ANLISIS DOCUMENTAL: DOCUMENTOS OFICIALES. FORMACIN DE LOS EXPEDIENTES.

DOCUMENTACIN DE APOYO INFORMATIVO. CRITERIOS DE ORDENACIN DE ARCHIVO. EL

ARCHIVO COMO FUENTE DE INFORMACIN: SERVICIOS DEL ARCHIVO.

DOCUMENTOS OFICIALES.

Documento oficial es aquel que tiene autenticidad y emana de autoridad administrativa. Es

de oficio y no particular o privado. Dentro de los documentos oficiales, distinguimos entre
documentos de la Administracin, Del Parlamento Y Del Poder Judicial.
1.1.

Documento Administrativo

Es aquel documento producido por un rgano de la Administracin Pblica. Sus

caractersticas son:
-

Se produce por un rgano administrativo.

Debe poder incorporarse a un expediente.

Normalmente es de contenido escriturado, pero puede no serlo. Ej. Un plano o mapa.

Documentos administrativos de uso ms frecuente:

*

Instancias: son escritos que el particular dirige a la administracin. Las solicitudes que

se formulen debern contener:

Nombre y apellidos del interesado, as como la identificacin del medio preferente o

del lugar que se seale a efectos de notificaciones.

Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

Lugar y fecha.

Firma del solicitante.

rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Oficios: Son documentos de rgimen interno que pone en comunicacin a dos

autoridades.
*

Disposiciones: Son aquellos documentos que emanan de la autoridad administrativa y

que expresan en su mayor parte, orden o mandato.

Existen diferentes tipos de

disposiciones atendiendo al nivel de las autoridades de las que emanan. Cabe destacar:
Decreto, Resolucin, Dictamen, Informe.
1.2.

Documentos Parlamentarios
1

Son los producidos por las Cortes. Pueden clasificarse en:

Documentos en materia legislativas (leyes, proposiciones de ley.)

Documentos en materia de control (mocin de censura, interpelaciones)

Otros documentos (mensajes, reglamentos)

1.3.

Documentos Judiciales

Son bsicamente las providencias, autos, sentencias

2 ANLISIS DOCUMENTAL.
En todo proceso documental se observan tres fases diferenciadas claramente:
1 Entrada
2 Tratamiento, que recoge dos etapas:

Anlisis:

Descripcin-Catalogacin

Indizacin

Condensacin o Resumen

Bsqueda:
- Operacin de seleccin
- Instrumentos de recuperacin.

3 Salida.
El anlisis documental se incluye por tanto en la fase de tratamiento de la informacin, es el
conjunto de operaciones de diferente ndole a realizar con el documento con el fin de reducir
a un formato de descripcin fsica y su descripcin de contenido. Aquel conjunto de
operaciones tendentes a representar el contenido del documento de una forma distinta a la
original dando lugar a la elaboracin de un documento secundario.
2.1. Descripcin Catalogacin
Es el conjunto de informacin destinada a proporcionar una referencia nica que permita
identificar y localizar un documento. Los elementos que suele contener todo instrumento
descriptivo son los siguientes:

Elementos de descripcin interna: fechas, procedencia, contenidos

Elementos de descripcin externa: formato, volumen, tipo de soporte, lengua

Elementos de identificacin de unidades: signaturas, referencias a registros, nmero

de serie

2.2.

Descripcin del contenido: indizacin, clasificacin y condensacin.

Es la segunda fase del anlisis documental, en ella se recogen las siguientes subfases:
- Indizacin: es el acto de retener una o varias nociones que representan el contenido de
un documento y adecuarlas a un lenguaje natural o documental determinado que recibe el
nombre de indizacin.
Supone la localizacin en el texto mismo de las llamadas palabrasclave representativas del
documento indizado.
-

La clasificacin consiste en la determinacin de categoras o secciones en las cuales se

distribuyen los elementos o las distintas materias dispuestas, en base a una bsqueda
racional de los documentos.
Es necesario traducir el lenguaje natural al lenguaje documental, que es el conjunto de
trminos o procedimientos sintcticos convencionales utilizados para representar el
contenido de un documento con objeto de facilitar su bsqueda.
- Condensacin. Es el resumen. Se han establecido hasta 9 tipos de resmenes:

El Titulo.

La Anotacin Del Contenido.

