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CONTRALO

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1NFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL


CON ENFOQUE INTEGRAL
Modalidad Regular

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL RNEC


VIGENCIA 2010

CGR-CDGPIF NoF re
Junio de 2012

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CONTRALORIA DELEGADA

GEE-PON PUBLIC',
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INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE


INTEGRAL
MODALIDAD REGULAR
REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Contralor Delegado para la Gesti6n POblica e Carlos Felipe C6rdoba Larrarte


Instituciones Financieras- Ad-hoc
Director de Vigilancia Fiscal

Juan Alberto Duque

Responsable de Subsector

Fernando Grillo Parra

Supervisora

Carolina Sanchez Bravo

Equipo de auditores:
Lider de auditoria

Jose Nicolas Sanchez Moreno

Integrantes del equipo auditor

Dilmary Charria Hurtado


Ferney Pacheco Camargo

Ingenieros de Apoyo
Johanna Cordoba Perez
Julian Ledesma Serrano
H6ctor Leonardo Reina
Jorge Luis Garcia Cortes
Gerencias Departamentales de:
Boyaca
Caldas
Cauca
Norte de Santander
Quindio
Risaralda
Valle del Cauca

CONTRALORIA
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GE NEHAL DE LA R!:POIiL ICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
Table de Contenido
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1.7
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.1.1.
2.1.1.2.
2.1.1.3.
2.1.1.4.
2.1.2.
2.1.2.1.
2.1.2.2.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
3.
Anexo 1.
Anexo 2.
Anexo 3.
Anexo 4.

DICTAMEN INTEGRAL
GESTION Y RESULTADOS
Gestion Misional
Negocio misional
EyaluaciOn del Sistema de Control Interno
Cumplimiento de plan de mejoramiento
GestiOn del Talent
GestiOn en los recursos Oblicos
GestiOn contractual
Gesti6n presupuestal
HALLAZGOS COMUNES Y RELEVANTES DE LOS
PUNTOS DE CONTROL
CONCEPTO SOBRE GESTION Y RESULTADOS
OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES
FENECIMIENTO DE LA CUENTA
RELACION DE HALLAZGOS
PLAN DE MEJORAMIENTO
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS NIVEL
CENTRAL
GestiOn Misional
Negocio misional
EyaluaciOn del Sistema de Control Interno
Cumplimiento de plan de mejoramiento
GestiOn del talento humano
GestiOn en los recursos Oblicos Nivel Central
GestiOn contractual
GestiOn presupuestal y financiera
GESTION MISIONAL EN LOS PUNTOS DE CONTROL
EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
ANALISIS DE DENUNCIAS
SEGUIMIENTO FUNCIONES DE ADVERTENCIA
HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO
AUDITOR
ANEXOS
Registro Fotografico Visitas
Principales resultados auditorias al proceso de
modernizacion 2006-2010
Estados Contables
Matriz de codificacion de hallazgos

4
9
9
9
10
11
11
11
11
12
13
13
13
16
16
17
18
18
18
18
36
37
45
56
56
110
114
121
135
135
137
145

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GENERAL DC LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Doctor
CARLOS ARIEL SANCHEZ TORRES
Registrador Nacional
Registraduria Nacional del Estado Civil
Ciudad
La Contraloria General de la RepUblica, con fundamento en las facultades
otorgadas por el Articulo 267 de la Constituci6n Politica, practico Auditoria
Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad regular, a la Registraduria
Nacional del Estado Civil RNEC, a traves de la evaluaciOn de los principios
de la gesti6n fiscal: economia, eficiencia y eficacia con que administr6 los
recursos puestos a su disposici6n y los resultados de su gestion en las
areas, actividades o procesos examinados. De igual forma, se examin6 el
Balance General a 31 de diciembre de 2010 y el Estado de Actividad
Financiera, Econ6mica, Social y Ambiental por el alio terminado en esta
fecha. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con los
del alio anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloria General de la
RepUblica.
La auditoria incluy6 la comprobacion de que las operaciones financieras,
administrativas y econornicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluo el Sistema de
Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.
Es responsabilidad de la Administraci6n el contenido de la informaci6n
suministrada por la Registraduria y analizada por la Contraloria General de la
RepOblica. Igualmente es responsable por la preparacion y correcta
presentaci6n de estos Estados Contables de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la
Contaduria General de la Nacion. Esta responsabilidad incluye: disenar,
implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el
cumplimiento de la misian institucional y para la preparaciOn y presentaci6n
de los Estados Contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude
o error, seleccionar y aplicar las politicas contables apropiadas; y, efectuar
las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La
responsabilidad de la Contraloria General de la RepOblica consiste en
producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento
(o no) de la Cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gesti6n y
resultados alcanzados por la entidad en las areas o procesos auditados, y la
opini6n sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
El Representante Legal de la Registraduria rindi6 la Cuenta Fiscal Anual
Consolidada por la vigencia fiscal 2010, dentro de los plazos establecidos en
la Resolucion Organica CGR No. 5544 de 2003.

CONTRALORIA
ENERAl. DI. LA

HEFJI3LICA E INSMOCtONES FINANCIE9AS

La evaluacion se neva a cabo de acuerdo con Normas de Auditoria


Gubernamental Colombianas (NAGC), compatibles con las Normas
Internacionales de Auditoria (NIA) y con politicas y procedimientos de
Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral prescritos por la Contraloria
General de la RepOblica. Tales normas requieren que planifique y efecthe la
auditoria para obtener una seguridad razonable acerca de si los Estados
Contables estan libres de errores significativos. Una Auditoria
Gubernamental con Enfoque Integral incluye examinar, sobre una base
selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los Estados
Contables, los documentos que soportan la gestion y resultados de la
Registraduria y el cumplimiento de las disposiciones legales, asi como la
adecuada implementacion y funcionamiento del Sistema de Control Inferno y
el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.
Los procedimientos de auditoria seleccionados dependen del juicio
profesional del auditor, incluyendo la evaluaciOn de los riesgos de errores
significativos en los Estados Contables y de la gestiOn y resultados de la
Registraduria. En la evaluacion del riesgo, el auditor considera el control
interno de la Registraduria como relevante para todos sus prop6sitos, con el
fin de disetiar procedimientos de auditoria que sean apropiados en las
circunstancias. Una auditoria tambien incluye, evaluar los principios de
contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por
la Administraci6n, asi como evaluar la presentacion general de los Estados
Contables. Por lo anterior, se considera que la auditoria proporciona una
base razonable para expresar el concepto y la opini6n emitidos en este
informe.
La auditoria gubernamental con enfoque integral incluye el examen a la sede
principal y a las Delegaciones de Soya* Caldas, Cauca, Node de
Santander, Quindio, Risaralda y Valle del Cauca.
En desarrollo del trabajo, no se presentaron limitaciones al alcance de la
auditoria.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Registraduria
Nacional del Estado Civil dentro del desarrollo de la Auditoria; las respuestas
de la Registraduria fueron analizadas y se incorporaron en este Informe las
que se encontraron debidamente soportadas. Adicionalmente, algunas
respuestas dieron lugar a ajustes en los hallazgos.
Los estudios y analisis se encuentran debidamente documentados con base
en la informaciOn suministrada y en papeles de trabajo, los cuales reposan
en los archivos de la Contraloria Delegada para la Gestion POblica e
Instituciones Financieras y en cada una de las Gerencias Departamentales.

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CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTETUCIONES I-ZNANCIERAS

ALCANCE DE LA AUDITORIA
La Auditoria a que se refiere el presente Informe tuvo el siguiente alcance en
el nivel central:

GESTION Y RESULTADOS
Gestion Misional
Negocio misional
Evaluacion del Sistema de Control Interno
Cumplimiento de plan de mejoramiento
GestiOn de Talento Humana
Gesti6n en los recursos publicos
Gestion contractual
Gesti6n presupuestal
EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
ATENCION DE DENUNCIAS

La auditoria evaluo los procesos y actividades del plan de acciOn por


macroprocesos desarrollados por la entidad durante la vigencia 2010, los
indicadores de gestion y los resultados reportados bajo los principios de la
funcion administrativa.
El plan de acci6n contiene 122 metas para los macroprocesos de:
PlaneaciOn y direccionamiento estrategico, Comunicaci6n pOblica,
IdentificaciOn, Electoral, Gesti6n del Talento humano, Gestion tecnologica de
la informaci6n, Gesti6n juridica, Gesti6n administrativa y financiera, Gesti6n y
control disciplinario y Gestion del sistema de control interno
Se verificaron las actividades para subsanar las observaciones de la
Comision Legal de cuentas relacionadas con gesti6n. Se evaluaron las bases
de datos, el components tecnolagico, riesgos y controles de la entidad.
Se comprobaron selectivamente pagos realizados en el 2010 por fallos de
procesos judiciales por $1.046 millones, que representan el 63% del total de
pagos, los cuales ascendieron a $1.652 millones.
Se verifica el cumplimiento y avance del plan de mejoramiento vigente a 31
de diciembre de 2010, el cual tiene 209 hallazgos, 286 acciones y 404 metas.
Sin embargo, on el nivel central se verificaron los soportes de las
Delegaciones, excepto los de Norte de Santander, Valle y Caldas, los cuales
fueron comprobados por los equipos auditores de las gerencias respectivas.
Se verific6 el cumplimiento de las normas a aplicables a las situaciones
administrativas y prestacionales, la existencia de procedimientos

CONTRALORIA , GCEsNyTigNALpricDELEGADA
GENERAL La. LA REPUBLICA E INSTITUC1ONES FINANCIERAS

establecidos para las capacitaciones, evaluaciOn del desempeno,


promociones o ascensos. De igual forma, las politicas de equidad de genera
Se auditaron 9 contratos de prestaciOn de servicios seleccionados para
evaluar el objetivo de talento humano al igual que su legalidad por $ 288.6
millones. Se evalue la liquidaciOn del contrato "Llave en Mono" No. 057 de
2005 suscrito con la firma Sagem, el cual asciende a $367.101.3 millones. La
evaluacion incluy6 los componentes: juridico, tecnico y financiero.
La RNEC cerebra, en el 2010, 336 contratos por $95.270 millones, de los
cuales se verificaron en este proceso auditor cuatro por $19.341 millones y
tres en la auditoria especial por $20.728 millones, para un total de $40.069
millones, que representan el 42% del valor total contratado durante la
vigencia.
De igual forma, se verified) la liquidacion del contrato No. 574 de 2009 con
UNE por $106.136 millones, en especial lo concerniente al componente de
Divulgacien Nacional para las elecciones del 14 de marzo de 2010.
De igual forma se verifico el cumplimiento de las obligaciones SICE en cinco
contratos del 2010 que presentan 28 alarmas en el Sistema de InformaciOn
para la Vigilancia de la Contratacidm estatal SICE.
El presente informe consolida los resultados de las siete auditorias
practicadas a las Delegaciones y las dos especiales efectuadas al nivel
central en el primer y segundo semestre de 2010.
El alcance de la auditoria al proceso electoral 2010, entre otros, incluyO:
Evaluacion de los Contratos suscritos por la Registraduria en el desarrollo del
proceso electoral, especialmente el procesamiento electronic de datos,
recepci6n, transmisi6n y divulgaciOn de los resultados obtenidos en los
comicios del 14 de marzo de 2010, Senado, Camara, Parlamento Andino y
las consultas de los partidos politicos Conservador y Verde y Region Caribe,
como los adelantados con ocasi6n de la primera vuelta para elecciOn de
Presidente y Vicepresidente, realizada el 30 de mayo de 2010. De igual
forma, los celebrados para la adquisicion de los kits electorales a utilizarse en
las elecciones de Camara, Senado, Parlamento Andino y Presidente y
vicepresidente primera vuelta, consultas de los Partidos Conservador y Verde
y de la Region Caribe. Asi mismo, el contrato de auditoria externa suscrito
para la vigilancia del cumplimiento contractual de los procesos anteriores.
VerificaciOn de la propuesta presentada por el contratista, EPM TELCO,
frente a los requerimientos expresados en el estudio de necesidad y
conveniencia emitido por la RNEC.

E,ci?NiTLF,R,A,49F3,1/2

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLIC:A
E INSTOUCIONES FINANCIERAS

Realizar en sitio la revision de la infraestructura instalada para los procesos


de procesamiento electrOnico de datos, recepci6n, transmisiOn y divulgaciOn
de los resultados obtenidos, en los departamentos de Antioquia, Bolivar,
Valle, Atlantic y en la ciudad de Bogota, de acuerdo con lo senalado en los
contratos 574 de 2009, y 153 de 2010. Adicionalmente, verificar contra las
listas de chequeo definidas por la RNEC, los simulacros programados para
los dias 02 y 15 de mayo de 2010, y comunicar las deficiencias encontradas
a los Delegados Departamentales y posteriormente al Nivel Central.
El alcance de la auditoria especial al primer semestre de 2010, entre otros,
tuvo el siguiente alcance:
Se evaluaron las siguientes lineas de Auditoria: Tecnologias de la
Informacion y de Comunicacion; Evaluacion de los Bienes e Inventarios;
Atenciem de Denuncias y los mecanismos de control interno implementados
para atenuar el riesgo de las areas, actividades y procesos evaluados.
La auditoria se realize) a la Direccien General de la RNEC, Registraduria
Distrital y Auxiliares en Bogota e incluyo visita a las Delegaciones de
Cundinamarca (Tabio y Tenjo), Santander (Bucaramanga, San Gil,
Piedecuesta, Floridablanca, Lebrija, Rionegro y Gir6n), Antioquia (Medellin,
La Estrella, Sabaneta, Itagui, Bello, Rionegro y Envigado), Atlantic
(Barranquilla, Soledad, Puerto Colombia, Malambo, Sabanagrande) y Valle
(Cali, Palmira, Yumbo).
En las Delegaciones de Boyaca, Cauca y Quindio, auditadas por el primer
semestre de 2010, se evaluO:
Proceso de Registro del Estado Civil
Proceso de Cedulacion
Manejo de Bienes e inventarios
Mecanismos de control interno
En las Delegaciones, donde se realize) auditoria por la vigencia 2010 en
forma simultanea con la del nivel central, se evaluaron los procesos
misionales, el seguimiento a la politica de desplazamiento forzado, la gestion
administrativa y financiera, gestiOn del talento humano, tecnologias de la
informacion y la comunicacion, control interno, plan de mejoramiento y
denuncias.
Para el analisis presupuestal de la vigencia 2010, se revise) el 92% de las
cuentas por pagar y el 75% las reserves presupuestales constituidas las
cuales ascendieron a $21.870,1 millones y $6.890,8 millones,
respectivamente. De igual forma, se evalu6 el 100% del rezago presupuestal
de la vigencia 2009 y ejecutado en el 2010, el cual ascendio a $26.220,1

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ONTRALORIA DELEGADA
I Pt/BLIDA
INSTILUCIONES FINANCIERAS

millones por concepto de Reservas Presupuestales y $58.833 millones de


Cuentas por Pager.
Se evaluaron las siguientes cuentas y grupos: 1401- Ingresos no Tributarios,
142012- Anticipo para adquisicion de bienes y servicios, 16 Propiedad Planta
y Equipo, 1970- Intangibles, Pasivos Estimados, Gastos-Remuneration
Servicios Tecnicos, 919090 Cuenta de Orden-Otras Responsabilidades
contingentes y 912002 Cuenta de Orden-Litigios laborales.
El valor de las cuentas evaluadas asciende a $399.436 millones, que
representan el 167,7% de los Activos de la Registraduria Nacional del Estado
Civil para la vigencia 2010.
Se verificaron las demandas, sentencias, conciliaciones y demas
contingencias en contra y a favor del sujeto de control con el objeto de
establecer que se encuentran debidamente registradas en sus estados
contables, conciliadas y controladas por el area responsable de la defensa
judicial de la entidad. Igualmente, se verific6 el cumplimiento de los
requerimientos establecidos en la Resolution 357 de 2008 por la cual se
adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe
anual de evaluaciOn a la Contaduria General de la Naci6n. De igual forma, se
realize seguimiento a las observaciones vigentes de la Comisi6n Legal de
Cuentas de la Camara de Representantes.
1.1. GESTION Y RESULTADOS
1.1.1. Gestion misional
1.1.1.1. Negocio Misional
Los objetivos trazados en el Plan Acci6n no se cumplieron en su totalidad,
obteniendo un nivel del 95%. De las 122 metas que lo componen, 92 se
alcanzaron en un 100%, el resto presentaron cumplimiento entre un 25% y
un 98%. Por otro lado, la entidad disen6 indicadores para medir la eficacia y
eficiencia, pero no cuenta con los de economia, financieros y de efectividad,
situation que limita la medici6n en forma integral de la gestien de la entidad.
En relation con el Plan Nacional de Desarrollo "Estado Comunitario:
Desarrollo para todos". En el tomo I se refiere a "Un mejor estado al servicio
de los ciudadanos" y senala actividades directamente relacionadas con la
Registraduria. De igual forma, el documento CONPES 3323 de 2004,
"Programa de ampliaciOn de la producci6n y optimized& de los sistemas de
identificaci6n y registro civil de la Registraduria Nacional del Estado Civil
(PMT)", con el cual se inicio la segunda fase de modernizaci6n de la entidad,
lo cual se neve a cabo a traves del PMTII. Aunque el contrato para

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CENLR.AL DC lA RE RIML: A " E INSTITuCIONES FINANCIERAS

desarrollar este proyecto se ejecut6 desde el 2005 al 2010, ario en que se


liquid& se evidencian debilidades en aspectos financieros, tecnicos y legales,
los cuales se describen en este informe.
La entidad no cumple en su integridad la recomendacion establecida por el
CONPES en el documento 3323 del 20 de diciembre de 2004, referida en el
numeral 14.2.5 subproyecto de Web Service del contrato 057 de 2005, en el
sentido de: "Con un modelo de validaciOn de la huella los ciudadanos, a traves del
Web con todas las caracteristicas necesarias para mantener los niveles de
seguridad, confiabilidad y el no repudio de las transacciones, se puede implementalun sistema que sirva como certificador de la firma digital, asi el ciudadano no
necesitaria claves o equipos especiales, siendo sus Onicos identificadores, por
ejemplo, su neither de identificaciOn y su huella dactilar" Subrayado fuera del texto.
En el componente tecnologico, no se encuentra actualizado el plan de
contingencias de acuerdo con su necesidad y conveniencia para la
protection de su plataforma tecnologica. Se presentan debilidades en el
cableado estructurado, perimetros de seguridad fisica, ambiente fisico de
algunas estaciones de trabajo, no existe un centro alterno de datos que
hospede los sistemas criticos de computo, almacenamiento y
comunicaciones, entre otros.
En visite a las Registradurias auxiliares de Suba, Candelaria, Teusaquillo,
Ciudad Bolivar y Distrital, se evidencio la no aplicacion de criterios claros y
precisos para el manejo de las quejas y reclamos de los usuarios.
La Registraduria no ejercib eficazmente la defensa judicial, porque no
interpuso, en la oportunidad procesal, el recurso de apelaciOn en contra de la
sentencia del 03 de Mayo de 2010, proferida en el proceso de Nulidad y
Restablecimiento del Derecho No 2003-7311, adelantado en su contra, a
partir del cual debe restablecer al demandante a uno de los cargos de los
cuales fue ilegalmente removido o a uno de igual o superior categoria,
equivalencia y remuneration.
El Comite de ConciliaciOn de la entidad, dentro de los seis meses
establecidos como termino legal, no adopto una decision motivada de iniciar
o no el proceso de repetition, en los procesos: Ejecutivo No 2007-0449 y
Accion Popular 2009-0112-00, donde fue condenada al pago de $38.6
millones, los cuales cancele durante la vigencia 2010.
1.1.1.2. EvaluaciOn del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno de la Registraduria Nacional del Estado Civil
obtuvo una calificacion en la evaluation conceptual de 20,07% que
corresponde a Adecuado, lo que significa que de conformidad con los

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documentos de identidad, cuyo plazo es de treinta (30) meses, lo que


conlleva a que si el contratista incurre en un incumplimiento cercano o
superior a los dos atlas y vencido el amparo de cumplimiento, la entidad este
expuesta a la falta de mecanismos para la exigibilidad de las obligaciones
pendientes por ejecutar para dicha epoca.
Se evidenci6 un presunto incumplimiento de la clausula 30 del contrato,
relacionada con la renovacion tecnologica. En visita tecnica a algunas
oficinas se estableci6 que la tecnologia instalada corresponde al alio 2006.
Sin embargo, con el fin de determinar la cuantia del valor del dano
patrimonial, resulta necesario el inicio de indagacion preliminar.
Se evidencia la ausencia de inspecci6n tecnica final de los bienes y servicios
adquiridos a traves del contrato 057 de 2005. No se elabor6 el acta de recibo
de cada bien o servicio entregado por el contratista.
La Registraduria Nacional no realize un analisis detallado y preciso de los
riesgos asociados al proceso contractual para adquirir los componentes
informaticos para los eventos electorales de Congreso de la RepOblica,
eleccien de Parlamento Andino y presidente y vicepresidente a celebrarse
durante el 2010, ya que no incluy6 riesgos como: Sabotaje a los equipos
(servidores) que procesan el preconteo, escrutinios y estadisticas o
alteraciOn de la informaci6n en estos tres componentes.
La Registraduria no liquid() 26 contratos2 dentro del termino fijado en los
pliegos de condiciones o terminos de referencia o en su defecto en el plazo
establecido en el articulo 11 de Ley 1150 de 2007, la cual consagra que la
liquidaciOn se debe realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la
expiracion del termino previsto para la ejecuci6n del contrato.
1.1.2.2. Gesti6n Presupuestal
En materia presupuestal, se maneja la informacien por medio del SUF. En la
evaluaciOn se evidencio el cumplimiento de las normas presupuestales en la
programacion y aprobaci6n del presupuesto y manejo de recursos.
El presupuesto final de la Registraduria para la vigencia 2010 ascendi6 a
$715.973 millones, del cual se comprometieron $709.304 millones,
equivalente al 99.06%.
Respecto a la constituciOn del rezago presupuestal, se evidencie que la
constitucien de reservas en gastos de funcionamiento de la vigencia 2010
por $11.591,8 millones cifra que representa 4.7% del presupuesto del alio
2

De diferentes modalidades entre ellos prestacien de servicios, asesoria en sistemas y arrendamientos.

CONTRALO FRIA; g=Lxsinf,"A"

GENLHAL DE LA DEP OSE-1CA e INADDUCIONES DEANCIEDAS

parametros establecidos, los controles generales de la Registraduria existen


y se aplican. Operativamente, obtuvo una calificacion de 2.09 (Ineficiente),
debido a que los controles especificos de las lineas o areas examinadas no
mitigan en su totalidad los riesgos para los cuales fueron establecidos.
1.1.1.3. Cumplimiento Plan de Mejoramiento
La Registraduria reporto a la Contraloria General de la RepThlica un
cumplimiento de 91.58% y avance de 72.31% del Plan de Mejoramiento a 31
de diciembre de 2010. SegiTh el seguimiento realizado por el Equipo Auditor
al cumplimiento y al avance del plan, se determin6 una calificacion de
85.11% y 68.39% respectivamente.
1.1.1.4 Gesti6n del talento humano
Mediante Ley 1350 del 6 de agosto de 20091, se reglamento la carrera
administrativa especial en la Registraduria Nacional del Estado Civil. A la
fecha la RNEC, frente a esta obligaci6n, present6 al Congreso un proyecto
de Ley para ampliar por dote meses ms el termino establecido en el articulo
65 de la Ley 1350. Para la evaluaciOn del talento humano se verificaron los
contratos de prestaciOn de servicios, evidenciando debilidades en la
elaboration de estudios previos, justification de adicionales, pagos y
supervision.
1.1.2 Gestion de los recursos pCiblicos
1.1.2.1. GestiOn Contractual
En el contrato 057 de 2005 para Ilevar a cabo el Plan de ModernizaciOn
Tecnologica PMTII, cuya liquidaciOn se neva a cabo en diciembre de 2010,
se establecieron las siguientes situaciones.
Contratos Adicional 01 y 02. En el informe de auditoria Regular de la vigencia
2009, se glosaron los adicionales 01 y 02 del contrato 057 por $104.1
millones y $282 millones, respectivamente. Sin embargo, la RNEC no
desconto en la liquidacion del contrato 057 de 2005, $319.2 millones, sino
solo $66.9 millones, correspondiente a 35 impresoras.
La entidad, en aras de garantizar el Ultimo pago del contrato 057 de 2005,
acord6 con el contratista obligaciones que superan el termino de caducidad
de la action contractual prevista en el articulo 136 del C.C.A. Constituyeron
una fiducia por $9.335 millones, para los insumos de production de
A partir de la vigencia de la Ley la Registraduria Nacional del Estado Civil realizara las acciones necesarias para
poner en practice el sistema de carrera especial, que debera operar plenamente dentro de los 24 meses siguientes
a la entrada en vigencia de la presente Ley.

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GLNLUAL DE LA DE. PUSLICIA E INSMUctOCJES
-iNANC
ERAS

inmediatamente anterior, incumpliendo lo establecido en el articulo 78 del


Decreto 111 de 1996 donde el limite es el 2%.
El rezago presupuestal de la vigencia 2009, fue ejecutado en su totalidad en
las Cuentas por Pagar y en las Reservas se dejaron de ejecutar $64,6
millones, las cuales fueron castigadas.
1.2. HALLAZGOS COMUNES Y RELEVANTES DE LOS PUNTOS DE
CONTROL
En las distintas Delegaciones auditadas, se observaron diversas situaciones
tales como: deficiencias en los indicadores de gesti6n, en los procesos de
identificacion, en la calidad de la informaci6n de los procesos misionales,
debilidades en el AM y en el Censo Electoral, en la administraciOn de
inventarios y en contrataci6n, entre otros aspectos.
1.3. CONCEPTO SOBRE LA GESTION Y RESULTADOS
De conformidad con los resultados de auditoria, la Contraloria General de la
RepUblica, concept:la que la gestiOn en las areas, procesos o actividades
auditadas, es con observaciones, como consecuencia de los siguientes
hechos y teniendo en cuenta la calificacian de 74,05 resultante de ponderar
los aspectos que se relacionan a continuacion:
Tabla No. 2
Consolidacion de la calificacion de gestion
PonderaciOn
frente total
auditado
$763.842.000.000
99,984
NIVEL CENTRAL
$27.300.000
0,004
BOYACA
$13.000.000
0,002
CALDAS
$14,661.125
0,002
CAUCA
$9.500.000
0,001
QUINDIO
0,001
$7.420.000
NORTE SANTANDER
0,001
RISARALDA
$9.050.000
$39.647.500
0,005
VALLE
100,000
Total
763.962.578.625
Elaboro: Responsable de Subsector y equipo auditor
Punto de control

PRESUPUESTO

CalificaciOn
por concepto
de gesti6n
74,05
76,00
85,46
65,61
67,00
88,50
99,19
60,60

Puntaje Total para


concepto de gesti6n
consolidado
74.0381
0,0027
0,0015
0,0013
0,0008
0,0009
0,0012
0,0031
74,0496

El concepto sobre la gestion de la entidad fue el mismo de la vigencia 2009,


donde obtuvo una calificaciOn de 73.5, siendo con observaciones.
1.4. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES3
Evaluadas las lineas de auditoria referentes al proceso contable para las
Vigencia 2010, se determin6:
3 "Los resultados de la auditoria realizada a los Estados Financieros y demas aspectos contables y presupuestales
se presentaron a la Entidad en el Informe Preliminar Contable, el cual fue ajustado con base en su respuesta en lo
que fue procedente, en consecuencia son definitiyos y no procede respuesta de la Entidad sobre este tema."

CONTRALORIA gIT-7,c7;,'J'ZI:L'A""ADA

TUCIONES FINANCIERAS
GENLRAI, CE LA REPUBLIC" E INST

El Grupo Propiedad Planta y Equipo por $63.641 millones (valor neto),


continua con incertidumbre, generada por las debilidades en el manejo de los
bienes de propiedad de la Registraduria. Lo anterior se sustenta en:
-

El plan de mejoramiento, suscrito por la entidad, contempla acciones de


mejoramiento que se encuentran en desarrollo y tienen propuestas metas
con fechas de finalizaciOn en los anos 2011 y 2012.
Producto de la presente auditoria se determin6:

Inexistencia de soportes para verificar que los bienes tangibles


incorporados al inventario con base en la matriz suministrada por el
contratista del PMTII e incluidos en el informe 085 de noviembre de
2010, el cual es soportado con las actas de entrega parciales suscritas
desde el atio 2006, existen realmente y se encuentran en buen
estado, lo cual origina incertidumbre en las cuentas de Propiedad,
Planta y Equipo y en la Legalizacion del anticipo por $24.593 millones.

Asi mismo, los hallazgos de la auditoria Especial realizada al primer


semestre de la vigencia 2010, donde se incluy6 como objetivo el tema de
Propiedad Planta y equipo; dentro de los cuales se destacan los
siguientes:

Se evidenciaron deficiencias on /a aplicaciOn de la normativa contable, al no


disponer de inventarios fisicos actualizados y depurados de toda la Entidad;
desagregaciOn del saldo Amortizaci6n Acumuladas de Intangibles - Licencias
y Software; no se han efectuado los avail:Jos de los inmuebles y por ende
tampoco los ajustes por valorizaciOn, unido al hecho de las deficiencies en la
administraciOn de los bienes muebles e inmuebles.
Se determinaron innumerables elementos sin placa de inventario, lo cual
dificulta su identificaciOn, ubicaciOn y responsables, edemas que varios de
estos bienes se encuentran on estado de obsolescencia y arrumados.
Se evidenci6 la carencia de registros contables y documentos que acrediten
la propiedad de unos bienes de use de la Registraduria, en los casos de
donaciOn, cesiOn o comodato de bienes recibidos de los municipios; en
consecuencia, se desconoce lo establecido en la Circular DRN-085 de Julio
de 2005. Es el caso de la Alcaldia de Yumbo, que con oficio No.
200.06.01.088 del 5 de marzo de 2008, solicitO a la Registraduria Municipal
de Yumbo, el reintegro de 2 impresoras, 1 fax, 1 fotocopiadora, 1 monitor,
una CPU y dos memorias USB; bienes que le fueron facilitados para el
proceso electoral de octubre de 2007. Ahora, durante la visita a ese
Dependencia no aparecieron /a impresora de placa No. 11282 y /a CPU de
placa No. 11286 (placas de la Alcaldia), ademas no se pudo evidenciar
documento alguno sobre la devoluciOn de estos bienes.
Las carpetas relacionadas con los bienes inmuebles, no contienen los
Certificados de Libertad y TradiciOn expedidos por la respectiva Oficina de

CONTRALORIA , =7:-Qnsine,,ELE""

GENERAL DE LA RE POE3L ICA E INSTITLICIONES FINANCIERAS

Registro de Instrumentos Pablicos; no se encontraron documentos sobre el


avaloo actualizado y en las escrituras pablicas no se registran las respectivas
modificaciones por mejoras significativas y/o construcciones nuevas. Sobre
unos bienes inmuebles no se pudo establecer los titulos que acrediten a la
Registraduria Nacional del Estado Civil RNEC su calidad de propietario o
poseedor del bien.
En la liquidacion del Contrato 057 de 2005, no se suscribieron actas de
recibo final actualizado del software y no se realize) levantamiento del formato
Al (Actualizacion de inventario); debido a su condiciOn inmaterial y a que la
entidad argumenta que el software estaba incorporado a los equipos
entregados. Lo anterior genera incertidumbre de $12.671,4 millones que
hacen parte del saldo de la cuenta Intangibles.
SAGEM incluyO en la legalizaciem de los insumos utilizados durante la
ejecucion del contrato los recibidos al inicio del mismo, relacionados en el
acta No. 1 del 30 de diciembre de 2005, los cuales son adicionales a los
adquiridos con los recursos del contrato 057 de 2005. Por lo anterior, la
legalizacion deberia ser por $367.669,8 millones y no $367.101,3 millones; lo
que origina subestimacion de $568,5 millones on las cuentas Deudores y por
contrapartida sobreestimaciem del resultado del ejercicio.
La subcuenta Cuentas de Orden-Otras Responsabilidades Contingentes
present6, a 31 de diciembre de 2010, saldo por $127.596 millones, cifra que
contiene un registro por $91.009 millones realizado al cierre del ejercicio de
2010, con lo cual se subestima las Cuentas por Pagar por dicho valor, toda
vez que se encuentran soportado con Resoluciones de Reconocimiento de
ReposiciOn de Gastos de Camparia, elaboradas por el Consejo Nacional
Electoral. Asi mismo, como hecho subsecuente, se evidenciaron pagos en el
2011 por reposiciOn de gastos de campalias electorales y funcionamiento, a
traves del Fondo Nacional de Financiaci6n de Partidos y Campanas
Electorales de elecciones efectuadas en el 2010, por $2.129,3 millones.
Las sobrestimaciones, subestimaciones e incertidumbres encontradas, que
afectan la razonabilidad de los estados contables a 31 de diciembre de 2010,
suman $167.890,9 millones, valor que representa el 70.5% del activo total a
esa misma fecha que asciende a $238.082 millones.
En nuestra opiniOn, por lo expresado en los parrafos precedentes, los
estados contables no presentan razonablemente, en todos los aspectos
importantes, la situaciOn financiera de la Registraduria Nacional del Estado
Civil a 31 de diciembre de 2010 y los resultados de sus operaciones por el
ano que terming on esta fecha, de conformidad con las normas y principios
de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduria
General de la Naciem.

ONTRALO RIA g '':5-7,=?J`ri(71-

"
ADA
C
SE.r..1As DE LA, HE PLII7 LILA E INSTOUCEO!-.$ FINANCIER4S

La opini6n sobre los estados contables de la entidad para el alio 2010,


desmejor6 en relaciOn con el alio anterior, en el cual se emiti6 una opini6n
con salvedades.
Concepto del Sistema de Control Intern Contable
El Sistema de Control Interno Contable de la Registraduria Nacional del
Estado Civil obtuvo una calificaciOn de 2,2 que corresponde a ineficiente.
Esta calificacion indica que el sistema de control interno contable es
inefectivo y no otorga confiabilidad a la organizacion en el manejo de los
recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas.

1.5. FENECIMIENTO DE LA CUENTA


Con base en el Concepto sobre la Gesti6n y Resultados y la Opinion sobre
los Estados Contables, la Contraloria General de la RepOblica NO FENECE
la Cuenta de la Registraduria Nacional del Estado Civil por la vigencia fiscal
correspondiente al ano 2010, de acuerdo con la tabla siguiente:
Tabla No. 3
Fenecimiento de la Cuenta
Con
Negativa
Concepto/opinion Sin Salvedades
Salvedades
FENECE
NO FENECE
FENECE
Favorable
Con
FENECE
FENECE
NO FENECE
observaciones
NO FENECE
NO FENECE
NO FENECE
Desfavorable

Abstencion
NO FENECE
NO FENECE
NO FENECE

Fuentes Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4.0
Elaboro: Equipo auditor.

El no fenecimiento de la cuenta de la entidad para el ano 2010, cambia con


relaciOn al ano 2009. La opini6n de los Estados Contables fue con
salvedades y cambi6 a negativa, el concepto de la gesti6n se mantuvo igual
con observaciones.
1.6. RELACION DE HALLAZGOS
En desarrollo de las auditorias a que se refiere este informe, se establecieron
(118) ciento dieciocho hallazgos administrativos, (19) diecinueve con
presunta incidencia disciplinaria, cinco (5) con presunta incidencia fiscal, dos
(2) con otra incidencia y uno (1) para indagaciOn preliminar. De igual forma,
se solicit6 el inicio de un proceso administrativo sancionatorio.

CONTRALO
R IA '
LA IfL,OBLIC
GENERAL Lt

p7BricTL"A"

A E. INSTI 1UC.ONES FIEJANCIEHAS

PUNTOS DE CONTROL
BOYACA
CALDAS
CAUCA
QUINDIO
NORTE S.
RISARALDA
VALLE
SUBTOTAL
Especial Primer Semestre
Especial electoral
NIVEL CENTRAL
TOTAL

Tabla No. 4
Relacion de hallazgos
ADM.
DISCIPL.
FISCAL
15
1
3
1
11
2
2
12
4
1
3
1
16
4
62
11
3
28
2
1
5
23
6
1
118
19
5

OTRA

PAS

1
1

1
2

a r . Responsable de Subsector y equipo audito

En el nivel central se encontraron 30 hallazgos, de los cuales uno (1) tiene


presunta incidencia fiscal, seis (6) presunta incidencia disciplinaria, uno (1)
tiene otra incidencia, cuatro (4) fueron subsanados y cuatro (4) fueron
subsanados parcialmente durante el proceso auditor. De igual forma, se
trasladara un (1) hallazgo para indagaci6n preliminar. Se determinaron tres
beneficios de auditoria por $659.6 millones.

1.7 PLAN DE MEJORAMIENTO


Con base en los resultados de este proceso auditor, la entidad debe suscribir
y presentar a traves del Sistema de Rendici6n Electronic de Cuentas e
Informes (SIRECI), un plan de mejoramiento consolidado, atendiendo lo
previsto en la Resolucion Organica 6289 de marzo de 2011, modificada con
la 6445 de enero 6 de 2012, la cual en los articulos 3, 4 y 5 establece la
responsabilidad, modalidad y termino. Sobre dicho plan, la Contraloria
General de la RepOblica no emitira pronunciamiento previo de coherencia e
integridad, segOn con lo establecido en el numeral 3.3.9, Planes de
Mejoramiento, de la Guia de Auditoria.

(--LOIelE C127DA
1
LARRARTE
ontralor Delegado Ad-hoc
Contraloria Delegada para la GestiOn P0blica e
Instituciones Financieras
Revisaron: Juan Alberto Duque Garcia
Fernando Grillo Parra
Elabora:
Carolina Sanchez Bravo
Nicolas Sanchez Moreno

Director de Vigi ncia Fisc


t
Responsable
SubsectorT\ I
Supervisora
Lider Equipo uditor

CONTRALORIA
;LNLUAL In

Et,,S1116CIONES ,-INANCIE .
4E

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
2.1. EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS NIVEL CENTRAL
Tabla No. 5
Consolidacion de la calificacion de la gestion Nivel Central
Calificacion
Factor de
Sub-componentes
Componentes
Sin ponderar Ponderacien
Negocio misional
69.4
0.20
Evaluacien del Sistema de
30.0
0.15
Control Intern
Gestion
misional
Cumplimiento de plan de
85.11
0.10
mejoramiento
Talento humano
85,25
0.05
Subtotal Gestion misional
0.50
Gestion contractual
76
0.25
Gesti6n en
los recursos
presupuestal
o
Gestion
95,75
0.25
publicos
financiera
Subtotal Gesti6n en los recursos miblicos
0.50
Calificacion final
1

Calificacion
Total
13.88
4,5
8,51
4,26
31.15
19
23,9
42,9
74.05

Fuente. Resultados auditoria regular vigencia 2010


Elabort: Equipo auditor.

2.1.1 Gestion Misional


2.1.1.1 Negocio misional
La evaluacion de la gesti6n y resultados de la entidad incluy6 la verificaciOn
del cumplimento del objeto misional, de los planes, programas y proyectos
desarrollados durante la vigencia 2010.
Tabla No. 6
CalificaciOn Negocio Misional
Puntaje
Puntaje
Factor de
Criterio
Parcial Ponderacion Total
19
95
0.20
Adecuacion misional
95
Cumplimiento metas Plan de Desarrollo y/o
47,50
0.50
Planes del Sujeto de Control
19,80
66
0.30
Evaluacion de indicadores de gestion
1
86,30
Total Negocio Misional
Fuente: Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4.0
Elaboro: Equipo auditor.

Esta auditoria consolida los resultados de la auditoria especial en la que se


le otorg6 un puntaje de 52,5 al componente de negocio misional, por lo que
al realizar la ponderacion, la calificacion definitiva de este componente es
69.4. De las 122 metas del Plan de Acci6n, 92 se cumplieron en un 100%, el
resto presentaron cumplimiento entre un 25 y un 98%.
Las acciones que no se cumplieron en un 100%, son las siguientes:

I8

CONTRALOR
IA grIML,:tRsr,f,""^"
OLNERAL L>L LA. REPtieL CA E INST
itiCIONES FINANCIERAS
Tabla No. 7
Plan de Acci6n
Actividades con Cum limiento Menor a 100%
Proceso

No.
Actividad

Planeacion Estrategica

10

Comunicacion externs

3
7

Direcci6n y organizacien
de debates electorales y
mecanismos de
participaciOn

10

AdministraciOn de
recursos financieros

Ejecucion presupuestal
1

Administration de
recursos fisicos
Adquisicien de bienes y
servicios

3
3
1

Asesoria Juridica

2
3

Asesoria y control de la
actividad disciplinaria

ACTIVIDADES
Realizar los cursos virtuales del Modelo Estandar de
Control Interno MECI
Sostener un trafico minimo de visitantes que consulten la
pagina de internet.
Organizar las Elecciones de Jueces de Paz y Concejos
Municipales de Juventud
Atender las Omisiones del Censo Electoral Congreso
2010.
Excluir as cedulas de las personas fallecidas, mayores de
dieciocho arias, inhabilitadas mediante Sentencia, las
reportadas por as Fuerzas Militares y Policia Nacional,
para actualizar el censo Electoral.

Actualizacion inventario RNEC en coordinaci6n con las


delegaciones departamentales
EjecuciOn proyectos de inversion, mantenimiento y
mejoramiento de sedes en coordinaciOn con las
delegaciones departamentales
Ejecuci6n plan de compras
Elaborar los contratos que cumplan con los requisitos de
ley de Registraduria Nacional del Estado Civil
Elaborar y suscribir las actas de liquidaciOn que cumplan
con los requisitos de ley.
Contestar las consultas y conceptos ajustados a los
requerimientos y al ordenamiento juridico
Seguimiento a los procesos disciplinarios

1
2

Tramite de quejas - lnformes 6 anonimos


Impulso de procesos Disciplinarios
Funci6n disciplinaria
ElaboraciOn de informes correspondientes a procesos
3
Disciplinarios
4
Elaboracien de guia practica disciplinaria
1
Entrega de cedulas
2
Entrega de certificaciones de cedulas
3
RC Nacimientos; entrega Inscripciones Registro Civil
Entrega de copias,
4
RC Defunciones; entrega Inscripciones Registro Civil
certificaciones y servicios
5
RC Matrimonios; entrega Inscripciones Registro Civil
a los clientes CDS
6
TI; entrega de Tarjetas Identidad >7<14 alibis
7
TI; entrega Tarjeta Identidad >14<18 afios
8
RC; entrega copias y certificados Registro Civil
RC Defunci6n GrabaciOn de Registro Civiles en el
5
Sistema
TI 1a vez menores de 14 ahos actuahzacion de
Tramites enrolamiento,
7
informaciOn tarjeta identidad - en el sistema
digitalizaciOn, grabacion
TI
to vez y renovacion, mayores de 14 y menores de 18
para actuafizacion y
10
anos - Enrolamiento y actualizacien de informaciOn Tarjeta
unification de la
identidad en el sistema
informaciOn en el sistema
TI Duplicado mayores de 14 y menores de 18 alias 11
Enrolamiento y actualizacion de informaciOn Tarjeta
identidad en el sistema
Rutin) de talento humano
1
Divulgar la cartilla de Archivo de Historias Laborales
Atencidin y respuesta a correos electrOnicos de
InformaciOn electoral
2
ciudadanos
Puente: Seguimiento plan de accion
Elabore: Equipo Auditor

Entre las actividades con alas bajo nivel de cumplimiento, se tienen:

19

Cumplimiento
25
88
20
98

68

99
85
94
80
99
97
90
67
85
80
59
90
89
78
91
86
98
74
91
68
90
78

77
80
75

CONTRALORIA
%):-7,grt:-F?,,Raincr-B....
GENERAL DL LA HE PUBL 'CA i E INSMUCIONES FINANCIERAS
Para la actividad No. 10, del proceso de Planeacien Estrategica se estableci6
realizar 4 cursos virtuales del Modelo Estandar de Control Inferno MECI, de
los cuales realize un curso, equivalente al 25% de la meta.
Para la actividad de Organizer las elecciones de Jueces de Paz y Concejos
Municipales de Juventud, durante la vigencia 2010 la ejecuci6n acumulada
de esta actividad fue del 20% ya que se presentaron dificultades al evaluar
los requisitos para desarrollar este tipo de elecciones atipicas, como el no
cumplimiento de requisitos por parte de las organizaciones tales como los
Consejos Municipales de Juventud.
En el proceso de Gesti6n y Control Disciplinario, se estableci6 la meta No. 3,
relacionada con la elaboracion de informes correspondientes a procesos
Disciplinarios, de la cual se realizaron 240 informes de los 408 planeados
para la vigencia 2010. El nivel de cumplimiento se vio afectado por el
desplazamiento de funcionarios en la epoca electoral y el seguimiento de
debates electorales.
Se establecieron los siguientes hallazgos:
Hallazgo. No. 1: Sistema de informacion de Gestion SIGESCon base en lo establecido por la Ley 152 de 1994, Art.26 y 29 y la Circular
Interne de formulacian del Plan de Acci6n; se realize encuesta aplicada a 18
delegaciones sobre el aplicativo SIGES, y aspectos relacionados con la
planeaciOn de las cuales el 66.6% senalan problemas para bajar las
actualizaciones del aplicativo, toda vez que existen dificultades de
conectividad, es lento y no permite el ingreso de informacien.
Este aspecto limita el Ingreso, control y supervision a la programacion del
Plan de Accion por el Macroproceso de PlaneaciOn Estrategica y el
seguimiento a la formulaciOn y ejecucion del Plan de Accion.
Hallazgo No. 2: Quejas y Reclamos
En visita a las Registradurias auxiliares de Suba, Candelaria, Teusaquillo,
Ciudad Bolivar y Distrital, se evidencio la no aplicacian de criterios claros y
precisos para el manejo de las quejas y reclamos de los usuarios. El
Registrador Auxiliar, le da el tratamiento que el considere pertinente, lo cual
no responde a mecanismos establecidos por la RNEC. Esta situaci6n
contraviene la Ley 87 de 1993, en el subsistema de control de gesti6n,
procedimientos del componente de actividades de control del Sistema de
Control Interno; de igual forma, contraviene lo senalado en el Plan
Estrategicol "El Servicio es nuestra identidad", disenado para el periodo
2008-2011, el cual senala en uno de sus ejes estrategicos: "Reorientacien de

20

621;

\1D

"""'"
utSTION
""""
JCONTRALORIA
NE I2At L`t v. atPULP..INSTIltiCIONES I-Et:ANC:It-RAS

la Cultura del Servicio al Cliente". De igual forma la Circular 17 del 17 de


febrero de 2009, que hate referencia al informe de quejas, derechos de
petici6n y acciones de tutela.
Producto de la comunicacion de la observaci6n, la entidad, mediante
Memorando No. 024 del 24 de mayo de 2011, dirigido a Registradores
Auxiliares, Coordinadores y Jefes de oficina, senala la necesidad de atender
las quejas y reclamos presentados por los ciudadanos, ya sean escritos o
verbales, de acuerdo a sus competencias y a los procedimientos
establecidos por la Registraduria Nacional del Estado Civil.
Indicadores de gestiOn
Por otro lado, la Registraduria presento deficiencias relacionadas con la
elaboraciOn de los indicadores, puesto que no incluye los relacionados con
economia, financieros y de efectividad.
Hallazgo No. 3: Indicadores de Gesti6n
La Ley 87 de 1993 establece: "Objetivos del sistema de Control Interno.
Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administraciOn
pOblica, el diseno y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientara al logro
de los siguientes objetivos fundamentales:...
b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economia en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecucien de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misi6n institutional;
d. Garantizar la correcta evaluaciOn y seguimiento de /a gestiOn organizational; ...
g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verification y evaluaciOn;"
Segun el Decreto 2145 de 1999, en el articulo 12 se establece: "PlaneaciOn.
La planeaciOn concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las
acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento
de su misiOn particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de
la gestion y marco de las actividades del control Interno puesto que a traves de ella
se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas".
En el anexo No. 6 de la ResoluciOn 5544 de 2003, se deben relacionar los
indicadores de economia y financieros de la entidad. Adernas, en armonia
con la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004, las entidades deberan
disenar indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
La Registraduria, en la rendici6n de la cuenta fiscal4l correspondiente a la
vigencia 2010, present6 indicadores de gestion para medir la eficacia y
En el anexo No. 6 de la Resolucidn 5544 de 2003, se deben relacionar los indicadores de economia y financieros
de la entidad. En armonia con el paragrafo 10 del articulo 4 de la Ley 872 de 2003. Y en concordancia con el

21

CONTRALORIAlaTrTgLZRE
int:A" "A"
GENERAL DE LA RE PUBLiCA ' E INGETUGIONES HEANCIERAS
eficiencia haciendo falta los indicadores que evalnen la economia,
financieros y otros aspectos come la efectividad; lo que evidencia la falta de
gestion de la administraciOn en la construcciOn de estos instrumentos de
mediciem, lo que limita medir en forma integral la evaluaciOn y seguimiento de
la gestiOn de la entidad.
DepuraciOn actualizaciOn y conservaciOn de la informaciOn que integre el
Archivo Nacional de IdentificaciOn y reqistro de votantes.
El proceso de depuraci6n, actualizaciOn y conservacion de la informaciOn
que Integra el archivo nacional de identificacion adelantado durante la
vigencia del ano 2010, se realizO en cumplimiento de as funciones
delegadas en el Director Nacional de Identificacian, mediante Resolucion
1970 de 2003 por parte del Registrador Nacional del Estado Civil.
En desarrollo de esta fund& y basados en las facultades conferidas por la
Ley 1365 del 21 de Diciembre de 2009, por la cual se decreta el Presupuesto
de Rentas y Recursos de Capital y Ley de Apropiaciones para la vigencia
fiscal del 10 de enero al 31 de diciembre de 2010, el cual en su articulo 84
dispuso lo siguiente:...
"...Asi mismo, el Registrador Nacional del Estado Civil podra cancelar las cedulas
de ciudadania correspondientes a personas fallecidas, previa confrontacien de las
bases de datos de la Registraduria Nacional del Estado Civil, en los casos en que
exista certeza del fallecimiento de una persona de acuerdo con los registros,
archivos y bases de datos de los Centros de Inhumacion, de Hospitales, Funerarias,
Clinicas, Secretarias de Salud, Institute) de Medicina Legal y Ciencias Forenses, los
cuales tendran para estos efectos, valor de plena prueba".
La Entidad realize) la verificaciOn de los registros civiles de defunciOn
existentes en las Notarias, Registradurias Auxiliares, Municipales y
Especiales, al igual que la informaciOn que reposaba en las funerarias,
parroquias, cementerios y oficinas de medicina legal de 824 municipios, con
relaciOn a personas fallecidas, validando que la informaciOn que reposaban
en estas entidades ya se encontraba reportada a la Registraduria;
igualmente, establecio aquellas personas de las cuales existe un registro de
fallecimiento en alguna de las entidades antes descritas y que su cedula de
ciudadania se encontraba vigente, para proceder a realizar la cancelaciOn de
su documento de identidad, previas las validaciones alfanumricas
requeridas.
De igual forma, se realize) la depuraciOn de aquellas cedulas de ciudadania
que se encontraban vinculadas a un Registro Civil de Defunci6n y que se
cargan al sistema de Registro Civil, el cual, mediante la interfase BDR (Base
articulo 3 del Decreto 4110 de 2004, donde se senala que las entidades deberan diseriar indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad.

22

CONTRALOR1A

`""

F114PNCIE

de Datos de Registro) - ANI (Archivo nacional de IdentificaciOn), reporta las


novedades de defunciones para emitir los actos administrativos por medio de
los cuales se cancelan estas cedulas de ciudadania.
La entidad manifiesta que a traves del Proyecto de Modernization
TecnolOgica en su segunda fase, ha podido establecer diversos casos con
doble cedulaciOn y mala elaboration, entre otros, que han permitido
actualizar el Archivo Nacional de Identificaci6n, tal como se observa en el
siguiente cuadro:
labia No. 8
De uraciones 2010
Mes
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junin
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
TOTAL

C x muerte
9.358
39.785
14.150
27.233
11.220
9.223
54.861
622.055
12.113
21.137
6.665
19.853
847.653

C x otros conceptos
1.432
5.592
2.843
1.722
429
341
1.567
888
561
774
1.207
620
17.976

Bajas
1.764
3.380
14.537
3.443
3.997
3.896
6.105
4.959
3.384
940
2.149
833
49.387

Extinciones Revocatorias
99
3.377
116
5.803
2.509
185
167
1.862
246
1.883
120
2.558
327
2.563
3.862
545
5.609
255
326
2.316
1.879
256
180
1.852
2.822
953.911
36.073

Fuente: RNEC

En cuanto a la actualizacion de las novedades que se presentan sobre las


cedulas de ciudadania, la entidad indica que su actualizacion se realiza en el
Archivo Nacional de IdentificaciOn-ANI, mediante los siguientes procesos:
En lo que refiere a cancelaciones de cedulas por muerte, para el alio
2010, la actualizacion se realizo de dos maneras:
1. Con relation a los Registros Civiles de Defunci6n que ingresaron al
Sistema de Registro Civil, su actualizacion se produjo de forma
automatica mediante la Interfase BDR - ANI y previas las validaciones
de coherencia alfanumerica en cuanto a los datos biograficos del
inscrito, emitiendo las resoluciones respectivas.
2. En cuanto a la informaci6n recaudada con base en las facultades de la
Ley 1365 de 2009, su actualizacion surtia una serie de validaciones
previas en cuanto al estado de vigencia del documento y coincidencia
en los datos alfanumericos, para realizar el cargue externo de la
informacian proporcionada por las diferentes Entidades.

23

ccErct?1,\,{LF,9fil,e.

ONTRALORIA DELEGADA
E s NON PUBLICA
IllIGICIIES FIrTANCIERAS

En cuanto a las dernas actualizaciones de que trata el Articulo 67 del


COdigo Electoral, relacionadas con doble cedulacion, falsa identidad,
minoria de edad, extranjeria, mala elaboraciOn, reasignaci6n sexual, altas
y bajas, estas se realizan sobre el ANI, mediante el aplicativo disenado
para tal fin, de manera que generan lotes o grupos de novedades, los
cuales, una vez se les asigna el nOmero de resolution, actualiza la
informaciOn en el Archivo Nacional de Identificacien.
En lo referente a la conservaciOn de la informacion que integra el Archivo
Nacional de Identification, semanalmente se realizaban Backups mediante
un proceso automatic programado con anterioridad para no afectar el
servicio normal del sistema.
PoblaciOn vulnerable
Para el "Sistema de Information de Atenci6n a PoblaciOn Desplazada de las
entidades del Snaipd": existira un Comite Tecnico de Information, el cual
identificara las areas en las cuales se requiere, con mayor urgencia,
mecanismos para cruzar informaci6n intermunicipal y se adelantaran las
acciones con las entidades pertinentes. Para el logro de lo anterior, toda la
PoblaciOn Desplazada registrada, mayor de 18 arms, debere contar con
cedula de ciudadania, por lo que la Registraduria Nacional del Estado Civil
debia priorizar su programa de cedulacion hacia esta poblacion.
En este sentido la entidad realize durante el 2010, 22 campanas en 17
departamentos, 399 lugares que corresponden a 76 municipios con una
poblacien atendida de 156.212, tal como se evidencia en la siguiente tabla:
Tabla No. 9

COMPORTAMIENTO HISTORIC ATENCION UDAPV 2000-2010


COBERTURA DE ATENCION
ANO

CAMPANAS

DPTOS

MUNICIPIOS

LUGARES

DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION

REGISTRO
CIVIL

TARJETA
DE
IDENTIDAD

CEDULA

POST-,

PoDLACiON
ATEND/DA

GRABACION

%
PART.

0
960
5.378
3.503
26.955

5.006
11.166
15.806
32.611
29.768

6.609

1%

0
0

38.477

4%

63

1. 603
26.351
40.491
38. 696
20 921

111

19.886

30.912

47.530

61.675
74.810
77. 644
98.328

6%
8%
8%
10%

7.996

60.334

17.172

85.502

20.048
15.695
36.986

46.692
50.234
58.994

18.860
40.194
67.569

0
10.931
5.935

9%
9%

72.047
356.009

55.256
340.938

8.417
25.283

85.600
117.054
169.484
156.212

37%
35%
26%
% PARTICIPACION POR DOCUMENTO
* Las cifras en el ano 2010 incluyen 8.527 Vanillas realizados por la OPADI. Puente: RN EC

3%

2000
2001
2002

12

11
17

12

19

28
49
86
60
55
85
133

77

86
207
492

76
619

399
1.510

20.492
249.165

2003
2004
2005
2006

12
12
10
21
31
18

2007

20

2008
2009

33
45

10
12
13
12
16
18
22

2010'

22
230

17
32

TOTALES

11
17
19

28

24

0
0

971.395

100%

12%
17%
16%
100%

IA
==ittif""4"
CONTRALOR
' I INSTI1UCIONES
FINANCIERAS
OLNLHAL Di LA REPUBL:CA
Cumplimiento tareas Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010
En relacion con el Plan Nacional de Desarrollo "Estado Comunitario:
Desarrollo para todos"5. En el tomo I se refiere a "Un mejor estado al servicio
de los ciudadanos" y se describen actividades que estan enfocadas a la
actividad misional de la Registraduria, entre las que se tiene el registro e
identificaciOn de los ciudadanos, implementando sistemas de registro y
digitalizacion de huellas, renovaciOn masiva de cedulas a aproximadamente
30 millones de ciudadanos, depuracion del censo electoral y apoyar
iniciativas para la reforma del c6digo electoral.
La RENEC, desarrollo actividades para la plena identificacion de los
ciudadanos colombianos y para el mejoramiento de los mecanismos para el
ejercicio del derecho al voto.
Al respecto, el Consejo Nacional de Politica Social, aprobO el Conpes 3323
de diciembre 20 de 2004, "Programa de ampliacion de la producciOn y
optimizaciOn de los sistemas de identificaci6n y registro civil de la
Registraduria Nacional del Estado Civil (PMT)", con el cual se asegur6 la
segunda fase de modernizacion de la Registraduria con el objeto de culminar
el proceso de cedulacion e identificaciOn de la poblacion mayor de 18 anos, a
la vez que se actualiza y mejora el proceso de registro civil e identificaci6n de
los menores. Todo ello, atado a la posibilidad de nutrir una base de datos de
informacion decadactilar que permite constatar la identidad real de la
persona.
Si bien es cierto se dio cumplimiento a este objetivo, se puede evidenciar
debilidades en el proyecto tanto en aspectos contables, tecnicos y legales,
los cuales se presentan en este informe.
En cuanto al Registro e identificacion de los ciudadanos colombianos, el
funcionamiento de un Estado de derecho6 se basa en la certeza de la
identidad de las personas. De alli que la identificacion se convierta en un
asunto estrategico que incide en todos los sectores del Estado y de la
sociedad.
Los procesos de registro civil e identificaci6n ciudadana, tienen un alto
impacto en las actividades y decisiones de los diferentes sectores
gubernamentales y en el accionar de todos los colombianos. Esto quiere
decir que la carencia de sistemas de identificaciOn confiables, seguros y
oportunos puede acarrear numerosos costos econOmicos, sociales, politicos,
entre otros.
5 De acuerdo con el Numeral 6 Arliculo 6 del Capitulo 11 de la Ley 1151 del 24 de Julio de 2007.
6 Consejo nacional de Politica Social, DNP. Documento Conpes 3323, 20 de Diciembre de 2004. Justificacion.

25

COINTRALORIA
' ZTCTI (TNLPU99rICDAE"""
LN
G

LRAL. DE LA HLPUBLICA E INSMUCIONES FINANOERAS

La tarea de registro e identificaciOn de los ciudadanos colombianos puede


considerarse como un prerrequisito para fortalecer y consolidar la
democracia en Colombia, pero ademas, puede constituir un avance
fundamental para la depuracion y mejora de los sistemas de informaci6n y
para la prestacion de servicios como el de salud, pensiones, etc.
En esta perspectiva, y dando seguimiento a lo previsto en la ley y en los
documentos de politica respectivos, se busco fortalecer tanto el Programa de
ampliacitm de la producciOn y optimizaciOn de los sistemas de identificacion y
registro civil de la RNEC, como las estrategias para lograr el registro de ninos
y ninas de 0 a 5 anos.
Para ello se contemplO:
1. La digitalization y grabaciOn de los archivos fisicos de /a DirecciOn
Nacional de Identificacian (DNI) que contienen unos 33 millones de tarjetas
decadactilares.
SegOn acta de cierre del proyecto, se cumpliO.
2. La renovaciOn de todas las cedulas de ciudadania antiguas
(aproximadamente 22 millones).
De acuerdo con la informaciOn reportada por la entidad, se establece: "Con
base en las verificaciones necesarias para el cierre del subproyecto de Produccion y Entrega
de documentos de identidad (30.000.000 de Cedulas de Ciudadania y 3.000.000 de Tarjetas
de ldentidad para menores entre 14 y 17 anos de edad), la Interventoria en su informe No.
76 de mayo de 2010 determin6 un total de 20.429.007 cedulas de ciudadania producidas
correctamente y 634.676 Tarjetas de ldentidad producidas correctamente, por el consorcio
SAGEM, en virtud de la ejecucion del contrato 057 de 2005 al 31 de diciembre de 2009.
De esta forma, se estableciO que el saldo de documentos de identidad a producir para
cumplir lo establecido en el Contrato 057 de 2005, corresponde a 9.570.993 cedulas de
ciudadania, y de 2.365.324, tarjetas de identidad.
De igual manera, se comprueba lo mencionado anteriormente, con respecto a la informaciOn
contenida en la base de datos AFIS con code al 21 de diciembre del 2010 fecha en la cual
se liquida el contrato 057 del 2005, la cual contaba con la informaciOn biografica y biometrica
de 23.853.666 de ciudadanos y 1.154.041 Menores entre 14 y 17 anos de edad, para un
total de 25.007.707 colombianos."

3. La expedici6n de /a cedula a los nuevos ciudadanos (alrededor de 850 mil


anuales).
SegOn el contrato de PMT II se estimaba la producciOn de 60.000
documentos en 22 horas lo que representa 2.727 por hors segOn contrato
con Sagem.

26

CONTRALOR1A ct's"-7,gt.:Irericp,ti`E ADA


En visita a la fabrica de documentos se constato este aspecto, concluyendo
que en una hora en prueba se hizo una production de 11.340 documentos
de los cuales en cedulas correspondia a 10.647 por hora y 643 tarjetas de
identidad, dando cumplimiento a la meta propuesta en este aspecto.
4. La expediciOn de 3 millones de tarjetas de identidad a los menores entre
los 7 y 14 alio&
En virtud de la ejecuciOn del contrato 057 de 2005, a 31 de diciembre de
2009 se produjeron 634.676 Tarjetas de Identidad correctamente por el
consorcio SAGEM. A dicha fecha, se presenta un saldo de 2.365.324,
tarjetas de identidad.
4. La actualization, almacenamiento y consulta de 41,2 millones de registros
civiles disponibles tanto en la Registraduria, como en las Notarias del pais.
La entidad manifiesta que producto del plan de mejoramiento, se emitieron y
enviaron 888 cartas a las notarias, cuyo objeto fue incentivar la suscripcian
del convenio para la utilization de los nuevos aplicativos de Registro Civil, el
cual esta dotado con la base de datos de los 41.2 millones de Registros
Civiles.
Sin embargo, no depende en un 100 % de la Registraduria Nacional, que las
Notarias tomen la decisi6n de acceder a estas tecnologias.
6. La expediciOn de 12.2 millones de registros civiles grabados
La interventoria del contrato 057 de 2005, de acuerdo con los resultados de
las pruebas de auditoria que realiz6, present:5 el informe 031 "Inform& de
Cumplimiento Subproyecto de Digitalization y GrabaciOnAgosto de 2008", donde
indica que se ejecut6 la totalidad de las actividades establecidas y
planificadas en el cronograma para este entregable del subproyecto de
digitalizaciOn y grabaciOn y que los bienes y servicios que consisten en
41.200.001 de seriales de registros civiles digitalizados y cargados a la base
de datos de la GED y los 12.200.000 registros civiles grabados en la base de
datos del SIRC, cumplen satisfactoriamente con el compromiso contractual,
sin perjuicio del acta de recibo final a que haya lugar a la finalization del
contrato.
7. La ampliaciOn de la capacidad de almacenamiento y velocidad de
procesamiento de las bases de datos de Registro Civil y de IdentificaciOn
(AFIS).
La entidad manifiesta que: "Con base en ese objetivo, la supervisiOn del contrato 057
del 2005. garantiz6 la ampliaciOn del AFIS en 45.000.000 millones de personas, 5.000.000

27

CONTRALO
REA rgi"-Zt.',`EA"
(3LNENAL DE LA HE PUBLiCA E INSIM:CiONES FINANCIERAS
millones mas que lo establecido por el documento CONPES 3323 del 2004, con forme lo
certifica la Interventoria CIDLIS UIS, en el Acta Monica de Recibo Final del 30 de noviembre
del 2010.
De Is misma manera, se garantiz6 un manejador de transacciones que tuviera la capacidad
de procesar 60.000 documentos diarios en sus diferentes medulos automaticos del sistema,
con forme lo certifica la Interventoria CIDLIS UIS, en el Acta Monica de Recibo Final del 30
de noviembre del 2010".

8. La ampliaciOn de la fabrica de documentos, para alcanzar la cifra de 60 mil


diarios.
Se evidenci6 con los soportes diarios de produccion entregados por el
Consorcio SAGEM y verificado por la interventoria del contrato, que durante
la impresi6n masiva de renovacion de documentos de identidad se Ilegaron a
superar los 60.000 mil documentos diarios, de acuerdo con lo exigido en el
contrato 057 de 2005.
Componente Tacnico
Hallazgo No. 4: Centro Alterno
El nivel Central de la Registraduria no cuenta con un centro alterno de datos
que hospede los sistemas criticos de cOmputo, de almacenamiento y de
comunicaciones por lo que, la entidad este expuesta a la perdida de
informaciOn ya sea por riesgos ambientales, ataques de seguridad u otro tipo
de fallas, lo que puede afectar el restablecimiento de la continuidad de sus
operaciones, lo cual Ilevaria a perdidas de informaciOn de identificaciOn. Esta
situaci6n denota debilidades de gesti6n en la administraciOn del Centro de
Computo principal y en la Gesti6n Informatica al no tener en cuenta las
normas de seguridad Informatica de Ia familia ISO 27000 y el standar de
mejores practicas COBIT 4.1, DS4 (Garantizar Ia Continuidad del Servicio).
Hallazgo No. 5: Conpes Web Service
En el proyecto Web service se evidencia:
La entidad no cumple en su integridad la recomendacion establecida por el
CONPES en el documento 3323 del 20 de diciembre de 2004,
recomendaciOn referida en el numeral 14.2.5 subproyecto de Web Service
del contrato 057 de 2005, en el sentido de: "Con un modelo de validaciOn de la
huella los ciudadanos a travos del Web con todas las caracteristicas necesarias
para mantener los niveles de seguridad, confiabilidad y el no repudio de las
transacciones, se puede implementer un sistema que sirva como certificador de la
firma digital, asi el ciudadano no necesitaria claves o equipos especiales, siendo sus

28

NTRALORIA DELEOADA
ESTION PUBLIC:A
CENEHAL OE LA IELEWEELICA E INSTECUCONES EINANCIERAS

CONTRALOR1A

Onicos identificadores, por ejemplo, su namero de identificaciOn y su huella dactilar"


Subrayado fuera del texto.
La Registraduria ha suscrito varios convenios con entidades del Estado, por
medio de los cuales se brinda acceso a la Web Service, sin que se haya
establecido un certificador de firma digital para el ciudadano, lo que impide
contar con una forma efectiva y segura de validacion de la identificaciOn del
mismo.
Reqistradurias Auxiliares Bogota Sequridad de informacion y bases de
datos
En las visitas realizadas a la siguientes Registradurias auxiliares de:
Teusaquillo, Candelaria, Rafael Uribe Uribe, Ciudad Bolivar, Suba y la
Registraduria Distrital, se estableci6 el siguiente hallazgo.
Hallazgo No. 6: Condiciones fisicas de los sistemas de la Entidad
Cableado estructurado
La Norma Tecnica de Calidad de la Gesti6n Publica-NTCGP1000:2009, el
estandar TIA/EIA-569-A "Commercial Building Standards for
Telecommunications Pathways and Spaces" y la TIA/EI-942, indican criterios
en el diseno de areas de tecnologia y comunicaciones.
En lo que respecta a las condiciones y caracteristicas que debe cumplir el
area TecnolOgica donde se encuentra el equipo de c6mputo del PMTII, de
acuerdo a los numerales 14.3.3, 14.3.4, 14.3.5, 14.3.6 y 14.3.7 referentes a
"Otros Requerimientos Generates" del Contrato 057 de 2005, se evidencio en
las instalaciones de la Registradurias Auxiliares, que las adecuaciones no
son id6neas en especificaciones basicas para comunicaciones, energia
electrica, cableado estructurado, entre otros. El armario del cableado-Rak,
donde se encuentran los Hubs o patch panel y patch cord, no estan
etiquetados ni con normas minimas de seguridad, no existe una canalizacion,
se presenta suciedad, se encontraron cables sueltos desde el techo y otros
sobre el piso.
Lo anterior pone en riesgo la informacion de la entidad y evidencia la falta de
gesti6n de la administracion en la adecuacion de las instalaciones de las
Registradurias auxiliares, inobservando las normas de seguridad senaladas,
exponiendose al riesgo de conflagracion, perdida y dano de elementos, con
la subsecuente perdida de informaciOn e interrupciones en la prestaci6n del
servicio

29

D
:E
NTTIgi:LPC7.3LIC
GENERAL DE LA REPO E)LiCA L INS muctof

CONTRALOR1A

GADA

En la respuesta de la entidad manifiesta que programa visitas de diagnostic


a las diferentes Registradurias auxiliares y que una vez se tenga precisi6n de
la situaci6n actual de las mismas sedes, se procedera con las respectivas
adecuaciones y mejoras en las redes 16gicas y electricas.
Perimetro de seguridad Fisica
La "Norma Tecnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27002" en el item No. 9. "Seguridad
fisica y del entorno", numeral 9.1.1 "Perimetro de Seguridad Fisica", senala en
su articulo: "Se deberian utilizar perimetros de seguridad (barreras tales como
paredes, puertas de acceso controladas con tarjeta o mostradores de recepcien
atendidos) para proteger las areas que contienen informacien y servicios de
procesamiento de informacien".
En las Registradurias auxiliares de Teusaquillo y Ciudad Bolivar se evidenci6
que el area de comunicaciones (donde se encuentra el servidor, la UPS y el
armario de comunicaciones), esta al alcance del ciudadano que entra a
realizar su tramite de cedula de ciudadania, sin que exista barrera de
contenci6n para ingresar a esta area y asi evitar el acceso fisico de personal
no autorizado y de la contaminaci6n ambiental.
Los equipos de c6mputo del PMTII, en las Registradurias auxiliares de Suba,
Rafael Uribe Uribe, Teusaquillo, Ciudad Bolivar y la Candelaria no estan
ubicados en sitios adecuados, ya que los servidores se encuentran en el
suelo, en condiciones inadecuadas de seguridad y aseo, presentando
riesgos por electricidad estatica y conflagraciones electricas, ademas, estan
contiguos a los ventanales con exposicion al pOblico en general, que podrian
generar perdida de informacion y hechos vandalicos.
Por lo anterior no se estan aplicando las normas de seguridad informatica
ISO 27000, el estandar TIA 942, Estandar de mejores Practicas de TI COBIT
4.0, DS5 Administrar la seguridad de los sistemas y DS12 Administrar el
ambiente fisico y la Resolucian 3257 de Agosto 5 de 2005, de la RNEC,
establece las politicas informaticas que deben acatarse en el interior de la
entidad. Situacion que genera alto riesgo a la exposici6n de peligro de
conflagraci6n, generando riesgo para los funcionarios, posibles perdidas de
informaciOn, interrupciones en la prestaciOn del servicio y riesgo de perdidas
econOmicas de la Entidad. (Ver anexo No. 1 archivo fotografico)
Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo
Respecto de las instalaciones electricas de las Registraduria auxiliares:
Ciudad Bolivar, Suba y Candelaria, se evidencia la exposician a perdidas y
datios del hardware y software, pues las condiciones tecnicas no son
adecuadas lo que determine incumplimiento a los requerimientos

30

CONTRALOR1A

CONTRALORIA DELEGADA
PUBLIC>
..

iS NON
.

`,..

establecidas en el Reglamento Tecnico para Instalaciones Electricas


RETIE. De igual forma, en las inspecciones oculares realizadas el 12, 13, 14
y 25 de abril de 2011 a las instalaciones de las Registradurias auxiliares
anteriormente mencionadas, se encontraron cables sueltos y fuera de las
canaletas, canaletas desprendidas y puntos de conexion cubiertos con cajas
y carpetas en las estaciones de trabajo.
Lo anterior, evidencia la inexistencia de politicas de seguridad de las
instalaciones electricas que permitan evitar el riesgo de conflagracion; de
esta forma, se desconoce lo dispuesto en la Resolucian del Ministerio de
Minas y Energia No. 80398 de 2004, en la cual senala que se debe
garantizar que las instalaciones, equipos y productos usados en la
generacion, transmision, transformaci6n, distribucion y utilizaciOn de la
energia electrica cumplan con los objetivos legitimos de Proteccion de la vide
y la PreservaciOn del medio ambiente. Adicionalmente, la inobservancia de la
Resolucion 181294 de 2008, Reglamento Tecnico de Instalaciones Electricas
(RETIE) del Ministerio de Minas y Energia.
La entidad indica que solicit6 at Area Grupo de Soporte Administrativo y
Grupo de Soporte Tecnico de la entidad la realizacion de visitas a las
instalaciones de las Registradurias Auxiliares, con el objetivo de evaluar y
relacionar los requerimientos necesarios en cada una de ellas, en pro de
mejorar las condiciones tecnicas para una mejor prestaci6n del servicio,
perdida de la informaci6n y daho en lo equipos de c6mputo.
GestiOn Judicial
Se evaluaron seis procesos por $1.046 millones, que representan el 63% del
total de pagos por fallos de procesos el 2010, los cuales ascendieron a
$1.652 millones, evidenciando las siguientes situaciones:
Hallazgo No. 7: Defensa Judicial
La Registraduria no interpuso, en la oportunidad procesal, recurso de
apelacion en contra de la sentencia del 03 de mayo de 2010, proferida en el
proceso de Nulidad y Restablecimiento del Derecho No 2003-7311,
instaurado en su contra en el cual se orden6 reintegrar al demandante a uno
de los cargos de los cuales fue ilegalmente removido o a uno de igual o
superior categoria, equivalencia y remuneracion.
Lo anterior evidencia debilidades en la gesti6n judicial de la entidad,
inobservando la fund& delegada del Control y Vigilancia de los terminos
judiciales establecidos en la Circular No 051 de Mayo 20 de 2009 proferida
por la Oficina Juridica Grupo de defensa judicial.

31

10

0 CONTRALOR1A
,etztuAL
L., HEE Uet C
OF

GES 51_
01.FF

El Comite de Conciliacien de la Registraduria Nacional del Estado Civil, por


unanimidad, mediante Acta No. 21 del 20 de abril de 2011 decide iniciar
Accion de Repetici6n contra los agentes presuntamente responsables por la
condena a la Entidad en este proceso contencioso. En la actualidad, la
entidad este proyectando y recopilando la documentaci6n necesaria para
presentar la correspondiente demanda de RepeticiOn ante la JurisdicciOn de
lo Contencioso Administrativo.
La entidad manifiesta: "De otra parte el Comite de ConciliaciOn de la Registraduria
Nacional del Estado Civil, por unanimidad mediante Acta No. 21 del 20 de abril de 2011
decide iniciar Acci6n de Repeticien contra los Doctores
y
como agentes
presuntamente responsables por la condena sufrida por Ia Entidad en el proceso
contencioso de ..., contra la Registraduria Nacional del Estado Civil, en Ia actualidad se esta
proyectando y recopilando la documentaciOn necesaria para presentar la correspondiente
demanda de RepeticiOn ante la Jurisdicci6n de to Contencioso Administrativo."

En la respuesta, la entidad argumenta que el registrador de Facatativa fue el


responsable de dejar vencer los terminos, aceptando asi el hallazgo, sin
embargo, en el mismo se advierte igualmente la responsabilidad de las
oficinas de juridica y de control interno con respecto del control y seguimiento
sobre las actuaciones de los funcionarios de otras dependencias.
El hallazgo este enfocado a que la Registraduria no interpuso en la
oportunidad procesal el recurso de apelacion a la sentencia. Por este hecho
la entidad inici6 un proceso disciplinario, razOn por la cual se mantiene el
hallazgo pero sin incidencia disciplinaria y por ende, no sera objeto de
traslado a la instancia disciplinaria correspondiente.
Hallazgo No. 8: Acciones de Repeticion (D)
El Articulo 26 del Decreto 1716 de 2009 establece: "De la acciOn de repeticiOn.
Los Comites de ConciliaciOn de las entidades pUblicas deberan realizar los estudios
pertinentes para determinar la procedencia de la accian de repetician. Para ello, el
ordenador del gasto, al dia siguiente del pago total del capital de una condena, de
una conciliaciOn o de cualquier otro credito surgido por concepto de la
responsabilidad patrimonial de la entidad, debera remitir el acto administrativo y sus
antecedentes al Comite de ConciliaciOn, para que en un termino no superior a seis
(6) meses se adopte la decision motivada de iniciar o no el proceso de repetici6n y
se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente.
dentro de los tres (3) meses siguientes a la decision. Paragrafo Unico. La Oficina de
Control Interno de las entidades o quien haga sus veces, debera verificar el
cumplimiento de las obligaciones contenidas on este articulo."
El Comite de ConciliaciOn de la entidad, dentro de los seis meses
establecidos como termino legal, no adopt6 una decisi6n motivada de iniciar
o no el proceso de repetici6n, en los procesos: Ejecutivo No 2007-0449 y

32

CONTRALORIA

CONTRALORIA DELEOPDA
GESTION PUBLIC:A
E INSTITUCIONES FINANGIEPAS

Acci6n Popular 2009-0112-00, donde fue condenada al pago de $38.6


millones, los cuales cance16 durante la vigencia 2010.
La entidad manifiesta que lo anterior sucede porque se presentan
debilidades en la evaluaciOn de las fichas tecnicas que contienen la
informaci6n necesaria y requerida para efectos de individualizar e identificar
plenamente a los agentes presuntamente responsables. Esta situaciOn limita
la gestion para adelantar dentro del termino legal los Comites de ConciliaciOn
que le permitan a la RNEC adoptar las decisiones oportunas y a falta de
control y seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno lo que se
traduce en la inobservancia del Decreto 1716 de 2009.
En la respuesta, la entidad indica:
"CASO: Ejecutivo No. 2007-0449...este asunto ha sido repartido a varies Asesoras
Extemas adscritas a la Oficina Juridica de la Entidad, profesionales que por la complejidad
del terra respecto del cual se trata dicho caso, on reiteradas oportunidades han solicitado a
varies dependencies de la Entidad la informaci6n necesaria y requerida para efectos de
individualizar y determiner plenamente en dicho asunto el(los) Agente(s) presuntamente
Responsable(s). A la fecha se encuentra on poder de una de las Asesoras Extemas a quien
se le asign6 el estudio del presente caso, sin que hubiese sido recibida la Ficha Monica
correspondiente por parte de la suscrita Secretaria Monica del Comite.
La Oficina Juridica indica que procediO a envier la Ficha Tecnica con oficio No. 00737 del 26
de Julio de 2011. Cabe anotar que por la complejidad del terra y teniendo on cuenta que en
su momento se solicito informaciOn a otras dependencias.
Una vez aprobado por el comite la action de repeticiOn pertinente, este Despacho procediO a
envier mediante oficio SG-0J No. 001744 del a fio on curso, a la Delegation Departamental
de Antioquia, el proyecto de solicitud de conciliation como requisito de procedibilidad, con
todos sus anexos, asi como el proyecto de demanda de AcciOn de Repetici6n, con sus
respectivos anexos. Cabe anotar que la solicitud de conciliaciOn fue presentada el 16 de
diciembre de 2011
CASO: Acci6n Popular 2009-0112-00. ...la DelegaciOn Departamental de Caldas remitiO a
la suscrita Secretaria Tecnica del ComitO, la Ficha Monica correspondiente a este caso. No
obstante lo anterior y una vez revisada la misma, se evidenciO que lista debe ser corregida,
complementada y ajustada, toda vez que adolece de information y la misma se encuentra
incomplete. Por tanto, una vez sea remitida nuevamente la Ficha Monica por parte de la
DelegaciOn Departamental de Caldas, debidamente corregida, complementada y sustentada,
y sea recibida por parte de la suscrita la Ficha TOcnica correspondiente a este caso, y si la
misma cumple con los requisitos parametros y lineamientos previstos on el Reglamento
Intorno del Comite de ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Entidad y on la Circular No. 023
DRN SG CCDJ de fecha 10 de febrero de 2010, suscrita por parte del Senor
Registrador Nacional del Estado Civil..., este caso sere sometido a estudio y consideraciOn
del Comite de ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Entidad.
La Oficina Juridica indica que en reunion de carecter extraordinario de Comit6, sesiOn que
tuvo lugar el 21 de diciembre de 2011 a las 4:00 p.m., se debatiO, entre otros, la viabilidad de
iniciar AcciOn de RepeticiOn contra el Agente Presuntamente Responsable determinado e
individualizado en la Ficha Tecnica elaborada por parte de la DelegaciOn Departamental de

33

CONTRALORIA MNITIZI.00ZDAELEGADA
GENE:RAL DL LA HE PUYSLICA E INSTIltiCtONES FINANCIERAS
Caldas, can ocasiOn al pago efectuado por parte de la Registraduria Nacional del Estado
Civil al incoante.
Los Integrantes del Comite de ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Registraduria Nacional
del Estado Civil asistentes a la reunion, por unanimidad dispusieron y aprobaron, una vez
analizada y estudiada la Ficha Tecnica elaborada por parte de la Delegacion Departamental
de Caldas, asi como la documentation y el acervo probatorio obrante dentro del expediente
que reposa en la Secretaria Tecnica del ComitO de Conciliacion y Defensa Judicial de la
Entidad, y debatido en detalle este caso, lo siguiente: 1. Acoger los argumentos esgrimidos
en la Ficha Tecnica elaborada por parte de la DelegaciOn Departamental de Caldas: 2.
Como consecuencia de lo anterior, por unanimidad se dispone y aprueba, una vez analizada
y estudiada la Ficha Tecnica elaborada por parte de la DelegaciOn Departamental de Caldas,
asi como la documentaciOn y el acervo probatorio obrante dentro del expediente que reposa
en la Secretaria Tecnica del Comite de Conciliacion y Defensa Judicial de Ia Entidad. y
debatido en detalle este caso, que La Entidad -Registraduria Nacional del Estado Civilinstaure DEMANDA de ACCION DE REPETICION contra los Agentes Presuntamente
Responsables individualizados y determinados en la Ficha TOcnica como tales, doctores
...quienes para la 6poca de ocurrencia de los hechos fungian como delegados
departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil en Caldas; 3. Aunado a lo
anterior, los Integrantes del Comite de Conciliacion y Defensa Judicial de la Entidad
autorizan y aprueban que se !lave a cabo el tra mite y/o proceso conciliatorio respectivo, a fin
de que los Agentes Presuntamente Responsables..., paguen a favor de La Nader?
Registraduria Nacional del Estado Civil, la suma de CINCO MILLONES CIENTO
CINCUENTA MIL PESOS ($5'150.000.00) M/L., as decir, se autoriza y aprueba por parte de
los Integrantes del Comite a solicitar y presentar, previo a instaurarse la Demanda de Accien
de RepeticiOn por parte de la Registraduria Nacional del Estado Civil, la Solicitud de
ConciliaciOn Prejudicial ante Procuraduria General de la Nacien, can el propOsito de que se
surta la Audiencia de ConcillaciOn correspondiente, como requisito de procedibilidad de Ia
Demanda de AcciOn de Repeticion a instaurarse de conformidad con la normatividad
vigente, por el valor que le fue cancelado al... an la cuantia antedicha, as decir, la suma de
CINCO MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL PESOS ($5'150.000.00) M/L..: 4. Una vez
surtida la Conciliacion ante la Procuraduria General de la Naci6n de acuerdo al Reparto, se
debera adjuntar a la Demanda de Acci6n de Repeticiem como prueba el Acta de Conciliacion
debidamente surtida ante la Procuraduria, y 5. Presentar copia autentica de los
Antecedentes que dieron lugar a la decision adoptada por parte del Comite de Conciliacion y
Defensa Judicial de la Registraduria Nacional del Estado Civil, entre otros, la Ficha Tecnica
elaborada por pane de la Delegacien Departamental de Caldas an la cual se esgrimen los
fundamentos y se sustentan debidamente las razones y/o motivos que dan lugar a instaurar
la Accion de RepeticiOn".

El equipo auditor considera que en la respuesta, la entidad presenta las


acciones que ha adelantado en cada caso; sin embargo, no ha cumplido los
terminos previstos por la norma legal indicada en el hallazgo para tomar una
decisi6n de iniciar o no una action de repeticiOn.
La entidad manifiesta que realizO los comites de conciliaciOn y que ya
instaur6 las acciones de repeticiOn correspondientes. No obstante, el
hallazgo esta enfocado a que el Comite de ConciliaciOn no se realize, ni se
pronunci6 dentro de los seis meses siguientes al Ultimo pago, tal como lo
establece el Decreto 1716 de 2009.

34

CONTRALO FR IA !n's" (rAZI.:.""""


NE UAL DL

ONES FINANCIEFIAS
HLPUBLICA E INSIITUC

En tal sentido, es importante senalar las siguientes fechas:


Tabla No. 10
Fecha Comites de Cenciliacion
Proceso
Ejecutivo Na 2007-0449
AcciOn Popular 2009-0112-00

Fecha ultimo
Pago
15-03-10
25-11-10

Fecha Comite de
conciliacion
25-08-11
21-12-11

Fuente' Informacon RNEC


Elabora Equipo auditor

Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y sera trasladado a la


instancia correspondiente.
Observaciones de la ComisiOn Legal de Cuentas
- Referente a la carrera administrative, mediante la Ley 1350 del 6 de agosto
de 20097, se reglament6 la carrera administrative especial en la
Registraduria Nacional del Estado Civil, y se dictaron normas que regulan la
Gerencia POblica. La entidad solicit6 ampliaciOn de doce meses ms para
implementer este isistema de carrera.
- Para Ilevar a cabo el proceso continuo de inducci6n y reinducci6n a los
servidores de la entidad, para sensibilizar el regimen de contabilidad pOblica,
se celebrO convenio con la ESAP, el cual incluye el programa de
capacitaci6n con el nOcleo tematico de economia de lo pOblico que contiene
el programa de finanzas POblicas y Presupuesto el cual esta relacionado con
la referida glosa.
- ContinOan las restricciones presupuestales para atender la totalidad de los
requerimientos efectuados por las Delegaciones Departamentales y las
limitaciones de acceso a algunas Registradurias Municipales, en especial
aquellas que por su ubicacion geografica se dificulta su acceso.
- Persiste la inexistencia de planes de mejoramiento individual, en atencian a
que aun no se ha implementado la Carrera Administrative Especial.
- Las limitantes en la planta de personal y el alto nivel de rotacion de
funcionarios, le ha impedido cumplir a la entidad con las fechas establecidas
de las fases de Gobierno en Linea, teniendo en cuenta que ha concentrado
gran parte de los recursos financieros y humanos en dar cumplimiento a las
actividades misionales, entre los que se encuentran los procesos electorales
que por Constitucion y por Ley debe desarrollar, o aquellos atipicos que se
presentan.
A partir de la vigencia de la Ley la Registraduria Nacional del Estado Civil realizara las acciones necesarias para
poner en practica el sistema de carrera especial, que debera operar plenamente dentro de los 24 meses siguientes
a la entrada en vigencia de la presente Ley.

35

CONTRALORIA
71 (7) rAJL11-41 D" "A "
C,LNLHAL DL LA HEPUBLTC A = E INSillerOONES FtNANCIEAAS
El Decreto 1151 de 2008, establece los lineamientos generales de la
Estrategia de Gobierno en Linea (GEL) y en el articulo primero precisa que
las disposiciones en el contenidas son de obligatorio cumplimiento para las
entidades que conforman la administracien pOblica. Y cuyo objetivo es
contribuir con la construccion de un Estado mas eficiente, ms transparente y
participative, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las
empresas, a traves del aprovechamiento de las Tecnologias de la
Informacion y la Comunicacion.
En la Registraduria, las Fases del GEL se encuentran cumplidas8 en
promedio en el 70,4%,

Information
89%

Tabla No. 11
Avance fases del GEL
FASES GOBIERNO EN LINEA
Interaction
Transaction
TransformaciOn
77%
26%
76%

Democracia
84%

Fuente Woo SG-OP161 de Oficina de PlaneaciOn

SegOn el articulo 8 del Decreto 1151 de 2008, establece las Metas de


Gobierno el linea "En cumplimiento de las directrices que establezca la
entidad responsable de coordinar la Estrategia de Gobierno en Linea, las
entidades pUblicas deberan implementar los criterios previstos para cada
fase, de acuerdo con las siguientes metas"
Tabla No. 12

Plazo fases del GEL


FASE
PLAZO
INFORMACION
1 DE JUNTO 2008
INTERACCION
1 DE DICIEMBRE 2008
TRANSACCION
1 DE DICIEMBRE DE 2009
TRANSFORMACION
1 DE JUNIO DE 2010
DEMOCRACIA
1 DE DICIEMBRE DE 2010
Puente' Decreto 1151 de 2008

2.1.1.2

Evaluacien del Sistema de Control Interno

El Sistema de Control Interno de la Registraduria Nacional del Estado Civil


obtuvo en el componente conceptual una calificacion de 20,07 que lo ubica
en el nivel de Adecuado, lo que significa que conforme a los parametros
establecidos, los controles generales de la entidad existen y aplican.
Operativamente obtuvo una calificacion de 2.09, que corresponde a
Ineficiente, debido a que los controles especificos de las lineas o areas
8 ..."Asi mismo, en coordinacign y asesoria de Gobierno en Linea viene implementando los criterios establecidos
para cada una de las fases, acorde con el Manual de la Estrategia.. Sin embargo, a la fecha (5 de abril de 2011)
min no ha logrado el 100% esperado en la implementacion de las fases, en razor, a que para dar cumplimiento a
algunos de los criterios establecidos, la entidad depende de la aprobaciOn de recursos provenientes del
presupuesto nacional, el coal cada ago ha tenido una disminucion significativa. Fuentei Oficio SG-OP161 de Oticina
de Planeacidin de la Registraduria Nacional del Estado Civil.

36

CONTRALORif6,

".""i--"A"

GESTIN
O PUBLicA
CT Is NLHAL DE LE, HE DUEL IC T, C INSTITUOIONES FINANCIER/TS

examinadas no mitigan la totalidad de los riesgos para los cuales fueron


establecidos.
Tabla No. 13
Calificacion del Sistema de Control interno
Evaluation de la operatividad del SCI
Eficiente
Ineficiente
100
30
Adecuado
EvaluaciOn conceptual del
50
Inadecuado
0
SCI
Fuente: Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4M
Erabore Equipo auditor.

2.1.1.3

Cumplimiento del plan de mejoramiento

El plan de mejoramiento de la entidad, vigente a 31 de diciembre de 2010,


tiene 209 hallazgos, 285 acciones y 404 metas:
Tabla No. 14
Descri ci6n Plan de Me oramiento
Auditoria

Vigencia 2006 Modalidad Regular. Quindio


Vigencia 2006 Oficinas Centrales
Vigencia RNEC 2007
Delegacion Santander 2007
Delegacion Tolima 2007
Contrataci6n 2008
Delegacion Atlantic
Delegacion Departamental de Boyaca
Delegacion Departamental de Caldas
Fondo de Campanas vigencia 2008
Gestion Financiera y Presupuestal 2008
Gestion Administrativa
GestiOn Contractual
Nivel Central 2008
Informe Financiero RNEC 2008
Nivel Central Registraduria Distrital
DelegaciOn Departamental de Antioquia
DelegaciOn Departamental de Caldas
DelegaciOn Departamental de Norte Santander
Nivel Central Vigencia 2009
Delegacion Bolivar
Delegacion Departamental Caqueta 2009
Delegacion Departamental Meta 2009
Delegacion Departamental Quindio 2009
Delegacion Departamental de Santander
Delegacion Departamental del Valle
RNEC vigencia 2009
Especial RNEC vigencia 2010 Proceso electoral
TOTAL
Fuente. Plan de Mejoramiento

El resultado de la verification es el siguiente:

37

Hallazgos
3
8
9
1
1
2
1
2
1
3
1
2
2
17
3
5
14
17
1
8
14
13
14
4
7
17
35
4
209

Acciones
3
9
11
1
1
2
1
2
1
3
1
2
3
24
4
9
14
30
2
14
16
24
21
7
10
18
49
4
286

Metas
3
18
13
1
1
2
1
2
1
3
1
6
3
25
5
12
21
38
3
16
27
32
21
12
10
52
70
5
404

CONTRALO R IA Elr'sTigNALptRerioDAEL"A"

GENERAL DE LA IELDUBLECA i E INSETUCIONEE DNANCIERAE

Tabla No. 15
Resultado verificaciOn Plan de Mejoramiento a 31 de diciembre de 2010
Hallazgo y Metas Vencidas y
Cumplidas pars excluir del Plan de
Mejoramiento

Auditoria
Vigencia
Centrales

2006

Oficinas

Vigencia RNEC 2007


Delegacion Tolima 2007
Contrataci6n 2008
DelegaciOn Atlantic
Delegacidn Departamental de
Boyaca
rondo de Camparias vigencia
2008
GestiOn
Financiera
y
Presupuestal 2008
Gesti6n Administrative
Nivel central 2008

Informe
2008

Financiero

RNEC

Nivel Central Registraduria


Distrital
Delegacion Departamental de
Antioquia

Hallazgo 1, meta 2
Hallazgo 15, metas 2 y 3
Las metas de los hallazgos 5, 9, 16, 20 y
32
Hallazgo 10
Hallazgo 11
Hallazgo 1

Hallazgos 2FC y 3FC

Hallazgo 4GAF
Las metes del hallazgo 7GA
Los hallazgos 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 10, 11,
13, 17, 18, 21 y 22.
Hallazgo 4, meta 1
Las metes de los hallazgos 12 y 23
Hallazgo 1 meta I
Hallazgo 4
Hallazgo 5 metes 1 y 2 y Hallazgo No. 6,
meta I. Hallazgo 7, meta 1
Hallazgos 3, 9, 10, 11, 15, 16, 21, 22 y 23
La metas de los hallazgos 1 y 5, 6 y 8

Las 3 acciones del hallazgo 6

DelegaciOn
Departamental
Quindio 2009

Hallazgos 2 y 8
Hallazgo 3 meta 2
Hallazgo 4, meta 1
Hallazgo 5, meta 1
Hallazgo 7 metes 1 y 2
Hallazgo 6, meta 1
Hallazgo 2 metas 1, 2 y 4
Hallazgo 4 metes 1 y2
Hallazgos 1, 3, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13 y 14
Las metas de los hallazgos 1, 2, 4, 5, 7, 9
y 10
1u
Hallazgos No. 6, 8, 11 y 13
Las metes de los hallazgos 1. 2, 3,10, 11,
12 y 13
Hallazgos No. 4, 5, 6, 8, 9 y 14
Las metas de los hallazgos No. 1, 3 y 4
Hallazgo No. 2 metes 1, 2 y 3

Delegacion Departamental de

Las metes de los hallazgos 1, 4, 6 y 7

Delegacion
Meta 2009

Departamental

Hallazgo 12

Hallazgo 1 FC

Delegacion Departamental de
Norte Santander

Delegacion
Departamental
Caqueta 2009

Hallazgo Cl 1,
meta 1

Hallazgos 30 y 38

Delegacion Departamental de
Caldas

Delegacidn Departamental de
Bolivar

No Efectivas

Hallazgos (ID 9, ID 28, ID 29)

Hallazgo 1, meta 1
Hallazgo 4, metas 1 y 3
Hallazgo 5 metes 1 y 2
Hallazgo 8, metas 1 y 2
Hallazgo 10, metas 1 y 2
Hallazgo 12, meta 4
Hallazgo 16, meta 1
Hallazgo 17, metas 2, 3 y 4
Hallazgos 13, 15, 20, 22, 23 y 24

Nivel Central Vigencia 2009

Acciones
Incumplidas

38

Hallazgo 10G1
Hallazgo No.
4, AcciOn 2
Hallazgo 1 meta 2,
Hallazgo 2 Meta 2,
Hallazgo 3
Hallazgo 6 metes 2,
Hallazgo
3 y 4.
Meta 2
Hallazgo 9

Hallazgo 1, meta 2,
hallazgo 2,
Hallazgo 4, meta 2,
hallazgo 5, meta 3,
Hallazgo 6
Hallazgo 10, meta 3
Hallazgo 12, metas
2y3
Hallazgo 16 meta 2
Hallazgo 17, metas
1, 5 y 6
Hallazgo 18

Hallazgos 4, meta 2

Hallazgo
meta 2

Hallazgo 9

Hallazgo 10

Hallazgo 3

Hallazgo 7

Hallazgo No. 2

5,

1E;TUTI1CD:L"A"
CONTRALOR I A giC.):7
rn_ 32 A, Eth t A tit e,,,eL

Auditoria
Santander

Delegacion
del Valle

Departamental

FINI.ClEgAb

Hallazgo y Metas Vencidas y


Cumplidas para excluir del Plan de
Mejoramiento
Hallazgo No. 3 y 5

Acciones
Incumplidas

Hallazgo 1, metas 2 y 3
Hallazgo 2, metas 1 y 4
Hallazgo 3, meta 3
Hallazgo 9, metas 2 y 3
Hallazgo 12. meta 1
Hallazgo 13, metas 1, 2, 5 y 6
Hallazgo 14, metas 1, 2, 3 y 4
Hallazgo 15, metas3 y 4
Hallazgo 16, metas 1, 3, 4, 5 y 6
Hallazgo 17, meta 1
Hallazgo 6, 7, 10

Hallazgo 2, metas 2
3
Hallazgo 5
9, meta 4
Hallazgo 11, metas
1y3
Hallazgo 12, meta 2
Y3
Hallazgo
13,
metas3 y 4
Hallazgo 14, meta 5
Hallazgo 15, meta 2

Las metas de los hallazgos 2, 11, 13, 18,


19, 23, 31, 34 y 35.
Hallazgo 3, meta 3
Hallazgo 5, meta 1
Hallazgo 8, meta 1
Hallazgo 10, meta 1
Hallazgo 14, meta 1
Hallazgo 16, meta 1
Hallazgo 20, meta 1

Hallazgos 1, 22 y
33
Hallazgo 28, metas
3, 4 y 6
Hallazgo 29, metas
3, 4 y 6

RNEC vigencia 2009

Especial RNEC vigencia


2010 Proceso electoral
Elaborb Equipo auditor

No Efectivas

Hallazgos
3,
metas 1
Hallaz goy21,
2
24
Hallazgo
meta 1
Hallazgo
28
metas 1 y 2
29
Hallazgo
metasl y 2

Las metes de los Hallazgos 2 y 3

Las acciones inefectivas fueron:


Viqencia 2007 RNEC:
Hallazgo No. 1 meta 1: CapacitaciOn y divulgacion sobre el plan de
contingencia PMT II.
Gesti6n Financiera y Presupuestal 2008:
Hallazgo No. 4: AcciOn: Implemental- un plan de acci6n que permita evacuar
los informes a las agrupaciones politicas, como el mejorar la informacion
sobre los candidatos que haga efectiva la inmediatez en la comunicaci6n, al
igual que el lograr evacuar los informes de ingresos y gastos.
GestiOn Administrativa:
Hallazgo 10: Accion: Continuar con la elaboracion de los procedimientos,
procesos y desarrollos de software para el procesamiento electronic de los
resultados en las consultas internas de los partidos y movimientos politicos.
Nivel central 2008:
Hallazgo No. 4: AcciOn 2: Requerir a la Delegacion de Santander para que
informe el avance de la instalaciOn del aplicativo en la notarias y hospitales.

39

CONTRALO R I A

C
G rrTaAj YRbILA ,DE EG ADA

Nivel central Reqistraduria Distrital


Hallazgo 7: Meta 2: Informe de seguimiento de las politicas informaticas y
controles implementados.
Nivel central 2009
Hallazgo 5: Meta 2: Asegurar el recibo de los entregables objeto del contrato
057 de 20005, acorde a las funciones delegadas a la Interventoria en virtud
del contrato 075 de 2005. Informes bimensuales de seguimiento de la
supervision. Informes bimensuales de seguimiento de la supervision.
Gerencia de Bolivar
Hallazgo 10: Actualizacion del Proyecto de inversion "ConstrucciOn y
ampliaciOn de la Infraestructura Administrativa a nivel Nacional".
Delegacion Departamental Caqueta
Hallazgo 3: Mantener la consistencia entre las Bases de Datos de Registro
Civil e IdentificaciOn para hacer mas expedito el proceso.
Nivel central 2009
Hallazgo 3: Meta 1: Relacionada con el Adicional 1 y 2 del contrato No. 057
de 2005.
Meta 2: Informe de la Supervision del Contrato 057 de 2005, que recoja los
conceptos y solicite, la correspondiente accion en el Acta de LiquidaciOn del
Contrato. Es decir, bien sea que se descuente o no, el valor de los bienes
adquiridos.
Hallazgo 21: Meta 1: ElaboraciOn de requerimiento al contratista; indicando el
informe de avance de la totalidad del Plan de Mejoramiento.
Hallazgo 24, Meta 1: Capacitar a los supervisores en cuanto al cumplimiento
de la Resolucion 307 de 2009. La Oficina Juridica emitira circular, solicitando
a la supervision de los contratos remitir peri6dicamente, los informes sobre la
ejecuci6n de los mismos.
Hallazgo No. 28: Meta 1: Conformar de un equipo de trabajo que se
encargara de la parte operativa del manejo de inventarios, encargados de
requerir, conciliar y registrar la informacion remitida por las delegaciones
departamentales.

40

CONTRALORIA I g=`,Ztet-"A"

GENE:HAL DL LA F3ZPOEILICA iE INSTiTtiCIONES FINANCIERAS

Meta 2: Envio de la circular 129/2010, con el prop6sito de informar el


cronograma de toma fisica de inventarios en el ambito nacional a diciembre
31 de cada vigencia, coordinando con las areas involucradas en el proceso
contable el cierre de operaciones que permita la actualizacion de la
informaci6n y reiterando el cumplimiento de las "directrices y procedimiento
para el levantamiento anual de inventario fisico de bienes muebles tangibles
e intangibles".
Hallazgo 29: Meta 1: Conformar un equipo de trabajo que se encargara de la
parte operativa del manejo de inventarios, encargados de requerir, conciliar y
registrar la informaciOn remitida por las delegaciones departamentales.
Meta 2: Envio de la circular 129 del 2010, con el prop6sito de informar el
cronograma de toma fisica de inventarios en el ambito nacional a diciembre
31 de cada vigencia, coordinando con las areas involucradas en el proceso
contable el cierre de operaciones que permita la actualizacion de la
informaci6n y reiterando el cumplimiento de las "directrices y procedimiento
para el levantamiento anual de inventario fisico de bienes muebles tangibles
e intangibles".

