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INTRODUCCION

El primer Archivo del Ministerio de Economa y Trabajo controlaba los expedientes y otros
documentos de aquella poca, usando los sistemas de archivo siguientes: Alfanumrico,
correlativoydecimalparacontrolarlosoficios.

Actualmente se ha denominado al Archivo del Ministerio de Economa con el nombre de Jorge


Luis Cabrera de Len, debido a la trayectoria, valores, mritos, colaboracin y conocimientos,
que el mismo ha aportado a la Institucin, segn Acuerdo Ministerial 3042003 de fecha 18 de
juniodel2003.

ElArchivoCentraldelMinisteriodeEconoma,eselencargadodelaorganizacin,preservaciny
serviciodelpatrimoniodocumentalproducidoporelMinisteriodeEconomaenelejerciciodesus
funcionesyactividades.

Elarchivoestadivididoentrespartes,siendoestaslassiguientes:

Histrico
Intermedio
Activo

ORGANIZACIN

AsesordeArchivo

EncargadodeArchivo

secretaria/Digitalizador

JefedeInformacion,
RecepcionyArchivo

EncargadoExpedientes

EncargadoLeyes/archivo
Anexo

EncargadoAntecedentes

EncargadoResoluciones

FUNCIONESDELARCHIVO
SonfuncionesdelArchivoCentral,lossiguientes

1. Recibir,recopilar,revisar,registrar,guardarycustodiarlosexpedientes,resoluciones,
acuerdos,antecedentesydocumentosqueseanremitidosparasuarchivo,ascomoel
DiariodeCentroAmrica.
2. Atenderlassolicitudesdesalidadeexpedientes,antecedentesydocumentos.
3. Incorporarasusantecedentesqueobranenelarchivo,losdocumentosrecibidoscon
posterioridad.
4. Facilitarlosexpedientes,antecedentes,resolucionesyacuerdossolicitadosparaser
consultados.
5. Incorporarlosexpedientesdevueltos,allugaroriginalmenteasignado.
6. Velarporquelosexpedientesnosufranalteraciones,extraccindefolios,desapariciones,
seaenformadolosa,culposaoaccidental.
7. Reproducirlosdocumentosqueseandemayorconsultaolosqueseencuentranms
deterioradosparaprocurarlaconservacindelosmismos.
8. Organizarelfondodocumentalespecializadoentemasarchivsticosehistricosdel
Ministerio
9. Manteneractualizadoelserviciodeinformacinposibleparacontarconunarchivotanto
documentalcomovirtual.
10. Digitalizarlamayorcantidaddeinformacinposibleparacontarconunarchivotanto
documentalcomovirtual.
11. Otrasobligacionesrelacionadasconelmbitodesucompetencia.

PROCEDIMIENTOSY/OINSTRUCCIONESDETRABAJO
INGRESODEEXPEDIENTESALARCHIVO:
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RecibirexpedientesdeSecretaria
Revisarsicontienenmerodeexpedienteyresolucin
Foliarexpediente.
Ingresoalsistema(nmerodeexpediente,empresa,naturalezadeexpedientey
folios)
Etiquetadeexpediente
Digitalizarexpediente
Guardarenservidoreldocumentodigitalizado
Guardarexpedientecorrespondientealaodeemitido.

CONSULTADEEXPEDIENTES:
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Solicitarexpediente(correoelectrnico,escrita)
Buscarenelsistemaelexpediente
Formulariodeconsulta,autorizadoporjefeinmediato
Entregadeexpedientealsolicitanteycopiadeformulario
Registrarprstamodeexpediente
Recepcindeexpedienteyselloderecibido
Registrardevolucindeexpediente
Colocacindeexpedienteenarchivo

Vaelectrnica
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Solicitarexpedienteporcorreoelectrnico.
Registrarconsulta
Buscarexpedienteenservidor
Enviarcorreoelectrnicoadjuntandoexpediente

INGRESODERESOLUCIONES:
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RecepcinderesolucionesdeSecretaria.
Ingresoalsistema(No.Deresolucin,fecha,naturaleza)
Digitalizarresolucin
Guardarresolucinescaneadaalservidor
Archivarresolucin
ndicederesoluciones

CONSULTADERESOLUCIONES:
1.
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Solicitarresolucin(telfono,vacorreooescrita)
Bsquedadelaresolucinensistema
Reproduccinderesolucinparaquienconsulta
FormulariodeConsultaautorizadoporjefeinmediato

5. Entregaderesolucinyfirmadequienrecibe
VaElectrnica:
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Solicitarresolucinporcorreoelectrnico
Bsquedaderesolucinensistema
Bsquedaderesolucinenservidor
Registrarconsulta
Enviarcorreoelectrnicoadjuntandoresolucin

INGRESODEANTECEDENTES:
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RecepcindeantecedentesdeRecepcineinformacin
Ingresodeantecedentesalsistema.
Archivarantecedentes
ndicedeantecedentes