El Resumen Telegrfico.

El Resumen Indicativo.

Resumen Informativo.

El Extracto.

La Resea

El Compendio

El Texto Mismo.

2.3.

Fuentes De Documentacin.

Se distinguen dos fuentes principales:

1

Documentos Primarios. Suministran Informacin Directa:

1.1. Documentos Unitarios:
Libros
Folletos
Monografas
3

 Informes
Enciclopedias
Manuales
Tesis doctorales
Artculos de revista
Carteles
1.2.

Publicaciones peridicas:
Revistas tcnicas, cientficas, especializadas
Diarios
Boletines
Publicaciones oficiales
Publicaciones tcnicas

Documentos secundarios. Contienen informacin referente a los documentos primarios:

Bibliografas

Boletines de sumarios o resmenes

Catlogos de bibliotecas

ndices

Boletines

Boletines de documentos recibidos

Resmenes, extractos.

FORMACIN DE LOS EXPEDIENTES

Expediente es el conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio, la

serie ordenada de actuaciones administrativas.
Los documentos administrativos no se producen de forma aislada , sino en el contexto de un
expediente en el que encuentra su razn de ser, puesto que cada uno responde a una
actuacin concreta dentro de un determinado procedimiento encaminado a la resolucin de
un asunto determinado, y por tanto, estn unidos entre si por una relacin de causa-efecto.

Las copias de cualquier documento pblico gozarn de la misma validez y eficacia que
estos siempre que exista constancia de que sean autnticas.
Tienen la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente
emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas.
Caractersticas:
-

El expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de

antecedente y fundamento para la resolucin administrativa de un asunto determinado.

Los documentos de un expediente estn unidos entre si por una relacin causa

efecto
-

En un expediente se encuentran tanto documentos producidos por la propia unidad

administrativa, documentos de carcter interno, como procedentes de otros organismos o

de particulares, documentos externos.
-

Pueden producirse documentos de contenido esencial. Resoluciones, informes,

dictmenes, y documentos de enlace, aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el

expediente.
-

Los documentos de apoyo informativo son aquellos que siendo necesarios para el

desarrollo de las actuaciones en un procedimiento no forman parte de las mismas.

DOCUMENTACIN DE APOYO INFORMATIVO

La documentacin de apoyo tiene una doble perspectiva:

5.1

La documentacin de apoyo en el expediente: Los informes

Los informes es la principal documentacin de apoyo informativo en la tramitacin de un

expediente. Hace referencia la LRJPAC en sus Art. 82-83.
En la fase de instruccin del procedimiento se concreta lo siguiente:
A efectos de la resolucin del procedimiento, se solicitarn aquellos informes que sean
preceptivos por disposiciones legales, y los que se juzguen necesarios para resolver.
Salvo disposicin expresa en contrario, los informes sern facultativos y no vinculantes.

Los informes sern evacuados en el plazo de 10 das, salvo que una disposicin o el
cumplimiento del resto de los plazos del procedimiento permita o exija otro plazo mayor o
menor.
De no emitirse el informe en el plazo sealado, y sin perjuicio de la responsabilidad en que
incurra el responsable de la demora, se podrn proseguir las actuaciones cualquiera que
sea el carcter del informe solicitado, excepto en los supuestos de informes preceptivos que
sean determinantes para la resolucin del procedimiento, en cuyo caso se podr interrumpir
el plazo de los trmites sucesivos.
Si el informe debiera ser emitido por una Administracin Pblica distinta de la que tramita el
procedimiento y transcurriera el plazo sin que aqul se hubiera evacuado, se podrn
proseguir las actuaciones. El informe emitido fuera de plazo podr no ser tenido en cuenta
al adoptar la correspondiente resolucin.
5.2.

La documentacin de apoyo fuera del expediente.

