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Temario
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
124
Objetivo General
En esta ltima Unidad mencionaremos los requisitos que deberemos tener
en cuenta para el seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para
alcanzar los objetivos de calidad del SCG, cumplir con los requisitos de
nuestros clientes y mejorar de manera continua.
Los objetivos para la Unidad 4 estn relacionados con la medicin en el
cumplimiento de los resultados planificados, como as tambin de su
anlisis, tratamiento y mejora.
Lo cual comprende:
125
Objetivos Especficos
Al nalizar esta Unidad didctica los participantes podrn:
Realizar un Seguimiento
Producto/Servicio.
Medicin
de
los
Procesos
126
modelo
de
127
Nro.
Ppto
Vendedor
Aceptado/
Rechazado
Motivo de
Rechazo
Observaciones
128
129
ii.
iii.
iv.
130
2. Designacin de auditores
a) El Responsable de Calidad designar para cada Auditora Interna al
Auditor encargado de realizar la misma. Existe la posibilidad que se
forme en equipo Auditor en el cual debe estar identificado un Auditor
Lder (sin que esto implique la exigencia de otras competencias
respecto a las de cualquier otro Auditor Interno); asimismo existe la
funcin del observador lo cual implica que es una persona que se
encuentra en perodo de formacin de Auditor interno y participa de
la Auditora observando el trabajo del Auditor Interno y participando
activamente de la misma slo ante autorizacin y supervisin de ste
ltimo.
b) El Auditor designado no podr ser el Responsable del proceso
auditado. Las competencias exigidas como obligatorias para
desempear la funcin de Auditor Interno del SGC se encuentran
descritas en un perfil de puesto creado para este caso.
3. Realizacin de auditoras
a) Ante la cercana de una fecha de Auditora programada
(aproximadamente quince das), el Responsable de Calidad designar
al Auditor o equipo Auditor (pudiendo recaer en l mismo si
satisficiera las competencias exigidas) y convendrn entre el Auditor
y el responsable del proceso auditado la fecha exacta para realizar la
Auditora.
b) El Auditor planificar la Auditora teniendo en cuenta informes de
Auditoras anteriores al proceso en cuestin, el seguimiento de
acciones iniciadas ante Hallazgos detectados con anterioridad y todo
otro aspecto sobre el cual el Responsable de Calidad o el Rep. de la
Direccin deseen poner nfasis.
c) La Auditora comenzar con una reunin de apertura en la cual el
Auditor presentar el alcance de la Auditora al auditado y entre
ambos convendrn la manera ptima de organizar la recorrida por los
procesos o actividades involucradas.
d) El Auditor verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en
el SGC y tomar nota de todo Hallazgo que detecte o de situaciones
que deber verificar posteriormente. Paralelamente, verificar el
cumplimiento de las acciones iniciadas como respuesta a Hallazgos
detectados en Auditoras previas.
e) Habiendo concluido su recorrida por los procesos a auditar, el Auditor
citar a una reunin de cierre en la cual expondr todos los
Hallazgos.
131
132
Mes
Proceso
EN FE
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad
Control de los Documentos
Control de los Registros
Producto No Conforme
Acciones Correctivas, Preventivas y
Oportunidades de Mejora
Auditoras Internas
Satisfaccin del cliente
Revisin por la direccin
Compras
Comercial
Produccin
Proceso X
Proceso Y
Proceso Z
M
A
AB M
A
JN
JL
AG SE
OC NO DI
133
1. Informacin General
N
de
auditora:
Fecha
realizacin:
de
Tipo:
Programada
Seguimiento
Extraordinaria
Alcance:
2. Sntesis General
Indicaciones
positivas:
reas
principales
de mejora:
Personas
contactadas:
Conclusin
del auditor:
3. Resultados
Proceso
Descripcin de
Evidencia
Procedimiento General
Rdo1
134
NCm
OBS
OM
EN
Hallazgo
Clusula ISO 9001:2008
N
Informe de Auditor
Auditor lder:
Fecha:
Firma
Aclaracin
Responsables
de procesos
auditados:
Firma
Aclaracin
Estos dos registros, no necesariamente son los nicos, dado que se pueden
utilizar Agenda de Auditora, Plan de Auditora y dems registros que
aporten al proceso de auditora.
135
alternativos,
136
se
N: es correlativo al anterior
137
Requiere Accin?
o Si: si se le da tratamiento al hallazgo
o No: si no se le da tratamiento al hallazgo
138
Estado
o
o
139
140
N: es correlativo al anterior
141
V. Anlisis de datos
La organizacin debe recopilar y analizar los datos apropiados con el fin de
demostrar la eficacia y eficiente del SGC y evaluar mejoras continuas.
El anlisis debe proporcionar datos respecto a la satisfaccin del cliente,
cumplimiento de requisitos, caractersticas y tendencias en procesos y
productos, posibles acciones preventivas e informacin de los proveedores.
Tambin se deber analizar la informacin obtenida en el entorno de la
organizacin, lo cual permita identificar las oportunidades y amenazas. La
realizacin de un anlisis de datos y generacin de informacin interna y
externa nos permite tomar decisiones objetivas respecto a estrategias y
polticas de la organizacin.
La informacin que podramos obtener sera la siguiente:
proporcionan
142
P
A
H
v
P
A
H
v
P
A
H
v
143
144
Nombre y Apellido
de quien identifico el
Hallazgo
Ingresar la Fecha
de identificacin
del Hallazgo
Hallazgo
Por orden de
aparicin
Se va a
Tratar?
Quin lo va
a Tratar?
No Conformidad Real? No
Conformidad Potencial?
Oportunidad de Mejora?
