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GUA PRCTICA

PARA LA ORGANIZACIN
DE UN CONGRESO NACIONAL

GUA PRCTICA
PARA LA ORGANIZACIN
DE UN CONGRESO NACIONAL
Jos Jess Sigala Rodrguez, Jaime Escoto Rocha,
Citlalli Edith Esparza Estrada, Diana Estephanie Carrillo Lara,
Ernestina Meza Rangel, Eric Sigala Meza
y Ada Martnez Luna

J. J. Sigala Rodrguez, J. Escoto Rocha, C. E. Esparza Estrada, D. E. Carrillo


Lara, E. Meza Rangel, E. Sigala Meza y A. Martnez Luna. 2015. Gua
prctica para la organizacin de un congreso nacional. Sociedad
Mexicana de Zoologa y Universidad Autnoma de Aguascalientes.
Aguascalientes. 26p.

GUA PRCTICA
PARA LA ORGANIZACIN
DE UN CONGRESO NACIONAL
D.R. Universidad Autnoma de Aguascalientes

Av. Universidad 940, Ciudad Universitaria

Aguascalientes, Ags., 20131
www.uaa.mx/direcciones/difusion/editorial/menu.html





Jos Jess Sigala Rodrguez


Jaime Escoto Rocha
Citlalli Edith Esparza Estrada
Diana Estephanie Carrillo Lara
Ernestina Meza Rangel
Eric Sigala Meza
Ada Martnez Luna

Planeacin

Temtica
Seleccin de sede
Presupuesto y patrocinadores
Equipo de organizacin
Cronograma de actividades

Actividades antes del congreso

Convocatoria
Diseo de la imagen del congreso
Conferencistas magistrales y talleristas
Preinscripciones
Recepcin de trabajos, organizacin
y programacin
Memorias del congreso
Hotel sede del congreso
Eventos sociales, culturales o deportivos
Servicio de cafetera
Solicitudes
Recibos de inscripcin al congreso
Paquete del congreso
Actividades extra para generar recursos
Vendedores externos al congreso
Requerimientos de equipo
Espacio fsico para el congreso

Actividades durante el congreso

Registro
Ceremonias de inauguracin, clausura
y conferencias magistrales
Apoyo extra de las comisiones
Entrega de constancias

Actividades despus del congreso


Evaluacin del congreso
Informe financiero

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Planeacin

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Planeacin

Temtica
Es recomendable que despus de seleccionar la temtica del congreso se elija un tema llamativo y afn a los aspectos que aborde
el mismo. Se recomienda para ello una lluvia de ideas con el fin de
producir una propuesta que sea atractiva y que capture la atencin
de los interesados en el tema.

Seleccin de sede
La sede anfitriona deber ser asignada por lo menos un ao antes de la fecha del evento tomando en cuenta las instalaciones con
que cuenta para recibir al nmero probable de asistentes, as como
la disponibilidad de hospedaje y transporte hacia las instalaciones
que faciliten la estancia de los visitantes. Tambin podran tomarse
en cuenta lugares de atractivo turstico que sean de inters potencial para los congresistas en su visita.

Presupuesto y patrocinadores
Una vez definida la temtica del congreso es conveniente establecer un presupuesto base considerando las necesidades especficas
del evento para proceder a la gestin de recursos tanto internos
como externos a la institucin sede. Es recomendable elaborar un
listado de las compaas o empresas relacionadas con el mbito
o la temtica del evento tomando en cuenta los calendarios de financiamiento con la finalidad de obtener mejores oportunidades
para captar recursos. Una forma de obtener apoyos es ofrecer a las
empresas recibos deducibles de impuestos por sus donativos en especie o efectivo. Estos recibos pueden gestionarse con la institucin
sede si la sociedad organizadora no cuenta con ellos.
Algunas empresas pueden otorgar una cooperacin econmica, pero otras prefieren donar artculos relacionados con su propio
funcionamiento que pueden ser utilizados en el evento. Por ejemplo,
es ms probable que una casa de impresiones participe con papel,
tinta o impresin de folletos y posters que con una suma monetaria.

