configuracin actual del sistema donde
est ejecutndose WebOffice adems de la informacin ms importante indicada en el xml de
configuracin recibido por WebOffice y que determina su comportamiento.

A c ciones permitidas
Vista de la configuracin referente al equipo cliente
Vista de la configuracin indicada por el xml recibido por WebOffice

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Servicio de Innovacin y Prospectiva

Elementos de la ventana
C aptura

Nombre

Des cripcin funcional


Muestra informacin referente a la configuracin actual del
equipo cliente que utiliza WebOffice. La informacin aqu
mostrada hace referencia a:

Equipo
Cliente

Versiones de la aplicacin y componentes

Usuario, mquina, S.O, JRE y JAVA_HOME.

Rutas de instalacin.

Variables de entorno UNO_PATH y PATH.

Versiones anteriores de WebOffice.

Muestra informacin referente al documento actual y a la


XML
Documento

configuracin recibida en el fichero de intercambio xml. La


informacin aqu mostrada hace referencia a:

Origen y destino del documento.

Informacin principal indicada por el xml.

Este botn permite elaborar un sencillo pero completo informe


Generar
Informe

en formato txt que ser de gran utilidad a la hora de


comunicarse con el servicio tcnico o de soporte para comunicar
posibles incidencias o comportamientos anmalos de la
aplicacin.

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3 ANEXOS
No se incluyen anexos.

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4 GLOSARIO
No se estima necesario.

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5 BIBLIOGRAFA Y REFERENCIAS
No se estima necesario.

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