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MINISTERIO DEL INTERIOR

INTRODUCCIN

El Manual del Sistema Integrado de Gestin Institucional es un documento que describe el


Sistema Integrado de Gestin, entendido este sistema como el conjunto de polticas,
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elementos y requisitos contenidos en los Sistemas de Desarrollo Administrativo, el Sistema


de Control Interno y Sistema de Gestin de la Calidad respectivamente.
Con base en la complementariedad existente entre los requisitos, elementos y polticas de
estos sistemas, la entidad ha conformado el Sistema Integrado de Gestin Institucional del
Ministerio del Interior y del Fondo para la Participacin y el Fortalecimiento de la Democracia,
con un enfoque basado en procesos para el desarrollo de las funciones que le han sido
asignadas. En este orden de ideas se cuenta con cuatro (4) niveles de procesos, a saber;
Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin, los cuales junto con los procedimientos
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constituyen una de las herramientas de planificacin que describen qu se hace y cmo se


desarrollan las funciones y actividades propias de la entidad.
La normatividad aplicable a cada uno de estos sistemas se relaciona en el numeral 6 de este
manual.
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OBJETIVO

El presente manual tiene por objeto describir el Sistema Integrado de Gestin Institucional
del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participacin y el Fortalecimiento de la
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Democracia, en el marco de las polticas, elementos y requisitos establecidos en los


Sistemas de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestin
de la Calidad respectivamente.
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ALCANCE

El alcance del Sistema Integrado de Gestin Institucional - SIGI - cubre las principales
actividades que dan cuenta del objeto misional del Ministerio del Interior tales como:

La formulacin y coordinacin de las polticas pblicas para el fortalecimiento de la


democracia, la participacin ciudadana y la igualdad de derechos, as como la interlocucin
poltica dentro de la nacin, de la nacin con el territorio, con el Congreso y actores sociales,
para el afianzamiento del Estado Social de Derecho en condiciones de respeto a los valores
democrticos, la preservacin del orden pblico interno y la solidaridad.
Para la ejecucin de estas actividades el Ministerio cuenta con los siguientes procesos
misionales:

Formulacin y Adopcin de Polticas


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Diseo de Proyecto de Normas


Aplicacin y Ejecucin de Normas
Vigilancia y Control

Este alcance se enmarca en los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008 y la
Norma Tcnica de Calidad NTC GP 1000: 2009.
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EXCLUSIONES

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El Ministerio del Interior de acuerdo con el numeral 1.2 de la Norma ISO: 9001: 2008 y 2.2 de
la NTC GP 1000: 2009 establece que cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar
debido a la naturaleza de la entidad, pueden considerarse para su exclusin. Por lo anterior
se ha decidido excluir el numeral 7.6 del Sistema de Gestin de la Calidad, debido a que el
Ministerio del Interior no utiliza dispositivos o equipos de medicin y de seguimiento para
medir la conformidad de sus productos frente a sus requisitos, sin embargo, cuenta con
mecanismos apropiados para realizar el control y seguimiento, para proporcionar productos y
servicios de calidad, los cuales se han planificado y sealado en los procedimientos que
describen los procesos y subprocesos, mapa de riesgos, plan de accin y dems
instrumentos utilizados por la entidad.
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DEFINICIONES1

Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los


requisitos.
Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
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Mejora de la calidad. Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentar la capacidad de


cumplir con los requisitos de la calidad.
Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la
Calidad de una entidad.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
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NTCGP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica Bogot: ICONTEC, 2009. Numeral 3.

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Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello
que est bajo consideracin.
6 NORMATIVIDAD
LEYES
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
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Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las
entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para
el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
DECRETOS
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Decreto 4110 de 2004, por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el
Estado Colombiano.
Decreto 4485 de 2009, por del cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica

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Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la
Integracin de la Planeacin y la Gestin
OTRAS NORMAS
NTCGP 1000:2009, Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica Bogot.
ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005
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7 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
7.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN
El Ministro del Interior ha designado mediante Acto Administrativo al Jefe de la Oficina
Asesora de Planeacin como Representante de la Direccin para liderar el Sistema Integrado
de Gestin Institucional - SIGI, integrado por los Sistemas de Gestin de la Calidad, Sistema
de Desarrollo Administrativo y Sistema de Control Interno.
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Las funciones previstas en dicho acto administrativo para el representante de la Alta


Direccin son las siguientes:
Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios
para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
b) Informar a la alta direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y de
cualquier necesidad de mejora.
c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en
todos los niveles de la entidad.
a)

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En este mismo sentido se defini la poltica y objetivos de la calidad y se adopt el Sistema


Integrado de Gestin Institucional, SIGI mediante Acto Administrativo.
Se cuenta con el procedimiento Revisin por la Direccin, el cual tiene como objetivo
realizar la Revisin por la Direccin con el objetivo de evaluar el estado de la gestin
institucional a fin de tomar decisiones que permitan asegurar su conveniencia, mantenimiento
y progreso, en procura de mantener mejores productos y servicios basados en la eficiencia,
eficacia y efectividad.

