1ra Sesion Lean Office Como Palanca de Mejora en La Administracion

El concepto Lean, una palanca de Mejora
en la Administracin del profesional de la

Seguridad
Manufactura Esbelta con enfoque a procesos
transaccionales.
Introduccin
En cierta ocasin, dos cazadores

estaban en frica, cazando varios
animales
De repente, ambos se quedan sin balas
y su jeep se encontraba dos kilmetros a
lo lejos, entonces deciden ir por ms
provisiones hacia el jeep...
Introduccin
Al caminar hacia el jeep observaron

que un enorme len se encontraba
justo detrs de ellos y comenzaba a
perseguirlos
Mientras iban corriendo, uno de los
cazadores se deshizo de sus botas y
casi cayndose, se puso sus tenis...
Introduccin
El segundo cazador pregunta:
De verdad piensas que con esos tenis vas a correr ms rpido
que el len?
Y el otro contesta
No quiero correr ms rpido que el len, slo me interesa correr
ms rpido que t .
Qu podemos aprender de esta historia?

Actualmente, las corporaciones buscan sobrevivir, ser ms
veloces, ms flexibles y proveer ms valor a sus clientes
Concepto Lean Lean Office

Inicio como Manufactura Esbelta:
Empez en Toyota , y busca la Calidad, reduciendo costos e
incrementando el servicio SIMULTNEAMENTE
La Manufactura Lean naci con el Sistema de Produccin Toyota (SPT) que promueve los
procesos de manufactura estrictos y eficientes, manteniendo el respeto al trabajador.
Este sistema fue desarrollado por la Toyota Motor Corporation como una forma de eliminar el
desperdicio dentro de las consecuencias del embargo petrolero de 1973.
El principal propsito es el mejoramiento de la productividad y la reduccin de los costos

siguiendo los pasos del sistema de Taylor de administracin cientfica y de la lnea de
ensamble en masa de Ford. Pero el enfoque del SPT es mas amplio ya que se dirige no solo a
los costos de manufactura sino tambien a los costos de ventas, y administrativos y de capital.
Toyota penso que era riesgoso adoptar el sistema de produccin de Ford, que funciona muy
bien en tiempo de alto crecimiento.
En tiempos de menor crecimiento, se volvi ms importante prestar atencin a la eliminacin

del desperdicio, la disminucin de costos y el incremento de la eficiencia.
En Estados Unidos esta manera de visualizar los procesos recibe el nombre de Manufactura
Esbelta (Lean Manufacturing) [
Concepto Lean Estrategia

Cambiando el Modelo de negocios
Modelo tradicional de negocios
Costo + Ganancia = Precio
Aumento de precio de venta

Ms ganancias
Precio de venta
Ganancias
Costos de produccin
Para ganar ms es
necesario subir
el precio al cliente

Cambiando el Modelo de negocios
Modelo Lean Manufacturing
Precio - Costo = Ganancia
Ms ganancias
Precio de venta
Determinado por el mercado
Ganancias
Para ganar ms es
necesario disminuir
nuestros costos
Costos de produccin
Disminuir costos

Desempeo de
Clase Mundial
Cules son los elementos de la
Manufactura Esbelta?
Calidad. Debe ser incrementada
al mximo, cerca de la perfeccin.
Entrega
Costos. Deben ser minimizados

Entrega. El servicio al cliente
debe ser muy eficiente
QCD
Calidad
Costos
Reduccin del Tiempo de Conduccin
Tiempo"
Desarrollo de "
Ventas" Pedidos"
Producto"
Lean Office
Desarrollo de "
Ventas." Pedidos."
Producto"
Operaciones"
Lean
Manufacturing
Operaciones."
Entrega"
Lean Office
Entrega."
CPC"
Tiempo de Conduccin Operativo"
Ctas. Por"
Cobrar"
Qu es Lean Office ?
Concepto Lean enfocado a Procesos Transaccionales
Los 9 desperdicios
Sobre - produccin
Defectos
Sobre-procesamiento
3
5
Transporte
Seguridad
Sobre - inventario
Movimientos
innecesarios
4
Espera
Habilidades del
personal

