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Maestra en Administracin de Empresas

PROPUESTA DE UN MODELO DE
GESTIN PARA LA ADMINISTRACIN Y
MANEJO DE BIENES DEL CONTROL DE
BIENES DEL SECTOR PBLICO
APLICADO A LA DIRECCIN
PROVINCIAL DEL IESS EN EL AZUAY

Maestra en Administracin de Empresas

Maestra en Administracin de Empresas

PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIN PARA LA


ADMINISTRACIN Y MANEJO DEL CONTROL DE BIENES DEL
SECTOR PBLICO APLICADO A LA DIRECCIN PROVINCIAL DEL
IESS EN EL AZUAY

NELLY MERCEDES AUQUILLA VEGA


Egresada de la Maestra de Administracin de Empresas
Unidad de Postgrado
Universidad Politcnica Salesiana
Diploma Superior en Gerencia de Marketing
Diploma Superior en Gestin Logstica
INGENIERA COMERCIAL

DIANA ALEXANDRA ANDRADE PULGARN


Egresada de la Maestra de Administracin de Empresas
Unidad de Postgrado
Universidad Politcnica Salesiana
Diplomado Logstica Empresarial
INGENIERA COMERCIAL

Dirigido por:

ING. IVN RODRIGO CORONEL, MBA


Consultor Empresarial
Docente de Tercer y Cuarto Nivel
Universidad Politcnica Salesiana
Universidad del Azuay
Master en Administracin de Empresas
Ingeniero Qumico

Cuenca Ecuador
2012

Maestra en Administracin de Empresas


Datos de Catalogacin Bibliogrfica.
Auquilla Vega Nelly Mercedes y Andrade Pulgarn Diana Alexandra
Propuesta de un Modelo de Gestin para la Administracin y Manejo del Control de Bienes
del Sector Pblico aplicado a la Direccin Provincial del IESS en el Azuay
Universidad Politcnica Salesiana, Cuenca-Ecuador, 2012.
MAESTRA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
Formato 170 x 240

Pginas: 141

Breve resea de los autores e informacin de contacto:


Nelly Mercedes Auquilla Vega
Diploma Superior en Gerencia de Marketing
Universidad Politcnica Salesiana
Diploma Superior en Gestin Logstica
Universidad Tcnica Particular de Loja
Ingeniera Comercial
Universidad de Cuenca
nellyauquilla3@hotmail.com

Diana Alexandra Andrade Pulgarn


Diplomado Logstica Empresarial
Universidad de Valparaiso Chile
Ingeniera Comercial
Universidad de Cuenca
dianininis@hotmail.com

Dirigido por:
Ing. Ivn Rodrigo Coronel
Consultor Empresarial
Docente de Tercer y Cuarto Nivel
Universidad Politcnica Salesiana
Universidad del Azuay
Master en Administracin de Empresas
Ingeniero Qumico
icoronel@uazuay.edu.ec
Todos los derechos reservados.
Queda prohibida, salvo excepcin prevista en la Ley, cualquier forma de reproduccin, distribucin, comunicacin
pblica y transformacin de esta obra para fines comerciales, sin contar con autorizacin de los titulares de
propiedad intelectual. La infraccin de los derechos mencionados puede ser constitutiva de delito contra la
propiedad intelectual. Se permite la libre difusin de este texto con fines acadmicos o investigativos por cualquier
medio, con la debida notificacin a los autores.
DERECHOS RESERVADOS
2012 Universidad Politcnica Salesiana.
CUENCA - ECUADOR SUDAMRICA.
AUQUILLA VEGA NELLY MERCEDES Y ANDRADE PULGARN DIANA ALEXANDRA
Propuesta de un Modelo de Gestin para la Administracin y Manejo del Control de Bienes del Sector
Pblico aplicado a la Direccin Provincial del IESS en el Azuay
Edicin y Produccin: Patricia Guamn L. integratehoy@hotmail.com
Diseo de la portada: Patricia Guamn L. integratehoy@hotmail.com
IMPRESO EN ECUADOR - PRINTED IN ECUADOR.

Maestra en Administracin de Empresas

ndice General
Contenido

ndice General ............................................................................................................ 5


ndice de Figuras ...................................................................................................... 10
ndices de Tablas ...................................................................................................... 12
DEDICATORIAS ......................................................................................................... 13
AGRADECIMIENTOS.................................................................................................. 14
PREFACIO ................................................................................................................. 15
CAPITULO I ............................................................................................................... 19
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................ 19
1.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA ............................................................... 19
1.2 SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA .......................................................... 19
1.3 JUSTIFICACIN .......................................................................................... 20
1.4 OBJETIVOS ................................................................................................ 21
1.4.1

OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 21

1.4.2

OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................. 21

CAPITULO II .............................................................................................................. 25
BASE LEGAL .............................................................................................................. 25
2.1 BASE LEGAL............................................................................................... 25
2.1.1

JERARQUA DE LAS NORMAS JURDICAS EN EL ECUADOR ............... 25

2.1.2

Conceptos ........................................................................................ 26

2.1.3
Legislacin vinculante al proceso de Administracin de Bienes del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) ............................................. 29
2.2 BASES TERICAS ....................................................................................... 31
2.2.1

Estructura del contenido de las bases tericas ................................ 31

2.2.2

Conceptos ........................................................................................ 32

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CAPITULO III ............................................................................................................. 45


ORGANIZACIN DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL ................. 45
3.1.1

RESEA HISTRICA .......................................................................... 45

3.2 NATURALEZA JURDICA ............................................................................. 48


3.3 MISIN ..................................................................................................... 48
3.4 VISIN ...................................................................................................... 48
3.5 NIVEL ESTRUCTURAL DEL IESS .................................................................. 49
3.6 ORGANIGRAMA DEL IESS .......................................................................... 50
3.7 DIVISIN GEOGRFICA Y CIRCUNSCRIPCIN TERRITORIAL ...................... 51
3.8 ESTRUCTURA DE LA DIRECCIN PROVINCIAL NIVEL 4 .............................. 52
3.9 ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN PROVINCIAL DEL AZUAY .................... 52
3.10 ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS INTERNOS ................. 53
3.11 ORGANIGRAMA DE LA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS INTERNOS ............. 54
3.12 ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
GENERALES....................................................................................................... 56
3.12.1

Jefatura ............................................................................................ 56

3.12.2

Secretara ......................................................................................... 57

3.12.3

rea de Adquisiciones e Inventarios ................................................ 59

3.12.4

rea Informtica .............................................................................. 62

3.12.5

rea de Administracin de Inmuebles ............................................. 64

CAPITULO IV ............................................................................................................. 69
PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTION PARA LA ADMINISTRACIN Y MANEJO
DE BIENES DEL SECTOR PBLICO .............................................................................. 69
4.1 MODELO DE GESTIN BMM ..................................................................... 69
4.2 SUBMODELO DE PROCESOS ..................................................................... 70
4.2.1

Proceso del rea de Adquisiciones .................................................. 71

4.2.2

Proceso del rea Inventarios ........................................................... 75

4.2.3

Proceso del rea Informtica........................................................... 77

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4.2.4

Proceso del rea Administracin Inmuebles ................................... 78

4.3 SUBMODELO DE OBJETOS ........................................................................ 79


4.3.1

Mapeo del Subproceso Adquisicin: nfima Cuanta ....................... 80

4.3.3.

Flujograma del Subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico .... 85

4.3.5
Mapeo del Subproceso de Adquisiciones: Portal de Compras
Pblicas ....... 87
4.3.6
Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras
Pblicas ....... 89
4.3.7
Mapeo del Subproceso rea Inventarios: Administracin y Manejo
Activos Fijos ..................................................................................................... 90
4.3.8
Flujograma del Subproceso Inventarios: Administracin y Manejo
de Activos Fijos ................................................................................................ 92
4.3.9
Mapeo del subproceso Inventarios: Administracin y Control de
Suministros de Oficina ..................................................................................... 92
4.4.0
Flujograma del Subproceso Inventarios: Administracin y Control
de los Suministros de Oficina .......................................................................... 95
4.4.1

Mapeo del Proceso rea Informtica .............................................. 95

4.4.2

Flujograma del Proceso rea Informtica ........................................ 97

4.4.3

Mapeo de Procesos del rea Administracin Inmuebles ................. 97

4.4.4

Flujograma del Proceso rea Administracin Inmuebles ................ 99

4.5.0

SUBMODELO DE EVENTOS ............................................................... 99

4.4.1
Mapeo de causas o dificultades del Subproceso Adquisiciones:
nfima Cuanta ............................................................................................... 100
4.4.2
Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:
nfima Cuanta ............................................................................................... 103
4.4.3
Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Adquisiciones: nfima
Cuanta ...... 104
4.4.4
Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Adquisiciones:
Catlogo Electrnico ...................................................................................... 104

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.5
Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:
Catlogo Electrnico ...................................................................................... 107
4.4.6
Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Adquisiciones:
Catlogo Electrnico ...................................................................................... 107
4.4.7
Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Adquisiciones: Portal
Compras Pblicas .......................................................................................... 108
4.4.8
Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:
Portal Compras Pblicas ................................................................................ 111
4.4.9
Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Adquisiciones: Portal
Compras Pblicas .......................................................................................... 112
4.4.10 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios: Activos
Fijos ........... 112
4.4.11 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Inventarios: Activos
Fijos ........... 114
4.4.12 Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Inventarios: Activos
Fijos ........... 115
4.4.13 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios:
Suministros Oficina........................................................................................ 115
4.4.14 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Inventarios:
Suministros Oficina........................................................................................ 117
4.4.15 Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Inventarios:
Suministros Oficina........................................................................................ 118
4.4.16

Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Informtico ................... 118

4.4.17

Diagrama del rbol de Problemas Proceso Informtico ................ 120

4.4.18

Diagrama del Mtodo Ishikawa Proceso Informtico .................... 121

4.4.19

Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Administracin Inmuebles122

4.4.20 Diagrama del rbol de Problemas Proceso Administracin


Inmuebles ...................................................................................................... 124
4.4.21

Diagrama del Mtodo Ishikawa Proceso Administracin Inmuebles124

Maestra en Administracin de Empresas

CONCLUSIONES ...................................................................................................... 129


RECOMENDACIONES .............................................................................................. 130
BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................... 131
LINKOGRAFA.......................................................................................................... 132
ANEXOS .................................................................................................................. 133

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ndice de Figuras
Figura 1 Nivel Estructural del IESS ........................................................................ 49
Figura 2 Organigrama ............................................................................................ 50
Figura 3 Divisin Geogrfica y Circunscripcin Territorial ................................... 51
Figura 4 Organigrama de la Direccin Provincial del Azuay ................................. 53
Figura 5 Organigrama de la Subdireccin de Servicios Internos ............................ 55
Figura 6 Cadena de Valor de la Administracin y Manejo de bienes ...................... 71
Figura 7 Cadena de Valor del Proceso rea de Adquisiciones ............................... 72
Figura 8 Cadena de Valor del Subproceso rea Adquisiciones: nfima Cuanta .... 73
Figura 9 Cadena de Valor del Subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico ... 74
Figura 10 Cadena de Valor del Subproceso Adquisiciones: Portal de
Compras Pblicas .................................................................................................... 75
Figura 11 Cadena de Valor del Proceso rea Inventarios ..................................... 76
Figura 12 Cadena de Valor del Subproceso de Inventarios: Activos Fijos ............. 76
Figura 13 Cadena de Valor de Subproceso Inventarios: Suministros de Oficina ... 77
Figura 14 Cadena de Valor Proceso del rea Informtica .................................... 78
Figura 15 Cadena de Valor del Proceso rea Administracin Inmuebles .............. 79
Figura 16 Representacin de figuras ...................................................................... 80
Figura 17 Pasos del subproceso Adquisicin: nfima Cuanta ................................ 82
Figura 18 Flujograma de los pasos del subproceso Adquisiciones:
Infima Cuanta ......................................................................................................... 83
Figura 19 Pasos del subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico .................. 85
Figura 20 Flujograma subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico .............. 86
Figura 21 Mapeo del subproceso Adquisiciones de Bienes: Portal de Compras
Pblicas.................................................................................................................... 88
Figura 22 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras
Pblicas.................................................................................................................... 89
Figura 23 Mapeo del subproceso Inventarios: Administracin y Manejo de
Activos Fijos Muebles .............................................................................................. 91
Figura 24 Flujograma del subproceso Inventarios: Administracin y Manejo de
Activos Fijos ............................................................................................................. 92
Figura 25 Mapeo del subproceso Inventarios: Administracin y Control de
Suministros de Oficina ............................................................................................. 94

10

Maestra en Administracin de Empresas

Figura 26 Flujograma del subproceso Inventarios: Administracin y Control de


Suministros de Oficina ............................................................................................. 95
Figura 27 Mapeo del Proceso rea Informtica ................................................... 96
Figura 28 Flujograma del proceso rea Informtica ............................................. 97
Figura 29 Pasos del proceso rea Administracin Inmuebles............................... 98
Figura 30 Flujograma del proceso rea Administracin Inmuebles ....................... 99
Figura 31 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta .. 102
Figura 32 rbol de problemas del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta ..... 103
Figura 33 Mtodo Ishikawa del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta ..... 104
Figura 34 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Catlogo
Electrnico ............................................................................................................. 106
Figura 35 rbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Catlogo
Electrnico ............................................................................................................. 107
Figura 36 Mtodo Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico107
Figura 37 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras
Pblicas.................................................................................................................. 110
Figura 38 rbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Portal Compras
Pblicas.................................................................................................................. 111
Figura 39 Mtodo Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Portal Compras
Pblicas.................................................................................................................. 112
Figura 40 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Registro de Activos
Fijos ....................................................................................................................... 113
Figura 41 rbol de problemas del subproceso Inventarios: Activos Fijos ............ 114
Figura 42 Mtodo Ishikawa del subproceso Inventarios: Activos Fijos ............... 115
Figura 43 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Suministros de
Oficina.................................................................................................................... 116
Figura 44 rbol de problemas del subproceso Inventarios: Suministros Oficina .. 117
Figura 45 Mtodo Ishikawa del subproceso Inventarios: Suministros Oficina ..... 118
Figura 46 Causas o dificultades del Proceso Informtico ..................................... 120
Figura 47 rbol de problemas del Proceso Informtico ........................................ 121
Figura 48 Mtodo Ishikawa del Proceso Informtico ........................................... 122
Figura 49 Causas o dificultades del Proceso Administracin Inmuebles .............. 123
Figura 50 rbol de problemas del Proceso Administracin Inmuebles ................. 124
Figura 51 Mtodo Ishikawa del Proceso Administracin Inmuebles .................... 125

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Maestra en Administracin de Empresas

ndices de Tablas
Tabla 1 Estructura de la Direccin Provincial Nivel 4 ......................................... 52
Tabla 2 Estructura de la Subdireccin de Servicios Internos ................................ 54
Tabla 3 Responsabilidades de la Jefatura de Servicios Generales ........................ 57
Tabla 4 Responsabilidades de la Secretara .......................................................... 58
Tabla 5 Responsabilidades del rea de adquisiciones e inventarios ..................... 59
Tabla 6 Responsabilidades del rea de adquisiciones e inventarios ..................... 60
Tabla 7 Responsabilidades del rea informtica ................................................... 63
Tabla 8 Responsabilidades del rea de administracin inmuebles ........................ 65

12

Maestra en Administracin de Empresas

DEDICATORIAS

El presente trabajo es el resultado final de los


consejos y apoyo que he recibido de mis padres
durante mi vida estudiantil y que me ha
servido para que en este momento alcance una
de mis grandes aspiraciones
culminar mi
Maestra. A ellos va mi dedicatoria y que Dios
les bendiga.
Diana Andrade

Dedico este trabajo de grado a mis padres, Luis y


Mara por haberme inculcado que todo lo que tiene
valor se obtiene con esfuerzo.
Al amor de mi vida, Jorge por el apoyo
incondicional, su comprensin y confianza de mi
sueo hoy hecho realidad.
A los ms grandes tesoros que Dios me ha dado,
Bryan y Mike quienes ocupan un amplio sitial en
mi corazn; siendo los pedestales de mi vida.
Nelly Auquilla

13

Maestra en Administracin de Empresas

AGRADECIMIENTOS

Damos las gracias a Dios, que ha estado en todos los momentos de


nuestras vidas, dndonos siempre aliento para culminar nuestros
estudios y de esta manera alcanzar una meta ms en esta etapa de
nuestras vidas.
Expresamos nuestra sincera gratitud a la Subdireccin de
Servicios Internos y a la Jefatura de Servicios Generales de la
Direccin Provincial del IESS Azuay.
Las autoras agradecen de manera muy especial al Ing. Ivn
Rodrigo Coronel, quien de manera desinteresada y muy
profesional supo dirigirnos y guiarnos en la elaboracin del
presente trabajo de grado, igualmente a la Universidad Politcnica
Salesiana que nos brind la oportunidad de estudiar y culminar
nuestra Maestra.