Las acciones de Mejoramiento incumplidas fueron:


Contratacian vigencia 2008:
Hallazgo No. 12: Evaluacian por parte de la Interventoria y de la supervision
del contrato de los cronogramas que permitan recibir los subproyectos y
componentes del proyecto en los tarminos y condiciones previstas en el
contrato.
Fondo de Campanas vigencia 2008
Hallazgo 1: Acci6n: Realizar el levantamiento y adopci6n de los Procesos y
Procedimientos del Fondo Nacional de Financiaci6n de Partidos y Campafias
Electorales.
Informe financiero RNEC 2008
Hallazgo 1: Meta 2: Depuraci6n Banco Davivienda-Red Bancafe.
Hallazgo 2: Meta 2: Como resultado de Ia gesti6n de cobro las
Coordinaciones de Contabilidad y Pagaduria procederan a la depuraci6n de
la cuenta, realizando los registros contables y posterior reintegro a la
Direcci6n de Credito Public y del Tesoro Nacional. Realizar los registros
contables a que haya lugar.

41

CONTRALOR I A gg'71:1-c'atpEL"A"
GENERAL DE LA ILEPINBLiCA E INSMUCIONES LINANCIENAS

Hallazgo 3: La Coordinacion de Cobros por Jurisdicci6n Coactiva radicara en


la Gerencia de Informatica la solicitud de adquisiciOn del modulo de cobro
coactivo a deudores, especificando las caracteristicas que den cumplimiento
a la organizaci6n, control y seguridad de los reportes, la alimentara
autometicamente el modulo contable. AdquisiciOn y puesta en marcha del
modulo de Cobro de Cobros Coactivos.
Nivel central Reqistraduria Distrital
Hallazgo No. 6: Meta 2: Realizar la gesti6n y recopilaciOn de los documentos
requeridos ante las entidades del Distrito Capital para sus adecuaciones.
Meta 3: Elaborar el inventario de los inmuebles a enajenar y consolidar los
documentos soportes requeridos
Meta 4: Desarrollo del proceso enajenaciOn en los terminos establecidos en
el Decreto 4444 de 2008.
Hallazgo 9: Efectuar seguimiento continuo al funcionamiento del canal de
1024 Kb, los consumos promedio son de 200Kb; a principio del 2009 se
realizo una valoraciOn de la LAN por parte de la empresa contratista UNE,
dictaminando que esta se encuentra en buen estado. La cobertura a los
servicios de Internet, intranet y correo institucional, la realizan, todas las
Registradurias municipales y las auxiliares. Meta: Tener un servicio continuo
con las Registradurias auxiliares.
Nivel central 2009
Hallazgo 4, Meta 2: Validacion de cumplimiento de procesos y
procedimientos.
Gerencia Bolivar:
Hallazgo 9: Meta 1: Adquisicion de una Planta electrica u una UPS con
suficiente capacidad.
DeleqaciOn del Meta
Hallazgo 7: Implemented& en la DelegaciOn Departamental del Meta del
Sistema de Seguimiento y Control como herramienta de seguimiento a las
solicitudes de documentos de Identidad.
DelegaciOn de Santander:
Hallazgo 2. Meta 1: La Gerencia de Informatica monitoreare la Red de la
DelegaciOn de Santander y al canal de UNE con la interfase SAGEM.

42

R grgca>,A=A:""AA
E(40 CONTRALO
,, AE DE , RED,Dt
t

EUS:Mtee, EFN.n.NCIERAE

Meta 2: Aplicacion de correctivos pertinentes derivados del monitoreo


descrito en el item anterior por parte de la Gerencia de Informatica.
Nivel central 2009
Hallazgo 1, Meta 1: Establecer a nivel central y Delegaciones la relacion de
bienes objeto de la baja.
Meta 2: Reporte de las resoluciones aprobadas por el comite de bajas en
oficinas centrales y Delegaciones.
Meta 3: Realizar la baja de los bienes y demas material existe.
Hallazgo 22: Mediante comunicacion escrita se remitira a la Oficina JuridicaGrupo Contratos, los informes de supervision del contrato No. 417/09.
Hallazgo No. 28: Meta 3: Continuar con el proceso de actualizacion de
inventarios, fortaleciendo la aplicacion del formato Al tanto en oficinas
centrales como en las delegaciones departamentales.
Meta 4: Levantar el inventario fisico de bienes a 31 de diciembre (cierre
fiscal), registrando las novedades reportadas en el sistema LEADER
(ingresos, traslados, bajas). Bienes reportados (inventario fisico)/bienes
actualizados en sistema LEADER.
Meta 6: Individualizacion de inventarios de todos los funcionarios de la
entidad.
Hallazgo No. 29: Meta 3: Continuar con el proceso de actualizacion de
inventarios fortaleciendo la aplicacion del formato Al tanto en oficinas
centrales como en las delegaciones departamentales.
Meta 4: Levantar el inventario fisico de bienes a 31 de diciembre (cierre
fiscal), registrando las novedades reportadas en el sistema LEADER
(ingresos, traslados, bajas). Bienes reportados (inventario fisico)/bienes
actualizados en sistema LEADER.
Meta 6: Individualizacion de inventarios de todos los funcionarios de la
entidad.
Hallazgo 33: Entregar el informe de la Interventoria que de cuenta de los
bienes tangibles e intangibles recibidos en la solucion PMT II, debidamente
valorizados y actualizados.

43

CONTRALO
R
Gt

M7grtiLpiricr)A
E""

NL NAL DE LA FE l'U LI CA E INSTIluCtOHE6 HNANCLIERAS

Producto de la verificacion realizada tanto en el nivel central como en las


Delegaciones de Caldas, Norte de Santander y Valle, se establecio un nivel
de cumplimiento del 85.11% y nivel de avance del 68.39%.
La entidad debe proponer nuevas acciones para los hallazgos que
presentaron metas incumplidas o inefectivas. Ademas, retirar del plan de
mejoramiento aquellos hallazgos, cuyas acciones fueron cumplidas.
Beneficios producto de la revision del Plan de Mejoramiento
1. Producto de la Auditoria Regular-vigencia 2009, hallazgo 3 - Objeto de los
otrosies al Contrato 057 de 2005, se indic6 lo siguiente:
"...Debe anotarse adicionalmente, que al presente hallazgo se wine of hecho de que en las
35 impresoras adquiridas mediante la adiciOn No. Z se incremento su valor un ano despu6s
en 76%, pasando de $1,08 millones (adiciOn No. 1) a $1,9 millones (adicien No. 2) por
unidad, siendo de la misma marca y calidad. Situacion evidenciada en los estudios de
conveniencia y oportunidad, donde adicionalmente, el estudio de mercado de la segunda
adiciOn demuestra que otras tres empresas mantienen un valor similar por el que se
cornpraron las impresoras en el primer contrato adicional. Y la Entidad justifica su compra
por precio elevado por los servicios de alistamiento, integraciOn e instalaci6n, los cuales
tambiOn fueron incluidos en la primera adiciOn, y no hubo valor diferencial por dicha
situaciOn".

En reunion conjunta del primero de septiembre de 2010, el contratista


manifest6 que dicha situacion correspondia a un error en la valoracion de los
precios de la impresora Epson FX890, debido a que el valor cotizado
corresponde a una impresora de diferentes caracteristicas, esto es la Epson
FX2190. En la liquidaciOn del contrato 057 de 2005, la RNEC descont6 el
valor de $66.9 millones, correspondiente a las 35 impresoras adquiridas con
el contrato adicional 02 de 2009, cifra que corresponde a un beneficio de
auditoria.
En el anexo al Acta de recibo de bienes del adicional No. 02 de 2009, del 29
de noviembre de 2010, se dice lo siguiente: "La propuesta del consorcio SAGEM,
incluy6 la impresora mara EPSON FX-890 por un valor unitario de un millon novecientos
catorce mil pesos M/L ($1.914.000) IVA incluido. Este valor presenta un incremento del 76%
frente a las mismas impresoras ofertadas por el mismo contratista y adquiridas por la
entidad, en virtud del adicional 01 de 2009 al contrato 057 de 2005, Esta situaci6n fue
observada por la Contraloria General de la RepThlica, en su informe de auditoria de la
vigencia 2009. Como consecuencia de lo anterior y teniendo en cuenta el proceso de
liquidaciOn que se adelanta, las panes a acordaron la devoluciOn y posterior descuento on el
tramite del pago del adicional 01 de 2009 al contrato 057 de 2005, y en el acta de liquidaciOn
de los valores correspondiente a las impresoras en cuantia de sesenta y seis millones
novecientos noventa mil pesos M/L ($66.900.000)".

44

CONTRALORIA
PueLicI grggt`p=:"E'ADA
r4
L HAL LEE LEE HE

E INSTITUCtOPEEE FINANCIEEns

2. Producto de la auditoria especial realizada al primer semestre de 2010,


sobre el tema de inventarios e informatica, se estableciO el hallazgo 21 con
incidencia fiscal asi:
"- En la perdida de unos elementos como consecuencia del incendio en San
Fernando (Bolivar), se esta a in espera de que los Delegados remitan In
cuantificaciOn de la perdida y in identificaciOn completa de los bienes siniestrados
(No. Placa). No se evidencia reclamation alguna a in compallia de seguros, no
obstante, que el hecho se dio el 25 de octubre de 2009. Hallazgo con presunta
incidencia Fiscal.
Desde el mes de mayo de 2010, en el almacen general de in RNEC se evidenci6 la
p6rdida de una Camara de Video marca Sony modelo DOR- HC52, serial 741512.
En la visita del 15 de octubre de 2010, se estableci6 la no existencia del bien y la
Contraloria pudo constatar que el denuncio fue presentado solamente el dia de la
actuation de esta Entidad. Hallazgo con presunta incidencia Fiscal."
En el denuncio de fecha 15 de octubre de 2010, se precisa lo siguiente: "De
esta situation me di cuenta cuando en junio del presente ano nos visitO la
Contraloria y al buscarlos no los encontre en su lugar habitual"
En las reclamaciones efectuadas por la entidad ante las aseguradoras se
reconocieron y pagaron siniestros por $24.2 millones, valor que se configura
en un beneficio del proceso auditor. Los elementos ingresaron al almacen de
la RNEC, detallados asi,
No Alta de inventario
1
2
3
46
8
Total

Fecha
23/02/2011
23/01/2011
23/02/2011
21/06/2011
06/04/2011

Valor ($ Pesos)
1.492.920
9.077.000
395.560
4.944.685
8.326.480
24.236.645

2.1.1.4 Gesti6n Talento Humano


Tabla No. 16
CalificaciOn GestiOn Talento Humano
Calificacion
Factor de
Criterio
ponderacion
parcial
0.35
80
Cumplimiento normativo
GestiOn para desarrollar las competencias
0.35
95
del talento humano.
Contratacien de prestacion de servicios
80
0.30
personales.
1.00
Puntaje total
Fuentes Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4.0

45

Puntaje
total
28,00
33,25
24,00
85,25

CONTRALO FR IA
OL NE HAL DE LA R LPOBLECA

E INSTEWCtONLS FINANCIEHAS

Para la evaluacion del talento humano se verific6 el cumplimiento de las


normas aplicables a las situaciones administrativas y prestacionales, la
existencia de procedimientos establecidos para las capacitaciones,
evaluaciOn del desempetio, promociones o ascensos.
Se revise aleatoriamente la liquidacion de sueldos, deducciones y retenciOn
en la fuente y las demas autorizadas por el funcionario o por mandato
judicial, determinando que se realizan de acuerdo can la normatividad
vigente. Se verific6 que las asignaciones basicas mensuales, auxilio de
alimentacion, primas y el page de horas extras estan de acuerdo can el
Decreto 1390 de 2010.
La Registraduria Nacional del Estado Civil cuenta con el Plan Institucional de
CapacitaciOn Propuesta de Formaci6n y Capacitacion ano 2010 2011. La
poblaciOn objeto de capacitaciOn se encuentra en los niveles directive,
asesor, profesional, tecnico y asistencial, para un total de 3.170 funcionarios.
Mediante ResoluciOn 8175 del 5 de diciembre de 2008, adoptan el
reconocimiento, estimulos e incentivos no pecuniarios a los funcionarios de
la organizaci6n electoral. Se crea el Comite de estimulos e incentivos y los
estimulos para equipos de trabajo e individuales.
El macroproceso de Gesti6n del Talento Humano, cuenta can tres procesos:
Administracitin del Talento Humano, Bienestar y Desarrollo y Retire,
debidamente documentados. Adicionalmente, cuentan con un inventario de
politicas para la gestion del talento humano, en el cual se indica el objetivo
de la politica y la circular o resoluciOn que la regula. Mediante Ley 1350 del 6
de agosto de 20099, se reglamentO la carrera administrativa especial en la
Registraduria Nacional del Estado Civil, y se dictaron normas que regulan la
Gerencia PUblica.
A la fecha la RNEC, frente a esta obligacion, presentO al Congreso un
proyecto de Ley para ampliar por doce meses ms el termino establecido en
el articulo 65 de la Ley 1350. Para el levantamiento de la informaciOn del
manual de funciones especificas y competencias laborales, se suscribi6 el
convenio de cooperaciOn No. 006 de 2010, entre la Escuela Superior de
Administracion POblica y la Registraduria Nacional del Estado Civil, el cual
tiene, entre otras obligaciones, prestar asesoria y asistencia tecnica en la
adaptaciOn de manuales de funciones y levantamiento de cargas.
En la evaluaciOn del talento humano se evidenciO:

A partir de la vigencia de la Ley la Registraduria Nacional del Estado Civil realizara las acciones necesarias para
poner en practica el sistema de carrera especial, que debera operar plenamente dentro de los 24 meses siguientes
a la entrada en vigencia de la presente Ley.
9

46

i=cr, "'""
CONTRALORIA
r:Vigrit
eENSTUUCtOtiEc1-1 ^.NCERAS
LNL ,AL l+L
Lf- nEE.ut,L.c,

Hallazgo No. 9: Vinculacion de Personal (D)


La Registraduria Nacional del Estado Civil mantenia (vigencia 2010 y 2011)
en su planta global a un funcionario, el cual se encontraba incurso en
inhabilidad para el ejercicio de derechos y funciones pUblicas de conformidad
al literal d, articulo 8 de la Ley 80 de 1993, articulos 37 y 38 de la Ley 734 de
2002. En el expediente del Juzgado Veintiuno Penal del Circuito del Distrito
Judicial de Bogota, reposa oficio 2850 del 18 de septiembre de 2007,
remitido a la Registraduria Nacional del Estado Civil y otras entidades
pOblicas, donde informa sobre la condena del ciudadano para lo de su
competencia, sin embargo, en la entidad no se evidencian acciones para
desvincularlo al estar inhabilitado. Esta situaci6n evidencia debilidades de
comunicaci6n, coordinaci6n y control de acuerdo a lo establecido en el
Modelo Estandar de Control Interno MECI, lo que expone a la entidad a
riesgos derivados de la conducta de esta persona.
Producto de la comunicacion de la observaci6n, la entidad responde que no
advirtiO sobre la inhabilidad sobreviniente del funcionario y expide la
Resolution No. 0383 del 25 de mayo de 2011, por la cual retiraron del
servicio al funcionario en mention por orden judicial.
Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria, por lo cual se trasladara
a la instancia correspondiente.
Implementation de la politica de equidad de qenero.
En cuanto a la implementacian de las politicas de equidad de genero en la
entidad, la Ley 581 de 2000 no cobija a la Registraduria, lo cual fue ratificado
en la Sentencia de la Corte Constitutional No. C-371-00 de 29 de marzo de
2000. Es importante aclarar que la inclusion de genero introduce una amplia
discusion en terminos de equidad, estableciendo mecanismos como
estrategias de discriminaciOn positiva10, que buscan eliminar las desventajas
que tienen las mujeres por su condici6n de genero.
Contratos de prestaciOn de servicios
Hallazgo No. 10: Justification aumento en Adicional Contrato 005
En el Contrato 005 de 2010, por $8.7 millones, para la prestacion de
servicios en el Consejo Nacional Electoral, la forma de pago correspondta al
numero de meses de ejecuci6n del contrato, (7 meses) contados a partir de
la aprobaciOn de la garantia Unica.
1 Presupuestos Sensibles al Genero. Revista de Economia Colombiana. Contraloria General de la RepUblica. No.
324. Agosto de 2008.

47

400 CONTRALORIA C
( t Nat AL OL LA ((k 11,,,L CA

TH
ONALORIA
DELEGADA
6 E54
Sti
t I (sI ru- -","
r

El contrato venciO el 18 de Agosto de 2010 y fue prorrogado mediante el


Adicional No. 01 del 17 de Agosto de 2010 hasta el 31 de agosto del mismo
alio, a partir de la termination del contrato principal, es decir se adicion6 en
13 dias por $625.000.
En el contrato inicial el costo por dia ascendia a $41.666, mientras que en el
contrato adicional se 96 en $48.077, segOn clausula tercera del mismo. Es
decir, el costo de 13 dias de acuerdo con el valor diario inicial seria de
$541.658 pero se cance16 $625.001, presentando un increment() de $83.343.
Lo anterior, evidencia debilidades de planeacion en la elaboraciOn el contrato
adicional, ya que no se evidencio estudio o justification del nuevo valor a
pagar al contratista, contraviniendo los numerales 5, 6, 7 y 15 del
Procedimiento 10 del Proceso de Adquisicion de Bienes (C6cligo DP-GAFABS-010), adoptados mediante ResoluciOn 8486 de 2008 de la RNEC y del
articulo 3 del Decreto 2474 de 2008 que establece los requisitos de realizar
estudios y documentos previos.
Hallazgo No. 11: Supervision Contratos de Prestacion de Servicios (D)
La ResoluciOn No. 0307 del 20 de enero de 2009 actualiza el manual de
funciones en materia de supervision e interventoria de la OrganizaciOn
Electoral- Registraduria Nacional del Estado Civil, establece las funciones
generales en el numeral 2.3.
En la evaluaciOn de los contratos de prestaci6n de servicios se evidenciaron
las siguientes situaciones relacionadas con la Supervision:
- En los contratos:109 de 2010 por $64.1 millones cuya duraci6n es de 11
meses, 025 de 2010 por $42.4 millones con termino de ejecuci6n de 10
meses y 021 de 2010 por $24.5 millones de pesos can termino de duraci6n
de 7 meses, no se observan informes periOdicos que describan las
actividades desarrolladas que permitan determinar la real ejecucion y avance
de los contratos, a traves de los cuales se verifique, no solo el cumplimiento
de las obligaciones contractuales pagadas, sino el esquema completo de lo
ejecutado por el contratista, incluyendo niveles de gesti6n, indicadores de
calidad y cumplimiento, con base en el programa de trabajo que debe
realizar el contratista.
En estos tres contratos, se evidencian los certificados de recibo a
satisfaccion definitivo de los servicios, sin embargo, su contenido no cumple
can la obligation consagrada en el punto 10 del numeral 2.3 de la citada
ResoluciOn, en concordancia con el punto 21 el numeral 2.3.1 "Funciones
Administrativas", toda vez que no describe cuantitativamente el grado de
ejecuci6n de los servicios, sino que se limita a enunciar que los contratistas

48

CONTRALORIA
'_,NENAL OE Lo, HE PuBLICA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLIC,
EriAS
E INSTFEUCtONES FINANC

entregaron y cumplieron con el objeto contractual, lo que no permite


evidenciar el seguimiento continuo durante el desarrollo de las actividades
propias del objeto contractual.
- En el contrato No. 109, hasta el 15 de Junio de 2010 el Supervisor remiti6 a
la Coordinaci6n de Grupo de Contratos las copias de las certificaciones de
cumplimiento y los informes de la contratista correspondientes a los periodos:
del 3 de febrero al 2 de marzo de 2010, 3 de marzo al 2 de abril de 2010 y 3
de abril de 2010 al 2 de mayo de 2010.
-En el contrato No. 025 de 2010, en la remision de la Supervision del contrato
a la Coordinacion de Grupo de Contratos, obran copias de las certificaciones
de cumplimiento y los informes de la contratista en cada periodo, sin
contener un informe que permita determinar las actividades del contratista
para adelantar los procesos disciplinarios a su cargo.
- En el contrato No. 021, la Coordinacion del Grupo de Contratos evidencia
inconsistencias respecto a lo estipulado en el acta de recibo a satisfacciOn,
en raz6n a que se indic6 que la fecha del acta era del 25 de agosto de 2010
y se suscribi6 el 11 de junio de 2010, (frente a la fecha de terminaciOn del
contrato el 22 de agosto de 2010), y requiri6 al Magistrado del Consejo
Nacional Electoral para que allegara el original del acta de recibo a
satisfacci6n porque lo anexado era una copia, en contravenciOn del numeral
14 del Procedimiento 11 del Proceso de AdquisiciOn y Bienes.
-En el contrato 266 de 2010, de prestaci6n de servicios por $32.5 millones,
cuyo objeto es "Brindar asesoria profesional en of diseno y ejecuci6n de
estrategias que garanticen la divulgaciOn de los beneficios, alcance e
importancia de la obtenci6n de /a nueva cedula de ciudadania que deben
portar los colombianos de conformidad con la propuesta presentada por el
contratista", no obra un informe que describa la ejecuci6n y el porcentaje del
cumplimiento de las actividades establecidas en el objeto contractual para el
periodo comprendido entre el 06 de febrero al 05 de marzo de 2011 y que
sirvan de respaldo para su posterior pago.
-El contrato No. 114 de 2010 por $36.1 millones, se celebr6 para la
prestaciOn de servicios profesionales de contador pCiblico especializado, con
amplia experiencia en auditoria, para realizar un sistema de auditoria externa
que vigile el use dado por las partidos, movimientos politicos, con personeria
politica vigente, sobre los recursos estatales aportados por el Estado para
financiar sus gastos de sostenimiento durante la vigencia fiscal de 2009 y
2008 de los partidos (Mira, Cambio Radical y Colombia Democratica). En
este contrato no existe un adecuado control y exigencia del cumplimiento de
las obligaciones del supervisor. Los informes de seguimiento al contrato no
se exigen periodicamente para determinar el avance y su cumplimiento.

49

CONTRALORIA
GENERAL DE LA R

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES fINANGIERAS

-En el contrato No. 116 de 2010 para "Asesorar al Gerente de Talento


Humano de la Registraduria Nacional del Estado Civil" por $36 millones, no
se observan informes periOdicos que describan las actividades desarrolladas,
distintas a emitir Conceptos Juridico Laborales sobre temas propuestos o
consultados por la Gerencia de Talento Humano, para el cumplimiento del
resto de obligaciones objeto del contrato y las certificaciones de cumplido
para efectos de los pagos, no constituyen un seguimiento durante el
desarrollo de las actividades propias del objeto contractual, con base en un
esquema completo de lo ejecutado por el contratista y que incluya
indicadores de cumplimiento, con base en el programa de trabajo que se
debe realizar.
El expediente del contrato contiene, solo en la fase de liquidaci6n, los
documentos soporte que evidencien los informes peri6dicos que describen
las actividades desarrolladas que permitan determinar la real ejecucion y
avance del contrato, a traves de los cuales se pueda verificar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales pagadas y el esquema
completo de lo ejecutado por el contratista. Estos documentos deben ser
requeridos en el momento que se generen cronologicamente.
Lo anterior denota debilidades en la vigilancia permanente al cumplimiento
de las obligaciones y funciones del Interventor y/o Supervisor durante la
ejecuci6n del contrato. Estas situaciones contravienen lo senalado en el
Articulo 4 De los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales y el
Articulo 26.- Del Principio de Responsabilidad, de la Ley 80 de 1993; los
articulos 1 y 4 y puntos 10, 11, 21 y 22 del numeral 2.3.1 "Funciones
Administrativas" de Resolucion No.0307 del 20 de enero de 2009, la
actividad 14 estipulada en el Procedimiento 11 del Proceso de AdquisiciOn y
Bienes con Codigo DP-GAF-ABS-011 adoptado mediante la ResoluciOn 8486
de 2008 de la RNEC; ademas, el numeral 31 del Procedimiento 10 del
Proceso de Adquisicion de Bienes con C6digo DP-GAF-ABS-010 adoptados
mediante la ResoluciOn 8486 de 2008 de la RNEC ordena al Area de
Contratos Oficina Juridica.
Respuesta de la entidad:
Sobre el contrato 021, con base en los argumentos entregados por la entidad
se ajustO el hallazgo en su momento, quedando en los terminos expuestos
on este informe.
Para las contratos 025 y 109, manifiesta la entidad que los informes
periodicos no requieren informes de gestion, indicadores de calidad y
cumplimiento, puesto que los contratistas que realizan este tipo de contratos
no se asimilan a los contratos de obra. De igual forma senala que en la etapa
precontractual, la supervision del contrato expresa en el estudio de

50

CONTRALOR1A
LNE,AL DL LA

=Igt7LEGADA
fELFUBL:A E INS1ITUCKMEES FINANCIERAS

necesidad que el futuro contratista cuenta con la idoneidad y experiencia


necesarias para desarrollar las labores contractuales que se pacten en el
respectivo contrato, apoyado en las certificaciones que expide la gerencia del
talento humano, por medio de tablas de equivalencias (...), pues estos
contratos de prestaciOn de servicios resultan ser parte de los denominados
"intuito personae". Por lo anterior se observa que resulta ser bastante
compleja la medici6n cuantitativa del grado de ejecucion de los servicios.
En cuanto a la inclusion de soportes de cumplimiento de las obligaciones
descritas en el contrato 025, argumenta la entidad que todas las actuaciones
relativas a los procesos disciplinarios que adelanta la oficina de control
disciplinario, encargados a los contratistas, reposan en las carpetas de los
respectivos expedientes de los procesos disciplinarios y no hacen parte del
archivo del contrato. Ademas, indican que los supervisores de los contratos
expiden un Onico original de las actas de inicio, actas de suspensiOn, actas
de reinicio, actas de recibo a satisfacci6n y certificados de recibo a
satisfaccion. Estos Oltimos exigidos (la mayoria de as veces), en original por
la coordinacion de gestiOn financiera), al momento de radicaci6n de las
respectivas cuentas de cobro.
Para el Contrato de PrestaciOn de Setvicios No. 266 de 2010, manifiestan
que a la fecha se estan adelantando los tramites para /a suscripci6n del Acta
de Recibo a SatisfacciOn, de cara a realizar el ultimo pago, habida cuenta lo
establecido respecto a la..."FORMA DE PAGO... La Ultima mensualidad se
sujetara a la liquidaciOn del contrato, previa suscripcien del acta de recibo definitivo
a satisfacci6n por parte de la SupervisiOn del Contrato y el contratista".
Adicionalmente, debe tenerse on cuenta que segOn el articulo 11 de Ley
1150 de 2007, la liquidaciOn se debe realizar dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a /a expiracien del termino previsto para la ejecuci6n del contrato,
razOn por la cual ese proceso se encuentra en tOrminos legales.
El 26 de mayo cornplementan la respuesta en los siguientes terminos: "...Con
fundamento en la normatividad citada y dando respuesta a la observed& presentada a los
contratos: 266 de 2010...y 114 de 2010...y 116 de 2010... es importante reiterar que la
oficina juridica a impartido diferentes instrucciones y lineamientos para el desarrollo de las
actividades de supervise!) de los contratos... atendiendo mediante circular No. 041 del 16 de
marzo del 2010, y recientemente, mediante la implemented& del "informe de seguimiento
de supervision e Interventoria", mediante la circular 077 del 24 de mayo de 2011...
Adicionalmente, esta oficina se encuentra realizando las actividades tendientes a realizar
unas jornadas de capacitacien dirigidas a los supervisores e interventores de los
contratos..."

Analisis de la respuesta:
El equipo auditor considera que las normas de contrataci6n, incluyendo el
manual de Interventoria y Supervision (ResoluciOn 0307 de 2009) y el
Manual de Procedimientos de la Entidad (Resolucion 8486 de 2008) no
establecen excepciOn alguna para la realizacion de estas labores de

51

CONTRALO R IA MN-7g tpt`rf,,""A"

GENERAL DL LA R PDDEICA E INSTITUCIOLIES FINANCIER(*)

seguimiento y control de los contratos. Cabe precisar que en los contratos de


prestaciOn de servicios, si bien son caracter intelectual, sus mediciones son
distintas a otro tipo de contratos de obra, ello no es 6bice para que en los
informes peri6dicos no se presenten niveles de avance y de cumplimiento,
toda vez que de acuerdo al Manual de Interventoria y SupervisiOn
(Resolucion 0307 de 2009) y el Manual de Procedimientos de la Entidad
(Resolucion 8486 de 2008) no existe excepciOn alguna para la realizaciOn
"SegOn la naturaleza del Contrato" de informes peri6dicos que permitan
dilucidar (el panto 21 y 22 del numeral 2.3.1 "Funciones Administrativas" de Resolucion No.
0307 del 20 de enero de 2009 dice: 21 Expedir los certificados de recibo a satisfaccien de
bienes, servicios u obras, tanto parciales, como definitivo, los cuales seran soporte para
efectuar los respectivos pagos ,en el cual se informara de forma tiara y precisa el
porcentaje de cumplimiento del cumplimiento del contrato..... 22. "El informe de
supervisiOn o interventoria deberia incluir una relaciOn de los materiales cuando a ello
hubiera lugar y un informe detallado del desarrollo de la supervisiOn y/o interventoria cuando
se ejerza esta) el porcentaje de cumplimiento (Punto 21 del numeral 2.3.1 de la

ResoluciOn 307 de 2009) de un plan de trabajo o actividades habituales que


se adelantan en ejecucion del contrato, independiente que algunas se
prolonguen en el desarrollo del contrato, como por ejemplo la representaciOn
judicial o la sustanciacion de recursos en proceso disciplinarios, teniendo en
cuenta que las solo certificaciones de cumplido no constituyen por si mismas
una descripci6n o seguimiento que permitan evaluar de forma objetiva, la
oportunidad y eficiencia de las actividades desarrolladas en los contratos de
prestaciOn, como es el caso de los de naturaleza juridica.
La entidad expresa en su respuesta a la observaciOn relacionada con los
contratos 114, 116 y 266 de 2010, que remite al equipo auditor copia del
informe de actividades de fecha del 25 de marzo de 2011 del Contrato de
PrestaciOn de Servicios del contrato 266 de 2010, pero ello no desvirt0a la
observaci6n, en raz6n a lo evidenciado con corte al 06 de abril de 2011, toda
vez que la Supervision del contrato radico mediante oficio No. DRN-RDRCI329, tardiamente en la coordinaciOn del Grupo de Contratos "los soportes de
cumplimiento" de los periodos comprendidos entre el 06 de diciembre de
2010 al 05 de enero de 2011, entre el 06 de enero al 05 de febrero de 2011,
soportes para el tercer y cuarto pago, conformados por una certificacion solo
de cumplido, copia del informe de actividades suscritas por el contratista y la
planilla de autoliquidaciOn de aportes.
Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y sera trasladado a la
instancia correspondiente.
Hallazgo No. 12: Pago contratos de prestaci6n de servicios. (01)
El Estatuto Tributario en los articulos 36811, 37012, 37113, Decreto 841 de
11 Art 368 - Son agentes de retencien o de percepoian, las entidades de derecho pOblico, los fondos de inversion,
los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilacien e invalidez, los consorcos, as comunidades

52

CONTRALOR1A

OON T RALORIA DELEGADA

GEST ION PUBLIC:A


CSNEHA s DE LA .7LOOSE-ICA 5 E INSETUCIONES FINANCIEGAS

1998, Decreto 2271 de 2009 y Decreto 3655 del 2009, reglamentan lo


relacionado con la retencion en la fuente e IVA.
El Acuerdo 65 del 2002, articulos 714 y 1315 y el Decreto Distrital 271 de
2002, articulos 216, 317 y 6, se refieren a la reglamentacion de la retencion del
ICA.
De la revision de los Contratos de Prestacion de Servicios Nos. 109, 004,
021, 005, 103 y 116 de 2010, se evidenciaron diferencias entre los valores
deducidos y lo que realmente se debi6 retener por $1.02 millones, valor
absoluto, lo anterior evidencia la inobservancia de la normatividad, al
respecto para el caso de las retenciones de impuestos nacionales, el articulo
647 del E.T., senala: "Sin perjuicio de las sanciones de tipo penal vigentes, por no
consignar los valores retenidos, constituye inexactitud de la declaracian de
retenciones en la fuente, el hecho de no incluir en la declaraciOn la totalidad de
retenciones que han debido efectuarse, o el efectuarlas y no declararlas, o el
declararlas por un valor inferior. En estos casos la sancian por inexactitud sera
equivalente al ciento sesenta por ciento (160%) del valor de la retencion no
efectuada o no declarada".
Asi mismo, para la retenciOn del ICA, el Decreto 271 de 2002, en el articulo
6.- Procedimiento cuando se efectUan retenciones del impuesto de industria
y comercio por mayor valor; establece: "Cuando se efectaen retenciones del
impuesto de industria y comercio por un valor superior al que ha debido efectuarse,
siempre y cuando no se trate de aplicacian de tarifa on los casos que no se infonne
la actividad, el agente retenedor reintegrara los valores retenidos en exceso, previa
solicitud escrita del afectado con la retencion, acompahando las pruebas cuando a
ello hubiere lugar. En el mismo periodo on que el retenedor efectlie el respectivo
reintegro, descontara este valor de las retenciones por concepto del impuesto de
industria y comercio por declarar y consignar. Cuando el monto de las retenciones
sea insuficiente, podra efectuar el descuento del saldo en los periodos siguientes".
organizadas. las uniones temporales y las demas personas naturales o juridicas, sucesiones iliquidas y sociedades
de hecho, que por 5(15 funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposici6n
legal, efectuar la retenciOn o percepci6n del tributo correspondiente.
12 Art.370 - No realizada la retencion o percepciOn, el agente respondera por la suma que esta obligado a retener o
percibir, sin perjuicio de su derecho de reembolso contra el contribuyente, cuando aqual satisfaga la obligaciOn. Las
sanciones o multas impuestas al agente por el incumplimiento de sus deberes seran de su exclusiva
responsabilidad.
13 Art 371. Casos de solidaridad en las sanciones por retencion. Para el pago de las sanciones pecuniarias
correspondientes, establece la siguiente responsabilidad solidaria: a) Entre la persona natural encargada de hater
las retenciones y la persona juridica que tenga legalmente el caracter de retenedor.
14 Acuerdo 65 de 2002, "articulo 7. Agentes de retencion. Son agentes de retencion del impuesto de industria y
comercio: 1. Las entidades de derecho
.
15 Articulo 13. Obligaciones del Agente Retenedor. Los agentes retenedores del impuesto de industria y comercio
deberan cumplir, en relacion con dicho impuesto, las obligaciones previstas en los articulos 375, 377 y 381 del
Estatuto Tributario Nacional.
12 Articulo 2.- Responsabilidad por la retenciOn. Los agentes de retencion del impuesto de industria y comercio
responderan por las sumas que estn obligados a retener. Las sanciones impuestas al agente por el incumplimiento
de sus deberes seran de su exclusiva responsabilidad.
Agentes de retencion. "1. Entidades de derecho pfiblico: La Naci6n, los departamentos, el distrito
17 Articulo
capital, y los distritos especiales, las areas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los
establecimientos p0blicos, las empresas industriales y comerciales del Estado..."

53

CONTRALORIA a'hTIrpirs'ncr),ELEGA"
OENLP/AL DE LA RL PUBLICA ' E INSTITUCIONES FINANCIEHAS

Tabla No. 18
Pagos en contratos de prestaciOn de servicios
Registrado RNEC
Neto a pagar
48.545.224
52.493.384
35 980.600
93.391.788
21.910.374
2.912.516
8.408.497
14.212.241
8.408.497
2.994.052
32.172.120
12.107.888
Elaboro: Equip) auditor
No. Identificacien

Liquidado CGR
Neto a pagar
47.353.300
36.113 650
21.568 330
8.395.860
8.395.860
32468.251

Diferencia
1.191.924
(133.050)
342.044
12.637
12.637
(296.131)

Este hallazgo tiene otras incidencias y sera trasladado a la DIAN y a la


Secretaria de Hacienda del Distrito de Bogota.
Respuesta de la entidad
"La disminucion de la base gravable de retencian en la fuente para los trabajadores
independientes por aportes obligatorios a salud y pensiones, NO opera automaticamente
para todos los pagos por este concepto, sino que depende de pruebas y documentos que
debe presentar el beneficiario, por lo cual on estricto derecho es normal que no se aplique
necesariamente para todos, sino para aquellos que cumplieron esa obligacien, todo ello bajo
el principio general de derecho tributario, segan el cual los contribuyentes estan obligados a
demostrar los hechos que los hacen acreedores a un tratamiento tributario especial, como
en este caso es la disminucion de la base gravable de retencion.
En concreto, para la disminuci6n de la base de retenci6n en la fuente de los aportes
obligatorios por salud, e/ Paragrafo 1 del Articulo 4 del Decreto 2271 de 2009 establece que
el trabajador debe adjuntar a su facture un escrito dirigido al agente retenedor en el cual
certifique bajo la gravedad de juramento que los aportes que solicita se le disminuyan de la
base de retenciOn corresponden a ingresos provenientes del contrato materia del pago
sujeto a retenciOn. Ello con el fin de evitar que el trabajador solicite que su epode real se lo
disminuyan varies veces los distintos contratantes de quienes puede recibir pagos, situacion
de hecho que tambien puede presentarse respecto de aportes obligatorios por pensiones,
raz6n por la cual resulta aplicable el mismo procedimiento de control.
De acuerdo con la norma, una vez analizado el hallazgo y los soportes de los pagos de los
contratos auditados se evidencio que solo una persona solicito por escrito la disminuciOn de
la base por aportes efectuados al Sistema General de Seguridad Social. Asi mismo ninguno
contratista ha presentado solicitud de devoluciOn por retenciones efectuados en exceso.
Siendo la esencia de este hallazgo que la Entidad puede estar practicando retenciones en
exceso a algunos de sus contratistas independientes, aclaramos que ninguna manera es
correcto el criterio que aduce la CGR de aplicar para esos casos el Art. 647 del Estatuto
Tributario, pues la sancien por inexactitud on la declaraciOn de retenciones en la fuente se
aplica para los siguientes hechos taxativos:
1) No incluir en la declaraciOn la totalidad de retenciones que han debido efectuarse.
2) Efectuarlas y no declararlas.
3) Dedaradas por un valor inferior.

54

60
0 CONTRALOR1A

ALORIA DELEGADA

PUBLICA
UCE0r,FS AINANCIERAC

Sin embargo, la Entidad atendiendo las observaciones del Ente de Control aplicara de
manera uniforme la base disminuyendo los aportes en Seguridad Social tanto para la
RetenciOn en la fuente de Renta como para la Retenci6n de ICA".

Analisis de la respuesta
Los argumentos expuestos por la RNEC no desvirthan el hallazgo, toda vez
que no existe consistencia en la liquidacion de las retenciones. En la
respuesta, la entidad manifiesta que solo una persona anexa la constancia y
sin embargo en los 6 contratos analizados se presentan diferencias, porque a
unos le efectOan el descuento y a otros no.
Es importante indicar que el concepto No. 1195 del 3 de agosto de 2009, de
la Secretaria de Hacienda Distrital de Bogota,
concluye: "los aportes
obligatorios de salad y de pensiones que debe realizar el trabajador independiente,
por ser recursos parafiscales no pueden ser gravados por ningOn tipo de impuesto,
razdn por la cual los mismos deben ser deducidos de la base de retencion en la
fuente del impuesto de industria y comercio.
El valor a retener en el impuesto de industria y comercio, es el que resulte de aplicar
la tarifa establecida por cada actividad al valor del pago o abono en cuenta, menos
los aportes obligatorios de salud y pensiOn asociados al contrato que origina dicho
pago o abono en cuenta sujeto a retencion".
La entidad manifiesta que el articulo 647 del Estatuto Tributario no es
aplicable, explicacion que no se comparte, toda vez que el literal c que ellos
mencionan se cumple en lo expuesto en el hallazgo: "Declararlas por un
valor inferior situaci6n que se presenta en dos contratos de los analizados,
en donde declararon $133.050 y $296.131 por debajo del valor real. El
tratamiento debe ser uniforme para ICA y Retenci6n en la fuente.
Cifras Contratacion Prestacion de Servicios
En la evaluacian de la contrataci6n de prestacion de servicios personales de
las tres Oltimas vigencias, se evidencia:
Tabla No. 19

Historico de ContrataciOn de servicios personales


Valor (cifra on
NUmero de
Vigencia
millones de pesos)
Contratos
2008
2009
2010

4.586
6.510
4.535

285
472
200

Fuentes Informaclon entregada oficina juridica

La contrataci6n de servicios personales se increment6 en el 2009 debido a


que la Registraduria adelanto en dicha vigencia dos proyectos de inversion
que requirieron realizar este tipo de contrataciOn.

55

:GAGA
NTRALOR1A ge,"7.,RA.LXIA.,).
CO
ruCjr.ES
ek NERAL. Dt L/. PLPI.JULtn,E iNSI

1. ImplementaciOn y fortalecimiento de la capacidad de respuesta de la


Registraduria en atenci6n a la poblaciOn desplazada
2. Levantamiento y depuracion sistematica del Archivo Nacional de
IdentificaciOn ANI-registro de votantes a nivel nacional.
2.1.2 Gestion en los recursos poblicos - Nivel Central2.1.2.1

GestiOn contractual

La calificacion de la gestion contractual de la presente auditoria es de 65,


segOn se indica en la siguiente tabla:
Tabla No. 20

Calificacion de la gestion contractual


Calificacion
Factor de
Criterio
partial
Ponderaci6n
Cumplimiento de la normatividad en la
contratacion
la
programacion
Cumplimiento
de
contractual
Cumplimiento de la ejecucion contractual
Liquidacion de contratos
Labores de interventoria y supervision

Puntaje
Total

70

0.20

14,0

65

0.20

13,0

75
70
60

0.30
0.15
0.15

22,5
10.5
9,0

1.00

69
83
76

Puntaje total
Calificacion Auditoria Especial

Calificacion ponderada
Fuente: Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Version 4.0
Elaboni: Equipo auditor.

La calificacion de la gestin contractual de la auditoria especial practicada al


primer semestre del 2010 fue de 83. Promediando estos dos resultados, se
obtiene una calificacion de 76.
Contrato 057 de 200518
El 15 de diciembre de 2005 se suscribi6 el contrato No. 057 entre la
Registraduria Nacional del Estado Civil y el Consorcio SAGEM, para Is
ejecuci6n del programa de "Ampliacion de la ProducciOn y OptimizaciOn de
los Sistemas de Identificacion y Registro Civil-PMTII". El acta de inicio se
suscribi6 el 25 de diciembre de 2005 por el Representante Legal del
contratista Consorcio SAGEM y el Representante de la Interventoria, quien
suscribi6 el acta en los terminos de las clausulas 23 y 43.
El objeto del contrato consiste en que "el contratista se obliga a disenar,
desarrollar, suministrar, instalar, poner y entregar en funcionamiento a la
IS

Ver anexo No. 2 con antecedentes sobre este contrato

56

CONTRALORIA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
INSTOUSIONES LINANGSEflAE.

Registraduria una solucion integral que comprenda los recursos humanos,


logisticos, tecnolOgicos y la prestacien de servicios tecnicos especializados,
para la ejecucion del proyecto de "AmpliaciOn de la Producciem y OptimizaciOn de
los actuates Sistemas de Identificacion y Registro Civil de la Registraduria Nacional
del Estado Civil, PMT", con el fin de renovar la cedula de ciudadania para los
colombianos mayores de 18 atios y la tarjeta de identidad para los menores
entre 14 y 18 arms y actualizar y ajustar el registro civil, en condiciones de
economia, seguridad, confiabilidad y calidad, de conformidad con las
condiciones y especificaciones consignadas en los Terminos de Referenda,
en este contrato y en la oferta".
Adernas, el contrato "comprende, por cuenta y riesgo del contratista, la
dotaciOn de la infraestructura tecnolOgica necesaria en materia de hardware
y software, la ampliacion a 45 millones de registros de la base de datos
automatizada de identificaci6n dactilar "AFIS" (Automated Fingerprint
Identification System), la digitalizacion y conversion al sistema de los
archivos fisicos compuesto por 30 millones tarjetas decadactilares, la captura
de la informaci6n biografica y la reseria dactilar de los ciudadanos en todo el
territorio nacional, el suministro de los insumos de fabricaci6n de los
documentos de identificacion, la produccion, validacion, elaboracion y
entrega a la RNEC de hasta 30 millones de cedulas de ciudadania
renovadas a las personas mayores de 18 atios y de hasta 3 millones de
tarjetas de identidad para menores entre los 14 y 18 aims, asi como la
ampliacion, ajuste y actualizacien del Sistema de Registro Civil, el
almacenamiento y consulta en el sistema de 41.2 millones de registros civiles
disponibles tanto en la Registraduria como en las notarias del pais, y dernas
actividades complementarias como adecuaciones locativas en oficinas
centrales, la administraci6n, mantenimiento, soporte tecnico, seguridad y la
capacitaci6n en el sistema integral".
Por lo tanto, por la forma de cumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista, la secuencia de su entrega y la interrelacien de los componentes
entregables, constituye conceptualmente un contrato Ilave en mano de un
sistema integral, cuyas prestaciones implican una obligacien de resultado, la
cual debera ejecutarse de conformidad con el plan de trabajo y cronograma
de actividades de la propuesta que hace parte integral del contrato.
El plazo de duraci6n y ejecucion para el cumplimiento del objeto y las
obligaciones del contrato se pactaron para el 31 de diciembre de 2009,
contado a partir de la suscripcien del acta de iniciaci6n, previa verificacien de
los requisitos de perfeccionamiento del contrato. La vigencia del contrato
comprendera un termino adicional de seis (6) meses para efectos de la
respectiva liquidacien.

57

CONTRALORIA
GENERAL OE LA REPUBLICA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICS
E INSTSFUCIONES SINANCIERAS

El valor del contrato es determinado y asciende a la suma fija y Unica de


Trescientos Sesenta y Seis Mil Setecientos Quince Millones Ciento Sesenta
Mil Doscientos Treinta y Un pesos ($366.715.160.231) M/CTE., incluido el
valor del IVA y la totalidad de los costos directos e indirectos, impuestos,
tasas y contribuciones a que haya lugar de conformidad con las normas
vigentes en la ejecuci6n del contrato.
La evolution del contrato fue:
OTROSI No 1 del 27 de junio de 2006, donde se modificaron los sitios de
conversion, estipulados en el Subproyecto de Conversion, consagrado en el
numeral 14.2.2 del contrato.
OTROSI No 2 del 26 de octubre de 2006, en el que se modificaron aspectos
relativos al "Cronograma y el Plan de Trabajo", se adiciona un paragrafo a la
clausula 44, se sustituy6 la obligaciOn consagrada en el numeral 18.1 y se
incluy6 la clausula de entrega de equipos nuevos.
OTROSI No 3 del 29 de marzo de 2007 en el que se modifico la clausula
primera del Otrosi No 2.
OTROSI No 4 del 28 de junio de 2007 por medio del cual se modific6 la
Clausula 15- Entrega de Bienes y Servicios, se acord6 que a partir de la
suscripcian de dicho Otrosi, se instalara una mesa permanente de trabajo.
OTROSI No .5 del 30 de noviembre de 2007 en el que se acepta la
incorporaci6n al consorcio SAGEM de la empresa SAGEM Securite Sociedad
AnOnima.
OTROSI No 6 del 30 de enero de 2008 por medio del cual se modific6 la
Clausula Primera del contrato.
OTROSI No 7 del 27 de agosto de 2009, en el que se modifica la Clausula
Primera del Otrosi No 04 del 28 de junio de 2007, por medio del cual se
modific6 la clausula 15 del contrato, referente a la entrega de bienes y
servicios.
OTROSI No 8 del 31 de diciembre de 2009, el que adicion6 el numeral 7 de
la Clausula 27-Forma de pago del contrato.
Prorroga No .01 y Contrato adicional No. 02: El 31 de diciembre de 2009 se
prorrog6 en tres (3) meses el plazo de duraci6n y ejecuciem del contrato a
partir del 1 de enero de 2010 hasta el 31 de marzo de 2010, y se adicion6
por $282 millones, incluido IVA, con la finalidad de adquirir equipos para
hater use ms eficiente y fortalecer los servicios del proyecto PMT II.

58

CONTRAApa,
GLNLHAL

ONTRALORIA DELEGADA
PUSLICA
INA MOOCHES FINANCIEHAS

Contrato adicional No. 03 del 30 de marzo de 2010 en el que se creO el


Subproyecto denominado "ModernizaciOn y OptimizaciOn del Proceso de
Identificacian para Ninas, Ninos y Adolescentes entre 7 y 13 anos" para ser
ejecutado en un termino de un ark), contado a partir del 1 de abril de 2010,
por $8.113 millones, incluido IVA, mas Ia contribuci6n del cuatro x 1.000, el
cual seria financiado con recursos del Fondo Rotatorio de la Registraduria
Nacional del Estado Civil. De igual forma, Ia clausula saptima de este
adicional, senal6 algunas condiciones para el manejo de los insumos
remanentes a 31 de marzo de 2009.
El 4 de agosto de 2010, se suscribio acta de terminaci6n anticipada de mutuo
acuerdo del Adicional No. 03 del Contrato 057 de 2005, por varias razones,
entre las cuales se encuentra la dificultad expuesta por el contratista para la
ampliacion de la garantia inicialmente constituida.
OTROSI No. 09 el 29 de abril de 2010, que prorrog6 en un mes ms el plazo
de verificaciOn para el cierre del subproyecto de producciOn y entrega de la
soluciOn integral de que trata la "Prorroga No 1 y Adicional No. 02 del
contrato de acuerdo con lo estipulado en Acta de mesa de Trabajo No. 0949
del 26 de marzo de 2010, contado a partir del 1 de mayo de 2010.
labia No. 20
Balance General del contrato
Cifras en millones de pesos

Concepto
Valor Contrato lnicial a Diciembre 15 de 2005
Valor Contrato Adicional No. 01. Diciembre 31 de de 2008
Valor Prorroga No. 1 Contrato Adicional No. 02. Diciembre 31 de 2009
Valor Contrato Adicional No. 03. Marzo 30 de 2009
TOTAL

Valor
366.715
104
282
8.112
375.213

Fuente: Gerencia de Informatica y Oficina Juridica RNEC

LIQUIDACION DEL CONTRATO 057 DE 2005.


El 21 de diciembre de 2010 se suscribi6 el acta liquidaciOn del contrato No.
057 de Diciembre 15 de 2005, sus nueve Otro Si, su prorroga No 01 y sus
tres (3) adiciones, suscritos, en los siguientes terminos:
La ejecucian del contrato se efectu6 con varias modificaciones mediante los
Otrosies que cambiaron los terminos y condiciones inicialmente pactadas
para el efecto de la ejecuci6n del cronograma.
El objeto, el plazo, el valor y, en general, los terminos y condiciones del
contrato en menci6n, de sus otrosies, prOrrogas y adiciones corresponden a
i9

Este balance incluye el valor del adicional No 3 el cual fue terminado en forma anticipada y no cancelado.

59

CONTRALORR g=ptte"E"A

'LNIL.RAL La. LA HLPI3L.CA E INSOIVAIONESIANAACILYAS

los insertados en el Acta de LiquidaciOn del contrato citado, sobre la cual se


deben realizar las siguientes consideraciones:
1). Con los contratos adicionales 1 y 2, se invirtieron recursos adicionales
para lograr el mismo objeto contractual perseguido por el PMTII, toda vez
que los bienes contratados en estos adicionales ya se encontraban inmersos
en el precio global del contrato, de acuerdo al alcance de las clausulas del
contrato inicial: cuarta, numeral 4.67, septima, numeral 7.7, veintiseis y
treinta y dos. Los anteriores valores no fueron descontados en el momento
de la liquidaciOn, configurandose en una inversion adicional de recursos
publicos. (Hallazgo No. 13 de este informe)
En la clausula cuarta numeral 4.67 se consagr6 que la modalidad del
contrato es "Llave en mano": "Para los efectos de este contrato la forma de
cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la secuencia de su entrega
y la interrelacion de los componentes entregables constituye conceptualmente un
contrato Ilave en mano, que deberA ejecutarse de conformidad con el plan de
trabajo y cronograma de actividades de /a propuesta que hace parte integral de este
contrato e implica que EL CONTRATISTA adquiere el compromiso de entregar a
satisfacciOn de LA REGISTRADURIA el objeto contractual on funcionamiento y con
los productos y senficios comprendidos en el".
La clausula 7, numeral 7.7, senala: "Suministrar con cargo al valor pactado en
este contrato, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento del
objeto, finalidades y funcionalidades requeridas en el presente contrato". (El
subrayado es fuera de texto)
La clausula veintiseis "Valor del Contrato", senala: "Para todos los efectos
legates y fiscales, el valor del contrato es determinado, y asciende a la suma fija y
Unica de TRESCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SETECIENTOS QUINCE
MILLONES CIENTO SESENTA MIL DOSCIENTOS TREINTA Y UN PESOS
($366.715.160.231) M/CTE., incluido el valor del IVA y la totalidad de los costos
directos e indirectos, impuestos, tasas y contribuciones a que haya lugar de
conformidad con las normas vigentes on la ejecucion del contrato, y registrada como
VALOR TOTAL por EL CONTRATISTA on la Oferta Econernica incorporada en su
Propuesta, la cual es parte integrante del Contrato."
El paragrafo primero de dicha clausula establece: "El presente contrato se
pacta por e/ sistema de precio global: por consiguiente, su valor comprende y
remunera la totalidad de las actividades y/o suministros que sean necesarios para
la ejecucian de su objeto, de conformidad con lo pactado, e incluye todos los costos
directos e indirectos relacionados con aquella, gastos de administracion, imprevistos
ordinarios y utilidades.
El paragrafo segundo indica: "REAJUSTES. Dado que el contrato es a precio
global, LA REGISTRADURIA, no despachara favorablemente reclamos o solicitudes
de reajuste efectuadas por EL CONTRATISTA, por concepto de costos, gastos,

60

CONTRALO R DES IgrttplictarfA""'

ENEHAL DE LA REP UBLcA E E4S1FIUCIONES EFNANCIERAS

actividades o suministros adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato, y


que fueran previsibles a /a fecha de presentaciOn de /a propuesta."
Igualmente, en la clausula 32 se estipula: "EL CONTRATISTA asumira en su
totalidad los riesgos que se deriven del cumplimiento de las obligaciones derivadas
del presente contrato, y sera responsable frente a LA REGISTRADURIA, por el
cumplimiento de las condiciones y funcionalidades minimas de los bienes, equipos y
aplicaciones informaticas que se ha comprometido a aportar, instalar e integrar por
cada uno de los Subproyectos para la integracion y entrega final en funcionamiento
del Proyecto de Ampliacien de la Production y OptimizaciOn de los Sistemas de
Registro Civil e IdentificaciOn Ciudadana, PMT, de LA REGISTRADURIA y de todos
los componentes del Proyecto, asumiendo, por lo tanto, a su riesgo, los costos,
gastos y medios que se requieran a dicho efecto, con cargo al precio fijo que se ha
pactado como remuneration por tales bienes".
Por otra parte, el numeral 8.3.13 de la clausula 8, establece que el objeto del
contrato es la obligation de entregar una solution integral que contenga la
interrelation de los Subproyectos que precisamente la integran y no la simple
entrega de bienes y servicios por medio de un contrato de suministro en los
siguientes terminos: "8.3.13: En particular la implementaciOn, puesta en
funcionamiento y entrega del proyecto de ampliaciOn y optimizaciOn del sistema y
del funcionamiento de la interaction de los sub-proyectos para /a cabal integraci6n y
ejecuciOn del proyecto PMT en su Segunda Fase, en las circunstancias de tiempo,
modo, cantidades, lugar y de acuerdo con los requerimientos tecnicos y funcionales
exigidos por LA REGISTRADURIA en los Terminos de Referencia, o en la oferta, si
ellos fueran superiores."
Las estipulaciones contractuales citadas en los parrafos precedentes,
permiten evidenciar que los costos como consecuencia de los contratos
adicionales 1 y 2 debieron ser con cargo al precio global o alzado del
contrato y debieron ser descontados al contratista en el Acta de liquidacion.
2). Las obligaciones "Nueva Fabrica", "Saldo de Insumos" y "Licencias de
Terceros", no fueron objeto de certification de cumplimiento por parte de la
Interventoria, asi como la Prorroga No 1 y Contrato Adicional No 02, sino
que fueron objeto de revision por parte de los Supervisores del Contrato No
057 de 2005; los cuales ostentan la calidad de funcionarios de la RNEC.
3). En cumplimiento de lo expresado en el punto 4.3 del acta de liquidaciOn,
con el fin de asegurar y garantizar el cumplimiento diferido de las
obligaciones pendientes ("Nueva Fabrica", "Saldo de Insumos" y "Licencias
de Terceros") y asi proteger los intereses patrimoniales de la RNEC, se
constituyeron dos Fiducias Mercantiles, una de ellas con plazo de 30 meses.
En el acta de liquidacion se estipulO en su numeral 8 que el contenido de la
misma constituye transaction y por lo cual cosa juzgada, sobre derechos y

61

R IA gOSIVrTigAlpOoRelLOAELECIADA
CONTRALO
GENERAL DL LA HE POBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
obligaciones derivados del contrato 057 de 2005, y que las partes declaran
que renuncian a cualquier reclamation judicial o extrajudicial, situation que
deja en riesgo a la entidad ante un escenario de incumplimiento de las
obligaciones previstas en el contrato 057, toda vez que la entrega de
insumos pendientes a la liquidaciOn del contrato esta diferida a un plazo de
30 meses, superior al termino de 2 arias de caducidad de la action
contractual, establecido en articulo 136 C.C.A. (Ver hallazgo No. 14)
4). El balance econ6mico general del contrato, insertado en el numeral 4LiquidaciOn y 4.1-Balance General del contrato, contiene lo informado por
parte de la supervision y por la Interventoria, asi como lo aceptado por el
contratista. No obstante, el equipo auditor evidencio inexactitudes on la
legalizaciOn, contabilizacion, incorporaci6n de los bienes tangibles e
intangibles y servicios. (Ver hallazgos 21, 22, 23 y 24)
Con relation al punto 4.6-Balance Final recoge los valores contratados y
pagados, se evidencia lo siguiente:
I. El valor del contrato proyectado en el acta de liquidation con los "contratos
adicionales" sin el descuento de la multa de $885.3 millones, impuesta al
contratista por el insuficiente avance del sub-proyecto de enrolamiento, se
estim6 on un valor de $367.101,3 millones.
II. El valor del contrato No. 057 de 2005, de acuerdo con las condiciones
contractuales pactadas inicialmente fue de $366.715 millones, sin tener en
cuenta el contrato adicional No. 3 el cual fue terminado de forma anticipada
por mutuo acuerdo, segiin acta de fecha 4 de agosto de 2010, por valor de
$8.112.5 millones, el cual habia sido celebrado con recursos del Fondo
Rotatorio de la Registraduria.
Ill. Habiendose estipulado en el numeral 14.2.4.1, dentro del Subproyecto
Production y Entrega, la producci6n de hasta 33 millones de documentos,
asi: hasta 30 millones de cedulas de ciudadania y hasta 3 millones de
tarjetas de identidad para menores entre 14 y 18 anos, se alcanzaron los
siguientes resultados, segUn lo manifesto la Interventoria on el Acta de Cierre
No. 10:
-Documentos de identidad producidos a diario on la fabrica PMT-I, desde el
inicio del contrato 057 de 2005 hasta mayo de 2008: 4.852.202.
-Documentos de identidad para cedulas de ciudadania producidos a diario en
la nueva fabrica PMT-II, desde su inicio en marzo de 2008 hasta el 31 de
diciembre 2009: 15.576.805.

62

CONT RALO R IA
LE,1, ',A

FEL PE,

ECA

"A"

E7,'1
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aBiLA.,
E
E INS'TOLCIONES FIENCIE9AS
EL

El total de documentos de identidad correspondientes a Cedulas de


Ciudadania, producidos desde el inicio del contrato 057 de 2005 hasta el 31
de diciembre de 2009 fue de 20.429.007.
Asi, existia, de conformidad al numeral 11.5 del contrato 057 de 2005, la
obligacion y el derecho correlativo por parte de la RNEC, de recibir a su
entera satisfacciOn los bienes y servicios entregados por el contratista, razon
por la cual si no se alcanzaba a producir la cantidad de documentos
senalada en el numeral 14.2.4, el contratista debia entregar a la entidad la
totalidad de los insumos que demandaba el proceso para la producciOn de
todos los documentos de identidad contratados.
En el paragrafo del numeral 14.2.4.420 del contrato 057 el 2005, la
Registraduria suministr6 al contratista los siguientes insumos, los cuales
deberian ser reintegrados al concluir el plazo previsto contractualmente.
labia No. 21
Descri ci6n de Insumos
Descrkcion de Insumos
Rollos de laminado anverso Cedula de Ciudadania
Rollos de laminado reverso Cedula de Ciudadania
Hojas de Teslin pars Cedula de Ciudadania
Valoracion de los anteriores insumos

Entregado a SAGEM
59 75172
59,61954
20.106
$568.5 millones

Elaboro: equipo auditor


Fuente: Registraduria

5). De la clausula 7, numeral 7.7 y clausula 32 se concluye que el valor del


contrato No. 057 de 2005, fue estimado en $366.715 millones, con los cuales
el contratista debia cumplir el objeto, ya que todos los bienes y servicios
necesarios eran con cargo a dicha suma, asi mismo debia asumir todos los
riesgos derivados de la ejecucion.
El Acta de TerminaciOn y liquidaciOn del contrato, suscrita el 21 de diciembre
de 2010, por el Gerente Administrativo y Financiero (E), el Representante
Legal del consorcio SAGEM y los supervisores del contrato, en el numeral
4.1 senala como valor total liquidado $367.101 millones.
6). De otra parte, con relaciOn a la entrega e inspeccion fisica de los bienes,
se analiza lo siguiente:
- No se realizo la inspeccion tecnica final de los bienes y servicios
adquiridos a traves del contrato 057 de 2005. (Ver hallazgo No. 16 de
este informe)

2 Con el propOsito de mantener la continuidad en la produccion de documentos de identidad, LA REGISTRADURIA

hara entrega al CONTRATISTA del inventario de insumos existente al momenta de iniciar la ejecuci6n del
contrato... Concluido el plazo previsto contractualmente, EL CONTRATISTA devolvera a LA REGISTRADURIA la
misma cantidad de insumos recibidos.

63

CONTRALO
R lf A g
GENERAL DE LA ,!E PUBLIC,. E INSUTIBBIOIMS ErNaNcieRAs

No se elaboro el acta de recibo de cada bien o servicio entregado por el


contratista, habida cuenta que la Supervision del contrato 057/05 y la
Interventoria CIDLIS UIS, realizaron actividades de verificaciOn y ajuste
pero documental sobre las matrices de los bienes del PMT II, elaboradas
en diferentes momentos de la ejecucion del contrato, pero sin verificaciOn
e inspecci6n fisica de dichos bienes en el periodo comprendido entre las
fechas de cierre de cada Subproyecto y el 17 de Diciembre de 2010,
fecha del acta de recibo definitivo. (Hallazgo No. 16 de este informe)
7). De otra parte, en la Clausula 30 del contrato No. 057 de 2005, se
establecen los terminos y oportunidades en los que procede la renovacion
tecnologica de los bienes objeto del contrato. (Hallazgo No. 15 de este
informe)
La Clausula 30 en tenor literal dice: "EL CONTRATISTA, se oblige a entregar a
LA REGISTRADURIA, la Ultima tecnologia que exista en el mercado al momento de
cumplir con las obligaciones derivadas del contrato. Si propuesto un equipo o un
aplicativo o sistema base (operativos, administradores de bases de datos y antivirus,
entre otros) con determinadas caracteristicas este ha sido mejorado en el transcurso
de la ejecucien del contrato, al momento de cumplirse la respectiva obligacien de
entregar el Ultimo modelo o version sin que vane su oferta econemica, ni los costos
del contrato, no se entienda variacien en sus condiciones. Lo anterior, sin perjuicio
de las actualizaciones del software instalado que surjan durante la ejecuciOn del
contrato".
"PARAGRAFO: En el evento en que la normatividad internacional de caracter
tecnico, tales ISO, ANSI/NIST, WST y otras, incorpore nuevos desarrollos, estos
seran implementados por el contratista dentro del desarrollo del contrato".
Por su parte, la clausula 32, establece: "EL CONTRATISTA asumira en su
totalidad los riesgos que se deriven del cumplimiento de las obligaciones derivadas
del presente contrato, y sera responsable frente a LA REGISTRADURIA, por el
cumplimiento de las condiciones y funcionalidades minimas de los bienes, equipos y
aplicaciones informaticas que se ha comprometido a aportar, instalar e integrar por
cada uno de los Subproyectos para la integraci6n y entrega final en funcionamiento
del Proyecto de Ampliacien de la ProducciOn y OptimizaciOn de los Sistemas de
Registro Civil e IdentificaciOn Ciudadana, P.M.T. de LA REGISTRADURIA y de
todos los componentes del Proyecto, asumiendo, por lo Canto, a su riesgo, los
costos, gastos y medios que se requieran a dicho efecto, con cargo al precio fijo que
se ha pactado como remuneracien por tales bienes.
EL CONTRATISTA expresamente acepta asumir el riesgo de costo, entendido como
la contingencia que se presente un aumento on el precio de los bienes objeto del
contrato frente a los que fueron estimados por EL CONTRATISTA al memento de
estructurar su propuesta econ6mica dentro de la Contratacien Directa que le fue
adjudicada, /a cual es parte integrante del presente contrato.

64

CONTRALOR1A

OE LA FtErbelL , CA

GONTRALORIA DELEGADA
GESTION ParaucA
E INEEDUC'ECNES
11NANCIERAS

A estos efectos, EL CONTRATISTA declara expresamente conocer y aceptar los


riesgos que se le atribuyen, y se compromete a asumirlos y a mitigar dichos riesgos
mediante la obtenciOn de asesoria especializada on los aspectos tecnico, financier,
juridico y tributario, que le permitan cubrir las contingencias previsibles para
estructurar y ejecutar un negocio juridico viable, sobre escenarios realistas, que
tengan en cuenta las limitaciones y condiciones aplicables a lo contratado, en los
t6rminos y condiciones contempladas en el presente contrato."
Con relacion a la interpretacion de la clausula 30, dado que el contratista se
oblig6 a entregar como producto final a la REGISTRADURIA la Ultima
tecnologia que exista en el mercado "al momento de cumplir las obligaciones
derivadas del contrato", se debe determinar cuel es el momento de
cumplimiento de las obligaciones habida cuenta que el objeto contratado este
integrado por una serie de subprogramas y subsistemas que configuran una
obligaciOn de resultado y dentro de los cuales el contratista se oblige a
suministrar insumos, equipos, hardware, software, cableado, etc., realizando
entregas parciales pero no definitivas de conformidad a la Clausula 4 en su
numeral 4.4 que consagro lo siguiente:
"4.4 Actas de entregas parciales: Una vez terminado y recibido a satisfacciOn cada
subproyecto se pueden suscribir actas parciales de entrega, sin perjuicio de la
verificacien en la liquidaciOn final del contrato, una vez este finalizado, de todo el
proyecto y del funcionamiento integrado del sistema ampliado y optimizado de
acuerdo con lo establecido en los Terminos de Referencia, la Oferta y el presente
Contrato. Se entiende que /a transferencia de propiedad y el cumplimiento del
contratista al objeto del contrato, solo se producira con el acta de recibo final sin que
pueda considerarse la existencia de entregas parciales, como recibos definitivos,
para ning6n efecto. Lo anterior, dada la naturaleza del contrato Ilave en mano."
Lo anterior tiene logica, maxime cuando la transferencia de propiedad de los
bienes entregables de conformidad al Clausula 15 y los Otrosies
modificatorios solo sucede al finalizar el Proyecto con el acta de recibo final
de la totalidad del Proyecto PMTII, bajo la modalidad de "Ilave en mano" y en
el entretanto, los riesgos de perdida de los mismos estan a cargo del
CONTRATISTA y on ese orden de ideas es el que tiene a su cargo el
cuidado, reposicion de los mismos, asi como el suministro de repuestos, de
conformidad con los articulos 1730 y 1733 del C6digo Civil y del articulo 929
del Codigo de Comercio.
Los bienes entregados on cada subproyecto siguieron a cargo del contratista,
por lo tanto, no ingresaron al inventario de la Registraduria por cuanto esta
Ultima no tenia la propiedad de los mismos, la cual se dio con la liquidacion
del contrato, tal como lo manifiesta el director administrativo en comunicacion
DAGAI-458-10 del 13 de abril del 2010 on los siguiente terminos "...es
importante senalar que los bienes que ingresan a la Orbita de propiedad de la
Registraduria Nacional del Estado Civil anicamente ingresan a los inventarios (y lo

65

CONTRALOR1A
GESTION
"""'"'A"`""A
PUSLICA
OLNLItAL DE LA FeEPUBleA E INSMUCtONES FINANCIE-RAS
que ello conlleve), con la suscripciOn del acta final 057/2005. asi las cosas, /a
Registraduria a traves del almacen e inventarios a /a fecha sustenta la tenencia de
los bienes y una vez que se suscriba la mencionada acta, se asumira plenamente /a
responsabilidad supervision, custodia, tenencia y propiedad de los bienes en el
campo juridico conforme los establece el contrato 057/2005, c/ausu/a cuarta,
numeral 4.4"; en la cual se estipula que la transferencia de propiedad y el
cumplimiento del contratista al objeto del contrato, solo se producira con el
acta del recibo final sin que se pueda considerarse la existencia de entrega
parciales como recibos definitivos para ningOn efecto.
Deben existir evidencias tecnicas, financieras y contables que demuestren
que los cambios propuestos alteran el equilibrio econ6mico del contrato No.
057 de 2005, contemplado en su Clausula 45, segOn la cual dicho equilibrio
"...se encuentra establecido por la asignacian de riesgos prevista en las clausulas
precedentes, todos los cuales, junto con los bienes y costos, mayores costos,
indemnizaciones o reconocimientos a cualquier titulo que pudieran Ilegar a
generarse por la realizaciOn de los mismos, se entienden remunerados plenamente
con los valores que fueron consignados por EL CONTRATISTA en la oferta
econOmica (...)".
La entrega parcial de bienes o servicios no puede ser considerada como
definitiva, toda vez que es sujeta al momento del recibo de final de
Subproyecto, periodo dentro del cual la perdida o depreciaciOn de estos
bienes no puede ser asumida por la RNEC de conformidad a los articulos
1730 y 1733 del C6digo Civil y del articulo 929 del C6digo de Comercio,
habida cuenta que si bien es cierto estan instalados al servicio del desarrollo
de la soluciOn integral a la que se comprometio el CONTRATISTA, tambien
es cierto que la entidad aim no es todavia la titular del derecho de dominio y
no lo puedo ingresar dentro de sus inventarios.
Por las anteriores razones, las entregas parciales no extinguen el
cumplimiento de la obligacion, pues de lo contrario se hubiera pactado un
contrato bajo la modalidad de suministro y no de "Ilave en mano". En
consecuencia, las entregas parciales no limitan el deber de actualizaciOn
tecnologica de los bienes que lo ameriten para el mejor desempeno de los
sistemas de Registro de Identificacian de la RNEC.
Se observa que el momento del cumplimiento de todas las obligaciones a
cargo del CONTRATISTA difiere del momento de cumplimiento de la
obligaciOn, esto es cuando se entrega de forma definitiva la soluciOn integral
para la satisfacci6n del cumplimiento del Proyecto de Modernizacion II.
A partir de la liquidacion del Contrato 057, PMTII, y teniendo en cuenta los
anteriores criterios y condiciones, determinados en desarrollo de la auditoria,
se establecieron los siguientes hallazgos:

66

CONTRALORIA
GEN:EP/11_ DEL LA FEE PLIBL t gE INSTITUCIONES FFNANCIERAS

Hallazgo No. 13: Liquidacion contrato PMTII (F) (D)


En el Contrato 057 de 2005 se suscribieron nueve otrosies, los adicionales
No. 121 y z
y la prorroga No. 1. El acta de terminaciOn y liquidacion se firm6
222
el 21 de diciembre de 2010 y en el numeral 4,6- balance final, solo se
descuentan $66.9 de las impresoras y $885.2 millones por concepto de la
multa interpuesta al contratista por el subproyecto de enrolamiento. Para la
liquidaci6n, se firm6 el Acta tecnica de recibo final del 30 de noviembre de
201023.
De acuerdo con el analisis financiero y juridico del contrato, se determin6 lo
siguiente, relacionado con los contratos adicionales 1 y 2:
En el informe de auditoria Regular de la vigencia 2009, en el "Hallazgo No. 3,
Objeto de los otrosies al Contrato 057 de 2005", se glosaron24 los adicionales
01 y 02 al contrato por $104.1 millones y $282 millones, respectivamente. Sin
embargo, la RNEC no desconto en la liquidacian del contrato 057 de 2005, la
suma de $319.2 millones, teniendo en cuenta que solo descont6 $66.9
millones, correspondiente a 35 impresoras.
Esta situaci6n evidencia debilidades en la planeacitin para la debida
optimizacion en la ejecucian del Proyecto PMTII y la omisi6n precisa de la
aplicaciOn de las clausulas contractuales, que conducen a una doble
inversion de los recursos pUblicos para lograr el mismo alcance contractual.
Como resultado de la acci6n propuesta en el plan de mejoramiento
presentado a la CGR de la auditoria vigencia 2009, la conclusion del asesor
externo de la RNEC no hace referencia a las razones que justifiquen la
compra de los equipos con contratos adicionales y no con recursos del
contrato inicial. Se limita a explicar los motivos de la devolucian de las 35
impresoras, las cuales fueron glosadas adicionalmente por sobrecosto en la
auditoria de la CGR practicada a la vigencia 2009.

21 Adicional 01 cuyo objeto es: Suministrar noventa y seis (96) impresoras Epson fx-890 de matriz de punto, y a

realizar la instalaciOn de las mismas en as diferentes oficinas remotas determinadas por la Registraduria, las cuales
reemplazaran los equipos antiguos. En la clausula segunda.- valor adicional es ciento cuatro millones ciento
veintitin mil' seiscientos / pesos ($104.121 .600.00 (m/I incluido IVA).
22 Prorroga 1 Adicional 2 en su clausula primera senala: Prorrogar en tres (3) meses el plaza de duracion y
ejecucion del contrato 057 de 2005 y en la clausula segunda se adiciona el valor del contrato en doscientos ochenta
X dos millones cincuenta y Guaira mil pesos ($282.054.000) menos $66.9 millones de las impresoras descontadas.
-3 En la pagina 15 de 21 del acta se senala como costo total del proyecto 057 can sus adicionales $367.101
millones.
24 El objeto de los contratos adicionales 1 y 2 de 1 de diciembre de 2008 y de 2009, respectivamente, relacionados
con la adquisicion de bienes (impresoras, escaners) para el PMT II. no debiO ser pagado por la Entidad, puesto que
la naturaleza del contrato 057, de Have en mane, establece que el servicio prestado por el contratista incluye todos
"los recursos humanos. logisticos, tecnolegicos y las prestacien de servicios tecnicos especializados".

67

CONTRALOR
IA I MNFT:tfr:=ICDA""A"
GENERAL DE: LA RL PLW LILA EINSTOUCEONES NANCIERAS
Por lo anterior, se presenta un presunto detrimento patrimonial por $319.2
millones, correspondientes al saldo de los adicionales 1 y 2.
El hallazgo con presunta connotaciOn fiscal y disciplinaria se trasladara a las
instancias correspondientes.
Respuesta de la entidad:
"Como bien se sefiala en el hallazgo, la glosa respecto de los adicionales 01 y 02 al contrato
057 de 2005 qued6 consignada en e/ informe de auditoria de la vigencia 2009 con
connoted& administrative, y como acci6n de mejoramiento la RNEC plante6 realizar la
evaluaciOn con base en los conceptos de Interventoria y de asesores externos para que
verificaran si los equipos objeto de los contratos adicionales estaban incluidos dentro de las
obligaciones contractuales del contratista consorcio SAGEM en su oferta inicial.
La acci& presentada y aceptada con pronunciamiento sin observaciones por parte de la
CGR, culmin6 el 30 de diciembre de 2010, con concepto de la Interventoria y de asesores
externos en el que ratifican que los bienes objeto de los contratos adicionales 01 y 02 al
contrato 057 de 2005, no estaban incluidos en los equipos que debia proveer el contratista
en su soluci& y que por ende era viable haber efectuado la adiciOn.
En ningOn momento el plan de mejoramiento presentado ante el organismo de control,
contempl6 la posibilidad de realizar el descuento del valor de los adicionales 01 y 02 como
parece interpretarlo la auditoria, situaci6n que solo procedia on el evento que el concepto
que se plante6 on el plan de mejoramiento, determinara que efectivamente los elementos
adquiridos con e/ valor de las adiciones formaban parte de la oferta inicial del contrato,
sit-tied& que no ocurri6 en el presente caso y que se corrobora al reviser uno a uno los
equipos incluidos on la propuesta presentada por el consorcio.
En cuanto este hallazgo, se establece que:
Adicional N 1 Diciembre 31 de 2008
Suscrito e/ 31 de Diciembre de 2008 y su objetivo fue la adquisicion de 96 impresoras
EPSON FX-890, para ser instaladas en las diferentes Registradurias a nivel nacional, Valor
total de $104.121.600.
Pr6rroga y contrato adicional N 2 Diciembre 31 de 2009.
Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y su objetivo fue prorrogar en 3 meses ms el plazo de
duraci6n y ejecuciOn del contrato, a partir del 1 de enero de 2010 al 31 de marzo de 2010
para desarrollar entre otras tareas la verificaciOn de la finalized& del Subproyecto de
Producci6n y Entrega y el acta de cierre parole!, como la adquisiciem de treinta y cinco (35)
25 El Articulo 6 de la Ley 610 de 2000 establece: "Dario patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende
por dano patrimonial al Estado la lesion del patrimonio publico, representada en el menoscabo, disminucien,
perjuicio, detrimento, perdida, use indebido o deterioro de los bienes o recursos enblicos, o a los intereses
patrimoniales del Estado, producida por una gestien fiscal antieconomica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e
inoportuna, que en terminos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del
Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia
y control de las contralorias. Dicho dalio podra ocasionarse por acciOn u omisi6n de los servidores pUblicos o por la
persona natural o juridica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan
al detrimento al patrimonio publico." El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional
mediante Sentencia C-340 de 2007.

68

CONTRALOR1A .7s77:::sric"""A

GENERAL DE LA REPUBLICA E INSIETUCIONES FENANCIEqA5

impresoras, quince (15) escaneres y setenta y cinco (75) captores biometricos para la
dotaciOn a nivel de delegaciones departamentales de algunos dispositivos requeridos para el
funcionamiento del Web Service, Valor Initial incluidas las impresoras: $282.054.000 IVA
Incluido; Valor final descontando las impresoras $215064.000.
Estableceremos, la incidencia de la suscripcion de estas figures contractuales, analizando
los documentos entregados por parte de la Interventoria CIDLIS UIS y los conceptos
presentados por parte de los Asesores Externos:
INTERVENTORIA UIS-CIDLIS
Tal como lo expresa la Interventoria sobre la ratificaciOn en el oficio GP-INT-PMT-1805-10
sobre la viabilidad para efectuar la adician No 1 al Contrato 057 de 2005 emitido mediante
documento GP-INT-1219-08 del 18 de diciembre de 2008 y la viabilidad para efectuar la
adicion No 2 al mismo contrato mediante comunicado No GP-INT-PMT-1673-09, en el que
se expresa:
"...dentro de las obligaciones y compromisos de SAGEM, establecidas en el marco de
ejecuciOn del Contrato 057 de 2005 no esta definida la adquisicion, suministro y
alistamiento o instalacion de equipos adicionales para la infraestructura del proyecto
PMT II, correspondientes a quince (15) escaneres EPSON V700 para apoyar el centro
de acopio piloto y algunos centros de acopio a nivel nacional, setenta y cinco (75)
captores de huella SAGEM MSO 300 para repotenciar el use del Web Service y treinta y
cinco (35) impresoras EPSON FX-890 para emptier la capacidad de impresi6n en las
oficinas remotes de la RNEC, que dicha implementaciOn beneficia el desempeno del
Sistema Integral de identificaciOn y que se dio cumplimiento a las normas legates y
contractuales aplicables, teniendo en cuenta la Reunion del 23 de diciembre de 2009
(Acta No 929),.." (Subrayado fuera de texto)
Por otra parte y como lo indica el citado documento:
"...Los citados presupuestos no se dan en el caso que nos ocupa, pues claramente se
trate de adiciones que contemplan bienes que NO se encontraban incluidos en los
documentos contractuales aplicables al PMT II (Terminos de Referencia, Contrato 057
de 2005, Oferta del Contratista, entre otros)..." (Subrayado fuera de texto)

CONCEPTOS ASESORES EXTERNOS


Dentro de los conceptos emitidos por parte de los asesores externos de la Registraduria
Nacional del Estado Civil, especificamente remitimos lo expuesto en el concepto tecnico del
Ingeniero Ricardo Andres Diaz del 13 de octubre de 2010 que menciona:
"...Una vez extracted y analizado lo que se expresa sobre el tema de los entre gables y
especial sobre los bienes objeto de los adicionales 1 y 2 del contrato 057 de 2005, a nivel
tecnico la propuesta del Consorcio Sagem es muy clam en su capitulo 17, en cuanto al
detalle de los bienes tecnologicos que conforman el Contrato 057 de 2005.
Dichos elementos fueron actualizados y ajustados a las configuraciones que ofrecia el
mercado al momento de realizar las compras, mediante los documentos "Planes de
RepotenciaciOn de IdentificaciOn y Registro Civil". Para formalizer estos planes de
repotenciacian fueron necesarios realizar unas actas de renovation tecnolOgicas las cuales
se formalizaron mediante la suscripcian de algunos Otrosies al Contrato 057 de 2005.

69

CONTRALO
RIA g=grn=71`1.71-""A
or.
GENERAL

lA REPO
.

ICA E INSTITUCEONES FINANCIEFIAS

Como consecuencia de lo anteriormente expuesto, a nivel tecnico no seria viable solicitar


equipos adicionales a los contemplados en la Oferta Tecnica del Consorcio Sagem y los
bienes consignados en los Planes de Repotenciacion de Identificacien y Registro Civil, tal y
como lo evidencia en el numeral 4.3.9 Temas a escalar evidencia como se menciono en el
marco conceptual...".
Ademas, dentro de las recomendaciones hechas dentro del mismo concepto se indica:
"...Desde el punto de vista (tonic, en mi concepto los adicionales se suscribieron
correctamente, toda vez que los equipos que conforman estos adicionales no se
contemplaron ni se concibieron en la propuesta presentada por el Consorcio Sagem...".
Asi mismo, en el concepto juridico presentado por parte de los asesores externos Chavarro
& Lemos del 14 de octubre de 2010 expresan lo siguiente:
"... 2.- En la Oferta Monica Volumen 11, Propuesta Detallada SE24-02-009546-03 de
Noviembre de 2005, capitulo 17. Relacion de los Entregables, que hace parte integral del
objeto contratado, se relacionan cada uno de los elementos de hardware objeto de entrega a
la Registraduria por parte del contratista, en ejecucien del contrato 057 de 2005: la revision
minuciosa de este listado proporciona la certeza plena de que los bienes objeto de los
contratos adicionales 1 y 2 no hacen parte de las obligaciones de entrega de bienes a cargo
del contratista o que pudieran encontrarse contenidos en forma no explicita dentro de la
carga obligacional de este, pactada en el contrato 057 de 2005. (Subrayado fuera de texto)
3.- Por lo tanto, una primera constatacien permite afirmar que la Contraloria General de la
Republica sustenta su glosa en el hecho de considerar que el objeto, finalidades y
funcionalidades del contrato 057 de 2005, a que elude el inciso final de las obligaciones
generates del contratista, que transcribe, comprende un universo abierto e ilimitado de
obligaciones de entrega de bienes a cargo del contratista, sin tener en cuenta que el mismo
se encuentra circunscrito a la oferta del licitante contratista, que hace parte integral del
objeto contratado...".
Por otra parte y como conclusion del concepto, expresa:
"... 5.- Dados los hechos referidos y fehacientemente corroborados con documentos
publicos, nos permitimos conceptuar: 0 La percepcion que orienta el sentido de los reparos
de orden fiscal sobre los contratos adicionales 1 y 2 al contrato 057 de 2005, no toma en
cuenta el verdadero alcance del objeto contratado, toda vez que, imbuida de la
conceptualizacien doctrinaria del contrato "llave en mano", categoria incorporada en el
contrato 057 de 2005 y expresada en algunos apartes del clausulado en enunciados
generates, olvida remitir esta oferta del contratista donde dicha voluntad contractual posee
una materialidad precise y definida..."
"...Estimamos, con todo respeto por opiniones discrepantes, tales como la del hallazgo de la
Contraloria General de la Republica, que en relacien con la celebracion y ejecucion de los
contratos adicionales 1y 2 al contrato 057 de 2005, no existe riesgo alguno de detrimento
patrimonial del Estado..."
Dentro del Acta de Reunion entre los Supervisores Contrato Adicional 02 de 2009 al 057 de
2005 y El Consorcio Sagem se expresa:
"...La supervision observe que la propuesta del Consorcio SAGER Incluye la impresora
marca EPSON FX - 890 por un valor unitario de un millan novecientos catorce mil pesos M/L
($1.914.000) IVA incluido. y que ese valor representa un incremento del 76% frente a las

70

Il

l'tJE LILA

CON RALORIA DELEGADA


bN PUBLICA
HiUCICNLS FINANGIERAS

mismas impresoras ofertadas por el mismo contratista y adquiridas por la entidad en virtud
del adicional 01 de 2009 al contrato 057 de 2005.
A este respecto el contratista manifest6 que dicha situacian correspondia a un error en la
valorizacion de los precios de la impresora Epson FX890, debido a que el valor cotizado
corresponde a una impresora de diferentes caracteristicas, esto es la impresora FX2190.
Con base en ello, las partes acuerdan la devoluchan por parte de la RNEC al contratista
Consorcio SAGEM y posterior descuento en el tramite del pago del adicional 02 de 2009 al
contrato 057 de 2005 y en of acta de liquidacion..."
Dentro del Concepto presentado por parte de la Asesora Extema de la entidad Angela
Tamayo del 26 de noviembre de 2010, indica lo siguiente:
"...La adquisicien de los bienes que constan tanto on la propuesta aprobada del Consorcio
Sagem. como en el contrato adiciOn N 2 del 057 de 2005, la adquisiciOn "en sitio central de
35 lmpresoras Epson FX890 alistadas, 15 escaneres Epson V700 y 75 captores de huella
SAGEM MS0300 para web service" pueden aumentar la eficiencia on el proceso de
identificacion de los ciudadanos. Lo cual es deber de la RNEC, y esto implementer
mecanismos de transferencia tecnologica que permiten descentralizar los proceso propios
del trabajo de esta entidad de orden nacional..."
Para el caso del Concepto Juridico de uno de los Asesores Juridicos Extemos de la
Registraduria Nacional del Estado Civil, Raul Antonio Tob6n del 29 de noviembre de 2010,
en el aparte de las conclusiones se indica:
". las partes de comOn acuerdo haciendo alusiOn a la Clausula 58 Arreglo Directo del
mencionado contrato Ilegaron a un acuerdo on relaciOn con las 35 impresoras EPSON
FX890 para ser devueltas al Contratista y excluirlas de los Bienes que ingresan a los
inventarios y estados financieros de la Entidad, por no cumplir con las expectativas y las
obligaciones pactadas on la Clausula Cuarta de la prorroga NO 1 y contrato adicional NO 2 al
contrato 057 de 2005
Lo que le permite a la Registraduria Nacional del Estado Civil de acuerdo al Articulo 60 de la
Ley 80 de 1993 descontar los valores de los productos que no van a ingresar al patrimonio
de la entidad..."
La Supervision adelant6 el tramite de la verificacion de la posibilidad de adelantar los
adicionales, para lo cual requirio la evaluacion de la viabilidad para efectuar las adiciones 1 y
2 al contrato 057 de 2005 por parte de la Interventoria CIDLIS UIS, quien emitiO las
correspondientes comunicaciones afirmativas, dando el visto bueno para los tramites.
Con base en la documentacion relacionada, lo expresado por las diferentes patios
mencionadas (SupervisiOn del Contrato 057 de 2005, Interventoria CIDLIS UIS, Asesores
Externos), la Supervision suscribi6 los adicionales 1 y 2 al Contrato 057 de 2005, dando
cumplimiento a las normas legates y contractuales aplicables y con la finalidad de mejorar el
desempeao del Sistema Integral de identificackm y Registro Civil de la entidad, buscando el
beneficio no solo de la entidad sino tambian de optimizer la atencian a los ciudadanos
colombianos en general y en este sentido acoge los conceptos juridicos y tacnicos
sefialados.
La devoluciOn de las treinta y cinco (35) impresoras del Adicional 2 de 2009, correspondia no
porque fueran parte del contrato 057 de 2005, sino a un incremento on su valor unitario por
lo que no estuvo de acuerdo con lo requerido por la entidad y no que la Registraduria
Nacional del Estado Civil no requeria de los bienes, justificado en que se contaba con

71

CONTRALO R

=LzRze7LEGA"

OL:NERAL DA LA REPUBLICA E INSIMJARDLIES FULANCIERES

algunas impresoras de la primera fase del Proyecto de Modernizacion TecnolOgica, que


continuaron en operaciOn con la segunda fase con base en la recomendacien 4 realizada por
el CONPES 3323, en la cual enuncia "Aprovechar y no perder las inversiones realizadas y
potenciar los logros obtenidos en el sistema AFIS y Registro Civil, producto de la primera
fase del proyecto de Modernizacien TecnolOgica, P.M.T. de la Registraduria Nacional del
Estado Civil".
De lo anterior la Interventoria y los asesores externos conceptuaron que los bienes objeto de
los contratos adicionales No. 1 y 2 al contrato 057 de 2005, no estaban incluidos en los
equipos que debia proveer el contratista en su solucian y que por ende era viable haber
efectuado su adiciOn, evidenciando la planeaciOn y argumentaciOn para la ejecucion de
estas figures juridicas.
Teniendo en cuenta los argumentos que ha considerado el equipo auditor sobre los
contratos Have on mano, es importante precisar algunos aspectos importantes sobre su
naturaleza juridica, para lo cual nos remitimos al Capitulo VIII del Codigo Civil sobre los
contratos para la confecciOn de una obra material, articulo 2060 que textualmente senala:
"Los contratos para la construcciOn de edificios, celebrados con un empresario que se
encarga de toda la obra por un precio Moo prefijado, se sujetan, edemas, a las reglas
siguientes:
1.El empresario no podra pedir aumento de precio a pretexto de haber encarecido los
jornales o los materiales, o de haberse hecho agregaciones o modificaciones en el plan
primitivo; salvo que se haya ajustado un precio particular por dichas agregaciones o
modificaciones.
2.Si circunstancias desconocidas como un vicio oculto del suelo, ocasionaren costos que
no pudieron pre verse, debera el empresario hacerse autorizar para ellos por el duerlo; y si
este rehOsa podra acudir al juez o prefecto para que decida si ha debido o no pre verse el
recargo de la obra, y fife el aumento de precio que por esta raz6n corresponda.
3.1. T. (Resaltado nuestro)
Significa lo anterior que los contratos Ilave en mano o a precio fijo, admiten
excepcionalmente un reajuste en el precio tal como lo senala la legislacion civil vigente y eso
fue precisamente lo que ocurria en el caso on examen en el que las adiciones estan
sustentadas en hechos no contemplados en la oferta inicial del contrato y que en ningon
caso tuvieron por finalidad reajustar los precios inicialmente ofertados por modificaciones del
mercado en relaciOn con el costo de los insumos requeridos para el desarrollo del objeto
contractual.
De otra parte, conviene precisar que la genesis de los contratos (lave en mano o por precio
fijo, corresponda al ambito de los contratos de obra, pero cuando traspasan el ambito de la
arquitectura, corresponden a contratos de ajuste alzado que significa una obra cuyo precio
se fija a un tanto global y requiere, por lo tanto, una invariabilidad de la obra que
corresponda a esa invariabilidad en el precio.
Para tal fin es necesario que se cumplan las condiciones de precio global fijado de antemano
e invariable para la totalidad de los trabajos previstos on la forte y en el contrato y,
correlativamente, que el contratista nunca podra sufrir reducciOn del precio o exigir aumento
de este bajo ningun pretexto.
Esto significa que si la prestacian a cargo de una de las panes se tomare excesivamente
onerosa por acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte perjudicada podra
demandar el pago del exceso o la resoluciOn del contrato.

72

111)

CONTRALORIA
LL
, ,,L,,
,

ONTRALORIA DELEGADA

El mismo Consejo de Estado en el concepto citado por el ente de control, reconoce que
existe un gran riesgo en este tipo de contratos pues nadie puede garantizar la definici6n de
los derechos y obligaciones contractuales, por el simple hecho de expresar una modalidad
de contrato que precisa una definiciOn exacta de lo que las partes han entendido como sus
obligaciones.
Lo que importa es tratar de evitar que un contrato "LLAVE EN MANO" abra las puertas de un
conflicto judicial y eso fue lo que sucedi6 en ejecuci6n del contrato 057 de 2005 con las
adiciones para la compra de equipos no contemplados en la oferta initial que no estaba
obligado a suministrar el contratista.
Por to anterior, no es aceptable el argumento planteado por el organismo de control, al
establecer que la modalidad de contratacien elegida por la RNEC de Ilave en mano o a
precio alzado no admite adiciones en el precio, toda vez que como se ha demostrado, en el
presente caso no hubo adiciones en el precio inicialmente ofertado para el desarrollo del
proyecto, sino que estas obedecieron a la inclusiOn de items no contemplados en el proyecto
ni en la oferta presentada por el contratista, situation que conforme a lo contemplado en las
normal vigentes y en la jurisprudencia y doctrina, admiten adiciones en el precio por
agregaciones o modificaciones de la obra o proyecto contratado.
Ahora bien. frente a la conclusiOn del ente de control a partir de lo contemplado en las
clausulas del contrato relacionadas con las obligaciones del contratista, en el que endilga un
supuesto detrimento patrimonial por una "doble inversion de los recursos pOblicos para
lograr el mismo alcance contractual", pasamos a demostrar que no hubo tal duplicidad de
inversiones para el cumplimiento del contrato.
El numeral 4.67 de la clausula 4 del contrato establece: "Llave en mano: Para los efectos de
este contrato la forma de cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la
secuencia de su entrega y la interrelation de los componentes entregables constituye
conceptualmente un contrato !lave on mano, que debera ejecutarse de conformidad con el
plan de trabajo y cronograma de actividades de la propuesta que hate parte integral de este
contrato, e implica que EL CONTRATISTA adquiere el compromiso de entregar a
satisfaction de LA REGISTRADURIA el objeto contractual en funcionamiento y con los
productos y servicios comprendidos on el." (Resaltado nuestro)
Como se puede observer, la clausula es tiara al establecer que las obligaciones que asume
el contratista bajo la modalidad de Ilave on mano son las contempladas en la propuesta y no
todos las que puedan surgir en la ejecuciOn del proyecto, caso en el cual procede la adici6n,
conforme a los argumentos antes expuestos.
Senate el numeral 7.7 de la clausula 7 sobre las obligaciones del contratista: "Suministrar
con cargo al valor pactado en este contrato, todos los bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas on el presente contrato."
El contratista cumplio con esta obligation. conforme a lo pactado y suministro los insumos y
equipos requeridos para cumplir con el objeto del contrato.
Las adiciones para la compra de equipos, se soportaron en necesidades de la
administraciOn, que surgieron en desarrollo del proyecto, no pre vistas en la propuesta initial
y cuya fin Ultimo fue hater un use ms eficiente y fortalecer los servicios del proyecto, es
decir, contemplan un agregado al cumplimiento del objeto contractual, que surge como
necesidad de la administration durante la ejecucion del contrato, tal como se colige de la
revision de los estudios de necesidad y conveniencia para la adquisicion de los equipos.

73

CONTRALORIA,
GENEPAL DE LA REPUe- I CA

[ N51 '1 UC.CUES FINANC,ENAE

En concordancia con lo anterior, lo pactado en las clausulas 26 y 32 del contrato son claras
al establecer que el valor del contrato es Cmico para garantizar of cumplimiento del contrato
con forme a la oferta incorporada en la propuesta que forma parte del mismo, oferta que no
incluye los equipos que fueron objeto de las adiciones.
Es importante precisar que ninguna de las adiciones contempla reajustes sobre los servicios
ofertados inicialmente por el contratista y tampoco corresponden a riesgos y contingencies
derivadas de la ejecuciOn del contrato, caso en el cual con forme a la clausula 32, debia
asumirlo el contratista, como en efecto lo hizo.
Asi las cosas, exigirle al contratista, so pretexto de la modalidad de contratacien acordada, el
suministro de equipos no incluidos en su propuesta inicial, conllevaba al rompirniento del
equilibrio econOmico del contrato, por la lesion econOmica que representaba para el
contratista el suministro de bienes no contemplados en la oferta, con el consecuente
enriquecimiento para la RNEC. Sobre este tema, of Consejo de Estado, Sala de lo
contencioso Administrativo, SecciOn Tercera, en sentencia 21588 de 2002, senate:
Legal, jurisprudencial y doctrinariamente se ha admitido la posibilidad de que el
contratista pueda pretender la adopciOn de medidas tendientes a restablecer el equilibrio
econ6mico y financiero del contrato, teniendo on cuenta que existen diversos factores
que pueden dar lugar a que "la economia del contrato se lesione, en forma tal, que el
contratista no solo pierde la posibilidad de una ganancia justa sino que incurre en
perdidas que deben ser indemnizadas". Se ha entendido que dicho equilibrio, "implica
que el valor econOrnico convenido como retribucian o remuneraciOn a la ejecucien
perfecta de sus obligaciones (prestacien del servicio o suministro de bienes, etc.) debe
ser correspondiente, por equivalents, al que recibira como contraprestaciOn a su
ejecuciOn del objeto del contrato; si no es asi surge, en principio, su derecho de solicitar
la restitution de tal equilibrio, siempre y cuando tal ruptura no obedezca a situaciones
que le sean imputables".
Se ha sostenido tambien que dicho equilibrio puede verse alterado durante la ejecucion del
contrato, por las siguientes causas: actos o hechos de Is administraciOn contratante, actos
de la administracion como Estado y factores ex6genos a las partes del negocio juridico.
En e/ caso de las adiciones al contrato 057 de 2005, ha quedado demostrado que los bienes
adquiridos a traves de tales adiciones no estaban contemplados on la propuesta y que la
justification de las mismas surge de la entidad contratante y no del contratista, por lo que no
se admite la existencia del dello fiscal.
Al respecto, la Honorable Code Constitucional al referirse al dello fiscal ha sostenido: 'Para
la estimation del dano debe acudirse a las reglas generates aplicables en materia de
responsabilidad; por lo tan to, entre otros factores que han de valorarse, debe considerarse
que aquel ha de ser clerk), especial, anormal y cuantificable con arreglo a su real magnitud
En of proceso de determinaciOn del monto del dano, por consiguiente, ha de establecerse no
solo la dimensi6n de este, sino que debe examinarse tambien si eventualmente, a pesar de
la gestion fiscal irregular, la administracian obtuvo o no algOn beneficio." Sentencia SU 620
de 1996. M. P Antonio Barrera Carbone").
Y en sentencia C-840/2001 la Corte indica: "...De otra parte destaca el articulo 4 el de&
como fundamento de la responsabilidad fiscal, de modo que si no exists un perjuicio cleft,
un dello fiscal, no hay cabida para la declaraciOn de dicha responsabilidad. Por consiguiente,
quien tiene a su cargo fondos o bienes estatales solo responds cuando ha causado con su
conducta dolosa o culposa un dello fiscal. El perjuicio material se repara mediante
indemnizaciOn, que puede comprender tanto el dello emergente, como el lucro cesante. de

74

CONTRALORIA
_ENERAL GE LA GE GUEGL :CA

GONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSIGrUCtONEFS iGNANGIERAS

modo que el afectado quede indemne, esto es, como si el perjuicio nunca hubiera ocurrido.
Asi, "el resarcimiento del perjuicio, debe guardar correspondencia directa con la magnitud
del dello causado rims no puede superar ese limite." Y no podria ser de otro modo, pues de
indemnizarse por encima del monto se produciria un enriquecimiento sin cause, desde todo
panto de vista reprochable..."
Con base en los argumentos y pruebas que se anexan, solicitamos retirar la incidencia fiscal
del hallazgo, por cuanto queda demostrado que an el presente caso no estan dados los
elementos que con forme a la ley 610 de 2000, pueden configurar dafio al patrimonio

Analisis de la respuesta.
Adicional N 1 Diciembre 31 de 2008
Suscrito el 31 de Diciembre de 2008 y su objetivo fue la adquisiciOn de 96
impresoras EPSON FX-890, para ser instaladas en las diferentes
Registradurias a nivel nacional, valor total de $104.1 millones.
Con relaciOn al adicional No 1, con posterioridad a la suscripci6n de dicho
contrato, se siguio cumpliendo con la obligaciOn de la producciOn de las
cedulas y para ello se requeria el fortalecimiento del sistema de identificacion
a traves del suplir la necesidad de la actualizaciOn de equipos de impresion
utilizados en la toma de los datos biograficos de los ciudadanos, que hacia
parte de los bienes a suministrar para cumplir una de las obligaciones
principales; esto es la renovaciOn de los documentos. En ese orden de ideas,
el contratista tenia a su cargo la obligacion implicita del suministro de todos
los bienes necesarios y que le sirvieran de medio para cumplir la obligacion
de resultado, es decir, la renovacion de los documentos de identidad.
Aspecto que es coherente con la clausula 32 de este contrato que hace
referencia a "EL CONTRATISTA asumira en su totalidad los riesgos que se deriven
del cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato,..."
PrOrroga y contrato adicional N 2 Diciembre 31 de 2009.
Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y su objetivo fue prorrogar en 3 meses
ms el plazo de duracion y ejecuci6n del contrato, a partir del 1 de enero de
2010 al 31 de marzo de 2010, para desarrollar, entre otras tareas, la
verificaciOn de la finalizaciOn del Subproyecto de ProducciOn y Entrega y el
acta de cierre parcial, como la adquisiciOn de treinta y cinco (35) impresoras,
quince (15) escaneres y setenta y cinco (75) captores biometricos para la
dotaciOn a nivel de delegaciones departamentales de algunos dispositivos
requeridos para el funcionamiento del Web Service y hacer "uso ms
eficiente y fortalecer los servicios" del Proyecto PMTII. Valor Inicial incluidas
las impresoras: $282 millones IVA Incluido. Valor final descontando las
impresoras $215 millones.