En el lugar de trabajo se genera:
Operacin de Valor Agregado:
Transforma el producto
de manera funcional,
VAO
es lo que el cliente
est dispuesto
a pagar
TRABAJO
INCIDENTAL
DESPERDICIO
Trabajo incidental:
No agrega valor, y
es necesario realizarlo,
la inspeccin es considerada una actividad incidental
Desperdicio:
Muda, el cliente no
est dispuesto a
pagar por l

Estrategia Lean Office
Proceso transaccional tradicional

Orden del
cliente
Desperdicio
Tiempo total de ciclo

Lean Office
Orden del
cliente
Desperdicio
Ciclo ms corto
Entrega
Entrega

Pasos para Implementar Lean Office
1. Crear el mapa del proceso administrativo para identificar reas
de oportunidad
2. Identificar las actividades que agregan valor y las que no
agregan valor, y establecer nuevos objetivos de desempeo
3. Crear flujo en el proceso
4. Reducir la variacin y mejorar la calidad
5. Enfoque intenso en la administracin del desempeo diario y el
control visual ( 5s Office )

Mapa de Proceso Administrativo VSM office


Al trazar un mapa de proceso considerar lo siguiente:
Lo que piensa que es...
Lo que en ralidad es...
Lo que debera ser...

Pasos para Implementar Lean Office
de oportunidad

Valor Agregado por Proceso
Traer el
correo y
separar
sobres"
Cortar sobres delgados en la

mquina"
2.5 hrs.!
Contar
paquetes
grandes,
etiquetar,
apilar"
Poner los
sobres y los
informes de
cantidades
en estante"
Tomar la
charola del
estante y
regresar al
escritorio"
Abrir paquetes
grandes"
Extraer"
quejas y
separar"
4 hrs.!
15 seg.!
Poner quejas
en charola por
tipo de queja"
Poner charolas en carro"
Inspeccionar
charolas"
Dar
entrada
a charolas"
1.5 hrs.!
45 seg.!
"Tiempo de Entrega "= 8 hrs."

Tiempo de Valor Agregado "= 1.5 minutes"
1.5 min."
% Valor Agregado = !
!
!= 0.3%"
8 hrs. x 60 min."
30 seg.!

Valor Agregado por Asociado
Asociado 1!
Asociado 2!
VA!
NVA!
Asociado 3!
Tiempo TAKT!

Causas del Desperdicio
Organizacin Disfuncional
Vacos en Tecnologa MIS
Controles Excesivos
Diseo de Proceso Obsoleto
Falta de respaldo en Entrenamiento
Cruzado
Cargas de Trabajo No Balanceadas
Lotes Generados por el Sistema de
Cmputo
Prioridades Administrativas Cambiantes

Falta de Reglas para Tomar Decisiones
Control Visual Pobre
rea de Trabajo Desorganizada
Falta de Capacitacin
Formatos Obsoletos o Mal Diseados
Layout deficiente (distancia)

Pasos para Implementar
de oportunidad

Ejemplo de Mapa Spaghetti
Inicio "
Escritorio
Escritorios
"
Mesa
Oficina de !
Mensajera !
"
"
carro"
Mesa
Escritorio
"
Mesa
"
"
"
6, 7, 8, 9
"
"
4b
"
Mesa
"
6, 7, 8, 9"
"
Mesa
"
6, 7, 8, 9
"
4a
" "
11 10
6, 7, 8, 9
"
4c"
"
6, 7, 8, 9"
"
"
Mesa
6, 7, 8, 9
Mesa
Escritorio
"
Escritorios
"
2
"
"
Mesas
Escritorios
"
rea de Preparacin
"
12
"

Ejemplo de Mapa Spaghetti

Modalidad de Lotes
Abrir Correo"
Acumular Facturas"
Calcular el Total
del Lote"
IN"
Vouchers"
Acumular y Detener"
Archivar Lote"
Registrar Lote"

