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Apartado de la norma

Nmero y ttulo del apartado de la norma UNE-ISO 30301:2011.

Punto de verificacin

Punto de verificacin que corresponde al apartado de la norma en el Anexo C


(Informativo): Lista de verificacin para la autoevaluacin. (En algunos casos,
el apartado de la norma se desglosa en dos o ms tems en la lista de
verificacin.)

Requisitos de la norma

Cita textual de la norma UNE-ISO 30301:2011 cuando se establece un


requisito del sistema de gestin para los documentos.

reas a tratar

Cuestiones o ejemplos, extrados de la norma, que especifican, enumeran o


proporcionan detalles sobre un requisito del sistema de gestin para los
documentos.

Procedimiento documentado

Se indica si hay que establecer, documentar, implementar y mantener un


procedimiento que especifique la forma de llevar a cabo una actividad o
proceso.

Informacin documentada

Se indica si hay que crear y mantener informacin (en cualquier medio, forma o
formato) que registre o pruebe el cumplimiento de un requisito de la norma.

Apartado de la norma

4.1. Comprensin de la organizacin y su contexto

Punto de verificacin

Ha identificado y documentado la organizacin los factores internos y


externos que afectan al SGD, incluyendo las partes interesadas de la
organizacin que tienen algn inters en sus objetivos de gestin documental?

Requisitos de la norma

reas a tratar

Cuando una organizacin establece y revisa su SGD debe tener en


cuenta todos los factores externos e internos que sean pertinentes.

Los factores externos e internos identificados y tomados en cuenta


deben documentarse cuando se establece y revisa el SGD.

Identificar los factores externos de la organizacin:


entorno social y cultural, legal y reglamentario, econmico y financiero,
tecnolgico y competitivo;
factores clave y tendencias que influyen en los objetivos de la organizacin;
expectativas de las partes interesadas externas.
Identificar los factores internos de la organizacin:
gobernanza, estructura organizativa, roles y responsabilidades;
polticas, objetivos y estrategias;
recursos y capacidades (capital, personas, procesos, sistemas y
tecnologas);
sistemas de informacin, flujos de informacin y procesos de toma de
decisiones (formales e informales);
expectativas de las partes interesadas internas y cultura de la organizacin;
normas, directrices y modelos adoptados por la organizacin;
relaciones contractuales.

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Factores externos e internos identificados.

ISO 30301 4.3. Definicin del alcance del SGD

Apartado de la norma
Punto de verificacin

Requisitos de la norma

4.3. Definicin del alcance del SGD

Ha identificado y documentado la organizacin el alcance y la


finalidad del SGD?

El alcance identifica: 1) las secciones, 2) las funciones, 3) los


proveedores externos de servicios de la organizacin a los que se aplica
el SGD?

La organizacin debe definir y documentar el alcance de su SGD.

reas a tratar

Cuando se establece un SGD para una o ms funciones especficas


de un grupo de organizaciones, el alcance debe incluir las relaciones
entre estas y los roles de cada entidad.
Cuando una organizacin externaliza algn proceso que afecte al
cumplimiento de los requisitos del SGD, la organizacin debe asegurar
el control sobre dicho proceso. Los controles sobre procesos
externalizados debern identificarse como parte del alcance del SGD.

El alcance del SGD puede incluir:


toda la organizacin;
secciones especficas (divisiones, reas o departamentos) de la
organizacin;
funciones especficas de la organizacin;
una o ms funciones de un grupo de organizaciones.

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Alcance del SGD.


2012 ebla Gesti Documental S.L.

ISO 30301 5.1. Compromiso de la direccin

Apartado de la norma

5.1. Compromiso de la direccin

Punto de verificacin

La alta direccin ha comunicado a la organizacin la decisin de establecer


un SGD?.

Requisitos de la norma

La alta direccin debe mostrar su compromiso:

asegurando que el SGD es compatible con la direccin estratgica


de la organizacin;

integrando los requisitos del SGD dentro de los procesos de


negocio;

proveyendo los recursos para establecer, implementar, mantener y


mejorar continuamente el SGD;

divulgando la importancia de un SGD eficaz que cumpla con los


requisitos;

asegurando que el SGD alcanza los resultados esperados; y


dirigiendo y apoyando la mejora continua.

reas a tratar

Acciones emprendidas por la alta direccin en apoyo del SGD (vanse los
apartados 5.2 Poltica, 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y
competencias, 6.2 Objetivos de gestin documental y planes para alcanzarlos,
7.1 Recursos y 9.3 Revisin por la direccin, para ms detalles).

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

No aplica.

ISO 30301 5.2. Poltica

Apartado de la norma
Punto de verificacin

Requisitos de la norma

reas a tratar

5.2 Poltica

Dispone la organizacin de una poltica de gestin documental


definida que ha sido adoptada y apoyada por la alta direccin?

