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CURSO DE MS

PROJECT

MBA ING. DANNY DANIEL ANTON ASANZA


danton@ddaaperu.com

Software de
Planificacin de
Proyectos

Introduccin a la gestin de
proyectos

Un proyecto se define como


un esfuerzo temporal para la creacin
de un producto o servicio nico.

Introduccin a la gestin de
proyectos

Temporal: Puede durar una semana o varios aos pero


tiene una fecha probable de finalizacin. Los proyectos
no pueden considerarse operaciones en curso.

Esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y


el equipamiento, necesitan realizar un trabajo. El
esfuerzo es encomendado a un equipo u organizacin.

Finalmente, cada proyecto crea un servicio o un


producto nico. Este es el objetivo del proyecto.

El tringulo del proyecto: Visin de los


proyectos en trminos de tiempo, costo y
mbito.
Tiempo

Costo

mbito

Anlisis de las delimitaciones


tiempo

Tiempo
Siempre existe un plazo para realizar alguna actividad determinada.
En la mayora de los proyectos el tiempo es la delimitacin ms
importante a gestionar.
Costo
Son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. El
costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el trabajo,
los materiales utilizados, y todos los dems eventos y aspectos que
requieren dinero o la atencin de alguien en un proyecto.
mbito
Deben considerarse dos aspectos sobre el mbito: el mbito del
producto y el mbito del proyecto.
El mbito del producto describe la calidad, caractersticas y
funciones del producto.
Por otra parte, el mbito del proyecto describe el trabajo
requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto
con el mbito previsto del producto.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto

El administrador del proyecto deber realizar un


balance de las delimitaciones del tiempo, costo
y mbito de sus proyectos.

El tringulo del proyecto visto anteriormente,


ilustra el proceso del balance de las
delimitaciones como los tres lados de un
tringulo que se encuentran conectados, y
cualquier cambio en alguno de los lados del
tringulo afecta al menos a otro de los lado.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto

Si la duracin (el tiempo) de la programacin del


proyecto disminuye, podra necesitar aumentar
el presupuesto (el costo) ya que deber contar
con ms recursos para realizar el trabajo en
menos tiempo.

Si no puede incrementar el presupuesto, podra


necesitar reducir el mbito dado que los
recursos con los que cuenta no pueden hacer
todo el trabajo planificado en menos tiempo

Gestin de las delimitaciones del


proyecto
Un plan inicial de proyecto posee
unas delimitaciones iniciales de
tiempo, costo y mbito

Si la duracin de la programacin
disminuye deber ajustar el plan
1

Tiempo

Costo

Disminuye la duracin

2 Y puede que deba


incrementar el costo.

mbito

3 O disminuir el mbito
del proyecto.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto

Si debe reducir la duracin de un proyecto debe


asegurarse que la calidad final del proyecto no se vea
reducida intencionalmente.

Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software,


generalmente, la comprobacin y el control de calidad se
realizan en el ltimo tramo del proyecto, si se reduce el
tiempo del proyecto, estas tareas podran omitirse.

Siempre se debe sopesar las ventajas de la disminucin


de la duracin frente a la disminucin de la calidad del
producto.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto

Si el presupuesto (el costo) del proyecto disminuye, puede que


necesite ms tiempo ya que no podr contar con tantos
recursos como seran necesarios o con recursos
especializados.

Si no puede incrementar el tiempo, puede que necesite reducir


el mbito del proyecto ya que son menos recursos y no pueden
hacer todo el trabajo previsto en el tiempo del que dispone.

Si debe reducir el presupuesto de un proyecto, debera


observar los grados de recursos materiales que ha
presupuestado.
Debera observar tambin los costos de los recursos humanos
y del equipamiento que ha pensado utilizar.
Sin embargo, la reduccin de los costos puede causar
deficiencia respecto del objetivo a conseguir.
Como administrador del proyecto debe considerar (o informar
a las personas que toman las decisiones) los beneficios y
riesgos de la reduccin de los costos.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto
Un plan inicial de proyecto posee
unas delimitaciones iniciales de
tiempo, costo y mbito

Deber ajustar el plan si el costo


disminuye
2 Y puede que
tambin deba incrementar
la duracin del proyecto
.

Tiempo

1 Disminuye el
costo del
proyecto

Costo

mbito

3 O disminuir el
mbito del proyecto.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto

Si el mbito del proyecto aumenta, puede que necesite


ms tiempo o ms recursos (costo) para realizar el trabajo
adicional.

