Captulo 2.

Google Calendar

Google Calendar es un espacio personal gratuito que ofrece Google a todos aquellos
que disponen de una cuenta de GMail para que puedan crear, gestionar y compartir
eventos dentro de sus agendas.
Google Calendar permite una fcil introduccin de datos. Tambin se puede sincronizar
con Microsoft Outlook y Apple iCal o incluso desde agendas de otros usuarios de
Google Calendar.
Los usuarios pueden adems crear mltiples calendarios (cada uno de ellos sobre una
temtica diferente o creados para compartirlos con amigos) y enviar a sus contactos un
determinado evento para que lo aadan a sus agendas.
Adems, dispone de una integracin con Gmail. El servicio de correo de Google
reconoce eventos mencionados dentro de los mensajes y te permite aadirlos a tu
agenda, puedes recibir notificaciones va SMS de forma completamente gratuita y
tambin puedes imprimir los calendarios en formato PDF.
Nada mas entrar desde la pgina de GMail en Calendar nos encontramos con una
pantalla de bienvenida con Nuestro nombre, Ubicacin y Zona horaria.

Una vez rellenado accedemos a la pantalla principal de Calendar.

Las caractersticas mas importantes de Google Calendar son:

Uso compartido del calendario: Puedes compartir tu agenda con los usuarios que
quieras.
Invitaciones: Crea invitaciones a eventos, envaselas a tus amigos y lleva la cuenta de
sus respuestas y comentarios. Todo ello en un nico lugar. Tus amigos recibirn tu
invitacin e introducirn sus respuestas, aunque ellos no utilicen Google Calendar.

Nota. Para que el uso compartido y las invitaciones estn completamente integrados
las personas con las que los compartas deber tener cuenta de GMail o Google Apps.
Buscar: Busca la fecha de eventos o realiza bsquedas en calendarios pblicos para
descubrir eventos que puedan interesarte y adelos a tu propio calendario.

Acceso mvil: Recibe notificaciones y recordatorios por SMS de eventos en tu

telfono mvil de forma completamente gratuita.
Publicacin de eventos: Comparte los eventos de tu empresa, colegio o universidad
con todo el que quieras.

2.1. Configuracin
Antes de empezar a utilizar Calendar es conveniente configurar a nuestro gusto la
aplicacin, como siempre usamos el botn de opciones en la parte superior derecha de la
pgina y hacemos clic en Configuracin de Calendar.

2.1.1. Pestaa de configuracin general

Desde esta pestaa podemos configurar las opciones generales del calendario.
Estas son las opciones que tenemos en esta pantalla:
Idioma

Pas

Tu zona horaria actual

Formato de fecha

Formato de hora

Duracin predeterminada de la reunin

La semana empieza en

Atenuacin del evento

Mostrar fines de semana

Vista predeterminada

Vista personalizada

Ubicacin

Mostrar tiempo

Mostrar eventos no aceptados

Aadir invitaciones de forma

automtica a mi calendario

Calendario alternativo

Habilitar teclas mtodos abreviados de

teclado
Todas estas opciones son muy intuitivas y sencillas.

2.1.2. Pestaa de configuracin de calendarios

Desde esta pantalla se pueden seleccionar los calendarios activos, aadir calendarios,
importar y exportar. Estas opciones las veremos en detalle mas adelante.

2.1.3. Pestaa de configuracin para mviles

Desde esta pestaa configuramos Calendar para que nos enve notificaciones por SMS
a nuestro telfono mvil. Este servicio es completamente gratuito.
Nada ms entrar en esta pestaa veremos un aviso de que estn inhabilitadas las
notificaciones por telfono, se habilitan una vez que hayamos completado el proceso.

Una vez rellenado nuestro nmero de telfono mvil tenemos que hacer clic en Enviar
cdigo de verificacin, Google nos mandar un cdigo por SMS que tenemos que
introducir en el campo de verificacin.

Este cdigo lo tenemos que poner en la pantalla de

configuracin de Calendar.

Cuando guardamos los cambios la siguiente pantalla que nos muestra es la configuracin
de notificaciones ya que le hemos aadido los avisos por SMS.
Si queremos podemos poner de forma predeterminada que todas las notificaciones sean
por SMS.

Nota. No os olvidis de guardar los cambios siempre que modifiquis alguna

configuracin.

2.2. Organizacin
2.2.1. Crear Eventos
Se pueden crear eventos de varias maneras:
Hacer clic y escribir para crear un evento
Haz clic en el da y la hora en que deseas crear un nuevo evento. En la ventana
emergente, escribe el ttulo del nuevo evento. Por ltimo, haz clic en "Crear evento".

El evento aparecer inmediatamente en tu calendario. Puedes mover el evento por el

calendario haciendo clic y arrastrndolo a la franja horaria o diaria que queramos. Si
haces clic en "Editar detalles del evento" puedes aadir informacin adicional.Esta es la
forma mas sencilla de crear eventos.
Crear un evento mediante el vnculo "Crear evento"
Simplemente haz clic en "Crear evento" en la columna izquierda de tu calendario. Esto te
llevar a la pgina en la que puedes introducir toda la informacin que desees sobre el
evento.

