Abschlussvorbereitung, Abstimmarbeiten in der Buchhaltung

(ausfhrlich)
1 Checkliste Abstimmarbeiten
Was ist zu tun ?

Vermerke

Einsortieren der Kontenbltter

Zweckmig ist die buchhalterische Sortierung, mit dem jngsten Blatt obenauf. So
erkennen Sie auf einen Blick:
1 Stimmt das Saldo mit der Dezember-Auswertung berein?
2 Ist das letzte Kontenblatt vorhanden?
berprfen Sie fr jedes Konto beim Einsortieren:
1. Ist das Konto (richtig) beschriftet?
Wenn nein, legen Sie eine Liste an fr neue Kontenbezeichnungen, die mit der
Auswertung der Umbuchungen zu verarbeiten ist. Nur wenn Sie beabsichtigen, das
Konto durch Umbuchung wieder aufzulsen - etwa weil es durch eine Fehlbuchung
oder Bagatellbetrgen angelegt wurde -, knnen Sie auf die Beschriftung
verzichten.
Ausnahme: Obwohl die Konten "Geldtransit", "Durchlaufende Posten" und "Unklare
Posten" in der Regel wieder glattgestellt werden, sollten sie zur Nachprfung
beschriftet sein.
2. Sind smtliche Kontenbltter lckenlos vorhanden?
Lassen Sie ggf. vom Buchhaltungsprogramm eine Kopie der fehlenden Bltter
erstellen. Vielleicht knnten Sie selbst zum Jahresabschluss noch die Buchungen
nachvollziehen, doch bereits ein halbes Jahr spter oder dem Betriebsprfer wird
das nicht mehr mglich sein. Dabei sind die Kontenbltter mindestens zehn Jahre
lang aufzubewahren.
Allgemeine Prfungspunkte
Bevor auf die einzelnen Konten mit ihren Eigenheiten eingegangen wird, hier ein
berblick ber grundstzliche Prfungskriterien (wie auch durch einen
Steuerprfer):
1. Prfen Sie ungewhnliche Buchungen ab:
1 Habenbuchungen auf Aufwandskonten, Anlagekonten etc.
2 Sollbuchungen auf Ertragskonten
3 hohe Betrge im Verhltnis zu Vorjahreswerten und
Buchungen
Damit lassen sich Fehlbuchungen aufspren durch falsche Betrge,
Kontonummern oder Kontenseite.

brigen

2.Wenn mglich, prfen Sie bei ungewhnlichen Buchungen auch den zugehrigen
Beleg. Folgende Anforderungen werden an die Ordnungsmigkeit der Belege
gestellt: Belegdatum: Ausstellungs- oder Eingangsdatum Belegtext: Der
Geschftsvorfall wird hinreichend beschrieben ( z. B. "Kauf von Schreibpapier",
anstatt lediglich allgemeine Bezeichnungen wie "Brobedarf ").
Belegbetrge: Zahlungsbetrag, MwSt-Satz. Bei Betrgen ber 150 EUR zustzlich:
Nettoentgelt, Ausweis des MwSt-Betrags und Name des Leistungsempfngers,
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Id-Nummer, Rechnungsdatum und Lieferdatum.
Belegzeichnung: Der Aussteller hat den Beleg abzuzeichnen. Belegverweis:
Kontierungsvermerk, der vom Beleg zum Konto verweist.
Bei kritischen Betriebsausgaben sind an die Belege zustzliche Anforderungen
gestellt: Geringwertige Wirtschaftsgter, Lhne und Gehlter, Bewirtungskosten,
Geschenke, Reisekosten.
HaufeIndex 1399157

1/4

Abschlussvorbereitung, Abstimmarbeiten in der Buchhaltung (ausfhrlich)