75

CONTRALORIA
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OLNDRAL DL LA
PO BIJCA E INSTITUCIONLS DNANCIERAS
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Lo que se plantea no es la existencia o inexistencia de la necesidad bajo el


marco de la modernizacion de la plataforma tecnolagica, sino precisamente
que hacen parte de los bienes y servicios a los que se oblig6 el contratista en
los terminos de las clausulas primera y quinta del contrato, en donde se
estipula que sus obligaciones son de resultado.
De otro lado, en las estipulaciones contractuales clausula cuarta, numeral
4.67 y el numera 7.7 de la clausula septima y las clausula veintiseis y treinta
y dos, se consagro que los costos directos o indirectos, riesgos y
contingencias, serian asumidos par el contratista, mas no par media de
adiciones que incrementaran el precio alzado del contrato o modalidad de
Have en mano. Es de precisar que la observacion del informe de la vigencia
2009, no hace referencia a un hallazgo fiscal, por cuanto a esa fecha el
contrato no se habia liquidado y se podian realizar acciones tendientes a
subsanar la situaci6n evidenciada.
Con los contratos adicionales 1 y 2, se invirtieron recursos adicionales para
lograr el mismo objeto contractual perseguido por el PMTII, toda vez que los
bienes contratados en estos adicionales ya se encontraban inmersos en el
precio global del contrato, de acuerdo al alcance de las clausulas de contrato
inicial niimeros: cuarta, numeral 4.67, septima, numeral 7.7, veintiseis y
treinta y dos.
En la clausula cuarta, numeral 4.67; se consagro que la modalidad del
contrato es "Llave en mano": "Para los efectos de este contrato la forma de
cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la secuencia de su entrega
y la interrelaciOn de los componentes entregables constituye conceptualmente un
contrato Ilave en mano, que debera ejecutarse de conformidad con el plan de
trabajo y cronograma de actividades de la propuesta que hace parte integral de este
contrato e implica que EL CONTRATISTA adquiere el compromiso de entregar a
satisfacciOn de LA REGISTRADURIA el objeto contractual en funcionamiento y con
los productos y servicios comprendidos en el".
La clausula veintiseis "Valor del Contrato", sehala: "Pam todos los efectos
legates y fiscales, el valor del contrato es determinado, y asciende a la suma fija v
Unica de TRESCIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SETECIENTOS QUINCE
MILLONES CIENTO SESENTA MIL DOSCIENTOS TREINTA Y UN PESOS
($366.715.160.231) M/CTE., incluido el valor del IVA y la totalidad de los costos
directos e indirectos, impuestos, tasas y contribuciones a que haya lugar de
conformidad con las normas vigentes en la ejecuciOn del contrato, y registrada coma
VALOR TOTAL por EL CONTRATISTA en la Oferta Econ6mica incorporada en su
Propuesta, la cual es parte integrante del Contrato." (Subraya fuera de texto)
El paragrafo primero de dicha clausula, establece: "El presente contrato se
pacta por el sistema de precio global: por consiguiente, su valor comprende y
remunera la totalidad de las actividades y/o suministros que sean necesarios para la

76

CONTRALOR1A I g=p7:::`"A"

GENE ,UAL OE. LA HtPUBL gC. A E !NEM UCIONES ANANCEtRAS

ejecuciOn de su objeto, de conformidad con to pactado, e incluye todos los costos


directos e indirectos relacionados con aquella, gastos de administraciOn, imprevistos
ordinarios y utilidades".
El paragrafo segundo indica: "REAJUSTES. Dado que el contrato es a precio
global, LA REGISTRADURIA, no despachara favorablemente reclamos o solicitudes
de reajuste efectuadas por EL CONTRATISTA, por concepto de costos, gastos,
actividades o suministros adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato, y
que fueran previsibles a /a fecha de presentacien de la propuesta."
Igualmente, en la clausula 32 se estipula: "EL CONTRATISTA asumira en su
totalidad los riesqos que se deriven del cumplimiento de las obliqaciones derivadas
del presente contrato, y sera responsable frente a LA REGISTRADURIA, por el
cumplimiento de las condiciones y funcionalidades minimas de los bienes, equipos y
aplicaciones informaticas que se ha comprometido a aportar, instalar e integrar por
cada uno de los Subproyectos para la integraci6n y entrega final en funcionamiento
del Proyecto de Ampliacian de la Producci6n y Optimizacien de los Sistemas de
Registro Civil e Identificacien Ciudadana, PMT, de LA REGISTRADURIA y de todos
los componentes del Proyecto, asumiendo, por to tanto, a su riesgo, los costos,
gastos y medios que se requieran a dicho efecto, con cargo at precio fijo que se ha
pactado como remuneracian por tales bienes".(Subraya fuera de texto)
Por otra parte, el numeral 8.3.13 de la clausula 8, establece que el objeto del
contrato es la 'obligacion de entregar una soluciOn integral que contenga la
interrelacion de los Subproyectos que precisamente la integran y no la simple
entrega de bienes y servicios por medio de un contrato de suministro en los
siguientes terminos: "8.3.13: En particular la implementaci6n, puesta en
funcionamiento y entrega del proyecto de ampliaciOn y optimizacien del sistema y
del funcionamiento de la interacciOn de los sub-proyectos para /a cabal integraciOn y
ejecucien del proyecto PMT on su Segunda Fase, on las circunstancias de tiempo,
modo, cantidades, lugar y de acuerdo con los requerimientos t6cnicos y funcionales
exigidos por LA REGISTRADURIA on los TOrminos de Referencia, o en la feria, si
ellos fueran superiores."
Se establece entonces la necesidad de entregar a la Registraduria, equipos
con tecnologia de Ultima generaci6n, de acuerdo al estudio de necesidad del
contrato adicional No. 01, con el fin de optimizar el funcionamiento de la
solucion integral ofrecida por el contratista a la RNEC.
Las estipulaciones contractuales citadas en los parrafos precedentes,
permiten evidenciar que los costos de los contratos adicionales 1 y 2
debieron ser con cargo al precio global o alzado del contrato y por ende,
debian ser descontados en el Acta de liquidacion, toda vez que el contrato es
de modalidad !lave en mano

77

IA "L""A
CONTRALOIR1A
GESTION PUBL ICA
;ENEHAL DE LA RE PU B L C A SINSILTVCICf.k4 FINANCIERAS

Ahora bien, respecto del adicional 01 y la previsibilidad de la necesidad de


las impresoras al momento de realizar el diseno de la solucien tecnolOgica y
la elaboracion de los terminos de referencia, independientemente de su
capacidad real en el desempeno del sistema de informacien de Registro civil
(SIRC), este tipo de impresoras procuran ser utilizadas para estampar los
datos en los medios fisicos que se entregan al ciudadano al realizar los
tramites de registro civil, tarjeta de identidad y cedula de ciudadania; por
ende, dicha necesidad debia ser atendida con base en el objeto y el precio
global del contrato, en el cual se consideran incluidos los costos, gastos,
actividades o suministros adicionales que cumplan con las condiciones
tecnologicas de ser requeridos para la optimizacion del objeto contrato
(soluciOn integral) debiendo preverse en la propuesta del contratista por estar
relacionados con el funcionamiento del sistema de identificacion y registro, el
cual es precisamente el objeto de la Fase II del Proyecto PMT, con cargo
entonces al valor global del contrato de conformidad con el numeral 7.7 del
contrato que estipula dentro de las obligaciones del contratista: "Suministrar
con cargo al valor pactado en este contrato, todos los bienes y servicios necesarios
para el cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas on el
presente contrato".
En el Estudio de Necesidad se justifice para el efecto lo siguiente: "La
Registraduria Nacional del Estado Civil no cuenta con stock de impresoras para
reponer o suministrar las que se danan".
Con relacion al numero de impresoras, se observa que aunque on la
propuesta, el consorcio incluye 900 unidades de impresoras dirigidas a las
oficinas de registro civil, era previsible la necesidad de la renovacion de las
impresoras obsoletas del PMTI con el fin de optimizar el sistema de Registro
Civil el cual fue incluido como uno de los Subproyectos, que constituyen las
obligaciones principales del contrato, de conformidad a las clausulas 7.7 y 32
del contrato.
Ahora bien, las impresoras on mend& se utilizan para la expedician de
documentos dentro del Sistema de Informacion de Registro Civil, lo cual es
una actividad principal del proyecto, por ello era evidente la necesidad de
entrega de nuevos equipos a Registradurias cuyos dispositivos se
encuentren en estado de obsolescencia debido al continuo use de estos
durante ms de cinco alios, en aras del correcto funcionamiento de la
solucion integral de ofrecida por el contratista a la Registraduria, debido a
que su obligacion es de resultado, de conformidad con el paragrafo de la
clausula 5 del contrato.
Asi mismo, el consorcio incluy6 esto dentro de su oferta, a pagina 1 del
capitulo 17 que indica: "los equipos y sus caracteristicas se dan solo a titulo
informativo y no comprometen a SAGEM. Esta lista puede actualizarse de acuerdo a

78

Aio

CONTRALOR1A

gE
TRALOPIA DELEGADA
ON PUSLI.,
E INSTNU:NONES HrNANCAtRAS

la evolution de los modelos y su disponibilidad a/ tiempo del contrato, sin costo


suplementario", condition que implica que la propuesta del contratista, en
cuanto a los equipos ofrecidos, no era taxativa o restrictive.
Pese a que en la liquidaciOn del contrato 057 de 2005, se descont6 el valor
de Sesenta y Seis Millones Novecientos Mil pesos M/CTE ($66.900.000), por
concepto de la devoluciOn de las 35 impresoras antes mencionadas, de las
cuales la interventoria, mediante el oficio GP-INT-1673-09 del 28 de
diciembre de 2009, tuvo que emitir concepto sobre esta prorroga, ya que el
estudio de necesidad de este fue elaborado el 28 de diciembre de 2009 y en
consecuencia, el concepto de la Interventoria fue emitido el mismo dia de la
suscripcion del estudio de necesidad, lo que tradujo que a pesar de haber
emitido visto bueno sobre el Contrato Adicional No 02, no evidencio el sobrecosto del 76% frente a las mismas impresoras adquiridas por la entidad y
suministradas por el mismo contratista, en virtud del contrato adicional 01 de
2009 al contrato 057 de 2005, circunstancia advertida por la comisi6n
auditora de la Contraloria General de la RepOblica modalidad Regular
vigencia 2009 y que igualmente permite evidenciar debilidades de
Supervision del ,Contrato 075 de 2005 sobre el concepto emitido por la
Interventoria.
Can relation a los bienes (15 escaneres Epson V700 y 75 captores de huella
SAGEM MSO 300) que no fueron objeto de descuento en la liquidaciOn del
contrato 057 de 2010, edemas de ser sujeto de las mismas consideraciones
efectuadas frente a la celebration del Contrato Adicional No. 1, vale la pena
realizar las siguientes precisiones:
Asi como en el Otro Si No 02, se definio en su numeral 27 "...resulta
procedente sustituir la obliged& inicial del mantenimiento de los equipos,
consagrada en el numeral 18.1 del Contrato No 057, por la entrega de
equipos nuevos...", mediante este tipo de instrumento contractual u otro si
las partes del contrato 057 de 2005, tenian la opci6n contractual de pactar la
entrega de los bienes objeto del contrato adicional 02 (15 escaneres Epson
V700 y 75 captores de huella SAGEM MSO 300), con cargo at precio inicial y
global del contrato sin erogaciOn adicional alguna, de conformidad con el
numeral 7.7 del contrato 057 de 2005, independientemente de la falta de
planeacion en los terminos de referencia o que no se hubiesen incluido en la
propuesta, dada la naturaleza del contrato de !lave en mano que busca es
una solution integral de modernized& de los sistemas de Registro e
Identification de la RNEC, y no sencillamente ser un contrato de suministro.
Ahora con relaciOn al virtual desequilibrio del contratista, al existir
incertidumbre sobre la existencia del mismo al fijarse en el contrato 057 de
2005 un precio alzado propio de los contratos de "Ilave en mano", debe
previamente ser demostrando, con el fin de que se restablezca la ecuacion

79

CONTRALORIA
usN=Fieinc-A""-GENEHAL. DE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIEHAS

contractual mediante la adopciem pronta de las medidas, para lo cual las


partes pueden en aplicaciem del debido proceso administrativo suscribir los
acuerdos y pactos necesarios sobre cuantias, condiciones y forma de pago
de gastos adicionales debidamente soportados, en aplicaciem del articulo 27,
68, siguientes de la Ley 80 de 1993 y demas normas concordantes sobre la
materia, sin necesidad de exponerse a un riesgo de una demanda judicial.
Por lo anterior se debe reiterar que deben existir evidencias tecnicas,
financieras y contables que demuestren que los cambios propuestos alteran
el equilibrio econOmico del contrato 057 de 2005, contemplado en su
Clausula 45, segun la cual dicho equilibrio "...se encuentra establecido por Is
asignacian de riesgos pre vista en las clausulas precedentes, todos los cuales, junto
con los bienes y costos, mayores costos, indemnizaciones o reconocimientos a
cualquier titulo que pudieran Ilegar a generarse por la realizaciOn de los mismos, se
entienden remunerados plenamente con los valores que fueron consignados por EL
CONTRATISTA en la oferta econOmica (..)". (Cursiva fuera de texto).
De lo anterior se colige que los contratos adicionales 01 y 02 no debieron ser
pagados por la Entidad, puesto que la naturaleza del contrato 057, de !lave
en mano26 , establece que el servicio prestado por el contratista incluye todos
"los recursos humanos, logisticos, tecnolOgicos y las prestacian de servicios
tecnicos especializados" 27 , es decir, que el consorcio tiene la obligaciem, bajo
lo pactado en el contrato, de proveer todos los bienes materiales o
inmateriales necesarios para el opfimo funcionamiento del PMT II.
Lo afirmado se fundamenta en que las clausulas contractuales consideran
incluidos dentro del precio global del contrato los costos, gastos, actividades
o suministros adicionales que cumplan con las condiciones de ser requeridos
para ejecutar el contrato y de ser previsibles a la fecha de la presentaci6n de
la propuesta, como lo son los equipos solicitados dentro de las adiciones del
caso, necesarios para la ejecuciem de la segunda fase del PMT, como se
desprende de los estudios previos, en los cuales no se verificO su condicion
de previsibles.

26 Contrato 057 de 2005. Clausula 2. Segundo y Tercer Mciso."Para


todos los efectos legates, el presente es un
contrato global que persigue productos finales a entregar de bienes y servicios y, en consecuencia, los procesos y
actividades intermedias desarrolladas, en las condiciones y con las especificaciones contempladas en los terminos
de referencia, tienen la mayor relevancia para garantizar de manera efectiva la cabal ejecutien del objeto del
contrato y del fin del contrato. En consecuencia el contrato se celebra 'llave en mano"
Asi mismo la Clausula 4, numeral 4.67, dispone "Llave en mano: Para los efectos de este contrato la forma de
cumpfimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la secuencia de su entrega y la interrelation de sus
componentes entregables constituye conceptualmente un contrato !lave en mano, que debera ejecutarse de
conformidad con el plan de trabajo y cronograma de actividades de la propuesta que hace parte integral del
contrato, e implica que EL CONTRATISTA adquiere el
compromiso de entregar a satisfaction de LA
REGISTRADURIA el objeto contractual en funcionamiento y con los productos y servicios contenidos en el'
(Resaltado fuera de texto)
27 Clausula 1 del Contrato 057 de 2005.

80

CONTRALO
R1A %TiigTeinCDA"""A
GENF-FIAL Dt LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Esta situacion se genera por deficiencias en la planeaciOn del contrato y por


desconocimiento de las clausulas contractuales, que conducen a una gestion
antieconOmica en la inversion adicional de los recursos pOblicos, debido a
que la adquisicion contratada mediante los adicionales se encontraba
implicita en el contrato inicial, dada su naturaleza
El hecho de que el precio del contrato es global. Lo que conlleva a
determinar que cuando el contratista incurra en "costos, gastos, actividades o
suministros adicionales" previsibles a la fecha de presentaci6n de la
propuesta y necesarios para la ejecucien del contrato, estos mismos estaran
a cargo del contratista, debido a que los mismos se encuentran incluidos
dentro del precio global pactado y en consecuencia la administraciOn no los
puede reconocer aparte, independientemente del medio utilizado para ello.
Frente a la adquisiciOn de escaneres y captores biornetricos en la RNEC, es
importante mencionar que son usados para la digitalizacion de las tarjetas
decadactilares de las oficinas de la Registraduria y Centros de Acopio del
pais y para Ilevar a cabo la autenticaciOn de la identidad de los ciudadanos.
Lo que hace a los escaneres y captores biornetricos, adquisiciones
previsibles dentro de la ejecuciOn del contrato.
En el informe de auditoria de la vigencia 2009, el hallazgo relacionado con
los adicionales 01 y 02 al contrato 057 de 2005, quedo con incidencia
administrativa dado que el contrato aun no se habia liquidado y alli era la
etapa contractual donde se constituye la oportunidad definitiva para que las
partes de forma correcta se reconozcan el monto total de las prestaciones
finalmente adeudadas, por ende el no hacerlo en debida forma es lo que
configura el hecho generador de un posible detrimento patrimonial. Asi las
cosas de cara a la etapa contractual de liquidaciOn la cual no fue objeto de
revision por ser posterior desde luego a la auditoria en mencion, es la raz6n
del hallazgo ahora planteado el cual comprende nueva informaciOn; ello
independientemente de la expedici6n de los conceptos que se surtieran
como una acciOn de mejoramiento.
A lo anterior, en aras de la realizaciOn de un estudio pormenorizado de la
respuesta de la entidad, cabe precisar que si bien es cierto no estaban
relacionados en el listado de bienes a incorporar a la solucion tecnologica
tambien es cierto que de acuerdo con las diferentes estipulaciones
contractuales, la obligacion del contratista era de resultado el cual
comprendia todos los bienes necesarios para la implementaciOn del proyecto
PMT II con el consecuente cumplimiento, a su vez, de todas y cada una de
las obligaciones, tanto explicitas como implicitas, que sirvieran de medio para
el logro de las finalidades buscadas can el mismo, entre las cuales se

81

CONTRALOR1A
DLNLDAL DL LA D4 DOW-DA

G
C ETTTIO
R LAC)U9SiLAI CD:G "
IDALILDC'DDES ADJ ADDIEPAS

encuentra desde luego la renovaciOn de hasta 30 millones de cedulas y 3


millones de tarjetas de identidad de menores de edad entre 14 y 18 attics.
El argumento de la RNEC, consistente en que los equipos objeto de los
adicionales No 01 y 02 como no estaban incluidos en los entregables que
debia proveer el contratista en su soluciOn y que por ende, evidencian la
planeaciOn y la consecuente necesidad de los adicionales por medio de
estas figuras juridicas, es contradictorio, comprueba mas bien que hubo
debilidades en la planeaciOn de la soluciOn tecnolOgica pretendida, dado que
en los entregables no se incluyeron los captores biometricos, solo se
consideraron para el Subproyecto del Web Service los siguientes elementos:
- (1) Servidor Web Service
- (1) Arreglo de discos
- (1) EstaciOn de cargo
- (1) Software
Es decir, en el diserio de la soluciOn no se consideraron los dispositivos de
entrada para la validaciOn y autenticaci6n de la identidad de los ciudadanos,
los cuales son necesarios para hacer use del web service, hechos previsibles
dada la importancia para la funcionalidad de dicho Subproyecto.
Con relaciOn a la cita por parte de la entidad del articulo 2.060 del COdigo
Civil, por el aumento del precio por agregaciones o modificaciones para
referirse al ajuste del precio en los contratos pactados a precio Calico
prefijado, Gabe reiterar lo antes mencionado con relaciOn a que cuando el
contrato es a precio global o precio alzado, dado que existe un gran riesgo
para /a parte contratista el cual esta cubierto tan bien que el riesgo, al
resultar el precio tan inflado lo cubre suficientemente, pues, en la variaciOn
en su valor tiene en cuenta el valor global del mismo.
Asi las cosas, teniendo en cuenta que para poder cumplir la obligaciOn de la
renovaciOn de los documentos de identidad la misma conlleva a su vez la
obligaciOn de medio de suministrar la infraestructura necesaria para el efecto,
dentro de la cual estn los equipos como lo son las impresoras utilizadas en
la toma de datos biograficos para cumplir con dicha obligaciOn de resultado,
dado que era previsibles que las impresoras adquiridas bajo el PMTI,
entraban en obsolescencia al momento de desarrollarse y cumplirse la meta
fijada para la renovaciOn.
En raz6n a lo anterior es que Bebe entenderse que la inclusion de los bienes
de los contratos 01 y 02 no constituye ajuste de precio en agregaciones o
modificaciones a la soluciOn pues esta precisamente consiste en la
modernizaciOn tecnolOgica que le permitiera a la RNEC, mejorar su
infraestructura para cumplir con el resultado de renovar los documentos de
los ciudadanos colombianos.
82

C 0 NT RALO R IA MT.Mtno".."-Ea"A

NL HAL OE LE. NEYOBL EC A E INSTITUCIONES EliElOJCIERAS

Por otro lado, no se observa en la obligaciOn del contrato adicional No. 1, una
variacion en el objeto contractual pactado en el contrato inicial, un
imprevisible o una situaciOn acontecida en el desarrollo de la ejecuciOn que
generara un eventual rompimiento a la ecuacion contractual del contrato, o
un imprevisible, razOn por la cual le correspondia al contratista y no a la
RNEC asumir la compra de las unidades adicionales de impresoras. Frente al
tema del posible rompimiento del equilibrio contractual, no hay evidencia de
dicha situaci6n en el texto de la justificacion de la contratacion adicional.
En el estudio de conveniencia de la compra de dichos equipos, la RNE
esgrime como parte de los argumentos, lo siguiente: "(...) Dentro de los
elementos necesarios para la entrada en servicio del aplicafivo, se requiere
/a adquisicion de dispositivos tales como escaneres, los cuales se utilizaran
para la digitalizacion de las tarjetas decadactilares en las diferentes oficinas
de la Registradurias y centros de acopio del pais, con el fin de dar
continuidad al plan de choque y mejorar las tasas de produccien en las
ciudades que eon tienen dificultades para alcanzar las cifras esperadas, de Ia
misma forma, para enviar /a informaciOn de las tarjetas digitalizadas, para ser
cotejadas a nivel central, ademas, se hace necesario adquirir captores
biometricos especificos del webservice, para dotar a las principales ciudades
del pais, con el fin de poder Ilevar a cabo los aplicativos de autenticacion de
la identidad de los ciudadanos, asi como tambien una serie de impresoras de
punto, las cuales saran entregadas en las oficinas en las cuales no hicieron
parte dentro de las ultimas adquiridas y que estan pendientes por ser
dotadas. Hay que resaltar que las oficinas que no cuentan con estos
perifericos, no podran hacer use de varias de las opciones que brinda el
webservice, las cuales son parte important de /a finalidad para la cual fue
disenado y desarrollado, teniendo en cuenta que es a traves de estos
dispositivos que se realiza la entrada de datos para la validacion y
autenticacion de Ia identidad de los ciudadanos(...) acfividades que hacen
parte de las bondades del PMTII y por ende de la mision de la Registraduria
Nacional del Estado Civil, asi mismo, los dispositivos de salida como las
impresoras".
Los anteriores elementos del estudio de conveniencia, permiten afirmar que
le asistia al contratista asumir la dotaci6n de la infraestructura tecnolOgica -la
cual comprende hardware y software- necesarios para modernizar y
optimizar los procesos de registro civil de la Registraduria Nacional, siendo el
reemplazo de las impresoras en estado de obsolescencia de las
Registradurias municipales una actividad necesaria en la soluciOn integral
ofrecida en su propuesta, y por lo tanto no constituye un valor agregado o un
plus al proyecto, que no se hubiera considerado al momento de la
contrataciOn inicial, ms at:m cuando conforme a lo afirmado por la RNEC,
tales impresoras eran necesarias para la operabilidad de los sistemas
informaticos y en especial del PMT II.
83

CONTRALOR1A
GEN kJ-7AL DE LA HEI-'013L ICA

s'llr,ZTt.A"""A

INSTITUC:ONES F,NANCIERAS

Sobre este particular no hay que perder de vista que el objeto del contrato
fue una soluciOn tecnolOgica integral, y la obligaciOn a la que se someti6 el
contratista es de resultado, por lo que no se concibe la entrega de una
herramienta integral sin un elemento de suyo necesario para la operabilidad
del PMT, en as cuantias requeridas. La operabilidad del sistema es algo
implicito de la obligaciOn establecida para el contratista, no puede
considerarse entonces que un nOmero adicional de impresoras (hardware)
requiera o genere la modificacien del objeto contractual.
De acuerdo con lo establecido en el hallazgo y este analisis, no se descarta o
controvierte que elementos tales como escaneres, impresoras y captores
biometricos sean necesarios para la funcionabilidad del webservice, sin
embargo, lo que se evidencia es que la adquisicien de dichos elementos,
constituye una de las obligaciones a cargo del contratista, de acuerdo con lo
previsto en el contrato No. 057-2005 y los terminos de su oferta.
El contratista, de acuerdo con el objeto y las clausulas pactadas del contrato
en menciOn, debia asumir el costo, dada la naturaleza del contrato, el costo
de todos los equipos necesarios para garantizar a la RNEC la funcionabilidad
del webservice y la operatividad del mismo con el fin de acceder a los
beneficios de dicha aplicaciOn, por tratarse este de un entregable de la
soluciOn integral.
Asi las cosas, no existe sustento juridico ni tecnico para afirmar que los
elementos adquiridos y pagados como adicionales por parte de la RNEC
fuesen extraordinarios, imprevisibles y anormales al componente que
implicaba la ejecuci6n del objeto contratado requisitos determinantes para
que la entidad estatal contratante se viese obligada a reparar la ecuaciOn
econemica del contrato.
Es importante tener en cuenta que para la adquisiciOn de escaneres y
captores biometricos, la RNEC en el estudio de necesidades y conveniencia,
anota que estos son elementos necesarios para la entrada en servicio del
aplicativo web servicie, que hace parte de uno de los subproyectos del
PMTII, usados para la digitalizaciOn de las tarjetas decadactilares de las
oficinas de la Registraduria y centros de acopio del pais y para Ilevar a cabo
los aplicativos de autenticacion de la identidad de los ciudadanos, lo cual es
indicativo que los escaneres y captores biometricos, eran adquisiciones
previsibles dentro de la ejecuciOn del contrato inicial.
Frente la afirmaciOn de la entidad sobre la supuesta interpretaci6n literal
realizada por el equipo auditor a la clausula 7.7 del contrato: 1- cuyas
exigencias tecnicas van dirigidas a la soluciOn que quieren implementar en la
RNEC dentro de la segunda fase del proyecto de modernizacion, y no a
exigencias de los medios a utilizar por el contratista para ello, 2- la oferta del
84

CONTRALOR1A
GENLRAL De LA HE P681-1C.

ALPURBLACDA ""A

GESNTT:N
'NSTaLieR)NES '"ANCIERAS

contrato (que como se mencion6, incluye los entregables, con la aclaracion


que dicha lista no compromete a SAGEM), 3- el tipo de contrato de Ilave en
mano; y, 4- las clausulas contractuales citadas como fuente del hallazgo, se
debe concluir que los elementos adquiridos mediante las adiciones 1 y 2 del
contrato 057 de 2005, se encuentran incluidos en el precio global del mismo,
y por ende el pago de estos por parte del contratista no generaria
desequilibrio economico del contrato.
Asi mismo, lo pactado en las clausulas 26 y 32 del contrato 057 de 2005, son
claras al establecer que el valor del contrato es Unico para garantizar el
cumplimiento de su objeto, conforme a la oferta incorporada en la propuesta
que forma parte integral , oferta que no previo en la propuesta inicial los
equipos que fueron objeto de las adiciones y1 y2 (sic). Por lo anterior, no es
aceptable el argumento planteado por la entidad, por cuanto, como se dijo,
se trataba de una soluciOn integral.
De acuerdo a lo anterior, el hallazgo se mantiene en los mismos terminos y
con la presunta incidencia fiscal.
Hallazgo No. 14: Obligaciones posteriores al acta de liquidackin del
contrato 057 de 2005
La entidad, en aras de garantizar el Ultimo pago del contrato 057 de 2005,
acord6 con el contratista obligaciones que superan el termino de caducidad
de la accion contractual prevista en el articulo 136 del C.C.A, debido a que
en el numeral 4.5.2 de la liquidacion del contrato No. 057 de 2005, realizada
el 21 de diciembre de 2010, establecio la constitucion de una fiducia por
$9.335 millones, para los insumos de produccion de documentos de
identidad, cuyo plazo es de treinta (30) meses, lo que conlleva a que si el
contratista incurre en un incumplimiento cercano o superior a los dos arios y
vencido el amparo de cumplimiento, la entidad esta expuesta a la falta de
mecanismos para la exigibilidad de las obligaciones pendientes por ejecutar
para dicha epoca.
Hallazgo No. 15: Cumplimiento Clausula Renovacion tecnologica (IP)
La clausula 30 del contrato No. 057 de 2005, establece que: "El contratista se
obliga a entregar a Is Registraduria la Ultima tecnologia que exista en el mercado al
momento de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato. Si propuesto un
equipo o un aplicativo o sistemas base (operativos, administradores de bases de
datos y antivirus, entre otros) con determinadas caracteristicas este ha sido
mejorado en el transcurso de la ejecuciOn del contrato, al momento de cumplirse la
respectiva obligaciOn, el contratista esta en la obligaciOn de entregar el Ultimo
modelo o version sin que varie su oferta econOrnica, ni los costos del contrato, ni se

85

CONTRALO FRFIA =',TioRNALZTF,;'""A

GENE FLA L DL LA DLPLIDLD:A e IN5IDUCD)1ThS DNANCSERAS

entienda variaciOn en sus condiciones. Lo anterior, sin perjuicio de las


actualizaciones del software instalado que Sudan durante la ejecuciOn del contrato".
El numeral 4.4 del contrato establece: "Actas de entregas parciales: Una vez
terminado y entregado a satisfaccien cada subproyecto se pueden suscribir actas
parciales de entrega, sin perjuicio de la verificacion en la liquidacien final del
contrato, una vez este finalizado, de todo el proyecto y del funcionamiento integrado
del sistema ampliado y optimizado de acuerdo con lo establecido en los Terminos
de Referenda, la Oferta y el presente Contrato. Se entiende que la transferencia de
propiedad y el cumplimiento del contratista al objeto del contrato, solo se producira
con el acta de recibo final sin que pueda considerarse la existencia de entregas
parciales, como recibos definitivos para ningdn efecto. Lo anterior, dada la
naturaleza del contrato /lave en mano."
En visita tecnica realizada a las dependencias de la Registraduria, se
establecio que la tecnologia instalada corresponde al alio 2006 y no da
cumplimiento a lo estipulado en la clausula 30 "Renovacion tecnologica" del
contrato 057 de 2005.
Se evidencio que los equipos mas utilizados en la plataforma PMTII
corresponden a servidores DELL PowerEdge e IBM series P y estaciones de
trabajo (Desktop) DELL Optiplex portatiles IBM Think Pad e impresoras
Epson, dentro de la muestra tomada en las diferentes visitas se encontraron
servidores DELL PowerEdge 2900 y estaciones de trabajo (Desktop) DELL
Optiplex 745 y GX520, impresoras Epson FX 2190, servidores IBM series P 5
modelo 90 u.
Se encontro que los equipos de computo correspondientes al "sub proyecto
de 900 oficinas y renovacion", corresponden en su mayoria a equipos DELL
Optiplex 745 Y GX520, que, con base en la informaci6n recaudada, fueron
puestos en producciOn a finales del 2007 y comienzos de 2008. Una vez
verificada la informaci6n de fabricaci6n de los equipos de computo ya
mencionados, se evidencio que estos corresponden a tecnologia liberada en
el alio 2006. Igualmente, en la muestra seleccionada, los servidores
encontrados corresponden en su mayoria a equipos DELL Poweredge 2900,
fabricados en el 2006.
De igual forma, se verifica en el sitio web de Microsoft que para los sistemas
operativos Windows Server 2003 R2 Standard Edition y Windows XP
Professional, asi como la vigencia del soporte del respectivo sistema
operativo, una vez liberados al mercado lograron disponibilidad plena a nivel
mundial en marzo de 2006 y diciembre de 2001 y su soporte tecnico principal
finalizo en julio de 2010 y abril de 2011 respectivamente.

86

c9N,T,f 1,79,5Lfay.

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLIC:A
E INSTI7 UGIONES FINANCIERAS

Lo anterior evidencia que la tecnologia instalada corresponde en su mayoria


al alio 2006, y no a tecnologia de 2010, vigencia en la cual se debi6 realizar
la renovaciOn tecnologica de que trata la clausula 30 del contrato en
comento.
La anterior situaciOn constituye un probable dano patrimonial para el Estado,
cuya valoraciOn y cuantificaci6n debe determinarse mediante una indagaciOn
preliminar.
Respuesta de la entidad:
"En relacion con to expresado por parte del Equipo Auditor de la Contraloria General de la
Republica, resulta pertinente aclarar, como primera medida, el alcance de la estipulaciOn
contractual contenida en la Clausula 30 del Contrato 057 de 2005, desde el punto de vista
tecnico y. edemas, dentro del contexto de la renovacion tecnolOgica realizada en desarrollo
del Contrato.
En este sentido, en materia de renovaciOn tecnologica, entendida en un sentido amplio, es
evidente que la expresi6n "Ultima tecnologia" no puede entenderse en un sentido ilimitado en
relacion con los aplicativos u equipos instalados dentro de una solucion, pues, tal y como se
expuso a lo largo de la ejecucien del Contrato 057 de 2005, el objeto del contrato establecia
la instalaciOn de "una solucion integral que comprenda los recursos humanos, logisticos,
tecnologicos y Ia prestacion de servicios tecnicos especializados, para la ejecucien del
proyecto de "Ampliacien de la ProducciOn y OptimizaciOn de los actuates Sistemas de
IdentificaciOn y Registro Civil de la Registraduria Nacional del Estado Civil, PMT", mas no de
unos equipos y/o aplicativos que funcionaran de manera independiente entre si.
Lo anterior cobra gran importancia por cuanto la soluciOn objeto del contrato es concebida e
instalada teniendo en cuenta la Ultima tecnologia existente al momento de iniciarse la
elecucion del contrato pues es evidente que toda la solucion funciona bajo la interrelacion de
unos aplicativos y unos equipos que conforman, al final, un sistema complejo.
Es importante tener en consideracien que en el Contrato 057 de 2005 se habia establecido
un cronograma de ejecticiOn de las diferentes actividades las cuales estaban determinadas
por un orden cronolOgico y secuencial desde el 2006, para poder adelantar todas y cada una
de las actividades de forma subsecuente: es por esta raz6n que, por ejemplo, el primer
subproyecto en ejecutarse fue el de RepotenciaciOn del Sitio Central de Registro Civil,
teniendo en cuenta que si no se contaba con la infraestructura tecnolOgica para este
sistema, no se podia consolidar la informaciOn de subproyectos como la digitalizacion y la
grabaci6n de registro civiles. Asi mismo, fue realizada la unificaciOn y ajuste de las
Aplicaciones de Registro Civil, con el fin de posibilitar Ia instalacion del sistema y conexi6n
de nuevas oficinas. De manera similar, fue adelantada la repotenciacien del sitio central de
identificaciOn, on el marco del subproyecto MTR-AFIS, con el fin de incorporar los datos de
informacien proveniente del enrolamiento y la conversion de tarjetas decadactilares,
permitiendo la consolidacion de la informacien de los solicitantes y posterior producci6n de
documentos de identidad.
Los cronogramas aprobados y utilizados dentro de la ejecuci6n del Contrato 057 de 2005 y
que sirvieron como guia y carta de navegaciOn para la verificaciOn de cada una de las
actividades y su cumplimiento en el tiempo han sido enviados on diferentes comunicaciones
a los equipos auditores de la Contraloria General de la Republica on las diferentes vigencias,

87

CONTRALOR1A eGrOsNT1g.L,OuRsiticIDAELEGADA

OtNE:RAL. OL LA HE POBLULA E itysTnucDryes FiNANcIERAE

sin embargo, se adjuntan nuevamente, con el fin que se revisen los tiempos en los cuales el
contratista debia cumplir cada una de las obligaciones, incluido el aprovisionamiento de
material y equipos.
Una vez se contO con esta plataforma tecnolOgica, se adelantaron los subproyectos de
ConversiOn y mas adelante of AFIS y el Enrolamiento, teniendo on cuenta que se requeria
los equipos para almacenar la informaciOn capturada en cada uno de los procesos
adelantados en estos (decadactilares digitalizadas y solicitudes de tramites de documentos
de identidad) y su posterior procesamiento y finalizaci6n de la cadena productive en la
fabricaciOn de los documentos de identidad.
Para el caso de Registro Civil posterior al subproyecto de Repotenciacion de Sitio Central, se
procedi6 al desarrollo de las actividades de digitalizaciOn y grabacion de Registro civil
teniendo la infraestructura para su almacenamiento, posteriormente las actividades pare Ia
logistics del despliegue y de Ia conexiOn de nuevas oficinas a nivel nacional y to unificacion y
ajuste de las Aplicaciones de Registro Civil.
Hay que indicar que las laborer para cada uno de los subproyectos y la entrada on
operaci6n de los diferentes sistemas, requeria no solamente de una plataforma tecnolOgica
en la sede central de la Registraduria Nacional del Estado Civil, sino que tambien era
necesario la configuraciOn e instalacion de los mismos, en los centros de acopio y sedes de
la entidad a nivel nacional.
El suministro de los equipos se dio de acuerdo con el desarrollo y la necesidad de ejecucien
de cada uno de los subproyectos y el cumplimiento del cronograma del proyecto. tal como se
expres6 en los parrafos anteriores. por otra parte y tal como se ha hecho claridad on los
diferentes comunicados enviados, incluido el RDRCI-453, los bienes tecnolOgicos a entregar
se relacionan en la Oferta Monica Volumen II, Propuesta Detallada SE24-02-009546-03 de
Noviembre de 2005, capitulo 17. RelaciOn de los Entregables, que hace parte integral del
objeto contratado, se relacionan cada uno de los elementos de hardware objeto de entrega a
la Registraduria por parte del contratista, en ejecuciOn del contrato 057 de 2005, los cuales
correspondian a la tecnologia mas avanzada y liberada conocida on of mercado a Ia fecha
de la presentaci6n de la propuesta.
"... De otra parte la Clausula 30 del contrato 057/05, stipule que el contratista debe
suministrar la ultima tecnologia que exista en el mercado al momento de cumplir con
las obligaciones derivadas del contrato...", edemas, "... on of desarrollo del contrato.
y conforme a la dinamica del mercado de las TIC's, se presentaron los avances
tecnolOgicos que dejaron on evidencia soluciones de ultima tecnologia superiores a las
ofertadas..."
Hay que recordar que a la fecha, los saltos tecnolOgicos y cambios de modelos de
tecnologia por las mismas condiciones del mercado, se dan con mayor frecuencia y el
tiempo de cambio entre unos y otros se ha reducido bastante; sin embargo, los aspectos
relevantes no solamente se deben visualizer frente at modelo o version que se encuentra
disponible en of mercado o tecnologias futuras pr6ximas a salir, sino que por la importancia y
relevancia de los sistemas de informaci6n aqui manejados, se adelantO un analisis y
verificacian para que el desarrollo e implementaciOn de los sistemas de informacion
cumplieran con to expresado en el Conpes 3323 en sus recomendaciones Aprovechar y
no perder las inversiones realizadas y potenciar los logros obtenidos en el sistema
AFIS y Registro Civil, producto de la primera fase del proyecto de Modernizacion
Tecnolegica, P.M.T. de Ia Registraduria Nacional del Estado Civil' y que a su vez se
hiciera sobre una plataforma tecnolOgica estable, que brindara seguridad, garantia.
confianza y disponible en el mercado.

88

CONTRALO R IA

TgALO i DELEGADA

rE- DAE DE LA Etk DD.tei- ,CA E IESIDIECIONES FINANCEERAE

Por otro lado y desde la concepci6n del proyecto, el contratista ofert6 el desarrollo bajo la
plataforma Windows XP Profesional, a/ considerar este sistema operativo coma confiable,
con disponibilidad plena a nivel mondial y cuya madurez y seguridad estaba consolidada al
inicio del proyecto coma el sistema operativo que ofrecia las mejores garantias para
incorporar de acuerdo a las recomendaciones del COMPES No 3323, la plataforma PMT
existents e implementer la nueva plataforma PMT II en las estaciones misionales de
identification y registro civil.
Tal coma lo expresa el equipo auditor dentro del texto los modelos de equipos y versiones a
partir del alio 2006, hay que tener en cuenta que la Oferta TOcnica Volumen 11, Propuesta
Detallada SE24-02-009546-03 tiene fecha de Noviembre de 2005, edemas que el
cumplimiento de las obligaciones foe dado segOn las fechas descritas al siguiente cuadro,
par to tanto en el momenta del cumplimiento de la obligaciOn contractual, cumple con lo
estipulado en la Clausula:
Como lo expresa la citada clausula 30 del contrato 057 de 2005, los bienes debian
corresponder a Ultima tecnologia al momenta de cumplir con las obligaciones del contrato;
par otra parte, hay que resaltar que dentro del desarrollo y ejecuciem del Contrato 057 de
2005. para el caso de algunos bienes tecnolOgicos para los cuales on el momenta de su
entrega on el mercado se contaba can equipos de configuraciones superiores, se Ilevaron a
cabo las correspondientes Actas de Renovation Tecnologica, las cuales deberian ser
compatibles con la arquitectura definida para e/ PMT II y que se resumen on of siguiente
cuadro:
La Interventoria CIDLIS UIS dentro de su comunicacian GP-INT-PMT-1805-10 y GP-INTPMT-1902 entregadas en respuesta a las consideraciones hechas por parte de la comisian
auditora de ese momento, can respecto a la Clausula 30 del Contrato 057 de 2005, expresan
"... Por lo tanto, insistimos en que segOn el Contrato 057 de 2005 la tecnologia de los bienes
y servicios objeto del contrato, deberia ser la ultima vigente al momento de cumplir la
respective obligacian, segOn el plan de entrega contemplado on la Clausula 15 ibidem y no a
la finalizaciOn del proyecto, coma interpreta equivocadamente la Contraloria...".
Por otra parte, de acuerdo can los conceptos del 28 de octubre y 9 de diciembre de 2010,
entregados por parte de los asesores externos de la Registraduria Nacional del Estado Civil,
los doctores Chavarro y Lamas exmagistrados del Consejo de Estado, expresan lo siguiente:
"...En relation con la interpretaci6n de la clausula 30 ratificamos lo expresado on los
numerates 1 a 3, 4.1 y 5 de nuestro concepto de 28 de octubre de 2010, y precisamos el
alcance de lo expuesto on los numerates 3.1 y 4, en lo que concieme a la solicitud
presentada por ustedes.
Como ya se anotO, dado que el contratista se oblige a proveer la renovation tecnologicaque
se registre durante la ejecucian del contrato, es decir, a entregar a la REGISTRADURIA la
Ultima tecnologia que exista en el mercado "al momento de cumplir las obligaciones
derivadas del contrato.", se debe determiner oval es el momenta de cumplimiento de las
obligaciones habida cuenta de que of objeto contratado esta integrado por una serie de
subprogramas y subsistemas que configuran una obligaciOn de resultado y dentro de los
cuales el contratista se obligO a suministrar insumos, equipos, hardware, software,
construcciones, etc., realizando entregas parciales pero definitivas de los productos, de
acuerdo a un plan de trabajo y a tin cronograma de actividades aprobado por las partes,
hasta formalizer la entrega del producto final pactado con arreglo a la obligaciOn de entregar
a la Registraduria el sistema integrado correspondiente al PMT II.

89

CONTRALO R IA

PIA

ELEGADA
D,

Partiendo de lo expuesto precisamos entonces que las entregas parciales constituyen


cumplimiento de la obligaciOn respective en relaciOn con cada subprograma o subsistema,
segan lo convenido en la clausula 15 del contrato 057 de 2005, por lo que no puede exigirse
al contratista la actualizaciOn de tecnologias, programas y aplicativos ni suministros de
hardware o cambios de equipos ya entregados a la Registraduria on cumplimiento parcial
del objeto contratado pues realmente los bienes ya estan en poder y use de la Registraduria
y el contratista ya cumpli6 su obligaciOn de entrega para los efectos de la vigencia y
aplicabilidad de la clausula 30 del contrato; una interpretaciOn que obligara al contratista a
suministrar nuevamente actualizados la totalidad de los entregables del contrato, con
fundamento on entender que la entrega final daria lugar a exigir en forma general y absolute
la actualizaciOn de la clausula 30, (cuya estipulacion responde a la naturaleza del objeto
contratado - Sistema Integral -), romperia la ecuaciOn econamica del contrato en una
proporciem muy cercana al valor del mismo.
Implicaria obligar al contratista a reconstruir la totalidad de las aplicaciones y equipos a la
fecha de la entrega definitive del objeto contratado, desconociendo que las patios
convinieron on que se hicieran entregas parciales que generaban cumplimiento de la
obligacion on relaciOn con el respectivo entregable.
Efectivamente en la clausula 15 del contrato 057 de 2005, transcrita, se consignaron
expresamente las condiciones de entrega de los bienes y servicios, y se dispuso: "... el
contratista, se oblige a prestar los bienes y servicios objeto del presents contrato con estricta
sujeciem al plan de entrega, cumplimiento y productos entregados al finalizar el contrato y el
cronograma de actividades propuesto, cuyos plazos maximos y productos entregables se
describe a continuaci6n por cada subproyecto."
En cada uno de los subproyectos se fija el termino de duraciOn, contado a partir de la fecha
del acta de iniciacion del contrato, y los productos entregables on cada etapa, de lo que se
infiere que el cumplimiento de la obligaciOn de entrega se pactO dentro de esos plazos y to
definido on materia de cumplimiento de la obligaciOn final de entrega a cargo del contratista
es la entrega-recibo del inventario general y recibo a satisfaccion del objeto contratado en su
integridad. ...".
Por to tanto, tal como se ha expresado on los diferentes documentos presentados, nos
permitimos afirmar que la Contraloria General de la Republica sustenta su observaciOn on el
hecho de considerar que el objeto, finalidades y funcionalidades del contrato 057 de 2005, a
que elude el inciso final de las obligaciones generates del contratista, comprende un
universo abierto e ilimitado de obligaciones de entrega de bienes a cargo del contratista, sin
tenor on cuenta que el mismo se encuentra circunscrito a la oferta del Contratista, que hace
parte integral del objeto contratado, sin que de ninguna forma se haya presented tin
desequilibrio economic para alguna de las patios involucradas on el mismo.
De acuerdo con lo anterior, destacamos que si bien la Clausula 30 del contrato 057 de 2005
estableciO que el contratista "se oblige a entregar a LA REGISTRADURIA la Ultima
tecnologia que exista on el mercado al momento de cumplir con las obligaciones donvadas
del contrato" ello no puede entenderse on un contexto alejado de la realidad, sin tenor on
consideraciOn que la ejecucion misma del Contrato 057 se efectUa de manera progresiva y
por etapas (que on este caso corresponds a subproyectos), luego es evidente que esa
Ultima tecnologia a que elude la Clausula 30 no puede interpretarse como una tecnologia
evaluada al momento de terminarse el contrato, sino hasta el momento on que el Consorcio
Sagem hizo entrega de cada subproyecto a la RNEC.

90

CONTRALORIA

ONTRALORIA DETEOAL/A

ESi IQN PUBL,GA

Lo contrario conllevaria a una cadena de actividades que haria imposible el cumplimiento de


parte del contratista. de lo que se puede dar una idea en el document anexo, el cual
presenta de forma resumida la plataforma tecnologica y su arquitectura.
Es asi como ginner que el alcance de la Clausula 30 del Contrato 057 de 2005 oblige al
contratista a instalar la Ultima tecnologia existents al momento de finalizar la etapa de
ejecucion del contrato, carece de todo sentido desde el punto de vista tecnico pues es bien
conocido que la tecnologia evidencia dia a dia avances en relacien con los softwares, los
equipos, los aplicativos, etc. luego renovar la tecnologia al finalizar la etapa de ejecucion
contractual implicaria, necesariamente, iniciar nuevamente todo el proceso de creacian e
implementaciOn de la solucion.
Asi las cosas, es claro que no puede la Auditoria de la CGR desconocer la naturaleza y
alcance del objeto contractual relativo a la instalaciOn y entrega de la Ultima tecnologia "que
exista en el mercado al moment de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato"
pues, en el entender de las partes contractuales, es claro que el momento para cumplir con
las obligaciones derivadas del contrato es el inicio de las mismas, mas no al momento de
hacer entrega de estas pues ello, como se explice anteriormente, resulta imposible de
realizar desde el punto de vista tecnico.
Entender el contrato on el sentido que lo hace la Contraloria General derivaria,
necesariamente, en una cadena ciclica e interminable de actividades que haria imposible su
ejecucion.
La instalacien y puesta on funcionamiento de un sistema de la complejidad del que fue
objeto del contrato 057 no se hace de un dia para otro; entender to contrario implicaria que
cada vez que se termine de instalar y poner on funcionamiento el sistema habria lugar a
instalaciOn de uno completamente nuevo porque, on ese entender, la tecnologia nunca
estaria renovada. Aducir lo contrario no solo desvirlita la naturaleza t6cnica de las
obligaciones on cabeza del Consorcio Sagem sino que, adicionalmente, harian de imposible
ejecucion las obligaciones relatives al desarrollo e implementacion de cualquier soluciOn
compleja, es decir, de ejecucion sucesiva on el tiempo.
Reforzando lo anterior, es evidente que a la fecha la misma Interventoria no manifestO
inconformidad alguna con la solucion instalada por el Consorcio Sagem on cuanto a su
funcionamiento o desempetio. Es decir, la solucion desarrollada por el Consorcio Sagem y
entregada al finalizar el Contrato 057 cumple con todas y cada una de las obligaciones
contenidas on el contrato, pues de lo contrario no hubiera sido posible su recibo a
satisfacciOn, as! como tampoco se hubiera procedido con la liquidacien del mismo. En este
sentido, si bien las actas de recibo parcial y el acta de recibo final no descartan per se una
futura reclamaciOn o investigacion (en este caso, de orden fiscal), si es cierto que el hecho
de que tanto la Interventoria como la RNEC hayan recibido la soluciOn a satisfaccian y,
especialmente, que existan comunicaciones entre las patios relacionadas con el alcance del
terrain "renovacion tecnologica" y su afectaciOn on el contrato. Se desprende de lo anterior
que la CGR no puede deriver una eventual responsabilidad fiscal para la entidad del alcance
de un termino que, para las pattes, jamas suscitO dude alguna.
Finalmente, es importante destacar que la Clausula 14.2.4.5. establece claramente que "Una
vez finance el Subproyecto de ProducciOn y Entrega de la Cedula de Ciudadania y Tarjeta
de ldentidad. EL CONTRATISTA, debera entregar a LA REGISTRADURIA una fabrica de
documentos con equipamiento nuevo v de Ultima generacien tanto on software como on
hardware y con una capacidad de producciOn minima de 30.000 documentos diarios. Con
todo, la fabrica actual debera dejarse como altema on casos de contingencies" (subrayado
por fuera del texto) de donde se desprende que, a modo de ejemplo, para el item "fabrica" si

91

CONTRALORIA
ob.N.ERA, DA LA PE FqieuicA

CONTRALORIA DELEGADA
GES HON pusucA
trysiEweraNEs FINANCmNAS

se previa que al finalizar el subproyecto de producciOn y entrega se debia hacer entrega a la


RNEC de una fabrica NUEVA Y DE ULTIMA GENERACION, razOn por la cual Morpho,
efectivamente procedio a adquirir un nuevo equipo e instalarlo en las instalaciones de la
RNEC.
Es entonces evidente que el anterior caso dista absolutamente del contemplado para la
renovacian tecnolOgica, pues hacer entrega de una solucian de Ultima tecnologia implica,
como se exotica, dar inicio a la ejecucian del contrato desde el comienzo, lo que resulta a
todas laces ilagico y alejado de la realidad".

Analisis de la respuesta:
En el ambiente tecnolOgico cuando se desarrollan proyectos de la
envergadura, importancia y complejidad del referido en el contrato 057 de
2005, es bien sabido que se han de contemplar conceptos fundamentales
como son los de Escalabilidad e independencia de la plataforma con los
cuales se pretende que: "un sistema, una red o un proceso, posea /a habilidad
para extender el margen de operaciones sin perder calidad, o bien manejar el
crecimiento continuo de trabajo de manera fluida, o bien para estar preparado para
hacerse mss grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos. En general,
tambien se podria definir como la capacidad del sistema informatico de cambiar su
tamallo o configuracian para adaptarse a las circunstancias cambiantes". 28.
Adicionalmente, se busca tambien que: "los programas puedan ejecutarse
igualmente en cualquier tipo de hardware. Esto significa que una vez escrito un
programa este pueda ejecutarse en cualquier dispositivo. En general, lndependencia
de Plataforma es la capacidad que tiene un programa para moverse de un sistema
de c6mputo a otro. "29.
Fundamentado en estos conceptos el equipo auditor entiende que el sentido
de la obligacion prevista en la clausula 30, dentro del contrato 057 busca que
el contrato de naturaleza Have en mano, a desarrollarse en 5 afios, finalizara
dotando a la RNEC con tecnologia actualizada y no obsolete.
Raz6n por la cual los cronogramas, a pesar de servir para el control de la
entrega del software desarrollado y hardware utilizado por SAGEM para
aplicabilidad en su momento, no cierran el subproyecto ni las actas de
entrega parcial lo hacen, esto solo se da cuando se suscribe el acta de
recibo final.
Lo cual permite colegir que los equipos eran de Ultima tecnologia cuando se
present6 la propuesta y no cuando se produjo la transferencia de propiedad
de los mismos, cinco anos despues de suscrito el contrato.

28lelecomunicaciones y ingenieria informatica


exa.unne.edu.addeparrareas/informaticardad/DAD/Presentaciones/Calidad_en_BD.pdf
2 Ibid.

92

/1k
0

CONTRALORIA C"TRAWRIA DELEGADA


A

ULF L.

UtS 10 1 PUELL A
F
F

De igual forma el equipo auditor considera que el contrato No. 057 de 2007,
suscrito con el contratista SAGEM se realizO bajo la modalidad "Ilave en
mano" con prestaciones que involucran obligaciones de resultado.
El contrato suscrito, prove la ejecucion de 9 sub proyectos orientados at area
de registro civil y de identification; no obstante, el contrato es claro at definir
que el objeto del mismo es el de proveer a la Registraduria Nacional del
Estado Civil de una SOLUCION INTEGRAL, por lo que es apenas logic que
el cumplimiento del mismo, -tratandose de una obligaciOn de resultado- se
identifique con la entrega de la totalidad de los productos por parte del
contratista a la RNEC, y que esta se entienda cumplida unicamente con la
finalizaciOn del plazo de ejecucion del contrato.
El contrato, el cual constituye ley para las partes, es preciso al advertir que
"(...) el cumplimiento del contratista al objeto del contrato, solo se producira
con el acta de recibo final sin que pueda considerarse la existencia de
entregas parciales, como recibos definitivos para ningOn efecto. Lo anterior,
dada la naturaleza del contrato Ilave en mano."3,...
En el anterior orden de ideas, no puede ser de recibo la respuesta de la
RNEC cuando afirma que el contratista cumpliO con la clausula de
renovation tecnolOgica como quiera que al hacer las entregas parciales de
cada uno de los sub proyectos lo hizo con tecnologia del tiempo del
cumplimiento de los mismos., la cual presentaba obsolescencia al momento
de finalizar la ejecucion del contrato.
En lo que respecta a la configuracion de los elementos de la responsabilidad
fiscal o de la procedencia de una indagaciOn preliminar, se hacen las
siguientes consideraciones:
La ley 610 de 2000 Por la cual se establece el tramite de los procesos de
responsabilidad fiscal de las contralorias, prescribe: "AU. 5 Elementos de la
responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estara integrada por los siguientes
elementos: Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realize gesti6n
fiscal. Un dano patrimonial al Estado, Un nexo causal entre los dos elementos".

La indagacion preliminar es un procedimiento extraprocesal el cual tiene por


objeto verificar la competencia del Organ fiscalizador, la ocurrencia de la
conducta y su afectaci6n al patrimonio estatal, determinar la entidad fiscal
afectada e identificar a los servidores pOblicos y a los particulares que hayan
causado el detrimento o intervenido o contribuido con este.
Las evidencias recaudadas en desarrollo de la auditoria, en relation con la
situation descrita en el presente hallazgo, no permiten establecer la
3 ' Numeral 4.4. contractor. Actas de entregas parciales.

93

CONTRALO FRIA
GENERAL DL LA H EDUDL ECA E INSTDUCIODES ;ENANCILPAS

proporcion o valor del item renovacion tecnolOgica frente al valor total de la


contrataci6n No. 057-2005, asi como el valor correspondiente a los equipos
sobre los cuales se presenta rezago tecnologico; razon por la cual se hace
necesario la intervenciOn de funcionarios especializados que, en el marco de
una indagaci6n preliminar, realicen una prueba tecnica y procedan a la
identificaci6n de los equipos con obsolescencias tecnologicas, los valores de
los mismos y la cuantificacion del eventual clan() patrimonial.
Por lo anterior se trasladara el hallazgo a la dependencia competente
solicitando el inicio de una indagaci6n preliminar.
Hallazgo No. 16: Suscripci6n de Actas de Entrega Final (D)
En el articulo 1 de la Resolucion No. 0307 del 20 de enero de 2009 se
ordena con relacion a los Supervisores lo siguiente: "Numeral 2.3 Funciones
Generales. Punto 10. "Realizar la inspecci6n tecnica final previa a la entrega
definitiva de las obras o trabajos, bienes suministrados y servicios ( ...),".
(Mayasculas y negrillas fuera de texto)
El numeral 4.4 del contrato establece: "Actas de entregas parciales: Una vez
terminado y entregado a satisfacciOn cada subproyecto se pueden suscribir actas
parciales de entrega sin periuicio de la verificaciOn en la liguidaciOn final del
contrato una vez este finalizado, de todo e/ proyecto y del funcionamiento integrado
del sistema ampliado y optimizado de acuerdo con lo establecido en los T6rminos
de Referencia, la Oferta y el presente Contrato..." Subrayado fuera de texto
No obstante lo anterior, se evidencia la ausencia de inspecci6n tecnica final
de los bienes y servicios adquiridos a traves del contrato 057 de 2005. No se
elabore el acta de recibo de cada bien o servicio entregado por el contratista,
habida cuenta que la Supervision del contrato 057/05 y la Interventoria
CIDLIS UIS, realizaron actividades de verificaciOn y ajuste documental sobre
las matrices de los bienes del PMTII, elaboradas en diferentes momentos de
la ejecucion del contrato, pero sin verificaciOn e inspeccion fisica de dichos
bienes en el periodo comprendido entre las fechas de cierre de cada
Subproyecto y el 17 de Diciembre de 2010, fecha del acta de recibo
definitivo.
Lo anterior evidencia el incumplimiento de las funciones de Supervision
relacionadas con verificacion, inspeccien de los bienes y servicios y recibo a
satisfacci6n del objeto contratado, asi como su correcta liquidacien, puesto
que la omisiOn en el control y exigencia al servicio suministrado generan el
riesgo del no cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Respuesta de la ent dad:

94

0
0

CONTRALORiA ti==LEGADA
U NEPAL DE LA RL PO 8 L iC A, E INSTITUCiONES FINANCIERAS

,--

La entidad manifiesta que debe tenerse de presente que el contrato 057 de


2005, fue un contrato que implicO la entrega de una soluciOn tecnolOgica
dentro de la cual se contemplaba la entrega de unos bienes como parte de la
solucion para la funcionalidad del mismo y consistia en la puesta a
disposiciOn de unos aplicativos que permitieron como finalidad principal la
renovaciOn del documento de identidad de los colombianos, el cual era de
tracto sucesivo y se cumplia en etapas sucesivas y sucedaneas, agotandose
una a una para terminar integrando los subsistemas de registro civil y de
identificaciOn.
Para los fines de verificacion de los bienes entregados, se establecieron las
actas de entrega parciales de cada subproyecto que incluian bienes y
servicios y sobre las cuales, tanto la Interventoria CIDLIS UIS como la
Supervision acogieron en su momento lo senalado en cada una de las
resoluciones 2876 de 2006 y 307 del 20 de enero 2009, en las cuales se
establece como fin Ultimo contar con la informaci6n necesaria para la
elaboration del acta de recibo definitivo y el recibo a satisfacci6n.
En este sentido la Interventoria CIDLIS UIS, realizo las actividades
pertinentes de verificaciOn de las especificaciones tecnicas de los bienes, las
cuales correspondieron a la comparaci6n uno a uno de los tipos de bienes
ofertados, los estipulados en los planes de repotenciacion, los que surtieron
procesos de renovaciOn tecnolOgica y los entregados y desplegados en todo
el territorio nacional en cada uno de los planes de despliegue de cada
subproyecto del contrato 057 de 2005.
Es menester recalcar, que la inspecci6n tecnica previa realizada a la entrega
de los bienes de cada uno de los sistemas que entraban en operaci6n de
acuerdo al cronograma de ejecuciOn del proyecto, contaron con la
participacion del contratista y la Interventoria CIDLIS UIS, quienes una vez
realizada la inspeccion y control respectivo de las especificaciones tecnicas,
aprobaron los despliegues y autorizaron la puesta en operaci6n de los
mismos en cumplimiento de sus obligaciones contractuales, reportando a la
Supervision la conformidad de los mismos .
Asi las cosas, una vez realizados los procesos de inspecci6n tecnica de los
bienes, comprobadas las calidades y funcionalidades de los mismos y
puestos en operaci6n, el contrato 057 proveyo los mecanismos necesarios
para ejercer el control de calidad respectiva y la inspeccion tecnica de
operaciOn de cada uno de ellos mediante las actividades de mantenimiento
tanto preventivo como correctivo, asi como el concurso de las actividades de
soporte realizadas por la mesa de ayuda. No sobra recordar que el contrato
involucro un despliegue de equipos en los 1.102 municipios del pais, labor
que conllevo varios meses en el proyecto.

95

CONTRAI_OR
IA , E EItESTIEECEOWES
'
Sr Ir.ILPC=
LEADA
GENERAL DE LA RE PIJEL
FINANCIESAS
'irT

Analisis de la respuesta:
El equipo auditor considera que la entidad en su respuesta no desvirt0a la
observacian de acuerdo a las siguientes consideraciones:
El control y vigilancia de la entrega los bienes relacionados con el objeto del
contrato 057 de 2005, no solo era una obligacidm de la Interventoria UIS
CIDLIS, toda vez que de acuerdo al articulo 1 de la ResoluciOn No. 0307 del
20 de enero de 2009, tambien es funcion de la SupervisiOn realizar la
inspecciOn fisica de cada bien o servicio contratado (check list), previa a la
entrega definitiva, razon por la cual de acuerdo a la clausula 4.4, las entregas
parciales constituyen un seguimiento del cronograma establecido para el
cumplimiento del objeto contractual, pues su verificaciOn determinante se
debe realizar al final del contrato, una vez este terminado, todo el proyecto y
del funcionamiento integrado del sistema ampliado y optimizado.
En este orden de ideas y de acuerdo a la clausula primera-inciso 2, clausula
segunda y quinta del contrato 057 de 2005, la soluciOn tecnolOgica y la
renovaciOn del documento de identidad de los colombianos es el resultado
final contratado y por ende no es una obligacion de tracto sucesivo como lo
manifiesta la entidad en su respuesta, habida cuenta la modalidad del
contrato de "Ilave en mano" o a precio global.
Para el objeto de verificacion de los bienes entregables, la ResoluciOn 307
del 20 de enero de 2009, establece ademas de las actas de entrega
parciales, la inspecciOn fisica de dichos bienes previa al acta de recibo
definitivo y el recibo a satisfacciOn, raz6n por la cual no basta la sob
compilaciOn de la informacion para la elaboracion del acta de recibo a
satisfacci6n, pues aceptarlo constituye un mero cumplimiento formal de la
ResoluciOn 307 de 2009, y la inobservancia de los fines Altimos de aquella,
como es la verificaciOn real y fisica de todos los bienes y servicios adquiridos
por medio de los contratos que celebra la RNEC.
Ahora bien, la existencia de las hojas vida de mantenimiento de los equipos,
no excluia la obligacion de inspecciOn fisica final de los bienes a recibir al
momento de la terminaciOn del funcionamiento del Proyecto PMTII, habida
cuenta que la entidad en su respuesta aduce que las inspecciones fisicas
fueron realizadas previamente al despliegue de los equipos, y que el
mantenimiento correctivo atendi6 por reparaciOn o reposici6n los imprevistos
y dallos que sufrieron los equipos en el desarrollo de su labor misional. Cabe
aclarar que las obligaciones contractuales, entre las cuales se encuentra
desde luego el mantenimiento, terminaban el 31 de diciembre de 2009, lo
que ratifica la evidencia de la ausencia de verificacion e inspeccion fisica de
dichos bienes en el periodo comprendido entre las fechas de cierre de cada
Subproyecto y el 17 de diciembre de 2010, fecha del acta de recibo definitivo

96

,..--

CONTRALO R IA g':el7VtlD,"""

410
)

y dia en el que realmente se hacia la transferencia de propiedad a la RNEC,


de acuerdo al numeral 4.4 del Contrato 057 de 2005.
Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y sera trasladado a la
instancia correspondiente.
Hallazgo No. 17: EstipulaciOn del Ajuste de la Garantia en el Contrato
Adicional 01 del Contrato 057 de 2005.
Los bienes y servicios adquiridos mediante el Contrato Adicional No 0131 del
contrato 057 de 2005, no estuvieron cobijados por ampliacion o ajuste de
algunos de los amparos de calidad y estabilidad de las obras, buen
funcionamiento de los equipos y provision de repuestos, los cuales
constituyen garantias fundamentales para el cumplimiento de las
obligaciones objeto de la adici6n y para el respaldo de la calidad de bienes
adquiridos y puestos al servicio del sistema PMTII, toda vez que constituyen
componentes intimamente interrelacionados con los demas equipos
instalados en dicho sistema, con fundamento en la clausula 1 del contrato
057 de 2005. Esto evidencia inadecuado control de la estipulacion en el
Contrato Adicional No 01 para el ajuste de las garantias contractuales,
situaci6n que inobserva lo establecido por el articulo 17 del Decreto 679 de
1994, articulo 1232 del Decreto 4828 de 2008 y la clausula 4033 del contrato
057 de 2005.
Contratacion 2010
La RNEC celebro en el 2010, 336 contratos por $95.270 millones, de los
cuales se verificaron en este proceso auditor cuatro por $19.341 millones y
tres en la auditoria especial por $20.728 millones, para un total de $40.069
millones, que representan el 42% del valor total contratado durante la
vigencia.

31 CONTRATO ADICIONAL 01,- El 31 de diciembre de 2008, se adiciono una obligacion en la cual EL


CONTRATISTA. debe suministrar noventa y seis (96) impresoras EPSON FX-890 de matriz de punto, y a realizar la
instalaciOn de las mismas, por un valor de CIENTO CUATRO MILLONES CIENTO VEINTI UN MIL SEISCIENTOS
(104.121600) M/L, incluido IVA.
'2 De acuerdo al articulo 12 del Decreto 4828 de 2008 los contratistas estan obligados a ampliar la garantia en
cuanto a su valor o vigencia, segUn el case: "G..) en cualquier evento en que aumente o adicione el valor del
contrato o se prorroque su termino..."
33 CLAUSULA 40 Cobertura, Contentdo Minimo, Pago, Vigencia de la Garantia Unica de Cumplimiento del
Contrato..." Seran de cargo del CONTRATISTA el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constituciOn
y mantenimiento de la garantia. Estas garantias no podren ser canceladas ni revocadas sin autorizacion previa y
escrita de LA REGISTRADURIA... Cuando el termino para el cumplimiento de alguna de las obligaciones derivadas
del Contrato, sea prorrogado y por tanto se amplie la vigencia del Contrato, debera prorrogarse en el mismo sentido
la vigencia de la garantia de cumplimiento, y allegar a LA REGISTRADURIA el correspondiente certificado de
modificaciOn. Si EL CONTRATISTA no mantiene las garantias en los terminos previstos, LA REGISTRADURIA
podra directamente en nombre del CONTRATISTA, solicitar y obtener de la compania de seguros o bancaria la
renovacien, prorroga, ampliaciOn o adecuacion que corresponda para amparar las obligaciones del CONTRATISTA,
la cual sera cobrado al mismo o descontado de los valores de saldos a favor de este si los hubiere, todo lo cual
acepta EL CONTRATISTA.

97

CONTRALO
R lf A - g
C,LNIEHAL DL LA ,thi'L.L , CA EINS1M;;:i01:ES FINANCI,,
S
De igual forma, se revis6 la liquidaciOn del contrato No. 574 de 2009 con
UNE por $106.136 millones, en especial lo concerniente al componente de
DivulgaciOn Nacional para las elecciones del 14 de marzo de 2010.
De la anterior contrataci6n, se establecieron los siguientes hallazgos:
Hallazgo No. 18: Analisis de riesgos contractuales (D)
El numeral 6 del articulo 3 del Decreto 2474 de 2008 establece: "Estudios y
documentos previos. En desarrollo de lo senalado en los numerales 7 y 12 del
articulo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estaran
conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la
elaboracien del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes
puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por /a entidad, asi coma
el de /a distribucien de riesgos que /a entidad propone.
Los estudios y documentos previos se pondran a disposician de los interesados de
manera simultanea con el proyecto de pliego de condiciones y deberan contener los
siguientes elementos minimos:
(.4
6. El soporte que permita la tipificaciOn, estimaciOn, y asignaciOn de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibria econ6mico del contrato".
La Ley 1150 de 2007, establece en el Articulo 4: "De /a distribuciOn de riesgos
en los contratos estatales. Los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberan
incluir Is estimaciOn, tipificaciOn y asignacian de los riesgos previsibles involucrados
en la contratacian."
En el Capitulo 8-Plan de Comunicaciones del Estudio de Necesidad y
Conveniencia para suscribir el contrato interadministrativo 574 de 2009, se
estipul6 coma objeto del componente tecnico: Proporcionar el servicio
integral de una red de comunicaciones redundante y contingente, incluyendo
los servicios requeridos de gesti6n y seguridad de los resultados de las
elecciones de Congreso de la Republica, eleccion de Parlamento Andino y
Presidente y Vicepresidente, a celebrarse durante 2010, en todo el territorio
Nacional con un total de 82.000 mesas para la elecciOn de Congreso de la
Republica y Parlamento Andino, y de 63.000 mesas para la elecciOn de
Presidente y Vicepresidente y demas informaciOn relacionada con estos
eventos.
El estudio de necesidades y la oferta presentada para suscribir dicho
contrato, estableci6 que el contratista ofreceria una soluciOn contingente, que
garantizara la continuidad del proceso durante los simulacros y los eventos
electorales del 2010.

98

C
ONTRALO
3E NLPAL HE LA HEY UHL L:A E iNarEruceoNes F:NANCIERAS
Se entiende por contingencia, la capacidad redundante de la arquitectura de
la soluciOn aplicativa para divulged& en Internet, en cuanto a:
Garantizar que la soluciOn aplicativa para divulgaciOn en Internet,
tenga una arquitectura redundante, que en el evento de fallo de la
infraestructura primaria, cuente con dos grados de contingencia, uno on-site
y otro remoto.
OperaciOn redundante en la sede principal, de tal manera, que ante el
fallo de cualquier componente de la infraestructura de hardware (servidores
de aplicaciOn web y/o base de datos), el servicio no sea interrumpido.
OperaciOn contingente en la sede alterna, de tal manera que ante un
evento de fuerza mayor en la sede principal, el servicio este disponible sin
traumatismo.
La Registraduria Nacional no realizo un analisis detallado y preciso de los
riesgos asociados al proceso contractual para adquirir los componentes
informaticos para los eventos electorales de Congreso de la RepOblica,
eleccion de Parlamento Andino y presidente y vicepresidente a celebrarse
durante el 2010, ya que no incluy6 riesgos como: Sabotaje a los equipos
(servidores) que procesan el preconteo, escrutinios y estadisticas o
altered& de la informaci6n en estos tres componentes.
Para la elaboracion de la matriz de riesgos solo consider6 estadisticas
relacionadas con la participaci6n de la ciudadania en el proceso electoral
para el alio 2007. Ahora bien, los riesgos previstos por la RNEC en el
proceso para la formalized& del contrato interadministrativo, se describieron
en el estudio de necesidad y conveniencia correspondiente, numeral
"EstimaciOn, tipificacion y asignaci6n de riesgos previsibles que pueden
afectar el equilibrio economic del contrato", sin incluir los descritos
anteriormente.
Por otra parte, no se evidenciO documented& soporte que sustente el paso
de 21.000 accesos concurrentes en las elecciones del atio 2007, a una
estimada de 50.000 accesos concurrentes en el 2010, con los
correspondientes equipos de comunicaciones que los soportaran, ya que no
se encontraron estudios tecnicos o analisis estadisticas que permitieran
evaluar el volumen esperado de consultas.
Lo anterior, conllev6 a que en el evento electoral del 14 de marzo de 2010,
no se cumplieran los indicadores de oportunidad en el reporte de los datos
electorales y tuviera que implementarse planes paralelos de contingencia, ya
que en esa fecha se presentaron 70.000 hits en la pagina Web.

99

CONTRALO R iA ii,i'vtzLifutc,,""."

GENERAL DE LA REPUBLiCA E INSTI1U010NES FNIANCIERAS

La RNEC no canto con las soluciones de seguridad informatica sobre una


infraestructura de comunicaciones en su pagina Web para lograr un trafico
seguro, integral y seguridad de la informaciOn durante el proceso electoral.
Lo anterior conlleva a la inaplicacion del principio de planeaciOn de la
contrataciOn estatal consagrado en el numeral 6 del articulo 3 del Decreto
2474 de 2008 y articulo 4 de la Ley 1150 de 2007.
La entidad manifiesta que "El Contratista implemento una red redundante y contingente
para atender los servicios de gestiem y seguridad instalando dos centros de procesamiento
de datos: uno principal y otro alterno con distinta ubicaciOn geografica; en cuanto al centro
alterno, este se instate) en un Data-Center de Ultima generaciOn en la ciudad de Bogota. En
ambos centros de datos se instalO la red nacional de comunicaciones completamente
duplicada para recibir toda la informaciOn de las ciudades capitales, para ser consolidada y
posteriormente publicada en la Intranet (sale nacional de prensa en Corferias-Bogota), en la
Extranet (organismos de control, entidades oficiales, fuerzas armadas, medios de
comunicacian de cubrimiento nacional, etc.) y en Internet (ciudadania y pUblico en general).
Adicionalmente, la totalidad de equipos contratados dentro de la arquitectura de
procesamiento y la de seguridad informatica, tales como switches, enrutadores. firewalls.
VPN (Virtual Private Networks) y Servidores se instalaron en configuraciOn 100% redundante
y contingente, en modalidades failover (a prueba de fella) en formes activo-activo y/o activopasivo. En cuanto a las capitales departamentales, el contratista instate) la red de
comunicaciones y de seguridad informAtica 100% redundantes, tanto en el centro de
procesamiento principal como el centro de procesamiento alterno (remotos).
Es importante resaltar que en cuanto a equipamiento (procesamiento, comunicaciones y
seguridad informatica), recursos tecnolOgicos y personal tOcnico de soporte el contratista se
excedie ampliamente en los compromisos pactados contractualmente, sin que esto qenerara
ningtin tipo de sobrecosto para la Reqistraduria Nacional del estado Civil.
Como resumen, a continuation se listen los macro-procesos responsabilidad del contratista:
a.
b.
c.
d.

Soporte a la red nacional de comunicaciones en las ciudades capitales y en Bogota


(centro principal y centro alterno).
Transmisian segura de la informaciOn a Bogota desde las ciudades capitales (centro
principal y centro alterno).
ConsolidaciOn nacional de la informacion recibida, incluyendo su auditoria y control
de calidad.
Divulgacion de los resultados electorates.
PublicaciOn en la Intranet.
d.l.
d.2
PublicaciOn en la Extranet.
d.3
PublicaciOn en Internet.

De los anteriores el Onico subproceso que present6 fallas, fue la publicaciOn en Internet,
suceso del cual nos ocuparemos ms adelante pero que en ningon momento comprometiO
la integridad, sequridad y privacidad de la informaciem electoral, fin Ultimo para el que fue
seleccionado el contratista. En este punto es importante anotar que el contratista
seleccionado acredito amplisima experiencia en el tema especifico de seguridad informatica,
especialmente on procesos electorates.

100

14.3
(CI"
\N,_

CONTRALORI A T =7,g,T-:Tn,!'EL""A
c,Lr4Li,,,I, DE LP RE F',16L A

INSMUC!Cf4ES FINANCIECIAS

En cuanto a los procesos a, b, c, dl y d2, estos operaron en forma correcta y sin


contratiempos y fueron claves para poder informar al pais a traves de los medios de presa
presentes en la sale nacional de prensa (Internet en Corferias) y a la Extranet.
El contratista implement() tanto la arquitectura de comunicaciones, de procesamiento y de
seguridad informatica, con las suficientes contingencies y redundancies para garantizar la
divulgaciOn de resultados en Internet, tal como se mencion6 anteriormente excediendo los
compromisos pactados contractualmente.
La continuidad del proceso de conteo no se vio afectada en los procesos de soporte,
transmisiOn y consolidaciOn de la informaci6n, los cuales errOneamente fueron asociados a
la lentitud e inexactitud de los conteos de mesa por parte de los jurados de votaciOn,
procesos totalmente ajenos y externos al proceso tecnolOgico de la entidad y en especial al
contratista.
Garantizar que la soluciOn aplicativa para divulgaciOn en Internet, tenga una arquitectura
redundante.
Para tal fin se dispuso de elementos redundantes y contingentes en cuanto a conectividad
de "animas milla", canales (satelite, microondas, fibre Optic, par de cobre, etc.), enrutadores,
switches. Fire walls. VPNs. balanceadores de carga, bases de datos y varios servidores de
divulgaciOn de resultados. Esta arquitectura fue suficiente para la Entidad y asi to
evidenciaron los Organos de control e inspecci6n previa a las Elecciones de Marzo del 2010,
quienes no se pronunciaron de forma negative en su momento.
Sin embargo, el Onto componente que no se pudo duplicar o instalar redundante fue el
nombre de la paqina Web pare consulta por Internet www.registraduria.gov.co: esta
limitation es propia del disetio mismo de Internet -desde sus inicios como Arpanet hasta el
die de hay- y tecnol6qicamente es imposible de replicar. Ahora bien lo que el analisis
forense demostai fue que el servicio estuvo baio ataque y asi se procesara en servidores de
publicaciOn distintos (tal como los instalados en centro alterno de Bogota) el resulted de la
lentitud operacional ha brie sido el mismo.
OperaciOn redundante en la sede principal..
Todos los elementos de la sede principal en el CAN (centro principal) la totalidad de equipos
y/o elementos se instalaron en esquema redundante de Alta Disponibilidad on-site, y fueron
probados en una base razonable en los distintos simulacros y en las pruebas intemas del
contratista. Esto significa, equipos duplicados al 100%.
OperaciOn contingente en la sede alterna . .
En el centro de datos alterno la totalidad de equipos y/o elementos se instalaron en esquema
contingente de Alta Disponibilidad en modalidad fail-over; esto significa equipos de las
mismas caracteristicas tecnicas y operatives a los del centro principal.
En este punto es importante mencionar que el proceso de divulgacion funcion6 mediante la
entrega periodica de Boletines a los periodistas destacados en la sale de prensa y a la
publicaciOn on la Extranet, que permiti6 que los grandes medios de comunicacian nacional
(periodicos, canales de television, cadenas de radio, corresponsales y agencia de prensa) se
convitheran en factores multiplicadores del proceso de divulgacion a la opinion pi/Nice
nacional e internacional. Natese que si estas dos redes no hubieran funcionado
correctamente, hubiera existido un vacio total de informedly), situation que no sucediO.
Finalmente, uno de los puntos mas importantes de resaltar de forma reiterativa, es que no
obstante la maqnitud del ataque experimentado en el servicio de Internet, los datos y la

101

CONTRAI_OR1A,

RN

AEL " A

C)EMEHAL DL LA CE PUE3tECA E INSDIUDIODEE FANDECID


S

informaciOn electoral nunca estuvieron comprometidos, situaciOn que tipicamente persiquen


los hackers.
La Registraduria evaluO los distintos riesgos segOn una base razonable, ya que
tecnicamente y econOmicamente es completamente imposible dimensionar en forma "a
priori" una soluciOn para mitigar posibles hechos inciertos, en lo referente a magnitud del
ataque, el origen, /a intencian, la modalidad, la intensidad y la duracion, caracteristicas
totalmente desconocidas.
Como analogia para entender el punto, se puede blinder un vehiculo para resistir ataques de
armas de fuego de corto y largo alcance, explosivos, granadas, etc., pero a nadie bajo un
criterio razonable se le ocurriria blindarlo para resistir el ataque de un misil aire-tierra.
En cuanto a un ataque derivado y/o asociado con la cantidad de accesos simultaneos a la
pagina Web (conocidos como hits), se estim6 una base razonable y en consecuencia la
protecciOn que fue instalada por of contratista nuevamente excediO los compromisos
contractuales pactados.
Ahora bien, la estimaciOn de riesgos tecnologicos es demasiado amplia en un proceso
electoral de las caracteristicas de Colombia to cual obliga a considerar, disefiar y aplicar
diferentes criterios a multitud de software, aplicaciones, elementos, equipos y procesos; es
decir, es dificil concentrarse en Lin solo tipo de riesgo y por el contrario su estimaciOn debe
basarse en el criterio de "dispersion y mitigaciOn", en vez de concentrarse en un tOpico
exclusivo, como seria el servicio de Internet.
Tratar de incluir y prever todos V cada uno de los riesqos tecnolOgicos conocidos v aim
desconocidos seria una labor titanica v practicamente irrealizable con los recursos
humanos tecnicos y econOmicos de cualquier entidad official o pUblica en Colombia, razOn
por la cual la Entidad no incluvO este nivel de detalle en el estudio de conveniencia
oportunidad, en el contrato suscrito y posteriormente en los documentos que en estos
pasados 18 meses se han estado enviando a los organismos de control.
Esta limitante es una realidad nacional (y aim internacional) y se evidencia on paginas web
de entidades de primer orden en Colombia (Ministerio de Defensa. Policia Nacional) que han
sido atacadas, al igual que cuentas on Facebook y Twitter de reconocidos personajes de la
vida nacional.
Con referencia al tannin "Sabotaje" hay que diferenciarlo del tannin() ataque, ya que no se
evidencio esta conducta directamente contra ninguno de los equipos y/o elementos; no
obstante que el Analisis Forense elaborado la firma Adalid Abogados y ratificado por el CTI
de la Fiscalia General de la NaciOn, sugiere que hubo complicidad interne, no
necesariamente por parte de los funcionarios de la Entidad o de los especialistas del
contratista.
Aunque a la fecha, inexplicablemente no existe una sentencia judicial en firme asociada al
ataque al servicio de divulgaciOn de la pagina Web sobre Internet, es claro que la afectacion
fue especificamente a este servicio y no la infraestructura; por lo que no se puede hablar de
un sabotaje, los cuales tipicamente se concentran en equipos y elementos determinados y
que no corresponden al evento que se ha venido discutiendo.
No obstante los problemas presentados en las elecciones de Congreso (Senado y Camara
de Representantes) y de Parlamento Andino, en importante resaltar que utilizando la misma
tecnologia, plataformas, recursos fisicos, tecnicos, logisticos y humanos, se desarrollaron las
Elecciones Presidenciales (primera y segunda vuelta) sin ningUn tipo de traumatism,

102

c9N)7A ,179) 1A
0

ALORIA DELEGAIWA
N PUSLPCA
LICIONES HNANCIE,
IAS

durante los meses de Mayo y Junio del 2010. De este caracteristica se deduce que la
Registraduria Nacional del Estado Civil si tome las previsiones razonables para proteger la
information de los resultados electorates; recuerdese que el contrato celebrado incluia todas
las elecciones arriba mencionadas.
Al ser las elecciones colombianas un evento atipico en el desarrollo de procesos
tecnologicos en Colombia, no existen parametros de comparacion con las labores
desarrolladas por otras entidades oficiales y/o pUblicas en el pais.
En Colombia no existe un evento similar a la divulgaciOn de resultados electorates que
realiza la Registraduria Nacional, involucrando consulta masiva a una pagina Web en un
corto periodo de tiempo, por esta razOn es dificil Ilevar a cabo un comparativo para
determinar la cantidad de consultas que deberia permitir la infraestructura de Divulgacion en
un ano determinado; asi las cosas, la (mica fuente de referencia son las elecciones
anteriores (especialmente las del alio 2007) y el crecimiento de usuarios de Internet en
Colombia.
Al realizarse las elecciones de Congreso cada cuatro afios y al cambiar el entorno politico y
legal en of pais, es pMcticamente imposible comparar las elecciones del arm 2007 con las
elecciones del alio 2010; adicionalmente, los procesos son completamente dinamicos y
corresponden a realidades nacionales totalmente diferentes en distintos momentos del
tiempo. Estos factores sumados a las modalidades, origen e intensidad de los ataques
informaticos, conllevan a una diferencia sustancial en la evaluaciOn de riesgos, por lo que no
tendria sentido incluir en of analisis las elecciones parlamentarias del alio 2003.
Por tal motivo, Ia Entidad estimo nuevamente bajo una base razonable quo era suficiente
considerar que los accesos se incrementarian en ma's de un 100% (de 21.000 a 50.000) en
las elecciones del 2010. Sin embargo, a Ia fecha en el universo tecnolOgico no existe una
formula matematica exacta ni un recurso cientifico preciso para pronosticar los futuros
accesos, especialmente los desconocidos.
Finalmente n6tese que no obstante que con las herramientas disponibles en la arquitectura
de seguridad implementada por el contratista, solo se evidenciaron ms de 70.000 hits
concurrentes: sin embargo. el analisis detallado por parte de los especialistas en informatica
forense. arroje que desde una sole direction IP se realizaron mas de 1'300.000 accesos no
autorizados. lo que corresponde a una cifra 2.600% mayor a las estimadas en el estudio de
necesidad y conveniencia, que tan solo estim6 razonablemente contratar una arquitectura
para prever 5.000 hits.
Para mayor ilustraciOn vease el documento/estudio de informatica forense, el cual no
obstante reposar en la Contraloria General de la Naci6n, nuevamente nos permitimos
adjuntar y del cual a continuation reproducimos una de sus conclusiones:
to primero es que hay evidencia clara que la IP "200.118.171.217", estuvo involucrada en la
cadena de sucesos ocurridos el dia 14 de marzo de 2010. Porque gener6 trafico muy alto
detectado en el firewall, balanceador de carga y servidores web, edemas los registros en los
logs tienen cierta particularidad con respecto al resto de las demas conexiones, debido a
solicitudes directas a la IP de Ia Registraduria y no al nombre del dominio. En los registros
de logs aparecen 1.307.906 entradas con este IP, de las cuales of 99.99% son registros
con las banderas ACK, FIN, RST de los bits de control de TCP. Lo cual confirma una vez
ms que la actividad se debe a un ataque llamado "TCP Reset Attacks Adicionalmente,
desde of dia anterior esta IP tuvo muchos registros de error de acceso en el log hacia la
estructura de directorios de los servidores, la cual no era de conocimiento pablico.

103

PPNToleA07.9.,S.

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSI ITVC10NES FINANCIERAS

Cabe resaltar que desde esa IP "200.118.171.217", intentaron acceder a estructuras de


directorios privados, que ninguna persona externa podia saber y que edemas los intentos de
acceso se empezaron a registrar desde el dia anterior a las elecciones, y se registraron
nuevamente el mismo dia de las elecciones. Dejando claras sospechas que hubo
complicidad al interior de la entidad.
CONCLUSION FINAL
La evidencia recolectada muestra claramente que el servicio de publicaciOn de los
resultados electorales del dia 14 de marzo de 2010, estuvo bajo ataque informatico de
magnitudes considerables, ms ally de las previsiones razonables y de la infraestructura de
contingencia implementada.
El hecho que intentaran acceder a estructuras de directorios privados, que ninguna persona
externa podia saber, y que los intentos de acceso a dicha estructura de directorios se
empezaron a registrar desde el dia anterior a las elecciones, sugiere sin lugar a dudas que
hubo complicidad al interior de la Entidad".
Estas conclusiones proceden de un analisis tecnico y cientifico, realizadas por especialistas
de amplio reconocimiento en Informatica Forense y estan mas aria de cualquier
consideraciOn semantica y/o interpretaciOn literal del estudio de necesidad y conveniencia, y
del texto del contrato suscrito.
Con relaciOn a que La RNEC no cont6 con las soluciones de seguridad informatica sobre
una infraestructura de comunicaciones en su pagina Web para lograr un trafico seguro,
integral y seguridad de la informed& durante el proceso electoral.
Esta afirmaciOn es inexacta, ya que el contratista de Comunicaciones y Seguridad dispuso
de un sistema de seguridad para proteger la publicaciOn en Internet, que incluia:

Firewall-UTM, el cual conk) con todos los elementos de un sistema Firewall


tradicional como Stateful Inspection.
Sistemas de inspeccion de trafico en busca de virus o malware
Sistema de protecciOn IDS (Intrusion Detection System)
Sistema de protocol& IPS (Intrusion Prevention System) de Gateway.
Sistema de protocol& de los recursos compartidos hacia Internet de ataque tipicos e
identificados.
Sistema de protocol& a nivel de aplicaciOn.

Como complemento se dispuso de una arquitectura redundante de balanceadores de carga


y de servidores de divulgaci6n. Nuevamente es necesario recalcar que el ataque
experimentado sobre el servicio de divulgaciOn sobre Internet de la pagina Web fue un
ataque mas alba de cualquier previsiOn razonable y no un ataque debido a la improvisaciOn o
al mal diseno en la arquitectura de sequridad implementada; tal como se referencia
anteriormente, desde una sole direccian IP se encontraron ms de 1'300.000 hits no
autorizados.
Con la magnitud del ataque -detectado y documentado extensivamente por el analisis
forense- cualquier previsiOn razonable se hubiera quedado sensiblemente coda - por
eiemplo, si se hubiera estimado que los "hits" se incrementarian en el ano 2010 en un
1.000%, el ataque experimentado no hubiese posible ser mitiqado, y por el contrario si
habria sido motivo de observaciones por la exageracion en el dimensionamiento de la
soluciOn lo cual hubiese conllevado costos econOmicos desproporcionados y par fuera de
cualquier presupuesto para infraestructura tecnolOgica para arms elecciones de ese tipo.

104

A =rTigtiirsns: E' ADA


CONTRALOR1
Li vu ue3C. ,. E. P,51,TUSI.ONES i._..n. L

La amenaza de un posible ataque a la arquitectura de divulgaciOn, se consider6 un riesgo de


baja probabilidad y alto impacto. Para mitigar el alto impacto que generaba este riesgo se
estimo una arquitectura de seguridad robusta, redundante y contingente provista por los
contratistas, la coal oper6 adecuadamente.
La baja probabilidad se determin6 porque no eran muy claro los posibles atacantes y los
moviles que tuvieran para intentar un ataque a los resultados de una elecciOn democratica.
Desafortunadamente el tamano del ataque desbordo cualquier pron6stico, segon lo que los
entes investigadores han divulgado, ya que un ataque concerted desde multiples
ubicaciones es dificil de identificar y rechazar.
OBSERVACIONES DE LA REGISTRADURIA NACIONAL:
En of mundo de la seguridad informatica es casi que imposible estimar y/o predecir los
ataques a paginas Web. En este orden de ideas, muchas organizaciones de altisimo
reconocimiento internacional y las crates dependen de la divulgaciOn de informaciOn sobre
Internet. han sido duramente atacadas con el agravante que informacian sensible ha sido
robada, modificada y/o borrada con grandes consecuencias casi que imposibles de
cuantificar. lo cual no fue of caso de los ataques del 14 de Marzo del 2010 a la pagina de la
Entidad. los cuales solo imposibilitaron la publication en Internet, pero no comprometieron
en absoluto la seguridad, inteqridad v confidencialidad de los resultados electorates.
En ese orden de ideas hubiera sido mucho mas grave para el pais que se "penetraran" los
datos residentes en archivos y/o bases de datos y se hubiera publicado informacion false,
errada, modificada y/o distorsionada.
Con referencia a los conocidos ataques intemacionales, especialistas estiman que la
inversion en la plataforma tecnolOgica del gigante Google supera los $1 bitten de Mares, de
los cuales la arquitectura de seguridad corresponde al 17%, es decir una suma cercana a los
USD$170 millones de Mares, equivalentes a $ 333.200'000.000 (trescientos treinta y tres
mil millones de pesos colombianos), suma muy superior al presupuesto de varios albs de
elecciones de la Reqistraduria Nacional. No obstante esta impresionante inversion
tecnolOgica y la cantidad y calidad del personal de soporte de esta empresa, su pagina Web
sigue siendo atacada y su informacian robada.
Al igual que Google, existen centenares de ataques exitosos a diferentes reconocidos
proveedores de tecnologia, y aim a importantes entidades gubernamentales de otros paises,
como es el caso de la Agencia Central de Inteligencia (CIA), al FBI, y al Pentagono
(Departamento de Defense) en los Estados Unidos. Tan solo en uno de los casos reportados
en Espana en presente ano, la policia espanola arrest6 a pirates informaticos que habian
atacado exitosamente a los bancos espanoles BBVA y Bankia, a Sony, a la compahia
italiana de energia ENEL, y a sit5ios Web gubernamentales en Argelia, Chile, Colombia,
Egipto. Libia, IRAN, Espana y Nueva Zelandia, entre otros.
Basado en lo anterior, la Registraduria Nacional del Estado Civil se ratifica en la afirmaciOn soportada por el estudio cientifico de especialistas informatica forense-, que el ataque
ejecutado sobre el servicio de publicaciOn de resultados en la pagina en de la entidad sobre
Internet la noche del 14 de Marzo de 2010, estuvo ms ella de cualquier prevision razonable
y no se debi6 a fallas en el dimensionamiento o a laxitud en los estudio previos.

105

CONTRALORiA

GC07,161Ai LpOufet r
, cDAE L EG A DA

GENERAL LJE LA R Pti BL ,C A E INS uCICEES EINANCIEP

Analisis de la respuesta:
El equipo auditor considera que la respuesta no desvirtUa la causa
determinante del hallazgo, teniendo en cuenta que si bien es cierto existe en
el estudio de necesidad y conveniencia del contrato No. 574 del 2009, en el
numeral "Estimation, tipificaciOn y asignaci6n de riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio econOmico del contrato", tambien es cierto que la entidad en
dicho documento podia prever que podia ser objeto de peligro de ataques en
su plataforma informatica como puede sucederle en cualquier parte de su
infraestructura por actos delincuenciales. Circunstancias que establece la
Norma Tecnica Colombiana NTC 5254 DE 2006, "Gestion de Riesgos" en el
numeral 4.3 "Plamficacien de la GestiOn de Riesgo".
La gestion del riesgo debe prevalecer en los procesos de la entidad, de
manera tal que sea pertinente, eficaz, eficiente y sostenida en el desarrollo
de sus actividades misionales, en este caso de los procesos electorales
antes mencionados, que son la base y fundamento de la democracia
colombiana.
La respuesta de la Oficina Juridica no desvirtha la observaci6n, toda vez que
el numeral 12 del articulo 25 de la Ley 80 de 1993 hace parte del principio de
economia, pero de igual manera, la correcta aplicacion del principio de
planeacion se concreta precisamente a traves de los principios de economia
y eficiencia, de conformidad con los articulos 209 y 267 de la ConstituciOn
Politica34.
Igualmente, al indicar la entidad que, previo a la suscripciOn del contrato,
estructur6 el estudio de necesidad y conveniencia, teniendo en cuenta lo
establecido en el articulo 3 del Decreto 2474 de 2009, en el cual se
incluyeron claramente los riesgos previsibles que pudieran afectar el
equilibrio econOmico del contrato, no desvirtua el hallazgo, habida cuenta
que la causa de este no es la ausencia de un estudio de necesidad que
ocasione un desequilibrio econOmicoino que el analisis no es preciso de los
riesgos, tales como: Sabotaje a los equipos (servidores) que procesan el
preconteo, escrutinios y estadisticas o alteration de la informaci6n en estos
tres componentes.
La Registraduria argumenta en su respuesta que el Contratista implement6
una red redundante y contingente para atender los servicios de gestion y
seguridad, instalando dos centros de procesamiento de datos: uno principal y
otro alterno con distinta ubicaciOn geografica; en cuanto al centro alterno,
este se instal6 en un Data-Center de Ultima generation en la ciudad de
3 Tal como lo senala el concepto de la Procuraduria General de la Nation de Abril de 2010. denominado
"Recomendaciones para la Elaboracien de Estudios Previos-ApticaciOn del Principio en la Contratachin de las
Entidades Poblicas':

106

( CONTRALORIA
i'XTigtLZTnr"E""
...Lt.; AL 'Al LA ktE,
At3L.
e INSTALSEOLLES AVANCILAA.,Bogota. Sin embargo, la entidad no presenta argumentos con relation a la no
incorporation en Is matriz de riesgos asociados al proceso contractual para
adquirir los componentes informaticos pars los eventos electorales
relacionados en el hallazgo. La respuesta no lo desvirt0a porque no se
incluyeron riesgos relacionados con sabotaje de equipos (servidores) que
procesan el preconteo, escrutinios y estadisticas o alteration de la
informaci6n en estos tres componentes.
Con forme a su mision institucional, la Registraduria, en cuanto a la
seguridad de la informaci6n y de la comunicacion debe it a la vanguardia en
los aspectos de seguridad informatica, dado que los delitos sobre los mismos
son cada vez mas sofisticados.
Por otra parte, la entidad no alleg6 soporte documental que sustentara el
aumento de los accesos concurrentes de 21.000 a 50.000. No aportaron
estudios tecnicos o analisis estadisticos relacionados con el volumen de
consultas.
La entidad solo arguments que bajo una base razonable consider6 suficiente
incrementar en mas de un 100% (de 21.000 a 50.000) y que no existe una
formula matematica exacta ni un recurso cientifico preciso para pronosticar
los futuros accesos, sin embargo, el incremento en el nUmero de accesos
debe tener un sustento tecnico, estadistico o histOrico que lo soporte.
Por lo anterior, el hallazgo se ajusta, retirando lo relacionado con el evento
ocurrido el 14 de marzo, pero se mantiene en los dernas aspectos y con la
connotation dada en el informe preliminar.
Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y sera trasladado a la
instancia correspondiente.
Liquidation de contratos
En la revision de la liquidation de los contratos se detect6 lo siguiente:
Hallazgo No. 19: Liquidation contractual
La Registraduria no ha liquidado 26 contratos35 dentro del termino fijado en
los pliegos de condiciones o terminos de referencia o en su defecto, en el
plazo establecido en el articulo 11 de Ley 1150 de 2007, donde se senala
que la liquidation se debe realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes
a la expiraci6n del termino previsto para la ejecucion del contrato. En Is
siguiente tabla se presentan los contratos que no se han liquidado:
35

De diferentes modalidades entre ellos prestaciOn de servicios, asesoria en sistemas y arrendamientos.

107

CONTRALOR1A eNrnALRIA """4

GErION PUBL10.1
el NEPAL DL LA REF'llat.ICA B INel,ructonbs FINANCIERAS

Tabla No. 23
Contratos sin Li uidar
/timer
contrato

Fecha
Suscripcion

Fecha
termination

448

31-12-2008

05-02-2010

16
69
101
113

23-01-2009
17-02-2009
17-03-2009
20-03-2009

31-08-2009
16-11-2010
17-01-2010
19-11-2010

168

06-05-2009

06-05- 2010

497

06-10-2009

05-01-2010

513
22-10-2009
25-10-2009
568
07-12-2009
08-12-2010
29
26-01-2010
30-09-2010
34
27-01-2010
31-08-2010
41
27-01-2010
27-05-2010
57
28-01-2010
31-08-2010
89
29-01-2010
31-08-2010
112
29-01-2010
31-08-2010
125
29-01-2010
31-08-2010
128
29-01-2010
31-08-2010
132
29-01-2010
31-08-2010
182
09-04-2010
24-07-2010
188
27-04-2010
28-07-2010
195
18-05-2010
17-09-2010
200
20-05-2010
31-08-2010
204
26-05-2010
21-08-2010
205
26-05-2010
25-09-2010
226
02-07-2010
06-09-2010
241
28-07-2010
28-09-2010
TOTAL CONTRATOS SIN LIQUIDAR

Documentos Faltantes Para la Liquidation


Falta aclaracion al recibo definitivo a satisfacciOn por parte
de la Interventoria y la Supervision del contrato
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfaction
Falta Acta de Recibo a satisfacci6n e informes
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfacci6n
Faltan informes
Falta Soportes, Acta de Recibo Definitivo a Satisfacci6n y
certification de pagos.
Falta Firma Contratista Acta de recibo Definitivo a
SatisfacciOn y Certificados de pagos.
Falta informes Contratista
Falta Ajustes a la Poliza
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfacci6n
Falta informes y Ada de Recibo Definitivo a Satisfacci6n
Faltan informes
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a SatisfacciOn
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion
Falta informes y Ada de Recibo Definitivo a Satisfaccion
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion
Falta informes y Acta de Recibo Definitivo a SatisfacciOn
Faltan Soportes y certification de pagos
En ajustes Acta de Recibo Definitivo a satisfaccion.
Faltan Informes
Faltan Informes y Acta de Recibo Definitivo a SatisfacciOn.
Faltan Informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion.
Faltan Informes y Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion.
Falta Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion
Falta Acta de Recibo Definitivo a Satisfaccion
26

Fuente: Oficina Juridica. Desarrollo de procedimientos Gestien Contractual

Igualmente se observa el no cumplimiento de los numerales 6 y 7 del


Procedimiento 13 del Proceso de AdquisiciOn de Bienes con C6digo DPGAF-ABS-13 adoptados mediante la Resolution 8486 de 2008 de la RNEC
que ordenan:..."7. Hacer firmar el acta de termination y liquidaciOn del contrato por
el contratista, el supervisor y el ordenador del gasto. 8. Remitir Acta de TerminaciOn
y LiquidaciOn del Contrato a la Gerencia Administrativa y Financiera y al Supervisor
competencia, mediante memorando con visto de aprobacion del
para lo de
asesor del ea
Area
Ar de Contratos y firma del Jefe de la Oficina Juridica."
Esta situation denota deficiencias en la actividad de supervision, pues no
existe un adecuado control y exigencia, como facultades propias del
supervisor, de conformidad con el numeral 2.3 y 2.3.1 del Manual de
Interventoria de la Registraduria: Funciones Generales "Realizar la inspecciOn
tecnica final previa a la entrega definitiva de las obras o trabajos, bienes
suministrados y servicios, elaborando el acts de recibo definitivo, el recibo a
satisfacciOn o ingreso al almacen en donde CONSTE que el contratista ha cumplido
a cabalidad con el objeto para el cual fue contratado".

108

3
R IA =',=7""A"
( CONTRALO
:3LNERAL
77

OE LA REP6CLCA ' E INSItIUCEOUES FINANCIERAS

\.,.,_,

Lo anterior, implica adicionalmente inobservancia del Manual de Interventoria


y Supervision (ResoluciOn 0307 de 2009) y del Manual de Procedimientos de
la Entidad (Resolucion 8486 de 2008), que establecen sin excepciOn alguna
la realizacion de las funciones y actividades de vigilancia, con la finalidad de
verificar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en los distintos
contratos celebrados por la RNEC, segim la naturaleza de cada uno de estos
dentro de las cuales comprenden las obligaciones de allegar los recibos a
satisfacci6n, informes de ejecuciOn mensual y copia de recibos de pago de
aportes a seguridad social del Contratista, que correspondieran al termino de
ejecuci6n del contrato, incluyendo el recibo definitivo el cual debe ser
expedido de conformidad con los formatos anexos a la Circular 041 de 2010,
a efectos de Ilevar a cabo dentro del plazo maxim, la liquidacian de los
contratos.
En la respuesta al informe preliminar, la entidad adjunt6 copias de las actas
de liquidacion de los contratos que se relacionan en la siguiente tabla:
Tabla No. 24
Contratos liauidados
Fecha
Fecha
terminacion
Suscripcion
23-01-2009
31-08-2009
17-02-2009
16-11-2010
20-03-2009
19-11-2010
06-05-2009
06-05- 2010
05-01-2010
497
06-10-2009
25-10-2009
513
22-10-2009
29
26-01-2010
30-09-2010
34
27-01-2010
31-08-2010
41
27-01-2010
27-05-2010
57
28-01-2010
31-08-2010
31-08-2010
89
29-01-2010
182
09-04-2010
24-07-2010
27-04-2010
28-07-2010
188
195
18-05-2010
17-09-2010
204
26-05-2010
21-08-2010
06-09-2010
226
02-07-2010
28-09-2010
241
28-07-2010
TOTAL CONTRATOS LIQUIDADOS
Winer
contrato
16
69
113
168

Documentos Faltantes Para la LiquidaciOn


Contrato Liquidado el dia 28 de noviembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 11 de enero de 2012
Contrato Liquidado el dia 30 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 27 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 16 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 23 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 22 de agosto de 2011.
Contrato Liquidado el dia 30 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 22 de agosto de 2011.
Contrato Liquidado el dia 23 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el die 28 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 6 de septiembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 16 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia lde Julio de 2011.
Contrato Liquidado el dia 16 de diciembre de 2011.
Contrato Liquidado el dia 16 de junio de 2011.
Contrato Liquidado el dia 2 de noviembre de 2011.
17

ElaborO: Equipo auditor

SICE

En el cumplimiento de las obligaciones con el Sistema de InformaciOn para la


ContrataciOn Estatal SICE, se evidencio que en la carpeta del contrato Interadministrativo No 003 de 2010 celebrado con Servicios Postales Nacionales
S.A, no se encontraron los soportes relacionados con la siguiente
informaci6n:
1. El soporte de las consultas de precios indicativos, CUBS: 2.32.6.1.23,
2.32.6.2.2 y 2.32.7.2.16.