Cuando el mbito del proyecto aumenta una vez


comenzado el proyecto, se denomina incremento del
mbito.

Un cambio en el mbito del proceso del proyecto no tiene


que ser necesariamente malo; por ejemplo, podra
cambiar el deseo de un cliente y necesitar un producto
diferente. Un cambio en el mbito del proyecto puede
resultar perjudicial si el administrador de proyecto no
reconoce y planifica los nuevos requerimientos.

Gestin de las delimitaciones del


proyecto
Un plan inicial de proyecto posee
unas delimitaciones iniciales de
tiempo, costo y mbito

Tiempo

Costo

Deber ajustar el plan si el mbito del


proyecto aumenta.

2 .Y
puede que
tambin deba
incrementar la
duracin del
proyecto .

3 O
incrementar el
costo del
proyecto

mbito

1. Aumenta el mbito
del proyecto.

Planificacin y gestin de
proyectos con MS Project
Microsoft Project 2010

PLANIFICACIN DE
PROYECTOS

Planificacin

Programacin

Fijar objetivos generales y


asignar recursos

Especificar actividades,
estimar su duracin,
asignar recursos a cada
una,
determinar relaciones de
precedencia.

Control

Supervisin, seguimiento

Administracin de proyectos
Proceso de Planear, Organizar y Administrar
Tareas y Recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones
de Tiempo, Recursos o Costo
Tringulo del proyecto

TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se


refleja en la programacin del mismo.
DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en
el costo de los recursos; personas, equipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas.
MBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, as
como el trabajo necesario para realizarlo.

Administracin proyectos

Fases
Crear un PLAN realista del proyecto.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios.
Comunicacin de los resultados y el progreso.
Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.
Crear un Plan Inicial Realista
del Proyecto
Gestionar el Proyecto

Seguimiento del Proceso

Ajustar el Proyecto
Comunicar los Cambios en la
Programacin

Comunicar el Proceso

Historia de la Administracin de
Proyectos (I)
Proyectos se han hecho desde el inicio de
la humanidad, pero solo se cre una
disciplina desde la segunda guerra mundial
El proyecto Manhattan es el primero en ser
reconocido
por
usar
tcnicas
de
administracin modernas.
Critical Path Method (CPM) desarrollado en
1950s por DuPont y Remington Rand para
ayudar en mantenimiento

Historia de la administracin de
proyectos (II)
1958, gobierno U.S.A. adopt CPM y lo
mejor para crear PERT (Program
Evaluation and Review Technique) para el
programa de submarinos Polaris.
Desde 1950, administracin de proyectos ha
evolucionado en una disciplina en la cual
uno puede obtener un titulo y certificacion.
Al presente PERT y CPM estn tan
mezclados que no se aprecia mucho su
diferencia y se conoce como PERT/CPM

Todos
somos
Administradores
de
Proyectos, pero no todos saben como
planear y administrar un proyecto

Proyectos varian en tamao y alcance:


Lanzamiento

transbordador NASA
Construir un bote
Construir un hospital
Remodelacin de un edificio
Planear una fiesta o boda
Organizar olimpiadas
Desarrollar un nuevo software
Obtener un titulo en Acuicultura

Que es un Proyecto?
Un proyecto es un conjunto planificado
de tareas que, combinando recursos
humanos, materiales, financieros y
tcnicos, tienden a lograr un objetivo o
producto
determinado,
con
un
comienzo y fin definidos en el tiempo
de
acuerdo
a
requerimientos
establecidos.

Qu es un proyecto?

Tiene un Objetivo bien identificado.


Serie tareas o actividades dependientes.
Cada actividad tiene periodo de duracin.
Se puede identificar actividades que son
prerrequisitos para iniciar otras actividades.
Es nico.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre
(riesgo).

Qu NO es un proyecto?

Operaciones en curso:
No

tienen un fin.
Producen productos similares o idnticos.

Ejemplos:
Una

compaa de seguros procesa miles de


reclamos al da.
Un caJero atiende a 100 clientes por da.
Planta de automviles produce miles de
vehculos, del mismo modelo y con opciones
limitadas.

Ejemplos de Proyectos
Traslado de las oficinas de una compaa a otro
lugar.
Desarrollo de una nueva aplicacin informtica.
Creacin de un manual de uso.
Remodelacin de una habitacin en nuestra casa.
Confeccin de una Intranet.
Apertura de un nuevo negocio.
Construccin de una casa.

