Organizacin del trabajo y Recursos Humanos

Funciones especficas del Departamento de Recursos Humanos

Anlisis del puesto de trabajo. Tcnicas
El Anlisis del Puesto, consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo, con
el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas, su finalidad estriba en
determinar las actividades que se realizan, as como, las diversas relaciones que existen
afines. As pues, es el proceso de reunir, analizar y registrar informacin relativa a los
puestos dentro de una organizacin, centrndose en el contenido, aspectos y condiciones
que le rodean, como son: conocimientos, experiencias, habilidades entre otras, que debe
satisfacer la persona que va a desempearlo y las condiciones ambientales que privan en
el sistema donde se encuentran enclavados. Este anlisis es la base para la evaluacin de
puestos dicha informacin se registra en lo que comnmente se denomina descripciones
y especificaciones del puesto.
A travs del anlisis y descripcin de puestos, conseguimos ubicar su sitio en la
organizacin, describir su misin, funciones principales y tareas necesarias para
desempearlas de modo perfecto.
Segn necesidades, esta estructura puede completarse con apartados relativos a
seguridad y medios de proteccin propios del puesto de trabajo, relaciones internas y
externas, perfil profesiogrfico idneo de la persona que deber ocupar el puesto.
El objetivo principal del anlisis de los puestos es el de conseguir definir y acotar las
responsabilidades del trabajador para su conocimiento y el de la direccin de la
empresa, establecer las relaciones entre departamentos o puestos, ubicar correctamente
la categora dentro del organigrama de la empresa, analizar las cargas de trabajo de las
personas y redistribuir o reasignar contenidos entre diferentes puestos. Se trata de una
herramienta de fcil desarrollo e implantacin, aplicable a cualquier tipo de
organizacin, con independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores y
cualquier otro parmetro que quisiramos analizar.
As mismo, nos permite cumplir con creces las exigencias que las diferentes normativas
de calidad exigen en la descripcin de las funciones y responsabilidades del personal de
la organizacin.
Son mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantacin para cualquier
organizacin pero, adems, nos puede servir de punto de partida para continuar
desarrollando otro tipo de instrumentos de gestin de recursos humanos ms complejos
como: sistemas de evaluacin del desempeo, elaboracin de perfiles del puesto para
futuras selecciones de personal, reduccin del tiempo de acopios de datos del personal,
identificacin de necesidades de formacin, elaboracin de mapas de competencias.
Por tanto, sirve de apoyo a otras necesidades como: reclutamiento, seleccin de
personal, formacin, evaluacin del rendimiento, valoracin de puestos, anlisis de
retribuciones, seguridad y salud, planes de carrera.

En definitiva, podemos decir que se trata de un importante sumario de gestin del

desarrollo de los recursos humanos de la empresa y de la propia organizacin interna del
trabajo que resulta sencillo de implantar, aporta resultados positivos medibles de modo
inmediato y establece las bases para continuar desarrollando otro tipo de instrumentos
de gestin ms avanzados.
Los beneficios ms importantes que nos aporta son:

Permitir acotar y definir claramente para cada puesto de trabajo las funciones y
responsabilidades propias de su posicin

Eliminar repeticiones funcionales entre diferentes personas

Determinar claramente las responsabilidades y asegurarse de que todas las tareas

y funciones de la organizacin tienen un responsable.

Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener bien en claro
qu significa tener un "puesto" o lo que algunos denominan tambin "cargo" dentro de
una organizacin. Un PUESTO es un conjunto de funciones con posicin definida
dentro de la estructura organizacional.
Ubicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos:

Nivel jerrquico

rea o departamento en que est localizado

Superior jerrquico y,

Los subordinados

Por qu es importante el anlisis de puesto? Porque se genera la tecnificacin de la

empresa e inicia la administracin del talento humano con este proceso, ya que todo
puesto o cargo integrado en una entidad debe ser analizado y evaluado con frecuencia
en funcin de su definicin, resulta evidente que a partir de su correcta explicacin y
estructuracin se estar concretando, las tareas o el trabajo a efectuar en las divisiones,
departamentos o secciones que existan.
Ahora bien, dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se requerirn ciertas
habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las condiciones de trabajo, la
responsabilidad y el esfuerzo, variarn en cada caso.
Por ello es importante examinar las caractersticas de cada puesto, a fin de establecer los
requisitos necesarios para desempearlos con posibilidades de xito; para esto, nada
mejor que efectuar un anlisis del mismo.
Dado que los puestos no existen aisladamente, es necesario estandarizar un
procedimiento que permita establecer comparaciones y ah diferenciaciones; es decir, se
requiere un patrn de cuya aplicacin resulten datos comparables entre s. Debe

definirse con claridad que dicha tcnica se refiere exclusivamente al puesto.

La conveniencia de utilizar el anlisis de puestos radica en el hecho de que por medio
del mismo se satisfacen diferentes tipos de requisitos.

Ayuda a la elaboracin de la demarcacin del mercado de mano de obra, elegir

dnde debe reclutarse.

Determina el perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con la aplicacin de
pruebas adecuadas; como base para la seleccin de personal.

Suministra el material necesario segn el contenido de los programas de

capacitacin.

Es la base para despus, mediante la evaluacin de puestos determinar las

franjas salariales, segn la posicin de los cargos en la empresa y el nivel de los
salarios en el mercado.

Estimula la motivacin del personal, para facilitar la evaluacin del desempeo

y verificar el merito funcional.

Sirve de gua al supervisor en el trabajo con sus subordinados, y gua para el

trabajador para el desempeo de sus funciones.

Suministra datos relacionados con la higiene y seguridad industrial, en el sentido

de minimizar la inseguridad y peligrosidad comunes a ciertos cargos.

Generalmente, en las medianas y grandes empresas existe un Departamento de Personal

que es el principal responsable del programa de anlisis de puestos, pero en las
empresas ms pequeas en las que no existe esta divisin en su estructura, puede ser un
administrador o el dueo el que realice esta actividad.
Lo que hay que tener siempre en cuenta es que aunque este proceso est a cargo de un
departamento o de una sola persona, para que el programa tenga xito deber recibir la
cooperacin de los supervisores y subordinados del puesto, quienes sern los
encargados de suministrar informacin.
Etapas del anlisis de puestos
El anlisis de puestos consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de
informacin sobre los puestos de una organizacin. Se debe aclarar que esta funcin
tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo
desempean. Las principales actividades vinculadas con esta informacin son:

Compensar en forma equitativa a los empleados

Ubicar a los empleados en los puestos adecuados

Determinar niveles realistas de desempeo

Crear planes para capacitacin y desarrollo

Identificar candidatos adecuados a las vacantes

Planear las necesidades de capacitacin del Talento Humano

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral

Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el desempeo de los

empleados

Eliminar requisitos y demandas no indispensables

Conocer las necesidades reales del Talento Humano de una empresa

Obtencin de informacin
Antes de estudiar cada puesto los analistas deben conocer la organizacin, sus objetivos,
sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos
o servicios que brindan a la comunidad.
Estudian tambin informes que la misma empresa genera o de otras entidades del
mismo rubro e informes oficiales.
Provistos de un panorama general sobre la organizacin y su desempeo los analistas:
Identifican los puestos que es necesario analizar
Preparan un cuestionario de anlisis del puesto
Obtienen informacin para el anlisis de puestos
Identificacin del puesto, en una organizacin pequea resulta una tarea simple. En una
grande el analista debe recurrir a la nmina y a los organigramas vigentes, o a una
investigacin directa con los empleados, supervisores y gerentes.
Desarrollo del cuestionario Tienen como objetivo la identificacin de labores,
responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeo necesarios en un
puesto especfico. En el cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se
describir ms adelante, as como la fecha en que se elabor. Muchos formatos
especifican el propsito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Los deberes y
responsabilidades especficos permiten conocer a fondo las labores desempeadas,
especialmente en los puestos gerenciales. En otra parte del cuestionario se describen las
aptitudes humanas y condiciones de trabajo, es decir los conocimientos, habilidades,
requisitos acadmicos, experiencia, etc. Asimismo, esta informacin permite la
planeacin de programas de capacitacin.
Obtencin de datos.

Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es posible aplicar siempre la misma
tcnica para la recoleccin de datos. El analista deber aplicar la combinacin ms
adecuada de ellas, manteniendo la mxima flexibilidad. Una de las tcnicas ms usadas
es la entrevista que le realiza el analista a la persona que puede proporcionarle
informacin del puesto (nivel operativo o supervisores). Se puede basar en el
cuestionario general.
Otra es recabar informacin de un grupo de expertos lo que da un alto grado de
confiabilidad. Otra alternativa es la verificacin del registro de las actividades diarias
del empleado, segn lo consigna l mismo en su cuaderno o ficha de actividades diarias.
La observacin directa es otro mtodo pero susceptible de conducir a errores, ya que se
pueden perder detalles de las actividades.
En conclusin el analista debe desarrollar su creatividad para poder lograr la mezcla
optima para los procedimientos de descripciones de puestos.
Un programa de anlisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:
1) Etapa de Planeacin:
En esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de anlisis de cargos
para minimizar cualquier tipo de resistencia. Dependiendo de la situacin en que se
encuentra la empresa, pueden darse los siguientes pasos:
Determinacin de los cargos que van a describirse: deben examinarse cuidadosamente
cules son los cargos que van a referirse, e incluir sus caractersticas.
Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto en el organigrama, se obtiene
informacin adicional.
Elaboracin del cronograma de trabajo: especificando los tiempos y movimientos se
iniciar el programa de anlisis. El xito de un programa puede verse afectado si el
programa se inicia durante un perodo de incertidumbre econmica o intranquilidad
laboral, ya que los empleados podran considerar al programa como una amenaza para
su seguridad.
Eleccin de los mtodos de anlisis que se aplicarn: los mtodos se escogen segn la
naturaleza y las caractersticas del cargo.
Seleccin de los factores de especificaciones: se realiza sobre la base de dos criterios.
Criterio de generalidad: abarca aquellos factores que deben estar presentes en la
totalidad de los cargos.
Criterio de variedad o diversidad: comprende los factores que deben variar segn el
cargo.
Dimensionamiento de los factores de especificaciones: Los factores de especificacin
constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un cargo, por lo que se
hace necesario dimensionarlos para establecer qu segmento de su totalidad servir para

analizar un determinado conjunto de cargos.

Graduacin de los factores de especificaciones: un factor de especificacin se grada
para facilitar y simplificar su aplicacin. La graduacin consiste en asignarles valores
que representan segmentos de su amplitud de variacin.
2) Etapa de Preparacin:
En esta etapa se rene a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo.
Esta fase comprende las siguientes actividades:
Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las personas que conformarn el equipo de
trabajo: las personas a cargo del proyecto deben comprender los propsitos que se
persiguen y cmo se obtendrn con objeto de poder explicar el programa a otros
miembros de la organizacin.
Preparacin del material de trabajo: confeccin del material impreso para que ayude al
personal a familiarizarse con los propsitos y beneficios del anlisis de puestos.
Disposicin del ambiente
Recoleccin previa de datos
3) Etapa de Ejecucin:
En esta etapa se proceder a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que
se analizarn y luego se redactar el anlisis. Un detalle de las actividades que se
realizarn en esta etapa son:
Recoleccin de los datos: el analista obtiene la informacin del puesto segn el mtodo
escogido. Para que el anlisis de puestos cumpla los objetivos, los datos proporcionados
deben ser precisos. Las personas responsables de reunir y revisar los datos deben estar
atentas a la omisin de hechos importantes, la inclusin de declaraciones imprecisas, la
tendencia a exagerar la dificultad o importancia del cargo.
Seleccin de los datos obtenidos
Redaccin provisional del anlisis
Presentacin de la redaccin provisional: Las descripciones provisionales de cada
puesto se entregan al supervisor inmediato para que las compruebe y apruebe.
Redaccin definitiva del anlisis
Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis: para la aprobacin por el organismo
responsable de su oficializacin en la empresa.
Tcnicas del anlisis de puestos.
Los mtodos que ms se utilizan en el anlisis de cargos son:

