MANUAL ANTE UNA

FIZCALIZACIN
ENSAMBLAJE DE LOS ALTOS C.A.

RESPONSABILIDADES DE CADA UNO DE LOS

INTEGRANTES DEL COMIT DE
CONTINGENCIA ANTE UNA FISCALIZACIN.
RESPONSABILIDADES DE VIGILANCIA EXTERNA.
Flujograma de Fiscalizacin

Responsabilidades:
Tomar nota del nmero de cdula de Identidad de cada uno
de los funcionarios.
Verificar las credenciales de los funcionarios de la
Institucin a la cual pertenezcan.
Preguntar el objeto de su visita.
Tomar nota de: matrcula, color y modelo de los vehculos
en los cuales se trasladan los funcionarios.
Comunicarse con secretaria Dagnalis Delgado Ext.313
indicando la presencia de funcionarios.

RESPONSABILIDADES DE SECRETARIA DAGNALIS

DELGADO.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Comunicarse con la Dra. Claudia Visani, Liborio Izaguirre,
Rosmeri Lugo, Lic. Carolina Velasco, Carolina Schaboi,
Yossef De Barro y Dpto. Legal. indicando la presencia de
funcionarios en la Empresa.
Buscar en vigilancia externa a los funcionarios y trasladarlos
hasta la sala de reuniones.
Colaborar con todo aquello que le sea requerido.

RESPONSABILIDADES DE PRESIDENCIA DRA. CLAUDIA

VISANI.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Solicitar a los funcionarios orden de inspeccin.
Canalizar los requerimientos solicitados por los fiscales.
Decidir o no la entrega de informacin a los fiscales.
Tomar las decisiones que se requieran al momento de la
inspeccin.
Notificar al Dpto. Legal, uno de los Ingenieros y al Dpto. de
SHA la presencia de funcionarios en la planta.
Acompaar a los funcionarios a la entrada principal de la
planta en caso de ser requerido o designar a los que
acompaaran la visita a la planta.
Estar presente al momento de ser impartida la charla de
Seguridad y Salud Laboral.

 Leer, firmar y resguardar el acta de inspeccin.

Acompaar de manera cordial a los funcionarios hasta salir
completamente de la Empresa una vez finalizada la
inspeccin.

RESPONSABILIDADES DE LIC. CAROLINA VELASCO.

Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Solicitar a los funcionarios orden de inspeccin.
Canalizar los requerimientos solicitados por los fiscales.
Decidir o no la entrega de informacin a los fiscales.
Presentar informacin y documentacin solicitada por los
fiscales Previa revisin.
Tomar las decisiones que se requieran al momento de la
inspeccin.

 Notificar al Dpto. Legal, uno de los Ingenieros y al Dpto. de

SHA la presencia de funcionarios en la planta.
Acompaar a los funcionarios a la entrada principal de la
planta en caso de ser requerido o designar a los que
acompaaran la visita a la planta.
Estar presente al momento de ser impartida la charla de
Seguridad y Salud Laboral.
Acompaar a los funcionarios en el recorrido por la planta
que se iniciar en la entrada principal de la misma.
Acompaar a los funcionarios si se requiere el conteo o
revisin de algn producto que se encuentre almacenado en
la planta.
Leer, firmar y resguardar el acta de inspeccin
Acompaar de manera cordial a los funcionarios hasta salir
completamente de la Empresa una vez finalizada la
inspeccin.

RESPONSABILIDADES DE COLABORADORES ROSMERI

LUGO Y LIBORIO IZAGUIRRE.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Notificar a Yesenia Rojo, Honey Gonzlez, Luisa Vargas,
Julin Aragort, Juan Rodrguez, Arnaldo Issa y Luis Freites
de la presencia de fiscales en la Empresa.
Buscar, revisar y analizar la informacin requerida por los
fiscales en las diferentes oficinas.
Alertar a las diferentes oficinas que pueden ser objeto de
inspeccin el cual contar con el apoyo de John Dovales y
Froylan Guzmn en la bsqueda, revisin y anlisis de la
informacin requerida por los fiscales.