Definir antes del comienzo de


un proyecto
Antes del comienzo de un proyecto hay que
definir:
Objetivo.
Tareas.
Quin se encarga?.
Cundo comienzan?.
Cunto tardan?.
Costo. Delimitaciones.

Administracin de proyectos
La administracin de proyectos es el proceso de planear,
organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un
objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de
tiempo, recursos o costo.
Plan de proyecto:
Sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas
de comienzo y fin escritas en un bloc de notas.
Complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un
presupuesto del proyecto de millones de dlares.

Fases de un Proyecto
1.- Fase de definicin
Conceptualizacin del proyecto
2.- Fase de planeacin
Preparar listado de tareas
Asignar tiempos a las tareas
Asignar relaciones entre las tareas
Organizar las tareas segn un esquema
Asignar recursos a las tareas
Verificar y ajustar conflictos con las asignaciones de recursos
Verificar y ajustar el camino crtico
Asignar costos a las tareas y recursos.
Chequear presupuestos y disponibilidades
Guardar lnea de base o plan provisional
Presentacin de informes.

Fase de administracin
Relevar informacin del avance del proyecto
Actualizar avances del proyecto con informacin actual
Verificar los supuestos y ajustes
Comparar con la lnea de base
Fase de cierre
Cierre del proyecto.

INTRODUCCION
QUE ES MICROSOFT
PROJECT?

Es una herramienta
que permite planear
sistemticamente las
fases y tareas de un
proyecto

MS PROJECT LE PERMITIR:

Organizar la lista de
estructura jerrquica.

actividades

en

una

Asignar recursos y costos a las diferentes


actividades.

Obtener la grfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

USO DE UN PROGRAMA DE
ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Calcular el tiempo necesario para completar el


proyecto: Sino cumplimos con el tiempo necesario, hay
daos lquidos, pero si se presenta una excusa no habr
cargos en contra.

Tiempo de las actividades: De que me sirve saber


cuando voy a empezar?, es importante conocer esto,
para poder tener los recursos disponibles (materiales,
mano de obra y equipo).

Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el


responsable podr conocer cuanto le afecta el proyecto
en costos y en das si ocurre un cambio de una
actividad.

Definir el proyecto.

Herramienta

de Planificacin, gestin
y seguimiento de proyectos
Definicin

tareas, recursos
Asignacin de recursos a tareas
Definicin de costos
Resolucin de sobreasignaciones
Seguimiento de proyectos
Comunicacin entre el equipo e informes

No

herramienta de valoracin
y estimacin de proyectos

En que nos ayuda MS


Project?

Es la forma de simplificar las


dificultades durante la planificacin,
diseo, administracin y evaluacin de
proyectos es el MS Project.

Microsoft Project

Los recursos pueden ser distintas ndoles:


Grupos

de Personas
Equipamiento
Instalaciones
Costos

De las tareas la parte ms importante es


la vinculacin de las tareas.
La frmula mgica de la gestin de
proyectos es:

Trabajo

= Duracin * Unidades.

Antes de comenzar un proyecto, es necesario:


Definir el objetivo del proyecto
Determinar las tareas (Necesarias para alcanzar
el objetivo)
Identificar quien se encargara y cuando
comenzara cada una de las tareas, as como
cuanto se va a tardar en realizarlas
Una vez que el proyecto esta en marcha, resulta
adecuado seguir el progreso de cada tarea

Fijacin de los objetivos del proyecto


Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar por
determinar el objetivo del mismo. Hay que ser tan
especifico como se pueda, incluyendo informacin tal
como fechas, nmeros y elementos
Un objetivo especifico clarifica el mbito del proyecto,
las personas afectadas y el perodo de tiempo
Esto facilita la planeacin del proyecto, ya que se
tienen ms directrices sobre las que basar las
decisiones

Evaluar un proyecto y definir un objetivo


Se deben completar los siguientes pasos:
1. Considerar la complejidad de su proyecto.
Requerir
el
proyecto
bastante
planificacin?
2. Escribir los parmetros o restricciones dentro
de los que se deber trabajar para llevar a
cabo con xito el proyecto
3. Definir el objetivo del proyecto

Desarrollo de las partes de un proyecto


Una vez definido el proyecto, el prximo trabajo
es decidir cmo y cundo se alcanzar ese
objetivo.
Un proyecto tpico se compone de las siguientes
partes o elementos:
Tareas
Hitos
recursos