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Para la Gestin de los Recursos, se cuenta principalmente con los siguientes procesos y con
los procedimientos que los describen:

Planeacin y Direccionamiento
Gestin del Talento Humano
Gestin de Tecnologas de Comunicacin e Informacin
Gestin Documental
Gestin Contractual
Gestin de Recursos Administrativos y Financieros
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Dentro del proceso de recursos administrativos y financieros, se incluye la Gua de


Lineamientos Generales para la Gestin Ambiental, con el objeto de Facilitar la planificacin,
implementacin, revisin y mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad de la Gestin
Ambiental en el Ministerio del Interior, dando cumplimiento a la normatividad vigente aplicable
en esta materia.
La presente gua cubre desde la revisin o diagnstico inicial medio ambiental hasta la
revisin final medio ambiental actividades consignadas en el Plan de Gestin Ambiental del
Ministerio del Interior.
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7.1.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por los elementos estilo de direccin, estructura
organizacional y comunicacin organizacional del Modelo Estndar de Control Interno
MECI.
Estilo de direccin. La entidad ha elaborado la siguiente declaracin que orienta y gua el
comportamiento de los directivos frente al liderazgo institucional:
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En el Ministerio del Interior acatamos la Constitucin Poltica Colombiana, las Leyes y las
Normas vigentes aplicables a las funciones asignadas.
Practicamos un estilo de direccin democrtico y participativo orientada a cumplir las
polticas, misin, visin, objetivos y metas institucionales.
Fomentamos el desarrollo del talento humano y el uso racional y transparente de nuestros
recursos para entregar productos y servicios de calidad con eficiencia, eficacia,
efectividad y trasparencia a nuestros clientes y partes interesadas.

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El cdigo de tica es otro instrumento previsto por la entidad para orientar el comportamiento
tico de sus servidores, el cual incluye la siguiente declaracin: Nosotros los abajo
firmantes, servidores pblicos del Ministerio del Interior, conocemos, asumimos y cumplimos
de manera responsable y consciente los principios, valores y directrices ticas establecidas
en el presente Cdigo de tica y nuestras actuaciones sern en todo acordes con los
mismos.
Estructura organizacional. Est compuesta por las funciones y objetivos (decreto 2893 de
2011), planta de personal (Decreto 2896 de 2011) y el manual de funciones, perfiles y
competencias (Resolucin 1725 de 2011). Adicionalmente se cuenta con las
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caracterizaciones y procedimientos del proceso de gestin del talento humano que permiten
la operacin de las actividades del mismo y facilitan la comunicacin de todos los que
participan en su desarrollo.
Comunicacin organizacional. Se cuenta con diferentes medios de comunicacin tales como
pgina web, correo electrnico, circulares, memorandos, oficios, carteleras y algunos comits
como el comit de gerencia, el comit sectorial de desarrollo administrativo, la comisin de
personal, entre otros, los cuales proporcionan espacios para que sus miembros puedan
socializar y tratar voz a voz, los diferentes temas de inters para la entidad.
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7.2 ENFOQUE AL CLIENTE


Uno de los procedimientos obligatorios de la Norma Tcnica de Calidad es el de control del
producto y/o servicio no conforme; con la implementacin de este documento la entidad ha
proporcionado una herramienta no solo para el control del producto y/o servicio no conforme,
sino para establecer las caractersticas, especificaciones y expectativas traducidas en
requisitos que deben cumplir los productos y/o servicios generados por los procesos
misionales y por aquellos que prestan servicios de cara al cliente externo. Igualmente se
escucha la voz del cliente preguntndole cmo nos percibe como entidad, cmo percibe la
prestacin de nuestro servicio y el comportamiento de los servidores pblicos que prestan
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dichos servicios. Las herramientas bsicas utilizadas por la entidad para este contacto son
las encuestas que permiten medir el grado de satisfaccin del cliente.
7.3 POLTICA DE LA CALIDAD.
La entidad ha establecido la siguiente declaracin para expresar la poltica de calidad y de
Gestin Ambiental:
Poltica de la Calidad:
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En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a


la poblacin, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misin y los deberes
consagrados en la constitucin, suministramos productos y servicios de calidad como reto
permanente, mediante una gerencia pblica mucho ms visible, responsable, confiable y de
mayor credibilidad para la ciudadana, con servidores pblicos, ntegros, ticos, competentes
y comprometidos con la mejora continua.
Poltica de Gestin Ambiental