RESPONSABILIDADES DE LEGAL ABOGADOS MARIA

PRIETO, FROYLAN GUZMAN Y JOHN DOVALES.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Notificar a Gerardo Chambriar, Yuly Bono y Larissa Paz de la
presencia de fiscales en la Empresa.
Buscar, revisar y analizar la informacin requerida por los
fiscales as como alertar a las diferentes oficinas que pueden
ser objeto de inspeccin. (Froylan Guzmn y John Dovales).
Realizar llamadas si se solicita informacin y documentacin
en las distintas oficinas (Froylan Guzmn).
Levantar acta interna de la inspeccin de Ensamblaje de Los
Altos (Mara Prieto).

RESPONSABILIDADES DE LEGAL ABOGADO JOHN

DOVALES EN PLANTA.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Estar presente al momento de ser impartida la charla de
Seguridad y Salud Laboral.
Levantar acta interna de la inspeccin de planta.
Acompaar a los funcionarios en el recorrido por la planta
que se iniciar en la entrada principal de la misma.
Acompaar a los funcionarios durante el conteo de los
productos si se requiere el mismo.
Verificar que el acta interna est cnsona con la de los
fiscales.
Trasladar a los funcionarios de la planta a la sala de
reuniones.

RESPONSABILIDADES DE GERARDO CHAMBRIAR.

Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:
Ubicar la informacin requerida en las distintas oficinas, en
caso de ser solicitada por los fiscales.
Suministrar la informacin solicitada nicamente mediante
copia impresa.

RESPONSABILIDADES DEL COLABORADOR LUIS FREITE E

INGENIEROS ARNALDO ISSA, JUAN RODRIGUEZ Y JULIAN
ARAGORT EN PLANTA.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:

Estar presente al momento de ser impartida la charla de

Seguridad y Salud Laboral.
Acompaar a los funcionarios en el recorrido por la planta
que se iniciar en la entrada principal de la misma.
Acompaar a los funcionarios durante el conteo de los
productos si se requiere el mismo.
Trasladar a los funcionarios de la planta a la sala de
reuniones (uno de los Ingenieros).
RESPONSABILIDADES DE SEGURIDAD, HIGIENE Y
AMBIENTE YULY BONO Y LARISA PAZ EN PLANTA.
Flujograma de Fiscalizacin.

Responsabilidades:

Recibir a los funcionarios en la entrada principal de la

planta.
Impartir induccin de 3 a 5 minutos de la importancia de las
medidas de seguridad aplicada a la Empresa.
Dotar de equipos de proteccin personal a los funcionarios
para poder ingresar la planta.
Acompaar a los funcionarios dentro del recorrido de planta.

PROTOCOLO ANTE UNA FISCALIZACIN.

1. En caso de recibir personas que digan pertenecer algn
organismo

pblico,

la

vigilancia

externa

deber

solicitarles y tomar nota de lo siguiente:

Cdula de identidad.
Credenciales de la Institucin a la cual pertenecen.
Objeto de su visita.

 Matrcula, color y modelo de los vehculos en los

cuales se trasladan.
Simultneamente el otro personal de vigilancia externa
se comunicar con la secretaria Dagnalis Delgado a la
Ext. 313 quien ser la encargada de comunicarse con la
Dra. Claudia Visani, la Lic. Carolina Velasco, Liborio
Izaguirre, Rosmeri Lugo, Carolina Schaboi, Yossef De
Barros y el Dpto. Legal indicando la presencia de
funcionarios

en

la

Empresa

as

como

buscar

en

vigilancia externa a los funcionarios y trasladarlos hasta

la sala de reuniones, es importante sealar que bajo
ningn concepto se debe dejar solos a los funcionarios
dentro de la Empresa.
2. En caso de no encontrarse la Dra. Claudia Visani en la
Entidad de Trabajo, Dagnalis Delgado le notificar a la
Lic. Carolina Velasco Ext. 431 quien ser la suplente en
el proceso de fiscalizacin, para que reciban a los
funcionarios en la sala de reuniones.
3. Paralelamente Dagnalis Delgado ubicar a la Dra.
Claudia Visani va telefnica:
a) Si la Dra. Claudia Visani notifica que puede llegar se
har esperar a los funcionarios unos minutos, en el
saln antes mencionado hasta su llegada y se les
ofrecer caf.