a) Entrevista
b) Cuestionario
c) Observacin
d) Mtodo mixto
e) Mtodo de informes sucesivos
A) La entrevista
Existen tres tipos de entrevistas que se pueden utilizar para obtener datos por el anlisis
de puestos:

Entrevistas individuales con cada empleado

Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeen en el mismo

trabajo

Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un desarrollo del

conocimiento a fondo del puesto que se est analizando.

La entrevista grupal se emplea cuando un gran nmero de personas realiza un trabajo

similar o idntico, de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo costo datos sobre el
puesto.
Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesin de grupo; si no
es as, es bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista
sobre los deberes y responsabilidades del puesto.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que el entrevistado
entienda perfectamente la razn de la misma, ya que existe una tendencia a mal
interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia.
B) Cuestionarios
Otro medio eficiente para obtener informacin en el anlisis del puesto es que los
empleados respondan cuestionarios en los que describan los deberes, responsabilidades
relacionadas con su empleo.
Lo que hay que decidir en este caso, es qu tan estructurado debe ser el cuestionario y
las preguntas que se tienen que incluir.
El cuestionario puede ser abierto y slo pedir al empleado que describa las actividades
principales o con listas de verificacin muy estructuradas. Un cuestionario tpico de
anlisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas as como preguntas
estructuradas.

Ventajas
Una forma eficiente y rpida de obtener informacin de un gran nmero de empleados
- Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados
Desventajas
- El desarrollo y revisin del cuestionario puede ser un proceso costoso y tardado
C) Observacin
La observacin directa es especialmente til en los trabajos, consiste principalmente en
actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de
limpieza, de lnea de ensamblaje y de cualquier puesto de produccin.
Por otra parte, la observacin a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de
una gran cantidad de actividad mental difcil de evaluar o con frecuencia se espera que
el empleado participe en actividades importantes que podran ocurrir slo
ocasionalmente, como una enfermera que maneja emergencias.
La observacin directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de
hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores.
Ciclo es el tiempo que le llev realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado
de lnea de ensamblar o 1 hora, un da o ms para trabajos complejos.
En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo
del trabajo. Despus de acumular tanta informacin como sea posible, se entrevista al
trabajador.
Es necesario alentar a la persona a aclarar los puntos no entendidos y que explique las
actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es
observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo.
Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta despus de la observacin, ya
que eso permite observar al empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda a
reducir las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de
alguna manera su rutina normal.
D) Mtodo mixto
Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los mtodos anteriores, se
debe tomar la decisin de combinarlos para hacer prctico el anlisis de puestos.
E) Mtodo de informes sucesivos (Bitcora del participante)
Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitcora o listas de cosas que
hacen durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que realice.
En trminos generales los datos que rene el anlisis de cargos se concentran en el

cuestionario que se disee. Los datos que debe obtener son:

1) Identificacin y actualizacin
2) Deberes y responsabilidades
3) Aptitudes humanas y condiciones de trabajo
4) Niveles de desempeo
En forma ms ampliada, podemos ver otros datos, as:
1. Generalidad del puesto
2. Descripcin genrica de las funciones del puesto
3. Descripcin analtica de las funciones
4. Requerimientos del puesto

Escolaridad formal necesaria Conocimientos y habilidades especiales

Experiencia

Responsabilidad

Esfuerzo, medio ambiente y riesgos

Perfil del ocupante y descripcin sinttica

Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestacin,

entrevista, revisin y anlisis del cuestionario, as como las fechas, lugares y
telfonos.