109

G
C ?NTT, gN
A LpOuRsItAKDAE LEGADA
CO
NTRIQORIA
GL NIL HAL DL LA HE PU DL ICA E iN51 tru=r:Es FINLAL*RAS

2. El soporte de la verificacian de los nOmeros de registros de precios No


3277248 y 3276664.
Resultados auditoria especial primer semestre 201036
En el informe producto de la auditoria especial se conceptual que la gesti6n
de la entidad en lo relacionado con los contratos de las elecciones al proceso
electoral 2010, es favorable y obtuvo una calificaciOn de 83. Este resultado
no incluye el analisis efectuado por el equipo auditor de Is presente auditoria
(Regular vigencia 2010) en el que se verifico Is liquidacion de contrato UNE
referente al proceso electoral de marzo de 2010.
Los mecanismos de Control Internal implementados hasta el mayo 30 de
2010 pars los procesos electorales evaluados, fueron adecuados y eficientes
sin embargo se detectaron debilidades relacionadas con:
- La divulgacion de las elecciones del 14 de marzo de 2010 present()
deficiencias que fueron asumidas por la Fiscalia General de la Nacion,
relacionadas con presunta obstaculizaciOn ilegitima del sistema informatico o
red de comunicaciones de la Registraduria Nacional del Estado Civil.
- El recibo de Kits electorales, entradas a almacen, se realize) en forma
posterior despues de realizadas las elecciones del 14 de marzo de 2010 y los
Reintegros de estos se efectuaron al Fondo Rotatorio de la Registraduria
incumpliendo los procedimientos y la fund& de SupervisiOn e Interventoria.
- En las elecciones desarrolladas el 30 de mayo de 2010, se senala que,
frente al componente tecnico de infraestructura, se evidenci6 que, si bien, los
requerimientos establecidos por la entidad fueron cumplidos, de acuerdo a la
muestra seleccionada, en cuanto al componente procedimental se
encontraron debilidades de parte del contratista y la registraduria asumia
actividades propias de este.
2.1.2.2 Gestien presupuestal y Financiera
Tabla No. 25

Calificacitin de la gestion presupuestal y/o Financiera


CalificaciOn
parcial

Factor de
.
Ponderacion

Pu
untaje Total

95
90
99
99

0.25
0.25
0.25
0.25

23.75
22.50
24.75
24.75

95.75

Programaci6n y aprobacion
Cumplimiento normativo
Cumplimiento de la ejecucion de ingresos
Cumplimiento de la ejecuciOn de gastos

Puntaje total
Fuente: Guia de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Audite Versi6n 4.0
Elabor6. Equipo auditor.

36 Informacion tomada del informe de la Contraloria General de la Republica-Contraloria Delegada para la Gesti6n
P6blica No. 40 de 2010.

110

CONTRALOR1A
DEOBLt
St NI i+ As DE LA
-

s'71,o'F';`,Tn.f.. `A"

e INSEilu r- ,toNEs FLNANCIEPA.t.

Presupuesto
En materia presupuestal, se maneja la informaci6n por medio del Programa
SUF. La planeacion del presupuesto se realiza de acuerdo con la
normatividad legal aplicable.
El presupuesto final de la Registraduria para la vigencia 2010 ascendio a
$715.973 millones, del cual se comprometieron $709.304 millones,
equivalente al 99.06%.
Para funcionamiento, la Entidad cont6 con una apropiaci6n de $655.493
millones, de los cuales se comprometieron $648.869 millones, que
corresponden al 99%. Para inversion cont6 con una apropiacion presupuestal
definitiva de $60.480 millones, de los cuales se ejecutaron $60.435 millones.
Del presupuesto total ejecutado para la vigencia 2010, el 92,86%
corresponde al nivel central y el 7,14 a las Delegaciones.
Las cuentas por pagar fueron revisadas en un 92% y no presentaron
deficiencias; las mismas quedaron constituidas de la siguiente manera:
Table No. 26
Cuentas por Pagar
Millones de Pesos

CONCEPTO
Gastos de Funcionamiento
Servicios Personales
Gastos Generales
Transferencias
Gastos de InversiOn
TOTALES

VALOR
1.013.3
217.4
795.9
4.3
5.873.2
6.890.8

Fuente: Presupuesto Registraduria


Rezago Presupuestal vigencia 2009

Las Reservas Presupuestales de la vigencia 2010 quedaron constituidas de


la siguiente manera:
Table No. 27
Reserva Presupuestal
Millones de Pesos

CONCEPTO
Gastos de Funcionamiento
Servicios Personales
Gastos Generales
Transferencias
Gastos de Inversion
TOTALES
Fuente: Presupuesto Registraduria

VALOR
11.591.9
7.571.5
4.020.4
648.9
9.629.3
21.870.1

CONTRALORIA . gEosNTTIonNA Loseir;co: LEG ADA

GENERAL Db. LA HE IAJOLICA E INSTHUCIONES FINANCIERAS

Durante el proceso auditor las reservas se revisaron en un 75% y se


evidenciaron las siguientes situaciones:
Del total de las Reservas constituidas, $6.923,1 millones corresponden a los
Contratos No. 314 y 317, siendo el objeto atender el procesamiento de datos,
preconteo, escrutinio municipal y departamental por un lado y de obtener
bienes y servicios que integran el Kit electoral. Por el otro, necesarios para
atender las elecciones atipicas de la Gobernaci6n del Valle del Cauca a
celebrarse el 23 de enero de 2011. Las anteriores elecciones no se Ilevaron
a cabo y fueron suspendidas mediante Decreto No. 4743 del 23 de diciembre
de 2010.
El rezago presupuestal por la vigencia 2009 fue de $84.853,8 millones de los
cuales $26.220,1 millones corresponden a Reservas Presupuestales y
$58.833,4 millones a Cuentas por Pagar. Verificada esta informacion se
determin6 que del total de las reservas se dejaron de ejecutar $64,6 millones,
las cuales se encuentran debidamente soportadas en las Actas de
Cancelacian No. 1. 2 y 3, las cuales fueron informadas al Ministerio de
Hacienda y Credit Publico.
Hallazgo No. 20: Constituci6n Reservas Presupuestales
El Decreto 111 de 1996 en su articulo 78 establece: "En cada vigencia, el
Gobierno reducire el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento cuando las
reserves constituidas para ellos, superen el 2% del presupuesto del alio
inmediatamente anterior. Igual operation realizare sobre las apropiaciones de
inversion, cuando las reserves para tal fin excedan el 15% del presupuesto de
inversion del alio anterior".
Al cierre de la vigencia 2010, la Registraduria constituy6 reservas
presupuestales para gastos de funcionamiento por $11.591,8 millones cifra
que representa 4.7% del presupuesto del alio inmediatamente anterior,
incumpliendo lo establecido en la ley de presupuesto donde el limite es el
2%, lo anterior originado en la falta de planeaciOn y control por parte de la
Entidad.
Viqencias Futures
La Registraduria solicito al Ministerio de Hacienda y Credit() POblico el 8 de
noviembre de 2010 $425 millones como vigencias futuras, con el fin de
contratar servicio de transporte de carga y de material de consumo electoral,
asi como bienes devolutivos a Delegaciones Departamentales,
Registradurias Especiales y Auxiliares y demas destinos nacionales e
internacionales.

112

Q140

I L:
RIAJCD"""A
R P,
CONTRALO R 1A gETTIO
L

LE

RE

L ..(; A E INSTiluf IC:NES FINANCIE9AS

La entidad manifesto requerir la contratacian de este servicio y establecio


que el contrato ascendia a $500 millones, de los cuales expidio certificado de
disponibilidad presupuestal No. 1198 por $75 millones y solicito cupo de
vigencias futuras por el excedente, en cumplimiento del articulo 10 de la Ley
819 de 2003.
SegOn oficio del 18 de noviembre de 2010, el Director General del
Presupuesto POblico Nacional aproloo cupo de vigencias futuras ordinarias
por el valor y para el concepto solicitado.
De igual forma, el 22 de noviembre de 2010, la Direcci6n General de
Presupuesto aproba cupo de vigencias futuras ordinarias por $6.924
millones, de los cuales $4.707 millones corresponden a gastos de personalservicios personales indirectos y $2.217 millones a gastos generalesadquisicion de bienes y servicios. Lo anterior, para contratar todo lo
necesario para la logistica de las elecciones atipicas para elegir el
gobernador del Valle del Cauca, Nadas mediante Decreto 3565 del 28 de
septiembre de 2010. El monto total de este proceso electoral estaba
presupuestado en $18.733 millones, los cuales se financiaban con: $9.795
millones de presupuesto vigencia 2010 y el saldo corresponde a presupuesto
de la vigencia 2011.
Austeridad del Gasto POblico
Los informes de austeridad enviados por la entidad durante la vigencia 2010,
relacionan conceptos de: Nomina, servicios personales indirectos, viaticos y
gastos de viaje al exterior, fotocopias, impresiones y publicaciones,
asignacion de vehiculos oficiales, servicios publicos y pagos del Consejo
Nacional Electoral, de acuerdo con la metodologia para la presentaciOn de
estos informes, proferida por el Departamento Administrativo de la Fund&
POblica.
Adicionalmente, la Entidad ha expedido las siguientes politicas en materia de
austeridad del gasto:
Circular 090 del 9 de septiembre de 2009, por la cual se adoptan politicas

de austeridad y eficiencia en el gasto pLiblico, en lo relacionado con la


utilization de servicio de telefonia local, larga distancia y a celulares,
consumo de energia electrica y agua, consumos de papeleria y toner de
impresoras.
Circular GAFDA-114 del 6 de noviembre de 2009, por la cual se
imparten politicas e instrucciones en materia de arrendamiento bienes
inmuebles para la vigencia 2010, especificamente en lo relacionado con

113

CONTRALO

REA

CLNLRAL DE LA I PUBLIC

E INSTITL:LiONES L JNANCEERAS

los incrementos en los canones de los contratos de arrendamiento. Esta


politica se actualize anualmente.
))i En materia de mantenimiento de bienes inmuebles y con el fin de
optimizar los recursos asignados al proyecto de inversion "Mejoramiento y
Mantenimiento de la lnfraestructura Administrativa a Nivel Nacional" la
Gerencia Administrative y Financiera determine) descentralizar su
ejecucion a traves de la asignaciOn de cupos presupuestales mediante
oficio GAF-031 de 3 de marzo de 2010, otorgandoles la facultad mediante
Resolucian 056 de 2010 a los Delegados Departamentales para la
ordenacion del gasto por el Fondo Rotatorio, que permita en el nivel
descentralizado la celebraciOn de contratos de obra para la atenci6n
oportuna y prioritaria de las necesidades en materia de adecuaciOn de
sedes.
Reporte de Bienes
La entidad ha cumplido la obligaciOn de reportar on el aplicativo del Sistema
de Control de Activos-SIGA, los bienes inmuebles de propiedad de la
Registraduria Nacional del Estado Civil. A mayo de 2011 se han reportado la
totalidad de los bienes inmuebles, que ascienden a 217 propiedades y se
viene realizando la revision, cotejo y verificacian de la informacion y
documentaci6n existentes y de la que ban enviado las delegaciones
departamentales.
Respecto a la enajenaci6n de inmuebles, la entidad no posee Bienes
disponibles para enajenacion.
2.2 GESTION MISIONAL EN LOS PUNTOS DE CONTROL
En las Delegaciones auditadas se observaron diversas situaciones, las
cuales se encuentran on cada uno de los informes de auditoria. El resumen
de las principales situaciones, por temas comunes, es el siguiente:
INDICADORES
CAU CA:
Debilidades on los indicadores del Plan de Acci6n de la DelegaciOn. Este
instrumento no incluye indicadores de eficiencia.
QUINDIO:
Inadecuada presentacian de los indicadores on el informe de ejecuci6n del
Plan de AcciOn Operativo del primer semestre de 2010, frente a las formulas
establecidas en las hojas de vida de los mismos. Otros no se aplican

114

EL
ONT R ALOMA DEGADA

:-

CONTRALORIA Lc, _,J ,

V.EILFGE

PROCESO DE IDENTIFICACION PMT


VALLE:
Proceso de fabrication y renovation de cedulas. Durante el ark) 2010 se
produjo la devolution de 1.320 cedulas con errores en la fabricaciOn.
Aproximadamente 3.474 cedulas reprocesadas PMT.
BOYACA:
Manejo Tarjetas Decadactilares. Se tiene que de las 4.114 tarjetas
decadactilares utilizadas se anularon 66. De las 1.290 tarjetas utilizadas para
la expedici& de tarjetas de identidad, se anularon 153. Fueron devueltas
117 por los usuarios, por causes tales como errores en los nombres o
apellidos. El Centro de Acopio ha devuelto, en lo corrido de este ano, 3.240
cedulas y/o tarjetas tramitadas en las diferentes Registradurias por aspectos
de tramite y de control de calidad.
CAUCA:
Se evidenci6 falta de oportunidad en la Entrega de Cedulas, evidenciandose
casos de hasta 2 anos.
CALIDAD INFORMACION PROCESOS MISIONALES
RISARALDA:
Debilidades en la informed& de las consignaciones para la expedici6n de
los registros civiles y de la Informed& del sistema sobre la expedici6n de
cedulas.
CAUCA:
PMT I y II Delegation Cauca y CedulaciOn Booking. 3.000 renovaciones
tramitadas entre Julio y noviembre de 2009, que debian ser entregadas en el
primer semestre de 2010, presentaron errores en los datos biograficos,
huellas dactilares, fotografias, lugares de expedicion y firmas que no
correspondian, atribuibles principalmente a inconsistencias en la informed&
registrada en la base de datos.
QUINDIO:
El informe de ejecucion del Plan de Acci6n Operativo del primer semestre de
2010 muestra datos que no concuerdan con los informes de actividades
presentados por las Registradurias Municipales de Armenia, Calarca,
Circasia, Montenegro, Quimbaya y Salento.
BOYACA:
Consistencia de los Reportes con los documentos fisicos en la production de
documentos de identification.

115

CONTRALOR1A n'Tir:-Z7,1n:EL"A"
tiEr4RAL OA LA 13APUOL

ENSUILALAMIeS)1-FHANCIEHAS

ANI - CENSO ELECTORAL


CALDAS:
Se evidenci6 que existen 394 registros de cedulas de ciudadania de
personas fallecidas antes del 20 de mayo de 2010, de acuerdo con
informaciOn suministrada por la Notarias de la ciudad de Manizales, que
figuran en el censo electoral que sirvio para la primera vuelta de presidencia
2010. Esta situaci6n puede ocasionar fraudes y alteraciones en los procesos
electorales. Connotaci6n disciplinaria.
VALLE:
De la muestra seleccionada de 400 cedulas de ciudadania, de las personas
cuyos decesos fueron registrados ante las notarias de Buga, Cartago, Zarzal,
Guacari, Alcala, Calima-El Darien y Cali (Notarias 4, 5 y 12) y las
dependencias de Medicina Legal de Santiago de Cali, se realize verificacien
en el aplicativo del Cense electoral de la Primera vuelta de elecciones de
presidente del 2010 y se encontr6 que el equivalente al 12% de la muestra,
corresponde a personas fallecidas que aUn se encuentran vigentes y
habilitadas para votar o figuran con perdida de derechos politicos.
CAUCA:
De 303 registros de defuncion realizados en el primer semestre de 2010 en
las Notaries 2a y 3a del Circulo de Popayan, 52 de ellos no se cancelaron en
el ANI, continuando vigentes las cedulas respectivas.
ADMINISTRACION INVENTARIOS
CALDAS:
Fallas en la conservacien material electoral y de control de material de
adhesivos.
VALLE:
Se detectaron registros civiles entregados al Hospital ubicado en Cartago
que no se encontraron fisicamente; corresponden a los formularios
39610845, 39610846 y 39610847.
El Inventario fisico de la Delegacion no mostraba los bienes que realmente
tenia la entidad para el cumplimiento de sus funciones. Inventario de
vehiculos. Deficiencias en la administraci6n del parque automotor de la
delegacion. En uso: 2 mal custodiados y conservados; Para dar de baja: en
estado de abandono.
NORTE DE SANTANDER:
Los bienes de Propiedad, planta y equipo, no estan clasificados por
elementos, cuenta con una relacien general, los cuales se encuentran

116

CONTRALORIA `,Ts"-,7,4',',L=r7A""""

GENERAL OE LA REPUNLILA E INSTIEJG1ONE5 FELANCIERAS

depreciados, inservibles y obsoletos en su gran mayoria. El Nivel Central no


ha culminado el proceso de dar de baja los elementos que no se encuentran
en funcionamiento.
Vehiculos. Existen tres vehiculos en poder de la Delegacion Departamental,
sin embargo, un vehiculo Chevrolet Sprint no esta en funcionamiento hace 6
meses por falta de repuestos.
BOYACA:
Manejo de Recursos Fisicos-Existencia de Inventarios. En la Registraduria
de Tunja no se encuentran, a marzo de 2011, 17 tarjetas decadactilares.
En Puerto Boyaca se encontr6 que existen elementos que se registran en
listado del inventario con un namero de placa diferente; igual situacian en
Duitama, Chiquinquira, Boavita y La Uvita.
CAUCA:
Los equipos 7026 SAGEM de computo, entregados a los hospitales, no estan
cumpliendo con la mision a la que fueron asignados, ni tienen asignado
operario. Se encontr6 que el Ultimo inventario fisico se efectu6 el 31 de
diciembre de 2008.
En las Registradurias Municipales de Santander de Quilichao, Caloto, Bolivar
y Mercaderes y la Registraduria Especial de Popayan se encontraron bienes
inservibles u obsoletos que no han sido dados de baja, los cuales ascienden
a $57.4 millones segon registros contables, sin que hayan sido reclasificados
cuentas de orden.
QUINDIO:
Muebles y enseres, equipo de oficina y equipo de computaciem que se
encuentran catalogados como inservibles y que no se les ha dado de baja.
En las Registradurias Municipales de Calarca, Circasia y Montenegro, no se
han legalizado los elementos recibidos en calidad de donaci6n.
SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y BIENES
NORTE SANTANDER:
Se evidenci6 la ausencia de medidas de protecci6n y seguridad fisica en el
centro de acopio.
VALLE:
Seguridad recursos financieros. No cuenta con mecanismos de seguridad,
vigilancia e infraestructura adecuada y funcional para el recaudo de dicho
dinero y su posterior transporte.

117

0E0sNTTKI
N
A LpOuReiLA, cDAE L 00 ADA
REA
CONTRALO
GtN LEAL DE LA ft E
L !CA E INSTITUCiONES HEIANCIERAS

Seguridad Custodia de Documentos. En revision realizada al Kardex (2010 y


2011) de los talonarios de comprobante de documento en tramite, los
soportes de las entregas y al libro de entrega de talonarios, de las
Registradurias Especial de Cali y auxiliares de La Casona y Alamos, se
detectaron faltantes.
CAUCA:
En relacian con la seguridad y Servicio de Vigilancia de las instalaciones, con
excepciOn de las sedes de la Delegacian del Cauca, la Registraduria
Especial de Popayan y la Municipal de Santander de Quilichao, las restantes
39 sedes de la RNEC en el Cauca no cuentan con Sistema de Seguridad
adecuado ni herramientas que permitan garantizar la seguridad de las
personas, edificaciones, cedulas y demas documentos de la ciudadania.
TALENTO HUMANO
En la Delegacitin de Caldas, on relaciOn con la contrataci6n de
Supernumeraries, se detectaron deficiencias con respecto a la acreditaciOn
de los requisitos necesarios para la posesi6n. Se dio presunta incidencia
disciplinaria.
Asi mismo, en la Delegacion de Cauca, la asignaci6n de funciones al
personal supernumerario no fue especifica ni relacionada con las
necesidades del servicio.
CONTRATACION
NORTE SANTANDER:
Se detectaron falencias en estudios previos y la obligaciOn de publicaci6n, se
inobserva el principio de transparencia, en cuanto a la publicidad de
contratos.
RISARALDA:
Inobservancia de lo establecido en el articulo 41, inciso 2 de la Ley 80 de
1993 y la Circular N006 del 17/01/2008 de la RNEC, y presuntamente el
numeral 1 del articulo 34 de la Ley 734 de 2002. En la verificaciOn de ocho
contratos celebrados per la RNEC DelegaciOn Risaralda, se evidencia
suscripciOn de acta de inicio con fecha anterior a la expediciOn del Registro
Presupuestal correspondiente, requisite previo para la ejecuciOn de los
mismos. Presunta incidencia Disciplinaria
CAUCA:
El 1 y 2 de septiembre de 2010 se realizo visita de obra a las instalaciones
de la Registraduria Civil del Municipio de Santander de Quilichao, con el fin
de establecer la ejecuciOn del contrato No. 016 de 2009 por $13.4 millones.

118

==,

r0
CO:NTRALOR1
FINHIVG
LtREFtWL,CA
tI
En la visita se midieron las actividades de obra liquidadas y se estableci6 que
las cantidades de los item: 6- Panete muros y 9- Pintura sobre muros vinilo
Tipo I, es menor que lo liquidado en el documento "Cuadro Recibo de
Cantidades de Obra", que hace parte del acta de liquidacien del citado
contrato.
Realizados los celculos se determine que el valor presuntamente sin ejecutar
es por $2.2 millones. Lo anterior debido a falta de seguimiento y control a la
ejecucien del contrato lo que pone en riesgo la calidad del trabajo efectuado
e incumplimiento del principio de economia, dado que las instalaciones
locatives de la Registraduria Municipal de Santander continOan presentando
humedad y alto grado de deterioro en sus paredes y techos.
Contrato 439 de 2008. Acumula en el mismo objeto contractual actividades
que corresponden a diferentes clases de contratos, consultoria y obra civil.
La suscripcien del acta de inicio del contrato y de obra del 28 de enero de
2009 y de la entrega del anticipo del 17 de febrero de 2009 se realizaron sin
haber radicado la solicitud de licencia de construcciOn ni haber obtenido la
autorizaciOn previa de la Curaduria Urbana de Popayan.
El acta de liquidacien Unicamente justifica el anticipo entregado. La visita
tecnica de la CGR demuestra el estado inconcluso de las obra.
Asi mismo, en otro contrato de obra se evidencia el incumplimiento de la
calidad y estabilidad-Piso de madera, porque presenta deflectacion en
diferentes sectores, esto es, ondulaciones causadas por errores en el
proceso constructivo. Al medir algunos items, comparados con los cuadros
de obra ejecutada, se constat6 que presenta menos cantidad de obra por
$1.08 millones, incidencia Fiscal.
TIC
VALLE:
Se evidenciaron inconsistencias relacionadas con su administracien, como
son los mantenimientos preventivos y correctivos, la falta de un plan de
contingencia al presentarse danos en los equipos, la falta de control y
seguimiento sobre los equipos suministrados a otras entidades como los
hospitales, para el proceso de registro civil de nacimiento, la subutilizacien de
aplicativos que posibilitarian un trabajo mes eficiente.
En las oficinas de Argelia, El Dovio, Cartago, Calima - El Darien, Versalles,
Tullia, Guacari y La Victoria (Desde enero del 2010), la empresa UNE,
contratada con el fin de realizar la adecuacion e instalacion de los equipos de
comunicaciones e infraestructura de la red, no ha realizado la instalaciOn de
las antenas receptoras de serial de banda ancha y de los equipos de

119

CONTRALORIA E)SMTTI gnt1LP:9111 OD" " A"

CENELZAL DE LA II L PUBLICA E INSTI1UCIOLIES HNANCIERAS

comunicaciOn con la cual se interconecta la oficina con el nivel central, lo


cual impide la realizacion del tramite de tarjetas de identidad por primera vez
y limita la eficacia de los tramites para la renovacion para menores de 14
atios.
No se cuenta con instalaciones de energia regulada para garantizar la
estabilidad y funcionamiento de los equipos que soportan las actividades
administrativas Ilevadas a cabo por los registradores.
Algunos equipos no estan instalados en lugar conveniente para preservar y
asegurar su adecuado funcionamiento, seguridad, exposiciOn estatica y
acceso del public. A la Registraduria del municipio de la Victoria se le
suministr6 modem de WI-Fi, con el fin de establecer la comunicaciOn y el
acceso a la base de datos del SES directamente en el nivel central desde el
mes de agosto de 2010, pero no se le ha otorgado autorizacion para realizar
dicho acceso para desarrollar las actividades concernientes al registro civil.
BOYACA:
Se observo falta de cuidado y conservaciOn del Software y Hardware, del
equipo de identificaciOn y de los recursos fisicos.
Las Oficinas de la Registraduria de Boavita y la Uvita, fueron dotadas de un
equipo denominado Rack de Comunicaciones desde octubre de 2008 y que
a la fecha no se ha puesto en funcionamiento, debido a que el contrato
suscrito en la Sede Central que tenia como objeto dotar a todas las
Registradurias de un sistema de comunicaciOn en linea a nivel nacional, se
terming y dej6 estos equipos sin completar su instalacion y por ende sin
utilizar
CAUCA:
Sistemas de informacion proceso de cedulaciOn. Faltan las copias de
seguridad actualizadas de la informaciOn para el proceso de duplicados y
renovaciones de cedulas.
SAGEM Securty, firma responsable del acceso al enlace (VPN), hasta el 20
de septiembre de 2010 resolvi6 el acceso para tres (3) municipios, lo que
conllev6 a que los otros continuaran el procedimiento en forma manual para
la correspondiente actualizacion de las bases de datos que deben remitirse
al Archivo Nacional de Identificacian ANI.
QUINDIO:
La entidad cuenta con antivirus pero el software se encuentra desactualizado
en los equipos de PMTII y no posee bases de datos de definicion de virus al
dia. SituaciOn que se angina porque el antivirus no logra conectarse a los

120

ak
fO
i;
w ONTRALORIA
Ghs,,pus
C
CONTRALOR

servidores de actualizaciOn de virus en el momento en el que intents realizar


dicha operation.
La auditoria se adelanto en el II Semestre de 2010 al I Semestre del mismo.
GESTION DOCUMENTAL
RISARALDA y NORTE DE SANTANDER:
Deficiencias en la identificaciOn, clasificacion y ordenaciOn de documentos.
BOYACA y QUINDIO:
Las delegaciones no tienen identificados y clasificados sus archivos. En las
Registradurias Municipales de Salento, Circasia, Quimbaya, Montenegro y
Calarca. se evidenci6 que las carpetas que contienen los documentos de las
diferentes areas, no se encuentran foliadas y no estan organizadas de
acuerdo a las tablas de retention documental.

2.3. EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES


La Registraduria Nacional del Estado Civil present6 deficiencias en los
estados contables para la vigencia 2010, segOn las normas tecnicas del Plan
General de Contabilidad PUblica relativas a los estados, informes y reportes
contables, las cuales determinan los criterios para su preparaci6n y
presentaci6n.
A continuation se presenta el resultado de la evaluaciOn realizada a cada
una de las cuentas seleccionadas:
DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS
Esta cuenta presenta a 31 de diciembre de 2010, saldo por $4.626 millones
que corresponden a multas impuestas por el Consejo Nacional Electoral, de
acuerdo con la ley 130/94 a Partidos y movimientos politicos y candidatos de
los mismos.
ANTICIPOS PARA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
En esta cuenta se registran los anticipos de contratos suscritos por la entidad
para adquirir bienes o servicios. Present6 una disminucion significativa
durante la vigencia 2010, producto de la legalizaciOn del anticipo en virtud del
PMTII.
A 31 de diciembre de 2010, los valores significativos registrados en esta
cuenta son: a) $10.842 millones correspondiente al saldo de contrato con el

121

CONTRALORR ; GorirpotraiLA DELEGAIDA

Consorcio MORPHO Sucursal Colombia, para la constitucien de dos fiducias


por $1.507 millones por concepto de fabrica y aclaracion de Licencias y
$9.335 millones por insumos de producci6n de documentos de Identidad,
Contrato que fue liquidado en diciembre de 2010. b) $631 millones a JAHV
MCGREGOR Ltda. en calidad de anticipo por concepto de auditoria externa
a los partidos, movimientos y candidatos por reposiciOn de gastos de
campanas electorales.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Producto de la liquidacion y legalizaciOn del Contrato 057 de 2005 se
afectaron cuentas de este grupo como: Maquinaria industrial, herramientas y
accesorio, equipo de ayuda audiovisual, equipo y maquina de oficina, equipo
de comunicacion y computaciOn.
Las afectaciones contables producto de la legalizacien por $321.430,8
millones fueron: En el grupo 16 Propiedades Planta y Equipo se registrO el
valor neto de $24.593 millones y en el grupo 31 Hacienda PUblica la
depreciaciOn por $20.865,2 millones, conforme lo establece la Contaduria
General de la NaciOn. Este registro lo realize la entidad porque considera que
los bienes en menden, que hacen parte del contrato Ilave en mano, desde su
adquisicien hasta la fecha de legalizacien y liquidacien estuvieron en uso.
Hallazgo No. 21: Soportes Incorporacion bienes PMTII
El Contrato No. 057 de 2005, en el capitulo 2, clausula 7, numeral 7.19,
establece la forma como el contratista debe entregar el inventario detallado
de bienes, para incorporarlos a la contabilidad de la Registraduria; asi
mismo, la carta RDRCI 000626 de Julio de 2009, senala la informacien y
procedimiento necesario que debe realizar el contratista para la entrega de
bienes tangibles e intangibles, de conformidad con la Resolucion 7495 de
2006.
1. Con relacion al ingreso al almacen de los bienes producto de PMTII, se
establecie que para los tangibles el soporte fueron las actas individuales con
las cuales el contratista entreg6 los bienes durante la ejecuciOn del contrato,
algunos desde el alio 2006. Para la liquidacien del contrato, y por ende la
entrega de los bienes a la Registraduria, no se elabor6 ninguna acta que
tuviera informacian actualizada de los activos efectivamente entregados y
recibidos.
Es importante precisar que durante las nueve (9) entregas parciales de los
subproyectos, los bienes estaban a cargo del contratista quien asumia el
riesgo del uso, cancelaba los seguros, realizaba los mantenimientos y los
controlaba; por lo tanto, en ese lapso no entraron a los Estados Financieros

122

,AL
CONTRALORIA .$7.,

RIA DELEGADA

de la Registraduria Nacional del Estado Civil, ni se efectuo registro alguno en


Cuentas de Orden, por ende no fueron objeto de evaluacion en las auditorias
anteriores, por tratarse de un contrato de Modalidad Llave en Mano.
2. La Circular No. 086 del 27 agosto de 2009, estableci6 el procedimiento
para el levantamiento del inventario de PMTII, en la cual se indica que los
formatos Al (ActualizaciOn de Inventario) deberian estar en la sede central
entre septiembre y octubre de 2009; sin embargo, la liquidacion del contrato
se realizO en diciembre de 2010 y no se levant6 inventario fisico de acuerdo
con el procedimiento senalado.
3. La incorporacian al aplicativo LEADER se realiz6 con las matrices
elaboradas por el contratista con base en las entregas parciales; en los
documentos de la liquidacion se senala que las Actas de Entregas Parciales
hacen parte de las actas de recibo final, sin embargo, durante los cinco (5)
anos de ejecucion del contrato existi6 un volumen importante de novedades,
tanto en los equipos como en el personal que los tiene a cargo, lo cual
impidi6 establecer realmente los bienes incorporados, al no existir una acta a
la fecha de la liquidacion.
Adicionalmente, se solicitaron los formatos Al (Actualizacion de Inventario)
de 121 elementos tangibles y 13 intangibles, de los cuales 61 son del
proyecto PMTII y se recibieron 33 (19 de PMTII), indicativo de que la entidad
tampoco cuenta con el inventario fisico de los bien recibidos.
4. Se realiz6 simultaneamente el alta de bienes del almacen y el traslado con
los mismos soportes y matrices, los cuales se encuentran distribuidos a nivel
nacional.
5. En visitas realizadas a las sedes en las Registradurias auxiliares de:
Teusaquillo, Candelaria, Rafael Uribe Uribe, Ciudad Bolivar, Suba y la
Registraduria Distrital, no pudieron identificar los bienes producto del PMT II
dado que no se evidencian los soportes de las actas de entrega y recibidos
tales como: las booking, los Morphos, los lectores 2D, entre otros.
Por lo anterior, se concluye que no existen soportes para verificar que los
bienes tangibles incorporados al inventario con base en la matriz
suministrada por el contratista e incluidos en el informe 085 de noviembre de
2010, el cual es soportado con las actas de entrega parciales desde el ano
2006, efectivamente existen y se encuentran en buen estado, lo cual origina
incertidumbre en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo y en la
LegalizaciOn del anticipo por $24.593 millones.

123

CONTRALORIA
DELEGADA
GEMON P tI9
ICA E 11,:ti1 CEC
UhES

CONTRALORIA
GENERAL DE LA Ht.

Hallazgo No. 22: PLACAS PMTII


En el contrato No. 057 de 2005, clausula 7, obligaciones generales del
contratista, numeral 7.19 se indica: "Entregar, en presencia del funcionario o
funcionarios que designe LA REGISTRADURIA y del interventor, el inventario
detallado de los bienes que se suministran como parte del desarrollo del contrato y
cuya propiedad se transfiere a LA REGISTRADURIA, conforme a los
procedimientos que para el efecto establezca la Entidad....". Asi mismo, el
oficio RDRCI-000626 de julio de 2009, de los supervisores del contrato,
establece la forma de la informaciOn para la incorporaciOn de bienes PMTII al
inventario de la RNEC y senala que "Se deben relacionar cada uno de los bienes
con las siguientes caracteristicas asi: tipo de bien, marca, modelo...esta relaciOn
debera venir ordenada por placa...". De acuerdo con lo anterior, la Registraduria
suministro las placas al contratista para adherirlas a los bienes a entregar.
No obstante, en el manejo de las placas de los bienes tangibles, se
establecieron las siguientes situaciones deficientes:
De acuerdo con la informacian suministrada con oficio RDRCI-DNI-121
del 18 de marzo de 2011, la entidad indic6 que al contratista se le
entregaron 14.966 placas, descontadas 427 que el contratista reintegr6.
Sin embargo, la numeracion de las placas asignadas a los bienes
incorporados al inventario oscila entre la No. 1 y la 16.132, de las cuales
no se encuentran 1.981 utilizadas, teniendo en cuenta el consecutivo, que
los bienes tangibles ingresados al almacen fueron 12.311, 1.844 se
encuentran en el almacen y que los nOrneros de placas 1209, 2292, 3313
y 7525 se encuentran repetidas.
En la pagina 11 del informe 085 de noviembre de 2010, anexo del Acta
Tecnica de recibo final, se senala lo siguiente: "Con el fin de contar con
mayores elementos de verificacion, mediante comunicacion GP-INT-PMT-1851
del 17 de septiembre de 2010, se le solicit6 a la RNEC, informer sobre la
relackin del total de placas impresas y entregadas al Contratista, de las placas
existentes al cierre de este proyecto. Cabe anotar que a la fecha de emision de
esta observacion NO se ha recibido ningOn tipo de respuesta".
Lo anterior denota falta de control durante la ejecucian del contrato, del
suministro de las Placas y por ende de los bienes que se encontraban en use
de la Registraduria, los cuales estaban a cargo del contratista SAGEM, lo
cual genera incertidumbre en los bienes recibidos.
Sequimiento al plan de mejoramiento
El Grupo Propiedad Planta y Equipo por $63.641 millones (valor neto),
continua con incertidumbre, generada por las debilidades en el manejo de los
bienes de propiedad de la Registraduria. Lo anterior se sustenta en:

124

. CONTRALORIA
4)

CONTRALOPIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
EINSTMJCNONES FINANCIEHAS

El plan de mejoramiento, suscrito por la entidad, contempla acciones de


mejoramiento que se encuentran en desarrollo y tienen propuestas metas
con fechas de finalizaciOn en los ailos 2011 y 2012.
-

Asi mismo, los hallazgos de la auditoria Especial realizada al primer


semestre de la vigencia 2010, donde se incluy6 como objetivo el tema de
Propiedad Planta y equipo; dentro de los cuales se destacan los
siguientes:
Se evidenciaron deficiencias en la aplicaciOn de la normativa contable, al no

disponer de inventarios fisicos actualizados y depurados de toda la Entidad;


desagregaci6n del saldo AmortizaciOn Acumuladas de Intangibles - Licencias y
Software; no se han efectuado los avaltlos de los inmuebles y por ende tampoco
los ajustes por valorizaciOn, unido al hecho de las deficiencias en la
administraciOn de los bienes muebles e inmuebles.
Se determinaron innumerables elementos sin place de inventario, lo cual

dificulta su identificaciOn, ubicaciOn y responsables, edemas que varios de estos


bienes se encuentran en estado de obsolescencia y arrumados.

Se evidenci6 /a carencia de registros contables y documentos que acrediten


la propiedad de unos bienes de use de la Registraduria, en los casos de
donaciOn, cesi6n o comodato de bienes recibidos de los municipios; en
consecuencia, se desconoce lo establecido on la Circular DRN-085 de Julio de
2005. Es el caso de la Alcaldia de Yumbo, que con officio No. 200.06.01.088 del 5
de marzo de 2008, solicit6 a la Registraduria Municipal de Yumbo, el reintegro de
2 impresoras, 1 fax, 1 fotocopiadora, 1 monitor, una CPU y dos memorias USA,.
bienes que le fueron facilitados para el proceso electoral de octubre de 2007.
Ahora, durante la visita a ese Dependencia no aparecieron la impresora de place
No. 11282 y la CPU de placa No. 11286 (placas de la Alcaldia), edemas no se
pudo evidenciar documento alguno sobre la devoluciOn de estos bienes.
Las carpetas relacionadas con los bienes inmuebles, no contienen los
Certificados de Libertad y TradiciOn expedidos por la respectiva Oficina de
Registro de Instrumentos Publicos; no se encontraron documentos sobre el
avalQo actualizado y en las escrituras pablicas no se registran las respectivas
modificaciones por mejoras significativas y/o construcciones nuevas. Sobre unos
bienes inmuebles no se pudo establecer los titulos que acrediten a la
Registraduria Nacional del Estado Civil RNEC su calidad de propietario 0
poseedor del bien.

OTROS ACTIVOS
Hallazgo No. 23: Insumos PMTII
Los procedimientos de ingreso y traslado de bienes del proceso de
administraci6n de recursos fisicos establece los documentos soportes para
realizar estas operaciones.

125

CONTRALOR1A
Mtnti`,1,73'n(:'""'"
GENERAL DE LA DE, ODL 'CA ' E INSTIT UCEODES FINANCIEHAS
De acuerdo con el oficio RDRCI-1007 del 15 de diciembre de 2010, los
insumos utilizados en el proyecto ascendieron a $47.675 millones, de los
cuales se registraron $37.009 millones y $1.331 millones para un total de
$38.340 millones; el saldo por $9.335 millones, hace parte de la fiducia
constituida a la liquidacion del contrato. Sin embargo, en el ingreso y salida
de los insumos producto del PMTII se detectaron las siguientes situaciones:
No se han establecido los soportes de los ingresos y salidas de almacen
de estos insumos y en los informes entregados por SAGEM aparece la
discriminaciOn del total; sin embargo, no se evidencia documento alguno
suscrito por funcionarios de la Registraduria que validen esta informaciOn.
SAGEM incluye en la legalizaciOn de los insumos utilizados durante la
ejecuci6n del contrato los recibidos al inicio del mismo, relacionados en el
acta No. 1 del 30 de diciembre de 2005, los cuales son adicionales a los
adquiridos con los recursos del contrato 057 de 2005. Por lo anterior, la
legalizaciOn deberia ser por $367.669,8 millones y no $367.101,3 millones.
De acuerdo con el Acta 1 del 30 de diciembre de 2005, la RNEC entreg6 al
contratista los siguientes elementos:
Table No. 28
DESCRIPCION DE INSUMOS ENTREGADO A SAGEM
Descripci6n de Insumos
Entregado a SAGEM
Rollos de laminado anverso Cedula de Ciudadania
59,75172
Rollos de laminado reverso Cedula de Ciudadania
59,61954
Hojas de Teslin para Cedula de Ciudadania
20.106
Valoracion de los anteriores insumos
$568.5 millones
Fuente: Acta de Clerre 10 Producci6n y Entrega Cuadro No. 08 RNEC

Lo anterior, entre otras cosas evidencia falta de control y seguimiento de la


administracion en la liquidacion del contrato, lo que origina subestimacien de
$568,5 millones en las cuentas Deudores y por contrapartida
sobreestimaci6n del resultado del ejercicio.
La entidad, en su respuesta, indica: "Asi las cosas, y con base en el nuevo arqueo
realizado pare el acta de liquidacion del contrato 057 del 2005 y cumpliendo con to
establecido en la misma, se suscribi6 un contrato de fiducia pare los insumos pendientes por
entregar, entre los que se encuentran los contemplados en el acta 01 convertidos a formato
A3, y que ingresaran con cada una de las entregas posteriores de insumos hasta agotar los
recursos de este contrato, dando cumplimiento asi con lo establecido contractualmente en el
paragrafo del numeral 14.2.4.e del contrato 057 el 2005".

31 Con el proposito de mantener la continuidad en la producciOn de documentos de identidad, LA REGISTRADURIA


hara entrega al CONTRATISTA del inventario de insumos existente al momento de iniciar la ejecuciOn del
contrato... Concluido el plazo previsto contractualmente, EL CONTRATISTA devolvera a LA REGISTRADURIA la
misma cantidad de insumos recibidos.

126

CONTRALOR IA
)

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M- L.

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7,LITQ-ILL,Or.E-S

El equipo auditor tiene claro que el valor de los insumos de la fiducia hace
parte del valor total del contrato (367.101 millones) y los insumos del Acta 1,
fueron entregados al inicio del contrato y debian reintegrarse a su liquidacion.
En la respuesta al informe preliminar, la RNEC indic6 que el contratista
SAGEM, reintegro los insumos citados en el Acta 01 del 30 de diciembre de
2005, los cuales se recibieron con el "ACTA DEVOLUCION DE INSUMOS",
suscrita por los Supervisores del contrato, en la cual se indica: "...per teniendo
en cuenta las observaciones realizadas por la Contraloria General de la RepOblica. la
Supervision solicit() a Morph() Sucursal Colombia. adelantar las actividades necesarias para
la devoluciOn inmediata de los insumos entregados al inicio del Contrato 057 de 2005, razOn
por lo coal esta devoluciOn se llevo a cabo of dia de hoy 28 de junk) de 2011".

Lo anterior constituye un beneficio del proceso auditor, por la recuperaciOn


por $568.5 millones.
OTROS ACTIVOS-INTANGIBLES
Producto del registro contable de la legalizaciOn del contrato para el PMTII
por $321.430,8 millones se realizaron las siguientes afectaciones en esta
cuenta: registro del valor neto de $149.573,6 millones y por contrapartida
$79,7 millones de la amortization en el grupo 31 Hacienda POblica. Este
registro obedece a que los bienes en mention y que hacen parte del contrato
Ilave en mano, desde su adquisician hasta la fecha de legalizacion y
liquidaciOn estuvieron en uso.
Hallazgo No. 24 Soportes intangibles PMTII
El Contrato 057 de 2005, en el capitulo 2, clausula 7, numeral 7.19,
establece la forma como el contratista debe entregar el inventario detallado
de bienes, para incorporarlos a la contabilidad de la Registraduria; asi
mismo, la carta RDRCI 000626 de Julio de 2009, senala la information y
procedimiento necesario que debe realizar el contratista para la entrega de
bienes tangibles e intangibles, de conformidad con la Resolucion 7495 de
2006.
En la liquidaciOn del Contrato 057 de 2005, no se suscribieron actas de
recibo final actualizado del software y no se realize) levantamiento del formato
Al (ActualizaciOn de inventario); debido a su condition inmaterial y a que la
entidad argumentas que el software estaba incorporado a los equipos
entregados. Lo anterior genera incertidumbre $12.671,4 millones que hacen
parte del saldo de la cuenta Intangibles.

127

CONTRALORf
lA
GENEF,AL DL LA HE NLJ N LAC
A E IN$9Tuclor:Es FINANCIER AS
CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR
En esta cuenta se registran los valores adeudados por concepto de
reposiciOn de votos y financiaciOn de campanas segUn la Ley 130/94 y la
ResoluciOn 99 de 1997.
Hallazgo No. 25: Otras Responsabilidades Contingentes (919090)
El reconocimiento y pago de la Reposici6n de Gastos de Campana esta
reglado en Ley 130 de 1994, ResoluciOn 5608 de 2003, Resoluciones 0330 y
8811 de 2007, Resolucion 1139 de 2009, ResoluciOn No 109 de 2011 por las
cuales se adoptan los procesos y procedimientos en materia, presupuestal y
contable. De igual forma, se encuentra el procedimiento DP-GAF-ARFR 008
para la Expedici6n de Registro Presupuestal del compromiso Fondo Nacional
de Financiacion de Partidos y Campailas Electorales.
La subcuenta Cuentas de Orden-Otras Responsabilidades Contingentes
presentO, a 31 de diciembre de 2010, saldo por $127.596 millones, cifra que
contiene un registro por $91.009 millones realizado al cierre del ejercicio de
2010, con lo cual se subestima las Cuentas por Pagar por dicho valor, toda
vez que se encuentra soportado con Resoluciones de Reconocimiento de
Reposici6n de Gastos de Campana, elaboradas por el Consejo Nacional
Electoral.
Asi mismo, como hecho subsecuente, se evidenciaron pagos en el 2011 por
reposicion de gastos de campanas electorales y funcionamiento, a traves del
Fonda Nacional de Financiacion de Partidos y Campanas Electorales de
elecciones efectuadas en el 2010, por $2.129,3 millones, discriminados asi:
Tabla No. 28
PAGOS REGISTRADURIA
Cifras en Millones
CORPORACION

DEPARTAMENTO

PARTIDO
MOVIMIENTO

Camara
Camara
Camara
Senado
Camara
Camara
Camara
Camara
P. Andino
P. Andino
P. Andino
Camara

Exterior
Santander
Choco
Cauca
Nacional
Arauca
Nacional
Cundinamarca
Bogota
Nacional
Nacional
Nacional

Liberal
Integr. Regional
Liberal
Mov renovacion
Polo Democratic
Partido de la U
Fundalabor
Partido pin
Mov. RenovaciOn
Partido de la U
Conservador
Liberal

Fuente: Coordinacion de contabilidad RNEC

128

NETO A PAGAR

16.9
21.3
32.7
41.9
46.2
58.
70.4
168.2
205.9
332.6
498.9
636.1
2.129.3

`A1LPOnSiACD
"FINANCIERAS
"ADA
CONTRALORIA
gESNT7
L
LA Ft EPEILIL
iCA E INS'191ITLICEOILES
HAL DL

El procedimiento adelantado y denominado "CausaciOn de Obligaciones de


Partidos y Movimientos Politicos y Contratos de Auditoria Externa", indica
que el registro en cuentas de orden se realiza con base en el informe fisico y
en medio magnetico del Fondo Nacional de Financiaci6n de Partidos y
Campanas Electorales donde se relacionan los candidatos que tienen
derecho a la Reposicion de Gastos de Campana. La cuenta por pagar se
crea con el acto administrativo que reconoce y ordena el pago; procedimiento
que se considera errado toda vez que con la Resolucion de Reconocimiento
de ReposiciOn de Gastos de Campana, elaborada por el Consejo Nacional
Electoral, ya se reconoce la obligaciOn a cargo de la Registraduria con el
candidato. Por lo tanto, esta se constituye como el soporte para efectuar el
registro en las Cuentas por Pagar.
De conformidad con el Paragrafo Primero, del articulo decimo tercero de la
Resolucion 0330 de 2007, proferida por la Registraduria, se establece: "Para
verificar la votacion exigida en el numeral cuarto, el Registrador Delegado en lo
Electoral, expedira la certificaciOn sobre el namero de votos, de tal manera que se
especifique que listas o candidatos alcanzaron el porcentaje legal requerido para
acceder o no a la reposicion de los gastos de campana". (La negrilla, el
subrayado y la cursiva son fuera de texto).
El regimen de Contabilidad Publica define: "Las Cuentas por Pagar se registran
en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen documentos
que qeneran las obliqaciones correspondientes, de conformidad con las
condiciones contractuales. Cuando no exista prestackin a cargo de un tercero, su
reconocimiento debe estar condicionado al ripen de la obliqaciOn en virtud del acto
juridic que la sustenta". (El subrayado, la negrilla y el resaltado as fuera de texto).
El articulo decimo tercero de la Resolucion 0330 de 2007, Requisitos para la
Certificacirm y Reconocimiento del Derecho, reza: "Para certificar los informes
de ingresos y gastos, como para producir el acto de reconocimiento por parte del
Consejo Nacional Electoral de las sumas destinadas por el estado para contribuir a
la financiacian de las campailas, previamente se debera cumplir con los siguientes
requisitos:
1. Haberse presentado los Informes de Ingresos y Gastos de las campa fias.
2. No sobrepasar la sumo maxima fijada por el Consejo Nacional Electoral para
los gastos de la respectiva campana.
3. Haber obtenido tanto la lista o el candidato el porcentaje minim de votaciOn
exigido por la ley.
4. Acreditar un sistema de auditoria interna."
Con base en lo anterior, el registro en la Cuenta por Pagar y el gasto
respectivo se debe realizar como lo indica la Contaduria General de la
Nacion en el concepto 20074-92578, del 9 de julio de 2009: "Una vez los

129

CONTRALORIA
GENERAL DL LA REPUBLICA

CONTRALORIA DELEOADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES itINANCIERAS

padidos y movimientos politicos inicien los tramites correspondientes para adelantar


el cobro, /a Registraduria debera registrar la cuenta por pagar y el gasto respectivo"
La entidad causa y registra simultaneamente el pago con base en la
Resolucien que ordena el pago; inobservando el principio de Devengo y
Causacion, porque el reconocimiento de los hechos (obligaciOn) es
independiente del instante en que se efectna el movimiento de efectivo. Asi
mismo, se incumple el principio de Prudencia, el cual establece que los
gastos deben contabilizarse no solo los que se incurren durante el periodo
contable, sino tambien los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento.
Las cuentas de orden (Otras Responsabilidades Contingentes) y por el
contrario, se encuentran sobreestimadas en $91.009 millones.
Provisiones Pasivos Estimados
Esta cuenta presenta $1.685 millones a 31 de diciembre de 2010 y
corresponde a la provisiOn por fallos no favorables, segOn reporte enviado
por la oficina juridica a dicha fecha. El saldo registrado en esta cuenta es
razonable toda vez que se encuentran registrados todos los fallos proferidos
en contra de la entidad. La metodologia utilizada para el registro de los
procesos que cursan en su contra es la senalada en el Regimen de
Contabilidad Piblica de la Contaduria General de la Nacian.
Patrimonio Institutional
En esta cuenta se incluye el capital fiscal, superavit por donacian, Bienes de
use permanente sin contraprestacion y el registro de las amortizaciones. Su
saldo se afecta por los hallazgos descritos en este informe.
Producto del registro contable de dicha legalizacian del contrato del PMTII
por $321.430,8 millones se realizaron las siguientes afectaciones:
Contabilizacion de la Depreciacion correspondiente a la propiedad planta y
equipo y el valor de la amortizacien correspondiente a los Intangibles, por
$20.944,8 millones. Este registro contable se efectuo porque los bienes
tangibles e intangibles que se legalizaron del contrato Have en mano, tuvieron
el desgaste respectivo. No obstante, los bienes incorporados no fueron
actualizados de acuerdo a lo estipulado en la clausula 30 del contrato 057 de
2005.
Cuentas de Orden
En este grupo se incluyen varios conceptos que deben representar posibles
obligaciones de la entidad, asi:
- Procesos laborales en contra de la entidad por $36.494 millones.

130

' CONTRALOR1A
" " "'"
Lt,t, AL .2, t.
REF'UBL
A

\\'

GADA

Ll..,71
1,..tiONES FinnrvaeNns

Reservas presupuestales constituidas a 31 de diciembre de 2010 por


$22.287 millones.

Reposition de gastos de campana de los movimientos y partidos politicos


segiin informe suministrado por el Fondo Nacional de Campanas para el
cierre de la vigencia 2010 por $91.009 millones.

El saldo de esta cuenta se ve afectado por los hallazgos descritos en el


informe.
GASTOS-REMUNERACION SERVICIOS TECN1COS
Producto del registro contable de dicha legalization del contrato para el
PMTII por $321.430,8 millones se realizaron las siguientes afectaciones: Se
neva al gasto $115.476,7 millones correspondiente al valor de los Insumos y
al valor de los servicios prestados por el Consorcio Sagem, como parte
integral del contrato Ilave en mano celebrado.
SOSTENIBILIDAD CONTABLE
La Entidad, mediante ResoluciOn 5991 del 3 de octubre de 2006 ore() el
Comite Tecnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, modificada por la
Resolucion 7991 del 22 de noviembre de 2007, donde se establece que las
reuniones se realizaran solo cuando se presenten avances en la depuracion
de los saldos pendientes de vigencias anteriores.
Para el caso de 2010 se reunieron el 28 de diciembre y se adelantaron los
temas relacionados con:
Informe general de ingreso de los bienes del PMTII a los Estados
Financieros de la RNEC.
LegalizaciOn de bienes dados de baja que no fueron incluidos en el
proceso de saneamiento contable.
Depuracion de la base de datos de los bienes que se encuentran
totalmente depreciados, agotados y amortizados y el traslado a cuentas
de orden, viabilidad de adoptar politica para los activos con valores
inferiores a medio smmlv.
Depuracibn de la base de datos de los bienes que tiene doble placa.
Depuraci6n de los bienes que por carencia de placas en su oportunidad le
fueron asignadas placas RNEC y/o FRR y asignar la placa oficial que
existe en almacen para esos bienes.

131

CONTRALORIA
GESNNON
TL'
PUBLIC,
" "`""A
GLNLHAL Oh
Ht ,Itet , c-t
IN-rwritocrits,
LA

Avance del proceso del levantamiento fisico de los bienes en oficinas


centrales y delegaciones.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE


La Registraduria Nacional del Estado Civil - RNEC, en las politicas de
contabilidad y preparaciOn de sus estados financieros, presenta deficiencias
en el cumplimiento a las normas y practicas de contabilidad prescritas por la
Contaduria General de la Nacion, por lo cual, el Sistema de Control Interno
Contable presenta deficiencias que afectan la informaciOn:
Inobservancia del principio de Devengo y Causaci6n.
Deficiencia en el reconocimiento de los derechos y obligaciones
Carencia de inventario fisico de bienes que permitan la conciliacian entre
contabilidad y almacen.
-

Falta de soportes para ingreso y salida de los bienes del almacen,


producto de la liquidacion del contrato 057 de 2005, del proyecto PMTII.

Igualmente, las deficiencias mas relevantes y detectadas por la Entidad, las


cuales fueron incluidas en el informe anual de evaluacion del control interno
contable son:
-"Se presenta dificultad en el momento de elaborar las conciliaciones
bancarias debido a la falta de oportunidad en la entrega de notas debito y
credit por parte de /a entidad financiera; sin embargo, /a materialidad no es
representativa".
- "Esta pendiente la actualizaciOn de las valorizaciones de los bienes
inmuebles de la entidad, con un avance del 85%".
-"Aungue se evidencia la existencia de un ambiente de sistema integrado de
informacign, se debe parametrizar la interfase entre las Coordinaciones de
Contabilidad y Cobros por JurisdicciOn Coactiva, para realizar los registros a
nivel de tercero, on ocasiones el ambiente de sistema integrado no funciona
adecuadamente".
- "Los estados contables se publican en la pagina WEB de /a Entidad pero no
se actualizan".
Aplicando la metodologia de calificaciOn del Sistema de Control Interno
Contable prescrito por la Contraloria, la Registraduria Nacional del Estado
Civil, obtuvo una calificaciOn de 2,2, catalogada como ineficiente, lo que
indica que el sistema es poco efectivo y no otorga confiabilidad a la

132

CONTRALORIA
,
CA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES EINANCIERAS

organization en el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos


y metas.
labia No. 29
CALIFICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
No
Riesgo Riesgo Riesgo
Components
aplica.
bajo
medio
alto
2
0
3
4
COMPONENTE GENERAL
10
4
6
1
COMPONENTE ESPECIFICO ACTIVO
5
1
0
0
COMPONENTE ESPECIFICO PASIVO
3
0
0
1
COMPONENTE ESPECIFICO PATRIMONIO
2
1
2
0
COMPONENTE ESPECIFICO - RESULTADO
11
19
6
9
TOTAL
1
2
3
Valor
33
18
6
Calificacion
26
Criterios evaluados
57/26=2.2
Fuente: Matriz calificaciOn

Hallazgo No. 26: RevelaciOn Notas a los Estados Contables


El Plan General de contabilidad Publica establece que las Notas a los
Estados Contables deben incluir la information adicional de caracter general
y especifico, de manera que se revele la information adicional necesaria
sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, econamicas,
sociales y ambientales que sean materiales.
De acuerdo con las notas a los estados contables la entidad indica que
efectuaron inventario fisico con exception de las Delegaciones Atlantic,
Bolivar, Valle, Choco y Arauca, situation que no corresponden a la realidad,
porque la Registraduria no cuenta con un inventario fisico total; incumpliendo
asi el Plan General de Contabilidad PUblica, situation que trae como
consecuencia que no se revele la realidad financiera de la entidad.
Asi mismo, las notas a los Estados Financieros indican que el valor de
$91.009, corresponde a la contabilizacian de la variation de la reposition de
gastos de campanas de los movimientos y partidos politicos segOn informs
suministrado por el Fondo Nacional de Campanas para el cierre de vigencia
2010, sin hater la revelaciOn que corresponde a partidas pendientes de
depurar, on donde existen Resoluciones pendientes de pago
Observaciones de Ia ComisiOn Legal de Cuentas de Ia Camara de
Representantes de Orden Contable
Durante el proceso auditor se estableci6 que de las observaciones
formuladas por la Comisi6n Legal de Cuentas persisten las siguientes:

133

CONTRALORIA IUm-7,7=rI)""^"
GENERAL DE LA REP UW_ICA EINSTITUCIONES fiNANCAFRAS

Deudores y/o cuentas por cobrar a 31 de diciembre de 2010 por $40.6


millones, present6 una disminuci6n por $4.2 millones.
El saldo que traia esa cuenta por $301.998 millones, disminuy6 con la
legalization del anticipo entregado durante la ejecuci6n del Proyecto
PMTII contrato 057/2005 del consorcio MORPHO SUCURSAL
COLOMBIA, tema que fue objeto de analisis en la presente auditoria.

Demandas interpuestas por terceros en contra de la entidad Se han


afectado varias cuentas para el registro de estas demandas, asi:
Cuenta Litigios y mecanismos alternativos de solution de conflictos en
contra (912000). El valor se incremento al pasar de $26.428 millones del
2009 a $36.507 millones en el 2010.
Provision para Contingencias Litigios (271005), termin6 en el 2010 con
saldo de $1.669 millones.
Creditos Judiciales Sentencias (2460), present6 un saldo de $257 miles.

Informe sobre la evaluaciOn del Sistema de Control Interne Contable a 31


de diciembre de 2010, con la metodologia de la Contaduria General de la
Contaduria obtuvo una calificacion de 4.54 catalogada como adecuada.
No obstante, en la calificacian realizada por la Contraloria General de la
Reptliblica obtuvo 2.2 catalogada como ineficiente.

Se presenta dificultad en el momento de elaborar las conciliaciones


bancarias debido a la falta de oportunidad en la entrega de notas debit y
credit() por parte de la entidad financiera.
En la presente auditoria se determin6 que la antigUedad de las partidas y
el valor pendiente de depurar disminuy6, sin embargo, para la CGR el
argumento expuesto por la entidad no es valido, puesto que actualmente
se cuenta con medios electrOnicos que permiten la consulta en linea y
realizar la depuracion oportunamente.

Elaboration y Presentation de Estados, Informes y Reportes Contables


Existen falencias en el mantenimiento, actualization y parametrizaci6n,
necesarios para un adecuado funcionamiento del LEADER, situation
evidenciada en los reportes de Almacen.

Esta pendiente la actualizacito del Sistema de InformaciOn LEADER para


sistematizar el proceso de recaudo a cargo de la CoordinaciOn de Cobros
por Jurisdiccitin Coactiva, para subsanar el hecho de que la partida
correspondiente al rubro de Cobros Coactivos se contabilice de manera
global y se realice interfase entre ambas coordinaciones.

134

C 0 NT RAA FRIA "7ARPA "`"A

DA

GEST' PUSLIGA

2.4 ANALISIS DE DENUNCIAS


Al proceso auditor no se incorporaron denuncias.
Transparencia por Colombia
La Corporacion Transparencia por Colombia manifesto su intention de
participar en la Estrategia de Auditorias Articuladas con organizaciones de la
sociedad civil y una vez verificados los requisitos de idoneidad, el proceso
auditor fue articulado con dicha organizaci6n.
La entidad en la vigencia 2010 quedo en el puesto 134 de 137 de la
clasificacion que realiza dicha Corporaci6n. La evaluaciOn realizada por la
organizacian contribuy6 a la focalizacion de pruebas, calificaci& conceptual
de control interno y a la construction de hallazgos.
La evaluaciOn es realizada a partir de cuatro fichas: General, Institucional,
Sanci6n y de Visibilidad.
De la ficha institucional se resalta lo pertinente a la gestion de talento
humano en cuanto a limitaciones en la planta de personal y el alto nivel de
rotacion de funcionarios que la entidad posee para dar cumplimiento a sus
objetivos misionales y sobre todo, adelantar los procesos electorales, lo que
genera perdida de recursos por la frecuente capacitaci6n de personal.
Aunado a esta situaciOn, la RNEC no ha logrado implementar plenamente el
sistema de carrera administrativa especial, de acuerdo al articulo 65 de la
Ley 1350 de 2009, debido al proceso de estudio de cargas laborales, que
junto con la ESAP la Entidad esta desarrollando.
De la ficha de sancien, la entidad obtuvo calificaci& de 43.33 sobre 100
principalmente por el bajo cumplimiento de las actividades propuestas en el
plan de acci6n del 2009 relacionado con el macroproceso de control
disciplinario.
En la ficha de visibilidad, se evidencia un avance importante en cuanto at
acceso de informaci6n de la ciudadania; sin embargo, persisten debilidades
en el sistema de quejas y reclamos, las cuales fueron tambien evidenciadas
en los resultados de la presente auditoria.
2.5. SEGUIMIENTO FUNCIONES DE ADVERTENCIA
El 26 de marzo de 2009 el Contralor General de la RepOblica suscribio
funciOn de advertencia, mediante el Oficio EE16829, relacionada con la
necesidad de depurar el Censo Electoral.

135

C 0 NTR ALO RiA =',TLZ`ZR:,::`"ADA

GENERAL DL LA HE DUELL t A E INSTDuck,Es DNANCDHAE

Al respecto, la entidad ha efectuado lo siguiente38:


Las acciones realizadas para esta labor durante la vigencia 2009-2010
fueron dirigidas por los Directores de IdentificaciOn y Registro Civil debido a
que este tema esta enmarcado dentro del proyecto de inversion titulado
"Levantamiento y Depuracion Sistematica del Archivo Nacional de
Identificacion (ANI) Registro de Votantes a Nivel Nacional", el cual inicio en la
vigencia 2009 y terming en la vigencia 2010 y era de responsabilidad de la
Registraduria Delegada para el Registro Civil y la IdentificaciOn.
Su objetivo dentro del plan estrategico de la entidad, esta relacionado con el
proyecto mencionado el cual finaliz6 el alio pasado.
Este objetivo mostr6 en la vigencia 2010, un grado de cumplimiento en el
desarrollo de sus fases del 78%, lo cual obedece al trabajo entre la Direccian
de Censo Electoral, la Direcci6n Nacional de IdentificaciOn y la Gerencia de
Informatica, obteniendo lo siguiente:
-

Cumplimiento de la meta establecida para el 2010 "Sistema de


informaci6n con novedades de cancelaciOn por muerte actualizados y
depurados al 100%".

Actualizacion de ochocientas cuarenta y siete mil seiscientas cincuenta y


tres (847.653) cancelaciones por muerte en el Archivo Nacional de
IdentificaciOn (ANI).

ActualizaciOn de treinta y ocho mil ochocientas noventa y una (38.891)


altas de la cedula de ciudadania.

ActualizaciOn de sesenta y siete mil trescientas sesenta y tres (67.363)


bajas de la cedula de ciudadania.

Con base en la informaci6n contenida en la interfase y que soporta la


informed& de actualizaciOn y depuraciOn del Censo Electoral, se obtuvieron
los siguientes resultados:
-

Exclusion de ciento ochenta y ocho mil cuatrocientas setenta y nueve


(188.479) cedulas canceladas por muerte

Exclusion de cuarenta y un mil doscientas veintiocho (41.228) cedulas


canceladas por perdida de derechos politicos, que aim permanecian en el
Censo Electoral.

38 Informacion tomada del Oficio DCE- 1551 del 25 de mayo de 2011. suscrito por el Director Censo Nacional
Electoral de la Registraduria Nacional del Estado. Civil.

136

g9NTDF$,A,k59uFaLf,e.",

LOMA DELEGADA
1 PUBLIC:A
UCIONES FINANCIEVAS

El resultado anterior, se obtuvo integrando los archivos que conforman el


sistema de informacian de identificaci6n, como es la base de datos que
contiene la informaciOn de los registros civiles de defunciOn-BDR y la base de
datos que contiene la informaci6n biografica de los ciudadanos, conocida
como Archivo Nacional de IdentificaciOn ANI, entre otras aplicaciones
utilizadas para depurar y actualizar el Censo Electoral, con el fin de brindar a
los ciudadanos una informaciOn agil y oportuna.
2.6 HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR
Hallazgo No. 27: Custodia licencias del software AFIS y licencia de
terceros
Los originates de las licencias del software AFIS y licencia de terceros no se
encuentran bajo custodia, de acuerdo con las normas y parametros de
seguridad. Estas se encuentran bajo la responsabilidad de un funcionario de
la Gerencia de Informatica y archivadas en su escritorio. Asi mismo, se
evidenciO que no existen copias de dichas licencias autenticadas. Lo anterior
evidencia debilidades en el manejo y custodia de la informaciOn de la
Entidad, contraviniendo la norma ISO 27001:2005 referente a incidentes de
seguridad de la informacion y al componente de informaci6n y comunicacion
del sistema de control interno.
Producto de lo enunciado por el grupo auditor de la CGR, la Gerencia de
Informatica realizO el tramite de traslado para custodia de los originates de
las licencias del software AFIS y licencia de terceros a la boveda de
almacenamiento externo respectivo, el dia 2 de junio de 2011.
Del hallazgo No. 4, los siguientes items fueron subsanados durante el
proceso auditor:
Plan de Contingencia
Actualmente la Registraduria no tiene actuatizado ni ha realizado ajustes al
Plan de Contingencia39 de acuerdo a su necesidad y conveniencia para la
protecci6n de su plataforma tecnolOgica. Dentro del contrato 057 de 2005 se
diseno y aprob6 en forma conjunta el documento plan de contingencia
referencia numero 0000067872 version 1.6, del 27 de julio de 2009 y version
1.5 del 12 de junio 2009. Esta situation evidencia una presunta falta de
prevision y planificaciOn de la administration para mitigar el riesgo que se
pueda presentar ante la eventualidad de un siniestro, lo que originaria que la

39 Este documento presenta aspectos implementados en cada uno de los componentes de la solucign PMT II, con
miras a mitigar los incidentes mayores que se pudiesen presentar durante la operaci6n del mismo.

137

oDAEL EGAD?,
CONTRALO
FR ; gr7,1Y-pORrtI
OLNEDAL DE LA DE PLD31-ICA

INSII TUCK:NES F !MAW:DJ:AS

informaciOn contenida en el MTR-AFIS4 sobre identificaciOn podria sufrir


deterioro o incluso podria perderse, contraviniendo lo establecido en la
evaluaciOn del sistema de control interno en lo referente al componente de
valoraciOn del riesgo especificamente el punto 16 e incumplimiento de las
funciones misionales del mantenimiento de la identificacion adernas de la
norma tecnica colombiana NTC-5254 de 2006 sobre gestion del riesgo
numeral 3 y La Norma Tecnica de Calidad de la Gesti6n Palica
NTCGP1000:2009 adoptada mediante Decreto 4485 de 2009.
Matriz de Riesgos
Dentro del Contrato No. 057 de 2005, se dispuso el documento plan de
contingencia para la soluciOn PMTII No. SSE-0000067872, version 1.5 No.
SSE-0000067872 del 12 junio de 2009, para efectos de mitigar los riesgos en
caso de perdida de informaciOn de los ciudadanos y establecer los
procedimientos que deben aplicarse para la recuperaci6n de los Sistemas de
Informacion y dernas componentes en la solucion PMT II en caso de incurrir
un incidente.
Al verificar la matriz de riesgos de la fabrica de documentaci6n y del centro
de computo MTR-AFIS software y la version de las booking;41 el plan de
contingencia no obedece a una nueva version y se encuentra
desactualizado, adicionalmente, la matriz de riesgo ha cambiado y no ha sido
modificada a una nueva version acorde con las nuevas condiciones y
exigencias en los requerimientos informaticos.
Lo anterior evidencia el desconocimiento e inobservancia de las normas "ISO
2007:2005" referentes a la seguridad de la informacion, objetivos del sistema
de control intorno, lo cual genera que no se tenga un adecuado control sobre
los riesgos que pueden afectar el normal desarrollo de los elementos
descritos y por ende del funcionamiento de la entidad, maxime cuando se
trata de la informacion relativa a la identidad de los colombianos.
Fabrica Vieja y Fabrica Nueva
Se encuentran desactualizados el Plan de Contingencia y la Matriz de Riegos
para la Fabrica de Documentos y MTR- AFIS; ademas, la fabrica de
documentos nueva se encuentra on el mismo lugar de la fabrica antigua, sin
tener on cuenta los potenciales riesgos a que esta expuesta por su cercania
al Ministerio de Defensa o la probabilidad de una catastrofe natural, lo que
afectaria el cumplimiento de su misi6n. Lo anterior implica debilidades en la
MTR Manejador de transacciones del Sistema Central de Identificacien. AFIS Sistema Automatizado de
tratamiento de Huellas Dactilares.
41 BOOKING Estacian de captura para el enrolamiento en vivo con elementos minimos de hardware como.
computador, capturador de huellas, camara digital, Pad de firmas,

138

CONTRALO R1A

17.7`,1","'2,EL" "A

planeaciOn inobservando las normas de seguridad informatica de la familia


de ISO 27000, y de la Ley 87 de 1993 en su articulo 2 numerales b, c y f
referidos a los objetivos de control interno.
Seguridad en la information de identification
La entidad no cuenta con un plan actualizado de contingencia y de
continuidad de TI asi como de un centro alterno de datos. El ANI-Archivo
Nacional de identification almacena en su base de datos 39,5 millones de
registros y la entidad cuenta con dos (2) escenarios que involucran tanto a la
plataforma actual ANI Evolutivo como ANI con plataforma Sybase el cual
corresponde a un sistema alterno de respaldo; sin embargo, ante la
eventualidad de una contingencia por terremoto, asonada u otro tipo de acto
vandalico, la informaciOn estaria expuesta a riesgos causando graves
perjuicios a la entidad y a la seguridad nacional, en detrimento de la
identification y registro de la ciudadania colombiana.
Lo anterior evidencia la falta de aplicaciOn de la norma ISO 27002 y los
estandares de mejores practicas de TI relacionadas en Cobit 4.0 tales como:
P09 (Evaluar y Administrar los riesgos de TI), DS4 (Garantizar la continuidad
del servicio), DS5 (Garantizar la seguridad de los sistemas y la ley 87 de
1993 en su articulo 2, numerales a, b y f.
Hallazgo No. 28: Custodia en Medios Magneticos y Documental
En visita a las bodegas arrendadas por la Registraduria ubicadas en la
carrera 42 bis No. 17 A 75. y carrera 68 No. 10-05 para el "Manejo Tecnico
de InformaciOn MTI S.A. Thomas GregMTI (Bodega de almacenamiento
magneticos y bodega documental), el cual comprende un espacio fisico para
el almacenamiento y custodia de 25.000 cajas que contiene registros civiles
de Nacimiento, Matrimonios, DefunciOn, Inscripciones por correo, soportes,
copias y medios magneticos de la entidad, se observo lo siguiente:
Las instalaciones de Manejo Tecnico de Informacion S.A. Thomas

GregMTI (Bodega de almacenamiento magneticos), se encuentra en


reparaciones locativas y los techos estan totalmente desprotegidos, por lo
que ante la contingencia de fuertes Iluvias o la penetraci6n de personas, se
pueden presentan Banos o perdida de informaci6n.
Humedad en las paredes que pueden danar los medios magneticos;

ademas, las divisiones donde se ubican estos elementos se encuentran sin


ninguna numeration, incluso mezclados con los de otras entidades.

139

CONTRALORk

CONTRALOR/A DELEGADA
GES HON PUSL.C ,

Esta situaciOn evidencia debilidades de supervision en el contrato de


arrendamiento No. 045 de 2010, lo que genera inobservancia de la clausula
tercera de dicho contrato, donde se establecen las obligaciones del
contratista, las cuales incluyen aspectos de espacio, temperatura, humedad,
ventilaci6n, estanteria, entre otras. Adernas, contraviene la norma ISO
27001:2005 referente a incidentes de seguridad de la informaciOn y al
componente de informaciOn y comunicaci6n del sistema de control interno.
Hallazgo No. 29: Licencias del software AFIS y licencia de terceros
Las licencias de IBM "Transaction Profile" y "Sonic Solutionns Volume
License Agreement", entre otras, recibidas en virtud del contrato No. 057 de
2005, se presentan en idioma diferente al que estipula la clausula 62 del
capitulo 18 del mismo contrato, donde se establece que el idioma oficial del
contrato es el castellano y que todos los documentos que deban suscribirse
en relaciOn con el mismo seran redactados en el mismo idioma. Lo cual
dificulta el ejercio de la titularidad, interpretaciOn y verificacion de los
derechos de dominio sobre el software lo que constituye incumplimiento de la
clausula en menciOn.
Del hallazgo No. 8: Web Service, la entidad subsano el segundo punto del
mismo, el cual hacia referencia a:
Calidad Funcional
En visita a las Registradurias auxiliares de Teusaquillo, Suba y Ciudad
Bolivar persisten debilidades relacionadas con las caracteristicas de la Web
Service, relacionados con la conectividad al sitio central, verificacion de los
datos del ciudadano, la migracion de la informacion de las Tarjetas
Decadactilares y el no acceso al aplicativo Web Service (usuario y
contrasena). Situaci6n que habia sido informada por la interventoria CIDLISUIS, relacionadas con la calidad funcional esperada para la prestaciOn de
servicios externos42 . Esta situacion evidencia debilidades en la aplicacion de
la clausula 14.2.543 del contrato 057 de 2005 referente al subproyecto de
Web Service y afecta los servicios que presta la entidad a traves de la
autenticaci6n biometrica esperada para la prestaci6n de servicios externos.
42 Al respecto la Interventoria expreso su inconformidad al no contar con las respectivas explIcactones, aclaraciones
y evidencias que permitan establecer con certeza que el producto entregable del Web Service. se encuentra
disponible para pruebas de verificacion y aceptacion, conforme al plan de trabajo, por eso concluye que el
entregable Sistema Web Service, como solucion al ptiblico, no presenta la calidad funcional esperada
43 EL CONTRATISTA debera desarrollar la octava recomendacibn del CONPES consignada en el Documento 3323
del 20 de diciembre de 2004, asi: "Buscar en conjunto con el proveedor del AFIS un modelo que le permita a la
Registraduria Nacional del Estado Civil proveer el servicio de verificacion uno a uno de las huellas de las personas
a traves de la Web, esto teniendo en cuenta que hoy en dia es muy facil conseguir un lector de huellas conector
USB, el cual es de use universal en cualquier computador personal. Con esta soluciOn lo que se busca es que los
usuarios finales no tengan que adquirir licenciamiento alguno por parte del proveedor del AFIS y este pueda estar
residente en las data centres de la REGISTRADURIA y sea ella quien determine el tipo de licenciamiento que se
debe contratar, asi como la conectividad y el modelo de negocio para acceder a este sistema.

140

CONTRALO RI A ' '?"77,`Zt?"4"

Piet:DUES ErNANCIERAS

Del hallazgo No. 9: Condiciones fisicas de los sistemas de la entidad la


entidad subsano lo relacionado con:
Perimetro de seguridad Fisica
La "Norma recnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27002" en el item No. 9.
"Seguridad fisica y del entomo", numeral 9.1.1 "Perimetro de Seguridad
Fisica", senala en su articulo: "Se deberian utilizar perimetros de seguridad
(barreras tales como paredes, puertas de acceso controladas con tarjeta o
mostradores de reception atendidos) para proteger las areas que contienen
informaciOn y servicios de procesamiento de informacion".
Los equipos de computo del PMTII, en la Distrital no estan ubicados en sitios
adecuados, ya que los servidores se encuentran en el suelo, sucios y sin
condiciones adecuadas de seguridad, donde podrian generar problemas de
electricidad estatica y de conflagraciones electricas, adernas, estan contiguos
a los ventanales con exposicion al pCiblico en general, que podrian generar
perdida de informaci6n y hechos vandalicos.
Por lo anterior no se estan aplicando las normas de seguridad informatica
ISO 27000, el estandar TIA 942, Estandar de mejores Practicas de TI COBIT
4.0, DS5 Administrar la seguridad de los sistemas y DS12 Administrar el
ambiente fisico y la ResoluciOn 3257 de Agosto 5 de 2005, de la RNEC,
establece las politicas informaticas que deben acatarse en el interior de la
entidad. Situaci6n que genera alto riesgo a la exposiciOn de peligro de
conflagration, generando riesgo para los funcionarios, posibles perdidas de
informaciOn, interrupciones en la prestaci6n del servicio y riesgo de perdidas
economicas de la Entidad.
Centro de C6mputo Registraduria Distrital
En lo que respecta a las condiciones y caracteristicas que deben cumplir los
Centros de Computo (Data Center), se evidenci6 que en la Registraduria
Distrital, las adecuaciones no son idOneas, sustentado en lo siguiente:
-El espacio que la entidad ha dispuesto para tal fin, no cuenta con
serializaciOn, ventilaciOn apropiada, control de temperatura, sistema
generalizado de alarmas, sistema de detection de incendios, extintores.
-La ubicaci6n del Centro de Computo es dentro del mismo espacio del cuarto
de mantenimiento de hardware donde se encontr6: 8 booking guardadas,
dispositivos de hardware por arreglar, sillas guardadas, las UPS del centro de
cOmputo, armario de las baterias, lo cual evidencia materiales inflamables
cerca de los equipos. Adernas, dentro del centro de computo, se encuentran

'4!

CONTRALORFIA :1?r,rl`p,11:,,EL""A

GENERAL OE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

dispositivos de hardware tales como impresoras, rack sin uso, archivador con
insumos de papeleria y sin una adecuada disposicion.
-No existe seguridad para el acceso al centro de computo ubicado dentro de
las instalaciones de Tecnologia, dado que comparte espacio con el area
mantenimiento de equipos y almacenamiento de articulos de insumos de
papeleria y elementos de aseo y no se diligencia un registro de entrada al
centro de c6mputo. La puerta no tiene ningOn sistema de seguridad.
Situacian que evidencia el no acatamiento al Decreto 4485 de 2009 y la
Norma Tecnica de Calidad de la Gestion POblica-NTCGP1000:200944
Numeral 6.3 y 6.4 "La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto
y/o servicio. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: ...b. herramientas,
equipos y sistemas de informaciOn (tanto hardware como software) para la gestion
de los procesos". De igual forma, a los numerales 14.3.3, 14.3.4, 14.3.5, 14.3.6
y 14.3.7, referentes a "Otros Requerimientos Generates" del Contrato 057 de

2005.
Se desconoce tambien las normas tecnicas de la materia, principalmente la
NTC-ISO/IEC 27000, la cual, especifica los requisitos para establecer,
implementar, operar, hacer seguimiento, reviser, mantener y mejorar un
Sistema de Gestion de Seguridad de la Informacian, la ISO/IEC 27002,
respecto de la valoraciOn y tratamiento de riesgos y literal C del Articulo 2 del
Decreto 614 de 1984.
La inobservancia de las normas senaladas, demuestran una exposician de
peligro de conflagracion, generando riesgo para los funcionarios, posibles
perdidas de informaciOn e interrupciones en la prestaciOn del servicio.
Adecuaciones Centro de Computo Registraduria Distrital
El cableado de datos del Centro de Computo de la Registraduria Distrital no
esta debidamente identificado y ajustado dentro de los organizadores del
Rack exhibiendo gran cantidad de cableado a la vista, sin etiquetado o
marquillado adecuado. Asimismo, parte del cableado electrico esta a la vista,
sin el cumplimiento de normas sobre ubicaci6n y seguridad.
De otra parte, en el centro de c6mputo de la Registraduria Distrital se pudo
evidenciar que el servidor del PMTII, se encuentra sin las condiciones
minimas requeridas para su funcionamiento tales como: adecuada aireaci6n
(nivel de temperatura), control de acceso a personas (bitacora), equipos
contra incendio, dado la alta acumulacian de papel de papel, cajas de carton.
Se encontraron ocho (8) maquinas Bookings, en el suelo sin ninguna
15. Norma Tecnica de Calidad de la Gesti6n P6blica

142

CONTRALORIA gETTTIt7 LZRHILD/ "GA"


OE Li vLFUtlLI GA E
TUCIC^ ES F NNC EcIAS

protection de ambientaci6n, orden y limpieza, denotando desconocimiento a


las normas minimas del estandar TIA 942, normas de seguridad Informatica
ISO 27000 y la no aplicabilidad de la ley 87 de 1993, articulo 2, numeral b, c
y f. Lo anterior puede ocasionar a la Entidad perdidas tanto de equipos como
de information.
Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo
Respecto de las instalaciones electricas de la Registraduria Distrital, se
evidencia la exposiciOn a perdidas y danos del hardware y software, pues las
condiciones tecnicas no son adecuadas lo que determina incumplimiento a
los requerimientos establecidas en el Reglamento Tecnico para Instalaciones
Electricas RETIE.
Lo anterior, evidencia la inexistencia de politicas de seguridad de las
instalaciones electricas que permitan evitar el riesgo de conflagration; de
esta forma, se desconoce lo dispuesto en la Resolution del Ministerio de
Minas y Energia No. 80398 de 2004, en la cual senala que se debe
garantizar que las instalaciones, equipos y productos usados en la
generaciOn, transmisi6n, transformaciOn, distribution y utilization de la
energia electrica cumplan con los objetivos legitimos de ProtecciOn de la vida
y la Preservation del medio ambiente. Adicionalmente, la inobservancia de la
Resolution 181294 de 2008, Reglamento Tecnico de Instalaciones Electricas
(RETIE) del Ministerio de Minas y Energia.
Hallazgo No. 30: Servicio para la solucion PMTII
A pesar de la capacitacian realizada para la operaci6n de los sistemas del
sitio central45, realizada bajo el contrato 057 de 2005, la Registraduria no
asumi6 la administraci6n y operaci6n aut6noma de los procesos misionales
de la entidad, establecida en el Decreto 1010 de 2010, relacionados con la
ejecuciOn del proyecto de modernizaci6n tecnologica PMTII. Lo anterior,
evidencia debilidades de la gesti6n al no optimizar la capacitaciOn realizada
por el contratista al recurso humano e incide en que la Registraduria en la
actualidad no asume en su totalidad la responsabilidad y rol del contratista
del PMTII, en la administracion de la solucian tecnica MTR AFIS.
En el hallazgo No. 17: Garantias, la entidad subsan6 lo relacionado con la
estipulacion de la vigencia del amparo de cumplimiento.
El numeral 7.4 del articulo 1 del Decreto No. 2493 de 2009 establece:
"Cumplimiento. ...El contratista debere otorgarla con una vigencia igual al plazo del
contrato garantizado ms el plazo contractual previsto para la liquidation de aquel.
65 Aspectos que tienen como antecedentes el contrato 095 de 2002, cuyo objeto se fundamenta en la administraciOn

de los sistemas, operativos linea de production, soporte y mantenimiento.

143

CONTRALORIA
'f'",71-Zn(TEcAA
CiENLHAL DE LA F(aptihtLICA
En caso de no haberse convenido por las partes termino para la liquidacion
del contrato, la garantia debera mantenerse vigente por el termino legal
previsto para ese efecto". (Negrillas fuera de texto)
El articulo 11 de la Ley 1150 de 2007 establece que la liquidaciOn de los
contratos se debe realizar dentro de los cuatro meses siguientes a la
expiraciOn del termino previsto para la ejecucion del contrato.
En el Contrato 258 de 2010 se constituy6 la poliza No. BO 1750782 expedida
por Liberty Seguros S.A., con los amparos de cumplimiento del contrato,
correcto funcionamiento de equipos, calidad del servicio y salarios y
prestaciones sociales. No obstante lo anterior, el amparo de cumplimiento se
constituy6 por una vigencia del 17 de septiembre de 2010 al 17 de abril de
2011, que corresponde al termino de ejecuciOn del contrato, el cual vencia el
17 de febrero de 2011 y 2 meses ms.
Asi las cosas, la vigencia del amparo de cumplimiento de la pOliza Unica No.
BO 1750782, no se extend6 por el termino de ejecuci6n del contrato y cuatro
meses ms, correspondiente al periodo de liquidaciOn legal para el efecto; lo
que evidencia debilidades en la estipulaciOn en el contrato del periodo legal
de la vigencia minima del amparo de cumplimiento ante la falta de pacto
entre las partes sobre el periodo de liquidaciOn de conformidad y denota la
inadecuada aprobaciOn de las pOlizas, lo que genera inobservancia del
Decreto 2493 de 2009.
La entidad manifiesta: "En cuanto a la suficiencia de la pOliza de cumplimiento que
amparaba el Contrato de Mantenimiento No. 258 de 2010, se reitera que /a vigencia del
amparo de cumplimiento estipulada en dos (2) meses posteriores a la terminaciOn del
contra to, se pact6 por acuerdo entre las partes; sin embargo, atendiendo to dispuesto por los
Decretos 4828 de 2008 y 2493 de 2009 y. Ia observaciOn No.16 presentada por la Corniskin
de la Contraloria General de Ia RepUblica en Is comunicacien ARRN-069, se suscribi6 el 21
de junio de 2011 un acta de compromiso entre las partes, con el propOsito ampliar la
vigencia del amparo de cumplimiento en dos (2) meses ms, lo coal se ye reflejado en el
anexo 6 de la POliza BO 1750782, expedida por la Compania Liberty Seguros S.A.. se anexa
copia de Is referida acta y Is pOliza debidamente aprobada por la Oficina Juridica .
En consideraciOn a que las polizas del Contrato de Mantenimiento No. 258 de 2010 fueron
ajustadas on debida forma y que este siempre estuvo debidamente amparado. como se
evidenci6 on la revision que de las pOlizas hizo la ComisiOn Auditora y a que se tomaron las
medidas necesarias para ajustar las vigencias de las polizas en dos (2) meses mas -.

I44

C ONTRALO R IA "INTMALRi" EGADA

GESTION PUSICE1
L
LIELDAE DL LA HE PUEELEC A E 17ESTITUCEDNES FINANCIERAE

3. ANEXOS

145

GONTRALOR1A DELEGADA
GESTION
ON P
GENERAL DE LA REP OBL ICA E INSTITUCIONES FINANGIERAS

CONTRALOR1A

Anexo No. 1
REGISTRO FOTOGRAFICO INSPECCION OCULAR REGISTRADURIAS
AUXILIARES BOGOTA
REGISTRADURIAS
LOCALIDAD 13 TEUSAQUILLO
LOCALIDAD 17 CANDELARIA
LOCAL/DAD 11 SUBA
LOCALIDAD 18 RAFAEL URIBE
URIBE
LOCALIDAD 19 CIUDAD
BOLIVA R
REGISTRADURIA DISTRITAL
DEL ESTADO CIVIL

DIRECCION
Avenida Carrera 28 Bo 35-24
Carrera 7 No 17-75 Local 10 y II
Carrera 58 No. 127 D 30
Avenida Calle 44 Sur No 19-32
Autopista Sur Carrera 80 No 5746 Metrosur
Carrera 8 No. 13-31

Registraduria Distrita I

Cables sueltos y sin etiquetas y conectores sueltos

Rack sin Etiquetas y cables sueltos

CONTRALORIA
or
GENERAL

LA RE POEILICA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION POOLICA
E INSTITUCIONES PINANGIERAS

Soporte tacnico en el mismo lugar al centro de acopio

'iv 'le:Stk.,"
cn ( VIS:r0

Se observo 3 CPU, 2 impresoras danados para arreglar tirados en el suelo Ilenos de polvo y una escoba, un armario con
utensilios de cafeteria y papeleria en el area del Centro de Acopio. Adicionalmente NO existe Seguridad para el Acceso a
esta Area.

Centro de COmputo Registraduria Distrital

El techo con humedad y con goteras

Ocho Booking sin usarse Ilenas de polvo y carcasas


de canaletas al lado de ellas

CONTRALORIALH1A
GESTION POBLICA
"L "ADA
GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIEHAS

t.N.41

13 PC a, 6 impresuras, 1 monitor ualladas


Tiradas en el suck) cerca de is UPS, cables
Suehos y i nterru ptor suelto.

La baterias Ilenas de polvos y


con rajas encima del armario de
estas

Silas arrimatias sin usarse y fon


polvo ecru' de un COM putador sill
use (Supuestamente de vigilancia
al area).

Centro Alterno Registraduria Nacional del Estado Civil


Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo Registraduria Auxiliar Teusaquillo

CONTRALORIA

CONTRALORIA DELECADA
GESTION aUSLICA

. ANCTIIS
E INS1No.

Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo Registraduria Auxiliar Candelaria

tou r giffabli7512.,...;

C
0 NT RALO R I A <=1=BI AEL EGADA
GC NE- RA I DC Iq RE OLII. ICA E INSTIttICIONES FINANCIE RAS
L
D

Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo Registraduria Auxiliar Suba

Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo Registraduria Auxiliar Ciudad Bolivar

AELEG ADA

:44TTEZLZV
CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPO. ElLiCA i E 1NSTITUCIONES FINANCIERAS

CONTRALORIA ; rzigazinL"ADA

GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES PINANCPRAS

Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo Registraduria Auxiliar Rafael Uribe Uribe

NO
.,
1111 01 mile " Cenci.
pa la%shingle el acceso donde s
encuerUtra el
SElLIDOItC1..N1HA I.. Rieg.,
alhl ve[Ible trunsita personal

:UCM;(11111111

Ventuna se encuentra sel lads can CI NTA


TRANASPARENTE EN TODO SU ALREDEDOR
sin los debidos cont roles (Polvo enteada personal
ajeno)

coNTGRAL.OuRIA

GONTAALORLA DELEGADA
GESTION POSLICA
E INSTITUCIC CS FINANCIERAS

Impresora EPSON FX-2190 serial FCTY074519, danaclo un


tres mese y se evidencio Ilena de
I I
boton y no
a danada. Registraduria Auxiliar Suba.
polvo de ada v1,1

Hardware del PMT II no usados


cualquier rincnn de las instalaciones de la
Registraduria Auxiliar de Ciudad Bolivar

Dos hardware sin usarse bien del PMT II, Ileno de polvo y
telarana sin ninguna protection para este dispositivo.
Registraduria Auxiliar Candelaria.

Impresora EPSON FX-2190 serial FCTY081260


defilade y se evidencio tirada en el suelo este bien
del PMT II, Ileno de polvo. Registraduria Auxiliar
knitiltifftt Fisico en la Nueva Fabrica de Documentos y

Monitor DELL serial CN0.192356418074P30JZ, sin use y


se evidencio tirado en el suck) cerca del servidor.
Registraduria Auxiliar de Rafael Uribe Uribe
Fabrica Antigua de Documentos

CONTRALORIA

GONTRALORiA DELEGADA
GESTION PUBLICS
GENERAL DE LA REPO 51 ICA E INSTITUCIONES FINANCEEHAS

.h tc,
;doles it
otimo I[.

Maquinaria Laminadora de Is Nueva Fabrics de Doeumentos

Maquinaria Troqueladora de la Nueva Fabriea de


Doeumentos

CONTGALORLE DELEGADA
GESTION POBLICA
GENERAL DE LA REP OFIL ICA E INSTITU
SES FENANOIERAS

CONTRALORIA

Nlaquinaria Troqueladora de la Antigua Fabrica de


Documentos

Nlaquinaria Laminadora de la Antigua Fabrics de Documentos

Visita en el Ambiente Fisico en las Bodega Magnetica MANEJO TECNICO DE INFORMACION


(MTI) Thomas Greg e Sons

III
1,17

STilattaa.

1r4ViW1

L-', 4

119111 E

ft i,,Ult

Humcdad cn la Pared detris del stand

Sin puerto a esta bodega

Cables sod ins

sin ninguna canaleta

CONTRALORIA (E):TgtiLORlncCIAELEGADA
GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTITUO/ONES FINANCIERAS

Cables sneltos y sin conectores

Humedad en la pared y con escachas de pintura caidas

La Ubicacion de la Bodega Magnetica este situado en to Perimetro Urban en una Zona Industrial de Alto Riesgo

CONTRALORIA
GENERAL
HEbeLicA
DE LA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIONES FINANCIERAS

ANEXO 1
Registro fotografico visitas Registradurias

CONTRALOR1A

sIA DE LEGADA
00E
0sNTTRZ LpOR

GENERAL DL LA RLi UB L EGA E INSMUOONES EFNANCIERAS

ANEXO 2
Principales resultados auditorias al proceso de modernizacion 2006-2010
Dada la complejidad del tema sobre el proceso de modernizaciOn de la
Registraduria Nacional del Estado Civil a traves de los contratos PMTI y PMTII, la
CGR ha realizado diferentes ejercicios auditores regulares y especiales, los cuales
originaron diferentes hallazgos incorporados en planes de mejoramiento.
A continuacion se resaltan los principales aspectos que la CGR ha venido
sustentando y que reafirman las condiciones particulares derivadas de la
contrataciOn de la RNEC en cumplimiento de su misi6n.
La Registraduria Nacional del Estado Civil-RNEC y el Consorcio SAGEM, el 15 de
diciembre de 2005, suscriben el Contrato 057 de 2005, por $366.715 millones, cuyo
objeto era disenar, desarrollar, suministrar, instalar, poner y entregar en
funcionamiento a la Registraduria una soluciOn integral que comprenda los recursos
humanos, logisticos, tecnolOgicos y la prestaciOn de servicios tecnicos
especializados, para la ejecuciOn del proyecto de "Ampliacion de la producciOn y
optimizacion de los actuates sistemas de Identificacion y Registro Civil de la Registraduria
Nacional del Estado Civil PMT".

El 21 de diciembre de 2010 se suscribia el acta liquidacian del contrato 057 de


diciembre 15 de 2005, sus nueve Otro Si, su prorroga No.01 y sus dos (2) adiciones.
Es de anotar que se firm6 el adicional No. 3, el cual fue terminado de forma
anticipada el 4 de agosto de 2010, entre otras, por la dificultad expuesta por el
contratista para la ampliacion de la garantia inicialmente constituida y por lo
expresado en el informe de auditoria modalidad regular de la vigencia 2009,
practicada por la CGR.
Durante la ejecuci6n del contrato, la CGR ha realizado pronunciamientos en los
diferentes procesos auditores realizados, de los cuales se destacan los siguientes:
En los Informes de las Auditorias Gubernamentales con Enfoque Integral Modalidad
Regular practicadas a las vigencias 2006 y 2007, la Contraloria General de la
RepOblica inform6 a la Registraduria Nacional del Estado Civil sobre los principales
riesgos asociados a la ejecucion del Proyecto de Modernizaci6n Tecnologica PMT II,
de los cuales citamos:
Sobre el alcance del Proyecto PMTII, la entidad no concibi6, ni previa los errores
de la fase 1 del proyecto, dado el atraso tecnolOgico, evidenciado en las
Registradurias en un alto porcentaje en los municipios del pais. (Informe CGRCGPIF 070/07, pagina 53).
Transferencia de Tecnologia, con motivo del desarrollo del PMTI, iniciado en
1997 no se asegur6 para la NaciOn-RNEC la transferencia de tecnologia frente
al consorcio SAGEM, toda vez que el contratista queda con la administraci6n y
el manejo de la tecnologia y produccion de documentos de identidad (Sistema

CONTRALORIA

CONTRALORCA DELEGADA
GESTIOPI PUBLIC:A
CAENLUAL DE LA Hk.PC,eLic. E INSTIWOIONES FINANCIEHAS

AFIS y Fabrica de Cedulas), situaciOn que continua con el PMT-II, contrato 057
de diciembre 2005. (Informe CGR-CGPIF 070/07, pagina 53).
En la ejecuci6n del contrato 057/05, se evidenciaron varios aspectos que
generan riesgos en el desarrollo de algunos de los subproyectos, que pueden
conducir a incumplimientos de las obligaciones del contratista como son:
En el subproceso de enrolamiento en vivo se incumpli6 la clausula 7 del
contrato 057/05, que establece como obligaciOn del contratista "Suministrar con
cargo al valor pactado, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento
del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas en el presente contrato". Sin

embargo, en el proceso auditor se pudo comprobar que con cargo al


subproceso enrolamiento en vivo, fue la RNEC quien coordino con otros entes
territoriales y particulares, sitios, logistica y sistemas de comunicaciones, entre
otros. (Informe CGR-CGPIF 070/07, pag. 52).
A junio de 2007 no se habia dado cumplimiento a lo pactado en numeral
14.2.3.3., folio 397 del contrato 057 de 2005, atenciOn de usuarios, segOn la
cual se deberia implementar un centro de informacion national, bajo la
supervision de la RNEC, Call Center, para el suministro de informaciOn
gratuita al ciudadano, pese a que era indispensable para el desarrollo del
subproyecto de enrolamiento en vivo. (Informe CGR-CGPIF 070/0,7 pag. 51).
Adicionalmente, el plan de contingencia previsto en la clausula 14.4.3 del
contrato 057/07, no se ha desarrollado aim, pese a que fue una exigencia en
los terminos de referencia de la invitation pnblica46' raz6n por la cual la RNEC
aun no cuenta con un Plan de Contingencia adecuado para salvaguardar y
recuperar la informaci6n misional de la entidad en caso de un siniestro.
(Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 41).

Tampoco, se habia realizado la instalaciOn y adecuaciOn del centro de


Acopio nivel central, pese a ser una actividad vencida segOn el
cronograma de ejecuciOn del Subproyecto. (Informe CGR-CGPIF 064/08
pag. 41).

La situaciOn de propiedad del codigo fuente, a pesar de estar contemplada en el


contrato no se tenia clara, a mayo de 2008. (Informe CGR-CGPIF 064/08 pag.
41).
.Sobre la Administration y Control en la Ejecuci6n del Proyecto, se presentan
retrasos considerables en algunos de los sub-proyectos relacionados con la
ejecuciOn del proyecto MPTII como son (Informe CGR-CGPIF 070/07, pag. 41):
Conversion fichas dactilares.
Enrolamiento
Producci6n de cedulas y tarjetas de identidad
Numeral 3.3.3. "Plan de Contingencia
no presentation de este plan de contingencia descalificare
automaticamente la propuesta y en consecuencia no se tendra en cuenta"..''

46

CONTRALOR I A '"-,Tau-:Fgt,017`54A

UENLPAL UL lA Fit F'OEIL.CA E INSTMJCZOt4ES FINANCIERAS

Digitalizacion y grabaci6n registros civiles


Ajustes y aplicaciones a los registros civiles
Alistamiento de las 900 estaciones
Aim no se tienen disefiados indicadores de control de los subprocesos de
cedulaciOn y gestiOn de identificacion, que permitan establecer la producci6n por
subprocesos y el tiempo de respuesta al ciudadano. (Informe CGR-CGPIF
064/08, pag. 42).
No se ha elaborado e implemento la guia metodolOgica de interventoria
contable, financiera y administrativa, que disene el desarrollo de las actividades
de los contratos 057 y 075 (Interventoria), motivo por el cual no se pudo conocer
el rol que deben cumplir las instancias creadas de interventoria, gerencia y
supervision, que incluye los 29 contratistas adicionales vinculados al proyecto,
en consecuencia no son claros los roles y responsabilidades que deben asumir
cada uno de los actores involucrados en el proceso. (Informe CGR-CGPIF
070/07, peg. 54).
Se ha certificado el recibo a satisfacci6n de los bienes y servicios, sin que en el
informe de interventoria sobre el avance del proyecto se pueda establecer
claramente los recibidos de acuerdo con el cronograma de cada subproyecto y
si se cumplio en el termino establecido en el mismo.
Sumado a lo anterior, la administraci6n carece de un plan de monitoreo para la
ejecuci6n del proyecto, PMT II, que integre a todos los actores responsables de
efectuar la supervisiOn, definida en el contrato, articulado con la interventoria y
las areas involucradas en el proceso al interior de la entidad, como son: la
Delegada de Identificacian y la Gerencia de Informatica. (Informe CGR-CGPIF
064/08, pag. 38).
Oficina de Planeacion, la Oficina Juridica, la Gerencia del Proyecto; asi como y
el mismo Nivel Desconcentrado de la Entidad.
Dicho plan debe definir los niveles de responsabilidad, a fin de garantizar una
eficiente supervisiOn, determinante para un acertado manejo de las posibles
desviaciones que puedan presentarse durante la ejecucion, como de hecho ha
ocurrido, de lo que dan cuenta los otro si suscritos, como se evidencio en las
auditorias 2006 y 2007, situaciones que constituye un riesgo de control
inherente al PMTII. (Informe CGR-CGPIF 064/08 peg. 38).
Vigencia 2007
En el informe de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral, modalidad
Regular, se establecio lo siguiente:
Desarrollo tecnolOclico v mantenimiento
Dentro del PMTII, para Santander se contemplo que 87 municipios tuvieran
computadores e impresoras, diferentes al computador de trabajo, a la fecha 25

CONTRALO R IA GCE0s715INALORBILA.DAELEGAIDA

GENERAL DE LA HEPOEILICA E INSTOLGIONES FINANCIERAS

municipios no tienen instalado el software DCU, cuya dotaci6n estaba prevista a


partir del mes de mayo de 2007 y diciembre del mismo, lo cual afecta el oportuno
desarrollo del proceso y contribuye con el retraso de la digitalizaciOn en el Centro de
Acopio.
En la DelegaciOn Valle se observaron deficiencias en el mantenimiento correctivo
que corresponde efectuar a la firma SAGEM conforme al contrato suscrito con la
Registraduria Nacional del Estado Civil, especificamente en los siguientes casos:
No se esta cumpliendo con numeral 18.1 a) de las obligaciones del contratista que
establece: "a) Soporte y mantenimiento dentro del periodo de garantia: (...)
3)Mantenimiento preventivo (...) Mantenimiento correctivo dentro del periodo de garantia
Para los PCS durante el periodo de garantia se debe atender el requerimiento dentro de las
12 horas habiles siguientes al reporte de In fella"

La falta de equipos de soporte, hace que se deban paralizar las labores en las
Registraduria, en algunos casos, hasta por periodos superiores a 2 semanas,
afectando la produccion de la Entidad. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 23).
Hallazgo 11 Grupo de Apoyo Proyecto de Modernization Tecnologica - PMTII
Sobre la creaciOn, gesti6n y resultados a cargo de este Grupo de Apoyo, la CGR,
evidenci6 que el rol a cumplir hace parte de las obligaciones derivadas del contrato
057/05 y de la interventoria, contrato 075/05, asi como las funciones que deben
cumplir los supervisores y el equipo de control, segun lo establecido en los
paragrafos 1 y 2 de la clausula 23 del contrato 057 de 20054'. (Informe CGR-CGPIF
064/08 pag. 32).
Se concluyo que existieron debilidades en la planeaciOn y control en los estudios
desarrollados desde 2003 y hasta la aprobaciOn del CONPES 3323 "PMTII".
En cuanto a los origines del Grupo de Apoyo, siendo un componente del programa
principal, el documento fue parte del resultado del contrato 040 de 2006 y presento
con algunas modificaciones por el Registrador Delegado para Idenfificacion. No se
observe) la participaciOn del Equipo que conforma el Comite Directive para el PMTII
ni del interventor, quien tiene a su cargo precisamente la detecci6n de cualquier
riesgo asociado al proyecto... (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 33).
Los gastos con cargo al Grupo de Apoyo incrementaron el rubro de Asesoria y
Soporte Tecnico en un 1.797%, toda vez que de $130.6 millones proyectados para
la vigencia 2006, se pas, a $2.347.2 millones, a razon de $586.8 millones anuales

47 En la Opine 94 del Contrato 057 de 2005, el paragrafo 1 de la clausula 23, dispone: "La Registraduria designara
un supervisor del contrato quien contara con las facultades descritas en la presente clausula durante el tiempo de
ejecucion y vigencia del contrato".
A su vez, el paragrafo 2 senala: "Sin perjuicio de la interventoria que ejercera la supervisiOn del contrato. la
Registraduria integrare, con funcionarios de la entidad, un equipo de control de ejecuciOn del proyecto objeto del
contrato, quienes contaran con las facultades necesarias para verificar los avances y curnplimiento de las
obligaciones adquiridas por el contratista, sin que ello exima al interventor de sus responsabilidades y obligaciones
contractuales."