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Maestra en Administracin de Empresas

PREFACIO
La Direccin Provincial IESS-Azuay en la actualidad administra y controla sus
bienes muebles e inmuebles basndose en un sistema de kardex y respaldando la
informacin en un software llamado Sistema de Control de Activos Fijos (SICAF).
Este proceso de control y manejo no ha permitido de manera plena que la
Institucin pueda mantener una efectiva administracin de sus bienes, desde su
adquisicin, pagos a proveedores, registro e ingreso contable, transferencias
internas, bajas por deterioro o culminacin de su vida til, etc., originndose la
necesidad de implementar un modelo de gestin efectivo para el manejo
administrativo y control de los bienes de la Institucin.
El presente trabajo de grado propuesto se enmarca dentro de esta visin, es decir
que facilite la recoleccin de informacin necesaria para desarrollar de manera
ms gil y efectiva el manejo de estos bienes as como de sus procesos
administrativos.
Proponemos entonces la aplicacin del modelo Business Modelan Method (BMM)
al manejo de control y administracin de los bienes, que se basa en la subdivisin
de procesos mediante representaciones graficas por intermedio de flujogramas o
diagramas explicativos y adicionalmente se identifican responsabilidades y actores
complementndose con la descripcin de las actividades o tareas de cada proceso.
En la Direccin Provincial IESS- Azuay, se identificaron cuatro procesos claves en
la administracin y control de bienes, siendo estos los siguientes: Adquisicin de
Bienes y Servicios, Inventarios de Activos Fijos y Suministros de Oficina,
Informtica y Administracin de Bienes Inmuebles. Dentro de estos procesos
fundamentales se establecieron seis subprocesos, a los cuales se delegaron los
actores con sus responsabilidades, utilizando las herramientas metodolgicas
sugeridas para tal efecto.
Con la aplicacin de esta metodologa se estableci que la Institucin necesita de
un modelo de gestin moderno, prctico y eficaz para la administracin y control
de sus bienes, que le permita alcanzar estndares ptimos de seguridad y de
precautelar la correcta y adecuada utilizacin de los mismos, generando con esto
un mejor manejo, tiempo de mejora de respuesta en los diferentes procesos y un
ahorro de recursos tanto humanos, operativos y por ende financieros.

15

Maestra en Administracin de Empresas

16

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

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Maestra en Administracin de Empresas

18

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1FORMULACIN DEL PROBLEMA


En el mes de octubre del ao 2011 se procede a conocer el informe de la Auditora
Interna del IESS, que realiz la Evaluacin del Sistema de Control Interno
relacionado con las Normas 200 Ambiente de Control; 300 Evaluacin de Riesgo;
406 Administracin Financiera/Administracin de Bienes y dems normas y
disposiciones legales relacionadas en la Direccin General del IESS, en cuyo
resultado recomienda a la Direccin Provincial del Azuay, la definicin y
aplicacin de indicadores de gestin para planificar y evaluar los procesos de
administracin y control de los bienes institucionales.
Por ello este trabajo de grado se enfocar en plantear un modelo de gestin como
herramienta para los directivos del IESS de la Direccin Provincial Azuay, que
requieren administrar los bienes de manera eficiente y dentro del marco legal que
contempla la administracin y manejo de los mismos en el sector pblico.

1.2SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA


La Direccin Provincial del Azuay IESS, dentro de sus aspectos administrativos
especficamente en el manejo de sus bienes, ha presentado puntos importantes
organizativos que requieren de un anlisis y revisin o un replanteamiento del
esquema que se maneja actualmente, por lo tanto para establecer mecanismos de
solucin debemos plantearnos las siguientes interrogantes que nos permitirn
buscar las respuestas ms adecuadas, las cuales se encuadrarn en el modelo de
gestin a desarrollarse.
El proceso de la administracin y el control de los bienes estn funcionando
eficientemente en el Departamento de Servicios Generales?
-

De qu forma la inadecuada administracin y el manejo de los bienes


afectan al desempeo en el proceso de la administracin del IESS?

19

Maestra en Administracin de Empresas

La normativa legal vigente se est aplicando y cumpliendo correctamente


en el Departamento de Servicios Generales?

Las herramientas tecnolgicas con las que cuenta el Departamento de


Servicios Generales son suficientes para cumplir con todos los procesos de
administracin de bienes?

El personal administrativo asignado al proceso de administracin de


inventarios es suficiente y cuenta con el perfil adecuado para desarrollar
eficientemente las actividades propias de este proceso?

1.3

JUSTIFICACIN

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es una entidad pblica


descentralizada, creada por la Constitucin Poltica, dotada de autonoma
normativa, tcnica, administrativa, financiera y presupuestaria, con personera
jurdica y patrimonio propio, que tiene por objeto indelegable la prestacin del
Seguro General Obligatorio en todo el territorio nacional. 1
El presente trabajo planteamos como desafo de analizar la propuesta de un Modelo
de Gestin para la Administracin y manejo de Bienes del Sector Pblico, en la
Direccin Provincial IESS-Azuay.
El rea administrativa del IESS en la actualidad tiene implementado un plan piloto
para el manejo del sistema de inventarios mediante un sistema informtico llamado
SICAF, al que se ha migrado la informacin aproximada de 3000 items,
correspondientes a bienes muebles considerados como activos fijos y fungibles de
control; respecto al manejo de almacn (bodega de suministros de oficina); no
cuentan con una herramienta de informtica por lo que estos registros se lo realiza
de manera rudimentaria a travs de krdex manuales en que se registra los ingresos,
egresos y saldos.
Del anlisis y entrevista con el funcionario que maneja el sistema SICAF, se
evidencia que es un sistema que no est desarrollado en su totalidad lo que dificulta
que este sistema se constituya en una herramienta eficiente para el control y
registro de los bienes muebles.

Resolucin C.D. 021

20

Maestra en Administracin de Empresas

En este sentido pretendemos realizar un modelo de gestin para recomendar


acciones y actividades que permitan mejorar sustancialmente los procesos internos
en el manejo y control de los bienes.
En la actualidad, una de las instituciones pblicas que se ha enfocado en los
procesos de modernizacin a travs de la renovacin de tecnologa ha sido el
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; lo que se puede evidenciar con el
desarrollo de una de sus plataformas informticas ms importantes como son el
desarrollo de los diferentes mdulos que abarcan el Sistema de Historia Laboral,
mediante el cual se ha dado la posibilidad para que los afiliados y empleadores
tengan acceso a la informacin a travs de claves que le permiten ingresar al
sistema, va internet.
Sin embargo al haberse convertido este sistema como una prioridad en el desarrollo
de soluciones informticas, liderados por la Direccin de Desarrollo Institucional,
podemos apreciar que la institucin se ha descuidado en la dotacin de
herramientas tecnolgicas a nivel nacional para el mejoramiento de los procesos de
manejo y administracin de inventarios.
Adicionalmente a esto debemos anotar que la Direccin de Desarrollo
Institucional, tiene implementado una poltica de prohibicin en la implantacin de
paquetes o sistemas informticos sin la autorizacin de dicha Direccin; quitando
de esta manera la posibilidad de adquirir de manera directa sistemas informticos
eficientes que puedan existir en el mercado.

1.4

OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO GENERAL


El objetivo general que se ha planteado para el presente trabajo de grado es la
elaboracin de una Propuesta de un Modelo de Gestin para la Administracin y
Manejo del Control de Bienes del Sector Pblico aplicado a la Direccin Provincial
del IESS en el Azuay.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS


-

Lograr un mejor y mayor control sobre los bienes de la Institucin lo que


permitir establecer con claridad y detalle los activos con los que cuenta la
Direccin Provincial IESS -Azuay.
21

Maestra en Administracin de Empresas

Reducir los costos financieros actuales en los que incurre la Institucin


para la conservacin y administracin de sus bienes.

Reflejar correctamente los estados financieros de la Institucin al llevar de


manera adecuada las cuentas contables en las que se registran sus bienes.

22

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO II

BASE LEGAL

23

Maestra en Administracin de Empresas

24

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO II
BASE LEGAL

2.1 BASE LEGAL


La legislacin es el conjunto de cuerpos legales o de leyes por las cuales se
gobierna un Estado o una materia determinada. Las mismas se encuentran
jerrquicamente sometidas a la Constitucin Poltica de la Repblica, que es la
norma principal que dicta los preceptos bsicos bajo las cuales se rige un estado de
derecho.
Todas las entidades del sector pblico tienen la obligacin de cumplir con la base
legal vigente en la Repblica del Ecuador. Es necesario indicar que su aplicacin
depender de muchos factores que difieren de una entidad pblica a otra como son
las disposiciones dictadas por sus mximas autoridades de acuerdo a su nivel de
competencia.

2.1.1

JERARQUA DE LAS NORMAS JURDICAS EN EL


ECUADOR

De conformidad con la Constitucin de la Repblica del Ecuador en su artculo


425, el orden jerrquico de aplicacin de las normas ser el siguiente: la
Constitucin; los tratados y convenios internacionales; las leyes orgnicas; las
leyes ordinarias; las normas regionales y las ordenanzas distritales; los decretos y
reglamentos; las ordenanzas; los acuerdos y las resoluciones; y los dems actos y
decisiones de los poderes pblicos.2
Dentro de nuestro anlisis, hemos credo necesario presentar una explicacin
grfica de la importancia y orden jurdico, para lo cual hemos adaptando la
pirmide Kelseniana a la realidad ecuatoriana. A continuacin podemos visualizar
2

Constitucin Repblica del Ecuador art. 425

25

Maestra en Administracin de Empresas

la estructura del sistema jurdico escalonado, misma que se representa en esta


pirmide formada por ocho pisos superpuestos, organizndose de manera
descendente, siendo la Constitucin la de grado superior y las de menor grado los
Acuerdos y Resoluciones.

2.1.2

Conceptos

2.1.2.1 Constitucin
Es un trmino que procede del latn cum=con y statuere=establecer. Es la norma
fundamental, escrita o no, de un Estado soberano, establecida o aceptada para
regirlo, fijando los lmites y definiendo las relaciones entre los poderes Legislativo,
Ejecutivo y Judicial del Estado.
Es la norma suprema y prevalece sobre cualquier otra del ordenamiento jurdico.
Las normas y los actos del poder pblico debern mantener conformidad con las
disposiciones constitucionales; en caso contrario carecern de eficacia jurdica. 3

2.1.2.2 Los Tratados y Convenios Internacionales


Tratado proviene del latn tractatus. Un tratado es la conclusin de una
negociacin, materia o negocio, tras haberse debatido y conferido. Un tratado o

Constitucin Repblica Ecuador art. 424

26

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convenio internacional es aquel que suscriben sujetos de derecho internacional y


que puede constar en uno o varios instrumentos jurdicos conexos.

2.1.2.3 Ley
Una ley es un precepto que manda o prohbe algo en consonancia con la justicia. Se
trata de preceptos dictados por las autoridades y que obedecen a ciertos principios,
como la generalidad y la obligatoriedad.
Es la norma jurdica bsica de cualquier ordenamiento que es publicada
oficialmente con tal carcter que contiene un mandato normativo de los rganos
que constitucionalmente tienen atribuido el poder legislativo originario.

2.1.2.4 Ley Orgnica


Se conoce como ley orgnica a la ley que se necesita desde el punto de vista
constitucional para regular algn aspecto de la vida social. Las leyes orgnicas
tienen una competencia diferente a las leyes ordinarias y requieren de algunos
requisitos extraordinarios, como la mayora absoluta a la hora de su aprobacin.
Se consideran leyes orgnicas los derechos fundamentales, las libertades pblicas,
las que aprueban los Estatutos de Autonoma y las que regulan el sistema de
elecciones.

2.1.2.5 Ley Ordinaria


Es la norma de rango legal que constituye, generalmente, un escaln menor en la
jerarqua jurdica de las leyes de un Estado, tras la Constitucin y paralelamente a
las leyes orgnicas u otras equivalentes.
Una ley ordinaria no podr modificar una ley orgnica y prevalecer sobre ella ni
siquiera a ttulo de ley especial.

2.1.2.6 Normas Regionales y Ordenanzas Distritales


Normas Regionales.- Son las que orientan a los gobiernos regionales y locales
sobre la manera en que pueden y deben desarrollar su accin, y por otro
lado, normas emanadas de estos gobiernos materializando e implementando su
compromiso con esta poblacin.
Estas normas pueden servir de gua y/o modelo sobre el ordenamiento y las
funciones que les corresponden implementar.
Ordenanzas Distritales.- Las ordenanzas expedidas por los organismos distritales
deben ser ratificadas por las municipalidades de su circunscripcin para su
vigencia. Las ordenanzas de las municipalidades provinciales y distritales, en la
27

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materia de su competencia, son las normas de carcter general de mayor jerarqua


en la estructura normativa municipal, por medio de las cuales se aprueba la
organizacin interna, la regulacin, administracin y supervisin de los servicios
pblicos y las materias.4

2.1.2.7 Decretos y Reglamentos


Decretos.- Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del
poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario,
por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,
normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras
especficamente tasadas. 5
Reglamentos.- Un reglamento es una norma jurdica de carcter general dictada
por la Administracin Pblica y con valor subordinado a la ley. Los reglamentos
son la consecuencia de las competencias propias que el ordenamiento jurdico
concede a la Administracin.

2.1.2.8 Ordenanzas
Entre las ordenanzas civiles, principalmente se utiliza el trmino en la
administracin local, con la expresin ordenanza municipal.
Generalmente las ordenanzas municipales son debatidas y aprobadas por el pleno
de su rgano colegiado; aunque en algunos casos pueden emitirse por la autoridad
del mximo rgano unipersonal, el alcalde o presidente municipal.

2.1.2.9 Acuerdos y Resoluciones


Acuerdos.- Un acuerdo es, en Derecho una decisin tomada en comn por dos o
ms personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina as a un
pacto, tratado o resolucin de organizaciones o instituciones.
Es, por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con la
finalidad de producir efectos jurdicos. El principal efecto jurdico del acuerdo es
su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas
obligaciones y derechos.

Cdigo Civil del Ecuador.


http://es.wikipedia.org

28

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Resoluciones.- Una resolucin administrativa consiste una orden escrita dictada


por la mxima autoridad de un servicio pblico que tiene carcter general,
obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de competencia del servicio.
Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada
servicio pblico, tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e informacin que la
ley no puede tener, y en ese sentido la complementan.

2.1.3

Legislacin vinculante al proceso de Administracin de


Bienes del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
(IESS)

El IESS es una entidad pblica descentralizada, creada por la Constitucin Poltica


de la Repblica, dotada de autonoma normativa, tcnica, administrativa, financiera
y presupuestaria, con personera jurdica y patrimonio propio, que tiene por objeto
indelegable la prestacin del Seguro General Obligatorio, en todo el territorio
nacional.6
Por esta razn el proceso de administracin de bienes del IESS est vinculado con
los siguientes cuerpos legales que regulan las actividades de las entidades pblicas
del Estado:

Constitucin de la Repblica del Ecuador, aprobada en referndum por


el pueblo ecuatoriano y publicada el 20 de Octubre de 2008 - R. O. No.
449.

Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, publicada en el


Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2002, establece
el Sistema de Control de los Bienes del Sector Pblico. (utilizacin de
recursos, administracin y custodia de bienes).

Ley de Seguridad Social, publicada en el Registro Oficial No. 465 de 30


de noviembre del 2001), El Seguro General Obligatorio forma parte del
sistema nacional de seguridad social.

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de


Bienes del Sector Pblico (Acuerdo No. 025-CG), publicada en el R.O.

Ley de Seguridad Social art. 16

29

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No. 378 de 17 de octubre del 2006, establece el sistema de control para la


administracin de los bienes del sector pblico.

Reforma al Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y


Administracin de Bienes del Sector Pblico (Acuerdo 009 -CG),
publicado el 29 de Abril de 2008 - R. O. No. 326, resuelve reformar los
artculos 32, 33, 34, 42, 52 del acuerdo No. 025-CG.

Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector


pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, (Acuerdo No. 039-CG), publicada en el R.O. No. 78 de
01 de diciembre del 2009 y Suplemento R.O. No. 87 de 14 de diciembre
del 2009; tienen por objeto propiciar con su aplicacin, el mejoramiento
de los sistemas de control interno y la gestin pblica, en relacin a la
utilizacin de los recursos estatales y la consecucin de los objetivos
institucionales.

Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin, Control y


Determinacin de Responsabilidades de los Vehculos del Sector
Pblico y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de
Recursos Pblicos, (Acuerdo No. 007-CG), publicado en el R.O. No. 060
de 11 de abril del 2003; determina las responsabilidades en el uso de los
vehculos pertenecientes al sector pblico, y a las entidades de derecho
privado que disponen de recursos pblicos.

Reglamento para la Asignacin, Uso, Movilizacin, Mantenimiento y


Control de los Vehculos del IESS, (Resolucin No. C.D. 356), de 11 de
febrero del 2011, tendr aplicacin obligatoria en todas las dependencias
del IESS, a nivel nacional, y su objeto es el de regular la asignacin, uso,
movilizacin, mantenimiento y control de los vehculos del Instituto.

Reglamento Orgnico Funcional del IESS, (Resolucin No. C.D. 021),


de 13 de octubre del 2003 y reformada mediante (Resolucin No. C.D.
411), publicada en el R.O. No. 683 de 16 de abril del 2012, con el
propsito de definir la estructura con la que operar el Instituto y las
atribuciones, deberes y responsabilidades de los diversos rganos de
gestin y dependencias que lo integran, y que estn encargados de los
procesos operativos y de apoyo administrativo para la aplicacin del
Seguro General Obligatorio.

Reglamento Interno para la Administracin y Control de Activos Fijos


-IESS, (Resolucin No. C.D. 315), publicada en el R.O. No. 194 de 17 de
mayo del 2012, norma la administracin, control, as como las
responsabilidades en el adecuado uso, conservacin y custodia de activos

30

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fijos en las dependencias del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,


entidades adscritas u otras que dependan de la institucin, sobre los bienes
asignados para su uso mediante adquisicin, custodia, prstamo,
convenios, comodato, acuerdos y donaciones.

Decreto No. 1791-A, publicado en el R. O. No. 628 de 07 de julio de


2009, Todas las entidades y organismos de la administracin pblica
central e institucional debern disponer la chatarrizacin de los vehculos,
equipo caminero y de transporte, aeronaves, naves, buques, materiales,
tuberas, equipos informticos y todos los dems bienes de similares
caractersticas, que hubieren sido declarados obsoletos o inservibles y cuya
venta no fuere posible o conveniente de conformidad con el Reglamento
General de Bienes del Sector Pblico.

Ordenanza para la Gestin de Deshechos slidos infecciosos y


especiales generados en el Cantn Cuenca, Artculo 603, publicada el 21
de marzo de 2012, Los desechos slidos previo a su recoleccin debern
ser clasificados inmediatamente despus de su generacin en el mismo
lugar de origen y se almacenarn de conformidad con las directrices
respectivas.