Flujo de Una Pieza
Abrir Correo"
Registrar"
Archivar"

de oportunidad

Reducir la Variacin
Las fuentes y causas de variacin hacen que un proceso
administrativo estndar parezca ser aleatorio, trabajo no
estandarizado
Informacin faltante
Secuencia de trabajo errnea
Modelo de produccin confuso
Proceso de entrenamiento no estandarizado
Ayudas para tomar decisiones no estandarizadas

Reducir la Variacin
Fuera del Objetivo
Mucha Dispercin
X XX
XX
X
X
X XX
XX XX
X
X
Procesos
Centrados
Centrado
en el Objetivo
X
X
X
X
X
Reduccion de
Dispercin
X
X
X XX
XX
X
X
X XX
XX XX
El objetivo es identificar y reducir la

Variacin en los Procesos y los Defectos

Asegurar Calidad a la Primera Significa
Construir un sistema con informacin apropiada

Construir dispositivos pok-yoke para evitar problemas comunes
Nunca pasar un defecto al siguiente proceso;
Detectando anormalidades
Respondiendo inmediatamente
Eliminando las causas raz
Estableciendo reglas claras para tomar decisiones

Asegurar Calidad a la Primera Significa
Mquinas
Metodo
Material
Posible Xs
Ambiente Personal Metricos/Pruebas
Ys

de oportunidad

5 Ss Office
2 Seiton
1 Seiri
Eliminacin
Disciplina
Organizacin
5 Ss
3 Seiso
Limpieza
5 Shitsuke
4 Seiketsu
Estandarizacin

5 Ss Office
Un rea libre de anormalidades

Reduce accidentes
Mejora la eficiencia
Reduce errores
Mejora la moral
Seguridad
Calidad
Entrega
Costo

Administracin Visual
Alerta
Problema!!
Q
Gage name:
Date of study:
Reported by:
Tolerance:
Misc:
Gage R&R, Length, 1/31/01
10" Digital Caliper (Herman Mill

1/31/01
John Chapdelaine
.001
MN Shot Saw Timeline
CA Shot Saw Record
By Part number
250
0.9
5"
0"
4"
0"
3"
0"
2"
0"
1"
0"
0"
I"n"
d"
e"
x" 1"
0"2"
0"3"
0"4"
0"5"
0"6"
0"7"
0"8"
0"9"
0"
0.8
0.4
200
150
"Li"n"
r"
i"n"
S"
k"
h"
e"
"s"
% Big Grit
Percent
50
0.5
120.05
Amount Small Grit
%Contribution
%Study Var
%Tolerance
0.7
0.6
120.00
100
0.3
0.2
50
119.95
0.1
0
0
Gage R&R
Repeat
Reprod
8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 56 58 60 62 64
Part-to-Part
Time
% Big
Small
Part number
Sample Range
Betty
Jenny 2nd Shift
Papo
UCL=0.01480
0.010
R=0.00575
0.000
LCL=0
Order
Entry
Betty
120.05
Jenny 2nd Shift
Order
Picking
UCL=120.0
Mean=120.0
LCL=120.0
119.95
Jenny 2nd Shif t
Jenny 2nd Shif t

Papo
119.95
119.90
Slips wait
for pick-up
Shoes
Available?
Send
shoes to
packing
Alert stock
& sales
Order more
Shoes from
factory
Stock
Packing
Pack &
send to
shipping
Shipping
Ship shoes
operator
Betty
120.00
Part number
150
0.5
0.4
100
0.3
0.2
50
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0
3
11
13
21
23
10
39
Time
Papo
operator*Part number Interaction
Inform
customer
of delay
Get slips
from order
entry
10
120.05
Papo
120.00
Deliver
order slip to
order entry
Log, sort
& prioritize
orders
Prevencin
119.95
operator Betty
Sales
120.00
0.005
Average
Sample Mean
Action Steps
Obtain & write up
order from customer
120.05
Xbar Chart by operator
Function
By operator
Reaccin
200
0.7
0.6
% good grit
R Chart by operator
0.015
250
0.8
bad grit
45
47
49
69
71
73
Amount Small Grit in Grams
0.9
% Good Grit
Components of Variation
100