Descripcin del puesto de trabajo

Es un proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman un cargo y que lo
diferencian de los dems puestos que existen en la empresa; es la enumeracin detallada
de las atribuciones del cargo, la periodicidad de la ejecucin, los mtodos aplicados para
la ejecucin y los objetivos del mismo, establece el siguiente proceso:
El siguiente es un ejemplo de la estructura que podra tener una descripcin de puestos:
IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Descripcin general

Nombre de la Organizacin:

Nombre del puesto:

Departamento:
Nivel Jerrquico del puesto:
Subordinacin:
Comunicaciones colaterales:

Descripcin detallada

1. Seccin de identificacin del puesto: mediante el ttulo del puesto y otros datos de
identificacin, ayuda a distinguir un puesto entre los dems de la organizacin.
2. Seccin de resumen del puesto o Establecimiento del puesto: sirve para proporcionar
una visin general que deber ser suficiente para identificar y diferenciar las
obligaciones de ese puesto.
3. Seccin de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones breves, en las
que debe indicarse:
- Lo que hace el trabajador
- Cmo lo hace
- Por qu lo hace
- Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos a seguir.
El anlisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos,
responsabilidades comprendidas y condiciones que el cargo exige para poder
desempearlo de manera adecuada. Es una verificacin comparativa de las exigencias
que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.
Cuando se enumera la lista de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes,
condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisin de un puesto producto de un
anlisis de puestos, se est refiriendo a la descripcin del cargo, con estos menesteres.
I. Requisitos intelectuales. Las exigencias del cargo, requisitos intelectuales que debe
poseer el ocupante del cargo, tales como:
a. Instruccin bsica
b. Experiencia bsica anterior
c. Adaptabilidad al cargo
d. Iniciativa necesaria

e. Aptitudes necesarias
II. Requisitos fsicos. La cantidad y continuidad de energa y de esfuerzos fsico y
mental requeridos y la fatiga provocada:
a. Esfuerzo fsico necesario
b. Capacidad visual
c. Destreza o habilidad
d. Complexin fsica necesaria
III. Responsabilidades implcitas. Adems del trabajo normal y sus atribuciones:
a. Supervisin de personal
b. Material, herramientas o equipo
c. Dinero ttulos o documentos
d. Contactos internos o externos
e. Informacin confidencial
IV. Condiciones de trabajo. Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se
desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o
sujeto a riesgos, exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptacin para mantener su
productividad y rendimiento:
a. Ambiente de trabajo
b. Riesgos
Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como
sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye
informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos de gasto de
energa, caminar largas distancias y otros.
Responsabilidad
Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, supervisin y
mantenimiento de las mquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo
o sus dependientes directos.
Contexto del puesto
Este comprende la informacin referente a cuestiones como condiciones fsicas y
horario de trabajo y el contexto social y organizacin, por ejemplo, la gente con la que
el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin

sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.

Requerimientos del puesto
Es usual reunir informacin con respecto a los requerimientos humanos del puesto tales
como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin,
capacitacin experiencia laboral), as como los atributos personales (aptitudes,
caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se requieren, a continuacin se
determina un ejemplo de lo que podra realizarse para generar un anlisis de puestos, ya
que cada organizacin organiza esta estructura de acuerdo a sus experiencias y
necesidades.
La descripcin del puesto es una relacin por escrito de las actividades y
responsabilidades inherentes al puesto, as como de sus caractersticas importantes
como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificacin del puesto
resume las cualidades personales y es la base sobre la que se decide qu tipo de
personas se reclutan y contratan.