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CURSO GESTION DE PROYECTOS

PARA UNIVERSITARIOS
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
Ethel Abigail Bazn Asencios, PMP
Lima, Abril 2008

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

Agenda
1.
2.
3.

Gestin de Adquisiciones
Definiciones
Procesos en la Gestin de
adquisiciones






4.

Planificar las compras y adquisiciones


Planificar la contratacin
Solicitar Respuesta de Vendedores
Administracin de Contrato
Cierre de Contrato

Resumen

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

Gestin de Las Adquisiciones del


Proyecto
incluyen los procesos necesarios para
compartir o adquirir los productos, servicios o
resultados necesarios fuera del equipo del
proyecto para realizar el proyecto
PMBOK 2004

Si un proyecto no adquiere ningn producto servicio de ninguna


organizacin externa, no debera realizarse ningn proceso de la
gestin de comunicaciones?

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

Contratos : Centralizados/descentralizados
Centralizados : Una oficina administra todos los
contratos de los proyectos
Descentralizado : Una persona (Contracting officer)
se encarga de administrar los contratos del proyecto

Experiencia
Estndares
Lnea de carrera
Lealtad al proyecto
Uso eficiente de los recursos

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

Procesos en la gestin de las


adquisiciones del proyecto
El proceso de adquisicin

Planificacin de
Compras y
Adquisiciones

Planificar la
contratacin

Solicitar
Respuesta de
Vendedores

Seleccin
de
Vendedore
s

Administracin
del
Contrato

Seguimiento del contrato


Revisin de rendimiento
Administracin de cambios
Pagos

Envio de Doc. De Adq.


Comprar o adquirir
Conferencia de oferentes
Plan de gestin de adq.
Vendedores calificados
-Tipos de contrato
Recibo de Propuestas
-Formatos
Enunciado del trabajo
(SOW)
Evaluacin de propuestas
Documentos de adquisicin
Negociacin
( RFP, RFQ, IFB)
Contrato firmado
Criterios de evaluacin
Plan de Gestin del contrato
SOW actualizado

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

Cierre
Del
Contrato

Auditoria
Archivo del contrato
Aceptacin formal

P1: Planificar las compras y adquisiciones


Anlisis de hacer o comprar
Criterios:
Costo (pay back)
Expertise
Cronograma (tiempo de entrega)
Calidad (Confiabilidad, mantenibilidad, etc.)
Riesgo
Capacidad ociosa
Control
Confidencialidad de la informacin o procedimientos

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

P1: Planificar las compras y adquisiciones


Tipos de contrato :
Vendedor
Bajo

Riesgo

Alto

Alto
CPPC

Costo ms
Porcentaje de
honorarios

Bajo Comprador
CPFF

Costo ms
Honorarios
Fijo

CPIF

FPIF

Costo ms
Precio Fijo ms
Honorarios con Honorarios con
Incentivo
incentivos

T&M

Tiempo y materiales

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

FFP

Precio Fijo
o suma alzada

P1: Planificar las compras y adquisiciones


Ejemplo : CPIF
15k

Ratio (Share)
85/15
Costo objetivo 10,000
Utilidad objetivo 750
Max. Utilidad 1,350
Min. Utilidad
300
Comprador
85%
Proveedor
15%

Costo final

10k
5k
2k

Utilidad del proveedor

1k

Costo final Prov.

4,000

6,000

9,000

10,000

13,000

14,000

Utilidad

1,350

1,350

900

750

300

300

Precio final

5,350

7,350

9,900

10,750

13,300

14,300

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P1: Planificar las compras y adquisiciones


Enunciado del trabajo (SOW)
Describe que trabajo ser realizado bajo
el contrato
Debe ser claro, completo y conciso
Factores que influyen para definir el tipo de
contrato:
Definicin del SOW
Frecuencia de cambios
Esfuerzo y expertise para administrar al
vendedor
Estndares de la industria
Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

SOW

P1: Planificar las compras y adquisiciones


CPFF

T&M FP

Generalmente el de menor costo


Mayor administracin al vendedor
Vendedor no tiene incentivo (control/costos)
Definicin detallada del SOW
Pys Corta duracin y montos pequeos
Comprador conoce el precio total al inicio
Requiere auditoria al vendedor (facturas)
Se necesita empezar ya el proyecto

Curso de Gestin de Proyectos para Universitarios

P2: Planificar la Contratacin


Documentos de la adquisicin: Que contiene estos
documentos:
Solicitud de propuesta (RFP)
Precio
SOW
Como ser realizado el
Trminos y condiciones
trabajo
del contrato
Quin realizar el trabajo
Informacin de respaldo
Experiencia de la
Procedimiento de cmo
compaa, etc.
responder al documento
Invitacin a licitar (IFB o RFB)
Gua para la preparacin
Un precio para todo el
de la propuesta
trabajo
Criterios de evaluacin
Solicitud de cotizacin (RFQ)
Un precio unitario por item, Precio, ...
hora, etc.