Es documentacin que sirve de base para la toma de decisiones. Son entre otras, Las
normas que dictan las CCAA, la actividad legislativa, de control y presupuestaria de sus
Asambleas Legislativas y de las Cortes Generales, las resoluciones de los rganos
jurisdiccionales, Tribunales Superiores De Justicia, Tribunal Supremo. Se resumen en:
- Documentacin Parlamentaria:

Del Parlamento Europeo

Del Estado

De Las CCAA

- Documentacin legislativa:

De La Unin Europea

Del Estado

De Las CCAA

De La Administracin Local

- Documentacin Judicial:

Del Tribunal Europeo De Derechos Humanos

Del Tribunal De Justicia De Las Comunidades Europeas

Del Tribunal Constitucional

Del Tribual Supremo

6

- Prensa.
6

CRITERIOS DE ORDENACIN DEL ARCHIVO

El principio de respeto a la procedencia de los fondos es la base sobre la que debe

apoyarse cualquier sistematizacin que se realice sobre un fondo de archivos. Es decir,
cada unidad produce sus documentos que, por ser el resultado de su actividad concreta
nunca debern ser mezclados con los de otra unidad administrativa.
6.1.

Clasificacin y ordenacin

La clasificacin va ntimamente unida al inventario de los fondos y la ordenacin a la

catalogacin de los mismos, aunque en muchos casos son simultneas ambas tareas, en
los archivos administrativos, la ordenacin sigue a la clasificacin, porque la clasificacin
viene dada por la misma produccin del documento.
Clasificar consiste en disponer en grupos orgnicos la documentacin correspondiente a las
subdivisiones del organismo que las produjo o tramit. Para archivos administrativos se
suelen adoptar tres tipos distintos de clasificacin funcional, orgnica y por materias.
La ordenacin es un movimiento posterior a la clasificacin que consiste en disponer la
documentacin de cada uno de los grupos orgnicos con arreglo a cierto mtodo a fin de
asignar a cada documento una situacin determinada dentro de la serie a la que pertenece.
6.2. Tipos de ordenacin de los archivos
Una vez que la documentacin ha sido clasificada procede su ordenacin segn diferentes
mtodos. Estos son los ms destacables:
1. Numrico. Consistente en atribuir nmeros de forma progresiva a las unidades
documentales de forma correlativa
2. Cronolgico. Toma como elementos ordenadores la fecha del documento
distinguiendo la graduacin ao-mes-da.
3. Geogrfico. Segn este mtodo, las unidades documentales se integran con el rea
geogrfica a la que
graduales

se refrieren de forma alfabtica y en los siguientes grupo

continente-nacinregin-provincia-partido-municipalidad-ciudad-pueblo-

entidad.
7

4. Alfabtico.
El sistema cronolgico tiene aplicacin para documentacin notarial, registros,

decretos, leyes
El alfabtico de personal, para documentos judiciales, padrones, o actividades

relacionados con las personal.

El geogrfico para pueblos, ciudades.en sus documentos administrativos,

contables, fiscales.
7

EL ARCHIVO COMO FUENTE DE INFORMACIN: EL SERVICIO DEL ARCHIVO.

La Ley De Patrimonio Histrico Espaol define a los archivos como los conjuntos orgnicos
de documentos, reunidos por las personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la
informacin y la gestin administrativa.
Es un instrumento de enorme utilidad para la gestin administrativa e imprescindible para la
investigacin histrica, el archivo es un potencial informativo.
El archivo es una fuente de informacin:
- Para conocer el cumplimento de los derechos y obligaciones de ciudadanos y estado, lo
que queda reflejado en la documentacin producida y conservada en los archivos.
- Para la investigacin histrica.
7.1.

Servicios de archivo

El conjunto de tcnicas que se emplean en los archivos tiene como fin ltimo el
aprovechamiento ptimo del documento mediante su consulta por el usurario y no la mera
conservacin del mismo.
El acceso o consulta de los documentos en los archivos adopta las siguientes formas:
1

Comunicacin del documento:

Ofreciendo directamente el documento al usuario (Administracin o investigador).

Mediante copias o certificaciones del documento en su totalidad o en parte.

Exposiciones.

La informacin es su funcin esencial. Modos de consulta de los documentos:

-

Consulta Directa.

Copias, Certificaciones.

Exposiciones Y Actividades Culturales

Comunicacin de la informacin: comunicacin del contenido de los documentos o

de su referencia por medio de los instrumentos de descripcin, de consultas a distancia,

bsquedas o localizaciones.
La comunicacin de la informacin se puede hacer, de forma habitual, mediante los
instrumentos de descripcin elaborados, los trabajos de investigacin archivstica que
faciliten mtodos y prctica que pueden ser tomados como modelos y las memorias anuales
de los archivos.