CONSULTADEANTECEDENTES
1.
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Solicitarantecedente(correoelectrnico,telfono)
Bsquedadeantecedenteensistema
Formulariodesolicitudfirmadoporjefedeinmediato
Entregayfirmaderecibidoquienconsulta.
Registrodeantecedenteentregado

INGRESODEACUERDOSPUBLICADOSENDIARIODECENTROAMERICA
1. Revisarendiariooficialdecretos,acuerdosgubernativosyministerialesenelramode
Economa
2. Ingresoalsistemadecretosyacuerdos(No.Dedecretooacuerdo,fechade
publicacin,fechadeemisin,asunto,tomo,diarioypgina)
3. Digitalizacindedecretosoacuerdos
4. Guardarenservidorlosdecretosyacuerdos
CONSULTADEACUERDOSPUBLICADOSENDIARIODECENTROAMERICA
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Solicituddedecretooacuerdo(vaelectrnica,telfonooescrita)
Bsquedadedecretooacuerdoensistema
Bsquedadedecretooacuerdoenservidor
Reproduccindedecretoacuerdo
Formulariodeentregaautorizadoporjefeinmediato
Registrodeconsulta
Entregadedecretooacuerdoyfirmaderecibidoporquienconsulta.

VaElectrnica
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Solicitudporcorreoelectrnico
Bsquedadedecretooacuerdoenelsistema
Bsquedadedecretooacuerdoenservidor
Registrodeconsulta
Enviarcorreoelectrnicoadjuntandodecretooacuerdo

INGRESODEACUERDOSORIGINALESDELMINISTERIO
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RecepcindeacuerdosdeSecretaria
Ingresodeacuerdosalsistema
Digitalizacindeacuerdos
Guardararchivosalservidor
ndicedeacuerdosparaarchivar
Archivaracuerdosyaempastados

CONSULTADEACUERDOSORIGINALESDELMINISTERIO
1.
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Solicituddeacuerdo(porcorreo,telfonooescrita)
BsquedadeacuerdoenSistema
Reproduccindeacuerdo
Registrodeconsultafirmadaporjefeinmediata
Entregadeacuerdoyfirmadequienrecibe

VaElectrnica
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Solicituddeacuerdoporcorreoelectrnico.
Bsquedadeacuerdoenelsistema.
Bsquedadeacuerdoenelservidor
Envidecorreoelectrnicoadjuntandoelacuerdo
Registrodeconsulta

CONSULTADEACUERDOSDEFECHASMUYANTIGUAS
1.
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BsquedadeltomodelaoquecorrespondaenarchivoanexoDIACO
ReproduccindelAcuerdooDecretosolicitadopormediodefotocopia
DigitalizacindelDocumento
RegistrodeConsultafirmadaporjefeinmediato.
Entregadelacuerdoyfirmadequienrecibe

INGRESODEDOCUMENTOS:
1. Oficioylistadodedocumentos(verartculo8delReglamentodelArchivoCentraldel
MinisteriodeEconoma,acuerdoministerial4872003defecha4dediciembre2003)
2. Recepcindeoficioporquienremite.

3.
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6.

AutorizacinporEncargadodeArchivo.
RecepcindeCajasIdentificadaylistadasconsucontenido.
TrasladodecajasarchivoAnexo(Diaco)
Archivodedocumentos

CONSULTADEDOCUMENTOS
1.
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Solicituddedocumentosaconsultar
Bsquedadedocumentosenoficioylistado
Entregadedocumentosyfirmaderecibido
Registrodeconsulta
FORMADEARCHIVAR

1. Losoficiosseclasificanporda,mesyao,ynmerocorrelativo.
2. ExpedientesdeSecretaraGeneralseclasificanporao,nmerodecorrelativo,yporsu
naturaleza.
3. Acuerdoministerialessearchivanpornombramientos,disposicionesgenerales,viticos,
porcontratodetrabajo,contratosdecomprasyadquisiciones,contratosporservicios
prestadosalMinisterioycontingentesarancelarios,dividindolosenda,mesyao,
naturalezaynumerodeacuerdo.
4. AcuerdoGubernativossearchivanpornombramientos,disposicionesgenerales,
dividindoloendames,ao,naturalezaynumerodeacuerdo.
5. ArchivodeDiarioOficial,seempastan100diariosenuntomodividindoloen3
volmenes,clasificndoseporda,mes,aoytomodadoporlaTipografaNacional.
6. Antecedentesseclasificaporda,mesao,numerocorrelativoynaturaleza.
7. Resolucionesseclasificanporda,mes,ao,nmeroderesolucinynaturaleza

DelosDocumentos:
OficioalapersonaencargadadelArchivo,adjuntandolistadodelcontenidodelacajaquese
remite,identificacindedocumentos,foliosquelointegranyDependenciaqueremite.