ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Sesin 24
Alberto Cortavarria

ndice de la Sesin
Gestin de las Adquisiciones
o
o
o
o

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Planificar las Adquisiciones.

Efectuar las Adquisiciones.
Administrar las Adquisiciones.
Cerrar las Adquisiciones.

Gestin de las Adquisiciones.

Incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o
resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
Implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un
comprador y un vendedor.

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Qu es un contrato?
Un contrato es un documento legal que representa un acuerdo vinculante
para las partes.
Vendedor: Se obliga a proveer los productos, servicios o resultados
especificados.
Comprador: se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida.

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Procesos de Gestin de Adquisiciones.

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Planificar las Adquisiciones.

Efectuar las Adquisiciones.
Administrar las Adquisiciones.
Cerrar las Adquisiciones.

Planificar las adquisiciones.

Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto,
especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.
Comprar o no?
Qu?
Cmo?
Cundo?
Cunto?

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Planificar las adquisiciones.

Entradas.
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Lnea base del alcance.

Documentacin de requisitos.
Acuerdos para trabajar en equipo.
Registro de riesgos.
Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos.
Requisitos de recursos de la actividad.
Cronograma del proyecto.
Estimaciones de costos de las actividades.
Lnea base del desempeo de costos.
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de la organizacin.

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Planificar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
1. Anlisis de hacer o comprar.

Es una tcnica general de direccin utilizada para determinar si un trabajo

particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto
o debe ser adquirido a fuentes externas.

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Planificar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
2. Juicio de Expertos.
Se utilizar el juicio de expertos tcnicos para evaluar las entradas y salidas de
este proceso. El juicio de expertos en compras tambin se puede utilizar para
desarrollar o modificar los criterios que se aplicarn en la evaluacin de las
propuestas de los vendedores.

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Planificar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
3. Tipo de Contrato.
El tipo de contrato que se utilizar, as como los trminos y condiciones
especficos del contrato, determinan el grado de riesgo asumido por el
comprador y el vendedor.
Todas las relaciones legales contractuales se encuadran en una de las
siguientes dos grandes categoras:
Contratos de precio fijo.
Contratos de costo reembolsable.
Aunque existe un tercer tipo hbrido utilizado frecuentemente:
Contrato por tiempo y materiales.

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Planificar las adquisiciones.

Herramientas y Tcnicas - Tipo de contrato: De precio fijo.
Esta categora de contrato implica establecer un precio total fijo para un
producto o servicio definido que se va a prestar.
o De precio fijo cerrado.
o De precio fijo ms honorarios con incentivos.
o De precio fijo con ajuste econmico de precio.

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Planificar las adquisiciones.

Herramientas y Tcnicas - Tipo de contrato: De costos reembolsables.
Esta categora de contrato implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al
vendedor por todos los costos legtimos y reales en que incurriera para completar el
trabajo, ms los honorarios que representen la ganancia del vendedor.
o De costo ms honorarios fijos.
o De costo ms honorarios con incentivos.
o De costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos.

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Planificar las adquisiciones.

Herramientas y Tcnicas - Tipo de contrato: Por tiempo y materiales.
Son un tipo hbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los
contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo.
A menudo, se les utiliza para aumentar personal, la adquisicin de expertos y
cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un
enunciado preciso del trabajo.

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Planificar las adquisiciones.

Salidas.
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Plan de Gestin de las Adquisiciones.

Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin.
Decisiones de Hacer o Comprar.
Documentos de la Adquisicin.
Criterios de Seleccin de Proveedores.
Solicitudes de Cambio.

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Efectuar las adquisiciones.

El proceso de efectuar las adquisiciones consiste en obtener respuesta de los
vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.
En este proceso se reciben las ofertas y propuestas donde se aplican criterios
previamente definidos de seleccin, con el fin de seleccionar uno o ms
vendedores calificados para efectuar el trabajo.

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Efectuar las adquisiciones.

Entradas.
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Plan para la direccin del proyecto.

Documentacin de la adquisicin.
Criterios de seleccin de proveedores.
Lista de vendedores calificados.
Propuestas de los vendedores.
Documentos del proyecto.
Decisiones de hacer o comprar.
Acuerdos para trabajar en equipo.
Activos de los procesos de la organizacin.

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Efectuar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
1. Conferencia de oferentes.
son reuniones con todos los posibles vendedores y compradores antes de la
presentacin de ofertas o propuestas.
2. Tcnicas de evaluacin de propuestas.
En el caso de adquisiciones complejas el comit de evaluacin realizar su
seleccin, que deber ser aprobada por la direccin antes de la adjudicacin.