2.2 BASES TERICAS


2.2.1

Estructura del contenido de las bases tericas

La estructura de contenido de las Bases Tericas vara de acuerdo al problema


objeto de estudio que se plantee en cada investigacin. Por tal motivo nuestro
trabajo de grado cuenta con una estructura que surge del anlisis del conjunto de
variables que sern analizadas para la elaboracin del modelo de gestin.
En consecuencia el marco terico es el componente base para construir el modelo;
que vincula los conceptos y conocimientos de las diferentes asignaturas
relacionadas con la presente propuesta.

31

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2.2.2

Conceptos

2.2.2.1 Investigacin
Es el conjunto de actividades de ndole intelectual y experimental de carcter
sistemtico, con la intencin de incrementar los conocimientos sobre un
determinado asunto.
En este sentido, podemos decir que una investigacin est determinada por la
obtencin de datos y la bsqueda de soluciones, basados en episodios que han sido
previamente observados y evaluados.

2.2.2.2 Metodologa
Es el conjunto de procedimientos lgicos a travs de los cuales se plantean los
problemas cientficos y se ponen a prueba las hiptesis y los instrumentos de
trabajo investigados.

2.2.2.3 Administracin
Es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el
conocimiento, etc.) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio
posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines
perseguidos por la organizacin.7

2.2.2.4 Administracin Pblica


Es la actividad racional, tcnica, jurdica y permanente, ejecutada por los
organismos y las entidades del Sector Pblico, as como de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos pblicos que tienen por objeto planificar,
organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el funcionamiento de los servicios
pblicos.
La finalidad de la administracin pblica es prestar servicios eficientes y eficaces
para satisfacer necesidades generales y lograr el desarrollo econmico, social y
cultural del Pas. Para obtener estos resultados la administracin tiene que formular
objetivos, trazar polticas, elegir procedimientos, decidir correctamente, ejecutar las
resoluciones y controlar las acciones de los servidores.

es.wikipedia.org

32

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2.2.2.5 Administracin de Bienes del Sector Pblico


Es el conjunto de acciones que tienen el propsito fundamental de orientar y dirigir
la correcta conservacin y cuidado de los bienes pblicos que han sido adquiridos o
asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier ttulo:
depsito, custodia, prstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con la
normativa vigente.

2.2.2.6 Bienes
Son artculos materiales o inmateriales de propiedad de la institucin, que requiere
para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines. 8

2.2.2.7 Activos Fijos


Bajo esta denominacin se agrupan todos los bienes de carcter permanente de
propiedad de la Institucin, utilizados en cumplimiento de las funciones propias de
la administracin.9

2.2.2.8 Bienes no considerados Activos Fijos


Sern cargados a gastos y estarn sujetos a las medidas de control interno y
responsabilidades. Los bienes que por su costo y caractersticas no renan las
condiciones necesarias para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan
una vida til superior a un ao, tales como ciertos tiles de oficina, mobiliario de
oficina, equipo de oficina, utensilios de cocina, vajilla, etc. Sern cargados a
gastos y estarn sujetos a las medidas de control interno y responsabilidades.

2.2.2.9 Bienes de Larga Duracin


Son bienes de propiedad de la Institucin, destinados a actividades administrativas
y/o productivas, que generen beneficios institucionales, tengan una vida til
estimada mayor a un (1) ao y su costo de adquisicin sea igual o mayor a cien
dlares (USD100). 10

2.2.2.10 Bienes Fungibles


Calificativo dado al bien que, dentro de su especie, equivale a otro de la misma
clase, en forma tal que puede ser sustituido por otro de igual cantidad y calidad. 11

Resolucin IESS C.D. 315


dem
10
dem
11
dem
9

33

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2.2.2.11 Empleo de los Bienes


Los bienes de las entidades y organismos del sector pblico slo se emplearn para
los fines propios del servicio pblico. Es prohibido el uso de dichos bienes para
fines polticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares
y/o extraas al servicio pblico.12

2.2.2.12 Custodia
Obligacin que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los activos que
le han asignado.13

2.2.2.13 Bodeguero
Servidor caucionado, responsable de la recepcin, almacenamiento, distribucin y
custodia de los activos en bienes muebles y sujetos de control, que laboran en
bodegas de los distintos rganos y dependencias del IESS. 14

2.2.2.14 Procesos Dinmicos de Contratacin


Los procesos dinmicos de contratacin se clasifican en tres secciones siendo estas:
Compras por Catalogo, Subasta Inversa y Licitud, las mismas que son detalladas en
documento abajo descrito.15

2.2.2.15 nfima Cuanta


Las contrataciones para la ejecucin de obras, adquisicin de bienes o prestacin
de servicios, cuya cuanta sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002
del Presupuesto Inicial del Estado se las realizar de forma directa con un
proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que ste
conste inscrito en el RUP. Dichas contrataciones se formalizarn con la entrega de
la correspondiente factura y sern autorizadas por el responsable del rea
encargada de los asuntos administrativos de la entidad contratante, quien bajo su
responsabilidad verificar que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna
inhabilidad o prohibicin para celebrar contratos con el Estado.
Estas contrataciones no podrn emplearse como medio de elusin de los
procedimientos.

12

Acuerdo 025 Contralora General del Estado


Resolucin IESS CD 315
14
Resolucin IESS CD 315
15
Reglamento Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Publica.
13

34

Maestra en Administracin de Empresas

El INCOP, mediante las correspondientes resoluciones, determinar la casustica


de uso de la nfima cuanta.
El INCOP podr requerir, en cualquier tiempo, informacin sobre contratos de
nfima cuanta, la misma que ser remitida en un trmino mximo de diez das de
producida la solicitud. Si se llegara a detectar una infraccin a lo dispuesto en el
inciso precedente o un mal uso de esta contratacin, el INCOP remitir un informe
a los organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes. 16

2.2.2.16 Catlogo Electrnico


Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal
www.compraspublicas.gov.ec para su contratacin directa como resultante de la
aplicacin de convenios marco.
Art. 43.-Procedimiento para contratar por catlogo electrnico.-Para la inclusin en
el catlogo electrnico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizar
procesos de seleccin que permitan celebrar convenios marcos, observando el
procedimiento que se establezca en los pliegos.
Las contrataciones por catlogo electrnico de bienes y servicios normalizados,
que realicen las Entidades Contratantes, observarn el procedimiento sealado por
el INCOP: La orden de adquisicin electrnica emitida por la Entidad Contratante
se
sujetar a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser
el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante.
De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artculo 69 de la Ley, la
Orden de Compra emitida a travs del Catlogo Electrnico formaliza la
contratacin de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y
obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o
servicios contratados, se suscribir el acta de entrega recepcin correspondiente
con la verificacin de correspondencia con las especificaciones previstas en el
catlogo.17

2.2.2.17 Subasta Inversa Electrnica


Art. 44.-Procedencia.-La subasta inversa electrnica se realizar cuando las
entidades contratantes requieran adquirir bienes y servicios normalizados cuya
cuanta supere el monto equivalente al 0,0000002 del Presupuesto Inicial del
Estado, que no se puedan contratar a travs del procedimiento de Compras por
16

Art. 60 del Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica

17

Idem.
35

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Catlogo Electrnico, y en la que los proveedores de dichos bienes y servicios,


pujan hacia la baja el precio ofertado por medios electrnicos a travs del Portal
www.compraspublicas.gov.ec.
Las adquisiciones de bienes y servicios normalizados cuya cuanta no exceda el
monto sealado en el inciso anterior se las realizar de forma directa con un
proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que ste
conste inscrito en el RUP y observando lo dispuesto en el artculo 60 de este
Reglamento General; sin que dicha compra directa pueda realizarse como un
mecanismo de elusin de los procedimientos previstos en la Ley o en este
Reglamento General.
El INCOP establecer el o los mecanismos para ponderar el criterio de mejor costo
previsto en el artculo 6 nmero 17 de la Ley, con los criterios de valoracin que
permitan incentivar y promover la participacin nacional establecida en el artculo
25 de la Ley. 18

2.2.2.18 Licitacin
Art. 48.-Procedencia.-La licitacin es un procedimiento de contratacin que se
utilizar en los siguientes casos:
1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinmicos previstos en el Captulo
II de este Ttulo o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, stos
hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial
sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto
del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.
2. Para contratar la adquisicin de bienes o servicios no normalizados,
exceptuando los de consultora, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor
que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto
inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.
3. Para contratar la ejecucin de obras, cuando su presupuesto referencial
sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto
del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.

2.2.2.19 Menor Cuanta


Art. 51.- Se podr contratar bajo este sistema en cualquiera de los siguientes casos:

18

Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.


36

Maestra en Administracin de Empresas

1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de


consultora cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto
Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.
2. Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al
0,000007 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio
econmico.
3. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinmicos previstos en el Captulo
II de este Ttulo o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, stos
hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea
inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente
ejercicio econmico.
En los casos de los nmeros 1 y 3 se podr contratar directamente. En el caso
previsto en el nmero 2 se adjudicar el contrato a un proveedor registrado en el
RUP escogido por sorteo pblico de entre los interesados previamente en participar
en dicha contratacin.
De requerirse pliegos, stos sern aprobados por la mxima autoridad o el
funcionario competente de la Entidad Contratante y se adecuarn a los modelos
obligatorios emitidos por el Instituto Nacional de Contratacin Pblica. 19

2.2.2.20 Bienes y Servicios Normalizados


Objeto de contratacin cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas se hallen
homologados y catlogos.
Art. 47.- Para la adquisicin de bienes y servicios normalizados que no consten en
el catlogo electrnico, las Entidades Contratantes debern realizar subastas
inversas en las cuales los proveedores de bienes y servicios equivalentes, pujan
hacia la baja el precio ofertado, en acto pblico o por medios electrnicos a travs
del Portal de compras pblicas.
Los resultados de los procesos de adjudicacin por subasta inversa sern
publicados en el Portal Compras Pblicas para que se realicen las auditoras
correspondientes.
El Reglamento a la presente Ley establecer los procedimientos y normas de
funcionamiento de las subastas inversas.

19

Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.

37

Maestra en Administracin de Empresas

Para participar de cualquier mecanismo electrnico en el portal se tiene que estar


registrado en el RUP.20

2.2.2.21 Bines y Servicios No Normalizados


Mejores condiciones presentes y futuras en los aspectos tcnicos, financieros y
legales sin que el precio ms bajo sea el nico parmetro de seleccin.
Art. 51.-Contrataciones de Menor Cuanta.-Se podr contratar bajo este sistema en
cualquiera de los siguientes casos:
1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de
consultora cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto
Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico.
2. Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al
0,000007 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio
econmico.
3. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinmicos previstos en el Captulo
II de este Ttulo o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, stos
hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea
inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente
ejercicio econmico.
En los casos de los nmeros 1 y 3 se podr contratar directamente. En el caso
previsto en el nmero 2 se adjudicar el contrato a un proveedor registrado en el
RUP escogido por sorteo pblico de entre los interesados previamente en participar
en dicha contratacin.
De requerirse pliegos, stos sern aprobados por la mxima autoridad o el
funcionario competente de la Entidad Contratante y se adecuarn a los modelos
obligatorios emitidos por el Instituto Nacional de Contratacin Pblica. 21

2.2.2.22 INCOP
Art. 5.-Del Instituto Nacional de Contratacin Pblica (INCOP).- Es la entidad
rectora del Sistema Nacional de Contratacin Pblica (SNCP), responsable de las
polticas, gestin y administracin desconcentrada. Para el cumplimiento de sus
fines tiene autonoma administrativa, tcnica, operativa, financiera y
presupuestaria.
20

21

Idem.
Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.

38

Maestra en Administracin de Empresas

Para el ejercicio de la administracin desconcentrada, el INCOP establecer las


oficinas que fueren necesarias a nivel territorial, a cargo de directores con
atribuciones expresamente delegadas por el Director Ejecutivo.
Instituto Nacional de Contratacin Pblica: Es el rgano tcnico rector de la
Contratacin Pblica. La Ley puede referirse a l simplemente como Instituto
Nacional.22

2.2.2.23 Sistema Nacional de Contratacin Pblica


Art. 6.-Atribuciones del INCOP.-A ms de las establecidas en la Ley, sern
atribuciones del INCOP:
1. Ejercer el monitoreo constante de los procedimientos efectuados en el marco del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
2. Emitir de oficio o a peticin de parte, observaciones de orden tcnico y legal en
la fase precontractual, las que sern de cumplimiento obligatorio para las entidades
contratantes.
3. Supervisar de oficio o pedido de parte, conductas elusivas de los principios y
objetivos del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, tales como: plazos
insuficientes, especificaciones tcnicas subjetivas o direccionadas, presupuestos
fuera de la realidad del mercado, parmetros de evaluacin discrecionales, entre
otros.
4. Realizar evaluaciones y reportes peridicos sobre la gestin que en materia de
contratacin pblica efecten las entidades contratantes; y de ser el caso, generar
alertas o recomendaciones de cumplimiento obligatorio, sin perjuicio de que sean
puestas en conocimiento de los organismos de control pertinentes.
Art. 7.-Del Director Ejecutivo.-El Director Ejecutivo es la mxima autoridad del
Instituto Nacional de Contratacin Pblica, ser designado por el Presidente de la
Repblica. Sus atribuciones son las siguientes:
1. Ejercer la representacin legal, judicial y extrajudicial del INCOP;
2. Ejecutar las polticas y acciones aprobadas por el Directorio;
3. Administrar el INCOP y realizar las contrataciones que se requieran;
4. Emitir la normativa que se requiera para el funcionamiento del SNCP y del
INCOP, que no sea competencia del Directorio;
22

Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.

39

Maestra en Administracin de Empresas

5. Fijar los derechos de Inscripcin en el RUP; y,


6. Las dems previstas en la Ley y este Reglamento General. 23

2.2.2.24 Portal de Compras Pblicas


(www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informtico Oficial de Contratacin
Pblica del Estado Ecuatoriano.
Art. 11.-Poltica de Confidencialidad.-El INCOP aplicar una poltica de
confidencialidad y proteccin de datos con el objeto de salvaguardar la
informacin obtenida a travs del Portal www.compraspublicas.gov.ec; esta
informacin se emplear exclusivamente para los fines para los cuales es
proporcionada por el proveedor o por la entidad contratante. 24

2.2.2.25 Plan Anual de Contratacin PAC


Art. 25.- Del Plan Anual de Contratacin.-Hasta el 15 de enero de cada ao, la
mxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado, aprobar y publicar
el Plan Anual de Contratacin (PAC), el mismo que contendr las obras, bienes o
servicios incluidos los de consultora que se contratarn durante ese ao, en
funcin de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en
el artculo 22 de la Ley.
El Plan Anual de Contratacin podr ser reformado por la mxima autoridad o su
delegado, mediante resolucin debidamente motivada, la misma que junto con el
plan reformado sern publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec. Salvo
las contrataciones de nfima cuanta o aquellas que respondan a situaciones de
emergencia, todas las dems debern estar incluidas en el PAC inicial o
reformulado.
Los procesos de contrataciones debern ejecutarse de conformidad y en la
oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratacin elaborado por cada
entidad contratante, previa consulta de la disponibilidad presupuestaria, a menos
que circunstancias no previstas al momento de la elaboracin del PAC hagan
necesario su modificacin. Los formatos del PAC sern elaborados por el INCOP y
publicados en el Portal www.compraspublicas.gov.ec. 25

23

Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.


Idem.
25
Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.
24

40

Maestra en Administracin de Empresas

2.2.2.26 Registro nico de Proveedor RUP


Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los
de consultora, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en
esta Ley. Su administracin est a cargo del Instituto Nacional de Contratacin
Pblica y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.
Art. 8.-Procedimiento para el Registro.- El proveedor que desee registrarse en el
RUP observar el procedimiento que para el efecto dicte el INCOP.
Sin perjuicio de lo anterior, si existen interconexiones de sistemas o bases de
datos, el INCOP podr establecer los mecanismos complementarios en cuanto a
inscripcin, habilitacin y actualizacin de informacin.
El proveedor habilitado en el
RUP, que accede al Portal
www.compraspublicas.gov.ec, se someter de manera expresa y sin reservas, al
contenido del acuerdo de responsabilidad que le solicitar aceptar el sistema, de
manera previa a acceder al mismo.26

2.2.2.27 Comisin Tcnica Provincial de Contratacin


La Comisin Tcnica podr designar subcomisiones de apoyo, segn la
complejidad del proceso de contratacin, las mismas que actuarn de conformidad
a lo previsto en el artculo 19 de este Reglamento General.
La Comisin Tcnica podr sesionar vlidamente con la presencia de tres de sus
miembros, de los cuales, el Presidente deber estar presente en forma obligatoria.
Las decisiones se adoptarn por mayora simple.
Los miembros de la Comisin Tcnica no podrn tener conflictos de intereses con
los oferentes; de haberlos, ser causa de excusa.
La Comisin Tcnica elaborar su informe que deber ser dirigido a la mxima
autoridad de la entidad contratante o a su delegado y que incluya la recomendacin
expresa de adjudicacin del contrato o de declaratoria de desierto del proceso.
Las Subcomisiones de apoyo, designadas por la Comisin Tcnica, presentarn los
criterios tcnicos que se requieran para la toma de decisiones de la Comisin
Tcnica. Los informes de la subcomisin, que incluirn las recomendaciones que
se consideren necesarias, sern utilizados por la Comisin Tcnica como ayudas en
el proceso de calificacin y seleccin y por ningn concepto sern asumidos como
decisorios. La Comisin Tcnica obligatoriamente deber analizar dichos informes
y avalar o rectificar la totalidad de los mismos; sin perjuicio de las

26

Idem.
41

Maestra en Administracin de Empresas

responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo


realizado.27

2.2.2.28 Pliegos
Son documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento,
que se sujetarn a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de
Contratacin Pblica.
Art. 20.-Pliegos.-La entidad contratante elaborar los pliegos para cada
contratacin, para lo cual deber observar los modelos elaborados por el INCOP
que sean aplicables. Los Pliegos sern aprobados por la mxima autoridad de la
entidad contratante o su delegado.
Los Pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin
ms ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o
el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros. 28

2.2.2.29 Modelo de gestin


Es una herramienta que se aplica en las instituciones pblicas y privadas, y sirve
para establecer las variables prioritarias y los lineamientos que han de guiar a la
organizacin; estas variables consideran los insumos, procesos y productos
necesarios para dar respuesta al entorno y cumplir con la funcin social de la
institucin.
El modelo de gestin permite establecer el proyecto institucional, con los
elementos necesarios que generen credibilidad y competencia institucional,
brindando legitimidad en sus acciones. 29

27
28

29

Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica.