DELEGADA
re
0CONTRALORIA"'""AtR1
E
AL !U. 1_, itE,LIL CA
cl+L ,

GESTIOPI Pt:BLit:it
1,ISTEIUSIONES rINANCIERAS

entre 2006 y 2009, sin que hays contribuido a controlar la ejecucion del PMT II.
(Informe CGR-CGPIF 064/08, paginas 33 y 41).
Lo anterior pese a que desde el inicio del proyecto, incluida la celebraciOn de los
contratos 057 y 075/05, se vinculo consultores expertos en este tipo de proyectos,
que le significaron a la entidad importantes esfuerzos econornicos, tecnicos y
humanos. (Informe CGR-CGPIF 064/08 pag. 34).
Hallazgo No. 12: Gesti6n Direccin Grupo de Apoyo PMTII
Se evidenciaron debilidades en la gesti6n a cargo de quienes han ocupado el cargo
de Director del Grupo de Apoyo:
La primera responsabilidad del Director del Grupo de Apoyo en relacion con las
personas a su cargo, es la formulacion de una politica y planes que vinculen a los
coordinadores, profesionales y tecnicos que conforman el Grupo a su cargo, con los
subproyectos en ejecucion por parte del contratista, sobre lo que se evidencio
incumplimiento, como se sigue de la lectura de los informes rendidos en el contrato
con formalidades plenas fluffier() 069 de 2007 y de acuerdo a la respuesta recibida
por la CGR al indagar sobre esta obligacion especifica. (Informe CGR-CGPIF
064/08, pag. 35).
Como en el caso anterior, las obligaciones, contenidas en la clausula 2, hacen parte
de las previstas a ejecutar por el contratista y el interventor del proyecto, contratos
057 y 075 de 2005 respectivamente, asi como las propias a cargo del gerente y los
supervisores del proyecto, funcionarios estos de planta de la RNEC. (Informe CGRCGPIF 064/08, pag. 35).
Los dos hallazgos precedentes son el resultado de la creacion de cargos mediante
la conformacion de un grupo sin las formalidades previstas en las normas que
regulan la materia al interior de la RNEC, tales como los Decretos 1010 y 1012 de
2000 y conlleva a duplicidad de funciones y roles y erogaciones, que derivan en una
gestion fiscal antiecon6mica. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 36).
Este hallazgo evidencia un posible menoscabo de los recursos apropiados por el
Proyecto de Modernizacion en cuantia de en $29.5 millones para el 2007, en virtud
de lo establecido el Articulo 3 de la Ley 610 de 2000, en concordancia con el
articulo 3 del Decreto 1737 de 1998, motivo por el cual se dara inicio a una
indagacion preliminar con el fin de verificar la existencia de los elementos previstos
en el Articulo 39 de la Ley 610. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 36).
Asi mismo, como el articulo 3 del Decreto 1737 de 1998 dispone que: "Tampoco
podran, celebrarse estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con
igual objeto al del contrato que se pretende suscribir", el hallazgo tambien tiene posible

incidencia disciplinaria, de acuerdo con lo previsto contenido los numerales 2, 3 del


articulo 34, numeral 1 del articulo 35 y 34 del Articulo 48 de la Ley 734 de 2002.
(Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 36).

CONTRALORIA

gET-7,NALp'uns'n:,,
E""

Ot Nk. PAL DL LA 9E1W LILA b INSTEILCIONES FIN.ANCAL9AE.

Proyectos Asociados al Proyecto de Modernization Tecnologica PMTII.


En los anteproyectos de presupuesto se solicitaron recursos y en los Decretos de
LiquidaciOn de las vigencias 2005, 2006 y 2007, se aprobaron y apropiaron recursos
con cargo a la unidad ejecutora Fondo Rotatorio de la Registraduria, para ejecutar
proyectos que por su naturaleza, como se dijo al inicio de este capitulo, hacen parte
de las actividades que conducen al funcionamiento integral del programa de
modernization tecnologica y por tanto del proyecto "Ampliacion de la Produccion y
Optimization de los Actuates Sistemas de IdentificaciOn y de Registro Civil de Is
Registraduria Nacional del Estado Civil", PMTII, cuya financiacion esta asegurada can

la aprobacion del documento CONPES 3323 de 2004. (Informe CGR-CGPIF 064/08,


pag. 37).
Seguimiento a los contratos 057 y 075 de 2005.
Como resultado del analisis de la ejecucion del proyecto, no se reflejan controles de
avance que permitan garantizar que el contratista a 31 de diciembre de 2009,
entregue un producto en optimas condiciones y las pruebas suficientes que
garanticen que en los pr6ximos 20 meses se lograra el objetivo trazado en los
sistemas de identification y registro civil. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 39).
El cronograma contiene unos hitos generales, ms no los detallados en la clausula
14 del contrato, donde se evidencian varios aspectos del orden tecnico y
administrativo sobre los cuales no se encuentra pronunciamiento por parte de la
Entidad y de la Interventoria. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 37).
Hallazgo No, 15. Administration y Control en la Ejetution del Proyecto
Se reiteran on la presente auditoria, el analisis y las observaciones consignadas en
el informe de auditoria de la vigencia 2006, sobre el subproyecto de enrolamiento,
numeral 14.2.3 del contrato, call center, mantenimiento PMTI y debilidades de
supervisiOn y control, por falta de la adoption de un sistema de control a cargo de la
RNEC, como tambien de la interventoria, sobre lo cual no se evidenciO efectividad
en las acciones de mejoramiento. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 40).
Realizado el seguimiento a la ejecuci6n de estos contratos durante la vigencia 2007,
de acuerdo con lo fijado inicialmente en su clausula 15, se encontro que a diciembre
de 2007, al contrato se le han realizado seis (6) otro si, de los cuales los nUmeros 2,
3, 4 y 6, modificaron el cronograma, por lo cual se reflejan los siguientes atrasos en
los plazos maximos descritos en el cuadro proyecto de la oferta firmada por la firma
contratista asi (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 40):
Subproyecto uno, AFIS, entregado on octubre de 2007, presento atraso de 10
meses.
Subproyecto dos, CONVERSION FICHAS DACTILARES, entregado en
septiembre de 2007, se hizo con un mes de anticipo.
Subproyecto tres, ENROLAMIENTO, esta previsto para entregar on diciembre de
2008, presenta un atraso de 8 meses.

1,F,R1/4179f,f,c,,,,
Q9N1

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INS, ITUCIONES HP4ANCIERAS

Subproyecto cuatro, PRODUCCION DE CEDULAS Y TARJETAS DE


IDENTIDAD, por entregar en agosto del 2009, proyecta un atraso de 14 meses.
Subproyecto cinco, WEB SERVICE, por entregar en abril de 2008, presenta un
atraso de 16 meses.
Subproyecto seis, DIGITALIZACION Y GRABACION REGISTROS CIVILES, por
entregar en julio de 2008, presenta un atraso de 3 meses.
Subproyecto siete, AJUSTES Y APLICACIONES A LOS REGISTROS CIVILES Y
ALISTAMIENTO DE LAS 900 ESTACIONES, por entregar en julio de 2008,
presenta un atraso de 19 meses.
Subproyecto ocho, CONVERSION DE REGISTROS CIVILES, por entregar en
Julio de 2008, proyecta un atraso de 18 meses.
Subproyecto nueve, PRODUCCION TARJETAS DE IDENTIDAD, por entregar en
agosto de 2009, proyecta un atraso de 14 meses.
En cuanto a pagos con cargo al contrato 057, en la revision del informe de avance
del Proyecto presentado por la Interventoria del Contrato, se observe) que se ha
certificado el recibo a satisfaccion de los bienes y servicios, sin que en el informe de
interventoria sobre el avance del proyecto se pueda establecer claramente los
recibidos de acuerdo al cronograma por cada subproyecto y si se cumplio en el
termino establecido o si hubo retrasos. (Informe CGR-CGPIF 064/08, pag. 41).
Lo anterior obedece a debilidades en la interventoria, en la supervision y en las
funciones desarrolladas por el Grupo de Apoyo, este Ultimo contratado
especificamente para prevenir riesgos de todo orden asociados a la ejecuci6n del
Proyecto, cuya gesti6n como ya se @note), es inefectiva. (Informe CGR-CGPIF
064/08, pag. 41).
Vigencia 2008
Producto de la Auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad especial, se
estableciO:
Hallazgo 1: Funcionamiento Aplicativo ProducciOn:
En la evaluacion de la documentaciOn aportada por la Registraduria Distrital en lo
referente al proceso de produccion y entrega de cedulas, se observe) que por
deficiencias en el Sistema de Control Interne) hay incertidumbre sobre el
funcionamiento del aplicativo del PMT II en el que se deben emitir informes sobre el
avance de la totalidad de los procesos involucrados en la producci6n de los
documentos y de la calidad de su fabricacion, situacion que incide para que no se
cuente con informacion real y oportuna que genere confianza y transparencia a la
poblaciOn que requiere de la cedula o tarjeta de identidad (14 a 18 anos) coma
instrumento de identidad para cumplir con el mandato constitucional de

CONTRALORIA
GENERAL OE LA REPOSLICA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTNUCIONES FINANCIERAS

reconocimiento a la personalidad juridica48 y derecho corroborado en sentencias de


la Corte Constitucional.49 Y 5
Vigencia 2008
Producto de la Auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular
Hallazgo 2. Aplicativo Registro Civil
Con base en las visitas a las Notarias se pudo determinar que el aplicativo que nos
ocupa presenta inconsistencias al momento de ser diligenciados ciertos campos del
formato de Registro Civil, tales como los correspondientes al tema del hijo
extramatrimonial, cambio de nombre, registro de matrimonios, matrimonio por
escritura pUblica, seriales que se reportan, como no existentes, pero que al revisar
libros, si se encuentran, no imprime nombre de la notaria en registro de
matrimonios, entre otros. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 29).
Hallazgo 3. Modulo de Estadisticas
Con base en las visitas realizadas a las Delegaciones de Barranquilla y Santander,
se pudo establecer que el modulo de estadisticas del aplicativo de registro civil no
genera estadisticas que permitan ejercer un control sobre lo producido dia a dia y el
consolidado mensual. Lo anterior permite inferir que lo informado por SAGEM con
relacion a la terminacien del Modulo de Estadisticas, no obedece a la realidad actual
y afecta la actividad diaria de los funcionarios de las delegaciones debido a que
deben generar la informaci6n en forma manual. Igualmente, no se Ileva un control
sobre los documentos con errores y repetidos.
Asi mismo, en las visitas realizadas, se pudieron establecer deficiencias de las
Interfases Automaticas con el AFIS. Dichas deficiencias se ven reflejadas en un
error de codigo de rechazo que arroja el sistema al momento de consulter
informaci6n en la base de datos. (Codigo 1062 no hay dato en el MTR para esta
persona). Adicional a esta situaciOn se observe con base en algunas pruebas
efectuadas, que al momento de consulter una cedula por los aplicativos del PMTII,
en algunos casos no aparecen registrados datos y en otros se presentan
inconsistencias en la informacion. Sin embargo, al consultar el aplicativo del ANI, en
la mayoria de los casos la informacion es confiable y actualizada, lo que refleja
deficiencias de la interfase con el AFIS. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 29).

ConstituciOn Politica de Colombia "Articulo 14. Toda persona tiene derecho al reconocimiento de su
personalidad juridica,"
49 Sentencia C- 476 de 2005 (...) "De la existencia de la igualdad ante la ley y del reconocimiento constitucional a
la personalidad juridica, el Derecho tiene establecido que surgen los atributos de la personalidad y, entre ellos, el
del estado civil de las personas. Este, como se sabe, determina la situaci6n de una persona en la familia y en la
sociedad y de el se derivan derechos y obligaciones que se regulan por la ley civil."
5 Sentencia C-511-99 "(...) la cedula de ciudadania representa en nuestra organizacion juridica, un instrumento
de vastos alcances en el orden social, en la medida en la que se considera idOnea para identificar cabalmente a las
personas, acreditar la ciudadania y viabilizar el ejercicio de los derechos civiles y politicos."
48

PERNTiRti,E9alce,.

CONTRALORiA DELEGACA
GESTION PUSLICA
E INSTITUCIOCCES AINANCIER/kS

PROCESO DE IDENTIFICACION:
Hallazgo 5. Decadactilares
Mediante prueba realizada en las instalaciones de la Registraduria Nacional del
Estado Civil, se seleccionaron 36 tarjetas decadactilares con el fin de verificar si se
encontraban digitalizadas e incorporadas a la base de datos del Proyecto de
Modernizacion TecnolOgica - PMT II.
Con base en lo anterior se pudo constatar que en el 27% de la muestra
seleccionada, en (10) tarjetas decadactilares no se pudo visualizar la foto del
ciudadano, lo cual indica deficiencias en la consulta ONLINE de las imagenes de las
mencionadas tarjetas. (Informe CGR-CGPIF 069/09, pag 30).
Hallazgo 6. Enrolamiento
Se puede concluir que el subproyecto denominado Enrolamiento, Clausula 14.2.3
del contrato 057 de 2005, presenta debilidades relacionadas con la implementacion
y puesta en marcha del mismo, dado que como resultado de las visitas efectuadas
se observaron listados de cedulas que presentaron errores que estan directamente
relacionados con la obligaciOn del contratista de tener un control de calidad de
datos, foto y firma; lo anterior, con el fin de que la informaci6n Ilegue depurada al
sistema de gestiOn de producci6n y no genere c6digos de rechazo por estos
conceptos. (Informe CGR-CGPIF 069/09, pag 31).
Hallazgo 8. Correcci6n de documentos
Las delegaciones de Atlantic y Santander, han devuelto un importante numero de
documentos que presentan inconsistencias. Dichas devoluciones se realizan una
vez el ciudadano informa de los defectos en el documento, sin embargo, hay
solicitudes que datan del alio 2008 las cuales no han sido resueltas, lo que agudiza
el problema existente en la entrega de cedulas. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag.
32).
Hallazgo 9. Modulo Pistas de Auditoria
Con base en las visitas practicadas a las Delegaciones, se comprob6 que el
aplicativo de Registro Civil no tiene un modulo de auditoria, destinado al monitoreo
de las actividades realizadas por los operarios del sistema, que tiene como objetivo
obtener un reporte de las actividades, tiempos e identificar usuarios que realicen
modificaciones, lo que se denomina pistas de auditoria, no esta en funcionamiento,
lo cual impide un adecuado seguimiento a cada uno de los procesos generados por
el sistema. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 32).
Hallazgo 12. Funcionamiento de las Booking
En la visita realizada a los municipios de Gir6n, Floridablanca y Barranquilla, se
evidenciaron las siguientes situaciones:

RI
/A

CONTRALO
g's"T"=P=LEGADA
GENERAL CE LA REPUBLICA 5

E INSTIDICIONES FINANCIEgAS

En la estaci6n ubicada en el municipio de Gir6n se presentaron problemas


con la bateria de la mencionada estaci6n y fue enviada a Bogota para su
correspondiente mantenimiento; al momento de la visita la Booking, se
encontraba dafiada.
En el municipio de Floridablanca la Booking habia Ilegado hacia tres meses y
los tecnicos de SAGEM no se habian hecho presentes para su instalaciOn.
En Barranquilla las Booking, los Servidores, las UPS y las Estaciones,
funcionan en un sitio que no cuenta con el espacio y condiciones de
temperatura ambiente adecuadas, lo cual puede ocasionar deterioro
acelerado de las mencionadas maquinas.

De otra parte se observe) que las capacitaciones realizadas a los funcionarios de la


Delegacion de Santander para el manejo de las Booking, se dieron con base en un
manual que al ser consultado no contenia la version actualizada sobre el manejo de
las mismas. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 33).
Hallazgo 14. Produccion de Cedulas
En la visita efectuada a la fabrica, se establecieron deficiencias durante el proceso
de impresion dado que se observaron hasta seis cedulas impresas de la misma
persona. Lo anterior indica debilidades del sistema al permitir que esta situacien se
presente, generando perdida de material y de deficiente control que pueden
ocasionar fraudes. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 35).
Hallazgo 22. Plan de Accion e Informe de Gestion
Acci6n 17: Instalaciem del Web Service.
De acuerdo con la interventoria del contrato en su comunicaciOn GP-INT-PMT-1324,
del 13 de marzo de 2009, se indica que a 12 de marzo de 2009 no se ha
evidenciado la puesta en funcionamiento del sistema Web Service, segun las
especificaciones y obligaciones del subproyecto Web Service, comprometidas y
establecidas en la clausula 15 del contrato 057 de 2005, en concordancia con el
otrosi 06 de 2008. (Informe CGR-CGPIF 066/09, pag. 46).
Vigencia 2009
Producto de la Auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular, se
estableciO:
Gesti6n misional
Se evidenciaron deficiencias detalladas en los Resultados de la Auditoria
relacionadas con el desarrollo del contrato 057 de 2005 sobre el Proyecto de
Modernizaci6n Tecnologica en su segunda fase (PMT II), que de no ser subsanadas
en forma oportuna por la RNEC podrian dificultar el proceso de liquidaciOn y la
gesti6n misional de la Entidad. (Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 13).

pOualt, cDAE L EGA DA


EDST,CN
GENERAL DE LA Etk...olaLICA i E INSTIWCIONES FINANCIEHAS

CONTRALORIA i G

Proyecto de Modemizacion TecnolOqica Fase II


En la evaluaciOn al avance del PMT II (Contrato 057 de 2005), frente a la
preparaci6n de la Registraduria para asumir dichas funciones directamente, habida
cuenta de la pr6xima terminacion del mismo, se pudo detectar lo siguiente:
El contrato adicional No. 1 de diciembre 31 de 2008, contemplo la compra de 96
impresoras de matriz de punto, FX 870, segOn la Entidad, basado en las
necesidades del proceso de impresion de documentos de identificacion. Asi
mismo, con el adicional No. 2 de diciembre 31 de 2009, se aument6 el valor del
contrato por $282 millones, para la compra de impresoras, escaneres, entre
otros, a fin de hacer mas eficiente y fortalecer los servicios de PMT II. Es
oportuno senalar que lo estipulado por el numeral 7.7 del contrato 057 de 2005,
relacionado con: "Suministrar con cargo al valor pactado on este contrato, todos los
bienes y servicios necesarios para el cumplimiento del objeto, finalidades y
funcionalidades requeridas en el presente contrato", daria lugar a que a la liquidaciOn

del mismo se constituya un detrimento patrimonial por la inversion en objetos ya


contemplados en el contrato y su valor. (Informe CGR-CGPIF 039/10 pag. 17).
Se evidenci6 que la Registraduria realiza la consulta de los usuarios que
ingresaron al sistema mediante querys de consulta a la tabla de logs de la base
de datos, lo cual no representa un sistema de tarifaci6n, facturacion y cobro,
como lo exige el contrato 057 de 2005. De acuerdo a lo expresado por la
Registraduria debido al cambio de political en el cobro de este tipo de servicios,
este modulo no lo desarroll6 la firma SAGEM, to que fue soportado mediante
oficio de la RNEC 1408 de noviembre 19 de 2004, fecha anterior a los terminos
de referencia de la licitacion 05 de 2005, la cual dio origen al contrato 057 de
200551 , firmado el 29 de diciembre de 2005; oficio que no guarda relacion con lo
pactado en este contrato y las Resoluciones 360 de 2009 y 042 de 2010, con
fechas muy posteriores, que establecen el cobro de la utilizaciOn de servicios.
Considerando que toda modificacion al contrato debe ser realizada mediante un
OTROSI es preciso senalar que con un oficio anterior al contrato no se puede
modificar lo convenido contractualmente. (Informe CGR-CGPIF 039/10 peg. 17).
Es claro que se pretende brindar servicios al ciudadano a traves de la Web, para
servir como certificador de la firma digital mediante la interoperabilidad con el
portal de la Enfidae, requerimiento que aCin no ha sido implementado en el sitio
Web y de acuerdo con lo expresado por la Registraduria, por razones de
seguridad no se realiza. Aunque el sistema funciona via Web, mediante la
51 contrato 057 de 2005 en el CAPITULO 5 DESCRIPCION DE LOS SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS A
SUMINISTRAR CLAUSULA 14. SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS 14.2 SUBSISTEMA IDENTIFICACION
ACTUALIZACION 14.2.5 Subproyecto de Web Service, numeral d. "Debora contar con un sistema que permita
tarifar facturar y cobrar el servicio mediante cualquier tipo de pago".
52 contrato 057 de 2005 en el CAPITULO 5 DESCRIPCION DE LOS SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS A
SUMINISTRAR CLAUSULA 14. SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS 14.2 SUBSISTEMA IDENTIFICACION
ACTUALIZACION 14.2.5 "... Con un model de validaciOn de la huella los ciudadanos a traves de la Web con
todas las caracteristicas necesarias para mantener niveles de seguridad, confiabilidad y el no repudio de las
transacciones, se puede implementer un sistema que sirva como certificador de la firma digital, y asi el ciudadano
no necesitaria claves o equipos especiales, siendo sus Onicos identificadores, por ejemplo, su nOmero de
identificaciOn y su huella dactilar ...n) "Debera ser totalmente compatible, inter operable, seguro y escalable con el
portal www.registraduria.gov.co con que cuenta La Registraduria para atender iniciativas de Gobierno en linea.

CONTRALORIA
gliSNTT,71
1ZRBILDA"""A
OEN :r3AL. DE LA RE POSLICA
INSTITUCRDNES
ANANCIERAS
conexion de enlace seguro para lugares externos de la Registraduria, aun no se
encuentra disponible para los ciudadanos.
De acuerdo a las Mesas de Trabajo realizadas para negociar, cual es el cOdigo
fuente a entregar, se han presentado divergencias sobre su determinaciOn, sin
tener en cuenta53 el numeral 8.3.12 de la clausula 8 y 69.2 de la clausula 69.
(Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 19).
Adicionalmente mediante pruebas de campo se verific6 el requerimiento de
acuerdo a lo estipulado en el CAPITULO 5 DESCRIPCION DE LOS
SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS A SUMINISTRAR CLAUSULA 14.
SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS 14.2 SUBSISTEMA IDENTIFICACION
ACTUALIZACION 14.2.5 Subproyecto de Web Service numeral (e) Dicha base
de datos sera actualizada con la informaciOn proveniente del sistema de
IdentificaciOn y del Registro Civil, se observ6 que la cedula 36.305.568 al ser
consultada por web service no se encontr6 en el CAIC y de acuerdo a la
explicaciOn de los funcionarios posiblemente por que al momento de realizar la
replica existi6 un bug en un campo de la tabla de transferencia y para estos
casos se realiza una depuraciOn permanente. (Informe CGR-CGPIF 039/10,
pag. 19).
En cuanto al pruebas de campo para verificar el requerimiento estipulado en el
CAPITULO 5 DESCRIPCION DE LOS SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS A
SUMINISTRAR CLAUSULA 14. SUBSISTEMAS Y SUBPROYECTOS 14.2
SUBSISTEMA IDENTIFICACION ACTUALIZACION 14.2.5 Subproyecto de
Web Service numeral (g) Debera ser capaz de atender en forma oportuna y
segura solicitudes de consulta desde sistemas externos con velocidades de
respuesta de 30 segundos de 1:N y de 1 segundo para consultas de 1:1. Se
observo en Corferias donde cuentan con enlace seguro, que una consulta de 1:1
empleo un tiempo de 25 segundos y las consultas 1:N no son utilizadas en
Corferias raz6n por la cual no se verifico en sitio externo. (Informe CGR-CGPIF
039/10 peg. 19).
El subproyecto de Web Service fue recibido en diciembre 15 de 2009, habiendo
faltantes sin que se pudiera evidenciar su correccian y/o generaci6n de nuevos
faltantes a partir de enero de 2010, debido a que se solicit6 informacian a la
Entidad, como los Informes de la Interventoria CIDLIS - UIS de los meses de
enero a abril de 2010, con sus respectivas actas, las cuales no se allegaron a
esta Comisi6n y de otra parte, los ingenieros de sistemas de la DirecciOn de

53

Numeral "8.3.12 de la clausula 8 del contrato 057 de 2005, "La entrega en propiedad de todos los programas
fuentes y objetos de los sistemas de Informacian y subsistemas que cooperan armoniosamente y complementarios
del sistema excepto el del Sistema AFIS, incluyendo el del cedigo de barras bidimensional y la firma digital de las
cadulas de ciudadania, y demas que se actualicen y se desarrollen en virtud del cumplimiento de la presente
contratacion". Numeral 69.2 "Del software, aplicativos, programas, mOdulos, manuales, lnstrumentos de
capacitacion del Sistema de IdentificaciOn Registro Civil.
EL CONTRATISTA cedera a LA REGISTRADURIA la titularidad de todos los derechos de propiedad y derechos de
autos respecto del software y aplicativos de los subsistemas de Registro Civil, e Identificacian.
Con excepciOn de los codigos fuente del Sistema AFIS, todos los productos (software fuentes. librerias y objetos,
manuales, Instrumentos de capacitackin) entregados por EL CONTRATISTA como resultado de la ejecuciOn del
contrato seran de propiedad exclusiva de LA REGISTRADURIA. Incluye los desarrollos, los ajustes durante el
desarrollo y la garantia de ca fidad dentro de los alcances funcionales definidos."

,FLce1/4,
PL9N-LF,I9I
LA

CONTRALORIA GELEGADA
GESTION PUSLIONS
E 1545TH IJCIONES FINANGIERAS

Sistemas de la Entidad se encuentran fuera de la Sede Central, atendiendo el


proceso electoral hasta despues de mayo 30 de 2010. Informe CGR-CGPIF
039/10, pag. 19).
El plan de capacitaciOn se plasma en el documento SK-0000064144, version 1.3
de los terminos de referencia, con el ajuste solicitado por la entidad y plasmado
en la comunicaci6n de SAGEM 091106RNEC1850 del pasado 6 de Noviembre
de 2009. (Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 19).
La capacitacion se cumpli6 en un 99%, (el porcentaje parece indicar lo contrario
pues se cumplie) casi el 100%, se recomienda revisar pues no sustenta la
conclusion que se expresa, deberia indicarse Onicamente desde la divergencia
entre la capacitacion y los requisitos previos para obtenerla.) debido a que en
algunas de ellas el pert' de los funcionarios convocados no se ajust6 a los
requerimientos, como es el caso de la Administraci6n y Operacion del Sistema
Web Service, en el cual solo dos de los asistentes cumplen con el conocimiento
previo exigido, de acuerdo con las evaluaciones y prerrequisitos presentados.
Similar situacian se pudo evidenciar en la capacitaci6n de Administracion y
OperaciOn del Sistema de Seguimiento y Control.
De otra parte se observe) como un factor influyente en los profesionales de
Sistemas a asumir la responsabilidad y rol de SAGEM, en la administraciem del
sistema MTR AFIS, la baja asignaciem salarial y las responsabilidades que ello
implica. (Informe CGR-CGPIF 039/10, peg. 21).
Hallazgo 3 Objeto de los otrosies al Contrato 057 de 2005
El objeto de los contratos adicionales 1 y 2 de 1 de diciembre de 2008 y de 200954,
respectivamente, relacionados con la adquisicien de bienes (impresoras, escaneres)
para el PMT II, no debi6 ser pagado por la Entidad, puesto que la naturaleza del
contrato 057, de Have en mano55, establece que el servicio prestado por el
contratista incluye todos "los recursos humanos, logisticos, tecnolOgicos y las prestacion
de servicios tecnicos especializados" 56 , es decir, que el consorcio tiene la obligacion,
bajo lo pactado en el contrato, de proveer todos los bienes materiales o inmateriales
necesarios para el Optimo funcionamiento del PMT II, esto, de conformidad con el
54 El contrato adicional No. 1 de Diciembre 31 de. 2008, contemplo la compra de 96 impresoras de matriz de punto
FX 870 por S104 millones.
El contrato adicional No. 2 de diciembre 31 de 2009, aument6 el valor del contrato por $282 millones para la compra
de impresoras, escaners, entre otros.
55 contrato 057 de 2005. Clausula 2. Segundo y Tercer Inciso."Para todos los efectos legates, el presente es un
contrato global que persigue productos finales a entregar de bienes y servicios y, en consecuencia, los procesos y
actividades intermedias desarrolladas, en las condiciones y con las especificaciones contempladas on los terminos
de referenda, tienen la mayor relevancia para garantizar de manera efectiva la cabal ejecucion del objeto del
contrato y del fin del contrato. En consecuencia of contrato se celebra allave en mano"
Asi mismo la Clausula 4, numeral 4.67, dispone "Llave en mane: Para los efectos de este contrato la forma de
curnplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la secuencia de su entrega y la interrelacion de sus
cornponentes entre gables constituye conceptualmente un contrato nave on mann, que debera ejecutarse de
conformidad con el plan de trabajo y cronograma de actividades de la propuesta que hace parte integral del
contrato, e implica que EL CONTRATISTA adquiere el compromiso de entregar a satisfaccion de LA
REGISTRADURIA el objeto contractual on funcionamiento y con los productos y servicios contenidos on el
lResaltado fuera de texto)
Clausula 1 del Contrato 057 de 2005.

CONTRALORI;('SNTIP4LP11
A ,
891LAICDAELE "A

numeral 7.7 del contrato que estipula dentro de las obligaciones del contratista
"Suministrar con cargo al valor pactado en este contrato, todos los bienes y servicios
necesarios para of cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades requeridas en el
presente contrato". (Informe CGR-CGPIF 039/10, pag 21).

En consecuencia, la Entidad no debi6 destinar recursos adicionales al contrato para


adquirir bienes propios del PMT II, pues estos se debran adquirir con cargo al valor
inicial pactado, maxime cuando el paragrafo segundo de la clausula 26 del contrato
establece que "Dado que el contrato as a precio global, LA REGISTRADURiA no
despachara favorablemente reclamos o solicitudes de reajuste efectuadas por EL
CONTRATISTA, por concepto de costos, gastos, actividades o suministros adicionales
que aquel requiera para ejecutar el contrato, y que fueran previsibles a la fecha de la
presentaciOn de la propuesta" (resaltado fuera de texto). Lo que significa que las

clausulas contractuales consideran incluidos dentro del precio global del contrato los
costos, gastos, actividades o suministros adicionales que cumplan con las
condiciones de ser requeridos para ejecutar el contrato y de ser previsibles a la
fecha de la presentaciOn de la propuesta, como lo son los equipos solicitados dentro
de las adiciones del caso, necesarios para la ejecuciOn de la segunda fase del PMT,
como se desprende de los estudios previos, en los cuales no se verifico su
condician de previsibles. (Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 22).
Esta situaci6n se genera por deficiencies en la planeaciOn del contrato y por
desconocimiento de las clausulas contractuales, que conducen a una duplicidad en
la inversion de los recursos publicos, debido a que la adquisicion contratada por los
otrosies ya se encontraba estipulada dentro del contrato inicial. Informe CGR-CGPIF
039/10, pag. 22).
Debe anotarse adicionalmente, que al presente hallazgo se atima el hecho de que
en las 35 impresoras adquiridas mediante la adiciOn No. 2, se increment6 su valor
un ario despues en 76%, pasando de $1,08 millones (adiciOn No. 1) a $1,9 millones
(adicion No. 2) por unidad, siendo de la misma marca y calidad. SituaciOn
evidenciada en los estudios de conveniencia y oportunidad, donde adicionalmente,
el estudio de mercado de la segunda adicion demuestra que otras tres empresas
mantienen un valor similar por el que se compraron las impresoras en el primer
contrato adicional. Y la Entidad justifica su compra por precio elevado por los
servicios de alistamiento, integraci6n e instalacian, los cuales tambien fueron
incluidos en la primera adiciOn, y no hubo valor diferencial por dicha situaciOn.
(Informe CGR-CGPIF 039/10, pag. 22).
Por todo lo anterior el hallazgo se mantiene.
Hallazgo 33: Registro contable de bienes proyecto PMTII
Contablemente no estan registrados en las Cuentas de Orden los bienes Tangibles
e Intangibles, entregados parcialmente en desarrollo del contrato 057 de 2005,
descrito anteriormente, el cual es modalidad Have en mane; es de precisar que los

La definici6n de CONTRATO LUNE EN MANO, la podemos encontrar en el libro GestiOn de Proyectos de JUAN
JOSE MIRANDA MIRANDA.

5'

CONTRALO

R{A

nitioDAELECADA
grrigv
UCEOliES PNANCIERAS

mismos, se encuentran en use de la Registraduria, no obstante, la clausula 30


Renovacien Tecnologica, del citado contrato, estipula que: "EL CONTRATISTA se
oblige a entregar a LA REGISTRADURIA la Ultima tecnologia que exista en el mercado al
momento de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato. Si propuesto un equipo 0
un aplicativo o sistemas base (operativos, administradores de bases de datos y antivirus,
entre otros) con determinadas caracteristicas este ha lido mejorado en el transcurso de la
ejecuciOn del contrato, al momento de cumplirse la respective obligaci6n, EL CONTRATISTA
esta en Ia obligaciOn de entregar el Ultimo modelo o version sin que vette su oferta
econ6mica, ni los costos del contrato, ni se entienda variacien en sus condiciones. Lo
anterior, sin perjuicio de las actualizaciones del software instalado que surjan durante Ia
ejecuciOn del contrato". De acuerdo a lo anterior, la Registraduria debera recibir
bienes tangibles e intangibles actualizados y valorizados, que haran parte del Activo
en el momento de la entrega y liquidaciOn del contrato. (CGR-CGPIF 099/10, peg.
53).
En la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial de la
misma vigencia, tenemos:
TECNOLOGiAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES
Respecto a los niveles de Seguridad Informatica, fisica, logica y de las personas
tanto en el nivel Central como en las Registradurias Departamentales, Especiales,
Auxiliares y Municipales es deficiente, al generar riesgos relacionados con la
administraci6n de la informaci6n, puesto que podria dar lugar a modificaciones,
alteraciones, sustracciones, perdidas, danos y dernas usos no autorizados y que
puedan afectarla, bajo el entendido de que se trata de informaci6n de reserve y
seguridad nacional, basado en el registro y la identidad de las personas. (CGRCGPIF 099/10, peg. 11).
El Hardware en operaci6n corresponde a tecnologia de versiones superiores a dos o
ms arios de fabricaci6n, utilizados para el proyecto PMT II.
Frente a las visitas practicadas con relaciOn a la ejecucien del PMT II, es pertinente
tener en cuenta la vigencia y cumplimiento del contrato 057 de 2005 suscrito con la
firma SAGEM y en particular lo dispuesto en la Clausula 30 y numeral 4.4 de la
Clausula 43, puesto que el hardware y software recibidos por la Entidad mediante
las actas de entregas parciales, no corresponden a la Ultima tecnologia existente en
el mercado, es decir al an 2010, al observer que el contrato no ha terminado.
Adernas al estimar la implementaciOn de lo descrito en la clausula 14.2.5 literal d.4,
se establecie que el Subproyecto de Web Service no dispone de un sistema que
"Consiste en que una empresa propie feria del proyecto, /e entrega a otro compel?' ia especializada Ia ejecucion total
del mismo (diseno, ingenieria basica, ingenieria de detalle, compras, construccitin y puesta en marcha) quedando
esta compania con el compromise de entregar e/ proyecto plenamente ejecutado y operando en condiciones
normales de capacidad, calidad y cantidad en un tiempo y por un valor previamente acordado." Disponible en
[http.//www.dnp oov.corarchivos/documentos/DIFP Bpin/CAP%207.pdfi
Al respecto el Consejo de Estado en consulta No. 1013 de 16 de Diciembre de 1997 C.P. Augusto Trejos Jaramillo,
establecio con respecto a los contratos en comenta "Algunos expertos yen en este tipo de contratos aspectos
cuestionables tales como el no permitir a veces una verdadera transparencia de la tecnologia, crear una
dependencia permanente del empresario nacional pare con el vendedor extranjero, la subutilizacion de los recursos
tecnicos y naturales del pais, lo elevado de sus costos, la dificultad de adecuar la tecnologia al entorno nacional, e/
peligro de importer elementos innecesarios y la dificultad de adaptar posteriormente tecnologias ma's modemas y
sofisticadas",

CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PLISLICA
E INSTITUCIONES FINANCIERAS

permita tarifar, facturar y cobrar el servicio mediante cualquier tipo de pago. (CGRCGPIF 099/10, pag. 12).
Subproyecto de Web Service, numeral d. "Debera contar con un sistema que permita
tarifar, facturar y cobrar el servicio mediante cualquier tipo de pago".
Hallazgo No. 3. Actualizacion Base de Datos de Booking
La Base de Datos de las Booking de las Registradurias Municipales del Valle y
Santander se encuentran desactualizadas, incumpliendo el articulo 2, literal e) de la
Ley 87 de 1993.
Se evidenciaron deficiencias de gestion en la actualizaciOn de las respectivas bases
de datos, lo que podria ocasionar demoras y sobrecostos en la expediciOn de
documentos, ya que dicha labor se tiene que hacer de forma manual y en papel. En
razOn a que no se cumple el procedimiento establecido para la actualizacion. (CGRCGPIF 099/10, pag. 18).
Hallazgo No. 4. Actualizacion de Antivirus
El cliente de antivirus local en los equipos de PMTII se encuentra desactualizado
desde noviembre 2009, incumpliendo el articulo 2, literal a) de la Ley 87 de 1993 y
el literal 210 del articulo 2 de la Resolucion 3257 de agosto de 2005. SituaciOn que
evidencia debilidades en la gesti6n de la administraciOn de la consola antivirus a
nivel central. Por lo tanto frente a un ataque de virus o de denegacion de servicio, la
Entidad se expone a la perdida de datos sensibles. (CGR-CGPIF 099/10, pag. 18).
Hallazgo No. 5. Seguridad en los Password
Los Password de ingreso de los usuarios a la VPN y al aplicativo PMTII, no son
cambiados periOdicamente, ni cuando hay cambio o rotaci6n de funcionarios. Esta
situaciOn denota debilidades en la formulacian de las politicas de seguridad, ligada a
la administracion del recurso humano, de red y de acceso a la informaciOn. De esta
forma se incumple el articulo 2, literal a) de la Ley 87 de 1993 y literal 111 del
articulo 2 de la Resolucion 3257 de agosto 5 de 2005. (CGR-CGPIF 099/10, pag.
18).

cE2NTFP)-9,,,T,e

CONTFEALORiA DELEOMEA
GESTION PUSUCA
E INSTITUCiONES FINANCIERAS

ANEXO 3
Estados Contables

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL


BALANCE GENERAL
A 31 DE DICIEMBRE DE 2010
(Clime en miles de pesos)

REGISTRADURIA

NACIONAL. DEL ESTADO CIVIL.

Pi
Ct

CORRIENTE
11 Efectivo
1105 Caja
10 Dep6sitos en Instiluciones Financieras
14 Deudores
1401 Ingresos no Tributarios
1420 Avances y anticipos entregados
1470 Otros Deudores

19 Otros activos
1905 Bienes y Servicios Pagados por Antacipadr
1910 Cargos diferidos
1950 Responsabilidades
1955 Provision para Responsabilidades
1970 Intangibles
1975 Amortizaciort acumulada de intangibles
1999 Valorizations

NO CORRIENTE

CORRIENTE
15,333
14.410
923

184,478
0
184,478

19,640,243
4,626,164
11,921,283
3,092,796

309,503,813
713,365
306,245,182
2,545,266

154,785,144
O
1,508,594
O
0
196,830,285
-48,789,166
5,235,431

20,137,170
8,972,031
4,688,226
0
0
47,588,462
-46,346,980
5,235,431

63,641,721

40,186,651

23 Operaciones de Financiamiento
2306 Operaciones de Financiamiento

244,631
244,63

0
0

24 Cuentas por pagar


2401 Adquisicion de Bienes y Servicios
2403 Transferencias por Pagar
2425 Acreedores
2436 Retencion en la fuente e impuesto
2440 Impuestos, Contribuciones y Tasas
2460 Creditos judiciaIes
2490 Otros cuentas por pagar

11 169,716
6,601,360
3,582
4,523,092
36.510
0
257
4,915

64,880,955
55,452,417
1,708,025
4,543,950
2,983,935
4,347
2,008
186,273

25 Obligaciones laborales
2505 Salarios y prestaciones sociales

44,160,392
44,160,392

58,669,410
58,669,410

1 685,691
1,685,691
0

1,669,058
1,669,058
0

27 Pasivos estimados
2710 Provision para contingencias
2715 Provisidn pare Prestaciones Social.

NO CORRIENTE
IP

16 Propiedades, planta y equipo


1605 Terrenos
1635 Bienes muebles en bodega
1636 Propiedades, planta y equipo en mantenim
1637 Propiedades, Planta y Equipo no Explotadi
1640 Edificaciones
1655 Maquinada y equipo
1660 Equipo medico y cientifico
1665 Muebles, enseres y equipos de ofidna
1670 Equipos de comunicacion y computation
1675 Equipo de transporte, traccion y elevation.
1680 Equipo de comedor, codna, despensa y hi
1685 Depreciation acumulada
1695 Provision pare protecciOn Propiedad, plant

TOTAL ACTIVO

63,641,721
7,319,095
166,656
15,010
2,022,700
25,740,275
6,621,874
27,910
16 177,307
78,164,092
3,749,481
162,834
-73,853,031
-2,672,482

40,186,651
4,299,734
3,483,239
38,019
870,208
28,861.772
2,454,977
31,287
13,474,440
57,560,205
2,464,937
206,419
-70,886,104
-2,672,482

238 082,441

370,012,112

8,677,593
0
2,120 221
O
-10,797,814

12,872.750

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS(I)


81 Derechos contingentes
82 Deudoras fiscales
83 Deudoras de control
84 Deudoras fiduciaries
89 Deudoras por contra (cr)

RIEL SANCH
Representant

ei

861,018
0
-13 533,768

SONIA FAJAR
Directora FInan

Pagina 1 de 1

244,792,689

31 Hacienda publica
3105 Capital fiscal
3110 Resuctados del ejercicio
3115 Superavit por valodzacion
3120 Superavit por donacien
3125 Patrimonio ptiblico incorporado
3128 Provisiones, Agotamiento, Deprech

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

180,822,011
194,305.306
-39,264,972
5,235,431
3,826,615
49,395,083
-32,675,452

244,792,689
183,867,853
16,107,284
5,235,431
1.039,525
44,212,427
-5,669,831

238,082 441

370,012,112

186,390,497
O
1,227,716
O
-187,618,213

89,800,555
0
695,214
0
-90,495,769

CUENTAS DE ORDEN ACREEDO


91, Responsabilidades contingentes
92 Acreedoras fiscates
93 Acreedoras de control
94 Acreedoras fiduciaries
99 Acreedoras por contra (db)

MARIA DELIA NO SUA


Contadora TP a. 35592-T

ds_.,

REGISTAADUKIA

IACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL
A DICIEMBRE 31 DE 2010
Cifras on miles de esos

INGRESOS OPERACIONALES (A)

354,300,574

41
4110
4195

Ingresos Fiscales
No Iribularios
Devoluciones y descuentos

44
4403

Trans( erencias
Transferencias corrientes recibidas

47
4705
4720
4722

Operaciones InterInstituclonales
Aportes y traspaso de tondos recibidos
Operaciones de enlace con situacion de tondos
Operaciones de enlace sin situaci6n de tondos

57
5705
5720

Operaciones Interinstituclonales (-)


Aportes y traspasos de rondos girados
Operaciones de enlace

51
5101
5102
5103
5104
5111
5120
52
5202
5203
5204
5207
5211
53
5309
5314
5330
5345
54
5401
5403
5404
56
5611

2,159,683
2,159,683
0
0
0

GASTOS OPERACIONALES (C)


De administraciem
Sueldos y salarios
Conlribuciones Imputadas
Conlribuciones efectivas
, Aportes sobre la nomina
Generates
Impuestcs contribuciones
De operaciem
Sueldos y salarios
Conlribuciones Impuladas
Conlribuciones efectivas
Aportes sobre la nomina
Generates
Provislones, agotarnIento, depreciac. y amortizac.
Provision pars responsabilidades
Provisiones pare Contingencies
Depreciation
Amodizaciones de intangibles
Transferencias
Por Convenios con el Sector Privado
Corrientes al gobierno general
Corrientes a las empresas
Gasto de Inversion Social
Gobierno, Remade'', y Desarrollo Institucional
EXCEDENTE OPERACIONAL (D)

48
4805
4810
4815

OTROS INGRESOS (E)


Financieros
Extraordinarios
Ajuste de elercicios anteriores

58
5801
5802
5805
5810
5815

OTROS GASTOS (G) (-)


Olros Intereses
Comisiones
Financieros

709,045
709,045
0

EXIMOIdillarlOS

Ajustes de ejeltiClOS anteriores


EXCEDENTE DEL EJERCICIO (K)

0
0

771,926 667
771,124,756
27,637
774,274

354,582,666
353,482,946
0
1099,720

1,942,947
0
1,942,947

991,137
0
991,137

830,166 704
541,370,939
239,757,992
505,216
28,649,305
6,260,805
265,423,347
774,274
133,865,752
42,673,880
2,468
463,653
100,487
90 625,264
2,125,184
0
2,125,184
0
0
152 804,829
152,804,829
0
0
0
0

339, 13,627
266,645,646
148,525,647
368,966
20,846,173
4,567,282
91,598,603
738,975
33,379 217
3,385,538
0
0
0
29 993,679
1,179,982
0
1,179,982
0
0
38,108,782
38,108,782
0
0
0
0

.58,023,301

14,986,947

3,676,391
0
51,734
3,624 657

95,191
213,323
14,514
-132,646

-15081938
29,414
0
0
55,298
-15,166,650

-1,025,146
5,165
0
0
3,981
-1,034,292

39,264 972

16,107,284

CARLO ARIEL SAN EZ T'ORRES


Representanta Legal

SONIA FAJA
Directera

INA
a

MARIA DE A NINO S A
Contadora P No. 35 2-T

REGISTRADURIA

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL


ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
A DICIEMBRE 31 DE 2010
(Cifras en miles de pesos)

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2009

244,792,689.00

VARIACIONES PATRIMONIALES DURANTE 2010

SALDO DEL PATRIMONIO A DICIEMBRE 31 DE 2010

63,970,678.00

180,822,011.00

IATRH
2009

2010

INCREMENTOS:
3105 CAPITAL FISCAL
3115 SUPERAVIT POR VALORIZACION
3120 SUPERAVIT POR DONACION
3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO

DISMINUCIONES:
3110 RESULTADO DEL EJERCICIO
3128 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIIONES

VARIACION

252,762,435.00

234,355,236.00

194,305,306.00
5,235,431.00
3,826,615.00
49,395,083.00

183,867,853.00
5,235,431.00
1,039,525.00
44,212,427.00

-71,940,424.00

10,437,453.00 -

-39,264,972.00
-32,675,452.00 -

16,107,284.00
5,669,831.00

18,407,199.00

82,377,877.00

0.00

PARTIDAS SIN MOVIMIENTO

0.00

CA -1-1)
/ARLO ARIELSANAZ TORRE
R presentant Legal

MARIA DE A NINO S
T.P. N . 35592 - T

SONIA FAJA I; DINA


Directora Fula

CONTRALO R IA CONTRA

L,
OuRalLAK;DAEL EG ADA

CENtUAL. DL LA REPUBLICA EINSUI UCEONES FINANCIER/NS

ANEXO 4
Matriz de codificaci6n de hallazgos

CONTRALORIA

CONTRALORIA DELECIALIA
GESTION POSLICA
GENERAL OE LA RE PCIGL ICA E INSTITUCIONES. FINANCIERAS

Anexo No. 4
CODIFICACION DE HALLAZGOS
No.

Codigo

Description del Hallazgo (


No mas de 50 palabras)

1003004

Hallazgo. No. 1: Sistema de


informacion de Gestien
SIGESCon base en lo establecido por
la Ley 152 de 1994, Art.26 y 29
y la
Circular I nterna
de
formulation del Plan de Acci6n;
se realizo encuesta aplicada a
18 delegaciones sobre el
aplicativo SIGES, y aspectos
relacionados con la planeacion
de las cuales el 66.6% sefialan
problemas
para
bajar las
actualizaciones del aplicativo.

Cuantia
Millones
$

TIPO DE
HALLAZGO
A F DP

CAUSA

EFECTO

Dificultades
de
conectividad,
es
lento y no permite
el
ing reso
de
informaci6n.

Este aspecto limita el


Ingreso, control y
supervisiOn
a
la
programaci6n
del
Plan de Accion por el
Macroproceso
de
Planeacion
Estrateg ica
y
el
seguimiento
a
la
form ulaciOn
y
ejecuci6n del Plan de
Accion.

2003100

Hallazgo No. 2: Quejas y


Reclamos
En visita a las Registradurias
auxiliares de Suba, Candelaria,
Teusaquillo, Ciudad Bolivar y
Distrital, se evidenci6 la no
aplicacion de criterios claros y
precisos para el manejo de las
quejas y reclamos de los
usuarios.
El
Registrador
Auxiliar, le da el tratamiento que
el considere pertinente, lo cual
no responde a mecanismos
establecidos por la RNEC.

no aplicacien de
criterios claros y
precisos para el
manejo
de
las
quejas y reclamos
de los usuarios

Esta
situacian
contraviene la Ley 87
de 1993, en el
subsistema
de
control de gestion,
procedimientos
del
componente
de
actividades
de
control del Sistema
de Control Interno;
de
igual
forma,
contraviene
lo
senalado en el Plan
Estrategico:
"El
Servicio es nuestra
identidad", disefiado
para el periodo 20082011, el cual senala
en uno de sus ejes
estrateg icos:
"Reorientacien de la
Cultura del Servicio
al Cliente". De igual
forma la Circular 17
del 17 de febrero de
2009,
que
hace
referencia al informe
de quejas, derechos
de
peticiOn
y
acciones de tutela.

2003100

Hallazgo No. 3: Indicadores


de Gesti6n
La Registraduria, en la rendiciOn
cuenta
fiscal
de
la
correspondiente a la vigencia
2010, presento indicadores de
gesfiOn para medir la eficacia y
eficiencia haciendo falta los
indicadores que evaltien la
economia, financieros y otros
aspectos como la efectividad.

Falta de gesfiOn de
la administraci6n en
la construccion de
estos instrumentos
de medici6n.

Lo que limita medir


en forma integral la
y
evaluacion
seguimiento de la
gesfiOn de la entidad.

CONTRALORIA i;P:Tr,zu-zRo'n::LEGADA

GENERAL OE LA RE PUeLicA E INSTITUCIONES FINANCIEFIAS

TIPO DE
HALLAZGO

2202002

Hallazgo
No.
4:
Centro
Alterno
El
nivel
Central
de
la
Registraduria no cuenta con un
centro alterno de dabs que
hospede los sistemas criticos de
computo, de almacenamiento y
de comunicaciones

2202002

Hallazgo No. 5: Conpes Web


Service
La Registraduria ha suscrito
varios convenios con entidades
del Estado, por medio de los
cuales se brinda acceso a la
Web Service, sin que se haya
establecido un certificador de
firma digital para el ciudadano

Esta
situacian
denota debilidades
de gestic:i en la
administraci6n del
Centro de C6mputo
principal y en la
Gestion Informatica
al no tener en
cuenta las normas
de
seguridad
Informatica de la
familia ISO 27000 y
el
estandar
de
mejores
practicas
COBIT 4.1, DS4
(Garantizar
la
Continuidad
del
Servicio).
La
entidad
no
cumple
en
su
integridad
b
recomendaci6n
establecida por el
CONPES
en el
documento
3323
del 20 de diciembre
de
2004,
recomendacion
referida
en
el
numeral
14.2.5
subproyecto
de
Web Service del
contrato 057 de
2005, en el sentido
de: "Con un modelo
de validation de la
huella
los
ciudadanos
a
travas del Web con
todas
las
caracteristicas
necesarias
para
mantener
los
niveles
de
seguridad,
confiabilidad y el no
repudio
de
las
transacciones,
se
puede implementar
un
sistema
que
sirva
como
certificador de la
firma digital, asi el
ciudadano
no
necesitaria claves o
equipos especiales,
siendo sus Onicos
identificadores, por
ejemplo, su nirmero

la
entidad
esta
expuesta a la perdida
de informaci6n ya
sea
por
riesgos
ambientales, ataques
de seguridad u otro
tipo de fallas, lo que
puede
afectar
el
restablecimiento de
la continuidad de sus
operaciones, lo cual
Ilevaria a pardidas de
informacion de
identification.

Lo que impide contar


con
una
forma
efectiva y segura de
validation
de
la
denfificacian
del
mismo.

CONTRALOR1A `gESNTTZLZRBILAICDA""ADA
G EN

L OE LA HE FUSL ICA E INSMUCIONES FiNANCiERAS

TIPO DE
HALLAZGO
de identificacion y
su huella (Mailer"
Subrayado
fuera
del texto.

2202002

Hallazgo No. 6: Condiciones


fisicas de los sistemas de la
Entidad
Cableado estructurado
En lo que respecta a las
condiciones y caracteristicas
que debe cumplir el area
Tecnologica
donde
se
encuentra el equipo de cOmputo
del PMTII, de acuerdo a los
numerates
14.3.3,
14.3.4,
14.3.5,
14.3.6
y
14.3.7
referentes
a
"Otros
Requerimientos Generates" del
Contrato 057 de 2005, se
evidenci6 en las instalaciones
de la Registradurias Auxiliares,
que las adecuaciones no son
id6neas en especificaciones
basicas para comunicaciones,
energia
electrica,
cableado
estructurado, entre otros. El
armario
del
cableado-Rak,
donde se encuentran los Hubs o
patch panel y patch cord, no
estan efi quetados ni con normas
minimal de seguridad, no existe
una canalizacion, se presents
suciedad, se encontraron cables
sueltos desde el techo y otros
sobre el piso.
Perimetro de seguridad Fisica
En las Registradurias auxiliares
de Teusaquillo y Ciudad Bolivar
se evidencio que el area de
comunicaciones
(donde
se
encuentra el servidor, la UPS y
el armario de comunicaciones),
esta at alcance del ciudadano
que entra a realizar su tramite
de
e cedula de ciudadania, sin
que
exista
barrera
de
contencion para ingresar a esta
area y asi evitar el acceso fisico
de personal no autorizado y de
la contaminaciOn ambiental.
Los equipos de c6mputo del
PMTII, en las Registradurias
auxiliares de Suba, Rafael Uribe
Uribe,
Teusaquillo,
Ciudad
Bolivar y la Candelaria no estan
ubicados en sitios adecuados,
ya que los servidores se
encuentran en el suelo, en
condiciones inadecuadas de

Cableado
estructurado
Evidencia la falls de
gesti6n
de
la
administration en la
adecuaci6n de las
instalaciones de las
Registradurias
auxiliares
Perimetro
de
seguridad Fisica
Por lo anterior no
se estan aplicando
las
normas
de
seguridad
informatica
ISO
27000, el estandar
TIA 942, Estandar
de
mejores
Practices
de
TI
COBIT 4.0, DS5
Administrar
la
seguridad de los
sistemas y DS12
Administrar
el
ambiente fisico y la
Resolution 3257 de
Agosto 5 de 2005,
RNEC,
de
la
establece
las
politicas
informaticas
que
deben acatarse en
el interior de la
entidad.
Ambiente
Fisico
en las Estaciones
de Trabajo
Inexistencia
de
politicas
de
seguridad de las
instalaciones
electrical
que
.
.
.
permitan evitar el
riesgo
de
conflagration.

Cableado
estructurado
Lo anterior pone en
riesgo la informaci6n
de
la
entidad.
inobservando
las
normas de seguridad
serialadas,
exponiendose
al
riesgo
de
conflagracion,
perdida y deo de
elementos, con la
subsecuente perdida
de informaci6n e
interrupciones en la
prestacien
del
servicio.
Perimetro
de
seguridad Fisica
SituaciOn que genera
alto riesgo a la
exposici6n de peligro
de
conflagraci6n,
generando
riesgo
para los funcionarios,
posibles perdidas de
informaci6n,
interrupciones en la
o r estacion
del
servicio y riesgo de
perdidas economical
de la Entidad. (Ver
anexo No. 1 archivo
fotografico)
Ambiente Fisico en
las Estaciones de
Trabajo
se
desconoce
lo
dispuesto
en
la
Resolucion
del
Ministerio de Minas y
Energia No. 80398
de 2004, en la cual
senala que se debe
garantizar que las
instalaciones,
e uipos y productos
equipos
usados
en
la
generation,
transmision,
transformackin,
distribuciOn
y
utilizaciOn
de
la
energia
electrica

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPUBLICA ; E INSTITREIONES PAANOIERAS

TIPO DE
HALLAZGO

seguridad y aseo, presentando


riesgos por electricidad estatica
y conflagraciones electricas,
edemas, estan contiguos a los
ventanales con exposicion al
public en general, que podrian
generar pordida de informaci6n
y hechos vandalicos.
Ambiente
Fisico
en
las
Estaciones de Trabajo
Respecto de las instalaciones
electricas de las Registraduria
auxiliares: Ciudad Bolivar, Suba
y Candelaria, se evidencia la
exposici6n a pordidas y clefts
del hardware y software, pues
as condiciones tecnicas no son
adecuadas lo que determine
incumplimiento a los
requerimientos establecidas en
el Reglamento Tecnico para
Instalaciones
Electricas

RETIE. De igual forma, en las


inspecciones
oculares
realizadas el 12, 13, 14 y 25 de
abril de 2011 a las instalaciones
de las Registradurias auxiliares
anteriormente mencionadas, se
encontraron cables sueltos y
fuera
de
las
canaletas,
canaletas
desprendidas
y
puntos de conexion cubiertos
con cajas y carpetas en las
estaciones de trabajo.

cumplan
con
los
objetivos
leg ifimos
de Protecci6n de la
vida
y
la
Preservacion
del
medic
ambiente.
Adicionalmente,
la
inobservancia de la
Resolution 181294
de 2008, Reglamento
Tecnico
de
Instalaciones
Electricas
(RETIE)
del Ministerio
de
Minas y Energia.

1405003

Hallazgo No. 7: Defense


Judicial
La Registraduria no interpuso,
en la oportunidad procesal,
recurso de apelaciOn en contra
de la sentencia del 03 de may)
de 2010, proferida en el proceso
de Nulidad y Restablecimiento
del Derecho No 2003-7311,
instaurado en su contra en el
cual se orden6 reintegrar al
demandante a uno de los
cargos de los cuales fue
ilegalmente removido o a uno
de igual o superior categoria,
equivalencia y remuneration.

Lo anterior evidencia
debilidades en la
gestion judicial de la
entidad,
inobservando
la
funciOn delegada del
Lo
anterior Control y Vigilancia
evidencia
de
los
terminos
debilidades en la judiciales
gestiOn judicial de establecidos en la
la entidad.
Circular No 051 de
Mayo 20 de 2009
proferida
por
la
Oficina Juridica
Grupo de defense
judicial.

1405003

Hallazgo No. 8: Acciones de


Repetici6n (D)
El Comite de Conciliacion de la
entidad, dentro de los seis
meses
establecidos
como
termino legal, no adopt) una
decision motivada de iniciar o
no el proceso de repetition, en

La
entidad
manifiesta que lo
anterior
sucede
porque
se
presentan
debilidades en la
evaluacion de las
fichas tecnicas que

Esta situation limita


la
gesti6n
para
adelantar dentro del
termino
legal
los
Comites
de
Conciliacion que le
permitan a la RNEC
adoptar
las

DELEOADA

CONTRALORIA CONTPALORIA
OESTION PUELICA

GENLRAL DE LA RLPUBLICA E INSTDUCIDNES FDANDEHAS

TIPO DE
HALLAZGO
los procesos: Ejecutivo No
2007-0449 y Accion Popular
2009-0112-00,
donde
fue
condenada al pago de $38.6
millones, los cuales cancele
durante la vigencia 2010.

10

Hallazgo No. 9: Vinculacion


de Personal (D)
La Registraduria Nacional del
Estado Civil mantenia (vigencia
2010 y 2011) en su planta
global a un funcionario, el cual
se encontraba incurso en
inhabilidad para el ejercicio de
derechos y funciones pUblicas
de conformidad al literal d,
articulo 8 de la Ley 80 de 1993,
articulos 37 y 38 de la Ley 734
de 2002. En el expediente del
1501001
Juzgado Veintiuno Penal del
Circuito del Distrito Judicial de
Bogota, reposa oficio 2850 del
18 de septiembre de 2007,
remitido a la Registraduria
Nacional del Estado Civil y otras
entidades
ptiblicas,
donde
informa sabre la condena del
ciudadano para lo de su
competencia, sin embargo, en la
entidad no se evidencian
acciones para desvincularlo al
estar inhabilitado.
Hallazgo No. 10: Justificacian
aumento
adicional
del
Contrato 005
En el Contrato 005 de 2010, por
$8.7 millones, para la prestacion
de servicios on el Consejo
Nacional Electoral, la forma de
pago correspondia al nOmero de
meses
de
ejecuci6n
del
contrato, (7 meses) contados a
partir de la aprobaci6n de la
1404001
garantia Unica.
El contrato venciO el 18 de
2010 y
fue
Agosto
de
el
prorrogado
mediante
Adicional No. 01 del 17 de
Agosto de 2010 hasta el 31 de
agosto del mismo ano, a partir
de la terminaciOn del contrato
principal, es decir se adiciona
on 13 dias por $625.000.
En el contrato initial el costo por

contienen
la
informaciOn
necesaria
y
requerida
para
efectos
de
individualizar
e
identificar
plenamente a los
agentes
presuntamente
responsables.

decisiones oportunas
y a falta de control y
seguimiento
por
parte de la Oficina de
Control Inferno lo
que se traduce en la
inobservancia
del
Decreto 1716 de
2009.

debilidades
de
comunicacion,
coordinaci6n
y
control de acuerdo
a lo establecido en
el Modelo Estandar
de Control Interno
MECI

lo que expone a la
entidad a riesgos
derivados
de
la
conducta de esta
persona

debilidades
de
planeacitin en la
elaboration
el
contrato adicional
ya que no se'
evidencio estudio o
.
justification
del
nuevo valor a pagar
al contratista,

contraviniendo
los
numerales 5, 6, 7 y
15 del Procedimiento
10 del Proceso de
Adquisicion
de
Bienes (Codigo DPGAF-ABS-010),
adoptados mediante
Resolution 8486 de
2008 de la RNEC y
del articulo 3 del
Decreto 2474 de
2008 que establece
los requisitos
de
realizar estudios y
documentos previos.

CONTRALORIA

CONTRALORiA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTITUGIONJES FIVANCIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
dia
ascend ia
a
$41.666,
mientras que en el contrato
adicional se fijo en $48.077,
segiin clausula tercera del
mismo. Es decir, el costo de 13
dias de acuerdo con el valor
diario inicial seria de $541.658
pero se cancele $625.001,
presentando un incremento de
$83.343.
Hallazgo No. 11: Supervision
Contratos de Prestacion de
Servicios (D)
En la evaluacion de los
contratos de prestaci6n de
servicios se evidenciaron las
siguientes
situaciones
relacionadas con la Supervision:

11

- En los contratos:109 de 2010


por
$64.1
millones
cuya
duracien es de 11 meses, 025
de 2010 por $42.4 millones con
terrain de ejecuci6n de 10
meses y 021 de 2010 por $24.5
millones de pesos con termino
de duraci6n de 7 meses, no se
observan informes periedicos
que describan las actividades
desarrolladas que permitan
determiner la real ejecucien y
avance de los contratos, a
traves de los cuales se
verifique,
no
solo
el
1404004 cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales
pagadas, sino el esquema
completo de lo ejecutado por el
contratista, incluyendo niveles
de gesti6n, indicadores de
calidad y cumplimiento, con
base en el programa de trabajo
que debe realizar el contratista.
En estos tres contratos, se
evidencian los certificados de
recibo a satisfaccion definitivo
de los servicios, sin embargo,
su contenido no cumple con la
obligacion consagrada en el
punto 10 del numeral 2.3 de la
cicada ResoluciOn, en
concordancia con el punto 21 el
numeral 2.3.1 "Funciones
Administrativas", toda vez que
no describe cuantitativamente el
grado de ejecuciOn de los
servicios, sino que se limita a
enunciar que los contratistas
entregaron y cumplieron con el

Lo anterior denota
debilidades en la
vigilancia
permanente
al
cumplimiento de las
obligaciones
y
funciones
del
Interventor
y/o
Supervisor durante
la ejecucithn del
contrato.

Estes
situaciones
contravienen
lo
senalado
en
el
Articulo 4 De los
Derechos y Deberes
de las Entidades
Estatales
y
el
Articulo 26.- Del
Principio
de
Responsabilidad, de
la Ley 80 de 1993;
as articulos 1 y 4 y
puntos 10, 11, 21 y
22 del numeral 2.3.1
"Funciones
Administrativas" de
Resolution No.0307
del 20 de enero de
2009 la actividad 14
estipulada
en
el
Procedimiento 11 del
Proceso
de
Adquisicion y Bienes
con C6digo DP-GAFABS-011 adoptado
mediante
la
Resolution 8486 de
2008 de la RNEC;
edemas, el numeral
31 del Procedimiento
10 del Proceso de
Adquisicion
de
Bienes con COdigo
DP-GAF-ABS-010
adoptados mediante
la ResoluciOn 8486
de 2008 de la RNEC
ordena al Area de
Contratos Oficina
Juridica.

CONTRALORIA
gALRIA L"ADA
GENERAL DE LA REP DIEL ICA riN
ST
R ID;VEXEARNANiERAs
CClin

TIPO DE
HALLAZGO
objeto contractual, lo que no
evidenciar
el
permite
seguimiento continuo durante el
desarrollo de las actividades
propias del objeto contractual.
- En el contrato No. 109, hasta
el 15 de Junio de 2010 el
remitio
a
la
Supervisor
Coordinacion de Grupo de
Contratos las copias de las
certificaciones de cumplimiento
y los informes de la contratista
correspondientes a los periodos:
del 3 de febrero al 2 de marzo
de 2010, 3 de marzo al 2 de
abril de 2010 y 3 de abril de
2010 al 2 de mayo de 2010.
-En el contrato No. 025 de 2010,
en la remisi6n de la Supervision
del contrato a la Coordinacion
de Grupo de Contratos, obran
copias de las certificaciones de
cumplimiento y los informes de
la contratista en cada periodo,
sin contener un informe que
las
permita
determinar
actividades del contratista para
adelantar los procesos
disciplinarios a su cargo.
- En el contrato No. 021, la
Coordinacion del Grupo de
evidencio
Contratos
inconsistencias respecto a lo
estipulado en el acta de recibo a
satisfacci6n, en razon a que se
indic6 que la fecha del acta era
del 25 de agosto de 2010 y se
suscribiO el 11 de junio de 2010,
(frente a la fecha de terminacion
del contrato el 22 de agosto de
2010), y requirio al Magistrado
del Consejo Nacional Electoral
para que allegara el original del
acta de recibo a satisfaccion
porque lo anexado era una
copia, en contravenciOn del
numeral 14 del Procedimiento
11 del Proceso de Adquisicion y
Bienes.
-En el contrato 266 de 2010, de
prestacion de servicios por
$32.5 millones, cuyo objeto es
"Blinder asesoria profesional en
el disetio y ejecuciOn de
estrategias que garanticen la
divulgacidon de los beneficios,
alcance e impottancia de la
obtenciOn de la nueva codula de
ciudadania que deben potter los

99N31,1,7.1/2b9IS

CONTRALOHiA DELEGADA
GESTION PUBLIC<
E INSTITVOONES FINANCIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
colombianos de conformidad
con la propuesta presentada por
el contratista", no obra un
informe
que
describa
la
ejecuci6n y el porcentaje del
cumplimiento de las actividades
establecidas en el objeto
contractual para el periodo
comprendido entre el 06 de
febrero al 05 de marzo de 2011
y que sirvan de respaldo para
su posterior pago.
-El contrato No. 114 de 2010
por $36.1 millones, se celebro
para la prestacion de servicios
profesionales
de
contador
pOblico
especializado,
con
amplia experiencia en auditoria,
para realizar un sistema de
auditoria externa que vigile el
use dado por las partidos,
movimientos
politicos,
con
personeria
politica
vigente,
sobre los recursos estatales
aportados por el Estado para
financiar
sus
gastos
de
sostenimiento
durante
la
vigencia fiscal de 2009 y 2008
de los partidos (Mira, Cambio
Radical
y
Colombia
Democratica). En este contrato
no existe un adecuado control y
exigencia del cumplimiento de
las obligaciones del supervisor.
Los informes de seguimiento al
contrato
no
se
exigen
peri6dicamente para determinar
el avance y su cumplimiento.
-En el contrato No. 116 de 2010
para "Asesorar al Gerente de
Talento
Humano
de
la
Registraduria
Nacional
del
Estado Civil" por $36 millones,
no se observan informes
periodicos que describan las
actividades
desarrolladas,
distintas a emitir Conceptos
Juridico Laborales sobre temas
propuestos o consultados por la
Gerencia de Talento Humano,
para el cumplimiento del resto
de obligaciones objeto del
contrato y las certificaciones de
cumplido para efectos de los
pagos, no constituyen un
seguimiento
durante
el
desarrollo de las actividades
propias del objeto contractual,
con base en un esquema

CONTRALORIA

rs",-7VoRnlnDAELE040^

OLNERAL OE LA t pUBLICA I e INSTIWOIONES FINANOIEHAS

TIPO DE
HALLAZGO

12

13

1703004

1405001

completo de lo ejecutado por el


contratista
y
que
incluya
indicadores de cumplimiento,
con base en el programa de
trabajo que se debe realizar.
El expediente del contrato
contiene, solo en la fase de
liquidaciOn, los documentos
soporte que evidencien los
informes
peri6dicos
que
describen
las
actividades
desarrolladas que permitan
determinar la real ejecucion y
avance del contrato, a traves de
los cuales se puede verificar el
cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales
pagadas y el esquema completo
de lo
ejecutado por el
contratista. Estos documentos
deben ser requeridos en el
momento que se generen
cronologicamente.
Hallazgo
No.
12:
Pago
contratos de prestacion de
servicios. (01)
De la revision de los Contratos
de Prestacign de Servicios Nos.
109, 004, 021, 005, 103 y 116
de 2010, se evidenciaron
diferencias entre los valores
deducidos y lo que realmente se
debiO
retener
por
$1.02
millones, valor absoluto,
Hallazgo No. 13: Liguldacion
contrato PMTII (F) (D)
En el Contrato 057 de 2005 se
suscribieron nueve otrosies, los
adicionales No. 1 y 2 y la
prorroga No. 1. El acta de
terminaci6n y liquidacion se
firma el 21 de diciembre de
2010 y en el numeral 4,6balance
final,
solo
se
descuentan $66.9 de las
impresoras y $885.2 millones
por concepto de la multa
interpuesta al contratista por el
subproyecto de enrolamiento.
Para la liquidacion, se firma el
Acta tecnica de recibo final del
30 de noviembre de 2010.
De acuerdo con el analisis
financiero y juridico del contrato,
se determin6 lo siguiente,
relacionado con los contratos
adicionales 1 y 2:
En el informe de auditoria
Regular de la vigencia 2009, en

Lo anterior evidencia
la inobservancia de
No
se
aplican la normatividad, al
uniformemente las respecto para el caso
normas tributarias
de las retenciones de
impuestos
nacionales

Este
situacion
evidencia
debilidades en la
planeacien para la
debida optimizacion
en la ejecucion del
Proyecto PMTII y la
omisiOn precise de
la aplicacien de las
cleusulas
contractuales, que
conducen a una
doble inversion de
los
recursos
publicos para lograr
el mismo alcance
contractual.
Como resultado de
la accion propuesta
en el plan de
mejoramiento
presentado a la
CGR de la auditoria
vigencia 2009, la
conclusion
del

Por lo anterior, se
presenta un presunto
detrimento
patrimonial
por
$319.2
millones,
correspondientes at
saldo
de
los
adicionales 1 y 2.

CONTRALORIAl="Zt::"""

GENERAL DE LA RE P U BL ICA I E INSTITUCIONES FINANCIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
el "Hallazgo No. 3, Objeto de los
otrosies al Contrato 057 de
glosaron
los
2005",
se
adicionales 01 y 02 al contrato
por $104.1 millones y $282
millones, respectivamente. Sin
embargo, la RNEC no desconto
en la liquidacion del contrato
057 de 2005, la suma de $319.2
millones, teniendo en cuenta
$66.9
que
solo
desconto
millones, correspondiente a 35
impresoras.

Hallazgo No. 14: Obligaciones


al
acta
de
posteriores
liquidation del contrato 057
de 2005

14

15

1405004

1404100

La
entidad,
en aras de
garantizar
zar el ultimo pago del
contrato 057 de 2005, acord6
con el contratista obligaciones
que superan el termino de
action
caducidad
de
la
contractual
prevista
en el
articulo 136 del C.C.A,

No.
15:
Hallazgo
Clausula
Cumplimiento
Renovacion tecnologica (IP)
En visita tecnica realizada a las
de
la
dependencias
Registraduria, se estableci6 que
instalada
la
tecnologia
corresponde al alio 2006 y no
da cumplimiento a lo estipulado
en la clausula 30 "RenovaciOn
tecnolOgica" del contrato 057 de
2005.
Se evidenci6 que los equipos
mas utilizados en la plataforma
corresponden
a
PMTII
servidores DELL PowerEdge e
IBM series P y estaciones de
trabajo (Desktop) DELL Optiplex
portages IBM Think Pad e
impresoras Epson, dentro de la

asesor externo de
la RNEC no hace
referencia a las
razones
que
justifiquen
la
compra
de
los
equipos
con
contratos
adicionales y no
con recursos del
contrato inicial. Se
limita a explicar los
motivos
de
la
devoluciOn de las
35 impresoras, las
cuales
fueron
glosadas
adicionalmente por
sobrecosto en la
auditoria de la CGR
practicada
a
la
vigencia 2009.
debido a que en el
numeral 4.5.2 de la
liquidation
del
contrato No. 057 de
2005, realizada el
21 de diciembre de
2010, estableci6 la
constitution de una
fiducia por $9.335
millones, para los
insumos
de
i o oduccian
de
r
documentos
d
de
identidad,
cuyo
plazo es de treinta
(30) meses,

lo que conlleva a que


si
el
contratista
incurre
un
en
incumplimiento
cercano o superior a
los dos arios y
vencido el amparo de
cumplimiento,
la
entidad
esta
expuesta a la falta de
mecanismos para la
exigibilidad de las
obligaciones
pendientes
por
ejecutar para dicha
epoca.

anterior
Lo
evidencia que la
tecnologia instalada
corresponde en su
alio
mayoria
al
2006, y
no a
tecnologia de 2010,
vigencia
de
en la cual
realizar la
se
renovaciOn
tecnolOgica de que
trata la clausula 30
del
contrato
en
comento.

La anterior situation
un
constituye
probable
dem
patrimonial para el
Estado,
cuya
y
valoracion
cuantificacion debe
determinarse
mediante
una
indagaci6n
preliminar.

CONTRALORI/a
afs'r:ua`.""'
GENERAL DE LA H LPL'S L ICA

E INS mucoNES FINANOIEflAS

TIPO DE
HALLAZGO
muestra
tomada
en
las
diferentes visitas se encontraron
servidores DELL PowerEdge
2900 y estaciones de trabajo
(Desktop) DELL Optiplex 745 y
GX520, impresoras Epson FX
2190, servidores IBM series P 5
modelo 90 u.
Se encontr6 que los equipos de
computo correspondientes al
"sub proyecto de 900 oficinas y
renovaciOn", corresponden en
su mayoria a equipos DELL
Optiplex 745 Y GX520, que, con
base
en
la
informacion
recaudada, fueron puestos en
produccion a finales del 2007 y
comienzos de 2008. Una vez
verificada la informaci6n de
fabricacion de los equipos de
computo ya mencionados, se
evidenciO
que
estos
corresponden
a
tecnologia
liberada en el alio 2006.
Igualmente, en la muestra
seleccionada, los servidores
encontrados corresponden en
su mayoria a equipos DELL
Poweredge 2900, fabricados en
el 2006.
De igual forma, se verifica en el
sitio web de Microsoft que para
los
sistemas
operativos
Windows Server 2003 R2
Standard Edition y Windows XP
Professional, asi como la
vigencia
del
soporte
del
respectivo sistema operativo,
una vez liberados al mercado
lograron disponibilidad plena a
nivel mundial en marzo de 2006
y diciembre de 2001 y su
soporte tecnico principal finaliza
en Julio de 2010 y abril de 2011
respectivamente.

16

Hallazgo
No.
16:
SuscripciOn de Actas de
Entrega Final (D)
Se evidencia la ausencia de
inspecci6n tecnica final de
los bienes y servicios
1405001
adquiridos a haves del
contrato 057 de 2005. No se
elaboro el acta de recibo de
cada
bien
o
servicio
entregado por el contratista,
habida
cuenta
que
la

Lo
anterior
evidencia
el
incumplimiento de
las funciones de
Supervision
relacionadas con
verificaciOn,
inspecciOn de los
bienes y servicios
y
recibo
a
satisfacciOn
del
objeto contratado,

Puesto
que
la
omisiOn
en
el
control y exigencia
al
servicio
suministrado
generan el riesgo
del
no
cumplimiento
de
las
obligaciones
contractuales.

CONTRALOR1A
::E7Jig,,,LZRar.:A"E`^"
GENERAL DE LA REP() a LiCA E iNnrrucioN,NANciERAs
TIPO DE
HALLAZGO
como
del
contrato asi
Supervision
057/05 y la Interventoria correcta
UIS,
realizaron liquidaci6n.
CIDLIS
actividades de verificaciOn y
documental
ajuste
pero
sobre las matrices de los
bienes del PMTII, elaboradas
en diferentes momentos de
la ejecuciOn del contrato,
verificaciOn e
pero sin
inspecci6n Fisica de dichos
el
periodo
bienes
en
entre
las
comprendido
fechas de cierre de cada
Subproyecto y el 17 de
Diciembre de 2010, fecha del
acta de recibo definitivo.

17

18

1405002

1402003

Hallazgo No. 17: Estipulacion


del Ajuste de la Garantia en el
Contrato Adicional 01 del
Contrato 057 de 2005.
servicios
Los
bienes
y
adquiridos mediante el Contrato
Adicional No 01 del contrato 057
estuvieron
de
2005,
no
cobijados por amphacion o
ajuste de algunos de los
y
amparos
de
calidad
estabilidad de las obras, buen
funcionamiento de los equipos y
provision de repuestos, los
cuales constituyen garantias
el
para
fundamentales
de
las
cumplimiento
obligaciones objeto de la adici6n
y para el respaldo de la calidad
de bienes adquiridos y puestos
al servicio del sistema PMTII,
vez
que
constituyen
toda
componentes intimamente
interrelacionados con los demos
equipos instalados en dicho
sistema, con fundamento en la
clausula 1 del contrato 057 de
2005.
Hallazgo No. 18: Analisis de
riesgos contractuales (D)
riesgos como:
no
incluyo
equipos
Sabotaje
a
los
(servidores) que procesan el
escrutinios
y
preconteo,
estadisticas o alteracion de la
informaci6n en estos fres
componentes.
Para la elaboracion de la matriz
de riesgos solo consider6
estadisticas relacionadas con la

su

Esto
evidencia
inadecuado control
de la estipulacion
el
Contrato
en
Adicional No 01
para el ajuste de las
garantias
contractuales

Situacion
que
inobserva
lo
establecido por el
articulo
17
del
de
Decreto
679
1994, articulo 12 del
Decreto 4828 de
2008 y la clausula 40
del contrato 057 de
2005.

La
Registraduria
Nacional no realiz6
analisis
un
detallado y preciso
de
los
riesgos
asociados
al
proceso contractual
para adquirir los
componentes
informaticos
para
los
eventos
electorales
de

Lo anterior, conllevO
a que en el evento
electoral del 14 de
marzo de 2010, no
se cumplieran los
indicadores
de
oportunidad en el
reporte de los datos
electorales y tuviera
que implementarse
planes paralelos de
continqencia, ya que

9111
-F:1/21.41
9al

CONTRALORiA DELEGADA
DES ION POBLIOA
TITUCIONES FINANCIERAS

TIPO DE
HALLAZGO

19

1405001

participaciOn de la ciudadania
en el proceso electoral para el
alio 2007. Ahora bien, los
riesgos previstos por la RNEC
en
el
proceso
para
la
formalizacion
del
contrato
interadministrativo,
se
describieron en el estudio de
necesidad
y
conveniencia
correspondiente,
numeral
"EsfimaciOn,
tipificaciOn
y
asignacion
de
riesgos
previsibles que pueden afectar
el equilibrio economic del
contrato",
sin
incluir
los
descritos anteriormente.
Por otra parte, no se evidenci6
documentacion soporte que
sustente el paso de 21.000
accesos concurrentes en las
elecciones del alio 2007, a una
estimada de 50.000 accesos
concurrentes en el 2010, con los
correspondientes equipos de
comunicaciones
que
los
soportaran, ya que no se
encontraron estudios tecnicos o
analisis
estadisticos
que
permitieran evaluar el volumen
esperado de consultas..
Hallazgo No. 19: Liquidacion
contractual
La Registraduria no ha liquidado
26 contratos dentro del termino
fijado en los pliegos de
condiciones o terminos de
referencia o en su defecto, en el
plazo establecido en el articulo
11 de Ley 1150 de 2007, donde
se senala que la liquidaciOn se
debe realizar dentro de los
cuatro (4) meses siguientes a la
expiraci6n del termino previsto
para la ejecuci6n del contrato.
Igualmente se observe el no
cumplimiento de los numerates
6 y 7 del Procedimiento 13 del
Proceso de Adquisicion de
Bienes con C6digo DP-GAFABS-13 adoptados mediante la
Resolucion 8486 de 2008 de la
RNEC que ordenan:..."7. Hacer
firmer el acta de termination y
liquidaciOn del contrato por el
contratista, el supervisor y el
ordenador del gasto. 8. Remitir
Acta
de
Termination
y
Liquidacitin del Contrato a la
Gerencia
Administrativa
y

Congreso de la
RepUblica, elecciOn
de
Parlamento
Andino y presidente
y vicepresidente a
celebrarse durante
el 2010.
La RNEC no conto
con las soluciones
de
seguridad
informatica
sobre
una infraestructura
de comunicaciones
en su pagina Web
para
lograr
un
trafico
seguro,
integral y seguridad
de la informaciOn
durante el proceso
electoral.

en esa fecha se
presentaron 70.000
hits en la pagina
Web.
Lo anterior conlleva a
la inaplicaciOn del
principio
de
planeaciOn
de la
contrataciOn estatal
consagrado en el
numeral
6
del
articulo 3 del Decreto
2474 de 2008 y
articulo 4 de la Ley
1150 de 2007.

Este
situation
denota deficiencias
en la actividad de
supervisiOn,
pues
no
existe
un
adecuado control y
exigencia,
como
facultades propias
del supervisor, de
conformidad con el
numeral 2.3 y 23.1
del
Manual
de
Interventoria de la
Registraduria:
Funciones
Generates "Realizar
la
inspecci6n
Mcnica final previa
a
la
entrega
definitiva de las
obras o trabajos,
bienes
suministrados
y
servicios,
elaborando el acta
de recibo definitivo,
el
recibo
a
satisfacciOn
o
ingreso al almacen

Lo anterior, implica
adicionalmente
inobservancia
del
Manual
de
Interventoria
y
Supervision
(Resolucion 0307 de
2009) y del Manual
de
Procedimientos
de
la
Entidad
(Resolucion 8486 de
2008),
que
establecen
sin
exception alguna la
realization de las
funciones
y
actividades
de
vigilancia, con
la
finalidad de verificar
el cumplimiento de
las
obligaciones
pactadas
en
los
distintos
contratos
celebrados por la
RNEC,
segOn
la
naturaleza de cada
uno de estos dentro
de
las
cuales
comprenden
las

ALORIA oCe's",',.R."tuRs'ilet- E4A


CONTR
OE LA ftErinsuica e
GENERAL

INSIGUCIONES FINANGIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
Financiera y al Supervisor para
lo de su competencia, mediante
de
con
visto
memorando
aprobaciOn del asesor del Area
de Contratos y firma del Jefe de
la Oficina Juridica."

20

21

1802100

1601001

Hallazgo No. 20: Constitucion


Reservas Presupuestales
Al cierre de la vigencia 2010, la
constituye
Registraduria
reservas presupuestales para
gastos de funcionamiento por
$11.591,8 millones cifra que
4.7%
del
representa
alio
presupuesto
del
inmediatamente anterior
Hallazgo No. 21: Soportes
Incorporacion bienes PMTII
1. Con relacion al ingreso al
almacon de los bienes producto
de PMTII, se establecio que
para los tangibles el soporte
fueron las actas individuales con
las cuales el contratista entrege
los bienes durante la ejecuci6n
del contrato, algunos desde el
alio 2006. Para la liquidacion
del contrato, y por elide la
entrega de los bienes a la
Registraduria, no se elaboni
ninguna acta que tuviera
informacion actualizada de los
efectivamente
activos
entregados y recibidos.
Es importante precisar que
durante las nueve (9) entregas
parciales de los subproyectos,
los bienes estaban a cargo del
contratista quien asumia el
riesgo del uso, cancelaba los
realizaba
los
seguros,
los
mantenimientos
y

en donde CONSTE
que el contratista
a
ha
cumplido
cabalidad con el
objeto para el cual
fue contratado".

de
obligaciones
allegar los recibos a
satisfaccion,
informes
de
ejecuciOn mensual y
copia de recibos de
pago de anodes a
seguridad social del
Contratista,
que
correspondieran
al
termino de ejecuciOn
contrato,
del
incluyendo el recibo
definitivo
el
cual
debe ser expedido
de conformidad con
los formatos anexos
a la Circular 041 de
2010, a efectos de
Ilevar a cabo dentro
del plazo maxim, la
liquidacion de los
contratos.

Lo
anterior
originado en la falta
de
planeacien y
control por parte de
la Entidad.

Incumpliendo
lo
establecido en la ley
presupuesto
de
donde el limite es el
2%,

no existen soportes
para verificar que
los bienes tangibles
incorporados
al
inventario con base
en
la
matriz
suministrada por el
e
contratista
incluidos
en
el
informe
085 de
noviembre de 2010,
el cual es soportado
con las actas de
entrega
parciales
desde el alio 2006,
efectivamente
existen
y
se
encuentran en buen
estado

,
cual
origina
I
incertidumbre en las
cuentas
de
Propiedad, Planta y
Equipo y en la
Legalizacion
del
anticipo por $24.593
millones.

CONTRALO FRIA 1 g:ig-TrZtJlac^'

GENERAL DE LA R P GIRL ICA E INSTEIUGIONES EINANOIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
controlaba; per lo tanto, en ese
lapso no entraron a los Estados
Financieros de la Registraduria
Nacional del Estado Civil, ni se
efectu6 registro alguno en
Cuentas de Orden, por ende no
fueron objeto de evaluation en
las auditorias anteriores, por
tratarse de un contrato de
Modalidad Llave en Mano.
2. La Circular No. 086 del 27
agosto de 2009, establecio el
para
el
procedimiento
levantamiento del inventario de
PMTII, en la cual se indica que
los formatos Al (Actualizacion
de Inventario) deberian estar en
la sede central entre septiembre
y octubre de 2009; sin embargo,
la liquidaciem del contrato se
realize) en diciembre de 2010 y
no se levanto inventario fisico
el
de
acuerdo
con
procedimiento senalado.
3. La incorporaciem al aplicativo
LEADER se realize) con las
matrices elaboradas por el
contratista con base en las
entregas parciales; en los
documentos de la liquidacion se
senala que las Actas de
Entregas Parciales hacen parte
de las actas de recibo final, sin
embargo, durante los cinco (5)
arias de ejecuciem del contrato
existiO un volumen importante
de novedades, tanto en los
equipos como en el personal
que los tiene a cargo, lo cual
impidi6 establecer realmente los
bienes incorporados, al no
existir una acta a la fecha de la
liquidacion.
Adicionalmente, se solicitaron
los formatos Al (Actualizacion
de Inventario) de 121 elementos
tangibles y 13 intangibles, de los
cuales 61 son del proyecto
PMTII y se recibieron 33 (19 de
PMTII), indicativo de que la
entidad tampoco cuenta con el
inventario fisico de los bien
recibidos.
4. Se realize) simultaneamente
el alta de bienes del almacen y
el traslado con los mismos
soportes y matrices, los cuales
se encuentran distribuidos a
nivel nacional.

CONTRALORIA

scETTrig."`PCaLAICDAELEA"

GENERAL DE LA RE E-O BLICA E INSTITUCIONES FENANCIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
5. En visitas realizadas a las
sedes en las Registradurias
auxiliares
de:
Teusaquillo,
Candelaria, Rafael Uribe Uribe,
Ciudad Bolivar, Suba y la
Registraduria
Distrital,
no
pudieron identificar los bienes
producto del PMT II dado que
no se evidencian los soportes
de las actas de entrega y
recibidos tales como: las
booking, los Morphos, los
lectores 2D, entre otros.
Hallazgo No. 22: PLACAS
PMTII
No obstante, en el manejo de
las placas de los bienes
tangibles, se establecieron las
siguientes
situaciones
deficientes:

22

De acuerdo con la informacion


suministrada con officio RDRCIDNI-121 del 18 de marzo de
2011, la entidad indic6 que al
contratista se le entregaron
14.966 placas, descontadas 427
que el contratista reintegr6. Sin
embargo, la numeraciOn de las
placas asignadas a los bienes
incorporados al inventario oscila
entre la No. 1 y la 16.132, de las
cuales no se encuentran 1.981
utilizadas, teniendo en cuenta el
consecutivo, que los bienes
tangibles ingresados al almacen
1601002
fueron
12.311,
1.844
se
encuentran en el almacon y que
los nOmeros de placas 1209,
2292,
3313 y 7525 se
encuentran repetidas.
En la pagina 11 del informe 085
de noviembre de 2010, anexo
del Acta Tecnica de recibo final,
se sefiala lo siguiente: "Con el
fin de contar con mayores
elementos
de
yetificaciem,
mediante comunicacien GPINT-PMT-1851 del 17 de
septiembre de 2010, se le
stiletto a la RNEC, informar
sobre la relaciOn del total de
placas impresas y entregadas al
Contratista, de las placas
existentes al cierre de este
proyecto. Cabe anotar que a la
fecha de emisiOn de esta
obsetvacion NO se ha recibido
ningtin tipo de respuesta".

Lo anterior denote
falta
de control
durante la ejecucien
del contrato, del
suministro de las
Placas y par ende Lo
cual
genera
de los bienes que incertidumbre en los
se encontraban en bienes recibidos.
1150
de
la
Registraduria, los
cuales estaban a
cargo
del
contratista SAGEM,

1 %"s",Tg,t.,uptner,:r-ca"A
CONTRALORIA
GENE-LA REPOOLICA

INSMUCIONES FINANCIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
Hallazgo No. 23: Insumos
PMTII
en el ingreso y salida de los
insumos producto del PMTII se
detectaron
las
siguientes
situaciones:

23

24

25

No se han establecido los


soportes de los ingresos y
salidas de almacen de estos
insumos y en los informes
entregados
por
SAGEM
aparece la discriminaci6n del
total; sin embargo, no se
evidencia documento alguno
suscrito por funcionarios de la
1405001
Registraduria que validen esta
informaci6n.

1405001

1702100

Lo anterior, entre
otras
cosas
evidencia falta de
control
y
seguimiento de la
administraci6n en la
liquidaciOn
del
contrato.
Ia
SAGEM
incluy6
en

legalizacion de los insumos


utilizados durante la ejecucion
del contrato los recibidos al
inicio del mismo, relacionados
en el acta No. 1 del 30 de
diciembre de 2005, los cuales
son adicionales a los adquiridos
con los recursos del contrato
057 de 2005. Por lo anterior, la
legalizacion deberia ser por
$367.669,8 millones y no
$367.101,3 millones.
Hallazgo No. 24 Soportes Debido
a
su
intangibles PMTII
condiciOn inmaterial
En la liquidaciOn del Contrato y a que la entidad
057 de 2005, no se suscribieron argumentas que el
actas de recibo final actualizado software
estaba
del software y no se realiz6 incorporado a los
levantamiento del formato Al equipos
(ActualizaciOn de inventario);
entregados.
Hallazgo
No.
25:
Otras
Responsabilidades
Contingentes (919090)
La subcuenta Cuestas de
Orden-Otras Responsabilidades
Contingentes present& a 31 de
diciembre de 2010, saldo por
La entidad causa y
$127.596 millones, cifra que
registra
contiene un registro por $91.009
.neamente el
millones realizado al cierre del
pago
ago con base en
ejercicio de 2010, con lo cual se
la Resolucion que
subesfima las Cuestas por
ordena el pago
Pagar por dicho valor, toda vez
que se encuentra soportado con
Resoluciones
de
Reconocimiento de Reposici6n
de Gastos de
Campana,
elaboradas por el Consejo
Nacional Electoral.

Lo
que
origins
subesfimacien
de
$568,5 millones en
las
cuestas
Deudores
y
por
contrapartida
sobreestimacion del
resultado
del
ejercicio

Lo anterior genera
incertidumbre
$12.671,4 millones
que hacen parte del
saldo de la cuenta
Intangibles.

I nobservando
el
prindpio de Devengo
y Causaci6n, porque
el reconocimiento de
los
hechos
es
independiente
del
instante en que se
efectUa
el
movimiento
de
efectivo.
Asi
mismo,
se
incumple el principio
de Prudencia, el cual
establece que los
gastos
deben
no
contabilizarse
solo los que se
incurren durante el

CONTRALORIA

CONTRALOICA DELEGADA
GESTION PU eLICA
E INSTITUDIONES FINANCIESAS

TIPO DE
HALLAZGO
periodo
contable,
sino Iambi&
los
potenciales,
desde
cuando se tenga
conocimiento.
Las
cuentas de orden
(Otras
Responsabilidades
Contingentes) y por
el
contrario,
se
encuentran
sobreestimadas
en
$91.009 millones.

Asi
mismo,
como
hecho
subsecuente, se evidenciaron
pagos en el 2011 por reposici6n
de
gastos
de
camparias
electorales y funcionamiento, a
traves del Fondo Nacional de
Financiacion de Partidos y
Campatlas
Electorales
de
elecciones efectuadas en el
2010, por $2.129,3 millones,

Hallazgo No. 26: Revelation


Notas
a
los
Estados
Contables
De acuerdo con las notas a los
estados contables la entidad
indica que efectuaron inventario
fisico con exception de las
Delegaciones Atlantico, Bolivar,
Valle, Choco y Arauca, situaciOn
que no corresponden a la
realidad,
porque
la
Registraduria no cuenta con un
inventario fisico total;

26

27

1801001

Asi mismo, las notas a los


Estados Financieros indican que
el
valor
de
$91.009,
corresponde a la contabilizaciOn
de la variaciOn de la reposiciOn
de gastos de campaiias de los
movimientos y partidos politicos
segiin informe suministrado por
el
Fondo
Nacional
de
Campafias para el cierre de
vigencia 2010, sin hater la
revelaciem que corresponde a
partidas pendientes de depurar,
en donde existen Resoluciones
pendientes de pago.
Custodia
licencias
del
software AFIS y licencia de
terceros
Los originales de las licencias
del software AFIS y licencia de
terceros no se encuentran bajo
custodia, de acuerdo con las
normas
y
parametros
de
seguridad. Estas se encuentran
bajo la responsabilidad de un
funcionario de la Gerencia de
Informatica y archivadas en su
escritorio.
Asi
mismo,
se
evidencio que no existen copias
de
dichas
licencias
autenticadas.

No se revela la incumpliendo asi el


realidad financiera Plan
General
de
de la entidad.
Contabilidad Publica,

Contraviniendo
la
norms
ISO
27001:2005 referente
a
incidentes
de
seguridad
de
la
informaci6n
y
al
componente
de
informaciOn
y
comunicacion
del
sistema de control
inferno.

Lo
anterior
evidencia
debilidades en el
manejo y custodia
de la informaciOn
de la Entidad,

CONTRALORIA
,(ET,TZgrtIr"--LA REFODL
GENERAL DE

ICA
E INSTRUEIONES FINANGIERAS

TIPO DE
HALLAZGO

28

29

Medios
Custodia
en
Magneticos y Documental
En visite a las bodegas
arrendadas por la Registraduria
ubicadas en la carrera 42 bis
No. 17 A 75. y carrera 68 No.
10-05 para el "Manejo Tecnico
de InformaciOn
MTI
S.A.
Thomas GregMTI (Bodega de
almacenamiento magneticos y
bodega documental), el cual
comprende un espacio fisico
para el almacenamiento y
custodia de 25.000 cajas que
contiene registros civiles de
Nacimiento,
Matrimonios,
Defuncion, I nscripciones por
correo, soportes, copies y Este
situation
medios magneticos de la evidencia
entidad, se observe lo siguiente: debilidades
de
supervision en el
de

Las instalaciones de contrato


Manejo Tecnico de Informacion arrendamiento No.
GregMTI 045 de 2010
S.A.
Thomas
(Bodega de almacenamiento
magneticos), se encuentra en
reparaciones locatives y los
techos
estan
totalmente
desprotegidos, por lo que ante
la contingencia de fuertes Iluvias
o Ia penetration de personas,
se pueden presentan Banos o
perdida de information.
Humedad en las paredes que
pueden defier los medios
magneticos;
edemas,
las
divisiones donde se ubican
estos elementos se encuentran
sin ninguna numeration, incluse
mezclados con los de otras
entidades.
Licencias del software AFIS y
licencia de terceros
licencias
de
IBM
Las
"Transaction Profile" y "Sonic
Solutionns Volume License
Agreement",
entre
otras,
recibidas en virtud del contrato
No. 057 de 2005, se presentan .
incumplimiento de
en idioma diferente al que
en
la
clausula
estipula la clausula 62 del
menden.
capitulo 18 del mismo contrato,
donde se establece que el
idioma oficial del contrato es el
castellano y que todos los
documentos
que
deban
suscribirse en relaciOn con el
mismo serer) redactados en el
mismo idioma.

lo
que
genera
inobservancia de la
clausula tercera de
dicho
contrato,
donde se establecen
las obligaciones del
contratista,
las
cuales
incluyen
aspectos de espacio,
temperatura,
humedad,
ventilation,
estanteria,
entre
otras.
Ademas,
contraviene la norma
27001:2005
ISO
referente
a
incidentes
de
seguridad
de
Ia
information
y
al
componente
de
informaci6n
y
comunicaci6n
del
sistema de control
interno.

Lo cual dificulta el
ejercio
de
Ia
titularidad,
interpretation
y
verification de los
derechos de dominio
sobre el software lo
que consfituye

AELEGADA
.
;o7.7"Atc
CONTRALORIA
Oa._
GENERAL DE LA FI EP

IC A I E INSTITUCIONES FINANDIERAS

TIPO DE
HALLAZGO
Servicio

para

la

solution

PMTII

30

A pesar de la capacitaciOn
realizada para la operaci6n de
los sistemas del sifio central,
realizada bajo el contrato 057
de 2005, la Registraduria no
asumio la administration y
operation aut6noma de los
procesos misionales de la
entidad, establecida en el
Decreto
1010
de
2010,
relacionados con la ejecucion
del proyecto de modernizaciOn
tecnol6gica PMTII.

Lo
anterior
,
evidencia
debilidades de la
gesti6n
al
no
optimizer
la
capacitacion
realizada por el
contratista
al
recurso humano

Incide en que la
Registraduria en Is
actualidad no asume
en su totalidad la
responsabilidad y rol
del contratista del
PMTII,
en
la
administration de la
solution tecnica MTR
AFIS.

Totales
Resumen
Total Hallazgos Administrativos:
Total Hallazgos Fiscales:
Indagaciones Preliminares:
Total hallazgos Disciplinarios:
Total Hallazgos con otras incidencias
Total Hallazgos subsanados

$319.2

26 1

6
30
1
1
6
1
4

Contraloria General de la Republica


Arians's respuesta entidad al informe preliminar
CONTRALORIA DELEGADA DE GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
DIRECCION DE VIGILACIA FISCAL
Sujeto de control: REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL VIGENCIA 2010.
REGULAR

FECHA DE RESPUESTA: El 28 de diciembre se radica la respuesta de la entidad a la CGR, entregada al equipo


auditor mediante ER 129842 del 17 de enero de 2012. Adicionalmente, se recibio alcance a la respuesta, despues
de la mesa con la entidad, el 13 de marzo de 2012, con oficio SG-0J000615 del 8 de marzo de 2012.
No.