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Efectuar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
3. Estimaciones independientes.
En el caso de muchos elementos de adquisicin, la organizacin compradora puede
elegir entre preparar su propia estimacin independiente o contratar los servicios
de un estimador profesional externo.
4. Juicio de expertos.
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores.

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Efectuar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
5. Publicidad.
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo pueden ser ampliadas si
se colocan anuncios en publicaciones de amplia difusin, tales como peridicos
selectos, o en publicaciones profesionales especializadas.
6. Bsqueda en internet.
Internet ejerce una influencia considerable en la mayora de las adquisiciones del
proyecto y en la cadena de suministro de las organizaciones.

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Efectuar las adquisiciones.

Salidas
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4.
5.
6.

Vendedores seleccionados.
Adjudicacin del contrato de adquisicin.
Calendarios de recursos.
Solicitudes de cambio.
Actualizacin al plan para la direccin del proyecto.
Actualizaciones a los documentos del proyecto.

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Administrar las adquisiciones.

Proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el
desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.
Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisicin
con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan
con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos
legales se encuentren protegidos.

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Administrar las adquisiciones.

Incluye la aplicacin de los procesos de Direccin de Proyectos entre los que se
encuentran:
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto para autorizar el trabajo del

vendedor en el momento oportuno.

Informar el Desempeo

para monitorear el alcance, el costo, el cronograma y el desempeo tcnico

del contrato.

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Administrar las adquisiciones.

Realizar el Control de Calidad

para inspeccionar y verificar la conformidad del

producto

del vendedor.

Realizar el Control Integrado de Cambios

para asegurar que los cambios sean aprobados correctamente y que todas las
personas que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo
estn.
Monitorear y Controlar los Riesgos

para asegurar que los riesgos sean mitigados.

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Administrar las adquisiciones.

Entradas.
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6.

Documentos de la adquisicin.
Plan para la direccin del proyecto.
Contrato.
Informes de desempeo.
Solicitudes de cambio aprobadas.
Informacin sobre el desempeo del trabajo.

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Administrar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
1. Sistema de control de cambios del contrato.
Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la
adquisicin puede ser modificada.
2. Revisiones del desempeo de las adquisiciones.
Es una revisin estructurada del avance del vendedor para cumplir con el alcance
y la calidad del proyecto, dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el
contrato como referencia.

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Administrar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
3. Inspecciones y auditorias.
Las inspecciones y auditoras solicitadas por el comprador y respaldadas por el
vendedor segn se especifica en el contrato de adquisicin pueden realizarse
durante la ejecucin del proyecto para verificar la conformidad de los procesos o
entregables del vendedor.
4. Informes de desempeo.
Proporcionan a la Direccin informacin sobre la efectividad del vendedor en el
logro de los objetivos contractuales.

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Administrar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
5. Sistemas de pago.
Por lo general, los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas
por pagar del comprador luego de que una persona autorizada del equipo del
proyecto certifique que el trabajo es satisfactorio.

6. Administracin de reclamaciones.
Las reclamaciones son documentadas, procesadas, monitoreadas y gestionadas a
lo largo del ciclo de vida del contrato, generalmente de conformidad con los
trminos del mismo.

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Administrar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
7. Sistemas de gestin de registros.
Es utilizado por el director del proyecto para gestionar la documentacin y los
registros del contrato y de las adquisiciones.

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Administrar las adquisiciones.

Salidas
1.
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4.

Documentacin de la adquisicin.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones al plan para la direccin de proyectos.

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Cerrar las adquisiciones.

Proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
Verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.
Finalizar actividades administrativas, reclamaciones abiertas, actualizar
registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para
su uso en el futuro.
La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una
adquisicin, que puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al
incumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador,
siempre que el contrato as lo prevea.

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Cerrar las adquisiciones.

Entradas
1. Plan para la direccin del proyecto.
2. Documentacin de la adquisicin.

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Cerrar las adquisiciones.

Herramientas y tcnicas.
1. Auditorias de la adquisicin.
Es una revisin estructurada del proceso de adquisicin, desde el proceso
Planificar las Adquisiciones hasta el proceso Administrar las Adquisiciones.
2. Acuerdos negociados.
En toda relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los
asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a travs de la negociacin es
un objetivo fundamental.

3. Sistema de gestin de riesgos.

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Cerrar las adquisiciones.

Salidas
1. Adquisiciones cerradas.
2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.

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