Se ha asignado la responsabilidad sobre el cumplimiento de la


poltica de gestin documental?

La alta direccin debe establecer una poltica de gestin


documental. Dicha poltica debe:
adecuarse al propsito de la organizacion;
facilitar el marco para fijar los objetivos de gestin documental;
incluir un compromiso para satisfacer los requisitos aplicables;
incluir un compromiso para la mejora continua del SGD;
divulgarse dentro de la organizacin; y
estar disponible en la forma adecuada para las partes interesadas.

La organizacin debe incluir la poltica de gestin documental en la


informacin documentada.

La poltica de gestin documental, en lo que se refiere a la creacin


y control de documentos autnticos, fiables y usables, debe incluir las
estrategias a alto nivel capaces de respaldar las funciones y actividades
de la organizacin, protegiendo la integridad de dichos documentos
durante el tiempo que se les necesite.

La organizacin debe asegurar que la poltica de gestin


documental se divulga e implementa a todos los niveles de la
organizacin, as como a las entidades o individuos (tales como socios o
contratistas) que trabajan en ella o en su nombre.

Establecer una poltica de gestin documental vinculada a la misin


y visin globales de la organizacin, que contenga las estrategias para
la creacin y control de los documentos que respaldan las actividades
de la organizacin.

Proporcionar un marco de referencia para la definicin y revisin de


los objetivos de gestin documental (vase el apartado 6.2 Objetivos de
gestin documental y planes para alcanzarlos).

Establecer un compromiso con el cumplimiento de los requisitos


aplicables (vase el apartado 4.2 Requisitos de negocio, legales y de
otra ndole) y con la mejora continua del sistema (vase el apartado 10.2
Mejora continua).

Documentar y comunicar la poltica de gestin documental dentro de


la organizacin y a las partes interesadas externas (socios,
contratistas).

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Poltica de gestin documental.

ISO 30301 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias. 5.3.1. Generalidades

Apartado de la norma

5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias.


5.3.1. Generalidades

Punto de verificacin

Requisitos de la norma

reas a tratar

Ha designado la alta direccin un representante especfico de la direccin


para el SGD con un rol, unas responsabilidades y unas competencias
definidos?

La alta direccin debe asegurar que los roles, responsabilidades y


competencias se definen, asignan y comunican en toda la organizacin
y en las entidades o individuos que trabajan en la organizacin o en su
nombre.

La asignacin de responsabilidades debe realizarse apropiadamente


a todo el personal de la organizacin en niveles y funciones pertinentes,
en particular, la alta direccin, los gestores de programas, los
profesionales de la gestin documental, los profesionales de tecnologas
de la informacin, los administradores de sistemas y todos aquellos que
crean y controlan documentos como parte de su trabajo.

El liderazgo en la implementacin del SGD debe asignarse a un


representante de la alta direccin.

Cuando el tamao y complejidad de la organizacin y de sus


procesos de gestin documental as lo requieran, se debe designar un
rol especfico, con especial formacin y competencia como
representante de la gestin documental a nivel operativo.

La asignacin de responsabilidades y sus interrelaciones deben


documentarse.

Definir, asignar, documentar y comunicar a los miembros de la


organizacin y a las partes interesadas que actan en su nombre los
roles, responsabilidades y competencias sobre el SGD.

Establecer las responsabilidades teniendo especialmente en cuenta:


la alta direccin, que designar un representante especfico que lidere el
establecimiento, implementacin y mantenimiento del sistema (vase el
apartado 5.3.2 Responsabilidades de direccin);
los gestores de planes o programas de la organizacin;
los profesionales de la gestin documental;
los profesionales de las tecnologas de la informacin y los administradores
de sistemas;
los miembros de la organizacin que crean y controlan documentos como
parte de su trabajo.

Designar un representante de la gestin documental a nivel


operativo con la formacin y capacitacin necesarias (vanse los
apartados 5.3.3 Responsabilidades operativas, 7.2 Capacitacin y 7.3
Concienciacin y formacin).

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Asignacin de roles, responsabilidades y competencias.

ISO 30301 5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias. 5.3.2. Responsabilidades de direccin

Apartado de la norma

5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias


5.3.2 Responsabilidades de direccin

Punto de verificacin

___

Requisitos de la norma

La alta direccin debe designar un representante especfico de la


direccin quien, al margen de otras responsabilidades, debe ser
responsable y rendir cuentas para asegurar
que el SGD se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los
requisitos de esta norma internacional;
la concienciacin sobre el SGD en toda la organizacin; y
que los roles y responsabilidades definidas en el SGD estn adecuadamente
asignadas y que el personal que realiza estas funciones es competente para

ello.
reas a tratar

Designar un representante de la direccin (una persona o bien un


grupo determinado, de acuerdo con la complejidad de la organizacin)
encargado de los siguientes cometidos:
coordinar y llevar a cabo la puesta en marcha y mantenimiento del SGD;
dar a conocer el SGD, en todos los niveles de la organizacin, para que se
entienda y se ponga en prctica;
asignar adecuadamente los roles y responsabilidades definidos en el SGD a
personal capacitado para desempear dichas funciones.