Idem.
es.wikipedia.org

42

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO III

ORGANIZACIN

DEL

INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

43

Maestra en Administracin de Empresas

44

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO III
ORGANIZACIN DEL INSTITUTO
ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL
3.1.1 RESEA HISTRICA

AO 1928: CAJA DE PENSIONES


Decreto Ejecutivo N 018 publicado en el Registro Oficial N 591 del 13 de marzo
de 1928.
El gobierno del Doctor Isidro Ayora Cueva, mediante Decreto N 018, del 8 de
marzo de 1928, cre la Caja de Jubilaciones y Montepo Civil, Retiro y Montepo
Militares, Ahorro y Cooperativa, institucin de crdito con personera jurdica,
organizada que de conformidad con la Ley se denomin Caja de Pensiones.
La Ley consagr a la Caja de Pensiones como entidad aseguradora con patrimonio
propio, diferenciado de los bienes del Estado, con aplicacin en el sector laboral
pblico y privado.
Su objetivo fue conceder a los empleados pblicos, civiles y militares, los
beneficios de Jubilacin, Montepo Civil y Fondo Mortuorio. En octubre de 1928,
estos beneficios se extendieron a los empleados bancarios.
AO 1935: INSTITUTO NACIONAL DE PREVISIN
En octubre de 1935 mediante Decreto Supremo No. 12 se dict la Ley del Seguro
Social Obligatorio y se crea el Instituto Nacional de Previsin, rgano superior del
Seguro Social que comenz a desarrollar sus actividades el 1 de mayo de 1936. Su
finalidad fue establecer la prctica del Seguro Social Obligatorio, fomentar el
Seguro Voluntario y ejercer el Patronato del Indio y del Montubio.
En la misma fecha inici su labor el Servicio Mdico del Seguro Social como una
seccin del Instituto.

45

Maestra en Administracin de Empresas

AO 1937: CAJA DEL SEGURO SOCIAL


En febrero de 1937 se reform la Ley del Seguro Social Obligatorio y se incorpor
el seguro de enfermedad entre los beneficios para los afiliados. En julio de ese ao,
se cre el Departamento Mdico, por acuerdo del Instituto Nacional de Previsin.
En marzo de ese ao, el Ejecutivo aprob los Estatutos de la Caja del Seguro de
Empleados Privados y Obreros, elaborado por el Instituto Nacional de Previsin.
Naci as la Caja del Seguro Social, cuyo funcionamiento administrativo comenz
con carcter autnomo desde el 10 de julio de 1937.
AOS: 1942 A 1963
El 14 de julio de 1942, mediante el Decreto No. 1179, se expidi la Ley del Seguro
Social Obligatorio. Los Estatutos de la Caja del Seguro se promulgaron en enero de
1944, con lo cual se afianza el sistema del Seguro Social en el pas.
En diciembre de 1949, por resolucin del Instituto Nacional de Previsin, se dot
de autonoma al Departamento Mdico, pero mantenindose bajo la direccin del
Consejo de Administracin de la Caja del Seguro, con financiamiento,
contabilidad, inversiones y gastos administrativos propios.
Las reformas a la Ley del Seguro Social Obligatorio de julio de 1958 imprimieron
equilibrio financiero a la Caja y la ubicaron en nivel de igualdad con la de
Pensiones, en lo referente a cuantas de prestaciones y beneficios.
AO 1.963. - FUSIN DE LAS CAJAS: CAJA NACIONAL DEL SEGURO
SOCIAL
En septiembre de 1963, mediante el Decreto Supremo No. 517 se fusion la Caja
de Pensiones con la Caja del Seguro para formar la Caja Nacional del Seguro
Social. Esta Institucin y el Departamento Mdico quedaron bajo la supervisin del
ex -Instituto Nacional de Previsin.
En 1964 se establecieron el Seguro de Riesgos del Trabajo, el Seguro Artesanal, el
Seguro de Profesionales, el Seguro de Trabajadores Domsticos y, en 1966, el
Seguro del Clero Secular.
En 1968, estudios realizados con la asistencia de tcnicos nacionales y extranjeros,
determinaron la inexcusable necesidad de replantear los principios rectores
adoptados treinta aos atrs en los campos actuariales, administrativo, prestacional
y de servicios, lo que se tradujo en la expedicin del Cdigo de Seguridad Social ,
para convertirlo en "instrumento de desarrollo y aplicacin del principio de Justicia

46

Maestra en Administracin de Empresas

Social, sustentado en las orientaciones filosficas universalmente aceptadas en todo


rgimen de Seguridad Social: el bien comn sobre la base de la Solidaridad, la
Universalidad y la Obligatoriedad. El Cdigo de Seguridad Social tuvo corta
vigencia.
En agosto de l968, con el asesoramiento de la Organizacin Iberoamericana de
Seguridad Social, se inici un plan piloto del Seguro Social Campesino.
El 29 de junio de 1970 se suprimi el Instituto Nacional de Previsin.

AO 1970: INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL


Mediante Decreto Supremo N 40 del 25 de julio de 1970 y publicado en el
Registro Oficial N 15 del 10 de julio de 1970 se transform la Caja Nacional del
Seguro Social en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
El 20 de noviembre de 1981, por Decreto Legislativo se dict la Ley de Extensin
del Seguro Social Campesino.
En l986 se estableci el Seguro Obligatorio del Trabajador Agrcola, el Seguro
Voluntario y el Fondo de Seguridad Social Marginal a favor de la poblacin con
ingresos inferiores al salario mnimo vital.
El Congreso Nacional, en l987, integr el Consejo Superior en forma tripartita y
paritaria, con representacin del Ejecutivo, empleadores y asegurados; estableci la
obligacin de que consten en el Presupuesto General del Estado las partidas
correspondientes al pago de las obligaciones del Estado.
En l99l, el Banco Interamericano de Desarrollo, en un informe especial sobre
Seguridad Social, propuso la separacin de los seguros de salud y de pensiones y el
manejo privado de estos fondos.
Los resultados de la Consulta Popular de l995 negaron la participacin del sector
privado en el Seguro Social y de cualquier otra institucin en la administracin de
sus recursos.
La Asamblea Nacional, reunida en l998 para reformar la Constitucin Poltica de la
Repblica, consagr la permanencia del IESS como nica institucin autnoma,
responsable de la aplicacin del Seguro General Obligatorio.
El IESS, segn lo determina la vigente Ley del Seguro Social Obligatorio, se
mantiene como entidad autnoma, con personera jurdica, recursos propios y
distintos de los del Fisco.

47

Maestra en Administracin de Empresas

El 30 de noviembre del 2001, en el Registro Oficial N 465 se publica la LEY DE


SEGURIDAD SOCIAL, que contiene 308 artculos, 23 disposiciones transitorias,
una disposicin especial nica, una disposicin general. 30

3.2 NATURALEZA JURDICA


El IESS es una entidad pblica descentralizada, creada por la Constitucin Poltica,
dotada de autonoma normativa, tcnica, administrativa, financiera y
presupuestaria, con personera jurdica y patrimonio propio, que tiene por objeto
indelegable la prestacin del Seguro General Obligatorio en todo el territorio
nacional.31

3.3 MISIN
El IESS tiene la misin de proteger a la poblacin urbana y rural, con relacin de
dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad,
riesgos del trabajo, discapacidad, cesanta, invalidez, vejez y muerte, en los
trminos que consagra la Ley de Seguridad Social. 32

3.4 VISIN
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social se encuentra en una etapa de
transformacin, el plan estratgico que se est aplicando, sustentado en la Ley de
Seguridad Social vigente, convertir a esta institucin en una aseguradora moderna,
tcnica, con personal capacitado que atender con eficiencia, oportunidad y
amabilidad a toda persona que solicite los servicios y prestaciones que ofrece. 33

30

www.iess.gob.ec
Resolucin IESS CD 021
32
Resolucin IESS CD 021
31

33

www.iess.gob.ec

48

Maestra en Administracin de Empresas

3.5 NIVEL ESTRUCTURAL DEL IESS


El orgnico funcional del IESS constante en la resolucin CD 021 aprobado por el
Consejo Directivo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, define su
estructura en seis niveles, mismos que nos permitimos resumir en el siguiente
cuadro:
No.

NIVELES

DEPENDENCIAS RESPONSABLES

Gobierno y Direccin Superior

Consejo Directivo,
Provincial.

Direccin Especializada

Direccin del Seguro General de Salud Individual y


Familiar, Direccin del Sistema de Pensiones, Direccin
del Seguro General de Riegos del Trabajo y Direccin del
Seguro Social Campesino.

Reclamacin Administrativa

Comisin Nacional de Apelaciones y Comisin Provincial


de Prestaciones y Controversias

Tcnico Auxiliar

Direccin Actuarial y Comisin Tcnica de Inversiones.

Control Interno

La Auditoria Interna .

Asistencia tcnica y
administrativa

Direccin Econmica Financiera, Direccin de Servicios


Corporativos, Direccin de Desarrollo Institucional,
Secretara General y Procuradura General.

Direccin

General

Direccin

Figura 1 Nivel Estructural del IESS


Fuente: Resolucin IESS CD 021
Elaboracin: Autoras

En este cuadro podemos apreciar que el IESS cuenta con seis niveles de gobierno,
siendo la Direccin Provincial del Azuay una dependencia del primer nivel.

49

Maestra en Administracin de Empresas

3.6 ORGANIGRAMA DEL IESS


A continuacin se presenta el organigrama del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, en el que podemos observar las dependencias que son parte de su estructura
orgnica.

Figura 2 Organigrama
Fuente: Resolucin IESS CD 021
Elaborado: Autoras

50

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En este organigrama se puede identificar a la Direccin Provincial dentro de una


dependencia directa de la Direccin General, formando parte del nivel superior de
gobierno.

3.7 DIVISIN GEOGRFICA Y CIRCUNSCRIPCIN


TERRITORIAL
El IESS basado en sus principios de desconcentracin geogrfica y
descentralizacin operativa, determina cuatro niveles de estructura de sus
Direcciones Provinciales, como se muestra en el siguiente cuadro:

NIVELES

PROVINCIAS

NIVEL 1

Napo, Carchi, Bolvar, Orellana, Pastaza,


Morona Santiago, Zamora Chinchipe y
Galpagos.

NIVEL 2

Los Ros, Esmeraldas, Cotopaxi,


Sucumbos y Caar.

NIVEL 3

Tungurahua, Manab, Imbabura, Loja, El


Oro y Chimborazo.

NIVEL 4

Pichincha, Guayas y Azuay.

Figura 3 Divisin Geogrfica y Circunscripcin Territorial


Fuente: Resolucin IESS CD 021
Elaboracin: Autoras

Como podemos observar la Direccin Provincial del Azuay se encuentra


clasificada en el nivel cuarto.

51

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3.8 ESTRUCTURA DE LA DIRECCIN PROVINCIAL


NIVEL 4
Las Direcciones Provinciales del IESS, que pertenecen al nivel 4 (Pichincha,
Guayas y Azuay) tienen seis dependencias de soporte, conforme al siguiente
cuadro:

No.

DEPENDENCIAS DE SOPORTE DE LA DIRECCIN PROVINCIAL

1 Subdireccin de Servicios al Asegurado (SSA)


2

Departamento de Afiliacin y Control Patronal (ACP)

Departamento de Fondos de Terceros (FT)

4 Subdireccin de Servicios Internos (SSI)


5

Departamento de Ejecucin Presupuestaria, Contabilidad y Tesorera (EPCT)

Departamento de Servicios Generales (SSGG)


Tabla 1 Estructura de la Direccin Provincial Nivel 4
Fuente: Resolucin IESS CD 021
Elaboracin: Autoras

Dentro de los niveles de la Direccin Provincial, nuestro estudio se enfocar en la


gestin administrativa de la Subdireccin de Servicios Internos y Departamento de
Servicios Generales.

3.9 ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN PROVINCIAL


DEL AZUAY
El siguiente organigrama podemos apreciar el nivel directivo con el que cuenta
actualmente la Direccin Provincial del Azuay.

52

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Figura 4 Organigrama de la Direccin Provincial del Azuay


Fuente: Resolucin IESS CD 021.
Elaborado: Autoras

En la resolucin CD 021, en la Subdireccin de Servicios al Asegurado tiene a su


cargo los departamentos de: Afiliacin y Control Patronal y Fondos de Terceros,
sin embargo por asuntos de carcter operativo y funcional, luego de la creacin del
Banco del IESS, fue necesario en el ao 2010 suprimir el departamento de fondos
de terceros.

3.10 ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIN DE


SERVICIOS INTERNOS
La Subdireccin de Servicios Internos en la Direccin Provincial del Azuay es la
dependencia responsable de los subprocesos de: Ejecucin Presupuestaria
Contabilidad y Tesorera as como de Servicios Generales, que se detalla en el
cuadro siguiente:

53

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No.

ESTRUCTURA ORGNICA DE LA SUBDIRECCIN DE SERVICIOS INTERNOS

Asistente de la Subdireccin de Servicios Internos


1
2 Departamento de Ejecucin Presupuestaria, Contabilidad y Tesorera (EPCT)
3
rea de Contabilidad
4
rea de Presupuesto
4
rea de Tesorera - Recaudacin
5 Departamento de Servicios Generales (SSGG)
6
Secretara
7
rea de Adquisiciones e Inventarios
8
rea de Administracin de Inmuebles
9
rea Informtica
Tabla 2 Estructura de la Subdireccin de Servicios Internos
Fuente: Resolucin IESS CD 021
Elaboracin: Autoras

En la Resolucin CD 021, nicamente consta la informacin de la Subdireccin de


Servicios Internos con sus dos departamentos; por lo que nos permitimos ampliar
esta informacin, dando a conocer las reas funcionales de cada uno de los
mismos.

3.11 ORGANIGRAMA DE LA SUBDIRECCIN DE


SERVICIOS INTERNOS
En este organigrama presentamos la organizacin actual de la Subdireccin de
Servicios Internos en la Direccin Provincial del Azuay.

54

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Figura 5 Organigrama de la Subdireccin de Servicios Internos


Fuente: Dpto. Servicios Generales
Elaborado: Autoras

La estructura de la Subdireccin de Servicios Internos que se presenta en este


organigrama puede variar entre las tres Direcciones Provinciales (Pichincha,
Guayas y Azuay), que pertenecen al nivel 4, por cuanto esta estructura depender
de su nivel de complejidad, recursos humanos y las necesidades institucionales.

55

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3.12 ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL


DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
Las responsabilidades del subproceso de Servicios Generales estn determinadas
de acuerdo a la resolucin del IESS CD 021 artculo 28, y sus diez numerales.
En cuanto a las actividades de las reas funcionales del Departamento de Servicios
Generales son de competencia del Jefe del Departamento el asignar las tareas o
actividades, as como la designacin de los responsables de rea; para lo cual ha
sido tomado en cuenta las destrezas y habilidades tcnicas para el puesto; as como
los conocimientos, experiencia y perfil profesional de los funcionarios integrantes
de esta dependencia.
Las responsabilidades que hasta el mes de mayo del 2012 se mantienen catastradas
para cada una de las reas se detallan a continuacin:

3.12.1 Jefatura
El Jefe del Departamento de Servicios Generales conforme a la resolucin CD 021,
tiene bajo su responsabilidad las siguientes actividades principales:

56

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RESPONSABILIDADES DE LA JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES
No.

No.

DESCRIPCIN

El control del uso, mantenimiento y conservacin


adecuados del equipamiento de las oficinas, locales y
sedes sociales del Instituto.

La elaboracin de los roles de pago, la liquidacin de


haberes y descuentos, y la administracin de las
prestaciones sociales al personal del IESS que labora
en la circunscripcin, con sujecin a los procedimientos
establecidos por la Subdireccin de Recursos
Humanos.

La calificacin, clasificacin y registro actualizado de


proveedores de bienes y servicios en la
circunscripcin;

La elaboracin y ejecucin de las acciones de


personal, dispuestas por la autoridad competente; y ,
de aplicacin en su circunscripcin.

La administracin de los contratos y convenios


suscritos por la Direccin Provincial con los
proveedores de bienes, servicios y los constructores de
obras y adecuaciones.

El manejo eficiente y transparente de los activos


inmobiliarios de uso administrativo y de sus respectivos
documentos de respaldo, segn las instrucciones
sealadas por la Direccin Econmico Financiera.

La provisin de materiales de oficina y la


administracin de los inventarios y bodegas de bienes
del Instituto en la circunscripcin, con sujecin a los
procedimientos establecidos por la Direccin General.

La justificacin tcnica y econmica, ante la Direccin


Provincial, para la contratacin de obras, adquisiciones
de bienes o prestacin de servicios requeridos por las
dependencias de IESS en la circunscripcin.

10

La administracin de los procesos de documentacin y


archivos de la Direccin Provincial y sus dependencias.

DESCRIPCIN
La provisin y mantenimiento de los recursos
informticos a las dependencias del IESS en la
circunscripcin, con sujecin a los procedimientos
establecidos por la Subdireccin de Servicios
Informticos.

Fuente: Dpto. Servicios Generales


Elaborado: Autoras

Tabla 3 Responsabilidades de la Jefatura de Servicios Generales

Las responsabilidades 2 y 3 han sido reasignadas al Delegado de Recursos


Humanos.

