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DESARROLLO:
Fundamentacin terica.
La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister
(subordinacin u obediencia) y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro, es
decir, aquel que presta un servicio a otro. Sin embargo, en la actualidad, la palabra
administracin tiene un significado distinto y mucho ms complejo porque incluye (dependiendo
de la definicin ) trminos como proceso, recursos, logros de objetivos, eficiencia,
eficacia, entre otros, que han cambiado radicalmente su significado original. Adems entender
este trmino se ha vuelto dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en da, las
cuales varan segn la escuela administrativa y el autor.
La administracin no solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos
los mbitos geogrficos y por su carcter universal, lo encontramos presente en todas partes. Y
es que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo
esfuerzo planeado.
No seria suficiente con decir que sin una buena administracin ninguna organizacin tendra
xito; por lo cual mencionamos algunos hechos para mencionar su importancia:
No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor
ubicacin, si todo lo anterior no va acompaado del elemento humano necesario para dirigir las
actividades, o sea, que la administracin es importante para alcanzar objetivos de la
organizacin, tanto en las pequeas como en las grandes empresas.
Otro hecho importante es que por medio de la administracin se puede elevar la productividad
y los niveles de vida en los pases en vas de desarrollo.
La administracin imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor
personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.
Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin y creatividad.
Tambin suele definirse como la disciplina que estudia a la Organizacin, y la manera como se
gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
La Administracin de Empresas consiste en el proceso de dirigir y conducir toda o parte de una
organizacin, a travs del aprovechamiento de los recursos (humanos, financieros, fsicos,
etctera), destinados al logro de una serie de objetivos.
Para administrar se debe contar con algunos elementos bsicos que determinan poder
emprender el camino movilizador hacia la eficiencia y la eficacia, esto es:
Primero: Se debe poseer una determinada autoridad que nos permita mandar, no slo tomar la
decisin, sino tambin instrumentar su cumplimiento y ejercer el control. Hay que delegar
autoridad a los jefes en todos los niveles, con la finalidad de lograr esa mezcla oportuna entre
centralizacin y delegacin. Lo mejor es que todos en la organizacin compartan
responsabilidades.
Segundo: Se debe contar con los recursos necesarios que nos permitan encauzar los
esfuerzos hacia la meta trazada. Buenas intenciones, excelentes ideas, pero sin recursos
materiales y financieros, ms el personal capaz, no se pueden llevar a la prctica los propsitos
de la organizacin. Lo ms fcil es criticar, lo difcil es tener la responsabilidad y lograr mejor
decisin con los recursos disponibles.
Tercero: Es imprescindible dominar la misin de la Organizacin y las polticas que enmarcan
su actuacin. Si desconocemos adonde se quiere llegar de nada vale tener autoridad y
recursos, pues sern mal empleados y no se lograr la eficiencia.
Cuarto: Debemos contar con una estrategia que nos ayude a desandar el camino que enlaza la
situacin actual y el futuro al que se quiere llegar.
ORGANIZACIN
La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de una
estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una
empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignacin de
todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignacin que debe hacerse
a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone,
con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia, considerando como
sus elementos esenciales:
1.- Meta o finalidad
2.- Programa o mtodo para alcanzar las metas
3.- Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo mas preciado los
Recursos Humanos)
4.- Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social)
5.- Administradores (lideres)
Organizar no es ms que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se
agrupen para dar respuesta a los objetivos, as como coordinar en forma horizontal y vertical la
estructura de la organizacin asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para
supervisarlo.
Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar cuales tareas y
quien ser responsable de qu resultados; para eliminar los obstculos al desempeo que
resultan de la confusin e incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y para tender
redes de toma de decisiones y comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos
empresariales.
Para la mayora de los directivos el trmino organizacin implica una estructura intencional
formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los roles
organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se les pide a las personas que desempeen
deben estar diseados intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades
requeridas y que stas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma
interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera general, el propsito de organizar
es hacer efectiva la cooperacin humana.
Caractersticas a tener en cuenta al estructurar la organizacin
1. Carcter especfico: la estructura debe ser diseada a la medida de la organizacin de que
se trate, en funcin de sus caractersticas especificas.
2. Carcter dinmico: toda buena organizacin se desarrolla permanentemente cambia. Por
eso la estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirn en el
futuro.
3. Carcter humano: al disear la estructura de una organizacin, se debe tener en cuenta las
aptitudes de las personas que la integran o que la integrarn en el futuro. No es bueno
esquematizar primero el organigrama y recin despus fijarse quien ocupara cada posicin del
mismo. De obrar as, se estara cayendo en organizaciones formales y rgidas, constituidas por
seres rectangulares.
4. El ascenso en la organizacin: los caracteres dinmico y humano, llevan a un tpico
problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerrquico a otro. Un
hombre puede estar preparado para desempear su cargo actual, pero no el inmediato
superior. Por ejemplo si un excelente mdico clnico asciende a director del hospital, es
altamente probable que sea un mal administrador (cambiarn significativamente los
requerimientos que se harn en l). El hombre siempre busca ascender, sin advertir que as
llegara a un terreno que no domina. All fracasar, y en lo sucesivo, no ascender ms.
5. Orientacin hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organizacin sea
efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.
6. Asignacin de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la
correspondiente autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como
inherente al cargo.
7. Unidad de mando: ningn empleado puede responder a ms de un superior, en
consecuencia recibir todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.
Muchos autores utilizan los trminos: Organizacin formal que atribuyen a la estructura
intencional de roles y organizacin informal cuando se refiere a la red de relaciones personales
y sociales que ni estn establecidas ni son requeridas por la autoridad formal, sino que se
producen en forma espontnea.
Existe una lgica fundamental en la organizacin, de manera que:
1. Establecer los objetivos de la Organizacin
2. Formular objetivos, polticas y planes de respaldo
Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo
propuesto.
LAS POLTICAS
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el
objetivo.
LOS PROCEDIMIENTOS
Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar las
actividades.
NECESIDAD DE LA PLANEACIN
La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres razones:
-Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la
empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en
esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.
-Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean
concientes de qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con las funciones
asignadas.
-Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeacin, los
riesgos de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la empresa fracase.
Esto no significa" que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase,
simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades tiene ms
probabilidades de triunfar.
En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que
mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irn en beneficio
de los socios.
Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin solicitarn; s
sus directivos programas y ejecuciones? muy concretas que deben ser tenidas en cuenta
durante la planeacin.
2. ORGANIZACIN
MANUAL DE ORGANIZACIN
Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las
atribuciones de cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.
La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica forma en que
los socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las
herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rpida, fcilmente
comprensible y fiel de la situacin de la sociedad.
3. DIRECCIN
Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se imparten las
rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe
hacerse.
En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una estrecha
armona entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el
desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a otras, con
participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse
grupos de trabajo uniforme.
. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de
vista en cualquier caso particular.
5. CONTROL
Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a
los planes presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo est
fallando y adems si resulta eficaz en el uso de los recursos