Qu Accin tomo al
momento de identificar el
Hallazgo? (si
corresponde)
Anlisis
AP, AC u
OM
Verificar de
la Accin
Cierre del
Hallazgo
145
N: es correlativo al anterior
146
d. Para analizar las causas que originaron el hallazgo y decidir las acciones
particulares a implementar, el responsable de la accin convocar personas
que considere que puedan aportar conocimiento, experiencia e ideas con el
objeto de formar un grupo de trabajo.
e. Identificada la causa raz que provoc la no conformidad, se decidirn las
acciones particulares que se tomarn. A su vez, se identificar a un
responsable de llevar a cabo cada una de estas acciones particulares y se
determinar una fecha lmite para su cumplimiento.
f. El grupo de trabajo determinar adems una fecha y un responsable de
verificar que la accin haya sido eficaz. Esta fecha no puede adelantarse, no
se trata de una fecha lmite sino exacta ya que el objetivo es que cada una
de las acciones particulares que se hayan implementado puedan ser
ejecutados un tiempo determinado para que de esa manera sea posible
observar sus efectos sobre el proceso en el cual se detect la no
conformidad.
Se considerar que la accin fue eficaz si es posible determinar que el
proceso pudo ejecutarse y que la no conformidad no se repiti.
g. Si se detectara que la accin no ha sido eficaz, entonces deber iniciarse
una nueva accin.
h. El Responsable de Calidad efectuar un seguimiento de las acciones
iniciadas verificando que cada uno de los responsables de las mismas
registren los avances y que se cumplan las diferentes fechas previstas.
i. Cuando la accin es verificada como eficaz, el Responsable de Calidad
procede a verificar los registros que evidencian la evolucin que tuvo el
tratamiento de la accin y registra el resultado en el REGISTRO DE
HALLAZGOS. En caso de observar que han existido pasos que no satisfacen
los requisitos del SGC devolver la accin al responsable de su tratamiento
para que realice las correcciones necesarias.
El Responsable de efectuar el tratamiento del hallazgo debe completar los
campos que se identifican con el color verde y son los denominados
CAMPOS A COMPLETAR POR EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DEL
HALLAZGO, los cuales son los siguientes:
147
Requiere Accin?
o Si: si se le da tratamiento al hallazgo
o No: si no se le da tratamiento al hallazgo
Estado:
o
o
148
No Alcanzo
Medio
Alcanzo
149
Perspectiva Financiera
o
de la organizacin,
Retorno de capital,
150
Resumen
En esta ltima Unidad se concluye con cada uno de los puntos estudiados y
ejercitados. En ella hemos analizado los elementos que nos brinden
evidencia del cumplimiento de los requisitos internos, los legales y
reglamentarios, y los de los clientes y otras partes interesadas.
Esta Unidad abarca desde el anlisis de satisfaccin de nuestros clientes o,
porque no, de nuestras partes interesadas, las cuales definimos
oportunamente en la Red de Valores hasta el cumplimiento de los requisitos
que hemos establecidos para cada uno de los procesos.
La satisfaccin del cliente es un hecho sumamente importante, el cual se
debe estudiar y del cual debemos recabar informacin para mejora en
nuestro producto/servicio, proceso en el SGC en general.
Las auditoras internas aportan a este objetivo de mejora continua, de
identificacin de NC y del tratamiento de manera preventiva o correctiva de
las mismas.
El tratamiento dado a un PNC es sumamente importante en el sentido de su
segregacin y en la eliminacin de la causa raz si es que existiera, dado
que se podra tratar de un hecho aislado.
Por ltimo, el Registro de Hallazgos y el Cuadro de Mando Integral son dos
agregados que pueden ser utilizados como una oportunidad de mejora para
la organizacin o para la actividad profesional que efecte.
151
Oportunidades:
Debilidades:
Amenazas:
152
Fortalezas
Debilidades
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Externas?
Sobre
qu
criterio
153
Tarea
Descripcin
10
Actividad
4)
Seguimiento
Producto/Servicio
Medicin
de
Procesos
154
Tarea
Descripcin
155
los
productos
no
conformes
para
Tarea
Descripcin
156
10
11
12
13
14
15
informacin
utiliza
para
la
toma
de
Informacin
Existe?
Mercado
Cuantificada?
Min
Max
F
O
D
A
Observ.
157
Tarea
Descripcin
Responsable/s
158
10
159
Nro
10
Indicador
Perspectiva
Sistema de
Medicin
No
Alcanzo
Medio
Alcanzo
160
161
162
163
164
Bibliografa Utilizada
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad
Requisitos. Organizacin Internacional de Normalizacin.
Informe elaborado por Comit ISO/TC 176 sobre Norma ISO 9001
versin tentativa 2015, Sistema de Gestin de la Calidad
Requisitos. Organizacin Internacional de Normalizacin.
Norma ISO 9000:2005, Sistema de Gestin de la Calidad
Fundamentos
y vocabulario. Organizacin Internacional de
Normalizacin.
Norma ISO 9004:2009, Sistema de Gestin de la Calidad
Directrices para la mejora del desempeo. Organizacin Internacional
de Normalizacin.
Norma ISO 19011:2011 Directrices para la Auditora de Sistemas de
Gestin. Organizacin Internacional de Normalizacin.
The Balanced Scorecard. Robert t. Kaplan y David P. Norton. Harvard
Business School Press, Boston, Massachusetts.
Administracin de Organizaciones. Planeamiento, Organizacin,
Direccin y Control. Lic. Jos Luis Segade. Editorial Macchi.
Organizacin y Administracin. Manual de Estudios USAL (2011),
Julin Candermo.
Newsletter CAME Junio 2013, Sistema de Gestin de Calidad
Certificacin ISO 9001:2008. Julin Candermo.