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El Ministerio del Interior est comprometido a desarrollar un eficiente y sostenible Plan de


Gestin Ambiental, conforme a la legislacin vigente, mediante la implementacin y
mantenimiento de proyectos y programas que generen una cultura ambiental en funcionarios,
contratistas y usuarios. Para ello identifica, previene, minimiza y controla los impactos
ambientales adversos y la contaminacin derivada de sus procesos, promoviendo la mejora
contina a travs de buenas prcticas ambientales y el uso racional de los recursos.
Las dos anteriores declaraciones; son adecuadas, coherentes e incluyen el compromiso de
cumplir con los requisitos de los clientes y la mejora continua; y son correspondientes con los
objetivos de la calidad y de gestin ambiental; son comunicadas por los diferentes medios
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con que cuenta la entidad; son entendidas por todos los servidores de la entidad y se revisan
para su adecuacin continua.
7.3.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
Este numeral se ve complementado por los elementos, acuerdos ticos, compromisos y
protocolos ticos y por las polticas de operacin del Modelo Estndar de Control Interno
MECI.

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Acuerdos ticos, compromisos y protocolos ticos. Este elemento es evidenciado en la


entidad con la implementacin del cdigo de tica, el cual fue socializado a todo el personal y
se encuentra publicado en la pgina web del Ministerio www.minterior.gov.co, La Institucin,
Declogo de Valores, o en el link: http://mininterior.gov.co/la-institucion/decalogo-de-valores
Polticas de operacin. Este elemento corresponde en la Norma Tcnica de Calidad a la
poltica de la calidad, sin embargo en la entidad se ha desplegado esta poltica en cada una
de las caracterizaciones de los procesos y subprocesos en razn de la especificidad de que
trata cada uno de dichos procesos y subprocesos contenidos en el mapa de procesos.
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7.4 PLANIFICACION
7.4.1 Objetivos de la Calidad y de Gestin Ambiental.
El Ministerio del Interior ha establecido los objetivos de la calidad y de Gestin ambiental
coherentes con la poltica de la calidad y de Gestin Ambiental, en el marco de su
Direccionamiento Estratgico, que se concreta con el Plan Estratgico Cuatrienal y el Plan de
Accin con una periodicidad anual. Estos objetivos se incluyen en los planes Estratgico y de
de Accin de la entidad, bajo el control y la medicin por parte de los niveles y dependencias
responsables, los objetivos referidos corresponden a los siguientes:
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Objetivos de calidad:
1. Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relacin Nacin-Territorio.
2. Promover el respeto y garanta de los Derechos Humanos - DDHH y del Derecho
Internacional Humanitario DIH.
3. Promover la defensa, fortalecimiento y consolidacin de derechos de los Grupo tnicos y
Minoras.
4. Impulsar la participacin social y poltica de la ciudadana
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5. Apoyar la promocin de la seguridad, orden pblico y convivencia ciudadana


6. Fortalecer la gestin Institucional para el buen gobierno.
Objetivos de Gestin Ambiental.
1. Capacitar y sensibilizar a los funcionarios y servidores de la entidad en los temas del plan
de gestin ambiental.
2. Utilizar de manera eficiente y racional el recurso agua.
3. Utilizar de manera eficiente y racional el recurso energa elctrica
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4. Racionalizar el consumo de papel.


5. Controlar el manejo de los residuos slidos generados de las diferentes actividades
internas del Ministerio.
6. Incorporar el componente ambiental en la contratacin del Ministerio del Interior.
7. Realizar seguimiento, evaluacin y mejoramiento al plan de gestin ambiental.
7.4.1.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
Este numeral se ve complementado por el elemento planes y programas del Modelo
Estndar de Control Interno MECI.
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Planes y programas. La entidad cuenta como ya se mencion con el Plan Estratgico


Cuatrienal y el Plan de Accin, y con proyectos de inversin para el desarrollo de actividades
misionales que consumen recursos del rubro inversin y que generan valor e impacto en el
sector
Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad
El Ministerio del Interior como cabeza de su Sector, ejerce el control de tutela sobre ste y
formula las polticas y lineamientos para el fortalecimiento de la democracia, la convivencia y
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la participacin ciudadana, el disfrute de los derechos y libertades pblicas y el ejercicio