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Planeacin

Algunos ejemplos de donativos para la realizacin del evento que


pueden ser solicitados a las empresas patrocinadoras son: boletos
de avin, hospedaje para conferencistas, carpetas, tazas, playeras,
alimentacin para el equipo de organizacin, vales de consumo en
restaurante, material para actividades deportivas o eventos culturales, agua embotellada, por mencionar algunos.
Es importante no olvidar dar crdito a todos los patrocinadores. Esto puede hacerse de diferentes maneras: imprimiendo una
lona de patrocinadores que sea exhibida en el mismo evento, incluyndolos en el programa, en los folletos, en el salvapantalla y
escritorio de las computadoras utilizadas en las presentaciones y en
todas las aplicaciones publicitarias del evento.

Equipo de organizacin
Mientras mayor sea el evento, mayor ser tambin el reto de coordinar a los organizadores y voluntarios. Se recomienda formar comisiones o delegaciones relacionadas con cada aspecto a considerar
en el evento, as como realizar reuniones peridicas para informar
sobre los avances en la organizacin. Los puestos ms importantes
a considerar son:

Coordinador general y secretario del evento. Son las personas


encargadas de coordinar las actividades y los comits mediante la
designacin de actividades. Son el enlace de comunicacin con la
asociacin organizadora, la institucin sede y el contacto para cualquier asunto relacionado con el evento.
Comit de revisin de trabajos. Dependiendo de la magnitud del

evento, este comit estar formado al menos por seis personas encargadas de la recepcin, revisin y envo de trabajos para modificaciones en plazos y fechas establecidos en la convocatoria.

Comit de organizacin logstica. ste se conformar por una per-

sona encargada del rea financiera, un programador de sesiones del


evento, varios moderadores y un encargado de la organizacin de los
comits de voluntarios (aquellas personas que colaborarn antes y
durante el congreso).

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Planeacin

Algunos ejemplos de las comisiones que pudieran formarse son: comisin de programacin, comisin de patrocinadores,
comisin de publicidad, comisin para diseo de la pgina de
internet, comisin de hacienda, comisin de conferencistas magistrales, comisin de revisin de trabajos, comisin revisora,
comisin de edicin de memorias e ISBN digital, comisin de
reconocimientos, comisin de carteles, comisin de moderadores
y secretarios, comisin de edecanes, comisin de eventos sociales,
comisin de concurso fotogrfico, comisin de registro y finanzas,
comisin de evento social-deportivo, comisin de proyeccin, comisin de kit de registro, comisin de cafetera, comisin de vigilancia y
transporte y comisin de apoyo logstico.
Se puede solicitar apoyo estudiantil, pero hay que buscar
maneras de retribuir la ayuda que los estudiantes brinden. Algunas alternativas de retribucin son la liberacin de horas de servicio social o prcticas profesionales, crdito acadmico, crditos
humanistas, playeras de organizadores, inscripcin gratis al evento,
alimentos en algunos das, y/o apoyo econmico. Si el congreso se
realiza en una unidad acadmica es recomendable la suspensin
de clases durante la totalidad de la duracin del evento. Si no es
posible la suspensin de clases durante el evento, es importante
gestionar la justificacin de las faltas de los estudiantes que apoyaron o asistieron al evento.

Cronograma de actividades
Se sugiere la elaboracin de un cronograma de actividades que
permita visualizar con claridad las fechas a considerar antes, durante y despus del congreso. ste y otros documentos importantes pueden ubicarse en alguno de los servicios para compartir y
editar documentos en lnea de modo que puedan ser editados por
los organizadores principales. Un servicio que facilita lo anterior
es docs.google.com.