Definicin de las tareas del proyecto


Las Tareas , tambin llamadas pasos, se requieren
para completar un proyecto y definen el mbito del
objetivo del mismo
Teniendo presente el objetivo, se comienza por
identificar los elementos o fases principales de este
Una vez identificados, se comienza a descomponer
cada elemento o fase
Al identificar las tareas, se deben organizar en una
jerarqua llamada estructura de descomposicin del
trabajo, esta lista las tareas a realizar en una
secuencia determinada por la naturaleza del
proyecto

Definicin de las tareas del proyecto


Algunas tareas suceden de forma secuencial,
mientras
otras
se
pueden
realizar
simultneamente
Al crear la lista de tareas, tambin hay que
identificar las duraciones. El tiempo necesario
para realizar una tarea es su duracin
El plan del proyecto dice cundo est
programado que empiece y acabe cada tarea,
as como cunto tiempo va a emplear.

Identificacin de los hitos del proyecto


Un hito representa un evento o condicin que
marca la finalizacin de una fase del proyecto
Los hitos ayudan a organizar las tareas en
grupos lgicos o secunciales, y se pueden usar
para seguir el progreso del proyecto
Al completar un grupo de tareas, se alcanza un
hito del proyecto
Cuando se hayan alcanzado todos los hitos del
proyecto, el proyecto estar terminado

Definicin de las tareas y los hitos


La identificacin de las tareas del proyecto es una parte
importante en el proceso de planificacin
Una buena norma a seguir consiste en identificar las tareas
claves y los hitos incluso antes de comenzar a introducir la
informacin
Definicin de las tareas y los hitos
Para ellos, se deben tener presentes los siguientes puntos:
1. Listar varias tareas importantes de su proyecto
2. Determinar qu tareas dependen de otras
3. Considerar si las tareas estn o no relacionadas en algn
sentido
4. Identificar los puntos del proyecto que representan los
hitos.

Dependencias entre tareas


Fin a Comienzo
Fin a Fin
Comienzo a Comienzo
Comienzo a Fin

Tareas secuenciales

Tareas comienzan mismo t

Tareas finalizan mismo t

Evaluacin de los recursos del proyecto


Para llevar a cabo una tarea se necesitan recursos
Los recursos pueden incluir personas, equipos o
instalaciones especiales necesarios para realizar la tarea,
pero los recursos no suelen estar disponibles 24 horas al
da, 7 das a la semana, y a menudo se necesitar
considerar su disponibilidad
Identificacin de recursos
Para identificar los recursos del proyecto se deben tener en
cuenta los siguientes pasos:
1. Identificar las personas o grupos necesarios para realizar
las tareas
2. Identificar el equipamiento necesario para realizar cada
tarea
3. Identificar las instalaciones o locales necesarios para
realizar las tareas.

Con Microsoft Project


Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y
vinculaciones
La duracin de una actividad se puede establecer en
minutos, horas, das o semanas
Posee un calendario en el cual pueden definirse los das
y horas laborales de todo el proyecto
La vinculacin entre tareas puede hacerse mediante el
ingreso de sus precedencias inmediatas, o a travs de
la tabla de Gantt que construye Microsoft Project
Permite distintos tipos de vinculacin entre actividades
(fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y
comienzo a fin)

Ver los datos


VISTAS:
Sirven
para
presentar
un
subconjunto de informacin del proyecto en
un formato fcil de interpretar. Ej. Diagrama
de Gantt, grfico de barras.
TABLAS: Sirven para definir las columnas
mostradas.
FILTROS: Permiten centrase en tareas o
recursos especficos.

Al abrir Microsoft Project aparecer


un documento nuevo en la vista del
Diagrama de Gantt y la ventana de
ayuda sobre el proyecto en blanco.
Haga clic en el botn cerrar de la
ventana de ayuda

Ventana MS Project

La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la


parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal
principal en la parte superior y una secundaria debajo de sta. Las
escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma
independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle
deseado.

La Tabla de Tareas muestra informacin acerca de las tareas del


proyecto, por ejemplo, cundo comienzan y finalizan, su longitud y los
recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una
caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin
de una fila con una columna se reconoce como Campo.

El rea del grfico de Gantt muestra grficamente cada una de las


tareas. La posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su
longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea. Adems, la
posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas
se suceden o se superponen.