b) De no ser posible su comparecencia Dagnalis Delgado

le indicar a la suplente que contine con la
inspeccin.
4. En caso de existir dudas acerca de las personas que se
presentan como funcionarios se deber corroborar que
las C.I pertenezcan a las personas que dicen ser; que
prestan servicios para los organismos para los cuales
dicen trabajar, en el supuesto de que la informacin
suministrada por los funcionarios sea falsa se proceder
a llamar a los organismos policiales. En caso de que la
informacin

suministrada

por

los

funcionarios

sea

verdadera se les deber preguntar el motivo de su visita

y si poseen alguna orden o autorizacin para practicar la
inspeccin. Si los funcionarios manifiestan no poseer
ninguna orden o autorizacin de fiscalizacin, se deber
permitir el acceso a la sala de reuniones, pero dejando
constancia de dicha circunstancia.
5. En todo el proceso de inspeccin se deber tratar de
manera cordial a los funcionarios.
6. Una vez ubicados los funcionarios en la sala de
reuniones a los fines de ser atendidos, la Dra. Claudia
Visani tendr de ayudante a la Abogada Mara Prieto y
la

suplente.

La

suplente

solicita

la

informacin

requerida por los fiscales a Liborio Izaguirre y/o

Rosmeri Lugo quienes se encargarn de colaborar con

la

bsqueda

de

correspondientes,

informacin
teniendo

en

como

las

oficinas

auxiliares

de

comunicacin a los abogados Froylan Guzmn extensin

105 y John Dovales extensin 207
apoyo

en la

bsqueda,

revisin

quienes sern un
y anlisis

de

la

documentacin solicitada as como alertar a otras

oficinas que van a ser objeto de inspeccin. La abogada
Mara Prieto levantar acta interna durante todo el
proceso de fiscalizacin la cual deber coincidir con el
acta levantada por el funcionario dejando constancia de
la fecha y hora de llegada de los funcionarios, datos de
su identificacin, el motivo de la visita, el nmero de
orden y autorizacin de fiscalizacin emitida por el ente
regulador, los requerimientos especficos efectuados por
los funcionarios, nombre de los documentos revisados y
copias

de

la

documentacin

solicitada,

una

vez

finalizada la fiscalizacin deber dejarse constancia de

la hora, as como las observaciones que medien, entre
otros detalles pertinentes. Es importante destacar que el
levantamiento del acta no deber entorpecer en ninguna
etapa el proceso de fiscalizacin, una vez culminada se
deber cotejar el acta levantada con la del funcionario,
en caso de no corresponderse con la realidad, solicitar
que sea colocada la debida observacin.
7. Es importante que las personas a quienes se les solicite
la informacin no emitan opiniones si desconocen lo que

se les est solicitando, deben siempre limitarse a

suministrar la informacin requerida previa revisin.
Los empleados de las reas involucradas deben estar en
pleno conocimiento de sus funciones y tener al da la
documentacin pertinente.
8. En caso que los funcionarios soliciten acceder al rea de
planta la Dra. Claudia Visani y/o la suplente notificar a
los encargados de Seguridad, Higiene y Ambiente Sra.
Yuly Bono Ext. 331 y la Sra. Larisa Paz Ext. 343; a los
Ingenieros Julin Aragort Ext. 146 y/o Juan Rodrguez
Ext. 133 y/o Arnaldo Issa Ext. 230 y Legal para que los
reciban en la entrada principal de la planta lugar donde
se dar inicio la inspeccin. La suplente y/o la Dra.
Claudia Visani trasladarn a los funcionarios a la puerta
principal de la planta, donde los responsables del Dpto.
de Seguridad, Higiene y Ambiente impartirn una
induccin de 3 a 5 minutos acerca de la importancia de
todas las medidas de seguridad que aplicamos en la
empresa, aunado a esto se debern colocar todos los
implementos de seguridad, y en todo momento estarn
acompaados por el Sr. Luis Freites, los Ingenieros Juan
Rodrguez,
sealaran