Hallazgo Comunicado en
Informe Preliminar

Respuesta Sujeto de Control

El hallazgo hate referencia a que el


66% de las Delegaciones presentan
problemas
para
bajar
las
Como se dio a conocer al equipo auditor en su oportunidad,
al inicio de la vigencia 2010, en raz6n a los ajustes que se actualizaciones del aplicativo, toda
que existen dificultades de
tenian que efectuar al Sistema de InforrnaciOn de Gosh&
conectividad,
es lento y no permite el
SIGES, la oficina de PlaneaciOn requirio a los responsables
ingreso de informaciOn.
de procesos como a las Delegaciones Departamentales,
La entidad senala que para la
elaborar la programacion del plan de action Institucional v
vigencia 2011, los responsables de
operativo en formato Excel, el cual debia ser enviado por
Procesos
y
Delegaciones
correo electrOnico y en copia Fisica, dando una solution
oportuna y poder realizar los ajustes que requeria el sistema, Departamentales, tenian habilitado el
sin que ello afectara la programaciOn y ejecuci6n del primer sistema SIGES, para la programaciOn
y ejecuci6n de los planes a la fecha,
Hallazgo. No. 1: Sistema de semestre. Sin embargo, a partir del segundo semestre de no
presentandose dificultades al
informacion de Gestion SIGES- 2010, una vez el sistema se habilith, se envio via correo
electrOnico el manual de usuario del Software para su respecto, sin embargo la respuesta a
Con base en lo establecido por la manejo, permitiendo que las Delegaciones y la Registraduria la encuesta que dio origen al hallazgo
Ley 152 de 1994, Art.26 y 29 y la Distrital ingresaran la ejecuci6n del tercero y cuarto trimestre es del 31 de marzo del 2011.
Es
necesario
aclarar
que
la
Circular Interna de formulacion del del Plan de AcciOn Operativo.
observation se construye a partir de
Plan de AcciOn; se realizO
encuesta
aplicada
a
18 Por otra parte, todos los requerimientos que realizaron las lo informado por las delegaciones en
delegaciones sobre el aplicativo Delegaciones fueron atendidos en su oportunidad v las respuestas de la encuesta
- referida en ell hallazgo.
SIGES, y aspectos relacionados solamente en las Delegaciones donde min no es posible la
con la planeacion de las cuales el conectividad como es el caso de Guaina y Amazonas, se En este sentido y en conclusion, se
hall
en Guano a los
66.6% senalan problemas para realiza el registro de la ejecuci6n del plan operativo en mantiene ell hallazgo
problemas
para
descargar
las
bajar las actualizaciones del formato Excel y se recibe via correo electronico y en fisico.
actualizaciones del aplicativo, toda
aplicativo, toda vez que existen
dificultades de conectividad, es Por lo anteriormente expuesto, se aclara al equipo auditor vez que existen dificultades de
lento y no permite el ingreso de que la oficina de PlaneaciOn no ha tenido limitantes para conectividad, es lento y no permite el
ingreso de informaciOn. Raz6n por la
informaciOn.
poder ejercer el control y seguimiento al Plan de AcciOn
cual se tienen que envier los informes
Institucional y Operafivo que ejecutan las Delegaciones
por
media
fisico.
Existen
Este aspecto limits el Ingreso, Departamentales, toda vez que se han tenido alternatives P
Delegaciones
donde
aim no es
control y
supervision
a
la para der un adecuado manejo en la programacion v
posible la conectividad como es el
programaci6n del Plan de Accion ejecuci6n que deben reportar tanto los responsables de
por
el
Macroproceso
de procesos como
las Delegaciones Departamentales, caso de Guainia y Amazonas, donde
Planeacion
Estrategica
y
el evidenciado en los informes de seguimiento que la oficina se realiza el registro de la ejecuciOn
del
I plan operativo en formato Excel y
seguimiento a la formulacion y elabora y da a conocer trimestralmente. Asi mismo, la a
se recibe via correo electrOnico y en
ejecuci6n del Plan de AcciOn.
comunicaciOn telefOnica y por correo electronico que se risioa
mantiene con el nivel desconcentrado, ha permitido, cuando
Aunque la entidad manifiesta que
se han presentado dificultades por conectividad, se generen
gran parte de las Delegaciones ya no
soluciones oportunas para el normal registro y control de los
tienen problemas de conectividad, en
planes.
la misma respuesta indican que en
Es asi, que para la vigencia 2011, los responsables de algunas hay problemas, por lo que el
hallazgo se mantiene en los mismos
Procesos y Delegaciones Departamentales, tienen habilitado
terminos para que la entidad continue
el sistema SIGES, para la programaciOn y ejecuci6n de los
realizando las acciones de
planes a la fecha, no presentandose dificultades al respect,
mejoramiento.
Por Co anterior, el hallazgo, se
Por lo anterior, se solicita al equipo auditor de la CGR, se
mantiene con connotaci6n
retire del informe esta observaci6n.
administrativa.
Hallazgo No. 2: Quejas y La Registraduria Nacional ha venido desarrollando La respuesta dada por la entidad
Reclamos
mecanismos de atencion y seguimiento a las peticiones, presenta las acciones que esta
En visita a las Registradurias quejas y reclamos; en concordancia, actualmente se esta adelantado
para
optimizar
la
auxiliares de Suba, Candelaria, implementando un sistema para optimizar la administraciOn y administration y manejo de la
Teusaquillo, Ciudad Bolivar y manejo de informaciOn, can el prop6sito de prestar un mejor informacion e indica que continua
Distrital, se evidenci6 la no servicio a los ciudadanos. En todo caso, continua recordandole a las areas sobre el
aplicaciOn de criterios claros y exhortando a las areas que les atane tal responsabilidad, cumplimiento de la normatividad
precisos para el manejo de las respecto at cumplimiento de las disposiciones normativas legal.
Respuesta: COMUNICACION SG-OP- 550

Analisis de Respuesta y
Conclusion

quejas y reclamos de los usuarios. tanto de caracter general como as de la Entidad, que
La respuesta no expone argumentos
El Registrador Auxiliar, le da el regulan la materia.
que desvithien el hallazgo, por lo que
considere
que
el
tratamiento
se mantiene en el informe final en los
pertinente, lo cual no responde a
mismos terminos, con connotaciOn
mecanismos establecidos por la
administrativa.
RNEC Esta situacion contraviene
la Ley 87 de 1993, en el
subsistema de control de gesti6n,
procedimientos del components de
actividades de control del Sistema
de Control !Memo; de igual forma,
contraviene lo senalado en el Plan
Estrategico: "El Servicio es nuestra
identidad", disefiado para el
periodo 2008-2011, el cual senala
en uno de sus ejes estrategicos:
"Reorientacion de la Culture del
Servicio al Cliente". De igual forma
la Circular 17 del 17 de febrero de
2009, que hace referencia al
informe de quejas, derechos de
peficien y acciones de tutela.
Hallazgo No. 3: Indicadores de RESPUESTA:_0ficina de Planeacion - ComunicaciOn SGOP-550
Gestion
La Ley 87 de 1993 establece: En primer lugar, me permito aclarar lo observado por el

Objetivos del sistema de Control equipo auditor en el informe preliminar sobre lo que anuncia
Inferno. Atendiendo los principios la Ley 87 de 1993, en la cual efectivamente menciona que el
debe control inferno se orientara al logro de los siquientes
que
constitucionales
administracion objetivos fundamentales:..., sin embargo, no expresa el
la
caracterizar
pablica, of diseno y el desarrollo cumplimiento de indicadores. Asi mismo, no hace mencion a
del Sistema de Control Inferno se que se tengan que disenar indicadores de economia,
orientara al logro de los siguientes financieros y otros aspectos como la efectividad; como si lo
menciona la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004, en
objetivos fundamentales:...
Garantizar la eficacia, la donde senala que las entidades deberan disenar indicadores
b.
eficiencia y economia on todas las de eficiencia, eficacia y efectividad. Por lo tanto, no implica
promoviendo
y que la Entidad deba disenar e implementer indicadores para
operaciones
facilitando la correcta ejecuciOn de cada uno de los objetivos de la ley. (Subrayado es nuestro)
actividades
funciones
y
las
definidas para el logro de la mision Por otra parte, el principio de economia se puede medir a

La respuesta indica que se revisaron


los indicadores de los procesos para
la vigencia 2011 y construyeron los
.
indicadores de eficiencia, eficacia y
el
para
medir
efectividad,
cumplimiento de los objetivos de los
procesos, pero no construyeron para
la economia y financieros

la
on
cuenta
que
Teniendo
traves de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad,
institucional;...
Registraduria realize procesos de
que
den
cuenta
de
la
gestiOn
que
realize
la
entidad
a
traves
correcta
Garantizar
la
d.
contratacion, maneja recursos
evaluacion y seguimiento de la de los procesos en el buen use y administracion de los financieros y produce documentos de
recursos (Humanos, tecnolOgicos, fisicos y financieros).
gestion organizacionaL...
identification en la fabrics, es
Garantizar que el Sistema de
g.
. procedente la construction de los
Control Inferno disponga de sus Con fundamento on lo anterior, No se comparte la afirmacto'n indicadores descritos en el hallazgo
de del equipo auditor en relaciOn a "lo que evidencia la falta de para efectos del control de gestiOn y
mecanismos
propios
gestiOn de la administracion en la construction de estos resultados.
verificacion y evaluacion;"

instrumentos de medicien, lo que limita medir en forma

SegOn el Decreto 2145 de 1999, integral la evaluacion y seguimiento de la gestion de la


en el articulo 12 se establece: Entidad..", teniendo en cuenta que los indicadores de
La
planeacion gestion de la RNEC, se disenaron con fundamento on lo
"Planeacion.
concebida come una herramienta estipulado en la Ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004,
gerencial que articula y dente las el Manual de implementacion del Modelo Estandar de
i
por el DAFP y la
!Mm y las directrices impartidas
acciones de la entidad, para el Control!Memo
objetivos ESAP on la "Cartillas de Administracion Pubffca Diseno,
los
logro
de
institucionales on cumplimiento de manejo interpretaciOn y seguimiento de Indicadores de
su mision particular y los fines del Gestion" y el "Manual de Indicadores" de .1a Entidad.,
Estado on general, es el principal adopted mediante ResoluciOn 5802 de septiembre 1 de
referents de la gestiOn y marco de 2009; para medir la eficiencia, eficacia y efectividad de Ia
las actividades del control intern gestiOn de cada uno de los procesos que hacen parte de la
puesto que a Waves de ella se Red de Macroprocesos institucional.

definen y articulan las estrategias,


Lo anterior, permite a los responsables de los procesos
objetivos y metes".
En el anexo No. 6 de Ia Resolucien
5544 de 2003, se deben relacionar
los indicadores de economia y
financieros de Ia entidad. Ademas,
en armonia con la Ley 872 de
2003 y el Decreto 4110 de 2004,

efectuar seguimiento al cumplimiento de los indicadores


establecidos a los procesos, determinar si se este siendo
eficiente, eficaz y efectivo en el cumplimiento de los objetivos
de los procesos.
No obstante, la oficina de Planeacion en el analisis realizado
a los indicadores de los procesos para la vigencia 2011,

En cumplimiento de su Mision, la
Registraduria efectna actividades
como: contrataci6n, pago de factures
y compras en general, por lo cual
debe tenerse en cuenta si la acci6n
es econdmica, eficiente, efectiva y
eficaz para que la planeacion y el
presupuesto no se desfasen y/o se
incumplan.
En conclusion el hallazgo se
mantiene en los mismos terminos en
que fue determinado.

las entidades deberan disefiar programa una serie de reuniones con cada uno de los
indicadores de eficiencia, eficacia responsables de los Macroprocesos, para efectuar revision y
y efectividad.
actualizatiOn de los indicadores de gestion de los procesos,
lo que permiti6 en el Plan de Acci6n del 2011, identificar
La Registraduria, en la rendition indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, para medir
de
la
cuenta
fiscalll el cumplimiento de los objetivos de los procesos.
correspondiente a la vigencia
2010, present6 indicadores de En consecuencia, consideramos respetuosamente que no
gestiOn para medir la eficacia y hay lugar al hallazgo propuesto.
eficiencia
haciendo
falta
los
indicadores
que
evallien
la
economia, financieros y otros
aspectos coma la efectividad; lo
que evidencia la falta de gest&
de la administratiOn en la
construction
de
estos
instrumentos de medicion, lo que
limita medir en forma integral la
evaluatiOn y seguimiento de la
gest& de la entidad.

Hallazgo No. 4: Seguridad de la


informacion (D)

Plan de Contingencia y Matriz


de Riesgos

En el proyecto: Programa de "AmpliatiOn de la ProducciOn y


Optimization de los Sistemas de Identification y Registro La entidad soport6 la documentacien
Actualmente la Registraduria no Civil" RNEC-PMT y en virtud del contrato 57 suscrito el 15 de del Plan de Contingencia version 1.7
tiene actualizado ni ha realizado Diciembre de 2005, la Registraduria cuenta con el Plan de de fecha 12 de septiembre de 2011,
ajustes al Plan de Contingencia' Contingencia actualizado, del cual se anexa (83 folios) con identificada con el nemotecnico SSEde acuerdo a su necesidad y la version 1.7 de fecha 12 de septiembre de 2011 000067872, actualizada realizando
convenientia para la protection de identificada
con
el
nemotecnico
SSE-000067872. los ajustes de acuerdo a su
su plataforma tecnolagica. Dentro Adicionalmente se presenta al grupo auditor la certificaciOn necesidad y conveniencia para la
del contrato 057 de 2005 se disefio emanada par la firma Safran Morpho Sucursal Colombia de protection
de
su
plataforma
y aprob6 on forma conjunta el fecha 21 de diciembre de 2011 (1 folio), on la cual la dicha tecnolOgica del PMT II.
documento plan de contingencia empresa expresa que en este documento se encuentran
referencia numero 0000067872 definido acorde al sistema implementado on la Registraduria Por lo anterior, este item del hallazgo
version 1.6, del 27 de Julio de 2009 Nacional del Estado Civil.
se traslada al capitulo de subsanados
y version 1.5 del 12 de junio 2009.
durante el proceso auditor.
Esta situacien evidencia una Asi las cosas se solicitan al grupo auditor eliminar el hallazgo
presunta falta de prevision y presentado on el informe preliminar, toda vez que se
Centro Alterno
planificacion de la administraciOn evidencia la existencia del plan de contingencia indicado
para mitigar el riesgo que se anteriormente.
La respuesta de la entidad argumenta
puede
presenter
ante
la
que ya tiene el centro alterno a partir
eventualidad de un siniestro, lo
Matriz de Riesgos
del 25 de octubre del 2011 con la
que originaria que la informatiOn
empresa UNE a haves del contrato
contenida on el MTR-AFIS3 sobre En el proyecto: Programa de "AmpliatiOn de la ProducciOn y 083 de 2011, sin embargo aim no
identificaci6n podria sufrir deterioro OpfimizaciOn de los Sistemas de Identification y Registro este on funcionamiento, teniendo en
o incluso podria perderse, Civil" RNEC-PMT y on virtud del contrato 57 suscrito el 15 de cuenta el cronograma del contrato, la
contraviniendo lo establecido on la Diciembre de 2005, la Registraduria Nacional del Estado entrega operative de los servicios
evaluation del sistema de control Civil cuenta con una Matriz de Riesgos para el Sistema esta prevista para el 7 de abril de
interno
on
lo
referents
al Central de Identificacion, el cual se encuentra incluido en el 2012.
components de valoracion del Plan de Contingencia actualizado, del cual se anexa (83
riesgo especificamente el punto 16 folios) con la version 1.7 de fecha 12 de septiembre de 2011 Por lo anterior, este item del hallazgo
e incumplimiento de las funciones identificada
con
el
nemotecnico
SSE-000067872. continua al existir aim el riesgo al que
misionales del mantenimiento de la Adicionalmente se presenta al grupo auditor la certification esta expuesta la entidad por perdida
identificacien edemas de la norma emanada por la firma Safran Morpho Sucursal Colombia de de informaci6n ya sea por causa de
tecnica colombiana NTC-5254 de fecha 21 de diciembre de 2011, on la cual la dicha empresa riesgos ambientales, ataques de
2006 sobre gestiOn del riesgo expresa que on este documento se encuentran definido seguridad u otro tipo de fallas.
numeral 3 y La Norma Tecnica de acorde al sistema implementado en la Registraduria
Calidad de la Gestion Pthlica Nacional del Estado Civil.
Fabrica Vieja y Fabrica Nueva
NTCGP1000:2009
adoptada
mediante Decreto 4485 de 2009.
Asi las cosas se solicita al grupo auditor eliminar el hallazgo La respuesta de la entidad evidencia
Matriz de Riesgos
presentado on el informe preliminar, toda vez que se el proceso que se Hein a cabo para
Dentro del Contrato No. 057 de evidencia la existencia de la matriz de riesgo al sistema de obtener la fabrica nueva desde la
2005, se dispuso el documento producci6n.
incorporation del proyecto PMT on
plan de contingencia para la
los programas de inversion del Plan
solution PMT II No. SSENacional de Desarrollo 2003 2006,
0000067872, version 1.5 No. SSECentro Alterno
Hacia un Estado Comunitario, on el
0000067872 del 12 junio de 2009,
Capitulo II Descripci6n de los
para efectos de mitigar los riesgos Sea lo primero indicar que on la primera parte de la vigencia Principales Programas de Inversion,
en caso de perdida de information 2010 la Registraduria Nacional del Estado Civil confer con el para estimular la politica de impulsar
de los ciudadanos y establecer los servicio de Centro Alterno, a traves del Contrato 390 de la transparencia y eficiencia del
procedimientos
que
deben 2009, para lo cual, el grupo auditor de ese momento elimin6 Estado y los documentos CONPES

Plan de Contingencia

Plan de Contingencia

que permitieron el desarrollo del


aplicarse para la recuperaci6n de el hallazgo que se present6 con el respective informe.
proyecto.
los Sistemas de InformedOn y
demas componentes en la Ahora bien, para la vigencia 2011 y 2012 se suscribi6 el En el plan de contingencia de la
soluciOn PMT II en caso de incurrir contrato 083 de 2011 el cual inicio el dia 9 de noviembre del Registraduria se tiene en cuenta los
afio en Curse, con el servicio de data center alterno de riesgos de eventos ambientales,
un incidente.
Al verificar la matriz de riesgos de contingencia que permite la continuidad operative de varios problemas de orden pOblico, ataques
la fabrica de documented& y del de los sistemas que se albergan en la sede principal de la terroristas, fallas en centrales
centro de compute MTR-AFIS Registraduria Nacional del Estado Civil y brindar la electricas, fallas en la infraestructura
software y la version de las disponibilidad de la informed& misional. Este proyecto tecnolOgica de oficinas centrales. Por
booking," el plan de contingencia cuenta con la inscripciOn y aprebaciOn del Banco de lo anterior, este item del hallazgo se
retira.
no obedece a una nueva version y Proyectos del Departamento Nacional de PlaneaciOn.
se encuentra desactualizado,
adicionalmente, la matriz de riesgo Asi las cosas, la Registraduria Nacional del Estado Civil a la Seguridad en la informacion de
ha cambiado y no ha sido fecha, cuenta con un servicio de contingencia para los identificaciOn
modificada a una nueva version aplicativos mas sensibles y considerados de Seguridad
Teniendo en cuenta los argumentos
acorde con las nuevas condiciones Nacional que posee la Entidad.
expuestos por la entidad en los
y exigencias en los requerimientos
Por lo anterior, solicita que se retire la observation planteada puntos anteriores, lo expuesto en
informaticos.
este item del hallazgo se debe retirar,
por el grupo auditor.
ya que existe un nuevo plan de
el
evidencia
anterior
Lo
contingencia, el tema del centro
Fabrica Vieja y Fabrica Nueva
desconocimiento e inobservancia
alterno se constituy6 como item
de las normas "ISO 2007:2005"
referentes a la seguridad de la En referencia a lo descrito con referenda al plan de individual del hallazgo y los riesgos
informacian, objetivos del sistema contingencia, se dio respuesta en el punto anterior a lo por desastres naturales, problemas
de control inferno, lo cual genera citado. Con referencia a que la fabrica nueva y la de de orden pi:alicos y ataques
que no se tenga un adecuado contingencia se encuentran en el mismo sitio hay que terroristas, entre otros, est&
control sobre los riesgos que resaltar que se este hablando de la fabrica de documentos contemplados en el plan de
pueden afectar el normal de identidad con la seguridad que esta debe tener y cuya contingencia de la Registraduria.
desarrollo de los elementos finalidad se establecid desde el proyecto de modernized&
descritos y por ende del tecnologica de la entidad en su primera etapa y no de una El equipo auditor considera que al
funcionamiento de la entidad, fabrica tipo "commodity". Esta fabrica debe contar con unas retirarse los elementos del hallazgo
maxime cuando se trata de la condiciones de acceso, tanto para la informaci6n que en esta que estaban adoptados por Decreto,
informed& relativa a la identidad se maneja, como tambien para los insumos utilizados, los no es procedente continuar con la
cuales deben contar con unas condiciones ambientales tanto incidencia disciplinaria.
de los colombianos.
para el almacenamiento y conservaciOn, como para su
Teniendo en cuenta los argumentos
seguridad y salvaguarda.
Centro Alterno
El nivel Central de la Registraduria Es precise traer a colacion que dentro del periodo antes expuestos, el hallazgo queda
no cuenta con un centro alterno de comprendido entre 1997, la Entidad obtuvo dentro de la en los siguientes ter-mines:
datos que hospede los sistemas Primera Fase del Proyecto PMT, el disefio, instated& y
computo,
de puesta en funcionamiento de un sistema para la tecnificaci6n Hallazgo No. 4: Centro Alterno
criticos
de
de y automatizaciOn de las funciones de registro civil e
almacenamiento
y
comunicaciones por le que, la idenfificaciOn ciudadana, la implementaciOn del sistema El nivel Central de la Registraduria no
entidad este expuesta a la perdida automatic de identificacien dactilar "AFIS" (Automated cuenta con un centro alterno de dates
que hospede los sistemas criticos de
de informed& ya sea por riesgos Fingerprint Identification System).
ambientales, ataques de seguridad La Ley 812 de 2003, Plan Nacional de Desarrollo 2003 cOmputo, de almacenamiento y de
u otro tipo de fallas, lo que puede 2006, Hacia un Estado Comunitario, en el Capitulo II comunicaciones por lo que, la entidad
afectar el restablecimiento de la Descripcion de los Principales Programas de Inversion, para este expuesta a la perdida de
continuidad de sus operaciones, lo estimular la politica de impulsar la transparencia y eficiencia informed& ya sea por riesgos
cual Ilevaria a perdidas de del Estado establecia como objetivo el Fortalecimiento del ambientales, ataques de seguridad u
informaci6n de identificacien. Esta Programa de Modernized& TecnolOgica RenovaciOn otro tipo de fallas, lo que puede
situaciOn denota debilidades de Masiva de Documento de Idenfificacion Ciudadana, que afectar el restablecimiento de la
gestiOn en la administration del adelanta la Registraduria Nacional del Estado Civil; para dar continuidad de sus operaciones, lo
Centro de Computo principal y en cumplimiento a la renovation ordenada por la ley, y los cual Ilevaria a perdidas de
inforrnaciOn de idenfificacion. Esta
la Gestic& Informatica al no tener propOsitos del Plan Nacional de Desarrollo, 2003-2006.
en cuenta las normas de seguridad En consecuencia, el proyecto para la "AMPLIACION DE LA situation denota debilidades de
Informatica de la familia ISO 27000 PRODUCCION Y OPTIMIZACION DE LOS SISTEMAS DE gestion en la administraci6n del
y el estandar de mejores practices IDENTIFICACION Y REGISTRO CIVIL DE LA Centro de COmputo principal y en la
COBIT 4.1, DS4 (Garantizar la REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL PMT", Gestion Informatica al no tener en
cuenta con viabilidad del Departamento Nacional del cuenta las normas de seguridad
Continuidad del Servicio).
Planeacion, consagrado en la Ley 812 de 2002 Este Informatica de la familia ISO 27000 y
documento se sometiO a consideraciOn del CONPES, el el Wander de mejores practices
Programa "Ampliacien de la producciOn y opfimizaciOn de los COBIT 4.1, DS4 (Garantizar la
Fabrica Vieja y Fabrica Nueva
Se encuentran desactualizados el sistemas de identificaci6n y registro civil de la Registraduria Continuidad del Servicio).
Plan de Contingencia y la Matriz Nacional del Estado Civil", y se enmarco dentro de los
de Riegos para la Fabrica de objetivos de fortalecimiento institutional incluidos en la
Documentos y MTR- AFIS; Politica de Seguridad Democratica y dentro de los prop6sitos
edemas, la fabrica de documentos de impulsar una mayor transparencia y eficiencia en la
nueva se encuentra en el mismo gestion estate!, para elle, este documento, previa una
lugar de la fabrica antigua, sin presented& sintetica de los antecedentes y la justification,
tener en cuenta los potenciales presenta con detalle el desarrollo del Programa.
desgos a que este expuesta por su Ahora bien, los riesgos citados por la ubicacien de la sede de
cercania al Ministerio de Defensa la Registraduria Nacional del Estado Civil cerca del

o la probabilidad de una catastrofe Ministerio de Defensa, son los mismos a los que se ven
natural, lo que afectaria el enfrentadas las diferentes entidades ubicadas en el sector el
cumplimiento de su misi6n. Lo CAN en Bogota, dentro de las cuales se encuentra la
anterior implica debilidades en la Superintendencia de Sociedades, Ministerio de Trasporte y
planeacian
inobservando
las sus Institutos, Ministerio Educaci6n, Incoder, Instituto
normas de seguridad informatica Nacional de Salud, DANE y demas organizaciones del
de la familia de ISO 27000, y de la estado ubicadas en el sector. Se presume con mayores
Ley 87 de 1993 en su articulo 2 bases, que por la misma cercania al Ministerio de Defensa y
numerales b, c y f referidos a los los protocolos y esquemas de seguridad que en este se
objetivos de control inferno.
manejan, el sector goza de condiciones de seguridad
mayores que en otros sectores de la ciudad.
Seguridad en la informacion de Por estas razones, la Supervision del Contrato, no se
identificacion
manifiesta en acuerdo con lo expresado en el citado informe
La entidad no cuenta con un plan por parte del equipo auditor, y solicita respetuosamente,
actualizado de contingencia y de retirar el hallazgo mencionado.
continuidad de TI asi como de un
centro alterno de datos. El ANISeguridad en la informaciOn de identificaciOn
Archivo Nacional de idenfificaciOn
almacena en su base de datos
De acuerdo con lo indicado por el grupo auditor es
39,5 millones de registros y la
importante resaltar que la Registraduria Nacional del
entidad cuenta con dos (2)
Estado Civil cuenta con un Plan de RecuperaciOn ante
escenarios que involucran tanto a
Desastres, el cual se entrega como evidencia en el
la plataforma actual ANI Evolutivo
documento en 118 folios (se anexa 1CD), sin embargo
como ANI con plataforma Sybase
esta informaciOn fue remitida en su momenta al grupo
el cual corresponde a un sistema
auditor del alio 2010. Asimismo, la Entidad cuenta con
alterno de respaldo; sin embargo,
un Centro Alterno para la vigencia 2011 a partir del 9 de
ante la eventualidad de una
noviembre de 2011, a haves del Contrato 083 de 2011.
contingencia
por
terremoto,
asonada u otro tipo de acto Acorde a lo anterior, la Registraduria Nacional del Estado
vandalico, la informacion estaria Civil atiende la reglamentaciOn en la materia en pro de
expuesta a riesgos causando salvaguardar la informaciOn, la cual por su naturaliza es
graves perjuicios a la entidad y a la considerada de seguridad nacional.
seguridad nacional, en detrimento
de la idenfificaciOn y registro de la Particularmente, la contingencia en el centro alterno para el
ciudadania colombiana.
sistema del Archivo Nacional de Identificacion, cuenta con la
Lo anterior evidencia la falta de infraestructura necesaria para que ante alguna eventualidad
aplicaciOn de la norma ISO 27002 que Ilegase a presentarse en el sistema principal, el sistema
y los estandares de mejores alterno atienda de manera oportuna los servicios que se
practicas de TI relacionadas en facilitan a los funcionarios de la Registraduria Nacional del
Cobit 4.0 tales coma: P09 Estado Civil.
(Evaluar y Administrar los riesgos
de TI), DS4 (Garantizar la
continuidad del servicio), D55
(Garantizar la seguridad de los
sistemas y la ley 87 de 1993 en su
articulo 2, numerales a, b y f.
Hallazgo No. 5: Registro de Registro de AdministraciOn de Cuentas de Usuario
La RNEC anex6 a la respuesta las
Administraci6n de Cuentas de
copias de los formatos de solicitud de
Usuario
En cuanto a la observaciOn presentada por el grupo auditor, creacion y modificacien de cuentas
se cuentan con los formatos de creacion de cuentas de para el acceso al ANI (Formatos F-IDEl manejo de las cuentas de usuario institucional, mediante la Circular 003 del 19 de RAS-003, F-ID-RAS-004, F-ID-RASusuario presenta las siguientes enero de 2011 se establecieron las politicas para la 005, F-ID-RAS-006), el formate de
debilidades:
asignaciOn de usuarios de acceso al Archivo Nacional de solicitud de creacion y modificaciOn
- En el area de Tecnologia, no IdentificaciOn ANI, los formatos de solicitud de creacion y de
usuarios
al
Sistema
de
existe un registro documentado modificaciOn de cuentas para el acceso al ANI (Formatos F- InformaciOn
de
Registro
Civil
(bitacora) de monitoreo de los logs ID-RAS-003, F-ID-RAS-004, F-ID-RAS-005, F-ID-RAS-006), (Formato F-ID-RAS-007).
de auditoria para los aplicativos el formato de solicitud de creacion y modificaciOn de usuarios
del PMTII, que indique la creacion, al Sistema de InformaciOn de Registro Civil (Formato F-ID- Producto de lo anterior, se procedi6 a
modificaciOn y eliminaciOn de RAS-007). De acuerdo a lo establecido anteriormente, la realizar una prueba, solicitando a
cuentas de usuario, que facilite Entidad Ileva el registro de las solicitudes y modificaciones talento humano la base de datos con
identificar la clase de permisos de realizadas para el acceso a la red de la Entidad y a los la informaciOn que le entrega a la
cada funcionario y/o los accesos al sistemas ANI y SIRC.
Gerencia
Informatica.
Se
aplicativo,
que
permita
el
seleccionaron 15 personas que
seguimiento y control adecuado.
En cuanto a las contrasenas, en lo relacionado al aplicativo fueron desvinculadas on el 2011.
PMTII y acorde con el procedimiento establecido para el Una vez seleccionadas, se procedi6 a
- La entidad no realiza cruces manejo de as respectivas cloves, el sistema exige de verificar los formatos fisicos para
entre usuarios, personal activo, manera automatica el cambio de la contrasena cada 30 dias, retro de usuarios, encontrandolos
temporal yro retirado
procedimiento que no es opcional para el usuario y es diligenciados en su totalidad (aunque
- La entidad no cumple el exigible en el sistema PMT II, tal y como se evidencia on el on tres faltaba una de las cinco firmas
procedimiento pare la asignacit5n item "Campos Obligatorios de Contrasen" a" establecida en el requeridas). De igual forma, se
de contrasefias.
documento Politicas de Seguridad Informafica idenfificado verifice en el sistema, donde se

- No existe coordinaci6n entre la


oficina de Talent() Humano y la
Gerencia de Informatica, pare
informar el ingreso y retiro de
funcionarios de carrera y
Supernumeraries.
Esto impide tener control sabre el
ingreso a los aplicativos, facilita el
ingreso con la contrasena de
terceros, generando riesgos de
seguridad y dejando vulnerable la
informaci6n de identificaciOn de los
colombianos.
Lo anterior evidencia debilidades
de control y cumplimiento a "Ia

nemotecnicamente como SSE-0000067019-01, dada a encuentran en estado "Inactivos".


conocer oportunamente al grupo auditor de la Contraloria
coma respuesta a las observaciones presentadas mediante Como consecuencia de la prueba
realizada, se evidencie que el
comunicacidn ARRN 073.(Se anexa en CD el documento)
hallazgo debe ser retirado del informe
Por otra parte, se reitera lo enunciado en su oportunidad, final.
donde la Gerencia del Talento Humano informa por escrito a
Ia Gerencia de Informatica las novedades de renuncias,
presentan
que
se
insubsistencias
y/o
terminos
mensualmente. En consideraci6n al tipo de vinculaciOn,
coma es el caso de los supernumeraries, en ocasiones por
su volumen, no se alcanzan a deshabilitar las cuentas de
usuario y buzones de correo.
Es importante resaltar que Ia Registraduria Nacional del

norma colombiana NTC-ISO-IEC Estado Civil posse controles para la administraci6n de


17799 numeral 10.10 referents a usuarios, para lo cual se solicita al grupo auditor eliminar el
Monitoreo", y "DS (Entregar y Dar hallazgo del informe preliminar correspondiente.
Soporte) 5.4 'Administration de
cuentas de Usuario" dada que no
se cuenta con una herramienta
que permita monitorear y detectar
actividades inusuales o anormales
que pueden requerir atenciOn y
realizar revisiones regulares de la
gestiOn de todas las cuentas y los
privilegios asociados, lo cual
impide que hays controles Agiles,
eficaces y oportunos.

Custodia en Medios Magneticos y


Hallazgo No. 6: Custodia en Custodia en Medios Magneticos y Documental
Magneticos
y El Fonda Rotatorio de la Registraduria Nacional el Estado Documental
Medios
Documental
Civil, suscribi6 el contrato de arrendamiento No 045 de 2010 En primer lugar, es importante indicar

En visite a las bodegas arrendadas con la firma Manejo Tecnico de InformaciOn S.A., en cuyo que se realize visite a las bodegas
por la Registraduria ubicadas on la objeto "... EL CONTRATISTA se compromete para con EL con personal de la Registraduria, de
carrera 42 bis No. 17 A 75. y FONDO, a entregar on calidad de arrendamiento espacios la cual se levantd arta de la visite y
carrera 68 No. 10-05 para el para el almacenamiento, guarda y custodia de cajas que se tiene registro fotografico de dicha
donde
constan
las
"Manejo Tecnico de Informacion confienen Registro civiles de Nacimiento, Matrimonio, inspecciOn,
el
planteadas
en
MTI S.A. Thomas GregMTI Defuncion, Inscripciones por correo, soportes, copias y situaciones
(Bodega de almacenamiento medios magneticos de la Registraduria Nacional del Estado hallazgo.
De acuerdo a la respuesta de la
magneticos y bodega documental), Civil..?
el cual comprende un espacio En este sentido, vale la pena precisar que actualmente se entidad, se visite la nueva bodega
fisico para el almacenamiento y encuentran habilitadas dos (2) bodegas para almacenar la ubicada en la calls 17a No. 42 a- 43
custodia de 25.000 cajas que informacion: La primera ubicada on carrera 42 bis No. 17 A (Bodega Magnetica) para verificar las
civiles
registros
de 75., on la que se almacenan medios magneticos y la acciones realizadas por la entidad
contiene
hallazgos
corregir
los
Matrimonios, segunda ubicada on la carrera 68 No. 10-05, donde reposan para
Nacimiento,
Inscripciones
por las copias de Registro civiles de Nacimiento, Matrimonio, evidenciados en el informe preliminar.
Defuncion,
correo, soportes, copias y medios Defunci6n, Inscripciones por correo, soportes y copias. Se Al respecto se realize visite el 28 de
magneticos de la entidad, se realize visite a ambas bodegas con asistencia de febrero de 2012, on donde se
lo
este bodega
observe lo siguiente:
funcionarios de la comisi6n del ente auditor y de la evidencie on
siguiente:
Las instalaciones de Manejo Registraduria Nacional del Estado Civil.
Tecnico de InformaciOn S.A. No comparte la Supervision la afirmaci6n de la auditoria on
Thomas GregMTI (Bodega de el sentido que los techos "estan totalmente desprotegidos, Las instalaciones de Manejo
Tecnico de Informed& S.A.
almacenamiento magneticos), se por to que ante la contingencia de fuertes Iluvias o la
Thomas GregMTI. Ya fueron
reparaciones penetraciOn de personas, se pueden presentan datios o
en
encuentra
reparados su techos y no genera
locatives y los techos ester) perdida de informacien", habida cuenta que tanto los arreglos
riesgo por condiciones de fuertes
totalmente desprotegidos, por lo locativos como el posterior traslado de la informacion, fueron
Iluvias o la penetraci6n de
que ante la contingencia de informados al equipo auditor durante la visite realizada.
personas, que puedan producir
fuertes Iluvias o la penetration De la mano con lo anterior y gracias a la gesfien de la
clefts o perdida de inforrnacidn.
personas,
se
pueden Supervision, y tal coma consta on certification del 30 de
de
presentan defies o perdida de agosto de 2011 (anexamos copia) suscrita por el senor Se soluciond la Humedad en las
paredes que pueden danar los
Eduardo Andres Paredes Rodriguez, Director de OperaciOn
information.
medios magneticos.
Humedad en las paredes que de la firma MTI informa que a partir del mes de junio de
medios 2011, la informaci6n custodiada fue traslada a una nueva Se realize la numeration y coma
pueden
defier
los
politica de MTI los archivos se
edemas,
las bodega, e informa que "la bodega cuenta con las
magneticos;
encuentra con otras entidades
divisiones donde se ubican estos condiciones estructurales exigidas por el Archivo General de
claramente
pero
ester)
elementos se encuentran sin la NaciOn....", entidad esta Ultima rectora en el manejo y
identificados.
ninguna numeracien, incluso conservation de este tipo de informacion.
mezclados con los de otras Teniendo en cuenta lo anterior, se resalta que la metodologia
de conservation que se tiene establecida para los medios En conclusion el hallazgo se da por
entidades.
el
proceso
durante
evidencia magneticos y copies de los Registros Civiles, se encuentra subsanado
situation
Esta
debifidades de supervision on el conforme con la reglamentaciOn de la maxima autoridad en auditor, teniendo on cuenta las

contrato de arrendamiento No. 045 Colombia para este tipo de actividad, coma lo es el Archivo soluciones
plasmadas
en
la
de
2010,
lo
que
genera General de la Nacion. Si bien la norma ISO 27001:2005 respuesta de la entidad y verificadas
inobservancia de la clausula indica en el dominio de copias de seguridad de la en visita.
tercera de dicho contrato, donde informaciOn que estas deben salvaguardarse de manera
se establecen las obligaciones del adecuada, la Registraduria Nacional del Estado Civil aplica
contratista, las cuales incluyen lo indicado en dicha norma toda vez que se busca establecer
aspectos de espacio, temperatura, las mejores condiciones de almacenamiento, evitando que
humedad, ventilacion, estanteria, se produzca algOn deterioro. Con esto se evidencia que a
entre otras. Ademas, contraviene pesar de que la norma ISO 27001:2005 es una norma de
la
norma
ISO
27001:2005 caracter internacional de optativa aplicaciOn, la Registraduria
referente
a
incidentes
de Nacional del Estado Civil realiza las actividades que
seguridad de la informacion y al fomentan su cumplimiento, en concordancia con lo indicado
componente de informacion y por el Archivo General de la Nacion, contrario a lo indicado
comunicaci6n del sistema de por el grupo auditor en la afirmaciOn de contravenciOn de la
control interno.
norma internacional.
Cabe destacar que en la visita realizada a la bodega ubicada
en la carrera 68 No. 10-05, donde reposan las copias de
Registro civiles de Nacimiento, Matrimonio, Defuncion,
Inscripciones por correo, soportes y copias, se observe un
adecuado manejo de la informaci6n.
Como puede observarse, la Supervision del contrato ha
estado atenta y ha actuado conforme a la normatividad
vigente para garantizar el cabal cumplimiento del objeto
contractual, razon por la cual solicitamos de la manera ms
respetuosa el retiro del hallazgo.
Licencias del software AFIS y licencia de terceros
Las licencias entregadas en virtud del contrato 057 de 2005
estan en poder de la RNEC en as condiciones estipuladas
Hallazgo No. 7: Licencias del
en la clausula 62 del capitulo 18 del mismo, y como prueba
software AFIS y licencia de
de ello, anexamos copia de as licencias aludidas en el
terceros
hallazgo No. 7, traducidas del ingles al castellano.
Licencias del software AFIS y
Con referenda a las licencias del hallazgo, en el acta tecnica
Las licencias de IBM "Transaction
licencia de terceros
de recibo final del contrato 057 de 2005 de fecha 30 de
Profile"
y
"Sonic
Solufionns
noviembre de 2011 "Dienes que no se pueden certificar del
Volume License Agreement", entre
La entidad en su respuesta anexa
contrato 057 de 2005 y que deberan ser considerados por
otras, recibidas en virtud del
las copias de las licencias de IBM
las partes on of acta de fiquidacien del mismo (art 60 de la
contrato No. 057 de 2005, se
Transaction Profile" y SONIC Roxio,
ley 80 de 19931, en su anexo No. 01, Analisis tecnico,
.
presentan en idioma diferente al
'Sonic Solutions Volume License
administrativo, juridico y financiero para el acta de recibo
que estipula Ia clausula 62 del
Agreement". Traducidas al idioma
final, en su numeral 1.10.4.1, quedaron pendientes
capitulo 18 del mismo contrato,
castellano en cumplimiento de las
aclaraciones de licencias de software de IBM, Nokia y Sonic,
.
.
donde se establece que el idioma
obligaciones del contrato.
las cuales serian incluidas en la fiducia mercantil que
oficial del contrato es el castellano
garantizaria las obligaciones que quedaban diferidos al cierre
y que todos los documentos que
Se verificO la existencia de las polizas
del contrato.
deban suscribirse en relaciOn con
en idioma espaiiol.
En respuesta a esta obligaciOn, el contratista remifiO a la
el mismo saran redactados en el
Supervision
del
contrato
mediante
oficio
No.
mismo idioma. Lo cual dificulta el
Lo anterior indica que el hallazgo fue
110325RNEC2474 de fecha 25 de marzo de 2011, las
ejerci6
de
la
titularidad,
subsanado, por lo que traslada al
licencias de IBM "Transaction Profile" y con oficio
.
interpretacion y verificacion de los
cap
capitulo de hallazgos subsanados
110411RNEC2507 de fecha 11 de abril de 2011 las licencias
derechos de dominio sobre el
del informe final.
SONIC Roxio, "Sonic Solutions Volume License Agreement",
software lo que constituye
con la correspondiente traducci6n al idioma castellano en
incumplimiento de la clausula en
cumplimiento de las obligaciones del contrato. La supervision
menci6n.
anexo las licencias traducidas a la carpeta de las licencias
originales con destino a la Gerencia de Informatica,
dependencia en la cual reposa una copia en la Gerencia.
En el proyecto Web service se Respuesta: Comunicacion RDRCI 1211
Conpes Web Service
evidencio:
Conpes Web Service
En su oportunidad, con el oficio 102
Conpes Web Service
Como bien lo senala el equipo auditor, el CONPES 3323 de de la comision de auditoria donde se
La entidad no cumple en su 2004, introdujo una recomendacion para poner a disposiciOn comunica la validaciOn del hallazgo,
totalidad
la
recomendacion un sistema de validaci6n de huellas a haves de una se realize el analisis a la respuesta
establecida por el CONPES en el plataforma web, y sobre este mismo particular ya el ente de dada por Ia entidad, ya que es la
documento 3323 del 20 de control en el informe consolidado de auditoria gubernamental misma tanto en la respuesta a la
diciembre de 2004, recomendaci6n con enfoque integral vigencia 2009, habia senalado que: "Es observaciOn coma en la respuesta al
referida en el numeral 14.2.5 clam que se pretende brindar servicios al ciudadano a traves informe preliminar.
subproyecto de Web Service del de Ia Web, para servir como certificador de la firma digital
contrato 057 de 2005, en el mediante la interoperabilidad con el portal de la Entidad, Los
ingenieros
mantienen
Ia
sentido de: "Con an modelo de requerimiento que aim no ha sido implementado en el sitio observaciOn y realizan el siguiente
validacion de la huella los Web y de acuerdo con to expresado por la Registraduria, por analisis:
ciudadanos a travOs del Web con rezones de seguridad no se realize. Aunque el sistema "Para una mayor derided para Ia
Codas
las
caracteristicas funciona via Web, mediante la conexien de enlace seguro entidad los ingenieros sugieren
necesarias para mantener los pare lugares extemos de la Registraduria, win no se modificar el nombre del hallazgo est

niveles de seguridad, confiabilidad encuentra disponible pare los ciudadanos".


y el no repudio de las
se
puede Como se ha senalado desde la pasada vigencia, esta puesta
transacciones,
implementer un sistema que sinra en marcha requiere de actividades bien programadas
como certificador de la firma precisamente para no violar el principio de planeacion y
digital, asi el ciudadano no poder brindar un servicio efectivo de validacion de identidad
necesitaria cloves o equipos que impacte positivamente los sectores econOmicos que se
especiales, siendo sus &loos beneficiaran de la soluciOn tecnica propuesta. En esto la
identificadores, por ejemplo, su entidad ha sido cauta para no improvisar en la
(Omer de identificacion y su implementaciOn y evitar que se generen ahi si
huella dactilar" Subrayado fuera responsabilidades por lo delicado que resulta un falso
rechazo o una falsa aceptaciOn on la identidad de un
del texto.
ciudadano lo que puede ocasionar un incumplimiento de las
La Registraduria ha suscrito varios obligaciones legales a cargo de la Registraduria.
convenios con entidades del
Estado, por medio de los cuales se Asi las cosas, la Entidad para este erect, producto de los
brinda acceso a la Web Service, aplicativos recibidos en el marco del contrato 057 de 2005,
sin que se haya establecido un especificamente el subproyecto de Web, ha venido
certificador de firma digital para el trabajando de manera ingente para su implementacion como
ciudadano, lo que impide contar parte de la misi6n constitucional. Por ello, esta actividad se
con una forma efectiva y segura de introdujo como uno de los objetivos estrategicos del plan de
validacion de la identificaciOn del acci6n y a partir de la necesidad surgida para identificar las
lineas basicas para el direccionamiento estrategico, tanto on
mismo.
la reformulaciOn del plan como del seguimiento mismo, se
realiza un seminario taller, convocado por el senor
Calidad Funcional
Registrador Nacional, los dias 14 y 15 de Enero de 2010, on
En visita a las Registradurias el cual se formulo el objetivo estrategico No 6, "Disehar y
auxiliares de Teusaquilllo, Suba y aplicar estrategias de comercializacion de los servicios
persisten que ofrece la Entidad".
Bolivar
Ciudad
debilidades relacionadas con las Por otra parte, es importante resaltar que sumado a los
caracteristicas de la Web Service, usuarios de Ia entidad, los cuales se han detallado al equipo
relacionados con la conectividad al auditor, Ia entidad on cumplimiento de los principios
sitio central, verificaciOn de los consfitucionales (Articulo 209 de Ia CP), y en especial el de
datos del ciudadano, la migraci6n colaboraciOn arm6nica entre entidades publicas, determin6
de la informacion de las Tarjetas que en una primera fase se debian poner a disposicion los
Decadactilares y el no acceso al accesos a la base de datos de huellas via web a los
aplicativo Web Service (usuario y organismos de defensa y seguridad nacional, para lo cual se
contrasena). SituaciOn que habia desarrollaron las reuniones tecnicas correspondientes y se
sido informada por la interventoria suscribieron los convenios que garantizan la consulta
CIDLIS-UIS, relacionadas con la mediante el cumplimiento de las condiciones tecnicas
calidad funcional esperada para la adecuadas respetando sew:I cada caso la reserva de la
prestaci6n de servicios externoss. informacion en el marco del articulo 213 del decreto 2241 de
evidencia 1986.
situaci6n
Esta
debilidades en la aplicaciOn de la En la actualidad la Registraduria Nacional del Estado Civil ha
clausula 14.2.56 del contrato 057 suscrito varios convenios con entidades del Gobierno
de 2005 referente al subproyecto Nacional, dentro de los cuales se ha establecido y se ha
de Web Service y afecta los brindado el acceso al Web Service, dentro de los cuales se
servicios que presta la entidad a encuentra el DAS, Medicina Legal, Fiscalia General de Ia
traves de la autenticaciOn Nacion, INPEC, Policia, Ministerio de Defensa, Dijin, Central
biornetrica esperada para la de Inteligencia y Contrainteligencia del Ejercito, entre otros,
obteniendo resultados Importantes no solo para las
prestaci6n de servicios externos.
entidades, sino de impacto nacional, tales como la
identificaciOn de 9.969 cuerpos sin identificar NN de manera
conjunta con Medicina Legal, a traves del sistema Web
Service y su consulta tecnica de 1:N.
RESUMEN CONEXIONES WEB SERVICE A
LA FECHA
Cantidad
UbicaciOn
34
Oficinas Centreles
34
Delegaciones Departamentales
7
Registradurias Auxiliares
Registradurias Especiales
6
6
Oficinas externas a RNEC
87
TOTAL

"Conpes Web Service".


Sin embargo en la respuesta, la
entidad no exotica como
implementarfi un sistema que save
como certificador de la firma digital
mediante un modelo de validacion de
la huella de los ciudadanos, a traves
del Web con todas las caracteristicas
necesarias pare mantener los niveles
de seguridad, confiabilidad y el no
repudio de las transacciones.
Con relacion al segundo punto de la
observacion, no existe ningOn
documento que modifique el contrato
on el CAPITULO 5 DESCRIPCION
DE LOS SUBSISTEMAS Y
SUBPROYECTOS A SUMINISTRAR
CLAUSULA 14. SUBSISTEMAS Y
SUBPROYECTOS NUMERAL 14.2
SUBSISTEMA IDENTIFICACION
ACTUALIZACION NUMERAL 14.2.5
Subproyecto de Web Service
LITERAL d. que dice: Tebera confer
con un sistema que permita tarifar,
facturar y cobrar el servicio mediante
cualquier tipo de pago".
El proceso que existe actualmente es
un query que genera un archivo
piano lo cual dista de ser un sistema,
modulo de software o interface entre
aplicativos.
Se mantiene la observed& y se
valida el hallazgo"
Sobre la Resolucion 6167 de 2011
no tiene relaciOn con el certificador
de firma digital del ciudadano sino
con la reglamentaciOn de las
condiciones y el procedimiento para
el acceso de entidades Oblicas a los
datos y a las bases de datos de la
informaci6n que produce y administra
la Registraduria Nacionales de
Estado Civil.
Por lo anterior, esta parte del
hallazgo se mantiene on los mismos
terminos.
En cuanto al segundo punto, la
entidad en sus argumentos hace una
descripci6n de las acciones
correctivas que ha realizado, lo cual
ha ampliado la cobertura de
conectividad .y la funcionalidad del
sistema. Los argumentos de la
entidad hacen que este item del
hallazgo se traslade al capitulo de
hallazgos subsanados durante el
proceso auditor.
El hallazgo queda en los siguiente
terminos:

Adicionalmente, a la fecha se continua con el desarrollo de


Conpes Web Service
otros convenios interinstitucionales, con otras entidades tales
como la Unidad Administrativa Especial de GestiOn
La entidad no cumple en su totalidad
Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protecci6n
la recomendacion establecida por el
Social UGPP, Policia Nacional, UlAF, DIAN, Entre otros.
CONPES en el documento 3323 del

20 de diciembre de 2004,
recomendacien referida en el numeral
14.2.5 subproyecto de Web Service
del contrato 057 de 2005, en el
sentido de: "Con un modelo de
validacion
de
la huella los
Ahora bien, siguiendo con el plan de trabajo, se programaron ciudadanos a troves del Web con
dos fases para su ejecucion y logro, la primera se encargaba todas las caracteristicas necesarias
del analisis - disefio y la segunda de la Implemented& y para mantener los niveles de
Establecimiento de la tarifa de los servicios de seguridad, confiabilidad y el no
procesamiento, consulta de datos de identificacien y yenta repudio de las transacciones, se
de licencias de software de los desarrollos tecnolOgicos que puede implementer un sistema que
se adelanten con base en los datos de propiedad de la sirva como certificador de la firma
Entidad, aclarando que estos desarrollos se hacen con los digital, est el ciudadano no
productos recibidos en el contrato 057 de 2005 pero de necesitarla claves o equipos
ninguna manera son obligaciones emanadas del mismo sino especiales, siendo sus finicos
que corresponden a tareas del giro normal de la funcion identificadores, por ejemplo, su
misional.
Flmer de identificacion y su huella
dactilar" Subrayado fuera del texto.
Asi mismo, para estos usos adicionales se traze un plan de
trabajo y on la primera fase (I), se identificaron y La Registraduria ha suscrito varios
desarrollaron actividades coma:
convenios con entidades del Estado,
por medio de los cuales se brinda
>
ElaboraciOn de la caracterizacion y perfil del acceso a la Web Service, sin que se
proceso: Se realize un documento que contiene una haya establecido un certificador de
breve descripcion de la situaci6n actual orientada a firma digital para el ciudadano, lo que
establecer la linea base de la cual parte el proceso, un impide contar con una forma efectiva
analisis de las partes interesadas, breve estudio de la y segura de validaciOn de la
interacciOn del proceso con el entorno institucional, identificaci6n del mismo.
econemico, tecnologico y social en el cual se va a
implementer el servicio y finalmente un analisis DOFA,
con sus conclusiones correspondientes.
>
Mineacien del proceso con la estrategia
organizational: Se analizaron estrategias nacionales,
institucionales, sectoriales y locales que pueden afectar
el proceso como son Gobierno en linea y la Intranet
Gubernamental.
>
Formulacion de los estudios financieros: Se realize
estudio financiero del proceso relacionado con
presupuesto de ingresos, caracterisficas del mercado
objetivo, analisis de la oferta, analisis de la demanda,
servicios sustitutos, servicios complementarios,
presupuesto de gastos, gastos de personal, gastos de
funcionamiento, inversiones a realizar, en conclusion
una cuantificaciOn economics del proceso.
>
Formulacion de los estudios tecnicos: Esta etapa
comprendie estudios sabre: tecnologia, localizaciOn,
tamatios, situaciOn actual de interoperabilidad,
esfimacion de costos tecnolOgicos, procedimientos,
requisitos y analisis de estandares internacionales
aplicables al servicio.
>
FormulaciOn de los estudios administrativos: Se
determinaron las alternativas posibles para la
administraci6n del proceso. Incluye administracion
interna y administracion externa on Co relacionado a
soporte y administracion del servicio.
>
Elaboration de las alternativas de operation y
prospective del proceso: Se analizaron las diferentes
alternatives de ejecuci6n del servicio y el mecanismo
juridico de prestaciOn, licitaciOn, concesiOn, convenio
inter administrativo entre otras.
Ademas, se indica que se continua con las acciones para
ampliar el cubrimiento por medio de este sistema para
algunas sedes de la Registraduria y los convenios
adelantados con otras entidades.

Es importante aclarar, que el cronograma establecido para la


realized& de las anteriores actividades, se cumpli6 on su
totalidad a 31 de Diciembre de 2010, de lo cual se remithe la
documentaciOn correspondiente a la oficina de planeacien
quien se encarga al seguimiento del plan de accion
institucional.
En lo que respecta a la segunda fase (II) de Implementacien,
establecimiento de la tarifa y la elaboration del plan de
implementacion, on lo corrido del alio 2011, se han venido
realizando actividades correspondientes dejando on claro

que el panorama legal del acceso a la informacion y la


facultad de cobrar se tenia conocimiento que se iba a
modificar con la aprobacien del plan de desarrollo 20102014, y en efecto fueron objeto de modification por la
derogatoria de la Ley 1163 de 2007 en los acapites
correspondientes al cobro por la consulta de informacion.
Ante este situation, la entidad en primer terrnino modifico las
competencies del comite de tarifas para que tenga
conocimiento de las situaciones descritas en el Art. 227 de la
Ley 1450 de 2011 y al interior del mismo este redefiniendo
las acciones a seguir:
Definicidn tecnica por parte del macroproceso de

Gesfion Tecnologica de la Information de los servicios


objetos de cobro, segiin la ley 1450 del 16 de Junio de 2011.
Establecimiento de las condiciones tecnicas y

juridicas para la implementation de la comercializaciOn de


los posibles servicios, por parte del Macroproceso de
Gestion Administrativa y Financiera y Gestien Juridica.
Determination de la estructura de costos para la

fijacian de las tarifas de los servicios objeto de cobro, por


parte del comite de tarifas de la Entidad.
Lo anterior, teniendo en cuenta las implicaciones que se
tienen en la fried& de un sistema de tarifaci6n, facturacien y
cobro de los servicios que presta la Entidad, al tenor de la
Ley 1450 del 16 de Junio de 2011, PLAN NACIONAL DE
DESARROLLO, Articulo 227, paragrafo 1 y Z
7"Obligatoriedad de suministro de informacion. Para of
desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en
el presente Plan y en general para el ejercicio de las
funciones pOblicas, las entidades pOblicas y los particulares
que ejerzan funciones priblicas pondran a disposiciOn de las
dames entidades pliblicas, bases de dates de acceso
permanente y gratuito, con la informaciOn que producers y
administran. Las entidades productoras y usuarias de la
informacion deben garantizar la observancia de las
limitaciones de acceso y use referidas al derecho de habeas
data, privacidad, reserve estadistica, los asuntos de defensa
y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a
los que la ley les haya otorgado el caracter de reserve.

La obligacion a la que se refiere of presente articulo


constituye un deber pare los servidores pOblicos on los
torminos del articulo 34 del COdigo Disciplined Unico, Ley
734 de 2002.
Paragrafo 1. El acceso a las bases de datos y la utilizaciOn
de su informacion seran gratuitos. Las entidades y los
particulares que ejerzan funciones pOblicas solo tendran
derecho a cobrar por el acceso a los datos y a las bases de
datos que administran, los costos asociados a su
reproducciOn. Las entidades pOblicas no seran sujetos
pasivos de la tasa a la que se refiere la Ley 1163 de 2007,
con cargo al Presupuesto General de la Nacien se atendera
el costo que generen e/ sostenimiento y acceso a los datos y
bases de dates.
Respecto de los forminos para la entrega de la informaciOn,
deberan dar cumplimiento a lo previsto on el articulo 25 del
COdigo Contencioso Administrativo, o la norma que lo
modifique, sustituye o derogue.
Paragrafo 2. En of event on que las entidades estatales o
los particulares que ejerzan funciones pObficas requieran
procesamientos o filtros especiales adicionales a la
informacion publicada on las bases de datos, la entidad que
la administra o produce podra cobrar dichos servicios
mediante contrato o convenio."
Se evidencia que la entidad viene trabajando y se resalta
nuevamente que estas actividades muestran el use y la
gestien institutional para la comercializacidn de los servicios
de autenticaci6n pero de ningtin modo son obligaciones del
contrato 057 de 2005 toda vez que la obligation del

contratista era dejar la funcionalidad del web, coma en efecto


se recibi6, y se comprob6 por el equipo auditor en esta y en
la auditoria anterior que esta en use por las oficinas de la
Registraduria Nacional.
En este mismo sentido, en el arta No 37 del 28 de marzo de
2011, Comae de Tarifas Ley 1163 de 2007, la Registraduria
Delegada para el Registro Civil y la IdentificaciOn, Gerencia
Administrative y Financiera y la Gerencia de Informatica,
puso a considered& el "Documento de reguerimientos y
condiciones para el diseno y especificacion de la estrategia
para la operaciOn de un aliado (s) tecnologico (s) para
pre star el servicio de autenticaciOn biometfica y consulta de
la informacion alfanumerica no sujeta a reserve legal
mediante el procesamiento de las bases de dates de
identiticacion ciudadana de la Entidad', al cual el comite
recomend6 se le hiciera una revision por parte de las areas
competentes.
Es menester resaltar que mediante resolucion 6167 del 27
de Julio de 2011, se reglamentaron las condiciones y el
procedimiento para el acceso de entidades publicas a las
bases de datos de la informaci6n que produce y administra la
Registraduria Nacional del Estado Civil.
En el mencionado ado administrative, la Registraduria
Nacional del Estado Civil formula desde el aria 1994, un Plan
Integral de ModernizaciOn Tecnologica "PMT" que incluye la
modernizacion de los sistemas de identificaciOn ciudadana y
registro civil, can el fin de mejorar la gestiOn institucional y
garantizar una mayor transparencia, teniendo en cuenta el
alto impacto e interes en los sectores tales como: Sector
Seguridad Social: EPS, ARP, ARS, IPS, Accion Social,
Fondos de Pensiones, Ministerios de ProtecciOn Social,
Superintendencia, Cajas de Compensaci6n, EducaciOn:
Ministerios de Educaci6n, Universidades, Institutes
Educafivos, Colegios, Transports: Ministerio de Transporte,
Secretaria de Transit, Presupuesto y Control Fiscal:
Ministerio de Hacienda, DANE, DIAN, DNP,
Superintendencia, Gobernaciones, Alcaldias. Relaciones
Exteriores: Cancilleria, Gobernaciones, DAS, Aerocivil,
Justicia y Seguridad: Ministerio Defense, Ministerio del
Interior y Justicia, Juzgados, Fiscalia, DNE, Inpec, Medicina
Legal, Policia, Entes de Control: Contralaria, Procuraduria,
Personerias, Notariado y Regsitro: Oficina de Registro e
Instrumentos Pablicos, Superintendencias entre afros.
Tambien on esta misma resoluciOn, en el capitulo I, se
resuelve el objeto y aplicaciOn de reglamentar las
condiciones y procedimientos para el acceso de entidades
pablicas a los datos y a las bases de datos de la informacion
que produce y administra la Registraduria Nacional del
Estado Civil, de conformidad can el articulo 227 de la Ley
1450 de 2011, en lo que se refiere al Acceso a datos Web,
Consulta via Web, Procesamiento on una Base de Dates
Cruce de Informacion, Procesamiento o Filtros especiales
adicionales, Autenticaciones Biometricas, en su capitulo II
Acceso a la Informacion de las Bases de Dates, trate los
temas de Autorizaci6n para el acceso a la informaci6n de las
bases de datos de la Entidad, Servicios de acceso a la
informaci6n de las bases de datos, Plataformas de
comunicaci6n, Acceso prioritario a la informaci6n de las
bases de datos y acceso a la informacian, En el capitulo III,
Procedimiento para consulta de la informaci6n contenida en
la Base de Dates del Archivo Nacional de IdentificaciOn
(ANI), Coordinacien del servicio, Consultas via Web,
Procesamiento- Cruce de Informacian can ANI,
Procesamiento o filtros especiales a la consulta de
informaciOn on el ANI, Capitulo IV Procedimiento para la
autenticaciOn biometrica, donde se plantean la condiciones
de especificaciones y procedimientos, Mantenimiento y
soporte tecnico de la platafarma tecnolOgica, prueba tecnica,

etc.
Finalmente, Es importan aclarar, de acuerdo a la complejidad
de la implementacion de la solucion solicitada, se
planificaron dos (2) fases para su ejecucion, la primera
consistia en el disefio de la estrategia de servicios y la
segunda el establecimiento e implementacion de la misma,
que en su conjunto Ilevan una ejecuci6n total de un 80%,
para la presente vigencia.
Respuesta: Comunicacion RDRCI 1211
De la manera ms respetuosa, la Supervision del Contrato
075 de 2005, reitera tal como se expres6 en la comunicaciOn
RDRCI 652 entregada en respuesta al oficio ARNN-093
que la observaciOn de la Interventoria, a que hace referencia
el equipo auditor se presenta en el ano 2008 y fue
evidenciada por la Interventoria en el cumplimiento de sus
obligaciones, mediante el Informe 17 de fecha 21 de mayo
de 2008.
Esta observaciOn fue atendido por la Supervision exigiendo
los correctivos a lugar, debe resaltarse que la Registraduria
Nacional tome las acciones correctivas necesarias, es asi,
que se requiriO al contratista, el cumplimiento de sus
obligaciones y se inicio un proceso de multa por este
subproyecto.
Las acciones administrativas surtieron efecto, puesto que
estas fueron corregidas y despues de estas medidas,
SAGEM cumpliO con lo establecido en los documentos
contractuales, tal como se puede evidenciar en la
certificaciOn de recibo a satisfaccion expedida por la
Interventoria.
La Interventoria CIDLIS UIS verific6 y evidenciO mediante
actas 758 y 777 de abril y mayo de 2009 la puesta en
marcha del Web Service en ambiente de producci6n,
edemas, mediante acta 848 y su respectivo plan de
ejecuci6n de pruebas de no regresion.
Sobre este particular del Web Service, una vez surtidas las
etapas descritas anteriormente y las diferentes
comunicaciones de tipo juridico, la Interventoria CIDLIS UIS
como parte del proceso de verificaciOn para la imposicion de
la multa al contratista, desarrollo una auditoria del sistema
Web Service en producci6n, como resumen de la misma
present6 a la supervision el documento INFORME No 60
Auditoria de Web Service en Ambiente de ProducciOn del 29
de mayo de 2009,
dentro del cual se evidencia el
cumplimiento de los diferentes aspectos que se encontraban
pendientes de cumplimiento en ese momenta tal como se
expresO en el oficio RDRCI 541 del 31 de Mayo de 2011
enviado como respuesta a los interrogantes planteados a
Craves de correo electronic, de este documento se adjunta
copia en medio magnetic.
Por lo senalado, se evidencia que el Web cumple con la
calidad funcional esperada y el cumplimiento de las
especificaciones contractuales, de tal forma que como se ha
expresado en diversas comunicaciones, este servicio no
solamente se encuentra en use por parte de las 32
delegaciones departamentales de la entidad, la Registraduria
Distrital de Bogota, las principales Registradurias Auxiliares
de las ciudades mas grandes del pais, las entidades de
seguridad del estado.
En el marco de la ejecuci6n del Contrato 057 de 2005, se
disefie, aprob6 y ejecuto de manera conjunta entre el
Consorcio Sagem, la Interventoria CIDLIS UIS y la
Registraduria Nacional del Estado Civil, los documentos Plan
de Pruebas Comunicaci6n Segura para Web Service - SSC CMS TRACK y Ejecucien al Plan de Pruebas ComunicaciOn
Segura para Web Service - SSC - CMS TRACK version
091028SC0L669 del 28 de octubre de 2009, con el fin de
verificar y Ilevar a cabo las diferentes pruebas para la
aceptacien de la conectividad segura de los usuarios hacia el

Web Service, dentro de este se encuentran detalladas las


actividades adelantadas y su cumplimiento. Documentos que
se adjuntaron copia en medio magnetic al oficio RDRCI
541 del 31 de Mayo de 2011, para atender el requerimiento
"InformaciOn Urgente" del 30 de mayo de 2011, enviado a
traves de correo electrOnico.
Se debe resaltar que los diferentes aspectos propios de los
canales de comunicaciones son competencia de la Gerencia
de Informatica, dependencia este que en estos momentos
adelanta tareas de mejoramiento de los mismos por parte de
la Registraduria Nacional del Estado.
Por otro lado, se indica que por solicitud de la comision
auditora de la Contraloria General de la Republica del
segundo semestre de 2010, se adelantaron pruebas en
delegaciones de la Registraduria Nacional del Estado Civil
de la mano del grupo de ingenieros de la comision y dentro
de las cuales se evaltio el desempetio, funcionalidad,
efecfividad y seguridad del Web Service en producci6n,
arrojando los resultados esperados, adicionalmente
realizando pruebas mediante la conectividad no solo del
canal de comunicaciones, sino haciendo use de un MODEM
tecnologia 3G para su verificacion.
Posteriormente y con base on los buenos resultados
obtenidos se ha venido ampliando la cobertura, incluyendo
dentro de los usuarios de la entidad las siete Registradurias
Auxiliares que atienden mayor nOrnero de ciudadanos en la
ciudad de Bogota (Usaquen, Suba, Engativa, Ciudad Bolivar,
Chapinero, Teusaquillo y Kennedy) y en las principales
ciudades, como Barranquilla, Medellin, Cartagena y Cali.

De otra parte, de acuerdo a la observacion planteada, la


Entidad realize la verificaciOn de la conectividad y la
funcionalidad del sistema implementado en las sedes
referenciadas, encontrandose que las opciones de estos
servicios estan en funcionamiento y totalmente operativos.
Hallazgo No. 9: Condiciones
Cableado estructurado
Cableado estructurado
fisicas de los sistemas de la
El Hallazgo de cableado estructurado
entidad (D)
Respuesta: Comunicacion GI-3321
se mantiene. La RNEC confirma
indicando on su respuesta que la
Cableado estructurado
Acorde por lo indicado por el grupo auditor, la Registraduria acci6n propuesta sera "incluida en el
de
mejoramiento
La Norma Monica de Calidad de Nacional del Estado Civil confirma la accion propuesta en el plan
Publica- comunicado y sera incluida en el plan de mejoramiento correspondiente".
la
Gestion
NTCGP1000:20098,
Adoptada correspondiente.
Centro de C6mputo Registraduria
mediante Decreto 4485 de 2009
Distrital
Centro de Computo Registradurfa Distrital
senala en su articulo 6.3: "La
Para constatar la respuesta de la
determinar,
entidad
debe
entidad se realize de nuevo visite al
proporcionar
y
mantener
la Respuesta: Comunicacien GI-3321
Centro
de
Computo
de
la
infraestructura
necesaria
para
lograr la conformidad con los Sea lo primero indicar que la Registraduria Distrital tiene Registraduria Distrital donde se
requisitos del producto y/o servicio. implementado un Centro de Acopio, cosa diferente a indicar evidenci6 que efectivamente se han
La infraestructura incluye, cuando que se tiene la infraestructura de un Datacenter, toda vez tornado correctivos pare solucionar
sea aplicable: ...b. herramientas, que su objetivo no es la de funcionar como un plataforma las observaciones evidenciadas por
equipos y sistemas de informaciOn contingents de los sistemas sensibles que posse la el equipo auditor asi:
(tanto hardware como software) Registraduria Nacional del Estado Civil.
En lo que respecta a las condiciones
para la gestion de los procesos".
De igual forma, el estandar Acorde a lo manifestado por la Registraduria Distrital e y caracteristicas que debe cumplir el
TIA/EIA-569-A
"Commercial inforrnado al grupo auditor, se realizo una serialized& area Tecnologica donde se encuentra
Building
Standards
for temporal, no obstante se estan adelantando las gestiones el equipo, se evidenci6 en las
Pathways ante la CoordinaciOn de Publicaciones de la Registradurfa instalaciones, que las adecuaciones
Telecommunications
and Spaces" y la TIA/EI-942, Nacional del Estado Civil con el fin de suministrar esta son id6neas en especificaciones
comunicaciones,
basicas
para
indican criterios en el diseno de selializaciOn conforme a la imagen institucional.
energia
electrica,
cableado
areas de tecnologia y
Sobre los extintores, el Grupo de Soporte Menlo cuenta estructurado, entre otros. El armario
comunicadones.
cableado-Rak,
donde
se
con (4) extintores que estan vigentes, uno de ellos se del
En lo que respecta a las encuentra ubicado dentro del Centro de Acopio el cual fue encuentran los Hubs o patch panel y
cord,
se
encuentran
condiciones y caracteristicas que reubicado on un sitio mss visible y estrategico. En cuanto al patch
debe cumplir el area TecnolOgica control de temperature del area de centro de acopio, este se etiquetados con normas minimas de
donde se encuentra el equipo de incorporo en las necesidades plasmadas on el convenio del seguridad. En este sentido estos
computo del PMTII, de acuerdo a 2011 suscrito entre la Registraduria y la Alcaldfa Mayor de aspectos de la observaciOn de la
los numerales 14.3.3, 14.3.4, Bogota.
Registradurfa distrital se dan por
14.3.5, 14.3.6 y 14.3.7 referentes a
solucionados dentro del proceso

"Otros Requerimientos Generates'


del Contrato 057 de 2005, se
evidencia en las instalaciones de
la Registradurias Auxiliares, que
las adecuaciones no son idOneas
en especificaciones basicas para
comunicaciones, energia electrica,
cableado estructurado, entre otros.
El armario del cableado-Rak,
donde se encuentran los Hubs o
patch panel y patch cord, no estan
etiquetados ni con normas
minimas de seguridad, no existe
una canalizaciOn, se presenta
suciedad, se encontraron cables
descolgados en el techo y tirados
sabre el piso siendo obstaculos al
caminar dentro de las
instalaciones.

En cuanto a las UPS y las ocho (8) Booking, estas se


reubicaron de tal manera que el Centro de Acopio qued6
aislado y con puerta de seguridad mediante slave de acceso.
Es de aclarar que las Booking que se encuentran on el
Grupo Soporte Tecnico hacen parte de la contingencia de
fallas en Registradurias Auxiliares y apoyo a campahas de
identificacion.

auditor
En cuanto a las UPS y las ocho (8)
Booking, se verifico su reubicacion
estas de tal manera que el Centro de
Acopio quedo aislado y con puerta de
seguridad mediante clave de acceso.

En este orden de ideas, se han tornado las medidas En este orden de ideas, se estan
necesarias para garantizar la operatividad del Centro de tomando las medidas necesarias
para garantizar la operatividad del
Acopio de la Registraduria Distrital.
Centro de Acopio de la Registraduria
Ahora bien, el Centro de Acopio de esta sede, fue objeto de Distrital. En este sentido la
una adecuaciOn y organizacion como resulted del contrato observaciOn se da par subsanada.
096 de 2011, en el cual se instaki una red LAN categoria 6,
conformada por 27 puntos de datos, 6 puntos de voz y 48 En cuanto a las REGISTRADURIAS
tomes electricas reguladas, se suministro e instale un rack Auxiliares el hallazgo se mantiene
de comunicaciones para un switch, 3 patch panel, uno de 48 dada que la Registraduria argumenta
puertos para datos y dos de 24 puertos para voz, se instal6 3 que incluira al plan de mejoramiento
Back Bone distribuidos en dos canales de UTP para datos y los correctivos necesarios para dar
Lo anterior pone en riesgo la un multipar de 12 pares desde strip telefOnico con todos los soluciOn a los hallazgos evidenciados
informaci6n de la entidad y conductores alojados on canaleta metalica y tuberia segOn por la Contraloria.
evidencia la falta de gestiOn de la recorrido, se suministro e instate el tablero de distribucien
Adecuaciones
Centro de
administracien en la adecuaci6n electrica tipo enchufable con totalizador y breakers de
C6mputo
Registraduria
de las instalaciones de las proteccion de circuitos ramales.
Distrital
Registradurias
auxiliares,
normas Como evidencia a las anteriores adecuaciones, se anexa la
inobservando
las
senaladas
de
seguridad evidencia fotografica, de la cual es conocedora el grupo el Para constatar la respuesta de la
exponiendose al riesgo de auditor, toda vez que los Registradores Distritales pusieron entidad se realize de nuevo visite al
conflagraciOn, perdida y daiio de on conocimiento las adecuaciones que se realizaron on esa Centro de Acopio de la Registraduria
elementos, con la subsecuente sede de la Registraduria
Distrital donde se evidenci6 que
perdida de informaci6n e
efectivamente se estan tomando
interrupciones en la prestaci6n del Los dos (2) servidores de Centro de Acopio, fueron correctivos para solucionar las
reubicados on el area de Soporte Tecnico para que cuando observaciones evidenciadas por el
servicio.
se instale el aire acondicionado estos queden en un area equipo auditor.
Perimetro de seguridad Fisica
segura y adecuada.
La "Norma Monica Colombian
En este sentido la observaci& se da
NTC-ISO/IEC 27002" en el item Con lo anterior se demuestra el cumplimiento, on cuanto a la por subsanada.
No. 9. "Seguridad fisica y del tarea de minimizar los riesgos a una exposici6n de peligro
entomo", numeral 9.1.1 "Perimetro de conflagracion, generando riesgo para los funcionarios, Perimetro de seguridad Fisica
de Seguridad Fisica", senala en su posibles perdidas de informed& e interrupciones en la
articulo: "Se deberian utilizer prestacien del servicio. Es importante indicar que la Entidad En cuanto a los perimetros de
perimetros de seguridad (barreras es conocedora de la NORMA TECNICA NTC-ISO/IEC seguridad fisica, se verifice en la
tales como parades, puertas de 27001, toda vez que la actualizaciOn de Politicas Registraduria
Distrital,
las
acceso controladas con tarjeta o nformaticas realizadas mediante ResoLucien 13829 se aplica modificaciones y adecuaciones
mostradores de reception dicha norma, lo que no concuerda con lo manifestado por el fisicas. En este sentido la
atendidos) para proteger las areas grupo auditor.
observaciOn ya no se presenta on la
que contienen information y
Registraduria Distrital, pero on las
servicios de procesamiento de Por lo anterior, se solicita la efiminaciOn de este hallazgo por auxiliares se mantiene. Por lo
information".
parte del grupo auditor, teniendo en cuenta lo expuesto y las anterior, se excluye de este punto, la
evidencias presentadas.
Registraduria Distrital.
En las Registradurias auxiliares de
Teusaquillo y Ciudad Bolivar se
Ambiente Fisico on las Estaciones
evidencia que el area de
de Trabajo
(donde
se
comunicaciones
encuentra el servidor, la UPS y el
En cuanto a las estaciones de trabajo
armario de comunicaciones), este
de la registraduria Distrital on la
al alcance del ciudadano que entra
segunda visite de la CGR constato
a realizar su tramite de cedula de
que efedivamente se han tornado los
ciudadania, sin que exista barrera
correctivos necesarios. En este
de contenciOn para ingresar a esta
Adecuaciones Centro de COmputo Registraduria sentido la observed& se da par
area y asi evitar or acceso fisico de
Distrital
subsanada.
personal no autorizado y de la
Respuesta: Comunicacion GI-3321
contaminaciOn ambiental.
Para las Registradurias auxiliares es
claro que de acuerdo al diagn6stico
Los equipos de computo del En concordancia con la respuesta iniciada en el item desarrollado por la entidad en el
PMTII, on as Registradurias anterior, Centro de Acopio de la Registraduria Distrital fue 2012, determinara las acciones que
auxiliares de Suba, Rafael Uribe objeto de una adecuacion y organized& coma resultado del se deben tomer a fin de subsanar las
Uribe, Teusaquillo, Ciudad Bolivar, contrato 096 de 2011, on el cual se una red LAN categoria 6, debilidades que se presenten en
La Candelaria y la Distrital no conformada por 27 puntos de datos, 6 puntos de voz y 48 cuanto a las instalaciones electricas,
estan ubicados en sitios Lomas electricas reguladas, se suministro e instalO un rack por lo cual este punto del hallazgo se
adecuados, ya que los servidores de comunicaciones para un switch, 3 patch panel, uno de 48 mantiene.

se encuentran en or suelo, sucios y


sin condiciones adecuadas de
seguridad, donde podrian generar
problemas de electricidad estatica
y de conflagraciones electricas,
edemas, estan contiguos a los
ventanales con exposition al
priblico en general,; que podrian
generar perdida de informaci6n y
hechos vandalicos.

puertos para datos y dos de 24 puertos para voz, se instal() 3


Back Bone distribuidos en dos canales de UTP para datos y En conclusion el hallazgo queda en
un multipar de 12 pares desde strip telefOnico con todos los los siguientes terminos, sin incidencia
conductores alojados en canaleta metahca y tuberia segfin disciplinaria, por cuanto las normas
recorrido, se suministr6 e instalo el tablero de distribuci6n tecnicas citadas en los criterio del
electrica tipo enchufable con totalizador y breakers de hallazgo no son de obligatorio
protecci6n de circuitos ramales.
cumplimiento por parte de la entidad,
ya que no esta en el ambito de
Ambiente Fisico en las Estaciones de Trabajo
aplicacien del Decreto 4485 de 2009.

Respuesta: ComunicaciOn GI-3321


Hallazgo No. 9: Condiciones fisicas
Por lo anterior no se estan
de los sistemas de la entidad
aplicando las normas de seguridad Teniendo en cuenta lo expuesto en los numerales anteriores,
informafica ISO 27000, el estandar la Registraduria Nacional del Estado Civil ha atendido de Cableado estructurado
TIA 942, Estandar de mejores manera oportuna los requerimientos en concurso con la
Practicas de TI COBIT 4.0, DS5 cooperaci6n de otras entidades de nivel local de M ciudad de La Norma Tecnica de Calidad de la
Administrar la seguridad de los Bogota. En ese orden de ideas, lo referenciado en cuanto a Gesti6n POblica-NTCGP1000:2009.
sistemas y DS12 Administrar el las adecuaciones electricas de la Registraduria Distrital, se De igual forma, el estandar TIA/EIAambiente fisico y la Resolucien encuentran debidamente adecuadas (ver nuevamente 569-A
"Commercial
Building
3257 de Agosto 5 de 2005, de la registro fotografico).
Standards for Telecommunications
RNEC, establece las politicas
Pathways and Spaces" y la TIA/EIinformaficas que deben acatarse Con relaciOn a las sedes de las Registradurias Auxiliares de 942, indican criterios on el disefio de
en el interior de la entidad. Ciudad Bolivar, Suba y Candelaria, se program() un areas
de
tecnologia
SituaciOn que genera alto riesgo a diagnOstico entre el 20 y el 31 de enero de 2012, con el fin comunicaciones.
la exposicien de peligro de de determinar las acciones que se deben tomar a fin de
conflagraciOn, generando riesgo subsanar las debilidades que se presenten on cuanto a las En lo que respecta a las condiciones
para los funcionarios,
posibles instalaciones electricas.
y caracteristicas que debe cumplir el
perdidas
de
information,
area TecnolOgica donde se encuentra
interrupciones en la prestaci6n del
el equipo de cOmputo del PMTII, de
servicio y riesgo de perdidas
acuerdo a los numerales 14.3.3,
econOrnicas de la Entidad.
14.3.4, 14.3.5, 14.3.6 y 14.3.7
referentes a "Otros Requerimientos
Centro de Computo
Generales" del Contrato 057 de 2005,
Registraduria Distrital
se evidenciO en las instalaciones de
En lo que respecta a las
la Registradurias Auxiliares, que las
condiciones y caracteristicas que
adecuaciones no son idOneas en
deben cumplir los Centros de
especificaciones
basicas
para
Cemputo (Data Center), se
comunicaciones, energia electrica,
evidenci6 que en la Registraduria
cableado estructurado, entre otros. El
Distrital, las adecuaciones no son
armario del cableado-Rak, donde se
id6neas, sustentado en lo
encuentran los Hubs o patch panel y
siguiente:
patch cord, no estn etiquetados ni
con normas minimas de seguridad,
-El espacio que la entidad ha
no existe una canalizaciOn, se
dispuesto para tal fin, no cuenta
presenta suciedad, se encontraron
con senalizaciOn, ventilaciOn
cables descolgados en el techo y
apropiada, control de temperatura,
tirados sobre el piso siendo
sistema generalizado de alarmas,
obstaculos al caminar dentro de las
sistema de detection de incendios,
instalaciones.
extintores.
-La ubicaciOn del Centro de
Lo anterior pone on riesgo la
COmputo es dentro del mismo
information de la entidad y evidencia
espacio
del
cuarto
de
la falta de gestiOn de la
mantenimiento de hardware donde
administracien on la adecuaciOn de
se encontro: 8 booking guardadas,
las
instalaciones
de
las
dispositivos de hardware por
Registradurias
auxiliares,
arreglar, sillas guardadas, las UPS
inobservando las normas senaladas
del centro de cOmputo, armario de
de seguridad exponiendose al riesgo
las baterias, lo cual evidencia
de conflagracien, perdida y dafio de
materiales inflamables cerca de los
elementos, con la subsecuente
equipos. Ademas, dentro del
perdida de informaci6n e
centro de cOmputo, se encuentran
interrupciones on la prestaci6n del
dispositivos de hardware tales
servicio.
como impresoras, rack sin uso,
archivador con insumos de
Perimetro de seguridad Fisica
papeleria y sin una adecuada
disposiciOn.
La "Norma Tecnica Colombian NTC-No existe seguridad para el
ISO/IEC 27002" en el item No. 9.
acceso al centro de cOmputo
"Seguridad !taloa y del entomo",
ubicado dentro de las instalaciones
numeral 9.1.1
"Perimetro de
de Tecnologia, dado que comparte
Seguridad Fisica", sefiala on su
espacio con el area mantenimiento
articulo:
Se deberlan utilizer

de equipos y almacenamiento de
articulos de insumos de papeleria
y elementos de aseo y no se
diligencia un registro de entrada al
centro de computo. La puerta no
Ilene ningOn sistema de seguridad.
SituaciOn que evidencia el no
acatamiento al Decreto 4485 de
2009. y la Norma Tecnica de
Calidad de la Gestion POblicaNTCGP1000:20099 Numeral 6.3 y

6.4 "La entidad debe determiner,


proporcionar y mantener la
infraestructura necesaria para
lograr la conformidad con los
requisitos del producto y/o servicio.
La infraestructura incluye, cuando
sea aplicable: ...b. herramientas,
equipos y sistemas de informaci6n
(tanto hardware como software)
para la gesti6n de los procesos".
De igual forma, a los numerales
14.3.3, 14.3.4, 14.3.5, 14.3.6 y
14.3.7, referentes a "Otros
Requerimientos Generates" del
Contrato 057 de 2005.
Se desconoce tambien las normas
tecnicas de la materia,
principalmente la NTC-ISO/IEC
27000, la cual, especifica los
establecer,
para
requisitos
hacer
operar,
implementer,
seguimiento, reviser, mantener y
mejorar un Sistema de Gesti6n de
Seguridad de la Information, la
ISO/IEC 27002, respecto de la
valoracign y tratamiento de riesgos
y literal C del Articulo 2 del Decreto
614 de 1984.
La inobservancia de las normas
senaladas, demuestran una
exposici6n de peligro de
conflagracion, generando riesgo
para los funcionarios, posibles
perdidas de informacion e
interrupciones en la prestaci6n del
servicio.

Adecuaciones Centro de
Computo Registraduria
Distrital
El cableado de datos del Centro de
Computo de la Registraduria
Distrital no este debidamente
identificado y ajustado dentro de
los organizadores del Rack
exhibiendo gran cantidad de
cableado a la vista, sin efiquetado
adecuado.
marquillado
o
Asimismo, parte del cableado
electric este a la vista, sin el
cumplimiento de normas sobre
ubicaci6n y seguridad.
De otra parte, en el centro de
computo de la Registraduria
Distrital se pudo evidenciar que el
servidor del PMTII, se encuentra
sin las condiciones minimas

requeridas para su funcionamiento

pedmetros de seguridad (barreras


tales como paredes, puertas de
acceso controladas con tadeta o
mostradores de recepciOn atendidos)
para proteger las areas que
contienen informacion y servicios de
procesamiento de informaciOn".
En as Registradurias auxiliares de
Teusaquillo y Ciudad Bolivar se
evidencio que el area de
comunicaciones (donde se encuentra
el servidor, la UPS y el armario de
comunicaciones), este al alcance del
ciudadano que entra a realizar su
tramite de cedula de ciudadania, sin
que exista barrera de contention para
ingresar a esta area y asi evitar el
acceso fisico de personal no
autorizado y de la contamination
ambiental.
Los equipos de computo del PMTII,
en las Registradurias auxiliares de
Uribe,
Uribe
Rafael
Suba,
Teusaquillo, Ciudad Bolivar y la
Candelaria no estan ubicados on
sitios adecuados, ya que los
servidores se encuentran on el suelo,
sucios y sin condiciones adecuadas
de seguridad, donde podrian generar
problemas de electricidad estatica y
electricas,
conflagraciones
de
edemas, estan contiguos a los
ventanales con exposici6n al pOblico
on general,; que podrian generar
perdida de informacion y hechos
vandalicos.
Por lo anterior no se estan aplicando
las normas de seguridad informatica
ISO 27000, el estandar TIA 942,
Estandar de mejores Practices de TI
COBIT 4.0, DS5 Administrar la
seguridad de los sistemas y DS12
Administrar el ambiente fisico y la
ResoluciOn 3257 de Agosto 5 de
2005, de la RNEC, establece las
politicas informaftcas que deben
acatarse on el interior de la entidad.
SituaciOn que genera alto riesgo a la
de
peligro
de
exposiciOn
conflagraciOn, generando riesgo para
los funcionarios, posibles perdidas de
informacion, interrupciones en la
prestacion del servicio y riesgo de
perdidas econOmicas de la Entidad.
(Ver anexo No. 1 archivo fotografico)

Ambiente Fisico on las Estaciones


de Trabajo
Respecto de las instalaciones
electricas de las Registraduria
auxiliares: Ciudad Bolivar, Suba y
la
evidencia
se
Candelaria,
exposicion a perdidas y danos del
hardware y software, pues las
condiciones tecnicas no son
determina
que
adecuadas lo
incumplimiento a los requerimientos

establecidas on el Reglement

tales como: adecuada aireaciOn


(nivel de temperatura), control de
acceso a personas (bitacora),
equipos contra incendio, dado la
alta acumulaci& de papel de
papel, cajas de carton. Se
encontraron ocho (8) maquinas
Bookings, en el suelo sin ninguna
proteccion de ambientacien, orden
y
limpieza,
denotando
desconocimiento a las normas
minimas del estandar TIA 942,
normas de seguridad Informatica
ISO 27000 y la no aplicabilidad de
la ley 87 de 1993, articulo 2,
numeral b, c y f. Lo anterior puede
ocasionar a la Entidad perdidas
tanto de equipos como de
informaci6n.
Am biente
Fisico
en
las
Estaciones de Trabajo
Respecto de las instalaciones
electricas de las Registraduria
auxiliares: Ciudad Bolivar, Suba,
Candelaria y Distrital, se evidencia
la exposicion a perdidas y dahos
del hardware y software, pues las
condiciones tecnicas no son
adecuadas lo que determina
incumplimiento a los
requerimientos establecidas en el
Reglamento
Tecnico
para
Instalaciones Electricas RETIE.
De igual forma, en las
inspecciones oculares realizadas
el 12, 13, 14 y 25 de abril de 2011
a las instalaciones de las
Registradurias
auxiliares
anteriormente mencionadas, se
encontraron cables sueltos y fuera
de las canaletas, canaletas
desprendidas y puntos de
conexi6n cubiertos con cajas y
carpetas en las estaciones de
trabajo.
Lo
anterior,
evidencia
la
inexistencia de politicas de
seguridad de las instalaciones
electricas que permitan evitar el
riesgo de conflagraci6n; de esta
forma, se desconoce lo dispuesto
en la ResoluciOn del Ministerio de
Minas y Energia No. 80398 de
2004, en la cual senate que se
debe garantizar que las
instalaciones, equipos y productos
usados en la generaciOn,
transmision,
transformaci6n,
distribuci6n y ufilizaci& de la
energia electrica cumplan con los
objetivos legitimos de Proteccien
de la vida y la PreservedOn del
medio ambiente. Adicionalmente,
la inobservancia de la Resolucian
181294 de 2008, Reglamento
Tecnico de Instalaciones Electricas
(RETIE) del Ministerio de Minas y
Energia.
Este hallazgo tiene presunta

Tecnico para Instalaciones Electricas


RETIE. De igual forma, en las
inspecciones oculares realizadas el
12, 13, 14 y 25 de abril de 2011 a las
instalaciones de las Registradurias
auxiliares
anteriormente
mencionadas, se encontraron cables
sueltos y fuera de las canaletas,
canaletas desprendidas y puntos de
conexiOn cubiertos con cajas y
carpetas en las estaciones de trabajo.
Lo anterior, evidencia la inexistencia
de politicas de seguridad de las
instalaciones electricas que permitan
evitar el riesgo de conflagracien; de
este forma, se desconoce lo
dispuesto en la ResoluciOn del
Ministerio de Minas y Energia No.
80398 de 2004, en la cual senate que
se debe garantizar que las
instalaciones, equipos y productos
usados en la generaciOn, transmision,
transformaciOn,
distribucion
y
utilizaciOn de la energia electrica
cumplan con los objetivos legitimos
de ProtecciOn de la vida y la
Preserved& del medio ambiente.
Adicionalmente, la inobservancia de
la ResoluciOn 181294 de 2008,
Reglamento Tecnico de Instalaciones
Electricas (RETIE) del Ministerio de
Minas y Energia.

10

incidencia disciplinaria y sera


trasladado
a
la
instancia
correspondiente.
Hallazgo No.
10:
Defensa Defensa Judicial
Judicial (D)
Ante la situacion del envio por competencia del Proceso al
Municipio de Facatativa Cundinamarca y la imposibilidad
La Registraduria no interpuso, en de ejercer vigilancia presencial y directa por parte de este Defensa Judicial
la oportunidad procesal, recurso Despacho, y de acuerdo a lo preceptuado por el Decreto
de apelaciOn en contra de la 1010 de 2000 y el principio de desconcentracian es que, El hallazgo este enfocado a que la
sentencia del 03 de Mayo de 2010, mediante oficio del 27 de agosto de 2008 proferido por el Registraduria no interpuso en la
proferida en el proceso de Nulidad Jefe de la Oficina Juridica de la Entidad Dr. Carlos Ernesto oportunidad procesal el recurso de
y Restablecimiento del Derecho Camargo Assis, le solicita de manera urgente al Registrador apelaciOn
a
la
sentencia.
No 2003-7311, instaurado en su Municipal de dicho Municipio Dr. Luis Ernesto Cortes Adicionalmente,
inicio
proceso
contra en el cual se ordeno Gamboa que por competencia asumiera, y ejerciera disciplinario.
El hallazgo Ilene
reintegrar al demandante a uno de vigilancia y control de terminos minimo dos veces por presunta incidencia disciplinaria, pero
los cargos de los cuales fue semana de los movimientos procesales del referido proceso, dado que existe soporte documental
ilegalmente removido o a uno de adscrito a la municipalidad donde cumple sus funciones.
sobre la existencia y estado del
igual
o
superior
categoria, El Juzgado Administrativo de Descongestion de Facatativa, proceso disciplinario, se mantiene el
equivalencia y remuneration.
profirio fallo de primera instancia, aceptando las pretensiones hallazgo, pero no se traslada a la
del demandante, notificado por EDICTO, el 7 de Mayo de instancia
disciplinaria
Lo anterior evidencia debilidades 2010, quedando ejecutoriado el 14 de mayo de 2010, sin correspondiente y se le retira dicha
en la gestiOn judicial de la entidad, recibir este Despacho ninguna informed& por parte del incidencia.
La
entidad
debe
inobservando la fund& Delegada Registrador Municipal de Facatativa.
establecer acciones de mejora
del Control y Vigilancia de los En atenci6n a lo anterior, el suscrito solicito via telefonica, (Preventives) para evitar que esta
terminos judiciales establecidos en informe ejecutivo de lo acontecido en dicho proceso.
situacion se vuelva a presenter.
la Circular No 051 de Mayo 20 de Mediante oficio de fecha 10 de junio de 2010, el senor
2009 proferida por la Oficina Registrador de Facatativa, presenta informe de lo acontecido El hallazgo se incorpora en el informe
Juridica Grupo de defense dentro el proceso de Nulidad y Restablecimiento del final en los siguientes terminos:
judicial y los numerates 1 y 24 del Derecho impetrado por el senor Lerman Ovidio Tovar
articulo 35 del C6digo Disciplinario Beltran, en el que indica "La vigilancia y seguimiento se Hallazgo: Defensa Judicial
Onico Ley 734 de 2002.
realize de manera permanente y periedica desde la Ilegada
del mencionado oficio, como son informes de citaciOn, La Registraduria no interpuso, en la
El Comite de ConciliaciOn de la audiencias de testimonio !legend() asi e informando a ese oportunidad procesal, recurso de
Registraduria Nacional del Estado despacho de la audiencia de testimonio el die 20 de mayo de apelaciOn en contra de la sentencia
Civil, por unanimidad mediante 2009, informando tambiOn el traslado para alegar conclusion del 03 de mayo de 2010, proferida en
Ada No. 21 del 20 de abril de en el mes de junio de 2009, radicados en terminos por la el
proceso
de
Nulidad
y
2011 decide iniciar Acci6n de entidad".
Restablecimiento del Derecho No
Repeticien contra los agentes Ante los hechos anteriormente descritos la Jefe de la Oficina 2003-7311, instaurado en su contra
presuntamente responsables por Juridica Dra. Edna Patricia Rangel Barragan, de inmediato en el cual se orden6 reintegrar al
la condena sufrida por la Entidad puso en conocimiento de la Oficina de Control Disciplinario demandante a uno de los cargos de
en este proceso contencioso. En la de la Entidad las irregularidades presentadas en la vigilancia los cuales fue ilegalmente removido o
actualidad,
la
entidad
este del proceso del senor Lerman Ovidio Beltran Tovar, y en la a uno de igual o superior categoria,
proyectando y recopilando la actualidad cursa ante la Oficina de Control Disciplinario de la equivalencia y remuneration.
documentaci6n necesaria pare Delegacian de Cundinamarca investigaciOn disciplinaria
presenter
la
correspondiente contra el Senor LUIS ERNESTO CORTES GAMBOA, Lo anterior evidencia debilidades en
demanda de Repefici6n ante la Registrador Municipal de Facatativa.
la gestien judicial de la entidad,
Jurisdicci6n de lo Contencioso Colorario de lo anterior, aporto certificaciOn de fecha 14 de inobservando la funciOn delegada del
Administrativo.
diciembre del alio en curso, expedida por la doctora Ana Control y Vigilancia de los terminos
Karina Casadiego Fajardo Coordinadora de la Oficina de judiciales establecidos en la Circular
La entidad manifiesta: "De otra Control Disciplinario de la Delegation de Cundinamarca, en No 051 de Mayo 20 de 2009 proferida
parte el ComitO de Conciliacion de la que certifica que en la actualidad cursa investigaciOn por la Oficina Juridica Grupo de
la Registraduria Nacional del disciplinaria No. 015-007-2010, en contra del funcionario Luis defensa judicial.
Estado Civil, por unanimidad Ernesto Cortes Gamboa, atendiendo el requerimiento de
mediante Acta No. 21 del 20 de este Jefatura, de fecha 09 de junio de 2010.
El Comite de Conciliacion de la
abril de 2011 decide iniciar AcciOn Por lo anterior, se considera que no es pertinente dicho Registraduria Nacional del Estado
de Repeticien contra los Doctores hallazgo, ya que este Despacho como se denote de lo Civil, por unanimidad, mediante Ada
...
y
...,
como
agentes anteriormente expuesto, Ilevo a cabo todos los pasos No. 21 del 20 de abril de 2011 decide
presuntamente responsables por tendientes a defender los intereses de la Entidad, en el iniciar Acci6n de RepeticiOn contra
la condena sufrida por la Entidad sentido de inforrnar en su momento al Registrador de los
agentes
presuntamente
on e/ proceso contencioso de ..., Facatativa la remisiOn por competencia del proceso, asi responsables por la condena a la
contra Ia Registraduria Nacional como todos los seguimientos que se Ilevaron a cabo de Entidad en este proceso contencioso.
del Estado Civil, on la actualidad manera verbal con el mencionado Registrador Municipal.
En la actualidad, la entidad este
se esta proyectando y recopilando Igualmente, cuando se present6 la irregularidad, este proyectando
y
recopilando
la
la documentaciOn necesaria para Despacho puso en conocimiento de la Oficina de Control documented&
necesaria
para
presenter Ia correspondiente Disciplinario la situacion antes mencionada y se siguieron presenter
la
correspondiente
demanda de Repeticien ante la todos los tramites legales de acuerdo
a la situacion demanda de RepeticiOn ante la
JurisdicciOn de to Contencioso evidenciada.
Jurisdicci6n de lo Contencioso
Administrative."
Cabe indicar que la vigilancia y seguimiento se realize de Administrativo.
manera permanente y todo movimiento procesal era
En la respuesta, la entidad informado a traves del fax 2207618, tan es asi que a traves
argumenta que el registrador de de este medio se infonn6 la citaci6n a audiencia de

Facatativa fue el responsable de


dejar vencer los terminos, hecho
que ratifica el hallazgo dado que
es responsabilidad de las oficinas
de juridica y de control inferno
mantener alerta sobre dichas
actuaciones de sus funcionarios
responsables.

testimonios y el traslado para alegar de conclusion dentro del


referido proceso.
Asi mismo, la Oficina de Control Interno, atendiendo el
principio de desconcentraciOn definido en el Decreto 1010 y
las funciones establecidas en el mismo, no tiene la
competencia sobre el seguimiento de los procesos, y la
responsabilidad directa sobre la aplicacion de los metodos y
procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia
del control interno, es responsabilidad de los jefes de cada
Este hallazgo tiene presunta una de las distintas dependencias de as entidades, tal como
incidencia disciplinaria y sera lo indica el articulo 6 de la Ley 87 de 1993.
trasladado a la instancia De igual forma sefialar, que en atenciOn a su funcien
correspondiente.
evaluadora, la Oficina de control inferno, programa pruebas
de verification de caracter selective sobre todos los
Macroprocesos definidos en el marco de la aplicaciOn del
Modelo Estandar de Control !Memo MECI, de la Entidad,
definiendo observations y formulando recomendaciones,
facilitando el mejoramiento continuo de los procesos y
demas acciones administrativas.
Hallazgo No. 11: Acciones de Acciones de Repeticidn (D)
La
entidad
en
su
respuesta
Repeticion (D)
En relaciOn con el tramite impartido respecto a los procesos manifiesta que realize los comites de
donde ha sido condenada la entidad, con or fin de iniciar conciliation y que ya instaura las
El Articulo 26 del Decreto 1716 de accion de repeficiOn, es necesario resaltar que la Entidad ha acciones
de
repetici6n
2009 establece: "De la accion de tramitado todos estos asuntos con la debida diligencia y correspondientes.
repeticien.
Los
Comites
de siempre enmarcados dentro del marco normativo que rige los
ConciliaciOn de las entidades mismos, siendo menester indicar las disposiciones que han Sin embargo, el hallazgo esta
pOblicas deberan realizar los guiado la accion de la administraciOn al respecto:
enfocado a que el Comite de
estudios
pettinentes
para En primer lugar se tiene que la Ley 678 de 2001, regula lo Conciliacion no se realize dentro de
determiner la procedencia de la atinente al procedimiento que se debe adelantar para iniciar los seis meses siguientes al ultimo
accion de repetici6n. Para et, el accion de repeticien cuando a elle hubiere lugar pago, tal como lo establece el
ordenador del gasto, al die estableciendo en su articulo 4 lo siguiente:
Decreto 1716 de 2009, lo cual no es
siguiente del pago total del capital "ARTICULO 4. Obligatoriedad. Es deber de las entidades desvirtuado por la entidad sino en el
de
una condena,
de
una ptibficas ejercitar la accion de repetici6n o el Ilamamiento en caso de Nulidad y Restablecimiento
conciliaciOn o de cualquier otro garantia, cuando el da fio caused por el Estado haya sido del derecho, en el cual prueban que
credito surgido por concepto de la consecuencia de la conducts dolosa o gravemente culposa el Comite se realize el 21 de
responsabilidad patrimonial de la de sus agentes. El incumplimiento de este deber constituye diciembre de 2011, dentro de los seis
entidad, debera remitir el acto falta disciplinaria
meses siguientes al Ultimo pago, el
administrativo y sus antecedentes El comite de conciliacion de las entidades pablicas que cual se efectu6 el 15 de julio de 2011.