Actividades
antes
del congreso

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Actividades antes del congreso

Convocatoria
Se recomienda elaborar una convocatoria que contenga el ttulo
del evento, la fecha, la ciudad y la institucin sede del evento. Esta
convocatoria deber establecer el objetivo de la realizacin del congreso y las personas a quienes va dirigido, las temticas a abordar
y las actividades a realizar como parte del programa del congreso: ponencias orales y carteles, conferencias magistrales, foros de
discusin, exposiciones, cursos y/talleres y eventos culturales y/o
deportivos.
En la convocatoria se darn a conocer las diferentes cuotas
establecidas (estudiantes de licenciatura, de posgrado, profesionistas y pblico en general). Tambin podrn establecerse fechas de
pago anticipado y pago tardo. Para ello se deber contar con una
cuenta bancaria con la opcin de prepago y deber hacerse pblica
en la convocatoria en la seccin de cuotas. En esta convocatoria se
detallarn los lineamientos de los resmenes (tipo de letra, ttulo,
autores, antecedentes, mtodos y literatura citada) para las diferentes modalidades de trabajo a presentar (oral o cartel). Tambin
se determinar la duracin, distribucin del tiempo, equipo, puntualidad y entrega de presentaciones y los datos complementarios
que acompaarn el trabajo (forma de presentacin, tema, direccin postal del autor principal y correo electrnico de contacto).
Es recomendable crear una cuenta de correo exclusiva para la
recepcin de resmenes o extensos y otra para asuntos relacionados con el congreso como informacin general. Es de fundamental
importancia establecer una fecha lmite para recepcin de trabajos
y ajustarse a ella. Aunque es relativamente comn dar prrrogas
para recepcin, eso acorta el tiempo de edicin y retrasa la elaboracin de las memorias. En lugar de las prrrogas, es conveniente
enviar recordatorios peridicos por todos los medios posibles un
par de veces antes del cierre de la recepcin de los trabajos.

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Actividades antes del congreso

Diseo de la imagen del congreso


Se recomienda pedir asistencia a un diseador grfico para la elaboracin del material publicitario del evento y las aplicaciones necesarias. Pueden elaborarse documentos de referencia con los elementos que se espera que contenga el diseo para que el diseador
pueda elaborar varias propuestas iniciales de las que surgir la imagen final del congreso cuando sea sometida a votacin en alguna de
las reuniones del comit organizador.
Dentro de los requerimientos principales del congreso en
este rubro se encuentran: logo, hojas membretadas, folders, gafetes, trpticos, carteles, constancias, lonas, entre otros productos
grficos. Los productos del congreso debern incluir los logos institucionales y de los patrocinadores. La publicidad elaborada para el
congreso se puede exponer en centros de actividad en las instituciones relevantes y enviarse a colaboradores externos para que los
distribuyan en sus entidades a travs del correo ordinario, correo
electrnico, inserciones en pginas relevantes y redes sociales. Estas aplicaciones deben ser simples, llamativas, concisas, informativas y representativas del evento.
Se sugiere la creacin de una pgina de internet que contenga informacin relacionada con el evento que se va a realizar. Se
debe contactar un diseador de pginas web que pueda realizar
el diseo bsico con imgenes y contenido proporcionado por el
comit de organizacin del congreso. En cuanto al contenido, ste
puede incluir informacin general del evento, de las entidades organizadoras, sugerencias de lugares para hospedarse, sitios de inters en la entidad husped, costos y opciones de transporte.

Conferencistas magistrales y talleristas


Se deber invitar a los conferencistas de acuerdo con el tema elegido para el congreso y elaborar una base de datos con los posibles
candidatos tomando en cuenta su lnea de trabajo, su reconocimiento y sus posibles aportaciones temticas al congreso. Para realizar la
invitacin se elaborar un formato de carta invitacin en el idioma
de cada participante que contenga el tema del evento y la importan-

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Actividades antes del congreso

cia de la aportacin que pudiera brindar con su participacin. Una


vez que los conferencistas hayan confirmado su participacin, se les
solicitar informacin adicional sobre sus preferencias de horarios
de llegada y partida, hospedaje, etctera.
En caso de que se impartan talleres durante el congreso se
deber elaborar una base de datos con los posibles invitados especiales a la imparticin de dichos talleres que contenga el nombre
del tallerista, su lnea de trabajo, los datos de contacto y una breve
descripcin del contenido del taller. Para este fin, es til elaborar
un formato para los talleristas que vayan a impartir el taller que
solicite esta informacin para todos los talleres.