3. Prfen Sie auf Konten mit regelmigen Zahlungen ab, ob diese vollstndig
verbucht sind und durchweg dasselbe Konto verwendet wurde. Suchen Sie nach
fehlenden Zahlungen und buchen Sie ggf. um.
4. Prfen Sie, ob Vorsteuerbetrge berechtigt, vollstndig und zu den richtigen
Steuerstzen abgezogen wurden. In den meisten Buchhaltungssystemen ist ein
Vorsteuerabzug bei jeder einzelnen Buchung oder generell als Kontenfunktion
gekennzeichnet.
1 Aus
Privatentnahmen,
Zinszahlungen,
Versicherungsbeitrgen,
Beitrgen zur IHK, HWK und Berufsgenossenschaft u. a. gibt es
keinen Vorsteuerabzug.
2 Der Verkauf von Bchern, Zeitschriften, Wasser, Blumen und vielen
Lebensmitteln unterliegt dem ermigten Steuersatz von 7 %.
3 Bei Abschlagszahlungen wie z. B. fr Strom, bei Lastschriften wie
Telefonrechnungen und ggf. bei laufenden Mietzahlungen wird
hufig der Vorsteuerabzug von 19 % vergessen.
5. Halten Sie Ergebnisse der Abstimmung schriftlich fest. Die aufgelisteten
Umbuchungen sind durch Buchungstexte, Nebenrechnungen und sonstige Belege
nachvollziehbar zu dokumentieren.
Wenn in der Auswertung Dezember die Erffnungswerte nicht bereits vollstndig
erfasst waren, fehlen zum Abstimmen etliche Kontenbltter, insbesondere im
Anlagenbereich und bei den Verbindlichkeiten. Damit kein Konto bersehen wird,
legen Sie deshalb die Buchungsliste der Erffnungsbilanz neben die Summen- und
Saldenliste. Buchen Sie die fehlenden Aktiva und Passiva der Erffnungsbilanz.
Soweit notwendig, gliedern Sie beim Vortrag auf andere Konten um. Sind smtliche
Erffnungsbilanzwerte bereits vorgetragen, mssen die Vortragskonten zu 0 EUR
saldieren.
Die Konten des Anlagevermgens werden im Laufe des Jahres weniger hufig als
andere angesprochen. Achten Sie bei der berprfung der Konten besonders auf
die Erffnungsbilanz. Zustzlich zu den Konten in der Summen- und Saldenliste
sind auch die nachtrglichen Vortragsbuchungen abzustimmen.
Verwenden Sie fr die Anschaffung neuer Wirtschaftsgter nach Mglichkeit nur
Anlagekonten, die bereits in die Vorjahresbilanz eingeflossen sind. Buchen Sie im
gegebenen Fall um.
Noch nicht erfasste Anlagenabgnge sind ebenfalls Geschftsvorflle der
laufenden abzustimmenden Buchhaltung. Verkufe und Entnahmen von
Anlagegegenstnden sind in zwei Buchungen zu bercksichtigen:
1 Der Verkaufserls bzw. Entnahmewert wird auf einem Ertragskonto
wie "Erlse aus Anlagenverkufen", "Entnahme von Gegenstnden",
"Ertrge aus dem Abgang von Anlagegegenstnden" gebucht.
2 Ist der Verkauf bereits auf einem anderen Erlskonto erfasst, so
buchen Sie um. Der Wert des Gegenstandes auf dem Anlagekonto
(Buchwert) ist als Aufwand auszubuchen.
Der Buchungssatz lautet hier: "Buchwertabgang" an "Anlagekonto".
Anlagegter bis zu einem Wert von netto 150 EUR mssen als sofort abziehbare
Betriebsausgaben auf den Konten "Werkzeuge und Kleingerte" bzw.
"Geringwertige Wirtschaftsgter" erfasst werden - also nicht bei den Anlagegtern,
sondern im Aufwandsbereich. Wenn Sie solche Kleinbetrge bei den Anlagegtern
entdecken, klren Sie ab: Handelt es sich um nachtrgliche Anschaffungskosten
von Anlagegtern bzw. Nebenkosten oder ist der Betrag in den Aufwandsbereich
umzubuchen?
Anlagegter mit einem Wert von netto mehr als 150 EUR bis 1.000 EUR sind auf
dem Konto "Sammelposten fr Geringwertige Wirtschaftsgter" zu erfassen. Als
GWG gilt auch die "Trivialprogramme"-Software im Wert bis 150 EUR netto. Das
HaufeIndex 1399157