3.12.2 Secretara
La secretaria del Departamento de Servicios Generales, adicionalmente a las
actividades propias de su cargo, apoya en la gestin logstica como podemos
apreciar en el siguiente detalle:

57

Maestra en Administracin de Empresas


RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARA
No.

DESCRIPCIN

No.

DESCRIPCIN

Recepcin de documentacion de las diferentes reas.

16

Coordincacin con proveedores para mantenimiento de


fotocopiadora y ascensores.

Registro de ingreso de correspondencia enviadarecibida del Departamento Servicios Generales

17

Archivo de documentacin del Departamento de Servicios


Generales.

Ingreso, revisin y despacho de correspondencia en


Sistema de Gestin Documental.

18

Elaboracin de las matrices mensuales para el pago del


servicio telefonico del PBX y lineas directas de la Direccion
Provincial Azuay.

Elaboracin de oficios e informes.

19

Consolidacin y elaboracin de la matriz de PAP.

Despacho de oficios con el Jefe Departamento de


Servicios Generales

20

Elaboracin de informes mensuales.

Elaboracin de Matrices.

21

Supervisin de actividades del personal de conserjera.

Escaneo de documentos.

22

Supervisin de actividades del personal de choferes.

Atencin de llamadas telefnicas.

Informacin telefnica al pblico.

23

Emisin de rdenes de movilizacin y despacho de


combustibles y lubricantes

10

Elaboracin de matrices para el cotrol de asistenciapermisos externos del personal Departamento de


Servicios Generales.

24

Registro matriz mantenimiento de vehculos

11

Elaboracin y Control de matrices de seguimiento a


recomendaciones de Auditoria Interna y Organos de
Control.

25

Registro matriz consumo de combustible

12

Coordinacin logstica del uso de Auditorio, Sala Carlos


Uriguen y ex Sede Social.

26

Registro de matriz rdenes de movilizacin por


unidades de negocio

13

Coordinacin con el personal de limpieza del edificio


Administrativo.

27

Control de matriz de parqueo de vehculos en el


Hospital Regional del IESS.

14

Control del servicio de fotocopiado e impresin.

28

Actualizacin matriz rotacin comisin servicios

15

Coordinacin en la dotacin de suministros de oficina para


el personal Departamento de Servicios Generales.

29

Elaboracin mensual de distribucion presupouestaria


mantenimiento de vehiculos

VEHCULOS

Fuente: Dpto. Servicios Generales


Elaborado: Autoras

Tabla 4 Responsabilidades de la Secretara

58

Maestra en Administracin de Empresas

Las actividades asignadas a cada funcionario pueden variar, dependiendo de los


objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual por lo que para objeto de
nuestro estudio se tomarn en cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes
de mayo del 2012.

3.12.3 rea de Adquisiciones e Inventarios

Adquisiciones

Las actividades del rea de adquisiciones la realiza un funcionario que se le ha


nombrado como Coordinador Responsable, las principales son:
RESPONSABILIDADES DEL AREA DE
ADQUISICIONES E INVENT ARIOS
No.

ADQUISICIONES

Actualizar plantilla de proveedores (Infimas Cuantias)

Tramitar requisiciones internas.

Adquisicin de suministros de oficina.

Trmitar las facturas por compra de bienes o servicios.

Solicitar proformas y realizar cuadros comparativos.

Registro mensual de adquisiciones.

Elaboracn de los pedidos cuatrimestrales para estock


de inventarios.

Elaboracin de Ingresos y egresos de almacn.

Consolidar documentacin completa para publicacion


en Portal de Compras Pblicas.

10

Elaboracin de actas entrega recepcin.

11

Participar en la elaboracin de Pliegos para Subastas


Inversas.

Fuente: Dpto. Servicios Generales


Elaborado: Autoras

Tabla 5 Responsabilidades del rea de adquisiciones e inventarios

59

Maestra en Administracin de Empresas

Las actividades asignadas al coordinador pueden variar, dependiendo de los


objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual por lo que para objeto de
nuestro estudio se tomarn en cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes
de mayo del 2012.

Inventarios

En el rea de inventarios debido a su complejidad han sido asignados tres


funcionarios: un coordinador, una oficinista y un conserje; y las actividades ms
destacadas en esta rea son a continuacin:

60

Maestra en Administracin de Empresas

RESPONSABILIDADES DEL AREA DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS


No.

INVENTARIOS

No.

INVENTARIOS

Control de existencias de bienes muebles.

Ingresar a bodega los activos fijos adquiridos hasta


que sean entregados a su custodio.

Registro e identificacin de activos ( codificacin de


activos).

Certificar la recepcin de activos fijos muebles,


legalizando la correspondiente acta de tranferencia.

Constataciones fsicas de inventarios.

Almacenar los suministros y fungibles de control que


permitan su conservacin.

Movimientos ( traslado de activos).

Despachar los suministros a la presentacin de la


requisicin interna legalizada.

Registro de sellos.

Emitir los Ingresos y Egresos de almacn.

Supervisin del Subproceso de Almacn.

Mantener las seguridades fsicas del almacn y


bodega.

Elaboracin de actas de transferencia.

Realizar la requisicin interna para la reposicin de


inventario.

Elaboracin de reportes referentes a inventarios.

Coordinar con el Responsable de Inventarios cuanto


sea necesario para mejorar este subproceso.

Elaboracin de rdenes de salida ( mobiliario o equipos a


ser reparados).

Realizar constataciones fsicas del inventario a su


cargo.

10 Manejo del Sistema de Inventarios ( SICAF ).

10

Informar novedades por prdida o deterioro de


inventarios a su cargo.

11 Migracin de Base de datos al Sistema SICAF.

11

Archivo correspondiente.

12 Elaboracin de Informes mensuales

12

Supervisar y coordinar actividades de conserje


asignado a bodegas

13

Ingreso fsico de suministros al almacn y realizar su


correspondiente registro en el sistema o krdex.

Fuente: Dpto. Servicios Generales


Elaborado: Autoras

Tabla 6 Responsabilidades del rea de inversiones y adquisiciones

Las actividades asignadas a los tres funcionarios pueden variar, dependiendo de los
objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual por lo que para objeto de
61

Maestra en Administracin de Empresas

nuestro estudio se tomarn en cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes
de mayo del 2012.

3.12.4 rea Informtica


En el rea informtica considerando el nmero de usuarios internos, as como de
los sistemas y equipos informticos instalados, se encuentra funcionando con la
participacin de un funcionario de planta y uno contratado mismo que asiste al
coordinador, dentro de las actividades que se desarrollan en sta rea son:

62

Maestra en Administracin de Empresas

RESPONSABILIDADES DEL AREA INFORMATICA


No.

DESCRIPCIN

No.

DESCRIPCIN

Asistencia tcnica a usuarios de sistema UNIX, HOST ,


INTRANET.

12

Levantamiento, anlisis,elaboracin de pliegos para


adquisicin de equipos informticos para el edificio de la
Direccin Provincial.

Respaldo y mantenimiento de informacin sistema UNIX.

13

Coordinar el mantenimiento de HARDWARE y


conectividad; mantenimiento de SOFWARE; Asistencia
Tcnica, capacitacin.

Capacitacin a usuarios de correos electrnicos del


Webmail del IESS.

14

Supervisar labores de los pasantes de : " Mi primer


empleo", Asignados al Area informtica.

Mantenimiento preventivo, correctivo y rutinario a Pcs.


Impresoras.

15

Elaborar informes tcnicos. Actas de entrega recepcin.

Coordinacin y supervisin en la construccin de Redes


Lan.

16

Tramitar hacia la Direccin de Desarrollo Institucional la


obtencin de especificaciones tcnicas de equipos
informaticos, telefona IP, Cableado estructurado, etc.

Monitoreo de Cableado Estructurado del Edificio


Administrativo.

17

Coordinacin permantente con la Direccin de Desarrollo


Institucional y Subdireccin de Servicios Informticos,
respecto a funcionamiento de las sistemas informticos en
la Direccin Provincial.

Asistencia tcnica a las Direcciones Provinciales de la ex


Regional 3.

18

Realizar Proceso Informtico de Transfers de


Aportes,Descuentos, Fondos de Reserva.

Realizar informes respecto de requerimientos de Hardware


y Software.

19

Respaldo de informacin de Servidores

Realizar estimaciones presupuestarias de equipos


informticos a ser adquiridos.

20

Chequeo permanente del sistema de generacin del equipo


electrgeno, UPS

10

Verificacin de caractersticas tcnicas de equipos


informticos adquiridos.

21

Generar Requisiciones Internas para el mentenimiento


preventivo-correctivo de sistema equipo informtico.

11

Elaboracin de cuadros comparativos, bases tcnicas para


adquisicin de equipos.

22

Generar Requisiciones Internas para el mentenimiento


preventivo-correctivo de sistema electrico del edificio
administrativo.

Fuente: Dpto. Servicios Generales


Elaborado: Autoras

Tabla 7 Responsabilidades del rea informtica

Las actividades asignadas a los dos funcionarios pueden variar, dependiendo de los
objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual, as como la duracin del

63

Maestra en Administracin de Empresas

contrato de servicios del asistente. Por lo que para objeto de nuestro estudio se
tomarn en cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes de mayo del 2012

3.12.5 rea de Administracin de Inmuebles


En esta rea se encuentra a cargo un coordinador, funcionario contratado con perfil
profesional de ingeniera civil, las actividades principales son las siguientes:

64

Maestra en Administracin de Empresas


RESPONSABILIDADES DEL AREA ADMINISTRACION INMUEBLES
No.

DESCRIPCIN

No.

DESCRIPCIN

Cooperacin en gestin administrativa Direccin


Provincial:

24

Acciones administrativas imprevistas:

Asistencia a Sesiones de Trabajo convocadas por la


Direccin Provincial.

25

Tiene naturaleza variada de acuerdo al tema que se


relacione.

Presentacin de informes especficos.

26

Mantenimientos puntuales.

Coordinacin mbito tcnico legal.

27

Actividad externa no programada.

Participacin en comisiones que se designe para


gestin tcnica.

28

Gestin municipal sobre asuntos puntuales.

Colaboracin con Direccin Provincial Caar.

29

Administracin Inmuebles:

Cooperacin gestin administrativa Departamento


de Servicios Generales:

30

Coordinar y tramitar conjuntamente con el responsable


de adquisiciones, el pago de servicios bsicos y
prediales

Las tareas propias asignadas en el Orgnico para el


control de propiedades.

31

Supervisar y programar el servicio de Seguridad y


Limpieza, en el edificio administrativo y Hospital
Antiguo.

Coordinacin con reas de gestin del Departamento.

32

Programar y supervisar el mantenimiento de


ventanales, cubiertas, pintura, paredes de los
Inmuebles de la Direccin Provincial.

10

Gestin Administrativa Epistolar.

33

Programar el mantenimiento peridico de la


sanitizacin y corte de maleza de los inmuebles con
vegetacin del IESS.

11

Gestin tcnica vinculada a propiedades del IESS:

34

Programar y supervisar los trabajos o mantenimiento


de la red de agua potable y sanitizacin.

12

Control, proteccin y seguridad de las propiedades del


IESS.

35

Programar y supervisar el mantenimiento peridico de


sanitizacin y limpieza de sisternas.

13

Participacin tcnica en programas resueltos por


la Direccin Provincial:

36

Coordinar el uso de la Sede Social.

14

Control de obras y fiscalizacin de contratos.

37

Mantener actualizado el catastro de los inmuebles de la


Direccin Provincial.

15

Peritaje ordenados trmites coactivas.

38

Mantener un crdex de obligaciones cubiertas por los


arrendatarios.

16

Trmites externos:

39

Realizar constataciones mensuales de los inmuebles


de la Direccin Provincial y dejar constancia escrita de
las novedades encontradas.

17

Reclamacin posibilidad afectaciones a propiedades.

40

Realizar revisiones peridicas de los cnones


arrendaticios que regulen los arrendamientos.

18

Solicitud de Servicios y control.

41

Controlar la asistencia del personal de Seguridad y


Limpieza.

19

Pagos Impuestos y Mejoras ( Discusin valores


emitidos).

42

Programar y supervisar el mantenimiento de los


ascensores y montacargas del edificio administrativo.

20

Atencin solicitudes de Empresas.

43

Programar y supervisar el mantenimiento de las puertas


y ventanas del edificio.

21

Otra no previstas y dispuestas a nivel central:

44

Coordinar con el Responsable del Area Informtica, la


iluminacin del edificio administrativo.

22

Informes vinculados a la administracin de


propiedades.

45

Programar los trabajos de mantenimiento o correccin


del sistema contra incendios.

23

Atencin a gestiones de Auditora.

46

Supervisar peridicamente el estado fsico y de


seguridad de las reas destinadas para archivos de la
institucin.

Fuente: Dpto. Servicios Generales


Elaborado: Autoras

Tabla 8 Responsabilidades del rea de administracin inmuebles

65

Maestra en Administracin de Empresas

Las actividades asignadas al coordinador pueden variar, dependiendo de los


objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual, as como la duracin del
contrato de servicios. Por lo que para objeto de nuestro estudio se tomarn en
cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes de mayo del 2012

66

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO IV
PROPUESTA DE UN MODELO DE
GESTION PARA LA ADMINISTRACIN Y
MANEJO DEL CONTROL DE BIENES DEL
SECTOR PBLICO APLICADO A LA
DIRECCIN PROVINCIAL DEL IESS EN
EL AZUAY

67

Maestra en Administracin de Empresas

68

Maestra en Administracin de Empresas

CAPITULO IV
PROPUESTA DE UN MODELO DE
GESTION PARA LA ADMINISTRACIN Y
MANEJO DE BIENES DEL SECTOR
PBLICO
Existiendo la autorizacin de la Direccin Provincial del IESS- Azuay para el
desarrollo de este tema de grado, establecimos contacto con la Subdireccin de
Servicios Internos y la Jefatura del Departamento de Servicios Generales,
dependencias que durante este tiempo nos brindaron la colaboracin y acogida para
realizar el levantamiento de la informacin necesaria, misma que nos permiti
conocer el desarrollo de los procesos internos que se ejecutan, como parte de la
administracin de los bienes del sector pblico; por lo que en el presente captulo
presentamos el desarrollo del Modelo de Gestin

4.1 MODELO DE GESTIN BMM


La propuesta de un modelo de gestin para la Administracin y Manejo de Bienes
del sector pblico, que proponemos sea aplicado en el Departamento de Servicios
Generales de la Direccin Provincial IESS-Azuay, est basado en el Modelo
Business Modeling Method (BMM); mismo que se encuentra estructurado en seis
submodelos en los cuales se describen los principales elementos, tal como se
presenta a continuacin:

Submodelo de Objetivos.- En este submodelo se plantean los objetivos


generales y especficos, que previamente presentamos en el Captulo I.

Submodelo Regla General.- Dentro de este submodelo se presenta la base


legal y terica aplicable que se expone en el Captulo II.

69

Maestra en Administracin de Empresas

Submodelo de Actores.- El submodelo consiste en la identificacin de


todos los actores y sus respectivos roles que intervienen como parte de la
estructura organizacional del IESS, que fue parte de nuestro anlisis en el
Captulo III.

Submodelo de Procesos.- Detalla los diferentes procesos y actividades


que se desarrollan en el Departamento de Servicios Generales, que se
presentan en ste captulo. (numeral 4.2)

Submodelo de Objetos.- Se definen los principales pasos y requisitos que


son requeridos para ejecutar los procesos. (numeral 4.3)

Submodelo de Eventos.- Muestra los eventos asociados al proceso de


administracin de bienes, identificados a travs del mapeo de causas o
dificultades, que luego son priorizadas por su grado de influencia en el
proceso, y analizadas mediante la metodologa del rbol de problemas y
mtodo Ishikawa. (numeral 4.4)

4.2 SUBMODELO DE PROCESOS


En el Departamento de Servicios Generales, se encuentran claramente identificados
cuatro procesos fundamentales que se relacionan con la administracin y manejo
de bienes, mismos que analizaremos a continuacin.
Para una mejor explicacin presentaremos varios grficos que se ilustran a travs
de cadenas de valor como podremos apreciar en los siguientes grficos:

70

Maestra en Administracin de Empresas

Figura 6 Cadena de Valor de la Administracin y Manejo de bienes


Elaboracin: Autoras

En el grafico describimos los cuatro procesos claves o fundamentales que son:


Adquisiciones, Inventarios, Informtica y Administracin Inmuebles.

4.2.1

Proceso del rea de Adquisiciones

El proceso de adquisiciones tiene como objetivo principal la adquisicin de bienes


y servicios para el adecuado funcionamiento de las actividades institucionales
programadas en el Plan Anual de Contratacin (PAC); los procesos de adquisicin
se ejecutan a travs de tres subprocesos, mismos que tienen relacin directa con el
monto de contratacin.
La figura 7 nos muestra los tres subprocesos de adquisiciones:

71

Maestra en Administracin de Empresas

1. Adquisiciones

1.1
Infima
Cuantia

1.2
Catlogo
Electrnico

1.3
Portal de
Compras Pblicas

Figura 7 Cadena de Valor del Proceso rea de Adquisiciones


Elaboracin: Autoras

4.2.1.1.Subproceso del rea de Adquisiciones: nfima Cuanta


Objetivo
El procedimiento de nfima cuanta se utiliza para la contratacin, ejecucin de
obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicios, cuya cuanta sea igual o
menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado
(26.109.270.275,91); y se las realiza de forma directa con un proveedor
seleccionado por la entidad contratante.