Preinscripciones
La inscripcin temprana o preinscripcin permite visualizar el nmero posible de participantes, considerar espacios ms grandes o
ms pequeos que los considerados originalmente y elaborar las
constancias de participacin con las personas preinscritas para
agilizar el proceso de entrega de las mismas durante el evento. Se
sugiere ofrecer precios con descuento para la preinscripcin con
la finalidad de incentivarla y obtener recursos para el evento de
manera anticipada.

Recepcin de trabajos, organizacin y programacin


Se deber asignar un nmero de participante a cada uno de los
resmenes de los trabajos enviados a la cuenta creada para este
fin. Este nmero ser utilizado para la elaboracin de una base de
datos de trabajos participantes que deber contener el nmero de
trabajo asignado, el ttulo del trabajo, los autores y todos los datos
de contacto pedidos con antelacin en la convocatoria. Posterior
a la recepcin se proceder a la revisin de trabajos por parte del
comit revisor de estilo y por expertos tcnicos del tema de trabajo.
Cada revisor deber elaborar una carta que contenga el veredicto
para la participacin del trabajo en el congreso (aceptado, aceptado con modificaciones o rechazado) y enviarse de manera oportuna

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Actividades antes del congreso

al autor de contacto para que se hagan las modificaciones cuando


sean necesarias.
Una vez que se tiene el total de los resmenes participantes se contina con el proceso de programacin de sesiones segn
los horarios establecidos para cada da de la duracin del evento,
tomando en cuenta la ceremonia de inauguracin y clausura, las
conferencias magistrales, sesiones orales, sesiones de cartel, imparticin de talleres y eventos culturales y/o deportivos. Una vez
concluida la programacin se sugiere la elaboracin del programa
en trptico con el contenido por sesin y una pequea resea de los
conferencistas magistrales.
Se recomienda pensar bien la fecha de cierre para recepcin
de trabajos y no aceptar trabajos posteriores a esa fecha porque
retrasara todo el proceso de programacin y revisin.

Memorias del congreso


Los resmenes de los trabajos participantes en el congreso sern
compilados en un solo documento despus de pasar por el proceso de revisin de estilo y tcnico para su posterior envo a edicin
por parte de expertos editoriales y para la obtencin del ISBN para
su publicacin. Un aspecto importante a considerar es que dependiendo del proceso de edicin y la cantidad y extensin del material
recibido, este proceso puede ser muy largo, por lo que se sugiere
que se inicie con mucha anticipacin para que las memorias estn
listas para las fechas del evento.

Hotel sede del congreso


El alojamiento de los participantes no es responsabilidad de los organizadores (con la excepcin de los conferencistas magistrales invitados); sin embargo, se sugiere compilar un listado con los sitios que
ofrezcan tarifas razonables o descuentos especiales que deben ser
gestionados por el comit organizador directamente con los hoteles.
Es recomendable comparar las opciones ofrecidas por los hoteles ya
que hay algunos que ofrecen una habitacin gratis por cada cierto

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Actividades antes del congreso

nmero de habitaciones ocupadas por congresistas, transporte gratuito del hotel al evento, vales de alimentos, etctera.

Eventos sociales, culturales o deportivos


Se puede realizar un evento cultural o deportivo para fomentar la
interaccin de asistentes de procedencias distintas. ste se puede
realizar utilizando las instalaciones de la institucin sede o algn
museo o galera de arte segn sea la temtica del congreso. Tambin conviene planear una cena de gala para la convivencia de los
participantes. Contratar a algn restaurante para la cena de gala es
ms caro que si el comit decide organizarla, pero es mucho ms
sencillo, ya que no hay que rentar mobiliario, meseros, etctera. Si
se decide contratar un restaurante, se puede seleccionar entre una
gran variedad de alimentos, pues generalmente se ofrecen pruebas
de dos o tres platillos antes de decidir. El descorche, como le llaman a la inclusin de bebidas alcohlicas en la cena, puede incrementar significativamente los costos, pero siempre hay congresistas
que piensan que es indispensable el alcohol. La decisin de incluirlo
depender de los recursos disponibles. Finalmente, algo popular en
estas cenas de gala es tener sonido o msica en vivo y entregar premios o realizar rifas con el nmero de boleto de entrada.