2/4

Abschlussvorbereitung, Abstimmarbeiten in der Buchhaltung (ausfhrlich)

geringwertige Wirtschaftsgut muss selbststndig nutzbar sein und darf in keinem

technischen Nutzungszusammenhang mit anderen Gegenstnden stehen. So sind
Drucker nur zusammen mit einer Computeranlage, aber nicht selbststndig nutzbar
und werden zusammen mit dieser abgeschrieben.
Ist die Inventur der Vorrte richtig durchgefhrt worden? Klren Sie fr den
Jahresabschluss eventuelle Differenzen.
Geleistete Anzahlungen und erhaltene auf Bestellungen aus dem
vorangegangenen (Erffnungsbilanz!) und laufenden Jahr sind abzuprfen:
Bei zwischenzeitlicher Endabrechnung buchen Sie die Anzahlung um. Stimmen Sie
durchlaufende Posten und Geldtransit ab.
berprfen Sie ungewhnlich hohe Vorsteuerbetrge und Haben-Buchungen.
Verproben Sie die Vorsteuer des laufenden Jahres und halten Sie das Ergebnis fr
den Jahresabschluss fest. Hohe Vorsteuerbetrge knnen aus verwechselten
Kontonummern herrhren oder aus der Erfassung von
Umsatzsteuervorauszahlungen. Auch die Stornierung von Umsatzerlsen mit der
Verwechslung von Umsatzsteuer und Vorsteuer fhrt zu Fehlbuchungen auf der
Sollseite. Bei den Habenbuchungen soll es sich ausschlielich um
Vorsteuerkorrekturen handeln, d. h. aus Preisnachlssen, Rcksendungen an
Lieferanten, Vorsteuererstattungen.
Bei der Verprobung berschlagen Sie anhand der Jahressalden der
Aufwandskonten, geleisteten Anzahlungen und Zugnge im Anlagevermgen die
Vorsteuerabzugsbetrge des laufenden Jahres. Die "ber den Daumen" ermittelten
Vorsteuerbetrge mssen in der Summe den Salden auf den Vorsteuerkonten
entsprechen. Da hier der maximale mit dem tatschlichen Vorsteuerabzug
verglichen wird, ist eine positive Differenz die Regel.
Eine zu hohe Differenz deutet auf Buchungsfehler zu Ihren Lasten hin, eine
Unterdeckung des Vorsteuerausweises durch die verprobten Betrge hingegen
provoziert die Rckfrage vom Finanzamt.
Stimmen Sie die letzten Kontenbltter von Kasse, Girokonto, Sparguthaben,
Festgeld, Wertpapieren usw. mit dem Kassenbuch Dezember bzw. letzten Kontooder Depotauszug ab.
Differenzen zwischen der Buchhaltung und dem tatschlichen Kassenbestand oder
Kontostand des Bankkontos sind in der Theorie nicht vorgesehen, gleichwohl
kommen sie vor. Es bleibt Ihrer Ausdauer vorbehalten, wie Sie mit diesen
Differenzen umgehen: Bagatellbetrge von einigen Euro sind eher ber
Privatentnahmen auszubuchen als stundenlang nachzuforschen. Gehen Sie die
Monate anhand der Saldenlisten bis zum Fehlermonat zurck und gleichen dann
die Primanota (Protokoll der eingegebenen Buchungsstze) mit den
Bankkontoauszgen, Kassenbuch etc. ab. Ist die Differenz durch 9 teilbar? Dann
liegt hchstwahrscheinlich ein Zahlendreher vor
Beispiel:
Differenz ====> Zahlendreher
63 ========> 81 anstatt 18 oder 92 anstatt 29
495 =====> 803 anstatt 308
7.200 ======> 19XX anstatt 91XX
Soll mit Haben zu verwechseln fhrt zu Fehlern mit doppelten Betrgen. Dies
geschieht hufig bei einzelnen Korrekturbuchungen, wenn die Kontrolle und
Abstimmung mit Bank oder Kasse nicht mglich sind.
Sofern noch nicht geschehen, lsen Sie smtliche aktive Rechnungsabgrenzungen
aus dem Vorjahr und die Disagios zeitanteilig fr das laufende Jahr auf.