En esta pgina, tambin podrs aadir invitados, cambiar la configuracin de un

recordatorio y publicar el evento para otros usuarios. Una vez que hayas introducido la
informacin adecuada y hayas seleccionado la configuracin deseada, asegrate de
hacer clic en "Guardar"

 Crear un evento desde Mis calendarios

En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botn Mis calendarios, se
desplegarn tus calendarios hacia abajo y tendrs que volver a seleccionar el calendario
en el que quieres crear el evento para seleccionar la opcin Crear evento en este
calendario.

2.2.2. Editar detalles del evento

En cualquier momento podemos modificar los detalles de un evento haciendo clic
encima de l.

Si hacemos clic en el texto del evento iremos directamente a la pantalla de edicin del
evento
Si hacemos clic encima del
cuadrado del evento nos mostrar
la ventana emergente con la
informacin del evento y desde esa
ventana podemos o suprimir o
editar los detalles.
Si elegimos suprimir, Calendar
suprimir el evento pero nos
permite deshacer esta accin en la
ventana principal.

 Disponibilidad
En cualquier momento puedes ver la disponibilidad de los asistentes a un evento, es la
pestaa situada al lado de la Informacin del evento. Para modificarlo solo tienes que
hacer clic y arrastrar.

Eventos peridicos
Cuando estamos editando o creando un evento podemos hacer que un ste se repita
no hay mas que seleccionar Repetir... y aplicar los intervalos en la ventana emergente.

2.2.3. Eliminar eventos

Para eliminar un evento, accede a Google Calendar, haz clic en el ttulo del evento y, a
continuacin, en el vnculo "Suprimir". De forma alternativa, puedes hacer clic en el botn
"Suprimir" en la pgina de informacin detallada del evento.
Ten en cuenta que slo podrs eliminar los eventos de los calendarios que tengas
permiso para modificar.

2.2.4. Aadir calendarios

Puedes crear tantos calendarios como quieras, para crear un nuevo calendario,
simplemente sigue los pasos a continuacin:

En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botn Mis calendarios, y

selecciona "Crear un calendario nuevo".

Introduce la informacin solicitada.

Haz clic en "Crear calendario".
Todos los calendarios que crees se enumerarn en "Mis calendarios", en la parte
izquierda de la pgina. Puedes aadir, eliminar y editar eventos en cada uno de estos
cuando lo desees.
Aadir Calendarios de otras personas
La forma ms rpida es escribir la direccin de correo electrnico de tu amigo en el
campo "Aadir el calendario de un amigo" situado al final de la lista de calendarios de
la izquierda, justo debajo de Otros calendarios. Una vez que hayas escrito la direccin,
pulsa la tecla "Intro".

La otra manera de aadir un calendario consiste en hacer clic en Otros calendarios y

seleccionamos "Aadir el calendario de un amigo".

Luego tenemos que introducir la direccin de correo electrnico adecuada en el campo

correspondiente y haz clic en "Aadir".
Si tu amigo ha optado por compartir su calendario pblicamente, ste aparecer en
Otros calendarios en tu lista de calendarios.
Para compartir usuarios stos tienen que tener una cuenta vlida de GMail, si no es as,
aparecer un mensaje solicitando acceso al mismo. Puedes aadir una nota a la solicitud
y hacer clic en "Enviar invitacin".

 Aadir Calendarios interesantes

Puedes aadir calendarios interesantes a tus calendarios como por ejemplo las
festividades de otros pases. Estos calendarios se muestran en la parte superior de
nuestro calendario principal y tienen que ser pblicos.
Para aadir un calendario pblico tienes que volver a hacer clic en el botn Mis
calendarios, y selecciona Explorar calendarios interesantes

Aadir calendarios pblicos por URL

Podemos aadir calendarios siempre que estn en formato iCal (este formato tiene la
terminacin .ics). Hay muchos calendarios pblicos en la web que se pueden aadir de
forma sencilla. Solamente hay que seleccionar Aadir por URL y rellenar la direccin al
archivo iCal.

2.2.5. Importar y exportar

Podemos importar los eventos de los calendarios que tenemos en nuestro ordenador,
para poder hacerlo antes deberemos tenerlos en formato CSV (Outlook) o iCal (Agenda
de Apple)

Para importar eventos desde archivos iCal o CSV, vuelve a hacer clic en Otros
calendarios, y selecciona Importar.
Haz clic en "Examinar" y elige el archivo iCal o CSV que contenga tus eventos y
selecciona el calendario de Google al que desees importar los eventos y haz clic en
"Importar".

Exportar eventos
Para exportar el contenido de Google Calendar, simplemente sigue los pasos que se
indican a continuacin:

Tienes que hacerlo otra vez desde Otros calendarios, y seleccionar

Configuracin.

Una vez que hagas clic en exportar te descargars a tu ordenador un archivo

comprimido .zip con el archivo ical dentro

2.3. Compartir e invitar

Puedes compartir tus calendarios de varias maneras: compartir con el pblico,
compartir con determinadas usuarios, compartir con usuarios que no utilizan Google
Calendar, compartir la direccin URL del calendario para que otros usuarios puedan
suscribirse a su feed e incrustar Google Calendar en tu sitio web. Vamos a ver cada uno
de estos supuestos.