Servicio de cafetera
El servicio de cafetera que se ofrece en los recesos de las sesiones
simultneas puede contratarse o realizarse por un comit local.
Contratarlo es ms caro pero libera de responsabilidades al comit
local. Se sugiere comparar precios y pedir opinin de la calidad de
los servicios brindados por tales empresas a personas que hayan
tenido experiencia reciente con ellas. En caso de que el comit local decida organizar el servicio de cafetera, se deber tener con
antelacin el material necesario como: galletas, caf, t, garrafones
de agua, azcar, sustituto de crema, cucharas, servilletas, cafeteras,
filtros, extensiones, charolas, mesas, manteles, botes y bolsas de
basura, etctera.

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Actividades antes del congreso

Solicitudes
Se recomienda la elaboracin de una plantilla general de formato de solicitud debido a que previo al evento hay una gran cantidad
de solicitudes que se debern entregar a la institucin husped. Con
frecuencia, stas se deben hacer a las diferentes dependencias o direcciones de la misma. No hacerlas con tiempo significar un caos
administrativo que puede afectar toda la planeacin. No hay que
olvidar los insumos de diversos tipos: tner para impresoras, hojas,
folders, cartulinas, plumas, lpices, tijeras, engrapadoras, plumones,
chinches, cinta adhesiva, etiquetas, entre otros.
Entre las solicitudes que se deben hacer se tienen como
ejemplos las siguientes: Internet sin restricciones durante el evento
para realizar registros y movimientos va electrnica, colocacin de
lonas, trmite de circuito cerrado para las conferencias que sern
proyectadas, equipo de audio y proyeccin para conferencias magistrales, vigilancia para supervisar el evento y las salas de almacn de equipos, permiso para pegar o colgar letreros referentes al
evento en espacios externos al evento, permiso para la venta de
los expositores durante el congreso, permiso de ingreso para los
vendedores o expositores de material.

Recibos de inscripcin al congreso


Se debern elaborar con anticipacin recibos con original y dos
copias que contengan nombre, institucin de origen, correo electrnico, forma de pago y cantidad. El recibo original y la primera
copia se entregarn al participante para que con la copia pueda
recibir su paquete o kit del congreso el da de registro y pueda mantener el original como comprobante de pago. Los recibos
idealmente debern de ser vlidos ante las autoridades hacendarias, pero tambin se puede solicitar apoyo para esto a la institucin sede.

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Actividades antes del congreso

Paquete del congreso


Es recomendable considerar la entrega de un paquete de inscripcin a cada congresista en una bolsa o mochila que puede incluir
el programa del evento y artculos varios como folder, libreta, hojas
para anotaciones, pluma, mapa, folletos promocionales y una taza
o termo que ser utilizada en los servicios de cafetera para minimizar el uso de desechables. Estos artculos debern ser diseados
y elaborados con anticipacin para que muestren el logo del congreso y puedan ser entregados en el rea de registro el primer da
del evento.

Actividades extra para generar recursos


Se pueden generar recursos vendiendo artculos relacionados con
el evento. Ejemplos:
Calendarios con el logotipo del congreso que se llevar a cabo.
Tambin se pueden emplear temas, paisajes o lugares de
atractivo turstico de la localidad sede como fondo del calendario, colocando en todo momento el nombre del congreso.
Tazas o termos con el logotipo del congreso pueden significar
una buena fuente de ingresos ya que son elementos de fcil
venta. Igualmente sirven para reducir el uso de desechables.
Rifa de diferentes artculos del congreso como plumas, lpices, lapiceros, tazas, carpetas, libretas, llaveros, etctera.
Venta de postales de algn tema de inters para los asistentes al evento.
Deber considerarse que la cantidad de material elaborado
para venta deber estar de acuerdo con las proyecciones de venta para el evento. Producir demasiado material que tal vez no se
venda es contraproducente ya que utiliza recursos en lugar de generarlos. Se debe tener cuidado de que los artculos en venta no
sean similares a los que pudieran llevar los vendedores que acudan
al evento.