Los mens en Project 2010 se encuentran


al tope de la pantalla:

Cuando damos clic en alguna


opcin del men, se ve una
pequea seleccin de comandos
que podemos realizar que son los
ms usados, adems al final se
encuentran unas flechas hacia
abajo que ver todas las opciones
del men:

Barras de Herramientas
La barra de herramientas muestra los botones que
permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft
Project, de una manera ms accesible. Por defecto se
muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar.

DIAGRAMA DE GANTT

Objetivo del seminario: Diagrama de Gantt


Creador

Henry L. Gantt
Es una ayuda grfica creada para poder organizar las
actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

LOS GRFICOS GANTT


En unos ejes de coordenadas se
representan las actividades de un
proyecto en forma de barras con la
extensin de su duracin.
En las ordenadas se representan las
actividades.
Teniendo
en
cuenta
precedencias.
En las abcisas el tiempo.
Sirve para calcular la duracin del
proyecto y para el control del mismo.

Los grficos Gantt


Actividades
A
B
C
D
E
F
G
H
I
1

8 Tiempo

QUE ES UNA ACTIVIDAD?

Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en


que se puede dividir el proyecto.

Las actividades deben ser:


Especficas y no generales, es decir buscar el detalle
suficiente sin irnos al demasiado detalle

Desglose de tareas:
Cualquier

proyecto ha de analizarse y dividirse en


tareas manejables antes de proceder a su
planificacin y puesta en marcha.
Una representacin de estas tareas consiste en un
diagrama de estructura de descomposicin del
trabajo (EDT).

Actividades

Duracin de las tareas:

Se puede fijar en meses, semanas, das, horas


o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d,
h, m).

EDT

Representacin estructurada de las tareas


Las actividades que no aparecen en el EDT
estn fuera del alcance del proyecto
A cada una de las tareas del proyecto se le
suele asignar un cdigo nico, que sirve
para poder nombrar a esa tarea de una
forma ms cmoda

Los grficos Gantt


Actividades

En la quinta semana
controlamos cmo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto

A
B
C
D
E
F

terminado

G
H
I
1

8 Tiempo

Id
1

30 ene '00
06 feb '00
13 feb '00
20 feb '00
Nombre de tarea
Duracin D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V
Planeamiento de proyecto 2 das
TERESA ABARCA SILVA