72

Maestra en Administracin de Empresas

1. Adquisiciones

1.1
Infima
Cuantia

1.2

1.3

Catlogo
Electrnico

Portal de
Compras
Pblicas

Figura 8 Cadena de Valor del Subproceso rea Adquisiciones: nfima Cuantia


Elaboracin: Autoras

4.2.1.2 Subproceso del rea de Adquisiciones: Catlogo Electrnico


INCOP
Objetivo
La adquisicin de manera directa de bienes normalizados que se encuentran en el
catlogo electrnico del INCOP. Este procedimiento permite realizar la adquisicin
de manera electrnica accediendo va web (www.compraspublicas.gov.ec) al
Sistema Informtico Oficial de Contratacin Pblica del Estado Ecuatoriano; en
donde se encuentran publicados bienes que son ofertados por proveedores que
previamente suscribieron un convenio marco con el INCOP respecto a condiciones
de precio, garanta, calidad, tiempo de entrega, etc.

73

Maestra en Administracin de Empresas

1. Adquisiciones

1.1
Infima
Cuantia

1.2
Catlogo
Electrnico

1.3
Portal de
Compras
Pblicas

Figura 9 Cadena de Valor del Subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


Elaboracin: Autoras

4.2.1.3 Subproceso del rea de Adquisicin: Portal de Compras


Pblicas
Objetivo
Los procesos de contratacin como son los de: adquisicin o arrendamiento de
bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora se
realizan a travs del Portal de Compras Pblicas del INCOP, y son publicados en el
Sistema Informtico Oficial de Contratacin Pblica del Estado Ecuatoriano.
Estos procesos se realizan cumpliendo con todas las especificaciones y
requerimientos tcnicos, financieros y legales exigidos en los documentos
precontractuales y pliegos respectivos.

74

Maestra en Administracin de Empresas

1. Adquisiciones

1.1
Infima
Cuantia

1.2
Catlogo
Electrnico

1.3
Portal de
Compras Pblicas

Figura 10 Cadena de Valor del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Pblicas


Elaboracin: Autoras

4.2.2 Proceso del rea Inventarios


Objetivo
En este proceso se ejecutan las actividades que permiten controlar los procesos
internos del manejo, utilizacin, egreso, traspaso, prstamo, enajenacin y baja de
los diferentes bienes muebles, que constituyen el patrimonio de la Direccin
Provincial.

75

Maestra en Administracin de Empresas

2. Inventarios

2.1

2.2

Adm. y Manejo
Activos Fijos

Adm. y Control
Suministro Oficina

Figura 11 Cadena de Valor Proceso rea Inventarios


Elaboracin: Autoras

4.2.2.1 Subproceso rea Inventarios: Administracin y Control de


Activos Fijos
Objetivo
Control sobre el uso y destino de los bienes muebles considerados como activos
fijos y fungibles de control, desarrollando actividades para la correcta conservacin
y cuidado de los bienes de la institucin.

2. Inventarios

2.1
Adm. y Manejo
Activos Fijos

2.2
Adm. y Control
Suministro Oficina

Figura 12 Cadena de Valor del Subproceso de Inventarios: Registro de Activos Fijos


Elaboracin: Autoras

76

Maestra en Administracin de Empresas

4.2.2.2 Subproceso del rea Inventarios: Administracin y Control de


Suministros de Oficina
Objetivo
Control eficiente de las existencias del almacn de suministros de oficina, sobre el
uso y despacho de los bienes no considerados activos fijos, manteniendo
inventarios de seguridad y desarrollando actividades para el correcto
almacenamiento, conservacin y despacho oportuno de los mismos.

2. Inventarios

2.1

2.2

Adm. y Manejo
Activos Fijos

Adm. y Control
Suministro Oficina

Figura 13 Cadena de Valor de Subproceso Inventarios: Suministros de Oficina


Elaboracin: Autoras

4.2.3 Proceso del rea Informtica

Objetivo
Mantener operativo el sistema informtico, con un excelente nivel de calidad
aplicando normas tcnicas, polticas institucionales y sistemas de contingencia,
para satisfaccin del cliente interno y externo.

77

Maestra en Administracin de Empresas

3. Informtica

3.1
Adm.

Sistemas

Equipos Informticos

Figura 14 Cadena de Valor Proceso del rea Informtica


Elaboracin: Autoras

4.2.4 Proceso del rea Administracin Inmuebles


Objetivo
Administrar el patrimonio inmobiliario de la Direccin Provincial del Azuay,
precautelando la correcta conservacin y mantenimiento de edificios, locales y
terrenos; para lo cual se desarrollan actividades que permiten controlar que los
bienes se empleen para los fines del servicio pblico.

78

Maestra en Administracin de Empresas

4. Administracin Inmuebles

4.1 Mantenimiento y
Conservacin
Bienes Inmuebles

Figura 15 Cadena de Valor del Proceso rea Administracin Inmuebles


Elaboracin: Autoras

4.3

SUBMODELO DE OBJETOS

En este submodelo se definen los principales pasos y requisitos que son necesarios
para ejecutar los procesos; con el propsito de presentar nuestro anlisis de manera
grfica hemos utilizado dos herramientas importantes que son:
1. El mapeo de procesos: Representada por una matriz en la que se puede
observar el nmero de pasos que intervienen en cada subproceso; tambin
se identifican los requisitos o documentos necesarios que son generados
por cada responsable.
2. Los flujogramas: Contienen la representacin de la secuencias de pasos
que se usan para alcanzar el resultado. Se utilizaron los smbolos clsicos
que se detallan a continuacin:

79

Maestra en Administracin de Empresas

Figura 16 Representacin de figuras

4.3.1

Mapeo del Subproceso Adquisicin: nfima Cuanta

Describe los once pasos necesarios que se requieren para


adquisicin de nfima cuanta.

80

el

subproceso

Maestra en Administracin de Empresas

PASOS DEL SUBPROCESO ADQUISICIONES:


INFIMA CUANTIA
No.
PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO
Y/O ACTIVIDAD

ENVIOS DE
REQUERIMIENTOS

E MAIL, OFICIO O
REQUISICIN
INTERNA

UNIDAD
REQUIRIENTE

DIRECTOR Y
SUBDIRECTORES

SUBDIRECTORES,
UNIDADES DE
NEGOCIO

AUTORIZACION DEL
GASTO

FIRMA DE
AUTORIZACION

DIRECTOR
PROVINCIAL

ORDENADOR DE
GASTO

DIRECCION
PROVINCIAL

RECEPCION Y
VERIFICACION DE
LOS DOCUMENTOS
FUENTES

CONTROL
CONCURRENTE

COORDINDADOR
AREA
ADQUISICIONES

OFICINISTA

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

CONTACTO CON
PROVEEDORES PARA
SOLICITAR
PROFORMAS

ENVIO DE MAILS
O LLAMADAS
TELEFNICAS

COORDINDADOR
AREA
ADQUISICIONES

OFICINISTA

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

SOLICITUD DE
COMPROMISO
PRESUPUESTARIO

FORMULARIO

ORDENADORES DE SUBDIRECTORES
GASTO Y JEFE DE
PROVINCIALES Y
DPTO.EPCT
JEFE DPTO. EPCT.

EMISION DE
ORDENES DE
COMPRA (BIENES) Y
ORDENES DE
TRABAJO (SERVICIO)
Y/O (NOTIFICACION
AL PROVEEDOR)

COORDINDADOR
FORMULARIO/EM
AREA
AILS
ADQUISICIONES

RESPONSABLE

81

DESIGNACIN

OFICINISTA

AREA

DIRECCION
PROVINCIAL DEL
AZUYA (D.P.A)

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

Maestra en Administracin de Empresas

No.
PASO

DESCRIPCIN

ENTREGA DE BIENES
O PRESTACION DE
SERVICIOS

DOCUMENTO
Y/O ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESIGNACIN

PROVEEDOR

AREA

FACTURA

PROVEEDOR

RECEPCION DE
BIENES Y SERVICIOS

FACTURA

COORDINDADORE
S DE AREAS AFINES
COORDINADOR
AL OBJETO DE
CONTRATACION

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
FUENTES

GUIAS DE
TRAMITE
INTERNO

COORDINADOR
AREA
ADQUISICIONES E
INVENTARIOS

COORDINADOR

SUBDIRECTORES
PROVINCIALES Y
DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
GENERALES

PUBLICACION EN EL
PORTAL DE
COMPRAS PUBLICAS

RESUMEN DE
PUBLICACION

USUARIO DEL
PORTAL DE
COMPRAS
PUBLICAS

USUARIO DEL
PORTAL DE
COMPRAS
PUBLICAS

SUBDIRECTORES
PROVINCIALES Y
DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
GENERALES

10

AUTORIZACION DE
PAGO

FIRMA DE
AUTORIZACIN

SUBDIRECCION
SERVICIOS
INTERNOS

ORDENADOR DE
PAGO

SUBDIRECCION
DE SERVICIOS
INTERNOS

11

PROCESO DE
REGISTRO CONTABLE,
PRESUPUESTARIO Y
TRANSFERENCIA
BANCARIA

BOLETIN
CONTABLE Y
TRANSFERENCIA
BANCARIA

JEFE
DEPARTAMENTO
EPCT/CONTADOR
PROVINCIAL/TESO
RERO PROVINCIAL

DEPARTAMENTO
EPCT

DEPARTAMENTO
EPCT

Figura 17 Pasos del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta


Elaboracin: Autoras

82

PROVEEDOR

Maestra en Administracin de Empresas

4.3.2 Flujograma del Subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta


En este flujograma podemos apreciar la secuencia de las diferentes actividades,
emisin de documentos y decisiones de los actores del proceso.

Figura 18 Flujograma de los pasos del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta


Elaboracin: Autoras

83

Maestra en Administracin de Empresas

4.3.3 Mapeo del subproceso de Adquisicin Catlogo Electrnico


Describe los trece pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del subproceso
adquisicin del catlogo electrnico.

PASOS DEL SUBPROCESO ADQUISICIONES:


CATALOGO ELECTRONICO
No. PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO Y/O
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESIGNACIN

REA

ENVIOS DE
REQUERIMIENTOS

E MAIL, OFICIO O
REQUISICIN INTERNA

UNIDADES
REQUIRIENTES

DIRECTOR,
SUBDIRECTORES, JEFES
DEPARTAMENTALES Y
COORDINADORES

DIRECTOR,
SUBDIRECTORES, JEFES
DEPARTAMENTALES Y
COORDINADORES

AUTORIZACION DEL
GASTO

FIRMA DE AUTORIZACION

DIRECTOR PROVINCIAL

ORDENADOR DE GASTO

DIRECCION
PROVINCIAL

RECEPCION Y
VERIFICACION DE LOS
DOCUMENTOS FUENTES

CONTROL CONCURRENTE

COORDINDADOR AREA
ADQUISICIONES

OFICINISTA

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

VERIFICACION Y
SELECCIN DE BIENES
EXISTENTES EN EL
CATALOGO
ELECTRONICO

MANEJO DEL PORTAL DE


COMPRAS PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL


DE COMPRAS PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL


DE COMPRAS PUBLICAS

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

SOLICITUD DE
COMPROMISO
PRESUPUESTARIO

FORMULARIO

ORDENADORES DE
GASTO Y JEFE DE
DPTO.EPCT

SUBDIRECTORES
PROVINCIALES Y JEFE
DPTO. EPCT.

DIRECCION
PROVINCIAL DEL AZUAY

ELABORACION DE
PLIEGOS

PLIEGO CATALOGO
ELECTRONICO

COORDINADOR AREA
ADQUISICIONES

COORDINADOR AREA
ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

84

Maestra en Administracin de Empresas


No. PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO Y/O
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DESIGNACIN

REA

APROBACION DE
PLIEGOS

RESOLUCION
ADMINISTRATIVA

DIRECTOR PROVINCIAL

MAXIMA AUTORIDAD
CONTRATANTE

DIRECCION
PROVINCIAL

NOTIFICACION AL
PROVEEDOR

EMISION DE ORDEN DE
COMPRA ELECTRONICA EN
EL PORTAL DE COMPRAS
PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL


DE COMPRAS PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL


DE COMPRAS PUBLICAS

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

ENTREGA DE BIENES

FACTURA

PROVEEDOR

PROVEEDOR

PROVEEDOR

10

RECEPCION DE BIENES

ACTA ENTREGA RECEPCION

GUARDALMACEN O
COORDINADORES

GUARDALMACEN O
COORDINADORES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

11

ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS FUENTES

GUIAS DE TRAMITE
INTERNO

COORDINADOR AREA
ADQUISICIONES E
INVENTARIOS

COORDINADOR

DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES

12

AUTORIZACION DE
PAGO

FIRMA DE AUTORIZACIN

SUBDIRECCION
SERVICIOS INTERNOS

ORDENADOR DE PAGO

SUBDIRECCION DE
SERVICIOS INTERNOS

13

PROCESO DE REGISTRO
CONTABLE,
PRESUPUESTARIO Y
TRANSFERENCIA
BANCARIA

BOLETIN CONTABLE Y
TRANSFERENCIA BANCARIA

JEFE DEPARTAMENTO
EPCT/CONTADOR
PROVINCIAL/TESORERO
PROVINCIAL

DEPARTAMENTO EPCT

DEPARTAMENTO EPCT

Figura 19 Pasos del subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


Elaboracin: Autoras

4.3.3. Flujograma del Subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


85

Maestra en Administracin de Empresas

En este Flujograma podemos apreciar la secuencia de las diferentes actividades,


emisin de documentos y decisiones de los actores del proceso.

Figura 20 Flujograma subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


Elaboracin: Autoras

86

Maestra en Administracin de Empresas

4.3.5 Mapeo del Subproceso de Adquisiciones: Portal de Compras


Pblicas
Describe los trece pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del subproceso
adquisicin del portal de compras pblicas.

PASOS DEL SUBPROCESO ADQUISICIONES:


PORTAL COMPRAS PUBLICAS
DESCRIPCIN

DOCUMENTO Y/O
ACTIVIDAD

ENVIOS DE
REQUERIMIENTOS

E MAIL, OFICIO O
REQUISICIN INTERNA

UNIDADES
REQUIRIENTES

DIRECTOR,
SUBDIRECTORES, JEFES
DEPARTAMENTALES Y
COORDINADORES

DIRECTOR,
SUBDIRECTORES, JEFES
DEPARTAMENTALES Y
COORDINADORES

AUTORIZACION DEL
GASTO

FIRMA DE AUTORIZACION

DIRECTOR
PROVINCIAL

ORDENADOR DE GASTO

DIRECCION PROVINCIAL

RECEPCION Y
VERIFICACION DE
LOS DOCUMENTOS
FUENTES

CONTROL CONCURRENTE

COORDINDADOR
AREA ADQUISICIONES

OFICINISTA

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

OBTENCION DE
ESPECIFICACIONES
TECNICAS

OFICIO

COORDINADORES
DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

COORDINADORES
DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

SOLICITUD DE
COMPROMISO
PRESUPUESTARIO

FORMULARIO

ORDENADORES DE
GASTO Y JEFE DE
DPTO.EPCT

SUBDIRECTORES
PROVINCIALES Y JEFE
DPTO. EPCT.

DIRECCION PROVINCIAL
DEL AZUAY

ELABORACION DE
PLIEGOS

UNIDAD REQUIRIENTE

TITULAR UNIDAD
REQUIRIENTE

SUBDIRECTORES, JEFES
DEPARTAMENTALES,
COORDINADORES
SERVICIOS GENERALES

No. PASO

PLIEGO (BORRADOR)

RESPONSABLE

87

DESIGNACIN

AREA

Maestra en Administracin de Empresas


DOCUMENTO Y/O
ACTIVIDAD

No. PASO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DESIGNACIN

AREA

CONFORMACION
TECNICA PROVINCIAL

OFICIO

MIEMBROS DE LA
COMISION

PRESIDENTE,
DELEGADO,
SECRETARIO

DIRECCION PROVINCIAL
AZUAY

APROBACION DE
PLIEGOS

RESOLUCION
ADMINISTRATIVA

DIRECTOR
PROVINCIAL

MAXIMA AUTORIDAD
CONTRATANTE

DIRECCION PROVINCIAL

PUBLICACION

INGRESO EN SISTEMA
COMPRAS PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL


DE COMPRAS
PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL


DE COMPRAS
PUBLICAS/ SECRETARIA
COMISION TECNICA

SUBDIRECTORES
PROVINCIALES Y
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES

ADJUDICACION

RESOLUCION
ADMINISTRATIVA

DIRECTOR
PROVINCIAL

DIRECTOR PROVINCIAL

DIRECCION PROVINCIAL

10

CONTRATACION

CONTRATO

DELEGADODE LA
PROCADURIA

ABOGADO DEL IESS

LEGAL

11

ENTREGA RECEPCION BIENES,


SERVICIOS U OBRAS

ACTA

ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO

FUNCIONARIO

DIRECCION PROVINCIAL,
SUBDIRECTOR SERVICIOS
INRERNO Y SERVICIOS
GENERALES

12

AUTORIZACION DE
PAGO

FIRMA DE AUTORIZACIN

SUBDIRECCION
SERVICIOS INTERNOS

ORDENADOR DE PAGO

SUBDIRECCION DE
SERVICIOS INTERNOS

13

PROCESO DE
REGISTRO CONTABLE,
PRESUPUESTARIO Y
TRANSFERENCIA
BANCARIA

BOLETIN CONTABLE Y
TRANSFERENCIA
BANCARIA

JEFE DEPARTAMENTO
EPCT/CONTADOR
PROVINCIAL/TESORER
O PROVINCIAL

DEPARTAMENTO EPCT

DEPARTAMENTO EPCT

Figura 21 Mapeo del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Pblicas


Elaboracin: Autoras

88

Maestra en Administracin de Empresas

4.3.6 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras


Pblicas
En este Flujograma podemos apreciar la secuencia de las diferentes actividades,
emisin de documentos y decisiones de los actores del proceso

Figura 22 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Pblicas


Elaboracin: Autoras

89

Maestra en Administracin de Empresas

4.3.7 Mapeo del Subproceso rea Inventarios: Administracin y


Manejo Activos Fijos
Describe los siete pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del proceso de
inventarios de la administracin y manejo de activos fijos.