2.3.1. Compartir con el pblico

Para compartir tu calendario con cualquier usuario, simplemente sigue los pasos a
continuacin:

En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botn de flecha hacia abajo

junto al calendario adecuado y, a continuacin, selecciona Compartir este calendario. Si
lo prefieres, puedes hacer clic en "Configuracin", en la parte inferior de la lista de
calendarios, y seleccionar el vnculo pertinente.

Selecciona "Hacer pblico este calendario".

Por ltimo, haz clic en "Guardar".

2.3.2. Compartir mis calendarios con determinados usuarios

Para compartir tu calendario con determinados usuarios, sigue los pasos del punto
anterior pero en vez de seleccionar Pblico tenemos que introducir los correos
electrnicos de las personas con las que queremos compartir el calendario
Una vez que hagas clic en "Aadir persona" y guardes la nueva configuracin, la
persona que seleccionaste para compartir tu calendario recibir una invitacin por
correo electrnico para acceder a l y se le aadir.

Si experimentas algn problema al intentar compartir tu calendario, no olvides que

desactivar y volver a activar la funcin para compartir el calendario a menudo resuelve el
problema.
Asimismo, ten en cuenta que actualmente puedes compartir los calendarios con hasta 75
usuarios al da. Si quieres compartir tus calendarios con ms usuarios, espera 24 horas y
vulvelo a intentar.

2.3.3. Compartir con usuarios que no utilizan Google Calendar

Aunque es algo ms complicado tambin puedes compartir tu calendario con amigos
que actualmente no utilicen el servicio Google Calendar mediante la direccin URL en
formato HTML del calendario.
Para hacerlo tienes que tener tu calendario compartido como Pblico, luego haces clic
en Mis calendarios, selecciona el calendario que quieres compartir y haces clic en
Configuracin del calendario.

Si no quieres que tu calendario est disponible para todos, pero quieres compartirlo con
amigos que no utilizan Google Calendar, puedes compartir la "Direccin privada" del
mismo. Ten en cuenta que esta direccin es exclusivamente de uso privado, as que no
debes compartirla con otros si no quieres que vean todos los eventos del calendario en
cuestin.

2.3.4. Compartir la direccin URL del calendario para que otros usuarios
puedan suscribirse a sus RSS
Como hemos visto en el punto anterior, en esa pantalla estn las direcciones de los
calendarios en diferentes formatos. Para suscribirse al feed necesitaremos hacer clic en
el icono XML

2.3.5. Integrar Google Calendar en mi sitio web

Puedes aadir tu calendario a tu sitio web siguiendo estos pasos:

Haz clic en Mis calendarios, selecciona el calendario que quieres compartir y

escoge configuracin.

En la opcin Integrar este calendario, copia el cdigo iframe que aparece en el

cuadro blanco.

 Pega este cdigo en tu sitio web para integrar el calendario.

Nota. Esto puede ser til para cuando aprendas a utilizar Google Sites al final de este
manual.

2.4. Notificaciones
Las notificaciones son los recordatorios o avisos de los eventos. Google Calendar
ofrece diferentes opciones para recibir recordatorios de eventos. Puedes recibirlos por
mensajes SMS, correo electrnico o ventanas emergentes.
Para ajustar la configuracin de recordatorios, sigue los pasos siguientes:

En la lista de Mis calendarios, selecciona el calendario y a continuacin escoge

Notificaciones.

En la seccin "Recordatorios de eventos", selecciona el mtodo y las horas de

recordatorios predeterminados para los eventos programados en ese calendario concreto.
En esta pgina tambin puedes configurar el recordatorio adecuado en la seccin
"Selecciona cmo deseas recibir la notificacin".

Por ltimo, haz clic en "Guardar".

 Nota. Ten en cuenta que, al modificar la configuracin de recordatorios para los eventos
de tu calendario, los cambios slo te afectarn a ti. Los invitados o aquellas personas que
tengan acceso a los eventos recibirn recordatorios segn su configuracin de
recordatorios de eventos de Google Calendar.

2.4.1. Tipo de notificaciones que ofrece Google Calendar

Google Calendar ofrece diversas opciones de notificacin tanto a travs del correo
electrnico como a travs de mensajes SMS. Podrs establecer notificaciones para
cualquiera de los siguientes elementos:
Nuevas invitaciones,
Invitaciones con cambios,
Invitaciones canceladas,
Respuestas a invitaciones,
Recordatorios de eventos,
Agenda diaria (nicamente correo electrnico).

2.4.2. Cancelar notificaciones

Para cancelar un recordatorio de un evento en particular, sigue los pasos siguientes:

Haz clic en el evento en cuestin.

Selecciona "ms informacin" o "modificar detalles del evento".
Haz clic en "Opciones".
Haz clic en el vnculo "eliminar" junto a la notificacin que desees cancelar.
Haz clic en "Guardar".

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