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Actividades antes del congreso

Vendedores externos al congreso


Existen empresas dedicadas a ofrecer sus productos en los congresos cuando stos son afines a la temtica del mismo. Se deber
elaborar una base de datos con los vendedores que planean asistir
y asignar una comisin que se encargue de la organizacin de los
vendedores, la designacin de los lugares que ocuparn y el control
de las mesas de exposicin, y las sillas y lonas. Todo este material
que deber ser gestionado con anticipacin. Generalmente, las empresas u organizaciones interesadas se ponen en contacto con el
coordinador del evento para solicitar espacio fsico para la venta o
demostraciones de productos. En algunos congresos se cobra una
cuota por este espacio, y otra opcin es que estos vendedores donen productos para la realizacin de una rifa en alguna de las actividades del congreso.

Requerimientos de equipo
En este apartado se enlistan algunos ejemplos de los materiales a
utilizar en el evento que pudieran comprarse, rentarse o solicitarse
a manera de prstamo en la institucin sede:














Computadoras
Impresoras
Extensiones
Sillas
Mesas para registro
Mesas para cafetera
Cartulinas
Rotuladores y plumones
Sujetadores de cartulinas lonas, posters, etctera.
Bateras
Proyectores
Despachadores de agua
Toldos para stands de venta
Manteles para mesas de registro
Cajas de almacenamiento resistentes

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Actividades antes del congreso

Mamparas para concursos fotogrficos


Mamparas para carteles
Micrfonos inalmbricos
Radios comunicadores
Lonas de bienvenida
Letreros de ubicacin
Sealadores

Espacio fsico para el congreso


Un congreso requiere de espacios suficientes para albergar las diferentes actividades a realizarse. A manera de ejemplos se enlistan algunos de los espacios con que cuenta la Universidad Autnoma de
Aguascalientes con la finalidad de aportar una idea de los espacios
con los que debe contar una institucin sede. La solicitud de los espacios se har dependiendo de las necesidades, de las actividades
planeadas y del nmero de asistentes esperado:
La Unidad de Estudios Avanzados (UEA) es el lugar ideal para una
sesin de carteles y/o exposicin fotogrfica ya que tiene espacio
interior cubierto. Adems tiene espacios de diferente tamao que
pueden ajustarse al nmero de asistentes. El auditorio Ignacio T.
Chvez tiene capacidad para 180 personas y posee tambin un aula
isptica para 90 personas en butacas.
El Edificio Polivalente cuenta con cuatro aulas ispticas en la planta baja con las siguientes caractersticas: una para 90 personas en
butacas y con sistema de sonido, otra para 90 personas en butacas
y sin sistema de sonido, una para 56 personas en mesas, sillas y sistema de sonido y una cuarta para 56 personas en mesas y sillas, sin
sistema de sonido. Adems existen varios salones en los pisos superiores con mesas, sillas y sin sistema sonido con capacidad para 30,
40, 60 y 80 personas. Por la gran cantidad de espacios contiguos es
ideal para conferencias simultneas.

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Actividades antes del congreso

El Saln Universitario de Usos Mltiples (SUUM) es un espacio


grande que puede dividirse para diferentes actividades. Cuenta
con un lobby que podra usarse para un desayuno o evento social, y un auditorio para 1800 personas. Se debe considerar que
los costos son diferentes tanto para el auditorio con o sin equipamiento o sonido como para el lobby.
El Centro de Ciencias Bsicas cuenta con una explanada en el segundo piso donde se pueden llevar a cabo exposiciones fotogrficas
o de carteles. El auditorio Javier Salazar Negrete puede usarse para
conferencias; cuenta con butacas y sistema de audio con capacidad
para 130 personas. Tambin en este centro existen cuatro aulas pequeas con sillas y mesas.
El Auditorio Dr. Pedro de Alba, ubicado en la Biblioteca Central, es
el adecuado para las conferencias con mayor nmero de asistentes,
como la inaugural, la de clausura y las conferencias magistrales. Se
paga un costo de renta por da de uso.
Se recomienda que las reas a utilizarse estn cercanas entre
s. Esto minimizar la confusin y el cansancio de los congresistas
que no conocen las instalaciones. La fecha y duracin del evento
debe establecerse antes de apartar los espacios porque frecuentemente es ms difcil o ms costoso obtener un espacio a ltima hora.