Cuadro de CCES
Calidad

Costo

Diario

Anual

Diario

Anual

Hora Extra

Total de Defectos

% Desecho

Rendimiento

1 Pase

Anlisis Pareto

Anlisis Pareto

Entrega

Seguridad

1
2

Tiempo Ocioso

3
4

Diario

Anual

5
6

7
8

9
1

0
1

1
1

2
1

3
1

4
1

5
1

6

1
7
1
8
1
9
22

05

22

16

2
2
2
3
2
4

Habil.
2

7
2

8

Ausentismo

Matriz

2

9
3

0

3

1

Anlisis Pareto

100
100
100
100
100
100
90
90
90
90
90
90
80
80
80
80
80
80
70
70
70
70
70
70
60
60
60
60
60
60
50
50
50
50
50
50
40
40
40
40
40
40
30
30
30
30
30
30
20
20
20
20
20
10
10
10
10
10
12
15
18
21
24
27
30
O N
12
15
18
21
24
27
30
100
100
100
100
90
90
90
90
80
80
80
80
70
70
70
70
60
60
60
60
O N
#1
DEL
LLU
50
50
50
40
40
40
30
30
30
30
20
20
20
20
LUS
10
10
10
10
PMG
12
15
18
21
24
27
30
O N
12
15
18
21
24
27
30
O N
12
QUY
18
21
24
27
30
O N
100
90
80
70
60
MMG
ESI
15
#2 #3 #4 #5 #6 #7 #8 #9 #10 #11
DNT
40
10
WEJ
50
20
50
40
30
xx
x
20
10
12
15
18
21
24
27
30
o
o
Peridico Kaizen

Peridico Kaizen

Problema
Accin
Quien Cuando
;lksadfjkl
Resultado
Problema
Accin
Quien Cuando
kskuvisdfj ;kdjf kk sfj

dqkje
jskdfjk ksdj askdkk kkdj
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3439
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Qu puedo esperar si aplico LeanOffice?
Eliminacin de desperdicios
Mejora continua
Layouts basados en el flujo
Sentido de pertenencia
Crecimiento a largo plazo

Impacto de Lean Office
Como empleados debemos:
Comprometernos con nuestra labor

Sentirnos orgullosos de nuestro desempeo
Buscar alto nivel de entrenamiento
Tomar de decisiones con empowerment
Ser proactivos
Gracias!!!

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El concepto Lean, una palanca de Mejora

en la Administracin del profesional de la

En cierta ocasin, dos cazadores

Al caminar hacia el jeep observaron

Qu podemos aprender de esta historia?

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

El principal propsito es el mejoramiento de la productividad y la reduccin de los costos

En tiempos de menor crecimiento, se volvi ms importante prestar atencin a la eliminacin

Concepto Lean Estrategia

Aumento de precio de venta

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Costos. Deben ser minimizados

Reduccin del Tiempo de Conduccin

Tiempo de Conduccin Operativo"

Concepto Lean enfocado a Procesos Transaccionales

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Proceso transaccional tradicional

Tiempo total de ciclo

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Lo que en ralidad es...

Lo que debera ser...

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Cortar sobres delgados en la

"Tiempo de Entrega "= 8 hrs."

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Prioridades Administrativas Cambiantes

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

El objetivo es identificar y reducir la

Concepto Lean Lean Office

Construir un sistema con informacin apropiada

Estableciendo reglas claras para tomar decisiones

Concepto Lean Lean Office

Ambiente Personal Metricos/Pruebas

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Concepto Lean Lean Office

Un rea libre de anormalidades

Concepto Lean Lean Office

Gage R&R, Length, 1/31/01

10" Digital Caliper (Herman Mill

CA Shot Saw Record

Jenny 2nd Shift

Jenny 2nd Shift

Jenny 2nd Shif t

Jenny 2nd Shif t

operator*Part number Interaction

Xbar Chart by operator

Amount Small Grit in Grams