pleno del Estado Social de Derecho. As mismo lidera la articulacin de las polticas
orientadas al fortalecimiento de la descentralizacin, en coordinacin con las entidades
territoriales y dems actores sociales y la interlocucin con el Congreso de la Repblica de
los asuntos del interior, en la bsqueda permanente de afianzar el Estado Social de Derecho
en condiciones de respeto a los valores democrticos, la preservacin del orden pblico
interno, la solidaridad y la prosperidad.
La planificacin de la entidad se enmarca dentro de un enfoque estratgico, integrado por los
siguientes elementos:
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Misin
Ejercer la rectora y la coordinacin de las polticas pblicas para el fortalecimiento de la
democracia, la convivencia y la participacin ciudadana, el disfrute de los derechos y
libertades pblicas y el ejercicio pleno del Estado Social de Derecho. As como liderar la
articulacin de polticas orientadas al fortalecimiento de la descentralizacin y ser interlocutor
de los asuntos del interior en lo atinente a las relaciones polticas dentro de la Nacin, con el
Congreso de la Repblica, con las entidades territoriales y con los diferentes actores sociales
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en lo que respecta al afianzamiento del Estado Social de Derecho en condiciones de respeto


a los valores democrticos, la preservacin del orden pblico interno y la solidaridad.
Visin
El Ministerio del Interior ser reconocido como una institucin gubernamental lder, por haber
convocado con xito a la sociedad civil, las instituciones pblicas y a los actores polticos,
para el desarrollo de los valores democrticos y solidarios en un Estado Social de Derecho,
de convivencia y seguridad, de slida integracin, e iniciativa para el ejercicio de la
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autonoma de las entidades territoriales en beneficio de la consolidacin del desarrollo de la


Nacin.
La Misin y la Visin del Ministerio se encuentran publicadas en la pgina web, en el link:
http://mininterior.gov.co/la-institucion/el-ministerio
Principios y Valores.
En el marco de la tica Pblica, los Principios y Valores ticos son las normas bsicas que
se deben observar para el buen desempeo de la funcin pblica.
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Principios.
Los Principios ticos del Ministerio del Interior son:

El inters general prevalece sobre el inters particular.


Se reconocen los derechos de los ciudadanos y de los servidores pblicos.
La gestin pblica se cumple bajo criterios de responsabilidad social y sostenibilidad
ambiental.
La transparencia, publicidad y participacin en la gestin institucional.
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Los recursos y bienes pblicos son para el servicio exclusivo del inters general.
El gran propsito de la gestin pblica es el mejoramiento de la calidad de vida de la
poblacin.

Valores.
Los valores ticos a los cuales se refiere el Cdigo de tica tienen como propsito
fundamental establecer un referente tico, para guiar las actitudes, prcticas y formas de
actuacin de los servidores pblicos del Ministerio del Interior.
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Estos valores son los siguientes:

COMPROMISO. Actuar con disposicin, conviccin y entrega en el cumplimiento de


nuestras obligaciones.
HONESTIDAD. Desempear nuestra funcin como servidores pblicos utilizando
recursos, tiempo y espacio, con el objeto para el cual fueron constituidos.
JUSTICIA. Reconocer los derechos que le asisten a cada persona, dando a cada uno lo
que es suyo.
LEALTAD. Ser fiel a los principios y valores que rigen al Ministerio del Interior.
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RESPETO. Reconocer, aceptar y valorar las cualidades del prjimo y sus derechos.
Implica reconocer en s y en los dems la condicin humana y sus obligaciones.
RESPONSABILIDAD. Cumplir integralmente y con empeo nuestras competencias y
deberes como servidores pblicos.
SOLIDARIDAD. Condicin del servidor pblico con la ciudadana y los compaeros de su
entidad para brindar asistencia y justicia social.
SERVICIO. Brindar la informacin y atencin oportuna de forma amable y eficaz a las
personas que necesitan de nuestra ayuda y colaboracin

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TOLERANCIA. Aceptar recprocamente las diferencias existentes entre las personas para
mantener una convivencia armnica en nuestra sociedad.
TRANSPARENCIA. Demostrar continuamente los resultados de nuestra gestin pblica
sin omitir detalle alguno

Poltica de la Calidad y Objetivos de la Calidad, sealados en los numerales 7.3 y 7.4.1 de


este documento.
No obstante lo anterior la entidad cuenta con el siguiente mapa de procesos para operativizar
la gestin, los cuales incluyen los procesos Estratgicos, Misionales, Apoyo y Evaluacin:
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Para la operacin de estos procesos se utilizan caracterizaciones de procesos y


subprocesos, procedimientos, guas, instructivos, protocolos, formatos y los registros que
evidencian la ejecucin de dichos procesos y subprocesos. Estos documentos se encuentran
en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/la-institucion/sigi
Con la anterior accin se visualiza la siguiente pantalla, donde podr consultarse la
informacin del Sistema Integrado de Gestin Institucional:

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7.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN