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Actividades
durante
el congreso

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Actividades durante del congreso

Registro
Se designar una comisin para el proceso de registro que deber
conocer los recibos de registro que se elaboraron previamente. El
da de mayor actividad para esta comisin es el da de inicio del
congreso. Para ello deber colocarse la mesa de registro antes de la
hora de inicio y delegarse responsabilidades a cada uno de los integrantes de la comisin; por ejemplo, algunos debern encargarse
de atender a los asistentes con preregistro; otros a los asistentes sin
preregistro; algunos harn la entrega del paquete de inscripcin;
otros llevarn el control de recibos y paquetes, llenarn formas, entregarn facturas; otros sern cajeros. Algunas responsabilidades
importantes para cada una de las funciones mencionadas son las
siguientes:
Inscripcin: los responsables de los congresistas con preregistro debern elaborar una base de datos con la informacin
de los participantes previo al evento. Durante el registro corroborarn con la ficha de depsito o en la base de datos la
cantidad y harn el llenado del recibo de inscripcin para la
posterior entrega de su paquete de inscripcin.
Los responsables de los congresistas de nuevo registro atendern a los asistentes que no realizaron el preregistro y que
pagarn en el momento la cuota de inscripcin. En esta comisin se sugiere que haya al menos dos personas para que
una sea la encargada del llenado de la ficha de registro y otra
sea la que cobre la cuota.
Cobro de las cuotas de registro: la persona encargada de esta
actividad llevar un registro de los ingresos y egresos del congreso con un corte diario de la caja.
Entrega de paquete de inscripcin: esta comisin deber haber elaborado previamente los paquetes de los asistentes y
los entregar a los congresistas a cambio de la copia del comprobante de pago que hicieron en el registro.
Registro a los talleres y otras actividades del congreso que
requieran registro: durante el primer da de registro, los participantes se enlistarn en cualquiera de los talleres ofertados para el congreso. Es importante mencionar que dichos

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Actividades durante del congreso

talleres tienen un cupo limitado y el registro oportuno les


permitir elegir el taller de su inters.
Facturacin: las personas que deseen facturar su inscripcin
al congreso debern manifestarlo al momento del llenado
del recibo de inscripcin. Las facturas se elaborarn y sern
entregadas un da despus de la solicitud.
Mesa de informacin: generalmente estar cerca de la mesa
de registro y deber proveer de informacin a los visitantes,
as como mapas tursticos y guas de las instalaciones de la
institucin sede.
Se sugiere la elaboracin de carteles con el diagrama de flujo
de la mesa de registro y con los nombres de cada estacin para evitar las aglomeraciones y agilizar el proceso de inscripcin.

Ceremonias de inauguracin,
clausura y conferencias magistrales
El maestro de ceremonias para las conferencias magistrales y las ceremonias de inauguracin y de clausura deber elaborar pequeas
intervenciones para la presentacin de las autoridades. Es deseable
que sea una persona que hable claro y sea desenvuelta en pblico. Se le deber proveer de un listado de las personalidades que
integran el presdium y un concentrado curricular de las mismas.
Generalmente se busca que el presdium est conformado por un
nmero impar para poder colocar en la parte central a la personalidad ms importante. Se debe colocar detrs del presdium una lona
relativa al evento. Tambin se debern hacer personalizadores que
muestren por ambos lados el nombre de cada persona en el presdium, los cuales servirn para que las personalidades se acomoden
en el mismo. Es conveniente comprar arreglos florales que puedan
colocarse frente al presdium, frente al pdium o en ambos sitios.
Los moderadores para las sesiones simultneas se debern
asignar previamente al inicio del evento. Es conveniente elaborar
una carta de invitacin como moderador a dos de los asistentes
de cada sesin para tener un compromiso por escrito de su asistencia. Asimismo habr de elaborarse un horario por sesin para

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Actividades durante del congreso

evitar contratiempos de ltimo momento. Se sugiere contar con


moderadores potenciales que puedan cubrir los posibles faltantes
en cada sesin.