HaufeIndex 1399157

3/4

Abschlussvorbereitung, Abstimmarbeiten in der Buchhaltung (ausfhrlich)

Beim Abstimmen der Privateinlagen sind kurzfristig entnommenes Geld und der
Ersatz von Kleinbetrgen bei den Privatentnahmen ins Haben umzubuchen. Bei
den Privateinlagen sollen Sie in der Lage sein, auf Nachfrage des Finanzamtes die
Herkunft des Geldes lckenlos aufzuklren.
berprfen Sie die Rckstellungen aus der Erffnungsbilanz und lsen Sie sie ggf.
auf.
Bei mehreren Darlehenskonten kommt es gelegentlich vor, dass Ratenzahlungen
dem falschen Konto zugeordnet sind oder whrend des Jahres berhaupt nicht
erfasst wurden. Ziehen Sie dazu auch die Kontenbltter fr den Zinsaufwand
heran. Entsprechend sind Annuittenraten mit Zins- und Tilgungsanteilen zu
trennen. Sind stattdessen die Raten in voller Hhe als Zins oder als Tilgung
gebucht, so buchen Sie anhand des Darlehensauszugs den gesamten
Zinsaufwand bzw. die Tilgungen in einer Summe um.
Als Bruttolohnverbucher stimmen Sie das Lohnverrechnungskonto und die
zugehrigen Lohnkosten-Verbindlichkeiten ab.
berprfen Sie ungewhnlich hohe Betrge und Sollbuchungen auf den
Umsatzsteuerkonten. Stimmen Sie die umsatzsteuerpflichtigen Erlse mit der
Umsatzsteuer ab. Achten Sie darauf, dass die Erlse nach steuerlichen
Gesichtspunkten auf getrennten Konten richtig erfasst sind.
Gleichen Sie die an die Krankenkassen gemeldeten Jahresbeitrge mit dem Konto
zur Sozialversicherung ab und buchen Sie ggf. den Arbeitnehmeranteil vom Konto
Lohn/Gehalt um.
Stimmen Sie die Sachbezge mit den Lohnabrechnungen ab.
Achten Sie beim Abstimmen der Mietzahlungen auf die Vollstndigkeit. Die
Umsatzsteuer muss im Betrag entweder auf dem Bankauszug, in der
Jahresabrechnung oder im Mietvertrag ausgewiesen sein. Weitere Angabe:
Steuernummer des Vermieters
Buchen Sie Mietereinbauten und Herstellungsaufwand aus Instandhaltungskosten
und Grundstcksaufwendungen um. Prfen Sie auch bei anderen
Instandhaltungskosten und Reparaturen, ob nicht auf das betreffende Anlagegut
umgebucht werden muss.
Achten Sie bei den Kfz-Kosten auf den richtigen Vorsteuerabzug, die Trennung der
laufenden Betriebskosten von Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung.
Erstattungsbetrge z. B. fr Unfallschden sind ggf. als Kostenersatz im Haben zu
erfassen.
Bereinigen Sie die Konten "Geschenke" und "Bewirtungen" von den jeweiligen
fremden Kosten. Buchen Sie ggf. Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten um.
Buchen Sie Geschenke ber einem Wert von 35 EUR pro Empfnger und die Geldund Sachgeschenke an Arbeitnehmer um. Aus Bewirtungskosten knnen Sie 100
% Vorsteuer abziehen.
berprfen Sie das Fahrtenbuch auf vollstndige, lckenlose Eintrge.
Trennen Sie die Zinsaufwendungen fr kurzfristige und fr die langfristigen
Verbindlichkeiten. Buchen Sie Kontofhrungsgebhren und hnliche Kosten des
Geldverkehrs um.
Gleichen Sie die auf dem Konto ausgewiesenen Zinsabschlagsteuern mit den
Belegen zu den Steuergutschriften und Dividendenbescheinigungen fr das
Finanzamt ab. Stimmen Sie die Steuerzahlungen mit den Bescheiden und
sonstigen Mitteilungen des Finanzamtes ab.

HaufeIndex 1399157

4/4