7.5.1 Responsabilidad y Autoridad.
Mediante el Decreto 2893 de 2011 se modific y estableci los objetivos, la estructura
orgnica y funciones del Ministerio del Interior e integr el Sector Administrativo del Interior.
Con base en esta estructura mediante actos administrativos internos el Ministro creo Grupos
Internos de Trabajo para atender y coordinar las funciones encomendadas a cada una de las
dependencias de la estructura orgnica.
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As mismo con la Resolucin 1725 del 11 de agosto de 2011, se adopt el manual especfico
de funciones y competencias laborales, en el cual se encuentran previstos los perfiles, las
funciones y competencias de cada cargo existente en cada uno de los niveles jerrquicos de
la entidad.
7.5.1.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA

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Este numeral se ve complementado por el elemento estructura organizacional y estilo de


direccin del Modelo Estndar de Control Interno MECI. Ver numeral 7.1.1 de este
documento.
7.5.2 Representante de la Direccin
Mediante la Resolucin 0357 del 1 de marzo de 2012, se design como Representante de la
Direccin, al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin a quien se le asignaron las funciones
sealadas en el acto administrativo antes sealado y referidas en el numeral 7.1 de este
documento.
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7.5.3 Comunicacin Interna.


La comunicacin inicia con la informacin, es decir definiendo qu se debe comunicar, por
qu medio y a quin se debe comunicar, en este orden de ideas, la informacin mnima con
que cuenta la entidad y que debe ser comunicada y los medios de qu dispone para ello, son
los siguientes:
Informacin:
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Informacin relativa a la formulacin, seguimiento y medicin de los planes, programas y


proyectos.
Informacin relativa a la generacin, prestacin, produccin y evaluacin de la prestacin
del servicio.
Informacin generada por todos los procesos y subprocesos de los diferentes niveles de
la entidad.
Informacin relativa a la programacin y el seguimiento de la ejecucin presupuestal.
Informacin relativa a la preparacin, ejecucin y liquidacin contractual.

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Informacin relativa a la formulacin de polticas, diseo de normas, aplicacin de normas


y vigilancia y control.
Informacin generada por la planificacin y ejecucin de auditoras internas y externas,
gestin de riesgos, producto no conforme, acciones preventivas, acciones correctivas y
de mejoramiento, entre otra.
Medios de Comunicacin:
La entidad cuenta con los siguientes medios de comunicacin para el desarrollo de la
comunicacin interna u organizacional:
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Voz a Voz (Comit de Gerencia, Comit Sectorial de Desarrollo Administrativo, Comisin


de Personal).
Pgina web, correo electrnico, oficios, memorandos, circulares, comunicados, carteleras,
entre otros.

7.5.3.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por el elemento comunicacin organizacional del Modelo
Estndar de Control Interno MECI.
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7.6 REVISIN POR LA DIRECCIN


Para el cumplimiento de este numeral se ha documentado el procedimiento Revisin por la
Direccin, el cual permite operativizar las actividades necesarias para la revisin del Sistema
de Gestin de la Calidad, en aras del mejoramiento continuo del mismo. Este documento fue
socializado y se encuentra publicado en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-revision-por-la-direccion-si-p-05-v2
8. GESTIN DE RECURSOS
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Para la determinacin y provisin de los recursos necesarios de la implementacin y


mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin Institucional y para aumentar la satisfaccin
del cliente, la entidad cuenta con los siguientes instrumentos y mecanismos:
El proceso de planeacin y direccionamiento descrito por varios procedimientos, entre ellos
los procedimientos: Formulacin y Seguimiento del Plan Estratgico Cuatrienal Sectorial,
Procedimiento Formulacin y seguimiento del Plan de Accin y Formulacin, Actualizacin
y Seguimiento de Proyectos de Inversin; que hacen posible la operacin del Plan
Estratgico Cuatrienal que contiene los objetivos ambicionados por la entidad, el Plan de
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Accin con una periodicidad anual que junto con los proyectos de inversin permiten la
concrecin de los objetivos previstos en el Plan Estratgico Cuatrienal, el anteproyecto de
presupuesto y el marco de gasto de mediano plazo completan los instrumentos claves para
la provisin de los recursos, no solo para la implementacin y mantenimiento del Sistema
Integrado de Gestin Institucional, sino para la atencin de los dems temas misionales
propios de la entidad, estos documentos pueden consultarse en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-planeacion-y-direccionamiento
Otro recurso, quiz el ms importante en toda organizacin, es el denominado factor o
talento humano. El Ministerio a travs de la Secretaria General Subdireccin de Gestin
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Humana ha documentado tres (3) subprocesos con sus respectivos procedimientos, los
cuales describen el proceso de Gestin del Talento Humano, estos documentos pueden
consultarse en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-gestion-del-talento-humano
La infraestructura de la entidad est compuesta por cuatro (4) sedes y sus espacios de
trabajo ubicadas en las siguientes direcciones:

