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Fasesdelaadministracindeproyectos
por Leticia Pureco Reyes

La administracin en una organizacin busca coordinar todas las actividades que se realizan para
aprovechar al mximo los recursos econmicos, humanos y materiales con los que cuentan para as
lograr la eficiencia y alcanzar los objetivos/metas planteados.
El proceso administrativo de acuerdo a Robbins y Decenzo (2002) cuenta con cuatro etapas que son
Planificar, organizar, dirigir y controlar (pp. 6-7), tal como se muestra en la figura 1:

PLANIFICAR

ORGANIZAR

CONTROLAR

DIRIGIR

Figura 1. Proceso administrativo (Robbins y Decenzo, 2002).

La planificacin hace referencia a coordinar todas las actividades y definir estrategias y metas.
Organizar describe las tareas que debern ejecutarse, cmo se realizan y la persona responsable,
adems de dar a conocer la jerarqua que tiene cada individuo en la organizacin.
Dirigir consiste en mantener una comunicacin efectiva entre todos los miembros de la empresa o
institucin, adems de orientar, motivar y solucionar los conflictos entre los empleados. Por lo regular
esta tarea la llevan a cabo los mandos medios de la compaa.
El control es el ltimo paso de la administracin. Ya que se cuenta con la estructura definida, las tareas
asignadas y las metas establecidas, es importante monitorear que las actividades se realicen como fue
previsto para asegurar el ptimo desempeo en las mismas. Durante esta etapa se debern comparar

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sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.


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los aspectos planteados con los resultados obtenidos y realizar las correcciones necesarias en caso que
no se estn alcanzando los objetivos.
Como es de esperarse, el control debe llevarse a cabo en todo momento y uno de los aspectos ms
importantes ser identificar las reas de mejora y plantear las opciones para solucionar los problemas
identificados. Por lo regular los gerentes son los responsables de realizar esa actividad.
Reyes (1987), describe al control como el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los
resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo
que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos plantes (p. 63).
Asimismo, Robbins y Decenzo (2002), mencionan que el control comprende vigilar a toda la
organizacin, comparar los resultados con las metas y corregir los problemas para lograr que la
empresa vaya por el camino planteado.
Es importante mencionar que dada la diversidad de las organizaciones, la administracin deber
enfocarse a las necesidades particulares de cada una de ellas.
Actualmente la administracin se enfrenta a algunos retos, entre los que podemos destacar la
globalizacin, los cambios constantes y la tecnologa misma.
Al respecto de la Globalizacin, Guiddens (1991, citado por Gmez, 1992) define a la globalizacin
como:

la intensificacin de las relaciones sociales en dimensin


mundial, al conectar localidades distantes de tal manera
que los acontecimientos locales son influidos por eventos
que ocurren a muchas millas de distancia y viceversa...
Se trata, pues, de un proceso dialctico porque esos
acontecimientos pueden desplazarse en direccin inversa a
las relaciones que los modela, es decir, tanto las relaciones
globales impactan a las locales como estas ltimas pueden a
su ver impactar a las primeras (p.60).

Gracias a la globalizacin, las barreras de espacio han desaparecido y la competitividad se ha


incrementado, todo esto implica que las organizaciones busquen herramientas que les permitan generar
ventajas respecto a sus competidores. Algunas estrategias que se han utilizado son la innovacin, la
creacin de nuevos productos, la bsqueda de la calidad y la satisfaccin del cliente, lo que ha

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generado la necesidad de que la administracin sea ms efectiva y enfocada a mercados


multinacionales.
Debido a lo anterior, los cambios que sufren las organizaciones son constantes, por lo que es
importante mejorar el proceso administrativo, con la finalidad de reducir la resistencia de los empleados
e incrementar la flexibilidad de las estructuras, permitiendo adaptarse en menor tiempo al cambio sin
reducir la eficiencia/eficacia.
Por otro lado, la tecnologa ha llegado a modificar en gran medida a las organizaciones, ya que les ha
permitido automatizar gran parte de sus procesos e incrementar la eficiencia de sus empleados. En ese
sentido, el proceso administrativo se ha visto afectado positivamente, en especial durante la etapa de
control; ya que resulta ms sencillo realizar el monitoreo, identificar reas de oportunidad y tomar
decisiones.
Ahora bien, veamos la relacin que tiene la administracin con el desarrollo de sistemas y la obtencin
de requerimientos.
Para poder desarrollar un sistema de informacin es necesario llevar a cabo un conjunto de pasos que
determinen las tareas a realizarse durante la construccin del software. Dicho proceso recibe el nombre
de ciclo de vida.
Las principales etapas que podemos identificar en un ciclo de vida de acuerdo a Pressman (2002) son
Anlisis, diseo, cdigo, pruebas, mantenimiento (p. 20).