Anlisis de requerimientos

2 das

Determinacin del objetivo

3 das

Formacin de grupo de trabajo


2 das

Anlisis de requerimiento

2 das

Informe de avance

2 das

TERESA ABARCA SILVA

Determinacin de Requerimientos
1 da

TERESA ABARCA SILVA

Revisin y elaboracin del informe


2 das

Ajuste de proyecto

5 das

10

Informe de avance

3 das

11

Recopilacin de informacin detallado


9 das

12

Inf. de documentacin de trabajo


2 das

13

Inf. Plan de Proyecto

14

Redaccin del Informe Final 2 das

15

Revisin General y Final

1 da

16

Informe Final

1 da

2 das

TERESA ABARCA SILVA


TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILVA

TERESA ABARCA SILV

TERE

EJEMPLO PRACTICO

Titulo: Preparacin del Seminario de


Microsoft Project
Calendario:
Calendario

Horas

Domingo

Horas no laborables

Lunes-Viernes

8:00AM-5:00 PM

Sbado

Horas no laborables

CALENDARIO

domingo
30

lunes

martes
31

mircoles
02

01

jueves
03

viernes
04

sbado
05

Planeamiento de proyecto, Anlisis


2 das de requerimientos, 2 das

Determinacin del objetivo, 3

06

07

08

09

10

11

12

Informe de avance, 2 das


Determinacin del objetivo, 3 das
Anlisis de requerimiento, 2 das
13

14

15

Informe de avance, 2 das

16

17

18

19

Revisin y elaboracin del informe, 2 das

Determinacin de Requerimientos, 1 da

20

21

22

23

Ajuste de proyecto, 5 das


Informe de avance, 3 das

24

25

26

DIAGRAMA
PERT

Planeamiento
deproyecto
1

2 das

ma 01/02/00
mi 02/02/00

Anlisis
de
requerimientos
2

2 das

ju 03/02/00vi 04/02/00

Determinacin
delobjetivo
3

3 das

vi 04/02/00ma 08/02/00

Formacin
degrupode

Visualizacin de la red del proyecto


(DIAGRAMA DE RED)
Muestra las tareas y las dependencias entre
tareas en formato de red o de flujo. Cada
tarea se representa con un cuadro (tambin
denominado nodo) y la lnea que une dos
cuadros representa la dependencia entre las
dos tareas. De forma predeterminada, la
vista Diagrama de red muestra una lnea
diagonal sobre las tareas en curso y lneas
diagonales en cruz sobre las tareas
completadas.
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas
al Diagrama de red para mostrar
nicamente las tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus
necesidades, puede personalizar su aspecto
o crear nuevas versiones personalizadas.
Cuando se guarda el proyecto, la vista
personalizada tambin se guarda con el
proyecto.

GANTT DE
SEGUIMIENTO

Id
1

06 feb '00
13 feb '00
20 feb '00
27 fe
Nombre de tarea
DuracinM J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L
Planeamiento de proyecto 2 das 85%

Anlisis de requerimientos 2 das

Determinacin del objetivo 3 das

Formacin de grupo de trabajo


2 das

Anlisis de requerimiento

2 das

Informe de avance

2 das

Determinacin de Requerimientos
1 da

Revisin y elaboracin del informe


2 das

Ajuste de proyecto

5 das

10

Informe de avance

3 das

11

Recopilacin de informacin9detallado
das

12

Inf. de documentacin de trabajo


2 das

13

Inf. Plan de Proyecto

14

Redaccin del Informe Final2 das

15

Revisin General y Final

1 da

16

Informe Final

1 da

2 das

100%
100%

85%
100%
80%
100%
95%
90%

USO DE
TAREAS

Id
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Detalles
Nombre de tarea
Trabajo
J
Trab.
Planeamiento de proyecto
16 horas
Trab.
TERESA ABARCA
16 horas
SILVA
Trab.
Anlisis de requerimientos
16 horas
Trab.
TERESA ABARCA
16 horas
SILVA
Trab.
Determinacin del objetivo
24 horas
Trab.
TERESA ABARCA
24 horas
SILVA
Trab.
Formacin de grupo16dehoras
trabajo
Trab.
TERESA ABARCA
16 horas
SILVA
Trab.
Anlisis de requerimiento
16 horas
Trab.
TERESA ABARCA
16 horas
SILVA
Trab.
Informe de avance 16 horas
Trab.
TERESA ABARCA
16 horas
SILVA
Trab.
Determinacin de Requerimientos
8 horas
Trab.
TERESA ABARCA
8 horas
SILVA
Revisin y elaboracin
16 horas
delTrab.
informe
Trab.
TERESA ABARCA
16 horas
SILVA
Trab.
Ajuste de proyecto 40 horas
Trab.
TERESA ABARCA
40 horas
SILVA
Trab.
Informe de avance 24 horas
Trab.
TERESA ABARCA
24 horas
SILVA
Trab.
Recopilacin de informacin
72 horas
detallado

19 mar '00
D
L

8h
8h

8h
8h

GRFICO
DE
RECURSOS

19 mar '00
D
L

200%
180%
160%
140%
120%
100%
80%
60%
40%
20%

Recursos asignados:

200%

100%

Sobreasignado:
TERESA ABARCA SILVA

Asignado:

26 mar '0
D

HOJA DE
RECURSOS

Id
1

Nombre del recurso


Iniciales Grupo
TERESA ABARCA
T SILVA

Capacidad mxima
Tasa estndar
Tasa horas extra
Costo/Uso
Acumul
100% $0.00/hora $0.00/hora $0.00
Prorrate

INFORMACIN PREVIA
1.
2.

3.
4.
5.

Ttulo de su proyecto
Calendario: Dias laborables y no laborables
en el proyecto (Receso acdemico, sbados
y domingos)
Lista de tareas principales
Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para
ejecutar la Tarea principal)
Determinar la duracin de cada tarea y
subtarea.

EJEMPLO CRONOGRAMA DE TRABAJO PARA


LA PREPARACION DE UN SEMINARIO
1

2
Indicaciones sobre el
seminario

Realizar Presentacin
en Power Point :

Preparar Informacin
Bsica (Conocimientos,
otras presentaciones,
etc.)