Casa de la Giralda; Carrera 8 No.7-83


Sede Edificio Camargo, Calle 12 B No. 8-38
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Sede Edificio Bancol, Carrera 8 No. 12B-31


Sede Edificio Seguros Patria, Carrera 10 No. 15 - 22 - Piso 8 (Archivo Central)

Ver caracterizacin del subproceso de gestin de recursos administrativos y sus


procedimientos en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/subproceso-de-gestion-de-recursos-administrativos
La entidad cuenta adems con redes internas para el suministro de servicios pblicos,
cableado estructurado, servicio de transporte y comunicacin. As mismo cuenta con
equipos, sistemas de informacin, hardware y software para la gestin de los procesos. La
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gestin y administracin de estos recursos se opera con la ayuda de la caracterizacin del


subproceso gestin de tecnologas y sus procedimientos. Que se encuentran en la pgina
web en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/subproceso-gestion-de-tecnologias
Dentro del proceso de Gestin del Talento Humano se encuentra el subproceso bienestar
social, capacitacin y salud ocupacional, el cual se compone de siete procedimientos encaminados
a proporcionar optimizar condiciones de trabajo, que se pueden consultar en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/caracterizacion-subproceso-bienestar-socialcapacitacion-y-salud-ocupacional-th-c-bs-v4
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8.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por los elementos planes y programas, desarrollo del
talento humano y sistemas de informacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI.
9. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO
9.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL
SERVICIO
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La planificacin del producto y/o servicio se desarrolla conforme las siguientes


caracterizaciones y procedimientos que describen los procesos misionales y aquellos
procesos y subprocesos que prestan servicios de cara al cliente externo, como son:
Proceso de Formulacin y Adopcin de Polticas que se puede consultar en pgina web en el
link: http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-formulacion-y-adopcion-de-politicas
Proceso Diseo de Normas, sus subprocesos y procedimientos. que se encuentran en la
pgina web en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-diseno-de-normas
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Proceso Aplicacin y Ejecucin de Normas, sus subprocesos y los respectivos


procedimientos. que se pueden consultar en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-aplicacion-y-ejecucion-de-normas
Proceso Vigilancia y Control, sus subprocesos y procedimientos que se encuentran en la
pgina web en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-vigilancia-y-control
El Subproceso de Asuntos Religiosos No Catlicos, el cual se encuentra dentro del Proceso
Gestin de Asuntos Jurdicos y se puede consultar en la pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/subproceso-de-asuntos-religiosos-no-catolicos
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9.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE


La entidad cuenta con el procedimiento Control de Producto y/o servicio No Conforme, por
medio del cual cada dueo de proceso y/o subproceso identifica las caractersticas,
especificaciones o requisitos del producto y/o servicio de su respectivo proceso y/o
subproceso.
Se
puede
consultar
en
pgina
web
en
el
link:
http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-control-de-producto-yo-servicio-noconforme-si-p-02-v6
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Los requisitos de los productos y servicios son establecidos por la normatividad vigente y se
involucran en los diferentes procesos misionales que la entidad desarrolla para el
cumplimiento de su Misin, el seguimiento se realiza a travs de las actividades de revisin o
comparacin durante el desarrollo de los procedimientos especficos para lograr el
cumplimiento de los objetivos.
Con relacin a la comunicacin con el cliente; la entidad cuenta con los siguientes
instrumentos que le permiten estar en permanente contacto con estos y dems partes
interesadas, como son:
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Pgina web http://www.mininterior.gov.co


Buzn de sugerencias.
Procedimiento para la atencin y tratamiento de quejas, reclamos y sugerencias.
Medicin de la satisfaccin del cliente.
Voz a voz en el punto de atencin al Ciudadano o en cada una de las dependencias que
tienen contacto con el cliente y partes interesadas.
Procedimiento de correspondencia.
Circulares.
Correo electrnico.
70

Comunicacin y atencin telefnica.

9.2.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por los elementos informacin primaria, polticas de
operacin, medios de comunicacin y comunicacin informativa del Modelo Estndar de
Control Interno MECI.
9.3 DISEO Y DESARROLLO
71

Este numeral le aplica bsicamente a los procesos a) Formulacin y Adopcin de Polticas y


b) Diseo de Normas, los cuales se describen por medio de sus respectivos procedimientos,
estos documentos pueden ser consultados en la pgina web en los siguientes links:
a) http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-formulacion-y-adopcion-de-politicas
b) http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-diseno-de-normas
9.4 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