11

al Comite de ConciliaciOn, pare tienen el deber de conformarlo o el representante legal


que en un tannin no superior a en aquellas que no lo tengan constituido, debera adopter Es importante sefialar las siguientes
seis (6) meses se adopte la la decision respecto de la accion de repetici6n y dejar fechas:
decision motivada de iniciar o no el constancia expresa y justifkada de las rezones en que
Fecha
proceso de repetici6n y se se fundamenta...". (el subrayado es mio)
Fecha ultimc Comite
de
presente
la
correspondiente Es asi como el Decreto 1716 de mayo 14 de 2009, regula lo Proceso
Pago
conciliacien
demands, cuando la misma resulte atiente a los comites de conciliaciOn, estableciendo sus Ejecutivo
No. 200715-03-10
25-08-11
procedente, dentro de los fres (3) funciones en el articulo 19, asi:
meses siguientes a la decision. "Articulo 19. Funciones. El Comite de Conciliacion ejercera A
44
cciul
9on
Paragrafo Calico. La Oficina de las siguientes funciones:
Pop ar
25-11-10
21-12-11
Control Interno de las entidades o 1. Formular y ejecutar politicas de prevenci6n del den 20090112-00
quien haga sus veces, debera antijuridico.
verificar el cumplimiento de las 2. Disehar las politicas generates que orientaran Ia defense
Por lo anterior, el hallazgo se ajusta
obligaciones contenidas en este de los intereses de la entidad.
articulo."
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o he yen para retirar lo relacionado con el
cursado en contra del onto, para determiner las causes Proceso de nulidad y restablecimiento
se mantiene Ia
El Comite de Conciliacion de Ia generadoras de los conflictos; el indite de condoms; los del derecho;
entidad, dentro de los seis meses tipos de trio por los cuales results demandedo o connotation disciplinaria para los
establecidos como termino legal, condenado; y las deficiencies on las actuaciones otros dos casos analizados.
no ha adoptado una decision administrativas de las entidades, asi como las deficiencies
motivada de iniciar o no el proceso de las actuaciones procesales par parte de los apoderados, El hallazgo se incorpora en or informe
final en los siguientes terminos:
de repeticiOn, en los procesos: con el objeto de proponer correctivos.
Ejecutivo No 2007-0449, Nulidad y 4. Far directrices institucionales pare la aplicacion de los
Restablecimiento del Derecho No mecanismos de arreglo directo, tales como la transaction y Hallazgo: Acciones de Repeticion
2001-3252 y AcciOn Popular 2009- la conciliaciOn, sin perjuicio de su estudio y decision on cada (D)
0112-00, donde fue condenada al caso concreto.
pago de $527.6 millones, los 5. Determiner, on cada caso, to procedencia o improcedencia El Articulo 26 del Decreto 1716 de
cuales cance16 durante Ia vigencia de la conciliaciOn y sealer Ia posiciOn institutional que fife 2009 establece: De la accion de
2010.

los parametros dentro de los cuales el representante legal o repetici6n. Los Comites de ConciliaciOn de
las entidades pUblicas deberan realizar los
estudios pertinentes para determiner la
procedencia de la accion de repeticion.
Pam ello, el ordenador del gasto, al die
siguiente del pago total del capital de una
condena, de una conciliaciOn o de

el apoderado actuara en las audiencias de conciliaciOn. Para


La entidad manifiesta que lo tal efecto, el Comite de Conciliacion debera analizar las
anterior
sucede
porque
se pautas jurisprudenciales consolidadas, de manors que se
presentan debilidades
en la concilie on aquellos casos donde exista identidad de
evaluation de las fichas fecnicas supuestos con la jurisprudencia reiterada.

que contienen la informatiOn 6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en
necesaria y requerida para efectos contra de la entidad con el fin de determiner la
de individualizar e identificar procedencia de la acciOn de repetition e informer al
plenamente a los agentes Coordinador de los agentes del Ministerio POblico ante
presuntamente responsables Esta la Jurisdiction en lo Contentioso Administrativo las
situaciOn limita la gestiOn para correspondientes decisiones anexando copia de la
adelantar dentro del termino legal providencia condenatoria, de la prueba de su pago y
los Comites de ConciliaciOn que le sehalando el fundamento de la decisi6n on los casos en
permitan a la RNEC adoptar las que se decida no instaurar la action de repetition.
decisiones oportunas y a falta de 7. Determiner la procedencia o improcedencia del
control y seguimiento por parte de Ilamamiento on garantia con fines de repetici6n.
la Oficina de Control Intern lo que 8. Definir los criterios para la seleccien de abogados
se traduce en la inobservancia del externs que garanticen su idoneidad para la defensa de los
Decreto 1716 de 2009.
intereses pablitos y realizar seguimiento sobre los procesos

cualquier otro credito surgido por concepto


de la responsabilidad patrimonial de la
entidad, debera remitir
el acto
administrativo y sus antecedentes al
Comite de Conciliaci6n, pare que en un
termino no superior a seis (6) meses se
adopte la decisiOn motivada de iniciar o no
el proceso de repeticiOn y se presente la
correspondiente demanda, cuando la
misma resulte procedente, dentro de los
fres (3) meses siguientes a la decision.
Paragrafo Onico. La Oficina de Control
Intorno de las entidades o quien haga sus
yeses, debera verificar el cumplimiento de
las obligaciones contenidas en este
articula"

a ellos encomendados.
La entidad manifiesta en su 9. Designar al funcionario que ejertera la Secretaria Thank
respuesta:
del Comite, preferentemente un profesional del Derecho.
10.Dictar su propio reglamento." (Negrillas fuera de texto)
"1.
CASO: Ejecutivo No.
lgualmente respecto a las acciones de repetici6n la
2007-0449...este asunto ha sido
referida normative indica:

El Comite de Conciliation de la
entidad, dentro de los seis meses
establecidos como termino legal, no
adopto una decision motivada de
iniciar o no el proceso de repetition,
en los procesos: Ejecutivo No 20070449 y Acci6n Popular 2009-0112-00,
donde fue tondenada al pago de
$38.6 millones, los cuales cancele
durante la vigencia 2010.

repartido a varies Asesoras "Articulo 26. De la action de repetition. Los Comites de


Extemas adstritas a la Oficina Conciliation de las entidades pablicas deberan realizar los
Juridica
de
la
Entidad, estudios pertinentes para determiner la procedencia de la
profesionales que por la action de repetition.
complejidad del tema respecto del Para elle, el ordenador del gasto, al dia siguiente del pago
cual se trata dicho caso, en total del capital de una condone, de una conciliation o de
reiteradas oportunidades han cualquier otro credit surgido por concepto de Ia La entidad manifiesta que lo anterior
solicited a varies dependencies responsabilidad patrimonial de la entidad, deberth remitir e/ sucede porque se presentan
de /a Entidad la information acto administrativo y sus antecedentes al Comite de debilidades on la evaluation de las
necesaria y requerida para efectos Conciliation, para que en un termino no superior a seis (6) fiches tecnicas que contienen la
de individualizar y determinar meses se adopte la decision motivada de iniciar o no el information necesaria y requerida
plenamente en dicho asunto el(los) proceso de repetition y se presente la correspondiente pars efectos de individualizar e
Agente(s)
presuntamente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los identificar plenamente a los agentes
Responsable(s). A la fecha se tres (3) meses siguientes a la decision."
presuntamente responsables. Esta
encuentra on poder de una de las En este sentido se tiene que el Registrador Nacional del situation limita la gesti6n para
Asesoras Extemas a quien se le Estado Civil, conform:, el Comite de Conciliation de la adelantar dentro del termino legal los
asignO el estudio del presente Entidad mediante la Resolution No. 2329 de mayo 9 de Comites de Conciliation que le
caso, sin que hubiese sido recibida 2008.
permitan a b RNEC adopter las
la Ficha Monica correspondiente De otra parte, el Comite de Conciliation y Defensa Judicial decisiones oportunas y a falta de
por parte de la suscrita Secretaria de la Registraduria Nacional del Estado Civil en sesi6n de control y seguimiento par parte de la
Monica del Comite.
caracter extraordinario de Comite Ilevada a cabo el dia 23 de Oficina de Control Inferno lo que se
2.
CASO: Nulidad y diciembre de 2010, sometido a su estudio y consideration traduce en la inobservancia del
Restablecimiento del Derecho aprobo por unanimidad el Reglamento Interno del Comite de Decreto 1716 de 2009.
No. 2001-3252: ...dicho caso fue Conciliation y Defensa Judicial de la Entidad, segrin consta
sometido a estudio y consideracien on Acta No. 36 de esa misma fecha, el cual a la fecha se
del Comite de Conciliation y encuentra vigente sin modification posterior alguna. (Anexo).
Defensa Judicial de la Entidad, en De los apartes normavos y de la Resolution proferida por
sesien de taracter ordinario de parte del Senor Registrador Nacional del Estado Civil Comite Ilevada a cabo el dia 20 de doctor Carlos Ariel Sanchez Torres, se colige que es de
abril de 2011 a las 9:30 a.m., en la competencia funcional del Comite de Conciliation y Defense
que se decidi6 aplazar el estudio Judicial de la Registraduria Nacional del Estado Civil,
de este caso, con el fin de que la analizar la viabilidad de las Acciones de Repelicion que son
Geroncia de Talento Humano de la sometidas a su estudio y consideration.
Entidad estudie y analice en
detalle este caso, revise y En cuanto a los casos mencionados en el hallazgo, se
complements la Fiche Tecnica senala lo siguiente:
respective, la cual fue elaborada 1. CASO: Ejecutivo No. 2007-0449 el cual se refiere al
por parte de la doctora...,Asesora estudio de la ACCION DE REPETICION con ocasiOn al pago
Extern de la Entidad y efectOe las efectuado por parte de la Entidad a la UNIDAD
correcciones y ajustes pertinentes RESIDENCIAL MARCO FIDEL SUAREZ es preciso
si a ello hay lugar. Lo anterior con senalarle que, en reunion de tweeter ordinario de Comite,
el propesito de someter este caso sesi6n que tuvo lugar el 25 de agosto de 2011 a las 3:00
nuevamente a estudio y p.m., se debatio, entre otros, la viabilidad de iniciar Action
consideracien del Comite de de Repetici6n contra los Agentes Presuntamente
Conciliation y Defense Judicial de Responsables determinados e individualizados en la Fiche
Ia Entidad. A la fecha se encuentra Tecnica elaborada por parte de la doctora Maria Carolina
pendiente el envio de la Fiche Guerrero Solano Asesora Externa de la Registraduria
Monica antes mencionada a la Nacional del Estado Civil, con artesian al pago efectuado por
suscrita, por parte de la Gerencia parte de la Registraduria Nacional del Estado Civil a la
de Talento Humano de la Entidad. Unidad Residential Marco Fidel Suarez.
3.
CASO: Action Popular Los Integrantes del Comite de Conciliation y Defense
2009-0112-00. ...la Delegation Judicial de la Registraduria Nacional del Estado Civil

Departamental de Caldas remitiO a asistentes a la reunion, por unanimidad dispusieron y


la suscrita Secretaria Monica del aprobaron, una vez analizada y estudiada la Ficha Tecnica
Cornite, la Ficha Monica elaborada por parte de la doctora Guerrero Solano, asi como
correspondiente a este caso. No la documentacion y el acervo probatorio obrante dentro del
obstante to anterior y una vez expediente que reposa on la Secretaria Tecnica del Comite
revisada la misma, se evidencie de ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Entidad, y debatido
que esta debe ser corregida, en detalle este caso, lo siguiente: 1. Acoger los argumentos
complementada y ajustada, toda esgrimidos en la Ficha Tecnica elaborada por parte de de la
vez que adolece de informaciOn y doctora Maria Carolina Guerrero Solano Asesora Externa
la misma se encuentra incomplete. de la Entidad; 2. Como consecuencia de lo anterior, por
Por tanto, una vez sea remitida unanimidad se dispone y aprueba, una vez analizada y
nuevamente la Ficha Tecnica por estudiada la Ficha Tecnica elaborada por parte de la doctora
parte de la Delegation Maria Carolina Guerrero Solano Asesora Externa de la
Departamental de Caldas, Entidad, asi como la documentacion y el acervo probatorio
debidamente
corregida, obrante dentro del expediente que reposa en la Secretaria
complementada y sustentada, y Tecnica del Comite de Conciliation y Defense Judicial de la
sea recibida por parte de la Entidad, y debafido en detalle este caso, que La Entidad suscrita la Ficha Monica Registraduria Nacional del Estado Civil- instaure DEMANDA
correspondiente a este caso, y si de ACCION DE REPETICION contra los Agentes
la misma cumple con los requisitos Presuntamente
Responsables
individualizados
y
parametros y lineamientos determinados on la Ficha Monica como tales, doctores
pro vistas en el Reglement Inferno HECTOR ARANGO MORALES y GUILLERMO LEON
del Comae de ConciliaciOn y BETANCUR OSSA quienes para la epoca de ocurrencia de
Defensa Judicial de la Entidad y en los hechos fungian como Delegados Departamentales del
la Circular No. 023 DRN SG Registrador Nacional del Estado Civil en Antioquia; 3.
CCDJ de fecha 10 de febrero de Aunado a lo anterior, los Integrantes del Comite de
2010, suscrita por parte del Sehor Conciliation y Defensa Judicial de la Entidad autorizan y
Registrador Nacional del Estado aprueban que se Ileve a cabo el tramite y/o proceso
Civil..., este caso sera sometido a conciliatorio respective, a fin de que los Agentes
estudio y consideraciOn del Comite Presuntamente Responsables doctores HECTOR
de Conciliacian y Defensa Judicial ARANGO MORALES y GUILLERMO LEON BETANCUR
de la Entidad.
OSSA, paguen a favor de La Naci6n Registraduria
El equipo auditor considera que en
la respuesta, la entidad presenta
las acciones que ha adelantado en
cada caso; sin embargo, no ha
cumplido los terminos legales para
tomar una decision de iniciar o no
una action de repetici6n.

Nacional del Estado Civil, la suma de DIEZ Y SIETE


MILLONES SETECIENTOS UN MIL TRESCIENTOS
SESENTA PESOS ($17701.360.00) MIL, desglosados asi:
a). Por concepto de Intereses desde febrero de 2001 hasta
noviembre de 2007 la suma de OCHO MILLONES

TRESCIENTOS VEINTISIETE MIL SETENTA Y TRES


PESOS ($8.327.073.00)
b). Por concepto de Intereses
desde mayo 01 de 2008 hasta agosto 10 de 2009 la suma de

CINCO MILLONES SEISCIENTOS VEINTINUEVE MIL


Este hallazgo tiene presunta CUATROCIENTOS SESENTA Y SIETE PESOS
incidencia disciplinaria y sera ($5'620467.00) M/L, c). Por concepto de Intereses de
trasladado
a
la
instancia agosto 11 de 2009 a febrero 28 de 2010 la suma de DOS
correspondiente, teniendo en MILLONES CIENTO SETENTA Y TRES MIL
cuenta que el paregrafo No. 2 del OCHOCIENTOS VEINTE PESOS ($2'173.820.00) M/L y d).
articulo 8 de la Ley 678 de 2001 Por concepto de Costes la
establece que si el representante suma de UN MILLON QUINIENTOS SETENTA Y UN MIL
legal de la entidad directamente PESOS ($1'571.000.00) AUL, Se precisa que el valor de la
perjudicada can el page de la condena total impuesta a La NaciOn Registraduria Nacional
suma de dinero a que se refiere del Estado Civil por parte del Juzgado Diecisiete Civil
este articulo no iniciare la action Municipal de Medellin Departamento de Artoquia dentro
en el termino estipulado, estara del Proceso Ejecutivo de Minima Cuantia instaurado por
incurso en causal de destituciOn.
parte de la Unidad Residencial Marco Fidel Suarez on contra
de la Registraduria Especial del Estado Civil -Medellinascendie a la suma total de TREINTA Y TRES MILLONES
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL
NOVECIENTOS DIAZ Y OCHO PESOS ($33'452.918.00)
MIL, suma a la cual se le descuenta el valor por concepto de
Capital adeudado correspondiente a las Cuotas de
AdministraciOn causadas desde enero de 2001 a septiembre
de 2005 del inmueble de propiedad de la Unidad Residencial
Marco Fidel Suarez on cuantia de QUINCE MILLONES
SETECIENTOS CINCUENTA Y UN MIL QUINIENTOS
CINCUENTA Y OCHO PESOS (M751.558.00), es decir,
se autoriza y aprueba por parte de los Integrantes del Comite
a solicitar y presentar, previo a instaurarse la Demanda de
AcciOn de RepeticiOn por parte de la Registraduria Nacional
del Estado Civil, la Solicitud de ConciliaciOn Prejudicial ante
Procuraduria General de la Naci6n, can el propOsito de que
se surta la Audiencia de Conciliation correspondiente, coma
requisito de procedibilidad de la Demanda de AcciOn de

RepeticiOn a instaurarse de conformidad con la normatividad


vigente, por el valor que le fue cancelado a la Unidad
Residencial Marco Fidel Suarez en la cuantia antedicha, es
decir, la suma de DIEZ Y SIETE MILLONES SETECIENTOS
UN MIL TRESCIENTOS SESENTA PESOS
($17701.360.00) M/L; 4. Una vez surtida la ConciliaciOn ante
la Procuraduria General de la NaciOn de acuerdo al Reparto,
se debere adjuntar a la Demanda de Accion de RepeticiOn
como prueba el Acta de Conciliation debidamente surtida
ante la Procuraduria, y 5. Presentar copia autentica de los
Antecedentes que dieron lugar a la decision adoptada por
parte del Comite de Conciliacion y Defensa Judicial de la
Registraduria Nacional del Estado Civil, entre otros, la Ficha
Tecnica elaborada por parte de la doctora Maria Carolina
Guerrero Solano Asesora Externa de la Entidad en la cual
se esgrimen los fundamentos y se sustentan debidamente
as razones y/o motivos que dan lugar a instaurar la AcciOn
de RepeticiOn.
Mediante Officio CCDJ 162/1212 de fecha 31 de agosto de
2011, la suscrita Secretaria Tecnica del Comite de
Conciliacion y Defensa Judicial de la Entidad inform6 a la
doctora Edna Patricia Rangel Barragan Jefe de la Oficina
Juridica de la Entidad la decision adoptada de forma
unanime por parte de los Integrantes del Comite en relacion
con este caso y, consecuencialmente con lo anterior, para lo
de su competencia y para dar cumplimiento a la decisi6n
adoptada de forma unanime por parte del Comite de
ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Entidad le remiti6 a esa
Jefatura la siguiente documentaciOn, a saber a) Original de
la Constancia Secretarial respectiva, firmada por parte de la
suscrita en calidad de Secretaria Tecnica del Conde de
ConciliaciOn y Defensa Judicial de la Entidad y b). Original
del expediente correspondiente a la Acci6n de Repetici6n de
la Unidad Residencial Marco Fidel Suarez el cual reposa en
esta Secretaria Tecnica del Comite de ConciliaciOn y
Defensa Judicial de la Entidad, con el prop6sito de que esa
Oficina Juridica preparara y presentara la demanda de
Accion de RepeficiOn respective.
Complementando lo anterior, la Oficina Juridica
mediante COMUNICACION SG - OJ- 01942 precisa lo
siguiente:
"Respuesta:
Proceso ejecutivo No. 2007-0449 Unidad Residencial
Marco Fidel Suarez: Este Despacho procedi6 a envier la
Ficha Tecnica con oficio No. 00737 del 26 de Julio de 2011.
Cabe anotar que por la complejidad del tema y teniendo en
cuenta que en su momento se solicito informaciOn a otras
dependencias.
Una vez aprobado por el comite la acciOn de repetici6n
pertinente, este Despacho procedie a envier mediante oficio
SG-OJ No. 001744 del ano en curso, a la DelegaciOn
Departamental de Antioquia, el proyecto de solicitud de
conciliacion como requisito de procedibilidad, con todos sus
anexos, asi como el proyecto de demanda de AcciOn de
Repeticion, con sus respectivos anexos. Cabe anotar que la
solicitud de conciliacion fue presentada el 16 de diciembre
de 2011, (Anexo 9)."
2. CASO: Nulidad y Restablecimiento del Derecho No.
2001-3252: FICHA TECNICA de ACCION DE REPETICION
con ocasiOn al pago efectuado a la senora DIANA LUZ
CARRILLO BALLESTEROS es preciso senalarle que, en
reunion de caracter extraordinario de Comite, sesion que
tuvo lugar el 21 de diciembre de 2011 a las 4:00 p.m., se
debatid, entre otros, la viabilidad de iniciar Acci6n de
RepeticiOn contra el Agente Presuntamente Responsable
determined e individualizado en la Ficha Tecnica elaborada
por parte de la doctora Claudia Marcela Restrepo Tarquino
Asesora Externa de la Registraduria Nacional del Estado
Civil, con ocasiOn al pago efectuado por parte de la
Registraduria Nacional del Estado Civil a la doctora Diana

Luz Carrillo Ballesteros.


Los Integrantes del Comite de Conciliacien y Defensa
Judicial de la Registraduria Nacional del Estado Civil
asistentes a la reunion, por unanimidad dispusieron y
aprobaron, una vez analizada y estudiada la Ficha Tecnica
elaborada por parte de la doctora Restrepo Tarquino y el
Concepto emitido por parte del doctor Julian Murcia Ardila
Gerente de Talento Humano de la Registraduria Nacional del
Estado Civil contenido en el Oficio DRN-GTH 9752 de fecha
20 de diciembre de 2011, recibido por parte de la suscrita
Secretaria Tecnica del Comite en esa misma fecha a las
11:05 a.m., asi como la documentaci6n y el acervo
probatorio obrante dentro del expediente que reposa on la
Secretaria Tecnica del Comite de Conciliation y Defensa
Judicial de la Entidad, y debatido en detalle este caso, lo
siguiente: 1. Acoger los argumentos esgrimidos on la Ficha
Tecnica elaborada por parte de de la doctora Claudia
Marcela Restrepo Tarquino Asesora Externa de la Entidad
y on el Concepto emitido por parte del doctor Julian Murcia
Ardila Gerente de Talento Humano de la Registraduria
Nacional del Estado Civil contenido on el Oficio DRN-GTH
9752 de fecha 20 de diciembre de 2011, recibido por parte
de la suscrita Secretaria Tecnica del Comite en esa misma
fecha a las 11:05 am.; 2. Como consecuencia de lo anterior,
por unanimidad se dispone y aprueba, una vez analizada y
estudiada la Ficha Tecnica elaborada por parte de la doctora
Claudia Marcela Restrepo Tarquino Asesora Externa de la
Entidad, el Concepto emitido por parte del doctor Julian
Murcia Ardila Gerente de Talento Humano de la
Registraduria Nacional del Estado Civil contenido on el Oficio
DRN-GTH 9752 de fecha 20 de diciembre de 2011, recibido
por parte de la suscrita Secretaria Tecnica del Comite en esa
misma fecha a las 11:05 am. asi como la documentation y
el acenm probatorio obrante dentro del expediente que
reposa en la Secretaria Tecnica del Comite de ConciliaciOn y
Defensa Judicial de la Entidad, y debatido en detalle este
caso, que La Entidad -Registraduria Nacional del Estado
Civil- instaure DEMANDA de ACCION DE REPETICION
contra el Agente Presuntamente Responsable
individualizado y determinado on la Ficha Tecnica como tal,
doctor IVAN DUQUE ESCOBAR quien para la epoca de
ocurrencia de los hechos fungia como Registrador Nacional
del Estado Civil; 3. Aunado a lo anterior, as Integrantes del
Comite de Conciliation y Defensa Judicial de la Entidad
autorizan y aprueban que se Ileve a cabo el tramite y/o
proceso conciliatorio respectivo, a fin de que el Agente
Presuntamente Responsable doctor IVAN DUQUE
ESCOBAR, pague a favor de La Naci6n Registraduria
Nacional del Estado Civil, la suma de CUATROCIENTOS
OCHENTA Y NUEVE MILLONES CUARENTA Y CINCO
MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y UN PESOS
($489'045.481.00) M/L mas la suma de VEINTICINCO
MILLONES QUINIENTOS VEINTITRES MIL SEISCIENTOS
VEINTISIETE PESOS ($25'523.627.00) M/L por concepto de
Reconocimiento del Auxilio de Cesantia Definitive reconocida
mediante ResoluciOn No. 1162 de fecha 16 de febrero de
2011, acto administrativo que fue recurrido y que una vez
surtido el debido proceso se resolvi6 mediante Resolution
No. 5755 de fecha 15 de julio de 2011, fecha on la cual
quedo on firme, para un total de QUINIENTOS CATORCE
MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL
CIENTO OCHO PESOS ($514'569.108.00) M/L, es decir, se
autoriza y aprueba por parte de los Integrantes del Comite a
solicitar y presentar, previo a instaurarse la Demanda de
Acci6n de Repetition por parte de la Registraduria Nacional
del Estado Civil, la Solicitud de Conciliation Prejudicial ante
Procuraduria General de la Nacion, con el prop6sito de que
se surta la Audiencia de ConciliaciOn correspondiente, como
requisito de procedibilidad de la Demanda de AcciOn de
RepeticiOn a instaurarse de conformidad con la normatividad
vigente, por el valor que le fue cancelado a la doctora Diana
Luz Carrillo Ballesteros en la cuantia antedicha, es decir, la

suma de CUATROCIENTOS OCHENTA Y NUEVE


MILLONES CUARENTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS
OCHENTA Y UN PESOS ($489'045.481.00) MIL ms la
suma de VEINTICINCO MILLONES
QUINIENTOS
VEINTITRES MIL SEISCIENTOS VEINTISIETE PESOS
($25'523.627.00) MIL por concepto de Reconocimiento del
Auxilio de Cesantia Definitiva reconocida mediante
ResoluciOn No. 1162 de fecha 16 de febrero de 2011, acto
administrativo que fue recurrido y que una vez surtido el
debido proceso se resolvi6 mediante ResoluciOn No. 5755 de
fecha 15 de Julio de 2011, fecha en la cual clued, en firme
para un total de QUINIENTOS CATORCE MILLONES
QUINIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL CIENTO OCHO
PESOS ($514'569.108.00) MIL; 4. Una vez surtida la
ConciliaciOn ante la Procuraduria General de la Naci6n de
acuerdo al Reparto, se debera adjuntar a la Demanda de
Acci6n de Repeticion como prueba el Acta de ConciliaciOn
debidamente surtida ante la Procuraduria, y 5. Presentar
copia autentica de los Antecedentes que dieron lugar a la
decisi6n adoptada por parte del Comite de Conciliacion y
Defensa Judicial de la Registraduria Nacional del Estado
Civil, entre otros, la Ficha Tecnica elaborada por parte de la
doctora Claudia Marcela Restrepo Tarquino Asesora
Externa de la Entidad en la cual se esgrimen los
fundamentos y se sustentan debidamente las razones y/o
motivos que dan lugar a instaurar la AcciOn de Repetici6n y
el Concepto emitido por parte del doctor Julian Murcia Ardila
Gerente de Talento Humano de la Registraduria Nacional
del Estado Civil contenido en el Oficio ORN-GTH 9752 de
fecha 20 de diciembre de 2011, recibido por parte de la
suscrita Secretaria Tecnica del Comite en esa misma fecha a
las 11:05 a.m..
Asi mismo, el Articulo 26 del Decreto 1716 de mayo 14 de
2009 precept0a:

"Articulo 26. De la action de repeticiOn. Los Comites de


ConciliaciOn de las entidades pOblicas deberan realizar los
estudios pertinentes pare determiner la procedencia de la
acci6n de repetici6n.
Para ello, el ordenador del gasto, al dia siguiente del pago
total del capital de una condena, de una conciliacion o de
cualquier otro credit surgido por concepto de la
responsabilidad patrimonial de la entidad, debera remitir el
acto administrativo y sus antecedentes al Camila de
ConciliaciOn, para que on un termini) no superior a seis (6)
meses se adopte la decision motivada de iniciar o no el
proceso de repeticien y se presente to correspondiente
demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los
tres (3) meses siguientes a la decision".
Elio quiere decir que el Comite de ConciliaciOn y Defensa
Judicial de la Entidad dio estricto cumplimiento a la norma
antes citada, toda vez que el estudio respecto a la viabilidad
de iniciar Amity' de Repetici6n on el presente asunto se
debati6 en sesi6n de caracter extraordinario de Comite
Ilevada a cabo el dia 21 de diciembre de 2011 a las 4:00
p.m., es decir, dentro del termini de los seis (6) meses de
que trata dicha norma, cuyo termini vence el prOximo 16 de
enero de 2012 al tenor de lo dispuesto en el numeral 8 de la
Ley 678 de 2011.
En el entendido que la cuantia del Ultimo pago de la
condena impuesta se defini6 con la Resolucian No. 5755
del 15 de Julio de 2011, on la cual, se estableci6 el quantum
de la liquidaciOn efectuada por la suma de VEINTICINCO
MILLONES QUINIENTOS VEINTITRES MIL SEISCIENTOS
VEINTISIETE PESOS MIL ($25.523.627.00) y por tal, se
detono su firmeza10 , exigibilidad" y quedo agotada la via
gubernativa".
En ese orders, la action de repeticien caducaria el 14 de
Julio de 2013 teniendo on cuenta lo dicho on procedencia.
Ahora, el termino pare el estudio del caso por parte del
Comite de Conciliacion y Defensa Judicial de la Entidad
venceria el 16 de enero de 2012, considerando que el
estudio se efectuo el 21 de diciembre de 2011 en sesiOn de

caracter extraordinaria de comite, la Entidad se elle& al


termino previsto en el articulo 26 del Decreto 1716 de 2009 y
el articulo 8 de la Ley 678 de 2001.
3. CASO: AcciOn Popular 2009-0112-00. En relaciOn con el
caso del JHON JAMES OSORIO GAVIRIA y el coal se
refiere al pago del incentive de una ACCION POPULAR
incoada par parte de este Ultimo en contra de la Entidad, es
precise senalarle que, en reunion de caracter extraordinario
de Comite, sesi6n que tuvo lugar el 21 de diciembre de
2011 a las 4:00 p.m., se debati6, entre otros, la viabilidad de
iniciar Accion de Repeficien contra el Agente Presuntamente
Responsable determinado e individualizado en la Ficha
Tecnica elaborada per parte de la De!egad& Departamental
de Caldas, can ocasian al pago efectuado per parte de la
Registraduria Nacional del Estado Civil a la senor Jhon
James Osorio Gaviria.
Los Integrantes del Comite de ConciliaciOn y Defensa
Judicial de la Registraduria Nacional del Estado Civil
asistentes a la reunion, per unanimidad dispusieron y
aprobaron, una vez analizada y estudiada la Ficha Tecnica
elaborada per parte de la De!egad& Departamental de
Caldas, asi comp la documented& y el acervo probatorio
obrante dentro del expediente que reposa en la Secretaria
Tecnica del Comite de Conciliation y Defensa Judicial de la
Entidad, y debatido en detalle este caso, lo siguiente: 1.
Acoger los argumentos esgrimidos en la Ficha Tecnica
elaborada per parte de la DelegaciOn Departamental de
Caldas; 2. Como consecuencia de lo anterior, per
unanimidad se dispone y aprueba, una vez analizada y
estudiada la Ficha Tecnica elaborada per parte de la
DelegaciOn Departamental de Caldas, asi come la
documentaci6n y el acervo probatorio obrante dentro del
expediente que reposa en la Secretaria Tecnica del Comite
de Conciliation y Defensa Judicial de la Entidad, y debatido
en detalle este caso, que La Entidad -Registraduria Nacional
del Estado Civil- instaure DEMANDA de ACCION DE
REPETICION
contra los Agentes Presuntamente
Responsables individualizados y determinados en la Ficha
Tecnica comp tales, doctores DANILO MEDINA VALDES y
EDUARDO RUJANA QUINTERO quienes para la epoca de
ocurrencia de los hechos fung Ian comp delegados
departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil en
Caldas; 3. Aunado a lo anterior, los Integrantes del Comite
de ConciMackin y Defensa Judicial de Ia Entidad autorizan y
aprueban que se Ileve a cabo el tramite y/o proceso
conciliatorio respective, a fin de que los Agentes
Presuntamente Responsables doctores DANILO MEDINA
VALDES y EDUARDO RUJANA QUINTERO, paguen a
favor de La Nader) Registraduria Nacional del Estado Civil,
Ia suma de CINCO MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL
PESOS ($5'150.000.00) M/L., es decir, se autoriza y
aprueba per parte de los Integrantes del Comite a solicitar y
presenter, previo a instaurarse la Demanda de AcciOn de
Repetici6n per parte de la Registraduria Nacional del Estado
Civil, la Solicitud de Conciliacith Prejudicial ante
Procuraduria General de Ia NaciOn, can el propOsito de que
se surta Ia Audiencia de ConciliaciOn correspondiente, come
requisite de procedibilidad de Ia Demanda de AcciOn de
Repetici6n a instaurarse de conformidad can Ia normafividad
vigente, per el valor que le fue cancelado al senor Jhon
James Osorio Gaviria en Ia cuantia antedicha, es decir Ia
suma de CINCO MILLONES CIENTO CINCUENTA MIL
PESOS ($5'150.000.00) M/L..; 4. Una vez surtida la
Conciliation ante la Procuraduria General de Ia Neel& de
acuerdo al Reparto, se debera adjuntar a la Demanda de
Acci6n de RepeticiOn comp prueba el Acta de Conciliation
debidamente surtida ante la Procuraduria, y 5. Presenter
copia autentica de los Antecedentes que dieron lugar a Ia
decision adoptada por parte del Comite de Conciliation y
Defensa Judicial de la Registraduria Nacional del Estado
Civil, entre otros, la Ficha Tecnica elaborada por parte de Ia

DelegaciOn Departamental de Caldas en la cual se esgrimen

los fundamentos y se sustentan debidamente las razones yro


motivos que dan lugar a instaurar la AcciOn de RepeticiOn.

De conformidad con lo antes descrito, de manera respetuosa


se reitera que la Entidad ha actuado con diligencia; on tal
sentido, el Comite de Conciliacien, instancia que le
corresponds evaluar los procesos que hayan sido fallados en
contra de la Entidad y determinar la procedencia de la accion
de repeticiOn, ha deliberado y tornado las decisiones que le
competen. Asi mismo, la Oficina de Control Inferno, participa
activamente en las reunions del Comite, ha efectuado
seguimiento y evaluaciOn, presentando los inforrnes con las
recomendaciones que han contribuido a fortalecimiento del
proceso; de igual forma, tanto de manera verbal como oscrita
ha recordado el cumplimiento de aspectos normativos
inherentes al Comite de ConciliaciOn y los soportes con que
debe contar para la toma de decisiones, entre otros.
En virtud de lo expuesto, de manera comedida
reiteramos la solicitud de retirar el hallazgo, cuya
incidencia no compartimos.

12

Hallazgo No. 12 Gobierno en Sin perjuicio de lo establecido on el Decreto 1151 de 2008 y El Decreto 1151 de 2008, establece
!Inca
en considered& a que el ambito de aplicaciOn de este los lineamientos generales de la
norma no cobija a la Registraduria Nacional del Estado Civil, Estrategia de Gobierno en Linea
El Decreto 1151 de 2008, segtin lo estipulado en el articulo 40 de la Ley 489 de 1998 (GEL) y en el articulo primero precisa
establece
los
lineamientos que senala: "ARTICULO 40. ENTIDADES Y ORGANISMOS que
las
disposiciones
on
el
generales de la Estrategia de ESTATALES SUJETOS A REGIMEN ESPECIAL. El Banco contenidas son de obligatorio
Gobierno en Linea (GEL) y en el de la RepOblica, los entes universitarios autonomos, las cumplimiento para las entidades que
articulo primero precisa que las corporations autanomas regionales, la Comisi6n Nacional conforman la administracion priblica.
disposiciones on el contenidas son de Television y los demas organismos y entidades con
de obligatorio cumplimiento para regimen especial otorgado por la Constitucion Politica se La ResoluciOn 3933 de 2008, por
as entidades que conforman la sujetan a las disposiciones que para ellos establezcan las medio de la cual se conforma el
administracion priblica. Y cuyo rospectivas (eyes." (...) la Entidad y utilizando la descripci6n Comite de Gobierno en Linea de la
objetivo es contribuir con la normative del articulo 6 de la ley mencionada ut supra que Registraduria Nacional del Estado
construction de un Estado mas indica: ARTICULO 6o. PRINCIPIO DE COORDINACION. En Civil,
presenta
en
sus
eficiente, mas transparente y virtud del principio de coordination y colaboraci6n, las onsideraciones:
participativo, y que presto mejores autoridades administrativas deben garantizar la armonia on
servicios a los ciudadanos y a las of ejercicio de sus rospectivas funciones con el fin de lograr " Que el Decreto nOmero 1151 de abril
empresas,
a
traves
del los fines y cometidos estatales.
14
de
2008,
establece
los
aprovechamiento
de
las En consecuencia, prostaran su colaboraciOn a las denies l ineamientos
generales
de
la
Tecnologias de la Informed& y la entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se Estrategia de Gobierno en Linea de
ComunicaciOn.
abstendran de impedir o estonhar su cumplimiento por los la RepOblica de Colombia para todas
organs, dependencies, organismos y entidades titulares. ha las entidades del Estado Colombiano
En la Registraduria, las Fases del tomado acciones definitivas que permiten el normal del orden nacional y territorial;
GEL se encuentran cumplidas13 en desarrollo de esta norma a las entidades a las que si se le
promedio on el 70,4%,
aplica y on consideracien a la naturaleza de nuestra funciOn Que el objetivo de la Estrategia de
misional, es asi como a continuaciOn se describen Gobierno En Linea "contribuir con la
Table No. 10
brevemente dichas acciones.
construed& de un Estado mas
Avance fases del GEL
eficiente, transparente y participativo,
Para la vigencia 2011, la entidad ha adelantando las y que preste mejores servicios a los
BUM
1 Vona.; Hen! Iowa. TraNtmetbni NmEa321
, siguientes actividades que han permitido cumplir en un ciudadanos y a las empresas, a
I, 39... , Nt
(6% I 14* 1 porcentaje significativo en cada una de las
fases del traves del aprovechamiento de las
ha* acie SG44151
Tecnologias de la Informed& y la
Fuentes Officio SG-0P161 de programa:
ComunicaciOn";
Oficina de PlaneaciOn.
Comite de Gobierno en Linea de la Entidad: El comite
Segtin el articulo 8 del Decreto de GEL, se reuni6 el dia 4 de agosto del 2011, para Que las disposiciones a que se
1151 de 2008, establece las Metes analizar el avance de las actividades del plan de action y refiere el citado decreto son de
obligatorio cumplimiento para las
de
Gobierno
el
(idea"En evaluar los criterios del programa en general.
entidades
que
conforman
la
cumplimiento de las directrices que
Plan de Accidn: Se consolidO y present6 el Plan de administracion
Oblica,
en
los
establezca la entidad responsable
de coordinar la Estrategia de Acci6n al Comae GEL y al asesor del Programa GEL, lo terminos de los articulos 2 de la Ley
Gobierno en Linea, las entidades anterior, producto del Plan de Mejoramiento para 962 de 2005 y 39 de la Ley 489 de
publicas deberan implementer los emprender acciones corrects/as al Plan de Acci6n de 2010. 1998;
criterios previstos para cada fase,
de acuerdo con las siguientes Pago por medios electrOnicos de algunos tramites y Que mediante el citado decreto, se
servicios que ofrece la Entidad.
establecen unas fases y unas fechas
Metes"
La DirecciOn Financiera, efectUo las gestiones pertinentes para la implemented& de la
para suscribir los convenios con el banco, quedando Estrategia de Gobierno en Linea;
Table No. 11
pendiente lo concerniente a la parte tecnica que lidera la
Plaza fases del GEL
Gerencia de informatica.
Que para la Registraduria Nacional
del Estado Civil, es importante
Consulta en Internet del estado del IMmite del Documento aprovechar las Tecnologias de la
de IdentificaciOn:
Information y la Comunicacion (TIC)

AranceandellE1
EASES GOBERNORI LMEA
WonAt braitt linsan inrsbnadio
11% [ 3
161

aez

Fuente: Decreto 1151 de 2008


Se evidencia inobservancia de las
obligaciones del Decreto 1151 de
2008, especialmente las referidas
al articulo 8, le que impide que se
cumplan las fases del GEL en los
tiempos y contenidos establecidos
por el gobierno.

Los ciudadanos pueden consulter a traves de la pagina Web


de la Entidad, el estado actual de cedula; servicio este que
permiti6 puntuar en la calificaciOn del cumplimiento de los
criterios establecidos por el Programa. De igual manera, se
ofreci6 a los ciudadanos consulter sobre el puesto y mesa de
votaciOn y se realize capacitaci6n a los diferentes actores del
proceso electoral via web.
Se estructuro un sistema piloto, que permite al ciudadano
solicitar cites por Internet para realizar sus tramites en los
municipios del Valle de Aburra.
Registro en la pagina Web de la Entidad para algunos
servicios y ft-Antes.

para prestar un mejor servicio a la


ciudadania en general"
La Registraduria ha conformed el
ComitE y le ha asignado Objetivos y
Funciones a la luz del Decreto 1151
de 2008, con el fin de cumplir las
fases del GEL. El objetivo del GEL as
contribuir con la construction de un
Estado
mas
eficiente,
Ines
transparente y participativo, y que
preste mejores servicios a los
ciudadanos y a las empresas, a
traves del aprovechamiento de las
Tecnologias de la Information y la
Comunicacion.

Entre los servicios que se publicaron en la pagina Web se


encuentran la Inscription de candidaturas en linea, el
registro de credenciales de testigos electorales y El equipo auditor no desconoce los
capacitation virtual a los diferentes actores del proceso avances importantes y esfuerzos de
electoral.
la entidad en este aspecto, teniendo
en cuenta este aspecto el hallazgo se
Actualization de tramites en el Sistema Unice de retira y se mantiene un comentario
Informacion de tramites SUIT.
sobre este aspecto asi:
Se actualize la normatividad en relation a la Identification,
como es cedula por primers vez, duplicados y rectificaciones Gobierno en linea
y lo relacionado con Registro Civil y tarjeta de Identidad. Se
encuentra pendiente la actualizaciOn de tramites y servicios El Decreto 1151 de 2008, establece
en el portal de Gobierno en linea del Macroproceso Electoral, los lineamientos generales de la
en razOn a la actualization que se debe hacer con base en la Estrategia de Gobiemo on Linea
expedition de la reforma politica.
(GEL) y en el articulo primero precisa
que las disposiciones en el
Fases de la estrategia Gobierno en Linea:
contenidas son de obligatorio
cumplimiento para las entidades que
Fase de Information
conforman la administration
Se incluye en la Pagina Web de la RNEC, la normatividad Y cuyo objetivo es contribuir con la
que rige para los procesos de la Entidad, bajo la construction de un Estado mas
responsabilidad de la Oficina Juridica, quien debe actualizar eficiente, mas transparente y
permanentemente las normas, con el concurso de los participativo, y que preste mejores
responsables de los procesos. lgualmente, se incluye dentro servicios a los ciudadanos y a las
de la pagina web, la posibilidad de traducciOn a otro idioma, empresas, a traves del
cumpliendo asi, otro de los criterios exigidos por el articulo 5 aprovechamiento de las Tecnologias
del decreto 1151 de 2008. Se ha puesto a disposition de la de la InformaciOn y la ComunicatiOn.
ciudadania, los correos Institucionales de las dependencias,
a las cuales se puede dirigir para hacer las consultas de los En la Registraduria, las Fases del
temas especificos. Por otra parte, tambien se incluye en la GEL se encuentran cumplidas" en
pagina web de la Registraduria el Calendario de Actividades, promedio en el 70,4%,
permitiendo al ciudadano conocer aspectos importantes de
Avance fases del GEL
los procesos misionales.
Fase de Interaction
Para la Fase de InteractiOn, la Entidad tiene activado
servicios que permiten la interaction con el ciudadano, un
ejemplo de ello es el formulario para el seguimiento al tram ite
de la cedula de ciudadania, el cual permite la comunicaci6n
en las dos vias. Asi mismo, en el momento que los procesos
misionales se encuentren adelantando actividades que son
de relevancia para los ciudadanos, se activan servicios que
permiten a los ciudadanos tener conocimiento sobre
aspectos relacionados con estos procesos, como fue el caso
de saber si ha sido nombrado jurado de votaciOn, el puesto y
mesa al cual fue asignado, inscripciOn de candidaturas, entre
otros, para to cual se crean en su memento grupos de
atenci6n inmediata a los ciudadanos. Cabe anotar, que para
esta fase la entidad viene utilizando las siguientes
herramientas como Facebook, Twitter, His, Youtube,
Blogger, las cuales han posesionado a la Entidad como una
de las entidades antes que mayor interaction tiene con el
ciudadano a traves de estas, con el fin de hacer Ilegar a los
ciudadanos sus comunicados e information relevante de
interes general, adicionalmente estos canales son usados
para recibir comentarios e inquietudes que inmediatamente
son respondidos.

EASES OOBIERNO FRAU


kifcmil lame= [Maul isekroial laistaaW
0.
Y%
I
Font% SO.OP16!
Fuente: Oficio SG-OP161 de Ofielna de
Planation.

Segun el articulo 8 del Decreto 1151


de 2008, establece las Metas de
Gobierno el linea "En cumplimiento
de las directrices que establezca la
entidad responsable de coordinar la
Estrategia de Gobierno en Linea, las
entidades
alien
deberen
implementer los criterios previstos
para cada fase, de acuerdo con las
siguientes metes"
Table No. 11
Plazo fases del GEL
Annexes EGG.
EASES GOBERNOefiNA
know natio imam Timre*
11't
IN
75
Fin 06nrS0V161

az

Fase de Transacci6n
Sin perjuicio de lo establecido en el
Para esta fase, pese a su alta demanda de recursos Decreto 1151 de 2008 y en
tecnicos, humanos y financieros, la Registraduria con consideracion a que el ambito de
escasos recursos ha implementado algunos servicios como aplicacion de esta norma que no
la consulta del estado del tramite de la cedula de ciudadania, cobija a la Registraduria Nacional del
lugar de votaciOn y jurado de votaciOn, via dispositivos Estado Civil, segtin lo estipulado en
moviles. Una vez migrada la pagina a la nueva el articulo 40 de la Ley 489 de 1998,
infraestructura, esperamos implementar un mayor nfimero de la CGR, no desconoce los avances
servicios a traves de estos dispositivos. Es importante importantes y esfuerzos de la entidad
resaltar que actualmente, esta en servicio en linea, el en este aspecto, sin embargo se
tramite de la solicitud de envio de la cedula a un lugar debe tener en cuenta que la politica
distinto de su preparaciOn entre paises.
de Gobierno en Linea atane
directamente al cumplimiento
Fase de Transformation
misional de la Registraduria.
Para el intercambio de information entre las dos Entidades,
se contara con un Web Service que utilizare el lenguaje
estandar del Programa de Gobierno en Linea, lo cual
perrnitira la autenticacion de la identidad del ciudadano en
linea para este proyecto.
Fase de Democracia
La Entidad en cumplimiento a esta fase, viene realizando la
RendiciOn de Cuentas de la gesti6n adelantada en las
vigencias, es asi que el 14 de diciembre de 2011, se
convoc6 y participo a la ciudadania en general y entidades
gubernamentales a la presentation del informe de gestion
vigencia 2010 y 2011, lo cual se realiza en el auditorio de la
entidad y se transmitira en el canal institutional en el
programa de Registra TV, en el mes de diciembre del
presente afio. Asi mismo, permitio a los ciudadanos a traves
la pagina web de la Entidad, presentar los temas que
consideraban se debian tratar en la rendicion de cuentas.
Con fundamento en lo anterior, se informare sobre el
resultado de la rendicion de cuentas y se publica el informe
en la pagina. Como se menciono en la fase de interaction, la
entidad permanentemente tiene habilitado espacios para que
los ciudadanos hagan use de las redes sociales. La
Registraduria estructuro el correspondiente Plan de Acci6n
de la Estrategia de Gobierno en Linea, el cual padre dar
cumplimiento a los criterios que win se encuentran
pendientes de cumplir de cada lase.
En la siguiente table se ilustra el estado actual de cada una
de las fases, en cumplimiento al Decreto 1151 de 2008:

FASES
F1

F2

F3
F4
F5
Registraduria a
95% 77% 55%
76%
nov. 2011
mama
=mg
Registraduria a
89%
77%
26%
76%
84%
31 de dic. 2010
1111111111111111nala
Increment
o
0%
29%
0%
!"
Registraduria

MIIIISIBEial
11',....

uen e. eve union a 18 de Nov. 2011 Programa GEL y Evaluaaon 2010

5. CapacitaciOn
En cumplimiento del Programa Preparese se asistio a las
capacitaciones que se prcgramaron en relaciOn a:

PresentaciOn del Manual de Gobierno en Linea 2011,


El 24 de agosto de 2011.

Seminario "Cero Paper realizado en el mes de


septiembre en las instalaciones del Archivo General
de la Naci6n.

Dos (2) funcionarios de la Oficina de Planeacion, se


encuentran participando en los "Cursos Preparese
2011 para servidores piiblicos" en la modalidad de
Virtuales.
En consecuencia, consideramos respetuosamente que no

hay lugar al hallazgo propuesto.

Hallazgo No. 13: Vinculacion de


Personal (D)

13

Los argumentos expuestos por la


entidad son validos en el sentido
estricto juridico habida cuenta que la
La Registraduria Nacional del
ley es clara con la situacion
Estado Civil mantenia en su planta De lo expuesto en precedencia, se deduce que el hallazgo denominada
como
hecho
global a un funcionario, el cual se se formula sobre la base de lo siguiente:
sobreviniente,
sin
embargo
la
encontraba incurso en inhabilidad
situaci6n evidencia debilidades de
para el ejercicio de derechos y
comunicacion, coordinaci6n y control
funciones pUblicas de conformidad - Que en el proceso judicial segutho en contra del senor de acuerdo a lo establecido en el
HENOC
PALACIOS
TORRES,
identificado
con
cedula
al literal d, articulo 8 de la Ley 80
Modelo Estandar de Control Inferno de ciudadania No. 19.489.747, .por el Juzgado
de 1993, articulos 37 y 38 de la
MECI, lo que expone a la entidad a
Veintiuno Penal del Circuito del Distrito Judicial de
Ley 734 de 2002. En el expediente
riesgos derivados de la conducta de
Bogota,
reposa
el
oficio
2850
del
18
de
septiembre
de
del Juzgado Veintiuno Penal del
esta persona. Dado lo anterior el
2007,
remitido
a
la
Registraduria
Nacional
del
Estado
Circuito del Distrito Judicial de
hallazgo se mantiene con presunta
Civil y otras entidades pUblicas, donde informa sobre
Bogota, reposa oficio 2850 del 18
incidencia disciplinaria para el
la
condena
del
ciudadano
para
lo
de
.su
competencia,
de septiembre de 2007, remitido a
exfuncionario qua no informo de la
sin
embargo,
en
la
entidad
no
se
evidencia
acciones
la Registraduria Nacional del
inhabilidad sobreviniente, por lo cual
para desvincularlo al estar inhabilitado.
d
Estado Civil y otras entidades
se trasladara a la instancia
publicas, donde informa sobre la
correspondiente.
condena del ciudadano para lo de En ese . orden, si. bien en principio la premisa para . la
su competencia, sin embargo, en conclusion del Equipo .Auditor es de reabo., en el entendido El hallazgo se mantiene en el informe
la entidad no se evidencian que obra en el plenario del. proceso seguido en contra del final, en los siguientes terminos:
acciones para desvincularlo al senor Palacios Torres el oficio 2850 del 18 de septiembre de
estar inhabilitado Esta situacien 2007, dirigido a la Entidad para lo de su competencia. Es Hallazgo: Vinculacion de Personal
de menester, aclarar que el oficio aludido foe enviando a la (D)
evidencia
debilidades
u Procuraduria General . de la Nacion, al .Departamento
comunicacion,
coordinaciOn
La Registraduria Nacional del Estado
- ' Administrativo de Seguridad y a la Registraduria Nacional del
control de acuerdo a lo establecido
Civil mantenia (vigencia 2010 y 2011)
en el Modelo Estandar de Control Estado Civil para las anotaciones pertinentes, en loafinente on su planta global a un funcionario,
Interno - MECI, lo que expone a la a la Entidad para que fuera dada de bap la cedula de el cual se encontraba incurso en
ciudaddel senor Torres Palacios de conformidad con lo
entidad a riesgos derivados de b ania
inhabilidad para el ejercicio de
establecido
en el articulo 70 del Codigo Electorall5.
conducta de esta persona.
derechos y funciones Oblicas de
Producto de In comunicacion de la
0
., c nformidad
al literal d, articulo 8 de
observaciOn, la entidad responde En efecto, la Coordinaciem de Novedades de la Direccion la Ley 80 de 1993, articulos 37 y 38
que no advirtiO sobre la inhabilidad Nacional de Identificacion de la Entidad on or ano 2007 de la Ley 734 de 2002. En el
recitho SETENTA Y OCHO. .M1L CUATROCIENTOS
sobreviniente del funcionario
expediente del Juzgado Veintiuno
. I mismo Penal del Circuito del Distrito Judicial
expide la Resolucion No. 0383 del VEINTICUATRO . (78.424) solicitudes para . e
25 de mayo de 2011, por la cual proposito. del oficio provenien.te del Juzgado Veintiuno Penal de Bogota, reposa oficio 2850 del 18
retiraron del servicio al funcionario del Circuit() del Distrito Judicial de Bogota, esto es, path dar de septiembre de 2007, remitido a la
de baja del censo electoral cedulas de ciudadania por
en mencion por orden judicial.
Registraduria Nacional del Estado
Este hallazgo tiene presunta interdicci6n de derechos y funciones pOblicas. Por la cual, In
- Civil y otras entidades pOblicas,
incidencia disciplinaria para el Oficina de Talento Humano de la Registraduria Distrital del donde informa sobre la condena del
exfuncionario que no inform6 de la Estado Civill6 no tenia conocimiento de la inhabilidad ciudadano
para
lo
de
su
inhabilidad sobreviniente, por lo sobreviniente del senor Palacios Torres, para que on el ano competencia, sin embargo, on la
cual se trasladara a la instancia 2007 fuera retirado del servicio por orden judicial. Ahora, el entidad no se evidencian acciones
senor Palacios Torres omiti6 su deber legall7 de advertir para
correspondiente.
desvincularlo
al
estar
inmediatamente a la Entidad sobre la inhabilidad que le inhabilitado Esta situadOn evidencia
sobrevino al nombramiento, conforme a la condena judicial debilidades
de
comunicacion,
impuesta.
coordinacion y control de acuerdo a
En cuanto a la expedicidin de la ResoluciOn No. 0383 del 25 lo establecido en el Modelo Estandar
de mayo de 2011, es el resultado del conocimiento cierto de de Control Inferno - MECI, lo que
la decisi6n judicial que decret6 la pena accesoria de expone a la entidad a riesgos
inhabilidad para el ejercicio de derechos y funciones ablicas derivados de la conducta de esta
del senor Henoc Palacios Torres.
persona.
Finalmente, y a pesar de no ser una carga que la Ley
imponga a la Entidad para verificar las condenas o sanciones Producto de la comunicacion de la
decretadas on contra de los funcionarios, que le observaciem, la entidad responde que
sobrevengan al nombramiento, se adelantan a la fecha no advirtio sobre la inhabilidad
conversaciones con la Procuraduria General de la Naci6n sobreviniente del funcionario y expide
para suscribir un Convenio Interadministrativo, con el objeto la ResoluciOn No. 0383 del 25 de
de recibir de dicha Entidad una constante actualizaciOn de mayo de 2011, por la cual retiraron
las anotaciones que puedan recaer en nuestros servidores. del servicio al funcionario en menci6n
En consecuencia, consideramos respetuosamente que no por orden judicial.
hay lugar al hallazgo propuesto.
y

14

Hallazgo No. 14: Justificacien


aumento adicional del Contrato
005
En el Contrato 005 de 2010, por
$8.7 millones, para la prestaciOn

Respuesta: Comunicaci6n SG-OJ-01954


Si bien es competencia de la supervision del contrato y de la
CoordinaciOn del Grupo de Compras, es necesario resaltar
que la adici6n se tramito conforme a lo requerido y avalado
por la ordenaci6n del gasto, la cual se encontraba ajustada a

Este
hallazgo
tiene
presunta
incidencia disciplinaria, por to cual se
trasladara a la instancia
correspondiente.
La respuesta no desvirtua el hallazgo
dado que las debilidades en la
elaboracion del contrato desde luego
hacen que consecuentemente la
ordenaci6n
del
gasto
hubiese

15

de servicios en el Consejo
Nacional Electoral, la forma de
pago correspondia al nUmero de
meses de ejecucion del contrato,
(7 meses) contados a partir de la
aprobaci6n de la garantia Unica.
El contrato vencit el 18 de Agosto
de 2010 y fue prorrogado mediante
el Adicional No. 01 del 17 de
Agosto de 2010 hasta el 31 de
agosto del mismo ano, a partir de
la
termination
del
contrato
principal, es decir se adicion6 en
13 dias por $625.000.
En el contrato initial el costo por
dia ascendia a $41.666, mientras
que en el contrato adicional se flit)
en $48.077, segfin clausula tercera
del mismo. Es decir, el costo de 13
dias de acuerdo con el valor diario
initial seria de $541.658 pero se
cance16 $625.001, presentando un
incremento de $83.343.
Lo anterior, evidencia debilidades
en la planeacion para elaborar el
contrato adicional, ya que no se
evidenci6 estudio o justificaciOn
tecnica del nuevo valor a pagar al
contratista, originando incremento
adicional injustificado y
contraviniendo los numerales 5, 6,
7 y 15 del Procedimiento 10 del
Proceso de Adquisicion de Bienes
(C6digo
DP-GAF-ABS-010),
adoptados mediante ResoluciOn
8486 de 2008 de la RNEC y del
articulo 3 del Decreto 2474 de
2008 que establece la necesidad
de realizar estudios y documentos
previos.

lo establecido en el Estatuto Contractual; contrato y edition


que fue ejecutado en un 100% dando cumplimiento a lo
estipulado en el instrumento contractual, el cual se recibi6 a
satisfaccien y se liquidO de acuerdo a lo certificado por la
supervision.
Se anexa copia del recibo definitivo a satisfacci6n y del acta
de terminaciOn y liquidaciOn. (Anexo 10)
Finalmente, es necesario aclarar que con la adiciOn
tramitada, no hubo lugar a contravenir ninguno de los
numerales referidos par la ComisiOn Auditora, puesto que el
manual de procesos y procedimientos de la Entidad se
refiere a la elaboraciOn, perfeccionamiento y legalization de
los contratos y no al tramite de novedades contractuales, la
cual, se reitera, estuvo ajustada a los lineamientos del
Estatuto Contractual.
Por lo anterior, muy respetuosamente se solicita retirar el
hallazgo presentado.

Hallazgo No. 15: Supervision


Contratos de Prestaci6n de
Servicios (D)
La ResoluciOn No. 0307 del 20 de
enero de 2009 actualize el manual
de funciones on materia de
supervision e interventoria de la
OrganizaciOn
ElectoralRegistraduria Nacional del Estado
Civil, establece las funciones
generales on el numeral 2.3.
En la evaluation de los contratos
de prestaciOn de servicios se
evidenciaron
las
siguientes
situaciones relacionadas con la
SupervisiOn:
- En los contratos:109 de 2010 por
$64.1 millones cuya duraci6n es
de 11 meses, 025 de 2010 por
$42.4 millones con termino de
ejecucion de 10 meses y 021 de
2010 por $24.5 millones de pesos
con termino de duracien de 7
meses, no se observan informes
periodicos que describan las
actividades
desarrolladas
que
permitan
determinar
la
real
ejecucion y avance de los
contratos, a Craves de los cuales
se
verifique,
no
solo
el
cumplimiento de las obligaciones

Respuesta: Comunicacion SG-0J-01954

inadvertido que la adici6n del plazo


sobrellevaba
un
incremento
injustificado del costo diario del
contrato adicional para la realized&
de las mismas funciones inicialmente
asignadas en el contrato No 005 de
2010; ello independientemente del
aumento natural del valor initial del
contrato de prestacion de servicios,
dado la
ampliacion del
plazo
contractual, pues esto no es lo que se
cuestiona, toda vez de acuerdo al
articulo 40 de la Ley 80 de 1993
permits la add& de los contratos
estatales
haste
en
un
50%
expresado on salarios minimos
legates mensuales, lo que no
comparte el ente de control es la
ausencia del estudio o documento
previo que soporte el aumento del
costo diario del servicio contratado en
la adici6n con respecto al del contrato
initial, lo que si es una labor de
verificaciOn dentro de la etapa
precontractual del contrato adicional
que debe realizar el area de
Contratos Oficina Juridica de la
RNEC con base on los numerales 5,
6, 7 y 15 del Procedimiento 10 del
Proceso de Adquisicien de Bienes
con
COdigo
DP-GAF-ABS-010
adoptados mediante la ResoluciOn
8486 de 2008 de la RNEC, por
tratarse precisamente de un contrato
adicional y no de una simple novedad
contractual, como lo quiere simplificar
el ente auditado.
Por lo anterior, el hallazgo se
mantiene en el informs final, en los
mismos terminos y con incidencia
administrative.
Las
capacitaciones
son
una
responsabilidad
de
cada
area
misional de la entidad de acuerdo a
su respectivo proceso que si bien
sirven para el mejoramiento del
mismo, no subsanan la inobservancia
de las normative interna de la entidad
sobre supervision y vigilancia de los
contratos a causa del incumplimiento
de la correcta y precisa elaboraciOn
de los informes de ejecucion y de
gesti6n por parte de los funcionarios
designados para ejercer la labor de
control de la ejecucion de los
contratos objeto del hallazgo.

Para este hallazgo, siendo competencia y responsabilidad de


la supervisiOn de los contratos, la Oficina Juridica Grupo de
Contratos, dentro del ambito de su competencia, viene
adoptando medidas que buscan instar a estos funcionarios al
cumplimiento oportuno de sus obligaciones, por ello se
reitera lo manifestado en el numeral 1 de este documento,
asi:
Los dias 5 y 6 de julio de 2011, se neve a cabo una
capacitation dirigida a los funcionarios que fungen como
supervisores de contratos, la cual se desarrollo con la
colaboracion de la Procuraduria General de la NaciOn y
el Corredor de Seguros de la Entidad, en los que se
trataron, entre otros, los siguientes temas:
a) Etapa de planeaciOn de la contrataci6n.
b) Principios de la contrataciOn estatal.
Los requerimientos aducidos por la
c) Etapas de la contrataci6n.
oficina juridica, ratifican of hallazgo,
d) SeguiMiento y control de los contratos estatales
toda vez que deja on evidencia of
e) Supervision de contratos
incorrecto cumplimiento de los
f) Tipos de responsabilidad de los supervisores.
articulos 1 y 4 y puntos 10, 11, 21 y
g) Amparos y vigencias de las polizas, en cuanto a su 22 del numeral 2.3.1 "Funciones
requerimiento y suficiencia.
Administrativas" de Resolucion No.
h) Adoption y forma de diligenciar los nuevos formatos 0307 del 20 de enero de 2009, Ia
"Informe de seguimiento de supervision e Interventoria". actividad 14 estipulada on e/
.
Se han venido requiriendo mediante oficio a Procedimiento 11 del Proceso de
algunos supervisores con el fin que ejerzan Adquisicien y Bienes con C6digo DPadecuadamente las obligaciones y responsabilidades GAF-ABS-011 adoptado mediante Ia
que en virtud de su designation deben cumplir, para que Resolucion 8486 de 2008 de /a
sean remitidos a la Oficina Juridica en la oportunidad RNEC,
el
numeral
31
del
debida seg& las estipulaciones descritas on el Procedimiento 10 del Proceso de

contractuales pagadas, sino el


esquema completo de lo ejecutado
por el contratista, incluyendo
niveles de gestion, indicadores de
calidad y cumplimiento, a la luz del
programa de trabajo que debe
realizar el contratista.
En estos fres contratos, se
evidencian los certificados de
recibo a satisfacciOn definitivo de
los servicios, sin embargo, su
contenido no cumple con la
obligaciOn consagrada en el punto
10 del numeral 2.3 de la citada
Resoluci6n, en concordancia con
el punto 21 el numeral 2.3.1
Funciones Administrativas", toda
vez
que
no
describe
cuantitativamente el grado de
ejecuciOn de los servicios, sino
que se limita a enunciar que los
contratistas
entregaron
cumplieron
con
el
objeto
contractual, lo que
no permite
evidenciar el seguimiento continuo
durante el desarrollo de las
actividades propias del objeto
contractual.
- En el contrato No. 109, hasta el
15 de Junio de 2010 el Supervisor
remiti6 a la Coordinaci6n de Grupo
de Contratos las copias de las
certificaciones de cumplimiento y
los informes de la contratista
correspondientes a los periodos:
del 3 de febrero al 2 de marzo de
2010, 3 de marzo al 2 de abril de
2010 y 3 de abril de 2010 al 2 de
mayo de 2010. Adicionalmente, la
certificaciOn de cumplimiento del
periodo del 3 de marzo al 2 de
abril de 2010, obrante a folio 97,
se encuentra on fotocopia al igual
que las demos y no Ilene fecha de
recibido, inobservando los numeral
11 y 14 del Procedimiento 11 del
Proceso de Adquisicion y Bienes
con COdigo DP-GAF-ABS-011
adoptado mediante la Resolution
8486 de 2008 de la RNEC.
-En el contrato No. 025 de 2010,
en la remisi6n de la Supervision
del contrato a la Coordinaci6n de
Grupo de Contratos, obran copias
de
las
certificaciones
de
cumplimiento y los informes de la
contratista on cada periodo, sin
contener un informe que permita
determinar la forma como el
contratista adelant6 los procesos
disciplinarios a su cargo.
- En el contrato No. 021, la
CoordinaciOn del Grupo de
Contratos
evidencio
inconsistencias respecto a lo
estipulado en el acta de recibo a
satisfacciOn, on razOn a que se
indica que la fecha del acta era del
25 de agosto de 2010 y se
suscribio el 11 de junio de 2010,
(frente a la fecha de termination
del contrato el 22 de agosto de

instrumento contractual.
AdquisiciOn de Bienes con C6digo
Se expidieron las Circulares 077 del 24 de mayo DP-GAF-ABS-010
adoptados
de 2011 y 113 del 19 de julio de la misma anualidad, a mediante la ResoluciOn 8486 de 2008
haves de las cuales se adopta e implementa el formato de la RNEC, normas que establecen
de seguimiento de supervisiOn e interventoria y la la obligaciOn de presentar informes
Circular 207 del 15 de diciembre de 2011, para el periedicos, se gun el plazo de los
cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de las contratos, sobre el desarrollo de
obligaciones de supervisiOn e interventoria.
estos, inforrnando de forma clara y
Con el formato de informe de supervision e precise sobre el estado de ejecucion
interventoria, se busca que los informes de estos y cumplimiento a la Oficina Juridica
presenten de manera clara y precisa el porcentaje de de la Entidad y a la Area que requiriO
avance y cumplimiento de los contratos, on acatamiento el servicio durante su avance y no
discontinuamente o solo hasta el
de los manuales adoptados por la Entidad.

Con el Memorando SG-OJ-000709 del 18 de Julio final o liquidaciOn de del contrato.


de 2011, la Oficina Juridica reitera el cumplimiento a lo
establecido on los manuales de funciones on materia de Aunque las normas de contrataciOn,
supervision e interventoria de la Registraduria Nacional incluyendo el Manual de Interventoria
y Supervision (Resoluci6n 0307 de
del Estado Civil y su Fondo Rotatorio.
Estes medidas stall permitiendo en un alto porcentaje 2009) y et Manual de Procedimientos
que los supervisores remitan a la Oficina Juridica los de la Entidad (Resolucion 8486 de
soportes de ejecucion, de acuerdo a las estipulaciones 2008) de la RNEC, son claros on
contractuales, con los formatos adoptados por la Entidad. establecer el debar, la forma correcta
Igualmente se reitera que la Oficina Juridica no tramita y los terminos para la expediciOn de
ninguna liquidation hasta tanto los soportes de ejecuciOn los informes de seguimiento de
estn completos, de acuerdo a lo estipulado on cada ejecuci6n de los contratos, la
expedici6n de nuevas circulares con
instrumento contractual.
En lo que respecta a los informes de supervision y actas posterioridad a la comunicaci6n de la
de recibo a satisfacci6n, son enviadas on original a la observaci6n inicial realizada por el
Oficina Juridica, los demos soportes de ejecucien equipo auditor, tambien deja on
necesarios para cada pago on original son entregados on evidencia que los informes de los
la Coordinacien de GestiOn Financiera y copia se remite a contratos objeto del hallazgo no
permiten evidenciar cual fue el
la Oficina Juridica.
Frente al Contrato No. 025 de 2010, la supervision del desarrollo, avance y el control
mismo, mediante correo electrOnico de fecha 22 de realizado a dichos contratos.
Can relation al contrato 109, dado
diciembre de 2011, manifiesta lo siguiente:
"Con ocasi6n al hallazgo relacionado con of contrato 025 que los soportes originales se
de 2010 por $42.4 millones con tOrmino de ejecuciOn de 10 entregan a la CoordinaciOn de
meses, relacionado con "la no presented& de informes GestiOn Financiera para el pago, este
peri6dicos quo describan la actividad desarrollada por el aspecto se refira del hallazgo.

contratista que permita detemlinar su real ejecuciOn y


avance", es de sefialar que si bien es cierto no se La respuesta de la Supervisi6n del
evidencian los informes mencionados, respecto de dicho contrato 025 de 2010, ratifica la
contrato si se efectu6 control y seguimiento permanente. causa esencial del hallazgo dado que
En primer tOrmino, se hizo entrega de las actividades que reconoce la ausencia de los informes
debia realizar el contratista mensualmente, la cual debia serialados por el equipo auditor,
ejecutar a un 100% durante cada periodo, es decir, cada circunstancia que incumple la
mss. Solo una vez acroditado of cumplimiento de la tarea obligaciOn de la supervision
mensual se ox podia la correspondiente certificaciOn. De estipulada e/ Manual de Interventoria
otra parte, dada la naturaleza del contrato, no se determin6 y Supervision (ResoluciOn 0307 de
al inicio del mismo la labor total que debia realizar dentro 2009) y el Manual de Procedimientos
de los 10 meses de ejecucien del contrato, para que se de la Entidad (ResoluciOn 8486 de
pudiera establecer un porcentaje de avance mensual. La 2008) de la RNEC.
asignaci6n en este tipo de contratos depende del De la respuesta se curve que si bien
desarrollo de los procesos disciplinarios, razor: por la cual el contratista, no asume directamente
se entrega al contratista para proyectar autos, decisiones el proceso disciplined, si tiene a
de fondo, respuestas, conceptos, comunicaciones son, cargo of proyectar las actuaciones
para lo cual inclusive tiene disponible
reiteramos, para ejecuchin on un 100% mensuaL
Una vez elaborados los proyectos eran entregados por e/ el expedients sujeto a la respective
contratista o enviados via correo electronic para la reserve, main por la cual es
correspondiente revision. Revisiones que reposan on la procedente desde luego la
carpeta del contratista on la oficina de control disciplinario, elaboraciOn del informe de
on las cuales se puede evidenciar las observations actuaciones relacionados con los
proceso disciplinarios y domes
rearizadas por el supervisor del contrato.
Por manera que, teniendo en cuenta to anterior se actividades realizadas dentro de la
realizO un seguimiento continuo y permanente durante e/ ejecuciOn del contrato.
desarrollo de las actividades propias del objeto De otra parte, on virtud de la limitante
contractual., y una vez acreditadas las labores asignadas, de encontrarse los proyectos de las
fueron expedidas las certificaciones de cumplimiento de actuaciones disciplinarias sujetos a
las obligaciones contractuales. Dentro de la carpeta reserva, es que cobra mayor
correspondiente al contratista se evidencia un esquema relevancia la elaboracian del informe
que consolide las actividades y
completo de ejecucion del contrato.
Respecto a las afirmaciones de la contraloria relatives a la permita evidenciar la forma de

2010) y edemas requirio al no presentacien de "un informe que pennita determinar la avance del contrato lo cual sino no
Magistrado del Consejo Naciona l forma como el contratista adelantO los procesos este sometido a reserve y por el
Electoral para que allegara e l disciplinarios a su cargo", es de senalar que no se podria contrario es una obligaciOn de la
original del acta de recibo a presenter un informe sobre "la forma como el contratista supervisiOn del mismo.
satisfacci6n ya que lo que habia adelante los procesos disciplinarios", por cuanto el
anexado era una copia, en contratista "no adelanta procesos disciplinarios", no tiene Con relaciOn al contrato 266 de 2010,
contravention del numeral 14 del procesos a su cargo, solo los funcionarios de Ia entidad se reitera que la obligee& no es el
Procedimiento 11 del Proceso de son comisionados para esa labor, razon por la cual no de presentar solamente el informe
AdquisiciOn y Bienes.
procedfa la presentacicin de un informe on tat sentido. El final, toda vez que se deben
-En or contrato 266 de 2010, de contratista, tat con se expresa en el objeto del contrato No. presenter informes periodicos, segOn
prestacion de servicios por $32.5 025, prostaba labores de asesoria a la Moine de Control el plaza de los contratos, que
millones, cuyo objeto es "Brindar disciplinario y dentro de sus obligaciones estaba Ia de: permitan evidenciar el correcto
asesoria profesional en el diseno y proyectar decisiones relacionadas con procesos sometidos desarrollo de estos, informando de
ejecucion de estrategias que a su conocimiento, proyectar comunicaciones, realizar forma clara y precisa sobre el estado
garanticen la divulgaciOn de los informes de seguimiento a delegations y las demas que de ejecucion y cumplimiento a la
beneficios, alcance e importancia
/e asignara el supervisor. Dichas labores constan on la Oficina Juridica de la Entidad y al
de la obtenciOn de la nueva cedula respective carpeta de contratista que repose on la Oficina area que requiriO el servicio durante
de ciudadania que deben porter de control disciplinario, a disposition de la Contralorfa. .
su avance; ms precisamente de las
los colombianos de conformidad De otra parte, reiteramos gran parte de los soportes que actividades establecidas en el objeto
con la propuesta presentada por el acreditan el cumplimiento de las obligaciones descritas en contractual
pare
el
periodo
contratista", no obra un informe el contrato 025 de 2010, correspondian a proyectos de comprendido entre el 06 de febrero al
claro y preciso que describa la procesos que se encontraban on etapa instructive y por 05 de marzo de 2011, que sirvan de
forma de ejecucion y el porcentaje tanto sometidos a reserve. Teniendo on cuenta lo anterior, respaldo para su posterior pago y no
del
cumplimiento
de
las los proyectos correspondientes a decisiones que se debian discontinuamente o solo haste el
actividades establecidas en el adopter dentro de procesos, fueron incorporados on la final o a la liquidacion del contrato.
objeto contractual para el periodo carpeta del contratista, asf como las corrections, Con relaciOn a Ia respuesta de Ia
comprendido entre el 06 de febrero observaciones y demas soportes de cumplimiento de Gerencia de Talento Humano del
al 05 de marzo de 2011 y que contrato".
ente auditado, referente al contrato
sirvan de respaldo para su Respecto a b liquidacion del contrato de prestaciOn de No. 116 de 2010, cabs precisar que
posterior pago.
servicios 266 de 2010, este se liquidO el 30 de junio de 2011, lo que se determina como causa del
-El contrato No. 114 de 2010 por previa presented& del informe final de supervisiOn y hallazgo, es la inexistencia de
$36.1 millones, se celebrO para suscripci6n del acta de recibo definitivo a satisfaccion, para informes periedicos que permitan
prestar servicios profesionales lo anterior, remito copia de los referidos documentos. (Anexo conocer las demas actividades
contador
alio() 11).
como
realizadas
distintas
a
emitir
amplia En consecuencia, se solicita muy respetuosamente tener en Conceptos Juridico Laborales sabre
especializado
con
experiencia en auditoria, para cuenta Ia gesti6n adelantada por la Oficina Juridica Grupo temas propuestos a consultados po r
realizar un sistema de auditoria de Contratos que aqui se detalla y soporta, a fin de retirar el la Gerencia de Talento Humano, on
externa que vigile el use dado por hallazgo presentado. la medida en que se ejecuta el
las partidos, movimientos politicos, Hallazgo No.15 Respuesta complementaria Gerencia del contrato para el cumplimiento del
con personeria politica vigente, Talento Humano
resto de obligaciones consagradas on
sobre los recursos estatales Comunicacian DRN-GTH- 9846
el mismo.
aportados por el Estado para Contrato 116de 2010:
financier
sus
gastos
de Sobre este particular la Gerencia del Talento Humano ha Con relaciOn a los contratos 109, 021
sostenimiento durante la vigencia seguido las instrucciones de Ia oficina juridica en materia y 114, Ia respuesta de Ia entidad no
fiscal de 2009 y 2008 de los de supervision a& mas cuando Ia capacitaciOn de estos presenta argumentos que los
partidos (Mira, Cambia Radical y temas se han coordinado de este despacho. En este caso desvirttien.
Colombia Democratica). En este en particular se hizo un seguimiento mensual al desarrollo
contrato no existe un adecuado del contrato y mas aun cuando los temas revisados Por las anteriores rezones el hallazgo
control
y
exigencia
del corresponden a los temas generados on esos periodos que se ajusta, con Ia misma presunta
cumplimiento de las obligaciones son del trabajo permanents de esta oficina, de esto da incidencia
disciplinaria
que se
del supervisor. Los informes de cuenta la carpeta del contrato en donde se encuentran comunice on el informe preliminar.
seguimiento al contrato no se todos y cada uno de los requisitos necesarios para el
exigen periodicamente para tramite del pago y liqudaciOn, como son los informes de El hallazgo queda en los siguientes
determinar el avance y su supervision, los trabajos realizados y la correspondencia terminos:
cumplimiento.
con el interes perseguido al contratar sus servicios on el
-En el contrato No. 116 de 2010 marco de un plan de trabajo que se pacto de corn& Hallazgo: Supervision Contratos de
para "Asesorar al Gerente de acuerdo.
PrestaciOn de Servicios (D)
Talento
Humana
de
la En consecuencia, consideramos respetuosamente que no
Registraduria Nacional del Estado hay lugar al hallazgo propuesto.
La ResoluciOn No. 0307 del 20 de
Civil" por $36 millones, no se
enero de 2009 actualize el manual de
observan informes peri6dicos que
funciones en materia de supervision e
describan de manera clara y
interventoria de la Organized&
precisa
las
actividades
Electoral- Registraduria Nacional del
desarrolladas, distintas a emitir
Estado Civil, establece las funciones
onceptos Juridico Laborales
generates en el numeral 2.3.
sobre temas propuestos o
consultados por la Gerencia de
En la evaluation de los contratos de
Talento Humano, para el
prestaciOn
de
servicios
se
cumplimiento del resto de
evidenciaron las siguientes
obligaciones objeto del contrato y
situaciones relacionadas con la
las certificaciones de cumplido
Supervision:
para efectos de los pagos, no

constituyen
un
seguimiento
durante el desarrollo de las
actividades propias del objeto
contractual, con base en un
esquema completo de lo ejecutado
por el contratista y que incluya
indicadores de cumplimiento a la
luz del programa de trabajo que se
debe realizar.
El expediente del contrato contiene
solo en la fase de liquidaciOn los
documentos soporte que
evidencien los informes periOdicos
que describen las actividades
desarrolladas
que
permitan
determinar la real ejecuci6n y
avance del contrato, a traves de
los cuales se verifique el
cumplimiento de las obligaciones
contractuales pagadas y el
esquema completo de lo ejecutado
por
el
contratista.
Estos
documentos deben ser requeridos
en el momento que se generen
cronolOgicamente.
Lo anterior denota debilidades en
la vigilancia permanente al
cumplimiento de las obligaciones y
funciones del Interventor y/o
Supervisor durante la ejecuci6n del
contrato. Aunque se evidencia el
seguimiento en algunos contratos,
por medio de las certificaciones de
cumplido, no existe un adecuado
control y exigencia, como
facultades propias del supervisor.
Estas situaciones contravienen lo
sefialado en el Articulo 4 De los
Derechos y Deberes de las
Entidades Estatales y el Articulo
26.Del
Principio
de
Responsabilidad, de la Ley 80 de
1993; los articulos 1 y 4 y puntos
10, 11, 21 y 22 del numeral 2.3.1
"Funciones Administrativas de
Resolucion No. 0307 del 20 de
enero de 2009 la actividad 14
estipulada en el Procedimiento 11
del Proceso de AdquisiciOn y
Bienes con COdigo DP-GAF-ABS011 adoptado mediante la
Resolucion 8486 de 2008 de la
RNEC; Adieulos 4 de los
Derechos y Deberes de las
Entidades Estatales y 26 del
Principio de Responsabilidad, de la
Ley 80 de 1993; edemas, el
numeral 31 del Procedimiento 10
del Proceso de AdquisiciOn de
Bienes con Cadigo DP-GAF-ABS010 adoptados mediante la
Resolucion 8486 de 2008 de la
RNEC ordena al Area de
Contratos Oficina Juridica.
Sobre el contrato 021, la entidad
present& argumentos que hicieron
ajustar el hallazgo en su momento,
quedando en los terminus
expuestos en este informe.
Para las contratos 025 y 109,
manifiestan que los informes

- En los contratos:109 de 2010 por


$64.1 millones cuya duracien es de
11 meses, 025 de 2010 por $42.4
millones con termino de ejecuci6n de
10 meses y 021 de 2010 por $24.5
millones de pesos con termino de
duraci6n de 7 meses, no se observan
informes periOdicos que describan las
actividades
desarrolladas
que
permitan determinar la real ejecuci6n
y avance de los contratos, a traves de
los cuales se verifique, no solo el
cumplimiento de las obligaciones
contractuales pagadas, sino el
esquema completo de lo ejecutado
por el contratista, incluyendo niveles
de gesti6n, indicadores de calidad y
cumplimiento, con base en el
programa de trabajo que debe
realizar el contratista.
En estos fres contratos, se
evidencian los certificados de recibo
a satisfacci6n definifivo de los
servicios, sin embargo, su contenido
no cumple con la obligacidn
consagrada en el punto 10 del
numeral 2.3 de la citada Resolution,
en concordancia con el punto 21 el
numeral
2.3.1
"Funciones
Administrativas", toda vez que no
describe cuantitativamente el grado
de ejecuci6n de los servicios, sino
que se limita a enunciar que los
contratistas entregaron y cumplieron
con el objeto contractual, lo que no
permite evidenciar el seguimiento
continuo durante el desarrollo de las
actividades propias del objeto
contractual.
- En el contrato No. 109, hasta el 15
de Junio de 2010 el Supervisor
remifi6 a la Coordination de Grupo
de Contratos las copias de las
certificaciones de cumplimiento y los
informes
de
la
contratista
correspondientes a los periodos: del
3 de febrero al 2 de marzo de 2010, 3
de marzo al 2 de abril de 2010 y 3 de
abril de 2010 al 2 de mayo de 2010.
-En el contrato No. 025 de 2010, en
la remision de la Supervision del
contrato a la CoordinaciOn de Grupo
de Contratos, obran copias de las
certificaciones de cumplimiento y los
informes de la contratista en sada
periodo, sin contener un informe que
permita determiner las actividades del
contratista para adelantar los
procesos disciplinarios a su cargo.
- En el contrato No. 021, la
CoordinaciOn del Grupo de Contratos
evidenci6 inconsistencies respecto a
lo estipulado en el acta de recibo a
saUsfaccien, en razOn a que se indica
que la fecha del acta era del 25 de
agosto de 2010 y se suscribiO el 11
de jun io de 2010, (frente a la fecha de
terrninaciOn del contrato el 22 de

periadicos no requieren informes


de gestiOn, indicadores de calidad
y cumplimiento puesto que los
contratistas que roalizan este tipo
de contratos no se asimilan a los
contratos de obra.... De igual forma
sefialan que en la etapa
precontractual, la supervision del
contrato expresa en of estudio de
necesidad que el futuro contratista
cuenta con la idoneidad y
experiencia necesarias para
las
labores
desarrollar
contractuales que se pacten on el
respectivo contrato, apoyado on
las certificaciones que expide la
gerencia del talent() humano, por
medio de tablas de equivalencies
(...), pues estos contratos de
prestacion de servicios resulta ser
parte de los denominados "intuito
personae". Por lo anterior se
observe que resulta ser bastante
compleja la mediciOn cuantitativa
del grado de ejecuciOn de los
En cuanto a la inclusion de
soportes de cumplimiento de las
obligaciones descritas en el
contrato 025, se argumenta que
todas las actuaciones relatives a
los procesos disciplinarios que
adelanta la oficina de control
disciplinario, encargados a los
contratistas, reposan en las
carpetas de los respectivos
expedientes de los procesos
disciplinarios y no hacen parte del
arc hivo de/ contrato. Ademas,
indican que los supervisores de los
contratos expiden un tinico original
de las actas de inicio, actas de
suspension, actas de reinicio,
actas de rocibo a satisfaction y
certificados de recibo a
Ultimos
satisfaccian.
Estos
exigidos (la mayoria de las veces),
on original por la coordination de
gestion financiera), al momento de
radicaciOn de las rospectivas
cuentas de cobra.
Para of Contrato de Prestacien de
Servicios No. 266 de 2010,
manifiestan que a la fecha se
ester: adelantando los tramites
para la suscripcion del Acta de
Recibo a SatisfacciOn, de care a
realizar el Ultimo pa go, habida
cuenta lo establecido respecto a
la..."FORMA DE PAGO... La
Ultima mensualidad se sujetara a
la liquidation del contrato, previa
sustripcidn del acta de rocibo
definitivo a satisfactiOn por parte
de la SupervisiOn del Contrato y el
contratista". Adicionalmente, debe
tenerse en cuenta que segOn of
articulo 11 de Ley 1150 de 2007,
la liquidation se debe realizar
dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiracion del
tarmino previsto para la ejetucien

agosto de 2010), y requirld al


Magistrado del Consejo Nacional
Electoral para que allegara el original
del acta de recibo a satisfacci6n
porque lo anexado era una copia, en
contravene& del numeral 14 del
Procedimiento 11 del Proceso de
AdquisiciOn y Bienes.
-En el contrato 266 de 2010, de
prestaciOn de servicios por $32.5
millones, cuyo objeto es "Brinder

asesoria profesional on of disetio y


ejecuchin de estrategias que
garanticen la divulgacion de los
beneficios, alcance e importancia de
la obtenciOn de la neva cedula de
ciudadania que deben porter los
colombianos de conformidad con la
propuesta presentada por el
contratista", no obra un informe que
describa la ejecuci6n y el porcentaje
del cumplimiento de las actividades
establecidas on el objeto contractual
para el periodo comprendido entre el
06 de febrero al 05 de marzo de 2011
y que sirvan de respaldo para su
posterior pago.
-El contrato No. 114 de 2010 por
$36.1 millones, se celebra para la
prestaci6n de servicios profesionales
de contador al& especializado,
con amplia experiencia on auditoria,
para realizar un sistema de auditoria
externa que vigile el use dado por las
partidos, movimientos politicos, con
personeria politica vigente, sobre los
recursos estatales aportados por el
Estado para financiar sus gastos de
sostenimiento durante la vigencia
fiscal de 2009 y 2008 de los partidos
(Mira, Cambio Radical y Colombia
Democratica). En este contrato no
existe un adecuado control y
exigencia del cumplimiento de las
obligaciones del supervisor. Los
informes de seguimiento al contrato
no se exigen periOdicamente para
determiner el avance y su
cumplimiento.
-En el contrato No. 116 de 2010 para
"Asesorar al Gerente de Talento
Humano de la Registraduria Nacional
del Estado Civil" por $36 millones, no
se observan informes peri6dicos que
describan
las
actividades
desarrolladas, distintas a emitir
Conceptos Juridico Laborales sobre
temas propuestos o consultados por
la Gerencia de Talento Humano, pare
el cumplimiento del resto de
obligaciones objeto del contrato y las
certificaciones de cumplido para
efectos de los pagos, no constituyen
un seguimiento durante el desarrollo
de las actividades propias del objeto
contractual, con base en un esquema
completo de lo ejecutado por el
contratista y que incluya indicadores
de cumplimiento, con base on el
programa de trabajo que se debe

del contrato, raz6n por la cual ese


proceso se encuentra en tOrminos
legates.
El 26 de mayo complementan la
respuesta en los siguientes
tOrminos: "...Con fundamento on la
normatividad citada y dando
respuesta a la observaci6n
presentada a los contratos: 266 de
2010...y 114 de 2010...y 116 de
2010... es imporlante reiterar que
la oficina juridica a impartido
diferentes
instrucciones
lineamientos para el desarrollo de
las actividades de supervision de
los
contratos...
atendiendo
mediante circular No. 041 del 16
de matzo del 2010, y
recientemente, mediante la
implementaci6n del "inform de
seguimiento de supervision e
Interventoda", mediante la circular
077 del 24 de mayo de 2011...
Adicionalmente, Asta oficina se
encuentra
las
realizando
actividades tendientes a realizar
unas jornadas de capacitaciOn
difigidas a los supervisores e
interventores de los contratos...
El equipo auditor considera que las
normas de contrataciOn,
incluyendo el manual de
Interyentoria
y
SupervisiOn
(ResoluciOn 0307 de 2009) y el
Manual de Procedimientos de la
Entidad (Resoluci6n 8486 de
2008) no establecen excepcian
alguna para la realizaciOn de estas
labores. Cabe precisar que on los
contratos de prestaciOn de
servicios si bien son caracter
intelectual, sus mediciones son
distintas a otro tipo de contratos de
obra, ello no es 6bice para que en
los informes peri6dicos no se
presenten niveles de gestiOn, ni
indicadores de cumplimiento, toda
vez que de acuerdo al Manual de
Interventoria
y
Supervision
(Resolucion 0307 de 2009) y el
Manual de Procedimientos de la
Entidad (ResoluciOn 8486 de
2008) no existe excepcian alguna
para la realizaciOn "SegUn la
naturaleza del Contrato" de
informes periOdicos que permitan
dilucidar de manera clara y precisa
el porcentaje de cumplimiento
(Punto 21 del numeral 2.3.1 de la
Resolucidn 307 de 2009) de un
plan de trabajo o actividades
habituales que se adelantan en
ejecuci6n
del
contrato
independiente que algunas se
prolonguen como es obvio on el
desarrollo del contrato como por
ejemplo la representaciOn judicial o
la sustanciacion de recursos en
proceso disciplinarios, teniendo en
cuenta que las solo cedificaciones
de cumplido no constituyen on si

mismas ni una descripciOn ni un

realizar.
El expediente del contrato contiene,
solo on la fase de liquidacidn, los
documentos soporte que evidencien
los informes peri6dicos que describen
las actividades desarrolladas que
permitan determinar la real ejecuciOn
y avance del contrato, a haves de los
cuales se pueda verificar el
cumplimiento de las obligaciones
contractuales pagadas y el esquema
completo de lo ejecutado por el
contratista. Estos documentos deben
ser requeridos en el momento que se
generen cronolOgicamente.
Lo anterior denota debilidades en la
vigilancia
permanente
al
cumplimiento de las obligaciones y
funciones del Interventor y/o
Supervisor durante la ejecuciOn del
contrato.
Estas
situaciones
contravienen lo senalado en el
Articulo 4 De los Derechos y
Deberes de las Entidades Estatales y
el Articulo 26.- Del Principio de
Responsabilidad, de la Ley 80 de
1993; los articulos 1 y 4 y puntos 10,
11, 21 y 22 del numeral 2.3.1
"Funciones Administrativas" de
Resolucien No.0307 del 20 de enero
de 2009, la actividad 14 estipulada on
el Procedimiento 11 del Proceso de
Adquisicidn y Bienes con C6digo DPGAF-ABS-011 adoptado mediante la
ResoluciOn 8486 de 2008 de la
RNEC; ademas, el numeral 31 del
Procedimiento 10 del Proceso de
Adquisici6n de Bienes con Codigo
DP-GAF-ABS-010
adoptados
mediante la ResoluciOn 8486 de 2008
de la RNEC ordena al Area de
Contratos Oficina Juridica.

16

seguimiento que permita en la


realidad evaluar de forma objetiva
la oportunidad y la eficiencia de las
actividades desarrolladas en los
contratos de prestacien, como es
el caso de los de naturaleza
juridica.
La entidad expresa en su
respuesta
a
la
obsen/aciOn
relacionada con los contratos 114,
116 y 266 de 2010, que remite al
equipo auditor copia del informe de
actividades de fecha del 25 de
marzo de 2011 del Contrato de
PrestaciOn de Servicios del
contrato 266 de 2010, pero ello no
subsana la observacien, en razor)
a lo evidenciado con code al 06 de
abril de 2011, toda vez que la
Supervision del contrato radico
mediante oficio No. DRN-RDRCI329,
tardiamente
en
la
coordinaciOn
del
Grupo
de
Contratos
"los
soportes
de
cumplimiento' de los periodos
comprendidos entre el 06 de
diciembre de 2010 al 05 de enero
de 2011, entre el 06 de enero al 05
de febrero de 2011, soportes para
el
tercer
y
cuarto
pago,
conformados por una cedificaciOn
solo de cumplido, copia del
informe de actividades suscritas
pero por el propio contratista y la
planilla de autoliquidaciOn de
aportes.
Igualmente, el informe sobre la
ejecucien y el porcentaje del
cumplimiento de las actividades
establecidas
en
el
objeto
contractual para el periodo
comprendido entre el 06 de febrero
al 05 de marzo de 2011 y que sirve
de respaldo para su posterior
pago, al ser alleged despues del
requerimiento del equipo auditor,
el cual fue realizado desde el 29
de marzo de 2011 mediante el
oficio ARRN- 024., constituye un
hecho posterior, que tampoco
subsana las debilidades de la
Supervision relacionados con la
elaboraciOn y remisi6n con la
debida
periodicidad
de
los
informes
de
actividades,
certificados de cumplimiento a
satisfacciOn en la medida en que
avanza
cronologicamente
la
ejecucien
de
los
contratos,
obligaciones estipuladas en la
Resolucion No. 0307 del 20 de
enero de 2009 (Puntos 10, 11, 21
numeral
2.3.1
"Funciones
Administrativas"
de
los
Supervisores).
Este hallazgo tiene presunta
incidencia disciplinaria y sera
trasladado a la instancia
correspondiente.
Hallazgo No. 16: Pago contratos Respuesta: Comunicacion GAF-0503
El Hallazgo se mantiene, la RNEC
de prestacien de servicios. (01) La disminucion de la base gravable de retenciOn en la fuente indica que hare los correctivos: "Sin
El Estatuto Tributario en los para los trabajadores independientes por aportes obligatorios embargo, la Entidad atendiendo las

articulos 36818, 37019, 37120, a salud y pensiones, NO opera autometicamente para todos observaciones del Ente de Control
Decreto 841 de 1998, Decreto los pagos por este concepto, sino que depende de pruebas y aplicara de manera uniforme la base
2271 de 2009 y Decreto 3655 del documentos que debe presentar el beneficiario, por lo cual disminuyendo los aportes on
2009, reglamentan lo relacionado en estricto derecho es normal que no se aplique Seguridad Social tanto para la
necesariamente para todos, sino para aquellos que Retencion en la fuente de Renta
a la retenciOn en la fuente e IVA.
El Acuerdo 65 del 2002, articulos cumplieron esa obligaciOn, todo ello bajo el principio general como para la Retencien de ICA".
721 y 1322 y el Decreto Distrital de derecho tributario, seg& el cual los contribuyentes est&
271 de 2002, articulos 223, 324 y obligados a demostrar los hechos que los hacen acreedores Los argumentos expuestos por la
6 se refieren a la reglamentaciOn a un tratamiento tributario especial, como en este caso es la RNEC no desvirtOan el hallazgo toda
disminuciOn de la base gravable de retenciOn.
vez que no existe consistencia on la
de la retenciOn del ICA.
Del analisis de los Contratos de En concreto, para la disminucian de la base de retencian en liquidaciOn de las retenciones. En la
PrestaciOn de Servicios Nos. 109, la fuente de los aportes obligatorios por salud, el Paragrafo 1 respuesta, la misma entkiad
004, 021, 005, 103 y 116 de 2010, del Articulo 4 del Decreto 2271 de 2009 establece que el manifiesta que solo una persona
se evidenciaron diferencias entre trabajador debe adjuntar a su facture un escrito dirigido al anexa la constancia y sin embargo on
los valores deducidos y lo que agente retenedor en el cual certifique bajo la gravedad de los 6 contratos analizados se
realmente se debi6 retener por juramento que los aportes que solicita se le disminuyan de la presentan diferencias ya que a unos
$1.02 millones, valor absoluto, lo base de retenciOn corresponden a ingresos provenientes del le efectOan el descuento y a otros no.
anterior evidencia la inobservancia contrato materia del pago sujeto a retencion. Ello con el fin
de la normatividad, al respecto de evitar que el trabajador solicite que su aporte real se lo Es importante indicar que segtin
para el caso de las retenciones de disminuyan varies veces los distintos contratantes de concepto No. 1195 del 3 de agosto
impuestos nacionales, el articulo quienes puede recibir pagos, situation de hecho que tambien de 2009, de la Secretaria de
647 del E.T., senala: "Sin perjuicio puede presentarse respecto de aportes obligatorios por Hacienda Distrital de Bogota, se
de las sanciones de tipo penal pensiones, razon por la cual resulta aplicable el mismo concluy6: "los aportes obligatorios de
salud y de pensiones que debe
vigentes, por no consigner los procedimiento de control.
valores retenidos, constituye De acuerdo con la norma, una vez analizado el hallazgo y los realizar el trabajador independiente,
inexactitud de la declaraciOn de soportes de los pagos de los contratos auditados se por ser recursos parafiscales no
retenciones en la fuente, el hecho evidenci6 que solo una persona solicith por escrito la pueden ser gravados por fling& tipo
de no incluir en la declared& la disminuci6n de la base por aportes efectuados al Sistema de impuesto, razon por la cual los
totalidad de retenciones que han General de Seguridad Social. Asi mismo ninguno contratista mismos deben ser deducidos de la
debido efectuarse, o el efectuarlas ha presentado solicitud de devoluciOn por retenciones base de retencian en la fuente del
impuesto de industria y comercio.
y no declararlas, o el declararlas efectuados on exceso.
por un valor inferior. En estos Siendo la esencia de este hallazgo que la Entidad puede El valor a retener en el impuesto de
casos la sanci6n por inexactitud ester practicando retenciones on exceso a algunos de sus industria y comercio, es el que resulte
sera equivalente al ciento sesenta contratistas independientes, aclaramos que ninguna manera de aplicar la tarifa establecida por
por ciento (160%) del valor de la es correcto el criteria que educe la CGR de aplicar para cada actividad al valor del pago o
retenciOn no efectuada o no esos casos el Art. 647 del Estatuto Tributario, pues la abono en cuenta, menos los aportes
sand& por inexactitud en la declared& de retenciones on obligatorios de salud y pension
declarada".
asociados al contrato que angina
Asi mismo, para la retencion del la fuente se aplica para los siguientes hechos taxativos:
dicho pago o abono en cuenta sujeto
1) No incluir on la declaration la totalidad de
ICA, el Decreto 271 de 2002, en el
retenciones que han debido efectuarse.
a retencian".
articulo 6.- Procedimiento cuando
2) Efectuarlas y no declararlas.
se efectaan retenciones del
La entidad manifiesta que el articulo
3) Declararlas por un valor inferior.
impuesto de industria y comercio
por mayor valor; establece: Sin embargo, la Entidad atendiendo las observaciones del 647 del estatuto tributario no es
"Cuando se efectUen retenciones Ente de Control aplicara de manera uniforme la base aplicable, explication que no se
del impuesto de industria y disminuyendo los aportes on Seguridad Social tanto para la comparte toda vez, que el literal c
comercio por un valor superior al RetenciOn on la fuente de Renta como para la RetenciOn de que ellos mencionan se cumple on lo
expuesto on el hallazgo: "Declararlas
que ha debido efectuarse, siempre ICA.
por un valor inferior" situacian que se
y cuando no se trate de aplicacian
presenta on dos contratos de los
de tarifa en los casos que no se
analizados, on donde declararon
informe la actividad, el agente
$133.050 y $296.131 por debajo del
retenedor reintegrara los valores
valor real. Es claro que cuando se
retenidos en exceso, previa
liquida y declare el impuesto por
solicitud escrita del afectado con la
mayor valor, a la DIAN no le afecta.
retenciem, acompanando las
Con relaciOn a lo que manifiesta la
pruebas cuando a ello hubiere
enfidad sobre la recomendacion, on
lugar. En el mismo periodo on que
ninguna parte del informe se realizan
el retenedor efectile el respectivo
recomendaciones, solo se indica lo
reintegro, descontaM este valor de
evidenciado frente a las normas
las retenciones por concepto del
tributaries.
impuesto de industria y comercio
El tratamiento debe ser uniforme para
por declarer y consignar. Cuando
ICA y RetenciOn on la fuente.
el monto de las retenciones sea
insuficiente, podra efectuar el
descuento del saldo en los
periodos siguientes".
Pagos en contratos de
prestacidn de servicios

5.5
ano

473stg

En este sentido el hallazgo no sufre


ninguna modificaciOn y se manfiene
on los terminos en que fue
comunicado.
Se elimina del hallazgo la columna
con el nombre del contratista.

.....