Apoyo extra de las comisiones


Cada una de las comisiones formadas con anterioridad tomar su
puesto de trabajo y apoyar, de ser necesario, en otras actividades
mientras no se encuentren en funcionamiento. Los coordinadores
debern tener disponible el listado de comisiones para que puedan
determinar a qu comisin solicitar apoyo cuando se requiera.

Entrega de constancias
Durante el congreso se entregarn las constancias de los asistentes con preregistro que se elaboraron previamente. La impresin
de las constancias se puede realizar antes del evento facilitando
mucho el trabajo durante el mismo si es que la base de datos est
actualizada y contiene los nombres correctos de los participantes.
Siempre habr cambios en nombres, correcciones de ttulos, adiciones de nombres a los talleres y asistentes que requieren constancia en el momento de registrarse, y la comisin de constancias
las elaborar durante el desarrollo del evento para asegurar su
entrega total al finalizar el mismo y evitar envos posteriores a su
finalizacin. Es importante tener la base de datos disponible cerca
de la mesa de entrega de constancias para asegurarse de que los
cambios que se hagan de ltimo momento, tambin se registren
en la base de datos.

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Actividades
despus
del congreso

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Actividades despus del congreso

Informe financiero
La persona encargada de las finanzas elaborar un informe financiero con los ingresos y egresos antes y durante el congreso. Este
documento se apegar a la informacin generada en el presupuesto inicial. Es importante considerar que esta actividad es de las ms
delicadas y se requiere que la persona responsable sea extremadamente organizada para evitar complicaciones financieras.

Evaluacin del congreso


Finalmente, es deseable realizar una reunin con todos los participantes en las diferentes actividades del congreso para tener una
retroalimentacin de lo sucedido durante el evento, reunir las bases de datos de los asistentes para generar una sola con toda la
informacin, identificar actividades que an se deben atender y dar
la sensacin de terminacin del evento.

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Mario Andrade Cervantes


Rector de la Universidad Autnoma de Aguascalientes

Comit directivo 2013-2015

Jos de Jess Ruiz Gallegos


Decano del Centro de Ciencias Bsicas

Presidente
Jos Jess Sigala Rodrguez, UAA

Luis Delgado Saldvar


Jefe del Departamento de Biologa

Vicepresidente
Rubn Castro Franco, UAEM
Secretario
Jaime Escoto Rocha, UAA
Tesorero
Gabino Rodrguez Almaraz, UANL
Vocales regin centro-norte:
Jess Manuel Mrtnez Calderas, COLPOS SLP
Jess Lenin Lara Galvn, UAZ
Edmundo Jacob Huerta Hernndez, UAZ
Jorge Alberto Bauelos Alamillo, UAZ
Vocales regin noreste:
Jess ngel de Len, UANL
Jess Horacio Flores Acosta, UANL
Vocales regin noroeste:
Jaime Luvano Esparza, CICESE
Mara Moreno Alcntara, CICIMAR IPN
Vocales regin occidente:
Oscar Francisco Reyna Bustos, UDG
David Tafolla Venegas, UMSNH
Gabriela Ramrez Hernndez, UMSNH
Vocales regin oriente:
Vctor Peralta Moctezuma, INECOL AC
Diana Estephanie Carrillo Lara, INECOL AC
Citlalli Edith Esparza Estrada, UAEH
Vocales regin centro:
Marcelo Silva Briano, UAA
Israel de Jess Rodrguez Elizalde, UAA
Irais Deneb Sigales Ruiz, UAA
Mariana Montserrat Quezada Romo, UAA

GUA PRCTICA
PARA LA ORGANIZACIN
DE UN CONGRESO NACIONAL
Edicin a cargo del Departmento Editorial
de la Direccin General de Difusin y Vinculacin
de la Universidad Autnoma de Aguascalientes

Vocales regin, centro-sur:


Ma. Guadalupe Bustos Zagal, UAEM
rika Palacios vila, UNAM
Erick Martnez Martnez, UNAM FESZ
Rodolfo Guzmn Ramrez, UAEM
Diana Denisse Daz Snchez, BUAP
Vocales regin sur:
Moiss Torres Lpez, UAM
Jaime Ziga Miguel, UMAR
Kevin Daniel Gmez Escudero, UMAR