72

La entidad cuenta con el proceso de Gestin Contractual y con sus respectivos


procedimientos, para la adquisicin de bienes, servicios u obras requeridas, en el
cumplimiento de su misin. Estos documentos pueden consultarse en la pgina web en el
link: http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-gestion-contractual
9.4.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
Este numeral se ve complementado por los elementos planes y programas, comunicacin
informativa y controles del Modelo Estndar de Control Interno MECI.
73

9.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICO


La entidad cuenta con el proceso Aplicacin y Ejecucin de Normas, sus subprocesos y
procedimientos correspondientes que le permiten llevar a cabo la produccin o prestacin del
servicio, bajo condiciones controladas. Estos documentos se encuentran en la pgina web en
el link: http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-aplicacion-y-ejecucion-de-normas
Para su adecuado desarrollo el proceso de Aplicacin y Ejecucin de normas recibe el
soporte de los procesos estratgicos, de apoyo y de evaluacin. Estos documentos pueden
74

consultarse
en
la pgina
web
institucion/sigi/documentacion-sigi

en

el

link:

http://www.mininterior.gov.co/la-

10. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

75

La entidad cuenta dentro del proceso de Planeacin y Direccionamiento con el subproceso


Planeacin y Seguimiento Estratgico y de la Gestin y sus respectivos procedimientos que le
permiten realizar seguimiento y la medicin de los planes, programas, proyectos y
procesos
y
se
encuentran
en
la
pagina
web
en
el
link:
http://www.mininterior.gov.co/content/subproceso-planeacion-y-seguimientoestrategico-y-de-la-gestion
Nota. Estos instrumentos incluyen los mtodos e indicadores correspondientes para
realizar el seguimiento y la medicin de las metas, los productos y/o servicios
generados por los planes, proyectos y procesos.
76

10.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIN


10.1.1 Satisfaccin del cliente
La percepcin del cliente respecto a los requisitos por parte de la entidad es medida
peridicamente por medio de encuestas de satisfaccin.
El Ministerio del Interior ha adecuado dentro de su estructura organizacional, la Oficina de
Informacin Pblica del Interior, que cuenta con el Grupo de Servicio al Ciudadano,
77

responsable de coordinar con los responsables de los procesos la atencin de las peticiones,
quejas, reclamos, denuncias y sugerencias, relacionadas con el objetivo misional.
El Grupo de Servicio al Ciudadano es una herramienta gerencial para el seguimiento y
mejoramiento continuo de los procesos; a travs de la efectiva atencin de las peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los ciudadanos; frente a los servicios o
productos que entrega el Ministerio del Interior. El procedimiento para la Atencin y
tratamiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, puede ser consultado en la
pgina web de la entidad en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-parala-atencion-y-tratamiento-de-quejas-reclamos-y-sugerencias-tc-sc-p-01-v04
78

10.1.1.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por el elemento informacin primaria del Modelo
Estndar de Control Interno MECI.
10.1.2 Auditora Interna
Para el desarrollo de este numeral se cuenta con el proceso Seguimiento y Control y sus
correspondientes procedimientos, los cuales pueden consultarse en la pgina web en el link:
79

http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-de-seguimiento-y-control

80

10.1.2.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por el elemento auditora interna del Modelo Estndar de
Control Interno MECI.
10.1.3 Seguimiento y medicin de los procesos
Para la medicin de los procesos se aplican los mtodos, procedimientos y mecanismos
sealados en los numerales 7.2, 9.2, 10 y 10.1.1 de este documento.
81

10.1.3.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por los elementos autoevaluacin de la gestin,
autoevaluacin del control, indicadores, medios de comunicacin y comunicacin informativa
del Modelo Estndar de Control Interno MECI.
10.1.4 Seguimiento y medicin del producto y/o servicio
Para la medicin del producto y/o servicio se aplican los mtodos, procedimientos y
mecanismos sealados en los numerales 7.2, 9.2, 10, 10.1.1 y 10.2 de este documento.
82

Se complementa esta medicin y seguimiento con las actividades contenidas en los


diferentes procedimientos de los procesos y subprocesos misionales y por las disposiciones
contenidas en los procesos de Planeacin y Direccionamiento, y Seguimiento y Control.
10.1.4.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
Este numeral se ve complementado por el elemento autoevaluacin del control del Modelo
Estndar de Control Interno MECI.
83

10.2 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME


Como se menciono en el numeral 9.2, la entidad cuenta con el procedimiento Control de
Producto y/o servicio No Conforme, por medio del cual cada dueo de proceso y/o
subproceso ejecuta las acciones previstas en dicho procedimiento para identificar, controlar y
prevenir el uso o entrega no intencionados de productos y/o servicios que no cumplan con
los requisitos especificados. Este documento se puede consultar en pgina web en el link:
http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-control-de-producto-yo-servicio-noconforme-si-p-02-v6
84