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Macaw.hod.
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17

12817
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F... Gay Apealwo

Este
hallazgo
tiene
otras
incidencias y sera trasladado a la
DIAN y a la Secretaria de
Hacienda del Distrito de Bogota.
Hallazgo No. 17: Liquidacion Como bien se senala en el hallazgo Ia glosa respecto de los Analizada Ia Respuesta de la RNEC
contrato PMTII (F) (D)
adicionales 01 y 02 al contrato 057 de 2005 quedo el hallazgo se ratifica, por las
consignada en el informe de auditoria de la vigencia 2009 siguientes razones:
El Articulo 6 de la Ley 610 de con connotaciOn administrative, y como acci6n de
2000 establece: Deno patrimonial mejoramiento Ia RNEC plante6 realizar la evaluaciOn con Adicional N 1 Diciembre 31 de
al Estado. Para efectos de esta ley base en los conceptos de Interventoria y de asesores 2008
se entiende por dario patrimonial al externos para que verificaran si los equipos objeto de los
Estado la lesi6n del patrimonio contratos adicionales estaban incluidos dentro de las Suscrito el 31 de Diciembre de 2008
pOblico, representada en
el obligaciones contractuales del contratista consorcio SAGEM y su objetivo fue la adquisicion de 96
menoscabo, disminuci6n, perjuicio, en su oferta inicial.
impresoras EPSON FX-890, para ser
detrimento, perdida, use indebido
instaladas en las diferentes
o deterioro de los bienes o La accion presentada y aceptada con pronunciamiento sin Registradurias a nivel nacional, Valor
reoursos pithlicos, o a los intereses observaciones por parte de la CGR, culmindi el 30 de total de $104.121.600.
patrimoniales
del
Estado, diciembre de 2010, con concepto de la Interventoria y de
producida por una gestion fiscal asesores externos en el que ratifican que los bienes objeto Con relacien al adicional No 1, con
antieconomica,
ineficaz, de los contratos adicionales 01 y 02 al contrato 057 de 2005, posterioridad a Ia suscripci6n de
ineficiente,
inequitativa
e no estaban incluidos en los equipos que debia proveer el dicho contrato, se sigui6 cumpliendo
inoportuna, que en terminos contratista en su solution y que por ende era viable haber con la obligacian de la produccion de
generates, no se aplique al efectuado la adici6n.
las cedulas y en ese orden de ideas,
cumplimiento de los cometidos y
para
elle
se
requeria
el
de los fines esenciales del Estado, En ningim momento el plan de mejoramiento presentado fortalecimiento
del sistema
de
particularizados por el objetivo ante el organismo de control, contemplo la posibilidad de IdentificaciOn a traves del suplir Ia
funcional y organizacional, realizar el descuento del valor de los adicionales 01 y 02 necesidad de la actualizaciOn de
programa o proyecto de los sujetos como parece interpretarlo la auditoria, situaciOn que solo equipos de impresi6n utilizados en la
de vigilancia y control de las procedia en el evento que el concepto que se plante6 en el toma de los datos biograficos de los
contralorias. Dicho dark) padre plan de mejoramiento, determinara que efectivamente los ciudadanos, que hacia parte de los
ocasionarse por acciOn u omision elementos adquiridos con el valor de las adiciones formaban bienes a suministrar para cumplir una
de los servidores pOblicos o por la parte de Ia oferta inicial del contrato, situaciOn que no ocurri6 de las obligaciones principales; esto
persona natural o juridica de en el presente caso y que se corrobora al reviser uno a uno es la renovacian de los documentos,
derecho privado, que en forma los equipos incluidos en Ia propuesta presentada por el en ese orden de ideas el contratista
dolosa o culposa produzcan consorcio.
tenia a su cargo la obliged&
directamente o contribuyan al
implicita del suministro de todos los
detrimento al patrimonio pablico." En cuanto este hallazgo, se establece que:
bienes necesarios y que le sirvieran
El texto subrayado fue declarado
de medio para cumplir la obligation
INEXEQUIBLE por
/a Corte Adicional N 1 Diciembre 31 de 2008
de resultado, esto la renovation de
Constitucional mediante Sentencia
los documentos de identidad.
C-340 de 2007.
Suscrito el 31 de Diciembre de 2008 y su objetivo fue la
En el Contrato 057 de 2005 se adquisicion de 96 impresoras EPSON FX-890, para ser Prorroga y contrato adicional N 2
suscribieron nueve otrosies, los instaladas en las diferentes Registradurias a nivel nacional, Diciembre 31 de 2009.
adicionales No. 125 y 226 y la Valor total de $104.121.600.
prorroga No. 1. El acta de
Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y
terminacion y liquidacion se firma Pr6rroga y contrato adicional N 2 Diciembre 31 de 2009.
su objetivo fue prorrogar en 3 meses
el 21 de diciembre de 2010 y en el
mas el plazo de duracion y ejecuci6n
numeral 4,6- balance final, solo se Suscrito el 31 de diciembre de 2009 y su objetivo fue del contrato, a partir del 1 de enero
descuentan
$66.9
de
las prorrogar en 3 meses ms el plazo de duraciOn y ejecuci6n de 2010 al 31 de marzo de 2010 para
impresoras y $885.2 millones por del contrato, a partir del 1 de enero de 2010 al 31 de marzo desarrollar entre otras tareas Ia
concepto de la multa interpuesta al de 2010 para desarrollar entre otras tareas la verificaciOn de verificacion de Ia finalizaciOn del
contratista por el subproyecto de la finalizaciOn del Subproyecto de Producci6n y Entrega y el Subproyecto de ProducciOn y Entrega
enrolamiento. Para la liquidacion, acta de cierre parcial, como la adquisicion de treinta y cinco y el acta de cierre parcial, como la
se firma el Acta tecnica de recibo (35) impresoras, quince (15) escaneres y setenta y cinco (75) adquisiciOn de treinta y cinco (35)
final del 30 de noviembre de captores biometricos para la dotacion a nivel de impresoras, quince (15) esceneres y
201027.
delegaciones departamentales de algunos dispositivos setenta y cinco (75) captores
requeridos para el funcionamiento del Web Service, Valor biometricos para Ia dotacion a nivel
De acuerdo con el analisis !nidel incluidas las impresoras: $282.054.000 IVA Incluido; de delegaciones departamentales de
financiero y juridic del contrato, Valor final descontando las impresoras $215.064.000.
algunos dispositivos requeridos para
se determino lo siguiente:
el funcionamiento del Web Service,
Estableceremos, Ia incidencia de Ia suscripci6n de estas Valor Initial incluidas las impresoras:
1. Contratos Adicional 01 y 02
figuras contractuales, analizando los documentos entregados $282.054.000 IVA Incluido; Valor final
por parte de la Interventoria CIDLIS UIS y los conceptos descontando las impresoras
En el informe de auditoria Regular presentados por parte de los Asesores Externos:
$215.064.000.
de la vigencia 2009, en el
"Hallazgo No. 3, Objeto de los INTERVENTORIA UIS-CIDLIS
De una parte lo que se plantea no es

otrosies al Contrato 057 de 2005",


la existencia o inexistencia de la
se glosaron2 los adicionales 01 y Tal como lo expresa la Interventoria sobre la ratification en necesidad bajo el marco de la
02 al contrato por $104.1 millones el oficio GP-INT-PMT-1805-10 sobre la viabilidad para modernizaci6n de la plataforma
y $282 millones, respectivamente. efectuar la adiciOn No 1 al Contrato 057 de 2005 emitido tecnologica, sino precisamente que
Sin embargo, la RNEC no mediante documento GP-INT-1219-08 del 18 de diciembre hacen parte de los bienes tangibles al
descont6 en la liquidacion del de 2008 y la viabilidad para efectuar la adiciOn No 2 al mismo que se oblig6 el contratista en los
contrato 057 de 2005, $319.2 contrato mediante comunicado No GP-INT-PMT-1673-09, en terminos de las clausulas primera y
millones, teniendo en cuenta que el que se expresa:
quinta del contrato, en donde se
solo descont6 $66.9 millones,
esfipul6 que sus obligaciones son de
correspondiente a 35 impresoras.
"...dentro de las obligaciones y compromisos de resultado.
SAGEM, establecidas en el marco de ejecuciOn del
Esta
situacion
evidencia
Contrato 057 de 2005 no esta definida la adquisiciOn, De otro lado, en las estipulaciones
debilidades en la planeacian para
suministro y alistamiento o instalaciOn de equipos contractuales
clausula
cuarta,
la debida optimizaci6n en la
adicionales para la infraestructura del proyecto PMT II, numeral 4.67 y el numera 7.7 de la
ejecuciOn del Proyecto PMTII y la
correspondientes a quince (15) escaneres EPSON clausula septima y las clausula
omisi6n precisa de la aplicacien de
V700 para apoyar el centro de acopio piloto y algunos veintiseis y treinta y dos, se consagrO
las clausulas contractuales, que
centros de acopio a nivel nacional, setenta y cinco (75) que los costos directos o indirectos,
conducen a una doble inversion de
captores de huella SAGEM MSO 300 para repotenciar riesgos y contingencias, serian
los recursos diblicos para lograr el
el use del Web Service y treinta y cinco (35) impresoras asumidos por el contratista, mas no
mismo alcance contractual.
EPSON FX-890 para ampliar la capacidad de impresi6n por medio de adiciones que
en las oficinas remotas de la RNEC, que dicha incrementaran el precio alzado del
Finalmente, como resultado de la
implementacion beneficia el desempeflo del Sistema contrato o modalidad de Have en
acciOn propuesta en el plan de
Integral de identificaciOn y que se dio cumplimiento a las mano. Es de precisar que la
mejoramiento presentado a la
normas legales y contractuales aplicables, teniendo en observaciOn dejada en el informe de
CGR de la auditoria vigencia 2009,
cuenta la Reunion del 23 de diciembre de 2009 (Acta la vigencia 2009, no hace referencia
la conclusion del asesor externo
No 929)..." (Subrayado fuera de texto)
a un hallazgo fiscal, por cuanto a la
de la RNEC no hace referenda a
esa fecha el contrato no se habia
las razones que justifiquen la Por otra parte y coma lo indica el citado documento:
liquidado y se podia realizar acciones
compra de los equipos con
tendientes a subsanar la situaciOn
contratos adicionales y no con
"...Los citados presupuestos no se dan en el caso que evidenciada.
recursos del contrato inicial. Se
nos ocupa, pues claramente se tratO de adiciones que
limita a explicar los motivos de la
contemplan bienes que NO se encontraban incluidos en Con los contratos adicionales 1 y 2,
devoluciOn de las 35 impresoras,
los documentos contractuales aplicables al PMT II se invirtieron recursos adicionales
las cuales fueron glosadas
(Terminos de Referencia, Contrato 057 de 2005, Oferta para lograr el mismo objeto
adicionalmente por sobrecosto en
del Contratista, entre otros)..." (Subrayado fuera de contractual perseguido por el PMTII,
la auditoria de la CGR practicada a
texto)
toda vez que los bienes contratados
la vigencia 2009.
en estos adicionales ya se
CONCEPTOS ASESORES EXTERNOS
encontraban inmersos en el precio
2. La Registraduria por concepto
global del contrato, de acuerdo al
de rechazos asumi6 $359 millones Dentro de los conceptos emitidos por parte de los asesores alcance de las clausulas de contrato
y $261.5 millones por insumos extemos de la Registraduria Nacional del Estado Civil, inicial No: cuarta, numeral 4.67,
(NI), lo cual no era procedente, por especificamente remitimos lo expuesto en el concepto septima, numeral 7.7 y veintiseis y
cuanto de acuerdo con la tecnico del Ingeniero Ricardo Andres Diaz del 13 de octubre treinta y dos.
estipulaciones
contractuales, de 2010 que menciona:
clausula 4 numeral 4.67 y el
En la clausula cuarta numeral 4.67 se
numera 7.7 de la clausula septima "...Una vez extractado y analizado lo que se expresa sobre consagr6 que la modalidad del
(7) y la clausula 26 y 32, se el tema de los entregables y especial sobre los bienes objeto contrato es "Llave en mano": "Para
consagth que los costos directos o de los adicionales 1 y 2 del contrato 057 de 2005, a nivel los efectos de este contrato la forma
indirectos, riesgos y contingencias tecnico la propuesta del Consorcio Sagem es muy clara en de cumplimiento de las obligaciones
serian asumidos por el contratista. su capitulo 17, en cuanto al detalle de los bienes a cargo del contratista, la secuencia
tecnologicos que conforman el Contrato 057 de 2005.
de su entrega y la interrelacion de los
Los anteriores valores no fueron
componentes entregables constituye
reflejados en el Acta de Dichos elementos fueron actualizados y ajustados a las conceptualmente un contrato flave en
LiquidaciOn del contrato ni en los configuraciones que ofrecia el mercado al momento de mano, que debera ejecutarse de
registros contables.
realizar las compras, mediante los documentos "Planes de conformidad con el plan de trabajo y
RepotenciaciOn de Identificacion y Registro Civil". Para cronograma de actividades de la
3. De otra parte, en los insumos formalizar estos planes de repotenciaci6n fueron necesarios propuesta que hace parte integral de
entregados al contratista al inicio realizar unas actas de renovaciOn tecnolagicas las cuales se este contrato e implica que EL
de la ejecucion, los cuales debia formalizaron mediante la suscripciOn de algunos Otrosies al CONTRATISTA adquiere el
devolver al finalizar el contrato; Contrato 057 de 2005.
compromiso de entregar a
incluia 660 tubos de tinta para
satisfaction de LA REGISTRADURIA
resefia dactiloscOpica (valor no Como consecuencia de lo anteriormente expuesto, a nivel el objeto contractual en
determinado) y 2.043.855 tarjetas tecnico no seria viable solicitar equipos adicionales a los funcionamiento y con los productos y
decadactiIares por $163.5 contemplados en la Oferta Tecnica del Consorcio Sagem y servicios comprendidos en Al".
millones.
los bienes consignados en los Planes de RepotenciaciOn de
IdentificaciOn y Registro Civil, tal y coma lo evidencia en el La clausula veintiseis "Valor del
Con relaci6n a los 660 tubos numeral 4.3.9 Temas a escalar evidencia como se menciono Contrato", senala: "Para todos los
de tinta, la Registraduria, en el marco conceptual...".
efectos legates y fiscales, el valor del
indica que no existia
contrato es determinado, y asciende
obligaciOn de devolverlos y Ademes, dentro de las recomendaciones hechas dentro del a la suma fiia y Unica de
por lo tanto no fueron objeto mismo concepto se indica:
TRESCIENTOS SESENTA Y SEIS
de cuantificaciOn y analisis en
MIL SETECIENTOS QUINCE

el Acta de Cierre No. 10 del "...Desde el punto de vista tecnico, en nil concepto los MILLONES CIENTO SESENTA MIL
subproyecto produce& y adicionales se suscribieron correctamente, toda vez que los DOSCIENTOS TREINTA Y UN
entrega y anexa como equipos que conforrnan estos adicionales no se PESOS ($366.715.160.231) M/CTE.,
soporte copia de oficio del 13 contemplaron ni se concibieron en la propuesta presentada incluido el valor del IVA y la totalidad
de febrero de 2006, mediante por el Consorcio Sagem...".
de los costos directos e indirectos,
impuestos, tasas y contribuciones a
el cual el Gerente del
Proyecto PMTII, informo la Asi mismo, en el concepto juridico presentado por parte de que hays lugar de conformidad con
existencia de los tubos de los asesores externos Chavarro & Lemos del 14 de octubre las normas vigentes en la ejecuci6n
tinta en la CoordinaciOn de de 2010 expresan lo siguiente:
del contrato, y registrada como
Almacen e Inventarios; asi ... 2.- En la Oferta Tecnica Volumen H, Propuesta Detallada VALOR
TOTAL
por
EL
la SE24-02-009546-03 de Noviembre de 2005, capitulo 17. CONTRATISTA en
la
Oferta
mismo,
copia
de
RelaciOn de los Entregables, que hace parte integral del Economica
comunicacion
incorporada en su
060328RNEC065 del 28 de objeto contratado, se relacionan cada uno de los elementos Propuesta, la cual es parte integrante
marzo de 2006, suscrito por de hardware objeto de entrega a la Registraduria por parte del Contrato." (Subraya fuera de
el consorcio SAGEM en del contratista, en ejecuciOn del contrato 057 de 2005; la texto)
donde indican que no van revision minuciosa de este Estado proporciona la certeza
hacer uso de ellos. Es de plena de que los bienes objeto de los contratos adicionales 1 El paragrafo primero de dicha
precisar que los soportes y 2 no hacen parte de las obligaciones de entrega de bienes clausula establece: "El presente
descritos no permiten a cargo del contratista o que pudieran encontrarse contrato se pacta por el sistema de
establecer si los citados tubos contenidos en forma no explicita dentro de la carga precio global. por consiguiente, su
fueron entregados o no al obligacional de este, pactada en el contrato 057 de 2005. valor comprende y remunera
la
contratista. Adicionalmente, (Subrayado fuera de texto)
totalidad de las actividades y/o
en la presente auditoria, en
suministros que sean necesarios para
comunicacion DRN-RDRCI- 3.- Por lo tanto, una primera constataci6n perrnite afirrnar la ejecuci6n de su objeto, de
333 del 5 de abril de 2011, la que la Contraloria General de la Republica sustenta su glosa conformidad con lo pactado, e incluye
Registraduria
los
incluye en el hecho de considerar que el objeto, finalidades y todos los costos directos e indirectos
como
entregados
al funcionalidades del contrato 057 de 2005, a que alude el relacionados con aquella, gastos de
contratista, sin que se inciso final de las obligaciones generates del contratista, que administracion, imprevistos ordinarios
determine el uso final dado a transcribe, comprende un universo abierto e ilimitado de y utilidades.
los citados tubos.
obligaciones de entrega de bienes a cargo del contratista, sin
tener on cuenta que el mismo se encuentra circunscrito a la El
paragrafo
segundo
indica:
En la respuesta a la oferta del licitante contratista, que hace parte integral del "REAJUSTES. Dado que el contrato
comunicacion del hallazgo la objeto contratado...".
es
a
precio
global,
LA
RNEC
expresa
que
REGISTRADURIA, no despachara
cometieron un yerro, al incluir Por otra parte y como conclusion del concepto, expresa:
favorablemente
reclamos
en el oficio RDRCI-333 los
solicitudes de reajuste efectuadas por
tubos como entregados al ... 5.- Dados los hechos referidos y fehacientemente EL CONTRATISTA, por concepto de
contratista, sin embargo, no corroborados con documentos publicos, nos permitimos costos,
gastos,
actividades
o
suministra soportes que conceptuar: i) La percepciOn que orienta el sentido de los suministros adicionales que aquel
demuestren tal situaciOn y/o reparos de orden fiscal sobre los contratos adicionales 1 y 2 requiera para ejecutar el contrato, y
el uso de los mismos.
al contrato 057 de 2005, no toma en cuenta el verdadero que fueran previsibles a la fecha de
alcance del objeto contratado, toda vez que, imbuida de la presentaciOn de la propuesta."
Respecto a las 2.043.855 conceptualizaciOn doctrinaria del contrato "Have en mane,
tarjetas decadactilares, la categoria incorporada en el contrato 057 de 2005 y lgualmente, on la clausula 32 se
RNEC
sefiala
que
el expresada en algunos varies del clausulado en enunciados estipula: "EL CONTRATISTA asumira
contratista
suministro generates, olvida remihr esta oferta del contratista donde en su totalidad los riesqos que se
12.350.000 y se distribuyeron dicha voluntad contractual posee una materialidad precisa y deriven del cumplimiento de las
en total 14.043.855, con lo definida..."
obligaciones derivadas del presente
cual efechio la devolucion de
contrato y sere responsable frente a
las entregadas inicialmente y "...Estimamos, con todo respeto por opiniones discrepantes, LA
REGISTRADURIA,
por
el
cumpliO
con
el
objeto tales como la del hallazgo de la Contraloria General de la cumplimiento de las condiciones y
contractual de 10.000.000, Republica, que en relaciOn con la celebracion y ejecucion de funcionalidades minimas de los
generando un saldo adicional los contratos adicionales 1y 2 al contrato 057 de 2005, no bienes, equipos y aplicaciones
a favor de la Registraduria, existe riesgo alguno de detrimento patrimonial del Estado..." informaticas que se ha comprometido
situaciOn que no se refleja en a aportar, instalar e integrar por cada
la liquidacion del contrato, no Dentro del Acta de Reuni6n entre los Supervisores Contrato uno de los Subproyectos para la
se
evidenciaron Adicional 02 de 2009 al 057 de 2005 y El Consorcio Sagem integraci6n y entrega final en
modificaciones al contrato se expresa:
funcionamiento del Proyecto de
inicial en este aspecto, ni
Ampliacion de la ProducciOn y
se
tampoco
realizaron "...La supervision observa que la propuesta del Consorcio OptimizaciOn de los Sistemas de
registros contables de estos SAGEM. Incluye la impresora marca EPSON FX-890 por un Registro
Civil
e
IdentificaciOn
hechos econdmicos. valor unitario de un millon novecientos catorce mil pesos M/L Ciudadana, PMT, de LA
($1.914.000) IVA incluido, y que ese valor representa un REGISTRADURIA y de todos los
4. En el informe 085 del 26 de incremento del 76% frente a las mismas impresoras componentes
del
Proyecto,
noviembre de 2010, por concepto ofertadas por el mismo contratista y adquiridas por la entidad asumiendo, por lo tanto, a su riesgo,
de servicios en los diferentes en virtud del adicional 01 de 2009 al contrato 057 de 2005.
as costos, gastos y medios que se
subproyectos
se
incluyen
requieran a dicho efecto, can cargo al
$133.396
millones
A este respecto el contratista manifest6 que dicha situacion precio fijo que se ha pactado como
contablemente
se
registraron correspondia a un error en la valorizaciOn de los precios de remuneracion
por
tales
$122.740 Millones.
la impresora Epson FX890, debido a que el valor cotizado bienes".(Subraya fuera de texto)
corresponde a una impresora de diferentes caracteristicas,
Las
situaciones
descritas esto es la impresora FX2190.
Por otra parte, el numeral 8.3.13 de la

anteriormente evidencian que la


clausula 8, establece que el objeto
liquidaciOn no se efectu6 por el Con base en ello, las partes acuerdan la devoluciOn por parte del contrato es la obligaciOn de
valor real. Aunado a lo anterior, en de la RNEC al contratista Consorcio SAGEM y posterior entregar una solucion integral que
el informe contable se del el descuento en el tramite del pago del adicional 02 de 2009 al contenga la interrelation de los
hallazgo por $568.5 millones contrato 057 de 2005 y en el acta de liquidackm..."
Subproyectos que precisamente la
correspondientes a los insumos Dentro del Concepto presentado por parte de la Asesora integran y no la simple entrega de
del acta 1 del 30 de diciembre de Externa de la entidad Angela Tamayo del 26 de noviembre bienes y servicios por medio de un
2005. Por lo anterior, se presenta de 2010, indica lo siguiente:
contrato de suministro en los
un presunto detrimento patrimonial
siguientes terminos: "8.3.13: En
por
millones, "...La adquisiciOn de los bienes que constan tanto en la particular la implementaciOn, puesta
$939.7
correspondientes al saldo del propuesta aprobada del Consorcio Sagem, como en el en funcionamiento y entrega del
adicional 1 y 2, los rechazos y los contrato adici6n N 2 del 057 de 2005, la adquisiciOn "en sitio proyecto
de
ampliacion
y
insumos NI.
central de 35 Impresoras Epson FX890 alistadas, 15 optimizaci6n del sistema y del
escaneres Epson V700 y 75 captores de huella SAGEM funcionamiento de la interaction de
La entidad indica que los contratos MSO300 para web service" pueden aumentar la eficiencia on los sub-proyectos para la cabal
adicionales No. 1 y 2 del contrato el proceso de identificaciOn de los ciudadanos. Lo cual es integration y ejecuciOn del proyecto
057 de 2005, ya habian sido objeto deber de la RNEC, y esto implementer mecanismos de PMT on su Segunda Fase, on las
de glosa por parte del ente auditor transferencia tecnolOgica que permiten descentralizar los circunstancias de fiempo, modo,
en la auditoria 2009, y sobre el proceso propios del trabajo de esta entidad de orden cantidades, lugar y de acuerdo con
mismo se despleg6 un plan de national..."
los requenmientos tecnicos y
mejoramiento, aprobado por el
funcionales exigidos por LA
ente auditor, que culminO el Para el caso del Concepto Juridico de uno de los Asesores REGISTRADURIA en los Terminos
pasado 30 de diciembre de 2010, Juridicos Externos de la Registraduria Nacional del Estado de Referenda, o on la oferta, si ellos
cuyo objetivo era evaluar por parte Civil, Raul Antonio TobOn del 29 de noviembre de 2010, on el fueran superiores."
de la entidad, con base en los aparte de las conclusiones se indica:
conceptos de interventoria y de
Se establece entonces la necesidad
asesores extemos, si los equipos .. las partes de comUn acuerdo haciendo alusiOn a la de entregar a la Registraduria,
objeto de los contratos adicionales, Clausula 58 Arreglo Directo del mencionado contrato equipos con tecnologia de Ultima
estaban incluidos dentro de las Ilegaron a un acuerdo on relaciOn con las 35 impresoras generaciOn, de acuerdo al estudio de
obligaciones contractuales del EPSON FX890 para ser devueltas al Contrafista y excluirlas necesidad del contrato adicional No.
contratista consorcio Sagem en su de los Bienes que ingresan a los inventarios y estados 01, con el fin de optimizar el
forte initial.
financieros de la Entidad, por no cumplir con las expectativas funcionamiento de la soluciOn integral
y las obligaciones pactadas on la Clausula Cuarta de la ofrecida por el contratista a la RNEC,
De to anterior, la interventoria y los prorroga NO 1 y contrato adicional NO 2 al contrato 057 de de conformidad a la estipulacidn
asesores extemos conceptuaron 2005.
precitada en cuanto a calidades y
que los bienes objeto de los
cantidades de los equipos, a
contratos adicionales No. 1 y 2 al Lo que le permite a la Registraduria Nacional del Estado Civil diferencia de otros tipos de contrato,
contrato 057 de 2005, no estaban de acuerdo al Articulo 60 de la Ley 80 de 1993 descontar los debido a que con base a las
incluidos en los equipos en los valores de los productos que no van a ingresar al patrimonio clausulas primera, inciso 2 de la
equipos que debla pro veer of de la entidad..."
clausula segunda y quinta del
contratista en su soluciOn y que
contrato 057 de 2005, sus
por ende era viable haber La Supervision adelantO el tramite de la verificacidn de la obligaciones son de resultado, la cual
efectuado la adicion.
posibilidad de adelantar los adicionales, para lo cual requiriO on terminos reales y tecnolOgicos es
la evaluaciOn de la viabilidad para efectuar las adiciones 1 y la entrega de la solucion contratada y
Entender que los bienes 2 al contrato 057 de 2005 por parte de la Interventoria que debe exigir la RNEC.
adquiridos on los contratos CIDLIS UIS, quien emiti6 las correspondientes
adicionales 1 y 2, hacian parte de comunicaciones afirmativas, dando el visto bueno para los Las estipulaciones contractuales
la soluciOn integral objeto del tramites.
citadas en los parrafos precedentes,
contrato Have on mano suscrito el
permiten evidenciar que los costos de
15 de diciembre de 2005, Con base on la documentaci6n relacionada, lo expresado por los contratos adicionales 1 y 2 deben
conllevada a que se generara la las diferentes partes mencionadas (Supervision del Contrato ser con cargo al precio global o
figura, del desequilibrio economic 057 de 2005, Interventoria CIDLIS UIS, Asesores Externos), alzado del contrato y debian ser
para el contratista dejando en la Supervision suscribio los adicionales 1 y 2 al Contrato 057 descontados on el Acta de
riesgo a la Registraduria Nacional, de 2005, dando cumplimiento a las normas legales y liquidaci6n, toda vez que el contrato
para una posible demanda on contractuales aplicables y con la finalidad de mejorar el es de modalidad !lave en mano.
contra de la entidad.
desempefio del Sistema Integral de identification y Registro
Civil de la entidad, buscando el beneficio no solo de la Ahora bien, respecto del adicional 01
Con relaci6n a la liquidaciOn en of entidad sino tambien de optimizar la atencian a los y la previsibilidad de las impresoras al
(tern de insumos incluy6 359 ciudadanos colombianos en general y on este sentido acoge moment de realizar el disefio de la
millones, a cargo de la los conceptos juridicos y tecnicos senalados.
solucion tecnolOgica y la elaboraci6n
Registraduria por concepto de
de los terminos de referencia,
rechazos, valor que no debia La devoluciOn de las treinta y cinco (35) impresoras del independientemente de su capacidad
asumir, manifiestan que ni en of Adicional 2 de 2009, correspondio no porque fueran parte del real on el desempefio del sistema de
acta de liquidacian del contrato contrato 057 de 2005, sino a un incremento on su valor informed& de Registro civil (SIRC),
057 de 2005, ni el acta de recibo unitario por lo que no estuvo de acuerdo con lo requerido por este tipo de impresoras procuran ser
final se contempl6 valor alguno a la entidad y no que la Registraduria Nacional del Estado Civil utilizadas para estampar los datos on
cargo de la Registraduria Nacional no requeria de los bienes, justificado en que se contaba con los medios fisicos que se entregan al
del estado Civil por concepto de algunas impresoras de la primera fase del Proyecto de ciudadano al realizar los tramites de
insumos como se desprende de ModernizaciOn TecnolOgica, que continuaron en operaciOn registro civil, tarjeta de idenfidad y
los valores consignados on el acta con la segunda fase con base en la recomendaci6n 4 Mule de ciudadania, por ende
suscrita y avalada por la realizada por el CONPES 3323, en la cual enuncia dicha necesidad debi6 ser atendida
interventoria del contrato. Al "Aprovechar y no perder las inversiones realizadas y mediante una exigencia mas precise

contratista solo se le cance16 el potenciar los logros obtenidos en el sistema AFIS y Registro de las clausulas contractuales del
saldo adeudado, descontado los Civil, producto de la primera fase del proyecto de contrato 057 de 2005 que consideran
valores senalados por el equipo Modernizaci6n TecnolOgica, P.M.T. de M Registraduria incluidos dentro del precio global del
contrato
los
costos,
gastos,
auditor correspondiente a la matte Nacional del Estado Civil".
y las impresoras del adicional 2, y De lo anterior la Interventoria y los asesores externos actividades o suministros adicionales
no se efectua ningOn conceptuaron que los bienes objeto de los contratos que cumplan con las condiciones
reconocimiento de ningOn valor adicionales No. 1 y 2 al contrato 057 de 2005, no estaban tecnolOgicas de ser requeridos para
descuento
por incluidos en los equipos que debia proveer el contratista en la optimizaciOn del objeto contrato
adicional
o
su solucion y que por ende era viable haber efectuado su (solucion integral) y ser previsibles a
insumos.
La entidad tratendose de los
insumos requeridos para la
producciOn de documentos de
identidad, producto del acta de
cierre del subproyecto, del acta
Monica final y del acta de
incluso
fiquidacido,
recibe
cantidades adicionales a las
pactadas en el contrato 057 de
2005 de elementos de mas para la
producciOn de documentos de
identidad.

adicion, evidenciando la planeaciOn y argumentaciOn para la la fecha de la presentaciOn de la


propuesta,
que
estuvieran
ejecuciOn de estas figuras juridicas.
relacionadas con el giro ordinario del
Teniendo en cuenta los argumentos que ha considerado el sistema de identificaci6n y registro el
equipo auditor sobre los contratos Have en mano, es cual es precisamente el objeto de la
importante precisar algunos aspectos importantes sabre su Fase II del Proyecto PMT, con cargo
naturaleza juridica, para lo cual nos remitimos al Capitulo VIII al valor global del contrato de
del COdigo Civil sobre los contratos para la confecciOn de conforrnidad con el numeral 7.7 del
contrato que estipula dentro de las
una obra material, articulo 2060 que textualmente senala:
obligaciones del contratista:
"Los contratos para la construcciOn de edificios, celebrados "Suministrar con cargo al valor
con un empresario que se encarga de toda la obra por un pactado en este contrato, todos los
precio Calico prefijado, se sujetan, edemas, a las reglas bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento del objeto, finalidades y
siguientes:

funcionalidades requeridas en el
Con referencia a los tubos, indican
que el contratista Consorcio 1. El empresario no padre pedir aumento de precio a presente contrato".
Sagem no debia devolver los 660 pretexto de haber encarecido los jornales o los materiales,
tubos de tinta teniendo en cuenta o de haberse hecho agregaciones o modificaciones en el En el Estudio de Necesidad se
que no fueron usados por el. Por plan primitivo; salvo que se haya ajustado un precio justifico para el efecto lo siguiente:
tal raz6n, dentro del Acta 01 del 30 particular por dichas agregaciones o modificaciones. "La Registraduria Nacional del
de diciembre de 2005 no se citan 2. Si circunstancias desconocidas como un vicio oculto del Estado Civil no cuenta con stock de
Ms 660 tubos de tinta para resena, suelo, ocasionaren costos que no pudieron preverse, impresoras
para
reponer
o
toda vez que los insumos que se debera el empresario hacerse autorizar para ellos por el suministrar las que se dean".
relacionan como entregados por dueno; y si este rehusa podra acudir al juez o prefecto para
parte de la Registraduria Nacional que decida si ha debido o no preverse el recargo de la En consecuencia, la Entidad on la
del estado Civil hacia el Consorcio obra, y fife el aumento de precio que por este raz6n liquidaciOn del contrato 057 de 2010,
Sagem son Rollos de Laminado corresponda.
con relacien al valor de los bienes
Anverso, Rollos de Laminado 3. (...)". (Resaltado nuestro)
adquiridos mediante el "contrato"
Reverso y Hojas de Teslin.
adicional 01 al contrato 057 de 2005,
Manifiestan que efectivamente on Significa lo anterior que los contratos Ilave en mano o a no aplico la modalidad de "Ilave on
el oficio RDRCI-333 se cometi6 un precio fijo, admiten excepcionalmente un reajuste en el mano" con precio alzado, on los que
yerro, por el cual pidgin excusas, al precio tal como lo senala la legislaciOn civil vigente y eso fue el aumento del valor esta incluido, en
citar los tubos en la valeta 4 de la precisamente lo que ocurri6 en el caso on examen on el que el valor global del mismo, razOn por la
lista de insumos entregados al las adiciones este') sustentadas en hechos no contemplados cual no son objeto de adiciones, tal
en la oferta inicial del contrato y que en ningOn caso tuvieron como lo ha senalado la sale de
contratista.
por finalidad reajustar los precios inicialmente ofertados por consulta y servicio civil del Consejo
La entidad en su respuesta modificaciones del mercado en relacion con el costo de los de Estado, concepto 1439 de julio 18
manifiesta que la interventoria y insumos requeridos para el desarrollo del objeto contractual. de 2002, retomando el fallo de la
los asesores conceptuaron que los
secciOn Tercera del Consejo de
bienes objeto de los contratos De otra parte, conviene precisar que la genesis de los Estado del 06 de Agosto de 2006,
adicionales no estaban incluidos contratos Ilave en mano o por precio fijo, corresponde al Expediente 3886. Actor: CONIC;
en los equipos que debia proveer ambito de los contratos de obra, pero cuando traspasan el concepto on el que prohijo varies de
el contratista en su solucidin y que ambito de la arquitectura , corresponden a contratos de ajuste las consideraciones de la sentencia
por ende era viable realizar la alzado que significa una obra cuyo precio se fija a un tanto citada on los siguientes terminos:
adicion, sin aportar argumentos de global y requiere, por lo tanto, una invariabilidad de la obra
fondo que demuestren que realizar que corresponda a esa invariabilidad en el precio.
"Tratandose de contratos de obra
dichas adiciones con cargo al valor
pOblica, de manera general puede
global del contrato generarian un Para tal fin es necesario que se cumplan las condiciones de decirse que es muy frecuente que las
desequilibrio contractual, toda vez precio global fijado de antemano e invariable para la totalidad partes no conozcan a priori o desde
que no se allegaron pruebas de los trabajos previstos en la oferta y en el contrato y, el comienzo, las reales cantidades de
contundentes en materia correlativamente, que el contratista nunca podra sufrir obra que deben ser ejecutadas para
econ6mica y financiera que asi lo reduccion del precio o exigir aumento de este bajo ningtin completer el objeto contractual
demuestren.
pretext.
deseado, por to cual no estan

dispuestas (en especial el contratista)


Lo que se plantea no es la Esto significa que si la prestaci6n a cargo de una de las a celebrar contratos a precio global o
existencia o inexistencia de M partes se tornare excesivamente onerosa por precio alzado, dada que existe un
necesidad bajo el marco de la acontecimientos extraordinarios e imprevisibles, la parte gran riesgo para la parte contratista o
modernizaci6n de la plataforma perjudicada padre demandar el pago del exceso o la esta querre cubrirse tan bien que el
tecnolOgica, sino precisamente resolucion del contrato.
riesgo, entonces, se traslada para el
hacen parte de los bienes
contratante, al resultar el precio tan
tangibles al que se big el El mismo Consejo de Estado en el concepto citado por el inflado que cubra suficientemente el
contratista on los terminos de las ante de control, reconoce que existe un gran riesgo on este riesgo asumido".

clausulas primera y quinta del tipo de contratos pues nadie puede garantizar la definici6n

contrato, en donde se estipulo que


sus obligaciones son de
resultados, principales argumentos
de los interventores y asesores
sobre el tema.

de los derechos y obligaciones contractuales, por el simple


hecho de expresar una modalidad de contrato que precisa
una definition exacta de lo que las partes han entendido
como sus obligaciones.
Lo que importa es tratar de evitar que un contrato "LLAVE
EN MANO" abra las puertas de un conflicto judicial y eso fue
lo que sucedio on ejecuci6n del contrato 057 de 2005 con las
adiciones para la compra de equipos no contemplados en la
oferta inicial que no estaba obligado a suministrar el
contratista.

"La mayor cantidad de obra que


resulte por encima del estimativo
inicial on los contratos de obras
celebrados a precios unitarios, no
implica, on principio, en forma alguna
cambio de objeto ni cambio on valor,
por que on este tipo de contratos solo
podia hablarse de este Ultimo
cambio, cuando la modification se
hace on alguno o algunos de los
precios unitarios convenidos. Sucede
en esto alga diferente a lo que se
observe on los contratos a precio
alzado on los que la variacion on su
valor tiene en cuenta el valor global
del mismo. (NegriIlas y subraya fuera
de texto).

De
otra
parte,
en
las
estipulaciones
contractuales
clausula cuarta, numeral 4.67 y el
numera 7.7 de la clausula septima
y las clausula veinfiseis y treinta y
dos, se consagre que los costos Por lo anterior, no es aceptable el argumento planteado por
directos o indirectos, riesgos y el organismo de control, al establecer que la modalidad de
contingencias, serian asumidos contratacidn elegida por la RNEC de Have on mano o a
por el contratista, mas no por precio alzado no admite adiciones on el precio, toda vez que
medio de adiciones que como se ha demostrado, en el presente caso no hubo
incrementaran el precio alzado del adiciones on el precio inicialmente ofertado para el desarrollo
contrato o modalidad Ilave en del proyecto, sino que estas obedecieron a la inclusion de
mano. Es de precisar que la items no contemplados on el proyecto ni on la oferta A lo anterior cabe aclarar que si bien
observation dejada en el informe presentada por el contratista, situation que conforme a lo las jurisprudencia on cita, se refiere a
de la vigencia 2009, no hace contemplado en las normas vigentes y on la jurisprudencia y contratos de obra bajo la modalidad
referencia a un hallazgo fiscal, por doctrine, admiten adiciones on el precio por agregaciones o de Ilave on mano con precio alzado o
cuanto a la esa fecha el contrato modificaciones de la obra o proyecto contratado.
global, esta fue la modalidad aplicada
no se habia liquidado y se podia
por la RNEC, para la celebracien del
realizar acciones tendientes a Ahora bien, frente a la conclusion del onto de control a partir contrato on comento de conformidad
subsanar la situation evidenciada. de lo contemplado on las clausulas del contrato relacionadas a su paragrafo y segundo de la
con las obligaciones del contratista, on el que endilga un clausula 26 antes citada.
En la respuesta la RNEC, aclara supuesto detrimento patrimonial por una "doble inversion de
que ni en el acta de liquidation, ni los recursos pahcos para lograr el mismo alcance Con relation al (liner de
el acta tecnica de recibo final se contractual", pasamos a demostrar que no hubo tal impresoras, se observe que aunque
contemplo valor alguno a cargo de duplicidad de inversiones para el cumplimiento del contrato. on la propuesta el consorcio se
la Registraduria por concepto de
incluye 900 unidades de impresoras
insumos, informed& que difiere El numeral 4.67 de la clausula 4 del contrato establece: dirigidas a las oficinas de registro
de lo expresado en el oficio DRN- "Llave on mano: Para los efectos de este contrato la forma civil, era previsible la necesidad de la
RDRCI-501 del 20 de mayo de de cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, renovation de las impresoras
2011, coma respuesta al informe la secuencia de su entrega y la interrelation de los obsoletas del PMTI con el fin de
preliminar contable senalando que componentes entregables consfituye conceptualmente un optimizar el sistema de Registro Civil
los insumos del Acta 01 si fueron contrato Have on mano, que debera ejecutarse de el cual fue incluido coma uno de los
reintegrados por el contratista y de conformidad con el plan de trabajo y cronograma de Subproyectos los cuales constituyen
ellos se descontaron $261.5 actividades de la propuesta que hace parte integral de este obligaciones principales del contrato,
millones por insumos (NI) y $358.9 contrato, e implica que EL CONTRATISTA adquiere el de conformidad a las clausulas 7.7 y
millones de rechazos asumidos compromiso de entregar a satisfacciOn de LA 32 del contrato.
por la RNEC. Por lo anterior la REGISTRADURIA el objeto contractual en funcionamiento y
observed& se ratifica y se le con los productos y servicios comprendidos on el." Ahora bien, respecto a la
aumentan los $261.5 millones de (Resaltado nuestro)
previsibilidad de las adquisiciones a
insumos NI (documentos con
la fecha de la presentation de la
datos incompletos). Es de precisar Como se puede observer, la clausula es Glare al establecer propuesta, estas se utilizan para la
que el uso y la devolucion de los que las obligaciones que asume el contratista bajo la expedici6n de documentos dentro del
insumos no se tuvieron en cuenta modalidad de Have en mano son las contempladas en la Sistema de Informed& de Registro
en la liquidation del contrato, los propuesta y no todas las que puedan surgir en la ejecucien Civil, lo cual es una actividad del giro
cuales aumentaban el valor del del proyecto, caso on el cual procede la adiciOn, conforme a ordinario del proyecto,
por ello
contrato a pesar que la clausula los argumentos antes expuestos.
estaba mas que dada la necesidad
senala que deberian ser devueltos
de entrega de nuevos equipos a
al finalizar el mismo.
Senate el numeral 7.7 de la clausula 7 sobre las obligaciones Registradurias cuyos dispositivos se
del contratista: "Suministrar con cargo al valor pactado en encuentren
on
estado
de
En relacion con los 660 tubos de este contrato, todos los bienes y servicios necesarios para el obsolescenda debido al continuo
tinta, la RNEC insiste que no cumplimiento del objeto, finalidades y funcionalidades uso de estos durante mas de cinco
fueron entregados al contratista, requeridas en el presente contrato."
arlos, en aras del correcto
pero no entrega soportes que
funcionamiento de la solution integral
demuestren el uso de los mismos El contratista cumplie con este obligaciOn, conforme a lo de ofrecida por el contratista a la
o que efectivamente no se pactado y suministro los insumos y equipos requeridos para Registraduria. Cuya oferta no es de
entregaron.
cumplir con el objeto del contrato.
estricto cumplimiento, on cuanto a
calidades y cantidades de los
Respecto a las 2.043.855 tarjetas Las adiciones para la compra de equipos, se soportaron en equipos, coma on otros tipos de
decadactilares, la RNEC da las necesidades de la administraci6n, que surgieron en contrato, debido a que su
explicaciones e indica que se desarrollo del proyecto, no previstas en la propuesta inicial y responsabilidad es de resultado, de
utilizaron en la ejecucien del cuya fin Ultimo fue hacer un uso mas eficiente y fortalecer los conformidad con el paragrafo de la
contrato y que el contratista servicios del proyecto, es decir, contemplan un agregado al clausula 5 del contrato. Esto es, que
sobrepas6 la obligation de cumplimiento del objeto contractual, que surge como lo importante dentro de la ejecucien
suministrar 10.000.000 tarjetas y necesidad de la administraci6n durante la ejecuciOn del del mismo, es que haga entrega de la
por el contrario suministr6 contrato, tal coma se colige de la revision de los estudios de soluciOn exigida por la RNEC. El
12.350.000 tarjetas, dejando a necesidad y conveniencia para la adquisicion de los equipos. mismo consorcio incluy6 esto dentro

favor 306,145 tarjetas. Es de


de su oferta, cuando a pagina 1 del
precisar que la devoluciOn y uso En concordancia con lo anterior, lo pactado en las clausulas capitulo 17 que "los equipos y sus
de los insumos no se tuvo en 26 y 32 del contrato son claras al establecer que el valor del caracteristicas se dan solo a titulo
cuenta en la liquidaciOn del contrato es Calico para garantizar el cumplimiento del informativo y no comprometen a
contrato, los cuales aumentaban el contrato conforme a la oferta incorporada en la propuesta SAGEM.
Esta
lista
puede
valor del contrato; asi mismo, la que forma parte del mismo, oferta que no incluye los actualizarse de acuerdo a la
clausula senalaba que deberian equipos que fueron objeto de las adiciones.
evolucion de los modelos y su
ser devueltos al finalizar el
disponibilidad al tiempo del contrato,
contrato. Es importante precisar que ninguna de las adiciones sin costo suplementario".
contempla reajustes sobre los servicios ofertados
El hallazgo con presunta inicialmente por el contratista y tampoco corresponden a Con relaciOn a la Prorroga No 1 y
connoted& fiscal y disciplinaria se riesgos y contingencias derivadas de la ejecucion del Contrato Adicional 02, el 31 de
trasladara
a
las
instancias contrato, caso en el cual conforme a la clausula 32, debia diciembre de 2009 FECHA DE
correspondientes.
asumirlo el contratista, como en efecto lo hizo.
VENCIMIENTO DEL CONTRATO
de la gesti6n
057 DE 2005, se prorrog6 en tres
Asi las cosas, exigirle al contratista, so pretexto de la (3) meses el plazo de duracion y
modalidad de contrataciOn acordada, el suministro de ejecucion de EL CONTRATO a partir
equipos no incluidos en su propuesta inicial, conllevaba al del 1 de enero de 2010 hasta el 31 de
rompimiento del equilibrio econ6mico del contrato, por la marzo de 2010, por un valor de
lesion economica que representaba para el contratista el DOSCIENTOS OCHENTA Y DOS
suministro de bienes no contemplados en la oferta, con el MILLONES CINCUENTA Y CUATRO
consecuente enriquecimiento para la RNEC. Sobre este MIL PESOS ($282.054.000) M/L,
tema, el Consejo de Estado, Sala de lo contencioso incluido IVA, con la finalidad de
Administrativo, Secci6n Tercera, en sentencia 21588 de adquirir equipos (35 Impresoras
2002, sehalO:
Epson FX890 15 escaneres Epson
WOO y 75 captores de huella SAGEM
Legal, jurisprudencial y doctrinariamente se ha admitido MSO 300, para hacer "uso mas
la posibilidad de que el contratista pueda pretender la eficiente y fortalecer los servicios" del
adopci6n de medidas tendientes a restablecer el Proyecto PMTII.
equilibrio economic y financiero del contrato, teniendo
en cuenta que existen diversos factores que pueden dar Pese que en la liquidaciOn del
lugar a que "la economia del contrato se lesione, en contrato 057 de 2005, se desconto el
forma tal, que el contratista no solo pierde la posibilidad valor de Sesenta y Seis Millones
de una ganancia justa sino que incurre en perdidas que Novecientos Ma pesos M/CTE
deben ser indemnizadas". Se ha entendido que dicho ($66.900.000), por concepto de la
equilibrio, "implica que el valor econ6mico convenido devolucion de las 35 impresoras
como retribucion o remuneracion a la ejecucion perfecta antes mencionadas, de las cuales la
de sus obligaciones (prestaci6n del servicio o suministro Interventoria mediante el oficio GPde bienes, etc.) debe ser correspondiente, por INT-1673-09 del 28 de dicieMbre de
equivalents, al que redbird como contraprestaciOn a su 2009, a escasos dias de la
ejecucion del objeto del contrato; si no es asi surge, en terminaciOn del contrato tuvo que
principio, su derecho de solicitar la restitucion de tal emitir concepto sobre esta prOrroga.
equilibrio, siempre y cuando tal ruptura no obedezca a Debido que el estudio de necesidad
situaciones que le sean imputables".
de esta prorroga, pues fue apenas
elaborado el 28 de diciembre de 2009
Se ha sostenido tambien que dicho equilibrio puede verse y on consecuencia el concepto de la
alterado durante la ejecucion del contrato, por las siguientes Interventoria fue emitido el mismo dia
causas: actos o hechos de la administracion contratante, de la suscripci6n del estudio de
actos de la administracion como Estado y factores exagenos necesidad, lo que tradujo que a pesar
a las partes del negocio juridico.
de haber emitido visto bueno sobre
el Contrato Adicional No 02, no
En el caso de las adiciones al contrato 057 de 2005, ha evidenciO el sobre-costo del 76%
quedado demostrado que los bienes adquiridos a traves de frente a las mismas impresoras
tales adiciones no estaban contemplados en la propuesta y adquiridas por la entidad y
que la justificaciOn de las mismas surge de la enfidad suministradas por el mismo
contratante y no del contratista, por lo que no se admite la contratista, en virtud del contrato
existencia del dafio fiscal.
adicional 01 de 2009 al contrato 057
de 2005, circunstancia advertida por
Al respecto, la Honorable Corte Constitucional al referirse al la corn's& auditora de la Contraloria
dano fiscal ha sostenido: "Para la estimaci6n del dafio debe General de la Reptiblica modalidad
acudirse a las reglas generales aplicables en materia de Regular vigencia 2009 y que
responsabilidad; por lo tanto, entre otros factores que han de igualmente
permute
evidenciar
valorarse, debe considerarse que aquel ha de ser cierto, debilidades de Supervision del
especial, anormal y cuantificable con arreglo a su real Contrato 075 de 2005 sobre el
magnitud. En el proceso de deterrninacion del monto del concepto emitido por la Interventoria.
daft, por consiguiente, ha de establecerse no solo la
dimension de este, sino que debe examinarse tambien si Ahora con relaciOn a los bienes (15
eventualmente, a pesar de la gestiOn fiscal irregular, la escthneres Epson WOO y 75 captores
administraciOn obtuvo o no algOn beneficio." Sentencia SU de huella SAGEM MSO 300) que no
620 de 1996. M.P Antonio Barrera Carbone!).
fueron objeto de descuento en la
Yen sentencia C-840/2001 la Corte indica:
liquidacion del contrato 057 de 2010,
"...De otra parte destaca el articulo 4 el daho como ademths de ser sujeto de las mismas

fundamento de la responsabilidad fiscal, de modo que si no consideraciones efectuadas frente a


existe un perjuicio cierto, un dafio fiscal, no hay cabida para la celebraciOn del Contrato Adicional
la declaration de dicha responsabilidad. Por consiguiente, No. 1, vale la pena realizar las
quien tiene a su cargo fondos o bienes estatales solo siguientes precisiones:
responde cuando ha causado con su conducta dolosa o
culposa un dalio fiscal. El perjuicio material se repara Asf como en el Otro Si No 02, se
mediante indemnizaciOn, que puede comprender tanto el defini6 en su numeral 27 "... resulta
deli() emergente, como el lucro cesante de modo que el procedente sustituir la obligacion
afectado quede indemne, esto es, como si el perjuicio nunca inicial del mantenimiento de los
hubiera ocurrido. Asi, "el resarcimiento del perjuicio, debe equipos, consagrada en el numeral
guardar correspondencia directa con la magnitud del dello 18.1 del Contrato No 057, por la
causado mas no puede superar ese limite." Y no podria ser entrega de equipos nuevos ...",
de otro modo, pues de indemnizarse por encima del monto mediante este tipo de instrumento
se produciria un enriquecimiento sin causa, desde todo contractual u otro si las partes del
punto de vista reprochable..."
contrato 057 de 2005, tenian la
Con base en los argumentos y pruebas que se anexan, Klan contractual de pactar la
solicitamos retirar la incidencia fiscal del hallazgo, por cuanto entrega de los bienes objeto del
queda demostrado que en el presente caso no estan dados contrato adicional 02 (15 escaneres
los elementos que conforme a la ley 610 de 2000, pueden Epson V700 y 75 captores de huella
configurar dafio al patrimonio
SAGEM MSO 300), con cargo al
"...2. La Registraduria por concepto de rechazos asumi6 precio inicial y global del contrato sin
$359 millones y $261.5 millones por insumos (NI), lo cual no erogaci6n adicional alguna, de
era procedente, por cuanto de acuerdo con la estipulaciones conformidad con el numeral 7.7 del
contractuales, clausula 4 numeral 4.67 y el numera 7.7 de la contrato 057 de 2005,
clausula septima (7) y la clausula 26 y 32, se consagrO que independientemente de la falta de
los costos directos o indirectos, riesgos y contingencies planeaciOn en los terminos de
sedan asumidos por el contratista.
referencia o que no se hubiesen
incluido en la propuesta, dada la
Los anteriores valores no fueron reflejados en el Acta de naturaleza del contrato de Ilave en
Liquidation del contrato ni en los registros contables...".
mano que busca es una soluciOn
integral de modernizacien de los
Respuesta: ComunicaciOn RDRCI 1211
sistemas de Registro e IdentificaciOn
de la RNEC, y no sencillamente ser
Se reitera una vez mas al equipo auditor, que la entidad no un contrato de suministro.
asumi6 ninguna suma de dinero por los insumos de los
documentos procesados sin grupo sanguineo (NI) y tampoco Ahora con relaciOn al virtual
por los rechazos de documentos como se demuestra al desequilibrio del contratista, al existir
confronter los saldos pendientes por entregar al corte del incertidumbre sobre la existencia del
cierre del subproyecto de producciOn y entrega de mismo al fijarse en el contrato 057 de
documentos el 31 de diciembre de 2009, con lo 2005 un precio alzado propio de los
efectivamente recibido durante la ejecuciOn del contrato. contratos de "Have en mano", debe
Este ejercicio permite demostrar que no existe detrimento previamente ser demostrando, con el
patrimonial al Estado y, que por el contrario, la Registraduria fin de que se restablezca la ecuaciOn
Nacional del Estado Civil obtuvo un beneficio al proyectar el contractual mediante la adoption
recibo de un 2.5% adicional de insumos sobre el saldo pronta de las medidas, para lo cual
pendiente.
las partes pueden en aplicaciOn del
debido
proceso
administrativo
Las dos afirmaciones precedentes se prueban con base en suscribir los acuerdos y pactos
la documentaci6n y sustentos que se detallan a continuaci6n necesarios
sobre
cuantias,
que surgen de la realidad contractual y que comprueban con condiciones y forma de pago de
toda claridad que la Registraduria no sufrio afectacion gastos adicionales debidamente
patrimonial alguna por concepto de rechazos de cedulas o soportados, en aplicacien del articulo
documentos producidos sin el grupo sanguineo (NI), como lo 27, 68, siguientes de la Ley 80 de
ha entendido el equipo auditor.
1993 y dermas normas concordantes
sobre la materia, sin necesidad de
El contrato 057 de 2005 en su clausula 1a, relative al objeto exponerse a un riesgo de una
establece: "... El objeto de este contrato comprende, por demanda judicial.
cuenta y riesgo del CONTRATISTA....el suministro de los
insumos de fabricaciOn de los documentos de identificaciOn, Por lo anterior se debe reiterar que
la producci6n, valideciOn, elaboraciOn y entrega a LA deben existir evidencias tecnicas,
REGISTRADURIA de hasta 30 millones de cedulas de financieras
y
contables
que
ciudadania renovadas a las personas mayores de 18 afios y demuestren
que
los
cambios
de hasta 3 millones de tarjetas de identidad para menores propuestos alteran el equilibrio
entre los 14 y 18 arms " (Resaltado nuestro) obligaciOn econOmico del contrato 057 de 2005,
que se revalida en las clausulas 14.2.4.4 y 15 numerales contemplado en su Clausula 45,
15.1 y 15.2, que delimitan el alcance de la obligaciOn del segen la cual dicho equilibrio " ...se
contratista en materia de insumos circunscribiendolo haste encuentra
establecido
por
la
30.000.000 de cedulas de ciudadania y 3.000.000 de tarjetas asignacion de riesgos prevista en las
de identidad, acorde con el alcance del proyecto y la oferta clausulas precedentes, todos los
del contratista de cuya parte pertinente adjuntamos copia.29 cuales, junto con los bienes y costos,
mayores costos, indemnizaciones o
La Interventoria del contrato 057 de 2005, en cumplimiento reconocimientos a cualguier titulo

de sus obligaciones contractuales, estipuladas en el Contrato que pudieran llegar a generarse por
075 de 2005, que contemplan entre otras las de certificar e l a realizacion de los mismos, se
cierre de los distintos subproyectos, entre ellos, el de entienden remunerados plenamente
producci6n y entrega por parte del Contratista, con base en con los valores que fueron
las verificaciones necesarias para el cierre del subproyecto consdnados par EL CONTRATISTA
en cuestion, determin6 un total de $20.429.007 cedulas de on la oferta econOmica (...) (Negtillas
ciudadania y 634.676 Tarjetas de Identidad, entregadas por y cursive fuera de texto).
el consorcio SAGEM, en virtud de la ejecuciOn del contrato
057 de 2005 al 31 de diciembre de 2009.3
De lo anterior se colige que los
contratos adicionales 01 y 02 no
De esta forma, se estableci6 que el saldo de documentos de debieron ser pagados por la Entidad,
identidad a producir para cumplir lo establecido en el puesto que la naturaleza del contrato
Contrato 057 de 2005, correspondia a 9.570.993 cedulas de 057, de Ilave en mano31, establece
ciudadania, y para el caso de las tarjetas de identidad que el servicio prestado por el
2.365.324.
contratista incluye todos "los recursos

humanos, logisticos, tecnologicos y


Estas cifras no incluyen los documentos que presentan las prestacion de servicios tacnicos
causales de rechazo, tal como se senala en el acta de cierre especializados" 32 , es decir, que el
No. 10 emitida por la Interventoria para el subproyecto de consorcio tiene la obligacion, bajo lo
produce& y entrega, la cual, en el numeral 3.1.5 precisa:
pactado en el contrato, de provee r
"...en las cifras dadas anteriormente no estan considerados todos los bienes materiales o
los rechazos de documentos de identidad presentados inmateriales necesarios para e l
durante la producciOn masiva del subproyecto. Cabe anotar Optima funcionamiento del PMT II.
que la relaciOn y cantidades de dichos rechazos con carte al
31 de diciembre del 2009, fueron informados por el Lo que anterior se fundamenta en
Consorcio Sagem mediante comunicados de referenda que las clausulas contractuales
100201RNEC2013 y 100315RNEC2066 del 1 de febrero y consideran incluidos dentro del precio
15 de marzo de 2010 respectivamente..."
global del contrato los costos, gastos,
actividades o suministros adicionales
Resulta de la mayor importancia aclarar el tratamiento que que cumplan con las condiciones de
se dio a los rechazos, producto de las gestiones adelantadas ser requeridos para ejecutar el
por la supervision y la Interventoria, mediante las cuales contrato y de ser previsibles a la
finalmente se obtuvo que el consorcio SAGEM entregara una fecha de la presentaci6n de la
cantidad de insumos sabre el saldo que cumpliera con propuesta, como lo son los equipos
suficiencia, con la obligee& de producir los 30 millones de solicitados dentro de las adiciones del
cedulas y 3 millones de tarjetas de identidad que se caso, necesarios para la ejecuciOn de
establecio en el contrato 057 de 2005.
a segunda fase del PMT, como se
desprende de los estudios previos, en
En la verificaciOn adelantada por la Interventorla, cuyas l os cuales no se verifico su condiciOn
conclusiones se consignaron en el informe No. 76 del 24 de de previsibles.
mayo de 2010 y en el comunicado GP-INT-1825-10 del 9 de
J ulio de 2010, se estima que sobre el saldo de los insumos Esta situacian se genera por
que debia entregar el contratista, era necesario incorporar deficiencies en la planeaciOn del
un porcentaje de insumos adicionales para suplir rechazos, ontrato y por desconocimiento de las
y las partes concluyen que el porcentaje estimado de clausulas
contractuales,
que
rechazos previstos sobre la cantidad de documentos de conducen
a
una
gestiOn
identidad por producir para alcanzar el total de cedulas y antieconomica en la inversion
tarjetas de identidad era del 2.5%, con lo cual se aumentO la adicional de los recursos pOblicos,
cantidad de elementos que debia entregar el consorcio debido a que la adquisicion
Sagem.
contratada por los adicionales esta ya
se encontraba estipulada por lo
Bajo este contexto pasamos a demostrar que la Entidad no menos de forma implicita dentro del
contemplO, ni reconoci6 valor adicional alguno al contratista contrato inicial.
per concepto de insumos para la produce& de documentos
d e identidad, ni dej6 de recibir la totalidad de insumos Dade el hecho de que el precio de l
requeridos pare la producciOn de 30.000.000 de cedulas de contrato es global. Lo que conlleva a
ciudadania y 3.000.000 de tarjetas de identidad, durante la determinar que cuando el contratista
vigencia del contrato 057 de 2005. Por el contrario, con la incurra
en
"costos,
gastos,
formula implementada en el acta de cierre, el contratista no actividades o suministros adicionales"
solo se oblige a la entrega del saldo de insumos de la previsibles a la fecha de presentee&
obligee& contractual, a la devoluciOn de los insumos del de la propuesta y necesarios para la
acta 01 de 2005, sino a entregar insumos que representan ejecuciOn del contrato, estos mismos
un 2.5% adicional sobre estas cantidades, con lo cual, la ESTARAN A CARGO DEL
entitled obtiene un aprovechamiento maxima de los CONTRATISTA, debido a que los
materiales de la linea de produccion; gest& de la mismos se encuentran incluidos
supervisiOn e Interventoria que se vuelca en las cantidades dentro del precio global pactado y en
del acta tecnica final, en el acta de liquidaciOn y en la fiducia consecuencia la administracion no los
que ampara tales compromisos.
puede
reconocer,
i ndependientemente del medio
Como elemento probatorio, de control y seguimiento de la utilized) para elk), maxime cuando lo
existencia de todo este material, asi coma las operaciones contratado es una saluciOn integral,

de calculo para el total de insumos recibidos se soportan en debido al tipo de contrato escogido.

cada una de las actas de recibo de los insumos de


produccion (Kolas de Teslin y Rollos de laminaciOn anverso
y reverso) suscritas por parte del contratista y la coordinaci6n
de producci6n y envios, y verificadas por parte del
Interventoria, las cuales se utilizaron como instrumento de
formalizaciOn de este material a lo largo de la ejecuciOn del
proyecto, y mediante las cuales se realize el control el y
seguimiento, del ingreso del material para la producci6n de
Cedula a Ciudadania a la bodega de producciOn. (Se anexa
copia en fisico de las actas en 192 folios).

Frente a la adquisicien de escaneres


y captores biometricos, la RNEC, es
importante mencionar que son
usados para la digitalized& de las
tarjetas decadactilares de las oficinas
de M Registraduria y Centros de
Acopio del pais y para [lever a cabo
la autenticacion de la identidad de los
ciudadanos. Lo que hace a los
escaneres y captores biometricos,
adquisiciones previsibles dentro de la
De igual forma, mediante el oficio DRN-RDCI-408 del 27 de ejecucien del contrato.
abril de 2011, se explic6 como "pare el manejo de los
soportes, el Consorcio Sagem junto con la supervision, En el informe de auditoria de la
implementO un modelo de acta de ingreso de los insumos la vigencia 2009 el hallazgo relacionado
cual se adjunta copia envie como ejemplo, la cual este con los adicionales 01 y 02 al
debidamente formalizada por las partes, incluyendo el visto contrato 057 de 2005, quedo con
bueno de la coordinaci6n a la cual pertenece el insumo...", y incidencia administrativa dado que el
como estas actas acompafiadas del respectivo registro de contrato aOn no se habia liquidado y
imported& del material, sirvieron como base para las alli era la etapa contractual donde se
validaciones que efectu6 la Interventoria, tal como se constituye la oportunidad definitive
evidencia en el mencionado oficio.
para que as partes de forma correcta
se reconozcan el monto total de las
En el siguiente cuadro, se detalla la cantidad de material que prestaciones finalmente adeudadas,
ingreso durante la ejecucion del contrato y haste el 31 de por ende el no hacerlo en debida
diciembre del 2009 fecha en la cual culmin6 el subproyecto forma es lo que configure el hecho
de producci6n y entrega, para la producciOn de Cedulas de generador de un posible detrimento
Ciudadania.
patrimonial. Asi las cosas de care a la
etapa contractual de liquidaciOn la
El stock al 31 de diciembre del 2009, se compone de cual no fue objeto de revision por ser
material ingresado durante la ejecuciOn del contrato, del cual posterior desde luego a la auditoria
se reporto mediante el acta 930 del 31 de diciembre del 2009 en menden, es la raz6n del hallazgo
una cantidad de material, como no utilizado y disponible en ahora planteado el cual comprende
bodega, para la producci6n de cedulas de ciudadania.
nueva
informaci6n;
ello
independientemente de la expediciOn
Mediante el Acta de cierre No. 10 del subproyecto de de los conceptos que se surtieran
produccian y entrega, se hace el cierre del Ultimo como simplemente una action de
subproyecto con code del 31 de diciembre del 2009, segan mejoramiento, pero que no obstante
el cronograma y plan definido para el contrato 057 del 2005, cabe precisar aquellos no contienen
mediante el cual la interventoria hace las actividades de se reitera evidencias financieras o
vigilancia, control, seguimiento, verification y evaluation contables del aludido desequilibro
para el cierre del mismo.
econ6mico por parte de la RNEC,
aspecto determinants que se
Al 31 de diciembre del 2009 de todo el material ingresado, la pretendia dilucidar a fin de realizar
cifra total que la Interventoria, valid6 y aprob6 en el marco una correcta exigencia de las
del Subproyecto de Producci6n y Entrega, fue la producci6n clausulas contractuales que se viera
de 20.429.007 de Cedulas de Ciudadania como refiejada en la fiquidaciOn del contrato
correctamente elaboradas en cumplimiento de sus 057 de 2005.
obligaciones contractuales, estipuladas en el Contrato 075
de 2005, que contemplan entre otras las de certificar el A lo anterior, on aras de la realizacien
cierre de los distintos subproyectos, entre ellos el de de un estudio pormenorizado de la
producciOn y entrega, en el acta de cierre No. 10 del respuesta de la entidad, cabe
Subproyecto de producci6n y entrega sefialO:
precisar que si bien es cierto no
estaban incluidos on el listado de
... la Interventoria analize, corrobor6 y verificO, como consta bienes a incorporar a la soluciOn
en el informe No. 76 de Auditoria para verificaciOn de las tecnolOgica tambien es cierto que de
cifras de enrolamiento, Producci& y Entrega, de fecha 24 acuerdo
a
las
diferentes
de mayo de 2010, que la producci6n de documentos de esfipulaciones
contractuales
la
identidad para Cedulas de Ciudadania corresponde a obliged& del contratista era de
20.429.007, teniendo en cuenta la informed& suministrada resultado el cual comprendia todos
par el Consorcio SAGEM, mediante comunicados de los bienes necesarios para la
referencia 1 00122RNEC2000 y 100201 RNEC2013 de implementaciOn del proyecto PMT II
fechas 22 de enero y 1 de febrero de 2010 con el consecuente cumplimiento a
respectivamente...".
su vez de todas y cada una de las
obligaciones tanto explicitas como
Vale la pena decir, que el resto del material utilizado durante implicitas que sirvieran de medio para
la ejecuciOn del contrato que resulta de la diferencia entre las el logro de las finalidades buscadas
cedulas de ciudadania validadas como correctamente con el mismo, entre las cuales se
producidas y el total del material ingresado, corresponde a encuentra desde luego la Renovacien
todas lutes los rechazos (Reproducciones, Grupo sanguineo de hasta 30 millones de cedulas y 3
no informe "NI" y rechazos por (Giese de expediciOn, huella, millones de tarjetas de identidad de
foto firma, datos)), los cuales fueron asumidos en su menores de edad entre la edad de 14

totalidad econOmicamente por el contratista, pues la


Registraduria no elect& ningtin reconocimiento adicional por
ese material. Cumpliendo con la premisas del contrato 057
del 2005.

a 18 afios. Por ende si se aceptare


que los bienes adquiridos en los
contratos adicionales no estaban
incluidos en los equipos que debia
proveer el contratista en su soluciOn y
por ello era viable haber realizado las
adiciones, equivale a incurrir en una
contradicci6n,
toda
vez
ello
conllevaria ha haber comprado con
cargo al presupuesto del contrato 057
de 2005, bienes que no hacia parte
de la solution tecnolOgica contratada
excediendo en consecuencia "la
naturaleza juridica de Have en mano
del contrato aludido"

En conclusion, este totalmente desvirtuado lo mencionado


por el ente de control, en cuanto que la Registraduria haya
asumido valor alguno por concepto de rechazos
(Reproducciones, Grupo sanguineo no informe "NI" y
rechazos por (clase de expediciOn, huella, foto firma, datos)),
y por tal Tab& es un absurdo pensar que dichos valores
debian verse reflejados en el acta de liquidaciOn del contrato
057 del 2005, siendo que fue material asumido por el
Contratista a su cuenta y riesgo, que para el caso de
Cedulas estaba obligado a garantizar hasta 30 millones de
documentos. Lo anterior en cumplimiento de las obligaciones
clausula 4 numeral 4.67 y el numeral 7.7 de la clausula El argumento de la RNEC,
septima (7) y la clausula 26 y 32 y en virtud del la modalidad consistente en que los equipos objeto
del contrato Have en mano.
de los adicionales No 01 y 02 como
no estaban incluidos en los
A continuaciOn, se pasa a desglosar el total de insumos de entregables que debia proveer el
conformidad con los cortes correspondientes, seg& las contratista en su soluciOn y que por
etapas de ejecuciOn del contrato y su liquidacion, asi como ende, evidencian la planeaciOn y la
los pendientes por ingresar en virtud del contrato de fiducia. consecuente viabilidad de haber
El primer cone se hace a la fecha de cierre del subproyecto efectuado estas figuras juridicas; es
de produce& y entrega, 31 de diciembre de 2009, la table contradictorio pues ello comprueba
que se presenta a continued& resume la cantidad de que hubo debilidades en la
insumos ingresados desde el inicio del contrato 057 del 2005 planeacion de la soluciOn tecnolOgica
hasta el 31 de diciembre del 2009, con su respectiva pretendida, dado que en los
conversion a documentos, tanto para Cedula de Ciudadania entregables no se incluyeron los
como Tarjeta de Identidad.
captores biometricos, solo se
consideraron para el Subproyecto del
El segundo corte de ingreso de insumos se realizO con corte Web Service los siguientes
a 31 de agosto del 2010 como se muestra a continuacion. elementos:
Este corte se compuso de la cantidad de insumos que
quedaron en el almacen como stock de insumos de - (1) Servidor Web Service
conformidad con el acta 930 del 31 de diciembre del 2009 y
- (1) Arreglo de discos
las actas de ingreso de material al 31 de agosto del 2011.
- (1) Estee& de cargo
Con base en este corte se realize la liquidaciOn del contrato (1) Sofware
057 del 2005 y el saldo de insumos pendientes por entregar
y pager. Valor que se traslado a una fiducia constituida por
Es decir en el disetio de la solucion
el contratista y como beneficiario la RNEC. Al igual que el
no se consideraron los dispositivos
corte anterior se realize la respectiva conversion a
de entrada para la validaciOn y
documentos:
autenticacien de la identidad de los
ciudadanos, los cuales son
La siguiente table presenta los insumos ingresados con el necesarios para hacer use del web
primer corte de la fiducia al 31 de enero del 2011, con su service, hechos previsible dada la
respectiva conversion a documentos, tanto para Cedula de importancia para la funcionalidad de
Ciudadania como Tarjeta de Identidad.
dicho Subproyecto.
La siguiente table, presenta los insumos ingresados con el
segundo code de la fiducia al 30 de junio del 2011, con su
respectiva conversion a documentos, tanto para Cedula de
Ciudadania como Tarjeta de Identidad.

Con relacion a la cita por parte de la


entidad del articulo 2.060 del COdigo
Civil, por el aumento del precio por
agregaciones o modificaciones para
referirse al ajuste del precio en los
contratos pactados a precio Cinico
prefijado, cabe reiterar lo antes
mencionado con relaciOn a que
cuando el contrato es a precio global

Una vez realizados e ingresados los dos primeros codes de


la fiducia al 31 de enero y al 30 de junio del 2011, como se
evidencian en las dos tablas anteriores, se descuentan de la
fiducia quedando un saldo de insumos a ingresar con
o precio alzado, dado que existe un
posterioridad al 30 de junio del 2011.
Finalmente, al consolidar todos los subtotales se concluye
que el contratista entre& y entregara insumos para la
produce& de mas de 30 millones de Cedulas de
Ciudadania e insumos para mas de 3 millones de Tarjetas de
Identidad, de conformidad con la obliged& contractual.

gran riesgo para la parte contratista el


cual este cubierto tan bien que el
riesgo, al resultar el precio tan inflado
lo cubre suficientemente, pues, en la
variation en su valor Ilene en cuenta
el valor global del mismo.

Asi las cosas, el resultado de sumar las actas de recibo de Ahora a la luz de la clausula 1 del
los materiales ingresados las cuales se anexa copia de cada contrato, en la que se estipulo la
una de ellas como elementos probatorios en 236 folios, en obligaciOn de la renovaciOn de haste

las que consta su recibo por parte de los funcionarios de la 30 millones de cadulas de ciudadania
entidad encargados de la coordinaci6n de production y a las personas mayores de 18 efts y
envies, arroja que en resumen se han ingresado insumos de haste 3 millones de tarjetas de
para producir ms de 28.7 millones de Cedulas de identidad para menores entre los 14 y
Ciudadania y ms de 2.3 millones de Tarjetas de Identidad. 18 anos, acompanada de otros
Lo anterior sumado al saldo de insumos pendiente a entregar objetivos de modernization como la
con carte al 30 del junio del 2011, en virtud del contrato de validacien y autenticaciOn biomatrica;
fiducia, en resumen la entidad recibira insumos para 131.3 los bienes objeto de los adicionales
millones de Cedulas y 3.1 millones de tarjetas, cifra que 01 y 02 constituyen bienes que hacen
garantiza la production de los 30.000.000 de cedulas de parte de la soluciOn tecnolOgica y
ciudadania y 3.0000.000 tarjetas de identidad, asi como los consecuentemente obligaciones de
rechazos documentados durante la ejecuciOn del proyecto, medio y que se derivan para el
como obligaciOn contractual.
cumplimiento de algunos de los
Finalmente, a manera de explicaciOn el concepto de resultados perseguidos, para el que
rechazos esta compuesto y clasificado por los siguientes tres fue celebrado el contrato 057 de 2005
criterios, haciendo la aclaracien al grupo auditor que los con el contratista SAGEM.
rechazos por "grupo sanguineo no informe "NI" se encuentra
inmerso dentro de lo que es considerado como rechazos, por Asi las cosas, teniendo en cuenta
lo que tecnicamente los 261.5 millones de rechazos por NI que para poder cumplir la obligation
(Grupo Sanguineo no Inforrna) estan inmersos dentro de los de la renovation de los documentos
359 millones de rechazos.
de identidad la misma conlleva a su
vez la obligaciOn de medio de

Reproducciones
suministrar
la
infraestructura
>
Grupo sanguineo no informe "NI"
necesaria para el efecto, dentro de la
rechazos por (Giese de expediciOn, huella, foto cual estan los equipos como lo son
firma, datos)
las impresoras utilizadas en la tome
de datos biograficos para cumplir con
Se observa que la entidad no asumi6 valor alguno por dicha obligaciOn de resultado, dado
concepto de Rechazos (Reproducciones, Grupo sanguineo que era previsibles que las
no informe "NI" y rechazos por (clase de expedicion, huella, impresoras adquiridas bajo el PMT I,
foto firma, dates), en razan las atlas de ingreso de material entraban en obsolescencia al
las cuales se adjuntan como elementos probatorios, momento de desarrollarse y
evidencian que el material utilizado para la producci6n de cumplirse la meta fijada para la
documentos (correctos y rechazados), fue a cuenta y riesgo renovacidin.
del contratista asumiendo ellos el valor econ6mico de los
mismos, en cumplimiento de sus obligaciones contractuales. En raz6n a lo anterior es que debe
Asi las cosas, se le prueba al ente de control, la no entenderse que la inclusion de los
existencia de un detrimento patrimonial por concepto de bienes de los contratos 01 y 02 no
rechazos.
constituye ajuste de precio en
Este demuestra con absolute claridad que el contratista agregaciones o modificaciones a la
Consorcio SAGEM asumi6 al 100% el costo de la producci6n solution pues esta precisamente
de los documentos, incluidos lo que fueron rechazados, y por consiste en la modernization
ende la Registraduria no realize ninguna erogacion por este tecnolegica que le permitiera a la
concepto, como lo senala acertadamente la auditoria al RNEC, mejorar inclusive entre otras
indicar en su informe preliminar que: "Los anteriores valores cosas su infraestructura para cumplir
no fueron reflejados en el Acta de Liquidacion del contrato ni con el resultado de renovar los
en los registros contables.", porque como queda demostrado, documentos de los ciudadanos
la RNEC no asumie tales costos.
colombianos.
Como se puede verificar en los valores consignados en el
acta suscrita y avalada por la Interventoria del contrato, al Respecto a este hallazgo, en la mesa
contratista solo se le cance16 el saldo adeudado, sin efectuar final con la entidad, el Director de
reconocimiento de ningiim valor adicional o descuento por Vigilancia Fiscal, se compromehe a
insumos de producci6n por concepto de rechazos o NI.
formar un equine multidisciplinario
Con base en las explicaciones precedentes, en los soportes para su evaluation, del cual se
que se anexan y en los valores que se establecen en el acta recibie este analisis:
de liquidaciOn del contrato 057 de 2005, queda totalmente
descartada la configuraciOn del daiio fiscal. Sobre el De la abogada Cynthia Ferrer
particular, es preciso indicar que la jurisprudencia, la doctrina Bermtidlez:
y los conceptos emitidos por la misma Contraloria General
de la Repthlica como ente superior de fiscalizaciOn, han sido "Luego entonces, 19 asistia al
claros al senalar que el presupuesto basico para endilgar contratista asumir la dotacien de la
responsabilidad fiscal sobre quienes desarrollan gestion infraestructura tecnolOgica -la cual
fiscal, es la existencia del dar) o lo que es lo mismo la comprende hardware y softwarecerteza de su ocurrencia.
necesarios para modemizar y
optimizer los procesos de registro
Sobre este particular, la Corte Constitutional en Sentencia civil de la Registraduria Nacional,
C-340 de 2007 precise:
donde el remplazo de las impresoras
"... En el articulo 6, que contiene las expresiones en estado de obsolescencia de las
demandadas, la ley incluy6 una definiciOn de daft Registradurias municipales as una
patrimonial al Estado, que puede descomponerse asi:
actividad necesaria, y no constituye
a. En primer lugar la norma contiene una descripciOn del un valor agregado o un plus al
dano como fen6meno objetivo.
proyecto que no se hubiera

De acuerdo con la norma que se estudia, para que exista considerado al momenta de la
responsabilidad fiscal debe haber una "lesion del patrimonio contrataciOn inicial, mas aim cuando
pUblico", sin la cual no existe daho patrimonial al Estado. El conforme al dicho de la RNEC,
legislador utilize el concepto juridico de "lesion" para precisar dichas impresoras son necesarias
el concepto general de "dello" lo cual implica que debe para la operabilidad de los sistemas
tratarse de un daho antijuridico. (Resaltado nuestro)
informaticos y on especial del PMT
A renglen seguido, la norma senala cual es el objeto sobre el En este particular no hay que perder
que recae la lesion y expresa que este pueden ser los bienes de vista que la obliged& a la que se
o recursos phblicos, o los intereses patrimoniales del Estado. sometiO el contratista es de resultado,
Luego describe el contenido de la lesion, al indicar que esta por lo que no se concibe la entrega
puede consistir en menoscabo, disminucion, perjuicio, de una herramienta integral sin un
detrimento, perdida, use indebido o deterioro. (...)"
elemento de suyo necesario pare la

operabilidad del PMT, en las cuantias


Este criterio es el que acoge la Contraloria General de la requeridas. La operabilidad del
RepOblica en sus conceptos, a partir de lo preceptuado en la sistema es alga implicit de la
ley 610 de 2000, la cual dispone que para aperturar el obligaci6n establecida para el
proceso de responsabilidad fiscal, se requiere que "se contratista, no puede considerarse
encuentre establecida la existencia de un dano patrimonial al que un namero adicional de
Estado". Igualmente para proferir el fallo con responsabilidad impresoras genera modificaci& al
fiscal es necesario que "obre prueba que conduzca a la objeto contractual, mucho menos
certeza de la existencia del dario al patrimonio afico".
cuando
De esta forma la ley exige que para poder establecer la No se observe on la obliged& del
ocurrencia del dano fiscal, es necesario que el dano exista, contrato adicional No. 1 una variation
es decir que se haya consumado o producido.
on el objeto contractual pactado en el

contrato inicial, un imprevisible o una


Baja estas consideraciones y con base en el material situaciOn acontecida en el desarrollo
probatorio que se anexa, solicitamos respetuosamente al de la ejecucion que generara un
organ de control retirar la incidencia fiscal del hallazgo por eventual rompimiento a la ecuaciOn
cuanto queda demostrado que no se produjo detrimento contractual del contrato, o un
patrimonial al Estado.
imprevisible, (-az& por la cual le

correspondia al contratista y no a la
Insistir en tal afirmaci6n, implica para el ente de control, RNEC asumir la compra de las
asumir la carga de la prueba que soporte las aseveraciones unidades adicionales de impresoras.
tendientes a seiialar posible responsabilidad fiscal en la Ahora bien, frente al tema de
ejecucion del contrato No. 057 de 2005.
generacion de rompimiento de

equirthrio contractual, no hay


3. De otra parte, en los insumos entregados al contratista al evidencia de dicha situation en el
inicio de la ejecucion, los cuales debia devolver al finalizar el texto de la justificaciOn de la
contrato; incluia 660 tubos de tinta para reseria contratacion adicional.
dactiloscopica (valor no determinado) y 2.043.855 tarjetas
decadactilares por $163.5 millones.
El objeto del contrato adicional No. 2:

"CLAUSULA

CUARTA.

EL

Con relacion a los 660 tubos de tinta, la Registraduria, indica CONTRATISTA se oblige con LA
que no existia obliged& de devolverlos y por lo tanto no REGISTRADURIA a SUMINISTRAR
fueron objeto de cuantificacion y analisis en el Ada de Cierre en sitio central 35 impresoras Epson
No. 10 del subproyecto producci6n y entrega y anexa como FX-890 alistadas, 15 escthneres
soporte copia de oficio del 13 de febrero de 2006, mediante Epson V700 y 75 captores de huella
el cual el Gerente del Proyecto PMTII, inform6 la existencia SAGEM MSO300 para web service,
de los tubos de tinta en la Coordinaci6n de Almacen e de que trate el anexo tecnico que
Inventarios; asi mismo, copia de la comunicacion hate parte integrante del presente
060328RNEC065 del 28 de marzo de 2006, suscrito por el contrato adicional, y a realizar la
consortia SAGEM en donde indican que no van hacer use instalaciOn de los esceneres y
de ellos. Es de precisar que los soportes descritos no captores on las diferentes oficinas de
permiten establecer si los citados tubas fueron entregados o ciudades capitales de departamento
no al contratista. Adicionalmente, en la presente auditoria, en determinadas
por
la
comunicacion DRN-RDRCI-333 del 5 de abril de 2011, la REGISTRADURIA, de conformidad
Registraduria los incluye coma entregados al contratista, sin con la programaciOn que para tal
que se determine el use final dada a los citados tubos.
efecto acuerden las partes."
En la respuesta a la comunicacion del hallazgo la RNEC En el studio de conveniencia de la
express que cometieron un yerro, al incluir en el oficio compra de dichos equipos, la RNE
RDRCI-333 los tubos coma entregados al contratista, sin esgrime coma parte de los
embargo, no suministra soportes que demuestren tal argumentos: " (...) Dentro de los
situation y/o el use de los mismos.
elementos necesarios para la entrada

on servicio del aplicativo, se requiere


la adquisici& de dispositivos tales
coma escaneres, los cuales se
Con referencia a lo expresado por parte del equipo auditor utilizaran para la digitalized& de las
en el Informe, se reitera lo informado en el oficio RDRCI-501 tarjetas decadactilares en las
del 20 de mayo de 2011 y hate las respectivas aclaraciones, diferentes oficinas de la
el Contratista el Consorcio Sagem no debia devolver los 660 Registradurias y centros de acopio

Respuesta:

tubos teniendo en cuenta como primera instancia que dentro del pals, con e/ fin de dar continuidad
del Acta 01 del 30 de diciembre de 2005 no se incluyen los al plan de choque y mejorar las tasas
660 tubos de tinta para resefia, los insumos que se de producci6n en las ciudades que
relacionan como entregados formalmente por parte de la aim tienen dificultades para alcanzar
Registraduria Nacional del Estado Civil hacia el Contratista el las cifras esperadas, de la misma
Consorcio Sagem son Rollos de Laminado Anverso, Rollos forma, para envier la informed& de
de Laminado Reverso y Hojas de Teslin.
las tarjetas digitalizadas, para ser
cotejadas a nivel central; edemas, se
Tal como el mismo equipo auditor lo cita y se expres6 en el hace necesario adquirir captores
oficio RDRCI-333, desafortunadamente se cometi6 por biomOtricos
especificos
del
nuestra parte un yerro at citar los tubos en el listado de webservice, para dotar a las
insumos en la vineta 4 de la lista de insumos entregados al principales ciudades del pais, can el
contratista, sin embargo, tal como se expres6 en el mismo fin de poder Ilevar a cabo los
oficio (RDRCI - 333) en el parrafo inmediatamente continuo, aplicativos de autenticaciOn de la
los tubos no estan pendientes de entrega seg0n el Acta 10: identidad de los ciudadanos, asi
"...los insumos antes relacionados fueron considerados para como tambian una serie de
el proceso de liquidacian del Contrato 057 de 2005 de la impresoras de punto, las cuales
siguiente manera: en el Acta de Cierre No 10 "Subproyecto seran entregadas on las oficinas on
de ProducciOn y entrega a las Capitales de los las cuales no hicieron parte dentro de
Departamentos de los Nuevos Documentos de Identidad" las ultimas adquiridas y que estan
suscrita el 27 de Julio de 2010 por las partes, en su numeral pendientes por ser dotadas. Hay que
3.1.6. en el literal b, se contemplan los insumos de resaltar que las oficinas que no
producci6n a devolver por parte del contratista can cone a 31 cuentan can estos perifericos, no
de diciembre del 2009...".
podrOn hacer use de varies de las
opciones que brinda el webservice,
Haciendo enfasis en lo expresado, en el oficio las cuales son parte importante de la
060328RNEC065 el Consorcio SAGEM expreso "... el finalidad para la cual fue disefiado y
Consorcio SAGEM hara la entrega de los kits de desarrollado, teniendo on cuenta que
enrolamiento compuestos por Planchuelas, Radiilos y Tinta, es a travEs de estos dispositivos que
para ser utilizados en el periodo de enrolamiento masivo "en se realize la entrada de datos para la
papel", para toda la poblaciOn objetivo definida en el Contrato validaciOn y autenticaciOn de la
057 de 2005, raz6n por la cual no se hara use de los 660 identidad de los ciudadanos(...)
tubos de tinta para resefia dactiloscOpica...", los tubos de actividades que bacon parte de las
tinta forman parte de los Kits de enrolamiento en papel bondades del PMTII y por ende de la
suministrados por el Contratista y tal como lo expres6 el misi6n de la Registraduria Nacional
mismo Consorcio SAGEM no recibia los tubos de tinta que del Estado Civil, as! mismo, los
existian en la RNEC, por ende no utiliz6 los citados tubos, dispositivos de salida como las
raz6n por la cual no se relacionan en el Acta de Cierre No 10 impresoras".
del Subproyecto Produccion y Entrega a las Capitales de los
Departamentos de los Nuevos Documentos de Identificacion, TamblOn se debe verificar que las
la cual fue disenada, analizada y aprobada por las partes del adquisiciones hechas en este
Contrato 057 de 2005 (Consorcio Sagem, Interventoria adicional son requeridas para la
CIDLIS UIS y Registraduria Nacional del Estado Civil) y que funcionabifidad y operatividad del
reafirma que el Contratista el Consorcio Sagem no debia webservice, o lo son para repotenciar
entregar los tubos porque nunca los recibi6 y que no los o anadir valor agrogado al servicio;
utilizO. Tal y como se expresa dentro de la citada Acta 10 en para determiner entonces quien debe
su numeral 3.1.4 en el cuadro No 2 lila 2, el said por asumir el pago de los mismos.
entregar por el consorcio Sagem de Kit de resefia (tinta,
planchuela y rodillo) en cern (0).
Se observe que par medio del oficio
RDRCI-1195 de 28 de diciembre de
Los tubos citados por parte de la Comisi6n Auditora de la 2009 de solicitud de adicion y
Contraloria General de la Republica son serialados en los prerroga al contrato No. 057-2005 se
comunicados referenciados 13 de febrero de 2006 y del 21 lee: "De otra parte, se hace necesario
de febrero de 2006 los cuales fueron enviados como la necesidad de adquirir los equipos
documentos adjuntos en el oficio RDRCI 333 del 5 de abril que se relacionan, teniendo en
de 2011 enviado como respuesta al oficio ARRN 030; en el cuenta las siguientes razones, as!:
primero de estos (oficio del 13 de febrero de 2006) un escrito escaneres para apoyar el contra de
netamente informativo se indica ".., on la CoordinaciOn de acopio piloto y algunos centros de
Almacon e Inventarios de la RNEC, a la fecha solo existen acopio segan los acumulados
660 tubos del material referenciado..."; on el segundo oficio existentes, captores de huella con el
(del 21 de febrero de 2006) se hace referencia a Tarjetas fin de potencializar el use del
decadactilares y no a tubos de tinta.
webservice y respecto a las
improsoras para emptier la capacidad
De forma equivocada en el informe se expresa que "no de impresiOn on las oficinas remotes
suministra soportes que demuestren tal situacion y/o el use de la RNEC, (...)"
de los mismos", sin embargo, la Registraduria Nacional del
Estado Civil tiene y entreg6 como soportes de la no En el estudio de necesidades y
utilizacion de los mismos, los oficios citados anteriormente, conveniencia para la adici6n valor al
que para nuestro caso, son elementos suficientes can los contrato, "(...) Con la entrada on
cuales se expresa que los tubos que los mismos no fueron operacion del sistema Webservice es
entregados ni utilizados por parte del Contratista Consorcio necesario fortalecer los mecanismos
Sagem.
can los que se cuenta actualmente la

Registraduria Nacional de/ Estado


Por otra parte, hay que resaltar que en la Registraduria Civil pare hacer use de las diferentes
Nacional del Estado Civil los tubos de tinta, que son funcionalidades que brinda este
elementos consumibles, no son utilizados rinicamente para el nueva herramienta, en las principales
enrolamiento en papel, estos son utilizados tambien en ciudades y municipios que integran el
cumplimiento de las funciones misionales de la entidad, tales territorio nacional que estaran en
modo online, para asi brindar a estas
como:
Diligenciamiento de Formularios E-3 (Resena de oficinas la posibilidad de hacer use
impresiones en los procesos de inscription de en su totalidad de las
cedulas de ciudadania para cambio de sitios de funcionalidades. (..) Dentro de los
elementos necesarios para la entrada
votacion previo a las jornadas electorates).
Diligenciamiento de formularios en jornadas en servicio del aplicativo, se requiere
electorales (tales como en el E-11 para la captura de la adquisiciOn de dispositivos tales
de las impresiones en as jornadas electorales a como esconeres, los cuales se
los sufragantes, formularios de jurados de utilizaran para la digitalizacion de las
tarjetas decadactilares en las
votaciOn, escrutinios entre otros).
Captura de las resenas de las huellas plantares o diferentes oficinas de la Registraduria
dactilares pare la inscription de los Registros (...) se hate necesario adquirir
Civiles (de nacimiento, matrimonio y/o defunciOn), captores biometricos especificos del
webservice, para doter a las
tanto para los inscritos, como para testigos.
Captura de las resenas de las huellas dactilares principales ciudades del pais, con el
para la tarjeta de identidad rosada (para nirios de 7 fin de poder fievar a cabo los
aplicativos de autenticaciOn de la
a 14 altos).
Captura de las resenas de las huellas dactilares identidad de los ciudadanos, asi
tambien una serie de
para los procesos adelantados para establecer la como
plena identidad de ciudadanos para la impresoras de panto, las cuales
investigation de dobles cedulaciones, posibles serail entregadas on las oficinas en la
suplantaciones y/o certificaciones de contrasehas cuales no hicieron parte dentro de las
(Adelantados por la entidad o para tramites para tiltimas adquiridas, (..)"
entidades de seguridad).
Captura de las resenas de las huellas dactilares Hay que resaltar que las oficinas que
para las certificaciones de contrasenas de no cuentan con estos perifericos, no
documentos de identidad solicitados por los podran hacer use de varies de las
options que brinda el webservice,
ciudadanos
las cuales son parte importante de la
Entre otros.
finalidad para la cual fue disehado y
Por lo cual, no existe prueba que el contratista haya recibido desarrollado, (...) actividades que
dichos elementos y mucho menos puede hablarse de que hacen parte de las bondades que
deja el PMTII y por ende la misiem de
exista un dant) patrimonial.
la Registraduria Nacional del Estado
Civil, asi mismo, los dispositivos de
Tarjetas Decadactilares
salida como lo son las impresoras."
Con referencia a las Tarjetas Decadactilares, tal como se
expresO en las respuestas dadas al equipo auditor RDRCI- En ese orden de ideas, elementos
561, y, se reitera que el suministro de insumos a que estaba como escaneres, impresoras y
obligado el contratista segOn la clausula mencionada, fue captores biometricos son necesarios
transversal a la ejecuciOn de los subproyectos de para la funcionabilidad del
webservice, obligaciOn a la que
enrolamiento y de producci6n y entrega.
inicialmente se comprometi6 el
Es necesario recordar que el contratista estaba obligado de contratista con la suscripci6n del
acuerdo a lo establecido en la clausula 14.2.3. del Contrato contrato No. 057-2005 y an los
057 de 2005 a entregar 10.000.000 de tarjetas terminos generates de su oferta. El
decadactilares correspondientes al 30% del total de 33 contratista debi6 a bien tener en
millones de solicitudes. Con el fin de no impactar la cuenta los elementos necesarios para
prestaciOn del servicio al inicio del contrato, la Registraduria garantizar a la RNEC la
Nacional entrego al consorcio SAGEM dos millones cuarenta funcionabilidad del webservice y la
y tres mil ochocientas cincuenta y cinco (2.043.855) tarjetas operatividad del mismo con el fin de
decadactilares, que en virtud del propio contrato debian ser acceder a los beneficios de dicha
aplicacion. La necesariedad de estos
devueltas por el contratista.
articulos para la funcionabilidad del
Gracias a la action de la supervision y a la interventoria, webservice viene indicada aim los
durante los analisis para el cierre se evidenci6 que el terminos de referencia en el
contratista Sagem con corte a 12 de julio de 2010 habia subproyecto del webservice, y
suministrado los insumos (tarjetas decadactilares) a los aunque este documento no hien
cuales estaba obligado en el enrolamiento correspondiente a fuerza vinculante para el contratista,
diez millones asi coma dos millones cuarenta y tres mil es declarativo de las situaciones
ochocientas cincuenta y cinco (2.043.855) adicionales para previas estimadas como requeridas
reintegrar los suministrados al inicio del mismo para un total por la entidad, delimitantes del objeto
de dote millones cuarenta y tres mil ochocientas cincuenta y a contratar.
cinco de tarjetas decadactilares (12.043.855), tal como el
contratista lo reconoce en el oficio 100712RNEC2209 del 12 Por lo anteriores motivos el hallazgo
debe mantenerse".
de Julio de 2010.

Mediante oficio DRDRCI 522 del 29 de Julio de 2010, Por su parte, el abogado Horacio
suscrito por la Supervision del Contrato y dirigido al Lopez Mosquera, indica:
Consorcio SAGEM, se evidencia el suministro del material
necesario para el proceso de enrolamiento de la poblacion "De/ analisis de los tarminos de
objeto del contrato. En virtud del mencionado oficio, se referencia, la oferta, la modalidad del
conmin6 al consorcio a hacer la entrega del faltante, contrato y
la complejidad que
correspondiente de 43.855 tarjetas decadactilares, para demandaba su ejecucien, se inhere
completer las tarjetas iniciales puestas a disposici6n en que el costa de los elementos
delegaciones y oficinas centrales, habida cuenta que ya se suministrados quedan comprendidos
habia surtido el suministro de dos millones (2.000.000) de dentro del alea normal del contrato,
tarjetas en la medida que se superb el compromiso los que debia asumir el contratista.
contractual de diez millones de tarjetas asi:
No existe prueba real, indicative que
dichos
insumos
fuesen
En atenci6n a lo observado, el Consorcio SAGEM mediante extraordinarios, imprevisibles y
comunicacion 10081 9RNEC2248, informa a la Supervision anormales al componente que
sobre la adquisicion de trescientas cincuenta mil (350.000) implicaba la ejecucien del objeto
tarjetas decadactilares, de lo que se concluye que se contratado, requisitos determinantes
devolvi6 y utilizo en el proceso el material entregado por la para que la entidad estatel
Registraduria correspondiente a 2.043.855 tarjetas. Es ms contratante se viese brigade a
acorde a esta cifra, se suministraron por parte del contratista reparar la ecuaci6n econamica del
trescientas seis mil ciento cuarenta y cinco (306.145) tarjetas contra to.
decadactilares sobrantes que se destinaron al proceso.
Asi las cosas, el costo de la
Por tal raz6n se prueba y reiteramos que el contratista renovacien y/o actualizacien de
entreg6 el material Decadactilar requerido para el equipos, como los que fueron objeto
enrolamiento en papel de todos los documentos producidos de los adicionales, debian ser
en marco del PMT II, el material decadactilar inicialmente asumidos por e/ contratista, maxime
entregado a SAGEM por parte de la Registraduria Nacional que el conocia muy bien la primera
del Estado Civil, que fue devuelto en su totalidad.
fase, porque la habia desarrollado.
Se adjunta nuevamente copia de las actas de entrega de Aunado a lo precedente, no aparece
tarjetas decadactilares y remisiOn como prueba, con las el mas minimo indicio del cual se
cuales se puede verificar las cifras de tarjetas entregadas por deduzca que de asumir el costo de
parte del Contratista Consorcio Sagem a la RNEC, en los adicionales, al contratista se le
cumplimiento de las obligaciones contractuales, privase de las ganancias y/o
adicionalmente, a continuaciOn se presenta un cuadro utilidades razonables, que hubiera
resumen con el detalle de la entrega de las decadactilares:
obtenido si la relaciOn contractual
hubiera poclido cumplirse en las
CUADRO DE DECADACTILARES ENTREGADAS CONTRATO 57 condiciones tenidas en cuenta
inicialmente. Es mas, no obra la mas
Remisiones
Cantidad
Total
minima prueba indicative de que, por
N
Fecha
(Panamerican
Decas
decas
asumir dicho costo, se to llevase at
N Facture
Facture
a)
Entregadas
facture punto de pardida, por ende no existia
217709
200.000
nada que equilibrar desde el punto de
vista economico".
218805
146.000
216992

151408

03/08/2006

216836

279.000
75.000

216575
216534

50.000
50.000

217472

200.000

224.842
225311

100.000
74.000

224404
224745
224095

50.000
150.000
94.000

224403
223995
224395

50.000
56.000

223850
223895
223702
223726
223095
223701
222969
2

154943 08/11/2006

157358

18/01/2007

222970
231543
231544
229005
229310

38.000
54.000
56.000
54.000
46.000
110.000
42.000
21.000
5.000
247.000
247.000
44.000
100.000

El Coordinador de Gestion presenta


los comentarios, a partir del concepto
rendido por los abogados que fueron
1.000.00
designados para revisar el tema:
0
En el concepto se concluye que se
debe mantener el hallazgo, supongo
que tal como quedO en el informe que
se trasladO a la entidad. Sin embargo,
en desarrollo del concepto se
encuentra informaci6n y elementos
de juicio que no se tuvieron en cuenta
o quedaron incluidos en el hallazgo,
tales como el analisis que se hace
con base en los entregables
relacionados en la propuesta del
contratista, asi como el alcance del
objeto del contrato a partir de los
conceptos de modernizaciOn
tecnolOgica y contrato Have on mano
1.000.00 o a "precio alzado".
0

1.000.00
0

Empero, sin desconocer los anodes


del concepto, on este ni on el
hallazgo, se determina el marco o
alcance material y tecnico de los

158333 15/02/2007 ,

158393 19/02/2007

159068 06/03/2007

159608 22/03/2007

160473 18/04/2007

161016 03/05/2007

10

170821 . 04/03/2008

11

171268 17/03/2008

229003
229004
227465

80.000
128.000
30.000

229002
232079
232080
233863
233864
234738
234739
234736
234737
234734
234735
234733
236212
236213
236211
236210
236207
236208

124.000
200.000
200.000
200.000
100.000
70.000
10.000

235975
238782
238781
238779
238780
238777
238778
238775
238774
238772
238773
238770
238771
238768
238769
238767
238758
238756
238757
238753
238755
238751
238752
238728
238749
238707
238727
238705
238706
239243
239244
239242
262773
262777
262767
262769

100.000
70000
60.000
30.000
13.000
120000
150.000
100000
88.000
5.000
150.000
10.000
4.000

262766
264202
264437
263736
263737
263504
263735
263502
263503

10.000
150.000
30.000
20.000
10.000
50.000
50.000
100.000
100000
100.000
100.000

conceptos modernizacion tecnologica

y solucion integral con base en todos


los instrumentos que conforman el
contrato, con el fin de bajar esos
conceptos teoricos a bienes y
servicios
determinados
y
400.000
cuantificables, y nadir de este
ejercicio establecer si los equipos
300.000 objeto de los adicionales estaban
previStOS 0 no en los pliegos, en la
oferta o en el contrato, 0 debiendo
estarlo no lo estuvieron, o por el
contrario, como lo sostiene la entidad
eran un plus tecnolOgico a manera de
mejora de lo acordado entre las
300.000 partes y ejecutado por el contratista.
En tal sentido y de acuerdo con la
premisa que se escoja, se tendria un
efecto o connotaciOn diferente, pues
a manera de ejemplo si tomamos la
premisa intermedia de que el
contratista debi6 asumir los costos de
600.000 los equipOS que fueron objeto del
adicional porque el objeto y
naturaleza del contrato era Have en
mann y a todo riesgo, que sentido
tendria entonces que en el pliego de
condiciones se le exigiera at
contratista incluir en la oferta la
relaciOn de entregables y la cantidad
de cada uno, tal como ocurre con las
impresoras ofrecidas para
las
Oficinas de la Registraduria a nivel
nacional. Veamos:
"Capitulo
17.
Relacian
de
entregables, punto 17.3: "Oficinas de

10.000
10.000
10.000
30.000
30.000
30.000
55.000
15.000
100.000
10.000
150000
100000
100.000
150.000
200.000
200.000
100.000
100.000
200.000

100.000
50.000
500.000
150-000
200.000
100.000
50.000
40.000
150.000
10.000
60.000
100.000
40.000

Registro Civil: Las nuevas &Minas de


Registro civil estan compuestas par
(...) Impresores, model propuesto:
Epson LX1170, laser monhochrome,
5 ppm, 9 agujasx136 columns, en
cantidad de 900".Negrilla por fuera.

Del
anterior
planteamiento
y
partiendo de la base de que los
equipos
comprados
no
se
encontraban incluidos de manera
particular y concreta en las pliegos, la
oferta y el contrato, surge la pregunta
que nos hemos hecho en varias
2.000.00 ocasiones con el doctor Ferney, pero
0
que no ha sido resuelta de manera
tecnica, y es la siguiente:
Los elementos comprados en virtud
de los adicionales 1 y 2 (lmpresoras y
scanner
biometricos)
eran,
al
momento
de
la
contrataci6n,
esenciales para el funcionamiento del
1.000.00
Web Service y la oficinas de la
0
Registraduria, de tal forma que sin
ellos no se hubiera podido entregar la
1.000.00
soluciOn integral objeto del contrato,
0
o si por el contrario, representaban
una mejora o plus a dicha solucion?
400.000

En los papeles de trabajo de la


Ingeniera contratista, asignada como
apoyo al equipo auditor reposa el
siguiente concepto tecnico:

263321
263469
263067

12

171853 05/04/2008

263068
263065

20.000
15.000
15.000

263066
263063

35.000
80.000

263064
263061

50.000
50.000

263062
263059

20.000
5.000

263060
263056

10.000
5.000

263058
263054

5.000
10.000

263055

5.000

263051

5.000

263050
263048

5.000
5.000

263049

5.000

263047

5.000

264848
264849

50.000
150.000

264850
264980
264981

100.000
150.000
50.000

265033
265066

100.000
50.000

265650
265651

100.000
50.000

265723

140.000

265725

60.000

302528

200.000
14.000

302529
302530
302531
302532
302533
302534
302535
303241
303242
303243
303244
303254
303245
303246
303247
303248
303249
303251
303252
13

187148 04/08/2009

14

191258

14/12/2009

50.000
50.000

85.000
40.000
37.000
17.000
9.000
45.000
40.000
50.000
55.000
45.000
45.000
25.000
40.000
20.000
60.000
100.000
35.000
5.000

303253

5.000

303255
315802

28.000
50.000

316123
316126

45.000
4.000

316127
316128
316130
316132

50.000
10.000
10.000
6.000

316134
316155
316156
316157

5.000
25.000
15.000
5.000

316158
316159

20.000
35.000

"...frente a la adquisici6n de escaners


y captores biometricos, la RNEC en
el estudio de necesidades y
conveniencia a pagina 10 eslipu16
que estos man Mementos necesarios
para la entrada en servicio del
aplicativo web service, que hace
parte de uno de los subproyectos del
PMTII. Suministros usados para la
digitalizacion
de
las
tarjetas
decadactilares de las oficinas de la
Registraduria y centres de acopio del
pais y para !lever a Gabe los
aplicativos de autenticacion de la
identidad de los ciudadanos. Lo que
hace a los escaneres y captores
biometricos, adquisiciones previsibles
dentro de la ejecucion del contrato.
Estas ultimas consideraciones son
pertinentes frente a la posterior
afirmaciOn de la entidad relative a la
supuesta interpretacien textual y a
letra roalizada por el equipo auditor a
la clausula 7.7 del contrato, debido a
que desde 1- los terminos de
referencia (cuyas exigencies tecnicas
van dirigidas a la soluciOn que
quieren implementer on la RNEC
dentro de la segunda fase del
proyecto de modemizaciOn, y no a
exigencies de los medios a utilizer
por el contratista para ello), 2- la
1000000 oferta del contrato (que coma se
mencion6, incluye los entre gables,
con la aclaracien que dicha lista no
compromete a SAGEM), 3- el tipo de
contrato de Wave on mano; y, 4- las
cleusulas contractuales citadas como
fuente del hallazgo, se debe concluir
que
los
elementos
adquiridos
mediante las adiciones 1 y 2 del
contrato 057 de 2005, se encuentran
incluidos en el precio global del
mismo, y por ende of pago de estos
por parte del contratista no generaria
desequilibrio econ6mico del contrato.
En concordancia a lo pactado on las
clausulas 26 y 32 del contrato 057 de
2005, son dares al establecer que el
valor del contrato es (laic para
garantizar el cumplimiento del
contrato conforme a la oferta
incorporada on /a propuesta que
forma parte del mismo, oferta que no
previo en la propuesta initial los
1000000 equipos que fueron objeto de las
adiciones y1 y2 (sic), Por lo anter