90

Maestra en Administracin de Empresas

PASOS DEL SUBPROCESO INVENTARIOS:


ACTIVOS FIJOS MUEBLES
No.
PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO Y/O
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CARGO

REA

INGRESO A BODEGA

FACTURA, ACTA DE
TRANSFERENCIA

COORDINADOR

COORDINADOR

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

VERIFICACION DE
CARACTERISTICAS
TECNICAS/ VERIFICACION
CODIGO DEL BIEN

VERIFICACION FISICA

GUALDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

REGISTRO EN EL SISTEMA

CODIFICACION/EMISI
ON ACTA ENTREGA
RECEPCION

RESPONSABLE SISTEMA
SICAF

OFICINISTA

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

BODEGAJE

CUSTODIA EN BODGA
DEL BIEN RECIBIDO

GUALDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

REQUERIMIENTO DE
BIENES / SALIDA DE
BODEGA

OFICIO/ REQUISICION
INTERNA

CUSTODIO ENTRANTE

FUNCIONARIO

DIRECCION
PROVINCIAL

VERIFICACION DE
CARACTERISTICAS
TECNICAS Y CODIGO DEL
BIEN

VERIFICACION FISICA

GUALDALMACEN Y
CUSTODIO ENTRANTE

GUARDALMACEN Y
FUNCIONARIO

DIR PROV AZUAY/DPTO.


SSGG

SUSCRIPCION DE ACTA DE ACTA DE


TRANFERENCIA
TRANSFERENCIA

CUSTODIO
ENTRANTE/GUARDALMAC
EN
SALINETE/RESPONSABLE
SICAF

FUNCIONARIOS

DIRECCION
PROVINCIAL
/DEPARTAMENTO
SERVICIOS GENERALES

ENTREGA DEL BIEN

FUNCIONARIO

FUNCIONARIO

DIRECCION
PROVINCIAL

USO DEL BIEN

Figura 23 Mapeo del subproceso Inventarios: Adm. y Manejo de Activos Fijos


Elaboracin: Autoras

91

Maestra en Administracin de Empresas

4.3.8 Flujograma del Subproceso Inventarios: Administracin y


Manejo de Activos Fijos
En este Flujograma podemos apreciar la secuencia de las diferentes actividades,
emisin de documentos, base de datos y decisiones de los actores del proceso.

Figura 24 Flujograma del subproceso Inventarios: Adm. y Manejo de Activos Fijos


Elaboracin: Autoras

4.3.9

Mapeo del subproceso Inventarios: Administracin y Control


de Suministros de Oficina

Describe los pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del subproceso
inventarios: suministros de oficina.

92

Maestra en Administracin de Empresas

PASOS DEL SUBPROCESO INVENTARIOS:


SUMINISTROS OFICINA
No.
PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO
Y/O ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CARGO

REA

ABASTECIMIENTOS DE
SUMINISTROS

FACTURA

PROVEEDOR

PROVEEDOR

EMPRESA
PRIVADA

VERIFICACION
CARACTERISTICAS FISICAS
Y TECNICAS

VERIFICACION
FISICA

GUALDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

FORMULARIO
LEGALIZACION DE
INGRESO DE
INGRESO DEL SUMINISTRO
ALMACEN

GUARDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

INGRESO AL KARDEX

REGISTRO EN
KARDEX MANUAL

GUARDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

ALMACENAMIENTO Y
CLASIFICACIN

ORDENAMIENTO
POR PRODUCTO

GUARDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

RECEPCION PEDIDO DE
INSUMOS OFICINAS

REQUISICIN

ALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

93

Maestra en Administracin de Empresas

No.
PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO
Y/O ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CARGO

REA

DESPACHO DE LOS
INSUMOS

EGRESO DE
ALMACEN

ALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

REGISTRO EN EL SISTEMA

ACTIVIDAD

ALMACEN Y
SISTEMAS

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

CONCILIACION DE SALDOS

ACTIVIDAD

ALMACEN Y
SISTEMAS

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

CONSTATACION FISICA

ACTIVIDAD

ALMACEN Y
SISTEMAS

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

10

REABASTECIMIENTO DE
INSUMOS

ACTIVIDAD

ALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

Figura 25 Mapeo del subproceso Inventarios: Adm. y Control de Suministros de Oficina


Elaboracin: Autoras

94

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.0 Flujograma del Subproceso Inventarios: Administracin y


Control de los Suministros de Oficina

Figura 26 Flujograma del subproceso Inventarios: Suministros de Oficina


Elaboracin: Autoras

4.4.1 Mapeo del Proceso rea Informtica


Describe los diez pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del proceso
informtico.

95

Maestra en Administracin de Empresas

PASOS DEL PROCESO INFORMATICO


No.
PASO

DESCRIPCIN

DOCUMENTO
Y/O ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CARGO

REA

REQUERIMIENTOS
TCNICOS

DOCUMENTO

USUARIOS
INTERNOS

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

DPA/NIVEL
CENTRAL

REGISTRO

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

MANTENIMIENTO
PREVENTIVO,
CORRECTIVO, EQUIPO
INFORMTICO Y
SISTEMA OPERATIVO

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

RESPALDO DE
INFORMACIN

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

INSTALACIN DE
PROGRAMAS

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

REUBICACIN E
INSTALACION DE
PUNTOS DE DATOS

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA ELCTRICO DE
GENERACIN

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

COORDINACIN CON LA
DIRECCION
DESARROLLO
INSTITUCIONAL

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

INFORMES TCNICOS
PARA ADQUISICIN DE
EQUIPO INFORMTICO

INFORMES

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

LIDERAR CAPACITACIN
INFORMTICA

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

10

PROYECTOS DE
RENOVACION EQUIPOS
INFORMATICOS

ACTIVIDAD

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE AREA
INFORMTICA

INFORMTICA

Figura 27 Mapeo del proceso rea Informtica


Elaboracin: Autoras

96

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.2 Flujograma del Proceso rea Informtica

Figura 28 Flujograma del proceso rea Informtica


Elaboracin: Autoras

4.4.3 Mapeo de Procesos del rea Administracin Inmuebles


Describe los seis pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del proceso rea
administracin inmuebles.

97

Maestra en Administracin de Empresas

PASOS DEL SUBPROCESO ADMINISTRACION


INMUEBLES
No.
PASO

DESCRIPCION

DOCUMENTO Y/O
ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CARGO

REA

IDENTIFICACION Y
CATASTRO DE BIENES
INMUEBLES

DOCUMENTO

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE
ADMINISTRACION
INMUEBLES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

AVALUO REFERENCIAL DE
LA PROPIEDAD DEL IESS

AVALUO

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE
ADMINISTRACION
INMUEBLES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

POLITICAS DE USO DE
BIENES INSTITUCIONALES

RESOLUCIONES

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE
ADMINISTRACION
INMUEBLES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

VERIFICACION DE
CONDICIONES LEGALES
ACTUALES

INFORMES

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE
ADMINISTRACION
INMUEBLES

AREA LEGAL

PROGRAMACION DE
PLAN ANUAL DE
PROTECCION Y SEGURIDAD CONTRATACION
DE BIENES INMUEBLES
(PAC)

JEFE
DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
GENERALES

COORDINADOR
AREA

ELABORACION DE PLANES
DE USO DE LAS
PROPIEDADES DEL IESS

INFORMES

JEFE
DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

JEFE DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

COORDINADOR
AREA

FIJACION DE CANONES DE
ARRENDAMIENTO

INFORMES

COORDINADOR
AREA

RESPONSABLE
ADMINISTRACION
INMUEBLES

DEPARTAMENTO
SERVICIOS
GENERALES

Figura 29 Pasos del proceso rea Administracin Inmuebles


Elaboracin: Autoras

98

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.4 Flujograma del Proceso rea Administracin Inmuebles

Figura 30 Flujograma del proceso rea Administracin Inmuebles


Elaboracin: Autoras

4.5.0 SUBMODELO DE EVENTOS


Analiza los eventos de los subprocesos y las causas o dificultades encontradas en
cada paso; en este estudio presentaremos la informacin recabada en el
Departamento de Servicios Generales, para lo cual utilizamos la siguiente
metodologa:
1.

Mapeo de Causas o Dificultades: Representada por una matriz en la que


se puede observar el nmero de causas (dificultades) en el desarrollo de
cada paso que intervienen en el subproceso y se determina el peso de
influencia (escala: 1 bajo hasta 5 muy alto).

99

Maestra en Administracin de Empresas

2.

rbol de Problemas: Tiene como objetivo principal aportar en el anlisis


de las causas y efectos de un primer y segundo nivel en un problema
central. Los principios que rigen en este mtodo es hacerle frente a un
problema que necesitara comprender que lo causa y cules podran ser los
efectos.

3.

Mtodo de Ishikawa: El diagrama Causa - Efecto tambien conocido


como diagrama espina de pescado, sirve como herramienta grafica que
constituye un valioso auxiliar para visualizar, discutir, analizar y
seleccionar las bases relevantes que conducen a un resultado determinado,
un problema en este caso.

4.4.1

Mapeo de causas o dificultades del Subproceso Adquisiciones:


nfima Cuanta

Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso nfima
cuanta.

100

Maestra en Administracin de Empresas

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL


SUBPROCESO DE ADQUISICIONES: INFIMA CUANTIA
No.
PASO

DESCRIPCION

AUTORIZACION DEL
GASTO

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

RECEPCION Y
CAUSA
VERIFICACION DE LOS (Dificultades)
DOCUMENTOS
FUENTES
PESO INFLUENCIA

CONTACTO CON
PROVEEDORES PARA
SOLICITAR
PROFORMAS

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

SOLICITUD DE
COMPROMISO
PRESUPUESTARIO

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

CAUSAS O DIFICULTADES
B

FALTA
AUTORIZACIONES
JUSTIFICACION
TARDIAS
REQUERIMIENTOS
3

FIRMAS ILEGIBLES FIRMAS SIN SELLO

FALTA DE
RESPUESTA
OPORTUNA DEL
PROVEEDOR
3

D
REQUERIMIENTOS
NO PLANIFICADOS

4
INSUFICIENTE
INFORMACION DEL
BIEN O SERVICIO
SOLICITADO
3

COTIZACIONES SIN
FIRMA DEL
PROVEEDOR
3

CERTIFICACION
TARDIA
2

FALTA DE
PRESUPUESTO
1
FALTA DE
SEGUIMIENTO DE
ORDENES DE
COMPRA O
TRABAJO

EMISION DE ORDENES
DE COMPRA (BIENES) Y CAUSA
NOTIFICACION
ORDENES DE TRABAJO (Dificultades)
TARDIA
(SERVICIO) Y/O
(NOTIFICACION AL
PROVEEDOR)
PESO INFLUENCIA
1

101

TRASPASO
PRESUPUESTARIO
3

ARCHIVO
CRONOLOGICO

E
REQUERIMIENT
OS CARCTER
URGENTE
4

Maestra en Administracin de Empresas

No.
PASO

DESCRIPCION

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

ENTREGA DE BIENES O CAUSA


(Dificultades)
PRESTACION DE
SERVICIOS
PESO INFLUENCIA

CAUSA
RECEPCION DE BIENES (Dificultades)
Y SERVICIOS
PESO INFLUENCIA

ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
FUENTES

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

PUBLICACION EN EL
PORTAL DE COMPRAS
PUBLICAS

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

10

AUTORIZACION DE
PAGO

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

11

CAUSAS O DIFICULTADES
B

ENTREGA PARCIAL SERVICIOS


DE BIENES
INCOMPLETOS

INFORMES DE
RECEPCION
TARDIOS

ELABORACION DE
ACTAS DE
TRANSFERENCIA

D
TRABAJOS EXCEDEN
EL PRESUPUESTO

2
NEGATIVA DE
CUSTODIOS
ASIGNADOS PARA
FIRMAR ACTA
TRANSFERENCIA
4

TRASPAPELEO DE
DOCUMENTOS

PAGINA WEB CON


TIEMPO LIMITADO
DE ACTIVACION
2

PERMISOS DEL
ORDENADOR DE
PAGO
1

PROCESO DE REGISTRO
ACUMULACION DE
CAUSA
CONTABLE,
BOLENTINES
(Dificultades)
PRESUPUESTARIO Y
CONTABLES
TRANSFERENCIA
BANCARIA
PESO INFLUENCIA
2

Figura 31 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta


Elaboracin: Autoras

102

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.2 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:


nfima Cuanta
Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un
problema central del subproceso de nfima cuantia.

Figura 32 rbol de problemas del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta


Elaboracin: Autoras

103

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.3 Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Adquisiciones:


nfima Cuanta
En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y
se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el
subproceso nfima cuanta.

Figura 33 Mtodo Ishikawa del subproceso Adquisiciones: nfima Cuanta


Elaboracin: Autoras

4.4.4 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Adquisiciones:


Catlogo Electrnico
Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso catlogo
electrnico.

104

Maestra en Administracin de Empresas

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL SUBPROCESO DE


ADQUISICIONES: CATALOGO ELECTRONICO
No.
PASO

DESCRIPCION

AUTORIZACION DEL
GASTO

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

FIRMAS ILEGIBLES

PESO INFLUENCIA

VERIFICACION Y
SELECCIN DE BIENES
EXISTENTES EN EL
CATALOGO
ELECTRONICO

CAUSA
(Dificultades)

DEMORA EN
PROCESO DE
SELECCIN DE
BIENES

PESO INFLUENCIA

SOLICITUD DE
COMPROMISO
PRESUPUESTARIO

CAUSA
(Dificultades)

CERTIFICACION
TARDIA

PESO INFLUENCIA

ELABORACION DE
PLIEGOS

CAUSA
(Dificultades)

AUTORIZACION
TARDIA

PESO INFLUENCIA

CAUSA
RECEPCION Y
VERIFICACION DE LOS (Dificultades)
DOCUMENTOS FUENTES

CAUSAS O DIFICULTADES
B

FALTA DE
CAPACITACION

PESO INFLUENCIA

105

FIRMAS SIN SELLO

ESTUDIO DE
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
3

FALTA DE
PRESUPUESTO
1

INSUFICIENTE
INFORMACION DEL
BIEN O SERVICIO
SOLICITADO
3

FALTA DE
INFORMACION EN
TIEMPOS DE
ENTREGA
3

TRASPASO
PRESUPUESTARIO
3

Maestra en Administracin de Empresas


No.
PASO

DESCRIPCION

APROBACION DE
PLIEGOS

CAUSA/PESO
INFLUENCIA
CAUSA
(Dificultades)

CAUSA
(Dificultades)

FALTA DE CONTACTO
DIRECTO CON
PROVEEDOR

PESO INFLUENCIA

ENTREGA DE BIENES

CAUSA
(Dificultades)

ENTREGA PARCIAL
DE BIENES

PESO INFLUENCIA

10

RECEPCION DE BIENES

CAUSA
(Dificultades)

FALTA DE
ELABORACION DE
COORDINACION EN
ACTAS DE
EL HORARIO DE
TRANSFERENCIA
ENTREGA

PESO INFLUENCIA

11

CAUSA
ORGANIZACIN DE
(Dificultades)
DOCUMENTOS FUENTES

12

CAUSA
(Dificultades)

PERMISOS DEL
ORDENADOR DE
PAGO

PESO INFLUENCIA

13

PROCESO DE REGISTRO
CONTABLE,
PRESUPUESTARIO Y
TRANSFERENCIA
BANCARIA

CAUSA
(Dificultades)

TRASPAPELEO DE
DOCUMENTOS

PESO INFLUENCIA

AUTORIZACION DE
PAGO

DEMORA EN
APROBACION

PESO INFLUENCIA

NOTIFICACION AL
PROVEEDOR

CAUSAS O DIFICULTADES
B

ACUMULACION DE
BOLENTINES
CONTABLES

PESO INFLUENCIA

Figura 34 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


Elaboracin: Autoras

106

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.5 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:


Catlogo Electrnico
Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un
problema central del subproceso del catlogo electrnico.

Figura 35 rbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


Elaboracin: Autoras

4.4.6 Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Adquisiciones:


Catlogo Electrnico
En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y
se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el
subproceso del catlogo electrnico.

107

Maestra en Administracin de Empresas

Figura 37 Mtodo Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Catlogo Electrnico


Elaboracin: Autoras

4.4.7 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Adquisiciones:


Portal Compras Pblicas
Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso portal de
compras pblicas.

108

Maestra en Administracin de Empresas

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL SUBPROCESO DE


ADQUISICIONES: CATALOGO ELECTRONICO
No. PASO

DESCRIPCION

CAUSAS O DIFICULTADES

CAUSAS/PESO
INFLUENCIA
A

AUTORIZACION DEL
GASTO

CAUSA
(Dificultades)

2
DEMORA
RECOPILACION DE
DOCUMENTOS
PRECONTRACTUALES

PESO INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)
OBTENCION DE ESPECIFICACIONES
TECNICAS

2
DEPENDENCIA DIRECTA
DEL NIVEL CENTRAL

PESO INFLUENCIA

AUTORIZACION TARDIA

PESO INFLUENCIA

RECEPCION Y
CAUSA
VERIFICACION DE LOS
(Dificultades)
DOCUMENTOS
FUENTES

SOLICITUD DE
COMPROMISO
PRESUPUESTARIO

CAUSA (Dificultades) CERTIFICACION TARDIA

ELABORACION DE
PLIEGOS

CAUSA (Dificultades)

PESO INFLUENCIA

2
FALTA DE
CAPACITACION

PESO INFLUENCIA

109

FALTA DE
PRESUPUESTO
1
DEMORA
ELABORACION
PLIEGO
3

TRASPASO
PRESUPUESTARIO
3

Maestra en Administracin de Empresas

No. PASO

DESCRIPCION

CAUSAS O DIFICULTADES

CAUSAS/PESO
INFLUENCIA
A

CONFORMACION
TECNICA PROVINCIAL

DEMORA EN
CAUSA (Dificultades) ASIGNACION
DELEGADOS
PESO INFLUENCIA

APROBACION DE
PLIEGOS

CAUSA (Dificultades)
PESO INFLUENCIA

PUBLICACION

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

ADJUDICACION

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

10

CONTRATACION

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

11

ENTREGA - RECEPCION CAUSA


BIENES, SERVICIOS U (Dificultades)
OBRAS
PESO INFLUENCIA

12

AUTORIZACION DE
PAGO

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

13

PROCESO DE REGISTRO
CAUSA
CONTABLE,
(Dificultades)
PRESUPUESTARIO Y
TRANSFERENCIA
PESO INFLUENCIA
BANCARIA

FALTA TIEMPO
MIEMBROS
COMISION
2

DEMORA EN
APROBACION
3

PAGINA WEB CON


TIEMPO LIMITADO DE
ACTIVACION
2
DEMORA
ADJUDICACION
2
DEMORA
PRESENTACION
GARANTIAS
PROVEEDOR
3

FALTA DE
CUMPLIMIENTO DE
PLAZOS DEL
PROVEEDOR
3

DEMORA
ELABORACION
CONTRATO

DEMORA PAGO
ANTICIPO

3
DIFICULTAD
EJECUTAR TRABAJOS
EN HORARIO
OFICINA/PROVEEDO
R
2

FALTA
CUMPLIMIENTOS
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
2

PERMISOS DEL
ORDENADOR DE PAGO

1
ACUMULACION DE
BOLENTINES
CONTABLES
2

Figura 38 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Pblicas


Elaboracin: Autoras

110

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.8 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:


Portal Compras Pblicas
Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un
problema central del subproceso de portal de compras pblicas.