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Asignacin de roles, responsabilidades y competencias (apartado 5.3.1)

ISO 30301 5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias. 5.3.3. Responsabilidades operativas

Apartado de la norma

5.3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias


5.3.3. Responsabilidades operativas

Punto de verificacin

___

Requisitos de la norma

reas a tratar

La alta direccin de la organizacin debe nombrar un representante


de gestin documental a nivel operativo que debe tener definidos su
papel, responsabilidades y sus competencias, incluyendo
implementar el SGD a nivel operacional;
informar a la alta direccin de la efectividad del SGD para su revisin,
incluyendo recomendaciones para su mejora; y
establecer relaciones con las partes externas en asuntos relacionados con el
SGD.

Designar un representante de la gestin documental a nivel


operativo (persona o grupo determinado que puede coincidir con el
representante de la direccin) con responsabilidades y competencias
para:
poner en funcionamiento el SGD a nivel operativo (vanse los apartados 8.1
Planificacin y control de operaciones, 8.2 Diseo de los procesos de gestin
documental y 8.3 Implementacin de las aplicaciones de gestin documental);
mantener informada a la alta direccin sobre el desempeo de los procesos y
aplicaciones de gestin documental (vase el apartado 9.1.2) y la efectividad
del SGD (vase el apartado 9.1.3) para su revisin (vase el apartado 9.3
Revisin por la direccin), as como proponer acciones de mejora (vase el
apartado 10.2 Mejora continua);
- coordinar con proveedores de procesos externalizados y partes externas que
actan en nombre de la organizacin cuestiones relacionadas con el
funcionamiento del SGD.

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Asignacin de roles, responsabilidades y competencias (apartado 5.3.1)

ISO 30301 6.1. Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades

Apartado de la norma

6.1. Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades

Punto de verificacin

Ha identificado y documentado la organizacin los riesgos y las oportunidades


que deben ser abordados por el SGD?

Requisitos de la norma

La organizacin debe considerar las cuestiones referidas en el


apartado 4.1 [Comprensin de la organizacin y su contexto] y los
requisitos referidos en el apartado 4.2 [Requisitos de negocio, legales y
de otra ndole] y determinar los riesgos y oportunidades que necesitan
tratamiento, a fin de

asegurar que el SGD puede alcanzar los resultados esperados;


prevenir los efectos no deseados; y
percibir las oportunidades de mejora.

La organizacin debe evaluar la necesidad de planificar acciones


para identificar estos riesgos y oportunidades y, en su caso,
integrar e implementar estas acciones dentro de los procesos del SGD
(vase 8.1 [Planificacin y control de operaciones]);
asegurar que la informacin estar disponible para evaluar si estas acciones
han sido efectivas (vase 9.1 [Supervisin, medicin, anlisis y evaluacin]).
reas a tratar

Determinar y revisar peridicamente los riesgos y oportunidades que


deben ser abordados por el SGD, que pueden incluir aspectos
relacionados con:
los cambios en los requisitos legales y reglamentarios o en el entorno
econmico, financiero y de negocio que afecten a la realizacin de las
operaciones o actividades de la organizacin;
los procesos de negocio implicados en la creacin y control de documentos
que apoyan el logro de los objetivos de la organizacin y sirven para proteger
sus intereses y los derechos de las partes interesadas;
los recursos y capacidades necesarios para implementar y mantener la
efectividad del SGD;
el mantenimiento de aplicaciones de gestin documental fiables, seguras,
conformes, exhaustivas y sistemticas que aseguren o faciliten la eficiencia y
eficacia organizativas, la continuidad del negocio, la rendicin de cuentas y la
gestin de riesgos;
las oportunidades de mejora en el SGD y en los procesos de creacin y
control de los documentos.

Planificar las acciones para tratar los riesgos y oportunidades


identificados, considerando que estas
acciones deben:
concretarse en los procesos para crear y controlar documentos y en el
funcionamiento de las aplicaciones de gestin documental;
documentarse de manera que sea posible evaluar la efectividad del SGD.
Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Factores externos e internos identificados (4.1)Requisitos de negocio, legales y


reglamentarios (4.2)
Evidencias de que los procesos se han llevado a cabo como se planearon (8.1)
Resultados de la evaluacin del desempeo de los procesos y aplicaciones de
gestin documental y de la efectividad del SGD (9.1)

ISO 30301 6.2 Objetivos de gestin documental y planes para alcanzarlos

Apartado de la norma
Punto de verificacin

6.2. Objetivos de gestin documental y planes para alcanzarlos

Ha establecido la organizacin objetivos de gestin documental


para sus procesos clave de trabajo que aborden los riesgos y
oportunidades?