7
Imprimir Handouts y
Fotocopias

Determinar Fecha,
Hora y Lugar:
Bsqueda del Sitio
Confirmacin del sitio

4
Enviar mensajes de
Invitacin al personal
administrativo.

Preparar ejemplo en
Microsoft Project
Borrador
Disear la presentacin

Realizacin del
seminario

Verificar el correcto
funcionamiento del
programa en el sitio

TAREAS Y SUBTAREAS
PREPARACION DE SEMINARIO

Titulo del proyecto

Indicaciones sobre el seminario


Preparar Informacin Bsica
Determinar Fecha, Hora y Lugar

Tarea Principal

Bsqueda del Sitio


Confirmacin del sitio

Tareas secundarias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio


Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.
Realizar Presentacin en Power Point
Buscar un ejemplo de aplicacin
Realizar la presentacin en borrador
Disear la presentacin
Imprimir Handouts y Fotocopias
Realizacin del seminario

Informes

Creacin de informes

Todos los informes en Project tienen caractersticas en


comn. Usted puede imprimir un informe o puede
visualizarlo en pantalla.

Generales

Resumen del proyecto


Tareas de nivel superior
Tareas crticas
Hitos
Das laborables

Actividades actuales

Tareas sin comenzar


Tareas que comienzan
pronto
Tareas en curso
Tareas completadas
Tareas que deberan
haber comenzado
Tareas propuestas

Costos

Flujo de caja
Presupuesto
Presupuesto
sobrepasado
Tareas

con presupuesto
sobrepasado
Recursos con
presupuesto sobrepasado

Valor acumulado

Asignaciones

Tareas y recursos
humanos
Tareas, recursos
humanos y fechas
Lista de tareas pdtes.
Recursos
sobreasignados

Carga de trabajo

Uso de tareas
Uso de recursos

Conclusiones

MS Project
Nos

permite organizar nuestros proyectos,


introduciendo en l lo que antes anotbamos,
esquematizbamos y calculbamos a mano. Nos
aporta una serie de tablas, grficas y paneles
desde los que podremos introducir todas esas
informaciones recopiladas y tener una visin
global de, por un lado las tareas, por otro lado los
recursos y por otro los costos de los recursos.
nos resultar fcil alterar cualquiera de los
elementos que intervienen en el proyecto siendo
recalculado de forma automtica el proyecto
completo

Conclusiones
Ms

Project

Las

fechas se actualizan tambin de forma


automtica solo con modificar una
duracin, establecer una delimitacin o
bien una demora. De los tiempos y plazos
podemos hacer sencillos seguimientos.
En suma, este programa, que adems
mantiene la filosofa de trabajo del resto de
las aplicaciones Microsoft que quizs
conozcamos (Word, Excel, Access,
Internet Explorer, Front Page...)

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO

Hacemos clic en Informacin del


proyecto y escogemos Propiedades
avanzadas.

Ingrese el ttulo de su
proyecto
y defina el responsable o
el autor.

DEFINICIN DE LA FECHA DE
INICIO DEL PROYECTO
1

Marque el primer rengln

Clic en Tarea y luego


en Informacin

Seleccione la fecha de
inicio y de finalizacin
del proyecto

CAMBIO DE PARAMETROS DEL


CALENDARIO
1

Clic en
Herramientas>>Opciones

Click en Calendar. Modifique los


parmetros necesarios como la hora
de entrada y salida, etc.

Tools Change working time

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL


PROYECTO
1

Asgnele un nombre a su
proyecto (Primer rengln) si
no lo hizo en los pasos
anteriores.
2

Liste todas las tareas y


subtareas necesarias de su
proyecto, sin preocuparse
por la duracin de cada
tarea.

AGRUPAR LAS TAREAS DEL


PROYECTO
Seleccione todas las filas y
haga click en la fecha verde
(Indent) que va en direccin
derecha. Aqu le esta diciendo
al programa cuales son las
tareas de su proyecto:
Preparacin de un Seminario

AGRUPAR LAS TAREAS Y SUBTAREAS


Iconos el esquema

Tarea

Subtareas

Agrupe las tareas por fases.


Seleccione las subtareas
bajo el nombre de la tarea y
utilice los iconos de
esquema (Indent)
aumentando la sangra para
que queden dentro de el
grupo que usted requiere.

MOSTRAR U OCULTAR SUBTAREAS

Al esquematizar el proyecto se puede ocultar o


mostrar las subtareas haciendo click en los iconos
iconos de la tarea principal
1
2

TRANSLADAR UNA TAREA


1

Click en el nmero de
la tarea
Presione el botn
izquierdo del mouse y
arrastre la tarea hasta
que quede en nueva
posicin.