10.2.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA


Este numeral se ve complementado por el elemento controles del Modelo Estndar de
Control Interno MECI.
10.4 ANLISIS DE DATOS
Los dueos de los procesos de acuerdo con los procedimientos previstos, peridicamente
recopilan, analizan y consolidan la informacin generada por el desarrollo de los planes,
programas, proyectos y procesos, de los que son responsables, con dicha informacin
elaboran los informes que sern tenidos en cuenta en la toma de decisiones.
85

Los mtodos utilizados para el desarrollo de esta labor se encuentran en algunos


procedimientos que hacen parte de los procesos de Planeacin y Direccionamiento y
Administracin del Sistema Integrado de Gestin Institucional, lo cuales estn publicados en
la pgina web de la entidad y se pueden consultar en los links:
http://www.mininterior.gov.co/content/proceso-planeacion-y-direccionamiento
y
http://www.mininterior.gov.co/content/caracterizacion-proceso-administracion-del-sistemaintegrado-de-gestion-institucional-si-c-v5 respectivamente.
Los procedimientos que permiten el anlisis de datos son:
86

Procedimiento Programacin y Seguimiento Presupuestal del Ministerio del Interior.


Procedimiento Formulacin, Actualizacin y Seguimiento de Proyectos de Inversin.
Procedimiento Formulacin, Actualizacin y Seguimiento Programas Misionales de
Funcionamiento.
Procedimiento Formulacin y seguimiento del Plan Estratgico Institucional y Sectorial.
Procedimiento Formulacin y Seguimiento del Plan de Accin.
Procedimiento Control de Producto y/o Servicio No conforme
Procedimiento Revisin por la Direccin.
87

Gua para la Administracin y Control del Riesgo Institucional y de Corrupcin.

Adicionalmente al anlisis de la informacin resultante del cumplimiento de los


procedimientos anteriormente mencionados y como se menciono en el numeral 10.1.1, se
mide peridicamente la percepcin del cliente por medio de encuestas de satisfaccin.
10.4.1 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
Este numeral se ve complementado por el elemento informacin secundaria del Modelo
Estndar de Control Interno MECI.
88

10.5 MEJORA
10.5.1 Mejora continua
Con base en los datos e informacin recopilada y analizada de conformidad con el numeral
10.4; los dueos de cada proceso y subproceso, la Oficina Asesora de Planeacin y la
Oficina de Control Interno; realizan las acciones de mejoramiento que se materializan en
acciones preventivas, correctivas o los llamados planes de mejoramiento, los cuales se
concretan con la implementacin de las acciones previstas.
89

10.5.2 Accin preventiva y correctiva


La implementacin de este numeral se evidencia con la aprobacin e implementacin del
procedimiento Acciones preventivas correctivas y de mejora, documento que se encuentra en
la pgina web en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/procedimiento-de-accionespreventivas-correctivas-y-de-mejora-si-p-03-v6
10.5.3 Aspectos Complementarios del MECI y SISTEDA
90

Este numeral se ve complementado por los elementos planes de mejoramiento por proceso y
controles del Modelo Estndar de Control Interno MECI.
11. Anexos
Anexo 01 Relacin de procesos, subprocesos y procedimientos del SIGI
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

CAMBIO

VERSIN
91

30/09/2010

14/03/2012

Se actualiz el manual en la actualizacin de


todos los nuevos documentos que se han
aprobado a la fecha. Se actualiz en su
totalidad el componte de riesgos.
Se actualiz el Manual del SIGI al Ministerio del
Interior incluyendo cada uno de los cambios
realizados al Sistema de Gestin Institucional
respecto a actualizacin Misin, Visin,
Polticas de Calidad, Compromiso de la
Direccin,
Procedimientos,
entre
otros.

04

05

92

Teniendo un documento conforme al Decreto


2893 de 2011.
27/11/2012

Se ajusta la introduccin, objetivo, alcance, se


incluyen la poltica y objetivos para la gestin
ambiental, se actualizan los link para acceder a
algunos documentos del sistema y se actualiza
la relacin de procesos, subprocesos y
procedimientos del SIGI anexa a este manual.

06

93

25/11/2013

Elabor

Se actualiza la versin 6 de este documento en


el siguiente sentido:
Objetivos de calidad, objetivos ambientales, la
lista de procedimientos adjunta a este
documento y los links relacionados en este
documento.

07

Revis y Aprob
94

__________________________
Diana P Bohrquez Hernndez
Profesional Especializado

__________________________

____________________________
95

Jacinto Montero Lora


Coordinador Grupo de
Mejoramiento Continuo
Oficina Asesora de Planeacin

Ernesto Chamucero Rojas


Jefe Oficina Asesora de Planeacin (E)
Representante de la Direccin

96

TRD: 1103.34.03

97

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