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P2: Planificar la Contratacin


Criterios de evaluacin
Entendimiento de la necesidad
Costo total o del ciclo de vida
Habilidad tcnica
Gerencia
Capacidad financiera
Habilidad en gestin de proyectos
Precio
Carta de intencin : NO es un contrato, no legal
Privity: A -> B -> C , pero A -X-> C
Un solo proveedor: Desarrollo, Largo plazo
Unico Proveedor: Patente, especializado
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P3: Solicitar Respuesta de Vendedores


Conferencia de oferentes
Reunin antes de la elaboracin de la propuesta
con potenciales proveedores para asegurarse que
todos ellos tienen un mismo y claro entendimiento
de la adquisicin
Intercambio (Q & A)
Consideraciones
No permitir colusiones
Preguntando enfrente de sus competidores
Todas las Q&A deben ser anexadas a los
documentos de adquisicin
Publicidad
Atraer proveedores adicionales al proceso
Recepcin de Propuestas
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P4: Seleccin de Vendedores


Negociacin :
Objetivos:
Precio justo y razonable (Lo ltimo que debe
negociarse ?)
Desarrollar una buena relacin con el proveedor
Modelos:
Distributivo : Suma cero
Integrador : Agrandando la torta

Circulo de Fisher

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P4: Seleccin de Vendedores


El modelo Fisher (modelo integrativo):
A) Separemos a las personas del problema
No ataque a la persona, sino al problema
B) Centrmonos en los intereses, no en las
posiciones
Posicin: Uno quiere
Inters: Porqu lo quiere
C) Generemos alternativas para beneficio mutuo
No Todo para mi, sino Bueno para ambos
D) Insistamos en criterios objetivos
Valor del mercado, B/C, VAN, etc..
E) Conozcamos nuestro mnimo (MAAN Mejor
alternativa a un acuerdo negociado)
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P4: Seleccin de Vendedores


Algunas tcticas de negociacin:
Tiempo limite (deadline), una parte limita el tiempo
Mi vuelo es dentro de 4 horas
Sorpresa (Surprise), una parte tiene informacin
adicional
El precio disminuyo en 10% .
Autoridad limitada (Limited authority), una parte
manifiesta que tiene autoridad limidada (puede ser
verdadero o falso)
No estoy autorizado para dar este descuento
Persona ausente (Missing-man) la persona
con la ltima autorizacin esta ausente
Mi jefe solamente puede autorizar.
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P4: Seleccin de Vendedores


Algunas tcticas de negociacin:
Justo y razonable (Fair and reasonable)
La otra compaa vende a este precio
Demoras (Delays), una parte deja la sala
Tomemos un descanzo
Retirada (Withdrawal), una parte hace un falso
ataque y luego retrocede, para distraer la atencin
de una debilidad
Fait accompli , Un proveedor manifesta que envi
el producto ya que saba que el cliente lo
necesitaba, .

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P5: Administracin del contrato


Sistema de control de cambio del contrato
Procedimientos de modificacin del contrato,
los cuales deben figurar en el contrato mismo
Analizar el impacto del cambio del contrato
al proyecto
Deben ser formalizados
Si hay demasiados cambios, es preferible
negociar un nuevo contrato o cambiar de
proveedor
Cualquier acuerdo verbal o escrito que no
figura en el contrato, no es vlido

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P5: Administracin del contrato

Hitos

Seguimiento
cronograma

Gerente del Py
Informe
detallado
costos

Detalle de
Especificac.
Del Py

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WBS
Herramientas para la
gestin del contrato
SOW

P6: Cierre del contrato


Actividades del cierre del contrato:
Verificacin del producto
Cierre financiero, realizando el pago final al proveedor
Informe final del desempeo del contrato
Archivos del contrato, historia
Auditorias de adquisicin
Consideraciones:
Cierre del contrato ocurre antes que el cierre
administrativo del proyecto
Cierre del contrato es hecho solamente una vez
Cierre del contrato requiere mas documentacin que
el cierre administrativo
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Resumen
Es esencial que las compaias obtengan un buen
contrato con el mnimo de riesgo en su provisin.
igualmente importante o esencial es que estos contratos
sean efectivamente administrados.
Uso de Checklist en la preparacin de los contratos
Evaluacin de los riesgos  Eleccin del contrato ms apropiado
Asesoria legal
Precio acorde, seguro de riesgos debajo del contrato.
Seguimiento del contrato en los niveles apropiados
Periodicas revisiones y upgrades a todo el contrato incluyendo reas
de riesgo, administracin, etc.
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PREGUNTAS Y CONSULTAS

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