Son los objetivos compatibles con la poltica de gestin


documental, medibles y prcticos?

Son los objetivos proporcionados a los recursos de la


organizacin?

Hay un plan de implementacin que identifique


quin es el responsable,
qu debe hacerse,
el calendario de trabajo
para conseguir los objetivos de gestin documental?
Requisitos de la norma

La alta direccin debe asegurar que se establecen los objetivos de


gestin documental y se comunican en los niveles y las funciones
pertinentes dentro de la organizacin.
Los objetivos de gestin documental deben

a) ser consistentes con la poltica de gestin documental;


b) ser medibles (si es posible);
c) tener en cuenta los requisitos aplicables; y
d) supervisarse y actualizarse cuando sea necesario.

Los objetivos de gestin documental deben derivarse del anlisis de


las actividades de la organizacin. stos deben identificar las reas
donde tengan mayor aplicacin la legislacin, las reglamentaciones,
otras normas y las buenas prcticas para la creacin de documentos
relacionados con las actividades.

Los objetivos de gestin documental deben tener en cuenta el


tamao de la organizacin, la naturaleza de sus actividades, productos y
servicios, y la localizacin, condiciones, sistema jurdico/administrativo y
entorno cultural en que realiza sus funciones.

La organizacin debe incluir los objetivos de gestin documental en


la informacin documentada.

Para conseguir estos objetivos, la organizacin debe determinar:


quin ser el responsable;
lo que se har;
qu recursos son necesarios;
cundo se completarn;
cmo se evaluarn los resultados.
reas a tratar

Definir y documentar los objetivos de gestin documental,


considerando el contexto de la organizacin, los requisitos de negocio,
legales y de otra ndole, el alcance del SGD, la poltica de gestin
documental y las prioridades para el tratamiento de riesgos y
oportunidades.

Comunicar y documentar los objetivos de gestin documental.

Elaborar un plan de gestin documental, basado en los objetivos


establecidos, que determine:
las responsabilidades,
las acciones previstas para desarrollar el plan,
los recursos necesarios (humanos, financieros, fsicos y de informacin),
la planificacin temporal,
los indicadores para evaluar la consecucin de los objetivos.

Revisar y actualizar los objetivos de gestin documental teniendo en


cuenta los cambios en el contexto de la organizacin, la poltica de
gestin documental, la
valoracin de los riesgos y los resultados de la evaluacin del
desempeo del SGD.

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Objetivos de gestin documental.

ISO 30301 7.1. Recursos

Apartado de la norma

7.1. Recursos

Punto de verificacin

Son los recursos asignados suficientes para una implementacin total del
SGD?

Requisitos de la norma

La alta direccin debe asignar y mantener los recursos que


necesita el Sistema de Gestin para los Documentos (SGD).

reas a tratar

Asignar responsabilidades a personal competente para que ste


pueda desempear los roles establecidos en
el SGD (vase el apartado 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y
competencias).

Revisar peridicamente la capacitacin y la formacin del personal


(vanse los apartados 7.2 Capacitacin y 7.3 Concienciacin y
formacin).

Mantener y sostener los recursos y la infraestructura tcnica.

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

No aplica.

ISO 30301 7.2. Capacitacin

Apartado de la norma

7.2. Capacitacin

Punto de verificacin

Se han asignado las responsabilidades sobre los objetivos de gestin


documental a personal capacitado en todos los niveles pertinentes de la
organizacin?

Requisitos de la norma

La organizacin debe
a) determinar la capacitacin necesaria para el desempeo de los procesos y
aplicaciones de gestin documental de la persona o personas que trabajan en
ella;
b) asegurar que esas personas estn capacitadas con una educacin,
formacin y experiencia apropiadas;
c) llevar a cabo acciones, cuando sea preciso, para que se adquiera la
capacitacin necesaria y evaluar su efectividad; e
incluir la evidencia de la capacitacin como informacin documentada.

reas a tratar

Definir las competencias requeridas para


desempear adecuadamente las responsabilidades de direccin y las
responsabilidades operativas relacionadas con el SGD (vase el
apartado 5.3 Roles organizativos, responsabilidades y competencias).

Emprender acciones para disponer de personas con las


competencias apropiadas (formacin o tutora para el personal existente,
reasignacin de funciones, contratacin de nuevo personal).

Documentar las acciones emprendidas para mejorar las


competencias del personal y evaluar su eficacia.

Asegurar que las competencias continan siendo apropiadas para


las funciones asignadas (vase apartado 7.1 Recursos).

Procedimiento documentado

No aplica.

Informacin documentada

Evidencias sobre la capacitacin de las personas.