Anlisis

Mantenimiento

Pruebas

Diseo

Cdigo

Figura 2. Etapas del ciclo de vida (Pressman, 2006).

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En el anlisis se busca identificar la problemtica, usuarios, necesidades de la organizacin y


determinar los requerimientos del sistema. En este punto se realiza un anlisis de viabilidad para
establecer si se realiza el proyecto o se cancela.
El diseo describe el modelo a seguir para satisfacer los requerimientos, es en este punto donde se
determina la jerarqua de control. Dicha jerarqua consiste en identificar los mdulos que contendr el
sistema y establecer cmo se generar la interrelacin entre ellos, creando de esa manera una
secuencia de ejecucin entre los procesos.
La etapa de cdigo consiste en la programacin, utilizando el lenguaje que haya sido elegido por el
equipo de trabajo.
La etapa de pruebas, como su nombre lo indica, verifica que el sistema desarrollado cumpla con las
especificaciones para asegurar el buen funcionamiento de ste.
Por ltimo, el mantenimiento consiste en realizar las modificaciones en caso de cambiar los
requerimientos o bien si se presenta algn fallo en el sistema.
En este momento existen muchos ciclos de vida, que se pueden encontrar durante el desarrollo, entre
algunos, podemos destacar los de:

Cascada
Espiral
Codificar y corregir
Cascada modificada
Prototipos
Entrega por etapas

La principal diferencia que podemos encontrar entre los ciclos de vida es la manera en la que
desarrollan cada una de las etapas, por ejemplo:
Cuando hacemos referencia al ciclo cascada se determina que las etapas de debern realizar
secuencialmente, sin tener la opcin de retroceder entre ellas. En el caso del ciclo espiral, todas las
etapas se pueden ir realizando de manera simultnea.
La relacin que encontramos entre la administracin y el desarrollo de sistemas es que se debe administrar
cada una de las etapas del ciclo de vida hasta concluir el proyecto e inclusive posteriormente, ya cuando el
sistema forma parte de la organizacin.
De acuerdo a Roger (2002), las fases para administrar un proyecto de desarrollo de software son:

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Figura 3. Fases para administrar un proyecto de desarrollo de software (Pressman, 2006, pp. 73-74).

En este punto, el Planear responde a determinar el qu, cmo, cundo y dnde del desarrollo. Organizar
determina los responsables de las tareas y los tiempos a cumplir. Ejecutar, como su nombre lo indica es
llevar a cabo las actividades programadas y controlar verifica si las actividades se encuentran bien
elaboradas, si se cumpli el objetivo o si debe realizarse alguna modificacin.
Durante todo el ciclo de vida es muy importante llevar a cabo la administracin de las actividades
realizadas, en especial cuando se trata de la implementacin del software. Un concepto esencial durante la
programacin es la jerarqua del control, sta consiste en determinar la manera en que se comunicarn
los mdulos que integrarn el sistema, as como las entradas y salidas que deber generar cada uno de
ellos.
Una manera de apoyar la administracin del proyecto es utilizar la calendarizacin, que consiste en
mencionar todas las actividades contemplando los tiempos, recursos requeridos y al responsable de los
mismos.

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Referencias
Gutirrez, R. (1992) Aportaciones tericas al estudio de las relaciones entre globalizacin y
orientacin educativa. [Versin en lnea]. Recuperada el 15 de junio de 2012 de la base de datos ELibro de la Biblioteca Digital de la UVEG.
Pfleeger, S. L. (2002). Ingeniera de software, teora y prctica. Buenos Aires, Argentina: Pearson
Education.
Pressman, R. (2006). Ingeniera del software: un enfoque prctico. Mxico: McGraw-Hill.
Reyes, A. (2004). Administracin de empresas Teora y prctica. Primera parte. Mxico: Editorial
Limusa. [Versin en lnea]. Recuperado el 16 de marzo de 2012, de
http://books.google.com.mx/books?id=92MVGpDDqn0C&printsec=frontcover&dq=Reyes+Ponce&hl
=en&sa=X&ei=UNdoTHiPIetiALSqJSYBw&ved=0CE0Q6AEwBA#v=onepage&q=Reyes%20Ponce&f=false
Robbins, S. P. y Decenzo, D. A. (2002). Fundamentos de administracin: conceptos esenciales y
aplicaciones (3a. ed.). Mxico: Prentice Hall. [Versin en lnea]. Recuperado el 16 de marzo de
2012, de
http://books.google.com.mx/books?id=yly3Ak0GLykC&printsec=frontcover&dq=fundamentos+de+ad
ministraci%C3%B3n&hl=en&sa=X&ei=OopjT7nsD6m42wXQhaGYDg&redir_esc=y#v=onepage&q=f
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