3
Suelte el mouse

INSERTAR UNA NUEVA TAREA


1

Click derecho en el
nmero de la fila
(ROW) de la tarea,
donde va a insertar la
nueva

Click en la opcin
Nueva tarea (New
Task)

COMO ELIMINAR UNA TAREA


1

Click derecho en el
nmero de la fila de la
tarea que va a eliminar

Click en la opcin
eliminar tarea Delete
Task

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA

Las notas sobre tareas del proyecto pueden ayudar


a recordar como se ha diseado la planificacin:
1

Seleccione la tarea a la
que le va a crear la
nota

Click en el icono Notas


de tareas Task
Information

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)


3

Click en el cuadro
notas

Escriba la nota correspondiente


y cuando termine Click en OK
5

Cada vez que se pase el


cursor sobre la tarea se
observar el contenido de la
nota

NUMERACION DE TAREAS
1

Click en el men Tools y


click en options

2 Click en la ficha view

En el rea opciones de esquema,


seleccione la casilla de verificacin
Show Outline number y click en OK

TAREAS PREDECESORAS

Ingrese los nmeros de las tareas predecesoras en


la columna Predecesors

DURACIN DE LAS TAREAS


1 Ir a la vista Diagrama de Gantt
2.En la columna de duracin de cada tarea establezca la duracin, la cual puede
ser en das, horas, etc.
3.Cuando la duracion es estimada, agregue un simbolo de interrogacin al final
del nmero que ingres.
4.Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.

VER EL DIAGRAMA DE GANTT

Al introducir la duracin observar que a la derecha va


modicando Diagrama de la derecha de la pantalla
(Diagrama de Grantt)

CAMBIO DE LA ESCALA A DIAS, SEMANAS,


MESES, ETC.
1

Haga doble click en la escala.


Escala

Cambie la escala
mayor y la menor
segn el tiempo que
requiera: Semanas,
dias, aos, etc.

Abriendo la hoja de Recursos

Hoja de Recursos

Columnas en la hoja de recursos

Resource name
Nombre del recurso

Type
Especifica si es recuso material o humano

Material label
Unidad de medida. (solo en recursos materiales)

Initials
Iniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursos

Group
Asigna recursos con caractersticas similares, a un
grupo especfico.

Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %

Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada

Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra


trabajada.

Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de


tiempo empleada.

Columnas en la hoja de recursos

Resource name
Nombre del recurso

Type
Especifica si es recuso material o humano

Material label
Unidad de medida. (solo en recursos materiales)

Initials
Iniciales para el recurso

Columnas en la hoja de recursos

Accrue At. Especifica cuando MsProject cargar los


costos de los recursos al proyecto.

Base Calendar. Especifica el calendario base que usar


el recurso.

Code. Abreviacin para alguna busqueda

Calendario de Recursos

Calendario de Recursos

Asignando tareas a los recursos

COMO PERSONALIZAR SU
PROYECTO?

CREAR UN ENCABEZADO
1

Creacin de un encabezado:
Click en File y entre en la
opcin PAGE SETUP
Click en la parte de
encabezado HEADER
Seleccione la seccin donde
quiere que aparezca el
encabezado (izquierdo,
derecho, centro)

COMO CREAR UN ENCABEZADO (2)


2

Pulse la fecha hacia abajo


de la opcin GENERAL y
seleccione el elemento a
agregar
Click en agregar, si lo desea
puede escribir un texto o
puede elegir otra seccin
Click en OK

CREAR UN PIE DE PGINA

Click en File y entre en la


opcin PAGE SETUP
Click en la parte de pie de
pagina FOOTER
Seleccione la seccin donde
desee que aparezca el pie de
pgina (izquierda, centro o
derecha)
Pulse la fecha hacia abajo de
la opcin nmero de pagina y
seleccione el elemento a
agregar
Click en ADD, si lo desea
puede escribir un texto o
elegir otra seccin
Click en OK

VISTA PRELIMINAR E IMPRESION

Click en el icono Print Preview

VISTA PRELIMINAR E IMPRESIN (2)

En la pantalla haga click en el icono mltiples pginas


Puede utilizar el icono Page Setup para cambiar la
escala (mrgenes)
Una vez que este satisfecha con la vista preliminar
haga clic en imprimir PRINT

Ver una Pgina

Ver varias pginas