Arnaldo
el

Issa,

recorrido

Julin
de

Aragort

inspeccin

en

(quienes
planta

previamente elaborado), Liborio Izaguirre y el abogado

John Dovales quien elaborar el acta de inspeccin en
planta.

9. En el acta de inspeccin en planta se deber dejar

constancia de todos los lugares o reas a los cuales
accedieron los funcionarios, especificando el nombre del
funcionario que haya ingresado a cada una de las reas.
En caso de que los mismos procedan a efectuar un
conteo

revisin

de

algunos

productos

que

se

encuentren almacenados en la planta, la Dra. Claudia

Visani y/o
abogado

la suplente, uno de los Ingenieros y el

John

Dovales

debern

acompaar

al

funcionario que est efectuando el conteo o revisin,

para verificar que la informacin que posteriormente
ser plasmada en el acta del organismo regulador sea
cnsona con la real. Una vez culminada la inspeccin en
planta uno de los Ingenieros y John Dovales trasladaran
a los funcionarios a la sala de reuniones.
10.

No est permitido que los funcionarios, revisen los

sistemas electrnicos o digitalizados, en este caso la

Dra. Claudia Visani y/o la suplente debern comunicarse
con el Sr. Gerardo Chambriar de la Gerencia de
Informtica

extensin

237,

quien

es

la

persona

facultada para suministrar la informacin solicitada

nicamente mediante copia impresa. Los funcionarios
no podrn conectar ningn tipo de dispositivo a los
equipos informticos de la Entidad de Trabajo.

11.

Si los funcionarios requieren la exhibicin de

documentos, archivos, libros, registros contentivos de

informacin de la Empresa, la suplente previa revisin la
mostrar a los fiscales. Bajo ningn concepto deber
permitirse que los funcionarios modifiquen, alteren,
deterioren o eliminen la documentacin requerida. Es
oportuno aclarar que NO deber suministrarse ninguna
documentacin adicional a la requerida expresamente, a
menos que la Dra. Claudia Visani, y/o la suplente haya
sealado que se haga entrega del algn tipo de
documentacin adicional.
12.

En el caso que los funcionarios requieran algn tipo

de documentacin que no guarde relacin directa con la

actividad econmica de la Empresa, ya sea porque verse
sobre informacin confidencial o sobre datos personales
tanto de los empleados, como de los accionistas; solo
puede ser suministrada excepcionalmente por la Dra.
Claudia Visani, y/o la suplente.
13.

En el supuesto caso que los funcionarios soliciten

algn producto a
informar

que

la Entidad de Trabajo, se les

dicha

peticin

debe

realizarse

formalmente y por escrito, ya que no se puede sustraer

ningn tipo de producto sin antes cumplir con los
procedimientos internos de la Empresa.

14.

La Dra. Claudia Visani y/o la suplente deber leer,

firmar y resguardar copia sellada del acta realizada por

los funcionarios. Posteriormente, debern acompaarlos
de forma cordial hasta la salida de la empresa,
esperando que ingresen en los vehculos hasta que
salgan por el portn del estacionamiento de la Entidad
de Trabajo.
15.

En caso de que haya informacin que deba ser

remitida con posterioridad a la fecha de la fiscalizacin

o exista alguna medida preventiva que haya sido dictada
por los funcionarios, la Dra. Claudia Visani, y la suplente
harn las solicitudes a las oficinas respectivos, para que
se tomen las acciones a que haya lugar.
16. En

caso de que las medidas o sanciones dictadas por los

entes reguladores, no sean ajustadas a derecho o no se

est de acuerdo con las mismas se ejercern los
recursos correspondientes.