Figura 39 rbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Portal Compras Pblicas


Elaboracin: Autoras

111

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.9

Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Adquisiciones:


Portal Compras Pblicas

En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y


se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el
subproceso del portal de compras pblicas.

Figura 40 Mtodo Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Portal Compras Pblicas


Elaboracin: Autoras

4.4.10 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios: Activos


Fijos
Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso activos fijos.

112

Maestra en Administracin de Empresas

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL


SUBPROCESO DE INVENTARIOS: ACTIVOS FIJOS MUEBLES
No.
PASO

DESCRIPCION

VERIFICACION DE
CARACTERISTICAS
TECNICAS/
VERIFICACION
CODIGO DEL BIEN

CAUSAS/PESO
INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

REGISTRO EN EL
SISTEMA

PESO INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

BODEGAJE

PESO INFLUENCIA

REQUERIMIENTO DE CAUSA
BIENES / SALIDA DE (Dificultades)
BODEGA
PESO INFLUENCIA

VERIFICACION DE
CAUSA
CARACTERISTICAS
(Dificultades)
TECNICAS Y CODIGO
DEL BIEN
PESO INFLUENCIA

SUSCRIPCION DE
ACTA DE
TRANFERENCIA

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

ENTREGA DEL BIEN

CAUSAS O DIFICULTADES
A

NO SE COMUNICA LA
ACTIVO FIJO SIN
DETERIORO DE
ENTREGA-RECEPCION
IDENTIFICACION/DE
CODIGOS DEL BIEN
CUANDO HAY CAMBIO
SCRIPCION
MUEBLE
DE FUNCIONARIOS
2

NO SE DESIGNA EL
CUSTODIO
ENTRANTE
3

SISTEMA EN
DESARROLLO
5

INGRESO A BODEGA NO SE ACTUALIZA


SIN CODIGO DEL
ESTADO DEL BIEN
BIEN
(BUENO, OBSOLETO)
1

3
RESPUESTA
SISTEMA CON
FALTA DE
TARDIA EN
RESTRICCIONES DE
CAPACITACION SOLUCIONES
USUARIO
INFORMATICAS
5
RECODIFICACION
INCOMPLETA
4

5
FALTA DE
ESPACIO FSICO
3

FALTA DE PERSONAL DEMORA


PARA ESTIBAJE
TRANSPORTACION
2

STICKERS
DETERIORADOS
1
TARDIA
SUSCRIPCION ACTA
ENTREGA
RECEPCION
2

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

Figura 41 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Activos Fijos


Elaboracin: Autoras

113

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.11 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Inventarios:


Activos Fijos

Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un


problema central del subproceso de activos fijos.

Figura 42 rbol de problemas del subproceso Inventarios: Activos Fijos


Elaboracin: Autoras

114

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.12 Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Inventarios: Activos


Fijos
En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y
se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el
subproceso de activos fijos.

Figura 43 Mtodo Ishikawa del subproceso Inventarios: Activos Fijos


Elaboracin: Autoras

4.4.13 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios:


Suministros Oficina
Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso suministros de
oficina.

115

Maestra en Administracin de Empresas

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL


SUBPROCESO DE INVENTRIOS: SUMINISTROS OFICINA
No.
PASO

DESCRIPCION

VERIFICACION
CARACTERISTICAS
FISICAS Y TECNICAS

CAUSAS/PESO
INFLUENCIA

CAUSA
(Di fi cul tades)

PESO INFLUENCIA

LEGALIZACION DE
INGRESO DEL
SUMINISTRO

CAUSA
(Di fi cul tades)

PESO INFLUENCIA

INGRESO AL KARDEX

CAUSA
(Di fi cul tades)

PESO INFLUENCIA

ALMACENAMIENTO Y
CLASIFICACIN

CAUSAS O DIFICULTADES
A

ERRORES EN LA
ENTREGA
DESCRIPCION DE
INCOMPLETA
LOS ARTICULOS
DEL ARTICULO
DE LA FACTURA
1

FACTURA ILEGIBLE
(FOTOCOPIA)

FALTA DE UN
SISTEMA DE
INVENTARIOS

FALTA DE
ERRONEA
CONTROL DE
FALTA DE DATOS
DESCRIPCION INVENTARIOS
ESTADISTICOS
DEL ARTICULO MINIMOS DE
SEGURIDAD

FALTA DETALLES
PRODUCTO
SOLICITADO

CANTIDADES
EXAGERADAS DE
PEDIDO

BORRONES,
CORRECCIONES
EN KARDEX
MANUAL

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

RECEPCION PEDIDO
DE INSUMOS
OFICINAS

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

DESPACHO DE LOS
INSUMOS

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

REGISTRO EN EL
SISTEMA

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

CONCILIACION DE
SALDOS

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

CONSTATACION
FISICA

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

10

REABASTECIMIENTO
DE INSUMOS

CAUSA
(Di fi cul tades)
PESO INFLUENCIA

EGRESOS
MANUALES
4
INEXISTENCIA
SISTEMA
INFORMATICO
5
INEXISTENCIA DE
REPORTES DE
SALDOS

EXCESIVO
NUMERO DE
FICHAS DE
KARDEX

PARALIZACION DE
ACTIVIDADES POR
INVENTARIO
4
DEMORA TRAMITE
DE ADQUISICION
4

Figura 44 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Suministros de Oficina


Elaboracin: Autoras

116

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.14 Diagrama del rbol de Problemas Subproceso Inventarios:


Suministros Oficina
Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un
problema central del subproceso de suministros de oficina.

Figura 45 rbol de problemas del subproceso Inventarios: Suministros Oficina


Elaboracin: Autoras

117

Maestra en Administracin de Empresas

4.4.15 Diagrama del Mtodo Ishikawa Subproceso Inventarios:


Suministros Oficina

En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y


se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el
subproceso de suministros de oficina.

Figura 46 Mtodo Ishikawa del subproceso Inventarios: Suministros Oficina


Elaboracin: Autoras

4.4.16 Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Informtico


Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del proceso informtico.

118

Maestra en Administracin de Empresas

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL


PROCESO DEL ARE INFORMATICA
No.
PASO

DESCRIPCION

REGISTRO

CAUSAS O DIFICULTADES

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

CAUSA
(Dificultades)

RESPALDO DE INFORMACIN

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

INSTALACIN DE PROGRAMAS

CAUSA
(Dificultades)

SE REQUIERE DE
MAYOR NUMERO DE
LICENCIAS
INFORMATICAS

PESO INFLUENCIA

CAUSA
REUBICACIN E INSTALACION DE
(Dificultades)
PUNTOS DE DATOS

INSUFICIENTE
ASISTENCIA DE LA
TECNOLOGIA HOST
MESA DE AYUDA DE LA ANTIGUA
DDI

PESO INFLUENCIA

LOS USUARIOS NO
FALTA DE REGISTRO DE REALIZAN LOS
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS DE
MANERA OPORTUNA

PESO INFLUENCIA
MANTENIMIENTO PREVENTIVO,
CORRECTIVO, EQUIPO
INFORMTICO Y SISTEMA
OPERATIVO

5
REHUBICACION DE
PERSONAL NO
PROGRAMADOS

PESO INFLUENCIA

119

FALTA
IMPLEMENTACION
TELEFONIA IP
4

Maestra en Administracin de Empresas

No.
PASO

DESCRIPCION

MANTENIMIENTO DEL SISTEMA


ELCTRICO DE GENERACIN

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

COORDINACIN CON LA
DIRECCION DESARROLLO
INSTITUCIONAL

CAUSAS O DIFICULTADES

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

CAUSA
(Dificultades)

INFORMES TCNICOS PARA


ADQUISICIN DE EQUIPO
INFORMTICO

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

LIDERAR CAPACITACIN
INFORMTICA

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

10

PROYECTOS DE RENOVACION
EQUIPOS INFORMATICOS

CAUSA
(Dificultades)

COSTOS ALTOS DE
LLAMADAS
TELEFONICAS A
CELULAR

PESO INFLUENCIA

ALGUNAS ACCIONES
PARA EL
MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA ELCTRICO
REQUIEREN TRABAJAR
2

2
DEPENDENCIA DE LAS
DIRECCIONES
ESPECIALIZADAS EN LA
EMISION DE
ESPECIFICACIONES
3
BAJO NIVEL DE
CONOCIMIENTO DE
UTILITARIOS DE
WINDOWS POR PARTE
DE FUNCIONARIOS
2
INSUFICIENTE
ASIGNACION
PRESUPUESTARIA

PESO INFLUENCIA

RESTRICCION DEL
GASTO POR PARTE
DIRECCION GENERAL
5

Figura 47 Causas o dificultades del Proceso Informtico


Elaboracin: Autoras

4.4.17 Diagrama del rbol de Problemas Proceso Informtico


Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un
problema central del proceso informtico

120

Maestra en Administracin de Empresas

Figura 48 rbol de problemas del Proceso Informtico


Elaboracin: Autoras

4.4.18 Diagrama del Mtodo Ishikawa Proceso Informtico

En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y


se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el proceso
informtico.

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Figura 49 Mtodo Ishikawa del Proceso Informtico


Elaboracin: Autoras

4.4.19 Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Administracin


Inmuebles
Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5
muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del proceso administracin
de inmuebles.
.

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CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO


AREA ADMINISTRACION INMUEBLES
No.
PASO

DESCRIPCION

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

AVALUO REFERENCIAL CAUSA


DE LA PROPIEDAD DEL (Dificultades)
IESS
PESO INFLUENCIA

CAUSA
POLITICAS DE USO DE
(Dificultades)
BIENES
INSTITUCIONALES
PESO INFLUENCIA

VERIFICACION DE
CONDICIONES
LEGALES ACTUALES

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

No.
PASO

DESCRIPCION

CAUSA/PESO
INFLUENCIA

PROGRAMACION DE CAUSA
PROTECCION Y
(Dificultades)
SEGURIDAD DE
BIENES INMUEBLES
PESO INFLUENCIA

ELABORACION DE
PLANES DE USO DE
LAS PROPIEDADES
DEL IESS

CAUSA
(Dificultades)

PESO INFLUENCIA

FIJACION DE
CANONES DE
ARRENDAMIENTO

CAUSA
(Dificultades)
PESO INFLUENCIA

CAUSAS O DIFICULTADES
A

VARIACIN PERMANENTE DE
CONDICIONES DE MERCADO
INMOBILIARIO REGIONAL,
OBLIGA ACTUALIZACION
PERMANENTE BAJO
CONDICIONES OFERTA /
DEMANDA
4

AVALUO LEGAL REALIZA LA


DINAC DIFERENCIA DE
CRITERIOS TECNICOS CON
PERITOS NO
INSTITUCIONALES
(SUBVALORACION)

C
AVALUO INSTITUCIONAL NO
VALIDO PARA EFECTOS DE
APLICACIN EN NEGOCIOS
INMOBILIARIO
INSTITUCIONALES

FALTA DE PLANES
INSTITUCIONALES PARA DEFINIR
POLITICAS DE USO O DESTINO
DE TODOS LOS BIENES
INMUEBLES ( SISTEMA
PENSIONES)
5

TRAMITES INCONCLUSOS DE
RECLAMACION LEGAL

FALTA DE PLANES
INSTITUCIONALES PARA
DEFINIR POLITICAS DE USO
O DESTINO DE TODOS LOS
BIENES INMUEBLES (
SISTEMA PENSIONES)

FALTA COORDINACION ENTRE


LOS ESTAMENTOS CENTRALES
Y LA DIRECCION PROVINCIAL

CAUSAS O DIFICULTADES
A

PRESUPUESTO INSUFICIENTE
PARA EJECUTAR PROCESOS DE
MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD
DE BIENES INMUEBLES

5
CAMBIO DE POLITICAS
ADMINISTRATIVAS POR
CAMBIOS DE AUTORIDADES
5
INCOPATIBILIDAD LEY DE
INQUILINATO Y REALIDAD DE
MERCADO
4

Figura 50 Causas o dificultades del Proceso Administracin Inmuebles


Elaboracin: Autoras

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4.4.20 Diagrama del rbol de Problemas Proceso Administracin


Inmuebles
Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un
problema central del proceso administracin de inmuebles.

Figura 51 rbol de problemas del Proceso Administracin Inmuebles


Elaboracin: Autoras.

4.4.21 Diagrama del Mtodo Ishikawa Proceso Administracin


Inmuebles
En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas ms importantes y
se ubican en las espinas transversales para el anlisis causa efecto en el proceso
administracin inmuebles.

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Figura 52 Mtodo Ishikawa del Proceso Administracin Inmuebles


Elaboracin: Autoras.

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CONCLUSIONES
Y
RECOMENDACIONES

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CONCLUSIONES
Con el desarrollo de este trabajo de grado hemos tenido la oportunidad de conocer
los procesos, actividades y dificultades que son parte de la administracin y control
de los bienes del sector pblico; en nuestro caso en el Departamento de Servicios
Generales de la Direccin Provincial IESS-Azuay.
El modelo BMM que se sustenta en la ingeniera de mtodos, ser una realidad
cuando la Institucin lo implemente y valorice en la medida en que sea aplicado a
ttulo de referencia para el mejoramiento de sus procesos internos, que permitirn
el fortalecimiento de la gestin administrativa.
En cuanto a los objetivos que nos planteamos stos fueron alcanzados ya que se
desarroll la PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIN PARA LA
ADMINISTRACIN Y MANEJO DE BIENES DEL SECTOR PBLICO EN LA
DIRECCIN PROVINCIAL DEL IESS AZUAY, como una herramienta que
estamos seguras permitir mejorar la administracin, poniendo nfasis en el
resultado de un trabajo integral y participativo de todo un departamento.

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RECOMENDACIONES
Se recomienda implementar el Mtodo BMM por tratarse de una herramienta de
gestin administrativa que permitir planificar las acciones y actividades que
faciliten el oportuno cumplimiento de los objetivos institucionales en materia de
administracin de bienes.
La institucin cuenta con un plan anual de capacitacin coordinado por la Unidad
de Talento Humano, en base a las deficiencias detectadas por los jefes
departamentales en sus equipos de trabajo; recomendamos se incluya un nuevo
programa de capacitacin que mejore la malla curricular de los funcionarios
pblicos.
Recomendamos se solicite la Direccin de Desarrollo Institucional del IESS, que
se complete el desarrollo de todos los mdulos del Sistema Integral del Control de
Activos Fijos (SICAF), que permita el control administrativo y contable de los
bienes muebles y suministros de oficina.
Conformar el Equipo de Gestin de Activos Fijos (EGAF), conforme lo seala la
resolucin CD 315; cuyos miembros coordinarn las actividades de sus reas y
mantendrn actualizado el software de activos fijos.

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BIBLIOGRAFIA
Ley de Seguridad Social, Ley No. 2001-55(Suplemento del Registro Oficial
465,30-XI-2001).
Cdigo Civil del Ecuador, H. Congreso Nacional y Comisin de Legislacin
y Codificacin
Reglamento General de Bienes del Sector Publico, Registro Oficial 378,
Aprobado el 17 de octubre del 2006.
Reglamento Orgnico Funcional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, Resolucin no. CD 021.
Reglamento Orgnico Funcional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social, Resolucin no. 315.
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Acuerdo de la
Contralora General del Estado 25.
Reglamento a la Ley Orgnica Sistema Nacional Contratacin Pblica,
Decreto Ejecutivo 1700, Registro Oficial suplemento 588, mayo del 2009.
Montilva, J., Barrios, J.: BMM: A Business Modeling Method for
Information Systems Development. Universidad de Los Andes, Mrida
2005.
Manual para el Registro de Bienes Muebles. Programa de Modernizacin de
las Finanzas Pblicas, IESS Direccin Provincial del Azuay.
Barrios, J., Besembel, I., Taller de Modelado de Negocios Orientado por
Objetos. Venezuela, 2005.

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LINKOGRAFA

www.iess.gob.ec
http://es.wikipedia.org
www.derecho-ambiental.org
www.asambleanacional.gob.ec
www.compraspublicas.gob.ec
www.contraloria.gob.ec

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ANEXOS
Anexo 1. Ingreso de Almacn

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Anexo 2. Orden de Compra

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Anexo 3. Egreso de Almacn

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Anexo 4. Orden de Trabajo

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Anexo 5. Requisicin Interna

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Anexo 6. Solicitud de Compromiso Presupuestario

138

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Anexo 7. Orden de Despacho de Combustibles y Lubricantes

139

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Anexo 8. Solicitud para utilizar vehculos del IESS

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Anexo 9. Orden de Movilizacin

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